EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 02016R1191-20160726
Consolidated text: Verordening (EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012
Verordening (EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012
In force
02016R1191 — NL — 26.07.2016 — 000.002
Onderstaande tekst dient louter ter informatie en is juridisch niet bindend. De EU-instellingen zijn niet aansprakelijk voor de inhoud. Alleen de besluiten die zijn gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie (te raadplegen in EUR-Lex) zijn authentiek. Deze officiële versies zijn rechtstreeks toegankelijk via de links in dit document
|
VERORDENING (EU) 2016/1191 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 6 juli 2016 (PB L 200 van 26.7.2016, blz. 1) |
Gerectificeerd bij:
VERORDENING (EU) 2016/1191 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD
van 6 juli 2016
inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012
HOOFDSTUK I
ONDERWERP, TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES
Artikel 1
Onderwerp
1. Deze verordening voorziet, met betrekking tot bepaalde door de autoriteiten van een lidstaat afgegeven openbare documenten die aan de autoriteiten van een andere lidstaat moeten worden overgelegd, in een systeem van:
vrijstelling van legalisatie of een soortgelijke formaliteit; en
vereenvoudiging van andere formaliteiten.
Onverminderd de eerste alinea belet deze verordening niet dat een persoon gebruik maakt van andere in een lidstaat toepasselijke systemen inzake legalisatie of een soortgelijke formaliteit.
2. Deze verordening stelt ook meertalige modelformulieren vast die als vertaalhulp worden gehecht aan openbare documenten betreffende geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk (daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat), geregistreerd partnerschap (daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap), woon- en verblijfplaats en de afwezigheid van een strafblad.
Artikel 2
Toepassingsgebied
1. Deze verordening is van toepassing op openbare documenten die overeenkomstig het nationaal recht door de autoriteiten van een lidstaat worden afgegeven en die aan de autoriteiten van een andere lidstaat moeten worden overgelegd en waarvan de belangrijkste doelstelling bestaat in het vaststellen van een of meer van de volgende feiten:
geboorte;
in leven zijn;
overlijden;
naam;
huwelijk, daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat;
echtscheiding, scheiding van tafel en bed en nietigverklaring van het huwelijk;
geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap;
ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap;
afstamming;
adoptie;
woon- en/of verblijfplaats;
nationaliteit;
afwezigheid van een strafblad, mits openbare documenten met betrekking tot dit feit worden afgegeven voor een burger van de Unie door de autoriteiten van de lidstaat waarvan die burger onderdaan is.
2. Deze verordening is ook van toepassing op openbare documenten waarvan kan worden verlangd dat ze worden overgelegd door burgers van de Unie die verblijven in een lidstaat waarvan zij geen onderdaan zijn, wanneer deze burgers hun actief of passief kiesrecht wensen uit te oefenen bij verkiezingen voor het Europees Parlement of bij gemeenteraadsverkiezingen in de lidstaat waar zij verblijf houden, onder de voorwaarden van Richtlijn 93/109/EG, respectievelijk Richtlijn 94/80/EG van de Raad ( 1 ).
3. Deze verordening is niet van toepassing op:
openbare documenten die door de autoriteiten van een derde land worden afgegeven, of
door de autoriteit van een lidstaat afgegeven voor eensluidend gewaarmerkte afschriften van onder a) bedoelde documenten.
4. Deze verordening is niet van toepassing op de erkenning in een lidstaat van rechtsgevolgen die verbonden zijn aan de inhoud van openbare documenten die door de autoriteiten van een andere lidstaat zijn afgegeven.
Artikel 3
Definities
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
|
1. |
„openbare documenten” :
a)
stukken afgegeven door een autoriteit of functionaris behorende tot enige rechterlijke instantie van een lidstaat, hieronder begrepen stukken afgegeven door het openbaar ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder;
b)
administratieve stukken;
c)
notariële akten;
d)
op onderhandse stukken geplaatste officiële verklaringen zoals verklaringen omtrent registratie, het bestaan van een stuk op een bepaalde datum en de echtheid van een handtekening;
e)
stukken die zijn opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren van een lidstaat die in hun officiële hoedanigheid op het grondgebied van enige staat handelen, indien deze documenten moeten worden overgelegd op het grondgebied van een andere lidstaat of aan de diplomatieke of consulaire ambtenaren van een andere lidstaat die op het grondgebied van een derde staat handelen; |
|
2. |
„autoriteit” : een openbare instantie van een lidstaat, of een entiteit die in een officiële hoedanigheid handelt en krachtens het nationaal recht gemachtigd is een onder deze verordening vallend openbaar document, of het voor eensluidend gewaarmerkte afschrift daarvan, af te geven of te ontvangen; |
|
3. |
„legalisatie” : de formaliteit waarbij een bevestigende verklaring wordt afgegeven omtrent de echtheid van de handtekening van een ambtenaar, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het document heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of het stempel op het document; |
|
4. |
„soortgelijke formaliteit” : de toevoeging van de apostille waarin wordt voorzien bij het Apostilleverdrag; |
|
5. |
„andere formaliteiten” : het vereiste om te zorgen voor eensluidend gewaarmerkte afschriften en voor vertalingen van openbare documenten; |
|
6. |
„centrale autoriteit” : de autoriteit of autoriteiten die overeenkomstig artikel 15 door de lidstaten is, respectievelijk zijn aangewezen om aan de toepassing van deze verordening verbonden functies te vervullen; |
|
7. |
„voor eensluidend gewaarmerkt afschrift” : een afschrift van een origineel openbaar document, welk afschrift is ondertekend en is voorzien van een verklaring dat het een juiste en volledige weergave vormt van dat originele openbaar document door een daartoe volgens het nationaal recht gemachtigde autoriteit van de lidstaat die het openbaar document oorspronkelijk heeft afgegeven. |
HOOFDSTUK II
VRIJSTELLING VAN LEGALISATIE EN SOORTGELIJKE FORMALITEIT, EN VEREENVOUDIGING VAN ANDERE FORMALITEITEN VERBONDEN AAN VOOR EENSLUIDEND GEWAARMERKTE AFSCHRIFTEN
Artikel 4
Vrijstelling van legalisatie en soortgelijke formaliteit
Openbare documenten waarop deze verordening van toepassing is en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften daarvan zijn vrijgesteld van elke vorm van legalisatie en soortgelijke formaliteit.
Artikel 5
Vereenvoudiging van andere formaliteiten verbonden aan voor eensluidend gewaarmerkte afschriften
1. Indien een lidstaat voorschrijft dat het origineel van een door de autoriteiten van een andere lidstaat afgegeven openbaar document moet worden overgelegd, mogen de autoriteiten van de lidstaat waar het openbaar document wordt overgelegd, niet verlangen dat daarnaast een voor eensluidend gewaarmerkte afschrift daarvan wordt overgelegd.
2. Indien een lidstaat toestaat dat een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van een openbaar document wordt overgelegd, aanvaarden de autoriteiten van die lidstaat een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift dat in een andere lidstaat is gemaakt.
HOOFDSTUK III
VEREENVOUDIGING VAN ANDERE FORMALITEITEN VERBONDEN AAN VERTALINGEN EN MEERTALIGE MODELFORMULIEREN
Artikel 6
Vereenvoudiging van andere formaliteiten verbonden aan vertalingen
1. Er is geen vertaling nodig wanneer:
het openbaar document is gesteld in de officiële taal van de lidstaat waar het document wordt overgelegd, of, ingeval die lidstaat verschillende officiële talen heeft, in een van de officiële talen van de plaats waar het wordt overgelegd of in een andere taal die die lidstaat uitdrukkelijk heeft aanvaard, of
een openbaar document betreffende geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk (daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat), geregistreerd partnerschap (daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap), woon- en/of verblijfplaats of de afwezigheid van een strafblad, in overeenstemming met de in deze verordening gestelde voorwaarden vergezeld gaat van een meertalig modelformulier, mits de autoriteit waaraan het document wordt overgelegd van oordeel is dat er in het meertalig modelformulier voldoende informatie staat voor de verwerking van het openbaar document.
2. Een gewaarmerkte vertaling door een persoon die daarvoor naar het recht van een lidstaat gekwalificeerd is, wordt in alle lidstaten aanvaard.
Artikel 7
Meertalige modelformulieren
1. Door de lidstaten in overeenstemming met artikel 24, lid 1, onder c), meegedeelde openbare documenten betreffende geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk (daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat), geregistreerd partnerschap (daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap), woon- en/of verblijfplaats en de afwezigheid van een strafblad gaan, op verzoek van de persoon die aanspraak kan maken op het openbare document, vergezeld van een overeenkomstig deze verordening opgesteld meertalig modelformulier.
2. De in lid 1 bedoelde meertalige modelformulieren worden afgegeven door een autoriteit en er worden de datum van afgifte en de handtekening en, waar van toepassing, het zegel of het stempel van de afgevende autoriteit op aangebracht.
Artikel 8
Gebruik van meertalige modelformulieren
1. De in artikel 7, lid 1, bedoelde meertalige modelformulieren worden gehecht aan de in dat lid bedoelde openbare documenten, worden gebruikt als vertaalhulp en hebben geen autonome juridische waarde.
2. De meertalige modelformulieren zijn geen:
uittreksels uit de burgerlijke stand;
woordelijke afschriften uit de burgerlijke stand;
meertalige uittreksels uit de burgerlijke stand;
meertalige en gecodeerde uittreksels uit de burgerlijke stand; noch
meertalige en gecodeerde akten van de burgerlijke stand.
3. De meertalige modelformulieren mogen alleen worden gebruikt in een andere lidstaat dan die waar ze werden afgegeven.
Artikel 9
Inhoud van meertalige modelformulieren
1. Elk meertalig modelformulier bevat een vast gedeelte, met onderstaande elementen:
de titel van het meertalig modelformulier;
de rechtsgrondslag voor de afgifte van het meertalig modelformulier;
een vermelding van de lidstaat waar het meertalig modelformulier is afgegeven;
een vak voor „belangrijke mededeling”;
een vak voor „Opmerking voor de autoriteit van afgifte”;
een aantal modelrubriekomschrijvingen met hun codenummers, en
een vak voor „Handtekening”.
2. De vaste gedeelten die moeten worden opgenomen in de meertalige modelformulieren betreffende geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk (daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat), geregistreerd partnerschap (daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap), woon- en verblijfplaats en de afwezigheid van een strafblad, alsook meertalige glossaria van de modelrubriekomschrijvingen, staan in respectievelijk de bijlagen I tot en met XI.
3. Op elk meertalig modelformulier staat ook, waar van toepassing, een variërend gedeelte, bestaande uit landenspecifieke rubriekomschrijvingen die de inhoud weergeven van het openbaar document waaraan het meertalige modelformulier moet worden gehecht, en de codenummers van die rubriekomschrijvingen.
4. De lidstaten delen de in lid 3 van dit artikel bedoelde landenspecifieke rubriekomschrijvingen mee aan de Commissie in overeenstemming met artikel 24, lid 2.
5. Elk meertalig modelformulier bevat ook een meertalig glossarium van de modelrubriekomschrijvingen en de landenspecifieke rubriekomschrijvingen in alle officiële talen van de instellingen van de Unie.
Artikel 10
Taal van afgifte van meertalige modelformulieren
1. De meertalige modelformulieren worden door de afgevende autoriteit ingevuld in de officiële taal van de lidstaat van die autoriteit of, indien die lidstaat meerdere officiële talen heeft, in de officiële taal of één van de officiële talen van de plaats waar het meertalig modelformulier wordt afgegeven.
2. De modelrubriekomschrijvingen en de landenspecifieke rubriekomschrijvingen van de meertalige modelformulieren zijn in beide onderstaande talen:
de officiële taal van de lidstaat waar het meertalig modelformulier wordt afgegeven of, als die lidstaat meerdere officiële talen kent, in de officiële taal of één van de officiële talen van de plaats waar het meertalig modelformulier wordt afgegeven, mits die taal ook één van de officiële talen van de instellingen van de Unie is; en
de officiële taal van de lidstaat waar het openbaar document waaraan het meertalig modelformulier is gehecht moet worden overgelegd of, als die lidstaat meerdere officiële talen kent, in de officiële taal of één van de officiële talen van de plaats waar het openbaar document waaraan het meertalig modelformulier is gehecht moet worden overgelegd, mits die taal ook één van de officiële talen van de instellingen van de Unie is.
3. De modelrubriekomschrijvingen en de landenspecifieke rubriekomschrijvingen in de in lid 2 van dit artikel bedoelde talen en het in artikel 9, lid 5, bedoeld meertalig glossarium worden opgenomen in één meertalig modelformulier.
Artikel 11
Vergoeding voor het verkrijgen van een meertalig modelformulier
Teneinde het vrije verkeer van openbare documenten in de Unie verder te vergemakkelijken, zorgen de lidstaten ervoor dat de vergoeding voor het verkrijgen van een meertalig modelformulier niet hoger is dan de productiekosten van het meertalig modelformulier of, indien die lager zijn, van het openbaar document waaraan het formulier is gehecht.
Artikel 12
Elektronische versies van meertalige modelformulieren
Op het Europees e-justitieportaal staan voor iedere lidstaat meertalige modelformulieren betreffende geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk (daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat) en, indien van toepassing, geregistreerd partnerschap (daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap), woon- en verblijfplaats en de afwezigheid van een strafblad, in overeenstemming met deze verordening opgesteld in alle officiële talen van de instellingen van de Unie, met:
de vaste gedeeltes, opgenomen in de bijlagen I tot en met XI, en
de door de lidstaten aan de Commissie meegedeelde landenspecifieke rubriekomschrijvingen in overeenstemming met artikel 24, lid 2.
HOOFDSTUK IV
VERZOEKEN OM INFORMATIE EN ADMINISTRATIEVE SAMENWERKING
Artikel 13
Informatiesysteem interne markt
Het Informatiesysteem interne markt (IMI), dat is ingevoerd bij Verordening (EU) nr. 1024/2012, wordt gebruikt voor de toepassing van artikelen 14 en 16 en artikel 22, leden 1 en 2, van deze verordening.
Artikel 14
Verzoeken om informatie in geval van gegronde twijfel
1. Indien de autoriteiten van een lidstaat waar een openbaar document of een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift daarvan wordt overgelegd, gegronde twijfel hebben over de echtheid van dat openbaar document of een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift daarvan, nemen zij de volgende stappen om hun twijfel weg te nemen:
vergelijken met de modellen van documenten die beschikbaar zijn in het geheugen van het IMI als bedoeld in artikel 22;
als er twijfel blijft bestaan, via het IMI een verzoek om informatie indienen:
bij de autoriteit die het openbaar document heeft afgegeven of in voorkomend geval bij de autoriteit die het voor eensluidend gewaarmerkt afschrift heeft gemaakt, of bij beide, of
bij de betrokken centrale autoriteit.
2. Een in lid 1 bedoelde gegronde twijfel over de echtheid van een openbaar document of een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift daarvan kan in het bijzonder betrekking hebben op:
de echtheid van de handtekening;
de hoedanigheid waarin de ondertekenaar heeft gehandeld;
de identiteit van het zegel of het stempel;
het feit dat het document vervalst is of dat ermee geknoeid is.
3. In elk verzoek om informatie dat werd gedaan uit hoofde van dit artikel, wordt aangegeven op welke gronden het wordt ingediend.
4. Verzoeken om informatie die werden gedaan uit hoofde van dit artikel gaan vergezeld van een langs elektronische weg via het IMI verzonden exemplaar van het betrokken openbaar document of het voor eensluidend gewaarmerkt afschrift daarvan. Op deze verzoeken om informatie en antwoorden daarop worden geen belastingen, rechten of heffingen toegepast.
5. De autoriteiten beantwoorden verzoeken om informatie die werden gedaan uit hoofde van dit artikel zo snel mogelijk en in ieder geval binnen vijf werkdagen, of binnen tien werkdagen wanneer het verzoek via een centrale autoriteit wordt behandeld.
In uitzonderlijke gevallen waarin de in de eerste alinea gestelde termijnen niet in acht kunnen worden genomen, komen de aangezochte autoriteit en de verzoekende autoriteit een langere termijn overeen.
6. Indien de echtheid van het openbaar document of van het voor eensluidend gewaarmerkt afschrift daarvan niet wordt bevestigd, is de verzoekende autoriteit niet verplicht het document, respectievelijk het afschrift in behandeling te nemen.
Artikel 15
Aanwijzing van centrale autoriteiten
1. Elke lidstaat wijst voor de toepassing van deze verordening ten minste één centrale autoriteit aan.
2. Lidstaten die meer dan één centrale autoriteit hebben aangewezen, bepalen tevens welke daarvan fungeert als de centrale autoriteit waaraan eventuele mededelingen worden gericht die vervolgens aan de juiste autoriteit in die lidstaat worden doorgegeven.
Artikel 16
Taken van centrale autoriteiten
De centrale autoriteiten verlenen bijstand in verband met de in artikel 14 bedoelde verzoeken om informatie en hebben in het bijzonder tot taak:
dergelijke verzoeken door te geven, te ontvangen en, indien noodzakelijk, te beantwoorden, en
de informatie te verstrekken die met betrekking tot die verzoeken noodzakelijk is.
HOOFDSTUK V
VERHOUDING TOT ANDERE BEPALINGEN VAN HET UNIERECHT EN TOT ANDERE INSTRUMENTEN
Artikel 17
Verhouding tot andere bepalingen van het Unierecht
1. Deze verordening laat de toepassing van andere bepalingen van het Unierecht inzake legalisatie en soortgelijke formaliteit of andere formaliteiten onverlet, en vult die bepalingen aan.
2. Deze verordening laat de toepassing van het Unierecht inzake elektronische handtekeningen en elektronische identificatie onverlet.
3. Deze verordening laat het gebruik onverlet van andere bij het Unierecht ingevoerde systemen voor administratieve samenwerking die voorzien in informatie-uitwisseling tussen de lidstaten op specifieke gebieden.
Artikel 18
Wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012
In de bijlage bij Verordening (EU) nr. 1024/2012 wordt het volgende punt toegevoegd:
„9. Verordening (EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 ter bevordering van het vrije verkeer van burgers door het vereenvoudigen van de vereisten voor het overleggen van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012 ( *1 ): de artikelen 14 en 16 en artikel 22, leden 1 en 2.
Artikel 19
Verhouding tot internationale verdragen, overeenkomsten en regelingen
1. Deze verordening laat de toepassing onverlet van internationale verdragen waarbij een of meer lidstaten op het tijdstip van de vaststelling van de verordening partij zijn en die betrekking hebben op aangelegenheden die onder deze verordening vallen.
2. Niettegenstaande lid 1 prevaleert deze verordening, met betrekking tot aangelegenheden waarop zij van toepassing is en in de mate waarin zij hierin voorziet, boven andere bepalingen in door de lidstaten gesloten bilaterale of multilaterale overeenkomsten of regelingen, in de betrekkingen tussen de lidstaten die partij zijn bij die overeenkomsten of regelingen.
3. Dit artikel laat artikel 1, lid 1, tweede alinea, onverlet.
4. Deze verordening belet de lidstaten niet te onderhandelen over internationale overeenkomsten en regelingen met derde landen op het gebied van legalisatie of soortgelijke formaliteiten ten aanzien van openbare documenten inzake onder deze verordening vallende aangelegenheden, die worden afgegeven door de autoriteiten van lidstaten of derde landen voor gebruik in de betrekkingen tussen de lidstaten en de derde landen in kwestie, deze overeenkomsten en regelingen te sluiten, tot deze toe te treden, deze te wijzigen of toe te passen. Deze verordening belet de lidstaten evenmin te besluiten over de aanvaarding van toetredingen van nieuwe overeenkomstsluitende partijen tot dergelijke overeenkomsten en regelingen als één lidstaat besluit of als meerdere lidstaten besluiten daarbij partij te worden.
HOOFDSTUK VI
ALGEMENE EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 20
Doelbinding
1. In het kader van deze verordening worden gegevens en documenten door de lidstaten uitsluitend uitgewisseld en doorgegeven voor controle door de bevoegde autoriteiten van de echtheid van openbare documenten via het IMI.
2. Deze verordening laat de toepassing van wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen van de lidstaten betreffende de toegang tot openbare documenten onverlet.
Artikel 21
Informatie in verband met de inhoud van deze verordening
De Commissie en de lidstaten stellen informatie in verband met de inhoud van deze verordening met passende middelen voor het publiek beschikbaar, onder meer via het Europees e-justitieportaal en de websites van de autoriteiten van de lidstaten.
Artikel 22
Informatie over centrale autoriteiten en contactgegevens
1. Uiterlijk op 16 augustus 2018 maken de lidstaten gebruik van het IMI om de volgende informatie mee te delen:
de centrale autoriteit of autoriteiten die werden aangewezen op grond van artikel 15, lid 1, samen met de contactgegevens van die autoriteit of autoriteiten, en, indien van toepassing, de op grond van artikel 15, lid 2, aangewezen autoriteit;
de modellen van de meest gangbare openbare documenten krachtens het nationaal recht of, indien er geen model bestaat, informatie over de specifieke kenmerken van het betrokken openbaar document, en
geanonimiseerde versies van vervalste documenten die zijn opgespoord.
2. De lidstaten maken gebruik van het IMI om eventuele latere wijzigingen van de in lid 1 bedoelde informatie mee te delen.
3. De Commissie stelt met passende middelen voor het publiek beschikbaar:
de in lid 1, onder a), bedoelde informatie;
de in lid 1, onder b), bedoelde informatie die voor het publiek beschikbaar is krachtens het recht van de lidstaat waarvan de autoriteiten het openbaar document hebben afgegeven.
Artikel 23
Uitwisseling van beste praktijken
1. Er wordt een ad-hoccomité van vertegenwoordigers van de Commissie en de lidstaten ingesteld, dat door een vertegenwoordiger van de Commissie wordt voorgezeten.
2. Het in lid 1 bedoelde ad-hoccomité neemt alle maatregelen die nodig zijn om de toepassing van deze verordening te faciliteren, met name door het faciliteren van de uitwisseling en regelmatige actualisering van beste praktijken met betrekking tot:
de toepassing van deze verordening tussen de lidstaten;
de preventie van fraude met openbare documenten, voor eensluidend gewaarmerkte afschriften en gewaarmerkte vertalingen;
het gebruik van elektronische exemplaren van openbare documenten;
het gebruik van meertalige modelformulieren;
opgespoorde vervalste documenten.
Artikel 24
Door de lidstaten te verstrekken informatie
1. Uiterlijk op 16 augustus 2018 delen de lidstaten onderstaande mee aan de Commissie:
de talen die zij zullen aanvaarden voor de overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), aan hun autoriteiten over te leggen openbare documenten;
een illustratieve lijst van onder deze verordening vallende nationale openbare documenten;
de lijst van openbare documenten waaraan meertalige modelformulieren kunnen worden gehecht als passende vertaalhulp;
de lijst van personen die, in overeenstemming met het nationaal recht, gewaarmerkte vertalingen mogen maken, wanneer een dergelijke lijst bestaat;
een indicatieve lijst van de soorten autoriteiten die volgens het nationaal recht bevoegd zijn tot afgifte van voor eensluidend gewaarmerkte afschriften;
informatie over de wijze waarop gewaarmerkte vertalingen en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften kunnen worden herkend, en
informatie over de specifieke kenmerken van voor eensluidend gewaarmerkte afschriften.
2. Uiterlijk op 16 februari 2017 delen de lidstaten in hun officiële taal of talen, mits die taal of talen ook één van de officiële talen van de instellingen van de Unie is of zijn, de landenspecifieke rubriekomschrijvingen mee die moeten worden opgenomen in de meertalige modelformulieren betreffende geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk (daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat) en, indien van toepassing, geregistreerd partnerschap (daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap), woon- en/of verblijfplaats en de afwezigheid van een strafblad.
3. Uiterlijk op 16 februari 2018 maakt de Commissie de lijsten van de in overeenstemming met lid 2 ontvangen landenspecifieke rubriekomschrijvingen bekend in alle officiële talen van de instellingen van de Unie in het Publicatieblad van de Europese Unie en op het Europees e-justitieportaal.
4. De lidstaten stellen de Commissie in kennis van eventuele latere wijzigingen van de in de leden 1 en 2 bedoelde informatie.
5. De Commissie stelt via het Europees e-justitieportaal voor het publiek beschikbaar:
de in lid 1, onder a) tot en met f), bedoelde informatie; en
de in lid 1, onder g), bedoelde informatie die voor het publiek beschikbaar is krachtens het recht van de lidstaat waarvan de autoriteiten het voor eensluidend gewaarmerkte afschrift hebben afgegeven.
Artikel 25
Wijziging van landenspecifieke rubriekomschrijvingen in de meertalige modelformulieren
1. De lidstaten stellen de Commissie in kennis van wijzigingen in de landenspecifieke rubriekomschrijvingen, bedoeld in artikel 24, lid 2.
2. De Commissie maakt de in lid 1 bedoelde wijzigingen in de landenspecifieke rubriekomschrijvingen bekend in het Publicatieblad van de Europese Unie.
3. De Commissie maakt de in lid 1 bedoelde wijzigingen in de landenspecifieke rubriekomschrijvingen openbaar via het Europees e-justitieportaal en wijzigt de meertalige modelformulieren dienovereenkomstig voor iedere lidstaat.
Artikel 26
Evaluatie
1. Uiterlijk op 16 februari 2024, en vervolgens ten laatste om de drie jaar, dient de Commissie bij het Europees Parlement, de Raad en het Europees Economisch en Sociaal Comité een verslag in over de toepassing van deze verordening, waarin onder meer de praktische ervaringen die relevant zijn voor de samenwerking tussen de centrale autoriteiten worden geëvalueerd. In dat verslag wordt ook beoordeeld of het passend is:
het toepassingsgebied van deze verordening uit te breiden tot openbare documenten met betrekking tot andere aangelegenheden dan die welke in artikel 2 en in lid 2, onder a), van dit artikel worden vermeld;
in het geval van een uitbreiding van het toepassingsgebied als bedoeld in dit lid, onder a), meertalige modelformulieren op te stellen voor openbare documenten in verband met de uit hoofde van dit lid, onder a), aangegeven aangelegenheden waartoe het toepassingsgebied van deze verordening kan worden uitgebreid, en
elektronische systemen te gebruiken voor de rechtstreekse toezending van openbare documenten en de uitwisseling van informatie tussen de autoriteiten van de lidstaten, teneinde iedere mogelijkheid tot fraude met betrekking tot de onder de verordening vallende aangelegenheden uit te sluiten.
2. Uiterlijk op 16 februari 2021 dient de Commissie bij het Europees Parlement, de Raad en het Europees Economisch en Sociaal Comité een beoordelingsverslag in over de vraag of het passend is:
het toepassingsgebied van deze verordening uit te breiden tot:
openbare documenten betreffende de rechtsvorm en vertegenwoordiging van een vennootschap of andere onderneming;
diploma's, certificaten en andere titels, en
openbare documenten ter staving van een officieel erkende handicap;
meertalige modelformulieren op te stellen betreffende:
in artikel 2, lid 1, vermelde openbare documenten waarvoor deze verordening niet in meertalige modelformulieren voorziet, en
openbare documenten betreffende de onder a) van dit lid genoemde aangelegenheden waartoe het toepassingsgebied van deze verordening kan worden uitgebreid;
elektronische systemen te gebruiken voor de rechtstreekse toezending van openbare documenten en de uitwisseling van informatie tussen de autoriteiten van de lidstaten, teneinde iedere mogelijkheid tot fraude met betrekking tot de onder de verordening vallende aangelegenheden uit te sluiten.
3. De in de leden 1 en 2 bedoelde verslagen gaan in voorkomend geval vergezeld van voorstellen voor aanpassingen, in het bijzonder betreffende de uitbreiding van het toepassingsgebied van de verordening tot openbare documenten met betrekking tot nieuwe aangelegenheden als bedoeld in lid 1, onder a), en lid 2, onder a), de opstelling van nieuwe meertalige modelformulieren, als bedoeld in lid 1, onder b), en lid 2, onder b), en het gebruik van elektronische systemen voor de rechtstreekse toezending van openbare documenten en de uitwisseling van informatie tussen de autoriteiten van de lidstaten als bedoeld in lid 1, onder c) en lid 2, onder c).
Artikel 27
Inwerkingtreding
1. Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
2. De verordening geldt met ingang van 16 februari 2019, met uitzondering van:
artikel 24, lid 2, dat geldt met ingang van 16 februari 2017;
artikel 12 en artikel 24, lid 3, die gelden met ingang van 16 februari 2018, en
artikel 22 en artikel 24, lid 1, die gelden met ingang van 16 augustus 2018.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks van toepassing in elke lidstaat.
BIJLAGE I
BIJLAGE II
BIJLAGE III
BIJLAGE IV
BIJLAGE V
BIJLAGE VI
BIJLAGE VII
BIJLAGE VIII
BIJLAGE IX
BIJLAGE X
BIJLAGE XI
( 1 ) Richtlijn 94/80/EG van de Raad van 19 december 1994 tot vaststelling van de wijze van uitoefening van het actieve en passieve kiesrecht bij gemeenteraadsverkiezingen ten behoeve van de burgers van de Unie die verblijven in een lidstaat waarvan zij de nationaliteit niet bezitten (PB L 368 van 31.12.1994, blz. 38).
( *1 ) PB L 200 van 26.7.2016, blz. 1”.