(1)

Inovacijų ir tinklų programų vykdomoji įstaiga (INEA) (toliau – Įstaiga), įsteigta Komisijos įgyvendinimo sprendimu 2013/801/ES, užduotims, susijusioms su Sąjungos programų įgyvendinimu transporto, energetikos ir telekomunikacijų infrastruktūros bei transporto ir energetikos mokslinių tyrimų ir inovacijų srityse, atlikti (6),

(2)

administracinių ir veiklos funkcijų srityje Įstaiga gali vykdyti administracinius tyrimus, preliminarias drausmines, drausmines ir laikino nušalinimo procedūras, kaip nustatyta Europos Sąjungos pareigūnų tarnybos nuostatuose ir kitų tarnautojų įdarbinimo sąlygose, patvirtintose Tarybos reglamentu (EEB, Euratomas, EAPB) Nr. 259/68 (7) (toliau – Tarnybos nuostatai), ir įgyvendinimo nuostatomis dėl administracinių tyrimų ir drausminių procedūrų vykdymo. Prireikus Įstaiga gali vykdyti preliminarią veiklą, susijusią su galimo sukčiavimo ir pažeidimų atvejais, ir pranešti apie šiuos atvejus Europos kovos su sukčiavimu tarnybai (OLAF);

(3)

Įstaigos darbuotojai privalo pranešti apie galimą neteisėtą veiklą, įskaitant sukčiavimą ir korupciją, žalingą Sąjungos interesams. Darbuotojai taip pat privalo pranešti apie elgesį, susijusį su profesinių pareigų vykdymu, kuris gali būti prilyginamas rimtam Sąjungos pareigūno pareigų nevykdymui. Tai reglamentuojama vidaus taisyklėmis arba politika dėl informavimo apie pažeidimą;

(4)

Įstaiga parengė politiką, kuria siekiama užkirsti kelią faktiniams arba galimiems psichologinio ar seksualinio priekabiavimo darbo vietoje atvejams ir veiksmingai su jais kovoti, kaip numatyta įgyvendinimo priemonėse pagal Tarnybos nuostatus, kuriais nustatoma neoficiali procedūra, pagal kurią tariama priekabiavimo auka gali kreiptis į Įstaigos „konfidencialius“ patarėjus;

(5)

Įstaiga taip pat gali vykdyti vidaus (IT) patikimumo patikrinimus ir tyrimus dėl galimų ES įslaptintos informacijos (toliau – ESĮI) saugumo taisyklių pažeidimų;

(6)

Įstaigoje atliekami tiek jos veiklos vidaus, tiek išorės auditai, įskaitant Europos Komisijos ir Europos Audito Rūmų vidaus audito tarnybų atliekamus auditus;

(7)

Įstaiga gali nagrinėti Europos prokuratūros prašymus, prašymus susipažinti su Įstaigos darbuotojų medicinos dokumentais, atlikti duomenų apsaugos pareigūno tyrimus pagal Reglamento 45 straipsnio 2 dalį;

(8)

kai vykdomi tokie administraciniai tyrimai, auditai, kiti tyrimai ar prašymai, Įstaiga bendradarbiauja su kitomis Sąjungos institucijomis, organais, tarnybomis ir agentūromis;

(9)

Įstaiga gali bendradarbiauti su trečiųjų šalių nacionalinėmis valdžios institucijomis ir tarptautinėmis organizacijomis jų prašymu arba savo iniciatyva;

(10)

Įstaiga taip pat gali bendradarbiauti su ES valstybių narių valdžios institucijomis jų prašymu arba savo iniciatyva;

(11)

Įstaiga gali būti skundžiama, nagrinėjama arba tiriama per pranešėjus arba Europos ombudsmeną;

(12)

Įstaiga gali dalyvauti nagrinėjant bylas Europos Sąjungos Teisingumo Teisme, kai klausimą perduoda nagrinėti Teismui, gina Teismui apskųstą jos priimtą sprendimą, arba įstoja į bylas, susijusias su jos užduotimis. Tokiomis aplinkybėmis Įstaiga gali reikalauti išlaikyti asmens duomenų, esančių dokumentuose, kuriuos gavo bylos šalys arba į bylą įstojusios šalys, konfidencialumą;

(13)

vykdydama savo veiklą, Įstaiga tvarko kelių kategorijų asmens duomenis, įskaitant fizinių asmenų identifikavimo duomenis, kontaktinę informaciją, profesinius vaidmenis ir užduotis, informaciją apie asmeninį ir profesinį elgesį ir veiklos rezultatus, finansinius duomenis, taip pat kai kuriais konkrečiais atvejais neskelbtinus duomenis (pvz., sveikatos duomenis). Asmens duomenys apima faktinius ir kokybinius vertinimo duomenis.

(14)

todėl Reglamentu Įstaigai nustatyta pareiga teikti informaciją duomenų subjektams apie pirmiau nurodytą duomenų tvarkymo veiklą ir gerbti duomenų subjektų teises;

(15)

Įstaiga yra įsipareigojusi kiek galėdama gerbti duomenų subjektų pagrindines teises, visų pirma teisę į informacijos teikimą, teisę susipažinti su duomenimis, reikalauti juos ištaisyti, ištrinti, apriboti jų tvarkymą, teisę į tai, kad apie asmens duomenų saugumo pažeidimą būtų pranešta duomenų subjektui, arba teisę į pranešimų konfidencialumą, kaip įtvirtinta Reglamente. Tačiau Įstaiga taip pat gali būti įpareigota apriboti duomenų subjekto teises ir prievoles, kad apsaugotų savo veiklą ir kitų asmenų pagrindines teises ir laisves;

(16)

todėl Reglamento 25 straipsnio 1 ir 5 dalyse Įstaigai suteikiama galimybė tokiomis sąlygomis apriboti 14–22, 35 ir 36 straipsnių taikymą, taip pat Reglamento 4 straipsnio taikymą tiek, kiek jo nuostatos atitinka 14–20 straipsniuose numatytas teises ir prievoles. Apribojimas turi būti grindžiamas vidaus taisyklėmis, kurios turi būti priimtos aukščiausiu Įstaigos valdymo lygmeniu ir turi būti skelbiamos Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje, jeigu jos nėra pagrįstos teisės aktais, priimtais remiantis Sutartimis;

(17)

apribojimai gali būti taikomi skirtingoms duomenų subjekto teisėms, įskaitant informacijos teikimą duomenų subjektams, teisę susipažinti su duomenimis, reikalauti juos ištaisyti, ištrinti, apriboti jų tvarkymą, taip pat pranešimą duomenų subjektui apie asmens duomenų saugumo pažeidimą arba pranešimų konfidencialumą, kaip įtvirtinta Reglamente;

(18)

gali būti reikalaujama, kad Įstaiga tas teises suderintų su administracinių tyrimų, auditų, kitų tyrimų ir teismo procesų tikslais. Taip pat gali būti reikalaujama, kad Įstaiga duomenų subjekto teises suderintų su kitų duomenų subjektų pagrindinėmis teisėmis ir laisvėmis;

(19)

Įstaiga gali, pavyzdžiui, riboti informaciją, duomenų subjektui teikiamą apie jo asmens duomenų tvarkymą administracinio tyrimo preliminaraus vertinimo etape arba per patį tyrimą, prieš galimą bylos nutraukimą arba preliminarios drausminės procedūros etape. Tam tikromis aplinkybėmis tokios informacijos pateikimas gali turėti labai didelės įtakos Įstaigos gebėjimui veiksmingai atlikti tyrimą, kai, pavyzdžiui, yra rizika, kad atitinkamas asmuo sunaikins įrodymus arba darys įtaką galimiems liudytojams prieš juos apklausiant. Įstaigai taip pat gali reikėti apsaugoti liudytojų teises ir laisves, taip pat kitų susijusių asmenų teises ir laisves;

(20)

Įstaigai gali reikėti apsaugoti liudytojo arba pranešėjo, kuris paprašė nenustatyti jo tapatybės, anonimiškumą. Tokiu atveju Įstaiga gali nuspręsti apriboti galimybę susipažinti su tokių asmenų arba įtariamojo tapatybe, pareiškimais ir kitais asmens duomenimis, kad būtų apsaugotos jų teisės ir laisvės;

(21)

Įstaigai gali reikėti apsaugoti darbuotojo, kuris dėl priekabiavimo procedūros kreipėsi į Įstaigos konfidencialius patarėjus, konfidencialią informaciją. Tokiu atveju Įstaigai gali reikėti apriboti prieigą prie įtariamos aukos, įtariamo priekabiautojo ir kitų susijusių asmenų tapatybės, pareiškimų ir kitų asmens duomenų, siekdama apsaugoti visų susijusių subjektų teises ir laisves;

(22)

atrankos ir įdarbinimo procedūrų, darbuotojų vertinimo ir viešųjų pirkimų procedūrų atveju teisė susipažinti su duomenimis, reikalauti juos ištaisyti, ištrinti ir apriboti gali būti taikoma tik tam tikrais laiko momentais ir atitinkamose procedūrose numatytomis sąlygomis, kad būtų apsaugotos kitų duomenų subjektų teisės ir laikomasi vienodo požiūrio ir svarstymų slaptumo principų;

(23)

Įstaiga taip pat gali apriboti asmenų teisę susipažinti su jų medicininiais duomenimis, pavyzdžiui, psichologinio ar psichinio pobūdžio, dėl galimo šių duomenų slaptumo, o Komisijos medicinos tarnyba gali norėti suteikti duomenų subjektams tik netiesioginę prieigą per savo gydytoją. Duomenų subjektas gali pasinaudoti teise reikalauti ištaisyti Komisijos medicinos tarnybos vertinimus ar nuomones, pateikdamas savo pastabas arba pasirinkto gydytojo ataskaitą;

(24)

direktoriaus atstovaujama Įstaiga veikia kaip duomenų valdytoja, neatsižvelgiant į tai, kad duomenų valdytojo funkcijos Įstaigos viduje toliau perduodamos kompetentingiems „deleguotiesiems duomenų valdytojams“, kad būtų atspindėta atsakomybė už konkrečių asmens duomenų tvarkymo operacijas;

(25)

asmens duomenys saugiai saugomi elektroninėje aplinkoje, atitinkančioje Komisijos sprendimą (ES, Euratomas) 2017/46 (8) dėl Europos Komisijos ryšių ir informacinių sistemų saugumo, arba popieriuje, užkertant kelią neteisėtai prieigai prie duomenų ar jų perdavimui asmenims, kuriems nebūtina jų žinoti. Tvarkomi asmens duomenys yra laikomi ne ilgiau, negu reikia ir tikslinga tiems tikslams, kuriais jie tvarkomi, tai yra ne ilgiau, negu nurodyta duomenų apsaugos pranešimuose ir Įstaigos įrašuose;

(26)

Įstaiga apribojimus taiko tik tais atvejais, kai jais gerbiama pagrindinių teisių ir laisvių esmė ir kai demokratinėje visuomenėje jie yra griežtai būtina ir proporcinga priemonė. Įstaiga nurodo priežastis, kuriomis pagrindžiami šie apribojimai, ir atitinkamai informuoja duomenų subjektus apie šiuos motyvus ir jų teisę pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui (EDAPP), kaip numatyta Reglamento 25 straipsnio 6 dalyje;

(27)

Įstaiga, laikydamasi atskaitomybės principo, registruoja apribojimų taikymą;

(28)

tvarkydama asmens duomenis, kuriais vykdydama savo užduotis keičiasi su kitomis organizacijomis, Įstaiga ir tos organizacijos konsultuojasi tarpusavyje dėl galimų apribojimų nustatymo pagrindų ir tų apribojimų reikalingumo bei proporcingumo, išskyrus atvejus, kai tai pakenktų Įstaigos veiklai;

(29)

taigi šios vidaus taisyklės taikomos visai Įstaigos vykdomai duomenų tvarkymo veiklai, susijusiai su asmens duomenimis, kai vykdomi administraciniai tyrimai, drausminės procedūros, preliminari veikla, susijusi su galimų pažeidimų atvejais, apie kuriuos pranešta OLAF, Europos prokuratūros tyrimai, informavimo apie pažeidimus procedūros, (oficialios ir neoficialios) procedūros priekabiavimo atvejais, nagrinėjami vidaus ir išorės skundai, prašymai susipažinti su savo medicinos dokumentais arba juos ištaisyti, vykdomi tyrimai, kuriuos atlieka duomenų apsaugos pareigūnas pagal Reglamento 45 straipsnio 2 dalį, (IT) patikimumo patikrinimai, atliekami viduje arba dalyvaujant išorės subjektams (pavyzdžiui, CERT-EU), auditai, Europos Sąjungos Teisingumo Teismo arba nacionalinių valdžios institucijų procesai, atrankos ir įdarbinimo procedūros, darbuotojų vertinimas ir viešieji pirkimai, kaip nurodyta pirmiau;

(30)

šios vidaus taisyklės taikomos duomenų tvarkymo veiklai, kuri vykdoma prieš pradedant pirmiau minėtas procedūras, per tas procedūras ir atliekant stebėseną, kaip buvo atsižvelgta į tų procedūrų rezultatus. Taisyklės taip pat turėtų būti taikomos, kai Įstaiga teikia su savo vykdomais administraciniais tyrimais nesusijusią pagalbą ES institucijoms, nacionalinėms valdžios institucijoms ir tarptautinėms organizacijoms ir bendradarbiauja su jomis;

(31)

remdamasi Reglamento 25 straipsnio 8 dalimi Įstaiga gali atidėti informacijos apie apribojimo taikymo priežastis pateikimą duomenų subjektui, jos nepateikti arba atsisakyti ją pateikti, jei dėl jos pateikimo būtų panaikintas apribojimo poveikis. Įstaiga kiekvienu konkrečiu atveju įvertina, ar pranešimu apie apribojimą būtų panaikintas jo poveikis;

(32)

Įstaiga panaikina apribojimą, kai nebetaikomos sąlygos, kuriomis pagrindžiamas apribojimas, ir šias sąlygas reguliariai vertina;

(33)

siekiant užtikrinti kuo didesnę duomenų subjektų teisių ir laisvių apsaugą ir vadovaujantis Reglamento 44 straipsnio 1 dalimi, prieš taikant ar persvarstant bet kokį apribojimą, laiku konsultuojamasi su Įstaigos duomenų apsaugos pareigūnu ir tikrinama, ar laikomasi šio sprendimo;

(34)

Reglamento 16 straipsnio 5 dalyje ir 17 straipsnio 4 dalyje nustatytos duomenų subjektų teisės į informaciją ir teisės susipažinti su duomenimis išimtys. Jeigu taikomos šios išimtys, Įstaigai nereikia taikyti apribojimo pagal šį sprendimą,