INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA

6.6.2019

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

C 191/2

DECISIONE DELLA COMMISSIONE

del 17 aprile 2019

di definizione del nuovo capitolato per la metodologia di valutazione per pilastro da utilizzare ai sensi del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio

(2019/C 191/02)

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (1), in particolare l’articolo 154, paragrafi 3 e 4,

considerando quanto segue:

(1)

L’articolo 154, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 («il regolamento finanziario») impone alla Commissione di procedere a una valutazione dei sistemi, delle norme e delle procedure utilizzati dalle persone o dalle entità che eseguono i fondi dell’Unione, qualora intenda fare affidamento su tali sistemi, norme e procedure per l’attuazione dell’azione. Tale valutazione è volta a garantire un grado di tutela degli interessi finanziari dell’Unione equivalente a quello previsto quando la Commissione esegue il bilancio in regime di gestione diretta.

(2)

Inoltre, l’articolo 154, paragrafo 4, del regolamento finanziario impone alla Commissione di verificare che le persone e le entità che eseguono i fondi dell’Unione in regime di gestione indiretta dispongano di una serie di sistemi, norme e procedure specifici in relazione, ad esempio, a controlli interni, contabilità e gestione dei dati. La Commissione può altresì valutare altre norme e procedure della persona o entità in questione, in caso di accordo in merito.

(3)	Le valutazioni da svolgere a norma dell’articolo 154, paragrafi 3 e 4, del regolamento finanziario sono solitamente condotte da revisori esterni, sulla base di un capitolato stabilito dalla Commissione.

(4)

Date le prescrizioni aggiuntive derivanti dal regolamento finanziario, comprese le norme in materia di garanzie di bilancio, e date le recenti politiche dell’Unione in materia di elusione fiscale, riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo, è necessario rivedere il capitolato esistente e la metodologia corrispondente da utilizzare per effettuare le valutazioni.

(5)

Visto l’articolo 154, paragrafo 4, del regolamento finanziario, il capitolato dovrebbe riguardare nove diversi settori (o pilastri), taluni dei quali sono obbligatori per tutte le persone e le entità (vale a dire controllo interno, contabilità, audit esterno) mentre altri sono determinati in base alle attività che la persona o entità sta per intraprendere (vale a dire sovvenzioni, appalti e strumenti finanziari e, all’interno di questi, esclusione dall’accesso ai finanziamenti, pubblicazione di informazioni sui destinatari e protezione dei dati personali). Per tutti i pilastri applicabili, il capitolato dovrebbe garantire che la Commissione ottenga prove del fatto che il grado di tutela degli interessi finanziari dell’Unione è equivalente a quello previsto quando la Commissione esegue il bilancio in regime di gestione diretta, tenendo presenti possibili misure di vigilanza adottate dalla Commissione a norma dell’articolo 154, paragrafo 5, del regolamento finanziario. Inoltre, l’articolo 154, paragrafo 6, lettera c), del regolamento finanziario stabilisce che la Commissione può decidere di non richiedere una valutazione ex ante di cui ai paragrafi 3 e 4, per le procedure richieste specificamente dalla Commissione, comprese le proprie e quelle specificate in atti di base.

(6)

Tenendo presente il principio di proporzionalità, il capitolato non dovrebbe imporre alcun obbligo di attenersi a una specifica struttura organizzativa o di disporre di un certo numero di personale specializzato, poiché ciò sarebbe sproporzionato per le entità di piccole dimensioni. Tuttavia, per l’attuazione dei principi stabiliti nel capitolato, non è opportuno creare eccezioni per le entità nuove e/o di piccole dimensioni poiché è importante garantire un livello elevato di gestione.

(7)

L’articolo 279, paragrafo 3, del regolamento finanziario prevede che le attuali valutazioni per pilastro effettuate a norma del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (2) continuino ad applicarsi e debbano essere soggette a riesame, se del caso. Nella misura in cui il capitolato stabilito dalla presente decisione contiene prescrizioni non figuranti nel precedente capitolato, le persone e le entità valutate conformemente al precedente capitolato dovranno sottoporsi a una valutazione supplementare in relazione a tali prescrizioni aggiuntive.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo unico

Il capitolato da utilizzare per lo svolgimento delle valutazioni a norma dell’articolo 154, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 è stabilito nell’allegato della presente decisione.

Fatto a Bruxelles, il 17 aprile 2019

Per la Commissione

Günther OETTINGER

Membro della Commissione

(1) GU L 193 del 30.7.2018, pag. 1.

(2) Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2012 (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1).

ALLEGATO

CAPITOLATOPER UNA VALUTAZIONE PER PILASTRO DI UN’ENTITÀ CHE RICHIEDE DI ESSERE INCARICATA DELLA ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL’UNIONE EUROPEA IN REGIME DI GESTIONE INDIRETTA

[NOME DELL’ENTITÀ]

Entità che richiede la valutazione:	[Nome dell’entità e indirizzo completo]
Paese:	[Paese in cui è stabilita l’entità]
Riferimento/data della richiesta di servizi:	[Riferimento/data della richiesta di servizi o di un altro documento equivalente emesso dall’entità]
Periodo oggetto di valutazione:	[L’anno (periodo di 12 mesi) che termina il giorno dell’inizio del lavoro sul campo (procedure in loco) per la valutazione]
Data di inizio della valutazione:	[Data indicativa di inizio. La data contrattuale stimata della valutazione (data del modulo d’ordine)]
Data di fine della valutazione:	[Data indicativa di fine. La data stimata di ricezione della relazione finale]

INDICE

Introduzione

Obiettivi

Norme e orientamenti

Requisiti del revisore

Ambito

Procedure di valutazione

Altre questioni

Allegati

ISTRUZIONI PER L’USO DEL PRESENTE CAPITOLATO

Tutto il testo su sfondo grigio in <corsivo> è riportato a titolo di orientamento e va eliminato.

Il testo evidenziato con il formato [testo] deve essere compilato dall’entità.

Occorre rispettare sempre il testo e la formulazione prescritti del presente capitolato che non possono essere modificati.

La presente istruzione va eliminata dal capitolato

1. INTRODUZIONE

Contesto

L’articolo 154 del regolamento finanziario (1) applicabile al bilancio generale dell’Unione europea («UE») definisce le modalità di esecuzione del bilancio, compresa la «gestione indiretta». In regime di gestione indiretta, la Commissione può affidare l’esecuzione dei fondi dell’Unione o di garanzie di bilancio ai paesi, alle organizzazioni e agli organismi (denominati «entità» in appresso) di cui all’articolo 62 del regolamento finanziario. Possono essere interessate entità dei seguenti tipi:

—	paesi terzi o organismi da questi designati, ad esempio il ministero degli Interni del Regno di Cambogia;

—	organizzazioni internazionali e loro agenzie, ad esempio il programma delle Nazioni Unite per lo sviluppo (UNDP);

—	organismi di diritto pubblico, ad esempio Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

—	organismi di diritto privato ma investiti di attribuzioni di servizio pubblico nella misura in cui presentano sufficienti garanzie finanziarie, ad esempio la Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Quando tali entità gestiscono fondi UE sono tenute a garantire un grado di tutela degli interessi finanziari dell’UE equivalente a quello richiesto dal regolamento finanziario. Più specificamente, esse devono soddisfare le prescrizioni relative a nove «pilastri». Tali pilastri riguardano:

1)	il sistema di controllo interno;

2)	il sistema contabile;

3)	un audit esterno indipendente;

nonché norme e procedure per:

4)	l’erogazione di finanziamenti attraverso sovvenzioni attingendo ai fondi UE;

appalti;

6)	strumenti finanziari (2);

nonché:

7)	l’esclusione dall’accesso ai finanziamenti;

8)	la pubblicazione di informazioni sui destinatari;

9)	la protezione dei dati personali.

Le entità che intendono operare con i fondi UE in regime di gestione indiretta devono pertanto essere sottoposte a una valutazione per pilastro completa. Sulla base dei risultati della valutazione per pilastro, la Commissione deciderà se: i) può affidare compiti di esecuzione del bilancio a tale entità e ii) può concludere contratti specifici (ad esempio accordi di contributo in gestione indiretta) con l’entità. Tuttavia, se richiesto dalla base giuridica, tali condizioni possono essere specificate nell’accordo stipulato con la Commissione o mediante riferimento a documenti di orientamento (ad esempio la Guida destinata alle agenzie nazionali nel caso di Erasmus) in maniera da garantire un’esecuzione armonizzata e la parità di trattamento dei beneficiari di un programma dell’UE in tutti i paesi partecipanti.

Si riporta in appresso il capitolato ai sensi del quale [nome e indirizzo completi dell’amministrazione aggiudicatrice] concorda di incaricare il revisore dell’esecuzione di una valutazione per pilastro di [nome dell’entità] e della preparazione di una relazione su tale valutazione. Il presente capitolato è allegato [alla richiesta di servizi o al documento equivalente] dell’entità.

Nel presente capitolato e negli allegati da 1 a 4, che costituiscono parte integrante del presente capitolato, si applicano i seguenti termini:

—

«valutazione per pilastro», «valutazione» o «incarico di revisione» sono termini che fanno riferimento al presente incarico di assurance. In questo contesto, i pilastri rappresentano gli ampi settori trattati dalla presente valutazione; tali pilastri comprendono il controllo interno, la contabilità, l’audit esterno indipendente, l’esclusione dall’accesso ai finanziamenti, la pubblicazione di informazioni sui destinatari e la protezione dei dati personali. L’entità dovrà sempre essere valutata per verificare che possa soddisfare le prescrizioni in vigore in tali settori. Oltre ai sei pilastri obbligatori di cui sopra, vi sono tre pilastri opzionali, che riguardano le procedure e le norme per le sovvenzioni, gli appalti e gli strumenti finanziari;

—

«revisore» fa riferimento alla società di revisione incaricata dello svolgimento del presente incarico di revisione e della presentazione di una relazione alla Commissione. Il termine «revisore» può fare riferimento alla persona o alle persone che conducono la valutazione, in genere il socio titolare dell’incarico o altri membri del gruppo incaricato. Il socio titolare dell’incarico è il socio o un’altra persona appartenente alla società di revisione che: i) è responsabile dell’incarico di revisione e del suo svolgimento e della relazione emessa per conto della società; e ii) dispone dell’autorità appropriata conferitagli da un organismo professionale, giuridico o di regolamentazione;

—	«entità» fa riferimento all’entità soggetta alla valutazione per pilastro. Di norma (3) l’entità è l’amministrazione aggiudicatrice per la presente valutazione;

—	«Commissione» fa riferimento alla Commissione europea, che può essere rappresentata dal servizio o dall’unità pertinente in seno alla direzione generale competente della Commissione oppure da una delegazione dell’UE, a seconda dei casi.

2. OBIETTIVI

Il revisore è incaricato di svolgere una valutazione dei sistemi messi in atto, nonché dei controlli, delle norme e delle procedure applicate dall’entità per ciascun pilastro rispetto ai criteri stabiliti dalla Commissione per ogni singolo pilastro. L’obiettivo della presente valutazione per pilastro consiste nel: i) consentire al revisore di segnalare se l’entità soddisfa le prescrizioni di cui all’articolo 154, paragrafo 4, lettere da a) ad f), del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale della Commissione europea e di cui all’articolo 29, paragrafo 1, del regolamento finanziario applicabile al Fondo europeo di sviluppo per ciascun pilastro pertinente; e ii) esprimere una conclusione che indichi se l’entità:

—	ha istituito e garantisce il funzionamento, sotto ogni aspetto sostanziale, di un sistema di controllo interno efficace, efficiente ed economico fondato sulle migliori prassi internazionali e in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea;

—	utilizza una contabilità che fornisca, sotto ogni aspetto sostanziale, informazioni precise, complete e affidabili in maniera tempestiva, sulla base di principi contabili internazionali e in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea;

—

è soggetta ad un audit esterno indipendente, che deve essere svolto, sotto ogni aspetto sostanziale, conformemente alle pertinenti norme riconosciute a livello internazionale, da un servizio di audit funzionalmente indipendente dall’entità di cui trattasi e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea;

—	applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite sovvenzioni e in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea; <eliminare se questo pilastro non è applicabile>.

—	applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite appalti e in linea con i criteri stabiliti dalla Commissione europea; <eliminare se questo pilastro non è applicabile>.

—

applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE/alle garanzie di bilancio tramite strumenti finanziari/garanzie di bilancio e in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea; <eliminare se questo pilastro non è applicabile>.

—	applica norme e procedure adeguate per escludere terzi dall’accesso ai finanziamenti attraverso appalti, sovvenzioni e/o strumenti finanziari;

—	rende pubbliche le informazioni sui destinatari dei fondi nella forma appropriata e in modo tempestivo;

—	garantisce una protezione dei dati personali equivalente a quella di cui all’articolo 5 del regolamento finanziario.

Inoltre, se in accordo con l’entità interessata e fatto salvo il punteggio finale, il revisore può valutare se l’entità soddisfi norme equivalenti alla legislazione UE applicabile e norme internazionali e UE concordate relativamente ai controlli concernenti l’elusione fiscale e le giurisdizioni non cooperative, l’antiriciclaggio e la lotta al finanziamento del terrorismo. Se l’entità acconsente ad essere valutata in relazione a questa particolare serie di aspetti, il revisore si impegnerà a riferire in merito agli stessi nel contesto del pilastro 6. Al fine di attuare i fondi dell’Unione tramite strumenti finanziari, che godano o no di una garanzia di bilancio, l’entità deve rispettare le condizioni pertinenti, stabilite dal regolamento finanziario, indicate nelle sezioni aggiuntive 6B e 6C, mediante opportuni accordi contrattuali, anche qualora decida di non sottoporsi a valutazione per pilastro per tali sezioni.

3. NORME E ORIENTAMENTI

Il revisore che svolge la presente valutazione per pilastro deve rispettare:

—

il Quadro sistematico internazionale dell’IFAC per gli incarichi di assurance (IFAC International Framework for Assurance Engagements) e il Principio internazionale sugli incarichi di assurance («ISAE», International Standard on Assurance Engagements) 3000 per gli incarichi di assurance diversi dalle revisioni contabili complete o dalle revisioni contabili limitate dell’informativa finanziaria storica, se e in quanto applicabili nel contesto specifico della presente valutazione per pilastro;

—

il codice etico per i professionisti contabili (Code of Ethics for Professional Accountants) dell’IFAC, emesso dall’International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) dell’IFAC, che stabilisce principi etici fondamentali per i revisori in materia di integrità, obiettività, indipendenza, competenza professionale e dovuta diligenza, riservatezza, comportamento professionale e norme tecniche;

—	le norme internazionali sul controllo della qualità (ISQC, International Standards on Quality Control) dell’IFAC che stabiliscono norme e forniscono orientamenti sul sistema di controllo della qualità di un revisore.

4. REQUISITI DEL REVISORE

4.1. Principi generali

Il revisore deve essere un revisore esterno indipendente che sia membro registrato di un organismo o un’istituzione nazionale di consulenza contabile od audit che a sua volta sia un membro della Federazione internazionale dei revisori contabili (IFAC, International Federation of Accountants) e detenga la certificazione per svolgere audit.

Il revisore deve essere funzionalmente indipendente dall’entità interessata. Di conseguenza un revisore interno di un’entità soggetta a valutazione non è idoneo a eseguire una valutazione per pilastro.

Accettando il presente capitolato il revisore conferma di soddisfare almeno una delle seguenti condizioni:

—	il revisore e/o la società di revisione è membro di un organismo o un’istituzione nazionale di consulenza contabile od audit che a sua volta è membro della Federazione internazionale dei revisori contabili (IFAC);

—

il revisore e/o la società di revisione è membro di un organismo o un’istituzione nazionale di consulenza contabile od audit. Sebbene tale organizzazione non sia membro dell’IFAC, il revisore si impegna a intraprendere il presente incarico di revisione conformemente alle norme dell’IFAC e ai principi etici stabiliti nel presente capitolato;

—

il revisore contabile e/o la società di revisione risulta iscritto/a come revisore legale nel registro pubblico di un organismo pubblico di vigilanza in uno Stato membro dell’UE in conformità con i principi in materia di controllo pubblico di cui alla direttiva 2006/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio. Ciò si applica ai revisori e alle società di revisione stabiliti in uno Stato membro dell’UE (4);

—

il revisore e/o la società di revisione risulta iscritto/a come revisore legale nel registro pubblico di un organismo pubblico di vigilanza in un paese terzo e tale registro è soggetto ai principi in materia di controllo pubblico stabiliti dalla legislazione del paese interessato (ciò si applica ai revisori e alle società di revisione con sede in un paese terzo).

Laddove consentito dalla base giuridica sottostante (ad esempio Erasmus), il revisore può essere l’organismo di audit indipendente designato a norma dell’articolo 155, paragrafo 1, del regolamento finanziario.

4.2. Qualifiche, esperienza e composizione del gruppo (5)

Qualifiche ed esperienza

Il revisore deve avvalersi di un numero sufficiente di membri del personale che dispongano di: i) qualifiche professionali ed esperienza adeguate in relazione alle norme IFAC, in particolare all’ISAE 3000 per gli incarichi di assurance diversi dalle revisioni contabili complete o dalle revisioni contabili limitate dell’informativa finanziaria storica; e ii) esperienza nello svolgimento di valutazioni istituzionali o di conformità e/o nello svolgimento di audit di sistemi o incarichi di revisione equivalenti di entità comparabili per dimensioni e complessità all’entità in questione.

Inoltre, il gruppo incaricato nel suo complesso deve disporre di:

—

esperienza in relazione a valutazioni istituzionali o di conformità e/o audit di sistemi o incarichi di revisione equivalenti in relazione a programmi finanziati dall’UE e progetti finanziati da donatori e istituzioni nazionali e/o internazionali. È auspicabile che il capo del gruppo di lavoro sul campo, ovvero il responsabile (categoria 2) o il revisore capo (categoria 3) abbia esperienza in relazione ad audit di sistemi di azioni di aiuti esterni finanziati dall’UE e/o altre azioni finanziate dall’UE e/o in relazione a valutazioni istituzionali o di conformità di organizzazioni nel settore degli aiuti allo sviluppo e/o nel settore economico.

—	[Facoltativo: buona conoscenza di [specificare la lingua o le lingue]]

Composizione del gruppo

Il gruppo di revisori richiesto per questa valutazione per pilastro deve essere composto da un revisore di categoria 1 al quale spetta la responsabilità finale della valutazione e un gruppo incaricato composto da una combinazione adeguata di revisori di categoria 2-4. Spetta al revisore proporre e utilizzare un gruppo incaricato composto da una combinazione adeguata di revisori per il presente incarico di revisione.

La Commissione distingue quattro categorie di revisori.

Categoria 1 — Socio titolare dell’audit

Un socio titolare dell’audit deve essere un esperto altamente qualificato con una qualifica professionale pertinente e che assume o ha assunto responsabilità dirigenziali e manageriali nella pratica di audit nel settore pubblico.

Tale persona deve essere membro di un organismo o un’istituzione nazionale di consulenza contabile od audit e deve avere almeno 12 anni di esperienza professionale come revisore o esperto contabile nella pratica di audit nel settore pubblico. Sarà inoltre presa in considerazione l’esperienza nella collaborazione con i paesi beneficiari degli aiuti esterni dell’UE.

Un socio titolare dell’audit, o un’altra persona in una posizione analoga a quella di socio titolare, è la persona all’interno della società di revisione che è responsabile dell’audit e del suo svolgimento, nonché della redazione della relazione per conto della società di revisione. Il socio titolare dell’audit dispone dell’opportuna autorità conferitagli da un organismo professionale, giuridico o di regolamentazione ed è autorizzato a certificare la conformità delle scritture contabili alle leggi del paese nel quale è registrata la società di revisione.

Categoria 2 — Responsabile dell’audit

I responsabili dell’audit sono esperti qualificati che hanno ottenuto un diploma universitario o una qualifica professionale pertinente. Devono avere almeno 6 anni di esperienza professionale in veste di revisore o esperto contabile nella pratica di audit nel settore pubblico, nonché l’esperienza manageriale pertinente alla guida di gruppi incaricati di audit.

Categoria 3 — Revisore esperto

I revisori esperti sono esperti qualificati che hanno ottenuto un diploma universitario o una qualifica professionale pertinente e hanno un’esperienza professionale di almeno 3 anni nella pratica di audit nel settore pubblico.

Categoria 4 — Assistente revisore

Gli assistenti revisori devono possedere un diploma universitario pertinente e almeno 6 mesi di esperienza professionale nella pratica di audit nel settore pubblico.

Curricula vitae (CV)

Il revisore fornisce all’amministrazione aggiudicatrice il CV del socio titolare o di qualsiasi altra persona all’interno della società di revisione responsabile della valutazione per pilastro e della firma della relazione, nonché fornisce i curricula dei responsabili, dei revisori esperti e degli assistenti revisori facenti parte del gruppo incaricato. I CV includeranno dettagli appropriati sul tipo di incarichi di revisione svolti dal personale, indicando le capacità e le competenze per intraprendere la valutazione e includeranno altresì dettagli sull’esperienza specifica pertinente. L’amministrazione aggiudicatrice esaminerà i CV prima di firmare un modulo d’ordine o qualsiasi altro documento contrattuale applicabile al presente incarico di revisione e si riserva il diritto di rifiutarli qualora non considerati idonei in relazione ai requisiti dell’incarico di revisione.

5. AMBITO

5.1. Ubicazione e periodo oggetto dalla valutazione

La presente valutazione per pilastro verrà eseguita a [ ubicazione/i ]. <È essenziale indicare l’ubicazione o le ubicazioni corrette presso le quali deve essere svolta la valutazione>. Il revisore deve confermare l’ubicazione o le ubicazioni della valutazione con l’amministrazione aggiudicatrice prima dell’avvio del lavoro sul campo e garantire che durante la valutazione siano disponibili tanto i documenti giustificativi pertinenti quanto il personale chiave. Il revisore deve tenere conto del fatto che di norma l’entità necessita di effettuare riunioni per preparare la valutazione e discutere il progetto di relazione e che ciò può comportare trasferte aggiuntive (cfr. sezione 7).

Il periodo oggetto della valutazione dovrebbe di norma corrispondere a un anno (ossia un periodo di 12 mesi) che termina il giorno dell’avvio del lavoro di valutazione sul campo, ossia il giorno in cui il revisore dà effettivamente avvio alle procedure e alle prove di valutazione in loco (ossia nell’ubicazione presso la quale è stabilita l’entità).

5.2. Contesto dell’incarico di revisione

Utilizzo dell’allegato 1 Contesto dell’incarico di revisione — Informazioni chiave per una valutazione per pilastro

Il revisore deve acquisire una comprensione preliminare del contesto dell’incarico di revisione sulla base dell’ allegato 1 Contesto dell’incarico di revisione — Informazioni chiave per una valutazione per pilastro. La comprensione acquisita deve essere sufficiente affinché il revisore possa presentare un’offerta significativa all’amministrazione aggiudicatrice.

Utilizzo dell’allegato 2 bis - Questionario di valutazione

L’entità deve fornire al revisore un allegato 2 bis compilato il prima possibile dopo che il revisore è stato incaricato dall’amministrazione aggiudicatrice ma prima dell’avvio delle procedure di valutazione da parte del revisore.

In una seconda fase, l’ allegato 2 bis diventerà uno strumento di sostegno che verrà utilizzato dal revisore durante la progettazione, la pianificazione e lo svolgimento delle procedure di valutazione e per tenere conto dei criteri il cui rispetto da parte dell’entità soggetta a valutazione è ritenuto essenziale o importante dalla Commissione europea.

Il questionario compilato di cui all’ allegato 2 bis rappresenta per il revisore una fonte essenziale di informazioni e prove per la valutazione. Tuttavia non costituisce affatto l’unica fonte alla quale il revisore deve fare ricorso per pianificare e svolgere le procedure di valutazione e trarre le sue conclusioni. Tutte le informazioni compilate e fornite dall’entità sono provvisorie e sono soggette alle procedure di valutazione che il revisore ritiene necessarie. Il revisore non deve fare affidamento su tali informazioni prima di essersi assicurato tramite le procedure di valutazione del fatto che esse siano sufficientemente precise e complete ai fini della valutazione e per giungere a conclusioni informate in relazione alle domande chiave.

Di conseguenza il revisore può modificare, completare e aggiungere informazioni nella colonna delle constatazioni secondo quanto ritenga opportuno. Il revisore può altresì aggiungere ulteriori domande qualora ritenga che ciò sia necessario per giungere a una conclusione informata in relazione a domande chiave.

Il revisore deve tenere conto delle circostanze specifiche dell’incarico di revisione e applicare il giudizio professionale durante il processo di valutazione. Il revisore rimane pienamente responsabile in ogni momento per la progettazione, la pianificazione e lo svolgimento delle procedure di valutazione che ritiene necessarie in aggiunta alle domande e alle procedure di cui al questionario dell’ allegato 2 bis .

Il revisore utilizzerà le informazioni di cui al questionario dell’ allegato 2 bis e i risultati delle procedure di valutazione per compilare l’ allegato 2 Questionario e criteri di valutazione (cfr. sezione 5.4) e trarre una conclusione per ciascun pilastro valutato.

5.3. Natura, portata e tempistiche delle procedure e delle prove per ciascun pilastro

Per ciascun pilastro, il revisore deve valutare la progettazione di sistemi, controlli, norme e procedure pertinenti. Ciò significa che il revisore deve svolgere procedure e prove sulla base delle quali dovrebbe giungere a una conclusione sulla presenza, ossia sull’esistenza, o meno del sistema, dei controlli, delle norme e delle procedure.

Inoltre, il revisore deve valutare l’efficacia operativa di sistemi, controlli, norme e procedure per tutti i pilastri pertinenti (cfr. sezione 2 — Obiettivi) ad eccezione del pilastro «audit esterno indipendente» per il quale il revisore valuta soltanto la progettazione delle procedure per l’audit esterno.

La progettazione e l’efficacia operativa di sistemi, norme e procedure pertinenti devono essere valutate mediante un raffronto con i criteri definiti dalla Commissione per ciascun pilastro (cfr. sezione 5.4). A tal fine, il revisore deve utilizzare i questionari messi a disposizione dalla Commissione.

Il revisore stabilisce la natura, la portata e le tempistiche di tutte le procedure e le prove che ritiene necessario svolgere al fine di giungere a una conclusione in merito alla progettazione e all’efficacia operativa di sistemi, controlli, norme e procedure.

5.4. Criteri e rilevanza

Per ciascun pilastro la Commissione europea ha definito tre livelli di criteri attraverso la formulazione di domande (chiave) di cui all’ allegato 2 Questionario e criteri di valutazione e di cui all’ allegato 2 bis Questionario di valutazione.

Ai fini della determinazione di cosa debba essere considerato una carenza rilevante nei sistemi, nei controlli, nelle norme e nelle procedure, il revisore deve tenere conto dei criteri e dei livelli di importanza (ossia soglie di punteggio) definiti dalla Commissione in quanto tali fattori potrebbero influenzare la decisione della Commissione di affidare all’entità compiti di esecuzione del bilancio in regime di gestione indiretta.

Livello 1 (regolamento finanziario)

Per ciascun pilastro esiste una domanda generale di livello 1 (nell’ allegato 2 Questionario e criteri di valutazione) che si fonda sul regolamento finanziario. Tale domanda è fondamentale. Sono possibili soltanto due tipi di conclusioni:

—	la risposta alla domanda di livello 1 è «sì». Ciò significa che l’entità soddisfa le prescrizioni per il pilastro interessato. La conclusione del revisore deve essere formulata in forma positiva ed equivale a un «parere senza riserve»;

—	la risposta alla domanda di livello 1 è «no». Ciò significa che l’entità non rispetta le prescrizioni per il pilastro interessato. In questo caso la conclusione deve essere formulata in forma negativa ed equivale a quello che viene definito un «parere negativo» ai sensi delle norme internazionali.

Livello 2 (componenti principali del pilastro)

Le domande chiave di livello 2 riguardano criteri che la Commissione ritiene essenziali. A tale fine, vengono definiti criteri e domande chiave per le componenti principali di ciascun pilastro. Le componenti rappresentano fondamentalmente dei «sotto-pilastri», i quali a loro volta sono composti da blocchi di domande nell’ allegato 2 bis Questionario di valutazione.

Il revisore deve applicare un giudizio professionale nell’attribuire un punteggio su una scala da 0 a 10 a ciascuna componente di livello 2 di cui all’ allegato 2 Questionario e criteri di valutazione sulla base delle informazioni e delle prove ottenute dall’applicazione dell’ allegato 2 bis .

Livello 3 (questionario di valutazione con blocchi di domande)

L’ allegato 2 bis Questionario di valutazione comprende blocchi di domande relative alle componenti principali di livello 2 dei pilastri. Tali blocchi di domande dettagliate non sono esaustivi. Ciò significa che il revisore dovrebbe utilizzare quanto meno queste domande (ovvero blocchi di domande) per assegnare un punteggio a ciascuna componente di livello 2.

Il revisore può formulare ulteriori domande e svolgere prove e procedure aggiuntive qualora lo ritenga necessario o appropriato. Il revisore applica pienamente il giudizio professionale per tutte le domande di cui all’ allegato 2 bis al fine di attribuire i punteggi alle componenti principali di livello 2 dei pilastri.

5.5. Limitazioni dell’ambito

Il revisore informerà l’amministrazione aggiudicatrice di eventuali limitazioni dell’ambito delle attività individuate prima o durante la valutazione e discuterà con l’amministrazione aggiudicatrice in merito alle azioni che possono essere necessarie e all’opportunità di procedere con la valutazione e in quali modi.

6. PROCEDURE DI VALUTAZIONE

Il revisore deve svolgere la valutazione conformemente all’ allegato 3 Procedure di valutazione riguardanti la documentazione e le prove, la pianificazione, il lavoro sul campo e la rendicontazione. L’allegato 3 include le procedure di valutazione che il revisore deve applicare e le procedure che egli può scegliere di utilizzare. Si richiama l’attenzione del revisore sugli aspetti specifici di cui alle sezioni da 6.1 a 6.3. Il revisore deve esercitare la dovuta diligenza professionale e formulare un debito giudizio professionale, nonché stabilire la natura, le tempistiche e la portata delle procedure di valutazione per adeguarsi agli obiettivi, all’ambito e al contesto della valutazione.

6.1. Documentazione e prove

Conformemente all’ISAE 3000, il revisore dovrebbe preparare la documentazione e ottenere prove sufficienti e adeguate a sostegno delle constatazioni della valutazione e trarre conclusioni ragionevoli sulle quali basare la conclusione della valutazione per ciascun pilastro. Il revisore fa ricorso al giudizio professionale nello stabilire se le prove siano sufficienti e adeguate o meno (cfr. allegato 3.1).

6.2. Pianificazione e lavoro sul campo

Avvio della valutazione

La data di avvio ufficiale della valutazione corrisponde a quella della firma del modulo d’ordine dell’amministrazione aggiudicatrice o di qualsiasi altro documento contrattuale applicabile per la valutazione. Il revisore deve quindi concordare al più presto una data per l’avvio del lavoro sul campo con l’entità.

Riunione preparatoria con l’entità

L’entità deve programmare una riunione preparatoria con il revisore (cfr. allegato 3.2.1) che si terrà presso [nome e indirizzo dell’entità]. L’entità informa la Commissione di tale riunione, alla quale possono partecipare rappresentanti della Commissione.

Procedure per la pianificazione della valutazione e il lavoro sul campo

Le procedure del revisore devono includere l’ottenimento di una comprensione del contesto dell’incarico di revisione che sia sufficiente per progettare ed effettuare ulteriori procedure di valutazione. Ciò include:

—	l’ottenimento di prove concernenti la progettazione di sistemi, controlli, norme e procedure (allegato 3.3.1);

—	l’effettuazione di prove in merito all’efficacia operativa di sistemi, controlli, norme e procedure (allegato 3.3.2);

—	il campionamento e altri mezzi per la selezione di elementi da sottoporre a prova, se del caso (allegato 3.3.3);

—	il ricorso al lavoro dei revisori interni se del caso (allegato 3.3.4).

6.3. Comunicazione dei risultati

Utilizzo del modello di relazione di valutazione per pilastro di cui all’allegato 4

L’utilizzo del modello di relazione per una valutazione per pilastro di cui all’allegato 4 è obbligatorio.

Lingua

La relazione va presentata in [lingua]. [Unitamente alla relazione va presentata una sintesi della relazione di valutazione in [inglese/francese]] (cfr. allegato 3.3.1). <Eliminare se non applicabile>.

Constatazioni

Esistono due tipi di constatazioni:

—

le constatazioni principali riguardano carenze rilevanti constatate nei sistemi, nei controlli, nelle norme e nelle procedure. Con «rilevante» si intende che il revisore ritiene che tali fattori siano così importanti per la Commissione che potrebbero influenzare la sua decisione di affidare all’entità compiti di esecuzione del bilancio in regime di gestione indiretta. Di conseguenza, quando si riscontrano constatazioni rilevanti per un pilastro, ciò deve indurre il revisore a esprimere una conclusione negativa per quel pilastro.

Tra le constatazioni principali rientrano anche i casi in cui esistono diverse constatazioni, che se prese singolarmente non costituiscono una carenza rilevante, ma se considerate nel complesso comportano una constatazione di carenza rilevante. L’impatto combinato di tali constatazioni è così significativo (ossia rilevante) che ciò deve portare il revisore alla conclusione che l’entità non rispetta le prescrizioni per il pilastro in questione (ossia la conclusione è «No»);

—

le altre constatazioni sono tutte le constatazioni non rilevanti che il revisore ritiene debbano essere portate all’attenzione dell’entità. Tali constatazioni riguardano carenze nei sistemi, nei controlli, nelle norme o nelle procedure che, individualmente o nel loro complesso, comportano un livello meno immediato di rischio che gli obiettivi per il pilastro in questione non vengano conseguiti.

Le constatazioni devono essere segnalate conformemente ai formati (tabelle) specificati nel modello di relazione per una valutazione per pilastro di cui all’allegato 4. Le constatazioni rilevanti, come le altre constatazioni espresse dal revisore, possono motivare l’adozione di misure di vigilanza da parte della Commissione a norma dell’articolo 154, paragrafo 5, del regolamento finanziario.

Raccomandazioni

Esistono due tipi di raccomandazioni:

—	le raccomandazioni critiche riguardano carenze rilevanti nei sistemi, nei controlli, nelle norme o nelle procedure e i casi in cui i criteri della Commissione e/o i principi riconosciuti a livello internazionale per i pilastri non sono rispettati (in maniera sistematica);

—

le altre raccomandazioni si riferiscono a tutte le altre constatazioni che non hanno natura rilevante. In questi casi, le carenze riscontrate nei sistemi, nei controlli, nelle norme o nelle procedure non hanno alcun impatto significativo e immediato sugli obiettivi di tali sistemi, controlli, norme o procedure. Ciò nonostante, è importante che l’entità attui le misure suggerite dato che ciò le darebbe l’opportunità di migliorare i propri sistemi o controlli o le proprie norme o procedure e di conseguire una maggiore efficacia e/o efficienza.

Le raccomandazioni devono essere segnalate conformemente ai formati (tabelle) specificati nel modello di relazione per una valutazione per pilastro di cui all’allegato 4.

Conclusioni

La relazione di valutazione dovrebbe includere una conclusione per ciascun pilastro. Esistono due tipi di conclusioni. Le conclusioni devono essere formulate in forma positiva (ossia «ha istituito», «utilizza», «è soggetta a» o «applica») oppure utilizzando una formulazione negativa (ad esempio «non ha istituito», «non utilizza», «non è soggetta a» o «non applica»).

L’utilizzo di una conclusione del tipo con riserve (ossia utilizzando la formulazione «fatta eccezione per») non è possibile in una valutazione per pilastro.

Data della relazione di valutazione

La data del progetto di relazione e della relazione finale preliminare dovrebbe essere la data di invio di tali relazioni per la consultazione. La data della relazione finale di valutazione dovrebbe essere la data in cui la relazione finale del revisore indipendente viene firmata (allegato 3.4.2).

Procedure e calendario per la presentazione del progetto di relazione e della relazione finale di valutazione

Il revisore deve rispettare le procedure e il calendario per la consultazione e la presentazione del progetto di relazione e della relazione finale di valutazione, di cui agli allegati 3.4.3 e 3.4.4.

Si attira l’attenzione del revisore specificamente su quanto segue:

—	il revisore deve presentare un progetto di relazione all’entità entro [21; da stabilirsi ad opera dall’amministrazione aggiudicatrice] giorni di calendario dalla data della riunione di chiusura (ossia la fine del lavoro sul campo);

—

il periodo tra la riunione di chiusura di valutazione e la presentazione all’entità della relazione finale di valutazione dovrebbe essere non superiore a [105; da stabilirsi ad opera dall’amministrazione aggiudicatrice] giorni di calendario o [15] settimane. Il revisore deve spiegare e documentare nei documenti di lavoro eventuali ritardi di comunicazione della relazione.

7. ALTRE QUESTIONI

7.1. Informazioni sulle pratiche per il calcolo e la rendicontazione dei costi

Eventuali informazioni fornite da un’entità ai fini della presente valutazione sulla metodologia utilizzata per il calcolo e la rendicontazione dei costi non vanno considerate approvate dalla Commissione per quanto riguarda il bilancio di eventuali azioni specifiche. Tale approvazione è possibile soltanto se sono state seguite le procedure specifiche stabilite nella decisione della Commissione sulla valutazione ex ante dei costi unitari e tassi fissi (denominati anche «opzioni semplificate in materia di costi»). In assenza di una valutazione ex ante delle opzioni semplificate in materia di costi, l’ammissibilità dei costi per qualsiasi specifica azione è determinata esclusivamente facendo riferimento alle disposizioni del pertinente accordo o dei pertinenti accordi stipulati con l’entità

7.2. Seguito

L’amministrazione aggiudicatrice può chiedere che il revisore fornisca ulteriore assistenza nel contesto del seguito da dare alla relazione finale di valutazione. L’amministrazione aggiudicatrice può altresì chiedere al revisore di ripetere la valutazione per uno o più pilastri nel caso in cui la relazione finale di valutazione abbia concluso che l’entità non ha rispettato le prescrizioni per il/i pilastro/i in questione.

Il presente capitolato non tratta l’eventuale ulteriore assistenza fornita dal revisore in relazione al seguito dato dall’autorità aggiudicatrice alla relazione finale di valutazione; qualora sia richiesta tale assistenza, per conferire un simile incarico di revisione l’amministrazione aggiudicatrice dovrà emettere un addendum al modulo d’ordine o a qualsiasi altro documento contrattuale applicabile.

7.3. Questioni varie

Allegati

Allegato 1	Contesto dell’incarico di revisione — Informazioni chiave per una valutazione per pilastro
Allegato 2	Questionario e criteri di valutazione
Allegato 2 bis	Questionario di valutazione
Allegato 3	Procedure di valutazione
Allegato 4	Relazione di valutazione per pilastro

IMPORTANTE: gli allegati da 1 a 4 costituiscono parte integrante del presente capitolato.

(1) Regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.

(2) I riferimenti a «strumenti finanziari» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(3) La Commissione può fungere da amministrazione aggiudicatrice in casi debitamente giustificati.

(4) Direttiva 2006/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 maggio 2006, relativa alle revisioni legali dei conti annuali e dei conti consolidati, che modifica le direttive 78/660/CEE e 83/349/CEE del Consiglio e abroga la direttiva 84/253/CEE del Consiglio (GU L 157 del 9.6.2006, pag. 87), come modificata dalla direttiva 2014/56/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 aprile 2014 (GU L 158 del 27.5.2017, pag. 196).

(5) Se l’organismo incaricato dell’audit non appartiene al settore privato, occorre applicare livelli equivalenti in termini di anzianità di servizio, qualifiche ed esperienza.

Allegato 1

Contesto dell’incarico di revisione — Informazioni chiave per una valutazione per pilastro

ENTITÀ OGGETTO DI VALUTAZIONE

PILASTRO

PILASTRO OGGETTO DI VALUTAZIONE (1)

1.	CONTROLLO INTERNO

SÌ

2.	CONTABILITÀ

SÌ

3.	AUDIT ESTERNO

SÌ

4.	SOVVENZIONI

SÌ/NO <eliminare quanto non applicabile>

APPALTI

SÌ/NO <eliminare quanto non applicabile>

6.	STRUMENTI FINANZIARI (2)

SÌ/NO <eliminare quanto non applicabile>

7.	ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI

SÌ

8.	PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI

SÌ

9.	PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

SÌ

I pilastri 1, 2, 3, 7, 8 e 9 sono sempre oggetto di valutazione (3)

I pilastri da 4 a 6 possono essere oggetto di valutazione a seconda della natura dei compiti di esecuzione del bilancio da affidare.

DATI DI CONTATTO
Entità: [nome completo dell’entità oggetto di valutazione]
Indirizzo	Paese
Telefono	Fax
Sito web
Contatto principale
Nome	Funzione	<indicare la funzione esecutiva, ad esempio Amministratore, Direttore generale, Responsabile finanza e contabilità>
E-mail:	Telefono/Fax
Delegazione dell’Unione europea in [Paese] <eliminare questa tabella qualora non applicabile>
Indirizzo	Paese
Telefono	Fax
Contatto principale
Nome	Funzione
E-mail:	Telefono/Fax
Servizio della Commissione europea competente per il pertinente programma di finanziamento dell’UE <cancellare se non applicabile>
Contatto principale
Nome	Funzione/Unità
E-mail:	Telefono/Fax

PILASTRO 1 — CONTROLLO INTERNO

Fornire una descrizione (massimo 5 pagine) del sistema di controllo interno trattando i seguenti aspetti:

—

ambiente di controllo:

—	integrità e valori etici;

—	struttura organizzativa e attribuzione dell’autorità;

—	struttura di vigilanza della governance;

—	valutazione dei rischi;

—

attività di controllo comprendenti:

—	separazione delle funzioni (comprese misure per evitare conflitti di interessi);

—	trattamento delle informazioni e sistemi informativi computerizzati (compresi controlli informatici generali, controlli delle applicazioni, integrità dei dati e piste di controllo);

—	prevenzione, individuazione e rettifica di errori, frodi e irregolarità;

—	gestione dei rapporti bancari/della liquidità;

—	gestione del libro paga e rilevazione delle presenze;

—

informazione e comunicazione:

—	rendicontazione interna;

—	rendicontazione verso l’esterno: rendiconti finanziari; relazioni per i donatori;

—

monitoraggio:

—	monitoraggio (delle componenti) del sistema di controllo interno;

—	funzione di audit interno.

PILASTRO 2 — CONTABILITÀ

Fornire una descrizione (massimo 5 pagine) del sistema contabile:

—	sistema contabile e principi contabili;

—	programmazione di bilancio;

—	contabilità e programmazione di bilancio per progetti, attività, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari.

PILASTRO 3 — AUDIT ESTERNO INDIPENDENTE

Fornire una descrizione (massimo 5 pagine) della funzione di audit esterno trattando i seguenti aspetti:

—	il quadro normativo per l’audit esterno;

—	il revisore esterno dell’entità e le norme per l’audit.

PILASTRO 4 — SOVVENZIONI

Fornire una descrizione (massimo 5 pagine) del sistema per le sovvenzioni dell’entità trattando i seguenti aspetti:

—	il quadro giuridico e normativo;

—	principi relativi alle sovvenzioni, riguardanti in particolare le misure destinate a evitare conflitti di interessi durante il processo di concessione delle sovvenzioni;

—	tipi di sovvenzioni utilizzate;

—	organizzazione (compiti e competenze);

—	documentazione e archiviazione del processo di sovvenzione;

—

procedure relative alle sovvenzioni, tra cui:

—	pubblicazione di un invito a presentare proposte;

—	presentazione di proposte;

—	sicurezza e riservatezza delle proposte;

—	ricezione, registrazione e apertura delle proposte;

—	procedure di selezione e valutazione;

—	concessione di sovvenzioni;

—	notifica e pubblicazione;

—	convenzioni di sovvenzione e contratti.

PILASTRO 5 — APPALTI

Fornire una descrizione (massimo 5 pagine) del sistema per gli appalti dell’entità trattando i seguenti aspetti:

—	il quadro giuridico e normativo;

—

principi relativi agli appalti, in particolare:

—	misure in materia di trasparenza come ad esempio pubblicazione ex ante di gare d’appalto e pubblicazione ex post dei nomi dei contraenti;

—	misure destinate ad evitare conflitti di interessi durante l’intero processo di appalto;

—	tipi di appalti utilizzati (lavori, servizi, forniture);

—	tipi di procedure di appalto competitive utilizzate;

—	organizzazione (compiti e competenze);

—	documentazione e archiviazione del processo di appalto;

—

procedure di appalto:

—	invito a presentare offerte;

—	procedure di selezione e valutazione e aggiudicazione di appalti;

—	sistema per la gestione dei reclami.

PILASTRO 6 — STRUMENTI FINANZIARI (4)

Fornire una descrizione (massimo 5 pagine) degli strumenti finanziari trattando i seguenti aspetti:

—

il quadro giuridico e normativo. Aspetti da trattare:

—	descrizioni degli strumenti, comprese le strategie o le politiche di investimento, il tipo di sostegno fornito, i criteri di ammissibilità per gli intermediari finanziari e i destinatari finali e ulteriori requisiti operativi che recepiscono gli obiettivi politici dello strumento;

—	i requisiti di una forbice di valori obiettivo per l’effetto leva (il contributo dell’UE a uno strumento finanziario mira a mobilitare un investimento globale che supera l’entità del contributo dell’UE, secondo gli indicatori definiti preventivamente);

—	definizione di attività non ammissibili;

—	disposizioni che garantiscano l’allineamento degli interessi e la gestione di eventuali conflitti di interessi;

—

disposizioni per la selezione degli intermediari finanziari (gli intermediari finanziari devono essere selezionati sulla base di procedure aperte, trasparenti, proporzionate e non discriminatorie, evitando conflitti di interessi) e per la costituzione di veicoli di investimento dedicati, se del caso;

—	disposizioni sulla responsabilità dell’entità delegata e di altre entità coinvolte nell’attuazione degli strumenti finanziari;

—	disposizioni sulla risoluzione di controversie;

—	disposizioni sulla governance degli strumenti;

—	disposizioni relative all’uso e al riutilizzo del contributo UE, ove applicabile (articolo 209 del regolamento finanziario);

—

disposizioni per la gestione dei contributi dell’UE e per la gestione dei conti fiduciari, compresi i rischi di controparte, le operazioni di tesoreria accettabili, le responsabilità delle parti interessate, le azioni correttive in caso di saldi eccessivi sui conti fiduciari, la tenuta di registri e la rendicontazione;

—	norme per la contabilità e la rendicontazione finanziaria (rendicontazione finanziaria separata per ciascuno strumento finanziario);

—	disposizioni sulla durata, la possibilità di proroga e la cessazione dello strumento, comprese le condizioni per la risoluzione anticipata e, se del caso, le strategie di uscita;

—	disposizioni sul monitoraggio dell’attuazione del sostegno agli intermediari finanziari e ai destinatari finali, compresa la rendicontazione da parte degli intermediari finanziari;

—	principi di base: gli strumenti finanziari devono essere utilizzati in conformità con i principi di sana gestione finanziaria, trasparenza, proporzionalità, non discriminazione, parità di trattamento e sussidiarietà, nonché con i loro obiettivi;

—	linee guida e norme operative per l’utilizzo di strumenti finanziari;

—	organizzazione (compiti e responsabilità);

—	sistema di gestione del rischio di credito e sistema di rating del rischio interno, se applicabile (solo per le entità che prevedono di richiedere una garanzia di bilancio erogata dall’UE);

—	norme e procedure per i controlli relativi all’elusione fiscale e alle giurisdizioni non cooperative;

—	norme e procedure per i controlli relativi al riciclaggio di denaro o al finanziamento del terrorismo.

PILASTRO 7 — ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI

Fornire una descrizione (massimo 5 pagine) del sistema di esclusione dell’entità trattando i seguenti aspetti:

—	il quadro giuridico e normativo;

—	criteri di esclusione;

—	procedure. Indicare in particolare se gli aspetti sopra elencati sono trattati nelle procedure e in che modo vengono applicati.

PILASTRO 8 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI

Fornire una descrizione (massimo 5 pagine) del sistema dell’entità per la pubblicazione di informazioni sui destinatari dei fondi, trattando i seguenti aspetti:

—	il quadro giuridico e normativo;

—

i requisiti per la pubblicazione. Indicare in particolare se gli aspetti che seguono sono trattati nelle procedure e in che modo vengono applicati:

—	nome, ubicazione, natura e finalità, importo;

—	tempistiche;

—	mezzo di pubblicazione.

PILASTRO 9 — PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Fornire una descrizione (massimo 5 pagine) del sistema dell’entità per la protezione dei dati personali, trattando i seguenti aspetti:

—	il quadro giuridico e normativo;

—	disposizioni relative alla protezione dei dati personali. Indicare in particolare se tali disposizioni sono trattate nelle procedure e in che modo vengono applicate.

(1) L’entità dovrebbe specificare qui SÌ o NO per indicare se il pilastro è soggetto a valutazione

(2) I riferimenti a «strumenti finanziari» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(3) Qualora eccezionalmente non siano soggette a valutazione le norme e procedure relative a sovvenzioni, né quelle relative ad appalti o a strumenti finanziari (ossia nessuno dei pilastri da 4 a 6), non è necessario effettuare la valutazione delle norme e procedure di esclusione e di pubblicazione (ossia i pilastri 7 e 8).

(4) Gli «strumenti finanziari» comprendono anche le garanzie di bilancio.

Allegato 2

QUESTIONARIO E CRITERI DI VALUTAZIONE

PILASTRO 1 — CONTROLLO INTERNO

Livello 1 (regolamento finanziario). L’entità ha istituito e garantito il funzionamento, sotto ogni aspetto sostanziale, di un sistema di controllo interno efficace, efficiente ed economico fondato sulle migliori prassi internazionali e in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (5 componenti per il controllo interno)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

1.	Ambiente di controllo L’ambiente di controllo dell’entità fornisce una base adeguata per lo svolgimento del controllo interno nel contesto dell’intera organizzazione?

../10

2.	Valutazione dei rischi L’entità individua i rischi relativi al conseguimento dei suoi obiettivi a livello di entità nel suo complesso, ivi compreso tramite una valutazione del potenziale di frode, e analizza i rischi come base per stabilire come detti rischi dovrebbero essere gestiti?

../10

3.	Attività di controllo L’entità utilizza in maniera efficace ed efficiente attività di controllo, compresa la prevenzione, l’individuazione e la rettifica di irregolarità e frodi?

../10

4.	Informazione e comunicazione L’entità dispone di controlli e procedure che garantiscano una rendicontazione affidabile, tanto al suo interno quanto all’esterno (in entrata e in uscita), in linea con le prescrizioni e le norme applicabili?

../10

5.	Monitoraggio L’entità monitora i controlli interni con regolarità e in maniera efficace?

../10

Punteggio totale

../50

PUNTEGGIO

La risposta alla domanda di livello 1 è SÌ se il punteggio totale per tutte e 5 le componenti è almeno pari al 70 % e il punteggio per ciascuna singola componente è almeno pari a 2/10 o al 20 %.

La risposta alla domanda di livello 1 è NO se il punteggio totale è inferiore al 70 % o il punteggio per una singola componente è inferiore a 2/10 o al 20 %.

PILASTRO 2 — CONTABILITÀ

Livello 1 (regolamento finanziario). L’entità utilizza una contabilità che fornisce, sotto ogni aspetto sostanziale, informazioni precise, complete e affidabili in maniera tempestiva, sulla base di principi contabili internazionali e in linea con i criteri fissati dalla Commissione?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (3 componenti per la contabilità)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

1.	Sistema contabile e principi contabili L’entità utilizza un sistema contabile adeguato e dispone di principi contabili chiari e scritti?

../10

2.	Programmazione di bilancio L’entità dispone di un sistema e di procedure per la programmazione di bilancio che si traducono in bilanci trasparenti e affidabili per le sue operazioni e attività?

../10

Tenuta contabile e programmazione di bilancio per progetti, attività, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari specifici (1) , se del caso

L’entità dispone di: i) procedure contabili e di programmazione di bilancio che consentono una rendicontazione adeguata e tempestiva a donatori/finanziatori (compresa la Commissione europea) in merito all’uso dei fondi erogati da questi ultimi per progetti, attività, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari; e ii) capacità e processi per produrre rendiconti finanziari (2) ?

../10

Punteggio totale

../30

PUNTEGGIO

La risposta alla domanda di livello 1 è SÌ se il punteggio totale per tutte e 3 le componenti è almeno pari al 70 % e il punteggio per ciascuna singola componente è almeno pari a 2/10 o al 20 %.

La risposta alla domanda di livello 1 è NO se il punteggio totale è inferiore al 70 % o il punteggio per una singola componente è inferiore a 2/10 o al 20 %.

PILASTRO 3 — AUDIT ESTERNO INDIPENDENTE

Livello 1 (regolamento finanziario). L’entità è soggetta a un audit esterno indipendente, che deve essere svolto, sotto ogni aspetto sostanziale, conformemente alle pertinenti norme riconosciute a livello internazionale, da un servizio di audit funzionalmente indipendente dall’entità stessa e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (3 componenti per l’audit esterno indipendente)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

1.	Quadro giuridico e normativo. L’entità dispone di un quadro normativo chiaro per l’audit esterno?

../10

Principi.

Sulla scorta del quadro normativo applicabile e delle norme in materia di audit è possibile distinguere tre possibili situazioni.

Domanda chiave (livello 2) — Si applica se l’audit esterno viene svolto da una società di revisione esterna professionale indipendente (settore privato) in conformità con norme equivalenti ai principi di revisione internazionali. L’entità è soggetta a un audit esterno:

—	svolto da una società di revisione esterna professionale indipendente dall’entità e che rispetta i principi fondamentali dell’etica professionale, i quali includono: integrità, obiettività, competenza professionale e dovuta diligenza, riservatezza e comportamento professionale?

—	svolto in conformità con le norme in materia di audit equivalenti ai principi di revisione internazionali («ISA», International Standards on Auditing) emessi dall’International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)?

Domanda chiave (livello 2) — Si applica se l’audit esterno viene svolto da un’istituzione nazionale di audit (settore pubblico) in conformità con norme equivalenti ai principi di revisione internazionali. L’entità è soggetta a un audit esterno:

—

svolto da un’istituzione nazionale di audit o da un’istituzione superiore di controllo (ad esempio una corte dei conti nazionale o un organismo equivalente) che è indipendente dall’entità e che rispetta i principi fondamentali dell’etica professionale, i quali includono: integrità, obiettività, competenza professionale e dovuta diligenza, riservatezza e comportamento professionale?

—	svolto in conformità con norme di audit equivalenti a principi, norme e orientamenti emessi dall’Organizzazione internazionale delle istituzioni superiori di controllo (International Organization of Supreme Audit Institutions, INTOSAI)?

Domanda chiave (livello 2) — Si applica se l’audit esterno è svolto da un organismo di vigilanza o di audit esterno che opera in base a un quadro normativo o istituzionalizzato specifico (ad esempio un revisore esterno delle Nazioni Unite) e che è indipendente dall’entità in conformità con norme equivalenti ai principi di revisione internazionali. L’entità è soggetta a un audit esterno:

—	svolto da un organismo di vigilanza o di audit esterno indipendente dall’entità e che rispetta i principi fondamentali dell’etica professionale, i quali includono: integrità, obiettività, competenza professionale e dovuta diligenza, riservatezza e comportamento professionale?

—	svolto in conformità con norme in materia di audit equivalenti ai principi di revisione internazionali («ISA») o alle norme INTOSAI?

../10

3.	Procedure di audit esterno L’entità è soggetta a procedure adeguate di audit esterno?

../10

Punteggio totale

../30

PUNTEGGIO

La risposta alla domanda di livello 1 è SÌ se il punteggio totale per tutte e 3 le componenti è almeno pari al 70 % e il punteggio per ciascuna singola componente è almeno pari a 2/10 o al 20 %.

La risposta alla domanda di livello 1 è NO se il punteggio totale è inferiore al 70 % o il punteggio per una singola componente è inferiore a 2/10 o al 20 %.

PILASTRO 4 — SOVVENZIONI

Livello 1 (regolamento finanziario). L’entità applica norme e procedure adeguate per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite sovvenzioni e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (3 componenti per le sovvenzioni)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

1.	Quadro giuridico e normativo l’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro per l’erogazione di sovvenzioni?

../10

Principi

I seguenti principi sono integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri del sistema di concessione di sovvenzioni dell’entità: trasparenza, parità di trattamento, criteri di ammissibilità, prevenzione del doppio finanziamento, conflitti di interessi?

Tali principi devono essere integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri del sistema di concessione di sovvenzioni dell’entità in conformità con il principio generale della proporzionalità. I principi non sono assoluti ed è possibile consentire un numero limitato di eccezioni purché queste ultime siano chiaramente dichiarate, ragionevoli e giustificate.

../10

3.	Procedure relative alle sovvenzioni L’entità applica norme e procedure adeguate per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite sovvenzioni e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

../10

Punteggio totale

../30

PUNTEGGIO

La risposta alla domanda di livello 1 è SÌ se il punteggio totale per tutte e 3 le componenti è almeno pari al 70 % e il punteggio per ciascuna singola componente è almeno pari a 2/10 o al 20 %.

La risposta alla domanda di livello 1 è NO se il punteggio totale è inferiore al 70 % o il punteggio per una singola componente è inferiore a 2/10 o al 20 %.

PILASTRO 5 — APPALTI

Livello 1 (regolamento finanziario). L’entità applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite appalti e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (3 componenti per gli appalti)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

1.	Quadro giuridico e normativo L’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro per gli appalti?

../10

Principi

I seguenti principi sono integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri del sistema per gli appalti dell’entità: trasparenza, parità di trattamento, accesso pubblico alle informazioni sugli appalti, prevenzione di conflitti di interessi e ricorso a procedure di gara competitive secondo il principio dell’offerta economicamente più vantaggiosa?

Tali principi devono essere integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri del sistema per gli appalti dell’entità in conformità con il principio generale della proporzionalità. I principi non sono assoluti ed è possibile consentire un numero limitato di eccezioni purché queste ultime siano chiaramente dichiarate, ragionevoli e giustificate.

../10

3.	Procedure di appalto L’entità applica norme e procedure adeguate per gli appalti?

../10

Punteggio totale

../30

PUNTEGGIO

La risposta alla domanda di livello 1 è SÌ se il punteggio totale per tutte e 3 le componenti è almeno pari al 70 % e il punteggio per ciascuna singola componente è almeno pari a 2/10 o al 20 %.

La risposta alla domanda di livello 1 è NO se il punteggio totale è inferiore al 70 % o il punteggio per una singola componente è inferiore a 2/10 o al 20 %.

PILASTRO 6 — STRUMENTI FINANZIARI (3)

Livello 1 (regolamento finanziario). L’entità applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi/alle garanzie di bilancio UE tramite strumenti finanziari/garanzie di bilancio e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (3 componenti per gli strumenti finanziari)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

1.	Quadro giuridico e normativo L’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro per l’uso e l’attuazione di strumenti finanziari/garanzie di bilancio?

../10

Principi

I seguenti principi e le seguenti condizioni sono integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri degli strumenti finanziari/delle garanzie di bilancio dell’entità?

Principi di base (articolo 209, paragrafo 1, del regolamento finanziario). Sana gestione finanziaria, trasparenza, proporzionalità, non discriminazione, parità di trattamento e sussidiarietà.

Selezione di intermediari finanziari (articolo 216, paragrafo 3, del regolamento finanziario). Gli intermediari finanziari devono essere selezionati mediante procedure aperte, trasparenti, proporzionate e non discriminatorie, evitando conflitti d’interessi.

Condizioni per gli strumenti finanziari e le garanzie di bilancio (articolo 209, paragrafo 2, regolamento finanziario). Gli strumenti finanziari e le garanzie di bilancio devono soddisfare le seguenti condizioni di base: ovviare alle carenze del mercato oppure a situazioni di investimento non ottimali; conseguire addizionalità, un effetto leva e l’allineamento degli interessi; nonché, ove applicabile, non falsare la concorrenza nel mercato interno ed essere coerenti con le norme in materia di aiuti di Stato.

../10

3.	Procedure relative a strumenti finanziari/garanzie di bilancio L’entità applica norme e procedure adeguate per l’uso di strumenti finanziari/garanzie di bilancio?

../10

Punteggio totale

../30

PUNTEGGIO

La risposta alla domanda di livello 1 è SÌ se il punteggio totale per tutte e 3 le componenti è almeno pari al 70 % e il punteggio per ciascuna singola componente è almeno pari a 2/10 o al 20 %.

La risposta alla domanda di livello 1 è NO se il punteggio totale è inferiore al 70 % o il punteggio per una singola componente è inferiore a 2/10 o al 20 %.

PILASTRO 6 — STRUMENTI FINANZIARI — Sezione aggiuntiva 6 A (domande supplementari per le garanzie di bilancio (4)

Criteri/domande di livello 2 (quattro componenti aggiuntive per le garanzie di bilancio) L’entità dispone di un sistema di gestione del rischio di credito e utilizza un sistema di rating del rischio interno adeguato alla natura, alle dimensioni e alla complessità delle sue attività?

SÌ/NO

1.	Quadro strategico/politico in materia di rischio L’entità dispone di una solida politica e strategia per individuare, gestire, misurare e controllare il rischio (attenzione al rischio di credito)?

../10

Governance dei rischi

L’entità dispone di un adeguato quadro organizzativo tale da consentire una gestione, una misurazione e un controllo efficaci del rischio di credito, sostenuto da risorse umane e tecniche qualitativamente e quantitativamente sufficienti per lo svolgimento dei compiti richiesti?

../10

3.	Sistema di individuazione, analisi e monitoraggio del rischio di credito L’entità dispone di un sistema ben funzionante di individuazione, analisi e monitoraggio del rischio di credito?

../10

4.	Sistema di rating del rischio interno (IRRS) L’entità utilizza un sistema di rating del rischio interno (IRRS) adeguato alla natura, alle dimensioni e alla complessità delle sue attività?

../10

Punteggio totale

../40

PUNTEGGIO

La risposta alla domanda di livello 2 è SÌ se il punteggio totale per tutte e 4 le componenti è almeno pari al 70 % e i punteggi per ciascuna componente sono almeno pari a 2/10 o al 20 %.

La risposta alla domanda di livello 2 è NO se il punteggio totale è inferiore al 70 % o il punteggio per una componente è inferiore a 2/10 o al 20 %

PILASTRO 6 – STRUMENTI FINANZIARI - sezioni aggiuntive 6B e 6C (facoltative (5) )

Livello 1. Nella selezione/attuazione di strumenti finanziari/garanzie di bilancio sostenuti da fondi dell’Unione, l’entità attua norme equivalenti alla legislazione applicabile dell’Unione e norme internazionali e dell’Unione concordate, e pertanto: a) non sostiene azioni che contribuiscono all’elusione fiscale e b) non conduce operazioni con entità costituite o stabilite in giurisdizioni non cooperative a fini fiscali?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (2 componenti per i controlli relativi all’elusione fiscale e alle giurisdizioni non cooperative)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

Controlli relativi all’elusione fiscale e alle giurisdizioni non cooperative

Nella selezione/attuazione di strumenti finanziari/garanzie di bilancio sostenuti da fondi dell’Unione, l’entità attua norme equivalenti alla legislazione applicabile dell’Unione e norme internazionali e dell’Unione concordate (6), e pertanto:

1)	non sostiene azioni che contribuiscono all’elusione fiscale; e

2)	non conclude operazioni con entità costituite o stabilite in giurisdizioni non cooperative a fini fiscali?

../10

Livello 1. Nella selezione/attuazione di strumenti finanziari/garanzie di bilancio, l’entità attua norme equivalenti alla legislazione applicabile dell’Unione e norme internazionali e dell’Unione concordate, e pertanto: c) non sostiene azioni che contribuiscono al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo e d) non partecipa a operazioni nuove o rinnovate con entità costituite o stabilite in giurisdizioni identificate come paesi terzi ad alto rischio?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (2 componenti per i controlli relativi al riciclaggio di denaro e alla lotta al finanziamento del terrorismo)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

Antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo

Nella selezione/attuazione di strumenti finanziari/garanzie di bilancio l’entità attua norme equivalenti alla legislazione applicabile dell’Unione e norme internazionali e dell’Unione concordate che prevedono misure di prevenzione ragionevolmente applicabili e pertanto:

1)	non sostiene azioni che contribuiscono al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo e

2)	non partecipa a operazioni nuove o rinnovate con entità costituite o stabilite in giurisdizioni identificate come paesi terzi ad alto rischio (7)?

../10

La risposta alla domanda di livello 1 è SÌ se il punteggio totale della sezione pertinente è almeno pari al 70 %.

La risposta alla domanda di livello 1 è NO se il punteggio totale della sezione pertinente è inferiore al 70 %.

PILASTRO 7 — ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI

Livello 1 (regolamento finanziario). L’entità applica norme e procedure adeguate per escludere terzi dall’accesso ai finanziamenti attraverso appalti, sovvenzioni e/o strumenti finanziari (8)?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (3 componenti per l’esclusione dall’accesso ai finanziamenti)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

1.	Quadro giuridico e normativo L’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro in materia di esclusione dai finanziamenti?

../10

2.	Criteri di esclusione Nelle procedure e nelle norme per l’aggiudicazione di appalti, sovvenzioni e/o strumenti finanziari sono integrati dei criteri di esclusione?

../10

3.	Procedure di esclusione L’entità applica in maniera efficace norme e procedure per l’esclusione di cui al punto 2?

../10

Punteggio totale

../30

PUNTEGGIO

La risposta alla domanda di livello 1 è SÌ se il punteggio totale per tutte e 3 le componenti è almeno pari al 70 % e il punteggio per le singole componenti 1 o 3 è almeno pari a 2/10 o al 20 % oppure il punteggio per la singola componente 2 è almeno pari a 5/10 o al 50 %.

La risposta alla domanda di livello 1 è NO se il punteggio totale è inferiore al 70 % o il punteggio per le singole componenti 1 o 3 è inferiore a 2/10 o al 20 % oppure il punteggio per la singola componente 2 è inferiore a 5/10 o al 50 %.

PILASTRO 8 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI E DI ALTRE INFORMAZIONI

Livello 1 (regolamento finanziario) L’entità rende pubbliche le informazioni sui destinatari dei fondi adeguatamente e tempestivamente (9) ?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (3 componenti per la pubblicazione dei destinatari)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

Quadro giuridico e normativo

L’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro in materia di pubblicazione dei destinatari, riguardante: 1) la pubblicazione di informazioni adeguate sui beneficiari dei fondi; 2) un riferimento a una norma internazionale comune che garantisca la tutela dei diritti fondamentali e di interessi commerciali; e 3) aggiornamenti periodici della pubblicazione?

../10

2	Prescrizioni Se il quadro normativo è attuato tramite un ulteriore insieme di procedure per la pubblicazione, tale insieme di procedure ne integra le prescrizioni?

../10

3	Procedure di pubblicazione L’entità applica in maniera efficace norme e procedure per la pubblicazione in base alle prescrizioni di cui al punto 2?

../10

Punteggio totale

../30

PUNTEGGIO

La risposta alla domanda di livello 1 è SÌ se il punteggio totale per tutte e 3 le componenti è almeno pari al 70 % e il punteggio per ciascuna singola componente è almeno pari a 2/10 o al 20 %.

La risposta alla domanda di livello 1 è NO se il punteggio totale è inferiore al 70 % o il punteggio per una singola componente è inferiore a 2/10 o al 20 %.

PILASTRO 9 — PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Livello 1 (regolamento finanziario) L’entità garantisce una protezione dei dati personali equivalente a quella di cui all’articolo 5 del regolamento finanziario (10) ?

SÌ/NO

Criteri/domande di livello 2 (3 componenti per la protezione dei dati personali)

PUNTEGGIO

(0 – 10)

1	Quadro giuridico e normativo L’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro in materia di protezione dei dati personali?

../10

2	Prescrizioni Nelle procedure e norme per la protezione dei dati personali sono integrate prescrizioni?

../10

3	Procedure L’entità applica in maniera efficace norme e procedure (ad esempio, misure tecniche e organizzative adeguate) per la protezione dei dati personali (nell’erogazione di sovvenzioni/appalti/strumenti finanziari, secondo il caso) in base alle prescrizioni di cui al punto 2?

../10

Punteggio totale

../30

PUNTEGGIO

La risposta alla domanda di livello 1 è SÌ se il punteggio totale per tutte e 3 le componenti è almeno pari al 70 % e il punteggio per ciascuna singola componente è almeno pari a 2/10 o al 20 %.

La risposta alla domanda di livello 1 è NO se il punteggio totale è inferiore al 70 % o il punteggio per una singola componente è inferiore a 2/10 o al 20 %.

(1) I riferimenti a «strumenti finanziari» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(2) Cfr. articolo 209, paragrafo 4, del regolamento finanziario UE 2018.

(3) I riferimenti a «strumenti finanziari» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(4) Applicabile soltanto se l’entità prevede di richiedere una garanzia di bilancio erogata dall’UE.

(5) Al fine di attuare i fondi dell’Unione tramite strumenti finanziari l’entità deve rispettare le condizioni pertinenti stabilite dal regolamento finanziario, indicate nelle sezioni aggiuntive 6B e 6C, mediante opportuni accordi contrattuali, anche qualora decida di non sottoporsi a valutazione per pilastro per tali sezioni.

(6) Il quadro normativo e politico fiscale dell’UE comprende, in particolare e fatti salvi ulteriori sviluppi: codice di condotta in materia di tassazione delle imprese dell’1.12.1997 (GU C 2 del 6.1.1998, pag. 1); direttiva 2011/96/UE del Consiglio, del 30 novembre 2011, concernente il regime fiscale comune applicabile alle società madri e figlie di Stati membri diversi (GU L 345 del 29.12.2011, pag. 8); direttiva 2003/49/CE del Consiglio, del 3 giugno 2003, concernente il regime fiscale comune applicabile ai pagamenti di interessi e di canoni fra società consociate di Stati membri diversi (GU L 157 del 26.6.2003, pag. 49); raccomandazione 2012/772/UE della Commissione, del 6 dicembre 2012, sulla pianificazione fiscale aggressiva (GU L 338 del 12.12.2012, pag. 41); direttiva 2011/16/UE del Consiglio, del 15 febbraio 2011, relativa alla cooperazione amministrativa nel settore fiscale e e che abroga la direttiva 77/799/CEE (GU L 64 dell’11.3.2011, pag. 1); comunicazione della Commissione «Pacchetto anti-elusione: prossime tappe per assicurare un’imposizione effettiva e una maggiore trasparenza fiscale nell’UE» (COM/2016/23); raccomandazione (UE) 2016/136 della Commissione, del 28 gennaio 2016, relativa all’attuazione di misure contro l’abuso dei trattati fiscali (GU L 25 del 2.2.2016, pag. 67); direttiva (UE) 2016/1164 del Consiglio, del 12 luglio 2016, recante norme contro le pratiche di elusione fiscale che incidono direttamente sul funzionamento del mercato interno (GU L 193 del 19.7.2016, pag. 1); conclusioni del Consiglio Ecofin del 12 febbraio, 8 marzo, 25 maggio, 17 giugno, 8 novembre e 5 dicembre 2016 e del 5 dicembre 2017, nonché del 23 gennaio e 13 marzo 2018.

(7) Tenendo conto della direttiva (UE) 2015/849.

(8) L’esclusione di terzi deve essere valutata per le sovvenzioni, gli appalti e/o gli strumenti finanziari se è stato valutato il relativo pilastro (sovvenzioni, appalti e strumenti finanziari). I riferimenti a «strumenti finanziari» e «fondi UE» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(9) La pubblicazione di informazioni sui destinatari deve essere valutata per le sovvenzioni, gli appalti e/o gli strumenti finanziari se è stato valutato il relativo pilastro (sovvenzioni, appalti e strumenti finanziari).

(10) In linea con il regolamento (UE) 2018/1725 e il regolamento (UE) 2016/679.

Allegato 2 BIS

QUESTIONARIO DI VALUTAZIONE

PILASTRO

PILASTRO OGGETTO DI VALUTAZIONE (1)

1.	CONTROLLO INTERNO

SÌ

2.	CONTABILITÀ

SÌ

3.	AUDIT ESTERNO

SÌ

4.	SOVVENZIONI

SÌ/NO <eliminare quanto non applicabile>

APPALTI

SÌ/NO <eliminare quanto non applicabile>

6.	STRUMENTI FINANZIARI (2)

SÌ/NO <eliminare quanto non applicabile>

7.	ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI

SÌ

8.	PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI

SÌ

9.	PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

SÌ

I pilastri 1, 2, 3, 7, 8 e 9 sono sempre oggetto di valutazione.

I pilastri da 4 a 6 possono essere oggetto di valutazione a seconda della natura dei compiti di esecuzione da affidare.

FINALITÀ E OGGETTO DEL PRESENTE DOCUMENTO

In una prima fase, l’entità sarà invitata a compilare le domande pertinenti di cui all’allegato 2 bis e presentare un allegato 2 bis compilato all’amministrazione aggiudicatrice (se diversa dall’entità stessa) e al revisore.

Attenzione: l’entità è invitata a compilare le domande contrassegnate con «da compilare ad opera dell’entità», «DCAOE» nella colonna con l’intestazione «Osservazioni dell’entità». Le domande chiave devono essere compilate esclusivamente dal revisore sulla base del suo giudizio professionale e delle procedure e delle prove di valutazione svolte.

L’amministrazione aggiudicatrice fornirà al revisore un questionario di cui all’allegato 2 bis compilato il prima possibile, dopo che il revisore sarà stato incaricato, ma prima dell’avvio delle procedure di valutazione da parte del revisore.

In una seconda fase, l’allegato 2 bis diventerà uno strumento di sostegno utilizzato dal revisore per la progettazione, la pianificazione e lo svolgimento delle procedure di valutazione e per tenere conto dei criteri il cui rispetto da parte dell’entità soggetta a valutazione è ritenuto essenziale o importante dalla Commissione europea.

Il questionario compilato rappresenta per il revisore una fonte essenziale di informazioni e prove per la valutazione. Tuttavia non costituisce affatto l’unica fonte alla quale il revisore deve fare ricorso per pianificare e svolgere le procedure di valutazione e trarre le sue conclusioni. Tutte le informazioni compilate e fornite dall’entità sono soggette alle procedure di valutazione che il revisore ritiene necessarie. Il revisore non deve fare affidamento su tali informazioni prima di essersi accertato tramite le procedure di valutazione che esse siano sufficientemente precise e complete ai fini della valutazione e per giungere a conclusioni informate in relazione alle domande chiave.

Di conseguenza il revisore può modificare, completare e aggiungere informazioni nella colonna «Osservazioni del revisore» secondo quanto ritenga opportuno. Il revisore può altresì aggiungere ulteriori domande qualora ritenga che ciò sia necessario per giungere a una conclusione informata per le domande chiave.

Uso della colonna «Osservazioni del revisore»: si raccomanda vivamente al revisore di utilizzare il più possibile lo spazio per le osservazioni e il resoconto presente nel modulo di sintesi in maniera da evitare di inserire lunghi testi nella colonna «Osservazioni del revisore». Il revisore può adattare la larghezza e/o la lunghezza di questa colonna per inserire informazioni e osservazioni. In alternativa, il revisore può utilizzare allegati (ad esempio lunghi resoconti e/o documenti ottenuti dall’entità) ai quali è possibile fare riferimento.

Il revisore rimane pienamente responsabile in ogni momento per la progettazione, la pianificazione e lo svolgimento delle procedure di valutazione che ritiene necessarie per giungere a una conclusione in relazione a ciascun pilastro trattato dalla valutazione. Il revisore deve tenere conto delle circostanze specifiche dell’incarico di revisione e applicare il giudizio professionale durante il processo di valutazione.

PILASTRO 1 — CONTROLLO INTERNO
DOMANDA CHIAVE (livello 1)	Osservazioni del revisore
L’entità ha istituito e garantito il funzionamento, sotto ogni aspetto sostanziale, di un sistema di controllo interno efficace, efficiente ed economico e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?
Orientamenti Articolo 154 del regolamento finanziario La Commissione può accettare che i sistemi contabili e i sistemi di controllo interno utilizzati da entità e persone incaricate dell’esecuzione dei fondi o di garanzie di bilancio dell’Unione assicurino livelli equivalenti di tutela degli interessi finanziari dell’Unione e una ragionevole garanzia di conseguimento degli obiettivi di gestione.

PILASTRO 1 — CONTROLLO INTERNO

1.	AMBIENTE DI CONTROLLO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’ambiente di controllo dell’entità fornisce una base adeguata per lo svolgimento del controllo interno nel contesto dell’intera organizzazione?

Nota: l’ambiente di controllo include le funzioni di governance e gestione, nonché le attitudini, la consapevolezza e le azioni di coloro che sono incaricati delle attività di governance e di direzione in merito al controllo interno dell’entità e alla sua importanza nel contesto dell’entità stessa.

1.1.	Integrità e valori etici La dirigenza dimostra impegno nella comunicazione e nell’applicazione di integrità e valori etici?

1.1.1

Esiste un codice di condotta scritto che viene comunicato a tutto il personale o un manuale del personale contenente disposizioni che promuovono comportamenti e valori etici?

DCAOE

1.1.2

La dirigenza sottolinea e comunica l’importanza dell’integrità e dei valori etici al personale («esempio dall’alto»)?

DCAOE

1.1.3

Esistono procedure (ad esempio sanzioni disciplinari, responsabilità finanziaria e personale) che si applicano al personale che non rispetta le norme in materia di integrità e i valori etici?

DCAOE

1.1.4

Sono in atto procedure per affrontare possibili conflitti di interessi a livello dirigenziale?

DCAOE

1.2.	Struttura organizzativa e attribuzione di autorità e responsabilità. L’entità dispone di una struttura organizzativa chiara e adeguata e le responsabilità chiave sono chiaramente definite?

1.2.1

L’entità dispone di una struttura organizzativa chiara (ossia il contesto entro il quale le attività di un’entità volte al conseguimento dei suoi obiettivi vengono pianificate, eseguite, controllate e riesaminate) a sostegno di una gestione e una governance efficaci?

DCAOE

1.2.2

Qual è la struttura del processo decisionale e a chi è attribuita la massima autorità nel contesto di tale processo?

DCAOE

1.2.3

Le linee gerarchie e le responsabilità di rendicontazione sono chiaramente definite? Ad esempio: le responsabilità, le autorità e le linee gerarchiche di rendicontazione sono chiaramente stabilite nei contratti di lavoro e/o in manuali operativi?

DCAOE

1.2.4

Sono disponibili descrizioni delle mansioni?

DCAOE

1.2.5

Come vengono assegnate l’autorità e la responsabilità per le attività operative e come vengono stabilite le relazioni di rendicontazione e le gerarchie di autorizzazione?

DCAOE

1.2.6

Quali sono le politiche e le pratiche in materia, ad esempio, di assunzione, orientamento, formazione, valutazione, consulenza, promozione, remunerazione e azioni correttive?

DCAOE

1.3.	Struttura di vigilanza della governance. L’entità dispone di un’adeguata struttura di vigilanza della governance?

1.3.1

Esiste un organo di vigilanza della governance (ad esempio autorità preposte alla vigilanza, comitato per il controllo interno, autorità di regolamentazione, consiglio direttivo, organo esecutivo) indipendente dalla dirigenza dell’entità?

DCAOE

1.3.2

Esistono norme per la nomina, la remunerazione e le dimissioni dei membri dell’organo di vigilanza della governance?

DCAOE

1.3.3.

Qualora non esista un organo di vigilanza della governance, la dirigenza dell’entità ha adottato misure per svolgere le proprie responsabilità di vigilanza sulla governance?

DCAOE

1.3.4

L’entità dispone di una funzione di audit interno? In caso affermativo, vedere la sezione 5.2.

DCAOE

1.3.5

In caso negativo, in che modo (ossia adottando quali altre misure) la dirigenza esercita la supervisione sullo sviluppo e sul rendimento del controllo interno?

DCAOE

1.4.	Processo per attrarre, sviluppare e trattenere persone competenti. L’entità dimostra impegno nell’attrarre, nello sviluppare e nel trattenere persone competenti in linea con gli obiettivi?

1.4.1

L’entità dispone di politiche e pratiche formali, fissate per iscritto, in materia di risorse umane?

DCAOE

1.4.2

L’entità dispone di politiche in materia di assunzione e remunerazione?

DCAOE

1.4.3

L’entità dispone di un sistema dedicato allo sviluppo (considerate le esigenze di sviluppo e formazione) e alla valutazione del personale?

DCAOE

PILASTRO 1 — CONTROLLO INTERNO

2.	VALUTAZIONE DEI RISCHI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità individua i rischi relativi al conseguimento dei suoi obiettivi nell’insieme dell’organizzazione e analizza i rischi come base per stabilire come detti rischi dovrebbero essere gestiti?

2.1

L’entità specifica i propri obiettivi con sufficiente chiarezza in maniera da consentire l’individuazione e la valutazione dei rischi relativi agli obiettivi?

2.2

L’entità dispone di procedure di valutazione dei rischi che consentano alla dirigenza di individuare, valutare e gestire questioni esistenti o potenziali che potrebbero ostacolare il conseguimento degli obiettivi dell’entità?

DCAOE

2.3

I rischi sono valutati in base ai progetti oppure nell’insieme dell’organizzazione?

DCAOE

2.4

Le procedure di valutazione dei rischi sono documentate?

DCAOE

2.5

L’entità dispone di un registro dei rischi?

DCAOE

2.6

L’entità dispone di procedure di valutazione dei rischi che:

—	individuano eventi e rischi che influenzano il conseguimento degli obiettivi, compresa la possibilità di frodi?

—	analizzano la rilevanza dei rischi e la probabilità del loro verificarsi?

—	determinano le azioni e i meccanismi di seguito necessari in risposta ai rischi?

—	attuano e modificano i controlli per rispondere a cambiamenti riscontrati nei rischi individuati?

DCAOE

PILASTRO 1 — CONTROLLO INTERNO

3.	ATTIVITÀ DI CONTROLLO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità attua attività di controllo efficaci ed efficienti?

3.1.	Aspetti generali L’entità dispone di politiche e procedure formali e scritte per le attività di controllo?

3.1.1

L’entità attua attività di controllo

—	attraverso politiche e procedure formali e scritte?

—	che contribuiscono ad attenuare i rischi per il conseguimento degli obiettivi portandoli a livelli accettabili?

—	pertinenti, ossia basate su una valutazione dei rischi e dei controlli necessari per la gestione di tali rischi?

DCAOE

3.1.2

I seguenti aspetti fondamentali sono affrontati dalle attività di controllo attuate dall’entità?

—	affidabilità della contabilità e della rendicontazione (cfr. sezione 4 — Informazione e comunicazione);

—	tutela degli attivi e protezione delle informazioni;

—	rispetto delle norme in materia di appalti e altri processi di spesa;

—	prevenzione, individuazione e rettifica di errori, frodi e irregolarità.

DCAOE

3.2.

Separazione delle funzioni — aspetti generali

Esiste un’efficace separazione delle funzioni in relazione alle seguenti funzioni chiave:

—	ordinatore (che ha mandato per autorizzare transazioni operative e/o finanziarie) e contabile (che ha l’autorità per l’esecuzione di pagamenti);

—	autorizzazione, elaborazione, registrazione e riesame di transazioni;

—	supervisione operativa e finanziaria.

3.2.1

La separazione delle funzioni è prevista formalmente ad esempio in un manuale operativo o in un manuale delle procedure?

DCAOE

3.3.	Protezione delle informazioni — documentazione, archiviazione e tenuta dei registri L’entità dispone di procedure adeguate ed efficaci per la documentazione, l’archiviazione e la tenuta di registri, nonché controlli in merito alla completezza ed esattezza delle informazioni?

3.3.1

Quali sono le caratteristiche principali dei sistemi di archiviazione dell’entità (elettronici, cartacei, istruzioni operative, uso di banche dati e sistemi di archiviazione elettronica)?

DCAOE

3.3.2

Individuare e documentare le caratteristiche principali del sistema/delle procedure di archiviazione.

DCAOE

3.3.3

L’entità dispone di una politica specifica o di procedure specifiche per la documentazione e l’archiviazione relative al trattamento delle sovvenzioni, degli appalti e degli strumenti finanziari?

Nota: possono applicarsi prescrizioni specifiche, quali la trasparenza e la riservatezza.

DCAOE

3.4.	Trattamento delle informazioni e sistemi informativi computerizzati. L’entità dispone di procedure e controlli efficaci sui sistemi informatici che preservano l’integrità delle informazioni e la sicurezza dei dati trattati da tali sistemi?

3.4.1

L’entità dispone di procedure e controlli formali e scritti per quanto concerne i suoi sistemi informatici?

DCAOE

3.4.2

L’entità dispone di procedure adeguate ed efficaci per l’avvio, l’approvazione, la registrazione, l’elaborazione e la rendicontazione di transazioni?

3.4.3

L’entità applica una combinazione appropriata di elementi manuali e automatizzati nel contesto del controllo interno, tenendo conto della natura e della complessità dell’uso da parte dell’entità di tecnologie dell’informazione e sistemi informativi computerizzati?

3.4.4

I controlli sui sistemi informativi dell’entità includono controlli delle applicazioni e controlli informatici generali efficaci?

Orientamenti in materia di sistemi informativi computerizzati

I processi aziendali/di attività dell’entità hanno per esito transazioni avviate, registrate, elaborate e rendicontate tramite un sistema informativo, che può essere gestito manualmente o tramite computer oppure tramite una combinazione di procedure manuali e gestite tramite computer.

Esiste un’adeguata separazione delle funzioni per le principali funzioni contabili, ad esempio per l’avvio, l’approvazione, la registrazione, l’elaborazione (ossia il trasferimento alla contabilità generale) e la rendicontazione nei rendiconti finanziari?

L’uso della tecnologia dell’informazione influenza il modo in cui vengono attuate le attività di controllo. I controlli sui sistemi informatici sono efficaci se preservano l’integrità delle informazioni e la sicurezza dei dati che tali sistemi elaborano, e includono controlli informatici generali e controlli delle applicazioni efficaci.

I controlli informatici generali sono costituiti da criteri e procedure relativi a numerose applicazioni e sostengono il funzionamento efficace dei controlli delle applicazioni. Si applicano agli ambienti mainframe, miniframe e utente finale. Di norma i controlli informatici generali che preservano l’integrità delle informazioni e la sicurezza dei dati includono controlli relativi ai seguenti aspetti:

—	centro dati e operazioni di rete;

—	acquisizione, modifica e manutenzione del software di sistema;

—	modifica di programmi;

—	sicurezza degli accessi;

—	acquisizione, sviluppo e manutenzione del sistema applicativo.

I controlli delle applicazioni sono procedure manuali o automatizzate che generalmente operano a livello di processi aziendali e si applicano all’elaborazione di transazioni da parte di singole applicazioni. I controlli delle applicazioni possono avere natura preventiva o investigativa e sono concepiti per garantire l’integrità dei documenti contabili. Di conseguenza, i controlli delle applicazioni si riferiscono alle procedure utilizzate per avviare, registrare, elaborare e comunicare transazioni o altri dati finanziari. Tali controlli contribuiscono a garantire che le transazioni effettuate siano state autorizzate e siano registrate ed elaborate in maniera completa e precisa. Gli esempi comprendono verifiche delle modifiche dei dati inseriti e verifiche di sequenze numeriche dando un seguito manuale alle segnalazioni di eccezioni o rettifiche al momento dell’inserimento dei dati.

L’uso di elementi manuali o automatizzati nel controllo interno ha ripercussioni altresì sul modo in cui le transazioni vengono avviate, registrate, elaborate e comunicate:

—

i controlli in un sistema manuale possono includere procedure quali approvazioni e riesami di transazioni, riconciliazioni e seguito dato ad elementi di riconciliazione. In alternativa, un’entità può utilizzare procedure automatizzate per avviare, registrare, elaborare e comunicare transazioni, nel qual caso le registrazioni in formato elettronico sostituiscono i documenti cartacei;

—

i controlli nei sistemi IT consistono di una combinazione di controlli automatizzati (ad esempio, controlli integrati nei programmi informatici) e controlli manuali. I controlli manuali possono essere indipendenti dal sistema informatico, possono utilizzare informazioni prodotte dal tale sistema oppure possono essere limitati al monitoraggio dell’effettivo funzionamento del sistema informatico e dei controlli automatizzati, nonché alla gestione delle eccezioni. Quando si utilizzano le tecnologie dell’informazione per avviare, registrare, elaborare o comunicare transazioni o altri dati finanziari da includere nei rendiconti finanziari, i sistemi e i programmi possono comprendere controlli relativi alle asserzioni corrispondenti per conti materiali oppure possono essere fondamentali per il funzionamento efficace dei controlli manuali che dipendono dalle tecnologie dell’informazione.

La combinazione di elementi manuali e automatizzati dell’entità nel contesto del controllo interno varia in base alla natura e alla complessità dell’uso di tecnologie dell’informazione da parte dell’entità stessa.

3.5.	Prevenzione, individuazione e rettifica di errori, frodi e irregolarità L’entità dispone di procedure adeguate ed efficaci per la prevenzione, l’individuazione e la rettifica di errori, frodi e irregolarità?

3.5.1

L’entità prende in considerazione la possibilità di errori, frodi e irregolarità nella valutazione dei rischi per il conseguimento degli obiettivi?

DCAOE

3.5.2

L’entità individua i posti in organico (sensibili) a rischio di collusione (ad esempio, funzioni di gestione dei rapporti bancari e della liquidità, appalti e acquisti) ed esistono misure di vigilanza (ad esempio rotazione delle funzioni, controlli aggiuntivi)?

DCAOE

3.5.3

Esistono procedure per la segnalazione di errori, frodi e irregolarità e per dare seguito alle stesse?

DCAOE

3.6.

Tutela delle immobilizzazioni

L’entità dispone di un sistema adeguato ed efficace di gestione dei beni materiali e immateriali che garantisce la tutela di entrambi e tiene traccia delle immobilizzazioni ai fini della contabilità finanziaria, della manutenzione preventiva e della deterrenza dei furti?

3.6.1

L’entità dispone di una descrizione o di un manuale delle procedure per il suo sistema di gestione patrimoniale?

DCAOE

3.6.2

Ottenere una comprensione sufficiente del sistema di gestione patrimoniale dell’entità, ossia pratiche e procedure per l’acquisizione e la gestione di terreni ed edifici, macchinari, veicoli, apparecchiature e beni immateriali (ad esempio diritti di proprietà intellettuale, licenze).

Nota: si dovrebbe prestare particolare attenzione alle norme in materia di appalti applicabili all’acquisizione di beni materiali e immateriali (cfr. pilastro 5 — appalti).

Orientamenti

Documentare la procedura di cui sopra tramite descrizioni e riferimenti a materiale sorgente pertinente (ad esempio sistemi, diagrammi di flusso, manuali ecc.) e individuare eventuali carenze nel sistema di gestione patrimoniale dell’entità.

Le questioni pertinenti includono: ruoli e responsabilità (separazione delle funzioni) per la gestione delle procedure di acquisizione e acquisto di beni, registrazione di beni (uso di registri patrimoniali, registri dei veicoli), controlli e procedure per l’accesso, procedure di controllo e monitoraggio, procedure di tutela e accesso, cessione di beni e trasferimento di beni.

3.7.

Tutela di scorte e crediti e debiti

L’entità dispone di un sistema adeguato ed efficace di gestione delle scorte (forniture, beni e materiali) che garantisca la tutela delle scorte e che ne tiene traccia per fini di contabilità finanziaria, manutenzione preventiva e deterrenza dei furti?

L’entità dispone di un sistema di gestione adeguato ed efficace che garantisca la riconciliazione dei pagamenti con crediti e debiti?

3.7.1

L’entità dispone di una descrizione o di un manuale delle procedure per il suo sistema di gestione delle scorte?

DCAOE

3.7.2

Ottenere una comprensione sufficiente del sistema di gestione delle scorte dell’entità (pratiche e procedure per l’acquisizione, l’acquisto e la gestione di forniture quali materiali, strumenti, pezzi di ricambio e forniture per ufficio).

Nota: si dovrebbe prestare particolare attenzione alle norme in materia di appalti applicabili all’acquisizione di forniture, beni e materiali (cfr. pilastro 5 — appalti).

Orientamenti

Le questioni pertinenti includono: i) ruoli e responsabilità per la gestione delle scorte, procedure di acquisizione e acquisto e registrazioni delle scorte; ii) misure di tutela, accesso e utilizzo; iii) procedure di controllo e monitoraggio, inventario e riconciliazioni; iv) uso e smaltimento delle scorte.

3.8.	Gestione dei rapporti bancari e tutela della liquidità presso banche L’entità dispone di un sistema adeguato ed efficace di gestione dei rapporti bancari che garantisca la tutela dei conti bancari e che consenta la corretta contabilizzazione della liquidità riscossa e utilizzata?

3.8.1

L’entità dispone di una descrizione o di un manuale delle procedure per il proprio sistema di gestione dei rapporti bancari?

DCAOE

3.8.2

L’entità effettua riconciliazioni regolari (almeno con cadenza mensile) dei dati contabili detenuti nei conti dell’entità (contabilità generale, libro di cassa) con i dati dei conti bancari e le effettua in maniera tale da non lasciare alcuna differenza sostanziale priva di spiegazione?

3.8.3

Ottenere una comprensione sufficiente del sistema di gestione dei rapporti bancari dell’entità (pratiche e procedure per la gestione di conti bancari).

Orientamenti

Le questioni pertinenti includono: ruoli e competenze (separazione delle funzioni, diritti di accesso, utilizzo di una funzione di tesoreria separata) per la gestione dei conti bancari, tipo di conti (ad esempio fruttiferi, valute utilizzate), uso di procedure di doppia firma, riconciliazioni regolari dei rapporti bancari, supervisione e controllo, utilizzo di conti bancari dedicati/specifici per i progetti; politiche di tesoreria.

3.9.	Gestione della liquidità e tutela della liquidità di cassa L’entità dispone di un sistema adeguato ed efficace di gestione della liquidità di cassa che garantisca la tutela della liquidità di cassa (piccola cassa) e che consenta la corretta contabilizzazione della liquidità riscossa e utilizzata?

3.9.1

L’entità dispone di una descrizione o di un manuale delle procedure per il proprio sistema di gestione della liquidità di cassa?

DCAOE

3.9.2

L’entità effettua riconciliazioni regolari (almeno con cadenza mensile) dei dati contabili detenuti nei suoi conti (contabilità generale, libro di cassa) con i dati dei conti bancari e le effettua in maniera tale da non lasciare alcuna differenza sostanziale priva di spiegazione?

3.9.3

Esistono procedure adeguate per la detenzione di liquidità e liquidità di cassa?

3.9.5

L’entità liquida e riconcilia i conti d’ordine e gli anticipi (ossia i pagamenti effettuati in contanti in relazione ai quali non sono state ancora registrate spese) almeno mensilmente entro 30 giorni dalla fine di ogni mese? Tali anticipi possono includere anticipi di viaggio e casse di anticipi (3) operative. Ciò può comprendere altresì trasferimenti ad altre entità, classificati come spese nel momento in cui vengono effettuati, anche se è prevista periodicamente la rendicontazione in merito a qualsiasi quota stanziata dei trasferimenti.

3.9.6

Ottenere una comprensione sufficiente del sistema di gestione della liquidità dell’entità (pratiche e procedure per la gestione della liquidità).

Orientamenti

Le questioni pertinenti includono: ruoli e responsabilità (separazione delle funzioni, diritti di accesso, utilizzo di una funzione di tesoreria separata) per la gestione della liquidità di cassa; procedure per la gestione del contante e limiti del contante da detenere; conti e riconciliazioni regolari della piccola cassa; gestione degli anticipi in contanti (utilizzo, autorizzazione, limiti, controllo e liquidazione).

3.10.

Assunzione

L’entità dispone di procedure adeguate ed efficaci per l’assunzione di personale (tanto permanente quanto temporaneo)?

3.10.1

L’entità dispone di una descrizione o di un manuale delle procedure per il proprio sistema di assunzione?

DCAOE

3.10.2

Ottenere una comprensione sufficiente del sistema di assunzione dell’entità (pratiche e procedure per la gestione di personale straniero, locale e di altro tipo).

3.10.3

Eseguire una verifica passo-passo del processo di assunzione dall’approvazione della procedura di selezione sino alla firma del contratto di lavoro.

Orientamenti

Documentare le procedure di cui sopra tramite descrizioni e riferimenti a materiale sorgente pertinente (ad esempio sistemi, diagrammi di flusso, manuali ecc.) e individuare eventuali carenze nel sistema di assunzione dell’entità

Le questioni pertinenti includono: ruoli e responsabilità per la gestione del personale; procedure di selezione e approvazione; determinazione e approvazione di retribuzioni, indennità e altre condizioni di impiego; utilizzo di contratti di lavoro; descrizione delle mansioni.

3.11.

Gestione del libro paga e rilevazione delle presenze

L’entità dispone un sistema adeguato ed efficace di gestione del libro paga e rilevazione delle presenze?

3.11.1

L’entità dispone di una descrizione o di un manuale delle procedure per il proprio sistema di gestione del libro paga e rilevazione delle presenze?

DCAOE

3.11.2

Ottenere una comprensione sufficiente del sistema di gestione del libro paga e rilevazione delle presenze dell’entità, ossia pratiche e procedure per la gestione di tali aspetti.

3.11.3

La banca dati del personale (* cfr. in appresso) (4) e il libro paga sono direttamente collegati in maniera da garantire la coerenza dei dati? Vengono effettuate riconciliazioni su base regolare (in linea di principio mensilmente)?

3.11.4

Il sistema di gestione del libro paga e quello di rilevazione delle presenze sono collegati in maniera da garantire il corretto calcolo di stipendi e salari, ove applicabile?

3.11.5

L’autorità di modificare le registrazioni e il libro paga è limitata e sono disponibili piste di controllo?

3.11.6

Esistono procedure (di approvazione) adeguate per modificare le registrazioni del personale?

3.11.7

Esistono procedure per individuare carenze nei controlli e/o lavoratori fantasma? Ad esempio: una funzione di audit interno effettua audit (annuali) del libro paga?

3.11.8

L’entità dispone di un sistema per assegnare il personale, le retribuzioni e i costi correlati ai progetti?

3.11.9

Quali principi (ossia plausibilità delle ipotesi di base utilizzate e delle chiavi di assegnazione) utilizza l’entità per assegnare ai progetti le retribuzioni e i costi ad esse relativi? In che modo il tempo impiegato dal personale per progetti specifici viene approvato e registrato?

Orientamenti

Le questioni pertinenti includono: ruoli e responsabilità nella gestione del libro paga e rilevazione delle presenze; registrazione, calcolo e approvazione di retribuzioni e loro componenti (fisse/variabili, lavoro straordinario, contributi previdenziali). Si dovrebbe prestare un’attenzione particolare al sistema di rilevazione delle presenze dell’entità: procedure e registrazioni di tempi (uso di schede di presenza), procedure di supervisione, controllo e approvazione.

3.12.

Controlli per altre spese e indennità legate alle retribuzioni.

L’entità dispone di controlli adeguati ed efficaci per altre spese e indennità legate alle retribuzioni?

Domanda chiave (livello 3):

3.12.1

L’entità dispone di una descrizione o di un manuale delle procedure per i suoi controlli di altre spese e indennità legate alle retribuzioni?

DCAOE

3.12.2

Quali procedure e controlli esistono per stabilire e pagare le indennità di trasferta e alloggio (ossia diarie)?

3.12.3

Quali procedure e controlli esistono per stabilire e pagare le spese per la formazione e lo sviluppo personale?

3.13.

Acquisizione di servizi e costi di servizi.

L’entità dispone di controlli adeguati ed efficaci per l’acquisizione di servizi e per la contabilizzazione dei costi per servizi?

3.13.1

Quali procedure attua l’entità per l’acquisto di servizi da prestatori di servizi esterni (ad esempio: studi e ricerche; azioni di pubblicità, promozione, pubblicazione e visibilità; valutazioni; servizi di revisione contabile, contabilità e legali; assistenza tecnica; traduzione e interpretariato; organizzazione di conferenze e seminari; azioni di visibilità)?

Nota: si dovrebbe prestare particolare attenzione alle norme in materia di appalti applicabili all’acquisizione di servizi (cfr. pilastro 5 — appalti).

DCAOE

3.14.

Controlli sulle spese per altre spese (non legate alle retribuzioni).

L’entità dispone di controlli adeguati ed efficaci per altre spese (non legate alle retribuzioni)?

Nota: ciò comprende tutti i costi diversi dalle retribuzioni, dalle spese relative alle retribuzioni e indennità e dai costi di servizi. Esempi comprendono: spese di ufficio quali canoni d’affitto, materiali di consumo e forniture per ufficio, costi delle utenze (elettricità, acqua, gas, riscaldamento), tasse e imposte (ad esempio spese per fognature e rifiuti solidi), pulizia e manutenzione; comunicazioni (telefono, fax, Internet); assicurazione, amministrazione e contabilità, stampa.

3.14.1

L’entità dispone di una descrizione o di un manuale delle procedure per i suoi controlli delle alle spese (diverse da quelle legate alle retribuzioni)?

DCAOE

3.14.2

Ottenere una comprensione sufficiente del sistema dell’entità per il controllo delle spese (pratiche e procedure per il controllo delle spese).

Orientamenti

Le questioni pertinenti includono: ruoli e responsabilità per il controllo delle spese; procedure di gestione che assicurano che il controllo delle spese sia in linea con le procedure dell’entità; autorizzazione e approvazione delle spese; esecuzione di regolari raffronti delle spese tra bilancio di previsione e dati effettivi.

3.15.

Monitoraggio dei risultati operativi.

L’entità dispone di controlli adeguati ed efficaci dei risultati operativi?

3.15.1

L’entità dispone di una descrizione o di un manuale delle sue procedure per monitorare i risultati operativi?

DCAOE

3.15.2

Quali misure attua l’entità per riesaminare i risultati operativi, ovvero i progressi compiuti nell’attuazione di attività e progetti?

DCAOE

3.15.3

L’entità ha adottato norme di qualità (ad esempio ISO)?

DCAOE

3.15.4

Qualora non vi siano norme esterne, esistono delle norme interne?

DCAOE

3.15.5

L’entità dispone di procedure per la valutazione dei risultati operativi (prima, durante l’attuazione e dopo l’attuazione)?

DCAOE

3.15.6

Chi (internamente o esternamente) effettua tali valutazioni e in che modo vengono comunicati i risultati e si dà seguito agli stessi?

DCAOE

3.16.

Conformità alle regole e norme per l’utilizzo dei fondi.

L’entità dispone di controlli adeguati ed efficaci per garantire il rispetto delle regole e norme dell’UE per il finanziamento delle attività e dei progetti dell’entità?

3.16.1

L’entità dispone di una descrizione o di un manuale delle sue procedure per garantire il rispetto delle regole e norme per l’utilizzo dei fondi?

DCAOE

3.16.2

L’entità dispone di procedure che assicurino che le spese effettive sostenute e le entrate percepite per le attività e i progetti siano conformi alle norme applicabili, ossia alle condizioni stabilite in contratti e accordi?

3.16.3

L’entità dispone di procedure che assicurano che norme e condizioni specifiche siano ben note e rispettate? Tali norme e condizioni possono riguardare ad esempio: l’ammissibilità delle spese, le norme in materia di appalti (cfr. pilastro 5), le norme di origine, le norme per la visibilità delle azioni finanziate dall’UE e le norme per il trasferimento di attivi alla fine di un progetto.

PILASTRO 1 — CONTROLLO INTERNO

4.	INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE — domande/criteri

Orientamenti

Le informazioni sono necessarie affinché l’entità possa adempiere le responsabilità di controllo interno a sostegno del conseguimento dei suoi obiettivi. La dirigenza dell’entità ottiene o genera e utilizza informazioni pertinenti e di qualità da fonti tanto interne quanto esterne al fine di sostenere il funzionamento di altre componenti del controllo interno.

Rendicontazione interna (informazione e comunicazione interne)

Tale aspetto riguarda la rendicontazione interna, che copre la rendicontazione finanziaria e la rendicontazione alla dirigenza dell’entità in merito ad aspetti qualitativi dell’attuazione di attività e progetti all’interno dell’entità.

Rendicontazione esterna (informazione e comunicazione esterne)

È possibile distinguere due flussi esterni di informazione e comunicazione:

—

la rendicontazione esterna in uscita: la rendicontazione finanziaria e la preparazione di relazioni per le parti interessate esterne in merito ad aspetti qualitativi e quantitativi dell’attuazione da parte dell’entità di attività e progetti.

Ciò riguarda sostanzialmente i rendiconti finanziari annuali dell’entità e la sua responsabilità nei confronti delle parti interessate (esterne);

—	la rendicontazione esterna in entrata: la rendicontazione finanziaria e la preparazione di relazioni per l’entità in merito ad aspetti qualitativi e quantitativi dell’attuazione di attività e progetti da parte di beneficiari delle sovvenzioni.

Tale aspetto riguarda i flussi di rendicontazione dai beneficiari delle sovvenzioni all’entità e la loro responsabilità nei confronti dell’entità. La rendicontazione si basa su norme e condizioni specifiche stabilite dall’entità al fine di soddisfare i requisiti (compresi quelli in materia di rendicontazione) per i finanziamenti erogati dall’UE e da altri donatori. Tali flussi di rendicontazione costituiscono un elemento vitale del controllo interno.

I due tipi di rendicontazione esterna di cui sopra sono trattati nel contesto del pilastro 2 — contabilità.

PILASTRO 1 — CONTROLLO INTERNO

4.	INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE (continua) — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di controlli e procedure che garantiscano una rendicontazione affidabile, tanto al suo interno quanto all’esterno (in entrata e in uscita), in linea con le prescrizioni e le norme applicabili?

4.1.	Rendicontazione interna L’entità dispone di controlli adeguati ed efficaci per garantire che la rendicontazione interna fornisca informazioni pertinenti e di qualità alla dirigenza?

4.1.1

L’entità ottiene o genera e utilizza informazioni pertinenti e di qualità (fonti interne e/o esterne) per predisporre le relazioni per la dirigenza?

DCAOE

4.1.2

La dirigenza dell’entità riceve regolarmente relazioni (mensili, trimestrali) sui progressi compiuti in relazione ad obiettivi, attività, progetti?

DCAOE

4.1.3

Le informazioni riguardano aspetti qualitativi dell’attuazione quali il ricorso a indicatori di performance, stati di attuazione e ritardi nell’attuazione, problemi e questioni chiave?

DCAOE

4.1.4

Le informazioni riguardano aspetti finanziari quali raffronti tra dati del bilancio di previsione ed effettivi ed analisi delle spese sostenute per attività/progetto?

DCAOE

4.1.5

L’entità comunica internamente informazioni, nonché obiettivi e responsabilità per il controllo interno, necessarie per sostenere il funzionamento del controllo interno?

DCAOE

4.2.	Rendicontazione esterna (in uscita) — rendiconti finanziari L’entità prepara e presenta rendiconti finanziari annuali affidabili e conformi alle norme internazionali applicabili?

4.2.1

L’entità prepara e presenta rendiconti finanziari annuali affidabili?

Con «affidabile» si intende che tali rendiconti:

—	rappresentano fedelmente la situazione finanziaria, i risultati finanziari e i flussi finanziari dell’entità;

—	riflettono la sostanza economica delle transazioni e di altri eventi e condizioni, e non semplicemente la forma legale;

—	sono neutrali, ossia esenti da pregiudizi;

—	sono prudenti; e

—	sono completi sotto ogni aspetto sostanziale.

Orientamenti

I rendiconti finanziari di fine esercizio costituiscono una condizione fondamentale per la trasparenza. La capacità di redigere i rendiconti finanziari di fine esercizio in maniera tempestiva è un indicatore chiave del funzionamento del sistema contabile e della qualità delle registrazioni tenute.

Per essere utili e contribuire alla trasparenza i rendiconti finanziari devono essere comprensibili per il lettore e trattare transazioni, attività e passività in maniera trasparente e coerente. Questo è lo scopo delle norme in materia di rendicontazione finanziaria. Alcuni paesi dispongono di norme proprie per la rendicontazione finanziaria nel settore pubblico, stabilite dal governo o da un altro organismo autorizzato. Per poter essere generalmente accettabili, tali norme nazionali sono di norma allineate ai principi contabili internazionali per il settore pubblico (IPSAS), alcuni dei quali sono pertinenti per i paesi che adottano la contabilità per competenza, mentre altri sono pertinenti per i sistemi basati sulla contabilità di cassa.

4.2.2

Le informazioni finanziarie presentate nei rendiconti finanziari possiedono le seguenti qualità che le rendono utili per gli utenti?

—	Pertinenza - le informazioni finanziarie dovrebbero essere pertinenti alle esigenze decisionali degli utenti;

—	rilevanza - l’attenzione dovrebbe essere concentrata sulle informazioni finanziarie che si prevede influenzino le decisioni degli utenti;

—	rappresentazione fedele - le informazioni finanziarie dovrebbero essere veritiere, corrette e prive di errate indicazioni;

—	comparabilità - le informazioni finanziarie dovrebbero essere comparabili tra periodi e tra organizzazioni;

—	verificabilità - le informazioni dovrebbero comunicare la situazione economica sottostante delle attività dell’entità;

—	tempestività - la divulgazione di informazioni finanziarie non dovrebbe subire ritardi eccessivi;

—	comprensibilità - le informazioni finanziarie devono essere comprensibili agli utenti che dispongono di una conoscenza ragionevole delle attività dell’entità.

4.2.3

L’entità prepara e presenta rendiconti finanziari annuali conformi alle norme internazionali applicabili? Qual è il quadro di rendicontazione finanziaria applicabile? Quali normative di base deve rispettare l’entità nella preparazione e presentazione dei suoi rendiconti finanziari annuali?

DCAOE

4.2.4

Altre comunicazioni di informazioni in linea con le buone prassi

I rendiconti finanziari dell’entità riportano:

—	l’indirizzo e la forma giuridica dell’entità, nonché la giurisdizione nella quale essa opera?

—	la natura delle operazioni dell’entità e le sue attività principali?

—	un riferimento al quadro giuridico e normativo che disciplina le operazioni dell’entità?

—	il nome e l’identità dell’entità controllante (ove applicabile)?

—	raffronti tra dati del bilancio di previsione e dati effettivi per stanziamenti/impegni ed esborsi?

—	dettagli sulle fonti di finanziamento (importi ricevuti/da ricevere e identità dei finanziatori)?

—	un prospetto della situazione finanziaria e dei risultati finanziari per tipo di attività, programma, progetto, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari per il periodo oggetto dei rendiconti finanziari?

4.2.5

L’entità rispetta le norme nazionali in materia di contabilità (compreso in materia di rendicontazione finanziaria) che si applicano nel paese in cui essa è stabilita? Ad esempio: la Banca mondiale, ovvero la Banca internazionale per la ricostruzione e lo sviluppo (BIRS) e l’Associazione internazionale per lo sviluppo (IDA) rispettano i principi contabili generalmente accettati negli Stati Uniti (US GAAP).

4.2.6

L’entità rispetta i principi contabili internazionali (compreso in materia di rendicontazione finanziaria) o le norme e i principi contabili prescritti da regolamenti o convenzioni specifici?

—	principi contabili internazionali per il settore pubblico (IPSAS);

—	principi internazionali d’informativa finanziaria (IFRS);

—	altre convenzioni e norme specifiche come ad esempio le norme contabili del sistema delle Nazioni Unite (UNSAS).

DCAOE

4.2.7

Qual è la base contabile per la preparazione e la presentazione dei rendiconti finanziari dell’entità:

—	per competenza?

—	per cassa?

—	per cassa modificata o per competenza modificata (ossia mista)?

Nota: con «per competenza» si intende una base contabile nella quale le transazioni e gli altri eventi sono rilevati nel momento in cui si verificano (e non soltanto nel momento in cui viene effettuato o ricevuto un pagamento in denaro o suo equivalente). Di conseguenza le transazioni e gli eventi vengono registrati nei documenti contabili e rilevati nei rendiconti finanziari dei periodi ai quali si riferiscono. Gli elementi rilevati in base alla competenza sono attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese.

DCAOE

4.2.8

Quale arco temporale utilizza l’entità come esercizio finanziario?

DCAOE

4.2.9.

I rendiconti finanziari dell’entità comprendono le seguenti componenti:

—	variazioni dell’attivo netto/patrimonio netto, dichiarazione della situazione finanziaria (altresì denominata stato patrimoniale o rendiconto delle attività e delle passività);

—	conto economico (altresì denominato stato delle entrate e delle uscite, conto spese e rendite, conto d’esercizio o conto profitti e perdite);

—	variazioni dell’attivo netto/patrimonio netto;

—	prospetto dei flussi di cassa; e

—	criteri di rilevazione contabile e note esplicative dei rendiconti finanziari.

DCAOE

4.2.10

I rendiconti finanziari sono sottoposti a revisione contabile esterna entro 6 mesi dalla fine dell’esercizio finanziario?

DCAOE

4.3.

Rendicontazione esterna (in uscita) — rendicontazione specifica rivolta a donatori/finanziatori

L’entità dispone di procedure di rendicontazione che consentano una rendicontazione adeguata e tempestiva a donatori/finanziatori (compresa la Commissione europea) in merito all’uso dei fondi erogati da questi ultimi per progetti, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari?

4.3.1

L’entità dispone di procedure di rendicontazione specifiche e dedicate per attività, progetti o fondi (fiduciari) e strumenti finanziari finanziati dall’UE o da altri donatori?

DCAOE

4.4.

Rendicontazione esterna (in entrata) — rendicontazione da parte di sub-delegati e beneficiari di sovvenzioni

L’entità adotta misure adeguate che garantiscano, in misura ragionevole, che i beneficiari delle sovvenzioni forniscano relazioni affidabili e tempestive sull’uso dei fondi erogati loro dall’entità?

4.4.1

L’entità dispone di procedure di rendicontazione specifiche e dedicate per attività, progetti, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari finanziati dall’UE o da altri donatori?

DCAOE

4.4.2

L’entità emana condizioni per la rendicontazione da parte dei beneficiari delle sovvenzioni su aspetti finanziari e qualitativi dell’attuazione di attività, progetti, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari?

DCAOE

4.4.3

Le condizioni per la rendicontazione sono comunicate in maniera chiara e corretta [ad esempio uso di capitolati, uso di linee guida, istruzioni, opuscoli (disponibili sul web)]?

—	Quali sono le principali condizioni di rendicontazione?

—	Tali condizioni sono vincolanti? Ad esempio: le condizioni sono stabilite in (allegati ad) accordi o contratti conclusi dall’entità con i beneficiari delle sovvenzioni?

—	Le conseguenze del mancato rispetto delle condizioni (ad esempio norme per l’ammissibilità delle spese) sono spiegate?

DCAOE

4.4.4

L’entità controlla/verifica se le condizioni di rendicontazione vengono rispettate?

DCAOE

4.4.5

L’entità ottiene e riesamina regolarmente le relazioni sui progressi compiuti preparate dai beneficiari delle sovvenzioni?

DCAOE

4.4.6

L’entità risponde in maniera efficace e tempestiva alle questioni derivanti dal riesame di tali relazioni? Tali questioni possono comprendere: differenze significative in termini di raffronti tra dati del bilancio di previsione e dati effettivi in merito a spese, voci di spesa inusuali, (eventuali) spese non ammissibili, ritardi nell’attuazione dei progetti, attività dei progetti non attuate come previsto.

DCAOE

PILASTRO 1 — CONTROLLO INTERNO

5.	MONITORAGGIO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità monitora (le componenti del)/il suo sistema di controllo interno in maniera regolare ed efficace?

5.1.	Monitoraggio (delle componenti) del sistema di controllo interno (nel caso in cui l’entità non disponga di una funzione di audit interno) Se l’entità non dispone di funzioni di audit interno, dispone di misure adeguate ed efficaci per monitorare il controllo interno?

5.1.1

Quali sono le principali attività che l’entità utilizza per monitorare il suo sistema di controllo interno (e le sue relative componenti)?

DCAOE

5.1.2

In che modo l’entità avvia azioni correttive per porre rimedio alle carenze in relazione al suo sistema di controllo interno (o alle componenti dello stesso)?

DCAOE

5.2.	Funzione di audit interno. L’entità dispone di una funzione di audit interno efficace?

5.2.1

Norme e carta per l’audit interno

La funzione di audit interno rispetta le norme professionali internazionali e il codice etico pubblicato dall’Institute of Internal Auditors (www.theiia.org)?

DCAOE

Orientamenti

È necessario che la dirigenza riceva un riscontro regolare e adeguato in merito alle prestazioni dei sistemi di controllo interno, attraverso una funzione di audit interno o una funzione equivalente di monitoraggio dei sistemi. In taluni paesi, le funzioni di audit interno riguardano soltanto l’audit preliminare delle transazioni, che viene quindi considerato parte delle attività di controllo interno.

5.2.2

Norme e carta dell’audit interno (continua)

La funzione di audit interno ha adottato una carta per l’audit interno coerente con la definizione di audit interno, il codice etico e le norme emesse dall’Institute of Internal Auditors?

Nota: una carta per l’audit interno è un documento formale che definisce la finalità, l’autorità e la responsabilità dell’attività di audit interno. La carta per l’audit interno: i) stabilisce la posizione dell’attività di audit interno nell’organizzazione, nonché la natura della relazione di rendicontazione funzionale del revisore capo con il consiglio di amministrazione; ii) autorizza l’accesso a registrazioni, personale e proprietà fisiche pertinenti per l’esecuzione degli incarichi di revisione; e iii) determina la finalità delle attività di audit interno. L’approvazione finale della carta per l’audit interno è di competenza dell’alta dirigenza dell’entità o di un organo di vigilanza (comitato di audit), ove appropriato.

DCAOE

5.2.3

Indipendenza

In che modo la funzione di audit interno si inserisce nella struttura organizzativa dell’entità?

DCAOE

5.2.4

Indipendenza

La funzione di audit interno è indipendente, ovvero è libera da condizionamenti che potrebbero pregiudicare la sua capacità di svolgere in maniera imparziale le responsabilità legate all’audit interno?

DCAOE

5.2.5

Indipendenza (continua)

Il revisore capo/capo della funzione di audit interno dispone di accesso diretto e senza restrizioni all’alta dirigenza e all’organo di vigilanza, se del caso?

DCAOE

5.2.6

Obiettivi e ambito delle attività

Qual è la natura delle responsabilità della funzione di audit interno?

DCAOE

5.2.7

Obiettivi e ambito delle attività (continua)

Quali sono le attività svolte o che devono essere svolte dalla funzione di audit interno?

DCAOE

5.2.8

Obiettivi e ambito delle attività

La carta per l’audit interno definisce la natura dei servizi di verifica (assurance) prestati all’entità?

Nota: i «servizi di verifica» (servizi di assurance) implicano la valutazione obiettiva delle prove da parte del revisore interno al fine di fornire un parere o conclusioni indipendenti in relazione a un’entità, un’operazione, una funzione, un processo, un sistema o un altro aspetto. La natura e la finalità dell’incarico di assurance sono determinati dalle norme internazionali di pratica professionale per l’audit interno (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing).

DCAOE

5.2.9

Obiettivi e ambito delle attività

La funzione di audit interno prepara una valutazione dei rischi per le attività e/o le funzioni organizzative (ad esempio dipartimenti, unità)?

Nota: la dimostrazione della presenza di una funzione di audit interno (o di monitoraggio dei sistemi) efficace dovrebbe includere altresì attenzione per i settori ad alto rischio.

DCAOE

5.2.10

Obiettivi e ambito delle attività

La funzione di audit interno redige un piano di audit pluriennale (solitamente triennale) nonché piani operativi annuali? Come e da chi vengono selezionati e approvati gli aspetti da sottoporre ad audit?

DCAOE

5.2.11

Obiettivi e ambito delle attività (continua)

Questi piani comprendono una serie adeguata di tipi di audit, tra i quali verifiche di conformità, audit finanziari, audit delle buste paga, verifiche sistemiche compresi audit delle tecnologie dell’informazione, audit forensi e sulle prestazioni?

DCAOE

5.2.12

Obiettivi e ambito delle attività

L’audit interno è operativo per tutte le attività gestite dall’entità?

DCAOE

5.2.13

Rendicontazione

Le relazioni di audit interno sono compilate e pubblicate secondo un calendario fisso e sono distribuite all’alta dirigenza, a un organo di vigilanza o a un comitato di audit, secondo il caso?

DCAOE

5.2.14

Rendicontazione (continua)

La funzione di audit interno presenta regolarmente relazioni sullo stato di avanzamento (ossia mensili, trimestrali) alla dirigenza dell’entità e a un organo di vigilanza/comitato di audit, secondo il caso?

DCAOE

5.2.15

Seguito dato alle constatazioni e raccomandazioni dell’audit interno

Le constatazioni e le raccomandazioni risultanti dall’audit interno vengono debitamente indirizzate (all’alta dirigenza e a un organo di vigilanza/comitato di audit dell’entità, secondo il caso) e risolte?

DCAOE

5.2.16

Seguito dato alle constatazioni e raccomandazioni dell’audit interno

La dirigenza dell’entità risponde prontamente alle constatazioni degli audit interni?

DCAOE

5.2.17

Seguito dato alle constatazioni e raccomandazioni dell’audit interno

Le raccomandazioni degli audit interni vengono attuate in maniera completa e tempestiva?

Nota: la dimostrazione della presenza di una funzione di audit interno (o di monitoraggio dei sistemi) efficace dovrebbe includere altresì azioni da parte della dirigenza in seguito alle constatazioni dell’audit interno. Ciò è di fondamentale importanza, dato che la mancanza di azione in seguito alle constatazioni compromette assolutamente la logica alla base della funzione di audit interno.

DCAOE

5.3.	Dichiarazione della dirigenza in merito all’efficacia del sistema di controllo interno La dirigenza dell’entità esprime una dichiarazione sull’efficacia del sistema di controllo interno?

5.3.1

La dirigenza include una relazione in merito all’efficacia del proprio sistema di controllo interno (ossia una relazione sul controllo interno) nei rendiconti finanziari annuali/nella relazione annuale dell’entità?

In caso affermativo, rivedere le relazioni di controllo interno dell’entità degli ultimi 3 anni e la relazione del revisore indipendente sulla dichiarazione della dirigenza relativa all’efficacia del sistema di controllo interno.

In caso affermativo, quale tipo di parere (senza riserve, con riserve) hanno espresso i revisori esterni in merito alla dichiarazione della dirigenza in merito all’efficacia del sistema di controllo interno dell’entità?

DCAOE

PILASTRO 2 — CONTABILITÀ

DOMANDA CHIAVE (livello 1)

Osservazioni del revisore

L’entità utilizza una contabilità che fornisce, sotto ogni aspetto sostanziale, informazioni precise, complete e affidabili in maniera tempestiva, sulla base di principi contabili nazionali e/o internazionali e in linea con i criteri fissati dalla Commissione?

Orientamenti

I principi contabili sono i principi, le basi, le convenzioni, le norme e le pratiche specifici applicati dall’entità nella preparazione e nella presentazione dei rendiconti finanziari. Una base affidabile si ha quando l’entità applica principi contabili che sono pertinenti per le esigenze decisionali degli utenti e affidabili in quanto i rendiconti finanziari:

—	rappresentano fedelmente la situazione finanziaria, i risultati finanziari e i flussi finanziari dell’entità;

—	riflettono la sostanza economica delle transazioni e di altri eventi e condizioni, e non semplicemente la forma legale;

—	sono neutrali, ossia esenti da pregiudizi;

—	sono prudenti; e

—	sono completi sotto ogni aspetto sostanziale.

Articolo 154 del regolamento finanziario

La Commissione può accettare che i sistemi contabili e i sistemi di controllo interno utilizzati da entità e persone da incaricare dell’attuazione di compiti di esecuzione del bilancio per conto della Commissione forniscano livelli equivalenti di tutela degli interessi finanziari dell’Unione e una ragionevole garanzia di conseguimento degli obiettivi di gestione.

PILASTRO 2 — CONTABILITÀ

1.	SISTEMA CONTABILE E PRINCIPI CONTABILI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

1.	Sistema contabile e principi contabili

Domanda chiave (livello 2): l’entità utilizza un sistema contabile adeguato e dispone di principi contabili chiari e scritti?

1.1

L’entità applica principi contabili che:

—	sono pertinenti per le esigenze decisionali degli utenti e forniscono una base affidabile per la preparazione dei rendiconti finanziari?

—	rispettano i principi contabili internazionali e/o nazionali applicabili o le politiche e le norme contabili prescritte da regolamenti o convenzioni specifici?

1.2

L’entità dispone di un manuale di principi e procedure contabili, comprensivo di descrizioni dettagliate delle procedure contabili per i vari tipi di transazioni finanziarie e contabili?

DCAOE

1.3

L’entità gestisce un sistema contabile/di tenuta contabile a partita doppia?

Nota: un sistema contabile «a partita doppia» è costituito da un insieme di norme per la registrazione di informazioni finanziarie in un sistema di contabilità finanziaria nel quale ciascuna transazione o ciascun evento modifica almeno due diversi conti nominali del libro mastro.

DCAOE

1.4

L’entità dispone di un piano dei conti che riflette correttamente le sue operazioni e attività?

DCAOE

1.5

L’entità effettua regolarmente riconciliazioni bancarie e riconciliazioni del libro di cassa (ove applicabile)?

DCAOE

1.6

L’entità effettua regolarmente riconciliazioni e liquidazioni di conti d’ordine e di anticipi? Vengono tenuti conti separati (contabilità generale) per la contabilizzazione di anticipi e pagamenti finali per progetti diversi?

Nota: una rendicontazione affidabile delle informazioni finanziarie richiede un controllo e una verifica costanti delle prassi di registrazione. Si tratta di una parte importante del controllo interno e di una base di informazioni di buona qualità per la gestione e per la preparazione di relazioni per l’esterno. La riconciliazione tempestiva e frequente di dati provenienti da fonti diverse è fondamentale per l’affidabilità dei dati.

DCAOE

1.7

Il sistema contabile consente l’elaborazione e la rendicontazione di informazioni contabili e finanziarie relative a progetti, attività, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari specifici, indipendentemente dal fatto che essi siano finanziati dall’entità stessa e/o da fonti esterne (come ad esempio la Commissione europea)?

DCAOE

1.8

L’entità può garantire una traccia contabile delle transazioni (entrate e uscite) relative a progetti, attività, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari specifici, indipendentemente dal fatto che essi siano finanziati dall’entità stessa e/o da fonti esterne (quali la Commissione europea)?

DCAOE

1.9

Come sono contabilizzati nei documenti contabili dell’entità i pagamenti anticipati a favore dell’entità da parte di organizzazioni esterne (ad esempio la Commissione europea) per il finanziamento di progetti, attività, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari specifici?

DCAOE

1.10

L’entità dispone di procedure per «liquidare» anticipi pagati dall’entità ai beneficiari di sovvenzioni (ad esempio, gli anticipi sono liquidati sulla base di relazioni di audit sull’uso dei fondi presentate dai beneficiari delle sovvenzioni)?

PILASTRO 2 — CONTABILITÀ

2.	PROGRAMMAZIONE DI BILANCIO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

2.	Programmazione di bilancio

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di un sistema e di procedure di bilancio che si traducono in bilanci di previsione trasparenti e affidabili per le sue operazioni e attività?

2.1

Le procedure di bilancio sono formalizzate (ad esempio attraverso un manuale o circolari di bilancio)?

DCAOE

2.2

Con quale frequenza vengono redatti i bilanci (annuale, semestrale, trimestrale)?

DCAOE

2.3

Chi sono gli attori principali coinvolti nel processo di bilancio?

DCAOE

2.4

Quali fonti di dati contabili e di altro tipo vengono utilizzate?

DCAOE

2.5

L’entità dispone di un adeguato sistema di classificazione delle linee di bilancio (i criteri di classificazione potrebbero, ad esempio, comprendere: spese operative e in conto capitale, bilanci di previsione per attività oppure classificazione funzionale, analitica, classificazione per progetto/sottoprogetto).

DCAOE

2.6

I bilanci forniscono una presentazione coerente e chiara dei costi previsti/stimati in linea con le attività, le operazioni e i progetti dell’entità?

DCAOE

2.7

I bilanci di previsione sono trasparenti e completi e riflettono adeguatamente le operazioni dell’entità?

2.8

Le ipotesi utilizzate per preparare i bilanci e calcolare le spese previste e stimate sono plausibili? I parametri di imputazione dei costi, applicati per calcolare i dati di costo del bilancio di previsione, sono basati su ipotesi e principi logici, coerenti e plausibili?

2.9

I dati di bilancio sono pertinenti e affidabili affinché siano di reale utilità per la dirigenza e/o altri utenti?

DCAOE

2.10

Come e da chi vengono approvati i bilanci di previsione?

DCAOE

2.11

Il sistema contabile può produrre relazioni complete per le spese effettivamente sostenute rispetto al bilancio di previsione iniziale?

DCAOE

2.12

Vengono redatte regolarmente (trimestralmente, semestralmente) relazioni indicanti la spesa totale effettiva rispetto alla spesa totale originariamente prevista e tali relazioni vengono fornite entro un lasso di tempo ragionevole (1 mese) dopo la fine del periodo?

DCAOE

2.13

Le differenze tra le spese effettive e le spese inizialmente previste vengono esaminate ed adeguatamente spiegate?

DCAOE

2.14

Nei casi in cui la composizione delle spese varia in maniera significativa rispetto al bilancio iniziale, tali scostamenti vengono adeguatamente approvati?

DCAOE

2.15

Le relazioni sull’esecuzione del bilancio tengono conto anche delle spese effettuate attingendo a trasferimenti a favore di parti (ad esempio uffici presso altre ubicazioni) dell’entità che operano in maniera autonoma/indipendente dalla sede dell’entità?

DCAOE

PILASTRO 2 — CONTABILITÀ

3.	TENUTA CONTABILE E PROGRAMMAZIONE DI BILANCIO PER PROGETTI, ATTIVITÀ, FONDI (FIDUCIARI), STRUMENTI FINANZIARI E GARANZIE DI BILANCIO SPECIFICI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

La finalità delle domande contenute nella presente sezione consiste nel valutare se il sistema contabile dell’entità sia in grado di produrre relazioni affidabili e tempestive sull’uso fatto da parte dell’entità, e/o da parte dei beneficiari delle sovvenzioni, di fondi per attività, progetti, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari specifici (5) Gli utenti di tali relazioni sono la dirigenza dell’entità e/o le parti esterne che hanno erogato finanziamenti (come ad esempio la Commissione europea).

3.	Tenuta contabile e programmazione di bilancio per progetti, attività, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di procedure contabili e di programmazione di bilancio che consentono una rendicontazione adeguata e tempestiva a donatori/finanziatori (compresa la Commissione europea) in merito all’uso dei fondi erogati da questi ultimi per progetti, attività, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari, nonché di capacità e processi per produrre rendiconti finanziari (6)?

3.1

L’entità dispone di un sistema e di procedure contabili che consentono la generazione di informazioni pertinenti e attendibili per la produzione di relazioni (contenenti informazioni finanziarie e qualitative) e rendiconti finanziari su attività, progetti, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari finanziati dall’UE o da altri donatori?

DCAOE

3.2

Il sistema contabile dell’entità consente la generazione di relazioni finanziarie per attività, progetti, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari specifici o la generazione di dati contabili aggregati che possono essere utilizzati direttamente per redigere relazioni finanziarie e rendiconti finanziari?

DCAOE

Orientamenti

Il sistema informativo di un’entità comprende di norma l’uso di scritture contabili standard necessarie su base ricorrente per registrare le transazioni. Esempi di ciò potrebbero essere le scritture contabili per registrare i costi delle retribuzioni nella contabilità generale.

Il processo di rendicontazione finanziaria di un’entità comprende inoltre l’uso di scritture contabili non standard per registrare transazioni non ricorrenti o insolite, o rettifiche. Tali scritture possono rendersi necessarie per contabilizzare le voci di costo (compresa l’imputazione dei costi) relative a un progetto specifico, non contemplate dalle scritture e dalle procedure contabili standard. Nei sistemi di contabilità generale manuali, le scritture contabili non standard possono essere individuate attraverso l’ispezione di libri contabili, registri e documenti giustificativi.

3.3

In che misura l’entità deve effettuare scritture contabili aggiuntive, rettificare scritture e/o effettuare altre elaborazioni manuali e modifiche dei dati finanziari e di costo al fine di preparare relazioni complete e affidabili?

DCAOE

3.4

In quale misura l’entità utilizza tabelle intermedie e/o di imputazione (dei costi) che associano le informazioni finanziarie presentate nelle informazioni specifiche del progetto ai conti della contabilità generale e/o ai conti dei costi dell’entità?

DCAOE

3.5

In che misura l’entità fa uso di software aggiuntivo (ad esempio applicazioni di fogli di calcolo quali MS Excel) al di fuori del suo normale software di contabilità per produrre relazioni finanziarie?

DCAOE

3.6

Ottenere una comprensione sufficiente del modo in cui le informazioni finanziarie (ossia le spese) per i progetti sono rilevate nel sistema contabile dell’entità (ossia ipotesi chiave, principi di imputazione) e come tali informazioni sono state estratte e incluse (automaticamente/rettifiche manuali) nelle relazioni finanziarie.

DCAOE

3.7

L’entità dispone di un sistema e di procedure di programmazione del bilancio che consentono la generazione di informazioni pertinenti e affidabili per la produzione di bilanci su attività, progetti, fondi (fiduciari) e strumenti finanziari?

Nota: in linea di principio si applicano le medesime domande del processo generale di bilancio dell’entità.

DCAOE

PILASTRO 3 — AUDIT ESTERNO INDIPENDENTE
DOMANDA CHIAVE (livello 1)	Osservazioni del revisore
L’entità è soggetta a un audit esterno indipendente che deve essere svolto, sotto ogni aspetto sostanziale, conformemente alle pertinenti norme riconosciute a livello internazionale, da un servizio di audit funzionalmente indipendente dall’entità stessa e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?
Orientamenti Un audit esterno di alta qualità è essenziale per la trasparenza in merito all’uso da parte dell’entità delle risorse, compresi i fondi erogati da donatori. Gli elementi chiave della qualità dell’audit esterno sono: gli obiettivi e l’ambito dell’audit, nonché il rispetto di appropriate norme di revisione, compresa l’indipendenza del revisore esterno, ossia dell’istituzione di audit.

PILASTRO 3 — AUDIT ESTERNO INDIPENDENTE

1.	QUADRO NORMATIVO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di un quadro normativo chiaro per l’audit esterno?

1.1

L’entità è soggetta a un audit esterno svolto da una società di revisione esterna professionale indipendente (settore privato) in conformità con norme equivalenti ai principi di revisione internazionali?

In caso affermativo, rispondere alle domande dei punti 2.1 (Principi) e 3 (Procedure di audit esterno).

DCAOE

1.2

L’entità è soggetta a un audit esterno svolto da un’istituzione nazionale di audit (settore pubblico) in conformità con norme equivalenti ai principi di revisione internazionali? In caso affermativo, rispondere alle domande di cui alla sezione 3.

In caso affermativo, rispondere alle domande dei punti 2.2 (Principi) e 3 (Procedure di audit esterno).

DCAOE

1.3

L’entità è soggetta a un audit esterno svolto da un organismo di audit o di vigilanza esterno che opera in base a un quadro normativo o istituzionalizzato specifico (ad esempio un revisore esterno delle Nazioni Unite) in conformità con norme equivalenti ai principi di revisione internazionali? In caso affermativo, rispondere alle domande di cui alla sezione 4.

In caso affermativo, rispondere alle domande dei punti 2.3 (Principi) e 3 (Procedure di audit esterno).

DCAOE

PILASTRO 3 — AUDIT ESTERNO INDIPENDENTE

2.	PRINCIPI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

2.1.

L’audit esterno è svolto da una società di revisione esterna professionale indipendente (settore privato) in conformità con norme equivalenti ai principi di revisione internazionali.

Domanda chiave (livello 2): L’entità è soggetta a un audit esterno:

—	svolto da una società di revisione esterna professionale che è indipendente dall’entità e che rispetta i principi fondamentali dell’etica professionale, i quali includono: integrità, obiettività, competenza professionale e dovuta diligenza, riservatezza e comportamento professionale?

—	svolto in conformità con le norme in materia di audit equivalenti ai principi di revisione internazionali («ISA») emessi dall’International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)?

2.1.1

L’audit è svolto da una società di revisione esterna professionale che è membro di un organismo nazionale stabilito di consulenza contabile od audit?

Tale organismo nazionale di consulenza contabile od audit è membro dell’IFAC?

2.1.2

L’audit è svolto conformemente alle norme nazionali applicabili in materia di audit e tali norme sono conformi ai principi di revisione internazionali («ISA») emessi dall’International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)?

2.1.3

Il revisore che conduce l’audit è soggetto al rispetto di un codice etico che stabilisce i principi etici fondamentali per i revisori in termini di integrità, obiettività, indipendenza, competenza professionale e dovuta diligenza, riservatezza, comportamento professionale e norme tecniche?

Tale codice etico è conforme a quello dell’IFAC per i consulenti contabili professionisti emesso dall’International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) dell’IFAC?

2.1.4

Il principio fondamentale dell’indipendenza è pienamente rispettato?

2.2.

L’audit esterno è svolto da una istituzione nazionale di audit (settore pubblico) in conformità con norme equivalenti ai principi di revisione internazionali.

Domanda chiave (livello 2): L’entità è soggetta a un audit esterno:

—

—	svolto in conformità con norme di audit equivalenti a principi, norme e orientamenti emessi dall’Organizzazione internazionale delle istituzioni superiori di controllo (International Organization of Supreme Audit Institutions, INTOSAI)?

2.2.1

L’audit è svolto da un’istituzione nazionale di audit membro dell’INTOSAI?

2.2.2

L’audit è svolto conformemente alle norme nazionali applicabili in materia di audit e tali norme sono conformi alle norme INTOSAI?

2.2.3

Tale codice etico è conforme al quello INTOSAI (ISSAI 30) o equivalente?

2.2.4

Il principio fondamentale dell’indipendenza è pienamente rispettato?

2.3.

L’audit esterno è svolto da un organismo di audit o di vigilanza esterno che opera in base a un quadro normativo o istituzionalizzato specifico (ad esempio un revisore esterno delle Nazioni Unite) e che è indipendente dall’entità in conformità con norme equivalenti ai principi di revisione internazionali.

Domanda chiave (livello 2): L’entità è soggetta a un audit esterno:

—	svolto da un organismo di audit o di vigilanza esterno indipendente dall’entità e che rispetta i principi fondamentali dell’etica professionale, i quali includono: integrità, obiettività, competenza professionale e dovuta diligenza, riservatezza e comportamento professionale?

—	svolto in conformità con norme in materia di audit equivalenti ai principi di revisione internazionali («ISA») o alle norme INTOSAI?

2.3.1

L’audit è svolto da un organismo di audit o di vigilanza esterno che opera ai sensi di un quadro normativo o istituzionalizzato specifico? Ottenere una breve descrizione di tale quadro.

2.3.2

L’audit è svolto conformemente a norme equivalenti ai principi di internazionali («ISA») o alle norme INTOSAI?

2.3.3

Tale codice etico è conforme ai principi del codice etico dell’IFAC per i consulenti contabili professionisti emesso dall’International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) dell’IFAC, al codice etico INTOSAI (ISSAI 30) o a un codice etico equivalente?

2.3.4

Il principio fondamentale dell’indipendenza è pienamente rispettato?

PILASTRO 3 — AUDIT ESTERNO INDIPENDENTE

3.	PROCEDURE DI AUDIT ESTERNO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità è soggetta a procedure adeguate di audit esterno?

2.1

Quale tipo o quali tipi di audit esterno si applicano all’entità (ad esempio, audit annuali dei rendiconti finanziari dell’entità, audit di conformità e altri audit)?

Quali sono gli obiettivi e l’ambito di tali audit? Gli audit riguardano anche aspetti di legalità e regolarità relativi ai finanziamenti erogati dalla Commissione europea e/o da altri finanziatori?

Con quale frequenza vengono svolti tali audit?

A favore di chi il revisore emette la propria relazione?

DCAOE

2.2

Quale o quali revisori conducono tali audit (cfr. 1 — quadro normativo)?

DCAOE

2.3

Entro quanti mesi dalla fine dell’esercizio finanziario dell’entità viene emessa una relazione di audit sui rendiconti finanziari dell’entità?

Quale tipo di parere di audit è stato emesso sui rendiconti finanziari negli ultimi 3 anni?

DCAOE

2.4

Le constatazioni e le raccomandazioni risultanti dagli audit esterni vengono debitamente indirizzate (all’alta dirigenza e a un organo di vigilanza/comitato di audit dell’entità, se del caso) e risolte?

DCAOE

2.5

La dirigenza dell’entità risponde prontamente alle constatazioni degli audit esterni?

DCAOE

2.6

Le raccomandazioni degli audit esterni vengono attuate in maniera completa e tempestiva?

DCAOE

PILASTRO 4 — SOVVENZIONI

DOMANDA CHIAVE (livello 1)

Osservazioni del revisore

L’entità applica norme e procedure adeguate per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite sovvenzioni e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

Orientamenti

L’entità può concludere contratti di sovvenzione direttamente con i beneficiari delle sovvenzioni (7). Una sovvenzione è un contributo finanziario a titolo di donazione concesso a un beneficiario specifico per il finanziamento di attività svolte dal beneficiario o per il finanziamento del funzionamento (ossia dei costi operativi) del beneficiario.

L’entità dovrebbe disporre di procedure che assicurino, in misura ragionevole, che tali beneficiari delle sovvenzioni soddisfino le prescrizioni in materia di controllo interno, contabilità e audit esterno. I principi di un sistema per le sovvenzioni devono essere enunciati in un quadro giuridico e normativo ben definito e trasparente che stabilisca chiaramente politiche, procedure, responsabilità e controlli adeguati. Sebbene operi in riferimento al proprio quadro, il sistema per le sovvenzioni beneficia dell’ambiente generale di controllo, incluso l’accesso pubblico alle informazioni, di controlli interni gestiti dall’entità, del sistema contabile dell’entità e dell’audit esterno.

La Commissione può accettare che le norme e procedure di sovvenzione siano adeguate qualora siano soddisfatte le seguenti condizioni:

a)	tali norme e procedure rispettano i principi di proporzionalità, sana gestione finanziaria, parità di trattamento e non discriminazione;

b)	assicurano la trasparenza, tramite un’adeguata pubblicazione di inviti a presentare proposte, nonché la limitazione delle procedure di concessione diretta a importi ragionevoli o a casi debitamente giustificati;

c)	prevengono conflitti di interessi durante l’intera procedura di concessione delle sovvenzioni;

PILASTRO 4 — SOVVENZIONI

1.	QUADRO GIURIDICO E NORMATIVO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro per l’erogazione di sovvenzioni?

1.1

Quali tipi di sovvenzioni eroga l’entità? Il quadro definisce adeguatamente il termine «sovvenzioni» e le forme di sovvenzioni [ad esempio importo massimo, percentuale del costo totale (ammissibile) dell’azione, ricorso a finanziamenti forfettari ecc.]?

DCAOE

1.2

Per le sovvenzioni concesse in seguito a inviti a presentare proposte, esistono linee guida per i richiedenti delle sovvenzioni e tali linee guida descrivono chiaramente le procedure e le norme dalla domanda fino alla concessione delle sovvenzioni?

—	Tali linee guida sono pubblicate e facilmente accessibili?

—	Le linee guida descrivono chiaramente i principi chiave (cfr. in appresso) e questioni principali quali le regole di ammissibilità o i documenti giustificativi richiesti e forniscono una descrizione delle attività/dell’azione?

—	Le linee guida includono documenti quali moduli di domanda di sovvenzione e modelli di bilancio dell’azione?

—	Sono disponibili mezzi di ricorso, facilmente accessibili, trasparenti, non discriminatori, efficienti ed efficaci? I beneficiari/i richiedenti sono informati in merito ai loro diritti durante tutto il processo?

DCAOE

1.3

L’entità utilizza modelli standard per i contratti di sovvenzione?

I modelli di contratto consentono una definizione chiara di azioni/attività?

Tutti i beneficiari sono individuati nei contratti?

I contratti specificano quanto meno l’oggetto, il beneficiario o i beneficiari, la durata, l’importo massimo del finanziamento, un bilancio di previsione dell’azione o del programma di lavoro e le responsabilità del beneficiario o dei beneficiari?

DCAOE

1.4

I contratti stabiliscono chiaramente condizioni, norme e criteri che devono essere rispettati?

Se una sovvenzione viene concessa a più entità, i contratti di sovvenzione definiscono chiaramente gli obblighi e le responsabilità dell’eventuale coordinatore e degli altri beneficiari, e le condizioni per aggiungere o eliminare un beneficiario?

Le modifiche ai contratti di sovvenzione non devono comportare modifiche che potrebbero influenzare la decisione di concessione di sovvenzioni o la parità di trattamento dei richiedenti, se del caso. Tali criteri sono rispettati?

Esistono norme di base per i costi ammissibili (ad esempio costi effettivi sostenuti dal beneficiario della sovvenzione)?

DCAOE

PILASTRO 4 — SOVVENZIONI

2.	PRINCIPI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): i seguenti principi sono integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri del sistema di concessione di sovvenzioni dell’entità: trasparenza, parità di trattamento, criteri di ammissibilità e prevenzione dei conflitti di interessi?

Tali principi devono essere integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri del sistema di concessione di sovvenzioni dell’entità in conformità con il principio generale della proporzionalità. I principi non sono assoluti ed è possibile stabilire un numero limitato di eccezioni a condizione che siano chiaramente indicate, ragionevoli e giustificate.

2.1

Trasparenza - gli inviti a presentare proposte sono pubblicati in maniera ampiamente diffusa e facilmente accessibile? I richiedenti dispongono di un tempo sufficiente per presentare le proposte?

2.2

Parità di trattamento -gli inviti a presentare proposte sono valutati da un comitato di valutazione imparziale che si basa su criteri chiari e pubblicati? Le selezioni e le aggiudicazioni vengono condotte sulla sola base della domanda? La comunicazione con i richiedenti delle sovvenzioni è consentita in queste fasi?

2.3.1

Criteri di ammissibilità - il sistema di concessione di sovvenzioni prevede criteri di ammissibilità trasparenti e non discriminatori? I criteri di ammissibilità sono pubblicati e facilmente accessibili?

2.3.2

Criteri di ammissibilità - esistono criteri di ammissibilità per i richiedenti di sovvenzioni (ad esempio, status giuridico e amministrativo e norme sulla cittadinanza)?

2.3.3

Criteri di ammissibilità - esistono criteri di ammissibilità per le azioni che devono essere finanziate mediante sovvenzioni (ad esempio tipi di attività, settori o temi e zone geografiche coperte dalla sovvenzione)?

2.5

Prevenzione del doppio finanziamento- il sistema di concessione delle sovvenzioni comprende norme di base che chiariscono che gli stessi costi non possono essere finanziati due volte per la stessa azione?

2.6

Prevenzione dei conflitti di interessi - il sistema di concessione delle sovvenzioni comprende procedure e norme per prevenire i conflitti di interessi durante il processo di concessione delle sovvenzioni?

PILASTRO 4 — SOVVENZIONI

3.	PROCEDURE RELATIVE ALLE SOVVENZIONI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità applica norme e procedure adeguate per erogare sovvenzioni?

3.1.	Pubblicazione di un invito a presentare proposte — L’entità applica norme e procedure adeguate per la pubblicazione di inviti a presentare proposte?

3.1.1

Gli inviti a presentare proposte sono pubblicati su mezzi di comunicazione nazionali/internazionali (ad esempio, stampa, Internet)?

DCAOE

3.1.2

I documenti pertinenti sono disponibili e facilmente accessibili (ad esempio su siti web) per i richiedenti delle sovvenzioni? I documenti pertinenti possono includere: orientamenti per i richiedenti compresi criteri importanti quali le regole di ammissibilità dei richiedenti, le azioni e le spese, i moduli di domanda di sovvenzione, i modelli e gli allegati di convenzioni e contratti di sovvenzione.

DCAOE

3.1.3

Il sistema di concessione delle sovvenzioni prevede la possibilità di aggiudicare sovvenzioni in assenza di un invito a presentare proposte (ad esempio, aggiudicazione diretta)? Le condizioni per una procedura di aggiudicazione diretta sono rigorosamente definite e limitate a situazioni eccezionali e debitamente giustificate, ad esempio sovvenzioni a paesi beneficiari, situazioni di crisi, situazioni di monopolio o casi simili?

DCAOE

3.1.4

Il sistema di concessione delle sovvenzioni prevede una funzione di sostegno e di informazione (ad esempio, vengono organizzate sessioni informative con richiedenti potenziali, esiste una funzione di punto di contatto/helpdesk, esiste un meccanismo di FAQ, manuali)?

—	I richiedenti di sovvenzioni hanno la possibilità di presentare domande in seguito alla pubblicazione dell’invito a presentare proposte e prima del termine per la presentazione delle proposte?

—	Le risposte alle domande di un richiedente sono condivise con altri richiedenti?

DCAOE

3.2.	Presentazione di proposte: l’entità applica norme e procedure adeguate per la presentazione di proposte?

3.2.1

L’entità dispone di procedure per la ricezione, la registrazione e la conservazione delle proposte presentate dai richiedenti di sovvenzioni?

L’entità utilizza sistemi elettronici/informatici per registrare ed elaborare le domande di sovvenzione? Esistono misure e controlli che garantiscono l’integrità, la disponibilità e, se del caso, la riservatezza dei documenti e la protezione dei dati personali?

DCAOE

3.2.2

I termini per la presentazione delle proposte vengono comunicati ai richiedenti di sovvenzioni?

DCAOE

3.3.	Sicurezza e riservatezza delle proposte: l’entità applica norme e procedure che garantiscono la sicurezza e la riservatezza delle proposte?

3.3.1

Il sistema di concessione delle sovvenzioni comprende norme che garantiscono la sicurezza e la riservatezza delle proposte presentate, in particolare:

—	è assicurata l’attuazione di misure per la sicurezza e l’archiviazione delle proposte (ad esempio, tenuta di un registro dei documenti, numerazione di tutti i documenti o definizione di una zona di archiviazione centrale per tutti i documenti), nonché è limitato l’accesso ai documenti; e

—

sono tenute presenti le questioni di sicurezza elettronica e sono disposti processi documentati per l’archiviazione e la comunicazione elettronica (ad esempio, le proposte inviate per via elettronica sono protette contro l’accesso prima della scadenza del termine di presentazione; il sistema è dotato della funzionalità di rifiutare automaticamente le proposte tardive).

DCAOE

3.4.	Ricezione, registrazione e apertura delle proposte: — l’entità applica norme e procedure adeguate per la ricezione, la registrazione e l’apertura delle proposte?

3.4.1

Il sistema di concessione delle sovvenzioni prevede procedure per l’apertura delle proposte, in particolare:

—	ha un comitato di valutazione incaricato dell’apertura e dell’autenticazione il prima possibile una volta scaduto il termine designato;

—	sono specificati i criteri per la nomina dei membri del comitato;

—	l’apertura delle proposte avviene in un contesto nel quale le informazioni di base sulle proposte vengono divulgate e registrate in verbali ufficiali;

—

sono specificate circostanze chiare determinanti in base alle quali le proposte verrebbero invalidate (ad esempio le proposte ricevute scaduto il termine di presentazione vengono invalidate a meno che ciò non sia dovuto a un errore dell’entità aggiudicatrice; criteri di ammissibilità degli offerenti);

—	è garantito che qualsiasi chiarimento delle proposte presentate non comporti modifiche sostanziali dopo la scadenza del termine per la presentazione; e

—	è assicurata la produzione di una relazione chiara e formale di tutte le proposte ricevute prima di siano trasmesse ai funzionari responsabili della loro valutazione.

DCAOE

3.5.	Procedure di selezione e valutazione: l’entità applica norme e procedure adeguate per la selezione e la valutazione delle proposte di sovvenzione?

3.5.1

Funzionari/comitato di valutazione (per orientamenti sul comitato di valutazione cfr. appalti)

—	Le procedure di selezione e valutazione vengono condotte da più di un funzionario valutatore o preferibilmente da un comitato?

—	I criteri per la nomina del comitato di valutazione sono specificati? A seconda del valore delle proposte e del livello di rischio, il comitato potrebbe includere non soltanto funzionari di dipartimenti diversi privi di legami gerarchici, ma eventualmente anche esperti esterni.

—	Il ruolo, la funzione, la composizione e le norme operative dei comitati di valutazione sono descritti? Le responsabilità del presidente senza diritto di voto e dei membri votanti del comitato sono chiaramente descritte?

—	Esistono procedure per la tenuta dei documenti delle proposte (riservati) e per l’accesso agli stessi?

—

I funzionari incaricati della valutazione non si trovano in una situazione di conflitto di interessi (ad esempio per obblighi di divulgazione) e sono vincolati da prescrizioni di riservatezza? Nel caso di un comitato di valutazione, nella selezione dei membri occorre tenere presenti considerazioni di integrità e di natura professionale.

—	Tutti gli aspetti pertinenti della valutazione sono inclusi in una relazione scritta firmata dai funzionari/dal comitato di valutazione?

DCAOE

3.5.2

Verifiche amministrative e formali

Le proposte sono sottoposte a verifiche amministrative e formali da parte del comitato di valutazione o di altro personale e, in quest’ultimo caso, i risultati del lavoro di detto personale devono essere riesaminati dal comitato?

Tali verifiche si concentrano sulla compilazione completa e corretta del modulo di domanda di sovvenzione e sulla presentazione di tutti i documenti giustificativi richiesti?

Tali verifiche possono avere per esito il rigetto di una domanda, il che significa che una proposta non viene considerata per un’ulteriore valutazione?

I richiedenti hanno la possibilità di fornire informazioni mancanti o documenti giustificativi oppure chiarimenti entro un termine fissato?

DCAOE

3.5.3

Ammissibilità

Le proposte sono sottoposte a verifiche di ammissibilità da parte del comitato di valutazione o di altro personale e, in quest’ultimo caso, i risultati del lavoro di detto personale devono essere riesaminati dal comitato?

Tali verifiche vengono condotte sulla base di una lista di controllo dei criteri di ammissibilità?

Nota: tali criteri possono includere criteri di ammissibilità per i richiedenti di sovvenzioni (ad esempio, status giuridico e amministrativo, norme sulla cittadinanza e motivi di esclusione) nonché criteri di ammissibilità per le azioni che devono essere finanziate mediante sovvenzioni (ad esempio tipi di attività, settori o temi e zone geografiche coperte dalla sovvenzione).

Tali verifiche possono comportare un riesame dei documenti giustificativi richiesti?

Tali verifiche possono avere per esito il rigetto di una domanda, il che significa che una proposta non viene considerata per un’ulteriore valutazione?

DCAOE

3.5.4

Capacità finanziaria e operativa

Le proposte sono sottoposte a verifiche della capacità finanziaria ed operativa da parte del comitato di valutazione o di altro personale e, in quest’ultimo caso, i risultati del lavoro di detto personale devono essere riesaminati dal comitato?

Tali verifiche vengono condotte sulla base di una lista di controllo dei criteri?

Il sistema di concessione delle sovvenzioni prevede criteri chiari, obiettivi e non discriminatori per valutare se i richiedenti dispongono di una sufficiente capacità finanziaria e operativa?

Tali criteri sono specificati e notificati nell’invito a presentare proposte?

Nota: la «capacità finanziaria» fa riferimento alla disponibilità di fonti di finanziamento stabili e sufficienti per garantire i risultati operativi durante tutto il periodo dell’azione. Per «capacità operativa» si intende la disponibilità di competenze, abilità, qualifiche ed esperienza professionali per il completamento dell’azione proposta. Le valutazioni possono essere condotte sulla base dei documenti giustificativi allegati alla proposta, quali rendiconti finanziari e relazioni di audit, nonché prove di azioni completate dal richiedente.

Tali verifiche possono avere per esito il rigetto di una domanda, il che significa che una proposta non viene considerata per un’ulteriore valutazione?

DCAOE

3.5.5

Progettazione e contenuto dell’azione

Il sistema di concessione delle sovvenzioni prevede procedure, norme e criteri chiari per la valutazione delle proposte rispetto agli obiettivi fissati? Le questioni principali possono includere: progettazione dell’azione, priorità, tipo di attività, aspetti relativi alla qualità, impatto atteso, sostenibilità, efficienza ed efficacia, visibilità.

Si fa uso di una griglia di valutazione che definisce tutti i criteri di valutazione pertinenti? Le griglie di valutazione includono un punteggio per gli aspetti principali della valutazione?

DCAOE

3.5.6

Conclusioni del comitato di valutazione

Il comitato di valutazione elabora e firma una relazione di valutazione di tutte le proposte classificate in base ai punteggi attribuiti alle proposte? Le griglie di valutazione compilate sono allegate a tale relazione?

Tali relazioni forniscono conclusioni chiare in merito ai richiedenti selezionati e a quelli respinti?

DCAOE

3.6.	Concessione di sovvenzioni: l’entità applica norme e procedure adeguate per la concessione di sovvenzioni?

3.6.1

La decisione di concessione di una sovvenzione viene presa ad un livello adeguato (ad esempio, una proposta formulata dal comitato di valutazione e una decisione formale presa dall’alta dirigenza dell’entità)?

DCAOE

3.6.2

Le decisioni sulle sovvenzioni hanno una forma adeguata (sono disponibili modelli di decisione)?

Le decisioni sulle sovvenzioni specificano: l’ammontare complessivo del finanziamento; i particolari del beneficiario della sovvenzione; il titolo/la descrizione dell’azione/dell’attività; se del caso, i motivi dell’aggiudicazione, in particolare se questi non sono in linea con il parere del comitato di valutazione; i nominativi dei richiedenti respinti e i motivi del rigetto.

DCAOE

3.6.3

Vengono prese decisioni specifiche riguardo alle domande non selezionate?

DCAOE

3.7.	Notifica e pubblicazione post-aggiudicazione: l’entità applica norme e procedure adeguate per la notifica e la pubblicazione delle concessioni di sovvenzioni?

3.7.1

Notifica della concessione di sovvenzioni ai richiedenti

I richiedenti selezionati sono informati per iscritto in merito alla concessione della sovvenzione e ai dettagli pertinenti (ad esempio, almeno l’ammontare del finanziamento) subito dopo l’adozione della decisione di aggiudicazione?

I richiedenti non selezionati sono stati informati per iscritto in merito all’aggiudicazione subito dopo l’adozione della decisione di concessione e sono state fornite le ragioni per il rigetto della domanda?

DCAOE

3.8.	Contratti di sovvenzione: l’entità applica norme e procedure adeguate per la stipula di contratti di sovvenzione?

3.8.1

L’entità stipula contratti di sovvenzione con i richiedenti/beneficiari subito dopo l’adozione della decisione di concessione?

DCAOE

3.8.2

I contratti di sovvenzione comprendono condizioni e norme per il pagamento di sovvenzioni quali ad esempio documenti giustificativi, sospensioni/revoche/riduzioni di sovvenzioni in caso di esecuzione carente/parziale/tardiva? I beneficiari hanno l’opportunità di formulare osservazioni su tali aspetti?

DCAOE

3.8.3

L’entità dispone di procedure per verificare se i costi dichiarati dai beneficiari nelle loro richieste di pagamento (ad esempio una dichiarazione sotto forma di una relazione finanziaria) sono reali, esatti, adeguatamente registrati ed ammissibili conformemente alle condizioni del contratto di sovvenzione?

DCAOE

3.8.4

L’entità attua:

—	procedure per sospendere/revocare l’esecuzione di una sovvenzione o il pagamento di sovvenzioni oppure la partecipazione di un beneficiario qualora si siano verificate irregolarità o frodi o violazioni delle condizioni contrattuali?

—	norme e procedure adeguate per recuperare fondi versati indebitamente, se necessario avviando azioni legali e tramite cessione dei crediti nei confronti dei beneficiari delle sovvenzioni all’amministrazione aggiudicatrice o alla Commissione europea?

DCAOE

3.8.5

I contratti di sovvenzione definiscono le prescrizioni di controllo interno, contabilità (compresa la rendicontazione finanziaria) e audit esterno?

DCAOE

3.8.6

L’entità dispone di procedure che assicurino, in misura ragionevole, che i beneficiari delle sovvenzioni rispettino le prescrizioni (contrattuali) di controllo interno, contabilità e audit esterno?

PILASTRO 5 — APPALTI

DOMANDA CHIAVE (livello 1)

Osservazioni del revisore

L’entità applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite appalti e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

Orientamenti

I principi di un sistema per gli appalti devono essere enunciati in un quadro giuridico e normativo ben definito e trasparente che stabilisca chiaramente politiche, procedure, responsabilità e controlli adeguati. Uno dei principi fondamentali stabiliti da tale quadro giuridico è l’uso della trasparenza e della concorrenza come mezzo per ottenere prezzi equi e ragionevoli e l’offerta più vantaggiosa. Sebbene il sistema per gli appalti operi in riferimento al proprio quadro, esso beneficia dell’ambiente generale di controllo, inclusi l’accesso pubblico alle informazioni, i controlli interni gestiti dall’entità, il sistema contabile dell’entità e l’audit esterno.

Principi di cui all’articolo 154 del regolamento finanziario

La Commissione può accettare che le norme e procedure di appalto siano adeguate qualora siano soddisfatte le seguenti condizioni:

a)	tali norme e procedure soddisfano il principio di ampia concorrenza fra gli offerenti per ottenere l’offerta più vantaggiosa e le procedure negoziate sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente motivate;

b)	assicurano la trasparenza con adeguate misure di pubblicità ex ante, in particolare dei bandi di gara, e l’adeguata pubblicazione ex post dei contraenti;

c)	assicurano la parità di trattamento, la proporzionalità e la non discriminazione;

d)	prevengono i conflitti di interessi durante l’intera procedura di appalto;

e)	applicano procedure di revisione adeguate, norme per il recupero di fondi indebitamente versati e norme per l’esclusione dall’accesso ai finanziamenti (i motivi di esclusione devono essere valutati nel contesto del pilastro sull’esclusione).

La legislazione nazionale degli Stati membri o dei paesi terzi che recepisce la direttiva 2014/24/UE (che abroga la direttiva 2004/18/CE) dovrebbe essere considerata equivalente alle norme applicate dalle istituzioni in conformità al regolamento finanziario.

PILASTRO 5 — APPALTI

1.	QUADRO GIURIDICO E NORMATIVO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro per gli appalti?

1.1

Il quadro giuridico e normativo è organizzato gerarchicamente e la precedenza è chiaramente stabilita?

DCAOE

1.2

È liberamente e facilmente accessibile al pubblico attraverso mezzi appropriati?

DCAOE

1.3

Si applica a tutti gli appalti indetti?

DCAOE

1.4

Quali tipi di appalti (ad esempio lavori, servizi e forniture) sono disciplinati da tale quadro?

DCAOE

PILASTRO 5 — APPALTI

2.	PRINCIPI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): i seguenti principi sono integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri del sistema per gli appalti dell’entità: trasparenza, parità di trattamento, accesso pubblico alle informazioni sugli appalti, prevenzione di conflitti di interessi e ricorso a procedure di gara competitive e in base all’offerta economicamente più vantaggiosa?

Tali principi devono essere integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri del sistema per gli appalti dell’entità in conformità con il principio generale della proporzionalità. I principi non sono assoluti e potrebbe essere consentito un numero limitato di eccezioni purché queste ultime siano chiaramente dichiarate, ragionevoli e giustificate.

2.1

Trasparenza. Il sistema per gli appalti offre un grado adeguato di trasparenza nel contesto dell’intero ciclo degli appalti (ossia invito a presentare offerte, valutazione, aggiudicazione e risoluzione delle controversie) al fine di promuovere un trattamento giusto ed equo per gli offerenti, ossia i potenziali fornitori e contraenti?

2.2.1

Parità di trattamento. Il sistema per gli appalti stabilisce procedure che garantiscono che tutti gli offerenti idonei abbiano le stesse opportunità di competere e che assicurano la non discriminazione?

DCAOE

2.2.2

Parità di trattamento. Il sistema per gli appalti include disposizioni che consentono un accesso equo da parte di tutti i potenziali candidati? Ciò include, ad esempio: assenza di restrizioni a danno di determinati candidati, misure di pubblicazione e pubblicità che garantiscono la partecipazione più ampia possibile, disposizioni che garantiscono che il capitolato d’oneri non contenga barriere ingiustificate all’accesso da parte dei candidati [tecnicamente, amministrativamente (ad esempio criteri di selezione, esclusione e aggiudicazione) e in termini di tempistiche e scadenze].

DCAOE

2.2.3

Parità di trattamento Il sistema per gli appalti prevede di evitare inutili restrizioni in termini di dimensioni, composizione o natura degli offerenti?

DCAOE

2.2.4

Parità di trattamento. Contiene norme per mantenere bassi i costi di presentazione delle offerte (ad esempio: evitare modifiche non necessarie dei moduli di offerta, non richiedere informazioni che sono di scarsa utilità, consentire un tempo sufficiente per la preparazione delle offerte e l’utilizzo di sistemi elettronici di presentazione delle offerte, se possibile).

DCAOE

2.2.5

Parità di trattamento. Esistono misure per progettare le gare d’appalto in maniera da evitare la manipolazione delle gare? Ad esempio: misure destinate a mantenere riservata l’identità degli offerenti identificandoli mediante numeri, piuttosto che nomi, e per incoraggiare la partecipazione da parte di numerosi offerenti.

Orientamenti: la manipolazione delle gare si verifica quando gli offerenti si accordano per eliminare la concorrenza nel contesto del processo di appalto, negando in tal modo un prezzo equo al pubblico.

DCAOE

2.3

Pubblicazione di informazioni sugli appalti. Il sistema per gli appalti prevede l’accesso pubblico a tutte le informazioni pertinenti in materia di appalti, ad esempio programmazione di appalti, opportunità di presentazione delle offerte, aggiudicazione di contratti e informazioni sulla risoluzione dei reclami relativi agli appalti?

Orientamenti

La diffusione pubblica di informazioni attraverso mezzi adeguati (ad esempio siti web governativi o a livello di agenzia, riviste specializzate in appalti, quotidiani nazionali o regionali o spedizione su richiesta dagli organi preposti agli appalti) sui processi di appalto e i loro esiti costituisce un elemento fondamentale della trasparenza. Al fine di generare dati tempestivi e affidabili, un buon sistema informatico acquisisce dati sulle transazioni di appalto e deve essere sicuro.

DCAOE

2.4

Evitare i conflitti di interessi. Il sistema per gli appalti comprende procedure e norme destinate a prevenire i conflitti di interessi durante tutte le procedure di appalto?

2.5.1

Utilizzo di procedure di gara competitive e principio dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Il sistema per gli appalti prevede procedure di gara competitive che consentono di ottenere la qualità desiderata di servizi, forniture o lavori al miglior prezzo possibile?

DCAOE

2.5.2

Utilizzo di procedure di gara competitive e principio dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Il sistema per gli appalti definisce in maniera chiara le diverse procedure di appalto che possono essere utilizzate e le modalità per giustificare tale scelta? Elementi da considerare:

—	la natura dell’appalto: servizi (ad esempio assistenza tecnica e studi), forniture (ad esempio apparecchiature e materiali) e lavori (ad esempio infrastrutture e altre opere di ingegneria);

—	il tipo di procedura di appalto: procedura aperta e ristretta, ristretta, competitiva negoziata ecc.;

—	il valore dell’appalto e le soglie per i diversi contratti, ad esempio servizi, forniture e lavori.

2.5.3

Utilizzo di procedure di gara competitive e principio dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Quali dei seguenti tipi di procedure di appalto sono previsti dal sistema per gli appalti: tipo aperto (internazionale o locale), procedura ristretta, contratti quadro, sistema dinamico di acquisizione, dialogo competitivo, procedura negoziata (il ricorso alla procedura negoziata dovrebbe essere limitato a importi ragionevoli o essere debitamente giustificato) e procedura a trattativa privata ecc.?

DCAOE

2.5.4

Utilizzo di procedure di gara competitive e principio dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Tali procedure sono progettate in maniera tale da consentire una concorrenza leale e trasparente?

PILASTRO 5 — APPALTI

Orientamenti in merito ai tipi di procedure di appalto

Procedura aperta

Nei bandi di gara «aperti» (internazionali o locali), qualsiasi impresa e qualsiasi altro tipo di operatore economico possono presentare un’offerta. Il contratto ottiene la massima pubblicità mediante la pubblicazione di un avviso su quotidiani nazionali o internazionali e su qualsiasi altro mezzo di comunicazione adeguato. Qualsiasi persona fisica o giuridica che intenda presentare un’offerta può chiedere di ricevere il fascicolo di gara (che potrebbe essere a pagamento), conformemente alle procedure specificate nel bando di gara. Le offerte vengono quindi esaminate. Si procede quindi alla verifica dell’ammissibilità e della capacità finanziaria, economica, tecnica e professionale degli offerenti in maniera da giungere a una selezione. Le offerte vengono quindi confrontate e il contratto viene aggiudicato. Non è consentita alcuna negoziazione.

Procedura ristretta

Nei bandi di gara «ristretti», qualsiasi impresa e qualsiasi altro tipo di operatore economico possono chiedere di presentare un’offerta, tuttavia, soltanto coloro che soddisfano i criteri di selezione possono essere invitati a farlo. I criteri di selezione e i compiti da svolgere sono descritti nel bando di gara pubblicato. Un «lungo elenco» contenente tutti i candidati che rispondono al bando di gara viene ridotto ad una rosa di migliori qualificati, sulla base delle loro risposte. Il contratto ottiene la massima pubblicità mediante la pubblicazione di un avviso su quotidiani nazionali o internazionali e su qualsiasi altro mezzo di comunicazione adeguato. I fascicoli di gara vengono inviati ai candidati selezionati. In seguito all’analisi delle offerte, queste ultime vengono confrontate e si sceglie l’aggiudicatario. Non è consentita alcuna negoziazione.

Contratti quadro

Un contratto quadro è un accordo tra una o più amministrazioni aggiudicatrici e uno o più operatori economici, col quale sono stabilite le condizioni che disciplinano i contratti specifici che potranno essere aggiudicati durante un determinato periodo di tempo, in particolare la durata, l’oggetto, il prezzo, il valore massimo, le norme di esecuzione e le quantità previste. I contratti quadro stipulati con più operatori economici sono definiti contratti quadro «multipli». Assumono la forma di contratti separati ma sono tutti conclusi a identiche condizioni. Le specifiche devono indicare tanto il numero minimo quanto il numero massimo di operatori con i quali l’amministrazione aggiudicatrice intende stipulare contratti. La durata di tali contratti non può superare un determinato numero di anni (ad esempio 4), salvo in casi eccezionali giustificati in particolare dall’oggetto del contratto quadro. Le amministrazioni aggiudicatrici non possono ricorrere indebitamente a contratti quadro o utilizzarli in modo tale che abbiano per scopo o per effetto di impedire, limitare o falsare la concorrenza. I contratti specifici basati su contratti quadro sono aggiudicati alle condizioni del contratto quadro e devono rispettare i principi di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento, non discriminazione e concorrenza leale.

Sistema dinamico di acquisizione

Un sistema dinamico di acquisizione è un processo completamente elettronico per effettuare acquisti comuni per un periodo limitato. È aperto a qualsiasi impresa o altro operatore economico che soddisfi i criteri di selezione e abbia presentato un’offerta indicativa tecnicamente conforme. Non si applica alcuna soglia specifica. Per ogni singolo contratto, l’amministrazione aggiudicatrice pubblica un bando di gara e invita a presentare un’offerta tutti i contraenti ammessi a partecipare al sistema. Il contratto viene aggiudicato all’offerta economicamente più vantaggiosa (ossia l’unico criterio di aggiudicazione è il miglior rapporto qualità/prezzo).

Dialogo competitivo

Nel caso di appalti particolarmente complessi, qualora ritenga che né il ricorso diretto alla procedura aperta né le disposizioni che disciplinano la procedura ristretta risulteranno nel miglior rapporto qualità/prezzo, l’amministrazione aggiudicatrice può utilizzare il dialogo competitivo. Un contratto può essere considerato «particolarmente complesso» se l’amministrazione aggiudicatrice non è obiettivamente in grado di specificare i mezzi tecnici per soddisfare le sue esigenze o i suoi obiettivi né di specificare l’impostazione finanziaria e giuridica del progetto. Non si applica alcuna soglia specifica. Le amministrazioni aggiudicatrici devono pubblicare un bando di gara che definisca le loro esigenze e le loro prescrizioni, oppure allegare una definizione delle stesse. Devono avviare un dialogo con i candidati che soddisfano i criteri di selezione specificati nel bando di gara. Il dialogo può riguardare tutti gli aspetti dell’offerta. Tuttavia, viene condotto separatamente con ciascun candidato sulla base delle soluzioni e delle idee proposte dallo stesso. L’amministrazione aggiudicatrice deve garantire la parità di trattamento degli offerenti e mantenere riservate le offerte. Di conseguenza, non è consentito scegliere le migliori soluzioni da offerenti diversi. Il numero minimo di candidati invitati a presentare offerte è tre. Nel caso in cui i candidati che soddisfano i criteri di selezione siano meno di tre, l’amministrazione aggiudicatrice può continuare la procedura con l’unico candidato o i due candidati che soddisfano i criteri. L’amministrazione aggiudicatrice non può costituire il numero richiesto di candidati ricorrendo ad altri operatori economici che non hanno partecipato alla procedura o a candidati che non soddisfano i criteri di selezione. Durante il dialogo, le amministrazioni aggiudicatrici devono trattare tutti gli offerenti allo stesso modo e garantire che le soluzioni proposte o altre informazioni ricevute nel contesto del dialogo siano mantenute riservate, a meno che il candidato non acconsenta alla loro divulgazione. L’amministrazione aggiudicatrice deve preparare una relazione che giustifichi il modo in cui è stato condotto il dialogo.

Dopo aver informato i partecipanti della conclusione del dialogo, le amministrazioni aggiudicatrici devono invitare ciascuno di loro a presentare la sua offerta finale in base alle soluzioni presentate e specificate nella fase del dialogo. Tali offerte devono comprendere tutte le informazioni richieste e necessarie per l’esecuzione del progetto. Su richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice, tali offerte possono essere chiarite, specificate e perfezionate, a condizione che ciò non abbia l’effetto di modificare gli aspetti di base dell’offerta o dell’invito a presentare offerte, dato che variazioni potrebbero falsare la concorrenza o avere un effetto discriminatorio. Su richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice, l’offerente autore dell’offerta economicamente più vantaggiosa può essere invitato a chiarire aspetti dell’offerta o a confermare gli impegni contenuti nell’offerta a condizione che ciò non abbia l’effetto di modificare aspetti sostanziali dell’offerta o del bando di gara e non rischi di falsare la concorrenza o di causare discriminazioni.

Le amministrazioni aggiudicatrici possono specificare prezzi o pagamenti a favore dei partecipanti al dialogo. Il contratto viene aggiudicato all’offerta tecnicamente conforme che è economicamente più vantaggiosa (ossia l’unico criterio di aggiudicazione è il miglior rapporto qualità/prezzo). I modelli standard devono essere adattati in base alle esigenze.

Procedura negoziata/procedura a trattativa privata

Un contratto può essere aggiudicato direttamente (utilizzando la «procedura a trattativa privata» o la «procedura negoziata») in circostanze definite (ad esempio qualora il contratto da stipulare non superi un determinato valore o laddove circostanze eccezionali giustifichino un’aggiudicazione diretta). Nel caso di una procedura negoziata, è necessario nominare un comitato di valutazione per procedere alla negoziazione. In tutti i casi, l’amministrazione aggiudicatrice deve redigere una relazione che illustri le modalità di selezione del partecipante o dei partecipanti alle negoziazioni e il prezzo fissato, nonché i motivi della decisione di aggiudicazione. L’amministrazione aggiudicatrice dovrebbe garantire che i principi di base relativi alle procedure di appalto quali la verifica della conformità alle norme di ammissibilità (norme sulla cittadinanza), ai criteri di selezione e di esclusione sia debitamente applicata.

Nota: conformemente all’allegato I, sezione 2, punti 11-12, del regolamento finanziario, il ricorso alla procedura negoziata dovrebbe essere limitato a importi ragionevoli o essere debitamente giustificato.

PILASTRO 5 — APPALTI

3.	PROCEDURE RELATIVE AGLI APPALTI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità applica norme e procedure adeguate per gli appalti?

3.1.	Invito a presentare offerte. Esistono norme e procedure adeguate per l’invito a presentare offerte e per ciascun tipo di appalto (ad esempio procedure aperte, ristrette e negoziate)?

3.1.1

Il sistema per gli appalti garantisce un livello sufficiente di trasparenza in relazione all’opportunità di appalto?

—	Per le gare d’appalto aperte, le informazioni sugli appalti sono rese accessibili al pubblico, ivi compresi i relativi criteri di valutazione; e

—	per i metodi ristretti/selettivi e negoziati/limitati vengono pubblicate informazioni su come qualificarsi tramite un mezzo prontamente disponibile entro un periodo di tempo e secondo modalità tali da consentire ragionevolmente ai fornitori ammissibili di presentare la loro domanda?

3.1.2

Il sistema per gli appalti stabilisce norme per la pubblicazione di un bando di gara che includono:

—	informazioni sulla natura del prodotto o del servizio da approvvigionare, specifiche, quantità, tempistiche per la consegna, date e ore limite realistiche, dove ottenere la documentazione e dove presentare le offerte;

—	una descrizione chiara e completa dei criteri di selezione e di aggiudicazione che non è discriminatoria e che non può essere modificata successivamente;

—	dettagli sulla gestione del contratto e sul calendario e metodo di pagamento ed eventualmente le garanzie ove richiesto; e

—	informazioni particolareggiate sul punto di contatto per richieste di informazioni?

DCAOE

3.1.3

Il sistema per gli appalti fornisce norme per comunicare ai potenziali fornitori nello stesso periodo di tempo e allo stesso modo, in particolare:

—	incoraggiando lo scambio di informazioni su base formale (ad esempio punti di contatto per richieste di informazioni, sessioni informative, modulo online per partecipare come osservatori a riunioni di chiarimento, pubblicazione online di domande e risposte);

—	garantendo una pronta risposta alle domande di chiarimento, nonché la trasmissione di tali informazioni a tutte le parti interessate;

—	comunicando immediatamente eventuali modifiche, preferibilmente tramite il medesimo canale originariamente utilizzato; e

—	pubblicando informazioni, preferibilmente online, per consentire il monitoraggio esterno e la vigilanza da parte dell’opinione pubblica?

DCAOE

3.2.

Procedure di selezione e valutazione e aggiudicazione di appalti

L’entità applica norme e procedure adeguate per la valutazione e l’aggiudicazione?

Esistono norme che assicurano che il processo di valutazione sia effettuato in maniera corretta e riservata e non sia viziato?

L’entità applica criteri appropriati per la valutazione?

Esistono criteri chiari per la selezione dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ad esempio prezzo più basso, rapporto qualità/prezzo o altro?

3.2.1.

Sicurezza e riservatezza delle informazioni

3.2.1.1

Il sistema per gli appalti comprende norme che garantiscono la sicurezza e la riservatezza delle informazioni presentate, in particolare:

—	è assicurata l’attuazione di misure per la sicurezza e l’archiviazione dei documenti di gara (ad esempio, tenuta di un registro dei documenti, numerazione di tutti i documenti o definizione di una zona di archiviazione centrale per tutti i documenti), nonché è limitato l’accesso ai documenti; e

—

sono tenute presenti le questioni di sicurezza elettronica e sono disposti processi documentati per l’archiviazione e la comunicazione elettronica (ad esempio, le offerte inviate per via elettronica sono protette contro l’accesso prima della scadenza del termine di presentazione e il sistema è dotato della funzionalità di rifiutare automaticamente le offerte tardive)?

DCAOE

3.2.2.

Procedure per l’apertura delle offerte

3.2.2.1

Il sistema per gli appalti definisce una procedura chiara per l’apertura delle offerte, in particolare:

—	è previsto che un gruppo di persone (o un comitato di valutazione) apra, autentichi e duplichi le offerte sigillate il prima possibile dopo l’orario designato, facendo seguire immediatamente l’apertura pubblica, se possibile;

—	sono specificati i criteri per la nomina dei membri di tale gruppo di persone;

—	l’apertura delle offerte viene effettuata preferibilmente nel contesto di un incontro pubblico durante il quale informazioni di base sulle offerte vengono divulgate e registrate in verbali ufficiali;

—	sono specificate circostanze determinanti in base alle quali le offerte verrebbero invalidate (ad esempio le offerte ricevute dopo il termine vengono invalidate a meno che ciò non sia dovuto a un errore dell’agenzia appaltante) e i criteri di ammissibilità degli offerenti;

—	è garantito che qualsiasi chiarimento delle offerte presentate non comporti modifiche sostanziali dopo la scadenza del termine per la presentazione; e

—	è assicurata la produzione di una relazione chiara e formale su tutte le offerte ricevute (compresa la data e l’ora di arrivo delle stesse, nonché le osservazioni pervenute dagli offerenti) prima che siano trasmesse ai funzionari responsabili della loro valutazione?

DCAOE

3.2.3.

Criteri di selezione e preselezione

3.2.3.1

Il sistema per gli appalti fornisce criteri chiari, obiettivi e non discriminatori per:

—	valutare che gli offerenti dispongano di sufficienti capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali; e

—	selezionare e creare una rosa ristretta dei candidati e degli offerenti che soddisfano tali criteri?

DCAOE

3.2.3.2

Tali criteri di selezione sono specificati e notificati nei bandi di gara?

DCAOE

3.2.3.3

Il sistema per gli appalti prevede criteri chiari e obiettivi per valutare la capacità economica e finanziaria degli offerenti?

Esempi di criteri: dati di bilancio relativi agli ultimi 3 anni, dati relativi a fatturato/entrate/risultato d’esercizio per gli ultimi 3 anni, personale impiegato negli ultimi 3 anni.

DCAOE

3.2.3.4

Il sistema per gli appalti prevede criteri chiari e obiettivi per valutare la capacità tecnica e professionale degli offerenti?

Esempi di criteri: servizi forniti, forniture consegnate e lavori svolti negli ultimi 3 anni, campioni, descrizioni, foto, specifiche di prodotti e/o apparecchiature consegnate.

DCAOE

3.2.4.

Criteri di valutazione e aggiudicazione

3.2.4.1

Il sistema per gli appalti fornisce criteri chiari, obiettivi e non discriminatori per una valutazione dettagliata degli aspetti tecnici e finanziari delle offerte?

DCAOE

3.2.4.2

Esistono criteri e norme chiari e obiettivi per la determinazione dei risultati della valutazione (ad esempio menzione di criteri fondamentali per ciascun candidato od offerente)?

DCAOE

3.2.4.3

I contratti vengono aggiudicati sulla base di criteri di aggiudicazione chiari e notificati? Gli appalti vengono aggiudicati all’offerta che propone il prezzo più basso o secondo la procedura del miglior rapporto qualità-prezzo (ossia l’offerta economicamente più vantaggiosa)?

DCAOE

3.2.5.

Funzionari/comitato di valutazione

3.2.5.1

Le valutazioni sono condotte facendo ricorso a più di un funzionario valutatore o preferibilmente a un comitato?

DCAOE

3.2.5.2

I criteri per la nomina del comitato di valutazione sono specificati? A seconda del valore dell’appalto e del livello di rischio, il comitato potrebbe includere non soltanto funzionari di dipartimenti diversi, ma eventualmente anche esperti esterni.

DCAOE

3.2.5.3

Il ruolo, la funzione, la composizione e le norme operative dei comitati di valutazione sono descritti? Le responsabilità del presidente senza diritto di voto e dei membri votanti del comitato sono chiaramente descritte? Esiste un segretario del comitato responsabile dello svolgimento di tutti i compiti amministrativi collegati alla procedura di valutazione?

DCAOE

3.2.5.4

Esistono procedure adeguate per la tenuta dei documenti relativi a offerte e proposte (riservati!) e per l’accesso agli stessi?

DCAOE

3.2.5.5

I funzionari incaricati della valutazione non si trovano in una situazione di conflitto di interessi (ad esempio per obblighi di divulgazione) e sono vincolati da prescrizioni di riservatezza? Qualora sia presente un comitato di valutazione, nella selezione dei suoi membri occorre tenere conto di considerazioni professionali e in materia di integrità, nonché coinvolgere un membro esterno al gruppo incaricato della gestione dell’appalto, ove possibile.

DCAOE

3.2.5.6

Tutti gli aspetti pertinenti della valutazione sono inclusi in una relazione scritta firmata dai funzionari/dal comitato di valutazione?

DCAOE

PILASTRO 5 — APPALTI

Orientamenti relativi ai comitati di valutazione

Nomina e composizione

Le offerte dovrebbero essere aperte e valutate dai funzionari preposti alla valutazione o da un comitato di valutazione nominati formalmente dall’amministrazione aggiudicatrice, comprendenti un presidente senza diritto di voto, un segretario senza diritto di voto e un numero dispari di membri votanti. Ai valutatori devono essere fornite informazioni dettagliate sul calendario previsto e sul carico di lavoro richiesto per un valutatore. I valutatori devono essere disponibili durante il periodo di valutazione programmato. Si dovrebbero nominare valutatori sostitutivi per ciascuna procedura in maniera da prevenire ritardi nei casi di indisponibilità. I membri votanti devono disporre di una conoscenza ragionevole della lingua in cui sono presentate le offerte. I membri votanti devono disporre della capacità tecnica e amministrativa per esprimere un parere informato sulle offerte. L’identità dei valutatori dovrebbe essere mantenuta riservata.

Imparzialità e riservatezza

I membri del comitato di valutazione devono firmare una dichiarazione di imparzialità e riservatezza. Qualsiasi membro che abbia o possa avere un conflitto di interessi effettivo o potenziale in relazione a qualsiasi offerente o richiedente deve dichiararlo e ritirarsi immediatamente dal comitato di valutazione.

Durante la procedura di appalto, tutti i contatti tra l’amministrazione aggiudicatrice e i candidati, i richiedenti o gli offerenti devono avvenire in condizioni tali da garantire la trasparenza e la parità di trattamento. Prima dell’approvazione della relazione di valutazione da parte dell’amministrazione aggiudicatrice non può essere divulgata alcuna informazione in merito all’esame, al chiarimento o alla valutazione delle offerte o delle proposte oppure delle decisioni in merito all’aggiudicazione di un contratto. Qualsiasi tentativo da parte di un offerente, un candidato o un richiedente di influenzare il processo in qualsiasi modo (prendendo contatto con i membri del comitato di valutazione o altrimenti) può comportare l’esclusione immediata della sua offerta o proposta dall’essere ulteriormente considerata.

Fatta eccezione per la sessione di apertura delle offerte, i lavori del comitato di valutazione sono riservati. Al fine di mantenere la riservatezza del procedimento, la partecipazione alle riunioni del comitato di valutazione è strettamente limitata ai membri del comitato nominato.

Fatta eccezione per le copie fornite ai valutatori, le offerte o le proposte non devono lasciare la stanza/l’edificio nel quale si svolgono le riunioni del comitato prima della conclusione dei lavori del comitato di valutazione. Tali documenti devono essere conservati in un luogo sicuro quando non sono in uso.

Responsabilità dei membri del comitato di valutazione

Il presidente è responsabile del coordinamento del processo di valutazione e della sua imparzialità e trasparenza. Ai membri votanti del comitato di valutazione spetta la responsabilità collettiva delle decisioni prese dal comitato.

Il segretario del comitato è responsabile dello svolgimento di tutti i compiti amministrativi collegati alla procedura di valutazione. Tali compiti includono, tra l’altro, la stesura di verbali delle riunioni del comitato di valutazione, la tenuta di registrazioni e documenti pertinenti e la stesura di relazioni di valutazione. Qualsiasi richiesta di chiarimento che imponga di comunicare con gli offerenti o i richiedenti durante il processo di valutazione deve essere trattata per iscritto.

Calendario

Il comitato di valutazione deve essere costituito abbastanza presto da garantire che i membri siano disponibili per preparare e condurre il processo di valutazione. Le offerte devono essere valutate in tempo utile per consentire il completamento della procedura entro il periodo di validità delle offerte. È molto importante che tutti gli offerenti, in caso di esito positivo o negativo, ricevano informazioni in merito senza indugio.

Una volta completata la valutazione, l’amministrazione aggiudicatrice dovrebbe prontamente prendere la decisione di aggiudicazione approvando le relazioni di valutazione.

Periodo di validità

Gli offerenti sono vincolati dalle loro offerte per il periodo indicato nella lettera di invito a presentare offerte e/o nel fascicolo di gara. Tale periodo deve essere sufficiente per consentire all’amministrazione aggiudicatrice di esaminare le offerte, approvare la proposta di aggiudicazione dell’appalto, notificare l’esito agli offerenti aggiudicatari e non aggiudicatari e stipulare il contratto. Il periodo di validità delle offerte dovrebbe essere stabilito pari a un numero adeguato di giorni di calendario (ad esempio 90 giorni) dopo la scadenza per la presentazione delle offerte.

PILASTRO 5 — APPALTI

3.	PROCEDURE RELATIVE AGLI APPALTI (continua) — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

3.2.6.

Aggiudicazione dei contratti

3.2.6.1

Il sistema per gli appalti prevede norme per informare gli offerenti e il pubblico in generale in merito agli esiti della procedura di gara:

—	l’esito relativo alle loro offerte è notificato agli offerenti selezionati e a quelli esclusi, corredato di informazioni in merito alla tempistica e alle modalità di pubblicazione delle informazioni sull’aggiudicazione dell’appalto;

—	è esaminata la possibilità di pubblicare i motivi dell’aggiudicazione, compreso il peso attribuito a elementi qualitativi delle offerte. Non vanno divulgate informazioni commercialmente sensibili sull’offerta vincente o su altre offerte che potrebbero favorire la collusione in appalti futuri; e

—	viene rispettato il termine sospensivo obbligatorio, ove esistente, prima dell’inizio del contratto?

DCAOE

3.2.6.2

Il sistema per gli appalti prevede norme che consentono di relazionare ai fornitori su richiesta:

—	senza divulgare informazioni riservate (ad esempio segreti commerciali o fissazione di prezzi);

—	senza evidenziare i punti di forza e le carenze dell’offerente escluso;

—	per le relazioni successive alla procedura fornite per iscritto, a condizione che la relazione scritta sia approvata preventivamente da un funzionario responsabile dell’appalto di alto livello; e

—	mediante organizzazione di sessioni informative verbali successive alla procedura, a condizione che le discussioni siano condotte in maniera strutturata affinché non rivelino informazioni riservate e siano opportunamente registrate?

DCAOE

3.3.

Sistema per la gestione dei reclami

Il sistema per gli appalti prevede un processo amministrativo di riesame degli appalti indipendente, trasparente, non discriminatorio, efficiente ed efficace per la gestione di reclami sugli appalti da parte di partecipanti non soltanto prima ma anche dopo l’aggiudicazione e prima della firma del contratto?

Una rapida risoluzione dei reclami è necessaria per consentire, se del caso, di revocare aggiudicazioni di contratti e limitare i ricorsi legati alla perdita di profitto e ai costi associati alla preparazione delle offerte o delle proposte dopo la firma del contratto. Un buon processo comprende altresì la possibilità di deferire la risoluzione dei reclami a un’autorità superiore indipendente per gli appelli.

3.3.1

Il sistema per gli appalti fornisce informazioni su come presentare un reclamo relativo alla procedura di appalto? I reclami vengono esaminati da una funzione o da un organo:

—	comprendente professionisti esperti, aventi familiarità con il quadro giuridico per gli appalti pubblici, nonché membri del settore privato, della società civile e del governo;

—	non coinvolto in alcuna veste nelle transazioni di appalto o nel processo che porta a decisioni di aggiudicazione di contratti;

—	che non addebita spese tali da impedire l’accesso alle parti interessate;

—	che applica processi per la presentazione e la risoluzione di reclami che sono chiaramente definiti e accessibili al pubblico;

—	che esercita l’autorità di sospendere la procedura di appalto;

—	che emette decisioni entro i termini specificati nelle norme/nei regolamenti; e

—	che emette decisioni vincolanti per tutte le parti (senza precludere il successivo accesso a un’autorità superiore esterna)?

DCAOE

PILASTRO 6 — STRUMENTI FINANZIARI (8)

DOMANDA CHIAVE (livello 1)

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

L’entità applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE/alle garanzie di bilancio tramite strumenti finanziari e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

Orientamenti

Uno strumento finanziario può assumere la forma di investimenti azionari o quasi azionari, prestiti o garanzie, o altri strumenti di condivisione del rischio e può essere combinato con altre forme di sostegno finanziario.

Regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell’Unione europea.

La Commissione può attuare strumenti finanziari nel contesto della gestione indiretta affidando compiti a entità e a loro intermediari finanziari. Il titolo X del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell’Unione europea stabilisce i principi e le condizioni per l’attuazione degli strumenti finanziari, come segue:

—	strumenti finanziari in regime di gestione diretta e indiretta (articolo 208 del regolamento finanziario);

—	selezione delle entità investite dell’attuazione degli strumenti finanziari in regime di gestione indiretta (articolo 208, paragrafo 4, del regolamento finanziario);

—	principi e condizioni applicabili agli strumenti finanziari e alle garanzie di bilancio (articolo 209 del regolamento finanziario);

—	contenuto dell’accordo di contributo stipulato con le entità investite dell’attuazione degli strumenti finanziari in regime di gestione indiretta (articolo 155, paragrafo 6 e articolo 208 del regolamento finanziario);

—	monitoraggio degli strumenti finanziari (articoli 155 e 209 del regolamento finanziario); e

—	norme e attuazione (articolo 215 del regolamento finanziario).

Principi contabili internazionali per le entità del settore privato

Secondo i principi contabili internazionali IAS (International Accounting Standard) 32 e 39, uno strumento finanziario è definito come un «qualsiasi contratto che dia origine a un’attività finanziaria per un’entità e a una passività finanziaria o a uno strumento rappresentativo di capitale per un’altra entità».

Lo IAS 32 (Strumenti finanziari) descrive i requisiti contabili per la presentazione di strumenti finanziari, in particolare per quanto attiene la classificazione di tali strumenti in attività finanziarie, passività finanziarie e strumenti rappresentativi di capitale. Il principio fornisce altresì orientamenti sulla classificazione di interessi, dividendi e utili/perdite corrispondenti e sui casi in cui le attività e le passività finanziarie possono essere compensate. Lo IAS 39 è stato riemesso nel dicembre 2003, si applica agli esercizi finanziari annuali iniziati il 1o gennaio 2005 o successivamente, ed è stato sostituito dall’IFRS 9 Strumenti finanziari per gli esercizi aventi inizio a decorrere dal 1o gennaio 2015 incluso. L’IFRS 9 Strumenti finanziari stabilisce i requisiti di rilevazione e valutazione per gli strumenti finanziari e per taluni contratti per l’acquisto o la vendita di elementi non finanziari. L’International Accounting Standards Board (IASB) sta aggiungendo elementi a questo principio, mano a mano che completa le varie fasi del suo progetto generale sugli strumenti finanziari, che finirà quindi probabilmente per sostituire completamente lo IAS 39 Strumenti finanziari: rilevazione e valutazione.

Principi contabili internazionali per le entità del settore pubblico

Alle entità del settore pubblico si applicano i principi contabili internazionali per il settore pubblico (IPSAS, International Public Sector Accounting Standards) 28-30. Le definizioni di strumento finanziario e di attività finanziarie, passività finanziarie e strumenti rappresentativi di capitale sono sostanzialmente le medesime previste dallo IAS 32. L’IFRS 9 non ha equivalenti nel contesto degli IPSAS e pertanto non si applica negli IPSAS. Gli strumenti finanziari possono essere classificati sulla base del loro metodo di valutazione:

—	strumenti finanziari valutati al valore corrente (solitamente a prezzo di mercato): strumenti monetari, titoli, derivati, obbligazioni, strumenti rappresentativi di capitale negoziati su mercati attivi;

—	strumenti finanziari valutati al costo ammortizzato: mutui, crediti, prestiti, strumenti rappresentativi di capitale senza mercato attivo.

PILASTRO 6 — STRUMENTI FINANZIARI

1.	QUADRO GIURIDICO E NORMATIVO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro per l’uso e l’attuazione di strumenti finanziari?

I principi di utilizzo degli strumenti finanziari devono essere enunciati in un quadro giuridico e normativo ben definito e trasparente che stabilisca chiaramente politiche, procedure, responsabilità e controlli adeguati. Sebbene operino all’interno del proprio quadro, gli strumenti finanziari beneficiano dell’ambiente generale di controllo, di controlli interni gestiti dall’entità, del sistema contabile dell’entità e dell’audit esterno.

1.1

L’entità dispone di un quadro giuridico e normativo per gli strumenti finanziari che contenga:

—

descrizioni degli strumenti finanziari, comprese le strategie o le politiche di investimento, il tipo di sostegno fornito, i criteri di ammissibilità per gli intermediari finanziari e i destinatari finali, nonché ulteriori requisiti operativi che recepiscono gli obiettivi politici degli strumenti finanziari;

—

sistemi, norme e procedure per conseguire e misurare una forbice di valori obiettivo per l’effetto leva e gli effetti moltiplicatori (il contributo dell’UE a uno strumento finanziario dovrebbe mirare a mobilitare un investimento globale che superi l’entità del contributo dell’UE secondo gli indicatori definiti preventivamente);

—

disposizioni per la gestione dei contributi di terzi, compresi la possibilità di aprire conti fiduciari per terzi, i rischi di controparte, le operazioni di tesoreria accettabili, le responsabilità delle parti interessate, le azioni correttive in caso di saldi eccessivi sui conti fiduciari, la tenuta di registri e la rendicontazione (9), equivalenti a quanto prescritto dalle norme dell’UE;

—	norme per la contabilità, la rendicontazione finanziaria (rendicontazione finanziaria separata per ciascuno strumento finanziario) e l’audit esterno;

—	sistemi, norme e procedure per disciplinare la durata, la possibilità di proroga e cessazione dello strumento finanziario, comprese le condizioni per la risoluzione anticipata e, se del caso, strategie di uscita nonché in materia di rimborsi pagati/da restituire a terzi o ai conti fiduciari;

—	sistemi, norme e procedure per il monitoraggio dell’attuazione del sostegno agli intermediari finanziari e ai destinatari finali compresa la rendicontazione da parte degli intermediari finanziari?

DCAOE

1.2

Quali tipi di strumenti finanziari utilizza o intende utilizzare l’entità? Ottenere una descrizione dettagliata in merito a:

—

tipi di strumenti finanziari utilizzati, comprese spiegazioni di termini (tecnici) e abbreviazioni. Gli strumenti finanziari possono comprendere prestiti con tassi d’interesse commerciali (a prezzi di mercato), prestiti con tassi di interesse e condizioni di rimborso agevolati, prestiti con condizioni di rimborso dipendenti dalla performance, microprestiti, sovvenzioni non rimborsabili, garanzie, quadri per la cooperazione con terzi, quali fondi d’investimento e meccanismi di finanziamento misto ecc.;

—

rischi associati a ciascuno strumento finanziario, come vengono gestiti tali rischi e quali misure correttive sono previste. I rischi tipici possono includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i rischi di cambio (prestiti emessi e rimborsabili in valute locali e finanziati attraverso valute convertibili a livello internazionale) e rischi di credito (affidabilità creditizia dei debitori).

DCAOE

1.3

Come vengono erogati gli strumenti finanziari ai beneficiari (mutuatari)? Come sono garantiti e con quale tipo di passività e/o garanzie?

Si prega di rispondere a quanto segue facendo riferimento a:

—	sostegno tramite intermediari finanziari (finanziamento con intermediari);

—	sostegno diretto ai destinatari finali (finanziamento senza intermediari).

DCAOE

1.4

L’entità dispone di linee guida o norme operative e manuali per gli strumenti finanziari utilizzati?

DCAOE

1.5

L’entità fa uso di modelli standard per l’erogazione di strumenti finanziari, come contratti modello?

Si prega di rispondere a quanto segue facendo riferimento a:

—	intermediari finanziari;

—	destinatari finali (in caso di finanziamento senza intermediari).

DCAOE

1.6

Tali contratti stabiliscono chiaramente termini e condizioni pertinenti?

DCAOE

PILASTRO 6 — STRUMENTI FINANZIARI

2.	PRINCIPI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): i seguenti principi e le seguenti condizioni sono integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri degli strumenti finanziari dell’entità?

Principi di base (articolo 209, paragrafo 1, del regolamento finanziario).

Gli strumenti finanziari devono essere utilizzati in conformità dei principi di sana gestione finanziaria, trasparenza, proporzionalità, non discriminazione, parità di trattamento e sussidiarietà, nonché in conformità dei loro obiettivi e, se del caso, della durata stabilita nell’atto di base per gli strumenti finanziari.

Selezione di intermediari finanziari (articolo 208 del regolamento finanziario)

Gli intermediari finanziari sono selezionati mediante procedure aperte, trasparenti, proporzionate e non discriminatorie, evitando conflitti d’interessi. Gli intermediari finanziari o i destinatari finali di strumenti finanziari sono selezionati tenendo conto della natura dello strumento finanziario che deve essere attuato, dell’esperienza e della capacità finanziaria e operativa delle entità interessate e/o della sostenibilità economica dei progetti dei destinatari finali. La scelta è trasparente, giustificata da ragioni oggettive e non dà luogo a conflitti d’interessi.

Condizioni applicabili agli strumenti finanziari e alle garanzie di bilancio (articolo 209 del regolamento finanziario)

Gli strumenti finanziari/le garanzie di bilancio devono soddisfare le seguenti condizioni di base: ovviare alle carenze del mercato oppure a situazioni di investimento non ottimali; conseguire addizionalità, non falsare la concorrenza nel mercato interno ed essere coerenti con le norme in materia di aiuti di Stato; conseguire un effetto leva e l’allineamento degli interessi; nonché fornire una remunerazione coerente con la condivisione del rischio.

Orientamenti

I principi di cui sopra devono essere integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri degli strumenti finanziari dell’entità in conformità con il principio generale della proporzionalità. I principi non sono assoluti ed è possibile consentire un numero limitato di eccezioni purché queste ultime siano chiaramente dichiarate, ragionevoli e giustificate.

2.1.1

Principi di base. I seguenti principi di base sono integrati nelle procedure, nelle norme e nei criteri per l’uso e l’attuazione degli strumenti finanziari/delle garanzie di bilancio dell’entità?

—	sana gestione finanziaria;

—	trasparenza;

—	proporzionalità;

—	non discriminazione; e

—	parità di trattamento?

DCAOE

2.2.1

Selezione di intermediari finanziari. Qual è la procedura dell’entità per la selezione di intermediari finanziari (10)?

DCAOE

2.2.2

Selezione di intermediari finanziari. Gli intermediari finanziari sono selezionati mediante procedure aperte, trasparenti, proporzionate e non discriminatorie, evitando conflitti d’interessi?

2.2.3

Selezione di intermediari finanziari. Gli intermediari finanziari o i destinatari finali di strumenti finanziari sono selezionati tenendo conto della natura dello strumento finanziario che deve essere attuato, dell’esperienza e della capacità operativa e finanziaria delle entità interessate e/o della sostenibilità economica dei progetti dei destinatari finali?

La selezione è trasparente, giustificata da ragioni oggettive e non dà luogo a conflitti d’interessi?

2.3.1

Condizioni per gli strumenti finanziari. I sistemi, le norme e le procedure dell’entità le consentono di attuare strumenti finanziari in grado di ovviare a carenze del mercato o a situazioni di investimento non ottimali, ritenute economicamente sostenibili secondo i principi riconosciuti a livello internazionale ma che non danno luogo a finanziamenti sufficienti da fonti di mercato?

DCAOE

2.3.2

Condizioni per gli strumenti finanziari. I sistemi, le norme e le procedure dell’entità le consentono di attuare strumenti finanziari conformi al principio di addizionalità (gli strumenti finanziari non dovrebbero mirare a sostituire quelli di uno Stato membro, finanziamenti privati o un altro intervento finanziario dell’UE)?

DCAOE

2.3.3

Condizioni per gli strumenti finanziari. I sistemi, le norme e le procedure all’interno dell’entità le consentono di rispettare la condizione di allineamento degli interessi tramite disposizioni quali requisiti di investimento congiunto, obblighi di condivisione dei rischi o incentivi finanziari, prevenendo nel contempo un conflitto d’interessi con altre attività dell’entità incaricata?

DCAOE

2.3.4

Condizioni per gli strumenti finanziari. I sistemi, le norme e le procedure dell’entità le consentono di conseguire e misurare una leva finanziaria e un effetto moltiplicatore, compresa, se del caso, la massimizzazione degli investimenti privati?

DCAOE

PILASTRO 6 — STRUMENTI FINANZIARI

3.	PROCEDURE RELATIVE AGLI STRUMENTI FINANZIARI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità applica in maniera efficace norme e procedure per l’uso e l’attuazione dei suoi strumenti finanziari?

3.1.	Monitoraggio. L’entità applica in maniera efficace norme e procedure adeguate per il monitoraggio di strumenti finanziari?

3.1.1

L’entità dispone di procedure per monitorare l’utilizzo degli strumenti finanziari che si fondano sulla rendicontazione e sui conti forniti da intermediari finanziari, nonché sugli audit disponibili e sui controlli condotti dall’intermediario finanziario?

DCAOE

3.1.2

In assenza di intermediari finanziari, l’entità dispone di procedure per monitorare direttamente l’utilizzo di strumenti finanziari sulla base della rendicontazione e dei conti forniti dai destinatari finali?

DCAOE

Orientamenti: monitoraggio degli strumenti finanziari

Per garantire il monitoraggio armonizzato degli strumenti finanziari di cui all’articolo 215, paragrafo 3, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile deve mettere in atto un sistema di monitoraggio che contribuisca a fornire una ragionevole garanzia del fatto che i fondi dell’UE sono utilizzati conformemente all’articolo 36, paragrafo 2, del regolamento finanziario.

Il sistema di monitoraggio dovrebbe essere utilizzato per: i) valutare i progressi dell’attuazione degli strumenti finanziari nel conseguimento degli obiettivi politici riflessi nei pertinenti indicatori di realizzazioni e di risultati stabiliti dalla valutazione ex ante; ii) analizzare in che misura l’attuazione è conforme alle prescrizioni di cui all’articolo 209, paragrafo 2, del regolamento finanziario; e iii) fornire la base per le relazioni della Commissione richieste a norma dell’articolo 41, paragrafo 4 e dell’articolo 140, paragrafo 8, del regolamento finanziario.

3.2.	Prestiti. L’entità applica norme e procedure adeguate per la sottoscrizione di prestiti?

3.2.1

Quali sono i sistemi e le procedure di rilevazione e rendicontazione per i prestiti?

DCAOE

3.2.2

Tali sistemi e procedure sono adeguati?

3.2.3

I contratti di prestito vengono approvati facendo riferimento a criteri adeguati e trasparenti?

3.2.4

Il conto relativo al contratto (contabilità generale) viene riconciliato regolarmente (almeno ogni mese) rispetto al sistema di registrazione del contratto?

DCAOE

3.3.	Garanzie. L’entità applica norme e procedure adeguate per l’emissione di garanzie?

3.3.1

Quali sono i sistemi e le procedure di rilevazione e rendicontazione per le garanzie?

DCAOE

3.3.2

Tali sistemi e procedure sono adeguati?

3.3.3

Le garanzie vengono approvate facendo riferimento a criteri adeguati e trasparenti?

3.3.4

Il conto relativo al contratto (contabilità generale) viene riconciliato regolarmente (almeno ogni mese) rispetto al sistema di registrazione del contratto?

DCAOE

3.3.5

Per quanto concerne le garanzie di bilancio, l’entità è in grado di presentare relazioni adeguate sulla loro attuazione nonché, qualora il contributo vada a rimborsare spese, sui conti relativi alle spese sostenute, oltre a una dichiarazione di gestione attestante che: i) le informazioni sono presentate correttamente e sono complete ed esatte; ii) il contributo è stato utilizzato per le finalità previste; iii) i sistemi di controllo predisposti offrono le necessarie garanzie quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti; e iv) un riepilogo delle relazioni finali di audit e dei controlli effettuati, comprese un’analisi della natura e della portata degli errori e delle carenze individuati nei sistemi e le azioni correttive avviate o programmate?

3.4.	Abbuoni dei tassi d’interesse/sussidi. L’entità dispone di un sistema di rilevazione e rendicontazione per erogare abbuoni dei tassi d’interesse/sussidi?

3.4.1

Quali sono i sistemi e le procedure di rilevazione e rendicontazione per gli abbuoni dei tassi d’interesse?

DCAOE

3.4.2

Tali sistemi e procedure sono adeguati?

3.4.3

Gli abbuoni dei tassi d’interesse vengono approvati facendo riferimento a criteri adeguati e trasparenti?

3.5.	Partecipazioni. L’entità applica norme e procedure adeguate per l’acquisizione di partecipazioni?

3.5.1

L’entità dispone di una strategia per l’acquisizione di partecipazioni o di linee guida per gli investimenti azionari e un processo di dovuta diligenza, approvati dal consiglio di amministrazione o da altro organo di governo adeguato?

DCAOE

3.5.2

L’entità effettua sistematicamente una valutazione delle sue acquisizioni di partecipazioni, al momento dell’approvazione e periodicamente nel corso della durata dell’investimento? Descrivere le informazioni e il metodo o i metodi utilizzati per la valutazione.

3.5.3

L’entità dispone di un processo consolidato per gestire le uscite dei suoi investimenti azionari? La strategia in materia di acquisizione di partecipazioni stabilisce i requisiti per un piano di uscita tempestivo?

3.5.4

L’entità gestisce attivamente il proprio portafoglio azionario? L’entità dispone di amministratori delegati nelle sue società partecipate (per gli investimenti azionari diretti) o di mezzi simili per monitorare da vicino le prestazioni delle sue società partecipate? In caso di investimenti in fondi, l’entità dispone di membri nominati negli organi che rappresentano gli investitori in seno a tali fondi?

DCAOE

PILASTRO 6 – STRUMENTI FINANZIARI - DOMANDE AGGIUNTIVE RELATIVE ALLE GARANZIE DI BILANCIO (facoltative) (11)

6.a	GARANZIE DI BILANCIO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di un sistema di gestione del rischio di credito e utilizza un sistema di rating del rischio interno (IRRS) adeguati alla natura, alle dimensioni e alla complessità delle sue attività?

Orientamenti

La maggior parte delle entità che attuano garanzie di bilancio sono enti creditizi o imprese di investimento soggetti a regolamentazione e vigilanza, nonché a norme sul rischio di credito, sul rating del rischio e sulle procedure e sui sistemi informatici per gestirli.

La presente sottosezione mira a valutare l’affidabilità della funzione di gestione del rischio dell’entità, compresi la sua governance e il sistema di rating del rischio di credito interno, che è essenziale per una futura valutazione degli accordi di condivisione del rischio tra l’UE e l’entità, nonché per la remunerazione dell’Unione derivante dal rischio assunto da quest’ultima [articolo 209, paragrafo 2, lettera f), del regolamento finanziario].

L’esposizione dell’Unione verso controparti per garanzie di bilancio comprende una passività potenziale che rappresenta la responsabilità finanziaria dell’Unione non interamente coperta da accantonamenti (articolo 211 del regolamento finanziario). Al fine di valutare il rischio che le controparti richiedano pagamenti dell’Unione in ragione dell’attivazione delle garanzie superiori alla copertura disponibile, la Commissione deve monitorare almeno una volta l’anno l’esposizione dell’Unione derivante da ciascuna garanzia di bilancio. A tal fine le controparti sono invitate a fornire ogni anno alla Commissione informazioni sulle obbligazioni finanziarie in sospeso derivanti per l’UE dalle garanzie di bilancio, nonché una valutazione dei rischi, informazioni relative alla classificazione e agli inadempimenti attesi delle operazioni coperte dalla garanzia di bilancio (articolo 219, paragrafo 6, regolamento finanziario). La Commissione fa affidamento su tali informazioni per effettuare la valutazione della sostenibilità delle passività potenziali (articolo 210, paragrafo 3, del regolamento finanziario) e riesamina periodicamente il tasso di copertura di ciascuna garanzia di bilancio (articolo 211, paragrafo 1, del regolamento finanziario).

Le norme in materia di regolamentazione, vigilanza e gestione del rischio delle banche sono descritti nei seguenti documenti:

—

a livello internazionale: «Basilea III», una serie di misure concordate a livello internazionale elaborate dal Comitato di Basilea per la vigilanza bancaria, che include i «Principi fondamentali per un’efficace vigilanza bancaria», in particolare i principi 15 (processo di gestione dei rischi) e 17 (rischio di credito);

—

a livello UE: direttiva 2013/36/UE sull’accesso all’attività degli enti creditizi e sulla vigilanza prudenziale sugli enti creditizi e sulle imprese di investimento; regolamento (UE) n. 575/2013 relativo ai requisiti prudenziali per gli enti creditizi e le imprese di investimento; direttiva 2014/65/UE relativa ai mercati degli strumenti finanziari.

6a.1

Quadro strategico/politico in materia di rischio. L’entità dispone di una solida politica e strategia per individuare, gestire, misurare e controllare il rischio (con attenzione al rischio di credito)?

6a.1.1

L’entità dispone di una politica in materia di rischio che:

—	definisce chiaramente e assegna le responsabilità all’interno dell’organizzazione;

—	prende in considerazione la solidità, la razionalità e la fattibilità; e

—	resta disponibile ed è comprensibile in tutta l’organizzazione?

DCAOE

6a.1.2

L’entità dispone di una strategia o di una linea guida in materia di rischio, approvate dall’alta dirigenza, che regolarmente:

—	definisce i limiti e le considerazioni aziendali in base alle quali si prevede che l’entità operi nel perseguire la propria strategia aziendale;

—	stabilisce rischi a livello individuale e aggregato e diversi tipi di rischio (capacità di rischio, compresi i limiti) che l’entità è disposta ed è in grado di accettare per perseguire le proprie attività commerciali;

—	comunica efficacemente la propensione al rischio del consiglio di amministrazione a tutta l’entità, collegandola al processo decisionale operativo quotidiano e stabilendo i mezzi per aumentare la consapevolezza del rischio in tutta l’entità;

—	fornisce continuità tenendo conto degli aspetti ciclici dell’economia in cui opera l’entità e dei conseguenti cambiamenti nella composizione e nella qualità del portafoglio complessivo; e

—	include considerazioni tanto quantitative quanto qualitative?

DCAOE

6a.2

Governance dei rischi. L’entità dispone di un adeguato quadro organizzativo tale da consentire una gestione, una misurazione e un controllo efficaci del rischio di credito, sostenuto da risorse umane e tecniche qualitativamente e quantitativamente sufficienti per lo svolgimento dei compiti richiesti?

6a.2.1

L’attribuzione delle responsabilità all’interno dell’entità è chiaramente definita in maniera tale che:

—

il consiglio di amministrazione o un altro organo direttivo approvi le politiche per la gestione e il controllo del rischio e le riesamini regolarmente, nonché assuma un ruolo attivo nella definizione della propensione al rischio e nel garantire il suo allineamento ai piani strategici, patrimoniali e finanziari dell’entità e alle prassi retributive;

—	l’alta dirigenza sia responsabile della stesura e dell’attuazione delle norme e delle procedure per la gestione, la misurazione e il controllo del rischio;

—	esistano linee di responsabilità chiare per l’assunzione, la misurazione, il monitoraggio, la gestione e la rendicontazione dei rischi;

—

l’alta dirigenza garantisca che il personale coinvolto in tutte le fasi del processo di gestione del rischio sia qualificato, competente e disponga della formazione, della volontà e dell’esperienza necessarie per esercitare un giudizio prudente nella valutazione, nella gestione e/o nel controllo del rischio, nonché una solida comprensione delle direzione strategica, delle politiche, delle procedure, della tolleranza al rischio e dei limiti dell’entità;

—	la funzione di gestione del rischio sia coinvolta in tutte le attività di generazione di reddito; e

—	il direttore rischi (CRO) riferisca e abbia accesso diretto al consiglio di amministrazione o al comitato di gestione del rischio senza alcun impedimento?

DCAOE

6a.2.2

La separazione delle funzioni è attuata in maniera tale che:

—

la funzione di gestione del rischio di credito sia completamente indipendente dalla funzione aziendale e comprenda «tre linee di difesa» chiaramente riconoscibili, come segue:

1)	la linea aziendale (ossia la prima linea di difesa) detiene la «titolarità» del rischio, di conseguenza, riconosce e gestisce il rischio che incorre nello svolgimento delle sue attività;

2)	la funzione di gestione del rischio (ossia la seconda linea di difesa) è responsabile dell’ulteriore individuazione, misurazione, monitoraggio e segnalazione dei rischi in tutta l’entità, in quanto parte della seconda linea di difesa che opera indipendentemente dalla prima (12)

3)	esiste inoltre una funzione di audit interno/controllo della conformità (terza linea di difesa) che riesamina periodicamente il rischio e in particolare gli aspetti relativi al rischio di credito?

DCAOE

6a.2.3

Le attività della funzione di gestione del rischio sono sufficientemente complete in termini di ambito da comprendere il più possibile i seguenti aspetti:

—	individuazione dei rischi emergenti, aggregati, individuali e rilevanti;

—	valutazione di tali rischi e misurazione dell’esposizione dell’entità nei loro confronti?

DCAOE

6a.2.4

Le politiche dell’entità indicano chiaramente a quali livelli manageriali viene concessa la delega dell’approvazione (13) e le operazioni di approvazione avvengono in conformità ai documenti sulle politiche scritti e alle linee guida, con l’approvazione concessa dal livello opportuno di gestione?

DCAOE

6a.3

L’entità dispone di un sistema ben funzionante di individuazione, analisi e monitoraggio del rischio di credito?

6a.3.1

Il sistema di individuazione dei rischi dell’entità comprende quanto segue:

—	tutti i rischi rilevanti per l’entità, in bilancio e fuori bilancio e a livello di gruppo, di portafoglio, di ramo aziendale e di transazione; e

—	un’analisi continua dei rischi esistenti nonché l’individuazione di rischi nuovi o emergenti?

DCAOE

6a.3.2

La funzione di gestione del rischio svolge una valutazione imparziale della qualità dei singoli crediti/investimenti e del portafoglio aggregato, inclusa l’adeguatezza del rating del rischio di credito e della stima delle perdite? Tale secondo parere viene espresso in fase di approvazione e quindi regolarmente riesaminato nel corso della durata delle operazioni?

DCAOE

6a.3.3

La misurazione del rischio di credito tiene conto il più possibile dei seguenti aspetti:

—	natura specifica del credito/investimento e sue condizioni contrattuali e finanziarie;

—	profilo dell’esposizione fino alla scadenza in relazione ai potenziali movimenti del mercato e al ciclo economico;

—	esistenza di garanzie reali o personali;

—	potenziale di default basato sul rating del rischio interno;

—	valutazione quantitativa (ad esempio modellazione finanziaria) e valutazione qualitativa; e

—	dovuta diligenza sistematica e analisi del rischio di tutte le transazioni, in cui le constatazioni della dovuta diligenza hanno un impatto sull’approvazione della dirigenza e/o sulla strutturazione dell’operazione?

DCAOE

6a.3.4

Il sistema informativo di gestione (del rischio di credito) dell’entità presenta le seguenti caratteristiche:

—	fornisce informazioni adeguate (qualità, dettaglio, tempestività) sulla composizione del portafoglio crediti/investimenti;

—	è sufficientemente affidabile e completo affinché l’entità si basi su dati interni ed esterni accurati, solidi e affidabili per essere in grado di individuare, valutare ed attenuare i rischi; e

—	include prove di stress e analisi di scenari rivedute periodicamente che devono essere utilizzate dall’entità per comprendere meglio le potenziali esposizioni ai rischi in varie circostanze avverse?

DCAOE

6a.4

L’entità utilizza un sistema di rating del rischio interno (IRRS) adeguato alla natura, alle dimensioni e alla complessità delle sue attività?

6a.4.1

L’entità è in grado di documentare la logica alla base della scelta dei criteri di rating e di fornire dati e analisi che dimostrino che i criteri e le procedure di rating possono generare rating che differenziano significativamente il rischio?

DCAOE

6a.4.2

Il sistema di valutazione del rischio dell’entità comprende il più possibile le seguenti caratteristiche:

—	tutte le esposizioni creditizie sono classificate in base al rischio;

—	il sistema comprende un numero adeguato di rating ragionevoli, tempestivi e dinamici;

—	esiste un processo per mappare il sistema in base alla classificazione regolamentare dell’IRRS e/o alle scale delle agenzie di rating del credito;

—	i criteri di rating riflettono un’adeguata combinazione di fattori qualitativi e quantitativi e i criteri per assegnare ciascun rating sono chiaramente definiti;

—	esiste un orizzonte temporale per il rating del rischio;

—	i rating riflettono tanto le prestazioni attese del mutuatario quanto la struttura della transazione;

—	quando l’entità utilizza una banca dati esterna per integrare i propri dati e/o un modello di rating esterno, essa dimostra l’adeguatezza dei dati esterni e dimostra di comprendere la filosofia del rating sottostante al modello; e

—	il rating attribuito a un’operazione è ben sostenuto e documentato?

DCAOE

6a.4.3

L’entità conserva i dati sui tassi di default verificatisi, associati alle classi di rating e alla migrazione tra tali classi?

DCAOE

6a.4.4

L’entità dispone di politiche e procedure complete per la validazione efficace del sistema di rating (14) e il riesame indipendente a cadenza regolare dell’adeguatezza dell’IRRS?

DCAOE

PILASTRO 6 – STRUMENTI FINANZIARI - DOMANDE AGGIUNTIVE (facoltative) (15)

6.b	ELUSIONE FISCALE E GIURISDIZIONI NON COOPERATIVE — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): nella selezione/attuazione di strumenti finanziari/garanzie di bilancio sostenuti da fondi dell’Unione, l’entità attua norme equivalenti alla legislazione dell’Unione applicabile e norme internazionali e dell’Unione concordate, e pertanto: a) non sostiene azioni che contribuiscono all’elusione fiscale e b) non conduce operazioni con entità costituite o stabilite in giurisdizioni non cooperative a fini fiscali?

Orientamenti

Le norme di elusione fiscale mirano in generale a garantire che esistano norme fiscali per un’imposizione effettiva e che esse non siano eluse:

—	a livello di OCSE esse includono in particolare i principi di trasparenza e scambio di informazioni e il lavoro sull’erosione della base imponibile e il trasferimento degli utili (BEPS);

—

In particolare, a livello di UE esse includono la politica fiscale e il quadro normativo dell’UE in materia di elusione fiscale (16) quali ad esempio: gli impegni politici contro l’elusione fiscale (compresa la politica dell’UE in materia di giurisdizioni non cooperative a fini fiscali), il codice di condotta in materia di tassazione delle imprese (concorrenza fiscale dannosa), le misure antiabuso previste dalle varie direttive, l’esauriente pacchetto anti-elusione adottato nel 2016 e che traduce le norme BEPS nel quadro giuridico dell’UE, le norme dell’Unione in materia di cooperazione amministrativa e trasparenza previste nelle direttive corrispondenti.

Basandosi su queste norme in materia di elusione fiscale, i progetti finanziati dall’UE non dovrebbero comportare una pianificazione fiscale aggressiva e dovrebbero avere validi motivi economici accertati (diversi da quelli fiscali) a favore di una data struttura, senza trarre vantaggio dagli aspetti tecnici di un sistema fiscale o da disallineamenti tra due o più sistemi fiscali al fine di ridurre la responsabilità fiscale. L’elenco degli «elementi distintivi» di cui alla direttiva (UE) 2018/822 del Consiglio, del 25 maggio 2018 («DAC6»), facilita l’identificazione delle transazioni che possono comprendere caratteristiche di elusione fiscale o abuso e potrebbe essere utilizzato come riferimento dai valutatori.

Nel valutare se le procedure e le norme dell’entità per la valutazione della diligenza ex ante sono sufficientemente complete per consentirle di soddisfare i requisiti del presente pilastro, occorre tenere conto anche dei seguenti aspetti:

se l’ambito della debita diligenza fiscale copre le entità pertinenti nella struttura del progetto. Ad esempio, oltre ai titolari effettivi finali, le entità pertinenti dovrebbero includere entità con le quali, in relazione a un determinato progetto, l’entità in questione ha un contratto o una relazione indiretta basata su tale contratto (17).

b)	i flussi finanziari pertinenti della struttura del progetto (e il loro corrispondente trattamento fiscale), incluso ad esempio l’accertamento che i relativi flussi finanziari vengano tassati in maniera efficace (18) e che il progetto non sia stato strutturato in maniera artificiosa (19).

la valutazione e l’attenuazione dei rischi di elusione fiscale in specifiche operazioni derivanti dalla presenza di carenze fiscali in relazione a: i) criteri di trasparenza; ii) criteri di tassazione equa; e iii) criteri BEPS per le giurisdizioni impegnate a fronteggiare tali carenze individuate dall’UE (20);

le procedure dell’entità per la partecipazione a operazioni nuove o rinnovate con entità costituite o stabilite in giurisdizioni elencate nella pertinente politica dell’UE in materia di giurisdizioni non cooperative, nonché, ad esempio, la domanda se tali divieti siano applicati; quali entità collegate al progetto riguardano; come l’entità definisce le operazioni «nuove o rinnovate»; se tali divieti si applicano ai contratti per le operazioni nuove o rinnovate a decorrere dal momento in cui detta giurisdizione viene aggiunta all’elenco dell’UE e quali deroghe sono consentite da tali divieti (21)

Nell’effettuare la loro valutazione, i valutatori dovrebbero tenere conto delle linee guida pertinenti pubblicate dalla Commissione, quali la comunicazione della Commissione concernenti le nuove prescrizioni contro l’elusione fiscale nella normativa UE che disciplina in particolare le operazioni di finanziamento e investimento [C(2018) 1756 final] e successivi aggiornamenti.

6b.1

Le norme dell’organizzazione in base alle quali si effettua la selezione/l’attuazione degli strumenti finanziari sostenuti dai fondi dell’UE contengono un riferimento esplicito alla valutazione dei rischi di elusione fiscale e ai divieti in relazione alle giurisdizioni non cooperative a fini fiscali, che riprende le seguenti norme:

a)	i principi OCSE della trasparenza fiscale e dello scambio di informazioni, nonché il lavoro sull’erosione della base imponibile e il trasferimento degli utili (BEPS); e

b)	la politica fiscale e il quadro normativo dell’UE in materia di elusione fiscale (come specificato in maniera dettagliata nelle note orientative di cui sopra) o equivalenti?

DCAOE

6b.2

Per quanto riguarda i controlli relativi all’elusione fiscale, di quali norme e procedure dispone l’entità per fare in modo che gli strumenti finanziari sostenuti dai fondi UE non siano utilizzati a favore di azioni che contribuiscono all’elusione fiscale?

DCAOE

6b.2.1

Le procedure e le norme dell’entità per la valutazione della diligenza ex ante sono sufficientemente ampie da comprendere le entità interessate coinvolte nei flussi finanziari del progetto?

6b.2.2

La valutazione della diligenza fiscale ex ante dell’entità le consente di valutare, se necessario risalendo fino al titolare effettivo finale, se:

a)	i relativi flussi finanziari vengano tassati in maniera efficace; e

b)	il progetto non sia stato strutturato in maniera artificiosa al fine di evitare la tassazione?

6b.2.3

La valutazione della diligenza fiscale ex ante dell’entità ritiene che la presenza di giurisdizioni impegnate a risolvere carenze individuate dall’UE nelle entità pertinenti (22) costituisca un possibile rischio di elusione fiscale, ad esempio, in relazione a i) trasparenza, ii) tassazione equa; e iii) erosione della base imponibile e trasferimento degli utili (BEPS), tenendo conto delle conclusioni del Consiglio che stabiliscono i criteri per l’elenco UE delle giurisdizioni non cooperative a fini fiscali?

In caso affermativo, la valutazione della debita diligenza fiscale dell’entità individua eventuali misure di vigilanza per risolvere tali carenze?

6b.3

Per quanto riguarda le giurisdizioni non cooperative, le norme e le procedure dell’entità assicurano che nell’attuare strumenti finanziari sostenuti da fondi UE, l’entità:

a)	individui, nel progetto e nelle entità pertinenti del progetto, la presenza di giurisdizioni elencate nell’allegato I delle conclusioni del Consiglio dell’UE;

b)	applichi misure rafforzate di adeguata verifica della clientela per le operazioni che coinvolgono entità costituite o stabilite in giurisdizioni non cooperative a fini fiscali;

c)	non partecipi a operazioni nuove o rinnovate con entità costituite o stabilite in giurisdizioni elencate nell’allegato I delle conclusioni del Consiglio dell’UE; e

d)	deroghi dalla lettera c) soltanto se l’azione è attuata fisicamente nella medesima giurisdizione e non vi è alcuna indicazione che l’operazione in questione contribuisca al riciclaggio di denaro, al finanziamento del terrorismo, all’elusione fiscale, alla frode fiscale o all’evasione fiscale?

DCAOE

PILASTRO 6 – STRUMENTI FINANZIARI - DOMANDE AGGIUNTIVE (facoltative) (23)

6.c	ANTIRICICLAGGIO e FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): nella selezione/attuazione di strumenti finanziari/garanzie di bilancio, l’entità attua norme equivalenti alla legislazione dell’Unione applicabile e norme internazionali e dell’Unione concordate? Di conseguenza, l’entità: a) non sostiene azioni che contribuiscono al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo; b) non partecipa a operazioni nuove o rinnovate con entità costituite o stabilite in giurisdizioni identificate dall’UE come paesi terzi ad alto rischio?

Orientamenti in materia di antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo

Le norme in materia di antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo puntano in generale a prevenire l’abuso del sistema finanziario per fini di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo applicando misure preventive.

—	A livello internazionale, ciò comprende il lavoro del gruppo di azione finanziaria internazionale (GAFI).

—	Più specificamente a livello UE, ciò include la direttiva (UE) 2015/849.

Un esame delle norme e delle procedure dell’entità dovrebbe valutare:

se le norme e le procedure dell’entità prevedono una valutazione del rischio in materia di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo e divieti in relazione a «paesi terzi ad alto rischio» e, in caso affermativo, in qual misura la valutazione del rischio può portare all’adozione di misure di vigilanza per gestire i rischi;

se l’entità dispone di politiche, controlli e procedure appropriati, comprese misure di controllo interno, una politica di audit, misure di formazione e norme per la protezione da ritorsioni del personale/dei dipendenti che segnalano transazioni sospette o violazioni in relazione agli obblighi in materia di antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo;

c)	se l’entità dispone di un processo di dovuta diligenza ex ante per verificare che informazioni adeguate in merito a pagatori e beneficiari accompagnino i trasferimenti di fondi, nonché la portata di tale processo (24);

se le norme e le procedure dell’entità comprendono obblighi di adeguata verifica della clientela, la tenuta di registrazioni e il monitoraggio delle transazioni e, in caso affermativo, in che misura esse includano misure ragionevoli per verificare l’identità dei titolari effettivi della clientela (ossia persone giuridiche e istituti giuridici) e consentano una comprensione della titolarità e del controllo della clientela, nonché le misure applicabili nel caso in cui l’entità rilevi una transazione sospetta;

e)	se l’entità applica misure rafforzate di adeguata verifica, tenendo conto della direttiva (UE) 2015/849, quando si tratta di «paesi terzi ad alto rischio»; e

f)	se l’entità applica determinati divieti in relazione a progetti che coinvolgono giurisdizioni identificate come paesi ad alto rischio (25).

6c.1

Per quanto riguarda la lotta al riciclaggio di denaro e la lotta al finanziamento del terrorismo, l’entità dispone di politiche, controlli e procedure adeguati per garantire che le azioni finanziate dall’UE non contribuiscano al riciclaggio di denaro o al finanziamento del terrorismo?

6c.1.1

L’entità dispone di politiche, controlli e procedure adeguati per individuare e valutare i rischi di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo, tenendo conto dei fattori di rischio, inclusi quelli relativi alla propria clientela, ai paesi o alle zone geografiche, ai prodotti, ai servizi, alle transazioni o ai canali di distribuzione?

6c.1.2

Nell’erogare fondi UE a terzi, l’entità applica le misure di adeguata verifica della clientela comprendenti:

a)	l’identificazione dei terzi e la verifica della loro identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente;

l’identificazione del titolare effettivo e l’adozione di misure ragionevoli per verificare l’identità di tale persona affinché l’entità sia certa di sapere chi sia il titolare effettivo, il che implica, per le persone giuridiche, i trust, le società, le fondazioni ed istituti giuridici analoghi, l’adozione di misure ragionevoli per comprendere l’assetto proprietario e di controllo di detta terza parte;

c)	la valutazione e, se del caso, l’ottenimento di informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto d’affari;

un controllo costante del rapporto d’affari, anche esercitando una verifica sulle transazioni effettuate in tutta la durata di tale rapporto, in modo da assicurare che esse siano coerenti con la conoscenza obbligatoria che l’entità ha del proprio cliente, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, se necessario anche riguardo all’origine dei fondi, e da assicurarsi che siano tenuti aggiornati i documenti, i dati o le informazioni detenute (26)

Nell’applicare tali misure di adeguata verifica della clientela, l’entità applica misure rafforzate di adeguata verifica della clientela, in particolare quando si tratta di:

—	paesi terzi ad alto rischio individuati, tenendo conto della direttiva (UE) 2015/849;

—	una relazione bancaria transfrontaliera con un ente rispondente di un paese terzo; o

—	quando si tratta di transazioni o rapporti d’affari che coinvolgono persone politicamente esposte e altri casi ad alto rischio individuati dall’entità?

6c.2

Per le giurisdizioni identificate come paesi terzi ad alto rischio, tenendo conto della direttiva (UE) 2015/849, nell’attuare un progetto finanziato dall’UE, l’entità:

a)	verifica, nel progetto e nelle entità pertinenti del progetto, la presenza di giurisdizioni individuate come «paesi terzi ad alto rischio»;

b)	applica misure rafforzate di adeguata verifica della clientela per le operazioni che coinvolgono «paesi terzi ad alto rischio»;

c)	non partecipa a operazioni nuove o rinnovate con entità costituite o stabilite in giurisdizioni individuate come paesi terzi ad alto rischio, tenendo conto della direttiva (UE) 2015/849?

d)	deroga dalla lettera c) soltanto se l’azione è attuata fisicamente nella medesima giurisdizione e non vi è alcuna indicazione che l’operazione in questione contribuisca al riciclaggio di denaro, al finanziamento del terrorismo, all’elusione fiscale, alla frode fiscale o all’evasione fiscale?

PILASTRO 7 — ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI
DOMANDA CHIAVE (livello 1)	Osservazioni del revisore
L’entità applica norme e procedure adeguate per escludere terzi dall’accesso ai finanziamenti attraverso appalti, sovvenzioni e/o strumenti finanziari (27) ?

PILASTRO 7 — ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI

1.	QUADRO NORMATIVO E GIURIDICO

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro in materia di esclusione dai finanziamenti?

DCAOE

PILASTRO 7 — ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI

2.	CRITERI DI ESCLUSIONE

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): Nelle procedure e nelle norme per l’aggiudicazione di appalti, sovvenzioni e/o strumenti finanziari (28) sono integrati i seguenti criteri di esclusione?

DCAOE

2.1

I terzi sono esclusi dal finanziamento qualora essi o una persona che detiene poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo sugli stessi o un membro del consiglio di amministrazione, di direzione o di vigilanza degli stessi siano stati oggetto di una sentenza definitiva o di una decisione amministrativa definitiva in relazione a uno dei seguenti motivi (29):

a)	procedure di fallimento, insolvenza o di liquidazione;

b)	violazione di obblighi relativi al pagamento di imposte o contributi previdenziali;

c)	grave violazione dei doveri professionali, comprese false dichiarazioni;

frode;

e)	corruzione;

f)	condotta collegata a un’organizzazione criminale;

g)	riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo;

h)	reati terroristici o reati connessi ad attività terroristiche;

i)	lavoro minorile e altre forme di tratta di esseri umani;

j)	irregolarità (30);

k)	creazione di una società di comodo;

l)	essere una società di comodo.

Esistono deroghe a quanto sopra basate su fondati motivi, quali:

—	o esigenze imperative connesse a un interesse generale quali la salute pubblica e la tutela dell’ambiente?

2.2

Nella decisione in merito all’esclusione dal finanziamento si tiene conto della proporzionalità?

2.3

Nella decisione in merito all’esclusione dal finanziamento si tiene conto del diritto di difesa?

2.4

Nella decisione in merito all’esclusione dal finanziamento si tiene conto della valutazione delle misure correttive messe in atto dall’entità per dimostrare la propria affidabilità?

PILASTRO 7 — ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI

PROCEDURE

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità applica in maniera efficace norme e procedure di esclusione (nell’erogazione di sovvenzioni/appalti/strumenti finanziari, secondo il caso) in base alle prescrizioni di cui al punto 2?

DCAOE

3.1

L’entità applica in maniera efficace norme e procedure di esclusione nel contesto dell’erogazione di sovvenzioni?

3.2

L’entità applica in maniera efficace norme e procedure di esclusione nel contesto di procedure di appalto?

3.3

L’entità applica in maniera efficace norme e procedure di esclusione nel contesto di strumenti finanziari?

PILASTRO 8 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI DI FONDI E ALTRE INFORMAZIONI
DOMANDA CHIAVE (livello 1)	Osservazioni del revisore
L’entità rende pubbliche le informazioni sui destinatari di fondi nella forma appropriata e in modo tempestivo?

PILASTRO 8 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI DI FONDI E ALTRE INFORMAZIONI

1.	QUADRO GIURIDICO E NORMATIVO — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro per la pubblicazione dei destinatari che comprende: i) elementi adeguati di pubblicazione dei beneficiari; ii) un riferimento a una norma internazionale comune che garantisca la tutela dei diritti fondamentali e di interessi commerciali; e iii) aggiornamenti periodici della pubblicazione?

DCAOE

PILASTRO 8 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI DI FONDI E ALTRE INFORMAZIONI

2.	PRESCRIZIONI — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2) Le seguenti prescrizioni sono integrate nelle procedure e nelle norme per la pubblicazione?

DCAOE

2.1

Come norma generale, l’entità pubblica informazioni sui destinatari dei fondi contenenti almeno i seguenti elementi: nome, ubicazione, natura, finalità e importo?

Fatte salve le norme e le procedure sulla protezione dei dati trattate nel contesto del pilastro dedicato alla protezione dei dati, vi sono eventuali esenzioni per giustificati motivi quali:

—	l’entità può rinunciare alla pubblicazione per motivi di riservatezza e sicurezza, ad esempio se la pubblicazione minaccia i diritti e la libertà di persone fisiche o danneggia gli interessi commerciali del destinatario; o

—	l’entità può rinunciare alla pubblicazione se i contratti sono relativi a un importo esiguo?

2.2

L’entità pubblica regolarmente le informazioni (ad esempio: almeno una volta l’anno)?

2.3

L’entità pubblica le informazioni in maniera adeguata sulla base di norme internazionali comuni? Quali (ad esempio: IATI, OCSE)?

PILASTRO 8 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI DI FONDI E ALTRE INFORMAZIONI

3.	PROCEDURE RELATIVE ALLA PUBBLICAZIONE — domande/criteri

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità applica in maniera efficace norme e procedure per la pubblicazione (nell’erogazione di sovvenzioni/appalti/strumenti finanziari, secondo il caso) in base alle prescrizioni di cui al punto 2?

DCAOE

3.1

L’entità applica in maniera efficace norme e procedure per la pubblicazione nel contesto dell’erogazione di sovvenzioni?

3.2

L’entità applica in maniera efficace norme e procedure per la pubblicazione nel contesto di procedure di appalto?

3.3

L’entità applica in maniera efficace norme e procedure per la pubblicazione nel contesto di strumenti finanziari?

PILASTRO 9 — PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
DOMANDA CHIAVE (livello 1)	Osservazioni del revisore
L’entità garantisce una protezione dei dati personali equivalente a quella di cui all’articolo 5 del regolamento finanziario (31)?

PILASTRO 9 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI DI FONDI E ALTRE INFORMAZIONI

1.	QUADRO NORMATIVO E GIURIDICO

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità dispone di un quadro giuridico e normativo chiaro per la protezione dei dati personali?

DCAOE

PILASTRO 9 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI DI FONDI E ALTRE INFORMAZIONI

2.	PRESCRIZIONI

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): nelle procedure e norme per la protezione dei dati personali sono integrate le seguenti prescrizioni?

2.1

Come norma generale, i dati personali sono:

—	trattati in modo lecito, corretto e trasparente per la persona fisica in questione;

—	raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo non incompatibile con tali finalità;

—	adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati;

—	esatti e, se necessario, aggiornati;

—	conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore a quanto necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono trattati;

—	trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali?

2.2

Le procedure e le norme comprendono i seguenti principi:

—	diritto di essere informati;

—	diritto di accesso e rettifica o cancellazione di dati personali;

—	diritto alla portabilità dei dati;

—	diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche?

PILASTRO 9 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI DI FONDI E ALTRE INFORMAZIONI

PROCEDURE

Osservazioni dell’entità

Osservazioni del revisore

Domanda chiave (livello 2): l’entità applica in maniera efficace norme e procedure (ad esempio misure tecniche e organizzative adeguate) per la protezione dei dati personali (nell’erogazione di sovvenzioni/appalti/strumenti finanziari, secondo il caso) in base alle prescrizioni di cui al punto 2?

3.1

L’entità applica in maniera efficace norme e procedure per la protezione dei dati personali nel contesto dell’erogazione di sovvenzioni?

DCAOE

3.2

L’entità applica in maniera efficace norme e procedure per la protezione dei dati personali nel contesto di procedure di appalto?

DCAOE

3.3

L’entità applica in maniera efficace norme e procedure per la protezione dei dati personali nel contesto di strumenti finanziari?

DCAOE

(1) L’entità/il revisore dovrebbe specificare qui SÌ o NO per indicare se il pilastro è soggetto a valutazione.

(2) I riferimenti a «strumenti finanziari» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(3) Il sistema delle casse di anticipi è una forma di contabilità finanziaria. Il sistema di casse di anticipi più comune è il sistema della piccola cassa. La caratteristica fondamentale di un sistema di casse di anticipi è il fatto che un importo fisso viene riservato e successivamente reintegrato dopo un determinato periodo di tempo o quando le circostanze lo richiedono, perché il denaro è stato speso. Tale reintegrazione giungerà da un’altra fonte del conto: ad esempio la piccola cassa verrà reintegrata incassando un assegno prelevato su un conto bancario.

(4) Una gestione efficace degli stipendi dovrebbe basarsi su una banca dati del personale (in taluni casi denominata «registro nominale» e non necessariamente informatizzata) che fornisca un elenco di tutto il personale da retribuire ogni mese e sia verificabile tramite raffronto con un elenco approvato di membri del personale e con le singole registrazioni relative agli stessi (o fascicoli del personale). Il collegamento tra la banca dati e il libro paga è un controllo essenziale. Eventuali modifiche richieste alla banca dati del personale devono essere elaborate in maniera tempestiva attraverso una relazione di modifica e dovrebbero comportare una pista di controllo. Gli audit del libro paga dovrebbero essere effettuati regolarmente al fine di individuare lavoratori fantasma, colmare lacune nei dati e individuare carenze nei controlli.

(5) I riferimenti a «strumenti finanziari» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(6) Conformemente all’articolo 209, paragrafo 4, del regolamento finanziario.

(7) La nozione di «beneficiari delle sovvenzioni» va intesa in senso ampio, ovvero può comprendere anche paesi partner/beneficiari e partner dell’entità incaricati dell’attuazione.

(8) I riferimenti a «strumenti finanziari» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(9) Per le organizzazioni che non applicano ancora i principi contabili internazionali per il settore pubblico (IPSAS) è stato concordato che la rendicontazione finanziaria può essere conforme ai principi internazionali d’informativa finanziaria (IFRS).

(10) Talvolta, gli istituti finanziari internazionali operano anche attraverso organismi del paese partner (fondi nazionali), che sono assimilati a intermediari finanziari.

(11) Applicabile soltanto se l’entità prevede di richiedere una garanzia di bilancio erogata dall’Unione europea.

(12) Anche la funzione di controllo della conformità è considerata parte della seconda linea di difesa.

(13) Ossia quando ricorrere a un’autorità a firma disgiunta, autorità doppie o congiunte oppure a un comitato di credito/investimento a seconda delle dimensioni e della natura della transazione.

(14) Ad esempio, riesame delle prove a sostegno della progettazione del modello, test retrospettivi, analisi comparativa, valutazione del potere discriminante dei rating.

(15) L’entità può ottenere un giudizio positivo per questo pilastro anche se il punteggio per questa sezione non raggiunge la soglia, ma soltanto in presenza di misure di vigilanza che verranno applicate a livello contrattuale, a seconda dei casi.

(16) Il quadro normativo e politico fiscale dell’UE comprende, in particolare e fatti salvi ulteriori sviluppi: codice di condotta in materia di tassazione delle imprese dell’1.12.1997 (GU C 2 del 6.1.1998, pag. 2); direttiva 2011/96/UE del Consiglio, del 30 novembre 2011, concernente il regime fiscale comune applicabile alle società madri e figlie di Stati membri diversi (GU L 345 del 29.12.2011, pag. 8); direttiva 2003/49/CE del Consiglio, del 3 giugno 2003, concernente il regime fiscale comune applicabile ai pagamenti di interessi e di canoni fra società consociate di Stati membri diversi (GU L 157 del 26.6.2003, pag. 49); raccomandazione 2012/772/UE della Commissione, del 6 dicembre 2012, sulla pianificazione fiscale aggressiva (GU L 338 del 12.12.2012, pag. 41); direttiva 2011/16/UE del Consiglio, del 15 febbraio 2011, relativa alla cooperazione amministrativa nel settore fiscale e che abroga la direttiva 77/799/CEE (GU L 64 dell’11.3.2011, pag. 1); comunicazione della Commissione «Pacchetto anti-elusione: prossime tappe per assicurare un’imposizione effettiva e una maggiore trasparenza fiscale nell’UE» (COM/2016/23); raccomandazione (UE) 2016/136 della Commissione, del 28 gennaio 2016, relativa all’attuazione di misure contro l’abuso dei trattati fiscali (GU L 25 del 2.2.2016, pag. 67); direttiva (UE) 2016/1164 del Consiglio, del 12 luglio 2016, recante norme contro le pratiche di elusione fiscale che incidono direttamente sul funzionamento del mercato interno (GU L 193 del 19.7.2016, pag. 1); conclusioni del Consiglio Ecofin del 12 febbraio, 8 marzo, 25 maggio, 17 giugno, 8 novembre e 5 dicembre 2016 e del 5 dicembre 2017, nonché del 23 gennaio e 13 marzo 2018.

Tali informazioni possono essere consultate ai seguenti indirizzi: la politica dell’UE in materia di giurisdizioni non cooperative a fini fiscali (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en); il pacchetto anti-elusione fiscale (sito web della Commissione: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_en; sito web del Consiglio: http://www.consilium.europa.eu/it/policies/anti-tax-avoidance-package/); la politica dell’UE contro la concorrenza fiscale dannosa (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_en) nonché il lavoro del gruppo «Codice di condotta in materia di tassazione delle imprese» (sito web del Consiglio: https://www.consilium.europa.eu/it/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/); il lavoro dell’Unione sulla cooperazione amministrativa nel settore delle imposte dirette (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en); sulla trasparenza per gli intermediari (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_en); e sul quadro normativo dell’UE in materia fiscale (https://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED%3D09&classification=in-force&displayProfile=lastConsDocProfile&locale=it#arrow_09).

(17) Cfr., in particolare, la sezione IV (1), punto 1.2, della comunicazione della Commissione [C(2018) 1756 del 21.3.2018].

(18) Ciò significherebbe, ad esempio, verificare se i profitti realizzati sono tassati secondo le norme abituali applicabili (in caso contrario, passare al livello di entità successivo) e se i profitti distribuiti siano tassati secondo le norme abituali applicabili (in caso contrario, passare al livello di entità successivo, risalendo fino ai titolari effettivi finali, se necessario). Tuttavia, una volta accertata la tassazione effettiva di un dato flusso finanziario, non sono necessarie ulteriori prove in merito alla tassazione di tale flusso.

(19) Ciò potrebbe includere, ad esempio, prove in merito alla logica economica di una struttura, la sostanza effettiva delle varie entità (cfr. ad esempio pag. 125 e seguenti del documento http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf, e http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) e l’impatto fiscale della struttura adottata.

(20) La presenza di giurisdizioni incluse nell’allegato II delle conclusioni del Consiglio dell’UE nella struttura di un’operazione dovrebbe innescare un esame caso per caso e richiedere un’attenzione specifica al fine di garantire che le preoccupazioni, che tali giurisdizioni si sono impegnate a risolvere per conformarsi ai criteri di buona governance fiscale, non siano sfruttate in progetti finanziati da fondi dell’UE. Tali preoccupazioni possono riguardare uno qualsiasi dei criteri menzionati nell’allegato V delle conclusioni del Consiglio del 5 dicembre 2017, ossia: i) trasparenza e scambio di informazioni; ii) tassazione equa (incluso il criterio 2.2); e iii) le norme BEPS. Ad esempio, i flussi finanziari di progetti finanziati da fondi UE non dovrebbero beneficiare di regimi fiscali dannosi che una giurisdizione si è impegnata ad abolire. Analogamente, se una giurisdizione non soddisfa ancora i criteri di trasparenza in ragione di meccanismi insufficienti di scambio di informazioni con gli Stati membri dell’UE, occorre verificare se le informazioni fiscali non obbligatorie nei flussi finanziari del progetto possano impedire l’effettiva tassazione di tale flusso finanziario.

(21) L’unica deroga consentita dal regolamento finanziario dell’UE è quella per l’attuazione fisica. Nell’applicare questa deroga, l’entità dovrebbe valutare l’ubicazione fisica del progetto (ad esempio tramite un’appropriata verifica della sostanza economica) e se vi siano indicazioni che il progetto pertinente contribuisca all’elusione fiscale.

(22) Ossia le giurisdizioni incluse nell’allegato II delle conclusioni del Consiglio dell’UE.

(23) L’entità può ottenere un giudizio positivo per questo pilastro anche se il punteggio per questa sezione non raggiunge la soglia, ma soltanto in presenza di misure di vigilanza che verranno applicate a livello contrattuale, a seconda dei casi.

(24) In linea con il regolamento (UE) 2015/847 e la direttiva (UE) 2015/849.

(25) Tenendo conto della direttiva (UE) 2015/849.

(26) Tenendo conto della direttiva (UE) 2015/849.

(27) I riferimenti a «strumenti finanziari» e a «fondi UE» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(28) Se l’entità applica la direttiva 2014/24/UE del Parlamento europeo, del 26 febbraio 2014, sugli appalti pubblici e che abroga la direttiva 2004/18/CE (articolo 57), o la relativa legislazione nazionale di recepimento, la tutela degli interessi finanziari dell’UE è considerata equivalente alla tutela delle norme, delle politiche e delle procedure dell’Unione.

(29) La direttiva 2014/24/UE (che abroga la direttiva 2004/18/CE) è considerata equivalente al regolamento finanziario dell’UE. La presente sezione può pertanto essere verificata mediante confronto con i sistemi, le norme e le procedure che applicano detta direttiva o la legislazione nazionale di recepimento di detta direttiva.

(30) Non applicabile agli strumenti finanziari.

(31) Fatti salvi il regolamento (UE) 2018/1725 e il regolamento (UE) 2016/679.

Allegato 3

PROCEDURE DI VALUTAZIONE

3.1. Documentazione e prove per la valutazione

1) Documentazione per la valutazione (documenti di lavoro)

Conformemente all’ISAE 3000, il revisore prepara la documentazione che fornisce:

—	una registrazione sufficiente ed adeguata della base per la relazione del revisore; e

—	prove del fatto che la valutazione è stata pianificata e condotta in conformità con l’ISAE 3000 e le prescrizioni legali e normative applicabili.

Con «documentazione» o «documenti di lavoro» si intende la registrazione delle procedure di valutazione condotte, le prove pertinenti ottenute e le conclusioni raggiunte dal revisore. Il termine «fascicolo di valutazione» fa riferimento a una o più cartelle o altri supporti di archiviazione, fisici o elettronici, contenenti le registrazioni che comprendono la documentazione di valutazione o le carte di lavoro per uno specifico incarico di revisione.

2) Prove

Conformemente all’ISAE 3000, il revisore deve assicurarsi che siano raccolte prove a sostegno delle conclusioni del revisore, nonché prove che attestino lo svolgimento della valutazione in conformità con il Quadro sistematico internazionale per gli incarichi di assurance (International Framework for Assurance Engagements) dell’IFAC e il Principio internazionale sugli incarichi di assurance (International Standard on Assurance Engagements, ISAE) 3000 per gli incarichi di assurance diversi dalle revisioni contabili complete o dalle revisioni contabili limitate dell’informativa finanziaria storica.

Il revisore deve acquisire prove sufficienti ed adeguate a sostegno delle constatazioni e trarre conclusioni ragionevoli sulle quali basare le conclusioni della valutazione. Il revisore fa ricorso al proprio giudizio professionale nello stabilire se le prove siano sufficienti e adeguate o meno.

3) Conservazione della documentazione di valutazione (documenti di lavoro) <L’amministrazione aggiudicatrice può eliminare o adattare questa parte come meglio ritiene opportuno>

Il revisore deve conservare la documentazione dell’incarico di revisione (comprese le prove per onorari e spese quali fatture per alloggi in albergo, carte d’imbarco per voli aerei, biglietti, fogli di presenza ecc.) per l’ispezione da parte dell’amministrazione aggiudicatrice per 5 anni dalla data di pagamento da parte dell’autorità aggiudicatrice della fattura finale del revisore per il presente incarico di revisione. Su richiesta e in conformità con la legislazione del paese in cui ha sede l’ufficio incaricato della valutazione, l’amministrazione aggiudicatrice deve avere accesso alla documentazione di valutazione entro tale periodo di cinque anni.

4) Accesso a registrazioni e a documenti dell’entità

Il revisore deve avere accesso completo e illimitato in qualsiasi momento a tutte le registrazioni e a tutti i documenti (inclusi documenti contabili, contratti, verbali di riunioni, documenti bancari, fatture ecc.), ai dipendenti e alle sedi dell’entità nella misura in cui ciò sia possibile e pertinente per la valutazione. Il revisore può chiedere all’entità di avere accesso alle banche (ad esempio per richiedere una conferma dalla banca) e ai consulenti dell’entità, nonché ad altri soggetti o alle imprese che l’entità ha incaricato.

3.2. Pianificazione

1) Riunione preparatoria con l’entità

Di norma l’entità pianifica una riunione preparatoria con il revisore. Tale riunione si svolgerà presso la sede dell’entità o in un’altra ubicazione, a seconda di quanto sia più appropriato e pratico per entrambe le parti. Tale riunione ha come oggetto la discussione della pianificazione della valutazione, del lavoro sul campo e della rendicontazione, nonché il chiarimento di eventuali questioni in sospeso. L’entità e il revisore possono concordare metodi alternativi per preparare la valutazione (ad esempio tramite teleconferenze). Durante la riunione preparatoria, il revisore può richiedere ulteriori informazioni e documenti che ritiene necessari o utili per la pianificazione della valutazione e il lavoro sul campo.

L’entità deve informare la Commissione di tale riunione alla quale possono partecipare rappresentanti di quest’ultima.

2) Attività di pianificazione, piano di valutazione e programmi di lavoro per la valutazione

Il revisore deve pianificare la valutazione in maniera tale da garantire che venga condotta in modo efficace ed efficiente. Una pianificazione adeguata implica il dedicare un’attenzione adeguata a importanti ambiti di valutazione, individuando e risolvendo tempestivamente problemi potenziali e organizzando e gestendo in maniera adeguata la valutazione in maniera da renderla efficace ed efficiente.

Il revisore deve disporre di un piano di valutazione (o di un documento di pianificazione analogo, come un piano di lavoro di valutazione o un memorandum di pianificazione) che definisca l’approccio di valutazione e i principi chiave della pianificazione, del lavoro sul campo e della rendicontazione. Il revisore deve disporre di programmi di lavoro per la valutazione che descrivano e documentino le prove e le procedure di valutazione.

3.3. Lavoro sul campo

1) Ottenimento di prove concernenti la progettazione di sistemi, controlli, procedure e norme

L’ambito delle attività include una valutazione della progettazione di sistemi, controlli, procedure e norme rilevanti pertinenti per il pilastro interessato.

Le procedure per l’ottenimento di prove sulla progettazione di sistemi, controlli, procedure e norme possono includere:

—	colloqui con membri del personale dell’entità che possono disporre di informazioni pertinenti;

—	la valutazione se le descrizioni, laddove disponibili, presentino in maniera equa sistemi, controlli, procedure e norme progettati e attuati dall’entità;

—	l’ispezione di documenti legali e normativi (ad esempio leggi, regolamenti, contratti e accordi), istruzioni interne e documenti di orientamento (ad esempio norme operative, manuali di controllo interno ecc.) e qualsiasi altro documento che il revisore possa ritenere pertinente;

—

l’osservazione delle operazioni e l’ispezione di documenti, relazioni, registrazioni stampate ed elettroniche dell’elaborazione di transazioni, procedure contabili (ad esempio riconciliazione bancaria) e altre procedure fondamentali di approvazione e controllo interno (ad esempio relazioni di spesa periodiche, raffronti tra dati di bilancio e dati effettivi, riesame e approvazione di schede di presenza ecc.), documenti relativi ad esempio a: i) il quadro normativo dell’entità per l’audit esterno; ii) procedure relative a sovvenzioni e appalti; nonché iii) strumenti finanziari e transazioni relative a strumenti finanziari; e

—	la ripetizione di controlli e procedure.

Il revisore potrebbe voler utilizzare diagrammi di flusso o questionari a sostegno della valutazione della progettazione di controlli, procedure e norme.

2) Prove relative a sistemi, controlli e procedure

L’ambito delle attività include la valutazione se i sistemi, i controlli, le procedure e le norme pertinenti funzionino in maniera efficace.

Un sistema, un controllo, una procedura o una norma funziona in maniera efficace se, singolarmente o in combinazione con altri sistemi, controlli, procedure o norme, fornisce una ragionevole garanzia del fatto che:

—	gli obiettivi dell’entità (ad esempio gli obiettivi del sistema di controllo interno o di una sovvenzione o di una procedura di appalto) sono conseguiti e, in particolare, che i rischi per il conseguimento di tali obiettivi sono gestiti e tenuti sotto controllo in maniera adeguata;

—	i rischi di errori, irregolarità e frodi sono oggetto di prevenzione e rilevazione e rettificati adeguatamente e tempestivamente.

Nella progettazione e nella conduzione delle prove in merito ai controlli, il revisore deve:

—

svolgere altre procedure oltre alle richieste di informazione per ottenere prove in merito a:

—	modalità di funzionamento di un sistema o modalità di applicazione di un controllo, una procedura o una norma;

—	coerenza del funzionamento di un sistema o dell’applicazione di un controllo, una procedura o una norma; e

—	chi o con quali mezzi ha provveduto all’applicazione di controlli, procedure o norme;

—	stabilire i mezzi per selezionare gli elementi da sottoporre a prove che siano efficaci nel soddisfare gli obiettivi della procedura.

Nello stabilire la portata delle prove relative a controlli, procedure o norme, il revisore deve tenere conto di fattori quali: le caratteristiche della popolazione da sottoporre a prova; la natura dei controlli, delle procedure e delle norme; la frequenza della loro applicazione (ad esempio, mensile, quotidiana, un determinato numero di volte al giorno); e il tasso di deviazione previsto.

Le prove relative a controlli, procedure e norme possono includere, seppur non limitandovisi, l’ispezione (di registrazioni, documenti e attivi), l’osservazione, colloqui con la dirigenza e altri soggetti all’interno dell’entità, la conferma, il ricalcolo e la ripetizione di determinate procedure.

3) Campionamento e altri mezzi per la selezione di elementi da sottoporre a prova

Durante la progettazione e l’esecuzione di prove in relazione a sistemi, controlli, procedure e norme, il revisore può utilizzare il campionamento o altri modi per selezionare gli elementi da sottoporre a prove. Il campionamento comporta l’applicazione delle procedure a meno del 100 % degli elementi rilevanti per la valutazione (ad esempio una selezione di transazioni o saldi contabili) in maniera tale che tutte le unità di campionamento abbiano la possibilità di essere selezionate. Ciò fornirà al revisore una base ragionevole per trarre conclusioni in merito all’intera popolazione.

Il campionamento può applicare un approccio statistico o non statistico. Il revisore può effettuare una selezione ben ponderata di elementi specifici da una popolazione (ad esempio valore elevato o elementi chiave, tutti gli elementi al di sopra di un determinato importo, elementi per ottenere informazioni o elementi per sottoporre a prove attività di controllo o procedure o norme). L’esame selettivo non costituisce un campionamento.

Sebbene l’esame selettivo di elementi specifici rappresenti spesso un mezzo efficace per ottenere prove, non costituisce un campionamento. I risultati delle procedure applicate agli elementi selezionati in questo modo non possono essere proiettati o estrapolati per l’intera popolazione. Di conseguenza, l’esame selettivo di elementi specifici non fornisce prove sul resto della popolazione. Il campionamento, al contrario, è concepito per consentire di trarre conclusioni su un’intera popolazione sulla base delle prove effettuate su un campione tratto da tale popolazione.

4) Utilizzo del lavoro dei revisori interni

Quando il revisore stabilisce che una funzione di audit interno può essere pertinente ai fini della valutazione, egli deve: a) stabilire se e in che misura sia possibile utilizzare il lavoro specifico dei revisori interni; e b) qualora utilizzi il lavoro specifico dei revisori interni, stabilire se tale lavoro è adeguato ai fini dell’audit. Il revisore deve rispettare l’ISA 610 «Utilizzo del lavoro dei revisori interni» nella misura in cui tale ISA sia pertinente per la valutazione.

5) Dichiarazioni scritte

Negli incarichi di assurance diversi dalle revisioni contabili complete o dalle revisioni contabili limitate dell’informativa finanziaria storica (ISAE 3000) il revisore deve ottenere dichiarazioni dalla dirigenza. Una dichiarazione scritta è una dichiarazione della dirigenza fornita al revisore per confermare determinate questioni o per sostenere altri elementi di prova.

Il revisore può richiedere una lettera di rappresentanza firmata dal membro o dai membri della dirigenza dell’entità ai quali spetta la competenza primaria per i sistemi, i controlli, le procedure e le norme dell’entità.

6) Memorandum di relazione finale (documento non ufficiale)

Il revisore preparerà una nota finale per la discussione in occasione della riunione di chiusura. Tale nota intende delineare le constatazioni principali della valutazione derivanti dal lavoro sul campo e fornire raccomandazioni. Una copia di tale nota va inviata al responsabile del compito di audit dell’amministrazione aggiudicatrice.

7) Riunione di chiusura

Il revisore deve organizzare una riunione di chiusura con l’entità. L’entità deve informare la Commissione di tale riunione alla quale possono partecipare rappresentanti di quest’ultima.

Tale riunione è destinata alla discussione della nota finale e all’ottenimento della conferma nonché di osservazioni preliminari da parte dell’entità in merito alle constatazioni e alle raccomandazioni del revisore. Il revisore e l’entità possono concordare la presentazione di informazioni mancanti che devono essere fornite dall’entità e, se del caso, un termine per la loro presentazione. Il revisore può informare l’entità in merito alle procedure di comunicazione. Il revisore deve documentare eventuali osservazioni (verbali e scritte) formulate dall’entità e dai rappresentanti della Commissione e tenerne conto nella relazione di valutazione.

3.4. Rendicontazione

1) Obblighi di comunicazione di base e lingua

Il revisore deve comunicare i risultati della valutazione in conformità con il Quadro sistematico internazionale dell’IFAC per gli incarichi di assurance e l’ISAE 3000, le pratiche della propria società di revisione e le prescrizioni del presente capitolato.

La relazione deve essere obiettiva, chiara, concisa, tempestiva e costruttiva.

La relazione va presentata nella lingua di cui alla sezione 6.4 del capitolato. Se la lingua della relazione è diversa dall’inglese o dal francese, il revisore deve fornire altresì una sintesi della relazione in inglese o francese.

2) Data della relazione di valutazione

La data del progetto di relazione e della relazione finale preliminare dovrebbe essere la data di invio di tali relazioni per la consultazione. La data riportata sulla copertina della relazione finale di valutazione dovrebbe essere la data in cui la relazione finale di valutazione viene firmata.

Fatti ed eventi giunti all’attenzione del revisore prima della firma della relazione finale e che hanno un impatto sulle constatazioni di tale relazione devono essere presi in considerazione. Tuttavia, il revisore non è tenuto a informarsi presso la dirigenza dell’entità e/o a svolgere ulteriori procedure dopo la riunione di chiusura e prima della firma della relazione finale.

3) Procedura per la consultazione e la presentazione del progetto di relazione <L’amministrazione aggiudicatrice può adattare questa parte come ritiene opportuno in quanto il testo proposto si basa su procedure della Commissione. Attenzione: le parti che prevedono la consultazione della Commissione o una notifica alla stessa vanno mantenute>

Il revisore deve presentare un progetto di relazione per l’amministrazione aggiudicatrice entro < 21> giorni di calendario dalla data della riunione di chiusura (ossia la fine del lavoro sul campo). Il progetto di relazione deve includere le osservazioni dell’entità se e in quanto esse siano già pervenute durante il lavoro sul campo per la valutazione e la riunione di chiusura.

Occorre presentare una versione cartacea e una versione elettronica del progetto di relazione unitamente a una lettera di accompagnamento. L’indicazione «draft» (progetto) va riportata in maniera chiara su tutte le versioni.

L’entità può mandare una copia del progetto della valutazione per pilastro alla Commissione europea chiedendo il suo parere su elementi specifici del progetto di relazione (1).

L’amministrazione aggiudicatrice deve presentare osservazioni al revisore entro 21 giorni di calendario dalla ricezione del progetto di relazione.

Il revisore deve presentare all’amministrazione aggiudicatrice un progetto riveduto di relazione che tenga conto di eventuali osservazioni pervenute entro < 7> giorni di calendario dalla ricezione delle osservazioni.

L’amministrazione aggiudicatrice deve presentare osservazioni al revisore entro < 21> giorni di calendario dalla ricezione del progetto di relazione.

4) Procedura per la consultazione e la presentazione della relazione finale <L’amministrazione aggiudicatrice può adattare questa parte come ritiene opportuno in quanto il testo proposto si basa su procedure della Commissione. Attenzione: le parti che prevedono la consultazione della Commissione o una notifica alla stessa vanno mantenute>

Qualora non sia necessario lavoro sul campo supplementare, il revisore deve presentare una relazione finale preliminare all’amministrazione aggiudicatrice entro < 7> giorni di calendario dalla ricezione delle osservazioni sul progetto di relazione. L’indicazione «pre-final» (finale preliminare) va riportata sulla copertina della relazione finale preliminare. L’amministrazione aggiudicatrice deve informare il revisore per iscritto se accetta la relazione finale preliminare entro < 14> giorni di calendario dalla ricezione della stessa.

Il revisore deve presentare una relazione finale entro < 7> giorni di calendario dalla ricezione delle osservazioni sulla relazione finale preliminare.

Il revisore deve quindi presentare una versione cartacea originale e una versione elettronica della relazione finale unitamente a una nota di accompagnamento all’entità.

Le relazioni devono essere presentate su carta intestata originale del revisore. L’indicazione «final» (finale) va riportata in maniera chiara su tutte le versioni. Il revisore deve altresì inviare all’entità una versione elettronica della relazione finale [ad esempio una copia ottenuta mediante scansione (in formato PDF) della relazione finale datata e firmata su carta intestata del revisore].

Il periodo tra la riunione di chiusura e la presentazione all’autorità aggiudicatrice della relazione finale non deve superare i < 105> giorni di calendario o le < 15> settimane.

Il revisore deve inviare una copia elettronica e una copia cartacea della relazione finale di valutazione per pilastro alla Commissione europea:

Commissione europea

Direzione generale […]

Unità controllo e audit

1040 Bruxelles/Brussel,

BELGIO

(1) Lasciando impregiudicate le misure di vigilanza che la Commissione adotterà a norma dell’articolo 154, paragrafo 5, del regolamento finanziario.

Allegato 4

RELAZIONE DI VALUTAZIONE PER PILASTRO

[PROGETTO DI] RELAZIONE [FINALE PRELIMINARE O FINALE]

[data]

VALUTAZIONE PER PILASTRO

DI [NOME DELL’ENTITÀ]

Entità soggetta a valutazione:	[Nome dell’entità]
Paese:	[Paese in cui è stabilita l’entità]
Revisore:	[Società di revisione e ufficio responsabile della valutazione]
Periodo oggetto di valutazione:	dal [data] al [data] [di norma si tratta dell’anno (periodo di 12 mesi) che termina il giorno di inizio del lavoro sul campo (procedure in loco) della valutazione]
Date del lavoro sul campo per la valutazione:	dal [data] al [data]

INDICE

Relazione sull’incarico di assurance indipendente

112

Sintesi

117

Contesto dell’incarico di revisione

126

Sistema di controllo interno

127

Sistema contabile

129

Audit esterno indipendente

129

Sovvenzioni

129

Appalti

130

Strumenti finanziari

130

Esclusione dall’accesso ai finanziamenti

131

10.

Pubblicazione di informazioni sui destinatari

131

11.

Protezione dei dati personali

131

Allegati

133

ISTRUZIONI PER L’UTILIZZO DEL PRESENTE MODELLO DI RELAZIONE

Il presente modello di relazione per una valutazione per pilastro mette a disposizione del revisore un formato e una struttura per la relazione e include orientamenti in merito al contenuto delle sezioni della relazione.

—	Tutto il testo su sfondo grigio in <corsivo> è riportato a titolo di orientamento e va eliminato.

—	Tutto il testo non su sfondo grigio può essere utilizzato dal revisore per redigere la relazione. Il revisore può modificare il testo come meglio crede fatta eccezione per il testo prescritto della relazione del revisore indipendente.

Il testo e la formulazione prescritti della relazione di assurance del revisore indipendente devono essere sempre rispettati e non devono essere modificati.

La presente pagina di istruzioni va eliminata dalla relazione.

RELAZIONE SULL’INCARICO DI ASSURANCE INDIPENDENTE

Valutazione per pilastro

[nome e indirizzo completi dell’entità]

Abbiamo svolto una valutazione per pilastro («valutazione») di [nome], in appresso «l’entità». Tale valutazione mira a fornire alla Commissione europea una ragionevole garanzia in merito alla domanda se l’entità soddisfa le prescrizioni di cui all’articolo 154, paragrafo 4, lettere da a) ad f), del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale della Commissione europea e di cui all’articolo 29, paragrafo 1, del regolamento finanziario applicabile al Fondo europeo di sviluppo in relazione ai seguenti pilastri:

1.	sistema di controllo interno;

2.	sistema contabile;

3.	audit esterno indipendente;

4.	sovvenzioni<Eliminare se non applicabile>;

5.	appalti<Eliminare se non applicabile>;

6.	strumenti finanziari (1)<Eliminare se non applicabile>.

7.	esclusione dall’accesso ai finanziamenti;

8.	pubblicazione di informazioni sui destinatari;

9.	protezione dei dati personali.

L’ambito del nostro lavoro e le nostre conclusioni per ciascun pilastro sono specificate in appresso.

Responsabilità rispettive della dirigenza dell’entità e del revisore

La dirigenza dell’entità è tenuta a garantire che i sistemi, i controlli, le norme e le procedure collegate ai pilastri rispettino i principi riconosciuti a livello internazionale e i criteri fissati dalla Commissione europea per ciascun pilastro. Inoltre, la dirigenza dell’entità è tenuta altresì a fornire al revisore informazioni, documenti e accesso ai sistemi e al personale dell’entità nella misura in cui ciò sia necessario e pertinente ai fini della presente valutazione.

È invece nostra responsabilità valutare i sistemi messi in atto, nonché i controlli, le norme e le procedure applicati dall’entità per ciascun pilastro e comunicare le nostre constatazioni conformemente al capitolato per la presente valutazione.

Il presente capitolato specifica che dobbiamo svolgere il nostro lavoro in conformità con il Principio internazionale sugli incarichi di assurance (International Standard on Assurance Engagements 3000 (pubblicato dalla Federazione internazionale dei revisori contabili, IFAC) in materia di incarichi di assurance diversi dalle revisioni contabili complete o dalle revisioni contabili limitate dell’informativa finanziaria storica se e in quanto tale principio possa essere applicato nel contesto specifico della presente valutazione per pilastro. Tale principio prevede il rispetto da parte nostra delle norme deontologiche applicabili nella conduzione del nostro lavoro.

Ambito delle attività per tutti i pilastri

L’ambito del nostro incarico di revisione comprende una valutazione di ciascun pilastro e dei sistemi messi in atto nonché dei controlli, delle norme e delle procedure applicati dall’entità.

Sulla scorta delle prescrizioni per il pilastro interessato, la nostra valutazione ha riguardato la progettazione o la progettazione e l’efficacia operativa dei sistemi, dei controlli, delle procedure e delle norme pertinenti.

La nostra valutazione ha comportato un raffronto tra informazioni oggettive e dati relativi a sistemi, controlli, norme e procedure rispetto ai criteri fissati dalla Commissione. Tali criteri e i corrispondenti livelli di importanza (rilevanza) sono riportati nel capitolo 2.3 della nostra relazione dettagliata.

Ai fini della determinazione di cosa debba essere considerato una carenza rilevante nei sistemi, nei controlli, nelle norme e nelle procedure, abbiamo tenuto conto dei criteri e dei livelli di importanza definiti dalla Commissione in quanto tali fattori potrebbero influenzare la decisione della Commissione di affidare all’entità compiti di esecuzione del bilancio in regime di gestione indiretta.

La presente valutazione ha esaminato principalmente i sistemi, i controlli, le norme e le procedure in essere per lo svolgimento delle normali operazioni dell’entità. Le conclusioni della presente valutazione non riguardano azioni, progetti, contratti o accordi specifici, né presenti né futuri.

In ragione delle sue limitazioni intrinseche, il controllo interno, unitamente a sistemi, norme e procedure ulteriori, potrebbe non necessariamente prevenire o rilevare errori. Inoltre, eventuali proiezioni della presente valutazione storica della progettazione e dell’efficacia di sistemi, controlli, norme e procedure su periodi futuri sono soggette al rischio che tali sistemi, controlli, norme e procedure possano diventare inadeguati in ragione di variazioni delle condizioni oppure che il grado di conformità alle norme e alle procedure possa deteriorarsi.

Abbiamo preso in considerazione tutte le prove disponibili che ci sono state presentate durante le nostre attività sul campo, che abbiamo concluso il [data della riunione di chiusura], nonché tutte le osservazioni e le informazioni successive presentate dall’entità e dalla Commissione europea fino alla data della presente relazione.

Riteniamo che le prove che abbiamo ottenuto siano sufficienti e adeguate per costituire una base per le nostre conclusioni.

PILASTRO 1 — SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

L’ambito del nostro incarico di revisione comprende la valutazione se l’entità abbia istituito e garantito il funzionamento di un sistema di controllo interno efficace, efficiente ed economico. Di conseguenza, le procedure da noi intraprese hanno riguardato la progettazione e l’efficacia operativa del sistema di controllo interno.

Il nostro lavoro si è concentrato sulle componenti del controllo interno e sui controlli che la Commissione ritiene importanti e che sono specificati in dettaglio nei questionari di valutazione.

Conclusione

Complessivamente, a nostro parere, sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità ha istituito e garantito il funzionamento, sotto ogni aspetto sostanziale, di un sistema di controllo interno efficace, efficiente ed economico, conforme ai criteri fissati dalla Commissione europea.

Rinviamo alle nostre constatazioni di cui alla sezione 1.3: sintesi delle constatazioni della nostra relazione dettagliata che illustra le carenze rilevanti constatate nel sistema di controllo interno.

Complessivamente, a nostro parere, in ragione della rilevanza delle questioni di cui al paragrafo precedente e sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità non ha istituito e garantito il funzionamento, sotto ogni aspetto sostanziale, di un sistema di controllo interno efficace, efficiente ed economico, conforme ai criteri fissati dalla Commissione europea.

PILASTRO 2 — SISTEMA CONTABILE

L’ambito del nostro incarico di revisione comprende la valutazione se l’entità utilizzi un sistema contabile che fornisce informazioni precise, complete, affidabili e tempestive. Le procedure da noi attuate hanno riguardato la progettazione e l’efficacia operativa del sistema contabile.

Il nostro lavoro si è concentrato sugli aspetti e sulle componenti del sistema contabile che la Commissione ritiene importanti e che sono specificati in dettaglio nei questionari di valutazione.

Conclusione

Complessivamente, a nostro parere, sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità utilizza un sistema contabile che fornisce, sotto ogni aspetto sostanziale, informazioni precise, complete, affidabili e tempestive conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

Rinviamo alle nostre constatazioni di cui alla sezione 1.3: sintesi delle constatazioni della nostra relazione dettagliata che illustra le carenze rilevanti constatate nel sistema contabile.

Complessivamente, a nostro parere, in ragione della rilevanza delle questioni di cui al paragrafo precedente e sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità non utilizza un sistema contabile che fornisce, sotto ogni aspetto sostanziale, informazioni precise, complete, affidabili e tempestive conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

PILASTRO 3 — AUDIT ESTERNO INDIPENDENTE

L’ambito del nostro incarico di revisione comprende la valutazione se l’entità sia soggetta a un audit esterno indipendente, svolto, conformemente alle pertinenti norme riconosciute a livello internazionale, da un servizio di audit funzionalmente indipendente dall’entità stessa. Di conseguenza, le procedure da noi svolte hanno riguardato la progettazione del quadro di audit esterno al quale l’entità è soggetta.

Il nostro lavoro si è concentrato sugli aspetti e sulle componenti del quadro di audit esterno indipendente che la Commissione ritiene importanti e che sono specificati in dettaglio nei questionari di valutazione.

Conclusione

Complessivamente, a nostro parere, sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità è soggetta a un audit esterno indipendente che deve essere svolto, sotto ogni aspetto sostanziale, conformemente alle pertinenti norme riconosciute a livello internazionale, da un servizio di audit funzionalmente indipendente dall’entità stessa nonché in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea.

Rinviamo alle nostre constatazioni di cui alla sezione 1.3: sintesi delle constatazioni della nostra relazione dettagliata che illustra le carenze rilevanti constatate nel quadro per un audit esterno indipendente.

Complessivamente, a nostro parere, in ragione della rilevanza delle questioni di cui al paragrafo precedente e sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità non è soggetta a un audit esterno indipendente che deve essere svolto, sotto ogni aspetto sostanziale, conformemente alle pertinenti norme riconosciute a livello internazionale, da un servizio di audit funzionalmente indipendente dall’entità stessa nonché in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea.

PILASTRO 4 — SOVVENZIONI

L’ambito del nostro incarico di revisione include la valutazione se l’entità applichi norme e procedure adeguate per erogare finanziamenti mediante sovvenzioni attingendo ai fondi UE. Di conseguenza le procedure da noi attuate hanno riguardato la progettazione e l’efficacia operativa del sistema per le sovvenzioni.

Il nostro lavoro si è concentrato sugli aspetti e sulle componenti del sistema per le sovvenzioni che la Commissione ritiene importanti e che sono specificati in dettaglio nei questionari di valutazione.

Conclusione

Complessivamente, a nostro parere, sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite sovvenzioni e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

Rinviamo alle nostre constatazioni di cui alla sezione 1.3: sintesi delle constatazioni della nostra relazione dettagliata che illustra le carenze rilevanti constatate nel sistema per le sovvenzioni.

Complessivamente, a nostro parere, in ragione della rilevanza delle questioni di cui al paragrafo precedente e sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità non applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite sovvenzioni e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

PILASTRO 5 — APPALTI

L’ambito del nostro incarico di revisione include la valutazione se l’entità applichi norme e procedure adeguate per erogare finanziamenti mediante appalti attingendo ai fondi UE. Di conseguenza le procedure da noi attuate hanno riguardato la progettazione e l’efficacia operativa del sistema per gli appalti.

Il nostro lavoro si è concentrato sugli aspetti e sulle componenti del sistema per gli appalti che la Commissione ritiene importanti e che sono specificati in dettaglio nei questionari di valutazione.

Conclusione

Complessivamente, a nostro parere, sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite appalti e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione.

Rinviamo alle nostre constatazioni di cui alla sezione 1.3: sintesi delle constatazioni della nostra relazione dettagliata che illustra le carenze rilevanti constatate nel sistema per gli appalti.

Complessivamente, a nostro parere, in ragione della rilevanza delle questioni di cui al paragrafo precedente e sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità non applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite appalti e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

PILASTRO 6 — STRUMENTI FINANZIARI (2) ;

L’ambito del nostro incarico di revisione include la valutazione se l’entità applichi norme e procedure adeguate per erogare finanziamenti mediante strumenti finanziari attingendo ai fondi UE. Di conseguenza le procedure da noi attuate hanno riguardato la progettazione e l’efficacia operativa degli strumenti finanziari.

Il nostro lavoro si è concentrato sugli aspetti e sulle componenti degli strumenti finanziari utilizzati dall’entità che la Commissione ritiene importanti e che sono specificati in dettaglio nei questionari di valutazione.

Conclusione

Complessivamente, a nostro parere, sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite strumenti finanziari e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

Rinviamo alle nostre constatazioni di cui alla sezione 1.3: sintesi delle constatazioni della nostra relazione dettagliata che illustra le carenze rilevanti constatate negli strumenti finanziari utilizzati dall’entità.

Complessivamente, a nostro parere, in ragione della rilevanza delle questioni di cui al paragrafo precedente e sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità non applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite strumenti finanziari e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

PILASTRO 7 — ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI

L’ambito del nostro incarico di revisione include la valutazione se l’entità applichi norme e procedure adeguate per escludere terzi dall’accesso ai finanziamenti.

Di conseguenza le procedure da noi attuate hanno riguardato la progettazione e l’efficacia operativa delle misure adottate dall’entità a tale fine.

Il nostro lavoro si è concentrato su tali motivi di esclusione e sulle misure adottate dall’entità che la Commissione ritiene importanti e che sono specificati in dettaglio nei questionari di valutazione.

Conclusione

Complessivamente, a nostro parere, sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità applica norme e procedure adeguate per l’esclusione di terzi all’accesso ai finanziamenti conformemente ai criteri fissati dalla Commissione.

Complessivamente, a nostro parere, in ragione della rilevanza delle questioni di cui al paragrafo precedente e sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità non applica norme e procedure adeguate per l’esclusione di terzi dall’accesso ai finanziamenti conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

PILASTRO 8 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI

L’ambito del nostro incarico di revisione comprende la valutazione se l’entità renda pubbliche informazioni sui destinatari dei fondi nella forma appropriata e in modo tempestivo.

Di conseguenza le procedure da noi attuate hanno riguardato la progettazione e l’efficacia operativa delle misure adottate dall’entità a tale fine.

Il nostro lavoro si è concentrato sulle prescrizioni che la Commissione ritiene importanti e che sono specificati in dettaglio nei questionari di valutazione.

Conclusione

Complessivamente, a nostro parere, sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità applica norme e procedure adeguate per rendere pubbliche le informazioni sui destinatari dei fondi nella forma appropriata e in modo tempestivo, conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

Complessivamente, a nostro parere, in ragione della rilevanza delle questioni di cui al paragrafo precedente e sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità non applica norme e procedure adeguate per rendere pubbliche le informazioni sui destinatari dei fondi nella forma appropriata e in modo tempestivo, conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

PILASTRO 9 — PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

L’ambito del nostro incarico di revisione comprende la valutazione se l’entità garantisca una protezione dei dati personali equivalente a quella di cui all’articolo 5 del regolamento finanziario.

Di conseguenza le procedure da noi attuate hanno riguardato la progettazione e l’efficacia operativa delle misure adottate dall’entità a tale fine.

Il nostro lavoro si è concentrato su tali prescrizioni e sulle misure adottate dall’entità che la Commissione ritiene importanti e che sono specificate in dettaglio nei questionari di valutazione.

Conclusione

Complessivamente, a nostro parere, sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità applica norme e procedure adeguate per garantire la protezione dei dati personali conformemente ai criteri fissati dalla Commissione.

Complessivamente, a nostro parere, in ragione della rilevanza delle questioni di cui al paragrafo precedente e sulla scorta del lavoro da noi svolto, l’entità non applica norme e procedure adeguate per garantire la protezione dei dati personali conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea.

Distribuzione e utilizzo

L’entità ha richiesto la presente relazione che è destinata esclusivamente a informare l’entità e la Commissione europea e ad essere utilizzata dalle stesse.

Firma dei revisori <persona o società di revisione o entrambi, a seconda dei casi>.

Nome del revisore che firma <persona o società di revisione o entrambi, a seconda dei casi>.

Indirizzo del revisore <ufficio che detiene la responsabilità dell’audit>.

Data della firma <da non utilizzare per i progetti di relazione. La data della firma della relazione finale.>.

1. SINTESI

1.1. Conclusioni

Si riporta in appresso una sintesi delle nostre conclusioni per ciascun pilastro.

PILASTRO

CONCLUSIONE

1.	Sistema di controllo interno

SÌ/NO

L’entità ha istituito e garantito il funzionamento, sotto ogni aspetto sostanziale, di un sistema di controllo interno efficace, efficiente ed economico e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

2.	Sistema contabile

SÌ/NO

L’entità utilizza un sistema contabile che fornisce, sotto ogni aspetto sostanziale, informazioni precise, complete, affidabili e tempestive che è conforme ai criteri fissati dalla Commissione europea?

3.	Audit esterno indipendente

SÌ/NO

L’entità è soggetta a un audit esterno indipendente che deve essere svolto, sotto ogni aspetto sostanziale, conformemente alle pertinenti norme riconosciute a livello internazionale, da un servizio di audit funzionalmente indipendente dall’entità stessa e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

4.	Sovvenzioni

SÌ/NO/NA

L’entità applica norme e procedure adeguate per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite sovvenzioni e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

Appalti

SÌ/NO/NA

6.	Strumenti finanziari

SÌ/NO/NA

L’entità applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite strumenti finanziari e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea?

In particolare, l’entità applica norme e procedure adeguate con riferimento a:

sistema di gestione del rischio di credito e utilizzo di un sistema di rating del rischio interno?

SÌ/NO/NA

elusione fiscale e giurisdizioni non cooperative?

SÌ/NO/NA

antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo?

SÌ/NO/NA

7.	Esclusione dall’accesso ai finanziamenti

SÌ/NO/NA

L’entità applica norme e procedure adeguate per escludere terzi dall’accesso ai finanziamenti attraverso appalti, sovvenzioni e/o strumenti finanziari?

SÌ/NO/NA

8.	Pubblicazione di informazioni sui destinatari

SÌ/NO/NA

L’entità rende pubbliche informazioni sui destinatari di fondi in maniera adeguata ed entro tempi ragionevoli?

SÌ/NO/NA

9.	Protezione dei dati personali

SÌ/NO/NA

L’entità garantisce una protezione dei dati personali equivalente a quella di cui all’articolo 5 del regolamento finanziario (3)?

SÌ/NO/NA

1.2. Tabella di marcia

Abbiamo concluso che l’entità non rispetta pienamente le prescrizione del/dei pilastro/i [specificare il/i pilastro/i].

Abbiamo riscontrato carenze significative in … <descrivere brevemente le carenze principali riscontrate per il/i pilastro/i interessato/i conformemente alle constatazioni di cui alla sezione 1.3>.

Abbiamo formulato una serie di raccomandazioni critiche per porre rimedio a tali carenze <descrivere brevemente le raccomandazioni critiche per il/i pilastro/i interessato/i in conformità con le raccomandazioni di cui alla sezione 1.3>.

Suggeriamo all’entità di attuare tali raccomandazioni al fine di risultare ammissibile a ricevere compiti di esecuzione del bilancio in regime di gestione indiretta da parte della Commissione europea.

A tale scopo proponiamo un piano d’azione, ossia una tabella di marcia che include un calendario per affrontare e porre rimedio alle carenze rilevate. Tale tabella di marcia e il relativo calendario per l’attuazione delle misure da noi proposte sono stati discussi e concordati con l’entità <Per quanto possibile la tabella di marcia dovrebbe essere concordata con l’entità prima dell’emissione della relazione finale del revisore. Qualora ciò non sia possibile, occorre spiegarne i motivi in maniera chiara>.

Tabella di marcia

<Descrivere qui la tabella di marcia affrontando i seguenti aspetti fondamentali per ciascun pilastro interessato:

—	breve descrizione delle constatazioni principali, ossia carenze rilevanti constatate nel contesto di sistemi, controlli, procedure e norme;

—	breve descrizione del piano d’azione proposto per porre rimedio a tali carenze. Il piano d’azione dovrebbe stabilire in maniera chiara quali misure proposte (ossia raccomandazioni critiche) saranno attuate e come saranno attuate, nonché fornire un calendario chiaro e realistico.>

1.3. Sintesi delle constatazioni e raccomandazioni

Si riporta in appresso una sintesi delle nostre constatazioni e raccomandazioni per ciascun pilastro.

Constatazioni

Le constatazioni principali sono quelle relative a carenze rilevanti nel contesto di sistemi, controlli, norme e procedure. Con «rilevante» si intende che abbiamo considerato tali fattori siano così importanti per la Commissione che potrebbero influenzare la decisione di quest’ultima di affidare all’entità compiti di esecuzione del bilancio in regime di gestione indiretta. Di conseguenza nei casi in cui abbiamo riscontrato constatazioni rilevanti per un pilastro, ciò ci ha portato ad esprimere una conclusione negativa per tale pilastro.

Tra le constatazioni principali rientrano anche i casi cui esistono diverse constatazioni, che se prese singolarmente non costituiscono una carenza rilevante, ma se considerate nel complesso comportano una constatazione di carenza rilevante. L’impatto combinato di tali constatazioni è considerato così importante (ossia rilevante) da spingerci a concludere che l’entità non rispetta le prescrizioni per il pilastro in questione (ossia la conclusione è «no»).

Le altre constatazioni sono tutte constatazioni non rilevanti che riteniamo debbano essere portate all’attenzione dell’entità. Tali constatazioni riguardano carenze nei sistemi, nei controlli, nelle norme e nelle procedure che, individualmente o nel loro complesso, comportano un livello meno immediato di rischio che gli obiettivi per il pilastro in questione non vengano conseguiti.

Raccomandazioni

Le raccomandazioni critiche riguardano carenze rilevanti nei sistemi, nei controlli, nelle norme o nelle procedure e i casi in cui i criteri della Commissione e/o i principi riconosciuti a livello internazionale per i pilastri non sono rispettati (in maniera sistematica).

Le altre raccomandazioni si riferiscono a tutte le altre constatazioni che non hanno natura rilevante. In questi casi, le carenze riscontrate nei sistemi, nei controlli, nelle norme o nelle procedure non hanno alcun impatto significativo e immediato sugli obiettivi di tali sistemi, controlli, norme o procedure. Ciò nonostante, riteniamo sia importante che l’entità attui le misure suggerite al fine di migliorare detti sistemi, controlli, norme o procedure e di conseguire una maggiore efficacia e/o efficienza.

Ciascuna delle nostre raccomandazioni è illustrata in maniera dettagliata nei capitoli da 3 a 8.

Suggeriamo all’entità di attuare le nostre raccomandazioni critiche come indicato nella tabella di marcia di cui alla sezione 1.2 della presente relazione.

PILASTRO 1 — SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
Constatazioni principali/raccomandazioni critiche
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Altre constatazioni/altre raccomandazioni
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Nota: il numero e la descrizione della constatazione/raccomandazione devono corrispondere alla constatazione/raccomandazione dettagliata di cui rispettivamente ai punti 3.3.1 e 3.3.2.

PILASTRO 2 — SISTEMA CONTABILE
Constatazioni principali/raccomandazioni critiche
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Altre constatazioni/altre raccomandazioni
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Nota: il numero e la descrizione della constatazione/raccomandazione devono corrispondere alla constatazione/raccomandazione dettagliata di cui rispettivamente ai punti 4.3.1 e 4.3.2.

PILASTRO 3 — AUDIT ESTERNO INDIPENDENTE
Constatazioni principali/raccomandazioni critiche
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Altre constatazioni/altre raccomandazioni
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Nota: il numero e la descrizione della constatazione/raccomandazione devono corrispondere alla constatazione/raccomandazione dettagliata di cui rispettivamente ai punti 5.3.1 e 5.3.2.

PILASTRO 4 — SOVVENZIONI
Constatazioni principali/raccomandazioni critiche
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Altre constatazioni/altre raccomandazioni
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Nota: il numero e la descrizione della constatazione/raccomandazione devono corrispondere alla constatazione/raccomandazione dettagliata di cui rispettivamente ai punti 6.3.1 e 6.4.2.

PILASTRO 5 — APPALTI
Constatazioni principali/raccomandazioni critiche
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Altre constatazioni/altre raccomandazioni
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Nota: il numero e la descrizione della constatazione/raccomandazione devono corrispondere alla constatazione/raccomandazione dettagliata di cui rispettivamente ai punti 7.3.1 e 7.3.2.

PILASTRO 6 — STRUMENTI FINANZIARI
Constatazioni principali/raccomandazioni critiche
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Altre constatazioni/altre raccomandazioni
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Nota: il numero e la descrizione della constatazione/raccomandazione devono corrispondere alla constatazione/raccomandazione dettagliata di cui rispettivamente ai punti 8.3.1 e 8.3.2.

PILASTRO 7 — ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI
Constatazioni principali/raccomandazioni critiche
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Altre constatazioni/altre raccomandazioni
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Nota: il numero e la descrizione della constatazione/raccomandazione devono corrispondere alla constatazione/raccomandazione dettagliata di cui rispettivamente ai punti 9.3.1 e 9.3.2.

PILASTRO 8 — PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI
Constatazioni principali/raccomandazioni critiche
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Altre constatazioni/altre raccomandazioni
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Nota: il numero e la descrizione della constatazione/raccomandazione devono corrispondere alla constatazione/raccomandazione dettagliata di cui rispettivamente ai punti 10.3.1 e 10.3.2.

PILASTRO 9 — PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Constatazioni principali/raccomandazioni critiche
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Altre constatazioni/altre raccomandazioni
N.	Descrizione della constatazione/raccomandazione
1	Constatazione: <breve descrizione della constatazione, massimo 2 righe>
	Raccomandazione: <breve descrizione della raccomandazione, massimo 2 righe>
2

3

Ecc.

Nota: il numero e la descrizione della constatazione/raccomandazione devono corrispondere alla constatazione/raccomandazione dettagliata di cui rispettivamente ai punti 11.3.1 e 11.3.2.

2. CONTESTO DELL’INCARICO DI REVISIONE

2.1. Contesto

L’articolo 154 del regolamento finanziario (4) applicabile al bilancio generale dell’Unione europea («UE») definisce le modalità di esecuzione del bilancio, compresa la «gestione indiretta». In regime di gestione indiretta, la Commissione può affidare compiti di esecuzione del bilancio ai paesi, alle organizzazioni e agli organismi (denominati «entità» in appresso) di cui all’articolo 62 del regolamento finanziario. Possono quindi essere interessate entità dei seguenti tipi:

—	paesi terzi o organismi da questi designati, ad esempio il ministero degli Interni del Regno di Cambogia;

—	organizzazioni internazionali e loro agenzie, ad esempio il programma delle Nazioni Unite per lo sviluppo (UNDP);

—	organismi di diritto pubblico, ad esempio Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

—	organismi di diritto privato ma investiti di attribuzioni di servizio pubblico nella misura in cui presentano sufficienti garanzie finanziarie, ad esempio la Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

1)	il sistema di controllo interno;

2)	il sistema contabile;

3)	un audit esterno indipendente;

nonché norme e procedure per:

4)	l’erogazione di finanziamenti attraverso sovvenzioni attingendo ai fondi UE;

appalti;

6)	strumenti finanziari (5).

nonché:

7)	l’esclusione dall’accesso ai finanziamenti;

8)	la pubblicazione di informazioni sui destinatari;

9)	la protezione dei dati personali.

2.2. Descrizione dell’entità oggetto della valutazione

<Fornire una descrizione dell’entità. Massimo suggerito: 2 pagine.

Principali caratteristiche dell’entità, struttura organizzativa, natura delle attività e delle operazioni ecc.>

2.3. Criteri utilizzati per la valutazione e rilevanza

Per ciascun pilastro la Commissione europea ha definito tre livelli di criteri attraverso la formulazione di domande (chiave) di cui agli allegati 2 e 2 bis del capitolato (Questionario e criteri di valutazione e Questionario di valutazione). Ai fini della determinazione di cosa debba essere considerato una carenza rilevante nei sistemi, nei controlli, nelle norme e nelle procedure, abbiamo tenuto conto dei criteri e dei livelli di importanza (ossia soglie di punteggio) definiti dalla Commissione in quanto tali fattori potrebbero influenzare la decisione della Commissione di affidare all’entità compiti di esecuzione del bilancio in regime di gestione indiretta.

Livello 1 (regolamento finanziario)

Per ciascun pilastro esiste una domanda generale di livello 1 (nell’ allegato 2 Questionario e criteri di valutazione) definita sulla base del regolamento finanziario. Sono possibili soltanto due risposte:

—	la risposta alla domanda di livello 1 è «sì». Ciò significa che l’entità soddisfa le prescrizioni per il pilastro interessato. La nostra conclusione è positiva ed equivale a un «parere senza riserve»;

—	la risposta alla domanda di livello 1 è «no». Ciò significa che l’entità non rispetta le prescrizioni per il pilastro interessato. In questo caso la nostra conclusione è negativa ed equivale a un «parere negativo» ai sensi delle norme internazionali.

Livello 2 (componenti principali del pilastro)

Abbiamo applicato il nostro giudizio professionale nell’attribuire un punteggio su una scala da 0 a 10 a ciascuna componente di livello 2 di cui all’ allegato 2 Questionario e criteri di valutazione sulla base delle informazioni e delle prove che abbiamo ottenuto nell’ allegato 2 bis .

Livello 3 (questionario di valutazione con blocchi di domande)

L’ allegato 2 bis Questionario di valutazione comprende blocchi di domande relative alle componenti principali di livello 2 dei pilastri. Tali blocchi di domande dettagliate ci hanno guidato e costituiscono in pratica esempi non esaustivi. Ciò significa che abbiamo la possibilità, ma non siamo necessariamente tenuti a farlo, di utilizzare (tutte) queste domande (ovvero tutti questi blocchi di domande) per assegnare un punteggio a ciascuna componente di livello 2.

Abbiamo formulato ulteriori domande e svolto procedure e prove aggiuntive secondo quanto ritenuto necessario o appropriato. Abbiamo applicato pienamente il nostro giudizio professionale per tutte le domande di cui all’ allegato 2 bis al fine di attribuire i punteggi alle componenti principali di livello 2 dei pilastri.

3. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

3.1. Descrizione del sistema di controllo interno

3.2. Sintesi del lavoro svolto e dei criteri utilizzati per la valutazione

3.3. Constatazioni e raccomandazioni

Le nostre constatazioni e raccomandazioni dettagliate sono riportate in appresso.

<L’utilizzo del formato tabellare sottostante è obbligatorio e deve essere sempre rispettato>

3.3.1. Principali constatazioni e raccomandazioni critiche

Constatazione/Racc. n.: [numero]

Titolo: [breve descrizione della constatazione e della raccomandazione]

Descrizione della constatazione

[descrivere la constatazione in maniera dettagliata, trattando fatti, criteri, causa e impatto]

Descrizione della raccomandazione:

[descrivere la raccomandazione in maniera dettagliata]

Osservazioni dell’entità:

[indicare se l’entità concorda o meno con la constatazione/raccomandazione e descrivere le osservazioni dell’entità]

Osservazioni della Commissione

[descrivere le osservazioni della Commissione]

Ulteriori osservazioni del revisore:

[compilare soltanto se l’entità non concorda con la constatazione/raccomandazione del revisore, nonostante quest’ultimo continui a ritenere che tale constatazione/raccomandazione sia valida. In tal caso, il revisore dovrebbe confutare le osservazioni dell’entità in questo punto e giustificare il motivo per il quale ribadisce la constatazione]

3.3.2. Ulteriori constatazioni e raccomandazioni

Constatazione/Racc. n.: [numero]

Titolo: [breve descrizione della constatazione e della raccomandazione]

Descrizione della constatazione

[descrivere la constatazione in maniera dettagliata, trattando fatti, criteri, causa e impatto]

Descrizione della raccomandazione:

[descrivere la raccomandazione in maniera dettagliata]

Osservazioni dell’entità:

[indicare se l’entità concorda o meno con la constatazione/raccomandazione e descrivere le osservazioni dell’entità]

Osservazioni della Commissione

[descrivere le osservazioni della Commissione]

Ulteriori osservazioni del revisore:

4. SISTEMA CONTABILE

<Cfr. capitolo 3: sistema di controllo interno. Occorre utilizzare la medesima struttura e i medesimi contenuti.>

4.1. Descrizione del sistema contabile

[…]

4.2. Sintesi del lavoro svolto e dei criteri utilizzati per la valutazione

4.3. Constatazioni e raccomandazioni

Le nostre constatazioni e raccomandazioni dettagliate sono riportate in appresso.

i.	Principali constatazioni e raccomandazioni critiche […]

ii.	Ulteriori constatazioni e raccomandazioni […]

5. AUDIT ESTERNO INDIPENDENTE

<Cfr. capitolo 3: sistema di controllo interno. Occorre utilizzare la medesima struttura e i medesimi contenuti.>

a)	Descrizione del quadro per l’audit esterno indipendente […]

Sintesi del lavoro svolto e dei criteri utilizzati per la valutazione

Constatazioni e raccomandazioni

Le nostre constatazioni e raccomandazioni dettagliate sono riportate in appresso.

i.	Principali constatazioni e raccomandazioni critiche […]

ii.	Ulteriori constatazioni e raccomandazioni […]

6. SOVVENZIONI

<Cfr. capitolo 3: sistema di controllo interno. Occorre utilizzare la medesima struttura e i medesimi contenuti.>

a)	Descrizione del sistema per le sovvenzioni […]

Sintesi del lavoro svolto e dei criteri utilizzati per la valutazione

Constatazioni e raccomandazioni

Le nostre constatazioni e raccomandazioni dettagliate sono riportate in appresso.

i.	Principali constatazioni e raccomandazioni critiche […]

ii.	Ulteriori constatazioni e raccomandazioni […]

7. APPALTI

<Cfr. capitolo 3: sistema di controllo interno. Occorre utilizzare la medesima struttura e i medesimi contenuti.>

a)	Descrizione del sistema per gli appalti […]

Sintesi del lavoro svolto e dei criteri utilizzati per la valutazione

Constatazioni e raccomandazioni

Le nostre constatazioni e raccomandazioni dettagliate sono riportate in appresso.

i.	Principali constatazioni e raccomandazioni critiche […]

ii.	Ulteriori constatazioni e raccomandazioni […]

8. STRUMENTI FINANZIARI (6)

<Cfr. capitolo 3: sistema di controllo interno. Occorre utilizzare la medesima struttura e i medesimi contenuti.>

a)	Descrizione degli strumenti finanziari […]

Sintesi del lavoro svolto e dei criteri utilizzati per la valutazione

Constatazioni e raccomandazioni

Le nostre constatazioni e raccomandazioni dettagliate sono riportate in appresso.

i.	Principali constatazioni e raccomandazioni critiche […]

ii.	Ulteriori constatazioni e raccomandazioni […]

9. ESCLUSIONE DALL’ACCESSO AI FINANZIAMENTI

<Cfr. capitolo 3: sistema di controllo interno. Occorre utilizzare la medesima struttura e i medesimi contenuti.>

a)	Descrizione del sistema utilizzato per escludere i destinatari dall’accesso ai finanziamenti. […]

Sintesi del lavoro svolto e dei criteri utilizzati per la valutazione

Constatazioni e raccomandazioni

Le nostre constatazioni e raccomandazioni dettagliate sono riportate in appresso.

i.	Principali constatazioni e raccomandazioni critiche […]

ii.	Ulteriori constatazioni e raccomandazioni […]

10. PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI SUI DESTINATARI

<Cfr. capitolo 3: sistema di controllo interno. Occorre utilizzare la medesima struttura e i medesimi contenuti.>

a)	Descrizione del sistema utilizzato per la pubblicazione di informazioni sui destinatari […]

Sintesi del lavoro svolto e dei criteri utilizzati per la valutazione

Constatazioni e raccomandazioni

Le nostre constatazioni e raccomandazioni dettagliate sono riportate in appresso.

i.	Principali constatazioni e raccomandazioni critiche […]

ii.	Ulteriori constatazioni e raccomandazioni […]

11. PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

<Cfr. capitolo 3: sistema di controllo interno. Occorre utilizzare la medesima struttura e i medesimi contenuti.>

a)	Descrizione del sistema utilizzato per garantire la protezione dei dati personali […]

Sintesi del lavoro svolto e dei criteri utilizzati per la valutazione

Constatazioni e raccomandazioni

Le nostre constatazioni e raccomandazioni dettagliate sono riportate in appresso.

i.	Principali constatazioni e raccomandazioni critiche […]

ii.	Ulteriori constatazioni e raccomandazioni […]

(1) I riferimenti a «strumenti finanziari» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(2) Questo termine comprende le garanzie di bilancio, nonché prescrizioni in materia di tassazione e antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo. Riportare le conclusioni per ciascuna sottosezione (6a, 6b, 6c), oltre alle conclusioni generali per il pilastro generale.

(3) Fatti salvi il regolamento (UE) 2018/1725 e il regolamento (UE) 2016/679.

(4) Regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.

(5) I riferimenti a «strumenti finanziari» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(6) Comprendono le garanzie di bilancio.

Allegato 1

Persone contattate o coinvolte nella valutazione

Revisore — [nome della società di revisione]
[Nome 1]	[indicare la posizione/il ruolo della persona in seno alla società di revisione che funge da responsabile ultimo dell’incarico di revisione e dello svolgimento dello stesso, nonché della relazione emessa per conto della società, ad esempio, socio, amministratore o equivalente]
[Nome 2; facoltativo]	[facoltativo (se non in conflitto con le pratiche e le politiche in materia di risorse umane della società di revisione). Indicare la posizione/il ruolo della persona della società di revisione che ha gestito l’audit, ad esempio alto dirigente]

Entità soggetta a valutazione — [nome dell’entità]
[Nome 1]	[indicare la posizione/il ruolo in seno all’entità, ad esempio, amministratore, responsabile finanziario, contabile, responsabile del programma]
[Nome 2]	[come per 1]
[Nome 3 ecc.]	[come per 1]

Direzione generale della Cooperazione internazionale e dello sviluppo/Altra direzione generale
[Nome 1]	[indicare la posizione/il ruolo e l’unità in seno alla Commissione, ad esempio responsabile del dipartimento Finanza, contratti e audit]
[Nome 2]	[come per 1]
[Nome 3 ecc.]	[come per 1]

Delegazione dell’Unione europea in [paese]
[Nome 1]	[indicare la posizione in seno alla delegazione dell’UE, ad esempio responsabile della finanza e dei contratti, funzionario responsabile del programma, funzionario addetto alle aggiudicazioni, funzionario del dipartimento finanze ecc.]
[Nome 2]	[come per 1]
[Nome 3 ecc.]	[come per 1]

[Indicare il nome di qualsiasi altra organizzazione esterna o persona contattata o coinvolta nell’audit, ad esempio i revisori legali dei conti o gli assistenti tecnici dell’entità. Eliminare questa tabella se non applicabile]

[Nome 1]	[indicare la posizione/il ruolo in seno all’organizzazione]
[Nome 2 ecc.]	[come per 1]

Allegato 2

Criteri e questionario di valutazione

<Il presente allegato deve includere una copia dell’allegato 2 del capitolato, ossia il documento Questionario e criteri di valutazione compilato dal revisore>.

Allegato 3

Questionario di valutazione

<Il presente allegato deve includere una copia completa dell’allegato 2 bis del capitolato, ossia il documento Questionario di valutazione compilato dal revisore. Il revisore può fornire tale documento come allegato separato alla presente relazione>.

		ISSN 1977-0944
Gazzetta ufficiale dell'Unione europea		C 191

Edizione in lingua italiana	Comunicazioni e informazioni	62° anno 6 giugno 2019

Sommario		pagina
	IV Informazioni
	INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA
	Commissione europea
2019/C 191/01	Tassi di cambio dell'euro	1
2019/C 191/02	Decisione della Commissione, del 17 aprile 2019, di definizione del nuovo capitolato per la metodologia di valutazione per pilastro da utilizzare ai sensi del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio	2
	INFORMAZIONI RELATIVE ALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO
	Autorità di vigilanza EFTA
2019/C 191/03	Insussistenza di aiuti di Stato ai sensi dell’articolo 61, paragrafo 1, dell’accordo SEE	137

	V Avvisi
	PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
	Commissione europea
2019/C 191/04	Invito a presentare proposte — EACEA/12/2019 — Programma Erasmus+, azione chiave 3 — Sostegno alle riforme delle politiche — European Youth Together	138
	Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO)
2019/C 191/05	Bando di concorso generale	143

	Moneta	Tasso di cambio
USD	dollari USA	1,1257
JPY	yen giapponesi	121,96
DKK	corone danesi	7,4682
GBP	sterline inglesi	0,88631
SEK	corone svedesi	10,6255
CHF	franchi svizzeri	1,1163
ISK	corone islandesi	139,50
NOK	corone norvegesi	9,7738
BGN	lev bulgari	1,9558
CZK	corone ceche	25,657
HUF	fiorini ungheresi	321,51
PLN	zloty polacchi	4,2778
RON	leu rumeni	4,7243
TRY	lire turche	6,4344
AUD	dollari australiani	1,6114
CAD	dollari canadesi	1,5070
HKD	dollari di Hong Kong	8,8257
NZD	dollari neozelandesi	1,6943
SGD	dollari di Singapore	1,5364
KRW	won sudcoreani	1 324,33
ZAR	rand sudafricani	16,5890
CNY	renminbi Yuan cinese	7,7754
HRK	kuna croata	7,4155
IDR	rupia indonesiana	15 990,01
MYR	ringgit malese	4,6711
PHP	peso filippino	58,280
RUB	rublo russo	73,3295
THB	baht thailandese	35,302
BRL	real brasiliano	4,3427
MXN	peso messicano	22,0886
INR	rupia indiana	78,0475

Data di adozione della decisione	20 marzo 2019
Numero dell’aiuto	81036
Numero della decisione	018/19/COL
Stato EFTA	Norvegia
Titolo (e/o nome del beneficiario)	Rimborso in contanti del valore fiscale delle spese di esplorazione del petrolio
Base giuridica	Legge sulla fiscalità del settore petrolifero
Tipo di misura
Obiettivo
Forma dell’aiuto	Nessun aiuto
Dotazione di bilancio
Intensità
Durata
Settore economico	Estrazione di petrolio greggio e di gas naturale
Nome e indirizzo dell’autorità che concede l’aiuto
Altre informazioni