27.9.2016   

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

C 354/1

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IV.

Allegato 1 –

Allegato 2 –

Allegato 3 –

Allegato 4 –

Allegato 5 –

Allegato 6 –

1.

La presente relazione analizza la gestione di bilancio e finanziaria del Parlamento europeo durante l’esercizio 2015. Essa illustra l’utilizzo delle risorse finanziarie e gli eventi che hanno avuto un’incidenza significativa sulle attività svolte nel corso dell’esercizio (parti I e II) e fornisce un quadro dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi fissati per il 2015 (parte III).

2.

La relazione è stata redatta ai sensi dell’articolo 142 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (1), in appresso «il regolamento finanziario», e dell’articolo 227 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 della Commissione, del 29 ottobre 2012, recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione (2). L’analisi si basa sui conti provvisori presentati dal contabile.

3.

Gli stanziamenti correnti definitivi del Parlamento per il 2015 ammontavano a 1 794 929 112 EUR, pari al 19,78 % del massimale della rubrica V del quadro finanziario pluriennale (3). La tabella 1 in appresso presenta un quadro dell’esecuzione del bilancio del Parlamento per l’esercizio 2015.

Tabella 1

Utilizzo degli stanziamenti

4.

Gli stanziamenti correnti nel bilancio definitivo del Parlamento per il 2015 ammontavano in totale a 1 794 929 112 EUR, importo che rappresenta un aumento dello 2,2 % rispetto al bilancio 2014 (1 755 631 742 EUR).

5.

Gli impegni ammontavano a 1 778 822 039 EUR, ovvero il 99 % degli stanziamenti definitivi (2014: 99 %). I pagamenti erano pari a 1 489 498 132 EUR, ovvero l’84 % degli impegni (2014: 84 %).

6.

I riporti automatici all’esercizio 2016 ammontavano a 289 323 907 EUR, ossia al 16 % degli stanziamenti impegnati (2014: 16 %). Non vi sono stati riporti non automatici di stanziamenti all’esercizio 2016, in applicazione dell’articolo 13 del regolamento finanziario.

7.

I riporti automatici di stanziamenti all’esercizio 2015 sono ammontati complessivamente a 277 911 825 EUR (2014: 277 774 604 EUR). I pagamenti a titolo dei riporti in oggetto si sono attestati sui 252 596 214 EUR, pari al 91 % (2014: 92 %). L’importo annullato è quindi risultato pari a 25 315 611 EUR, registrando un aumento del 15 % rispetto al 2014 (22 031 504 EUR). Gli annullamenti hanno interessato principalmente i seguenti articoli: articolo 1 0 0 «Indennità e assegni fissi», articolo 2 0 2 «Spese attinenti agli immobili», articolo 3 2 4 «Produzione e diffusione», articolo 2 0 0 «Immobili», articolo 4 0 2 «Finanziamento dei partiti politici europei» e articolo 2 1 0 «Informatica e telecomunicazioni». Gli annullamenti concernenti questi sei articoli rappresentano l’85 % del totale degli importi annullati.

8.

Gli importi annullati e i motivi principali degli annullamenti figurano nella tabella 2.

Tabella 2

Principali motivi degli annullamenti di riporti automatici dal 2014 al 2015

9.

L’importo totale delle entrate contabilizzate al 31 dicembre 2015 è ammontato a 176 367 724 EUR (2014: 174 436 852 EUR), di cui 27 988 590 EUR di entrate con destinazione specifica (2014: 26 979 032 EUR).

10.

La tabella 3 presenta, capitolo per capitolo, l’evoluzione delle entrate nel 2015 rispetto all’esercizio 2014.

Tabella 3

Evoluzione delle entrate dal 2014 al 2015

11.

Le entrate con destinazione specifica disponibili nel 2015 hanno raggiunto un importo totale di 27 988 590 EUR (2014: 26 979 032 EUR). Gli impegni hanno raggiunto un importo di 15 089 101 EUR, ossia un tasso d’impegno del 54 % (2014: 63 %). I pagamenti sono ammontati a 12 541 209 EUR, pari al 77 % degli impegni assunti (2014: 77 %).

12.

Gli stanziamenti a titolo delle entrate con destinazione specifica riportati al 2015 includono un versamento di 85 897 000 EUR effettuato dallo Stato belga, in data 27 gennaio 2010, a seguito dell’assunzione a suo carico del costo del terreno degli edifici D4 e D5 e delle spese di urbanizzazione della piattaforma sovrastante la stazione ferroviaria di Bruxelles-Luxembourg. Tale versamento costituisce un’entrata con destinazione specifica esterna ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2, del regolamento finanziario (1). La quota più consistente degli impegni relativi a tale entrata concerne l’acquisto dell’edificio MARTENS, conformemente alla decisione dell’Ufficio di presidenza del 30 novembre 2011.

13.

Un importo di 16 107 073 EUR (2014: 17 887 050 EUR), pari allo 0,9 % degli stanziamenti definitivi (2014: 1,0 %), è stato annullato. I motivi principali di tali annullamenti figurano nella tabella in appresso:

Tabella 4

Principali motivi degli annullamenti di stanziamenti correnti nel 2015

14.

Nel corso dell’esercizio, sei storni C (compreso lo storno «di recupero») sono stati approvati a norma degli articoli 27 e 46 del regolamento finanziario (10). Il loro importo era pari a 83 419 000 EUR, ovvero al 4,6 % degli stanziamenti definitivi (nel 2014: tre storni pari al 4,4 % degli stanziamenti definitivi). Il presidente ha approvato sette storni P su stanziamenti correnti a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento finanziario (11), per un importo totale di 7 709 560 EUR, ovvero lo 0,4 % degli stanziamenti definitivi.

Tabella 6

Analisi degli storni C per categoria di spesa e per obiettivo

15.

Questa parte esamina l’utilizzo degli stanziamenti per capitolo di bilancio, la loro percentuale sul bilancio totale e la loro evoluzione rispetto all’esercizio precedente. Quattro capitoli rappresentano da soli il 71 % della totalità degli impegni. Si tratta del capitolo 1 0 «Membri dell’Istituzione», del capitolo 1 2 «Funzionari e agenti temporanei», del capitolo 2 0 «Immobili e spese accessorie» e del capitolo 4 2 «Spese relative agli assistenti parlamentari».

16.

La tabella 7 presenta, capitolo per capitolo, l’evoluzione degli stanziamenti impegnati nel 2015 rispetto all’esercizio 2014. I grafici 1 e 2 illustrano le parti relative e l’evoluzione dal 2014 al 2015.

Tabella 7

Evoluzione degli stanziamenti impegnati dal 2014 al 2015

Grafico 1

Ripartizione degli impegni nel 2015 per capitolo

Grafico 2

Evoluzione degli stanziamenti impegnati per capitolo tra il 2014 e il 2015

17.

L’indennità mensile (retribuzione lorda) di ogni deputato è pari al 38,5 % della retribuzione di base di un giudice della Corte di giustizia delle Comunità europee (13). La ragione principale del calo degli impegni nella voce 1 0 0 0 tra il 2014 e il 2015 è la riduzione del numero di deputati tra la settima e l’ottava legislatura (14) nonché la circostanza che le indennità versate ai deputati nel luglio 2014, anno elettorale, comprendevano sia i versamenti ai deputati neoeletti che ai deputati uscenti, che hanno percepito l’intera retribuzione per detti mesi (3 121 000 EUR). Nel 2014 è stato versato retroattivamente un importo totale di 1 019 948 EUR per il periodo da luglio 2012 ad aprile 2014, in seguito all’indicizzazione retroattiva delle retribuzioni dei funzionari e degli altri agenti dell’Unione europea. Nel dicembre 2015 è stata effettuata un’altra indicizzazione delle retribuzioni del 2,4 % con effetto al 1o luglio 2015 e l’indennità mensile lorda dei deputati è passata a 8 213 EUR (8 021 EUR tra il 1o luglio 2014 e il 1o luglio 2015). Un importo totale di 852 000 EUR è stato versato retroattivamente per i mesi da luglio 2015 a dicembre 2015.

18.

La voce 1 0 0 6 è destinata a coprire le spese legate alle attività parlamentari dei deputati. L’indennità è pari a 4 320 EUR al mese e per deputato nel 2015 (4 299 EUR nel 2014) ed è stata versata mensilmente su richiesta del deputato. Il calo della voce nel 2015 rispetto all’anno precedente dipende dal pagamento di indennità transitorie ai deputati non rieletti nell’anno elettorale 2014; il pagamento è infatti proseguito per tre mesi dopo la fine del mandato a concorrenza del 50 % dell’indennità normale.

19.

Gli impegni alla voce 1 0 0 4 «Spese di viaggio ordinarie» sono aumentati rispetto agli impegni del 2014 per la ripresa delle attività correnti dopo il calo legato a un anno elettorale.

20.

In merito alla voce 1 0 0 5 «Altre spese di viaggio» gli impegni 2014 erano troppo elevati per coprire le spese di fine legislatura, in particolare per i troppi spostamenti da prevedere eventualmente nei paesi di elezione. Nel 2015 gli impegni sono stati definiti alla luce delle previsioni orientate a una ripresa delle attività abituali.

21.

Nel 2015 i deputati hanno effettuato in tutto 31 595 (15) trasferte (16). In maggior parte le trasferte sono avvenute a Bruxelles (20 568) e a Strasburgo (8 779). Le riunioni in altri luoghi nell’Unione europea hanno comportato 1 350 trasferte e le riunioni al di fuori dell’Unione europea 898 trasferte.

22.

L’evoluzione della voce 1 0 2 0 «Indennità transitorie» deriva dalla fine del mandato di una parte dei deputati in occasione del cambio di legislatura, i quali possono inoltrare una domanda di indennità transitoria (17). Circa 408 deputati della settima legislatura non sono stati rieletti nel maggio 2015. Alla fine di dicembre 2014 356 ex deputati percepivano un’indennità transitoria rispetto a 51 alla fine di luglio 2015 e soltanto 25 alla fine di dicembre 2015.

23.

La voce 1 0 3 0 «Pensioni di anzianità (SID)» è destinata a coprire il versamento di una pensione di anzianità dopo la cessazione del mandato del deputato che beneficia delle condizioni previste nella precedente regolamentazione, sostituita dall’entrata in vigore dello statuto dei deputati nel 2009 (18). I diritti alla pensione di anzianità maturati fino alla data di entrata in vigore dello statuto restano acquisiti. Attualmente le disposizioni riguardanti il regime pensionistico si applicano esclusivamente ai deputati eletti in Francia e in Italia, mentre tutti gli altri deputati hanno il diritto di aderire a regimi pensionistici gestiti da enti nazionali. I deputati al Parlamento europeo eletti in Italia che non beneficiavano di un regime pensionistico a livello nazionale e i deputati al Parlamento europeo eletti in Francia che hanno un regime pensionistico differente dei deputati dell’Assemblea nazionale avevano la possibilità di versare al bilancio del Parlamento contributi calcolati sulla stessa base di quella dei deputati eletti al parlamento nazionale in Italia e in Francia al fine di acquisire i medesimi diritti pensionistici di cui beneficiano i deputati eletti al Parlamento nazionale. Alla fine del 2015 vi erano 465 beneficiari contro 458 beneficiari alla fine del 2014.

24.

Gli oneri relativi ai funzionari e agenti temporanei sono ammontati a 597 484 150 EUR nel 2015 e rappresentano quindi la maggiore categoria di spesa con il 34 % del totale degli impegni dell’esercizio 2015. La dinamica del capitolo segue essenzialmente quella della voce 1 2 0 0 «Retribuzioni e indennità» che rappresenta il 99 % degli stanziamenti.

25.

L’importo degli impegni imputati alla voce 1 2 0 0 «Retribuzioni e indennità» ammonta a 594 444 744 EUR ed è aumentato dell’1 % rispetto al 2014. Tale evoluzione riflette il tasso di copertura dei posti e comprende la progressione delle carriere e l’indicizzazione delle retribuzioni. Nel dicembre 2015, le retribuzioni dei funzionari e degli altri agenti dell’Unione europea sono state adattate e aumentate del 2,4 %, con decorrenza dal 1o luglio 2015.

26.

Nel 2015, presso il Segretariato generale sono stati assunti 398 funzionari e agenti temporanei, mentre presso i gruppi politici sono stati assunti 129 agenti temporanei. Al 31 dicembre 2015, in totale lavoravano al Parlamento europeo 6 162 funzionari e agenti temporanei (di cui 5 391 nel Segretariato generale e 771 nei gruppi politici).

27.

Per quanto concerne la suddivisione del personale per genere, al 31 dicembre 2015 le donne rappresentavano il 59 % del totale del personale del Parlamento, ma soltanto il 34 % dei capi unità, il 31 % dei direttori e il 33 % dei direttori generali. La ripartizione del personale per funzione e genere figura nel grafico che segue.

Grafico 3

Suddivisione per genere del personale del Segretariato generale

Fonte: DG PERSONALE

28.

L’evoluzione del capitolo si spiega principalmente con un ritorno alla normale attività parlamentare rispetto all’anno elettorale 2014; gli impegni sono in progressione del 10 % rispetto al 2013 (totale del capitolo 1 4 nel 2013: 106 182 103 EUR). L’impatto si ripercuote soprattutto nell’aumento delle esigenze in materia di interpretazione e traduzione esterna nel 2015 (rispettivamente +11,9 milioni di euro e +4,4 milioni di EUR rispetto al 2014). Il livello degli impegni per l’interpretazione e la traduzione esterna nel 2015 è calato rispetto al 2013 (- 6 % per l’interpretazione: 49,6 milioni di EUR nel 2013, - 30 % per la traduzione: 11,9 milioni di EUR nel 2013). Un aumento degli impegni per gli altri agenti, in particolare per via dell’internalizzazione degli agenti di sicurezza a Bruxelles e a Strasburgo (+ 10,5 milioni di EUR).

29.

L’aumento della voce 1 4 0 0 «Altri agenti» si spiega essenzialmente con l’assunzione di personale contrattuale nell’ambito dell’internalizzazione della sicurezza. Per quanto concerne gli agenti contrattuali, al 31 dicembre 2015 risultavano assunti 1 428 agenti. La suddivisione degli agenti contrattuali per gruppo di funzioni (19) e per genere è riportata nel grafico 4. Tale voce è destinata essenzialmente a finanziare le retribuzioni, compresi assegni e indennità, degli altri agenti, segnatamente agenti contrattuali, i contributi del datore di lavoro ai vari regimi di previdenza sociale e le incidenze dei coefficienti correttori applicabili alla retribuzione di tali agenti, nonché l’assunzione di personale interinale.

Grafico 4

La suddivisione degli agenti contrattuali per gruppo di funzioni e per genere nel 2015

Fonte: DG PERSONALE

30.

L’evoluzione della voce 1 4 0 2 «Interpreti di conferenza» risulta essenzialmente dall’aumento del numero di giornate di interpretazione effettuate dagli interpreti di conferenza ausiliari (2015: 51 466 giornate, 2014: 39 181 giornate). Il 2014 è stato un anno elettorale, per cui le esigenze di interpretazione del Parlamento si sono ridotte e hanno potuto essere coperte soprattutto da parte degli interpreti statutari del Parlamento.

Gli impegni della voce coprono gli onorari, i contributi sociali, le spese di viaggio e le indennità di soggiorno degli interpreti di conferenza ausiliari assunti dal Parlamento per l’interpretazione nel corso delle riunioni organizzate al suo interno.

31.

Gli interpreti del Parlamento e gli interpreti di conferenza ausiliari hanno assicurato 98 964 giornate di interpretazione nel 2015 (2014: 86 158 giornate) per il Parlamento e altre istituzioni (20) (nei casi in cui l’interpretazione doveva essere fornita dal Parlamento). Gli interpreti del Parlamento hanno effettuato complessivamente 47 498 giorni (1 % in più rispetto al 2014), contro 51 466 per gli interpreti di conferenza ausiliari (31 % in più rispetto al 2014).

32.

L’evoluzione della voce 1 4 0 4 «Tirocini, sovvenzioni e scambi di funzionari» dipende essenzialmente dall’aumento del numero dei tirocinanti e del numero di esperti nazionali distaccati. Gli impegni riguardano le retribuzioni, le indennità, le spese di viaggio e il costo dell’assicurazione malattia e infortuni delle categorie di personale interessate.

33.

La variazione della voce 1 4 2 0 «Prestazioni esterne» si spiega anche con l’aumento delle domande di traduzione rispetto all’anno elettorale 2014. Nel 2014 non vi è stata quasi nessuna domanda di traduzione durante il periodo delle elezioni e relativamente esiguo il volume delle traduzioni nei primi mesi della nuova legislatura. La capacità interna è stata sufficiente a garantire le traduzioni necessarie.

34.

Per quanto riguarda la voce 1 6 1 2 «Perfezionamento professionale», gli stanziamenti impegnati coprono le spese per i corsi destinati a innalzare le competenze del personale nonché a migliorare il rendimento e l’efficienza dell’istituzione. Nel 2015 sono state registrate 5 606 partecipazioni a corsi di lingue (2014: 4 594), 2 284 partecipazioni (2014: 3 614) a formazioni in informatica e 1 233 (2014: 1 113) a formazioni nel settore finanziario. Circa 11 970 partecipazioni (2014: 13 441) a formazioni generali in interno sono state censite e 341 (2014: 423) a corsi di formazione esterni (21).

35.

La diminuzione della voce 1 6 5 2 «Spese di funzionamento corrente dei ristoranti e delle mense» è stata possibile grazie principalmente a una gestione rigorosa in materia di spese di personale nel contesto dei contratti di ristorazione attuali. Inoltre, l’Ufficio di presidenza ha approvato nella riunione del 10 giugno 2013 una nota del Segretario generale sulla «futura politica della ristorazione del Parlamento per il periodo 2014-2019 — Orientamenti in vista della modernizzazione» fornendo in tal modo un orientamento strategico per lo sviluppo del settore. Dopo 30 anni di esercizio dell’attività di ristorazione del Parlamento a Bruxelles dallo stesso fornitore, un nuovo prestatore di servizi si è fatto carico di questa attività dalla fine del mese di settembre 2015 nel quadro di un contratto senza sovvenzione versata dal Parlamento. I risparmi previsti sono di circa 3 milioni di euro l’anno.

36.

Gli stanziamenti impegnati per la voce 1 6 5 4 coprono il contributo del Parlamento a tutte le spese del Centro per l’infanzia e degli asili nido esterni con cui è stato concluso un accordo (22). L’aumento si spiega soprattutto con la maggiore utilizzazione di stanziamenti correnti. Nel 2014, degli stanziamenti a titolo delle entrate con destinazione specifica riportati dagli anni precedenti sono stati utilizzati in via prioritaria.

37.

La voce 2 0 2 2 «Manutenzione, riparazione, conduzione e pulizia degli immobili» copre la manutenzione dei locali (pulizia, spazi verdi ecc.), e la manutenzione delle attrezzature e impianti negli edifici (rustico e finitura, tecniche speciali, ascensori ecc.).

38.

La dotazione della voce 2 0 0 1 «Canoni enfiteutici» è stata rafforzata con 71 000 000 EUR in corso di esercizio, essenzialmente in occasione dello storno di recupero. Tutti gli stanziamenti della voce sono stati impegnati per il progetto di ampliamento dell’edificio Konrad Adenauer a Lussemburgo.

39.

Gli impegni per la voce 2 0 0 5 «Costruzione di immobili» hanno coperto le spese e i lavori relativi al progetto ADENAUER (23) per un importo di 8 969 858 EUR (2014: 8 214 105 EUR), quelli relativi alla ristrutturazione dell’edificio HAVEL a Strasburgo per un importo di 5 050 000 EUR (2014: 7 316 390 EUR) e quelli relativi al progetto della Casa della storia europea per un importo di 5 550 000 EUR (2014: 13 506 549 EUR).

40.

La voce 2 0 0 7 «Sistemazione dei locali» è destinata a finanziare progetti di sistemazione specifica e individuale che non hanno carattere di lavori ricorrenti. In materia di sistemazioni specifiche, va segnalato che nel 2015 sono iniziati i lavori di rafforzamento della sicurezza per le due entrate principali dell’edificio SPINELLI. Il costo totale del progetto è stimato a 8 milioni di euro. L’edificio TREVES è stato anche oggetto di lavori di messa in sicurezza (circa 1 milione di EUR). Per Strasburgo, si tratta essenzialmente di avvio degli interventi di floccaggio per oltre 4 milioni di euro, di consolidamento dei locali per l’informatica e le telecomunicazioni per circa 2 milioni di euro e di sistemazione del mini-Parlamentarium nell’edificio WEISS per circa 1,7 milioni di EUR. Per quanto riguarda gli uffici d’informazione nell’esercizio 2015 figurano tre progetti. Essi riguardano i lavori di ampliamento della sala conferenze nella Casa Jean Monnet a Bazoches, per un importo di 1,7 milioni di EUR, il contratto di locazione della nuova Casa dell’Europa a Lubiana, che include la realizzazione di lavori di sistemazione specifica per un importo di 0,8 milioni di EUR e i lavori per l’allestimento del mini-Parlamentarium a Berlino per un importo di 0,8 milioni di EUR.

41.

Gli impegni per la voce 2 0 2 6 «Sicurezza e sorveglianza degli immobili» comprendono principalmente le spese di custodia e di sorveglianza degli edifici occupati dal Parlamento nei tre luoghi di lavoro abituali e degli uffici d’informazione. La diminuzione del livello dell’esercizio 2015 è collegata al progetto dell’internalizzazione della sicurezza.

42.

Gli stanziamenti della voce 2 1 0 0 «Informatica e telecomunicazioni — attività ricorrenti di funzionamento» riguardano il corretto funzionamento dei sistemi informatici e di telecomunicazione del Parlamento europeo e in particolare i sistemi del centro di informatica e telecomunicazioni, l’informatica locale e la gestione delle reti. L’aumento di questa voce è legata in modo generale al fatto che le capacità dei centri dati aumentano ogni anno a seguito della crescita del numero di applicazioni ospitate. Nel contempo i contratti quadro utilizzati per la manutenzione sono soggetti a un’indicizzazione annuale.

43.

Gli stanziamenti della voce 2 1 0 1 «Informatica e telecomunicazioni — attività ricorrenti riguardanti le infrastrutture» riguardano le attività ricorrenti di gestione e manutenzione delle infrastrutture relative ai sistemi informatici e di telecomunicazione del Parlamento europeo e in particolare le infrastrutture per le reti, il cablaggio, le telecomunicazioni, le apparecchiature individuali nonché i sistemi di votazione. Il calo è dovuto all’assenza di un contratto quadro per la revisione completa del sistema di distribuzione interna dei canali TV nel 2015. Un nuovo contratto quadro dovrebbe essere concluso nel 2016.

44.

Gli stanziamenti della voce 2 1 0 2 «Informatica e telecomunicazioni: attività ricorrenti relative al supporto generale agli utenti» riguardano le attività ricorrenti di assistenza e di supporto generale agli utenti dei sistemi informatici e di telecomunicazione del Parlamento europeo e in particolare i servizi di supporto per i deputati e le applicazioni amministrative e legislative. Tale aumento è in gran parte dovuto all’aumento del sostegno ai deputati.

45.

Gli impegni della voce 2 1 0 3 «Informatica e telecomunicazioni — attività ricorrenti di gestione delle applicazioni TIC» riguardano le attività ricorrenti di gestione delle applicazioni TIC (24) del Parlamento europeo e in particolare le applicazioni relative ai deputati, quelle relative alle comunicazioni, nonché le applicazioni amministrative e legislative. La crescita di questa voce è legata alla manutenzione di applicazioni sempre più numerose anche per le applicazioni decentrate per la gestione delle risorse umane e degli strumenti linguistici per la traduzione.

46.

Gli impegni della voce 2 1 0 4 «Informatica e telecomunicazioni: investimenti in infrastrutture» comprendono gli investimenti relativi alle infrastrutture informatiche e ai sistemi di telecomunicazione del Parlamento europeo e in particolare i sistemi del centro informatico e di telecomunicazioni, le reti, il cablaggio, nonché i sistemi di videoconferenza. Nel 2015 è stato possibile rinnovare una serie di attrezzature obsolete, in particolare i sistemi di videoconferenza.

47.

Gli impegni della voce 2 1 0 5 «Informatica e telecomunicazioni: investimenti in progetti» coprono gli investimenti per progetti TIC già esistenti o nuovi. Gli investimenti riguardano in particolare le applicazioni relative ai deputati, le applicazioni dei settori legislativo, amministrativo e finanziario, nonché quelle relative alla gestione delle TIC. Nel 2015, gli investimenti più consistenti hanno riguardato progetti come «Intranet as a knowledge base» nonché progetti nel campo delle risorse umane, della gestione finanziaria, dell’interpretazione e della traduzione.

48.

Tutte le voci del capitolo hanno contribuito allo storno C7 di recupero. Tale storno ha determinato la riduzione del 19 % dell’importo degli stanziamenti iniziali del capitolo, che può essere spiegato con l’impegno per contenere le spese correnti di funzionamento amministrativo. La differenza tra 2014 e 2015 alla voce 2 3 7 si spiega con l’elevato livello di spesa di questa linea negli anni elettorali (trasloco nell’edificio Square de Meeûs delle DG IPOL, EXPO e EPRS, trasloco di molti deputati).

49.

Tale capitolo ha rappresentato il 2 % degli impegni del 2015. Nel 2015, 34 459 missioni (2014: 33 141 missioni), che rappresentano un totale di 98 674 giornate di missione (2014: 93 960 giornate). La maggior parte delle missioni è avvenuta fra i tre luoghi di lavoro del Parlamento (Bruxelles: 4 651 missioni, Strasburgo 20 673 missioni e Lussemburgo: 2 490 missioni). Nel 2014 ci sono state meno tornate plenarie a Strasburgo e in due tornate un organigramma fortemente ridotto.

50.

La voce 3 2 4 4 copre le sovvenzioni destinate ai gruppi di visitatori e le spese di supervisione e d’infrastruttura associate, i costi di gestione del programma Euroscola e il finanziamento di tirocini per i moltiplicatori di opinione originari di paesi terzi. L’aumento degli impegni della voce è dovuto all’aumento dei gruppi invitati dai deputati rispetto all’anno elettorale 2014, durante il quale il numero di visitatori era stato alquanto ridotto nei mesi successivi alle elezioni.

51.

La voce 3 2 4 2 «Spese di pubblicazione, informazione e partecipazione alle manifestazioni pubbliche» comprende in particolare le spese in materia di pubblicazione, di attività di informazione, di pubbliche relazioni e di partecipazione a manifestazioni pubbliche, fiere ed esposizioni negli Stati membri e nei paesi candidati, nonché le spese per l’aggiornamento dell’Osservatorio legislativo (OEIL). Tali attività sono state ridotte rispetto all’anno elettorale 2014, il che spiega la riduzione degli impegni per questa voce.

52.

Anche l’evoluzione della voce 3 2 4 8 «Spese per informazione audiovisiva» si spiega mediante un’attività ridotta rispetto all’anno elettorale 2014. La voce 3 2 4 8copre le spese relative al bilancio di funzionamento del settore audiovisivo, la trasmissione in diretta su Internet delle sedute plenarie e delle riunioni delle commissioni parlamentari, e la creazione di archivi adeguati per garantire ai cittadini l’accesso permanente a tali informazioni.

53.

Per il 2015, la produzione di materiale audiovisivo ha rappresentato 1 620 progetti su Europe by Satellite (sessioni plenarie, riunioni di comitato, sviluppi politici, ecc.), il servizio fotografico ha coperto 3 917 eventi (comprese 2 127 domande dei deputati) e sono stati prodotti 4 032 progetti radio, TV e multimediali. Il sistema Teletrax (218 canali europei che rappresentano l’80 % del pubblico europeo) ha servito 210 canali che hanno utilizzato immagini prodotte dai servizi del Parlamento. Tali immagini sono state utilizzate 71 904 volte per una durata complessiva di 823 ore.

54.

Occorre inoltre osservare che gli impegni della voce 3 2 4 3 «Parlamentarium — Centro visitatori del Parlamento europeo» è aumentata del 24 % rispetto all’esercizio precedente a seguito della decisione dell’Ufficio di presidenza di creare dei mini-Parlamentarium a Berlino e Strasburgo. Il Parlamentarium fa parte delle attrazioni turistiche più visitate a Bruxelles ed ha accolto 326 000 visitatori nel 2015 (a fronte dei 340 500 visitatori nel 2014).

55.

L’articolo 4 0 0 «Spese amministrative di funzionamento, attività politiche e d’informazione dei gruppi politici e dei deputati non iscritti» copre per i gruppi politici e i deputati non iscritti le spese di segreteria, le spese amministrative e di funzionamento e le spese connesse alle attività politiche e di informazione. L’evoluzione dell’articolo 4 0 0 è legata alla diminuzione dei membri non iscritti in seguito alla costituzione, il 15 giugno 2015, del gruppo ENF (25), composto di 38 membri.

56.

Gli articoli 4 0 2 e 4 0 3 riguardano le sovvenzioni che sono concesse al fine di sostenere il programma di lavoro annuale dei partiti politici a livello europeo e delle fondazioni politiche a livello europeo. I partiti politici a livello europeo contribuiscono a formare una coscienza europea e ad esprimere la volontà dei cittadini dell’Unione (26). Una fondazione politica a livello europeo è «un ente o una rete di enti… affiliati ad un partito politico a livello europeo, che, attraverso le proprie attività, nel rispetto degli obiettivi e dei valori fondamentali perseguiti dall’Unione europea, sostiene ed integra gli obiettivi di tale partito a livello europeo» (27).

57.

Per i partiti politici e le fondazioni, il tasso massimo di cofinanziamento possibile per il Parlamento europeo è dell’85 % delle spese ammissibili (28). In seguito ad una decisione dell’autorità di bilancio, gli stanziamenti iniziali dell’esercizio 2015 sono stati aumentati di 0,56 milioni di EUR per l’articolo 4 0 2 (pari al 2 %) e di 3,3 milioni di euro per l’articolo 4 0 3 (pari al 24 %), il che spiega l’aumento degli impegni rispetto al 2014.

58.

I deputati possono utilizzare la loro dotazione relativa all’assistenza parlamentare al fine di assumere assistenti parlamentari accreditati che lavorano a Bruxelles o a Strasburgo con statuto europeo, o assistenti locali (29) che lavorano sulla base di contratti di diritto nazionale nei collegi elettorali dei deputati. Per gli assistenti locali la dotazione copre fatture, borse, stipendi e spese di viaggio dei beneficiari locali. Per gli «assistenti accreditati — statuto» sono inclusi gli stipendi, le indennità e le spese di missione di tali agenti nonché le spese relative ai costi di formazione professionale esterna.

59.

Al 31 dicembre 2015, 1 791 assistenti parlamentari accreditati lavoravano al Parlamento europeo, 2 347 assistenti locali avevano un contratto di lavoro con i deputati (di cui 103 attraverso raggruppamenti) e 691 prestatori di servizi avevano un contratto con i deputati. In media, ogni deputato ha impiegato 2,3 assistenti accreditati e 3,12 assistenti locali (30). Il numero di assistenti locali impiegati da ogni deputato varia considerevolmente e va da 0 a 21 nel 2015. Se 81 deputati non impiegavano alcun assistente locale alla fine del 2015, 27 deputati hanno assunto più di 10 persone nel proprio Stato membro durante il 2015. Inoltre, 412 deputati non avevano alcun contratto in corso con fornitori di servizi alla fine del 2015.

60.

I pagamenti nel 2015 relativi agli assistenti parlamentari locali domiciliati al di fuori della zona euro sono stati effettuati utilizzando un tasso di cambio fisso per tutto l’anno tra l’euro e le altre valute (tasso del mese di dicembre 2014) conformemente alla legislazione in vigore.

61.

Nella riunione del 26 ottobre 2015, l’Ufficio di presidenza ha approvato una serie di modifiche alle misure di attuazione dello statuto dei deputati. Si è ritenuto opportuno introdurre alcuni adeguamenti concernenti gli assistenti accreditati e locali in collegamento con le discussioni sul bilancio 2016 e alla luce delle esperienze tratte durante l’ultima legislatura. Le nuove norme sono entrate in vigore il 1o gennaio 2016.

62.

Nel 2015 tale capitolo ha rappresentato lo 0,02 % degli impegni con un importo complessivo di 400 000 EUR, immutato rispetto al 2014.

63.

I capitoli rientranti nella rubrica in oggetto comprendono unicamente stanziamenti accantonati che possono essere impegnati solo a seguito di preventivi storni su linee operative. Tali storni (11 700 000 EUR) sono stati esaminati nella sezione I della presente relazione. Gli stanziamenti iniziali di tale titolo ammontavano a 11 700 000 EUR (2014: 13 000 000 EUR), ossia lo 0,7 % di tutto il bilancio 2015.

64.

L’esercizio 2015 è stato caratterizzato dal peggioramento del contesto della sicurezza, che ha portato ad adottare misure immediate di rafforzamento degli edifici soprattutto a Bruxelles, ma anche a rivedere le attività dell’istituzione alla luce di questa nuova necessità.

65.

Tale esercizio ha altresì visto il proseguimento dei miglioramenti strutturali avviati nel 2011 allo scopo di dotare l’istituzione di tutti i mezzi necessari per svolgere pienamente il proprio ruolo nel processo legislativo e permetterle di fare pieno uso delle maggiori competenze conferitele dal trattato di Lisbona. L’istituzione ha altresì perseguito la realizzazione di programmi pluriennali volti a razionalizzare e ammodernare settori chiave della propria amministrazione.

66.

Gli obiettivi perseguiti e i risultati ottenuti nel 2015, illustrati di seguito, si basano sulle priorità e sulle decisioni adottate dall’Ufficio di presidenza nel 2015, sugli orientamenti adottati dal Parlamento nelle sue risoluzioni di bilancio e sugli obiettivi e i risultati del Parliamentary Project Portfolio.

67.

Nel corso dell’esercizio 2015, a seguito degli attentati terroristici in Francia e alle operazioni antiterrorismo condotte in Belgio, il Presidente ha deciso a più riprese di modificare il livello di allerta del Parlamento a Bruxelles per adeguare il livello di sicurezza dell’istituzione al contesto di sicurezza.

68.

Inoltre, a seguito dei sanguinosi attacchi terroristici avvenuti a Parigi, il Presidente ha deciso il 14 novembre 2015 di innalzare per la prima volta il livello di allarme dell’istituzione nei tre luoghi di lavoro e negli uffici di informazione a livello giallo, con effetto immediato.

69.

In tale contesto e al fine di mantenere l’apertura e la trasparenza del Parlamento e la continuità delle attività parlamentari, la DG SAFE si è adoperata per la creazione di un dispositivo che permetta la ripresa di alcune attività quali riunioni, eventi e mostre organizzate dai deputati a titolo individuale (normalmente vietate al livello di allerta giallo) a condizione che esse siano compatibili con la necessaria vigilanza imposta dal contesto.

70.

Il Presidente ha inoltre incaricato la DG SAFE di vigilare sul rispetto di tale principio e di provvedere al suo monitoraggio quotidiano. In tale contesto, qualsiasi richiesta di riunione, di avvenimento o di esposizione è obbligatoriamente soggetta al parere della DG SAFE.

71.

L’Ufficio di presidenza ha approvato, il 9 marzo 2015, il progetto iPACS (Integrated Physical Access Control System — sistema di controllo integrato dell’accesso fisico) volto all’acquisizione di nuove tecniche di sicurezza e quindi a rafforzare la sicurezza dell’istituzione, dotandola di strumenti tecnologici moderni, integrati, non invasivi e capaci di assorbire i futuri sviluppi tecnologici.

72.

Il progetto iPACS consentirà di gestire e di garantire la sicurezza e la protezione del Parlamento nei tre luoghi di lavoro in modo coordinato, coerente e integrato, mediante un unico sistema realmente integrato in grado di supportare e di garantire tutte le funzionalità richieste.

73.

Il nuovo sistema si baserà su tre grandi gruppi che rappresentano un notevole miglioramento: a) un nuovo sistema informatico centrale comune (CIS) costituito di tutti i moduli e di tutte le applicazioni necessarie per la gestione e il controllo delle infrastrutture materiali di sicurezza, al fine di centralizzare e integrare tutti i dispositivi di sicurezza; b) l’inclusione di un nuovo chip senza contatto, multifunzionale e altamente sicuro nelle tessere di accesso del Parlamento. Ciò può consentire, tra l’altro, l’introduzione di procedure automatizzate di riconoscimento reciproco delle tessere a livello interistituzionale; e c) una serie di nuove attrezzature e nuovi impianti che agevoleranno i controlli locali della sicurezza e consentiranno un monitoraggio più efficace della sicurezza in tutti i settori (lettori di badge, telecamere di sorveglianza, barriere, sistemi antintrusione, rilevatori di presenza, porte di sicurezza ecc.).

74.

L’Ufficio di presidenza ha adottato nella riunione del 7 settembre 2015 il piano di governance della sicurezza delle TIC del Parlamento europeo. Tale quadro definisce i principi comuni, responsabilità, priorità e procedure per ridurre le minacce che gravano sulla sicurezza informatica e saranno applicabili in tutte le direzioni generali.

75.

Il quadro di governance istituisce un comitato direttivo per la sicurezza informatica e un alto responsabile della sicurezza dei sistemi di informazione (CISO) che guiderà una squadra di pronto intervento informatico del Parlamento europeo (CERT-EP), una delle principali raccomandazioni emersa da un audit sulla sicurezza condotto da PricewaterhouseCoopers (PwC), in seguito alla risoluzione di discarico 2012.

76.

Una task force per la sicurezza delle missioni esterne del PE è stata istituita nel marzo 2015, sotto la presidenza del direttore della Direzione dei diritti finanziari e sociali dei deputati (DG FINS). La task force era composta da rappresentanti del Gabinetto del Segretario generale, della Direzione per le relazioni con i gruppi politici (DG FINS) e di diverse direzioni generali. Il suo compito consisteva, tra l’altro, nel verificare gli obblighi giuridici del PE nei confronti dei deputati e dei membri del personale in missione ufficiale e nell’esaminare la composizione, il mandato, le procedure e le risorse dell’unità di crisi.

77.

Dopo otto mesi di lungo lavoro, la task force ha presentato una relazione globale comprendente proposte concrete per migliorare la prevenzione e la gestione delle crisi e delle emergenze legate alle missioni esterne del PE, nonché proposte di modifica del quadro normativo.

78.

Lo sviluppo e la creazione del Servizio di ricerca per i deputati (EPRS) ha compiuto un ulteriore passo in avanti. È stato possibile, mediante corsi di formazione adeguati, specializzare considerevolmente il personale, in modo che diversi analisti politici specializzati sono ora disponibili per tutti i principali settori tematici in seno alle unità specializzate corrispondenti.

79.

Il servizio di ricerca per i deputati fornisce analisi e ricerche ai deputati che ne fanno domanda per una richiesta specifica. I dati provvisori indicano che nel 2015 il servizio ha trattato un totale di almeno 3 137 richieste di ricerca. Tra queste, 219 hanno dato luogo alla produzione di un’analisi su misura. Il servizio ha inoltre iniziato a effettuare sedute di informazione personalizzate per i deputati nelle rispettive aree tematiche. Il trattamento delle richieste dei deputati avviene con la massima riservatezza.

80.

Il servizio di ricerca per i deputati fornisce inoltre in modo proattivo un’ampia gamma di documenti informativi, in base alle categorie di prodotti definiti dal PE. In un anno, ha pubblicato 334 note «in sintesi», di cui 141 riguardano la plenaria, 228 note informative (31), 42 analisi approfondite e 83 fonti essenziali.

81.

In termini di contenuto, queste pubblicazioni sono destinate a coprire tutti i settori di intervento dell’UE, ove possibile. Nel corso di questo primo anno civile intero della nuova legislatura, l’accento è stato posto in particolare sulle priorità politiche della Commissione europea. La capacità di risposta agli eventi, alle crisi e agli shock politici è stata oggetto di un’attenzione particolare.

82.

Il servizio ha inoltre prodotto circa 352 studi e documenti informativi interni, senza utilizzare le risorse di bilancio della DG IPOL (nel 2014, 218). Tra questi, la metà corrispondeva a documenti interamente nuovi, mentre l’altra metà consisteva in revisioni e aggiornamenti. Tali cifre dimostrano ancora una volta che una percentuale non trascurabile delle consulenze è prodotta in-house.

83.

Nel 2015, per integrare i tipi di pubblicazione esistenti, il servizio di ricerca per i deputati ha lanciato diverse nuove serie. Le pubblicazioni «Legislazione europea in azione» sono intese a fornire al lettore una sintesi di un fascicolo legislativo specifico. Tali documenti sono aggiornati ad ogni nuova fase del processo legislativo, in modo che il lettore possa seguire il fascicolo, conoscerne lo stato di avanzamento e anticipare la fase successiva. Nel 2015, il servizio ha pubblicato 22 documenti di questo tipo. Ha inoltre sviluppato una serie coordinata di pubblicazioni dal titolo «Come è speso il bilancio dell’UE», che coprono i diversi programmi di spesa nell’ambito del quadro finanziario pluriennale; 13 documenti di questo tipo sono stati pubblicati nel 2015.

84.

In materia di valore aggiunto europeo, due «Valutazioni del valore aggiunto europeo» sono state effettuate e quattro relazioni sul costo della non-Europa sono state pubblicate nel 2015. Inoltre, alla commissione IMCO (32) è stata presentata una strategia di completamento del mercato unico in settembre. Tale documento è stato richiesto per dare seguito alle varie «Relazioni sul costo della non Europa» sul mercato unico pubblicate nel 2014 («Cecchini rivisitato»). Esso si basava principalmente sui lavori di un gruppo di esperti di alto livello appositamente istituito. Inoltre, la terza edizione della valutazione del costo della non Europa (2014-2019) è stata pubblicata in aprile 2015.

85.

Tre progetti di prospettiva scientifica sono stati avviati nel 2015 dall’Unità Prospettiva scientifica (STOA), uno dei quali offre già una serie di note informative pubblicate prima della fine dell’anno. Il servizio ha inoltre pubblicato sei studi, quattro riunioni informative e quattro analisi approfondite e organizzato una decina di eventi, tra cui una conferenza annuale che ha avuto un grande successo.

86.

Tutte le manifestazioni STOA aperte al pubblico sono coperte da tweet in diretta su un conto Twitter dell’EPRS (@EP_ThinkTank). I deputati, gli oratori, le parti interessate, gli esperti e i cittadini interessati al tema spesso contribuiscono alla discussione con tweet pertinenti a monte della manifestazione e durante il suo svolgimento, il che ne moltiplica notevolmente gli effetti. In media, ogni manifestazione conta circa 250 tweet attraverso l’hashtag appositamente creato, il che consentirebbe di raggiungere diverse centinaia di migliaia di utenti. Il quarto ciclo del programma di collaborazione tra eurodeputati e scienziati è stato avviato; il numero di deputati e ricercatori che partecipano è notevolmente aumentato (33 coppie). Il numero di membri del Comitato STOA è passato da 15 a 24, con decisione dell’Ufficio di presidenza del Parlamento, il che ha permesso di aumentare il numero di commissioni rappresentate e di collegare più strettamente lo STOA alle attività tematiche di tali commissioni.

87.

Il 2015 è stato il primo anno intero della legislatura 2014-2019. Ciò ha comportato un aumento della produzione della Direzione della Valutazione d’impatto e del valore aggiunto europeo nella maggior parte delle sue aree di attività. Allo stesso tempo, l’anno è stato caratterizzato da dibattiti politici complessi relativi, tra l’altro, all’Unione economica e monetaria e — in particolare nel secondo semestre — la migrazione.

88.

Per quanto riguarda le valutazioni di impatto ex ante, tuttavia, occorre rilevare che il 2015 è stato anche il primo anno della nuova Commissione, e che, di conseguenza, il numero di procedure legislative presentate al Parlamento, e quindi di valutazioni di impatto che richiedono una valutazione dell’unità Valutazione d’impatto ex ante, era relativamente basso. L’avvio relativamente lento dell’attività legislativa della Commissione ha permesso di svolgere attività di ricerca e analisi più generali, di presentare le attività del Parlamento europeo agli organismi esterni, tra cui i parlamenti nazionali, e produrre note di informazione in materia, in particolare alla luce delle nuove linee direttrici della Commissione sul miglioramento della regolamentazione e delle valutazioni d’impatto in generale.

89.

Il 2015 è stato il primo anno completo di produzione delle «valutazioni dell’attuazione europea», che fanno da pendant alle relazioni di attuazione elaborate dalle commissioni parlamentari nonché di altre valutazioni ex post, che sono presentate a dette commissioni. Sono state elaborate circa cinque «valutazioni dell’attuazione europea» e 17 «valutazioni dell’attuazione» relative a proposte volte ad aggiornare il vigente diritto dell’Unione.

90.

Il controllo e la sorveglianza dell’esecutivo sono stati notevolmente migliorati nel corso del ciclo legislativo e politico con una gamma di prodotti forniti dall’unità Ciclo programmatico (precedentemente nota come «unità Valutazione dei risultati delle politiche») e dalle unità Sorveglianza del Consiglio europeo che, oltre all’elaborazione di valutazioni iniziali dell’attuazione, hanno fornito tra l’altro un totale di otto «elenchi di controllo continuo» e note informative prima e dopo ciascuna riunione del Consiglio europeo, hanno prodotto un gran numero di altri studi e hanno organizzato varie manifestazioni. Tali iniziative hanno permesso di consolidare la base che consente, tra l’altro, di controllare il processo di valutazione alla Commissione europea e degli impegni assunti dal Consiglio europeo, e di raccogliere le informazioni e competenze specialistiche necessarie al fine di disporre di una base solida per monitorare gli aspetti interistituzionali relativi a una migliore regolamentazione.

91.

All’interno del portafoglio di progetti del Parlamento (PPP) diversi progetti hanno riguardato in modo specifico il controllo parlamentare, in particolare tre progetti elaborati dalla DG IPOL: rafforzare la cultura del controllo in seno alle commissioni, il controllo sugli atti delegati e progetti di misure sottoposte a PRC (33) e controllo dei programmi finanziari del QFP (34). Questi tre progetti erano a buon punto nel 2015. Per quanto riguarda il progetto del controllo dei programmi finanziari del QFP, si è tenuto uno scambio di opinioni con la Corte dei conti in merito alle priorità del programma di lavoro a livello della Conferenza dei presidenti di commissione.

92.

Servizi su misura sono stati forniti ai presidenti e coordinatori di commissione, ai membri delle commissioni e ai relatori. A tal fine, flessibilità e rapidità sono essenziali, e questo ambiente dinamico significa che non è possibile pianificare tutti gli elementi di un’attività all’inizio dell’anno. Tra gli esempi di attuazione precoce di decisioni politiche vi è la creazione della commissione speciale sulle decisioni anticipate in materia fiscale e altre misure analoghe per natura o effetto (TAXE), nel febbraio 2015, nonché il suo nuovo mandato di sei mesi, che ha avuto inizio il 2 dicembre, o ancora la creazione della commissione d’inchiesta sulla misurazione delle emissioni nel settore automobilistico, decisa nel dicembre 2015.

93.

Nel settore delle politiche interne, circa 397 riunioni di commissioni parlamentari sono state organizzate (nel 2014, 312). Tali riunioni, e tutto il lavoro che interviene nella loro preparazione, hanno portato all’adozione di 418 relazioni (nel 2014, 404), compresi gli storni di bilancio, che sono stati messi ai voti e poi rinviati in plenaria. Circa 226 triloghi sono stati organizzati nel 2015 (nel 2014, 197), il che rappresenta un aumento, che tuttavia rimane comunque inferiore ai livelli della fine della legislatura precedente (695 nel 2013 e 335 nel 2012). I dipartimenti tematici hanno allestito 31 seminari, cui hanno partecipato esperti esterni, che hanno scambiato opinioni con i membri delle commissioni (nel 2014, 15). Le commissioni parlamentari hanno organizzato 100 audizioni (nel 2014, 50 e nel 2013, 85). Si tratta del numero delle audizioni più elevato in un anno.

94.

Sono stati compiuti ulteriori progressi nell’obbligo della Commissione e del Consiglio di rendere conto delle loro azioni grazie a meccanismi di controllo adeguati. Tenuto conto degli impegni assunti del VP/AR (35) e dai commissari nel corso delle loro audizioni, le commissioni hanno assicurato il monitoraggio periodico delle attività del VP/AR, in particolare tramite l’organizzazione di 6 riunioni preliminari al Consiglio «Affari esteri», di 7 riunioni successive al Consiglio «Affari esteri», di 3 riunioni della commissione speciale, di 2 audizioni di rappresentanti speciali dell’Unione e di 9 scambi di opinioni con i capi di delegazione dell’Unione recentemente nominati.

95.

L’accesso ai mandati negoziali per gli accordi internazionali è migliorato grazie ad un accesso garantito del Parlamento agli accordi siglati e all’impegno da parte del VP/AR affinché il negoziatore capo valuti ogni riunione negoziale. Progressi importanti sono stati registrati in materia di trasparenza dei negoziati del partenariato transatlantico grazie ad un accordo globale con la Commissione al fine di garantire che tutti i deputati interessati abbiano accesso a quasi tutti i documenti pertinenti relativi alla negoziazione del partenariato.

96.

La sorveglianza della PSDC (36) da parte del Parlamento si è rafforzata mediante una valutazione continua dell’evoluzione della situazione della sicurezza e mediante la promozione attiva delle attività interparlamentari con i parlamenti nazionali, soprattutto nel contesto delle riunioni parlamentari congiunte organizzate ogni semestre in presenza del VP/AR e dei commissari competenti su un tema particolare, nonché dalla conferenza interparlamentare semestrale sulla PESC (37)/PSDC. La sorveglianza attiva del finanziamento della PESC/PSDC è stata assicurata attraverso l’organizzazione periodica di riunioni di consultazione comuni AFET (38)/BUDG (39) con il Presidente del Comitato politico e di sicurezza e i pertinenti servizi del Consiglio/SEAE.

97.

Le sinergie indispensabili tra le attività delle commissioni parlamentari e le attività delle delegazioni interparlamentari sono state definite e attuate. È stata definita una serie di principi per rafforzare l’efficacia delle iniziative dell’istituzione in materia di relazioni esterne, come l’invito sistematico dei presidenti di delegazione alle riunioni dei relatori ombra e, viceversa, dei relatori permanenti delle commissioni alle riunioni interparlamentari pertinenti. Inoltre, la revisione degli orientamenti in materia di diritti umani per le delegazioni che si recano nei paesi terzi ha ricevuto un contributo attivo grazie ad un meccanismo che consente la trasmissione di raccomandazioni prima della visita di una delegazione e l’elaborazione di una relazione alla sottocommissione per il ritorno della delegazione.

98.

Nel settore della mediazione e del dialogo, il gruppo di sostegno alla democrazia e di coordinamento elettorale ha beneficiato di aiuti e competenze per l’attuazione delle azioni della SGSD (40) al fine di migliorare l’efficacia e l’impatto globale del PE. Le azioni messe in atto comprendevano una visita ad alto livello, presieduta dal presidente della Camera dei rappresentanti di Zanzibar, sul dialogo politico pacifico e il conseguimento del consenso, l’organizzazione di un programma di formazione sulla mediazione parlamentare per i deputati con la collaborazione di esperti esterni nonché la definizione di un nuovo programma per giovani dirigenti politici. Sostegno e consulenza hanno inoltre consentito di definire un meccanismo di mediazione in seno al SEAE, al fine di rafforzare la dimensione parlamentare dell’azione globale dell’Unione nel settore della mediazione. L’azione diplomatica del copresidente del gruppo per il sostegno alla democrazia e il coordinamento elettorale (e presidente della commissione AFET) ha consentito di organizzare sette missioni mediche umanitarie in Azerbaigian e di ottenere la liberazione di Leyla Yunus, nominata al Premio Sacharov, e del marito Arif Yunus.

99.

Quanto alle azioni di preadesione, 4 conferenze pubbliche (di cui 3 in un paese candidato), 4 seminari e 4 visite di studio sono stati organizzati, mentre 8 ricercatori sono stati accolti. La partecipazione dei deputati europei è stata elevata, come quella dei deputati dei parlamenti dei paesi candidati. Il seminario sulla cultura politica ha consentito ai deputati al Parlamento europeo di prendere atto degli sforzi di mediazione realizzati in occasione della crisi politica che ha colpito l’ex Repubblica jugoslava di Macedonia.

100.

Le applicazioni informatiche relative alla plenaria mettono in risalto la loro modernizzazione. La possibilità di accesso all’Osservatorio legislativo attraverso dispositivi mobili (smartphone, tablet ecc.) e la creazione di un sistema di riconoscimento vocale per il PV/CRE (41) sono già una realtà. L’unità Amministrazione dei deputati (DG PRES) ha in gran parte contribuito alla realizzazione di un nuovo lasciapassare per i deputati e ha continuato l’attività di modernizzazione dei suoi sistemi di banche dati. L’Unità Corrispondenza ufficiale ha inoltre proseguito la modernizzazione delle sue attività di registrazione e di gestione della corrispondenza e continua a dare un contributo significativo al progetto GIDOC (42).

101.

Sono stati compiuti notevoli progressi nel servizio redazionale «su richiesta», ad esempio nella realizzazione degli strumenti «e-Parliaments», come l’«Applicativo di assistenza alla redazione».

102.

La base di dati «Connect» si è rivelata uno strumento di elevata qualità per il controllo degli scambi legislativi interparlamentari. Nel 2015 le riunioni interparlamentari hanno ripreso un ritmo normale dopo il 2014, che è stato un anno ad attività ridotta a causa delle elezioni. Lo sviluppo delle due banche dati informatiche sotto la responsabilità della direzione delle Relazioni con i parlamenti nazionali (CERDP (43) e IPEX (44)) è proseguito, migliorando ulteriormente le informazioni a disposizione dei deputati e dei terzi. La nuova pubblicazione «Spotlight on National Parliaments» si è anch’essa dimostrata uno strumento prezioso per la trasmissione di informazioni mirate su argomenti specifici.

103.

Nella riunione del 12 gennaio 2015, l’Ufficio di presidenza ha dato la sua approvazione definitiva al nuovo logo e alla sua realizzazione. L’approvazione ha avuto luogo a seguito di un primo scambio di opinioni in proposito durante la riunione del 15 dicembre 2014.

104.

L’obiettivo del nuovo logo, concepito da membri del personale del Parlamento e quindi senza costi aggiuntivi in quanto a progettazione, produzione e diritti di proprietà intellettuale, è di garantire il rinnovamento nella coerenza. Il logo è più idoneo all’uso nei media sociali e in altre piattaforme online e garantisce una maggiore coerenza rispetto ai loghi delle altre istituzioni.

105.

L’approccio generale per l’introduzione del nuovo logo consiste nel diffonderne l’utilizzo allorché sono prodotti nuovi supporti, le scorte di materiali di consumo con il vecchio logo saranno esaurite e il normale ciclo di sostituzione con materiali più durevoli ne consenta l’introduzione. Sono state introdotte eccezioni al principio generale nel settore specifico della comunicazione pubblica, ove i materiali esistenti sono stati immediatamente sostituiti dal nuovo logo (comprese le tele di fondo dell’Aula, delle sale di riunione ecc.). Il costo complessivo dell’introduzione del nuovo logo è quindi stimato a 120 000 EUR.

106.

La strategia globale di accoglienza dei visitatori al Parlamento europeo è stata approvata dall’Ufficio di presidenza nella sua riunione del 27 aprile 2015, a esclusione degli elementi non ancora oggetto di una decisione relativa al finanziamento, per i quali va presentata all’Ufficio di presidenza una valutazione completa dei costi prima dell’adozione di qualsiasi decisione.

107.

Tale strategia comprende in particolare:

108.

Il concetto del centro di accoglienza dei visitatori «Stazione Europa» è stato approvato dall’Ufficio di presidenza nella riunione del 18 maggio 2015. Tale progetto mira a trasformare l’edificio dell’ex stazione di Bruxelles-Luxembourg (BQL) in un punto di orientamento per il percorso dei visitatori del Parlamento europeo, con applicazioni interattive e di facile utilizzo, e adibisce il primo piano dello stesso edificio a spazio per eventi e ricevimenti, con il trasferimento dell’Ufficio d’informazione del PE per il Belgio in una nuova sede, più vicina al centro di Bruxelles.

109.

Il progetto di cooperazione con le autorità belghe concernente l’area del Museo Wiertz è stato presentato all’Ufficio di presidenza nella riunione dell’8 giugno 2015. Il parco Wiertz è contiguo all’edificio Paul-Henri Spaak ed è facilmente accessibile a partire degli ingressi principali del Parlamento. Offre la possibilità di integrare al percorso dei visitatori una gradevole zona verde, che sarà accessibile anche ai deputati e al personale. L’Ufficio di presidenza ha incaricato il Segretario generale di avviare colloqui preliminari con i Musei reali di Belle arti del Belgio, responsabili del museo Wiertz, e con l’ente Régie des Bâtiments de Belgique, competente per gli edifici del museo, con la partecipazione dei presidenti e dei copresidenti del gruppo di lavoro sulla politica dell’informazione e della comunicazione, e del gruppo di lavoro «Edifici, Trasporti e Parlamento verde», riguardo alla possibilità di utilizzare il parco e l’ex laboratorio d’artista.

110.

I punti che il gruppo di lavoro sulla politica dell’informazione e della comunicazione devono ancora esaminare più approfonditamente prima della decisione dall’Ufficio di presidenza sono le proposte per il possibile uso futuro dell’ex «Info Point» e la proposta di un servizio di navetta fra il complesso del PE e la Casa della storia europea.

111.

I lavori nell’edificio Eastman, che ospiterà la Casa della storia europea sono ormai giunti a termine, ad eccezione di alcuni lavori di posa in opera di vetrate sul tetto, e i costi di costruzione rispettano il bilancio approvato dall’Ufficio di presidenza. La Commissione europea contribuirà ai costi di funzionamento in ragione del 30 % l’anno, il che consentirà alla Casa della storia europea di essere aperta ai visitatori sette giorni su sette, al pari del Parlamentarium.

112.

La data di inaugurazione della mostra permanente e dell’esposizione temporanea è stata fissata al 17 novembre 2016. I visitatori riceveranno un tablet e informazioni in tutte le lingue ufficiali, che li guideranno attraverso il museo, e il sito web interattivo della Casa della storia europea consentirà di effettuare una visita virtuale completa del museo, ampliando la portata di quest’ultimo oltre i suoi limiti fisici.

113.

Nella riunione del 14 giugno 2014, l’Ufficio di presidenza ha deciso che l’incontro EYE dovrebbe divenire un appuntamento fisso nel quadro di una strategia di comunicazione bilaterale, aperta e continua con i giovani. Il concetto per l’incontro che si terrà a Strasburgo nel maggio 2016 è stato approvato il 12 gennaio 2015.

114.

L’evento dovrebbe essere incentrato sulle cinque aree tematiche seguenti, che corrispondono a questioni centrali per il futuro dei giovani europei: a) Guerra e pace: prospettive per un mondo pacifico; b) Disinteresse o partecipazione: agenda per una democrazia dinamica; c) Esclusione o accesso: lotta serrata alla disoccupazione giovanile; d) Stagnazione o innovazione: il mondo del lavoro di domani; e) Fallimento o successo: nuove vie per un’Europa sostenibile.

115.

I giovani partecipanti avranno inoltre la possibilità di prendere parte ad attività e di conoscersi meglio al di fuori degli edifici del Parlamento. In un «villaggio della gioventù» installato in prossimità del Parlamento, i partner e altre organizzazioni autorizzate avranno modo di presentare se stessi e altre organizzazioni giovanili presso stand, esposizioni e punti di informazione. Sarà proposta un’ampia gamma di attività, in particolare: attività educative informali organizzate da giovani per i giovani, ivi inclusi dibattiti politici, formazioni interculturali e attività di creazione di reti; palcoscenici riservati a gruppi di giovani artisti; attività ricreative, per affiancare al programma generale momenti di divertimento, creatività e intrattenimento, incluse eventuali manifestazioni speciali il venerdì e il sabato sera.

116.

Il 2015 è stato caratterizzato da grandi eventi, quali la conferenza delle Nazioni Unite sui cambiamenti climatici (COP21) o l’esposizione universale a Milano, che hanno richiesto una copertura in diretta per assicurare loro un’ampia visibilità nei mezzi di comunicazione. Inoltre, una copertura speciale e approfondita è stata organizzata per le grandi visite e gli altri grandi eventi al Parlamento, come la visita di Alexis Tsipras, quella di Angela Merkel e di François Hollande, quella del Re Felipe VI di Spagna o ancora quella del re di Giordania. Il 9 settembre 2015 si è tenuto a Strasburgo il primo dibattito sullo stato dell’Unione con il presidente Juncker. L’evento è stato oggetto di un’ampia copertura mediatica, in forma sia scritta che audiovisiva, il che ha dato grande visibilità al Parlamento. In questo contesto sono stati profusi notevoli sforzi per anticipare le priorità dei media e analizzare la loro influenza.

117.

Nel 2015 gli uffici d’informazione del PE (45) hanno portato a termine il progetto pilota per il dialogo con le parti interessate, condotto in cooperazione con la DG IPOL. Tra settembre 2014 e maggio 2015, gli uffici d’informazione negli Stati membri hanno organizzato 23 dialoghi con le parti interessate per i relatori di 20 fascicoli legislativi scelti tra quelli trattati da 4 commissioni. Vi hanno partecipato circa 847 persone in totale, di cui 510 rappresentanti di organizzazioni di parti interessate. Grazie a questo progetto, gli uffici d’informazione hanno potuto rafforzare il sostegno ai lavori legislativi dei relatori dando loro l’opportunità di discutere con le parti interessate in alcuni Stati membri desiderosi di partecipare o presentando un altro elemento di particolare importanza riguardante i fascicoli legislativi selezionati. Nel giugno 2015, in seguito alla reazione positiva sia dei relatori che dei soggetti interessati, il gruppo di lavoro dell’Ufficio di presidenza ha accettato di proseguire il progetto pilota. Le consultazioni delle parti interessate organizzate dagli Uffici d’informazione fanno parte del ciclo legislativo del Parlamento europeo nell’ambito del quadro strategico di esecuzione.

118.

Il 2015 è stato anche l’anno del varo del programma delle scuole ambasciatrici del Parlamento europeo, sotto forma di progetto pilota, in sei uffici d’informazione. L’obiettivo di questo programma è di permettere ai giovani di comprendere meglio il Parlamento europeo e l’Unione europea in generale, e dare agli allievi la possibilità di conoscere meglio i loro diritti di cittadini europei. Il programma comprende in particolare visite nelle scuole, materiale didattico e seminari.

119.

Inoltre, in occasione della riunione del 7 settembre 2015, l’Ufficio di presidenza ha deciso di modificare la regolamentazione sull’utilizzo dell’emiciclo a Strasburgo da parte dei gruppi di giovani, mettendo a disposizione gratuitamente gli edifici alle organizzazioni di giovani, e di utilizzare i locali di Strasburgo come luogo privilegiato per gli eventi della gioventù europea.

120.

La politica immobiliare del Parlamento ha lo scopo di offrire in ogni circostanza a deputati, assistenti, personale e visitatori condizioni di lavoro ottimali nel contesto di un patrimonio immobiliare di elevata qualità ed efficace sotto il profilo energetico, provvedendo nel contempo alla loro sicurezza, comfort e benessere.

121.

La politica immobiliare è una politica a lungo termine che non segue il ritmo annuale del bilancio europeo. Al fine di conseguire una situazione ottimale durevole, è necessaria una pianificazione anticipata di 5-10 anni, tenendo presente l’evoluzione delle esigenze in una prospettiva di 20-25 anni. I progetti immobiliari spesso richiedono risorse pluriennali che devono essere pianificate nel quadro di una sana gestione finanziaria.

122.

Il 24 marzo 2010, l’Ufficio di presidenza ha adottato per la prima volta in assoluto una strategia immobiliare a medio termine del Parlamento, essenziale per sviluppare un approccio logico globale che consenta di verificare in quale misura le esigenze trovino risposta e quale opzione strategica sia opportuno scegliere.

123.

Durante le riunioni in data 22 ottobre, 12 novembre e 3 dicembre 2014, 28 gennaio e 15 aprile 2015, i membri del gruppo di lavoro «Edifici, Trasporti e Parlamento verde» dell’Ufficio di presidenza hanno analizzato tutti i vari aspetti della nuova strategia immobiliare a medio termine. Hanno approvato il 15 aprile 2015 la proposta di strategia immobiliare a medio termine per il periodo 2015-2019 presentata all’Ufficio di presidenza nella riunione del 7 settembre 2015. Dopo una prima deliberazione dell’Ufficio di presidenza, il gruppo di lavoro ha discusso ulteriormente la proposta nella riunione del 23 settembre 2015. Una decisione sulla strategia immobiliare a medio termine dovrebbe essere adottata dall’Ufficio di presidenza nel 2016.

124.

Nel 2015 l’Ufficio di presidenza ha approvato due importanti decisioni aventi un impatto diretto sulla strategia immobiliare: la decisione sulla strategia per i visitatori a Bruxelles, il cui principio è stato approvato il 27 aprile 2015 (46), e la decisione relativa alla seconda fase della costruzione dell’edificio ADENAUER, adottata il 6 luglio 2015 (cfr. sezione Lussemburgo in appresso).

125.

L’attuazione dei progetti decisi nel quadro della strategia immobiliare a medio termine adottata dall’Ufficio di presidenza il 24 marzo 2010 è proseguita come descritto in appresso:

126.

L’occupazione dell’edificio Square de Meeûs 8 ha avuto luogo nel giugno 2014 dopo il trasferimento dei servizi DG IPOL, EXPO e EPRS (circa 1 000 agenti). Tale occupazione ha costituito la fase principale, che consente di mettere a disposizione spazi supplementari negli edifici centrali destinati ai gruppi politici.

127.

Tuttavia, il nudo proprietario non è riuscito a portare a termine gli interventi di miglioramento prima dell’occupazione e neanche entro la fine del 2015, nonostante i notevoli progressi nella loro realizzazione. Su richiesta del nudo proprietario, all’inizio del 2016 è stato pianificato un accordo tecnico-economico globale sfociato nella firma dell’approvazione provvisoria e dell’atto pubblico.

128.

Nella riunione del 14 dicembre 2015 l’Ufficio di presidenza ha approvato il progetto di accordo con il nudo proprietario, relativo alle spese di occupazione temporanea dell’edificio Square de Meeûs 8 tra giugno 2014 e gennaio 2016. Il contratto d’usufrutto di 12 anni (già approvato dall’Ufficio di presidenza e dalla commissione per i bilanci rispettivamente il 14 gennaio 2013 e il 5 marzo 2013) entrerà in vigore dopo l’approvazione dell’accordo di accettazione temporanea da parte del Parlamento, che prenderà effetto dopo la convalida da parte dell’autorità di bilancio delle spese di occupazione temporanea.

129.

Per quanto riguarda l’edificio MARTENS (progetto TREBEL), i lavori di costruzione sono in fase avanzata, a tal punto che il suo collaudo dovrebbe avvenire nel giugno 2016 anziché nell’aprile 2017.

130.

Quanto al nuovo centro di formazione, è stata applicata la procedura relativa al mercato immobiliare e, a seguito dell’approvazione dell’Ufficio di presidenza e della commissione per i bilanci, i negoziati sono stati conclusi nella prospettiva di stipulare un accordo con il nudo proprietario all’inizio del 2016. L’offerta del nudo proprietario prevede la demolizione dell’edificio MONTOYER 63 e la costruzione al suo posto di un nuovo centro di formazione. L’offerta prevede inoltre la locazione di un edificio temporaneo in prossimità del MONTOYER 63 durante i 24 mesi di durata dei lavori di costruzione del nuovo centro di formazione.

131.

Il 2015 ha permesso di continuare a sviluppare diversi concetti per la ristrutturazione dell’edificio SPAAK e di iniziare a esaminare alcuni progetti correlati da realizzare prima della ristrutturazione. Tuttavia non è stata presa nessuna decisione sulla ristrutturazione (cfr. supra, paragrafo 123).

132.

Nella riunione del 6 luglio 2015, l’Ufficio di presidenza ha deciso di riesaminare il progetto immobiliare ADENAUER iniziale e di scegliere l’opzione raccomandata dal gruppo di lavoro sugli edifici, i trasporti e il Parlamento verde, ossia la costruzione della nuova ala ovest dell’edificio ADENAUER, ma senza la ristrutturazione dell’edificio esistente, il che comporterebbe un margine di 69 milioni di EUR e consentirebbe al Parlamento di pronunciarsi sul vecchio edificio all’inizio della prossima legislatura, con una migliore conoscenza delle future esigenze reali. La fine dei lavori nel lato est è ora prevista per giugno 2018, e quella dell’ala ovest (non includendo un’eventuale ristrutturazione del vecchio edificio) nell’aprile 2021.

133.

A seguito della decisione dell’Ufficio di presidenza del 6 luglio 2015, è stato chiesto alla direzione dei lavori di realizzare uno studio di fattibilità per analizzare l’impatto della decisione sull’intero progetto e più in particolare sugli adeguamenti tecnici indispensabili per garantire il funzionamento del complesso immobiliare senza prendere in considerazione il vecchio edificio. Una prima stima dei costi del progetto così modificato è stata presentata nel dicembre 2015 dalla direzione dei lavori. Il nuovo obiettivo di costo sarà stabilito in funzione delle decisioni da prendere a seguito del ricevimento dello studio di fattibilità completo nel gennaio 2016.

134.

Nel corso del 2015, è stato utilizzato il conto fiduciario per garantire gli importi del Parlamento non direttamente utilizzati per il pagamento delle fatture. Gli attivi versati nel fondo fiduciario provengono dai prefinanziamenti del Parlamento nonché dal primo prelievo sul prestito effettuato il 31 dicembre 2013. Gli attivi sono stati sbloccati gradualmente in funzione dei fabbisogni. Nel 2015 il Parlamento ha quindi disposto 13 sblocchi per un importo totale di 44,5 milioni EUR. Va comunque osservato che in seguito a una rinegoziazione dei termini del contratto con la banca, e malgrado i tassi di interesse prossimi allo zero, gli attivi nel fondo hanno prodotto interessi non trascurabili che contribuiranno a ridurre il costo del finanziamento del progetto.

135.

In attesa dell’entrata in funzione del nuovo edificio ADENAUER, è stato deciso nel 2013 di prorogare la locazione dell’edificio Goldbell, ubicato alla Cloche d’Or, fino al 31 dicembre 2017 e di prendere in locazione l’edificio Geos in sostituzione dell’edificio Président. La riorganizzazione degli spazi, il trasferimento delle sale di formazione professionale e il trasferimento di alcune direzioni generali hanno consentito di liberare gradualmente spazi nell’edificio Goldbell. L’obiettivo è di giungere nel 2016 a terminare il contratto di locazione dell’edificio, a seguito di un completo sgombero degli spazi, il che costituirebbe un notevole risparmio per l’istituzione.

136.

I lavori di ampliamento della sala conferenze nella Casa Jean Monnet a Bazoches, per un importo di 1,7 milioni EUR, procedono secondo il calendario previsto. La parte relativa ai lavori di costruzione dell’edificio è stata terminata e attualmente è in corso l’installazione degli impianti tecnici. Il completamento dei lavori è previsto per giugno 2016.

137.

A Berlino i lavori di ristrutturazione dei locali attualmente occupati dall’Ufficio d’informazione, a carico del proprietario, sono stati approvati nell’ottobre 2015. Il contratto per tale operazione e per quella di realizzazione di un Parlamentarium di dimensioni ridotte al piano terra dell’edificio della Casa d’Europa sono stati firmati il 19 dicembre 2014. L’inaugurazione del Parlamentarium è prevista per il 12 maggio 2016.

138.

Per le case d’Europa di Breslavia, Dublino, Lubiana e Tallinn, i contratti di locazione e le clausole aggiuntive che integrano i lavori di sistemazione specifici sono stati firmati nel corso del 2015.

139.

Sono ora disponibili gli strumenti contrattuali necessari per garantire il funzionamento e la manutenzione degli edifici conformemente agli obiettivi fissati per la nuova politica di manutenzione (contratti di manutenzione di lavori, di assistenza alla manutenzione e di ispezione nei due settori della manutenzione di tecniche speciali e dei lavori di costruzione e allestimento) e per rispondere al meglio alle richieste relative alla manutenzione.

140.

A Bruxelles il contratto di manutenzione rinnovato comprende requisiti di qualità più rigorosi. In attesa di una decisione politica riguardante i lavori di ristrutturazione dell’edificio SPAAK (cfr. supra, paragrafo 123), è necessario effettuare alcuni lavori di manutenzione minima per garantire il suo funzionamento in condizioni di sicurezza e affidabilità sufficienti.

141.

A Lussemburgo è stato ottenuto il marchio di qualità ambientale «SuperDrecks Kescht» relativo alla raccolta differenziata dei rifiuti. L’ottimizzazione del contratto di pulizia attuale ha consentito una riduzione annuale di circa 400 000 EUR mediante un atto aggiuntivo. Sono stati stipulati più atti aggiuntivi al fine di ottimizzare i principali contratti di manutenzione e di rispondere ai nuovi vincoli operativi.

142.

Sul tema dei difetti riscontrati nello strato di protezione antincendio della volta del tetto (floccaggio) dell’edificio WEISS a Strasburgo, sono tuttora in corso i lavori di perizia condotti dal collegio nominato dal tribunale di prima istanza di Strasburgo. La relazione finale degli esperti, inizialmente prevista per il 31 ottobre 2015, è ora attesa per il 31 marzo 2016. In seguito avrà luogo la procedura giudiziaria.

143.

Per quanto riguarda i due fascicoli relativi ai soffitti e ai difetti di altro tipo, a seguito della trasmissione delle relazioni dei periti designati dal tribunale di prima istanza di Strasburgo, rispettivamente il 31 marzo 2014 e il 30 novembre 2013, e delle conclusioni del Parlamento, le procedure giudiziarie stanno seguendo il loro corso.

144.

Il Parlamento europeo è divenuto un esempio nella lotta contro il cambiamento climatico, dato che ha adottato una strategia completa di riduzione e di compensazione delle emissioni di carbonio, con l’obiettivo ambizioso di ridurre del 30 % le sue emissioni prima del 2020. Ad oggi, il Parlamento ha già conseguito una riduzione considerevole, pari al 27,2 %, rispetto al 2006, e sta intensificando i propri sforzi per raggiungere l’obiettivo entro il termine stabilito.

145.

Il 12 settembre 2011 l’Ufficio di presidenza ha deciso di applicare un dispositivo di compensazione comprendente le emissioni generate dalle missioni ufficiali del personale, dal consumo di energia, dalle installazioni tecniche negli edifici e dalle autovetture di servizio. Dati i limiti del campo di applicazione, non è stato possibile compensare tutte le emissioni di CO2 del Parlamento. Inoltre, la decisione dell’Ufficio di presidenza non specificava alcun criterio concernente l’ubicazione dei potenziali progetti, le norme di qualità applicabili ai progetti di compensazione o la frequenza della compensazione. La compensazione è finanziata a titolo della linea 239 del bilancio del Parlamento «Attività dell’EMAS (47) e sistema di compensazione delle emissioni di carbonio del Parlamento europeo» (250 000 EUR nel bilancio 2015). Dati l’attuale ambito limitato della compensazione e i prezzi contenuti dei certificati di emissione, dal 2012 la dotazione di questa linea di bilancio non è mai stata interamente utilizzata per la compensazione.

146.

Nella riunione del 7 ottobre 2015, l’Ufficio di presidenza ha deciso di rivedere tale approccio e di compensare la totalità delle emissioni di CO2 del Parlamento relative ai viaggi aerei dei deputati tra i rispettivi paesi d’origine e Bruxelles e Strasburgo, su base annua ma entro i limiti delle risorse finanziarie disponibili alla voce di bilancio 239.

147.

A tal fine, ha autorizzato progetti nel gruppo di Stati dell’Africa, dei Caraibi e del Pacifico (paesi ACP) o, se tali progetti non sono disponibili nei paesi inseriti nella politica europea di vicinato (PEV) dotati di progetti di piani d’azione nazionali o nei paesi che rientrano nel partenariato euromediterraneo (EuroMed)/Unione per il Mediterraneo (UpM), nei paesi candidati all’adesione all’Unione europea o negli Stati membri. Ha approvato altresì la norma «Gold standard», ampiamente riconosciuta, quale norma di qualità per i progetti di compensazione nei paesi in via di sviluppo.

148.

Il piano di comunicazione EMAS 2015 è stato adottato dal gruppo direttivo inter-DG sulla gestione ambientale nel gennaio 2015, e la strategia EMAS a medio termine 2016-2020, elaborata con il contributo di tutte le direzioni generali, è stata approvata.

149.

Sono state condotte con successo varie attività di comunicazione e di sensibilizzazione, in particolare: la giornata della terra, la settimana della mobilità (settembre 2015) e la settimana dei rifiuti (novembre 2015), l’introduzione del nuovo sito web e della pagina Facebook dell’EMAS, nonché la pubblicazione di periodici elettronici e di una guida delle buone pratiche.

150.

È stata istituita una collaborazione con i sistemi simili di gestione ambientale esistenti nei parlamenti nazionali e di altre istituzioni europee.

151.

È stato creato un servizio di assistenza per gli appalti pubblici verdi nel quadro della strategia in materia adottata dal Forum sugli appalti pubblici nel 2014. La strategia è stata riveduta al termine della fase di prova di un anno nel 2015.

152.

Nel 2015 sono stati perseguiti sforzi di riforma intesi a modernizzare le attività di ristorazione del Parlamento europeo fino al 2019, definite nella decisione dell’Ufficio di presidenza del 10 giugno 2013 dal titolo «La futura politica di ristorazione del Parlamento 2014-2019 — Orientamenti di modernizzazione».

153.

Dalla fine del mese di settembre 2015 l’attività è stata presa in carico da un nuovo prestatore di servizi nel quadro di un contratto senza sovvenzione versata dal Parlamento. Nonostante la complessità della transizione, le operazioni di ristorazione hanno potuto continuare senza alcuna interruzione.

154.

Al fine di migliorare ulteriormente la diversità dell’offerta, è stata indetta una gara d’appalto per un ristorante in stile mediterraneo e una caffetteria bio/commercio equo e solidale adeguata alle esigenze delle persone che soffrono di intolleranze alimentari. Sono inoltre in corso le procedure di gara per la concessione della caffetteria del Parlamentarium situata nell’edificio BRANDT e nella Casa della storia europea. I nuovi punti vendita dovrebbero aprire entro settembre 2016.

155.

Diversi lavori di sistemazione e ristrutturazione sono stati realizzati o sono in corso di realizzazione negli edifici a Bruxelles e Strasburgo (edifici SPAAK, SPINELLI, TREVES 1, WEISS) a seguito della decisione dell’Ufficio di presidenza dell’8 giugno 2015.

156.

La realizzazione di programmi quali e-Parliament (emendamenti e firma elettronica, portale per i deputati ecc.), Paperless (eCommittee (48), eMeeting (49) ecc.) e Knowledge Management, permette di avviarsi verso un PE totalmente connesso e in mobilità.

157.

Un nuovo sistema di traduzione degli emendamenti di commissione è stato messo in produzione nell’autunno 2015. Visto il successo di CAT4Trad (sistema di gestione dei documenti per traduzione) e il numero ridotto di documenti trasmessi dalla catena dell’e-Parliament, nel novembre 2015 è stato lanciato un nuovo progetto di conversione dei documenti legislativi Word in formato XML (Akoma Ntoso).

158.

Nel 2015 la prestazione di servizi di sostegno informatico per i deputati e il personale del PE è continuata, concentrandosi sul miglioramento della qualità e della maturità dei servizi. È stato pubblicato un catalogo dei servizi e la prestazione di questi ultimi è regolarmente valutata sulla base di indicatori. La percezioni degli utenti è valutata nel quadro di sondaggi mensili per telefono e di un’indagine annuale per posta elettronica. La distribuzione di tablet per i deputati è stata completata nel 2015. Inoltre, nel quadro del miglioramento della sicurezza dell’accesso a distanza, i deputati, gli assistenti e i membri del personale hanno ricevuto dei token per mettere in atto un’autenticazione in due fasi per collegarsi all’infrastruttura e ai servizi informatici del PE.

159.

La diffusione della connessione Wi-Fi nei tre principali luoghi di lavoro del Parlamento europeo è proseguita con la terza fase del relativo progetto. Si è trattato degli edifici secondari di Bruxelles e degli edifici di Lussemburgo. A Bruxelles sono stati installati circa 298 nuovi punti di accesso Wi-Fi e a Lussemburgo 858. È già preparata la quarta fase del progetto Wi-Fi (equipaggiamento dell’area circostante gli edifici principali a Bruxelles e a Strasburgo per fornire un accesso Internet ai visitatori).

160.

Il sistema d’informazione per il voto elettronico (ELVIS) delle sale di riunione plenaria a Bruxelles e a Strasburgo è stato ammodernato, così come il sistema VOD-CRE (che registra gli interventi in Aula in un formato multilingue). Il sistema VOD-COM, che registra gli interventi durante le riunioni delle commissioni, è stato ordinato ai fini della sua installazione nel 2016.

161.

In aggiunta alla sua missione ordinaria che consiste nel fornire documenti di lavoro relativi al processo legislativo, l’unità della diffusione ha istituito diversi servizi per i deputati e i membri del personale, compresa la fornitura, fisica o elettronica di documenti su richiesta. L’unità svolge inoltre un ruolo fondamentale nella riduzione della carta stampata controllando l’utilizzazione effettiva dei documenti e partecipando ai progetti «senza carta». Le tendenze a lungo termine si sono confermate nel 2015: aumento della fornitura elettronica di documenti su richiesta, riduzione della distribuzione fisica e di rifiuti cartacei. Anche se il volume delle pagine stampate dipende fortemente dall’attività legislativa, la riduzione costante della stampa di documenti è dovuta principalmente alla riduzione volontaria dei quantitativi in seno alle commissioni (10 milioni di pagine nel 2015, contro 65 milioni nel 2011). Alla fine del 2015, cinque commissioni lavoravano senza carta e tutte utilizzavano le applicazioni eCommittee, eMeeting.

162.

È stata predisposta la ristrutturazione di più di 2 000 pagine dell’intranet del PE (in tre lingue: EN, FR e DE). In base ai risultati delle prove degli utilizzatori, è stato elaborato un nuovo piano del sito con l’ausilio di architetti professionisti di sistemi informatici, utilizzando una classificazione tematica e orientata alla funzione. Sono stati elaborati orientamenti redazionali allo scopo di installare questa nuova architettura informatica e di preservarla in futuro.

163.

Nella riunione del 26 ottobre 2015, l’Ufficio di presidenza ha approvato il nuovo approccio al trattamento delle prestazioni finanziarie e sociali dei deputati, le proposte di nuovi principi relativi alla strategia proposta e gli aspetti pratici di attuazione di tale strategia. Lo scopo è di facilitare l’orientamento dei beneficiari e di ridurre gli oneri burocratici per i deputati. Due strumenti saranno determinanti per il raggiungimento di questo obiettivo: il portale dei deputati e il portale elettronico dei deputati (e-Portal).

164.

Il portale dei deputati raggrupperà, sotto forma di sportello unico, tutti i servizi riguardanti le formalità relative ai diritti finanziari e sociali. Esso fornirà ai deputati informazioni concise sulle regole in vigore e sullo status dei loro diritti. I formulari saranno presentati presso questo sportello che procederà direttamente alle verifiche preliminari. I fascicoli saranno comunque trattati dagli specialisti del servizio amministrativo delle varie unità, applicando un approccio personalizzato.

165.

Il portale sarà gestito da un servizio distinto della Direzione dei Diritti finanziari e sociali dei deputati della DG Finanze. Il personale sarà composto da un’équipe polivalente di esperti provenienti dalle tre unità responsabili delle procedure amministrative riguardanti lo Statuto dei deputati e le relative misure di attuazione. L’impatto della riorganizzazione dei servizi sarà neutrale sul piano finanziario, dal momento che il personale assegnato al portale è stato oggetto di una riassegnazione di posti all’interno della Direzione dei Diritti finanziari e sociali dei deputati.

166.

Il corrispondente elettronico del portale dei deputati, il portale elettronico dei deputati o e-Portal, è accessibile dal 12 gennaio 2015 e offre ai deputati un punto di accesso unico sicuro che consente loro di accedere per via elettronica a tutte le operazioni riguardanti i loro diritti finanziari e sociali.

167.

Il portale consente, tra l’altro, la presentazione per via elettronica delle domande di rimborso da parte dei deputati, la consultazione dei loro fascicoli personali (remunerazione, indennità transitorie, pensioni, assicurazioni), l’accesso a tutta la corrispondenza, in entrata e in uscita, connessa ai diritti sociali, la consultazione dei bilanci dei deputati (ad esempio, le indennità di assistenza parlamentare) in qualsiasi momento, l’accesso ai documenti scambiati con terzi pagatori che gestiscono i contratti di impiego degli assistenti locali, il monitoraggio dei fascicoli concernenti le spese di viaggio, e l’introduzione di un sistema informatico per la gestione delle riunioni tra i deputati e i servizi della DG FINS.

168.

Il portale è destinato ai deputati e agli assistenti parlamentari accreditati, a condizione che questi ultimi siano in possesso di un’autorizzazione scritta del deputato interessato. L’unità di assistenza per il portale elettronico organizza, su richiesta, formazioni per i deputati e i loro assistenti debitamente autorizzati. Più a lungo termine, l’accesso al portale elettronico sarà esteso a soggetti interessati esterni, quali i terzi erogatori, per integrare altre procedure amministrative non ancora digitalizzate.

169.

A seguito della decisione dell’Ufficio di presidenza del 9 dicembre 2013, è entrato in funzione, dal febbraio 2014, uno sportello unico per i deputati come punto di contatto privilegiato al quale si possono rivolgere per qualsiasi domanda riguardo ai servizi parlamentari. Si tratta di un collegamento tra i deputati e i vari servizi, che continuano a essere responsabili della loro parte del servizio fornito ai deputati. Lo sportello unico comprende i servizi amministrativi e di assistenza al di fuori dell’attività politica di base e delle consulenze sui diritti e gli obblighi statutari degli assistenti parlamentari accreditati.

170.

Conformemente alla decisione dell’Ufficio di presidenza del 9 dicembre 2013, lo sportello unico per i deputati effettua indagini sulla soddisfazione presso gli utenti. La prima indagine è stata effettuata nel novembre 2014 con un punteggio globale sulla qualità del servizio di 88,6/100. Più di recente, è stata condotta un’indagine su un periodo di 6 settimane a partire dal 21 settembre 2015, che ha portato a un punteggio globale sulla qualità pari a 94,7/100. Il servizio si prefigge l’obiettivo di mantenere questo livello di soddisfazione.

171.

Nel 2015, primo anno completo di funzionamento di tale servizio, sono pervenute quasi 4 500 domande da 707 deputati. Per i deputati che lo desiderino, lo sportello unico può agevolare il loro arrivo organizzando appuntamenti con i diversi servizi amministrativi il primo giorno del loro mandato. Tale servizio è stato particolarmente apprezzato.

172.

Il progetto relativo al sistema di gestione finanziaria (FMS) mira a migliorare la visibilità e la disponibilità delle informazioni fondamentali ai fini dell’adozione di decisioni sulle risorse umane, informatiche e finanziarie disponibili e sul loro impiego, e a conseguire una maggiore efficienza delle procedure finanziarie centrali essenziali mediante la loro armonizzazione e automazione, nonché a predisporre una soluzione all’imminente obsolescenza tecnica di talune applicazioni informatiche, in particolare i sistemi di contabilità generale e di bilancio e il sistema dei pagamenti.

173.

I lavori sull’organigramma funzionale sono proseguiti nel 2015. La sostituzione della società di consulenza incaricata della sua revisione e un aggiornamento dell’analisi iniziale di redditività avviata nell’autunno del 2015 hanno comportato un ritardo nella presentazione della relazione finale, attualmente prevista nel primo semestre 2016.

174.

Nel quadro della decisione di intensificare la digitalizzazione indipendentemente dal futuro SGF, sono stati compiuti progressi in vista degli appalti elettronici e della fatturazione elettronica. In cooperazione con la Commissione, è stato predisposto il dispiegamento dei moduli di pubblicazione forniti dall’OPOCE (procedure di appalto elettroniche, TED), oltre alla formazione necessaria affinché possano essere utilizzati da tutti i servizi del Parlamento a partire dal 2016. Sono inoltre state adottate misure per la digitalizzazione della catena di pagamento, tra l’altro con l’introduzione della firma elettronica degli ordini di pagamento.

175.

Nel 2015 è proseguita la revisione delle Disposizioni generali di esecuzione (DGE) e delle norme interne in seguito all’entrata in vigore del nuovo Statuto. Sono quindi state adottate regole che disciplinano la valutazione dei dirigenti di alto livello e l’insufficienza professionale e sono in preparazione nuove regole relative alle indagini amministrative, al codice di buona condotta nonché alla concessione dell’indennità scolastica.

176.

Si noti altresì l’entrata in vigore, il 1o luglio 2015, previa consultazione delle Direzioni generali, di una «Carta sulla gestione amministrativa degli agenti contrattuali» e la revisione del modulo per la «dichiarazione di assenza di conflitto d’interessi».

177.

In seguito alla sentenza Marcopoulos della Corte di giustizia europea, del 12 dicembre 2013, e alle nuove misure di applicazione per gli assistenti parlamentari accreditati, adottate dall’Ufficio di presidenza il 14 aprile 2014, i principali documenti relativi alla procedura di licenziamento degli assistenti parlamentari sono stati riveduti nel 2015, in collaborazione con il Servizio giuridico, sulla scorta delle prime esperienze in materia di conciliazione e di talune raccomandazioni formulate dal Mediatore europeo.

178.

Nella riunione del 26 ottobre, l’Ufficio di presidenza ha adottato una modifica delle misure di applicazione dello Statuto dei deputati, riguardante in particolare l’assistenza parlamentare: il 25 % dell’indennità di assistenza parlamentare deve essere riservato all’assunzione di assistenti parlamentari accreditati, il cui numero non può essere superiore a tre per deputato. Inoltre, al fine di promuovere una maggiore trasparenza nell’uso delle risorse (50), è stato introdotto l’obbligo di pubblicare, per tutta la durata del loro contratto, i nominativi delle persone fisiche e giuridiche retribuite a titolo dell’indennità di assistenza parlamentare.

179.

Le pari opportunità rimangono una delle componenti essenziali della politica di gestione delle risorse umane dell’istituzione. Il piano d’azione per l’uguaglianza di genere e la diversità per il periodo 2014-2019 è pertanto stato completato nel 2015 e presentato all’Ufficio di presidenza il 27 aprile dello stesso anno. Il mandato riveduto del gruppo ad alto livello sulla parità di genere e la diversità è stato adottato dall’Ufficio di presidenza il 18 maggio 2015.

180.

Sono state intraprese numerose attività di sensibilizzazione e sono stati compiuti diversi progressi, in particolare per quanto riguarda l’integrazione delle persone con disabilità attraverso l’attuazione della procedura di assunzione di agenti contrattuali portatori di disabilità fin dal lancio, nell’aprile 2015, di un nuovo bando di gara dell’EPSO; l’attuazione della nuova procedura di assunzione di tirocinanti con disabilità, dando priorità agli aspetti relativi alle soluzioni ragionevoli; l’organizzazione della selezione e dell’accoglienza dei tirocinanti con disabilità; la prosecuzione delle iniziative per l’integrazione del programma dei tirocini destinati alle persone con disabilità nel programma generale; e l’organizzazione di riunioni per i membri del personale che si occupano di un familiare con una disabilità o una malattia di lunga durata.

181.

Si segnalano inoltre l’edizione dell’opuscolo intitolato «Le donne al Parlamento europeo» e l’allestimento di stand informativi in occasione della Giornata internazionale della donna dell’8 marzo, nonché l’organizzazione di azioni di sensibilizzazione in occasione della Giornata contro l’omofobia e la transfobia.

182.

Il «Bilancio sociale», ormai denominato «Relazione annuale sulle risorse umane», è stato sostanzialmente modernizzato e arricchito nella versione del 2014 (pubblicata a ottobre 2015) per quanto riguarda gli assistenti parlamentari accreditati.

183.

47 posti sono stati soppressi dall’organigramma (a livello di Segretariato generale) nel quadro dell’attuazione dell’accordo interistituzionale sulla disciplina di bilancio, la cooperazione in materia di bilancio e la sana gestione finanziaria (51).

184.

Le principali modifiche all’organigramma e alla gestione del PE sono riassunte nella tabella che segue.

Tabella 19

Riepilogo della ristrutturazione del Segretariato generale nel 2015

Tabella 1.

Tabella 2.

Tabella 3.

Tabella 4.

Tabella 5.

Tabella 6.

Tabella 7.

Tabella 8.

Tabella 9.

Tabella 10.

Tabella 11.

Tabella 12.

Tabella 13.

Tabella 14.

Tabella 15.

Tabella 16.

Tabella 17.

Tabella 18.

Tabella 19.

Grafico 1:

Grafico 2:

Grafico 3:

Grafico 4: