(1)

Komisijos sprendime C(2024) 1420 (2) dėl Tarpininkavimo tarnybos nustatyta, kad Tarpininkavimo tarnyba yra nepriklausoma Komisijos tarnyba. Jos užduotis – paskatinti taikiai spręsti darbo konfliktus arba ginčus dėl Komisijos darbuotojų teisių ir pareigų, kurioms taikomi Tarybos reglamentu (EEB, Euratomas, EAPB) Nr. 259/68 (3) nustatyti Europos Sąjungos pareigūnų tarnybos nuostatai (toliau – Tarnybos nuostatai) ir kitų tarnautojų įdarbinimo sąlygos (toliau – Įdarbinimo sąlygos);

(2)

Sprendime C(2024) 1420 nustatyta neformali procedūra, pagal kurią Tarpininkavimo tarnybos pagalbos gali prašyti kiekvienas asmuo, kuriam taikomas tas sprendimas;

(3)

išspręsdama ginčus neformaliai ir anksčiau, nei jie paaštrėja, ir siekdama, kad panašios situacijos institucijoje nepasikartotų, Komisija ir jos vardu pagal šį sprendimą veikianti Tarpininkavimo tarnyba prisideda prie to, kad darbo vietoje būtų dirbama našiai ir elgiamasi pagarbiai. Tarpininkavimo tarnyba kiekvienam pagalbos prašančiam darbuotojui (toliau – prašymo pateikėjas) konfidencialiai teikia neformalias konsultacijas. Prašymo pateikėjui sutikus, ji taip pat gali kreiptis į kitą prašymo pateikėjo nurodytą ir su tarpininkavimo procedūra susijusią šalį (toliau – susijęs asmuo). Kad ši procedūra vyktų, reikia visų dalyvaujančių šalių sutikimo. Tarpininkavimo tarnyba veikia tik neformaliai. Ji neturi įgaliojimų priimti neigiamą poveikį asmeniui darančius sprendimus;

(4)

siekdama įvykdyti tarpininkavimo srities užduotis, Komisija renka ir tvarko darbuotojų bei kitų asmenų, kuriems taikomas Sprendimas C(2024) 1420, informaciją ir kelių kategorijų asmens duomenis, įskaitant tapatybės ir kontaktinius duomenis, informaciją apie profesines funkcijas ir užduotis, informaciją apie privatų ir profesinį elgesį ir našumo duomenis. Be to, Komisija gali tvarkyti Reglamento (ES) 2018/1725 10 ir 11 straipsniuose nurodytus neskelbtinus asmens duomenis, kuriuos savanoriškai pateikė prašymo pateikėjas;

(5)

kad būtų užkirstas kelias neteisėtam susipažinimui su asmens duomenimis arba jų perdavimui asmenims, kuriems su jais nebūtina susipažinti, tokie duomenys saugomi saugioje fizinėje ir elektroninėje aplinkoje. Baigti tvarkyti duomenys saugomi vadovaujantis Sprendimo C(2024) 1420 6 straipsnio 11 dalimi;

(6)

pagal Reglamentą (ES) 2018/1725 Komisija, veikdama kaip duomenų valdytoja, privalo duomenų subjektams teikti informaciją apie minėtą duomenų tvarkymo veiklą ir gerbti jų, kaip duomenų subjektų, teises;

(7)

vykdydama užduotis Komisija privalo paisyti fizinių asmenų turimų su asmens duomenų tvarkymu susijusių teisių, pripažįstamų Europos Sąjungos pagrindinių teisių chartijos 8 straipsnio 1 dalimi ir Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 16 straipsnio 1 dalimi, taip pat Reglamente (ES) 2018/1725 numatytų teisių. Be to, Komisija, veikdama kaip Tarpininkavimo tarnyba, privalo laikytis griežtų informacijos apie prašymų pateikėjus konfidencialumo taisyklių ir todėl jai gali reikėti vieno duomenų subjekto teises suderinti su kitų duomenų subjektų pagrindinėmis teisėmis ir laisvėmis;

(8)

prašymo pateikėjui labai svarbu, kad informacijos, kuria keičiamasi, konfidencialumas būtų išsaugotas ir kad nebūtų imamasi veiksmų be jo sutikimo. Kai, įvykus konfliktui, asmuo į Tarpininkavimo tarnybą kreipiasi, kad konfidencialiai gautų konsultacijas, ir nesutinka, kad ji kreiptųsi į susijusį asmenį siekdama pradėti tarpininkavimą, ši tarnyba to susijusio asmens negali informuoti. Jei tokia informacija būtų pateikta, Tarpininkavimo tarnybai būtų neįmanoma arba labai sunku pasiekti savo tikslus, visų pirma užtikrinti prašymo pateikėjui saugią aplinką, kurioje jis galėtų atvirai išdėstyti savo padėtį ir nuspręsti, ar pradėti tarpininkavimo procesą dalyvaujant susijusiam asmeniui. Todėl, siekdama išsaugoti tvarkomų duomenų konfidencialumą, kaip nustatyta Sprendimo C(2024) 1420 5 straipsnio 1 dalyje, Komisija gali taikyti Reglamento (ES) 2018/1725 16 straipsnio 5 dalies b punkte nustatytą išimtį;

(9)

tam tikromis aplinkybėmis būtina Reglamente (ES) 2018/1725 numatytas duomenų subjektų teises suderinti su poreikiu užtikrinti, kad Komisija veiksmingai vykdytų užduotį konfidencialiai teikti neformalias konsultacijas ir kartu visapusiškai paisytų kitų duomenų subjektų pagrindinių teisių ir laisvių. Šiuo tikslu Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies h punktu Komisijai suteikiama galimybė, laikantis griežtų sąlygų, apriboti 14–17, 19, 20 ir 35 straipsnių taikymą, taip pat 4 straipsnio 1 dalies a punkte nustatyto skaidrumo principo taikymą tiek, kiek jo nuostatos atitinka to reglamento 14–17, 19, 20 ir 35 straipsniuose nustatytas teises ir pareigas;

(10)

apribojimai gali būti taikomi visų pirma tais atvejais, kai prašymo pateikėjas netiesiogiai pateikia informacijos apie kitus susijusius asmenis. Tokiais atvejais, jei susijusiam asmeniui naudojantis tam tikromis teisėmis būtų atskleista informacija apie prašymo pateikėją, kuris nedavė Tarpininkavimo tarnybai sutikimo palengvinti dialogą su susijusiu asmeniu, Komisija gali nuspręsti apriboti tas susijusio asmens teises. Tokiais atvejais, kad apsaugotų prašymo pateikėjo teises ir laisves, ji gali nuspręsti apriboti teisę susipažinti su informacija apie susijusį asmenį arba kitas susijusio asmens teises. Tokį sprendimą Komisija gali priimti pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies h punktą;

(11)

gali reikėti apsaugoti konfidencialią su prašymo pateikėju susijusią informaciją. Tokiais atvejais, kad apsaugotų prašymo pateikėjo teises ir laisves, Komisijai gali reikėti apriboti galimybę susipažinti su jo tapatybės duomenimis, pareiškimais ir kitais asmens duomenimis, įskaitant vien tai, kad jis bendrauja su Tarpininkavimo tarnyba;

(12)

be to, gali reikėti apriboti prašymo pateikėjo teisę būti informuotam tais atvejais, kai Tarpininkavimo tarnybai tektų įspėti Medicinos tarnybą, nes reikia skubiai imtis būtinų veiksmų prašymo pateikėjo fizinei ir psichinei neliečiamybei užtikrinti. Tokiu atveju Tarpininkavimo tarnyba gali nuspręsti, kad prašymo pateikėjui apie tokį įspėjimą nepraneš, siekdama suteikti galimybę Medicinos tarnybai įvertinti, kokios sveikatos priežiūros ar socialinės rūpybos paslaugos gali būti teikiamos tam asmeniui. Tokį sprendimą Komisija gali priimti pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies h punktą. Tuo konkrečiu atveju prašymo pateikėjo teisės būtų apsaugotos, nes Medicinos tarnyba išsaugotų medicininę informaciją slaptą, o prašymo pateikėjas būtų informuotas, nes nusprendusi, kad tai būtina, Medicinos tarnyba su juo susisiektų;

(13)

pagal Sprendimą C(2024) 1420 Komisija privalo užtikrinti, kad Tarpininkavimo tarnybai pateikti pagalbos prašymai būtų nagrinėjami konfidencialiai. Siekiant užtikrinti tą konfidencialumą, kartu laikantis Reglamente (ES) 2018/1725 nustatytų asmens duomenų apsaugos standartų, būtina priimti vidaus taisykles, kuriomis vadovaudamasi Komisija pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies h punktą galėtų apriboti duomenų subjektų teises;

(14)

šios vidaus taisyklės turėtų būti taikomos visoms duomenų tvarkymo operacijoms, kurias atlikdama Komisija vykdo su prašymų nagrinėjimu pagal Sprendimo C(2024) 1420 6 straipsnį susijusias užduotis;

(15)

siekdama laikytis Reglamento (ES) 2018/1725 14, 15 ir 16 straipsnių, Komisija turėtų skaidriai ir nuosekliai informuoti visus asmenis apie savo veiklą, kurią vykdant tvarkomi jų asmens duomenys, ir jų teises, savo interneto svetainėje paskelbdama duomenų apsaugos pranešimą. Prireikus Komisija turėtų tinkamu būdu asmeniškai informuoti prašymo pateikėją. Jei jis sutiko, kad būtų susisiekta su kitu susijusiu asmeniu, Komisija turėtų tinkamu būdu asmeniškai informuoti tą asmenį;

(16)

Komisija apribojimus turėtų taikyti, tik jei jais gerbiama pagrindinių teisių ir laisvių esmė ir jei jie išties būtini ir yra proporcinga priemonė demokratinėje visuomenėje. Tokius apribojimus Komisija turėtų pagrįsti;

(17)

Komisija, laikydamasi skaidrumo, sąžiningumo ir atskaitomybės principų, turėtų visus apribojimus taikyti skaidriai, taip pat atitinkamoje registracijos sistemoje turėtų registruoti kiekvieną jų taikymo atvejį;

(18)

Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 6 dalimi duomenų valdytojas įpareigojamas duomenų subjektus informuoti apie pagrindines apribojimo taikymo priežastis ir apie jų teisę pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui;

(19)

pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 8 dalį Komisija gali atidėti informacijos apie pagrindines apribojimo taikymo priežastis pateikimą duomenų subjektui, jos nepateikti arba atsisakyti ją pateikti, jei dėl tos informacijos pateikimo apribojimas kaip nors taptų neveiksmingas;

(20)

jei duomenų subjektų teisės apribojamos, Komisija turėtų kiekvienu konkrečiu atveju įvertinti, ar pranešus apie apribojimą jis taptų neveiksmingas;

(21)

Komisija turėtų panaikinti apribojimą, kai tik nebelieka jį pagrindžiančių sąlygų, ir tas sąlygas reguliariai vertinti. Tam tikrais atvejais gali prireikti apribojimą taikyti tol, kol Komisija nutraukia konkrečių asmens duomenų saugojimą. Tokiu atveju duomenų subjektas neturėtų būti informuojamas apie jo asmens duomenų tvarkymą. Tokia situacija galėtų susiklostyti visų pirma tuomet, kai esama didelės rizikos, kad susijusiam asmeniui naudojantis savo teisėmis būtų pakenkta kitų asmenų teisėms ir laisvėms. Tai ypač aktualu tais atvejais, kai prašymo pateikėjas nesutinka, kad Tarpininkavimo tarnyba kreiptųsi į susijusį asmenį siekdama pradėti jiems neformaliai tarpininkauti;

(22)

Komisija turėtų peržiūrėti apribojimų taikymą, prašymo pateikėjui sutikus dalyvauti neformaliame tarpininkavimo procese arba vėliausiai tuomet, kai ji baigia nagrinėti pagalbos prašymą;

(23)

Reglamento (ES) 2018/1725 16 straipsnio 5 dalyje, 17 straipsnio 4 dalyje, 19 straipsnio 3 dalyje ir 20 straipsnio 2 dalyje numatytos duomenų subjektų teisių taikymo išimtys. Kai jos taikomos, Komisijai nereikia taikyti šiame sprendime numatytų apribojimų;

(24)

siekdama užtikrinti duomenų subjektų teisių ir laisvių apsaugą ir vadovaudamasi Reglamento (ES) 2018/1725 44 straipsnio 1 dalimi, Komisija turėtų į visą procedūrą įtraukti atitinkamą (-us) duomenų apsaugos koordinatorių (-ius) ir Europos Komisijos duomenų apsaugos pareigūną ir šias konsultacijas užregistruoti dokumentuose. Prieš taikant bet kokį apribojimą, visų pirma reikėtų pasikonsultuoti su atitinkamam Komisijos padaliniui patarti paskirtu duomenų apsaugos koordinatoriumi ir jis turėtų patikrinti, ar apribojimas atitinka šį sprendimą;

(25)

siekiant užtikrinti, kad šio sprendimo būtų laikomasi, Europos Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas turėtų atlikti nepriklausomą apribojimų taikymo peržiūrą;

(26)

buvo konsultuojamasi su Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnu ir 2024 m. kovo 13 d. jis pateikė savo nuomonę,