ALLEGATO

Manuale SIRENE e altre disposizioni di attuazione per il sistema d'informazione Schengen di seconda generazione (SIS II)

INDICE

INTRODUZIONE

13

1.

UFFICI SIRENE E INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI

15

1.1.

Uffici SIRENE

15

1.2.

Manuale SIRENE

15

1.3.

Appendici del manuale SIRENE

15

1.4.

Catalogo delle raccomandazioni per la corretta applicazione dell'acquis di Schengen e delle migliori pratiche (Sistema di informazione Schengen)

16

1.5.

Ruolo degli uffici SIRENE nella cooperazione di polizia nell'Unione europea

16

1.5.1.

Trasferimento di dati SIS II e informazioni supplementari a paesi terzi o a organizzazioni internazionali

16

1.6.

Rapporti tra gli uffici SIRENE e Europol

16

1.7.

Rapporti tra gli uffici SIRENE e Eurojust

16

1.8.

Rapporti tra gli uffici SIRENE e Interpol

16

1.8.1.

Priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol

17

1.8.2.

Scelta del canale di comunicazione

17

1.8.3.

Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen

17

1.8.4.

Hit e cancellazione della segnalazione

17

1.8.5.

Miglioramento della cooperazione tra gli uffici SIRENE e gli UCN di Interpol

17

1.9.

Principi

17

1.9.1.

Disponibilità

17

1.9.2.

Continuità

17

1.9.3.

Riservatezza

17

1.9.4.

Accessibilità

17

1.10.

Comunicazioni

18

1.10.1.

Lingua di comunicazione

18

1.10.2.

Scambio di dati tra uffici SIRENE

18

1.10.3.

Rete, messaggi e caselle di posta elettronica

18

1.10.4.

Comunicazione in circostanze eccezionali

18

1.11.

Indirizzario SIRENE (SIRENE Address Book — SAB)

19

1.12.

Sistema di workflow SIRENE

19

1.13.

Termini per le risposte

19

1.13.1.

Indicazione di urgenza nei formulari SIRENE, anche per la comunicazione urgente di un hit

19

1.14.

Regole di traslitterazione/trascrizione

19

1.15.

Qualità dei dati

19

1.16.

Archiviazione

20

1.17.

Personale

20

1.17.1.

Responsabili degli uffici SIRENE

20

1.17.2.

Persona di contatto SIRENE (SIRCoP)

20

1.17.3.

Conoscenze e competenze

21

1.17.4.

Formazione

21

1.17.5.

Scambi di personale

21

2.

PROCEDURE GENERALI

22

2.1.

Definizioni

22

2.2.

Segnalazioni multiple (articolo 34, paragrafo 6, del regolamento SIS II e articolo 49, paragrafo 6, della decisione SIS II)

22

2.2.1.

Compatibilità delle segnalazioni

22

2.2.2.

Ordine di priorità delle segnalazioni

24

2.2.3.

Verifica dell'esistenza di incompatibilità e inserimento di segnalazioni multiple

24

2.2.4.

Situazione speciale del Regno Unito e dell'Irlanda

26

2.3.

Scambio di informazioni in caso di hit

27

2.4.

Impossibilità di eseguire la procedura in caso di hit (articolo 48 della decisione SIS II e articolo 33 del regolamento SIS II)

27

2.5.

Procedura di comunicazione delle corrispondenze basate su impronte digitali ottenute al caricamento iniziale delle impronte oppure durante interrogazioni basate sulle impronte

28

2.6.

Trattamento di dati per fini diversi da quelli per i quali sono stati inseriti nel SIS II (articolo 46, paragrafo 5, della decisione SIS II)

28

2.7.

Aggiunta di un flag

29

2.7.1.

Introduzione

29

2.7.2.

Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

29

2.7.3.

Richiesta di cancellare un flag

29

2.8.

Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 34 del regolamento SIS II e articolo 49 della decisione SIS II)

30

2.9.

Diritto di accesso e rettifica di dati (articolo 41 del regolamento SIS II e articolo 58 della decisione SIS II)

30

2.9.1.

Richieste di accesso o di rettifica

30

2.9.2.

Scambio di informazioni sulle richieste di accesso a segnalazioni inserite da altri Stati membri

30

2.9.3.

Scambio di informazioni sulle richieste di rettifica o cancellazione di dati inseriti da altri Stati membri

31

2.10.

Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

31

2.11.

Inserimento di nomi propri

31

2.12.

Categorie di identità

31

2.12.1.

Identità usurpata (articolo 36 del regolamento SIS II e articolo 51 della decisione SIS II)

32

2.12.2.

Inserimento di alias

32

2.12.3.

Ulteriori informazioni per accertamento di identità

33

2.13.

Scambio di informazioni in caso di segnalazioni interconnesse

33

2.13.1.

Norme operative

33

2.14.

Formato e qualità dei dati biometrici nel SIS II

33

2.14.1.

Uso ulteriore dei dati scambiati, inclusa l'archiviazione

34

2.14.2.

Scambio di fotografie e impronte digitali

34

2.14.3.

Requisiti tecnici

34

2.14.4.

Formato e qualità dei dati biometrici

34

2.15.

Tipi particolari di ricerca

34

2.15.1.

Ricerca mirata geograficamente

34

2.15.2.

Ricerca con la partecipazione di unità speciali di polizia per ricerche mirate (FAST)

35

3.

SEGNALAZIONE PER L'ARRESTO A FINI DI CONSEGNA O DI ESTRADIZIONE (ARTICOLO 26 DELLA DECISIONE SIS II)

35

3.1.

Inserimento di una segnalazione

35

3.2.

Segnalazioni multiple

36

3.3.

Identità usurpata

36

3.4.

Inserimento di alias

36

3.5.

Invio di informazioni supplementari agli Stati membri

36

3.5.1.

Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio

36

3.6.

Aggiunta di un flag

37

3.6.1.

Richiesta di aggiungere sistematicamente un flag a segnalazioni riguardanti persone ricercate per l'arresto a fini di estradizione laddove non si applichi la decisione quadro 2002/584/GAI (1)

37

3.7.

Intervento degli uffici SIRENE a seguito di segnalazione per l'arresto

37

3.8.

Scambio di informazioni in caso di hit

37

3.9.

Scambio di informazioni supplementari sulla consegna o sull'estradizione

38

3.10.

Scambio di informazioni supplementari sul transito attraverso un altro Stato membro

38

3.11.

Cancellazione di segnalazioni a seguito di consegna o di estradizione

38

4.

SEGNALAZIONI AI FINI DEL RIFIUTO DI INGRESSO O DI SOGGIORNO (ARTICOLO 24 DEL REGOLAMENTO SIS II)

38

4.1.

Inserimento di una segnalazione

39

4.2.

Segnalazioni multiple

39

4.3.

Identità usurpata

39

4.4.

Inserimento di alias

39

4.5.

Scambio di informazioni in caso di rilascio di titoli di soggiorno o visti

39

4.5.1.

Procedure speciali di cui all'articolo 25 della convenzione di Schengen

40

4.5.2.

Procedure speciali di cui all'articolo 5, paragrafo 4, lettere a) e c), del codice frontiere Schengen

40

4.6.

Regole comuni riguardanti le procedure di cui alla sezione 4.5

41

4.7.

Scambio di informazioni in caso di hit e in caso di respingimento o espulsione dallo spazio Schengen

41

4.8.

Scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione

42

4.9.

Scambio di informazioni nel caso in cui, in assenza di hit, uno Stato membro scopra l'esistenza di una segnalazione ai fini del rifiuto d'ingresso a carico di un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione

43

4.10.

Cancellazione di segnalazioni ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno

43

5.

SEGNALAZIONE DI PERSONE SCOMPARSE (ARTICOLO 32 DELLA DECISIONE SIS II)

43

5.1.

Segnalazioni multiple

43

5.2.

Identità usurpata

43

5.3.

Inserimento di alias

43

5.4.

Aggiunta di un flag

44

5.5.

Elementi descrittivi riguardanti minori scomparsi e altre persone a rischio

44

5.6.

Scambio di informazioni in caso di hit

45

5.7.

Cancellazione di segnalazioni di persone scomparse

45

5.7.1.

Minori

45

5.7.2.

Adulti per i quali non siano richieste misure di protezione

45

5.7.3.

Adulti per i quali siano richieste misure di protezione

45

6.

SEGNALAZIONI DI PERSONE RICERCATE NELL'AMBITO DI UN PROCEDIMENTO GIUDIZIARIO (ARTICOLO 34 DELLA DECISIONE SIS II)

46

6.1.

Segnalazioni multiple

46

6.2.

Identità usurpata

46

6.3.

Inserimento di alias

46

6.4.

Scambio di informazioni in caso di hit

46

6.5.

Cancellazione di segnalazioni di persone ricercate nell'ambito di un procedimento giudiziario

46

7.

SEGNALAZIONI AI FINI DI UN CONTROLLO DISCRETO O DI UN CONTROLLO SPECIFICO (ARTICOLO 36 DELLA DECISIONE SIS II)

46

7.1.

Segnalazioni multiple

46

7.2.

Identità usurpata

47

7.3.

Inserimento di alias

47

7.4.

Informazione degli altri Stati membri in caso di inserimento di una segnalazione

47

7.5.

Compilazione del campo «tipo di reato» in caso di inserimento di una segnalazione

47

7.6.

Aggiunta di un flag

47

7.7.

Scambio di informazioni in caso di hit

47

7.8.

Cancellazione di segnalazioni ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico

48

7.9.

Sistemi di riconoscimento automatico delle targhe (ANPR)

48

8.

SEGNALAZIONE DI OGGETTI A FINI DI SEQUESTRO O DI PROVA (ARTICOLO 38 DELLA DECISIONE SIS II)

48

8.1.

Segnalazioni multiple

48

8.2.

Segnalazioni di veicoli

48

8.2.1.

Verifica di segnalazioni multiple su un veicolo

48

8.2.2.

VIN gemelli

49

8.3.

Scambio di informazioni in caso di hit

49

8.4.

Cancellazione di segnalazioni di oggetti a fini di sequestro o di prova in procedimenti penali

50

9.

SISTEMI DI RICONOSCIMENTO AUTOMATICO DELLE TARGHE (ANPR)

50

10.

STATISTICHE

51

INTRODUZIONE

Lo spazio Schengen

Il 14 giugno 1985 i governi del Regno del Belgio, della Repubblica federale di Germania, della Repubblica francese, del Granducato di Lussemburgo e del Regno dei Paesi Bassi hanno firmato a Schengen, comune del Lussemburgo, un accordo per il «[…] libero attraversamento delle frontiere interne da parte di tutti i cittadini degli Stati membri e […] la libera circolazione delle merci e dei servizi».

Il 19 giugno 1990 i cinque paesi fondatori hanno firmato la convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen (2) («convenzione di Schengen»), cui hanno poi aderito la Repubblica italiana il 27 novembre 1990, il Regno di Spagna e la Repubblica portoghese il 25 giugno 1991, la Repubblica ellenica il 6 novembre 1992, la Repubblica d'Austria il 28 aprile 1995 e il Regno di Danimarca, il Regno di Svezia e la Repubblica di Finlandia il 19 dicembre 1996.

Successivamente, dal 26 marzo 1995 l'acquis di Schengen è stato pienamente applicato in Belgio, Germania, Francia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Spagna e Portogallo (3), dal 31 marzo 1998 in Austria e in Italia (4), dal 26 marzo 2000 in Grecia (5) e, infine, dal 25 marzo 2001 in Norvegia, Islanda, Svezia, Danimarca e Finlandia (6).

Il Regno Unito e l'Irlanda partecipano solo ad alcune disposizioni dell'acquis di Schengen, in virtù, rispettivamente, della decisione 2000/365/CE e della decisione 2002/192/CE.

Per quanto riguarda il Regno Unito, a partire dal 1o gennaio 2005 (7) si applicano le disposizioni cui tale paese ha inteso partecipare, salvo quelle relative al sistema d'informazione Schengen (SIS).

Nel 1999 l'acquis di Schengen è stato integrato nel quadro normativo dell'Unione europea con i protocolli allegati al trattato di Amsterdam (8). Il 12 maggio 1999 il Consiglio ha adottato una decisione per determinare, conformemente alle disposizioni pertinenti del trattato che istituisce la Comunità europea e del trattato sull'Unione europea, la base giuridica per ciascuna delle disposizioni o decisioni che costituiscono l'acquis di Schengen.

A partire dal 1o maggio 2004 le disposizioni dell'acquis di Schengen integrate nell'ambito dell'Unione europea dal protocollo allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea («protocollo Schengen») e gli atti basati sul medesimo o altrimenti ad esso correlati sono vincolanti per la Repubblica ceca, la Repubblica di Estonia, la Repubblica di Lettonia, la Repubblica di Lituania, l'Ungheria, la Repubblica di Malta, la Repubblica di Polonia, la Repubblica di Slovenia e la Repubblica slovacca. Questi Stati membri sono diventati membri a pieno titolo dello spazio Schengen il 21 dicembre 2007.

Cipro è firmatario della convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen ma gode di una deroga ai sensi dell'atto di adesione del 2003.

Il 1o gennaio 2007 la Repubblica di Bulgaria e la Romania hanno aderito all'Unione europea; a partire da tale data le disposizioni dell'acquis di Schengen e gli atti basati sul medesimo o altrimenti ad esso correlati sono vincolanti per tali paesi, fatta salva la deroga prevista nell'atto di adesione del 2005.

Il 1o luglio 2013 la Croazia ha aderito all'Unione europea. Tale paese applica l'acquis di Schengen con la deroga prevista nell'atto di adesione del 2011.

Alcune disposizioni dell'acquis di Schengen si applicano sin dall'adesione dei nuovi Stati membri all'Unione europea; altre si applicheranno a questi Stati solo in virtù di un'apposita decisione del Consiglio. Infine, verificato il rispetto dei necessari requisiti per l'applicazione di tutte le parti dell'acquis nello Stato membro interessato, conformemente alle procedure di valutazione Schengen applicabili e consultato il Parlamento europeo, il Consiglio adotta una decisione sull'abolizione dei controlli di frontiera.

Altri paesi europei sono entrati nello spazio Schengen. Il 18 maggio 1999 (9) il Regno di Norvegia e la Repubblica d'Islanda hanno concluso un accordo di associazione con gli Stati membri per essere associati alla convenzione di Schengen.

Nel 2004 la Confederazione svizzera ha firmato un accordo con l'Unione europea e la Comunità europea riguardante la sua associazione all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen (10); in base a tale accordo il 12 dicembre 2008 la Svizzera è diventata membro dello spazio Schengen.

In base al protocollo tra l'Unione europea, la Comunità europea, la Confederazione svizzera e il Principato del Liechtenstein sull'adesione del Principato del Liechtenstein all'accordo tra l'Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l'associazione della Confederazione svizzera all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen (11), firmato nel 2008, il 19 dicembre 2011 il Principato del Liechtenstein è diventato membro dello spazio Schengen.

Il sistema d'informazione Schengen di seconda generazione (SIS II)

Il SIS II, istituito dal regolamento (CE) n. 1987/2006 («regolamento SIS II») e dalla decisione 2007/533/GAI («decisione SIS II») (di seguito «strumenti giuridici del SIS II») nonché dal regolamento (CE) n. 1986/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio (12), è un sistema comune d'informazione che permette alle competenti autorità degli Stati membri di cooperare fra loro scambiandosi informazioni, e rappresenta uno strumento fondamentale per l'applicazione delle disposizioni dell'acquis di Schengen integrate nell'ambito dell'Unione europea. Tali strumenti sono entrati in vigore il 9 aprile 2013 e hanno abrogato il titolo IV della convenzione di Schengen. Il SIS II sostituisce il sistema d'informazione Schengen di prima generazione, operativo dal 1995 ed esteso nel 2005 e nel 2007.

Scopo del SIS II è, a norma dell'articolo 1 degli strumenti giuridici del SIS II, «[…] assicurare un elevato livello di sicurezza nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia dell'Unione europea, incluso il mantenimento della sicurezza pubblica e dell'ordine pubblico e la salvaguardia della sicurezza nel territorio degli Stati membri e applicare le disposizioni della parte terza, titolo IV, del trattato CE [ora parte terza, titolo V, del trattato sul funzionamento dell'Unione europea] relativo alla circolazione delle persone in detto territorio avvalendosi delle informazioni trasmesse tramite tale sistema».

In conformità con gli strumenti giuridici del SIS II, il sistema segnala, mediante una procedura di interrogazione automatizzata, persone e oggetti alle seguenti autorità:

a)	autorità competenti per il controllo di frontiera, a norma del regolamento (UE) 2016/399 del Parlamento europeo e del Consiglio (13);

b)	autorità competenti per altri controlli di polizia e doganali effettuati all'interno del paese e relativo coordinamento;

c)	autorità giudiziarie nazionali e relative autorità di coordinamento;

d)

autorità competenti per il rilascio dei visti, autorità centrali competenti per l'esame delle domande di visto e autorità competenti per il rilascio dei titoli di soggiorno e per l'amministrazione della normativa sui cittadini di paesi terzi nel quadro dell'applicazione delle disposizioni del diritto dell'Unione in materia di circolazione delle persone;

e)	autorità competenti per il rilascio dei certificati di immatricolazione per veicoli (a norma del regolamento (CE) n. 1986/2006).

In conformità con la decisione SIS II, anche Europol ed Eurojust hanno accesso a talune categorie di segnalazioni.

Il SIS II consta di:

1.	un sistema centrale («SIS II centrale») costituito da: a) un'unità di supporto tecnico («CS-SIS») contenente una banca dati («banca dati del SIS II»); b) un'interfaccia nazionale uniforme («NI-SIS»);

2.	un sistema nazionale («N.SIS II») in ciascuno Stato membro, consistente nei sistemi di dati nazionali che comunicano con il SIS II centrale. Un N.SIS II può contenere un archivio di dati («copia nazionale»), costituito da una copia completa o parziale della banca dati del SIS II;

3.	un'infrastruttura di comunicazione fra il CS-SIS e l'NI-SIS che è dotata di una rete virtuale cifrata dedicata ai dati SIS II e provvede allo scambio di informazioni tra uffici SIRENE, definiti in appresso.

1.   UFFICI SIRENE E INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI

1.1.   Uffici SIRENE

Il SIS II contiene solo le informazioni indispensabili («alert data») a identificare una persona o un oggetto ed eseguire l'azione richiesta. Inoltre, in conformità con gli strumenti giuridici del SIS II, gli Stati membri si scambiano le informazioni supplementari necessarie all'attuazione di certe disposizioni degli strumenti giuridici del SIS II, e quelle necessarie al corretto funzionamento del SIS II, secondo procedure bilaterali o multilaterali.

L'acronimo SIRENE con il quale è stata battezzata questa struttura di scambio delle informazioni supplementari sta per l'inglese «Supplementary Information REquest at the National Entries».

Ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, ciascuno Stato membro istituisce un «ufficio SIRENE» nazionale che funge da punto di contatto unico per gli Stati membri, operativo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, per lo scambio di informazioni supplementari in relazione all'inserimento di segnalazioni e ai fini dell'azione appropriata da intraprendere nei casi in cui i dati di persone e oggetti, già inseriti nel SIS II, trovino riscontro positivo («hit») nella banca dati. La funzione principale (14) dell'ufficio SIRENE è assicurare lo scambio di tutte le informazioni supplementari conformemente alle disposizioni del presente manuale, ai sensi dell'articolo 8 degli strumenti giuridici del SIS II:

a)	per permettere agli Stati membri di consultarsi o informarsi a vicenda quando introducono una segnalazione (ad esempio, una segnalazione per l'arresto);

b)	dopo un hit, per consentire l'azione appropriata (in caso di corrispondenza con i dati ricercati);

c)	quando non è possibile procedere all'azione richiesta (ad esempio, apposizione di un flag);

d)	con riguardo alla qualità dei dati SIS II (ad esempio, i dati sono inseriti illecitamente o contengono errori di fatto), compresa la convalida delle segnalazioni in partenza e la verifica delle segnalazioni in arrivo, ove previsto dalla legislazione nazionale;

e)	con riguardo alla compatibilità e alla priorità delle segnalazioni (ad esempio, verifica dell'esistenza di segnalazioni multiple);

f)

con riguardo ai diritti dell'interessato, in particolare il diritto di accesso ai dati. Gli Stati membri sono invitati a organizzare in modo strutturato tutti gli organi nazionali incaricati della cooperazione internazionale di polizia, compresi gli uffici SIRENE, onde evitare conflitti di competenza e duplicazioni di lavoro.

1.2.   Manuale SIRENE

Il manuale SIRENE è un insieme di istruzioni che descrive nel dettaglio le regole e le procedure per lo scambio bilaterale o multilaterale delle informazioni supplementari.

1.3.   Appendici del manuale SIRENE

Poiché alcune norme tecniche incidono direttamente sul lavoro degli utenti negli Stati membri, compresi gli uffici SIRENE, è opportuno includerle nel presente manuale. Le appendici di questo manuale contengono quindi, tra l'altro, le regole di traslitterazione, le tabelle di codice, i formulari per la comunicazione delle informazioni supplementari e altre disposizioni di attuazione per il trattamento dei dati.

1.4.   Catalogo delle raccomandazioni per la corretta applicazione dell'acquis di Schengen e delle migliori pratiche (Sistema di informazione Schengen)

Il catalogo contiene raccomandazioni giuridicamente non vincolanti destinate agli Stati membri e descrive le migliori pratiche identificate sulla base dell'esperienza. Rappresenta inoltre uno strumento di riferimento per la valutazione della corretta attuazione degli strumenti giuridici del SIS II. Nella misura del possibile dovrebbe quindi essere seguito.

1.5.   Ruolo degli uffici SIRENE nella cooperazione di polizia nell'Unione europea

Lo scambio di informazioni supplementari non pregiudica i compiti assegnati agli uffici SIRENE ai fini della cooperazione internazionale di polizia dalla normativa nazionale di attuazione di altri strumenti giuridici dell'Unione europea.

Agli uffici SIRENE possono essere assegnati compiti aggiuntivi, in particolare dalla normativa nazionale che attua la decisione quadro 2006/960/GAI, dagli articoli 39 e 46 della convenzione di Schengen, nella misura in cui non sono sostituiti dalla richiamata decisione quadro, dagli articoli 40 e 41 della convenzione di Schengen, o se le informazioni rientrano nel campo di applicazione dell'assistenza giudiziaria.

Se un ufficio SIRENE riceve da un altro ufficio SIRENE una richiesta che esula dalle sue competenze ai sensi del diritto nazionale, la trasmette immediatamente all'autorità competente e ne informa l'ufficio SIRENE richiedente. Se necessario, offre a quest'ultimo assistenza per agevolare la comunicazione.

1.5.1.   Trasferimento di dati SIS II e informazioni supplementari a paesi terzi o a organizzazioni internazionali

Ai sensi dell'articolo 39 del regolamento SIS II e dell'articolo 54 della decisione SIS II, i dati trattati nel SIS II a norma di questi due strumenti giuridici non sono trasferiti a paesi terzi o a organizzazioni internazionali, né sono messi a loro disposizione. Tale divieto si applica al trasferimento di informazioni supplementari a paesi terzi o a organizzazioni internazionali. L'articolo 55 della decisione SIS II contempla una deroga a tale norma generale, acconsentendo allo scambio con Interpol di dati sui passaporti rubati, altrimenti sottratti, smarriti o falsificati, e subordinandolo a condizioni.

1.6.   Rapporti tra gli uffici SIRENE e Europol

Europol ha il diritto di accedere ai dati inseriti nel SIS II a norma degli articoli 26, 36 e 38 della decisione SIS II, e di consultarli direttamente. Europol, conformemente a quanto previsto dalla decisione Europol (15), può chiedere ulteriori informazioni allo Stato membro interessato. Nel rispetto della legislazione nazionale si raccomanda vivamente di istituire una cooperazione con l'unità nazionale Europol per garantire che l'ufficio SIRENE sia informato di tutti gli scambi di informazioni supplementari tra Europol e la relativa unità nazionale concernenti segnalazioni nel SIS II. Se, in casi eccezionali, a livello nazionale la comunicazione relativa alle segnalazioni SIS II è affidata all'unità nazionale Europol, è opportuno che tutte le parti coinvolte nella comunicazione, in particolare gli uffici SIRENE, ne siano informati onde evitare confusioni.

1.7.   Rapporti tra gli uffici SIRENE e Eurojust

I membri nazionali di Eurojust e i loro assistenti hanno il diritto di accedere ai dati inseriti nel SIS II a norma degli articoli 26, 32, 34 e 38 della decisione SIS II, e di consultarli direttamente. Nel rispetto della legislazione nazionale, sarà con questi istituita una cooperazione per garantire il corretto scambio di informazioni in caso di hit. In particolare l'ufficio SIRENE fungerà da contatto per i membri nazionali di Eurojust e i loro assistenti per quanto riguarda le informazioni supplementari relative a segnalazioni SIS II.

1.8.   Rapporti tra gli uffici SIRENE e Interpol  (16)

Il SIS II non è inteso a sostituire Interpol né a riprodurne il ruolo. Sebbene alcuni compiti si sovrappongano, i principi di azione e cooperazione tra gli Stati membri in ambito Schengen sono sostanzialmente diversi da quelli di Interpol. È pertanto necessario stabilire regole di cooperazione tra gli uffici SIRENE e gli UCN (uffici centrali nazionali) a livello nazionale.

Si applicano i seguenti principi:

1.8.1.   Priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol

Nel caso di segnalazioni introdotte dagli Stati membri, le segnalazioni SIS II e lo scambio di tutte le informazioni ad esse relative hanno sempre priorità sulle segnalazioni e sullo scambio di informazioni tramite Interpol. Tale disposizione è importante soprattutto in caso di segnalazioni contrastanti.

1.8.2.   Scelta del canale di comunicazione

Il principio della priorità delle segnalazioni Schengen sulle segnalazioni effettuate dagli Stati membri tramite Interpol deve essere rispettato, e ciò vale anche per gli UCN degli Stati membri. Una volta creata la segnalazione SIS II, spetta agli uffici SIRENE provvedere a tutte le comunicazioni relative alla segnalazione, alle sue finalità e all'esecuzione dell'azione richiesta. Lo Stato membro che voglia cambiare canale di comunicazione dovrà consultare prima le altre parti. Tale cambiamento è possibile solo in casi specifici.

1.8.3.   Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen

Vista la priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol, l'uso di queste ultime sarà limitato a casi eccezionali (quando cioè non sia possibile, né ai sensi degli strumenti giuridici del SIS II né sul piano tecnico, inserire una segnalazione nel SIS II, ovvero non si disponga di tutte le informazioni necessarie per creare una segnalazione SIS II). Vanno evitate, nello spazio Schengen, segnalazioni parallele nel SIS II e tramite Interpol. Le segnalazioni diffuse da Interpol che riguardano anche lo spazio Schengen o parte dello stesso devono recare la dicitura «except for the Schengen States» (salvo per gli Stati Schengen).

1.8.4.   Hit e cancellazione della segnalazione

Affinché ciascun ufficio SIRENE possa fungere da coordinatore della verifica della qualità dei dati inseriti nel SIS II, gli Stati membri fanno in modo che gli uffici SIRENE e gli UCN si informino reciprocamente degli hit e della cancellazione di segnalazioni.

1.8.5.   Miglioramento della cooperazione tra gli uffici SIRENE e gli UCN di Interpol

In conformità della legislazione nazionale, ogni Stato membro adotta tutte le opportune disposizioni per uno scambio efficace delle informazioni a livello nazionale tra l'ufficio SIRENE e gli UCN.

1.9.   Principi

La cooperazione tramite gli uffici SIRENE si fonda sui seguenti principi.

1.9.1.   Disponibilità

Ogni ufficio SIRENE nazionale deve essere operativo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, anche per analisi, assistenza e soluzioni tecniche e giuridiche, al fine di poter rispondere entro i termini previsti alla sezione 1.13.

1.9.2.   Continuità

Ogni ufficio SIRENE crea una struttura interna che garantisca la continuità della gestione, del personale e dell'infrastruttura tecnica.

1.9.3.   Riservatezza

Ai sensi dell'articolo 11 degli strumenti giuridici del SIS II, a tutto il personale SIRENE si applicano le norme nazionali in materia di segreto professionale o altri obblighi di riservatezza equivalenti. L'obbligo di riservatezza vincola tale personale anche dopo che avrà lasciato l'incarico o cessato di lavorare.

1.9.4.   Accessibilità

Per adempiere all'obbligo di fornire informazioni supplementari, il personale SIRENE ha accesso diretto o indiretto a tutte le informazioni nazionali pertinenti e al parere di esperti.

1.10.   Comunicazioni

1.10.1.   Lingua di comunicazione

Per la massima efficacia delle comunicazioni bilaterali tra gli uffici SIRENE, sarà usata una lingua comune a entrambe le parti.

1.10.2.   Scambio di dati tra uffici SIRENE

Le specifiche tecniche per lo scambio di informazioni tra uffici SIRENE sono definite nel documento sullo scambio di dati tra uffici SIRENE (Data exchange between SIRENE Bureaux — DEBS). Tali istruzioni vanno rispettate.

1.10.3.   Rete, messaggi e caselle di posta elettronica

Ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera c), e dell'articolo 8, paragrafo 1, degli strumenti giuridici del SIS II, gli uffici SIRENE si avvalgono di una rete virtuale cifrata dedicata esclusivamente ai dati SIS II e allo scambio di informazioni supplementari tra uffici SIRENE. Solo in caso di indisponibilità, possono ricorrere a un altro mezzo di comunicazione adeguatamente protetto e appropriato. Tale possibilità di scelta significa che il mezzo di comunicazione è determinato caso per caso, tenendo conto delle disponibilità tecniche e dei requisiti di sicurezza e di qualità che la comunicazione deve soddisfare.

I messaggi scritti si dividono in due categorie: testi liberi e formulari standard. L'appendice 3 descrive i formulari scambiati tra uffici SIRENE e dà istruzioni sul contenuto atteso dei loro campi, precisando se sono obbligatori.

La rete comprende quattro caselle di posta elettronica per i messaggi a testo libero e i formulari SIRENE. Casella di posta elettronica

Casella di posta elettronica	Indirizzo della casella di posta elettronica	Finalità
Operativa	oper@xx.sirenemail2.eu	Scambio di formulari e allegati tra uffici SIRENE
Tecnica	tech@xx.sirenemail2.eu	Scambio di e-mail e allegati tra personale di supporto tecnico degli uffici SIRENE
Responsabile SIRENE	director@xx.sirenemail2.eu	Scambio di e-mail e allegati tra responsabili degli uffici SIRENE
E-mail:	message@xx.sirenemail2.eu	Scambio di messaggi a testo libero tra uffici SIRENE

A fini di test esiste un secondo dominio (17) (testxx.SIRENEmail2.eu) che permette di riprodurre ciascuna delle caselle di posta elettronica di cui sopra con finalità di prova senza interferire con lo scambio di messaggi in tempo reale e l'ambiente di workflow.

Si applicano le norme dettagliate sulle caselle di posta elettronica SIRENE e sulla trasmissione dei formulari SIRENE descritte nel DEBS.

Il sistema di workflow SIRENE (cfr. sezione 1.12) controlla le caselle di posta elettronica operativa e e-mail («oper» e «message») per individuare i formulari in arrivo, le e-mail connesse e gli allegati. I messaggi urgenti vanno inviati soltanto alla casella di posta elettronica operativa.

1.10.4.   Comunicazione in circostanze eccezionali

Qualora i canali di comunicazione normali non siano disponibili e sia necessario, ad esempio, inviare un formulario standard via fax, si applica la procedura descritta nel DEBS.

1.11.   Indirizzario SIRENE (SIRENE Address Book — SAB)

Gli estremi degli uffici SIRENE e le informazioni utili alla loro reciproca comunicazione e cooperazione figurano nell'indirizzario SIRENE (SAB). La Commissione aggiorna il SAB e almeno due volte all'anno ne pubblica il testo aggiornato. Ogni ufficio SIRENE provvede affinché:

a)	non siano divulgati a terzi i dati presenti nel SAB;

b)	il personale SIRENE sia a conoscenza e faccia uso del SAB;

c)	sia comunicata senza indugio alla Commissione qualunque modifica dei dati contenuti nel SAB.

1.12.   Sistema di workflow SIRENE

Per garantire al meglio la gestione efficace del carico di lavoro degli uffici SIRENE ciascun ufficio SIRENE dovrebbe essere dotato di un sistema informatico di gestione che consenta il trattamento automatico di buona parte del flusso dei dati quotidiani.

Ciascun ufficio SIRENE dovrebbe quindi disporre di un computer e di una banca dati di sicurezza (backup) per il proprio workflow in un altro sito, in caso di gravi emergenze nell'ufficio SIRENE. Tale dispositivo dovrebbe includere sufficienti sistemi di alimentazione elettrica e telecomunicazione d'emergenza.

Occorre predisporre il sostegno IT appropriato per garantire un'elevata disponibilità del workflow SIRENE.

1.13.   Termini per le risposte

L'ufficio SIRENE risponde il più rapidamente possibile a tutte le richieste d'informazione sulle segnalazioni e sulle procedure in caso di corrispondenza e hit, inviate dagli altri Stati membri attraverso i rispettivi uffici SIRENE. In ogni caso il termine di risposta non deve superare le 12 ore. Cfr. anche la sezione 1.13.1 sull'indicazione di urgenza nei formulari SIRENE.

L'ordine di priorità nel lavoro quotidiano è determinato in base alla categoria di segnalazione e all'importanza del caso.

1.13.1.   Indicazione di urgenza nei formulari SIRENE, anche per la comunicazione urgente di un hit

I formulari SIRENE che l'ufficio SIRENE richiesto deve trattare con la massima priorità possono recare nel campo 311 («Important Notice» — Avviso importante) la dicitura «URGENT» (urgente), seguita dai motivi dell'urgenza. I motivi dell'urgenza devono essere spiegati negli appositi campi dei formulari SIRENE. Ove sia richiesta una risposta urgente, è ammessa anche la comunicazione o notificazione telefonica.

Se le circostanze di un hit su una segnalazione lo richiedono, come in caso di reale urgenza o importanza significativa, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha riscontrato l'hit deve, se del caso, comunicarlo per telefono all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante, previo invio del formulario G.

1.14.   Regole di traslitterazione/trascrizione

Le regole di traslitterazione e trascrizione figurano nell'appendice 1. Le comunicazioni tra uffici SIRENE devono rispettare tali regole (cfr. anche la sezione 2.11 sull'inserimento di nomi propri).

1.15.   Qualità dei dati

Ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, gli uffici SIRENE coordinano la verifica della qualità delle informazioni inserite nel SIS II. Per svolgere questa funzione, dovranno disporre della necessaria competenza. Occorre quindi che a livello nazionale sia predisposta un'appropriata forma di controllo della qualità dei dati, compresa la verifica del rapporto segnalazioni/hit e del contenuto dei dati.

Affinché ciascun ufficio SIRENE possa fungere da coordinatore della verifica della qualità dei dati, bisogna organizzare il necessario supporto IT e garantire adeguati diritti di accesso ai sistemi.

È opportuno che vengano introdotte norme nazionali per la formazione degli utenti ai principi e alle pratiche attinenti alla qualità dei dati, in cooperazione con l'ufficio SIRENE nazionale.

Gli Stati membri possono chiedere al personale degli uffici SIRENE di partecipare alla formazione di tutte le autorità che inseriscono segnalazioni, con particolare attenzione alla qualità dei dati e all'uso ottimale del SIS II.

In relazione alle impronte digitali caricate nel SIS II, la responsabilità principale della qualità dei dati compete agli uffici per il rilevamento delle impronte digitali a livello nazionale. Il ruolo degli uffici SIRENE in quanto coordinatori della verifica della qualità dei dati consiste nell'operare in collegamento con gli uffici per il rilevamento delle impronte digitali, specie in relazione ai problemi individuati di qualità delle impronte digitali caricate.

Affinché i dati del SIS II siano aggiornati in linea con gli esiti delle corrispondenze SIS-AFIS, gli uffici SIRENE — direttamente o in collegamento con l'autorità competente autrice della segnalazione — prendono le misure necessarie a garantire l'aggiornamento tempestivo dei dati alfanumerici delle segnalazioni. Rientrano in questi interventi l'inclusione degli alias o la correzione di dati relativi all'identità.

1.16.   Archiviazione

a)	Ogni Stato membro stabilisce le condizioni di archiviazione delle informazioni.

b)	L'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante tiene a disposizione degli altri Stati membri tutte le informazioni relative alle proprie segnalazioni, incluso un riferimento alla decisione che ha dato origine alla segnalazione.

c)	Gli archivi di ogni ufficio SIRENE permettono di accedere rapidamente alle informazioni, in modo da rispettare i tempi molto brevi di trasmissione delle informazioni.

d)

Ai sensi dell'articolo 12, paragrafo 4, degli strumenti giuridici del SIS II, i dati di carattere personale archiviati dall'ufficio SIRENE in seguito allo scambio di informazioni sono conservati soltanto per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali sono stati forniti. Di norma, sono cancellati immediatamente dopo che la segnalazione corrispondente è stata cancellata dal SIS II, e in ogni caso al più tardi entro un anno dalla cancellazione. Tuttavia, possono essere conservati per un periodo più lungo, conformemente alla legislazione nazionale, i dati relativi a una determinata segnalazione effettuata da uno Stato membro o a una segnalazione in collegamento con la quale è stata intrapresa un'azione nel suo territorio.

e)

Le informazioni supplementari inviate dagli altri Stati membri sono archiviate conformemente alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati dello Stato membro ricevente. Si applicano anche l'articolo 12 degli strumenti giuridici del SIS II, la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (18) e la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio (19).

f)	Le informazioni relative alle identità usurpate saranno soppresse una volta cancellata la segnalazione corrispondente.

g)	L'accesso agli archivi è registrato, controllato e limitato al personale designato.

1.17.   Personale

Un personale con un alto grado di esperienza è in grado di operare autonomamente e gestire i casi in modo efficace. Di conseguenza, è opportuno un limitato avvicendamento del personale. Ciò richiede il sostegno incondizionato da parte della dirigenza affinché si creino i presupposti per la delega delle responsabilità. Gli Stati membri sono invitati a provvedere affinché la rotazione del personale non comporti perdite di competenze e di esperienza.

1.17.1.   Responsabili degli uffici SIRENE

I responsabili degli uffici SIRENE si riuniscono almeno due volte l'anno per valutare la qualità della cooperazione tra i rispettivi servizi, discutere le misure tecniche e organizzative necessarie in caso di difficoltà e chiarire le procedure, se necessario. Le riunioni dei responsabili degli uffici SIRENE sono organizzate dallo Stato membro che esercita la presidenza del Consiglio dell'Unione europea.

1.17.2.   Persona di contatto SIRENE (SIRCoP)

Nei casi in cui le normali procedure possano essere insufficienti, la persona di contatto SIRENE (SIRCoP) può occuparsi dei fascicoli per i quali il lavoro risulta complesso, problematico o sensibile e potrebbe essere necessario un certo livello di garanzia della qualità e/o un contatto a più lungo termine con un altro ufficio SIRENE per risolvere la questione. La SIRCoP non ha il compito di trattare i casi urgenti, per i quali in linea di massima vanno contattati i servizi di front desk attivi 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

La SIRCoP può formulare proposte per migliorare la qualità e delineare modalità atte ad apportare una soluzione a più lungo termine di tali questioni.

Di norma le SIRCoP possono essere contattate da un'altra SIRCoP solo in orario di ufficio.

Nell'ambito delle statistiche annuali è effettuata una valutazione annuale conformemente all'appendice 5, basata sui seguenti indicatori:

a)	numero di interventi SIRCoP per Stato membro;

b)	motivi del contatto;

c)	esito degli interventi in base alle informazioni disponibili durante il periodo di riferimento.

1.17.3.   Conoscenze e competenze

Il personale degli uffici SIRENE deve disporre di conoscenze linguistiche che consentano di coprire il maggior numero di lingue possibile e il personale in servizio deve essere in grado di comunicare con tutti gli uffici SIRENE.

Il personale deve possedere le necessarie conoscenze:

—	nelle materie giuridiche nazionali, europee e internazionali,

—	sulle autorità di contrasto del proprio paese, e

—	sui sistemi giudiziari e di gestione dell'immigrazione nazionali ed europei.

Il personale deve avere l'autorità necessaria per trattare autonomamente tutti i casi in gestione.

Gli operatori in servizio fuori dell'orario di ufficio devono avere le stesse competenze e conoscenze e la stessa autorità, e devono poter ricorrere a esperti in qualsiasi momento.

L'ufficio SIRENE deve disporre di consulenze legali sia per i casi ordinari che per quelli eccezionali. A seconda dei casi, possono fornire consulenza legale sia i membri del personale aventi le competenze giuridiche necessarie, sia esperti appartenenti alle autorità giudiziarie.

1.17.4.   Formazione

Livello nazionale

A livello nazionale, una formazione sufficiente garantirà un personale con le competenze richieste dal presente manuale. Prima di essere autorizzato a elaborare dati memorizzati nel SIS II, il personale riceve una formazione adeguata sulle norme in materia di sicurezza e di protezione dei dati ed è informato dei reati e delle sanzioni pertinenti.

Livello europeo

Almeno una volta l'anno saranno organizzati corsi comuni di formazione per rafforzare la cooperazione tra gli uffici SIRENE permettendo l'incontro tra colleghi di uffici diversi, per scambiare informazioni sui metodi di lavoro nazionali e costituire un corpus di conoscenze omogeneo ed equivalente. In questo modo il personale capirà meglio l'importanza del proprio operato e di una reciproca solidarietà per la sicurezza comune degli Stati membri.

La formazione deve essere impartita conformemente al manuale dei formatori SIRENE.

L'articolo 3 del regolamento (UE) n. 1077/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (20) dispone che l'agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia («agenzia») svolge i compiti relativi alla formazione sull'uso tecnico del SIS II, destinata in particolare al personale SIRENE.

1.17.5.   Scambi di personale

Per quanto possibile, gli uffici SIRENE prevedono anche di organizzare scambi di personale con altri uffici SIRENE almeno una volta l'anno, con l'obiettivo di approfondire la conoscenza dei metodi di lavoro e dell'organizzazione degli altri uffici SIRENE e stabilire contatti personali con colleghi di altri Stati membri.

2.   PROCEDURE GENERALI

Le procedure descritte di seguito si applicano a tutte le categorie di segnalazioni. Le procedure specifiche a ciascuna categoria figurano nelle parti corrispondenti del presente manuale.

2.1.   Definizioni

—   «Stato membro segnalante»: lo Stato membro che ha inserito la segnalazione nel SIS II.

—   «Stato membro di esecuzione»: lo Stato membro che esegue l'azione richiesta in caso di hit.

—   «Ufficio SIRENE detentore»: l'ufficio SIRENE dello Stato membro che detiene le impronte digitali o le fotografie della persona segnalata da un altro Stato membro.

—   «Hit» (risposta/riscontro positivo): si ottiene un hit nel SIS II quando:

a)	la ricerca è effettuata da un utente;

b)	la ricerca rivela una segnalazione estera nel SIS II;

c)	i dati relativi alla segnalazione nel SIS II corrispondono ai dati ricercati;

d)	l'hit comporta l'adozione di ulteriori misure.

—   «Corrispondenza»: si ottiene una corrispondenza nel SIS II quando:

a)	è effettuata una ricerca di impronte digitali nei dati SIS-AFIS;

b)	giunge una comunicazione dal SIS II di una probabile corrispondenza;

c)	la corrispondenza è confermata in conformità delle procedure nazionali di identificazione dattiloscopica.

Una corrispondenza può anche dare adito a nuove azioni intese a verificare l'identità della persona e a stabilire gli alias.

A una «corrispondenza» può fare seguito un «hit» nei casi in cui la ricerca nel SIS-AFIS abbia luogo durante un controllo a cura di un utente finale e si confermi la corrispondenza.

—   «Flag» (indicatore di validità): indicatore sospensivo della validità a livello nazionale apponibile alle segnalazioni per l'arresto, alle segnalazioni di persone scomparse e alle segnalazioni ai fini di un controllo dallo Stato membro che reputi incompatibile con la legislazione nazionale, con i propri obblighi internazionali o con interessi nazionali essenziali dare seguito all'azione richiesta. La presenza di un flag in corrispondenza a una data segnalazione significa che l'azione richiesta non sarà eseguita sul territorio di quello Stato membro.

2.2.   Segnalazioni multiple (articolo 34, paragrafo 6, del regolamento SIS II e articolo 49, paragrafo 6, della decisione SIS II)

Per una stessa persona o uno stesso oggetto può essere inserita nel SIS II una sola segnalazione per Stato membro.

Pertanto, ogni qualvolta possibile e necessario, saranno conservate a livello nazionale tutte le segnalazioni successive riguardanti una stessa persona o uno stesso oggetto, per poterle introdurre una volta scaduta o cancellata la prima.

Talvolta si possono riscontrare più segnalazioni di paesi diversi per uno stesso soggetto. È essenziale che ciò non crei confusione all'utente e che questi sappia chiaramente cosa fare quando si trova a inserire una segnalazione e quale procedura seguire in caso di hit. Occorrerà pertanto stabilire delle procedure per individuare le segnalazioni multiple, e regole di priorità per il loro inserimento nel SIS II.

Ciò presuppone che:

—	prima di inserire una segnalazione, si verifichi se lo stesso soggetto non sia già segnalato nel SIS II,

—	si consultino gli altri Stati membri quando l'inserimento di una segnalazione dà luogo a segnalazioni multiple fra loro incompatibili.

2.2.1.   Compatibilità delle segnalazioni

Più Stati membri possono inserire una segnalazione per una stessa persona o uno stesso oggetto se le segnalazioni sono compatibili.

Gli Stati membri possono derogare alle regole di compatibilità quando inseriscono una segnalazione ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico, specie nel caso di segnalazioni emesse a fini di sicurezza nazionale. Tale deroga non pregiudica l'ordine di priorità delle segnalazioni e la procedura di consultazione di cui alla sezione 2.2.2.

Tavola di compatibilità delle segnalazioni di persone

Ordine di importanza	Segnalazione per l'arresto	Segnalazione ai fini del rifiuto d'ingresso	Segnalazione di persone scomparse (protezione)	Segnalazione ai fini di un controllo specifico — azione immediata	Segnalazione ai fini di un controllo specifico	Segnalazione ai fini di un controllo discreto — azione immediata	Segnalazione ai fini di un controllo discreto	Segnalazione di persone scomparse (luogo di soggiorno)	Segnalazione di persone ricercate nell'ambito di un procedimento giudiziario
Segnalazione per l'arresto	sì	sì	sì	no	no	no	no	sì	sì
Segnalazione ai fini del rifiuto d'ingresso	sì	sì	no	no	no	no	no	no	no
Segnalazione di persone scomparse (protezione) (protezione)	sì	no	sì	no	no	no	no	sì	sì
Segnalazione ai fini di un controllo specifico — azione immediata	no	no	no	sì	sì	no	no	no	no
Segnalazione ai fini di un controllo specifico	no	no	no	sì	sì	no	no	no	no
Segnalazione ai fini di un controllo discreto — azione immediata	no	no	no	no	no	sì	sì	no	no
Segnalazione ai fini di un controllo discreto	no	no	no	no	no	sì	sì	no	no
Segnalazione di persone scomparse (luogo di soggiorno)	sì	no	sì	no	no	no	no	sì	sì
Segnalazione di persone ricercate nell'ambito di un procedimento giudiziario	sì	no	sì	no	no	no	no	sì	sì

Tavola di compatibilità delle segnalazioni di oggetti

Ordine di importanza	Segnalazione a fini di prova	Documento invalidato a fini di viaggio	Segnalazione a fini di sequestro	Segnalazione ai fini di un controllo specifico — azione immediata	Segnalazione ai fini di un controllo specifico	Segnalazione ai fini di un controllo discreto — azione immediata	Segnalazione ai fini di un controllo discreto
Segnalazione a fini di prova	sì	sì	sì	no	no	no	no
Documento invalidato a fini di viaggio	sì	sì	sì	no	no	no	no
Segnalazione a fini di sequestro	sì	sì	sì	no	no	no	no
Segnalazione ai fini di un controllo specifico — azione immediata	no	no	no	sì	sì	no	no
Segnalazione ai fini di un controllo specifico	no	no	no	sì	sì	no	no
Segnalazione ai fini di un controllo discreto — azione immediata	no	no	no	no	no	sì	sì
Segnalazione ai fini di un controllo discreto	no	no	no	no	no	sì	sì

2.2.2.   Ordine di priorità delle segnalazioni

In caso di segnalazioni incompatibili, l'ordine di priorità delle segnalazioni di persone è il seguente:

—	arresto a fini di consegna o di estradizione (articolo 26 della decisione SIS II),

—	rifiuto di ingresso o di soggiorno nel territorio Schengen (articolo 24 del regolamento SIS II),

—	messa sotto protezione (articolo 32 della decisione SIS II),

—	controllo specifico — azione immediata (articolo 36 della decisione SIS II),

—	controllo specifico (articolo 36 della decisione SIS II),

—	controllo discreto — azione immediata (articolo 36 della decisione SIS II),

—	controllo discreto (articolo 36 della decisione SIS II),

—	comunicazione del luogo di soggiorno (articoli 32 e 34 della decisione SIS II).

L'ordine di priorità delle segnalazioni di oggetti è il seguente:

—	prova (articolo 38 della decisione SIS II),

—	sequestro di un documento invalidato a fini di viaggio (articolo 38 della decisione SIS II),

—	sequestro (articolo 38 della decisione SIS II),

—	controllo specifico — azione immediata (articolo 36 della decisione SIS II),

—	controllo specifico (articolo 36 della decisione SIS II),

—	controllo discreto — azione immediata (articolo 36 della decisione SIS II),

—	controllo discreto (articolo 36 della decisione SIS II).

Per motivi di interesse nazionale essenziale è possibile derogare a questo ordine di priorità, previa consultazione tra gli Stati membri.

2.2.3.   Verifica dell'esistenza di incompatibilità e inserimento di segnalazioni multiple

Per evitare segnalazioni multiple incompatibili fra loro, è importante distinguere accuratamente fra persone o oggetti aventi caratteristiche similari. È pertanto essenziale che gli uffici SIRENE si consultino e cooperino tra loro e che ogni Stato membro attui procedure tecniche appropriate per individuare tali casi prima di introdurre la segnalazione.

Con l'introduzione nel SIS II della funzionalità intesa a identificare una persona a partire dai dati dattiloscopici, aumentano le possibilità di trovare segnalazioni esistenti su una stessa persona con identità diverse (cfr. la sezione 1.15). Di conseguenza la consultazione e la cooperazione sono altresì di rigore quando si verifica una corrispondenza al caricamento di una registrazione di impronte digitali. In questi casi si applica la procedura descritta qui sotto. Inoltre ove si riscontri un alias si applica la procedura di cui alla sezione 2.12.2.

Nell'ipotesi che uno Stato membro intenda introdurre una nuova segnalazione che contrasta con una sua segnalazione precedente, l'ufficio SIRENE provvede affinché nel SIS II figuri un'unica segnalazione conformemente alla procedura nazionale.

Per verificare se esistono segnalazioni multiple su una stessa persona o uno stesso oggetto si applica la seguente procedura:

a)

per verificare se esistono segnalazioni multiple si confrontano i dati identificativi obbligatori: i) per le persone: — cognome, — nome, — data di nascita, — sesso, — dati dattiloscopici (se disponibili); ii) per i veicoli: — numero VIN, — numero di immatricolazione e paese di immatricolazione, — marca, — tipo; iii) per gli aeromobili: — categoria dell'aeromobile, — numero di immatricolazione ICAO; iv) per i natanti: — categoria del natante, — numero di scafi, — numero di identificazione esterno del natante (facoltativo); v) per i container: — numero BIC (21);

b)	per inserire una nuova segnalazione su un veicolo o altro oggetto con un numero VIN o di immatricolazione si vedano le procedure descritte alla sezione 8.2.1;

c)	per gli altri oggetti, i campi più appropriati per verificare la presenza di segnalazioni multiple sono quelli obbligatori, che il sistema usa sistematicamente per il raffronto automatico.

Quando risulta evidente che due oggetti simili hanno lo stesso numero di serie, si applicano le procedure di cui alla sezione 8.2.1 (verifica di segnalazioni multiple su un veicolo) per distinguere tra altre categorie di oggetti nel SIS II.

Se invece i dati identificativi risultano riferirsi a due persone o oggetti diversi, l'ufficio SIRENE convaliderà la richiesta di inserimento della nuova segnalazione (22).

Se dalla verifica di segnalazioni multiple risulta che i dati identificativi sono identici e si riferiscono a una medesima persona o oggetto, qualora le segnalazioni siano incompatibili l'ufficio SIRENE dello Stato membro che intende introdurre una nuova segnalazione consulta l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante.

Per verificare la compatibilità delle segnalazioni si applica la seguente procedura:

a)	prima di inserire una segnalazione o ricevuta una comunicazione SIS-AFIS di una probabile corrispondenza al primo caricamento delle impronte digitali associate a una segnalazione, è obbligatorio effettuare una verifica affinché non vi siano segnalazioni incompatibili;

b)	se esiste un'altra segnalazione compatibile e non si verifica una corrispondenza di impronte digitali, non è necessaria la consultazione tra uffici SIRENE;

c)

se esiste un'altra segnalazione compatibile e tale compatibilità è determinata da una corrispondenza di impronte digitali, gli uffici SIRENE si consultano soltanto per verificare l'identità e stabilire alias precedentemente sconosciuti. Tuttavia, se occorre chiarire se la segnalazione si riferisce alla medesima persona, l'ufficio SIRENE consulta l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante usando il formulario L. Le procedure di comunicazione e consultazione per le corrispondenze basate su impronte digitali sono descritte nella sezione 2.5. Le procedure di cui alla sezione 2.5 si applicano alle corrispondenze ottenute al caricamento iniziale delle impronte digitali e alle corrispondenze riscontrate durante interrogazioni basate su impronte digitali, per esempio in un posto di polizia.

d)	se le segnalazioni sono incompatibili, gli uffici SIRENE si consultano con il formulario E in modo da inserire un'unica segnalazione;

e)	le segnalazioni per l'arresto vanno inserite immediatamente, senza aspettare l'esito delle consultazioni tra Stati membri;

f)

se una segnalazione incompatibile con segnalazioni precedenti diventa prioritaria a seguito della consultazione, gli Stati membri che hanno introdotto le precedenti segnalazioni le cancellano non appena sia inserita la nuova. Gli Stati membri risolvono gli eventuali disaccordi tramite gli uffici SIRENE;

g)	gli Stati membri che non hanno potuto inserire una segnalazione possono farsi avvertire dal CS-SIS della cancellazione della segnalazione;

h)	l'ufficio SIRENE dello Stato membro che non ha potuto inserire la segnalazione può chiedere all'ufficio SIRENE dello Stato membro che l'ha inserita di informarlo degli eventuali hit.

2.2.4.   Situazione speciale del Regno Unito e dell'Irlanda

Il Regno Unito e l'Irlanda non partecipano al regolamento SIS II e di conseguenza non possono consultare le segnalazioni ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno (articoli 24 e 26 del regolamento SIS II). Essi tuttavia sono vincolati dalle regole sulla compatibilità delle segnalazioni di cui alla sezione 2.2 e in particolare applicano la procedura prevista alla sezione 2.2.3.

Si applica la seguente procedura:

a)

se il Regno Unito o l'Irlanda inserisce una segnalazione potenzialmente incompatibile con una precedente segnalazione ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno ai sensi della sezione 2.2.1, il SIS II centrale avverte il paese questione della potenziale incompatibilità comunicandogli solo l'identificativo Schengen della precedente segnalazione;

b)

se è notificata la potenziale incompatibilità di una segnalazione inserita dal Regno Unito o dall'Irlanda con una segnalazione ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno inserita da un altro Stato membro, l'ufficio SIRENE del Regno Unito o dell'Irlanda avvia una procedura di consultazione mediante messaggi a testo libero con lo Stato membro segnalante, nel corso della quale cancella la segnalazione potenzialmente incompatibile;

c)	a seconda dell'esito della consultazione, il Regno Unito o l'Irlanda può reinserire la segnalazione rivelatasi compatibile.

2.3.   Scambio di informazioni in caso di hit

Se l'utente chiede informazioni supplementari in seguito a un hit, l'ufficio SIRENE contatta senza indugio l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante e chiede le informazioni necessarie. Se del caso, gli uffici SIRENE fungono da intermediari tra le autorità nazionali, fornendo e scambiando le informazioni supplementari pertinenti alla segnalazione.

Salvo diversa indicazione, lo Stato membro segnalante deve essere informato dell'hit e del relativo esito (cfr. anche la sezione 1.13.1 sull'indicazione di urgenza).

Si applica la seguente procedura:

a)	fatta salva la sezione 2.4 del presente manuale, l'hit su una persona o un oggetto segnalato deve, in linea di principio, essere comunicato all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante usando il formulario G;

b)

nel comunicare l'hit allo Stato membro segnalante sarà indicato, nel campo 090 del formulario G, l'articolo applicabile degli strumenti giuridici del SIS II, incluse eventuali informazioni complementari (ad esempio, «MINOR» — minore). Il formulario G recherà quante più informazioni sull'hit, tra cui, nel campo 088, l'azione intrapresa. Lo Stato membro segnalante può chiedere informazioni supplementari nel campo 089;

c)	per comunicare ulteriori informazioni dopo l'invio del formulario G, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione utilizzerà il formulario M;

d)

se necessario, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante comunica allora all'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione tutte le pertinenti informazioni specifiche, indicandogli le eventuali misure particolari da adottare. Per la procedura di comunicazione di corrispondenze basate su impronte digitali cfr. la sezione 2.5, in particolare la lettera f) sugli hit che coincidono con le corrispondenze. Per la procedura di comunicazione di hit ottenuti attraverso i sistemi di riconoscimento automatico delle targhe (ANPR) cfr. la sezione 9.

2.4.   Impossibilità di eseguire la procedura in caso di hit (articolo 48 della decisione SIS II e articolo 33 del regolamento SIS II)

In conformità dell'articolo 48 della decisione SIS II e dell'articolo 33 del regolamento SIS II si applica la seguente procedura:

a)

lo Stato membro che, in base a tutte le informazioni disponibili, si trovi nell'assoluta impossibilità di eseguire la procedura comunica allo Stato membro segnalante per il tramite del proprio ufficio SIRENE che non è in grado di eseguire l'azione richiesta e ne precisa i motivi nel campo 083 del formulario H;

b)

gli Stati membri interessati possono concordare l'azione da intraprendere, nel rispetto del diritto nazionale e degli strumenti giuridici del SIS II. Per la procedura di comunicazione di corrispondenze basate su impronte digitali cfr. la sezione 2.5, in particolare la lettera f) sugli hit che coincidono con le corrispondenze.

2.5.   Procedura di comunicazione delle corrispondenze basate su impronte digitali ottenute al caricamento iniziale delle impronte oppure durante interrogazioni basate sulle impronte

Alle corrispondenze SIS-AFIS (prima che sia stabilito un hit) si applica la seguente procedura [per gli hit cfr. la lettera f)]:

a)	quando si ottiene una probabile corrispondenza nel SIS II partendo da un'interrogazione che confronta le impronte digitali di una persona con i dati dattiloscopici contenuti nel SIS II, si applicano le procedure e la legislazione nazionale per la verifica della corrispondenza;

b)	verificata la corrispondenza, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che l'ha riscontrata informa con il formulario L tutti gli altri uffici SIRENE interessati della corrispondenza e dell'eventualità che occorra aggiornare i dati alfanumerici nel SIS II;

c)

nel comunicare la corrispondenza allo Stato membro segnalante sarà indicato, nel campo 083 del formulario L, l'articolo applicabile degli strumenti giuridici del SIS II, inclusa una dicitura corrispondente a «SIS-AFIS match» (corrispondenza SIS-AFIS). Ove reputi il caso «urgente», lo Stato membro che ottiene la corrispondenza lo indica con questo termine nel campo 311 («Important Notice» — Avviso importante) spiegando la natura dell'urgenza. Il formulario L deve contenere tutte le informazioni disponibili, compreso il luogo, la data e il motivo del rilevamento delle impronte digitali. Sarà opportuno accludere un'eventuale foto dell'interessato. Per comunicare ulteriori informazioni dopo l'invio del formulario L, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione utilizzerà il formulario M. Ove si ottenga una corrispondenza con più di una segnalazione, nel campo 083 del formulario L occorrerà inserire il numero ID Schengen delle rispettive segnalazioni;

d)	gli uffici SIRENE che ricevono tali informazioni verificano i dati di loro competenza e prendono le misure necessarie per assicurare l'aggiornamento dei dati alfanumerici conformemente alla sezione 1.15;

e)	se necessario, l'ufficio SIRENE che riceve la comunicazione di una corrispondenza tramite il formulario L comunica a sua volta all'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione tutte le pertinenti informazioni specifiche, indicando le eventuali misure particolari da adottare;

f)

le procedure di cui alla sezione 2.3 (procedere all'azione richiesta) e alla sezione 2.4 (impossibile procedere all'azione richiesta) si applicano nel caso di hit risultanti da corrispondenze basate su impronte digitali. Ove risulti chiaro che inviare il formulario L nella procedura descritta alle lettere da a) a e) equivale ad inviare il formulario G o H a seguito di un hit, andrà inviato soltanto il formulario G o il formulario H. Il formulario G o il formulario H contengono una dicitura corrispondente a «hit achieved through SIS-AFIS» (hit riscontrato tramite SIS-AFIS) nel campo 086 (formulario G) o nel campo 083 (formulario H) e tutte le informazioni supplementari connesse a identità o alias precedentemente sconosciuti nel campo 090 (formulario G) o nel campo 083 (formulario H).

2.6.   Trattamento di dati per fini diversi da quelli per i quali sono stati inseriti nel SIS II (articolo 46, paragrafo 5, della decisione SIS II)

I dati inseriti nel SIS II possono essere trattati solo ai fini enunciati per ciascuna categoria di segnalazione.

Tuttavia, previo accordo dello Stato membro segnalante, i dati possono essere trattati per finalità diverse da quelle per le quali sono stati inseriti, per prevenire una minaccia grave imminente per l'ordine pubblico o la sicurezza pubblica, per fondati motivi di sicurezza dello Stato o per prevenire un reato grave.

Se uno Stato membro intende trattare dati inseriti nel SIS II per finalità diverse da quelle per i quali sono stati inseriti, lo scambio di informazioni deve avvenire come segue:

a)	tramite il proprio ufficio SIRENE, lo Stato membro che intende usare i dati per una finalità diversa espone allo Stato membro segnalante i motivi per cui chiede di cambiare la finalità originaria usando il formulario I;

b)	lo Stato membro segnalante esamina senza indugio se la richiesta può essere accolta e, tramite il proprio ufficio SIRENE, comunica la decisione all'altro Stato membro con il formulario M;

c)

se del caso, lo Stato membro segnalante subordina l'autorizzazione a condizioni sull'uso dei dati. L'autorizzazione è trasmessa mediante il formulario M. Previo accordo dello Stato membro segnalante, l'altro Stato membro utilizza i dati solo per la finalità per cui ha ottenuto l'autorizzazione, e tiene conto delle eventuali condizioni fissate dallo Stato membro segnalante.

2.7.   Aggiunta di un flag

2.7.1.   Introduzione

a)

Ai sensi dell'articolo 24 della decisione SIS II, uno Stato membro può chiedere l'apposizione di un flag nei seguenti casi: i) qualora uno Stato membro reputi che dare applicazione ad una segnalazione inserita a norma degli articoli 26, 32 o 36 della decisione SIS II non sia compatibile con la legislazione nazionale, con i propri obblighi internazionali o con interessi nazionali essenziali, può esigere a posteriori che alla segnalazione sia apposto un flag affinché non sia eseguita sul proprio territorio l'azione richiesta nella segnalazione; il flag è apposto dall'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante; ii) per consentire agli Stati membri di esigere l'apposizione di un flag a una segnalazione effettuata a norma dell'articolo 26, tutti gli Stati membri sono automaticamente informati di ogni nuova segnalazione di questa categoria mediante lo scambio di informazioni supplementari; iii) se per ragioni particolarmente gravi e urgenti lo Stato membro che ha emesso la segnalazione chiede l'esecuzione dell'azione, lo Stato membro dell'esecuzione esamina se può acconsentire al ritiro del flag di cui ha richiesto l'apposizione. Se vi può acconsentire, esso adotta le misure necessarie per far sì che l'azione richiesta sia eseguita immediatamente.

b)	È prevista una procedura alternativa solo per le segnalazioni per l'arresto (cfr. sezione 3.6).

c)	Quando è aggiunto un flag alle segnalazioni di persone scomparse e alle segnalazioni ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico, queste non appaiono sullo schermo dell'utente durante la consultazione del sistema.

d)	Fatta salva la sezione 3.6.1, uno Stato membro non può chiedere l'apposizione di un flag esclusivamente in base al fatto che un determinato Stato membro è lo Stato membro segnalante. L'apposizione del flag è chiesta solo caso per caso.

2.7.2.   Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

Il flag è aggiunto solo su richiesta o con l'accordo di un altro Stato membro.

Si applica la seguente procedura:

a)	lo Stato membro che vuole l'apposizione del flag ne fa richiesta allo Stato membro segnalante con il formulario F, specificandone i motivi. A tal fine compila il campo 071 e indica nel campo 080 i motivi del flag. Per altre informazioni supplementari sulla segnalazione va usato il campo 083;

b)	lo Stato membro segnalante appone il flag immediatamente;

c)	concluso lo scambio di informazioni, in funzione delle informazioni fornite durante la consultazione dallo Stato membro che chiede il flag potrà risultare necessario modificare o cancellare la segnalazione, oppure ritirare la richiesta lasciando la segnalazione immutata.

2.7.3.   Richiesta di cancellare un flag

Gli Stati membri chiedono la cancellazione di un flag richiesto in precedenza non appena vengano meno i motivi della sua apposizione. Può verificarsi in particolare che la legislazione nazionale cambi o che lo scambio di ulteriori informazioni sul caso riveli che non ricorrono più le circostanze di cui all'articolo 24, paragrafo 1, o all'articolo 25 della decisione SIS II.

Si applica la seguente procedura:

a)

spetta all'ufficio SIRENE che ha chiesto in precedenza l'apposizione del flag chiedere all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante di cancellare il flag, compilando il campo 075 del formulario F  (23). Per maggiori precisazioni sulla legislazione nazionale va usato il campo 080 e, se del caso, per inserire informazioni supplementari che spieghino i motivi della cancellazione del flag e per altre informazioni supplementari sulla segnalazione va usato il campo 083;

b)	l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante cancella il flag immediatamente.

2.8.   Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 34 del regolamento SIS II e articolo 49 della decisione SIS II)

Se i dati contengono errori di fatto o sono stati archiviati illecitamente nel SIS II, le informazioni supplementari sono scambiate a norma dell'articolo 34, paragrafo 2, del regolamento SIS II e dell'articolo 49, paragrafo 2, della decisione SIS II, per cui solo lo Stato membro che ha effettuato la segnalazione è autorizzato a modificare, completare, rettificare, aggiornare o cancellare i dati.

Lo Stato membro che ha scoperto che i dati contengono un errore o sono stati archiviati illecitamente ne informa quanto prima lo Stato membro segnalante tramite il proprio ufficio SIRENE ed entro dieci giorni dacché è in possesso degli elementi che dimostrano l'errore. Le informazioni sono scambiate con il formulario J.

a)	In funzione dell'esito delle consultazioni, lo Stato membro segnalante può essere tenuto a cancellare o rettificare i dati in conformità delle procedure nazionali per la rettifica della voce in questione.

b)

Se entro due mesi non si giunge a un accordo, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha constatato l'errore o l'archiviazione illecita dei dati ne informa l'autorità nazionale abilitata a sottoporre la questione al garante europeo della protezione dei dati, il quale, insieme alle autorità nazionali di controllo interessate, agisce in qualità di Mediatore.

2.9.   Diritto di accesso e rettifica di dati (articolo 41 del regolamento SIS II e articolo 58 della decisione SIS II)

2.9.1.   Richieste di accesso o di rettifica

Fatta salva la legislazione nazionale, se è necessario informare le autorità nazionali di una richiesta di accesso o di rettifica dei dati, lo scambio di informazioni si svolge come segue:

a)

ogni ufficio SIRENE applica la legislazione nazionale in materia di diritto di accesso ai dati personali. A seconda dei casi e in conformità della legislazione applicabile, gli uffici SIRENE trasmettono alle autorità nazionali competenti le richieste di accesso o di rettifica dei dati, ovvero decidono al riguardo nei limiti delle loro competenze;

b)	se richiesti dalle autorità nazionali competenti, gli uffici SIRENE degli Stati membri interessati trasmettono, in conformità della legislazione nazionale, le informazioni relative all'esercizio del diritto d'accesso.

2.9.2.   Scambio di informazioni sulle richieste di accesso a segnalazioni inserite da altri Stati membri

Le informazioni relative alle richieste di accesso a segnalazioni inserite nel SIS II da un altro Stato membro sono scambiate tramite gli uffici SIRENE nazionali con formulario K per le persone e formulario M per gli oggetti.

Si applica la seguente procedura:

a)	la richiesta di accesso è trasmessa quanto prima all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante affinché possa prendere posizione;

b)	l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante comunica la propria posizione all'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta di accesso;

c)	la risposta dell'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante terrà conto dei termini per l'esame della richiesta fissati dall'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta di accesso;

d)	l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto dall'interessato una richiesta di accesso, rettifica o cancellazione prende tutti i provvedimenti utili a garantire una risposta tempestiva.

Se l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante comunica la sua posizione all'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta di accesso, l'ufficio SIRENE, in conformità della legislazione nazionale e nei limiti delle sue competenze, decide riguardo alla richiesta oppure trasmette quanto prima tale posizione all'autorità competente a decidere della richiesta.

2.9.3.   Scambio di informazioni sulle richieste di rettifica o cancellazione di dati inseriti da altri Stati membri

Se una persona chiede di far rettificare o cancellare dati che la riguardano, alla rettifica o alla cancellazione potrà procedere solo lo Stato membro segnalante. Ove l'interessato si rivolga a uno Stato membro diverso da quello segnalante, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante usando il formulario K, e si applica la procedura di cui alla sezione 2.9.2.

2.10.   Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

Le segnalazioni inserite nel SIS II sono conservate esclusivamente per il periodo necessario a realizzare gli obiettivi per i quali sono state inserite.

Non appena non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione, lo Stato membro segnalante cancella la segnalazione senza indugio. Se la segnalazione ha un termine di validità, la cancellazione dal CS-SIS avviene automaticamente. In caso di hit, si applicano le procedure particolari di cui alle sezioni 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.8 e 8.4.

Il messaggio di cancellazione del CS-SIS deve essere trattato automaticamente dal N.SIS II.

Gli Stati membri possono farsi avvertire automaticamente della cancellazione di una segnalazione.

2.11.   Inserimento di nomi propri

Entro i limiti imposti dai sistemi nazionali per l'inserimento e la disponibilità dei dati, i nomi propri (nomi e cognomi) vanno inseriti nel SIS II nel formato (caratteri e ortografia) usato nei documenti di viaggio ufficiali conformemente alle norme ICAO per i documenti di viaggio, usate anche nelle funzionalità di traslitterazione e trascrizione del SIS II centrale. Ai fini dello scambio di informazioni supplementari, gli uffici SIRENE usano i nomi propri quali inseriti nel SIS II. Di norma, gli utenti e gli uffici SIRENE degli Stati membri segnalanti useranno i caratteri latini per inserire i dati nel SIS II, fatte salve le regole di traslitterazione e di trascrizione di cui all'appendice 1.

Qualora sia necessario scambiare informazioni supplementari su una persona che non è segnalata ma che può essere collegata a una segnalazione (ad esempio, una persona che potrebbe accompagnare un minore scomparso), la presentazione e l'ortografia del nome devono seguire le regole di cui all'appendice 1 ed essere in caratteri latini e nel formato originale, se lo Stato che fornisce le informazioni è in grado di introdurre caratteri speciali nel formato originale.

2.12.   Categorie di identità

Identità confermata

L'identità si intende confermata quando risulta da documenti di identità autentici, da un passaporto o da una dichiarazione delle autorità competenti.

Identità non confermata

L'identità si intende non confermata quando mancano prove sufficienti per confermare l'identità.

Identità usurpata

Si ha usurpazione di identità (cognome, nome, data di nascita) quando una persona, segnalata nel SIS II, usa l'identità di un'altra persona reale, per esempio quando un documento è usato a scapito del suo effettivo titolare.

Alias

L'alias è un'identità fittizia usata da una persona conosciuta sotto altre identità.

2.12.1.   Identità usurpata (articolo 36 del regolamento SIS II e articolo 51 della decisione SIS II)

Data la complessità dei casi di identità usurpata, se lo Stato membro segnalante scopre che una persona segnalata nel SIS II usurpa l'identità di un terzo, dovrà verificare se è opportuno mantenere l'identità usurpata nella segnalazione SIS II.

Non appena sia accertato che è stata usurpata l'identità di una persona, si devono aggiungere dati complementari alla segnalazione nel SIS II, con il consenso esplicito dell'interessato, per evitare le conseguenze negative di un errore di identificazione. La vittima dell'usurpazione di identità può, conformemente alle procedure nazionali, fornire all'autorità competente i dati di cui all'articolo 36, paragrafo 3, del regolamento SIS II e all'articolo 51, paragrafo 3, della decisione SIS II. La persona la cui identità sia stata usurpata ha il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento dei dati.

Spetta allo Stato membro segnalante inserire nella segnalazione «identità usurpata» e i dati complementari della vittima dell'usurpazione di identità, quali fotografie, impronte digitali e informazioni su eventuali documenti di identità validi.

Se uno Stato membro scopre che la segnalazione di una persona inserita da un altro Stato membro è connessa a un caso di usurpazione di identità ed è stato accertato che l'identità della persona è usurpata, ne informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante con il formulario Q, affinché la segnalazione nel SIS II possa recare l'estensione «identità usurpata».

Vista la finalità dell'inserimento di dati di questo tipo, qualora siano disponibili le fotografie e le impronte digitali della persona la cui identità è stata usurpata, è opportuno aggiungerle alla segnalazione. Perché vi sia un caso di identità usurpata, i dati di una persona innocente devono corrispondere a un'identità esistente in una segnalazione. Il formulario Q deve contenere i dati relativi all'identità, compreso il numero di alias, risultanti dalla segnalazione, in modo che lo Stato membro segnalante possa accertare a quale identità nella segnalazione si riferisce il formulario. L'appendice 3 precisa i campi del formulario Q da compilare obbligatoriamente in tali casi.

I dati, compresi i dati dattiloscopici, della persona la cui identità è stata usurpata sono forniti esclusivamente per stabilire l'identità della persona controllata e non possono, in nessun caso, essere usati per altri fini. Le informazioni sulle identità usurpate, comprese eventuali impronte digitali e fotografie, vanno soppresse contestualmente alla cancellazione della segnalazione, o prima se l'interessato lo richiede.

2.12.2.   Inserimento di alias

Per evitare segnalazioni incompatibili in una qualunque categoria dovute all'inserimento di un alias e per evitare problemi a vittime innocenti e garantire una qualità dei dati sufficiente, nella misura del possibile gli Stati membri si comunicano l'alias e si scambiano tutte le informazioni pertinenti sull'effettiva identità della persona ricercata. Ciò vale in particolare quando, effettuando un'interrogazione sulla base di impronte digitali, si ottiene una segnalazione dal SIS II ma i dati relativi all'identità presenti in quella segnalazione inducono a credere che il soggetto della stessa o della nuova segnalazione abbia usato un alias.

L'inserimento dell'alias compete allo Stato membro che ha effettuato la segnalazione. Se a scoprire l'alias è un altro Stato membro, quest'ultimo ne informa lo Stato membro segnalante mediante il formulario L.

2.12.3.   Ulteriori informazioni per accertamento di identità

Se i dati nel SIS II sono insufficienti, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante può anche fornire ulteriori informazioni previa consultazione, di sua iniziativa o su richiesta di un altro Stato membro, per accertare l'identità di una persona. A tal fine, usa il formulario L (e allegati). Le informazioni riguardano in particolare:

—	l'origine del passaporto o del documento d'identità in possesso della persona ricercata,

—	il numero del passaporto o documento d'identità, la data, il luogo e l'autorità del rilascio, il termine ultimo di validità,

—	la descrizione della persona ricercata,

—	cognome e nome del padre e della madre della persona ricercata,

—	altra ortografia possibile del cognome e nome/i della persona ricercata,

—	le fotografie e le impronte digitali, se disponibili,

—	l'ultimo indirizzo noto.

Nella misura del possibile queste informazioni saranno disponibili presso gli uffici SIRENE, oppure immediatamente e permanentemente accessibili per una rapida trasmissione.

L'obiettivo comune è ridurre al minimo il rischio di trattenere indebitamente una persona la cui identità sia simile a quella della persona segnalata.

2.13.   Scambio di informazioni in caso di segnalazioni interconnesse

Ogni connessione consente di instaurare un nesso fra almeno due segnalazioni.

Uno Stato membro può creare una connessione tra segnalazioni che introduce nel SIS II, e solo tale Stato membro può modificarla o cancellarla. Le connessioni sono visibili solo agli utenti che hanno diritti di accesso corretti che permettono di visualizzare almeno due delle segnalazioni interconnesse. Gli Stati membri provvedono affinché alle connessioni possano accedere solo utenti abilitati.

2.13.1.   Norme operative

Le connessioni tra segnalazioni non richiedono procedure speciali per lo scambio di informazioni supplementari, tuttavia vanno osservati i principi che seguono.

In caso di hit per due o più segnalazioni interconnesse, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione trasmette un formulario G per ogni segnalazione, indicando nel campo 086 che saranno trasmessi altri formulari G sulle segnalazioni connesse.

Non è richiesto nessun formulario per le segnalazioni che, sebbene connesse a una segnalazione cui corrisponde un hit, non sono di per sé oggetto dell'hit. Tuttavia se la segnalazione connessa è una segnalazione a fini di consegna/estradizione o una segnalazione di persona scomparsa (protezione o prevenzione di minacce) la scoperta di tale segnalazione va comunicata con ù, se appropriato e se le informazioni sono disponibili.

2.14.   Formato e qualità dei dati biometrici nel SIS II

Ai sensi dell'articolo 23, paragrafo 2, della decisione SIS II, sono aggiunte alla segnalazione le fotografie e le impronte digitali, se disponibili.

Gli uffici SIRENE devono essere in grado di scambiare impronte digitali e fotografie per completare la segnalazione e/o fornire sostegno all'esecuzione dell'azione richiesta. Lo Stato membro che disponga della fotografia o delle impronte digitali di una persona segnalata da un altro Stato membro può trasmetterle sotto forma di allegato, in modo che lo Stato membro segnalante possa completare la segnalazione.

Tale scambio non pregiudica gli scambi rientranti nell'ambito della cooperazione di polizia ai sensi della decisione quadro 2006/960/GAI.

2.14.1.   Uso ulteriore dei dati scambiati, inclusa l'archiviazione

Le restrizioni sull'uso dei dati forniti per le segnalazioni nel SIS II sono stabilite dagli strumenti giuridici del SIS II. Qualsiasi uso ulteriore di fotografie e impronte digitali scambiate, inclusa l'archiviazione, deve essere conforme alle pertinenti disposizioni degli strumenti giuridici del SIS II e alle norme nazionali applicabili in materia di protezione dei dati, in virtù della direttiva 95/46/CE e della decisione quadro 2008/977/GAI.

Qualsiasi conservazione di impronte digitali a livello nazionale deve rispettare pienamente le norme sulla protezione dei dati applicabili al SIS II. Gli Stati membri tengono i dati dattiloscopici scaricati dal CS-SIS separati dalle banche dati nazionali di impronte digitali e li cancellano non appena sono cancellate le corrispondenti segnalazioni e informazioni supplementari.

2.14.2.   Scambio di fotografie e impronte digitali

Si applica la seguente procedura:

a)	l'ufficio SIRENE detentore invia un formulario L con il mezzo elettronico consueto e indica nel campo 083 che le impronte digitali e le fotografie sono trasmesse per completare la segnalazione nel SIS II;

b)	l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante aggiunge le impronte digitali o le fotografie alla segnalazione nel SIS II e le trasmette all'autorità competente affinché completi la segnalazione.

2.14.3.   Requisiti tecnici

Le impronte digitali e le fotografie sono raccolte e trasmesse conformemente alle norme previste nelle disposizioni di attuazione per l'inserimento dei dati biometrici nel SIS II.

Ogni ufficio SIRENE deve soddisfare tali requisiti tecnici.

2.14.4.   Formato e qualità dei dati biometrici

Tutti i dati biometrici inseriti nel sistema devono essere sottoposti a un controllo specifico di qualità che assicuri uno standard minimo di qualità comune a tutti gli utenti del SIS II.

Prima dell'inserimento, sono effettuati controlli a livello nazionale che garantiscano:

a)

che i dati dattiloscopici e il corrispondente file NIST siano pienamente compatibili con le disposizioni della decisione di esecuzione (UE) 2016/1345 della Commissione (24), con il suo allegato e con le norme tecniche adottate in sede di comitato di cui all'articolo 51 del regolamento SIS II e all'articolo 67 della decisione SIS II;

b)

la conformità delle fotografie, che possono servire solo per confermare l'identità di una persona trovata grazie a un'interrogazione alfanumerica del SIS II, ai seguenti requisiti: un rapporto altezza/larghezza del volto inquadrato frontalmente di 3/4 o 4/5, per quanto possibile; se disponibile, una risoluzione di almeno 480 × 600 pixel e una profondità di colore di 24 bit; se acquisita con scanner, un'immagine di dimensioni inferiori a circa 200 Kbytes, per quanto possibile.

2.15.   Tipi particolari di ricerca

2.15.1.   Ricerca mirata geograficamente

Con ricerca mirata geograficamente si intende la ricerca svolta in una zona geografica circoscritta, per la quale lo Stato membro dispone di indizi concreti sul luogo di soggiorno della persona segnalata o sul luogo in cui si trova l'oggetto segnalato.

Nello spazio Schengen, le ricerche mirate geograficamente si eseguono in base a una segnalazione SIS II. Se il luogo di soggiorno della persona o il luogo in cui si trova l'oggetto è noto, può essere compilato il campo 311 («Important Notice» — Avviso importante) indicando che si tratta di una ricerca geografica e selezionando i paesi appropriati. Inoltre, se il luogo di soggiorno è noto al momento in cui è inserita la segnalazione per l'arresto, il campo 061 del formulario A dovrà contenere tale informazione sulla persona ricercata. In tutti gli altri casi, anche per la comunicazione del luogo in cui si trova un oggetto, va usato il formulario M (campo 083). La segnalazione della persona ricercata sarà introdotta nel SIS II in modo che l'azione richiesta diventi immediatamente esecutiva [articolo 9, paragrafo 3, della decisione quadro 2002/584/GAI.

Quando la persona o l'oggetto di una ricerca geografica si trova in un luogo diverso da quello indicato nella ricerca geografica, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante ne informa, con formulario M, lo o gli Stati membri coinvolti nella ricerca geografica affinché sia interrotta qualsiasi attività connessa.

2.15.2.   Ricerca con la partecipazione di unità speciali di polizia per ricerche mirate (FAST)

Gli uffici SIRENE degli Stati membri richiesti devono inoltre ricorrere, nei casi opportuni, ai servizi di unità speciali di polizia per ricerche mirate (Fugitive, Active Search Teams, FAST). La cooperazione internazionale di queste unità di polizia non può tuttavia sostituire la segnalazione nel SIS II. Tale cooperazione non deve in effetti contrastare con il ruolo dell'ufficio SIRENE in quanto punto di convergenza delle ricerche effettuate tramite il SIS II.

Sarà istituita, ove opportuno, una cooperazione affinché l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante sia informato dal rispettivo FAST nazionale delle operazioni in corso connesse a una segnalazione nel SIS II. Tale ufficio SIRENE trasmetterà le informazioni, ove opportuno, ad altri uffici SIRENE. Tutte le operazioni coordinate dell'ENFAST (European Network of Fugitive Active Search Teams) che implicano la cooperazione dell'ufficio SIRENE devono essere previamente comunicate a tale ufficio.

Gli uffici SIRENE assicurano la pronta trasmissione delle informazioni supplementari, anche in relazione a un hit, al FAST nazionale se questo partecipa alla ricerca.

3.   SEGNALAZIONE PER L'ARRESTO A FINI DI CONSEGNA O DI ESTRADIZIONE (ARTICOLO 26 DELLA DECISIONE SIS II)

3.1.   Inserimento di una segnalazione

Le segnalazioni per l'arresto sono perlopiù accompagnate da mandato di arresto europeo (MAE). Una segnalazione per l'arresto può tuttavia dar luogo anche a un arresto provvisorio in attesa della richiesta di estradizione (RE), ai sensi dell'articolo 16 della Convenzione europea di estradizione.

A emettere il MAE o la RE deve essere un'autorità giudiziaria competente dello Stato membro segnalante.

Nell'introdurre una segnalazione per l'arresto a fini di consegna si inserisce nel SIS II una copia del mandato d'arresto europeo originale, eventualmente corredata di una traduzione in una o più lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione.

Alla segnalazione sono inoltre aggiunte le fotografie e le impronte digitali della persona ricercata, se disponibili.

Le informazioni pertinenti, quindi anche il MAE o la RE, fornite in relazione alle persone ricercate per l'arresto a fini di consegna o di estradizione, devono essere a disposizione dell'ufficio SIRENE quando è inserita la segnalazione. Va verificato che le informazioni siano complete e presentate correttamente.

Gli Stati membri possono introdurre più di un MAE per segnalazione per l'arresto. È responsabilità dello Stato membro segnalante cancellare un MAE non più valido, verificare se altri MAE siano allegati alla segnalazione e prorogarne la durata, se necessario.

È inoltre possibile accludere la traduzione a qualunque MAE allegato da uno Stato membro a una segnalazione per l'arresto, se necessario in un file binario separato.

I documenti in PDF scannerizzati da allegare alle segnalazioni avranno, per quanto possibile, una risoluzione minima di 150 DPI.

3.2.   Segnalazioni multiple

Per le procedure generali cfr. la sezione 2.2.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

può succedere che più Stati membri introducano una segnalazione per l'arresto riguardante la stessa persona. In questa eventualità, in caso di arresto, spetta all'autorità giudiziaria di esecuzione dello Stato membro in cui è avvenuto l'arresto decidere quale mandato debba essere eseguito. L'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione invia un formulario G a ogni Stato membro interessato.

3.3.   Identità usurpata

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.12.1.

3.4.   Inserimento di alias

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.12.2.

In caso di segnalazioni a fini di arresto, l'ufficio SIRENE informa gli altri Stati membri dell'esistenza di alias, qualora ne sia a conoscenza, usando il campo 011 del formulario A  (25) (al momento di inserire la segnalazione) o (se in un momento successivo) del formulario M.

3.5.   Invio di informazioni supplementari agli Stati membri

All'atto di inserimento di una segnalazione, vanno trasmesse a tutti gli Stati membri le relative informazioni supplementari.

Le informazioni di cui alla sezione 3.5.1. sono trasmesse agli altri uffici SIRENE contestualmente all'inserimento della segnalazione, usando il formulario A. Le ulteriori informazioni necessarie per l'identificazione saranno trasmesse previa consultazione e/o su richiesta di un altro Stato membro.

In caso di più MAE o RE per la stessa persona, bisogna compilare per ciascun mandato o per ciascuna richiesta un formulario A distinto.

Il MAE, la RE e il formulario A [in particolare la sezione e) del MAE: «descrizione delle circostanze del reato/dei reati, compresi il momento e il luogo» e i campi 042, 043, 044, 045: «descrizione delle circostanze»] devono contenere informazioni sufficientemente dettagliate per permettere agli altri uffici SIRENE di verificare la segnalazione. L'appendice 3 precisa le informazioni necessarie e il loro rapporto con i campi relativi al MAE.

L'eventuale sostituzione o revoca del MAE va segnalata con formulario A inserendo nel campo 267 (articolo 26 della decisione SIS II) o nel campo 044 (richiesta di estradizione/segnalazioni migrate) la seguente dicitura: «This form replaces the form (reference number) referring to EAW (reference number) issued on (date)» [Il presente formulario sostituisce il formulario (numero di riferimento) relativo al MAE (numero di riferimento) emesso il (data)].

3.5.1.   Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio

3.5.1.1.   Segnalazione basata sia su un MAE che su una richiesta di estradizione (RE)

All'atto di inserimento di una segnalazione per l'arresto a fini di estradizione, vanno trasmesse a tutti gli Stati membri le informazioni supplementari con il formulario A. Se i dati contenuti nella segnalazione e le informazioni supplementari trasmesse agli Stati membri in relazione a un MAE non sono sufficienti ai fini dell'estradizione, si procede all'invio di informazioni complementari.

Nel campo 239 va indicato che il formulario riguarda sia un MAE che una RE.

3.5.1.2.   Segnalazione basata solo su una RE

All'atto di inserimento di una segnalazione per l'arresto a fini di estradizione, vanno trasmesse a tutti gli Stati membri le informazioni supplementari con il formulario A.

Nel campo 239 va indicato che il formulario riguarda una RE.

3.6.   Aggiunta di un flag

Per le procedure generali cfr. la sezione 2.7.

Se può essere eseguito almeno uno dei MAE allegati alla segnalazione, alla segnalazione non è apposto nessun flag.

Nel caso in cui un MAE si riferisca a più reati e per almeno uno di essi possa essere effettuata la consegna, alla segnalazione non è apposto nessun flag.

Come evidenziato nella sezione 2.7, la segnalazione ai sensi dell'articolo 26 della decisione SIS II cui sia stato aggiunto un flag si ritiene, per la durata del flag, inserita per comunicare il luogo di soggiorno della persona segnalata.

3.6.1.   Richiesta di aggiungere sistematicamente un flag a segnalazioni riguardanti persone ricercate per l'arresto a fini di estradizione laddove non si applichi la decisione quadro 2002/584/GAI

Si applica la seguente procedura:

a)

in caso di segnalazioni riguardanti persone ricercate per l'arresto a fini di estradizione, laddove non si applichi la decisione quadro 2002/584/GAI, un ufficio SIRENE può chiedere ad altri uffici SIRENE di aggiungere sistematicamente un flag a segnalazioni inserite a norma dell'articolo 26 della decisione SIS II riguardanti i propri cittadini;

b)	in tal caso, l'ufficio SIRENE interessato invia una richiesta scritta all'altro o agli altri uffici SIRENE;

c)	l'ufficio SIRENE che riceve la richiesta aggiunge un flag per lo Stato membro in questione immediatamente dopo aver creato la segnalazione;

d)	il flag rimane finché l'ufficio SIRENE richiedente non ne sollecita la cancellazione.

3.7.   Intervento degli uffici SIRENE a seguito di segnalazione per l'arresto

L'ufficio SIRENE che riceve un formulario A consulta quanto prima tutte le fonti disponibili per cercare di localizzare la persona. Il fatto che le informazioni fornite dallo Stato membro segnalante siano insufficienti perché lo Stato membro destinatario le accetti non deve impedire a quest'ultimo di effettuare le ricerche. Gli Stati membri riceventi effettuano le ricerche nella misura consentita dal diritto nazionale.

Se la segnalazione per l'arresto è convalidata e il soggetto è localizzato o arrestato in uno Stato membro, le informazioni contenute nel formulario A possono essere trasmesse dall'ufficio SIRENE ricevente all'autorità dello Stato membro competente per l'esecuzione del MAE o della RE. Se è richiesto l'originale del MAE o della RE, l'autorità giudiziaria che lo ha emesso può inviarlo direttamente all'autorità giudiziaria dell'esecuzione (salvo altrimenti disposto dallo Stato membro segnalante e/o dallo Stato membro di esecuzione).

3.8.   Scambio di informazioni in caso di hit

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applica inoltre la seguente procedura:

a)

l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante deve essere sempre informato immediatamente degli hit riguardanti la persona che ha segnalato per l'arresto. Inoltre, dopo l'invio del formulario G, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione deve comunicargli l'hit anche telefonicamente, se del caso;

b)	se necessario, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante comunica allora all'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione tutte le pertinenti informazioni specifiche sulle misure particolari da adottare;

c)

nel campo 091 del formulario G devono figurare: il nome dell'autorità competente a ricevere il MAE o la RE, i suoi estremi completi (indirizzo postale, telefono e, se disponibili, numero di fax e indirizzo di posta elettronica), il numero di riferimento (se disponibile), il nome della persona competente (se disponibile), la lingua richiesta, il termine e le modalità di invio;

d)	inoltre, qualora dai fatti e da ulteriori indagini avviate sia emerso un chiaro nesso con determinati Stati membri, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante deve informare dell'hit gli altri uffici SIRENE usando il formulario M;

e)	gli uffici SIRENE possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni inserite a norma dell'articolo 26 della decisione SIS II; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se tali informazioni rientrano nell'ambito dell'assistenza giudiziaria.

3.9.   Scambio di informazioni supplementari sulla consegna o sull'estradizione

Quando le autorità giudiziarie competenti informano l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione che si può procedere alla consegna o all'estradizione di una persona segnalata per l'arresto, tale ufficio SIRENE ne dà immediatamente comunicazione all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante mediante formulario M, contrassegnando il campo 083 con la dicitura «SURRENDER» (consegna) o «EXTRADITION» (estradizione) (26). Le modalità della consegna o dell'estradizione vanno comunicate, se del caso, quanto prima tramite gli uffici SIRENE.

3.10.   Scambio di informazioni supplementari sul transito attraverso un altro Stato membro

Se la persona deve necessariamente transitare per uno Stato membro, l'ufficio SIRENE di quest'ultimo fornisce le informazioni e il sostegno necessari su apposita richiesta dell'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante o dell'autorità giudiziaria competente, trasmessa attraverso l'ufficio SIRENE, con formulario M recante all'inizio del campo 083 la dicitura «TRANSIT» (transito).

3.11.   Cancellazione di segnalazioni a seguito di consegna o di estradizione

La segnalazione per l'arresto a fini di consegna o di estradizione è cancellata una volta che la persona è stata consegnata o estradata alle autorità dello Stato membro segnalante; è altresì cancellata se la decisione giudiziaria su cui si basava è revocata dall'autorità giudiziaria competente ai sensi del diritto nazionale.

4.   SEGNALAZIONI AI FINI DEL RIFIUTO DI INGRESSO O DI SOGGIORNO (ARTICOLO 24 DEL REGOLAMENTO SIS II)

Introduzione

Lo scambio di informazioni su cittadini di paesi terzi segnalati a norma dell'articolo 24 del regolamento SIS II consente agli Stati membri di decidere di un'eventuale domanda di ammissione o di visto. Se il soggetto si trova già nel territorio dello Stato membro, lo scambio permette alle autorità nazionali di adottare le misure appropriate ai fini del rilascio di un titolo di soggiorno o di un visto per soggiorno di lunga durata, ovvero dell'espulsione. Nella presente sezione i riferimenti ai visti si intendono fatti ai visti per soggiorno di lunga durata, salvo altrimenti espressamente specificato (ad esempio, visto di ritorno).

Espletare le procedure di informazione previste all'articolo 5, paragrafo 4, del codice frontiere Schengen e le consultazioni di cui all'articolo 25 della convenzione di Schengen è competenza delle autorità incaricate dei controlli di frontiera e del rilascio dei titoli di soggiorno o dei visti. In linea di principio, gli uffici SIRENE intervengono in queste procedure solo per trasmettere informazioni supplementari direttamente connesse alle segnalazioni (comunicazione di un hit, precisazioni in merito a un'identità) o per cancellare segnalazioni.

Gli uffici SIRENE possono tuttavia partecipare anche alla trasmissione delle informazioni supplementari necessarie per l'espulsione o il respingimento di un cittadino di paese terzo, nonché alla trasmissione di informazioni supplementari conseguenti a tali operazioni.

La direttiva 2004/38/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (27) non è applicabile in Svizzera. Pertanto, in caso di hit relativo a un cittadino di paese terzo che gode del diritto di libera circolazione, sono avviate normali procedure di consultazione tra la Svizzera, lo Stato membro segnalante e qualunque altro Stato membro che possa essere in possesso di informazioni pertinenti sul diritto di libera circolazione del cittadino di paese terzo.

4.1.   Inserimento di una segnalazione

In conformità dell'articolo 25 del regolamento SIS II, ai cittadini di paesi terzi beneficiari del diritto di libera circolazione ai sensi della direttiva 2004/38/CE si applicano norme particolari. L'ufficio SIRENE deve, nella misura del possibile, mettere a disposizione tutte le informazioni utilizzate per valutare l'opportunità di inserire una segnalazione ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno di un beneficiario del diritto di libera circolazione (28). Nel caso eccezionale di segnalazione di un cittadino di paese terzo che goda del diritto di libera circolazione, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante invia un formulario M a tutti gli altri Stati membri, sulla base delle informazioni fornite dall'autorità che ha provveduto all'inserimento della segnalazione (cfr. le sezioni 4.6 e 4.7).

Inoltre, l'articolo 26 del regolamento SIS II prevede che, a determinate condizioni, debbano essere inserite nel SIS II le segnalazioni relative a cittadini di paesi terzi oggetto di un provvedimento restrittivo diretto a impedirne l'ingresso o il transito nel territorio degli Stati membri, adottato a norma dell'articolo 29 del trattato sull'Unione europea (29). Le segnalazioni sono inserite e aggiornate dall'autorità competente dello Stato membro che esercita la presidenza del Consiglio dell'Unione europea al momento dell'adozione della misura. Se detto Stato membro non ha accesso al SIS II o in caso di segnalazioni a norma dell'articolo 24 del regolamento SIS II, la competenza spetta allo Stato membro che eserciterà la presidenza successiva e che ha accesso al SIS II e alle segnalazioni a norma dell'articolo 24 del regolamento SIS II.

Gli Stati membri predispongono le procedure necessarie per inserire, aggiornare e cancellare tali segnalazioni.

4.2.   Segnalazioni multiple

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

4.3.   Identità usurpata

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.12.1.

Possono sorgere problemi qualora un cittadino di paese terzo segnalato ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno usi illegalmente l'identità di un cittadino di uno Stato membro per cercare di entrare nel territorio. Ove sia scoperta una tale situazione, le autorità competenti degli Stati membri possono essere portate a conoscenza dell'uso corretto della funzione relativa all'identità usurpata nel SIS II. Le segnalazioni ai fini del rifiuto di ingresso non possono essere inserite sotto l'identità principale di un cittadino di uno Stato membro.

4.4.   Inserimento di alias

Per le regole generali si veda la sezione 2.12.2.

4.5.   Scambio di informazioni in caso di rilascio di titoli di soggiorno o visti

Si applica la seguente procedura:

a)

fatta salva la procedura speciale per lo scambio di informazioni di cui all'articolo 25 della convenzione di Schengen e senza pregiudizio della sezione 4.8 concernente lo scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione (nel qual caso è obbligatorio consultare l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante), lo Stato membro di esecuzione può informare lo Stato membro che ha inserito una segnalazione ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno di aver riscontrato un hit durante la procedura per il rilascio di un titolo di soggiorno o di un visto. Lo Stato membro segnalante può a sua volta informare gli altri Stati membri con formulario M, se opportuno;

b)	se richiesti, nel rispetto del diritto nazionale gli uffici SIRENE degli Stati membri interessati possono prestare assistenza per la trasmissione delle informazioni necessarie alle autorità competenti per il rilascio dei titoli di soggiorno e dei visti.

4.5.1.   Procedure speciali di cui all'articolo 25 della convenzione di Schengen

Procedura ai sensi dell'articolo 25, paragrafo 1, della convenzione di Schengen

Se lo Stato membro che intende accordare un titolo di soggiorno o un visto scopre che l'interessato è segnalato ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno da un altro Stato membro, consulta lo Stato membro segnalante per il tramite degli uffici SIRENE e lo informa della propria decisione di accordare un titolo di soggiorno o un visto usando il formulario N. Se lo Stato membro decide di accordare il titolo di soggiorno o il visto la segnalazione deve essere cancellata. La persona può tuttavia essere iscritta nell'elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno dello Stato membro segnalante.

Procedura ai sensi dell'articolo 25, paragrafo 2, della convenzione di Schengen

Se lo Stato membro segnalante scopre che la persona segnalata ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno ha ottenuto un titolo di soggiorno o un visto, avvia una procedura di consultazione con lo Stato membro che l'ha rilasciato per il tramite degli uffici SIRENE. Lo Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto informa lo Stato membro segnalante della propria decisione di ritirare o meno il titolo di soggiorno o il visto, usando il formulario O. Se lo Stato membro decide di mantenere il titolo di soggiorno o il visto, la segnalazione deve essere cancellata. La persona può tuttavia essere iscritta nell'elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno dello Stato membro.

La consultazione per il tramite degli uffici SIRENE con il formulario O ha luogo anche se lo Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto scopre in seguito che il titolare è segnalato nel SIS II ai fini del rifiuto d'ingresso o di soggiorno (30).

Se un terzo Stato membro (uno Stato membro, cioè, che non ha rilasciato il titolo di soggiorno/visto, né ha segnalato il titolare) scopre una segnalazione riguardante un cittadino di paese terzo titolare di un titolo di soggiorno o un visto rilasciato da uno Stato membro, ne informa lo Stato membro del rilascio e lo Stato membro segnalante per il tramite degli uffici SIRENE, con il formulario H.

Se la procedura di cui all'articolo 25 della convenzione di Schengen porta alla cancellazione di una segnalazione ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno, gli uffici SIRENE prestano assistenza nel rispetto del diritto nazionale, se richiesti.

4.5.2.   Procedure speciali di cui all'articolo 5, paragrafo 4, lettere a) e c), del codice frontiere Schengen

Procedura per i casi di cui all'articolo 5, paragrafo 4, lettera a)

Ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 4, lettera a), del codice frontiere Schengen, il cittadino di paese terzo segnalato ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno che è però in possesso di un titolo di soggiorno, di un visto per soggiorno di lunga durata o di un visto di ritorno rilasciato da uno degli Stati membri è ammesso ad entrare nel territorio degli altri Stati membri a fini di transito, affinché possa raggiungere il territorio dello Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno, il visto per soggiorno di lunga durata o il visto di ritorno. L'ingresso può tuttavia essergli negato se figura nell'elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto di ingresso di quello Stato membro. In entrambi i casi, su istanza dell'autorità competente, l'ufficio SIRENE dello Stato membro in cui la persona cerca di entrare invia agli uffici SIRENE degli altri due Stati membri interessati un messaggio (il formulario H se il transito è stato autorizzato/il formulario G se l'ingresso è stato rifiutato), informandoli della contraddizione ed esortandoli a consultarsi per decidere se cancellare la segnalazione dal SIS II o ritirare il titolo di soggiorno/visto. Può inoltre chiedere di essere informato dell'esito delle consultazioni.

Se il cittadino di paese terzo in questione tenta di entrare nel territorio dello Stato membro che lo ha segnalato nel SIS II, questo può negargli l'ingresso. Tuttavia, su istanza dell'autorità competente, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che nega l'ingresso consulta l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto, affinché l'autorità competente possa determinare se sussistono motivi sufficienti per ritirare il titolo di soggiorno/visto. Lo Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto informa lo Stato membro segnalante della propria decisione di ritirare o meno il titolo di soggiorno o il visto, usando il formulario O. Se lo Stato membro decide di mantenere il titolo di soggiorno o il visto, la segnalazione deve essere cancellata. La persona può tuttavia essere iscritta nell'elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno dello Stato membro.

Se il cittadino di paese terzo in questione tenta di entrare nel territorio dello Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto, l'ingresso è autorizzato ma l'ufficio SIRENE di tale Stato membro consulta, su istanza dell'autorità competente, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante, affinché le autorità competenti interessate possano decidere in merito al ritiro del titolo di soggiorno o del visto o alla cancellazione della segnalazione. Lo Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto informa lo Stato membro segnalante della propria decisione di ritirare o meno il titolo di soggiorno o il visto, usando il formulario O. Se lo Stato membro decide di mantenere la validità del titolo di soggiorno o del visto, la segnalazione deve essere cancellata. La persona può tuttavia essere iscritta nell'elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno dello Stato membro.

Procedura per i casi di cui all'articolo 5, paragrafo 4, lettera c)

Ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 4, lettera c), uno Stato membro può derogare al principio della non ammissione delle persone segnalate ai fini del rifiuto di ingresso per motivi umanitari o di interesse nazionale o in virtù di obblighi internazionali. Su istanza dell'autorità competente, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha autorizzato l'ingresso ne informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante con il formulario H.

4.6.   Regole comuni riguardanti le procedure di cui alla sezione 4.5

a)

L'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha rilasciato o intende rilasciare o mantenere un titolo di soggiorno o un visto per soggiorno di lunga durata invia un solo formulario N o formulario O per procedura di consultazione per informare della sua decisione finale di rilasciare, mantenere o revocare il titolo di soggiorno o il visto lo Stato membro che ha inserito o intende inserire una segnalazione ai fini del rifiuto d'ingresso.

b)	La procedura di consultazione è una procedura ai fini dell'articolo 25, paragrafo 1, della convenzione di Schengen oppure una procedura ai fini dell'articolo 25, paragrafo 2, della medesima convenzione.

c)	Il formulario M, G o H trasmesso nel contesto di una procedura di consultazione può essere contrassegnato con la dicitura «consultation procedure» (procedura di consultazione). (formulario M: campo 083; formulario G: campo 086; formulario H: campo 083).

4.7.   Scambio di informazioni in caso di hit e in caso di respingimento o espulsione dallo spazio Schengen

Fatte salve le procedure speciali per lo scambio di informazioni di cui all'articolo 5, paragrafo 4, lettere a) e c), del codice frontiere Schengen e senza pregiudizio della sezione 4.8 concernente lo scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione (nel qual caso è obbligatorio consultare l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante tramite il proprio ufficio SIRENE), uno Stato membro può chiedere di essere informato ogni qualvolta sia riscontrato un hit in relazione alle segnalazioni ai fini del rifiuto d'ingresso o di soggiorno che ha inserito nel SIS II.

Gli uffici SIRENE degli Stati membri che hanno inserito segnalazioni ai fini del rifiuto di ingresso non devono essere necessariamente informati degli hit su base sistematica, ma possono esserlo in casi eccezionali. Si può comunque trasmettere un formulario G o un formulario H, a seconda dell'azione effettuata, se, per esempio, sono necessarie informazioni supplementari. Il formulario G va trasmesso sistematicamente quando l'hit riguarda una persona che beneficia del diritto di libera circolazione.

Fatte salve le disposizioni del precedente paragrafo, come disposto alla sezione 10 tutti gli uffici SIRENE devono fornire statistiche sugli hit relativi a segnalazioni estere nel loro territorio.

Si applica la seguente procedura:

a)	uno Stato membro può chiedere di essere informato ogniqualvolta sia riscontrato un hit con le sue segnalazioni ai fini del rifiuto d'ingresso o di soggiorno. Lo Stato membro che voglia avvalersi di questa possibilità ne fa domanda scritta agli altri Stati membri;

b)	su iniziativa dello Stato membro di esecuzione, lo Stato membro segnalante può essere informato della scoperta di un hit e del respingimento o dell'espulsione dal territorio Schengen del cittadino di paese terzo segnalato;

c)

una volta eseguita l'azione richiesta in base all'hit, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione trasmette un formulario G all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante; va trasmesso un formulario G anche qualora, in caso di hit, siano necessarie più informazioni per l'esecuzione della misura;

d)

una volta ricevute le informazioni di cui alla lettera c) dallo Stato membro segnalante: i) se l'azione è eseguita, lo Stato membro di esecuzione ne informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante con un formulario M (e non già con un altro formulario G per la stessa segnalazione); ii) se l'azione non è eseguita, lo Stato membro di esecuzione ne informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante mediante formulario H; oppure iii) se è necessaria un'ulteriore consultazione, questa è effettuata con il formulario M; iv) per lo scambio finale di formulari nella procedura di consultazione si usa il formulario N o il formulario O;

e)

se uno Stato membro rintraccia sul suo territorio un cittadino di paese terzo segnalato, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante, se richiesto, trasmette le informazioni necessarie per il rimpatrio dell'interessato. A seconda delle esigenze dello Stato membro di esecuzione, il formulario M preciserà: — il tipo di decisione e la motivazione, — l'autorità che ha preso la decisione, — la data della decisione, — la data di notifica della decisione, — la data di esecuzione della decisione, — la data in cui la decisione cessa di avere effetto o il suo periodo di validità, — se la persona è stata condannata e la natura della pena.

Se la persona segnalata è fermata alla frontiera, si esegue l'azione disposta dal codice frontiere Schengen e dallo Stato membro segnalante.

Lo scambio di informazioni supplementari tramite gli uffici SIRENE può altresì rivelarsi assolutamente necessario in casi specifici ai fini dell'esatta identificazione di una persona.

4.8.   Scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione

A un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione ai sensi della direttiva 2004/38/CE si applicano norme particolari (31).

In caso di hit relativo a un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione ai sensi della direttiva 2004/38/CE, si applicano norme particolari (ma cfr. l'introduzione alla sezione 4 sulla posizione della Svizzera). Si applica la seguente procedura:

a)	su istanza dell'autorità competente, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione contatta immediatamente l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante con il formulario G, per ottenere le informazioni necessarie a decidere senza indugio in merito all'azione da intraprendere;

b)	ricevuta la richiesta di informazioni, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante raccoglie immediatamente le informazioni richieste e le invia quanto prima all'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione;

c)

l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante verifica con l'autorità competente se la segnalazione può essere mantenuta conformemente alla direttiva 2004/38/CE, qualora tale informazione non sia ancora disponibile. Se l'autorità competente decide di mantenere la segnalazione, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante informa tutti gli altri uffici SIRENE interessati con il formulario M;

d)	lo Stato membro di esecuzione informa, per il tramite del suo ufficio SIRENE, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante se è stata effettuata (formulario M) o meno (formulario H) (32) l'azione richiesta.

4.9.   Scambio di informazioni nel caso in cui, in assenza di hit, uno Stato membro scopra l'esistenza di una segnalazione ai fini del rifiuto d'ingresso a carico di un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione

Se, in assenza di hit, uno Stato membro scopre una segnalazione ai fini del rifiuto d'ingresso a carico di un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione, l'ufficio SIRENE di questo Stato membro, su richiesta dell'autorità competente, ne informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante inviando un formulario M.

L'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante verifica con l'autorità competente se la segnalazione può essere mantenuta conformemente alla direttiva 2004/38/CE, qualora tale informazione non sia ancora disponibile. Se l'autorità competente decide di mantenere la segnalazione, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante informa tutti gli altri uffici SIRENE interessati con il formulario M.

4.10.   Cancellazione di segnalazioni ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno

Fatte salve le procedure speciali di cui all'articolo 25 della convenzione di Schengen e all'articolo 5, paragrafo 4, lettere a) e c), del codice frontiere Schengen, le segnalazioni ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno di cittadini di paesi terzi sono cancellate:

a)	allo scadere del termine di validità della segnalazione;

b)	su decisione dell'autorità competente dello Stato membro segnalante;

c)	allo scadere dell'eventuale termine di validità del rifiuto di ingresso fissato dalla decisione dell'autorità competente dello Stato membro segnalante, o

d)

all'acquisto della cittadinanza di uno Stato membro. Se l'ufficio SIRENE di uno Stato membro diverso da quello segnalante viene a conoscenza dell'acquisto della cittadinanza, consulta l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante e, se necessario, gli invia un formulario J, in conformità della procedura per la rettifica e la cancellazione dei dati contenenti errori di diritto o di fatto (cfr. la sezione 2.8).

5.   SEGNALAZIONE DI PERSONE SCOMPARSE (ARTICOLO 32 DELLA DECISIONE SIS II)

5.1.   Segnalazioni multiple

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

5.2.   Identità usurpata

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.12.1.

5.3.   Inserimento di alias

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.12.2.

5.4.   Aggiunta di un flag

Possono verificarsi circostanze in cui in caso di hit in relazione a una segnalazione di persona scomparsa le autorità competenti dello Stato membro di esecuzione decidono che l'azione richiesta non può essere effettuata e/o che non sarà effettuata nessuna ulteriore azione riguardo alla segnalazione. Questa decisione può essere presa anche se le autorità competenti dello Stato membro segnalante decidono di mantenere la segnalazione nel SIS II. In tali circostanze lo Stato membro di esecuzione può chiedere l'apposizione di un flag dopo la scoperta dell'hit. A tal fine si applicano le procedure generali di cui alla sezione 2.7.

Per le segnalazioni di persone scomparse non esistono azioni alternative.

5.5.   Elementi descrittivi riguardanti minori scomparsi e altre persone a rischio

Gli uffici SIRENE hanno tempestivamente accesso a tutte le pertinenti informazioni supplementari a livello nazionale riguardanti segnalazioni di persone scomparse, così da contribuire pienamente alla soluzione dei casi, facilitando l'identificazione della persona scomparsa e fornendo sollecitamente informazioni supplementari su aspetti correlati. Le pertinenti informazioni supplementari possono riguardare, in particolare, decisioni nazionali di affidamento di un minore o di una persona vulnerabile, ovvero domande di utilizzo dei sistemi di allarme previsti in caso di scomparsa di minore.

Poiché non tutte le persone vulnerabili scomparse attraverseranno le frontiere nazionali, le decisioni sulla trasmissione di informazioni supplementari (elementi descrittivi) e sui relativi destinatari saranno adottate caso per caso, tenendo conto dell'insieme delle circostanze. Una volta adottata una decisione a livello nazionale sul livello necessario di diffusione di tali informazioni supplementari, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante prende, a seconda dei casi, uno dei seguenti provvedimenti:

a)	conserva le informazioni per poter trasmettere informazioni supplementari a un altro Stato membro che ne faccia richiesta;

b)	trasmette il formulario M all'ufficio SIRENE competente se dalle indagini emerge una probabile destinazione della persona scomparsa;

c)	trasmette il formulario M a tutti gli uffici SIRENE competenti in base alle circostanze della sparizione affinché siano forniti in tempi brevi tutti i dati relativi alla persona.

Per i casi di persone scomparse esposte a rischi elevati, all'inizio del campo 311 del formulario M va inserito «URGENT» spiegando il motivo dell'urgenza. (Qualora il minore scomparso non sia accompagnato (33), va inserita la specificazione «Unaccompanied minor» (minore non accompagnato)]. L'urgenza può essere ribadita per via telefonica, sottolineando l'importanza e il carattere d'impellenza del formulario M.

Si dovrà seguire un metodo comune per l'inserimento, in un ordine predeterminato, delle informazioni supplementari strutturate sulle persone scomparse esposte a rischi elevati (34). Tali informazioni vanno inserite nel campo 083 del formulario M.

Per avere il maggior numero di opportunità di localizzare una persona in modo mirato e razionale, l'ufficio SIRENE che ha ricevuto le informazioni le comunica a seconda dei casi:

a)	ai valichi di frontiera interessati;

b)	alle autorità amministrative e di polizia responsabili della localizzazione e della protezione delle persone;

c)	alle autorità consolari competenti dello Stato membro segnalante, dopo la scoperta di un hit nel SIS II.

5.6.   Scambio di informazioni in caso di hit

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

a)	gli uffici SIRENE comunicano, per quanto possibile, i dati medici necessari delle persone scomparse qualora occorra prendere misure per la loro protezione. I dati trasmessi sono conservati per il tempo strettamente necessario e usati esclusivamente per le cure mediche degli interessati;

b)	l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione comunica sempre il luogo di soggiorno all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante;

c)

ai sensi dell'articolo 33, paragrafo 2, della decisione SIS II, la comunicazione del luogo di soggiorno della persona scomparsa maggiorenne alla persona che ne ha segnalato la scomparsa è subordinata al consenso dell'interessato (35). Il consenso deve essere dato per iscritto o almeno essere dimostrabile attraverso una prova scritta. Il diniego del consenso deve sempre avvenire per iscritto o essere registrato ufficialmente. Tuttavia le autorità competenti possono comunicare alla persona che ne ha segnalato la scomparsa la cancellazione della segnalazione in seguito a hit.

5.7.   Cancellazione di segnalazioni di persone scomparse

Se prevede un ritardo significativo nel cancellare la segnalazione, lo Stato membro segnalante lo comunica all'Ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione affinché sia apposto un flag alla segnalazione conformemente alla sezione 5.4 del presente manuale SIRENE.

5.7.1.   Minori

La segnalazione è cancellata:

a)	alla risoluzione del caso (ad esempio il minore è rimpatriato, le autorità competenti dello Stato membro di esecuzione hanno preso una decisione sull'affidamento del minore);

b)	allo scadere del termine di validità della segnalazione; o

c)	su decisione dell'autorità competente dello Stato membro segnalante.

5.7.2.   Adulti per i quali non siano richieste misure di protezione

La segnalazione è cancellata:

a)	una volta eseguita l'azione richiesta (accertamento del luogo di soggiorno da parte dello Stato membro di esecuzione);

b)	allo scadere del termine di validità della segnalazione; o

c)	su decisione dell'autorità competente dello Stato membro segnalante.

5.7.3.   Adulti per i quali siano richieste misure di protezione

La segnalazione è cancellata:

a)	una volta eseguita l'azione richiesta (persona messa sotto protezione);

b)	allo scadere del termine di validità della segnalazione; o

c)	su decisione dell'autorità competente dello Stato membro segnalante.

Fatta salva la legislazione nazionale, qualora una persona si trovi in una situazione di protezione ufficiale, la segnalazione può essere mantenuta fino al suo rimpatrio.

6.   SEGNALAZIONI DI PERSONE RICERCATE NELL'AMBITO DI UN PROCEDIMENTO GIUDIZIARIO (ARTICOLO 34 DELLA DECISIONE SIS II)

6.1.   Segnalazioni multiple

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

6.2.   Identità usurpata

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.12.1.

6.3.   Inserimento di alias

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.12.2.

6.4.   Scambio di informazioni in caso di hit

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

a)	il luogo effettivo di soggiorno o domicilio è ottenuto con tutti i mezzi consentiti dalla legislazione nazionale dello Stato membro in cui la persona è stata localizzata;

b)	sono previste procedure nazionali atte a garantire che le segnalazioni siano conservate nel SIS II esclusivamente per il periodo necessario a realizzare gli obiettivi per i quali sono state inserite.

Gli uffici SIRENE possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni inserite a norma dell'articolo 34 della decisione SIS II; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se tali informazioni rientrano nell'ambito dell'assistenza giudiziaria.

6.5.   Cancellazione di segnalazioni di persone ricercate nell'ambito di un procedimento giudiziario

La segnalazione è cancellata:

a)

alla comunicazione del luogo di soggiorno della persona all'autorità competente dello Stato membro segnalante. Se non è possibile dare seguito alle informazioni trasmesse (ad esempio, indirizzo non corretto o nessuna dimora fissa) l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante ne informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione affinché sia risolto il problema;

b)	allo scadere del termine di validità della segnalazione; o

c)	su decisione dell'autorità competente dello Stato membro segnalante.

Qualora sia riscontrato un hit in uno Stato membro e i dati riguardanti l'indirizzo siano trasmessi allo Stato membro segnalante e in quest'ultimo Stato sia riscontrato un hit successivo che rivela gli stessi dati riguardanti l'indirizzo, l'hit è registrato nello Stato membro di esecuzione senza tuttavia che allo Stato membro segnalante debbano essere ritrasmessi i dati riguardanti l'indirizzo e il formulario G. In tali casi lo Stato membro di esecuzione informa dell'hit ripetuto lo Stato membro segnalante, il quale valuta se sia necessario mantenere la segnalazione.

7.   SEGNALAZIONI AI FINI DI UN CONTROLLO DISCRETO O DI UN CONTROLLO SPECIFICO (ARTICOLO 36 DELLA DECISIONE SIS II)

7.1.   Segnalazioni multiple

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

7.2.   Identità usurpata

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.12.1.

7.3.   Inserimento di alias

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.12.2.

7.4.   Informazione degli altri Stati membri in caso di inserimento di una segnalazione

L'ufficio SIRENE che inserisce una segnalazione ne informa tutti gli altri uffici SIRENE mediante il formulario M quando:

a)

è inserita una segnalazione ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico con la richiesta che gli hit siano comunicati senza indugio all'ufficio SIRENE segnalante; nel formulario M è inserita la dicitura «ARTICLE 36(2) of the SIS II Decision — immediate action» (articolo 36, paragrafo 2, della decisione SIS II — azione immediata) o «ARTICLE 36(3) of the SIS II Decision- immediate action» (articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II — azione immediata) e nel campo 083 sono indicati i motivi che giustificano l'azione immediata, o

b)	un'autorità competente per la sicurezza nazionale richiede l'inserimento di una segnalazione ai sensi dell'articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II; nel formulario M è inserita la dicitura «ARTICLE 36(3) of the SIS II Decision» (articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II).

Se la segnalazione è inserita ai sensi dell'articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II, il formulario M riporta, nel campo 080, il nome dell'autorità che chiede l'inserimento della segnalazione, prima nella lingua dello Stato membro segnalante e poi in inglese, e, nel campo 081, gli estremi di tale autorità in un formato che non necessita di traduzione.

La riservatezza di certe informazioni sarà preservata conformemente alla legislazione nazionale, in particolare tenendo separati i contatti tra gli uffici SIRENE da tutti i contatti tra i servizi competenti per la sicurezza nazionale.

7.5.   Compilazione del campo «tipo di reato» in caso di inserimento di una segnalazione

Nell'inserire una segnalazione a norma dell'articolo 36, paragrafo 2 o 3, della decisione SIS II, ove la segnalazione riguardi attività di matrice terroristica tale informazione sarà indicata nel campo «tipo di reato», salvo sussistano chiare motivazioni operative a livello nazionale per ometterla.

7.6.   Aggiunta di un flag

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.7.

Per le segnalazioni a fini di un controllo discreto o di un controllo specifico non esistono azioni alternative.

Inoltre, se l'autorità competente per la sicurezza dello Stato membro di esecuzione decide di aggiungere un flag, contatta l'ufficio SIRENE nazionale e lo informa che non è possibile eseguire l'azione richiesta. A quel punto l'ufficio SIRENE chiede l'apposizione del flag con formulario F all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante. Per altre richieste di flag deve essere fornita una motivazione generale. La comunicazione di informazioni di natura sensibile può tuttavia essere omessa [cfr. anche la sezione 7.7, lettera b)].

7.7.   Scambio di informazioni in caso di hit

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

a)

in caso di hit in relazione a una segnalazione ai sensi dell'articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione trasmette i risultati (controllo discreto o controllo specifico) all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante con formulario G, informandone la propria autorità competente per la sicurezza nazionale;

b)

è necessaria una procedura specifica per preservare la riservatezza di certe informazioni. I contatti tra le autorità competenti per la sicurezza nazionale saranno pertanto tenuti separati dai contatti tra gli uffici SIRENE. Di conseguenza, i motivi dettagliati della domanda di flag saranno discussi direttamente tra le autorità competenti per la sicurezza nazionale, e non passando per gli uffici SIRENE;

c)	in caso di hit in relazione a una segnalazione che richiede la comunicazione immediata dell'hit, è trasmesso senza indugio all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante un formulario G.

7.8.   Cancellazione di segnalazioni ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico

La segnalazione è cancellata:

a)	allo scadere del termine di validità della segnalazione; o

b)	su decisione dell'autorità competente dello Stato membro segnalante.

7.9.   Sistemi di riconoscimento automatico delle targhe (ANPR)

Cfr. la sezione 9.

8.   SEGNALAZIONE DI OGGETTI A FINI DI SEQUESTRO O DI PROVA (ARTICOLO 38 DELLA DECISIONE SIS II)

8.1.   Segnalazioni multiple

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

8.2.   Segnalazioni di veicoli

8.2.1.   Verifica di segnalazioni multiple su un veicolo

I dati identificativi obbligatori per verificare l'esistenza di segnalazioni multiple su un veicolo sono:

a)	numero di immatricolazione (targa); e/o

b)	numero di identificazione del veicolo (numero VIN).

Entrambi i numeri possono figurare nel SIS II.

Se introducendo una nuova segnalazione nel SIS II risulta esservi già lo stesso numero VIN e/o di immatricolazione, allora si può presumere che la nuova segnalazione darà luogo a segnalazioni multiple sullo stesso veicolo. Tuttavia, questo metodo di verifica è efficace solo quando vengono usati gli stessi dati identificativi. Il raffronto, pertanto, non è sempre possibile.

L'ufficio SIRENE deve segnalare agli utenti i problemi che possono insorgere quando il raffronto viene fatto su uno solo dei numeri, in caso di VIN gemelli o di targhe riutilizzate. Una risposta positiva non significa automaticamente che vi siano segnalazioni multiple e una risposta negativa non significa che il veicolo in questione non sia segnalato.

I dati identificativi usati per stabilire se due veicoli sono identici figurano in dettaglio nella sezione 2.2.3.

Quanto alle procedure di consultazione per verificare l'esistenza di segnalazioni multiple e incompatibili, gli uffici SIRENE dovranno applicare per i veicoli le stesse procedure che per le persone. Per le procedure generali cfr. la sezione 2.2.

Fino a quando la segnalazione non sarà cancellata, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante mantiene traccia di tutte le richieste di introdurre una nuova segnalazione che, previa consultazione, siano state rifiutate in virtù delle disposizioni di cui sopra.

8.2.2.   VIN gemelli

Un «VIN gemello» è un veicolo, segnalato nel SIS II, del medesimo tipo e con lo stesso numero VIN di un veicolo di fabbrica originale (in altre parole, non rientreranno in questa categoria un trattore e un motociclo con lo stesso numero VIN). Per evitare le conseguenze negative di un sequestro ripetuto del veicolo di fabbrica originale recante lo stesso VIN di un altro veicolo si applica la seguente procedura specifica:

a)

una volta constatata l'eventuale esistenza di un VIN gemello, l'ufficio SIRENE all'occorrenza: i) provvede affinché non vi siano errori nella segnalazione SIS II e le informazioni relative alla segnalazione siano il più possibile complete; ii) verifica le circostanze che hanno dato luogo alla segnalazione nel SIS II; iii) traccia la storia dei due veicoli dalla data della fabbricazione; iv) chiede un controllo approfondito del veicolo sequestrato, in particolare del VIN, per verificare se si tratta del veicolo di fabbrica originale. Tutti gli uffici SIRENE interessati collaborano assiduamente nell'attuare tutte queste misure;

b)

se è confermata l'esistenza di un VIN gemello, lo Stato membro segnalante valuta se è necessario mantenere la segnalazione nel SIS II. Qualora decida di mantenerla: i) aggiunge nella segnalazione l'osservazione «suspicion of clone» (sospetto di clone) (36), riferita al veicolo; ii) invita il proprietario del veicolo di fabbrica originale a fornire all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante, conformemente alla legislazione nazionale e solo se vi acconsente esplicitamente, tutte le informazioni necessarie ad evitare le conseguenze negative di un errore di identificazione; iii) tramite il proprio ufficio SIRENE, invia a tutti gli altri uffici SIRENE un formulario M contenente, all'occorrenza, le caratteristiche del veicolo di fabbrica originale che lo distinguono da quello segnalato nel SIS II. Nel campo 083 del formulario M deve figurare in evidenza una dicitura corrispondente a «ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE» (veicolo di fabbrica originale);

c)

se consultando il SIS II l'utente che procede al controllo trova l'osservazione «suspicion of clone», riferita al veicolo, deve contattare l'ufficio SIRENE nazionale per ottenere informazioni complementari e stabilire se il veicolo controllato è quello ricercato oppure è il veicolo di fabbrica originale;

d)

se dal controllo risulta che le informazioni figuranti nel formulario M non sono aggiornate, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione contatta l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante per verificare l'attuale proprietà del veicolo. L'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante invia quindi un nuovo formulario M, inserendo in evidenza nel campo 083 una dicitura corrispondente a «ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE».

8.3.   Scambio di informazioni in caso di hit

Gli uffici SIRENE possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni inserite a norma dell'articolo 38 della decisione SIS II; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se tali informazioni rientrano nell'ambito dell'assistenza giudiziaria conformemente al diritto nazionale.

Se richiesto nel campo 089 del formulario G, gli uffici SIRENE trasmettono il più rapidamente possibile le informazioni supplementari con formulario P quando l'hit riguarda una segnalazione a fini di sequestro o di prova di un veicolo, aeromobile, natante, apparecchiatura industriale o container di cui all'articolo 38 della decisione SIS II.

Trattandosi di una risposta urgente, e considerato che non sarà possibile nell'immediato raccogliere tutte le informazioni, non occorrerà compilare tutti i campi del formulario P. Gli uffici SIRENE si sforzeranno però di raccogliere le informazioni afferenti ai campi essenziali: 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166, 167 e 169.

Qualora sia riscontrato un hit in relazione a una componente identificabile di un oggetto, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante delle circostanze dell'hit usando il formulario G e specificando nel campo 090 (informazioni complementari) che il sequestro non riguarda l'intero oggetto ma una o più sue componenti. Qualora siano rinvenute contemporaneamente più componenti, poiché esse riguardano un'unica segnalazione sarà trasmesso un solo formulario G. Qualunque hit successivo relativo alla segnalazione è comunicato all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante con formulario G. La segnalazione non è cancellata salvo che ricorrano le condizioni di cui alla sezione 8.4.

8.4.   Cancellazione di segnalazioni di oggetti a fini di sequestro o di prova in procedimenti penali

La segnalazione è cancellata:

a)

non appena l'oggetto sia posto sotto sequestro o ad altra misura equivalente, una volta che sia avvenuto il necessario successivo scambio di informazioni supplementari tra uffici SIRENE o che l'oggetto sia stato sottoposto a un'altra procedura giudiziaria o amministrativa (ad esempio procedura giudiziaria di acquisto in buona fede, contestazione della proprietà, cooperazione giudiziaria in materia di prove);

b)	allo scadere del termine di validità della segnalazione; o

c)	su decisione dell'autorità competente dello Stato membro segnalante.

9.   SISTEMI DI RICONOSCIMENTO AUTOMATICO DELLE TARGHE (ANPR)

Tali sistemi sono di rilievo per le segnalazioni a norma degli articoli 36 e 38 della decisione SIS II. Grazie al vasto ricorso ai sistemi ANPR a fini di contrasto, è tecnicamente possibile scoprire in tempi brevi numerosi hit su un veicolo o una targa.

Poiché alcuni siti ANPR sono dotati di personale, è possibile individuare un veicolo e intraprendere l'azione richiesta. In tal caso, prima di intraprendere qualunque azione gli utenti del sistema ANPR verificano se l'hit scoperto con l'ANPR riguarda una segnalazione a norma dell'articolo 36 o 38 della decisione SIS II.

Tuttavia molti siti ANPR fissi non sono costantemente provvisti di personale. Di conseguenza, sebbene la tecnologia registri il passaggio del veicolo e scopra un hit, l'azione richiesta non può essere intrapresa.

Per le segnalazioni a norma degli articoli 36 e 38 quando non è possibile procedere all'azione richiesta si applica la seguente procedura generale:

al primo hit è inviato un formulario H. Se sono necessarie ulteriori informazioni sugli spostamenti del veicolo, spetta all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante avviare contatti bilaterali con l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione per discutere le informazioni necessarie.

Per le segnalazioni a norma dell'articolo 36 si applica la seguente procedura:

a)

l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha riscontrato l'hit informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante delle circostanze dell'hit usando il formulario G e inserendo nel campo 086 la dicitura «ANPR». Se sono necessarie ulteriori informazioni sugli spostamenti del veicolo, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante contatta l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione;

b)

l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha riscontrato un hit relativo a una segnalazione ai fini di un controllo specifico per la quale non è possibile procedere all'azione richiesta informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante delle circostanze dell'hit usando il formulario H e inserendo nel campo 083 la dicitura «ANPR», seguita da un testo corrispondente al seguente: «This hit has been achieved by the use of ANPR. Please inform us if your country wishes to be informed of further hits achieved through ANPR for this vehicle or number plate where the requested action could not be undertaken» (L'hit è stato riscontrato mediante ANPR. Si prega di farci sapere se il vostro paese desidera essere informato di ulteriori hit riscontrati mediante ANPR per questo veicolo o targa per i quali non è possibile procedere all'azione richiesta);

c)	lo Stato membro segnalante decide se la segnalazione abbia raggiunto il suo obiettivo e debba o meno essere cancellata e se siano necessarie discussioni bilaterali sulle esigenze di informazione.

Per le segnalazioni a norma dell'articolo 38 si applica la seguente procedura:

a)	nei casi in cui sia stato riscontrato un hit e l'azione richiesta sia stata intrapresa, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha riscontrato l'hit informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante delle circostanze dell'hit usando il formulario G;

b)

nei casi in cui sia stato riscontrato un hit e l'azione richiesta non sia stata intrapresa, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha riscontrato l'hit informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante delle circostanze dell'hit usando il formulario H e inserendo nel campo 083 la dicitura «ANPR», seguita da un testo corrispondente al seguente: «This hit has been achieved by the use of ANPR. Please inform us if your country wishes to be informed of further hits achieved through ANPR for this vehicle or number plate where the requested action could not be taken.»;

c)	quando riceve il formulario H l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante consulta le autorità competenti, cui spetta decidere in merito alla necessità di ricevere altri formulari H o informazioni comunicate a livello bilaterale dall'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione.

10.   STATISTICHE

Una volta l'anno gli uffici SIRENE forniscono statistiche destinate all'agenzia e alla Commissione. Le statistiche sono inviate, su richiesta, al garante europeo della protezione dei dati e alle autorità nazionali per la protezione dei dati. Le statistiche comprendono il numero di formulari, distinti per tipo, inviati a ciascuno Stato membro, indicano il numero di hit e di flag e distinguono fra hit ottenuti sulle segnalazioni del proprio Stato membro e hit relativi a segnalazioni di altri Stati membri.

L'appendice 5 descrive le procedure e i formati per l'invio delle statistiche di cui alla presente sezione.