ALLEGATO

Manuale Sirene e altre disposizioni di attuazione (1)

INDICE

INTRODUZIONE

L’acquis di Schengen

Il sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II)

Informazioni supplementari

1.	GLI UFFICI SIRENE E IL SIS II

1.1.	Ufficio Sirene

1.2.	Manuale Sirene

1.3.	Altre disposizioni di attuazione

1.4.

Principi

1.4.1.

Disponibilità

1.4.2.

Continuità

1.4.3.

Sicurezza

1.4.4.

Riservatezza

1.4.5.

Accessibilità

1.4.6.

Comunicazioni

1.4.7.

Regole di traslitterazione

1.4.8.

Qualità dei dati

1.4.9.

Strutture

1.4.10.

Archiviazione

1.5.

Personale

1.5.1.

Competenze

1.5.2.

Assunzione

1.5.3.

Formazione

1.5.4.

Scambi di personale

1.6.	Infrastrutture tecniche

1.6.1.

Scambio di dati tra uffici Sirene

1.7.	Formazione di altri servizi

2.	PROCEDURE GENERALI

2.1.	Definizioni

2.2.	Segnalazioni multiple (articolo 34, paragrafo 6, del regolamento SIS II e articolo 49, paragrafo 6, della decisione SIS II)

2.2.1.

Compatibilità delle segnalazioni e ordine di priorità

2.2.2.

Verifica di segnalazioni multiple

2.2.3.

Inserimento di segnalazioni multiple

2.3.	Scambio di informazioni in caso di hit

2.3.1.

Comunicazione di ulteriori informazioni

2.4.	Impossibilità di eseguire la procedura in caso di hit (articolo 48 della decisione SIS II e articolo 33 del regolamento SIS II)

2.5.	Trattamento di dati per fini diversi da quelli per i quali sono stati inseriti nel SIS II (articolo 46, paragrafo 5, della decisione SIS II)

2.6.	Aggiunta di un flag (articoli 24 e 25 della decisione SIS II)

2.6.1.

Consultazione degli Stati membri per l’aggiunta di un flag

2.6.2.

Clausola transitoria fino al 1o gennaio 2009: richiesta di aggiunta sistematica del flag alle segnalazioni relative ai cittadini di uno Stato membro

2.7.	Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 34 del regolamento SIS II e articolo 49 della decisione SIS II)

Scambio di informazioni in seguito a scoperta di fatti nuovi

2.8.	Diritto di accesso e rettifica di dati (articolo 41 del regolamento SIS II e articolo 58 della decisione SIS II)

2.8.1.

Richieste di accesso o di rettifica

2.8.2.

Scambio di informazioni sulle richieste di accesso a segnalazioni inserite da altri Stati membri

2.8.3.

Scambio di informazioni sulle richieste di rettifica o cancellazione di dati inseriti da altri Stati membri

2.9.	Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

2.10.

Inserimento di nomi propri

2.11.

Categorie di identità

2.11.1.

Identità usurpata (articolo 36 del regolamento SIS II e articolo 51 della decisione SIS II)

2.11.2.

Inserimento di alias

2.11.3.

Ulteriori informazioni per accertamento di identità

2.12.

Scambio di informazioni in caso di segnalazioni interconnesse

2.12.1.

Norme tecniche

2.12.2.

Norme operative

2.13.

SIRPIT (Sirene PIcture Transfer) e formato e qualità dei dati biometrici nel SIS II

2.13.1.

Uso ulteriore dei dati scambiati, inclusa l’archiviazione

2.13.2.

Requisiti tecnici

2.13.3.

Uso del formulario L Sirene

2.13.4.

Procedura SIRPIT

2.13.5.

Formato e qualità dei dati biometrici

2.14.

Sovrapposizione di ruoli tra Sirene e Interpol

2.14.1.

Priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol

2.14.2.

Scelta del canale di comunicazione

2.14.3.

Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen

2.14.4.

Hit e cancellazione della segnalazione

2.14.5.

Miglioramento della cooperazione tra gli uffici Sirene e gli UCN di Interpol

2.14.6.

Trasmissione di informazioni a Stati terzi

2.15.

Rapporti tra Sirene e Europol

2.16.

Rapporti tra Sirene e Eurojust

2.17.

Tipi particolari di ricerca

2.17.1.

Ricerca mirata geograficamente

3.	SEGNALAZIONE PER L’ARRESTO A FINI DI CONSEGNA O DI ESTRADIZIONE (ARTICOLO 26 DELLA DECISIONE SIS II)

3.1.	Inserimento di una segnalazione

3.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni per l’arresto

3.3.	Identità usurpata

3.4.	Inserimento di alias

3.5.	Invio di informazioni supplementari agli Stati membri

3.5.1.

Informazioni supplementari in relazione a un MAE

3.5.2.

Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio

3.6.	Aggiunta di un flag

3.7.	Intervento degli uffici Sirene a seguito di segnalazione per arresto

3.8.	Scambio di informazioni in caso di hit

4.	SEGNALAZIONI AI FINI DEL RIFIUTO D’INGRESSO O DI SOGGIORNO (ARTICOLO 24 DEL REGOLAMENTO SIS II)

4.1.	Inserimento di una segnalazione

4.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno

4.3.	Identità usurpata

4.4.	Inserimento di alias

4.5.	Scambio di informazioni in caso di hit

4.5.1.

Scambio di informazioni in caso di rilascio di titoli di soggiorno o visti

4.5.2.

Scambio di informazioni in caso di respingimento o espulsione dal territorio Schengen

4.6.	Scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paesi terzi beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione

4.7.	Cancellazione di segnalazioni di cittadini UE

5.	SEGNALAZIONE DI PERSONE SCOMPARSE (ARTICOLO 32 DELLA DECISIONE SIS II)

5.1.	Inserimento di una segnalazione

5.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni di persone scomparse

5.3.	Identità usurpata

5.4.	Inserimento di alias

5.5.	Aggiunta di un flag

5.6.	Scambio di informazioni in caso di hit

6.	SEGNALAZIONI DI PERSONE RICERCATE NELL’AMBITO DI UN PROCEDIMENTO GIUDIZIARIO (ARTICOLO 34 DELLA DECISIONE SIS II)

6.1.	Inserimento di una segnalazione

6.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario

6.3.	Identità usurpata

6.4.	Inserimento di alias

6.5.	Scambio di informazioni in caso di hit

7.	SEGNALAZIONI AI FINI DI UN CONTROLLO DISCRETO O DI UN CONTROLLO SPECIFICO (ARTICOLO 36 DELLA DECISIONE SIS II)

7.1.	Inserimento di una segnalazione

7.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni ai fini di controllo

7.3.	Identità usurpata

7.4.	Inserimento di alias

7.5.	Informazione degli altri Stati membri in caso di segnalazione inserita su richiesta delle autorità competenti per la sicurezza nazionale (articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II)

7.6.	Aggiunta di un flag

7.7.	Scambio di informazioni in caso di hit

8.	SEGNALAZIONE DI OGGETTI A FINI DI SEQUESTRO O DI PROVA (ARTICOLO 38 DELLA DECISIONE SIS II)

8.1.	Inserimento di una segnalazione

8.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni a fini di sequestro o di prova

8.3.	Scambio di informazioni in caso di hit

9.	STATISTICHE

10.	REVISIONE DEL MANUALE SIRENE E DELLE ALTRE DISPOSIZIONI DI ATTUAZIONE

INTRODUZIONE

L’acquis di Schengen

Il 14 giugno 1985 i governi del Regno del Belgio, della Repubblica federale di Germania, della Repubblica francese, del Granducato di Lussemburgo e del Regno dei Paesi Bassi hanno firmato a Schengen, comune del Lussemburgo, un accordo per il «[…] libero attraversamento delle frontiere interne da parte di tutti i cittadini degli Stati membri e […] la libera circolazione delle merci e dei servizi».

Il 19 giugno 1990 i cinque paesi fondatori hanno firmato la convenzione di applicazione dell’accordo di Schengen (2), cui hanno poi aderito la Repubblica italiana il 27 novembre 1990, il Regno di Spagna e la Repubblica portoghese il 25 giugno 1991, la Repubblica ellenica il 6 novembre 1992, la Repubblica d’Austria il 28 aprile 1995 e il Regno di Danimarca, il Regno di Svezia e la Repubblica di Finlandia il 19 dicembre 1996.

Il 19 dicembre 1996 anche il Regno di Norvegia e la Repubblica d’Islanda hanno concluso un accordo di cooperazione con gli Stati membri per aderire alla convenzione.

Successivamente, dal 26 marzo 1995 l’acquis di Schengen è stato pienamente applicato in Belgio, Germania, Francia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Spagna e Portogallo (3), dal 31 marzo 1998 in Austria e in Italia (4), dal 26 marzo 2000 in Grecia (5) e, infine, dal 25 marzo 2001 in Norvegia, Islanda, Svezia, Danimarca e Finlandia (6).

Il Regno Unito e l’Irlanda partecipano solo ad alcune disposizioni dell’acquis di Schengen, in virtù, rispettivamente, della decisione 2000/365/CE e della decisione 2002/192/CE.

Per quanto riguarda il Regno Unito, le disposizioni cui tale paese intende partecipare (escluso il SIS) si applicano a partire dal 1o gennaio 2005 (7).

Nel 1999 l’acquis di Schengen è stato integrato nel quadro normativo dell’Unione europea con i protocolli allegati al trattato di Amsterdam (8). Il 12 maggio 1999 il Consiglio ha adottato una decisione per determinare, conformemente alle disposizioni pertinenti del trattato che istituisce la Comunità europea e del trattato sull’Unione europea, la base giuridica per ciascuna delle disposizioni o decisioni che costituiscono l’acquis di Schengen.

A partire dal 1o maggio 2004 le disposizioni dell’acquis di Schengen integrate nell’ambito dell’Unione dal protocollo allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea («protocollo Schengen») e gli atti basati sul medesimo o altrimenti ad esso correlati sono vincolanti per la Repubblica ceca, la Repubblica di Estonia, la Repubblica di Cipro, la Repubblica di Lettonia, la Repubblica di Lituania, la Repubblica di Ungheria, la Repubblica di Malta, la Repubblica di Polonia, la Repubblica di Slovenia e la Repubblica slovacca. Dal 1o gennaio 2007 si applicano anche alla Repubblica di Bulgaria e alla Romania.

Alcune disposizioni dell’acquis di Schengen si applicano sin dall’adesione dei nuovi Stati all’Unione europea; altre si applicheranno a questi Stati solo in virtù di un’apposita decisione del Consiglio. Infine, verificato il rispetto dei necessari requisiti per l’applicazione di tutte le parti dell’acquis nello Stato membro interessato, conformemente alle procedure di valutazione Schengen applicabili e consultato il Parlamento europeo, il Consiglio adotta una decisione sull’abolizione dei controlli di frontiera.

Nel 2004 la Confederazione svizzera ha firmato un accordo con l’Unione europea e la Comunità europea riguardante la sua associazione all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen (9), da leggersi in combinato con la decisione 2004/860/CE.

Il sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II)

Il SIS II, istituito a norma delle disposizioni del regolamento (CE) n. 1987/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio (10) e della decisione 2007/533/GAI del Consiglio (11) (di seguito «strumenti giuridici del SIS II»), è un sistema comune d’informazione che permette alle competenti autorità degli Stati membri di cooperare fra loro scambiandosi informazioni, e uno strumento fondamentale per l’applicazione delle disposizioni dell’acquis di Schengen integrate nell’ambito dell’Unione europea. Il SIS II sostituisce il sistema d’informazione Schengen di prima generazione, operativo dal 1995 ed esteso nel 2005 e nel 2007.

Scopo del SIS II è, a norma dell’articolo 1 dei suddetti atti normativi, assicurare un elevato livello di sicurezza nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia dell’Unione europea, incluso il mantenimento della sicurezza pubblica e dell’ordine pubblico e la salvaguardia della sicurezza nel territorio degli Stati membri e applicare le disposizioni della parte terza, titolo IV, del trattato CE (di seguito «trattato CE») relativo alla circolazione delle persone in detto territorio avvalendosi delle informazioni trasmesse tramite tale sistema.

In conformità degli strumenti giuridici del SIS II, il sistema segnala, mediante una procedura di interrogazione automatizzata, persone e oggetti alle seguenti autorità:

a)	autorità competenti per i controlli di frontiera, a norma del regolamento (CE) n. 562/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 15 marzo 2006, che istituisce un codice comunitario relativo al regime di attraversamento delle frontiere da parte delle persone (12);

b)	autorità competenti per altri controlli di polizia e doganali all’interno del paese e relativo coordinamento;

c)	autorità giudiziarie nazionali e relative autorità di coordinamento;

d)

autorità competenti per il rilascio dei visti, autorità centrali competenti per l’esame delle domande di visto e autorità competenti per il rilascio dei titoli di soggiorno e per l’amministrazione della normativa sui cittadini di paesi terzi nel quadro dell’applicazione dell’acquis comunitario in materia di circolazione delle persone;

e)	servizi competenti per il rilascio dei certificati di immatricolazione per veicoli [a norma del regolamento (CE) n. 1986/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio (13)].

In conformità della decisione SIS II, anche Europol ed Eurojust hanno accesso a talune categorie di segnalazioni. Entrambi possono accedere ai dati inseriti nel SIS II ai sensi dell’articolo 26 (segnalazioni per l’arresto) e dell’articolo 38 (segnalazioni a fini di sequestro o di prova). Inoltre Europol può accedere ai dati inseriti a norma dell’articolo 36 (segnalazioni ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico) ed Eurojust a quelli inseriti a norma dell’articolo 32 (segnalazioni di persone scomparse) e dell’articolo 34 (segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario).

Il SIS II consta di:

1)	un sistema centrale («SIS II centrale») costituito da:

2)	un’unità di supporto tecnico («CS-SIS») contenente una banca dati, la «banca dati del SIS II»,

3)	un’interfaccia nazionale uniforme («NI-SIS»);

4)	un sistema nazionale («N.SIS II») in ciascuno Stato membro, consistente nei sistemi di dati nazionali che comunicano con il SIS II centrale. Un N. SIS II può contenere un archivio di dati («copia nazionale»), costituito da una copia completa o parziale della banca dati del SIS II;

5)	un’infrastruttura di comunicazione fra il CS-SIS e l’NI-SIS («infrastruttura di comunicazione») che è dotata di una rete virtuale cifrata dedicata ai dati SIS II e provvede allo scambio di informazioni tra uffici Sirene, definiti in appresso.

Informazioni supplementari

Il SIS II contiene solo le informazioni indispensabili («alert data») a identificare una persona o un oggetto e eseguire l’azione richiesta. Inoltre, in conformità degli strumenti giuridici del SIS II, gli Stati membri si scambiano le informazioni supplementari necessarie all’attuazione di certe disposizioni previste dagli strumenti giuridici del SIS II, e quelle necessarie al corretto funzionamento del SIS II secondo procedure bi- o multilaterali.

L’acronimo Sirene con il quale è stata battezzata questa struttura di scambio delle informazioni supplementari sta per l’inglese «Supplementary Information REquest at the National Entries».

A norma degli strumenti giuridici del SIS II, le informazioni supplementari sono scambiate:

a)	per permettere agli Stati membri di consultarsi o informarsi a vicenda quando introducono una segnalazione (ad esempio, una segnalazione per l’arresto);

b)	dopo un hit per consentire l’azione appropriata (in caso di segnalazione positiva);

c)	quando non è possibile procedere all’azione richiesta (ad esempio, applicazione di un flag);

d)	con riguardo alla qualità dei dati SIS II (ad esempio, i dati sono inseriti illecitamente o contengono errori di fatto);

e)	con riguardo alla compatibilità e alla priorità delle segnalazioni (ad esempio, si verifica l’esistenza di segnalazioni multiple);

f)	con riguardo ai diritti di accesso.

1.   GLI UFFICI SIRENE E IL SIS II

1.1.   Ufficio Sirene

Ai sensi dell’articolo 7, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, ciascuno Stato membro istituisce un «ufficio Sirene» nazionale che funge da punto di contatto unico per gli Stati membri per lo scambio di informazioni supplementari. Le funzioni principali dell’ufficio Sirene sono (14):

1)	assicurare lo scambio di tutte le informazioni supplementari conformemente alle disposizioni del presente manuale, di cui all’articolo 8 degli strumenti giuridici del SIS II;

2)	coordinare la verifica della qualità delle informazioni inserite nel SIS II.

Il SIS II funziona in base al principio secondo cui i sistemi nazionali non possono scambiarsi direttamente i dati informatici ma debbono passare per il sistema centrale (CS-SIS).

Gli Stati membri Schengen devono tuttavia avere la possibilità di scambiarsi le informazioni supplementari necessarie all’attuazione di certe disposizioni previste dagli strumenti giuridici del SIS II per il corretto funzionamento del sistema secondo procedure bi- o multilaterali.

1.2.   Manuale Sirene

Il manuale Sirene è un insieme d’istruzioni destinate agli uffici Sirene. Esso descrive nel dettaglio le regole e le procedure che disciplinano lo scambio bilaterale o multilaterale delle informazioni supplementari e costituisce una disposizione di attuazione necessaria al funzionamento del SIS II previsto dagli strumenti giuridici del SIS II.

Le modalità dettagliate di scambio delle informazioni supplementari sono adottate secondo la procedura di cui all’articolo 51, paragrafo 2, del regolamento SIS II e all’articolo 67 della decisione SIS II, sotto forma di un manuale denominato «manuale Sirene».

1.3.   Altre disposizioni di attuazione

A causa della loro tecnicità, del loro livello di dettaglio e della necessità di aggiornamenti periodici, né il regolamento SIS II né la decisione SIS II possono trattare con esaustività taluni aspetti del SIS II quali le norme tecniche concernenti l’inserimento di dati, inclusi i dati necessari per l’inserimento di una segnalazione, l’aggiornamento, la cancellazione e la consultazione dei dati, le norme sulla compatibilità e la priorità delle segnalazioni, l’aggiunta di flag, l’interconnessione delle segnalazioni e lo scambio di informazioni supplementari. È pertanto opportuno delegare alla Commissione competenze di esecuzione in relazione a questi aspetti.

Alcune norme tecniche incidono direttamente sul lavoro degli utenti finali negli Stati membri, è quindi opportuno includere tali norme nel manuale Sirene. Pertanto gli allegati 1, 2 e 4 del manuale contengono, rispettivamente, le regole di traslitterazione, le tabelle di codice e le altre disposizioni di attuazione per il trattamento dei dati.

1.4.   Principi

La cooperazione tramite Sirene si fonda sui seguenti principi di base.

1.4.1.   Disponibilità

L’ufficio Sirene nazionale deve essere operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche per analisi, assistenza e soluzioni tecniche.

1.4.2.   Continuità

Ogni ufficio Sirene crea una struttura interna che garantisca la continuità della gestione, del personale e dell’infrastruttura tecnica.

I responsabili degli uffici Sirene si riuniscono almeno due volte l’anno per valutare la qualità della cooperazione tra i rispettivi servizi, discutere le misure tecniche ed organizzative necessarie in caso di difficoltà e chiarire le procedure, se necessario.

1.4.3.   Sicurezza

A norma dell’articolo 10, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, gli Stati membri devono adottare misure equivalenti a quelle previste per il rispettivo N.SIS II dal paragrafo 1 del medesimo articolo, per quanto riguarda la sicurezza degli scambi di informazioni supplementari.

Per quanto possibile, le raccomandazioni e le migliori pratiche indicate nel volume 2 dell’UE-catalogo Schengen: Sistema d’informazione Schengen, Sirene, devono essere tradotte in pratica.

Ciascun ufficio Sirene dovrebbe disporre di un computer e di una banca dati di sicurezza (backup) in un altro sito, in caso di gravi emergenze nell’ufficio Sirene.

Per proteggere i locali degli uffici Sirene sono necessarie misure di sicurezza fisica e organizzativa. In ottemperanza ai requisiti di sicurezza previsti dagli strumenti giuridici del SIS II, si applicheranno norme appropriate in relazione alla sicurezza dei locali. Le misure specifiche potranno variare in funzione di minacce concrete nelle immediate vicinanze dell’ufficio Sirene e della sua esatta ubicazione, e potranno includere tra l’altro:

—	finestre esterne con vetri di sicurezza,

—	porte di sicurezza chiuse,

—	mura di recinzione in mattoni/cemento,

—	impianti di allarme antintrusione, registri delle entrate, delle uscite e degli eventi insoliti,

—	guardie di sicurezza in loco o rapidamente disponibili,

—	sistemi di estinzione incendi e/o collegamento diretto con i vigili del fuoco,

—	locali separati per impedire l’ingresso negli uffici Sirene di personale non partecipante a misure di cooperazione di polizia internazionale o non autorizzato all’accesso,

—	alimentazione elettrica d’emergenza sufficiente.

Ciascuno Stato membro stabilisce le misure specifiche da adottare ai sensi dell’articolo 10, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II. Gli Stati membri controllano inoltre l’efficacia delle misure di sicurezza e adottano opportune misure organizzative in materia di controllo interno per garantire la conformità con gli strumenti giuridici del SIS II.

1.4.4.   Riservatezza

Ai sensi dell’articolo 11 degli strumenti giuridici del SIS II, a tutto il personale Sirene si applicano le norme nazionali in materia di segreto professionale o altri obblighi di riservatezza equivalenti. L’obbligo di riservatezza vincola tale personale anche dopo che avrà lasciato l’incarico o cessato di lavorare.

1.4.5.   Accessibilità

Per adempiere all’obbligo di fornire informazioni supplementari, il personale Sirene deve avere accesso diretto o indiretto a tutte le informazioni nazionali pertinenti e al parere di esperti.

1.4.6.   Comunicazioni

Ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 1, lettera c), degli strumenti giuridici del SIS II, gli uffici Sirene si avvalgono, per le comunicazioni, di una rete virtuale cifrata dedicata ai dati SIS II e allo scambio di informazioni tra uffici Sirene. Solo in caso di indisponibilità, possono ricorrere a un altro mezzo di comunicazione adeguatamente protetto e il più appropriato a seconda delle circostanze. Tale possibilità di scelta significa che il mezzo di comunicazione è determinato caso per caso, tenendo conto delle disponibilità tecniche e dei requisiti di sicurezza e di qualità che la comunicazione deve soddisfare.

I messaggi scritti si dividono in due categorie: testi liberi e formulari standard. Questi ultimi sono predisposti in conformità dell’allegato 3.

Per la massima efficienza delle comunicazioni bilaterali tra il personale Sirene, sarà usata una lingua comune a entrambe le parti.

L’ufficio Sirene risponde il più rapidamente possibile a tutte le richieste d’informazione inviate dagli altri Stati membri attraverso i rispettivi uffici Sirene. In ogni caso, il termine di risposta non deve superare le 12 ore.

L’ordine di priorità nel lavoro quotidiano è determinato in base alla categoria di segnalazione e all’importanza del caso.

Per tutte le informazioni non scambiabili con formulario, l’ufficio Sirene userà un apposito indirizzo e-mail protetto.

1.4.7.   Regole di traslitterazione

Vanno rispettate le regole di traslitterazione di cui all’allegato 1.

1.4.8.   Qualità dei dati

Ai sensi dell’articolo 7, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, gli uffici Sirene coordinano la verifica della qualità delle informazioni inserite nel SIS II. Per svolgere questa funzione, dovranno disporre della necessaria competenza. Occorre quindi che a livello nazionale sia predisposta un’appropriata forma di controllo della qualità dei dati, nonché di verifica del rapporto segnalazioni/hit e del contenuto dei dati.

Perché ciascun ufficio Sirene possa fungere da coordinatore della verifica della qualità dei dati, bisogna organizzare il necessario supporto IT e garantire adeguati diritti di accesso ai sistemi.

1.4.9.   Strutture

Tutte le autorità nazionali, compresi gli uffici Sirene, incaricate della cooperazione internazionale di polizia devono essere organizzate in modo strutturato, onde evitare conflitti di competenza con altri organi nazionali aventi funzioni analoghe e duplicazioni di lavoro.

1.4.10.   Archiviazione

a)	Ogni Stato membro stabilisce le condizioni di archiviazione delle informazioni.

b)	L’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante deve tenere a disposizione degli altri Stati membri tutte le informazioni relative alle proprie segnalazioni, incluso un riferimento alla decisione che ha dato origine alla segnalazione.

c)	Gli archivi di ogni ufficio Sirene devono permettere di accedere rapidamente alle informazioni, in modo da rispettare i tempi molto brevi di trasmissione delle informazioni.

d)

I dati personali archiviati dall’ufficio Sirene in seguito allo scambio di informazioni sono conservati soltanto per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali sono stati forniti. Di norma, sono cancellati immediatamente dopo che la segnalazione corrispondente è stata cancellata dal SIS II, e in ogni caso al più tardi entro un anno dalla cancellazione. Tuttavia, possono essere conservati per un periodo più lungo, conformemente alla legislazione nazionale, i dati relativi ad una determinata segnalazione effettuata da uno Stato membro o ad una segnalazione in collegamento con la quale è stata intrapresa un’azione nel suo territorio.

e)

Le informazioni supplementari inviate da altri Stati membri sono archiviate conformemente alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati dello Stato membro ricevente. Si applicano inoltre le pertinenti disposizioni degli strumenti giuridici del SIS II, la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (15) e la convenzione 108 del Consiglio d’Europa (16).

f)	L’accesso agli archivi è controllato e limitato al personale designato.

1.5.   Personale

1.5.1.   Competenze

Il personale degli uffici Sirene deve conoscere il maggior numero di lingue possibile e il personale in servizio deve essere in grado di comunicare con tutti gli uffici Sirene.

Il personale deve possedere le necessarie conoscenze:

—	nelle materie giuridiche nazionali, europee e internazionali,

—	sulle autorità di contrasto del proprio paese,

—	sui sistemi giudiziari e di gestione dell’immigrazione nazionali ed europei.

Il personale deve avere l’autorità necessaria per trattare autonomamente tutti i casi in gestione.

Gli operatori in servizio fuori dell’orario di ufficio devono avere le stesse competenze e conoscenze e la stessa autorità, e devono poter ricorrere a esperti in qualsiasi momento.

L’ufficio Sirene deve disporre di consulenze legali sia per i casi ordinari che per quelli eccezionali. A seconda dei casi, possono fornire consulenza legale sia i membri del personale aventi le competenze giuridiche necessarie, sia esperti appartenenti alle autorità giudiziarie.

1.5.2.   Assunzione

Le autorità nazionali competenti tengono conto di tutte queste competenze e conoscenze nell’assumere nuovo personale e organizzano, se necessario, corsi o sessioni di formazione interna a livello nazionale ed europeo.

Un personale con un alto grado di esperienza può operare autonomamente e gestire i casi in modo efficace. Di conseguenza, è opportuno un turnover debole del personale ed è necessario il sostegno univoco del management per creare i presupposti per la delega delle responsabilità.

1.5.3.   Formazione

Livello nazionale

A livello nazionale, una formazione sufficiente garantirà un personale con le competenze richieste dal presente manuale. Prima di essere autorizzato a elaborare dati memorizzati nel SIS II, il personale riceve una formazione adeguata sulle norme in materia di sicurezza e di protezione dei dati ed è informato dei reati e delle sanzioni pertinenti.

Livello europeo

Almeno una volta l’anno saranno organizzati corsi comuni di formazione per rafforzare la cooperazione tra gli uffici Sirene permettendo l’incontro tra colleghi di uffici diversi, per scambiare informazioni sui metodi di lavoro nazionali e costituire un corpus di conoscenze omogeneo ed equivalente. In questo modo il personale capirà meglio l’importanza del proprio operato e di una reciproca solidarietà per la sicurezza comune degli Stati membri.

1.5.4.   Scambi di personale

Per quanto possibile, gli uffici Sirene prevedono anche di organizzare scambi di personale con altri uffici Sirene almeno una volta l’anno. L’obiettivo sarebbe quello di approfondire la conoscenza dei metodi di lavoro, vedere come sono organizzati gli altri uffici Sirene e stabilire contatti personali con colleghi di altri Stati membri.

1.6.   Infrastrutture tecniche

Ogni ufficio Sirene deve disporre di un sistema informatico di gestione che consenta il trattamento automatico di buona parte del flusso dei dati quotidiani.

1.6.1.   Scambio di dati tra uffici Sirene

Le specifiche tecniche per lo scambio di informazioni tra uffici Sirene sono definite nel documento sullo scambio di dati tra uffici Sirene (17).

1.7.   Formazione di altri servizi

Gli uffici Sirene partecipano alla creazione di norme nazionali per la formazione degli utenti finali ai principi e alle pratiche di qualità dei dati e alla formazione di tutte le autorità che inseriscono segnalazioni, ponendo l’accento sulla qualità dei dati, sui requisiti di protezione dei dati e su un uso ottimale del SIS II.

2.   PROCEDURE GENERALI

Le procedure descritte di seguito si applicano a tutte le categorie di segnalazioni; le procedure specifiche a ciascuna categoria figurano nelle parti corrispondenti del presente manuale.

2.1.   Definizioni

«Stato membro segnalante»	lo Stato membro che ha inserito la segnalazione nel SIS II
«Stato membro di esecuzione»	lo Stato membro che esegue l’azione da intraprendere dopo un hit
«hit» (risposta/riscontro positivo)	un utente finale effettua una ricerca nel SIS II e trova una segnalazione corrispondente ai criteri di ricerca; nel qual caso, va intrapresa l’azione richiesta
«flag» (indicatore di validità)	indicatore sospensivo della validità apponibile alle segnalazioni per l’arresto, alle segnalazioni di persone scomparse e alle segnalazioni ai fini di controllo, dallo Stato membro che reputi incompatibile con la legislazione nazionale, con i propri obblighi internazionali o con interessi nazionali essenziali dare seguito all’azione richiesta. La presenza di un flag in corrispondenza a una data segnalazione significa che l’azione richiesta non sarà eseguita sul territorio di quello Stato membro.

2.2.   Segnalazioni multiple (articolo 34, paragrafo 6, del regolamento SIS II e articolo 49, paragrafo 6, della decisione SIS II)

Talvolta si possono riscontrare più segnalazioni di paesi diversi per uno stesso soggetto. È essenziale che ciò non crei confusione all’utente finale e che questi sappia chiaramente cosa fare quando si trova a inserire una segnalazione e quale procedura seguire in caso di hit. Occorrerà pertanto stabilire delle procedure per individuare le segnalazioni multiple, e regole di priorità per il loro inserimento nel SIS II.

Ciò presuppone che:

—	prima di inserire una segnalazione, si verifichi se lo stesso soggetto non sia già segnalato nel SIS II,

—	si consultino gli altri Stati membri quando l’inserimento di una segnalazione dà luogo a segnalazioni multiple fra loro incompatibili.

2.2.1.   Compatibilità delle segnalazioni e ordine di priorità

Per una stessa persona o uno stesso oggetto può essere inserita nel SIS II una sola segnalazione per Stato membro.

Pertanto, ogni qualvolta possibile e necessario, saranno conservate a livello nazionale tutte le segnalazioni successive riguardanti una stessa persona o uno stesso oggetto, per poterle introdurre una volta scaduta o cancellata la prima.

Più Stati membri possono inserire una segnalazione per una stessa persona o uno stesso oggetto se le segnalazioni sono compatibili.

Le segnalazioni per l’arresto (articolo 26 della decisione SIS II) sono compatibili con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso (articolo 24 del regolamento SIS II), le segnalazioni di persone scomparse (articolo 32 della decisione SIS II) e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario (articolo 34 della decisione SIS II). Sono incompatibili invece con le segnalazioni ai fini di controllo (articolo 36 della decisione SIS II).

Le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto. Sono incompatibili invece con le segnalazioni di persone scomparse, le segnalazioni ai fini di controllo e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario.

Le segnalazioni di persone scomparse sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario. Sono incompatibili invece con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso e le segnalazioni ai fini di controllo.

Le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto e le segnalazioni di persone scomparse. Sono incompatibili invece con le segnalazioni ai fini di controllo e le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso.

Le segnalazioni ai fini di controllo sono incompatibili con le segnalazioni per l’arresto, le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso, le segnalazioni di persone scomparse e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario.

Nell’ambito delle segnalazioni ai fini di controllo, le segnalazioni a fini di «controllo discreto» sono incompatibili con quelle a fini di «controllo specifico».

Varie categorie di segnalazioni di oggetti non sono compatibili tra loro (cfr. la tavola di compatibilità).

L’ordine di priorità delle segnalazioni di persone è il seguente:

—	arresto per consegna o estradizione (articolo 26 della decisione SIS II),

—	rifiuto di ingresso o di soggiorno nel territorio Schengen (articolo 24 del regolamento SIS II),

—	messa sotto protezione (articolo 32 della decisione SIS II),

—	controllo specifico (articolo 36 della decisione SIS II),

—	controllo discreto (articolo 36 della decisione SIS II),

—	comunicazione del luogo di soggiorno (articoli 32 e 34 della decisione SIS II).

L’ordine di priorità delle segnalazioni di oggetti è il seguente:

—	prova (articolo 38 della decisione SIS II),

—	sequestro (articolo 38 della decisione SIS II),

—	controllo specifico (articolo 36 della decisione SIS II),

—	controllo discreto (articolo 36 della decisione SIS II).

Per motivi di interesse nazionale essenziale è possibile derogare a questo ordine di priorità, previa consultazione tra gli Stati membri.

Tavola di compatibilità delle segnalazioni di persone

Ordine di importanza	Segnalazione per l’arresto	Segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso	Segnalazione di persone scomparse (protezione)	Segnalazione a fini di controllo specifico	Segnalazione a fini di controllo discreto	Segnalazione di persone scomparse (luogo di soggiorno)	Segnalazione di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario
Segnalazione per l’arresto	sì	sì	sì	no	no	sì	sì
Segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso	sì	sì	no	no	no	no	no
Segnalazione di persone scomparse (protezione)	sì	no	sì	no	no	sì	sì
Segnalazione a fini di controllo specifico	no	no	no	sì	no	no	no
Segnalazione a fini di controllo discreto	no	no	no	no	sì	no	no
Segnalazione di persone scomparse (luogo di soggiorno)	sì	no	sì	no	no	sì	sì
Segnalazione di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario	sì	no	sì	no	no	sì	sì

Tavola di compatibilità delle segnalazioni di oggetti

Ordine di importanza	Segnalazione a fini di prova	Segnalazione a fini di sequestro	Segnalazione a fini di controllo specifico	Segnalazione a fini di controllo discreto
Segnalazione a fini di prova	sì	sì	no	no
Segnalazione a fini di sequestro	sì	sì	no	no
Segnalazione a fini di controllo specifico	no	no	sì	no
Segnalazione a fini di controllo discreto	no	no	no	sì

2.2.2.   Verifica di segnalazioni multiple

Nel trattare potenziali segnalazioni multiple, occorre distinguere accuratamente fra persone od oggetti aventi caratteristiche similari. È pertanto essenziale che gli uffici Sirene si consultino e cooperino tra loro e che ogni Stato membro attui le procedure tecniche appropriate per individuare tali casi prima di introdurre la segnalazione.

Si applica la seguente procedura:

a)	se inserendo una nuova segnalazione risulta essere già registrata nel SIS II una persona o un oggetto con gli stessi elementi di descrizione dell’identità, occorrerà procedere a una verifica più dettagliata prima di inserire la nuova segnalazione;

b)	in caso di segnalazioni di persone, se necessario l’ufficio Sirene si metterà in contatto con l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante per verificare se si tratta effettivamente dello stesso soggetto (formulario E);

c)

se i criteri risultano identici e potrebbero riferirsi alla stessa persona o allo stesso oggetto, l’ufficio Sirene applicherà la procedura per l’inserimento di segnalazioni multiple. Se invece i criteri risultano riferirsi a due persone o oggetti diversi, l’ufficio Sirene convaliderà la richiesta di inserimento della nuova segnalazione.

Per verificare se esistono segnalazioni multiple su una persona si confrontano i seguenti elementi di identificazione:

—

cognome,

—

nome,

—	data di nascita,

—

sesso,

—	numero del documento di identità nazionale,

—	nome e cognome del padre e della madre,

—	luogo di nascita,

—	impronte digitali,

—	fotografie.

Per verificare se esistono segnalazioni multiple su un veicolo si confrontano i seguenti elementi di identificazione:

—	numero VIN,

—	numero di immatricolazione e paese di immatricolazione,

—

marca,

—

tipo.

Se inserendo una nuova segnalazione risulta essere già registrato nel SIS II lo stesso numero VIN e/o di immatricolazione, allora è possibile che esistano segnalazioni multiple sullo stesso veicolo. Tuttavia, questo metodo di verifica è efficace solo quando vengono usati gli stessi elementi descrittivi, pertanto il raffronto non è sempre possibile.

L’ufficio Sirene deve segnalare agli utenti nazionali che possono insorgere problemi quando il raffronto viene fatto su uno solo dei numeri: una risposta positiva non significa automaticamente che vi siano segnalazioni multiple e una risposta negativa non significa che il veicolo in questione non sia segnalato.

Per gli altri oggetti, i campi più appropriati per verificare la presenza di segnalazioni multiple sono quelli obbligatori, che il sistema usa sistematicamente per il raffronto automatico.

2.2.3.   Inserimento di segnalazioni multiple

Se la nuova segnalazione di uno Stato membro contrasta con una sua segnalazione precedente, l’ufficio Sirene nazionale provvede affinché nel SIS II figuri un’unica segnalazione conformemente alla procedura nazionale.

Se le segnalazioni provengono da Stati membri diversi, si applica la seguente procedura:

a)	se le segnalazioni sono compatibili, non è necessaria la consultazione tra uffici Sirene;

b)	se le segnalazioni sono incompatibili, o se la loro compatibilità è dubbia, gli uffici Sirene si consultano con il formulario E in modo da inserire un’unica segnalazione;

c)	le segnalazioni per l’arresto vanno inserite immediatamente, senza aspettare l’esito delle consultazioni tra Stati membri;

d)

se una segnalazione incompatibile con segnalazioni precedenti diventa prioritaria a seguito della consultazione, gli Stati membri che hanno introdotto le precedenti segnalazioni le cancellano non appena sia inserita la nuova. Gli Stati membri risolvono gli eventuali disaccordi tramite gli uffici Sirene; se non è possibile giungere a un accordo in base all’ordine di priorità stabilito, è mantenuta nel SIS II la segnalazione più vecchia;

e)	gli Stati membri che non hanno potuto inserire una segnalazione possono farsi avvertire dal CS-SIS della cancellazione della segnalazione;

f)	l’ufficio Sirene dello Stato membro che non ha potuto inserire la segnalazione può chiedere all’ufficio Sirene dello Stato membro che l’ha inserita di informarlo degli eventuali hit.

2.3.   Scambio di informazioni in caso di hit

Si ottiene un «hit» quando un utente finale effettua una ricerca nel SIS II e trova una segnalazione corrispondente ai criteri di ricerca; nel qual caso, va intrapresa l’azione richiesta.

Se l’utente finale chiede informazioni supplementari in seguito a un hit, l’ufficio Sirene contatta quanto prima l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante e chiede le informazioni necessarie. Se del caso, gli uffici Sirene fungono da intermediari tra le autorità nazionali, fornendo e scambiando le informazioni supplementari pertinenti alla segnalazione.

Salvo diversa indicazione, lo Stato membro segnalante deve essere informato dell’hit e del relativo esito.

Si applica la seguente procedura:

a)

fatta salva la sezione 2.4 del presente manuale, l’hit su una persona o un oggetto segnalato deve, in linea di principio, essere comunicato all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante usando il formulario G. Il formulario G recherà, al campo 090, l’articolo applicabile degli strumenti giuridici del SIS II. Se necessario, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante comunica allora all’ufficio Sirene dello Stato membro che ha riscontrato l’hit tutte le pertinenti informazioni specifiche e le misure particolari da adottare. Se l’hit riguarda una persona segnalata per l’arresto, l’ufficio Sirene dello Stato membro che ha riscontrato l’hit ne informa, se del caso, telefonicamente l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante, previo invio del formulario G;

b)

gli uffici Sirene degli Stati membri che hanno inserito segnalazioni ai fini del rifiuto di ingresso non devono essere necessariamente informati degli hit su base sistematica, ma possono esserlo in casi eccezionali. Si può comunque trasmettere un formulario G se, per esempio, sono necessarie informazioni supplementari. Il formulario G va trasmesso sistematicamente quando l’hit riguarda una persona che beneficia del diritto di libera circolazione all’interno della Comunità.

2.3.1.   Comunicazione di ulteriori informazioni

Lo scambio di informazioni ai sensi degli strumenti giuridici del SIS II non pregiudica i compiti assegnati agli uffici Sirene dalle leggi nazionali di attuazione di altri strumenti giuridici dell’Unione europea, in particolare dalla legge nazionale che attua la decisione quadro 2006/960/GAI del Consiglio (18), o se le informazioni rientrano nel campo di applicazione dell’assistenza giudiziaria.

2.4.   Impossibilità di eseguire la procedura in caso di hit (articolo 48 della decisione SIS II e articolo 33 del regolamento SIS II)

In conformità dell’articolo 48 della decisione SIS II e dell’articolo 33 del regolamento SIS II si applica la seguente procedura:

a)	lo Stato membro che si trovi nell’impossibilità di eseguire la procedura comunica senza indugio allo Stato membro segnalante per il tramite del proprio ufficio Sirene che non è in grado di eseguire l’azione richiesta e ne precisa i motivi con il formulario H;

b)	gli Stati membri interessati possono allora concordare l’azione da intraprendere, nel rispetto del diritto interno e delle disposizioni degli strumenti giuridici del SIS II.

2.5.   Trattamento di dati per fini diversi da quelli per i quali sono stati inseriti nel SIS II (articolo 46, paragrafo 5, della decisione SIS II)

I dati inseriti nel SIS II possono essere trattati solo ai fini enunciati per ciascuna categoria di segnalazione.

Tuttavia, previo accordo dello Stato membro segnalante, i dati possono essere trattati per finalità diverse da quelle per le quali sono stati inseriti, per prevenire una minaccia grave imminente per l’ordine pubblico o la sicurezza pubblica, per gravi ragioni di sicurezza dello Stato o per prevenire un reato grave.

Se uno Stato membro intende trattare dati inseriti nel SIS II per finalità diverse da quelle per i quali sono stati inseriti, lo scambio di informazioni deve avvenire come segue:

a)	tramite il proprio ufficio Sirene, lo Stato membro che intende usare i dati per una finalità diversa espone allo Stato membro segnalante i motivi per cui chiede di cambiare la finalità originaria usando il formulario I;

b)	lo Stato membro segnalante esamina senza indugio se la richiesta può essere accolta e, tramite il proprio ufficio Sirene, comunica la decisione all’altro Stato membro;

c)	se del caso, lo Stato membro segnalante subordina l’autorizzazione a condizioni sull’uso dei dati.

Previo accordo dello Stato membro segnalante, l’altro Stato membro utilizza i dati solo per la finalità che ha chiesto e per cui ha ottenuto l’autorizzazione, e tiene conto delle eventuali condizioni fissate dallo Stato membro segnalante.

2.6.   Aggiunta di un flag (articoli 24 e 25 della decisione SIS II)

Su richiesta di un altro Stato membro è possibile aggiungere un flag.

Ai sensi degli articoli 24 e 25 della decisione SIS II, uno Stato membro può in qualsiasi momento rifiutare di eseguire sul suo territorio l’azione richiesta, chiedendo l’apposizione di un flag alle segnalazioni per l’arresto (articolo 26 della decisione SIS II), alle segnalazioni di persone scomparse (articolo 32 della decisione SIS II) e alle segnalazioni a fini di controllo discreto o di controllo specifico (articolo 36 della decisione SIS II), qualora reputi che dare applicazione alla segnalazione non sia compatibile con la legislazione nazionale, con i propri obblighi internazionali o con interessi nazionali essenziali. I motivi della richiesta devono essere comunicati contestualmente.

È prevista una procedura alternativa solo per le segnalazioni per l’arresto. Ogni Stato membro provvede a individuare quanto prima le segnalazioni che potrebbero richiedere l’applicazione del flag.

Quando vengono meno le circostanze di cui all’articolo 24, paragrafo 1, o all’articolo 25 della decisione SIS II, lo Stato membro che ha chiesto l’apposizione del flag deve sollecitarne quanto prima il ritiro.

2.6.1.   Consultazione degli Stati membri per l’aggiunta di un flag

Si applica la seguente procedura:

a)	lo Stato membro che vuole l’apposizione del flag ne fa richiesta allo Stato membro segnalante con il formulario F, specificando i motivi;

b)	lo Stato membro che ha inserito la segnalazione appone il flag immediatamente;

c)	concluso lo scambio di informazioni, in funzione delle informazioni fornite durante la consultazione dallo Stato membro che chiede il flag potrà risultare necessario modificare o cancellare la segnalazione, oppure ritirare la richiesta.

2.6.2.   Clausola transitoria fino al 1o gennaio 2009: richiesta di aggiunta sistematica del flag alle segnalazioni relative ai cittadini di uno Stato membro

È disposta la seguente procedura:

a)	uno Stato membro può chiedere all’ufficio Sirene di un altro Stato membro di aggiungere sistematicamente un flag alle segnalazioni per l’arresto riguardanti i suoi cittadini;

b)	lo Stato membro che lo desideri presenta una richiesta scritta allo Stato membro di cui sollecita la cooperazione;

c)	lo Stato membro che riceve la richiesta aggiunge un flag per lo Stato membro in questione immediatamente dopo aver creato la segnalazione;

d)	la procedura resta in vigore fino a quando non venga annullata con comunicazione scritta.

2.7.   Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 34 del regolamento SIS II e articolo 49 della decisione SIS II)

Se i dati contengono errori di fatto o sono stati archiviati illecitamente nel SIS II, le informazioni supplementari sono scambiate a norma dell’articolo 34, paragrafo 2, del regolamento SIS II e dell’articolo 49, paragrafo 2, della decisione SIS II, per cui solo lo Stato membro che ha effettuato la segnalazione è autorizzato a modificare, completare, rettificare, aggiornare o cancellare i dati.

Lo Stato membro che ha scoperto che i dati contengono un errore o sono stati archiviati illecitamente ne informa quanto prima lo Stato membro segnalante tramite il proprio ufficio Sirene ed entro dieci giorni dacché è in possesso degli elementi che dimostrano l’errore. Le informazioni sono scambiate con il formulario J.

a)	In funzione dell’esito delle consultazioni, lo Stato membro segnalante può essere tenuto a cancellare o rettificare i dati in conformità delle procedure nazionali per la rettifica della voce in questione.

b)

Se entro due mesi non si giunge a un accordo, l’ufficio Sirene dello Stato membro che ha constatato l’errore o l’archiviazione illecita dei dati ne informa l’autorità nazionale abilitata a sottoporre la questione al garante europeo della protezione dei dati, il quale, insieme alle autorità nazionali di controllo interessate, agisce in qualità di mediatore.

Scambio di informazioni in seguito a scoperta di fatti nuovi

A garanzia della qualità dei dati e della liceità del trattamento, l’ufficio Sirene diverso da quello dello Stato membro segnalante che venga a conoscenza di un fatto nuovo connesso a una segnalazione ne informa quanto prima l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante usando il formulario J. È quanto può accadere, ad esempio, quando un cittadino di paesi terzi segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno diventa titolare del diritto di libera circolazione all’interno della Comunità dopo che è stata introdotta la segnalazione.

2.8.   Diritto di accesso e rettifica di dati (articolo 41 del regolamento SIS II e articolo 58 della decisione SIS II) (19)

Il diritto di una persona di accedere ai dati che la riguardano inseriti nel SIS II conformemente agli strumenti giuridici del SIS II è esercitato nel rispetto della legislazione dello Stato membro presso il quale l’interessato lo fa valere.

L’interessato è informato prima possibile e comunque non oltre 60 giorni dalla data in cui ha chiesto l’accesso o prima, se la legislazione nazionale lo prevede.

Uno Stato membro diverso da quello che ha effettuato la segnalazione può comunicare informazioni all’interessato soltanto se dà prima la possibilità allo Stato membro segnalante di prendere posizione.

Chiunque ha il diritto di far rettificare dati che lo riguardano contenenti errori di fatto o di far cancellare dati che lo riguardano inseriti illecitamente.

L’interessato è informato del seguito dato all’esercizio dei suoi diritti prima possibile e comunque non oltre tre mesi dalla data della domanda iniziale o prima, se la legislazione nazionale lo prevede.

2.8.1.   Richieste di accesso o di rettifica

Fatta salva la legislazione nazionale, se è necessario informare le autorità nazionali di una richiesta di accesso o di rettifica dei dati, lo scambio di informazioni si svolge come segue:

a)

ogni ufficio Sirene applica il diritto nazionale in materia di diritto di accesso ai dati personali. A seconda dei casi e in conformità della legislazione applicabile, gli uffici Sirene trasmettono alle autorità nazionali competenti le richieste di accesso o di rettifica dei dati, ovvero decidono al riguardo nei limiti delle loro competenze;

b)	se richiesti dalle autorità nazionali competenti, gli uffici Sirene degli Stati membri interessati trasmettono, in conformità della legislazione nazionale, le informazioni relative all’esercizio del diritto d’accesso.

2.8.2.   Scambio di informazioni sulle richieste di accesso a segnalazioni inserite da altri Stati membri

Nella misura del possibile, le informazioni relative alle richieste di accesso a segnalazioni inserite nel SIS II da un altro Stato membro sono scambiate tramite gli uffici Sirene nazionali con formulario K.

Si applica la seguente procedura:

a)	la richiesta di accesso è trasmessa quanto prima allo Stato membro segnalante affinché possa prendere posizione;

b)	lo Stato membro segnalante comunica la propria posizione allo Stato membro che ha ricevuto la richiesta, e

c)	terrà conto dei termini per l’esame della richiesta fissati dallo Stato membro che ha ricevuto la richiesta di accesso.

Se lo Stato membro segnalante comunica la sua posizione all’ufficio Sirene dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta di accesso, l’ufficio Sirene, in conformità della legislazione nazionale e nei limiti delle sue competenze, decide riguardo alla richiesta oppure trasmette quanto prima tale posizione all’autorità competente a decidere della richiesta.

2.8.3.   Scambio di informazioni sulle richieste di rettifica o cancellazione di dati inseriti da altri Stati membri

Se una persona chiede di far rettificare o cancellare dati che la riguardano, alla rettifica o alla cancellazione potrà procedere solo lo Stato membro segnalante. Ove l’interessato si rivolga a uno Stato membro diverso da quello segnalante, l’ufficio Sirene dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta lo informa che deve contattare lo Stato membro segnalante e fornisce gli estremi dell’autorità competente di quello Stato.

2.9.   Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

Le segnalazioni inserite nel SIS II sono conservate esclusivamente per il periodo necessario a realizzare gli obiettivi per i quali sono state inserite.

Salvo i casi che fanno seguito a un hit, una segnalazione deve essere cancellata automaticamente dal CS-SIS (scaduto il termine di validità), o direttamente dal servizio che ha inserito la segnalazione nel SIS II (non sussistono più le condizioni per il suo mantenimento).

In entrambi i casi, il messaggio di cancellazione del CS-SIS deve essere trattato automaticamente dal N.SIS II.

Gli Stati membri possono farsi avvertire automaticamente della cancellazione di una segnalazione inserita da un altro Stato membro.

2.10.   Inserimento di nomi propri

Entro i limiti imposti dai sistemi nazionali per l’inserimento dei dati, i nomi propri (nomi e cognomi) vanno inseriti nel SIS II nel formato (caratteri e ortografia) quanto più vicino a quello usato nel documento di identità ufficiale. Di norma, gli Stati membri useranno i caratteri latini per inserire i dati nel SIS II, fatte salve le regole di traslitterazione e di trascrizione di cui all’allegato 1.

2.11.   Categorie di identità

Identità confermata (identità accertata)

L’identità si intende confermata (accertata) quando risulta da documenti di identità autentici, da un passaporto o da una dichiarazione delle autorità competenti.

Identità non confermata

L’identità si intende non confermata quando mancano prove sufficienti per confermare l’identità.

Identità usurpata

Si ha usurpazione di identità (cognome, nome, data di nascita) quando una persona usa l’identità di un’altra persona reale, per esempio quando un documento è usato a scapito del suo effettivo titolare.

Alias

L’alias è un’identità fittizia usata da una persona conosciuta sotto altre identità.

2.11.1.   Identità usurpata (articolo 36 del regolamento SIS II e articolo 51 della decisione SIS II)

Non appena sia accertato che è stata usurpata l’identità di una persona, si devono aggiungere dati complementari alla segnalazione nel SIS II, con il consenso dell’interessato, per evitare le conseguenze negative di un errore di identificazione. La vittima dell’usurpazione di identità può, conformemente alle procedure nazionali, fornire all’autorità competente i dati di cui all’articolo 36, paragrafo 3, del regolamento SIS II e all’articolo 51, paragrafo 3, della decisione SIS II. La persona la cui identità sia stata usurpata ha il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento dei dati.

Se uno Stato membro scopre che la segnalazione di una persona inserita da un altro Stato membro è connessa a un caso di usurpazione di identità, ne informa l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante con il formulario Q, perché siano aggiunti i dati alla segnalazione nel SIS II.

I dati della persona la cui identità è stata usurpata sono forniti esclusivamente per stabilire l’identità della persona controllata e non possono, in nessun caso, essere usati per altri fini. Le informazioni sulle identità usurpate vanno soppresse contestualmente alla cancellazione della segnalazione, o prima se l’interessato lo richiede.

Vista la finalità dell’inserimento di dati di questo tipo, è opportuno che alla segnalazione siano aggiunte le fotografie e le impronte digitali della persona la cui identità è stata usurpata. Nel formulario Q, solo il numero Schengen fa riferimento ai dati della persona ricercata con la segnalazione SIS II. Le informazioni del campo 052 (data di rilascio del documento) sono obbligatorie.

Inoltre, se lo Stato membro segnalante scopre che una persona segnalata nel SIS II usurpa l’identità di un terzo, dovrà verificare se è opportuno mantenere l’identità usurpata nella segnalazione SIS II (per ritrovare la persona ricercata).

2.11.2.   Inserimento di alias

A garanzia di una qualità dei dati sufficiente, gli Stati membri si comunicano per quanto possibile l’esistenza di alias e si scambiano tutte le informazioni pertinenti sulla reale identità della persona ricercata.

L’inserimento dell’alias compete allo Stato membro che ha effettuato la segnalazione. Se a scoprire l’alias è un altro Stato membro, la questione è demandata allo Stato membro che ha effettuato la segnalazione.

In caso di segnalazioni per l’arresto, gli Stati membri che aggiungono l’alias possono informarne tutti gli altri Stati membri con il formulario M.

2.11.3.   Ulteriori informazioni per accertamento di identità

Se i dati nel SIS II sono insufficienti, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante può anche fornire ulteriori informazioni previa consultazione, di sua iniziativa o su richiesta di un altro Stato membro, per accertare l’identità di una persona. A tal fine, usa il formulario L. Le informazioni riguardano in particolare:

—	l’origine del passaporto o documento d’identità in possesso della persona ricercata,

—	il numero del passaporto o documento d’identità, la data, il luogo e l’autorità del rilascio, il termine ultimo di validità,

—	la descrizione della persona ricercata,

—	cognome e nome del padre e della madre,

—	l’ultimo indirizzo noto.

Nella misura del possibile queste informazioni saranno disponibili presso gli uffici Sirene, oppure immediatamente e permanentemente accessibili per una rapida trasmissione.

L’obiettivo comune è ridurre al minimo il rischio di trattenere indebitamente una persona la cui identità sia simile a quella della persona segnalata.

2.12.   Scambio di informazioni in caso di segnalazioni interconnesse

Ai sensi dell’articolo 37 del regolamento SIS II e dell’articolo 52 della decisione SIS II, gli Stati membri possono creare connessioni fra le segnalazioni conformemente alla legislazione nazionale, per instaurare un nesso fra persone e oggetti segnalati nel SIS II. Uno Stato membro crea una connessione solo se sussiste una reale esigenza operativa.

2.12.1.   Norme tecniche

Ogni connessione consente di instaurare un nesso fra almeno due segnalazioni.

Uno Stato membro può creare una connessione tra segnalazioni che introduce nel SIS II, e solo tale Stato membro può modificarla o cancellarla. Le connessioni sono visibili solo agli utenti che possono visualizzare almeno due delle segnalazioni interconnesse. Gli Stati membri provvedono affinché alle connessioni possano accedere solo utenti abilitati.

2.12.2.   Norme operative

Le connessioni tra segnalazioni non richiedono procedure speciali per lo scambio di informazioni supplementari, tuttavia vanno osservati i principi che seguono.

In caso di hit per due o più segnalazioni interconnesse, l’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione trasmette un formulario G per ogni segnalazione.

Non è richiesto nessun formulario per le segnalazioni che, sebbene connesse a una segnalazione cui corrisponde un hit, non sono di per sé oggetto dell’hit. Questa regola non si applica se la segnalazione interconnessa alla quale non corrisponde nessun hit è una segnalazione per l’arresto o una segnalazione di persona scomparsa (protezione). Nel qual caso la scoperta della segnalazione interconnessa va comunicata con formulario M.

2.13.   SIRPIT (Sirene PIcture Transfer) e formato e qualità dei dati biometrici nel SIS II

Alla segnalazione inserita nel SIS II vanno aggiunte le impronte digitali e le fotografie, se disponibili.

Gli uffici Sirene devono essere in grado di scambiare impronte digitali e fotografie per completare la segnalazione. Lo Stato membro che disponga della fotografia o delle impronte digitali di una persona segnalata da un altro Stato membro può trasmetterle tramite SIRPIT, in modo che lo Stato membro segnalante possa completare la segnalazione.

Tale scambio non pregiudica gli scambi rientranti nell’ambito della cooperazione di polizia ai sensi della decisione quadro 2006/960/GAI del Consiglio.

2.13.1.   Uso ulteriore dei dati scambiati, inclusa l’archiviazione

Qualsiasi uso ulteriore di fotografie e impronte digitali scambiate con SIRPIT, inclusa l’archiviazione, deve essere conforme alle pertinenti disposizioni degli strumenti giuridici del SIS II, alla direttiva 95/46/CE, alla convenzione 108 del Consiglio d’Europa e alla legislazione vigente nel settore degli Stati membri interessati.

2.13.2.   Requisiti tecnici

Le impronte digitali e le fotografie sono raccolte e trasmesse conformemente alle norme previste nelle disposizioni di attuazione per l’inserimento dei dati biometrici nel SIS II.

Ogni ufficio Sirene deve soddisfare i requisiti tecnici SIRPIT.

Le impronte digitali e le fotografie sono trasmesse in allegato a una maschera di input, concepita appositamente per SIRPIT.

2.13.3.   Uso del formulario L Sirene

La trasmissione via SIRPIT è annunciata inviando un formulario L con il canale usato abitualmente per tutti i formulari Sirene. Il formulario L è trasmesso contestualmente alle impronte digitali e/o alle fotografie.

2.13.4.   Procedura SIRPIT

L’ufficio Sirene del paese che detiene le impronte digitali o le fotografie della persona segnalata da un altro Stato membro è denominato «Sirene detentore».

L’ufficio Sirene del paese che ha inserito la segnalazione nel SIS II è denominato «Sirene segnalante».

Si applica la seguente procedura:

a)	il Sirene detentore invia un formulario L con il mezzo elettronico consueto e indica nel campo 083 che le impronte digitali e le fotografie sono trasmesse per completare la segnalazione nel SIS II;

b)	il Sirene segnalante aggiunge le impronte digitali o le fotografie alla segnalazione nel SIS II e le trasmette all’autorità competente affinché completi la segnalazione.

2.13.4.1.   Maschera di input

La maschera di input conterrà i seguenti dati:

1)	numero di identificazione Schengen/SchengenID (*) (1)

2)	numero di riferimento (*) (1)

3)	data delle impronte digitali

4)	luogo di rilevamento delle impronte

5)	data della fotografia

6)	motivo del rilevamento delle impronte

7)	cognome (*) (2)

8)	nome (*) (2)

9)	cognome da nubile

10)	identità accertata?

11)	data di nascita (*)

12)	luogo di nascita

13)	cittadinanza

14)

sesso (*)

15)	informazioni complementari

Osservazioni:

(*)	obbligatorio

(1)	da inserire nel campo 1 oppure nel campo 2

(2)	può essere inserita la dicitura «sconosciuto».

Il luogo e la data del rilevamento delle impronte vanno inseriti se noti.

2.13.5.   Formato e qualità dei dati biometrici

Tutti i dati biometrici inseriti nel sistema devono aver superato un controllo specifico di qualità che assicuri uno standard minimo di qualità comune a tutti gli utenti del SIS II.

Prima dell’inserimento, sono effettuati controlli a livello nazionale che garantiscano:

—	la conformità delle impronte digitali al formato specificato ANSI/NIST — ITL 1-2000, attuato ai fini di Interpol e adattato per il SIRPIT (Sirene Picture Transfer),

—

la conformità delle fotografie, che possono servire solo per confermare l’identità di una persona trovata grazie a un’interrogazione alfanumerica del SIS II, ai seguenti requisiti: un rapporto altezza/larghezza del volto inquadrato frontalmente di 3/4 o 4/5, per quanto possibile; se disponibile, una risoluzione di almeno 480 × 600 pixel e una profondità di colore di 24 bit; se acquisita con scanner, un’immagine di dimensioni inferiori a circa 200 Kbytes, per quanto possibile.

2.14.   Sovrapposizione di ruoli tra Sirene e Interpol (20)

Il SIS II non è inteso a sostituire Interpol né a riprodurne il ruolo. Sebbene alcuni compiti si sovrappongano, i principi di azione e cooperazione tra gli Stati membri in ambito Schengen sono sostanzialmente diversi da quelli di Interpol. È pertanto necessario stabilire regole di cooperazione tra gli uffici Sirene e gli UCN (uffici centrali nazionali) a livello nazionale.

Si applicano i seguenti principi:

2.14.1.   Priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol

Nel caso di segnalazioni introdotte dagli Stati membri, le segnalazioni SIS II e lo scambio di tutte le informazioni a quelle relative hanno sempre priorità sulle segnalazioni e sullo scambio di informazioni tramite Interpol. Tale disposizione è importante soprattutto in caso di segnalazioni contrastanti.

2.14.2.   Scelta del canale di comunicazione

Il principio della priorità delle segnalazioni Schengen sulle segnalazioni effettuate dagli Stati membri tramite Interpol deve essere rispettato, e ciò vale anche per gli UCN degli Stati membri. Una volta creata la segnalazione SIS II, spetta agli uffici Sirene provvedere a tutte le comunicazioni relative alla segnalazione, alle sue finalità e all’esecuzione dell’azione richiesta. Lo Stato membro che voglia cambiare canale di comunicazione dovrà consultare prima le altre parti. Tale cambiamento è possibile solo in casi specifici.

2.14.3.   Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen

Vista la priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol, l’uso di queste ultime sarà limitato a casi eccezionali (quando cioè non sia possibile, né ai sensi della convenzione né sul piano tecnico, inserire una segnalazione nel SIS II, ovvero non si disponga di tutte le informazioni necessarie per creare una segnalazione SIS II). Vanno evitate, nello spazio Schengen, segnalazioni parallele nel SIS II e tramite Interpol. Le segnalazioni diffuse da Interpol che riguardano anche lo spazio Schengen o parte dello stesso devono recare la seguente dicitura: «salvo per gli Stati Schengen».

2.14.4.   Hit e cancellazione della segnalazione

Perché ciascun ufficio Sirene possa fungere da coordinatore della verifica della qualità dei dati inseriti nel SIS II, gli Stati membri fanno in modo che gli uffici Sirene e gli UCN si informino reciprocamente degli hit e della cancellazione di segnalazioni.

2.14.5.   Miglioramento della cooperazione tra gli uffici Sirene e gli UCN di Interpol

In conformità della legislazione nazionale, ogni Stato membro adotta tutte le opportune disposizioni per uno scambio efficace delle informazioni a livello nazionale tra l’ufficio Sirene e gli UCN.

2.14.6.   Trasmissione di informazioni a Stati terzi

a)

Dati trattati nel SIS II Ai sensi dell’articolo 39 del regolamento SIS II e dell’articolo 54 della decisione SIS II, i dati trattati nel SIS II a norma di questi due strumenti giuridici non sono trasferiti a paesi terzi o a organizzazioni internazionali, né sono messi a loro disposizione. L’articolo 55 della decisione SIS II contempla una deroga a tale norma generale, acconsentendo allo scambio con Interpol di dati sui passaporti rubati, altrimenti sottratti, smarriti o falsificati, e subordinandolo a condizioni.

b)

Informazioni supplementari In base al «principio della proprietà dei dati» di cui all’articolo 4, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, le informazioni supplementari sono trasmesse a Stati terzi dallo Stato membro «proprietario» dei dati. Se a ricevere una richiesta di informazioni supplementari connessa a una data segnalazione è l’ufficio Sirene di uno Stato diverso da quello segnalante, il primo informa il secondo per permettergli di prendere una decisione nel pieno rispetto delle norme applicabili, incluse quelle sulla protezione dei dati. Il ricorso al canale Interpol dipenderà dalle disposizioni o procedure nazionali.

2.15.   Rapporti tra Sirene e Europol

Europol ha il diritto di accedere ai dati inseriti nel SIS II a norma degli articoli 26, 36 e 38 della decisione SIS II, e di consultarli direttamente. Europol, conformemente a quanto previsto dalla convenzione Europol, può chiedere ulteriori informazioni allo Stato membro interessato. Nel rispetto della legislazione nazionale, sarà istituita una cooperazione con l’unità nazionale Europol per garantire che l’ufficio Sirene sia informato di tutti gli scambi di informazioni supplementari tra Europol e la relativa unità nazionale concernenti segnalazioni nel SIS II. Se, a livello nazionale, la comunicazione relativa alle segnalazioni SIS II è affidata all’unità nazionale Europol, sarà opportuno evitare confusioni fra gli utenti finali.

2.16.   Rapporti tra Sirene e Eurojust

I membri nazionali di Eurojust e i loro assistenti hanno il diritto di accedere ai dati inseriti nel SIS II a norma degli articoli 26, 32, 34 e 38 della decisione SIS II, e di consultarli direttamente. Nel rispetto della legislazione nazionale, sarà con questi istituita una cooperazione per garantire il corretto scambio di informazioni in caso di hit. In particolare, l’ufficio Sirene fungerà da contatto per i membri nazionali di Eurojust e i loro assistenti per quanto riguarda le informazioni supplementari connesse a segnalazioni SIS II.

2.17.   Tipi particolari di ricerca

2.17.1.   Ricerca mirata geograficamente

Con ricerca mirata geograficamente si intende la ricerca svolta in una zona geografica circoscritta, per la quale lo Stato membro dispone di indizi concreti sul luogo di soggiorno della persona ricercata o sul luogo in cui si trova l’oggetto ricercato. In questi casi, può essere dato seguito alla richiesta dell’autorità giudiziaria immediatamente dopo la sua ricezione.

Nello spazio Schengen, le ricerche mirate geograficamente si eseguono in base a una segnalazione SIS II. Se il luogo di soggiorno è noto al momento in cui è inserita la segnalazione per l’arresto, il campo 061 del formulario A dovrà contenere tali informazioni sulla persona ricercata. In tutti gli altri casi, anche per la comunicazione del luogo in cui si trova un oggetto, va usato il formulario M (campo 83). La segnalazione della persona ricercata sarà introdotta nel SIS II in modo che l’azione richiesta diventi immediatamente esecutiva (articolo 64 della convenzione Schengen e articolo 9, paragrafo 3, della decisione quadro MAE).

Una segnalazione SIS II aumenta le probabilità di successo in caso di spostamento imprevisto della persona o dell’oggetto all’interno dello spazio Schengen, pertanto non introdurre nel SIS II la segnalazione di una persona o di un oggetto ricercato è possibile solo in circostanze particolari (ad esempio, ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 1, del regolamento SIS II e della decisione SIS II, se mancano dati sufficienti per inserire una segnalazione, ecc.).

3.   SEGNALAZIONE PER L’ARRESTO A FINI DI CONSEGNA O DI ESTRADIZIONE (ARTICOLO 26 DELLA DECISIONE SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	identità usurpata,

—	inserimento di alias,

—	invio di informazioni supplementari agli Stati membri,

—	aggiunta di un flag,

—	intervento dell’ufficio Sirene a seguito di segnalazione per arresto,

—	scambio di informazioni in caso di hit.

3.1.   Inserimento di una segnalazione

Le segnalazioni per l’arresto saranno d’ora in poi perlopiù accompagnate da mandato di arresto europeo (MAE). Una segnalazione per l’arresto può tuttavia dar luogo anche a un arresto provvisorio in attesa della richiesta di estradizione (RE).

A emettere il MAE o la RE deve essere un’autorità giudiziaria competente dello Stato membro segnalante.

Introducendo una segnalazione per l’arresto a fini di consegna si acclude in allegato nel SIS II una copia del mandato d’arresto europeo originale, eventualmente corredata di una traduzione in una o più lingue ufficiali delle istituzioni dell’UE.

Alla segnalazione sono inoltre aggiunte le fotografie e le impronte digitali della persona ricercata, se disponibili.

Le informazioni pertinenti, quindi anche il MAE o la RE, fornite in relazione alle persone ricercate per l’arresto a fini di consegna o di estradizione, devono essere a disposizione dell’ufficio Sirene quando è inserita la segnalazione. Va verificato che le informazioni siano complete e presentate correttamente.

Gli Stati membri possono introdurre più di un MAE per segnalazione per l’arresto. È responsabilità di ogni Stato membro cancellare un MAE non più valido, verificare se altri MAE siano allegati alla segnalazione e prorogarne la durata, se necessario.

Le segnalazioni per l’arresto possono contenere un file binario per singolo MAE. Gli Stati membri possono accludere la traduzione a qualunque MAE allegato a una segnalazione per l’arresto, anche se necessario in un file binario separato.

I documenti in PDF scannerizzati da allegare alle segnalazioni avranno, per quanto possibile, una risoluzione minima di 150 DPI.

3.2.   Segnalazioni multiple

Per le procedure generali si veda la sezione 2.2.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

Può succedere che più Stati membri introducano una segnalazione per l’arresto riguardante la stessa persona. In questa eventualità, in caso di arresto, spetta all’autorità giudiziaria di esecuzione dello Stato membro in cui è avvenuto l’arresto decidere quale mandato debba essere eseguito.

Compatibilità delle segnalazioni per l’arresto

Le segnalazioni per l’arresto sono compatibili con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso, le segnalazioni di persone scomparse e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario. Non sono compatibili con le segnalazioni ai fini di controllo.

Le segnalazioni per l’arresto vanno inserite immediatamente, senza aspettare l’esito delle consultazioni tra Stati membri.

3.3.   Identità usurpata

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

3.4.   Inserimento di alias

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.2.

3.5.   Invio di informazioni supplementari agli Stati membri

Inserendo una segnalazione, si trasmettono a tutti gli Stati membri le relative informazioni supplementari.

Le informazioni di cui alle sezioni 3.5.1 e 3.5.2 sono trasmesse agli altri uffici Sirene con il mezzo più rapido. Le ulteriori informazioni necessarie per l’identificazione saranno trasmesse previa consultazione e/o su richiesta di un altro Stato membro.

In caso di più MAE o RE per la stessa persona, bisogna compilare per ciascun mandato o per ciascuna richiesta un formulario A distinto.

Il MAE, la RE e il formulario A [in particolare la sezione e) del MAE: «descrizione delle circostanze del reato/dei reati, compresi il momento e il luogo» e il campo 044: «descrizione dei fatti»] devono contenere informazioni sufficientemente dettagliate per permettere agli altri uffici Sirene di verificare la segnalazione. Tuttavia, saranno scambiate solo le informazioni necessarie.

3.5.1.   Informazioni supplementari in relazione a un MAE

Il formulario A deve contenere come minimo le informazioni che figurano nel MAE. Il campo 044 deve comprendere una breve descrizione delle circostanze.

Per il formulario A, indicare:

—	239: che il formulario riguarda solo un MAE,

—	272: il numero progressivo del MAE per distinguere tra più MAE relativi a una stessa persona,

—	006-013, 266, 275, 237-238 e 050-061: le informazioni inserite nel SIS II e corrispondenti alla sezione a) del MAE,

—	030-033 e 251-259: le informazioni di cui alla sezione i) del MAE,

—	240-241 e 035-037: le pertinenti informazioni di cui alla sezione b) del MAE,

—	034, 038, 039: le pertinenti informazioni di cui alla sezione c) del MAE,

—	243-244: le informazioni di cui alla sezione d) del MAE. Se non è stata emessa decisione in absentia, lasciare i campi vuoti. Nel campo 244, basta una semplice descrizione senza copiare il testo delle disposizioni di legge,

—	245, 247, 040-045 e 047: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE,

—	267: le informazioni di cui alla sezione f) del MAE. Non copiare il testo delle disposizioni di legge pertinenti,

—	249: le informazioni di cui alla sezione g) del MAE. Se non c’è richiesta di sequestro di beni, lasciare il campo vuoto,

—	250: le informazioni di cui alla sezione g) del MAE. Se noto, menzionare anche il luogo in cui si trovano i beni,

—	268: le informazioni di cui alla sezione h) del MAE,

—	260-264: le informazioni di cui alla sezione i) del MAE,

—	269-271: le informazioni di cui alla sezione i) del MAE, solo se diverse da quelle indicate ai campi 251, 252 e 032,

—	400 e 403: possono essere allegati documenti complementari.

3.5.2.   Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio

3.5.2.1.   Se la segnalazione è basata sia su un MAE che su una RE

Inserendo una segnalazione per l’arresto a fini di estradizione, si trasmettono a tutti gli Stati membri le informazioni supplementari con il formulario A. Se i dati contenuti nella segnalazione e le informazioni supplementari trasmesse agli Stati membri in relazione a un MAE non sono sufficienti ai fini dell’estradizione, si procede all’invio di informazioni complementari.

Nel campo 239 va indicato che il formulario riguarda sia un MAE che una RE.

3.5.2.2.   Se la segnalazione è basata solo su una RE

Inserendo una segnalazione per l’arresto a fini di estradizione, si trasmettono a tutti gli Stati membri le informazioni supplementari con il formulario A.

Nel campo 239 va indicato che il formulario riguarda una RE.

3.6.   Aggiunta di un flag

Per le procedure generali si veda la sezione 2.6.

Se può essere eseguito almeno uno dei MAE o una delle RE allegati alla segnalazione, alla segnalazione non è apposto nessun flag.

La segnalazione cui sia stato aggiunto un flag si ritiene inserita per comunicare il luogo di soggiorno della persona segnalata.

3.7.   Intervento degli uffici Sirene a seguito di segnalazione per arresto

L’ufficio Sirene che riceve un formulario A consulta quanto prima tutte le fonti disponibili per cercare di localizzare la persona. Il fatto che le informazioni fornite dallo Stato membro segnalante siano insufficienti perché lo Stato membro destinatario le accetti non deve impedire a quest’ultimo di effettuare le ricerche.

Se la segnalazione per l’arresto è convalidata e il soggetto è localizzato o arrestato in uno Stato membro, le informazioni contenute nel formulario A sono trasmesse all’autorità dello Stato membro competente per l’esecuzione del MAE o della RE. Se è richiesto l’originale del MAE o della RE, l’autorità giudiziaria che lo ha emesso lo invia direttamente all’autorità giudiziaria dell’esecuzione (salvo altrimenti disposto dalla legislazione dello Stato membro segnalante o dello Stato membro di esecuzione).

3.8.   Scambio di informazioni in caso di hit

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applica inoltre la seguente procedura:

a)	l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante deve essere sempre informato immediatamente degli hit riguardanti la persona che ha segnalato per l'arresto. Inoltre, dopo l’invio del formulario G, l’hit deve essergli comunicato anche telefonicamente;

b)	se necessario, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante comunica allora all’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione tutte le pertinenti informazioni specifiche sulle misure particolari da adottare.

Inoltre, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante informa tutti gli altri uffici Sirene, con formulario M, dell’hit purché sia stato riscontrato nelle due settimane successive alla data della segnalazione. Trascorso questo termine, l’informazione è trasmessa solo agli Stati membri che ne hanno fatto richiesta.

4.   SEGNALAZIONI AI FINI DEL RIFIUTO D’INGRESSO O DI SOGGIORNO (ARTICOLO 24 DEL REGOLAMENTO SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	identità usurpata,

—	inserimento di alias,

—	scambio di informazioni in caso di hit,

—	caso particolare di familiari di cittadini UE.

4.1.   Inserimento di una segnalazione

Ai sensi dell’articolo 24 del regolamento SIS II, può essere inserita nel SIS II una segnalazione al fine di rifiutare l’ingresso o il soggiorno di cittadini di paesi terzi sulla base di una segnalazione nazionale inserita per motivi di minaccia per l’ordine pubblico, la sicurezza pubblica o la sicurezza nazionale.

Una segnalazione può inoltre essere inserita in base al fatto che il cittadino di paesi terzi è stato oggetto di una misura di allontanamento, rifiuto di ingresso o espulsione non revocata né sospesa che comporti o sia accompagnata da un divieto d’ingresso o di soggiorno, basata sull’inosservanza delle regolamentazioni nazionali in materia di ingresso e di soggiorno dei cittadini di paesi terzi.

Inoltre, l’articolo 26 del regolamento SIS II prevede che, a determinate condizioni, debbano essere inserite nel SIS II le segnalazioni relative a cittadini di paesi terzi oggetto di un provvedimento restrittivo diretto a impedirne l’ingresso o il transito nel territorio degli Stati membri, adottato a norma dell’articolo 15 del trattato sull’Unione europea.

In conformità dell’articolo 25 del regolamento SIS II, ai cittadini di paesi terzi beneficiari del diritto comunitario di libera circolazione ai sensi della direttiva 2004/38/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 aprile 2004, relativa al diritto dei cittadini dell’Unione e dei loro familiari di circolare e di soggiornare liberamente nel territorio degli Stati membri (21), si applicano norme particolari. L’ufficio Sirene deve, nella misura del possibile, mettere a disposizione tutte le informazioni utilizzate per valutare l’opportunità di inserire una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno di un beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione (22).

4.2.   Segnalazioni multiple

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

Compatibilità delle segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno

Le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto. Sono incompatibili invece con le segnalazioni di persone scomparse, le segnalazioni ai fini di controllo e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario.

4.3.   Identità usurpata

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

4.4.   Inserimento di alias

Per le procedure generali si veda la sezione 2.11.2.

4.5.   Scambio di informazioni in caso di hit

Espletare le procedure di informazione previste all’articolo 5, paragrafo 4, lettera c), del codice frontiere Schengen e le consultazioni di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen è competenza delle autorità incaricate dei controlli di frontiera e del rilascio dei titoli di soggiorno o dei visti. In linea di principio, gli uffici Sirene intervengono in queste procedure solo per trasmettere informazioni supplementari direttamente connesse alle segnalazioni (comunicazione di un hit, precisazioni in merito a un’identità) o per cancellare segnalazioni.

Gli uffici Sirene possono tuttavia partecipare anche alla trasmissione delle informazioni supplementari necessarie per l’espulsione o il respingimento di un cittadino di paesi terzi, e alla trasmissione di informazioni supplementari conseguenti a tali operazioni.

4.5.1.   Scambio di informazioni in caso di rilascio di titoli di soggiorno o visti

Si applica la seguente procedura:

a)

fatta salva la procedura speciale per lo scambio di informazioni di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen e senza pregiudizio della sezione 4.6 concernente lo scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paesi terzi beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione (nel qual caso è obbligatorio consultare l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante), lo Stato membro di esecuzione può informare lo Stato membro che ha inserito una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno di aver riscontrato un hit durante la procedura per il rilascio di un titolo di soggiorno o di un visto. Lo Stato membro segnalante può a sua volta informare gli altri Stati membri con il formulario M, se opportuno;

b)	se richiesti, nel rispetto del diritto nazionale gli uffici Sirene degli Stati membri interessati possono prestare assistenza per la trasmissione delle necessarie informazioni alle autorità competenti per il rilascio dei titoli di soggiorno e dei visti.

Procedure speciali di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen

Procedura ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 1, della convenzione Schengen

Se lo Stato membro che intende accordare un titolo di soggiorno scopre che l’interessato è segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno da un altro Stato membro, consulta lo Stato membro segnalante per il tramite degli uffici Sirene, usando il formulario N. La segnalazione è cancellata se dopo la consultazione lo Stato membro mantiene la decisione di rilasciare il titolo di soggiorno. La persona può tuttavia essere iscritta nell’elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno dello Stato membro.

Procedura ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 2, della convenzione Schengen

Se uno Stato membro segnalante scopre che la persona segnalata ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno ha ottenuto un titolo di soggiorno, avvia una procedura di consultazione con lo Stato membro che l’ha rilasciato per il tramite degli uffici Sirene, usando il formulario O. La consultazione ha luogo anche se lo Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno scopre in seguito che il titolare è segnalato nel SIS II ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno (23).

Se un terzo Stato membro (uno Stato membro, cioè, che non ha rilasciato il titolo di soggiorno, né ha segnalato il titolare) scopre una segnalazione riguardante un cittadino di paesi terzi titolare di un titolo di soggiorno rilasciato da uno Stato membro, ne informa lo Stato membro del rilascio e lo Stato membro segnalante per il tramite degli uffici Sirene, con il formulario H.

Se la procedura di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen porta alla cancellazione di una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno, gli uffici Sirene prestano assistenza nel rispetto del diritto nazionale, se richiesti.

4.5.2.   Scambio di informazioni in caso di respingimento o espulsione dal territorio Schengen

Si applica la seguente procedura:

a)

fatte salve le procedure speciali per lo scambio di informazioni di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettere a) e c), del codice frontiere Schengen e senza pregiudizio della sezione 4.6 concernente lo scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paesi terzi beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione (nel qual caso è obbligatorio consultare l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante tramite il proprio ufficio Sirene), uno Stato membro può chiedere di essere informato ogni qualvolta sia riscontrato un hit in relazione alle segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno che ha inserito nel SIS II. Lo Stato membro che voglia avvalersi di questa possibilità ne fa domanda scritta agli altri Stati membri;

b)	lo Stato membro segnalante può, su iniziativa dello Stato membro di esecuzione, essere informato della scoperta di un hit e del respingimento o dell’espulsione dal territorio Schengen del cittadino di paesi terzi segnalato;

c)

se uno Stato membro rintraccia sul suo territorio un cittadino di paesi terzi segnalato, lo Stato membro segnalante, se richiesto, trasmette le informazioni necessarie per il rimpatrio dell’interessato. A seconda delle esigenze dello Stato membro di esecuzione e dei dati di cui dispone lo Stato membro segnalante, saranno fornite le seguenti informazioni: — tipo di decisione e motivazione, — autorità che ha preso la decisione, — data della decisione, — data di notifica della decisione, — data di esecuzione della decisione, — data in cui la decisione cessa di avere effetto o suo periodo di validità.

Se la persona segnalata è fermata alla frontiera, si esegue l’azione disposta dal codice frontiere Schengen e dallo Stato membro segnalante.

Lo scambio di informazioni supplementari tramite gli uffici Sirene può altresì rivelarsi assolutamente necessario in casi specifici per l’esatta identificazione di una persona (cfr. sezione 2.8.3).

Procedure speciali di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettere a) e c), del codice frontiere Schengen

Procedura per i casi di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettera a)

Ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 4, lettera a), del codice frontiere Schengen, il cittadino di paesi terzi segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno che è però in possesso di un titolo di soggiorno o di un visto di ritorno rilasciato da uno degli Stati membri, è ammesso ad entrare nei territori degli altri Stati membri ai fini di transito, affinché possa raggiungere il territorio dello Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto di ritorno. L’ingresso può essergli negato se figura nell’elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso di quello Stato membro.

Se il cittadino di paesi terzi interessato tenta di entrare nel territorio dello Stato membro segnalante, questo può negargli l’ingresso. Tuttavia, su istanza dell’autorità competente, l’ufficio Sirene di quello Stato membro consulta l’ufficio Sirene dello Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno con un formulario O, affinché l’autorità competente possa determinare se sussistono motivi sufficienti per ritirare il titolo di soggiorno. Se il titolo di soggiorno non è ritirato, la segnalazione va cancellata dal SIS II ma il titolare può comunque essere iscritto nell’elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso.

Se il cittadino di paesi terzi interessato tenta di entrare nel territorio dello Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno, l’ingresso è autorizzato ma l’ufficio Sirene di quello Stato membro invia, su istanza dell’autorità competente, un formulario O all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante affinché le autorità competenti interessate possano decidere in merito al ritiro del titolo di soggiorno o alla cancellazione della segnalazione.

Se il cittadino di paesi terzi interessato tenta di entrare nel territorio di un terzo Stato membro che non ha segnalato il cittadino né ha rilasciato il titolo di soggiorno, e tale Stato scopre che quello è segnalato nel SIS II pur essendo in possesso di un titolo di soggiorno rilasciato da un altro Stato membro, il terzo Stato membro autorizza il transito verso lo Stato membro del rilascio. L’ingresso può essere negato se il terzo Stato membro ha iscritto l’interessato nell’elenco nazionale delle persone segnalate. In entrambi i casi, su istanza dell’autorità competente, l’ufficio Sirene del terzo Stato membro invia agli uffici Sirene degli altri due Stati membri interessati il formulario H, informandoli della contraddizione ed esortandoli a consultarsi per decidere se cancellare la segnalazione dal SIS II o ritirare il titolo di soggiorno. Può inoltre chiedere di essere informato dell’esito delle consultazioni.

Procedura per i casi di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettera c)

Ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 4, lettera c), uno Stato membro può derogare al principio della non ammissione delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso, per motivi umanitari o di interesse nazionale o in virtù di obblighi internazionali. Su istanza dell’autorità competente, l’ufficio Sirene dello Stato membro che ha autorizzato l’ingresso ne informa l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante con il formulario H.

4.6.   Scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paesi terzi beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione

In caso di hit relativo a un cittadino di paesi terzi beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione ai sensi della direttiva 2004/38/CE si applicano norme particolari (24):

a)	su istanza dell’autorità competente, l’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione contatta immediatamente l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante con il formulario G, per ottenere le informazioni necessarie a decidere senza indugio sull’azione da intraprendere;

b)	appena ricevuta la richiesta di informazioni, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante raccoglie le informazioni richieste e le invia quanto prima all’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione;

c)	lo Stato membro di esecuzione informa, per il tramite del suo ufficio Sirene, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante se è stata effettuata (formulario G) o meno (formulario H) l’azione richiesta.

4.7.   Cancellazione di segnalazioni di cittadini UE

Quando un cittadino di paesi terzi segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno acquisisce la cittadinanza di uno Stato membro UE, la segnalazione è cancellata. Se del cambiamento di cittadinanza viene a conoscenza l’ufficio Sirene di uno Stato membro diverso da quello segnalante, detto ufficio invia un formulario J all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante, in conformità della procedura per la rettifica e la cancellazione dei dati contenenti errori di diritto o di fatto (cfr. sezione 2.7).

5.   SEGNALAZIONE DI PERSONE SCOMPARSE (ARTICOLO 32 DELLA DECISIONE SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	identità usurpata,

—	inserimento di alias,

—	aggiunta di un flag,

—	scambio di informazioni in caso di hit.

5.1.   Inserimento di una segnalazione

Se richiesto dall’autorità competente, vengono inseriti nel SIS II i dati relativi alle seguenti categorie di persone (minori e adulti), per accertarne il luogo di soggiorno o per metterle sotto protezione:

—	persone scomparse che devono essere poste sotto protezione: i) ai fini della loro tutela; ii) per prevenire minacce;

—	persone scomparse di cui occorre accertare il luogo di soggiorno e che non devono essere poste sotto protezione.

Nell’avviare la ricerca, si applicano opportunamente le procedure nazionali che stabiliscono chi può chiedere la ricerca di una persona scomparsa e come vada presentata la richiesta.

Ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 2, della decisione SIS II, sono aggiunte alla segnalazione le fotografie e le impronte digitali, se disponibili.

5.2.   Segnalazioni multiple

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

Compatibilità delle segnalazioni di persone scomparse

Le segnalazioni di persone scomparse sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario. Sono incompatibili invece con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso e le segnalazioni ai fini di controllo.

5.3.   Identità usurpata

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

5.4.   Inserimento di alias

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.2.

5.5.   Aggiunta di un flag

In caso di hit può essere chiesta l’apposizione di un flag. A tal fine si applicano le procedure generali di cui alla sezione 2.6.

Per le segnalazioni di persone scomparse non esistono azioni alternative.

5.6.   Scambio di informazioni in caso di hit

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

a)	gli uffici Sirene comunicano, per quanto possibile, i dati medici necessari delle persone scomparse qualora occorra prendere misure per la loro protezione. I dati trasmessi sono conservati per il tempo strettamente necessario e usati esclusivamente per le cure mediche degli interessati;

b)	l’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione comunica sempre il luogo di soggiorno all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante;

c)

ai sensi dell’articolo 33, paragrafo 2, della decisione SIS II, la comunicazione del luogo di soggiorno della persona scomparsa maggiorenne alla persona che ne ha segnalato la scomparsa è subordinata al consenso dell’interessato. Tuttavia, le autorità competenti possono comunicare la cancellazione della segnalazione in seguito a hit, alla persona che ne ha segnalato la scomparsa.

6.   SEGNALAZIONI DI PERSONE RICERCATE NELL’AMBITO DI UN PROCEDIMENTO GIUDIZIARIO (ARTICOLO 34 DELLA DECISIONE SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	identità usurpata,

—	inserimento di alias,

—	scambio di informazioni in caso di hit.

6.1.   Inserimento di una segnalazione

Se richiesto dall’autorità competente, vengono inseriti nel SIS II i dati relativi alle seguenti categorie di persone, ai fini della comunicazione della residenza o del domicilio:

—	testimoni,

—	persone citate a comparire o persone ricercate affinché si presentino dinanzi all’autorità giudiziaria nell’ambito di un procedimento penale per rispondere di fatti che sono loro ascritti,

—	persone alle quali deve essere notificata una sentenza penale o altri documenti connessi con un procedimento penale per rispondere di fatti che sono stati loro ascritti,

—	persone alle quali deve essere notificata una richiesta di presentarsi per scontare una pena privativa della libertà.

Ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 2, della decisione SIS II, sono aggiunte alla segnalazione le fotografie e le impronte digitali, se disponibili.

6.2.   Segnalazioni multiple

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

Compatibilità delle segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario

Le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto e le segnalazioni di persone scomparse. Sono incompatibili invece con le segnalazioni ai fini di controllo e le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso.

6.3.   Identità usurpata

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

6.4.   Inserimento di alias

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.2.

6.5.   Scambio di informazioni in caso di hit

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

a)	il luogo effettivo di residenza o domicilio è ottenuto con tutti i mezzi consentiti dalla legislazione nazionale dello Stato membro in cui la persona è stata localizzata;

b)	contrariamente alle segnalazioni di persone scomparse, non è richiesto il consenso per comunicare alle autorità competenti il luogo di residenza o domicilio.

7.   SEGNALAZIONI AI FINI DI UN CONTROLLO DISCRETO O DI UN CONTROLLO SPECIFICO (ARTICOLO 36 DELLA DECISIONE SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	identità usurpata,

—	inserimento di alias,

—	scambio di informazioni in caso di segnalazione inserita su richiesta delle autorità competenti per la sicurezza dello Stato,

—	aggiunta di un flag,

—	scambio di informazioni in caso di hit.

7.1.   Inserimento di una segnalazione

Se richiesto dall’autorità competente, vengono inseriti nel SIS II i dati relativi a persone o oggetti (veicoli, natanti, aeromobili e container), ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico.

Un controllo specifico è la perquisizione minuziosa di persone, veicoli, natanti o aeromobili, mentre un controllo discreto è svolto in modo da non compromettere il carattere discreto del controllo.

Tali segnalazioni possono essere effettuate ai fini della repressione di reati e per prevenire minacce alla sicurezza pubblica nei casi previsti all’articolo 36, paragrafo 2, della decisione SIS II.

Le segnalazioni a fini di controllo discreto o di controllo specifico possono essere inoltre effettuate su richiesta delle autorità competenti per la sicurezza nazionale, in conformità dell’articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II.

A norma dell’articolo 37, paragrafo 4, della decisione SIS II, se la legge di uno Stato membro non lo autorizza, il controllo specifico viene automaticamente convertito, per quello Stato membro, in controllo discreto.

Ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 2, della decisione SIS II, sono aggiunte alla segnalazione le fotografie e le impronte digitali, se disponibili.

7.2.   Segnalazioni multiple

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

Compatibilità delle segnalazioni ai fini di controllo

Le segnalazioni ai fini di controllo sono incompatibili con le segnalazioni per l’arresto, le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso, le segnalazioni di persone scomparse e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario.

Le segnalazioni di oggetti a fini di controllo discreto o di controllo specifico sono incompatibili con le altre categorie di segnalazioni.

Le segnalazioni a fini di controllo discreto sono incompatibili con le segnalazioni a fini di controllo specifico.

7.3.   Identità usurpata

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

7.4.   Inserimento di alias

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.2.

7.5.   Informazione degli altri Stati membri in caso di segnalazione inserita su richiesta delle autorità competenti per la sicurezza nazionale (articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II)

In caso di segnalazione inserita su richiesta di un’autorità competente per la sicurezza nazionale, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante ne informa gli altri uffici Sirene con il formulario M. Il formulario riporta il nome e gli estremi dell’autorità che chiede l’inserimento della segnalazione.

La riservatezza di certe informazioni sarà preservata conformemente alla legislazione nazionale, in particolare tenendo separati i contatti tra gli uffici Sirene da tutti i contatti tra i servizi competenti per la sicurezza nazionale.

7.6.   Aggiunta di un flag

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.6.

Per le segnalazioni a fini di controllo discreto o di controllo specifico non esistono azioni alternative.

Inoltre, se il servizio competente per la sicurezza dello Stato membro di esecuzione decide di aggiungere un flag, contatta l’ufficio Sirene nazionale e lo informa che non è possibile eseguire l’azione richiesta. A quel punto l’ufficio Sirene chiede l’apposizione del flag con formulario F all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante, senza obbligo di spiegarne le motivazioni.

7.7.   Scambio di informazioni in caso di hit

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

In caso di hit in relazione a una segnalazione dell’articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II, l’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione trasmette i risultati (controllo discreto o controllo specifico) all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante con formulario G, informandone il proprio servizio competente per la sicurezza nazionale.

8.   SEGNALAZIONE DI OGGETTI A FINI DI SEQUESTRO O DI PROVA (ARTICOLO 38 DELLA DECISIONE SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	scambio di informazioni in caso di hit.

8.1.   Inserimento di una segnalazione

Nel SIS II vengono inseriti i dati relativi ai seguenti oggetti, a fini di sequestro o di prova in un procedimento penale:

—	veicoli a motore di cilindrata superiore a 50 cc, natanti e aeromobili;

—	rimorchi di peso a vuoto superiore a 750 kg, roulotte, apparecchiature industriali, motori fuoribordo e container;

—	armi da fuoco;

—	documenti vergini rubati, altrimenti sottratti o smarriti;

—	documenti di identità rilasciati, quali passaporti, carte d’identità, patenti di guida, titoli di soggiorno e documenti di viaggio rubati, altrimenti sottratti, smarriti o falsificati;

—	certificati di immatricolazione per veicoli e targhe di veicoli rubati, altrimenti sottratti, smarriti o falsificati;

—	banconote (banconote registrate);

—	valori mobiliari e mezzi di pagamento, quali assegni, carte di credito, obbligazioni, titoli e azioni, rubati, altrimenti sottratti, smarriti o falsificati.

8.2.   Segnalazioni multiple

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

Compatibilità delle segnalazioni a fini di sequestro o di prova

Le segnalazioni a fini di sequestro o di prova sono incompatibili con le segnalazioni ai fini di controllo.

8.3.   Scambio di informazioni in caso di hit

Gli uffici Sirene, se richiesti, trasmettono il più rapidamente possibile le informazioni supplementari con formulario P, in risposta al formulario G, quando l’hit riguarda una segnalazione a fini di sequestro o di prova di un veicolo, aeromobile, natante o container di cui all’articolo 36 della decisione SIS II.

Trattandosi di una risposta urgente, e considerato che non sarà possibile nell’immediato raccogliere tutte le informazioni, non occorrerà compilare tutti i campi del formulario P. Gli uffici Sirene si sforzeranno però di raccogliere le informazioni afferenti ai campi essenziali: 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166, 167 e 169.

9.   STATISTICHE

Una volta l’anno gli uffici Sirene forniscono statistiche destinate all’organo di gestione e alla Commissione. Le statistiche sono inviate, su richiesta, al garante europeo della protezione dei dati e alle autorità nazionali per la protezione dei dati.

Le statistiche comprendono il numero di formulari, distinti per tipo, inviati a ciascuno Stato membro, indicano il numero di hit e di flag e distinguono fra hit ottenuti sulle segnalazioni del proprio Stato membro e hit relativi a segnalazioni di altri Stati membri.

10.   REVISIONE DEL MANUALE SIRENE E DELLE ALTRE DISPOSIZIONI DI ATTUAZIONE

Il manuale e le altre disposizioni di attuazione saranno riveduti se saranno necessarie modifiche per garantire il corretto svolgimento delle operazioni.

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(1)  Il presente testo è identico a quello allegato alla decisione 2008/334/GAI della Commissione (cfr. pagina 41 della presente Gazzetta ufficiale).

(2)  GU L 239 del 22.9.2000, pag. 19.

(3)  Decisione del Comitato esecutivo, del 22 dicembre 1994, relativa alla messa in vigore della convenzione di applicazione di Schengen del 19 giugno 1990 (SCH/Com-ex (94) 29, 2a rev.) (GU L 239 del 22.9.2000, pag. 130).

(4)  Decisioni del Comitato esecutivo del 7 ottobre 1997 (SCH/com-ex 97(27) rev. 4) per l’Italia e (SCH/com-ex 97(28) rev. 4) per l’Austria.

(5)  Decisione 1999/848/CE del Consiglio, del 13 dicembre 1999, relativa alla piena applicazione dell’acquis di Schengen in Grecia (GU L 327 del 21.12.1999, pag. 58).

(6)  Decisione 2000/777/CE del Consiglio, del 1o dicembre 2000, relativa alla messa in applicazione dell’acquis di Schengen in Danimarca, Finlandia e Svezia nonché in Islanda e Norvegia (GU L 309 del 9.12.2000, pag. 24).

(7)  Decisione 2004/926/CE del Consiglio, del 22 dicembre 2004, relativa all’attuazione di parte delle disposizioni dell’acquis di Schengen da parte del Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord (GU L 395 del 31.12.2004, pag. 70).

(8)  GU C 340 del 10.11.1997.

(9)  GU L 370 del 17.12.2004.

(10)  Di seguito «regolamento SIS II».

(11)  GU L 205 del 7.8.2007, pag. 63. Di seguito «decisione SIS II».

(12)  GU L 105 del 13.4.2006, pag. 1.

(13)  GU L 381 del 28.12.2006, pag. 1.

(14)  Fatte salve altre eventuali funzioni conferite agli uffici Sirene a norma delle rispettive legislazioni nel quadro della cooperazione di polizia, in applicazione ad esempio della decisione quadro 2006/960/GAI del Consiglio (GU L 386 del 29.12.2006, pag. 89).

(15)  GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31.

(16)  Convenzione del Consiglio d’Europa, del 28 gennaio 1981, sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, e successive modifiche.

(17)  Doc. 16375/07.

(18)  Decisione quadro 2006/960/GAI del Consiglio, del 18 dicembre 2006, relativa alla semplificazione dello scambio di informazioni e intelligence tra le autorità degli Stati membri dell’Unione europea incaricate dell’applicazione della legge.

(19)  Alcune informazioni sulle procedure di accesso e rettifica negli Stati membri sono consultabili sul sito web della Commissione: http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/index_en.htm.

(20)  Cfr. le raccomandazioni e le migliori pratiche indicate nel volume 2 dell’UE-catalogo Schengen: Sistema d’informazione Schengen, Sirene del dicembre 2002.

(21)  GU L 158 del 30.4.2004, pag. 77; rettifica nella GU L 229 del 29.6.2004, pag. 35.

(22)  Ai sensi dell’articolo 30 della direttiva 2004/38/CE, il provvedimento di diniego di ingresso è notificato per iscritto all’interessato, cui vanno inoltre comunicati i motivi circostanziati e completi che giustificano l’adozione del provvedimento nei suoi confronti, salvo che vi ostino motivi attinenti alla sicurezza dello Stato.

(23)  Per le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso di familiari di cittadini UE, va ricordato che non è possibile, in linea di principio, consultare il SIS II prima di rilasciare una carta di soggiorno a tali persone. L’articolo 10 della direttiva 2004/38/CE elenca le condizioni che i familiari di cittadini dell’Unione non aventi la cittadinanza di uno Stato membro devono ottemperare per ottenere il diritto di soggiornare per più di tre mesi in uno Stato membro ospitante. Questo elenco tassativo non consente la consultazione sistematica del SIS II prima del rilascio delle carte di soggiorno. L’articolo 27, paragrafo 3, della direttiva precisa che gli Stati membri possono, qualora lo giudichino indispensabile, chiedere agli altri Stati membri informazioni sui precedenti penali (quindi non tutti i dati SIS II). Tale consultazione non può avere carattere sistematico.

(24)  Ai sensi della direttiva 2004/38/CE, ai beneficiari del diritto comunitario di libera circolazione può essere negato l’ingresso o il soggiorno solo per motivi di ordine pubblico o di pubblica sicurezza quando il loro comportamento personale rappresenta una minaccia reale, immediata e sufficientemente grave da pregiudicare un interesse fondamentale della società, e quando sussistono gli altri requisiti di cui all’articolo 27, paragrafo 2, della direttiva. A norma di detto articolo, «i provvedimenti adottati per motivi di ordine pubblico o di pubblica sicurezza rispettano il principio di proporzionalità e sono adottati esclusivamente in relazione al comportamento personale della persona nei riguardi della quale essi sono applicati. La sola esistenza di condanne penali non giustifica automaticamente l’adozione di tali provvedimenti. Il comportamento personale deve rappresentare una minaccia reale, attuale e sufficientemente grave da pregiudicare un interesse fondamentale della società. Giustificazioni estranee al caso individuale o attinenti a ragioni di prevenzione generale non sono prese in considerazione». Inoltre, l’articolo 28, paragrafo 2, prevede altre limitazioni per i beneficiari del diritto di soggiorno permanente cui può essere negato l’ingresso o il soggiorno solo per gravi motivi di ordine pubblico o di pubblica sicurezza.

ALLEGATO

Manuale Sirene e altre disposizioni di attuazione (1)

INDICE

INTRODUZIONE

L’acquis di Schengen

Il sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II)

Informazioni supplementari

1.	GLI UFFICI SIRENE E IL SIS II

1.1.	Ufficio Sirene

1.2.	Manuale Sirene

1.3.	Altre disposizioni di attuazione

1.4.

Principi

1.4.1.

Disponibilità

1.4.2.

Continuità

1.4.3.

Sicurezza

1.4.4.

Riservatezza

1.4.5.

Accessibilità

1.4.6.

Comunicazioni

1.4.7.

Regole di traslitterazione

1.4.8.

Qualità dei dati

1.4.9.

Strutture

1.4.10.

Archiviazione

1.5.

Personale

1.5.1.

Competenze

1.5.2.

Assunzione

1.5.3.

Formazione

1.5.4.

Scambi di personale

1.6.	Infrastrutture tecniche

1.6.1.

Scambio di dati tra uffici Sirene

1.7.	Formazione di altri servizi

2.	PROCEDURE GENERALI

2.1.	Definizioni

2.2.	Segnalazioni multiple (articolo 34, paragrafo 6, del regolamento SIS II e articolo 49, paragrafo 6, della decisione SIS II)

2.2.1.

Compatibilità delle segnalazioni e ordine di priorità

2.2.2.

Verifica di segnalazioni multiple

2.2.3.

Inserimento di segnalazioni multiple

2.3.	Scambio di informazioni in caso di hit

2.3.1.

Comunicazione di ulteriori informazioni

2.4.	Impossibilità di eseguire la procedura in caso di hit (articolo 48 della decisione SIS II e articolo 33 del regolamento SIS II)

2.5.	Trattamento di dati per fini diversi da quelli per i quali sono stati inseriti nel SIS II (articolo 46, paragrafo 5, della decisione SIS II)

2.6.	Aggiunta di un flag (articoli 24 e 25 della decisione SIS II)

2.6.1.

Consultazione degli Stati membri per l’aggiunta di un flag

2.6.2.

Clausola transitoria fino al 1o gennaio 2009: richiesta di aggiunta sistematica del flag alle segnalazioni relative ai cittadini di uno Stato membro

2.7.	Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 34 del regolamento SIS II e articolo 49 della decisione SIS II)

Scambio di informazioni in seguito a scoperta di fatti nuovi

2.8.	Diritto di accesso e rettifica di dati (articolo 41 del regolamento SIS II e articolo 58 della decisione SIS II)

2.8.1.

Richieste di accesso o di rettifica

2.8.2.

Scambio di informazioni sulle richieste di accesso a segnalazioni inserite da altri Stati membri

2.8.3.

Scambio di informazioni sulle richieste di rettifica o cancellazione di dati inseriti da altri Stati membri

2.9.	Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

2.10.

Inserimento di nomi propri

2.11.

Categorie di identità

2.11.1.

Identità usurpata (articolo 36 del regolamento SIS II e articolo 51 della decisione SIS II)

2.11.2.

Inserimento di alias

2.11.3.

Ulteriori informazioni per accertamento di identità

2.12.

Scambio di informazioni in caso di segnalazioni interconnesse

2.12.1.

Norme tecniche

2.12.2.

Norme operative

2.13.

SIRPIT (Sirene PIcture Transfer) e formato e qualità dei dati biometrici nel SIS II

2.13.1.

Uso ulteriore dei dati scambiati, inclusa l’archiviazione

2.13.2.

Requisiti tecnici

2.13.3.

Uso del formulario L Sirene

2.13.4.

Procedura SIRPIT

2.13.5.

Formato e qualità dei dati biometrici

2.14.

Sovrapposizione di ruoli tra Sirene e Interpol

2.14.1.

Priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol

2.14.2.

Scelta del canale di comunicazione

2.14.3.

Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen

2.14.4.

Hit e cancellazione della segnalazione

2.14.5.

Miglioramento della cooperazione tra gli uffici Sirene e gli UCN di Interpol

2.14.6.

Trasmissione di informazioni a Stati terzi

2.15.

Rapporti tra Sirene e Europol

2.16.

Rapporti tra Sirene e Eurojust

2.17.

Tipi particolari di ricerca

2.17.1.

Ricerca mirata geograficamente

3.	SEGNALAZIONE PER L’ARRESTO A FINI DI CONSEGNA O DI ESTRADIZIONE (ARTICOLO 26 DELLA DECISIONE SIS II)

3.1.	Inserimento di una segnalazione

3.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni per l’arresto

3.3.	Identità usurpata

3.4.	Inserimento di alias

3.5.	Invio di informazioni supplementari agli Stati membri

3.5.1.

Informazioni supplementari in relazione a un MAE

3.5.2.

Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio

3.6.	Aggiunta di un flag

3.7.	Intervento degli uffici Sirene a seguito di segnalazione per arresto

3.8.	Scambio di informazioni in caso di hit

4.	SEGNALAZIONI AI FINI DEL RIFIUTO D’INGRESSO O DI SOGGIORNO (ARTICOLO 24 DEL REGOLAMENTO SIS II)

4.1.	Inserimento di una segnalazione

4.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno

4.3.	Identità usurpata

4.4.	Inserimento di alias

4.5.	Scambio di informazioni in caso di hit

4.5.1.

Scambio di informazioni in caso di rilascio di titoli di soggiorno o visti

4.5.2.

Scambio di informazioni in caso di respingimento o espulsione dal territorio Schengen

4.6.	Scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paesi terzi beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione

4.7.	Cancellazione di segnalazioni di cittadini UE

5.	SEGNALAZIONE DI PERSONE SCOMPARSE (ARTICOLO 32 DELLA DECISIONE SIS II)

5.1.	Inserimento di una segnalazione

5.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni di persone scomparse

5.3.	Identità usurpata

5.4.	Inserimento di alias

5.5.	Aggiunta di un flag

5.6.	Scambio di informazioni in caso di hit

6.	SEGNALAZIONI DI PERSONE RICERCATE NELL’AMBITO DI UN PROCEDIMENTO GIUDIZIARIO (ARTICOLO 34 DELLA DECISIONE SIS II)

6.1.	Inserimento di una segnalazione

6.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario

6.3.	Identità usurpata

6.4.	Inserimento di alias

6.5.	Scambio di informazioni in caso di hit

7.	SEGNALAZIONI AI FINI DI UN CONTROLLO DISCRETO O DI UN CONTROLLO SPECIFICO (ARTICOLO 36 DELLA DECISIONE SIS II)

7.1.	Inserimento di una segnalazione

7.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni ai fini di controllo

7.3.	Identità usurpata

7.4.	Inserimento di alias

7.5.	Informazione degli altri Stati membri in caso di segnalazione inserita su richiesta delle autorità competenti per la sicurezza nazionale (articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II)

7.6.	Aggiunta di un flag

7.7.	Scambio di informazioni in caso di hit

8.	SEGNALAZIONE DI OGGETTI A FINI DI SEQUESTRO O DI PROVA (ARTICOLO 38 DELLA DECISIONE SIS II)

8.1.	Inserimento di una segnalazione

8.2.	Segnalazioni multiple

Compatibilità delle segnalazioni a fini di sequestro o di prova

8.3.	Scambio di informazioni in caso di hit

9.	STATISTICHE

10.	REVISIONE DEL MANUALE SIRENE E DELLE ALTRE DISPOSIZIONI DI ATTUAZIONE

INTRODUZIONE

L’acquis di Schengen

Il 14 giugno 1985 i governi del Regno del Belgio, della Repubblica federale di Germania, della Repubblica francese, del Granducato di Lussemburgo e del Regno dei Paesi Bassi hanno firmato a Schengen, comune del Lussemburgo, un accordo per il «[…] libero attraversamento delle frontiere interne da parte di tutti i cittadini degli Stati membri e […] la libera circolazione delle merci e dei servizi».

Il 19 giugno 1990 i cinque paesi fondatori hanno firmato la convenzione di applicazione dell’accordo di Schengen (2), cui hanno poi aderito la Repubblica italiana il 27 novembre 1990, il Regno di Spagna e la Repubblica portoghese il 25 giugno 1991, la Repubblica ellenica il 6 novembre 1992, la Repubblica d’Austria il 28 aprile 1995 e il Regno di Danimarca, il Regno di Svezia e la Repubblica di Finlandia il 19 dicembre 1996.

Il 19 dicembre 1996 anche il Regno di Norvegia e la Repubblica d’Islanda hanno concluso un accordo di cooperazione con gli Stati membri per aderire alla convenzione.

Successivamente, dal 26 marzo 1995 l’acquis di Schengen è stato pienamente applicato in Belgio, Germania, Francia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Spagna e Portogallo (3), dal 31 marzo 1998 in Austria e in Italia (4), dal 26 marzo 2000 in Grecia (5) e, infine, dal 25 marzo 2001 in Norvegia, Islanda, Svezia, Danimarca e Finlandia (6).

Il Regno Unito e l’Irlanda partecipano solo ad alcune disposizioni dell’acquis di Schengen, in virtù, rispettivamente, della decisione 2000/365/CE e della decisione 2002/192/CE.

Per quanto riguarda il Regno Unito, le disposizioni cui tale paese intende partecipare (escluso il SIS) si applicano a partire dal 1o gennaio 2005 (7).

Nel 1999 l’acquis di Schengen è stato integrato nel quadro normativo dell’Unione europea con i protocolli allegati al trattato di Amsterdam (8). Il 12 maggio 1999 il Consiglio ha adottato una decisione per determinare, conformemente alle disposizioni pertinenti del trattato che istituisce la Comunità europea e del trattato sull’Unione europea, la base giuridica per ciascuna delle disposizioni o decisioni che costituiscono l’acquis di Schengen.

A partire dal 1o maggio 2004 le disposizioni dell’acquis di Schengen integrate nell’ambito dell’Unione dal protocollo allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea («protocollo Schengen») e gli atti basati sul medesimo o altrimenti ad esso correlati sono vincolanti per la Repubblica ceca, la Repubblica di Estonia, la Repubblica di Cipro, la Repubblica di Lettonia, la Repubblica di Lituania, la Repubblica di Ungheria, la Repubblica di Malta, la Repubblica di Polonia, la Repubblica di Slovenia e la Repubblica slovacca. Dal 1o gennaio 2007 si applicano anche alla Repubblica di Bulgaria e alla Romania.

Alcune disposizioni dell’acquis di Schengen si applicano sin dall’adesione dei nuovi Stati all’Unione europea; altre si applicheranno a questi Stati solo in virtù di un’apposita decisione del Consiglio. Infine, verificato il rispetto dei necessari requisiti per l’applicazione di tutte le parti dell’acquis nello Stato membro interessato, conformemente alle procedure di valutazione Schengen applicabili e consultato il Parlamento europeo, il Consiglio adotta una decisione sull’abolizione dei controlli di frontiera.

Nel 2004 la Confederazione svizzera ha firmato un accordo con l’Unione europea e la Comunità europea riguardante la sua associazione all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen (9), da leggersi in combinato con la decisione 2004/860/CE.

Il sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II)

Il SIS II, istituito a norma delle disposizioni del regolamento (CE) n. 1987/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio (10) e della decisione 2007/533/GAI del Consiglio (11) (di seguito «strumenti giuridici del SIS II»), è un sistema comune d’informazione che permette alle competenti autorità degli Stati membri di cooperare fra loro scambiandosi informazioni, e uno strumento fondamentale per l’applicazione delle disposizioni dell’acquis di Schengen integrate nell’ambito dell’Unione europea. Il SIS II sostituisce il sistema d’informazione Schengen di prima generazione, operativo dal 1995 ed esteso nel 2005 e nel 2007.

Scopo del SIS II è, a norma dell’articolo 1 dei suddetti atti normativi, assicurare un elevato livello di sicurezza nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia dell’Unione europea, incluso il mantenimento della sicurezza pubblica e dell’ordine pubblico e la salvaguardia della sicurezza nel territorio degli Stati membri e applicare le disposizioni della parte terza, titolo IV, del trattato CE (di seguito «trattato CE») relativo alla circolazione delle persone in detto territorio avvalendosi delle informazioni trasmesse tramite tale sistema.

In conformità degli strumenti giuridici del SIS II, il sistema segnala, mediante una procedura di interrogazione automatizzata, persone e oggetti alle seguenti autorità:

a)	autorità competenti per i controlli di frontiera, a norma del regolamento (CE) n. 562/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 15 marzo 2006, che istituisce un codice comunitario relativo al regime di attraversamento delle frontiere da parte delle persone (12);

b)	autorità competenti per altri controlli di polizia e doganali all’interno del paese e relativo coordinamento;

c)	autorità giudiziarie nazionali e relative autorità di coordinamento;

d)

autorità competenti per il rilascio dei visti, autorità centrali competenti per l’esame delle domande di visto e autorità competenti per il rilascio dei titoli di soggiorno e per l’amministrazione della normativa sui cittadini di paesi terzi nel quadro dell’applicazione dell’acquis comunitario in materia di circolazione delle persone;

e)	servizi competenti per il rilascio dei certificati di immatricolazione per veicoli [a norma del regolamento (CE) n. 1986/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio (13)].

In conformità della decisione SIS II, anche Europol ed Eurojust hanno accesso a talune categorie di segnalazioni. Entrambi possono accedere ai dati inseriti nel SIS II ai sensi dell’articolo 26 (segnalazioni per l’arresto) e dell’articolo 38 (segnalazioni a fini di sequestro o di prova). Inoltre Europol può accedere ai dati inseriti a norma dell’articolo 36 (segnalazioni ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico) ed Eurojust a quelli inseriti a norma dell’articolo 32 (segnalazioni di persone scomparse) e dell’articolo 34 (segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario).

Il SIS II consta di:

1)	un sistema centrale («SIS II centrale») costituito da:

2)	un’unità di supporto tecnico («CS-SIS») contenente una banca dati, la «banca dati del SIS II»,

3)	un’interfaccia nazionale uniforme («NI-SIS»);

4)	un sistema nazionale («N.SIS II») in ciascuno Stato membro, consistente nei sistemi di dati nazionali che comunicano con il SIS II centrale. Un N. SIS II può contenere un archivio di dati («copia nazionale»), costituito da una copia completa o parziale della banca dati del SIS II;

5)	un’infrastruttura di comunicazione fra il CS-SIS e l’NI-SIS («infrastruttura di comunicazione») che è dotata di una rete virtuale cifrata dedicata ai dati SIS II e provvede allo scambio di informazioni tra uffici Sirene, definiti in appresso.

Informazioni supplementari

Il SIS II contiene solo le informazioni indispensabili («alert data») a identificare una persona o un oggetto e eseguire l’azione richiesta. Inoltre, in conformità degli strumenti giuridici del SIS II, gli Stati membri si scambiano le informazioni supplementari necessarie all’attuazione di certe disposizioni previste dagli strumenti giuridici del SIS II, e quelle necessarie al corretto funzionamento del SIS II secondo procedure bi- o multilaterali.

L’acronimo Sirene con il quale è stata battezzata questa struttura di scambio delle informazioni supplementari sta per l’inglese «Supplementary Information REquest at the National Entries».

A norma degli strumenti giuridici del SIS II, le informazioni supplementari sono scambiate:

a)	per permettere agli Stati membri di consultarsi o informarsi a vicenda quando introducono una segnalazione (ad esempio, una segnalazione per l’arresto);

b)	dopo un hit per consentire l’azione appropriata (in caso di segnalazione positiva);

c)	quando non è possibile procedere all’azione richiesta (ad esempio, applicazione di un flag);

d)	con riguardo alla qualità dei dati SIS II (ad esempio, i dati sono inseriti illecitamente o contengono errori di fatto);

e)	con riguardo alla compatibilità e alla priorità delle segnalazioni (ad esempio, si verifica l’esistenza di segnalazioni multiple);

f)	con riguardo ai diritti di accesso.

1.   GLI UFFICI SIRENE E IL SIS II

1.1.   Ufficio Sirene

Ai sensi dell’articolo 7, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, ciascuno Stato membro istituisce un «ufficio Sirene» nazionale che funge da punto di contatto unico per gli Stati membri per lo scambio di informazioni supplementari. Le funzioni principali dell’ufficio Sirene sono (14):

1)	assicurare lo scambio di tutte le informazioni supplementari conformemente alle disposizioni del presente manuale, di cui all’articolo 8 degli strumenti giuridici del SIS II;

2)	coordinare la verifica della qualità delle informazioni inserite nel SIS II.

Il SIS II funziona in base al principio secondo cui i sistemi nazionali non possono scambiarsi direttamente i dati informatici ma debbono passare per il sistema centrale (CS-SIS).

Gli Stati membri Schengen devono tuttavia avere la possibilità di scambiarsi le informazioni supplementari necessarie all’attuazione di certe disposizioni previste dagli strumenti giuridici del SIS II per il corretto funzionamento del sistema secondo procedure bi- o multilaterali.

1.2.   Manuale Sirene

Il manuale Sirene è un insieme d’istruzioni destinate agli uffici Sirene. Esso descrive nel dettaglio le regole e le procedure che disciplinano lo scambio bilaterale o multilaterale delle informazioni supplementari e costituisce una disposizione di attuazione necessaria al funzionamento del SIS II previsto dagli strumenti giuridici del SIS II.

Le modalità dettagliate di scambio delle informazioni supplementari sono adottate secondo la procedura di cui all’articolo 51, paragrafo 2, del regolamento SIS II e all’articolo 67 della decisione SIS II, sotto forma di un manuale denominato «manuale Sirene».

1.3.   Altre disposizioni di attuazione

A causa della loro tecnicità, del loro livello di dettaglio e della necessità di aggiornamenti periodici, né il regolamento SIS II né la decisione SIS II possono trattare con esaustività taluni aspetti del SIS II quali le norme tecniche concernenti l’inserimento di dati, inclusi i dati necessari per l’inserimento di una segnalazione, l’aggiornamento, la cancellazione e la consultazione dei dati, le norme sulla compatibilità e la priorità delle segnalazioni, l’aggiunta di flag, l’interconnessione delle segnalazioni e lo scambio di informazioni supplementari. È pertanto opportuno delegare alla Commissione competenze di esecuzione in relazione a questi aspetti.

Alcune norme tecniche incidono direttamente sul lavoro degli utenti finali negli Stati membri, è quindi opportuno includere tali norme nel manuale Sirene. Pertanto gli allegati 1, 2 e 4 del manuale contengono, rispettivamente, le regole di traslitterazione, le tabelle di codice e le altre disposizioni di attuazione per il trattamento dei dati.

1.4.   Principi

La cooperazione tramite Sirene si fonda sui seguenti principi di base.

1.4.1.   Disponibilità

L’ufficio Sirene nazionale deve essere operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche per analisi, assistenza e soluzioni tecniche.

1.4.2.   Continuità

Ogni ufficio Sirene crea una struttura interna che garantisca la continuità della gestione, del personale e dell’infrastruttura tecnica.

I responsabili degli uffici Sirene si riuniscono almeno due volte l’anno per valutare la qualità della cooperazione tra i rispettivi servizi, discutere le misure tecniche ed organizzative necessarie in caso di difficoltà e chiarire le procedure, se necessario.

1.4.3.   Sicurezza

A norma dell’articolo 10, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, gli Stati membri devono adottare misure equivalenti a quelle previste per il rispettivo N.SIS II dal paragrafo 1 del medesimo articolo, per quanto riguarda la sicurezza degli scambi di informazioni supplementari.

Per quanto possibile, le raccomandazioni e le migliori pratiche indicate nel volume 2 dell’UE-catalogo Schengen: Sistema d’informazione Schengen, Sirene, devono essere tradotte in pratica.

Ciascun ufficio Sirene dovrebbe disporre di un computer e di una banca dati di sicurezza (backup) in un altro sito, in caso di gravi emergenze nell’ufficio Sirene.

Per proteggere i locali degli uffici Sirene sono necessarie misure di sicurezza fisica e organizzativa. In ottemperanza ai requisiti di sicurezza previsti dagli strumenti giuridici del SIS II, si applicheranno norme appropriate in relazione alla sicurezza dei locali. Le misure specifiche potranno variare in funzione di minacce concrete nelle immediate vicinanze dell’ufficio Sirene e della sua esatta ubicazione, e potranno includere tra l’altro:

—	finestre esterne con vetri di sicurezza,

—	porte di sicurezza chiuse,

—	mura di recinzione in mattoni/cemento,

—	impianti di allarme antintrusione, registri delle entrate, delle uscite e degli eventi insoliti,

—	guardie di sicurezza in loco o rapidamente disponibili,

—	sistemi di estinzione incendi e/o collegamento diretto con i vigili del fuoco,

—	locali separati per impedire l’ingresso negli uffici Sirene di personale non partecipante a misure di cooperazione di polizia internazionale o non autorizzato all’accesso,

—	alimentazione elettrica d’emergenza sufficiente.

Ciascuno Stato membro stabilisce le misure specifiche da adottare ai sensi dell’articolo 10, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II. Gli Stati membri controllano inoltre l’efficacia delle misure di sicurezza e adottano opportune misure organizzative in materia di controllo interno per garantire la conformità con gli strumenti giuridici del SIS II.

1.4.4.   Riservatezza

Ai sensi dell’articolo 11 degli strumenti giuridici del SIS II, a tutto il personale Sirene si applicano le norme nazionali in materia di segreto professionale o altri obblighi di riservatezza equivalenti. L’obbligo di riservatezza vincola tale personale anche dopo che avrà lasciato l’incarico o cessato di lavorare.

1.4.5.   Accessibilità

Per adempiere all’obbligo di fornire informazioni supplementari, il personale Sirene deve avere accesso diretto o indiretto a tutte le informazioni nazionali pertinenti e al parere di esperti.

1.4.6.   Comunicazioni

Ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 1, lettera c), degli strumenti giuridici del SIS II, gli uffici Sirene si avvalgono, per le comunicazioni, di una rete virtuale cifrata dedicata ai dati SIS II e allo scambio di informazioni tra uffici Sirene. Solo in caso di indisponibilità, possono ricorrere a un altro mezzo di comunicazione adeguatamente protetto e il più appropriato a seconda delle circostanze. Tale possibilità di scelta significa che il mezzo di comunicazione è determinato caso per caso, tenendo conto delle disponibilità tecniche e dei requisiti di sicurezza e di qualità che la comunicazione deve soddisfare.

I messaggi scritti si dividono in due categorie: testi liberi e formulari standard. Questi ultimi sono predisposti in conformità dell’allegato 3.

Per la massima efficienza delle comunicazioni bilaterali tra il personale Sirene, sarà usata una lingua comune a entrambe le parti.

L’ufficio Sirene risponde il più rapidamente possibile a tutte le richieste d’informazione inviate dagli altri Stati membri attraverso i rispettivi uffici Sirene. In ogni caso, il termine di risposta non deve superare le 12 ore.

L’ordine di priorità nel lavoro quotidiano è determinato in base alla categoria di segnalazione e all’importanza del caso.

Per tutte le informazioni non scambiabili con formulario, l’ufficio Sirene userà un apposito indirizzo e-mail protetto.

1.4.7.   Regole di traslitterazione

Vanno rispettate le regole di traslitterazione di cui all’allegato 1.

1.4.8.   Qualità dei dati

Ai sensi dell’articolo 7, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, gli uffici Sirene coordinano la verifica della qualità delle informazioni inserite nel SIS II. Per svolgere questa funzione, dovranno disporre della necessaria competenza. Occorre quindi che a livello nazionale sia predisposta un’appropriata forma di controllo della qualità dei dati, nonché di verifica del rapporto segnalazioni/hit e del contenuto dei dati.

Perché ciascun ufficio Sirene possa fungere da coordinatore della verifica della qualità dei dati, bisogna organizzare il necessario supporto IT e garantire adeguati diritti di accesso ai sistemi.

1.4.9.   Strutture

Tutte le autorità nazionali, compresi gli uffici Sirene, incaricate della cooperazione internazionale di polizia devono essere organizzate in modo strutturato, onde evitare conflitti di competenza con altri organi nazionali aventi funzioni analoghe e duplicazioni di lavoro.

1.4.10.   Archiviazione

a)	Ogni Stato membro stabilisce le condizioni di archiviazione delle informazioni.

b)	L’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante deve tenere a disposizione degli altri Stati membri tutte le informazioni relative alle proprie segnalazioni, incluso un riferimento alla decisione che ha dato origine alla segnalazione.

c)	Gli archivi di ogni ufficio Sirene devono permettere di accedere rapidamente alle informazioni, in modo da rispettare i tempi molto brevi di trasmissione delle informazioni.

d)

I dati personali archiviati dall’ufficio Sirene in seguito allo scambio di informazioni sono conservati soltanto per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali sono stati forniti. Di norma, sono cancellati immediatamente dopo che la segnalazione corrispondente è stata cancellata dal SIS II, e in ogni caso al più tardi entro un anno dalla cancellazione. Tuttavia, possono essere conservati per un periodo più lungo, conformemente alla legislazione nazionale, i dati relativi ad una determinata segnalazione effettuata da uno Stato membro o ad una segnalazione in collegamento con la quale è stata intrapresa un’azione nel suo territorio.

e)

Le informazioni supplementari inviate da altri Stati membri sono archiviate conformemente alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati dello Stato membro ricevente. Si applicano inoltre le pertinenti disposizioni degli strumenti giuridici del SIS II, la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (15) e la convenzione 108 del Consiglio d’Europa (16).

f)	L’accesso agli archivi è controllato e limitato al personale designato.

1.5.   Personale

1.5.1.   Competenze

Il personale degli uffici Sirene deve conoscere il maggior numero di lingue possibile e il personale in servizio deve essere in grado di comunicare con tutti gli uffici Sirene.

Il personale deve possedere le necessarie conoscenze:

—	nelle materie giuridiche nazionali, europee e internazionali,

—	sulle autorità di contrasto del proprio paese,

—	sui sistemi giudiziari e di gestione dell’immigrazione nazionali ed europei.

Il personale deve avere l’autorità necessaria per trattare autonomamente tutti i casi in gestione.

Gli operatori in servizio fuori dell’orario di ufficio devono avere le stesse competenze e conoscenze e la stessa autorità, e devono poter ricorrere a esperti in qualsiasi momento.

L’ufficio Sirene deve disporre di consulenze legali sia per i casi ordinari che per quelli eccezionali. A seconda dei casi, possono fornire consulenza legale sia i membri del personale aventi le competenze giuridiche necessarie, sia esperti appartenenti alle autorità giudiziarie.

1.5.2.   Assunzione

Le autorità nazionali competenti tengono conto di tutte queste competenze e conoscenze nell’assumere nuovo personale e organizzano, se necessario, corsi o sessioni di formazione interna a livello nazionale ed europeo.

Un personale con un alto grado di esperienza può operare autonomamente e gestire i casi in modo efficace. Di conseguenza, è opportuno un turnover debole del personale ed è necessario il sostegno univoco del management per creare i presupposti per la delega delle responsabilità.

1.5.3.   Formazione

Livello nazionale

A livello nazionale, una formazione sufficiente garantirà un personale con le competenze richieste dal presente manuale. Prima di essere autorizzato a elaborare dati memorizzati nel SIS II, il personale riceve una formazione adeguata sulle norme in materia di sicurezza e di protezione dei dati ed è informato dei reati e delle sanzioni pertinenti.

Livello europeo

Almeno una volta l’anno saranno organizzati corsi comuni di formazione per rafforzare la cooperazione tra gli uffici Sirene permettendo l’incontro tra colleghi di uffici diversi, per scambiare informazioni sui metodi di lavoro nazionali e costituire un corpus di conoscenze omogeneo ed equivalente. In questo modo il personale capirà meglio l’importanza del proprio operato e di una reciproca solidarietà per la sicurezza comune degli Stati membri.

1.5.4.   Scambi di personale

Per quanto possibile, gli uffici Sirene prevedono anche di organizzare scambi di personale con altri uffici Sirene almeno una volta l’anno. L’obiettivo sarebbe quello di approfondire la conoscenza dei metodi di lavoro, vedere come sono organizzati gli altri uffici Sirene e stabilire contatti personali con colleghi di altri Stati membri.

1.6.   Infrastrutture tecniche

Ogni ufficio Sirene deve disporre di un sistema informatico di gestione che consenta il trattamento automatico di buona parte del flusso dei dati quotidiani.

1.6.1.   Scambio di dati tra uffici Sirene

Le specifiche tecniche per lo scambio di informazioni tra uffici Sirene sono definite nel documento sullo scambio di dati tra uffici Sirene (17).

1.7.   Formazione di altri servizi

Gli uffici Sirene partecipano alla creazione di norme nazionali per la formazione degli utenti finali ai principi e alle pratiche di qualità dei dati e alla formazione di tutte le autorità che inseriscono segnalazioni, ponendo l’accento sulla qualità dei dati, sui requisiti di protezione dei dati e su un uso ottimale del SIS II.

2.   PROCEDURE GENERALI

Le procedure descritte di seguito si applicano a tutte le categorie di segnalazioni; le procedure specifiche a ciascuna categoria figurano nelle parti corrispondenti del presente manuale.

2.1.   Definizioni

«Stato membro segnalante»	lo Stato membro che ha inserito la segnalazione nel SIS II
«Stato membro di esecuzione»	lo Stato membro che esegue l’azione da intraprendere dopo un hit
«hit» (risposta/riscontro positivo)	un utente finale effettua una ricerca nel SIS II e trova una segnalazione corrispondente ai criteri di ricerca; nel qual caso, va intrapresa l’azione richiesta
«flag» (indicatore di validità)	indicatore sospensivo della validità apponibile alle segnalazioni per l’arresto, alle segnalazioni di persone scomparse e alle segnalazioni ai fini di controllo, dallo Stato membro che reputi incompatibile con la legislazione nazionale, con i propri obblighi internazionali o con interessi nazionali essenziali dare seguito all’azione richiesta. La presenza di un flag in corrispondenza a una data segnalazione significa che l’azione richiesta non sarà eseguita sul territorio di quello Stato membro.

2.2.   Segnalazioni multiple (articolo 34, paragrafo 6, del regolamento SIS II e articolo 49, paragrafo 6, della decisione SIS II)

Talvolta si possono riscontrare più segnalazioni di paesi diversi per uno stesso soggetto. È essenziale che ciò non crei confusione all’utente finale e che questi sappia chiaramente cosa fare quando si trova a inserire una segnalazione e quale procedura seguire in caso di hit. Occorrerà pertanto stabilire delle procedure per individuare le segnalazioni multiple, e regole di priorità per il loro inserimento nel SIS II.

Ciò presuppone che:

—	prima di inserire una segnalazione, si verifichi se lo stesso soggetto non sia già segnalato nel SIS II,

—	si consultino gli altri Stati membri quando l’inserimento di una segnalazione dà luogo a segnalazioni multiple fra loro incompatibili.

2.2.1.   Compatibilità delle segnalazioni e ordine di priorità

Per una stessa persona o uno stesso oggetto può essere inserita nel SIS II una sola segnalazione per Stato membro.

Pertanto, ogni qualvolta possibile e necessario, saranno conservate a livello nazionale tutte le segnalazioni successive riguardanti una stessa persona o uno stesso oggetto, per poterle introdurre una volta scaduta o cancellata la prima.

Più Stati membri possono inserire una segnalazione per una stessa persona o uno stesso oggetto se le segnalazioni sono compatibili.

Le segnalazioni per l’arresto (articolo 26 della decisione SIS II) sono compatibili con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso (articolo 24 del regolamento SIS II), le segnalazioni di persone scomparse (articolo 32 della decisione SIS II) e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario (articolo 34 della decisione SIS II). Sono incompatibili invece con le segnalazioni ai fini di controllo (articolo 36 della decisione SIS II).

Le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto. Sono incompatibili invece con le segnalazioni di persone scomparse, le segnalazioni ai fini di controllo e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario.

Le segnalazioni di persone scomparse sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario. Sono incompatibili invece con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso e le segnalazioni ai fini di controllo.

Le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto e le segnalazioni di persone scomparse. Sono incompatibili invece con le segnalazioni ai fini di controllo e le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso.

Le segnalazioni ai fini di controllo sono incompatibili con le segnalazioni per l’arresto, le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso, le segnalazioni di persone scomparse e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario.

Nell’ambito delle segnalazioni ai fini di controllo, le segnalazioni a fini di «controllo discreto» sono incompatibili con quelle a fini di «controllo specifico».

Varie categorie di segnalazioni di oggetti non sono compatibili tra loro (cfr. la tavola di compatibilità).

L’ordine di priorità delle segnalazioni di persone è il seguente:

—	arresto per consegna o estradizione (articolo 26 della decisione SIS II),

—	rifiuto di ingresso o di soggiorno nel territorio Schengen (articolo 24 del regolamento SIS II),

—	messa sotto protezione (articolo 32 della decisione SIS II),

—	controllo specifico (articolo 36 della decisione SIS II),

—	controllo discreto (articolo 36 della decisione SIS II),

—	comunicazione del luogo di soggiorno (articoli 32 e 34 della decisione SIS II).

L’ordine di priorità delle segnalazioni di oggetti è il seguente:

—	prova (articolo 38 della decisione SIS II),

—	sequestro (articolo 38 della decisione SIS II),

—	controllo specifico (articolo 36 della decisione SIS II),

—	controllo discreto (articolo 36 della decisione SIS II).

Per motivi di interesse nazionale essenziale è possibile derogare a questo ordine di priorità, previa consultazione tra gli Stati membri.

Tavola di compatibilità delle segnalazioni di persone

Ordine di importanza	Segnalazione per l’arresto	Segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso	Segnalazione di persone scomparse (protezione)	Segnalazione a fini di controllo specifico	Segnalazione a fini di controllo discreto	Segnalazione di persone scomparse (luogo di soggiorno)	Segnalazione di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario
Segnalazione per l’arresto	sì	sì	sì	no	no	sì	sì
Segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso	sì	sì	no	no	no	no	no
Segnalazione di persone scomparse (protezione)	sì	no	sì	no	no	sì	sì
Segnalazione a fini di controllo specifico	no	no	no	sì	no	no	no
Segnalazione a fini di controllo discreto	no	no	no	no	sì	no	no
Segnalazione di persone scomparse (luogo di soggiorno)	sì	no	sì	no	no	sì	sì
Segnalazione di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario	sì	no	sì	no	no	sì	sì

Tavola di compatibilità delle segnalazioni di oggetti

Ordine di importanza	Segnalazione a fini di prova	Segnalazione a fini di sequestro	Segnalazione a fini di controllo specifico	Segnalazione a fini di controllo discreto
Segnalazione a fini di prova	sì	sì	no	no
Segnalazione a fini di sequestro	sì	sì	no	no
Segnalazione a fini di controllo specifico	no	no	sì	no
Segnalazione a fini di controllo discreto	no	no	no	sì

2.2.2.   Verifica di segnalazioni multiple

Nel trattare potenziali segnalazioni multiple, occorre distinguere accuratamente fra persone od oggetti aventi caratteristiche similari. È pertanto essenziale che gli uffici Sirene si consultino e cooperino tra loro e che ogni Stato membro attui le procedure tecniche appropriate per individuare tali casi prima di introdurre la segnalazione.

Si applica la seguente procedura:

a)	se inserendo una nuova segnalazione risulta essere già registrata nel SIS II una persona o un oggetto con gli stessi elementi di descrizione dell’identità, occorrerà procedere a una verifica più dettagliata prima di inserire la nuova segnalazione;

b)	in caso di segnalazioni di persone, se necessario l’ufficio Sirene si metterà in contatto con l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante per verificare se si tratta effettivamente dello stesso soggetto (formulario E);

c)

se i criteri risultano identici e potrebbero riferirsi alla stessa persona o allo stesso oggetto, l’ufficio Sirene applicherà la procedura per l’inserimento di segnalazioni multiple. Se invece i criteri risultano riferirsi a due persone o oggetti diversi, l’ufficio Sirene convaliderà la richiesta di inserimento della nuova segnalazione.

Per verificare se esistono segnalazioni multiple su una persona si confrontano i seguenti elementi di identificazione:

—

cognome,

—

nome,

—	data di nascita,

—

sesso,

—	numero del documento di identità nazionale,

—	nome e cognome del padre e della madre,

—	luogo di nascita,

—	impronte digitali,

—	fotografie.

Per verificare se esistono segnalazioni multiple su un veicolo si confrontano i seguenti elementi di identificazione:

—	numero VIN,

—	numero di immatricolazione e paese di immatricolazione,

—

marca,

—

tipo.

Se inserendo una nuova segnalazione risulta essere già registrato nel SIS II lo stesso numero VIN e/o di immatricolazione, allora è possibile che esistano segnalazioni multiple sullo stesso veicolo. Tuttavia, questo metodo di verifica è efficace solo quando vengono usati gli stessi elementi descrittivi, pertanto il raffronto non è sempre possibile.

L’ufficio Sirene deve segnalare agli utenti nazionali che possono insorgere problemi quando il raffronto viene fatto su uno solo dei numeri: una risposta positiva non significa automaticamente che vi siano segnalazioni multiple e una risposta negativa non significa che il veicolo in questione non sia segnalato.

Per gli altri oggetti, i campi più appropriati per verificare la presenza di segnalazioni multiple sono quelli obbligatori, che il sistema usa sistematicamente per il raffronto automatico.

2.2.3.   Inserimento di segnalazioni multiple

Se la nuova segnalazione di uno Stato membro contrasta con una sua segnalazione precedente, l’ufficio Sirene nazionale provvede affinché nel SIS II figuri un’unica segnalazione conformemente alla procedura nazionale.

Se le segnalazioni provengono da Stati membri diversi, si applica la seguente procedura:

a)	se le segnalazioni sono compatibili, non è necessaria la consultazione tra uffici Sirene;

b)	se le segnalazioni sono incompatibili, o se la loro compatibilità è dubbia, gli uffici Sirene si consultano con il formulario E in modo da inserire un’unica segnalazione;

c)	le segnalazioni per l’arresto vanno inserite immediatamente, senza aspettare l’esito delle consultazioni tra Stati membri;

d)

se una segnalazione incompatibile con segnalazioni precedenti diventa prioritaria a seguito della consultazione, gli Stati membri che hanno introdotto le precedenti segnalazioni le cancellano non appena sia inserita la nuova. Gli Stati membri risolvono gli eventuali disaccordi tramite gli uffici Sirene; se non è possibile giungere a un accordo in base all’ordine di priorità stabilito, è mantenuta nel SIS II la segnalazione più vecchia;

e)	gli Stati membri che non hanno potuto inserire una segnalazione possono farsi avvertire dal CS-SIS della cancellazione della segnalazione;

f)	l’ufficio Sirene dello Stato membro che non ha potuto inserire la segnalazione può chiedere all’ufficio Sirene dello Stato membro che l’ha inserita di informarlo degli eventuali hit.

2.3.   Scambio di informazioni in caso di hit

Si ottiene un «hit» quando un utente finale effettua una ricerca nel SIS II e trova una segnalazione corrispondente ai criteri di ricerca; nel qual caso, va intrapresa l’azione richiesta.

Se l’utente finale chiede informazioni supplementari in seguito a un hit, l’ufficio Sirene contatta quanto prima l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante e chiede le informazioni necessarie. Se del caso, gli uffici Sirene fungono da intermediari tra le autorità nazionali, fornendo e scambiando le informazioni supplementari pertinenti alla segnalazione.

Salvo diversa indicazione, lo Stato membro segnalante deve essere informato dell’hit e del relativo esito.

Si applica la seguente procedura:

a)

fatta salva la sezione 2.4 del presente manuale, l’hit su una persona o un oggetto segnalato deve, in linea di principio, essere comunicato all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante usando il formulario G. Il formulario G recherà, al campo 090, l’articolo applicabile degli strumenti giuridici del SIS II. Se necessario, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante comunica allora all’ufficio Sirene dello Stato membro che ha riscontrato l’hit tutte le pertinenti informazioni specifiche e le misure particolari da adottare. Se l’hit riguarda una persona segnalata per l’arresto, l’ufficio Sirene dello Stato membro che ha riscontrato l’hit ne informa, se del caso, telefonicamente l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante, previo invio del formulario G;

b)

gli uffici Sirene degli Stati membri che hanno inserito segnalazioni ai fini del rifiuto di ingresso non devono essere necessariamente informati degli hit su base sistematica, ma possono esserlo in casi eccezionali. Si può comunque trasmettere un formulario G se, per esempio, sono necessarie informazioni supplementari. Il formulario G va trasmesso sistematicamente quando l’hit riguarda una persona che beneficia del diritto di libera circolazione all’interno della Comunità.

2.3.1.   Comunicazione di ulteriori informazioni

Lo scambio di informazioni ai sensi degli strumenti giuridici del SIS II non pregiudica i compiti assegnati agli uffici Sirene dalle leggi nazionali di attuazione di altri strumenti giuridici dell’Unione europea, in particolare dalla legge nazionale che attua la decisione quadro 2006/960/GAI del Consiglio (18), o se le informazioni rientrano nel campo di applicazione dell’assistenza giudiziaria.

2.4.   Impossibilità di eseguire la procedura in caso di hit (articolo 48 della decisione SIS II e articolo 33 del regolamento SIS II)

In conformità dell’articolo 48 della decisione SIS II e dell’articolo 33 del regolamento SIS II si applica la seguente procedura:

a)	lo Stato membro che si trovi nell’impossibilità di eseguire la procedura comunica senza indugio allo Stato membro segnalante per il tramite del proprio ufficio Sirene che non è in grado di eseguire l’azione richiesta e ne precisa i motivi con il formulario H;

b)	gli Stati membri interessati possono allora concordare l’azione da intraprendere, nel rispetto del diritto interno e delle disposizioni degli strumenti giuridici del SIS II.

2.5.   Trattamento di dati per fini diversi da quelli per i quali sono stati inseriti nel SIS II (articolo 46, paragrafo 5, della decisione SIS II)

I dati inseriti nel SIS II possono essere trattati solo ai fini enunciati per ciascuna categoria di segnalazione.

Tuttavia, previo accordo dello Stato membro segnalante, i dati possono essere trattati per finalità diverse da quelle per le quali sono stati inseriti, per prevenire una minaccia grave imminente per l’ordine pubblico o la sicurezza pubblica, per gravi ragioni di sicurezza dello Stato o per prevenire un reato grave.

Se uno Stato membro intende trattare dati inseriti nel SIS II per finalità diverse da quelle per i quali sono stati inseriti, lo scambio di informazioni deve avvenire come segue:

a)	tramite il proprio ufficio Sirene, lo Stato membro che intende usare i dati per una finalità diversa espone allo Stato membro segnalante i motivi per cui chiede di cambiare la finalità originaria usando il formulario I;

b)	lo Stato membro segnalante esamina senza indugio se la richiesta può essere accolta e, tramite il proprio ufficio Sirene, comunica la decisione all’altro Stato membro;

c)	se del caso, lo Stato membro segnalante subordina l’autorizzazione a condizioni sull’uso dei dati.

Previo accordo dello Stato membro segnalante, l’altro Stato membro utilizza i dati solo per la finalità che ha chiesto e per cui ha ottenuto l’autorizzazione, e tiene conto delle eventuali condizioni fissate dallo Stato membro segnalante.

2.6.   Aggiunta di un flag (articoli 24 e 25 della decisione SIS II)

Su richiesta di un altro Stato membro è possibile aggiungere un flag.

Ai sensi degli articoli 24 e 25 della decisione SIS II, uno Stato membro può in qualsiasi momento rifiutare di eseguire sul suo territorio l’azione richiesta, chiedendo l’apposizione di un flag alle segnalazioni per l’arresto (articolo 26 della decisione SIS II), alle segnalazioni di persone scomparse (articolo 32 della decisione SIS II) e alle segnalazioni a fini di controllo discreto o di controllo specifico (articolo 36 della decisione SIS II), qualora reputi che dare applicazione alla segnalazione non sia compatibile con la legislazione nazionale, con i propri obblighi internazionali o con interessi nazionali essenziali. I motivi della richiesta devono essere comunicati contestualmente.

È prevista una procedura alternativa solo per le segnalazioni per l’arresto. Ogni Stato membro provvede a individuare quanto prima le segnalazioni che potrebbero richiedere l’applicazione del flag.

Quando vengono meno le circostanze di cui all’articolo 24, paragrafo 1, o all’articolo 25 della decisione SIS II, lo Stato membro che ha chiesto l’apposizione del flag deve sollecitarne quanto prima il ritiro.

2.6.1.   Consultazione degli Stati membri per l’aggiunta di un flag

Si applica la seguente procedura:

a)	lo Stato membro che vuole l’apposizione del flag ne fa richiesta allo Stato membro segnalante con il formulario F, specificando i motivi;

b)	lo Stato membro che ha inserito la segnalazione appone il flag immediatamente;

c)	concluso lo scambio di informazioni, in funzione delle informazioni fornite durante la consultazione dallo Stato membro che chiede il flag potrà risultare necessario modificare o cancellare la segnalazione, oppure ritirare la richiesta.

2.6.2.   Clausola transitoria fino al 1o gennaio 2009: richiesta di aggiunta sistematica del flag alle segnalazioni relative ai cittadini di uno Stato membro

È disposta la seguente procedura:

a)	uno Stato membro può chiedere all’ufficio Sirene di un altro Stato membro di aggiungere sistematicamente un flag alle segnalazioni per l’arresto riguardanti i suoi cittadini;

b)	lo Stato membro che lo desideri presenta una richiesta scritta allo Stato membro di cui sollecita la cooperazione;

c)	lo Stato membro che riceve la richiesta aggiunge un flag per lo Stato membro in questione immediatamente dopo aver creato la segnalazione;

d)	la procedura resta in vigore fino a quando non venga annullata con comunicazione scritta.

2.7.   Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 34 del regolamento SIS II e articolo 49 della decisione SIS II)

Se i dati contengono errori di fatto o sono stati archiviati illecitamente nel SIS II, le informazioni supplementari sono scambiate a norma dell’articolo 34, paragrafo 2, del regolamento SIS II e dell’articolo 49, paragrafo 2, della decisione SIS II, per cui solo lo Stato membro che ha effettuato la segnalazione è autorizzato a modificare, completare, rettificare, aggiornare o cancellare i dati.

Lo Stato membro che ha scoperto che i dati contengono un errore o sono stati archiviati illecitamente ne informa quanto prima lo Stato membro segnalante tramite il proprio ufficio Sirene ed entro dieci giorni dacché è in possesso degli elementi che dimostrano l’errore. Le informazioni sono scambiate con il formulario J.

a)	In funzione dell’esito delle consultazioni, lo Stato membro segnalante può essere tenuto a cancellare o rettificare i dati in conformità delle procedure nazionali per la rettifica della voce in questione.

b)

Se entro due mesi non si giunge a un accordo, l’ufficio Sirene dello Stato membro che ha constatato l’errore o l’archiviazione illecita dei dati ne informa l’autorità nazionale abilitata a sottoporre la questione al garante europeo della protezione dei dati, il quale, insieme alle autorità nazionali di controllo interessate, agisce in qualità di mediatore.

Scambio di informazioni in seguito a scoperta di fatti nuovi

A garanzia della qualità dei dati e della liceità del trattamento, l’ufficio Sirene diverso da quello dello Stato membro segnalante che venga a conoscenza di un fatto nuovo connesso a una segnalazione ne informa quanto prima l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante usando il formulario J. È quanto può accadere, ad esempio, quando un cittadino di paesi terzi segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno diventa titolare del diritto di libera circolazione all’interno della Comunità dopo che è stata introdotta la segnalazione.

2.8.   Diritto di accesso e rettifica di dati (articolo 41 del regolamento SIS II e articolo 58 della decisione SIS II) (19)

Il diritto di una persona di accedere ai dati che la riguardano inseriti nel SIS II conformemente agli strumenti giuridici del SIS II è esercitato nel rispetto della legislazione dello Stato membro presso il quale l’interessato lo fa valere.

L’interessato è informato prima possibile e comunque non oltre 60 giorni dalla data in cui ha chiesto l’accesso o prima, se la legislazione nazionale lo prevede.

Uno Stato membro diverso da quello che ha effettuato la segnalazione può comunicare informazioni all’interessato soltanto se dà prima la possibilità allo Stato membro segnalante di prendere posizione.

Chiunque ha il diritto di far rettificare dati che lo riguardano contenenti errori di fatto o di far cancellare dati che lo riguardano inseriti illecitamente.

L’interessato è informato del seguito dato all’esercizio dei suoi diritti prima possibile e comunque non oltre tre mesi dalla data della domanda iniziale o prima, se la legislazione nazionale lo prevede.

2.8.1.   Richieste di accesso o di rettifica

Fatta salva la legislazione nazionale, se è necessario informare le autorità nazionali di una richiesta di accesso o di rettifica dei dati, lo scambio di informazioni si svolge come segue:

a)

ogni ufficio Sirene applica il diritto nazionale in materia di diritto di accesso ai dati personali. A seconda dei casi e in conformità della legislazione applicabile, gli uffici Sirene trasmettono alle autorità nazionali competenti le richieste di accesso o di rettifica dei dati, ovvero decidono al riguardo nei limiti delle loro competenze;

b)	se richiesti dalle autorità nazionali competenti, gli uffici Sirene degli Stati membri interessati trasmettono, in conformità della legislazione nazionale, le informazioni relative all’esercizio del diritto d’accesso.

2.8.2.   Scambio di informazioni sulle richieste di accesso a segnalazioni inserite da altri Stati membri

Nella misura del possibile, le informazioni relative alle richieste di accesso a segnalazioni inserite nel SIS II da un altro Stato membro sono scambiate tramite gli uffici Sirene nazionali con formulario K.

Si applica la seguente procedura:

a)	la richiesta di accesso è trasmessa quanto prima allo Stato membro segnalante affinché possa prendere posizione;

b)	lo Stato membro segnalante comunica la propria posizione allo Stato membro che ha ricevuto la richiesta, e

c)	terrà conto dei termini per l’esame della richiesta fissati dallo Stato membro che ha ricevuto la richiesta di accesso.

Se lo Stato membro segnalante comunica la sua posizione all’ufficio Sirene dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta di accesso, l’ufficio Sirene, in conformità della legislazione nazionale e nei limiti delle sue competenze, decide riguardo alla richiesta oppure trasmette quanto prima tale posizione all’autorità competente a decidere della richiesta.

2.8.3.   Scambio di informazioni sulle richieste di rettifica o cancellazione di dati inseriti da altri Stati membri

Se una persona chiede di far rettificare o cancellare dati che la riguardano, alla rettifica o alla cancellazione potrà procedere solo lo Stato membro segnalante. Ove l’interessato si rivolga a uno Stato membro diverso da quello segnalante, l’ufficio Sirene dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta lo informa che deve contattare lo Stato membro segnalante e fornisce gli estremi dell’autorità competente di quello Stato.

2.9.   Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

Le segnalazioni inserite nel SIS II sono conservate esclusivamente per il periodo necessario a realizzare gli obiettivi per i quali sono state inserite.

Salvo i casi che fanno seguito a un hit, una segnalazione deve essere cancellata automaticamente dal CS-SIS (scaduto il termine di validità), o direttamente dal servizio che ha inserito la segnalazione nel SIS II (non sussistono più le condizioni per il suo mantenimento).

In entrambi i casi, il messaggio di cancellazione del CS-SIS deve essere trattato automaticamente dal N.SIS II.

Gli Stati membri possono farsi avvertire automaticamente della cancellazione di una segnalazione inserita da un altro Stato membro.

2.10.   Inserimento di nomi propri

Entro i limiti imposti dai sistemi nazionali per l’inserimento dei dati, i nomi propri (nomi e cognomi) vanno inseriti nel SIS II nel formato (caratteri e ortografia) quanto più vicino a quello usato nel documento di identità ufficiale. Di norma, gli Stati membri useranno i caratteri latini per inserire i dati nel SIS II, fatte salve le regole di traslitterazione e di trascrizione di cui all’allegato 1.

2.11.   Categorie di identità

Identità confermata (identità accertata)

L’identità si intende confermata (accertata) quando risulta da documenti di identità autentici, da un passaporto o da una dichiarazione delle autorità competenti.

Identità non confermata

L’identità si intende non confermata quando mancano prove sufficienti per confermare l’identità.

Identità usurpata

Si ha usurpazione di identità (cognome, nome, data di nascita) quando una persona usa l’identità di un’altra persona reale, per esempio quando un documento è usato a scapito del suo effettivo titolare.

Alias

L’alias è un’identità fittizia usata da una persona conosciuta sotto altre identità.

2.11.1.   Identità usurpata (articolo 36 del regolamento SIS II e articolo 51 della decisione SIS II)

Non appena sia accertato che è stata usurpata l’identità di una persona, si devono aggiungere dati complementari alla segnalazione nel SIS II, con il consenso dell’interessato, per evitare le conseguenze negative di un errore di identificazione. La vittima dell’usurpazione di identità può, conformemente alle procedure nazionali, fornire all’autorità competente i dati di cui all’articolo 36, paragrafo 3, del regolamento SIS II e all’articolo 51, paragrafo 3, della decisione SIS II. La persona la cui identità sia stata usurpata ha il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento dei dati.

Se uno Stato membro scopre che la segnalazione di una persona inserita da un altro Stato membro è connessa a un caso di usurpazione di identità, ne informa l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante con il formulario Q, perché siano aggiunti i dati alla segnalazione nel SIS II.

I dati della persona la cui identità è stata usurpata sono forniti esclusivamente per stabilire l’identità della persona controllata e non possono, in nessun caso, essere usati per altri fini. Le informazioni sulle identità usurpate vanno soppresse contestualmente alla cancellazione della segnalazione, o prima se l’interessato lo richiede.

Vista la finalità dell’inserimento di dati di questo tipo, è opportuno che alla segnalazione siano aggiunte le fotografie e le impronte digitali della persona la cui identità è stata usurpata. Nel formulario Q, solo il numero Schengen fa riferimento ai dati della persona ricercata con la segnalazione SIS II. Le informazioni del campo 052 (data di rilascio del documento) sono obbligatorie.

Inoltre, se lo Stato membro segnalante scopre che una persona segnalata nel SIS II usurpa l’identità di un terzo, dovrà verificare se è opportuno mantenere l’identità usurpata nella segnalazione SIS II (per ritrovare la persona ricercata).

2.11.2.   Inserimento di alias

A garanzia di una qualità dei dati sufficiente, gli Stati membri si comunicano per quanto possibile l’esistenza di alias e si scambiano tutte le informazioni pertinenti sulla reale identità della persona ricercata.

L’inserimento dell’alias compete allo Stato membro che ha effettuato la segnalazione. Se a scoprire l’alias è un altro Stato membro, la questione è demandata allo Stato membro che ha effettuato la segnalazione.

In caso di segnalazioni per l’arresto, gli Stati membri che aggiungono l’alias possono informarne tutti gli altri Stati membri con il formulario M.

2.11.3.   Ulteriori informazioni per accertamento di identità

Se i dati nel SIS II sono insufficienti, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante può anche fornire ulteriori informazioni previa consultazione, di sua iniziativa o su richiesta di un altro Stato membro, per accertare l’identità di una persona. A tal fine, usa il formulario L. Le informazioni riguardano in particolare:

—	l’origine del passaporto o documento d’identità in possesso della persona ricercata,

—	il numero del passaporto o documento d’identità, la data, il luogo e l’autorità del rilascio, il termine ultimo di validità,

—	la descrizione della persona ricercata,

—	cognome e nome del padre e della madre,

—	l’ultimo indirizzo noto.

Nella misura del possibile queste informazioni saranno disponibili presso gli uffici Sirene, oppure immediatamente e permanentemente accessibili per una rapida trasmissione.

L’obiettivo comune è ridurre al minimo il rischio di trattenere indebitamente una persona la cui identità sia simile a quella della persona segnalata.

2.12.   Scambio di informazioni in caso di segnalazioni interconnesse

Ai sensi dell’articolo 37 del regolamento SIS II e dell’articolo 52 della decisione SIS II, gli Stati membri possono creare connessioni fra le segnalazioni conformemente alla legislazione nazionale, per instaurare un nesso fra persone e oggetti segnalati nel SIS II. Uno Stato membro crea una connessione solo se sussiste una reale esigenza operativa.

2.12.1.   Norme tecniche

Ogni connessione consente di instaurare un nesso fra almeno due segnalazioni.

Uno Stato membro può creare una connessione tra segnalazioni che introduce nel SIS II, e solo tale Stato membro può modificarla o cancellarla. Le connessioni sono visibili solo agli utenti che possono visualizzare almeno due delle segnalazioni interconnesse. Gli Stati membri provvedono affinché alle connessioni possano accedere solo utenti abilitati.

2.12.2.   Norme operative

Le connessioni tra segnalazioni non richiedono procedure speciali per lo scambio di informazioni supplementari, tuttavia vanno osservati i principi che seguono.

In caso di hit per due o più segnalazioni interconnesse, l’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione trasmette un formulario G per ogni segnalazione.

Non è richiesto nessun formulario per le segnalazioni che, sebbene connesse a una segnalazione cui corrisponde un hit, non sono di per sé oggetto dell’hit. Questa regola non si applica se la segnalazione interconnessa alla quale non corrisponde nessun hit è una segnalazione per l’arresto o una segnalazione di persona scomparsa (protezione). Nel qual caso la scoperta della segnalazione interconnessa va comunicata con formulario M.

2.13.   SIRPIT (Sirene PIcture Transfer) e formato e qualità dei dati biometrici nel SIS II

Alla segnalazione inserita nel SIS II vanno aggiunte le impronte digitali e le fotografie, se disponibili.

Gli uffici Sirene devono essere in grado di scambiare impronte digitali e fotografie per completare la segnalazione. Lo Stato membro che disponga della fotografia o delle impronte digitali di una persona segnalata da un altro Stato membro può trasmetterle tramite SIRPIT, in modo che lo Stato membro segnalante possa completare la segnalazione.

Tale scambio non pregiudica gli scambi rientranti nell’ambito della cooperazione di polizia ai sensi della decisione quadro 2006/960/GAI del Consiglio.

2.13.1.   Uso ulteriore dei dati scambiati, inclusa l’archiviazione

Qualsiasi uso ulteriore di fotografie e impronte digitali scambiate con SIRPIT, inclusa l’archiviazione, deve essere conforme alle pertinenti disposizioni degli strumenti giuridici del SIS II, alla direttiva 95/46/CE, alla convenzione 108 del Consiglio d’Europa e alla legislazione vigente nel settore degli Stati membri interessati.

2.13.2.   Requisiti tecnici

Le impronte digitali e le fotografie sono raccolte e trasmesse conformemente alle norme previste nelle disposizioni di attuazione per l’inserimento dei dati biometrici nel SIS II.

Ogni ufficio Sirene deve soddisfare i requisiti tecnici SIRPIT.

Le impronte digitali e le fotografie sono trasmesse in allegato a una maschera di input, concepita appositamente per SIRPIT.

2.13.3.   Uso del formulario L Sirene

La trasmissione via SIRPIT è annunciata inviando un formulario L con il canale usato abitualmente per tutti i formulari Sirene. Il formulario L è trasmesso contestualmente alle impronte digitali e/o alle fotografie.

2.13.4.   Procedura SIRPIT

L’ufficio Sirene del paese che detiene le impronte digitali o le fotografie della persona segnalata da un altro Stato membro è denominato «Sirene detentore».

L’ufficio Sirene del paese che ha inserito la segnalazione nel SIS II è denominato «Sirene segnalante».

Si applica la seguente procedura:

a)	il Sirene detentore invia un formulario L con il mezzo elettronico consueto e indica nel campo 083 che le impronte digitali e le fotografie sono trasmesse per completare la segnalazione nel SIS II;

b)	il Sirene segnalante aggiunge le impronte digitali o le fotografie alla segnalazione nel SIS II e le trasmette all’autorità competente affinché completi la segnalazione.

2.13.4.1.   Maschera di input

La maschera di input conterrà i seguenti dati:

1)	numero di identificazione Schengen/SchengenID (*) (1)

2)	numero di riferimento (*) (1)

3)	data delle impronte digitali

4)	luogo di rilevamento delle impronte

5)	data della fotografia

6)	motivo del rilevamento delle impronte

7)	cognome (*) (2)

8)	nome (*) (2)

9)	cognome da nubile

10)	identità accertata?

11)	data di nascita (*)

12)	luogo di nascita

13)	cittadinanza

14)

sesso (*)

15)	informazioni complementari

Osservazioni:

(*)	obbligatorio

(1)	da inserire nel campo 1 oppure nel campo 2

(2)	può essere inserita la dicitura «sconosciuto».

Il luogo e la data del rilevamento delle impronte vanno inseriti se noti.

2.13.5.   Formato e qualità dei dati biometrici

Tutti i dati biometrici inseriti nel sistema devono aver superato un controllo specifico di qualità che assicuri uno standard minimo di qualità comune a tutti gli utenti del SIS II.

Prima dell’inserimento, sono effettuati controlli a livello nazionale che garantiscano:

—	la conformità delle impronte digitali al formato specificato ANSI/NIST — ITL 1-2000, attuato ai fini di Interpol e adattato per il SIRPIT (Sirene Picture Transfer),

—

la conformità delle fotografie, che possono servire solo per confermare l’identità di una persona trovata grazie a un’interrogazione alfanumerica del SIS II, ai seguenti requisiti: un rapporto altezza/larghezza del volto inquadrato frontalmente di 3/4 o 4/5, per quanto possibile; se disponibile, una risoluzione di almeno 480 × 600 pixel e una profondità di colore di 24 bit; se acquisita con scanner, un’immagine di dimensioni inferiori a circa 200 Kbytes, per quanto possibile.

2.14.   Sovrapposizione di ruoli tra Sirene e Interpol (20)

Il SIS II non è inteso a sostituire Interpol né a riprodurne il ruolo. Sebbene alcuni compiti si sovrappongano, i principi di azione e cooperazione tra gli Stati membri in ambito Schengen sono sostanzialmente diversi da quelli di Interpol. È pertanto necessario stabilire regole di cooperazione tra gli uffici Sirene e gli UCN (uffici centrali nazionali) a livello nazionale.

Si applicano i seguenti principi:

2.14.1.   Priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol

Nel caso di segnalazioni introdotte dagli Stati membri, le segnalazioni SIS II e lo scambio di tutte le informazioni a quelle relative hanno sempre priorità sulle segnalazioni e sullo scambio di informazioni tramite Interpol. Tale disposizione è importante soprattutto in caso di segnalazioni contrastanti.

2.14.2.   Scelta del canale di comunicazione

Il principio della priorità delle segnalazioni Schengen sulle segnalazioni effettuate dagli Stati membri tramite Interpol deve essere rispettato, e ciò vale anche per gli UCN degli Stati membri. Una volta creata la segnalazione SIS II, spetta agli uffici Sirene provvedere a tutte le comunicazioni relative alla segnalazione, alle sue finalità e all’esecuzione dell’azione richiesta. Lo Stato membro che voglia cambiare canale di comunicazione dovrà consultare prima le altre parti. Tale cambiamento è possibile solo in casi specifici.

2.14.3.   Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen

Vista la priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol, l’uso di queste ultime sarà limitato a casi eccezionali (quando cioè non sia possibile, né ai sensi della convenzione né sul piano tecnico, inserire una segnalazione nel SIS II, ovvero non si disponga di tutte le informazioni necessarie per creare una segnalazione SIS II). Vanno evitate, nello spazio Schengen, segnalazioni parallele nel SIS II e tramite Interpol. Le segnalazioni diffuse da Interpol che riguardano anche lo spazio Schengen o parte dello stesso devono recare la seguente dicitura: «salvo per gli Stati Schengen».

2.14.4.   Hit e cancellazione della segnalazione

Perché ciascun ufficio Sirene possa fungere da coordinatore della verifica della qualità dei dati inseriti nel SIS II, gli Stati membri fanno in modo che gli uffici Sirene e gli UCN si informino reciprocamente degli hit e della cancellazione di segnalazioni.

2.14.5.   Miglioramento della cooperazione tra gli uffici Sirene e gli UCN di Interpol

In conformità della legislazione nazionale, ogni Stato membro adotta tutte le opportune disposizioni per uno scambio efficace delle informazioni a livello nazionale tra l’ufficio Sirene e gli UCN.

2.14.6.   Trasmissione di informazioni a Stati terzi

a)

Dati trattati nel SIS II Ai sensi dell’articolo 39 del regolamento SIS II e dell’articolo 54 della decisione SIS II, i dati trattati nel SIS II a norma di questi due strumenti giuridici non sono trasferiti a paesi terzi o a organizzazioni internazionali, né sono messi a loro disposizione. L’articolo 55 della decisione SIS II contempla una deroga a tale norma generale, acconsentendo allo scambio con Interpol di dati sui passaporti rubati, altrimenti sottratti, smarriti o falsificati, e subordinandolo a condizioni.

b)

Informazioni supplementari In base al «principio della proprietà dei dati» di cui all’articolo 4, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, le informazioni supplementari sono trasmesse a Stati terzi dallo Stato membro «proprietario» dei dati. Se a ricevere una richiesta di informazioni supplementari connessa a una data segnalazione è l’ufficio Sirene di uno Stato diverso da quello segnalante, il primo informa il secondo per permettergli di prendere una decisione nel pieno rispetto delle norme applicabili, incluse quelle sulla protezione dei dati. Il ricorso al canale Interpol dipenderà dalle disposizioni o procedure nazionali.

2.15.   Rapporti tra Sirene e Europol

Europol ha il diritto di accedere ai dati inseriti nel SIS II a norma degli articoli 26, 36 e 38 della decisione SIS II, e di consultarli direttamente. Europol, conformemente a quanto previsto dalla convenzione Europol, può chiedere ulteriori informazioni allo Stato membro interessato. Nel rispetto della legislazione nazionale, sarà istituita una cooperazione con l’unità nazionale Europol per garantire che l’ufficio Sirene sia informato di tutti gli scambi di informazioni supplementari tra Europol e la relativa unità nazionale concernenti segnalazioni nel SIS II. Se, a livello nazionale, la comunicazione relativa alle segnalazioni SIS II è affidata all’unità nazionale Europol, sarà opportuno evitare confusioni fra gli utenti finali.

2.16.   Rapporti tra Sirene e Eurojust

I membri nazionali di Eurojust e i loro assistenti hanno il diritto di accedere ai dati inseriti nel SIS II a norma degli articoli 26, 32, 34 e 38 della decisione SIS II, e di consultarli direttamente. Nel rispetto della legislazione nazionale, sarà con questi istituita una cooperazione per garantire il corretto scambio di informazioni in caso di hit. In particolare, l’ufficio Sirene fungerà da contatto per i membri nazionali di Eurojust e i loro assistenti per quanto riguarda le informazioni supplementari connesse a segnalazioni SIS II.

2.17.   Tipi particolari di ricerca

2.17.1.   Ricerca mirata geograficamente

Con ricerca mirata geograficamente si intende la ricerca svolta in una zona geografica circoscritta, per la quale lo Stato membro dispone di indizi concreti sul luogo di soggiorno della persona ricercata o sul luogo in cui si trova l’oggetto ricercato. In questi casi, può essere dato seguito alla richiesta dell’autorità giudiziaria immediatamente dopo la sua ricezione.

Nello spazio Schengen, le ricerche mirate geograficamente si eseguono in base a una segnalazione SIS II. Se il luogo di soggiorno è noto al momento in cui è inserita la segnalazione per l’arresto, il campo 061 del formulario A dovrà contenere tali informazioni sulla persona ricercata. In tutti gli altri casi, anche per la comunicazione del luogo in cui si trova un oggetto, va usato il formulario M (campo 83). La segnalazione della persona ricercata sarà introdotta nel SIS II in modo che l’azione richiesta diventi immediatamente esecutiva (articolo 64 della convenzione Schengen e articolo 9, paragrafo 3, della decisione quadro MAE).

Una segnalazione SIS II aumenta le probabilità di successo in caso di spostamento imprevisto della persona o dell’oggetto all’interno dello spazio Schengen, pertanto non introdurre nel SIS II la segnalazione di una persona o di un oggetto ricercato è possibile solo in circostanze particolari (ad esempio, ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 1, del regolamento SIS II e della decisione SIS II, se mancano dati sufficienti per inserire una segnalazione, ecc.).

3.   SEGNALAZIONE PER L’ARRESTO A FINI DI CONSEGNA O DI ESTRADIZIONE (ARTICOLO 26 DELLA DECISIONE SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	identità usurpata,

—	inserimento di alias,

—	invio di informazioni supplementari agli Stati membri,

—	aggiunta di un flag,

—	intervento dell’ufficio Sirene a seguito di segnalazione per arresto,

—	scambio di informazioni in caso di hit.

3.1.   Inserimento di una segnalazione

Le segnalazioni per l’arresto saranno d’ora in poi perlopiù accompagnate da mandato di arresto europeo (MAE). Una segnalazione per l’arresto può tuttavia dar luogo anche a un arresto provvisorio in attesa della richiesta di estradizione (RE).

A emettere il MAE o la RE deve essere un’autorità giudiziaria competente dello Stato membro segnalante.

Introducendo una segnalazione per l’arresto a fini di consegna si acclude in allegato nel SIS II una copia del mandato d’arresto europeo originale, eventualmente corredata di una traduzione in una o più lingue ufficiali delle istituzioni dell’UE.

Alla segnalazione sono inoltre aggiunte le fotografie e le impronte digitali della persona ricercata, se disponibili.

Le informazioni pertinenti, quindi anche il MAE o la RE, fornite in relazione alle persone ricercate per l’arresto a fini di consegna o di estradizione, devono essere a disposizione dell’ufficio Sirene quando è inserita la segnalazione. Va verificato che le informazioni siano complete e presentate correttamente.

Gli Stati membri possono introdurre più di un MAE per segnalazione per l’arresto. È responsabilità di ogni Stato membro cancellare un MAE non più valido, verificare se altri MAE siano allegati alla segnalazione e prorogarne la durata, se necessario.

Le segnalazioni per l’arresto possono contenere un file binario per singolo MAE. Gli Stati membri possono accludere la traduzione a qualunque MAE allegato a una segnalazione per l’arresto, anche se necessario in un file binario separato.

I documenti in PDF scannerizzati da allegare alle segnalazioni avranno, per quanto possibile, una risoluzione minima di 150 DPI.

3.2.   Segnalazioni multiple

Per le procedure generali si veda la sezione 2.2.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

Può succedere che più Stati membri introducano una segnalazione per l’arresto riguardante la stessa persona. In questa eventualità, in caso di arresto, spetta all’autorità giudiziaria di esecuzione dello Stato membro in cui è avvenuto l’arresto decidere quale mandato debba essere eseguito.

Compatibilità delle segnalazioni per l’arresto

Le segnalazioni per l’arresto sono compatibili con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso, le segnalazioni di persone scomparse e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario. Non sono compatibili con le segnalazioni ai fini di controllo.

Le segnalazioni per l’arresto vanno inserite immediatamente, senza aspettare l’esito delle consultazioni tra Stati membri.

3.3.   Identità usurpata

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

3.4.   Inserimento di alias

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.2.

3.5.   Invio di informazioni supplementari agli Stati membri

Inserendo una segnalazione, si trasmettono a tutti gli Stati membri le relative informazioni supplementari.

Le informazioni di cui alle sezioni 3.5.1 e 3.5.2 sono trasmesse agli altri uffici Sirene con il mezzo più rapido. Le ulteriori informazioni necessarie per l’identificazione saranno trasmesse previa consultazione e/o su richiesta di un altro Stato membro.

In caso di più MAE o RE per la stessa persona, bisogna compilare per ciascun mandato o per ciascuna richiesta un formulario A distinto.

Il MAE, la RE e il formulario A [in particolare la sezione e) del MAE: «descrizione delle circostanze del reato/dei reati, compresi il momento e il luogo» e il campo 044: «descrizione dei fatti»] devono contenere informazioni sufficientemente dettagliate per permettere agli altri uffici Sirene di verificare la segnalazione. Tuttavia, saranno scambiate solo le informazioni necessarie.

3.5.1.   Informazioni supplementari in relazione a un MAE

Il formulario A deve contenere come minimo le informazioni che figurano nel MAE. Il campo 044 deve comprendere una breve descrizione delle circostanze.

Per il formulario A, indicare:

—	239: che il formulario riguarda solo un MAE,

—	272: il numero progressivo del MAE per distinguere tra più MAE relativi a una stessa persona,

—	006-013, 266, 275, 237-238 e 050-061: le informazioni inserite nel SIS II e corrispondenti alla sezione a) del MAE,

—	030-033 e 251-259: le informazioni di cui alla sezione i) del MAE,

—	240-241 e 035-037: le pertinenti informazioni di cui alla sezione b) del MAE,

—	034, 038, 039: le pertinenti informazioni di cui alla sezione c) del MAE,

—	243-244: le informazioni di cui alla sezione d) del MAE. Se non è stata emessa decisione in absentia, lasciare i campi vuoti. Nel campo 244, basta una semplice descrizione senza copiare il testo delle disposizioni di legge,

—	245, 247, 040-045 e 047: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE,

—	267: le informazioni di cui alla sezione f) del MAE. Non copiare il testo delle disposizioni di legge pertinenti,

—	249: le informazioni di cui alla sezione g) del MAE. Se non c’è richiesta di sequestro di beni, lasciare il campo vuoto,

—	250: le informazioni di cui alla sezione g) del MAE. Se noto, menzionare anche il luogo in cui si trovano i beni,

—	268: le informazioni di cui alla sezione h) del MAE,

—	260-264: le informazioni di cui alla sezione i) del MAE,

—	269-271: le informazioni di cui alla sezione i) del MAE, solo se diverse da quelle indicate ai campi 251, 252 e 032,

—	400 e 403: possono essere allegati documenti complementari.

3.5.2.   Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio

3.5.2.1.   Se la segnalazione è basata sia su un MAE che su una RE

Inserendo una segnalazione per l’arresto a fini di estradizione, si trasmettono a tutti gli Stati membri le informazioni supplementari con il formulario A. Se i dati contenuti nella segnalazione e le informazioni supplementari trasmesse agli Stati membri in relazione a un MAE non sono sufficienti ai fini dell’estradizione, si procede all’invio di informazioni complementari.

Nel campo 239 va indicato che il formulario riguarda sia un MAE che una RE.

3.5.2.2.   Se la segnalazione è basata solo su una RE

Inserendo una segnalazione per l’arresto a fini di estradizione, si trasmettono a tutti gli Stati membri le informazioni supplementari con il formulario A.

Nel campo 239 va indicato che il formulario riguarda una RE.

3.6.   Aggiunta di un flag

Per le procedure generali si veda la sezione 2.6.

Se può essere eseguito almeno uno dei MAE o una delle RE allegati alla segnalazione, alla segnalazione non è apposto nessun flag.

La segnalazione cui sia stato aggiunto un flag si ritiene inserita per comunicare il luogo di soggiorno della persona segnalata.

3.7.   Intervento degli uffici Sirene a seguito di segnalazione per arresto

L’ufficio Sirene che riceve un formulario A consulta quanto prima tutte le fonti disponibili per cercare di localizzare la persona. Il fatto che le informazioni fornite dallo Stato membro segnalante siano insufficienti perché lo Stato membro destinatario le accetti non deve impedire a quest’ultimo di effettuare le ricerche.

Se la segnalazione per l’arresto è convalidata e il soggetto è localizzato o arrestato in uno Stato membro, le informazioni contenute nel formulario A sono trasmesse all’autorità dello Stato membro competente per l’esecuzione del MAE o della RE. Se è richiesto l’originale del MAE o della RE, l’autorità giudiziaria che lo ha emesso lo invia direttamente all’autorità giudiziaria dell’esecuzione (salvo altrimenti disposto dalla legislazione dello Stato membro segnalante o dello Stato membro di esecuzione).

3.8.   Scambio di informazioni in caso di hit

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applica inoltre la seguente procedura:

a)	l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante deve essere sempre informato immediatamente degli hit riguardanti la persona che ha segnalato per l'arresto. Inoltre, dopo l’invio del formulario G, l’hit deve essergli comunicato anche telefonicamente;

b)	se necessario, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante comunica allora all’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione tutte le pertinenti informazioni specifiche sulle misure particolari da adottare.

Inoltre, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante informa tutti gli altri uffici Sirene, con formulario M, dell’hit purché sia stato riscontrato nelle due settimane successive alla data della segnalazione. Trascorso questo termine, l’informazione è trasmessa solo agli Stati membri che ne hanno fatto richiesta.

4.   SEGNALAZIONI AI FINI DEL RIFIUTO D’INGRESSO O DI SOGGIORNO (ARTICOLO 24 DEL REGOLAMENTO SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	identità usurpata,

—	inserimento di alias,

—	scambio di informazioni in caso di hit,

—	caso particolare di familiari di cittadini UE.

4.1.   Inserimento di una segnalazione

Ai sensi dell’articolo 24 del regolamento SIS II, può essere inserita nel SIS II una segnalazione al fine di rifiutare l’ingresso o il soggiorno di cittadini di paesi terzi sulla base di una segnalazione nazionale inserita per motivi di minaccia per l’ordine pubblico, la sicurezza pubblica o la sicurezza nazionale.

Una segnalazione può inoltre essere inserita in base al fatto che il cittadino di paesi terzi è stato oggetto di una misura di allontanamento, rifiuto di ingresso o espulsione non revocata né sospesa che comporti o sia accompagnata da un divieto d’ingresso o di soggiorno, basata sull’inosservanza delle regolamentazioni nazionali in materia di ingresso e di soggiorno dei cittadini di paesi terzi.

Inoltre, l’articolo 26 del regolamento SIS II prevede che, a determinate condizioni, debbano essere inserite nel SIS II le segnalazioni relative a cittadini di paesi terzi oggetto di un provvedimento restrittivo diretto a impedirne l’ingresso o il transito nel territorio degli Stati membri, adottato a norma dell’articolo 15 del trattato sull’Unione europea.

In conformità dell’articolo 25 del regolamento SIS II, ai cittadini di paesi terzi beneficiari del diritto comunitario di libera circolazione ai sensi della direttiva 2004/38/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 aprile 2004, relativa al diritto dei cittadini dell’Unione e dei loro familiari di circolare e di soggiornare liberamente nel territorio degli Stati membri (21), si applicano norme particolari. L’ufficio Sirene deve, nella misura del possibile, mettere a disposizione tutte le informazioni utilizzate per valutare l’opportunità di inserire una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno di un beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione (22).

4.2.   Segnalazioni multiple

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

Compatibilità delle segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno

Le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto. Sono incompatibili invece con le segnalazioni di persone scomparse, le segnalazioni ai fini di controllo e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario.

4.3.   Identità usurpata

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

4.4.   Inserimento di alias

Per le procedure generali si veda la sezione 2.11.2.

4.5.   Scambio di informazioni in caso di hit

Espletare le procedure di informazione previste all’articolo 5, paragrafo 4, lettera c), del codice frontiere Schengen e le consultazioni di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen è competenza delle autorità incaricate dei controlli di frontiera e del rilascio dei titoli di soggiorno o dei visti. In linea di principio, gli uffici Sirene intervengono in queste procedure solo per trasmettere informazioni supplementari direttamente connesse alle segnalazioni (comunicazione di un hit, precisazioni in merito a un’identità) o per cancellare segnalazioni.

Gli uffici Sirene possono tuttavia partecipare anche alla trasmissione delle informazioni supplementari necessarie per l’espulsione o il respingimento di un cittadino di paesi terzi, e alla trasmissione di informazioni supplementari conseguenti a tali operazioni.

4.5.1.   Scambio di informazioni in caso di rilascio di titoli di soggiorno o visti

Si applica la seguente procedura:

a)

fatta salva la procedura speciale per lo scambio di informazioni di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen e senza pregiudizio della sezione 4.6 concernente lo scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paesi terzi beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione (nel qual caso è obbligatorio consultare l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante), lo Stato membro di esecuzione può informare lo Stato membro che ha inserito una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno di aver riscontrato un hit durante la procedura per il rilascio di un titolo di soggiorno o di un visto. Lo Stato membro segnalante può a sua volta informare gli altri Stati membri con il formulario M, se opportuno;

b)	se richiesti, nel rispetto del diritto nazionale gli uffici Sirene degli Stati membri interessati possono prestare assistenza per la trasmissione delle necessarie informazioni alle autorità competenti per il rilascio dei titoli di soggiorno e dei visti.

Procedure speciali di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen

Procedura ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 1, della convenzione Schengen

Se lo Stato membro che intende accordare un titolo di soggiorno scopre che l’interessato è segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno da un altro Stato membro, consulta lo Stato membro segnalante per il tramite degli uffici Sirene, usando il formulario N. La segnalazione è cancellata se dopo la consultazione lo Stato membro mantiene la decisione di rilasciare il titolo di soggiorno. La persona può tuttavia essere iscritta nell’elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno dello Stato membro.

Procedura ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 2, della convenzione Schengen

Se uno Stato membro segnalante scopre che la persona segnalata ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno ha ottenuto un titolo di soggiorno, avvia una procedura di consultazione con lo Stato membro che l’ha rilasciato per il tramite degli uffici Sirene, usando il formulario O. La consultazione ha luogo anche se lo Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno scopre in seguito che il titolare è segnalato nel SIS II ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno (23).

Se un terzo Stato membro (uno Stato membro, cioè, che non ha rilasciato il titolo di soggiorno, né ha segnalato il titolare) scopre una segnalazione riguardante un cittadino di paesi terzi titolare di un titolo di soggiorno rilasciato da uno Stato membro, ne informa lo Stato membro del rilascio e lo Stato membro segnalante per il tramite degli uffici Sirene, con il formulario H.

Se la procedura di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen porta alla cancellazione di una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno, gli uffici Sirene prestano assistenza nel rispetto del diritto nazionale, se richiesti.

4.5.2.   Scambio di informazioni in caso di respingimento o espulsione dal territorio Schengen

Si applica la seguente procedura:

a)

fatte salve le procedure speciali per lo scambio di informazioni di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettere a) e c), del codice frontiere Schengen e senza pregiudizio della sezione 4.6 concernente lo scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paesi terzi beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione (nel qual caso è obbligatorio consultare l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante tramite il proprio ufficio Sirene), uno Stato membro può chiedere di essere informato ogni qualvolta sia riscontrato un hit in relazione alle segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno che ha inserito nel SIS II. Lo Stato membro che voglia avvalersi di questa possibilità ne fa domanda scritta agli altri Stati membri;

b)	lo Stato membro segnalante può, su iniziativa dello Stato membro di esecuzione, essere informato della scoperta di un hit e del respingimento o dell’espulsione dal territorio Schengen del cittadino di paesi terzi segnalato;

c)

se uno Stato membro rintraccia sul suo territorio un cittadino di paesi terzi segnalato, lo Stato membro segnalante, se richiesto, trasmette le informazioni necessarie per il rimpatrio dell’interessato. A seconda delle esigenze dello Stato membro di esecuzione e dei dati di cui dispone lo Stato membro segnalante, saranno fornite le seguenti informazioni: — tipo di decisione e motivazione, — autorità che ha preso la decisione, — data della decisione, — data di notifica della decisione, — data di esecuzione della decisione, — data in cui la decisione cessa di avere effetto o suo periodo di validità.

Se la persona segnalata è fermata alla frontiera, si esegue l’azione disposta dal codice frontiere Schengen e dallo Stato membro segnalante.

Lo scambio di informazioni supplementari tramite gli uffici Sirene può altresì rivelarsi assolutamente necessario in casi specifici per l’esatta identificazione di una persona (cfr. sezione 2.8.3).

Procedure speciali di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettere a) e c), del codice frontiere Schengen

Procedura per i casi di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettera a)

Ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 4, lettera a), del codice frontiere Schengen, il cittadino di paesi terzi segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno che è però in possesso di un titolo di soggiorno o di un visto di ritorno rilasciato da uno degli Stati membri, è ammesso ad entrare nei territori degli altri Stati membri ai fini di transito, affinché possa raggiungere il territorio dello Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto di ritorno. L’ingresso può essergli negato se figura nell’elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso di quello Stato membro.

Se il cittadino di paesi terzi interessato tenta di entrare nel territorio dello Stato membro segnalante, questo può negargli l’ingresso. Tuttavia, su istanza dell’autorità competente, l’ufficio Sirene di quello Stato membro consulta l’ufficio Sirene dello Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno con un formulario O, affinché l’autorità competente possa determinare se sussistono motivi sufficienti per ritirare il titolo di soggiorno. Se il titolo di soggiorno non è ritirato, la segnalazione va cancellata dal SIS II ma il titolare può comunque essere iscritto nell’elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso.

Se il cittadino di paesi terzi interessato tenta di entrare nel territorio dello Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno, l’ingresso è autorizzato ma l’ufficio Sirene di quello Stato membro invia, su istanza dell’autorità competente, un formulario O all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante affinché le autorità competenti interessate possano decidere in merito al ritiro del titolo di soggiorno o alla cancellazione della segnalazione.

Se il cittadino di paesi terzi interessato tenta di entrare nel territorio di un terzo Stato membro che non ha segnalato il cittadino né ha rilasciato il titolo di soggiorno, e tale Stato scopre che quello è segnalato nel SIS II pur essendo in possesso di un titolo di soggiorno rilasciato da un altro Stato membro, il terzo Stato membro autorizza il transito verso lo Stato membro del rilascio. L’ingresso può essere negato se il terzo Stato membro ha iscritto l’interessato nell’elenco nazionale delle persone segnalate. In entrambi i casi, su istanza dell’autorità competente, l’ufficio Sirene del terzo Stato membro invia agli uffici Sirene degli altri due Stati membri interessati il formulario H, informandoli della contraddizione ed esortandoli a consultarsi per decidere se cancellare la segnalazione dal SIS II o ritirare il titolo di soggiorno. Può inoltre chiedere di essere informato dell’esito delle consultazioni.

Procedura per i casi di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettera c)

Ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 4, lettera c), uno Stato membro può derogare al principio della non ammissione delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso, per motivi umanitari o di interesse nazionale o in virtù di obblighi internazionali. Su istanza dell’autorità competente, l’ufficio Sirene dello Stato membro che ha autorizzato l’ingresso ne informa l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante con il formulario H.

4.6.   Scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paesi terzi beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione

In caso di hit relativo a un cittadino di paesi terzi beneficiario del diritto comunitario di libera circolazione ai sensi della direttiva 2004/38/CE si applicano norme particolari (24):

a)	su istanza dell’autorità competente, l’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione contatta immediatamente l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante con il formulario G, per ottenere le informazioni necessarie a decidere senza indugio sull’azione da intraprendere;

b)	appena ricevuta la richiesta di informazioni, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante raccoglie le informazioni richieste e le invia quanto prima all’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione;

c)	lo Stato membro di esecuzione informa, per il tramite del suo ufficio Sirene, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante se è stata effettuata (formulario G) o meno (formulario H) l’azione richiesta.

4.7.   Cancellazione di segnalazioni di cittadini UE

Quando un cittadino di paesi terzi segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno acquisisce la cittadinanza di uno Stato membro UE, la segnalazione è cancellata. Se del cambiamento di cittadinanza viene a conoscenza l’ufficio Sirene di uno Stato membro diverso da quello segnalante, detto ufficio invia un formulario J all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante, in conformità della procedura per la rettifica e la cancellazione dei dati contenenti errori di diritto o di fatto (cfr. sezione 2.7).

5.   SEGNALAZIONE DI PERSONE SCOMPARSE (ARTICOLO 32 DELLA DECISIONE SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	identità usurpata,

—	inserimento di alias,

—	aggiunta di un flag,

—	scambio di informazioni in caso di hit.

5.1.   Inserimento di una segnalazione

Se richiesto dall’autorità competente, vengono inseriti nel SIS II i dati relativi alle seguenti categorie di persone (minori e adulti), per accertarne il luogo di soggiorno o per metterle sotto protezione:

—	persone scomparse che devono essere poste sotto protezione: i) ai fini della loro tutela; ii) per prevenire minacce;

—	persone scomparse di cui occorre accertare il luogo di soggiorno e che non devono essere poste sotto protezione.

Nell’avviare la ricerca, si applicano opportunamente le procedure nazionali che stabiliscono chi può chiedere la ricerca di una persona scomparsa e come vada presentata la richiesta.

Ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 2, della decisione SIS II, sono aggiunte alla segnalazione le fotografie e le impronte digitali, se disponibili.

5.2.   Segnalazioni multiple

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

Compatibilità delle segnalazioni di persone scomparse

Le segnalazioni di persone scomparse sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario. Sono incompatibili invece con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso e le segnalazioni ai fini di controllo.

5.3.   Identità usurpata

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

5.4.   Inserimento di alias

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.2.

5.5.   Aggiunta di un flag

In caso di hit può essere chiesta l’apposizione di un flag. A tal fine si applicano le procedure generali di cui alla sezione 2.6.

Per le segnalazioni di persone scomparse non esistono azioni alternative.

5.6.   Scambio di informazioni in caso di hit

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

a)	gli uffici Sirene comunicano, per quanto possibile, i dati medici necessari delle persone scomparse qualora occorra prendere misure per la loro protezione. I dati trasmessi sono conservati per il tempo strettamente necessario e usati esclusivamente per le cure mediche degli interessati;

b)	l’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione comunica sempre il luogo di soggiorno all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante;

c)

ai sensi dell’articolo 33, paragrafo 2, della decisione SIS II, la comunicazione del luogo di soggiorno della persona scomparsa maggiorenne alla persona che ne ha segnalato la scomparsa è subordinata al consenso dell’interessato. Tuttavia, le autorità competenti possono comunicare la cancellazione della segnalazione in seguito a hit, alla persona che ne ha segnalato la scomparsa.

6.   SEGNALAZIONI DI PERSONE RICERCATE NELL’AMBITO DI UN PROCEDIMENTO GIUDIZIARIO (ARTICOLO 34 DELLA DECISIONE SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	identità usurpata,

—	inserimento di alias,

—	scambio di informazioni in caso di hit.

6.1.   Inserimento di una segnalazione

Se richiesto dall’autorità competente, vengono inseriti nel SIS II i dati relativi alle seguenti categorie di persone, ai fini della comunicazione della residenza o del domicilio:

—	testimoni,

—	persone citate a comparire o persone ricercate affinché si presentino dinanzi all’autorità giudiziaria nell’ambito di un procedimento penale per rispondere di fatti che sono loro ascritti,

—	persone alle quali deve essere notificata una sentenza penale o altri documenti connessi con un procedimento penale per rispondere di fatti che sono stati loro ascritti,

—	persone alle quali deve essere notificata una richiesta di presentarsi per scontare una pena privativa della libertà.

Ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 2, della decisione SIS II, sono aggiunte alla segnalazione le fotografie e le impronte digitali, se disponibili.

6.2.   Segnalazioni multiple

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

Compatibilità delle segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario

Le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto e le segnalazioni di persone scomparse. Sono incompatibili invece con le segnalazioni ai fini di controllo e le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso.

6.3.   Identità usurpata

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

6.4.   Inserimento di alias

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.2.

6.5.   Scambio di informazioni in caso di hit

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

a)	il luogo effettivo di residenza o domicilio è ottenuto con tutti i mezzi consentiti dalla legislazione nazionale dello Stato membro in cui la persona è stata localizzata;

b)	contrariamente alle segnalazioni di persone scomparse, non è richiesto il consenso per comunicare alle autorità competenti il luogo di residenza o domicilio.

7.   SEGNALAZIONI AI FINI DI UN CONTROLLO DISCRETO O DI UN CONTROLLO SPECIFICO (ARTICOLO 36 DELLA DECISIONE SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	identità usurpata,

—	inserimento di alias,

—	scambio di informazioni in caso di segnalazione inserita su richiesta delle autorità competenti per la sicurezza dello Stato,

—	aggiunta di un flag,

—	scambio di informazioni in caso di hit.

7.1.   Inserimento di una segnalazione

Se richiesto dall’autorità competente, vengono inseriti nel SIS II i dati relativi a persone o oggetti (veicoli, natanti, aeromobili e container), ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico.

Un controllo specifico è la perquisizione minuziosa di persone, veicoli, natanti o aeromobili, mentre un controllo discreto è svolto in modo da non compromettere il carattere discreto del controllo.

Tali segnalazioni possono essere effettuate ai fini della repressione di reati e per prevenire minacce alla sicurezza pubblica nei casi previsti all’articolo 36, paragrafo 2, della decisione SIS II.

Le segnalazioni a fini di controllo discreto o di controllo specifico possono essere inoltre effettuate su richiesta delle autorità competenti per la sicurezza nazionale, in conformità dell’articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II.

A norma dell’articolo 37, paragrafo 4, della decisione SIS II, se la legge di uno Stato membro non lo autorizza, il controllo specifico viene automaticamente convertito, per quello Stato membro, in controllo discreto.

Ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 2, della decisione SIS II, sono aggiunte alla segnalazione le fotografie e le impronte digitali, se disponibili.

7.2.   Segnalazioni multiple

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

Compatibilità delle segnalazioni ai fini di controllo

Le segnalazioni ai fini di controllo sono incompatibili con le segnalazioni per l’arresto, le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso, le segnalazioni di persone scomparse e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario.

Le segnalazioni di oggetti a fini di controllo discreto o di controllo specifico sono incompatibili con le altre categorie di segnalazioni.

Le segnalazioni a fini di controllo discreto sono incompatibili con le segnalazioni a fini di controllo specifico.

7.3.   Identità usurpata

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

7.4.   Inserimento di alias

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.11.2.

7.5.   Informazione degli altri Stati membri in caso di segnalazione inserita su richiesta delle autorità competenti per la sicurezza nazionale (articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II)

In caso di segnalazione inserita su richiesta di un’autorità competente per la sicurezza nazionale, l’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante ne informa gli altri uffici Sirene con il formulario M. Il formulario riporta il nome e gli estremi dell’autorità che chiede l’inserimento della segnalazione.

La riservatezza di certe informazioni sarà preservata conformemente alla legislazione nazionale, in particolare tenendo separati i contatti tra gli uffici Sirene da tutti i contatti tra i servizi competenti per la sicurezza nazionale.

7.6.   Aggiunta di un flag

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.6.

Per le segnalazioni a fini di controllo discreto o di controllo specifico non esistono azioni alternative.

Inoltre, se il servizio competente per la sicurezza dello Stato membro di esecuzione decide di aggiungere un flag, contatta l’ufficio Sirene nazionale e lo informa che non è possibile eseguire l’azione richiesta. A quel punto l’ufficio Sirene chiede l’apposizione del flag con formulario F all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante, senza obbligo di spiegarne le motivazioni.

7.7.   Scambio di informazioni in caso di hit

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

In caso di hit in relazione a una segnalazione dell’articolo 36, paragrafo 3, della decisione SIS II, l’ufficio Sirene dello Stato membro di esecuzione trasmette i risultati (controllo discreto o controllo specifico) all’ufficio Sirene dello Stato membro segnalante con formulario G, informandone il proprio servizio competente per la sicurezza nazionale.

8.   SEGNALAZIONE DI OGGETTI A FINI DI SEQUESTRO O DI PROVA (ARTICOLO 38 DELLA DECISIONE SIS II)

Andranno esaminate le seguenti tappe:

—	inserimento di una segnalazione,

—	verifica di segnalazioni multiple,

—	scambio di informazioni in caso di hit.

8.1.   Inserimento di una segnalazione

Nel SIS II vengono inseriti i dati relativi ai seguenti oggetti, a fini di sequestro o di prova in un procedimento penale:

—	veicoli a motore di cilindrata superiore a 50 cc, natanti e aeromobili;

—	rimorchi di peso a vuoto superiore a 750 kg, roulotte, apparecchiature industriali, motori fuoribordo e container;

—	armi da fuoco;

—	documenti vergini rubati, altrimenti sottratti o smarriti;

—	documenti di identità rilasciati, quali passaporti, carte d’identità, patenti di guida, titoli di soggiorno e documenti di viaggio rubati, altrimenti sottratti, smarriti o falsificati;

—	certificati di immatricolazione per veicoli e targhe di veicoli rubati, altrimenti sottratti, smarriti o falsificati;

—	banconote (banconote registrate);

—	valori mobiliari e mezzi di pagamento, quali assegni, carte di credito, obbligazioni, titoli e azioni, rubati, altrimenti sottratti, smarriti o falsificati.

8.2.   Segnalazioni multiple

Si veda la procedura generale di cui alla sezione 2.2.

Compatibilità delle segnalazioni a fini di sequestro o di prova

Le segnalazioni a fini di sequestro o di prova sono incompatibili con le segnalazioni ai fini di controllo.

8.3.   Scambio di informazioni in caso di hit

Gli uffici Sirene, se richiesti, trasmettono il più rapidamente possibile le informazioni supplementari con formulario P, in risposta al formulario G, quando l’hit riguarda una segnalazione a fini di sequestro o di prova di un veicolo, aeromobile, natante o container di cui all’articolo 36 della decisione SIS II.

Trattandosi di una risposta urgente, e considerato che non sarà possibile nell’immediato raccogliere tutte le informazioni, non occorrerà compilare tutti i campi del formulario P. Gli uffici Sirene si sforzeranno però di raccogliere le informazioni afferenti ai campi essenziali: 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166, 167 e 169.

9.   STATISTICHE

Una volta l’anno gli uffici Sirene forniscono statistiche destinate all’organo di gestione e alla Commissione. Le statistiche sono inviate, su richiesta, al garante europeo della protezione dei dati e alle autorità nazionali per la protezione dei dati.

Le statistiche comprendono il numero di formulari, distinti per tipo, inviati a ciascuno Stato membro, indicano il numero di hit e di flag e distinguono fra hit ottenuti sulle segnalazioni del proprio Stato membro e hit relativi a segnalazioni di altri Stati membri.

10.   REVISIONE DEL MANUALE SIRENE E DELLE ALTRE DISPOSIZIONI DI ATTUAZIONE

Il manuale e le altre disposizioni di attuazione saranno riveduti se saranno necessarie modifiche per garantire il corretto svolgimento delle operazioni.

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(1)  Il presente testo è identico a quello allegato alla decisione 2008/333/CE della Commissione (cfr. pagina 4 della presente Gazzetta ufficiale).

(2)  GU L 239 del 22.9.2000, pag. 19.

(3)  Decisione del Comitato esecutivo, del 22 dicembre 1994, relativa alla messa in vigore della convenzione di applicazione di Schengen del 19 giugno 1990 (SCH/Com-ex (94) 29, 2a rev.) (GU L 239 del 22.9.2000, pag. 130).

(4)  Decisioni del Comitato esecutivo del 7 ottobre 1997 (SCH/com-ex 97(27) rev. 4) per l’Italia e (SCH/com-ex 97(28) rev. 4) per l’Austria.

(5)  Decisione 1999/848/CE del Consiglio, del 13 dicembre 1999, relativa alla piena applicazione dell’acquis di Schengen in Grecia (GU L 327 del 21.12.1999, pag. 58).

(6)  Decisione 2000/777/CE del Consiglio, del 1o dicembre 2000, relativa alla messa in applicazione dell’acquis di Schengen in Danimarca, Finlandia e Svezia nonché in Islanda e Norvegia (GU L 309 del 9.12.2000, pag. 24).

(7)  Decisione 2004/926/CE del Consiglio, del 22 dicembre 2004, relativa all’attuazione di parte delle disposizioni dell’acquis di Schengen da parte del Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord (GU L 395 del 31.12.2004, pag. 70).

(8)  GU C 340 del 10.11.1997.

(9)  GU L 370 del 17.12.2004.

(10)  Di seguito «regolamento SIS II».

(11)  GU L 205 del 7.8.2007, pag. 63. Di seguito «decisione SIS II».

(12)  GU L 105 del 13.4.2006, pag. 1.

(13)  GU L 381 del 28.12.2006, pag. 1.

(14)  Fatte salve altre eventuali funzioni conferite agli uffici Sirene a norma delle rispettive legislazioni nel quadro della cooperazione di polizia, in applicazione ad esempio della decisione quadro 2006/960/GAI del Consiglio (GU L 386 del 29.12.2006, pag. 89).

(15)  GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31.

(16)  Convenzione del Consiglio d’Europa, del 28 gennaio 1981, sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, e successive modifiche.

(17)  Doc. 16375/07.

(18)  Decisione quadro 2006/960/GAI del Consiglio, del 18 dicembre 2006, relativa alla semplificazione dello scambio di informazioni e intelligence tra le autorità degli Stati membri dell’Unione europea incaricate dell’applicazione della legge.

(19)  Alcune informazioni sulle procedure di accesso e rettifica negli Stati membri sono consultabili sul sito web della Commissione: http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/index_en.htm.

(20)  Cfr. le raccomandazioni e le migliori pratiche indicate nel volume 2 dell’UE-catalogo Schengen: Sistema d’informazione Schengen, Sirene del dicembre 2002.

(21)  GU L 158 del 30.4.2004, pag. 77; rettifica nella GU L 229 del 29.6.2004, pag. 35.

(22)  Ai sensi dell’articolo 30 della direttiva 2004/38/CE, il provvedimento di diniego di ingresso è notificato per iscritto all’interessato, cui vanno inoltre comunicati i motivi circostanziati e completi che giustificano l’adozione del provvedimento nei suoi confronti, salvo che vi ostino motivi attinenti alla sicurezza dello Stato.

(23)  Per le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso di familiari di cittadini UE, va ricordato che non è possibile, in linea di principio, consultare il SIS II prima di rilasciare una carta di soggiorno a tali persone. L’articolo 10 della direttiva 2004/38/CE elenca le condizioni che i familiari di cittadini dell’Unione non aventi la cittadinanza di uno Stato membro devono ottemperare per ottenere il diritto di soggiornare per più di tre mesi in uno Stato membro ospitante. Questo elenco tassativo non consente la consultazione sistematica del SIS II prima del rilascio delle carte di soggiorno. L’articolo 27, paragrafo 3, della direttiva precisa che gli Stati membri possono, qualora lo giudichino indispensabile, chiedere agli altri Stati membri informazioni sui precedenti penali (quindi non tutti i dati SIS II). Tale consultazione non può avere carattere sistematico.

(24)  Ai sensi della direttiva 2004/38/CE, ai beneficiari del diritto comunitario di libera circolazione può essere negato l’ingresso o il soggiorno solo per motivi di ordine pubblico o di pubblica sicurezza quando il loro comportamento personale rappresenta una minaccia reale, immediata e sufficientemente grave da pregiudicare un interesse fondamentale della società, e quando sussistono gli altri requisiti di cui all’articolo 27, paragrafo 2, della direttiva. A norma di detto articolo, «i provvedimenti adottati per motivi di ordine pubblico o di pubblica sicurezza rispettano il principio di proporzionalità e sono adottati esclusivamente in relazione al comportamento personale della persona nei riguardi della quale essi sono applicati. La sola esistenza di condanne penali non giustifica automaticamente l’adozione di tali provvedimenti. Il comportamento personale deve rappresentare una minaccia reale, attuale e sufficientemente grave da pregiudicare un interesse fondamentale della società. Giustificazioni estranee al caso individuale o attinenti a ragioni di prevenzione generale non sono prese in considerazione». Inoltre, l’articolo 28, paragrafo 2, prevede altre limitazioni per i beneficiari del diritto di soggiorno permanente cui può essere negato l’ingresso o il soggiorno solo per gravi motivi di ordine pubblico o di pubblica sicurezza.