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al regolamento della Commissione, del 9 ottobre 2006, recante fissazione dei valori forfettari all'importazione ai fini della determinazione del prezzo di entrata di alcuni ortofrutticoli

(1)  Nomenclatura dei paesi stabilita dal regolamento (CE) n. 750/2005 della Commissione (GU L 126 del 19.5.2005, pag. 12). Il codice «999» rappresenta le «altre origini».

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Coefficienti di deprezzamento da applicare ai valori d'acquisto mensili

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LINEE GUIDA PER I SISTEMI DI AUDIT DELLE AUTORITÀ COMPETENTI

Indice

1.   Oggetto e campo di applicazione

Le presenti linee guida forniscono indicazioni sulla natura dei sistemi di audit e sulla loro attuazione da parte delle autorità nazionali competenti. L’obiettivo dei sistemi di audit consiste nel verificare se i controlli ufficiali relativi alla normativa in materia di mangimi e di alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali sono eseguiti in modo efficace e se sono idonei a conseguire gli obiettivi stabiliti dalla pertinente legislazione, compresa la conformità ai piani di controllo nazionali.

Le presenti linee guida cercano di enunciare principi da osservare, piuttosto che definire metodi dettagliati, nell’intento di facilitare la loro applicazione ai diversi sistemi di controllo dei singoli Stati membri. I metodi scelti per applicare i principi possono variare a seconda delle dimensioni, della natura, del numero e della complessità delle autorità competenti responsabili di effettuare i controlli ufficiali nei diversi Stati membri.

2.   Contesto e base giuridica — Regolamento (CE) n. 882/2004

Le presenti linee guida definiscono i criteri di esecuzione degli audit di cui all’articolo 4, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 882/2004. In questo contesto è opportuno tener conto dei seguenti estratti di detto regolamento:

2.1.   Articolo 4, paragrafo 6: criteri operativi per le autorità competenti

«Le autorità competenti procedono ad audit interni o possono far eseguire audit esterni, e prendono le misure appropriate alla luce dei loro risultati, per verificare che si stiano raggiungendo gli obiettivi del presente regolamento. Tali audit sono soggetti ad un esame indipendente e sono svolti in modo trasparente.»

2.2.   Articolo 2, paragrafo 6: definizione di «audit»

«“audit”: un esame sistematico e indipendente per accertare se determinate attività e i risultati correlati siano conformi alle disposizioni previste, se tali disposizioni siano attuate in modo efficace e siano adeguate per raggiungere determinati obiettivi.»

3.   Definizioni

Ai fini delle presenti linee guida si applicano le definizioni di cui all'articolo 2 del regolamento (CE) n. 882/2004, agli articoli 2 e 3 del regolamento (CE) n. 178/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio (1), alle norme (UNI EN) ISO 19011:2002 (2) e (UNI EN) ISO 9000:2000 (3).

In particolare andrebbero osservate le seguenti definizioni tratte dalle norme (UNI EN) ISO 19011:2002 e (UNI EN) ISO 9000:2000:

«Criteri dell’audit»: insieme di politiche, procedure o requisiti [rectius: prescrizioni] utilizzati come riferimento a cui si confrontano le evidenze dell’audit, ossia la norma in base alla quale sono valutate le attività dell’organizzazione oggetto dell’audit.

«Piano dell’audit»: descrizione delle attività e delle disposizioni per la conduzione di un audit.

«Programma di audit»: insieme di uno o più audit pianificati per un arco di tempo definito e orientati verso uno scopo specifico.

«Gruppo di audit»: uno o più auditor che eseguono un audit supportati, se richiesto, da esperti tecnici.

«Organizzazione oggetto dell’audit (auditee)»: organizzazione sottoposta all’audit.

«Auditor»: persona che ha la competenza per effettuare un audit.

«Azione correttiva»: azione per eliminare la causa di una non conformità rilevata o di altre situazioni indesiderabili rilevate.

«Azione preventiva»: azione per eliminare la causa di una non conformità potenziale o di altre situazioni indesiderabili potenziali.

«Esperto tecnico»: persona che fornisce conoscenze o competenze specifiche al gruppo di audit.

Ai fini delle presenti linee guida si applicano le seguenti definizioni:

«Organismo di audit»: l’organismo che esegue il processo di audit. Può trattarsi di un’entità esterna o interna.

«Processo di audit»: la serie di attività di cui alla sezione 5.1 (Approccio sistematico).

«Sistema di audit»: la combinazione di uno o più organismi di audit che eseguono un processo di audit all’interno di un’autorità competente o tra autorità competenti.

«Catena di produzione»: l’intera catena di produzione comprendente tutte le «fasi della produzione, della trasformazione e della distribuzione» di cui all’articolo 3, paragrafo 16, del regolamento (CE) n. 178/2002.

4.   Indicazioni generali

Quando uno Stato membro introduce una combinazione di sistemi di audit è opportuno apprestare meccanismi atti a garantire che il sistema di audit copra tutte le attività di controllo ai sensi del regolamento (CE) n. 882/2004, inclusi la salute e il benessere degli animali, e tutti i livelli della catena di produzione di mangimi e alimenti per animali, comprese le attività di tutti i servizi o gli organismi di controllo interessati.

In particolare, qualora compiti di controllo siano delegati a un organismo di controllo e l’autorità competente abbia scelto di sottoporre ad audit piuttosto che ad ispezione l’organismo di controllo, gli obblighi contrattuali di quest’ultimo dovranno comprendere l’accettazione dei requisiti e delle condizioni di audit.

Oltre alle indicazioni specifiche esposte nel presente documento, per un orientamento generale è opportuno fare riferimento anche alla norma ISO 19011:2002.

5.   Natura del processo di audit

5.1.   Approccio sistematico

Per la pianificazione, l’esecuzione, il seguito e la gestione degli audit è opportuno adottare un approccio sistematico. A tale fine il processo di audit dovrà:

Se in uno Stato membro sono previsti più programmi di audit occorre coordinarli tutti in modo efficace per garantire un decorso scorrevole delle verifiche ispettive in seno a tutte le autorità competenti interessate. I programmi di audit dovranno includere anche tutti i livelli interessati nella gerarchia dell'autorità competente.

5.2.   Trasparenza

Per dimostrare che il processo di audit è trasparente, le procedure documentate dovranno comprendere in particolare un processo di pianificazione dell’audit chiaramente definito, criteri di audit e meccanismi di approvazione e distribuzione del rapporto di audit.

Gestione e attuazione del processo di audit dovranno risultare trasparenti per tutte le parti in causa. È necessaria la massima trasparenza, soprattutto tra l’organismo di audit e l’organizzazione oggetto dell’audit. Assicurare la trasparenza del processo di audit agli occhi di altre parti interessate faciliterà la diffusione di informazioni e soprattutto la condivisione delle pratiche ottimali all’interno delle varie autorità competenti e tra di esse.

Gli Stati membri dovranno prendere i provvedimenti del caso per garantire che i rispettivi sistemi di audit siano trasparenti, tenendo conto delle prescrizioni nazionali e di normative di altro tipo. A tal fine gli Stati membri dovranno prendere in considerazione la possibilità d’incoraggiare procedure volte ad aumentare la trasparenza del processo, di cui la tabella illustra qualche esempio. Al momento di decidere detti provvedimenti, gli Stati membri dovranno ponderare la necessità di ottenere trasparenza rispetto al rischio d’indebolire la capacità del sistema di audit di conseguire i propri obiettivi. Per ottimizzarne i vantaggi, la trasparenza andrà abbinata a un sistema equilibrato di rapporti, ossia a una giusta combinazione di conformità verificata (risultanze positive) e di settori passibili di miglioramento (risultanze negative).

Tabella

Esempi di pratiche che aumentano la trasparenza di un processo di audit

5.3.   Indipendenza

Gli organismi di audit dovranno essere liberi da qualsiasi pressione di natura commerciale, finanziaria, gerarchica, politica o di altro tipo atta ad influenzare il loro giudizio o i risultati del processo di audit. Il sistema di audit, l’organismo di audit e gli auditor dovranno risultare indipendenti dall’attività oggetto dell’audit e liberi da pregiudizi e conflitto d’interessi. Non andranno sottoposti ad audit settori o attività di cui detti organismi hanno la responsabilità diretta.

Tutte le autorità competenti interessate dovranno prendere opportuni provvedimenti volti a garantire che le responsabilità e le competenze relative alle attività di audit e di controllo, come la gestione e la supervisione di sistemi di controllo ufficiali, siano mantenute sufficientemente distinte l’una dall’altra.

Se il gruppo di audit formula raccomandazioni per azioni correttive e preventive l’organizzazione oggetto dell’audit dovrà scegliere i metodi da applicare a tali interventi. La partecipazione attiva del gruppo di audit a tali interventi dovrà limitarsi a valutare l’idoneità del piano d’azione e l’efficacia dell’azione correttiva e preventiva. La posizione delle organizzazioni oggetto dell'audit non dovrà risultare tale da ostacolare il programma, le risultanze o le conclusioni dell'audit. Tali organizzazioni andranno consultate sul progetto di rapporto e l’organismo di audit dovrà tener conto dei loro pareri. All’occorrenza detti pareri andranno presi in considerazione garantendo la trasparenza.

I seguenti punti possono contribuire a garantire che il processo di audit salvaguardi l'indipendenza sia dell'organismo sia del gruppo di audit:

Gli organismi di audit indipendenti dovranno risultare estranei alla gestione delle attività sottoposte ad audit oppure separati da esse. Gli organismi di audit interni dovranno riferire ai massimi vertici dirigenziali della struttura organizzativa.

Se una perizia tecnica necessaria per l’audit è disponibile soltanto in seno a un’autorità competente, occorrerà prendere provvedimenti atti a garantire che il gruppo di audit rimanga indipendente. Se le attività di controllo sono organizzate su base regionale si potrà organizzare uno scambio di esperti tecnici al fine di garantire la loro indipendenza.

5.4.   Esame indipendente del processo di audit

Per verificare se il processo di audit sta conseguendo i propri obiettivi è opportuno che una persona o un organismo indipendenti lo sottopongano a un esame critico. La persona o l’organismo indipendenti dovranno avere autorità, esperienza e risorse sufficienti per svolgere questo compito in modo efficace. Le modalità d’esecuzione dell’esame indipendente possono variare a seconda dell’attività o dell’autorità competente. Se sono stati creati un organismo o un comitato con l’intento di sottoporre il processo di audit a un esame indipendente una o più persone indipendenti dovranno essere membri di detto organismo o comitato. Esse dovranno poter accedere al processo di audit ed essere abilitate a contribuirvi pienamente. Andranno presi provvedimenti per colmare eventuali lacune identificate nel processo di audit dalla persona o dall’organismo indipendente.

6.   Esecuzione del processo di audit

6.1.   Principi informatori; a) Conformità alle disposizioni prese; b) Esecuzione effettiva; c) Capacità di conseguire gli obiettivi

Per adempiere alle prescrizioni di cui all’articolo 4, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 882/2004 il sistema di audit dovrà soddisfare le tre esigenze seguenti, menzionate all’articolo 2, paragrafo 6:

Per determinare se le disposizioni prese sono adeguate per conseguire determinati obiettivi illustrati alla lettera c), è opportuno considerare quanto segue:

i criteri di audit dovranno comprendere gli obiettivi strategici fissati nei regolamenti (CE) n. 178/2002 e (CE) n. 882/2004 (incluso il piano unico di controllo nazionale pluriennale integrato) e nella legislazione nazionale;

gli audit dovranno concentrarsi sulle disposizioni di controllo concernenti la padronanza dei punti critici nella catena o nelle catene di produzione. Occorrerà in particolare valutare se tali disposizioni sono in grado di garantire sufficientemente: a) la sicurezza del o dei prodotti finali e b) la conformità alla normativa in materia di mangimi e di alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali. A tal fine l’audit o gli audit dovranno se possibile superare i confini amministrativi.

6.2.   Rapporti di audit

I rapporti di audit dovrebbero contenere conclusioni chiare tratte dalle risultanze degli audit e, se necessario, raccomandazioni.

6.3.   Seguito da dare ai risultati dell’audit

All’occorrenza, l’organizzazione oggetto dell’audit preparerà e presenterà un piano d’intervento. Detto piano dovrà contemplare interventi correttivi e preventivi a scadenze precise, volti a compensare i punti deboli identificati durante l’audit o il programma di audit. Il gruppo di audit dovrà valutare l’idoneità del piano d'intervento ed eventualmente parteciperà alla verifica della sua realizzazione.

6.4.   Riesame dell’audit e diffusione delle pratiche ottimali

È opportuno prendere in considerazione le ripercussioni delle risultanze dell’audit su altri settori e altre regioni, in particolari negli Stati membri in cui i controlli sono delegati a una serie di autorità competenti oppure sono decentralizzate. Gli esempi di pratiche ottimali andranno diffusi. A tal fine è opportuno rendere disponibili i rapporti per altri settori e altre regioni all’interno dello Stato membro interessato e per la Commissione. Si dovrà parimenti tener conto dei risultati dell’audit in sede di pianificazione del programma di audit e nell'ambito del riesame del piano unico di controllo nazionale pluriennale integrato.

6.5.   Risorse

Gli Stati membri dovranno garantire che le autorità competenti dispongano di competenze e risorse sufficienti per allestire, effettuare e conservare un sistema di audit efficiente.

Le risorse umane e connesse necessarie per gestire, monitorare e riesaminare il processo di audit andranno rese disponibili tenendo presente che tutte le autorità competenti e le loro attività di controllo vanno sottoposte ad audit con cadenza almeno quinquennale. Le indicazioni generali relative alle risorse richieste per eseguire gli audit sono contenute nella norma (UNI EN) ISO 19011. Per disporre delle competenze necessarie a raggiungere gli obiettivi dell’audit e del programma o dei programmi di audit il gruppo di audit può avvalersi di tutte le combinazioni di auditor generalisti o specializzati ed esperti tecnici. È opportuno garantire l’obiettività e l’indipendenza del gruppo di audit, soprattutto quando si avvalga di esperti tecnici. In tal senso può essere utile effettuare una rotazione di auditor e/o di gruppi di audit.

6.6.   Competenza degli auditor

La competenza degli auditor e i criteri di selezione andranno definiti in base ai seguenti criteri:

È essenziale mettere a punto un meccanismo atto a garantire che gli auditor lavorino in modo coerente e che le loro competenze siano rispettate. Le competenze richieste ai gruppi di audit varieranno in funzione del settore in cui eseguono l’audit dei sistemi di controllo o di supervisione. Per quanto riguarda le conoscenze e le competenze richieste agli auditor andranno prese in considerazione anche le prescrizioni relative alla formazione del personale che esegue i controlli ufficiali [capo I dell’allegato II al regolamento (CE) n. 882/2004].

(1)  GU L 31 dell'1.2.2002, pag. 1.

(2)  «Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale», pubblicate dall’Organizzazione internazionale per la standardizzazione, 1o ottobre 2002.

(3)  «Sistemi di gestione per la qualità – Fondamenti e terminologia», pubblicati dall’Organizzazione internazionale per la standardizzazione, dicembre 2000.

ALLEGATO I

Importi da imputare agli Stati membri

(Voce di bilancio 6701)

ALLEGATO II

Importi da imputare al FEAOG, sezione Garanzia

ALLEGATO III

Casi di irregolarità da depennare dall’elenco di cui al regolamento (CEE) n. 595/91

Germania

Numero del caso

Spagna

Numero del caso

Francia

Numero del caso

Paesi Bassi

Numero del caso

Portogallo

Numero del caso

PT/1995/036

Regno Unito

Numero del caso

UK/1998/271

Italia

Numero del caso