12.5.2009   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

CE 108/1

(1)

Per garantire l'affidabile verifica e identificazione dei richiedenti è necessario introdurre dati biometrici nel sistema di informazione visti (VIS) istituito con la decisione 2004/512/CE del Consiglio, dell'8 giugno 2004 (3), e stabilire un quadro giuridico per il rilevamento di tali identificatori biometrici. Inoltre, l'attuazione del VIS richiede nuove forme di organizzazione per il ricevimento delle domande di visto.

(2)

L'introduzione di identificatori biometrici nel VIS è un passo importante verso l'uso di nuovi elementi diretti a stabilire un nesso più affidabile tra il titolare del visto e il passaporto e a prevenire l'uso di false identità. Pertanto, la presentazione di persona del richiedente — almeno per la prima domanda – dovrebbe essere uno dei requisiti fondamentali per il rilascio del visto con registrazione degli identificatori biometrici nel VIS.

(3)

La scelta degli identificatori biometrici è fatta nel regolamento (CE) n. 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 9 luglio 2008, concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata («regolamento VIS») (4).

(4)

Il presente regolamento definisce le norme applicabili al rilevamento di tali identificatori in riferimento alle pertinenti disposizioni dell'Organizzazione per l'aviazione civile internazionale (ICAO). Non sono necessarie altre specifiche tecniche per garantire l'interoperabilità.

(5)

Qualsiasi documento, dato o identificatore biometrico che uno Stato membro riceve nell'ambito di una domanda di visto è considerato un documento consolare ai sensi della Convenzione di Vienna sulle relazioni consolari del 24 aprile 1963 ed è trattato in modo appropriato.

(6)

Per facilitare la registrazione dei richiedenti e ridurre i costi a carico degli Stati membri, occorre prevedere nuove modalità organizzative oltre all'attuale quadro di rappresentanza. In primo luogo, dovrebbe essere aggiunto all'Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria (5) un tipo specifico di rappresentanza, limitato alla raccolta delle domande e al rilevamento degli identificatori biometrici.

(7)

È opportuno introdurre altre opzioni, come la coubicazione, centri comuni per la presentazione delle domande di visto, consoli onorari e cooperazione con fornitori esterni di servizi. È opportuno fissare un quadro giuridico adeguato per queste opzioni, che tenga conto, in particolare, delle questioni relative alla protezione dei dati. Conformemente alle condizioni stabilite in tale quadro normativo, gli Stati membri dovrebbero stabilire il tipo di struttura organizzativa da adottare in ciascun paese terzo. La Commissione dovrebbe pubblicare le caratteristiche di tali strutture.

(8)

Nell'organizzare la cooperazione, è opportuno che gli Stati membri provvedano affinché i richiedenti siano indirizzati verso lo Stato membro competente per il trattamento delle loro domande.

(9)

È necessario fissare modalità per le situazioni in cui gli Stati membri decidano, per agevolare la procedura, di cooperare con un fornitore esterno di servizi per la raccolta delle domande. Una decisione del genere è opportuna se, in particolari circostanze o per ragioni legate alle condizioni locali, la cooperazione con altri Stati membri in forma di rappresentanza limitata, coubicazione o di un centro comune per la presentazione delle domande non risulta appropriata per lo Stato membro interessato. Dette modalità dovrebbero essere stabilite secondo i principi generali di rilascio dei visti, nel rispetto delle esigenze in materia di protezione dei dati di cui alla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (6). Si dovrebbe inoltre tener conto dell'esigenza di evitare il «visa shopping» al momento di concludere e attuare accordi di questo genere.

(10)

Gli Stati membri dovrebbero cooperare con i fornitori esterni di servizi sulla base di uno strumento giuridico che stabilisca con precisione le responsabilità degli stessi, nonché un accesso diretto e totale ai loro locali, le informazioni da dare ai richiedenti, gli obblighi di riservatezza e le circostanze, le condizioni e le procedure per la sospensione o la risoluzione della cooperazione.

(11)

Il presente regolamento, consentendo agli Stati membri di cooperare con un fornitore esterno di servizi per la raccolta delle domande e stabilendo nel contempo il principio «una tantum» per la presentazione delle domande, crea una deroga alla regola generale secondo cui il richiedente deve presentarsi di persona, prevista nella parte III, punto 4 dell'Istruzione consolare comune. Ciò lascia impregiudicati la possibilità di convocare il richiedente per un colloquio e futuri strumenti giuridici a disciplina della materia.

(12)

Per garantire la conformità con gli obblighi in materia di protezione dei dati, è stato consultato il gruppo di lavoro istituito dall'articolo 29 della direttiva 95/46/CE.

(13)

La direttiva 95/46/CE si applica agli Stati membri per quanto riguarda il trattamento dei dati personali ai sensi del presente regolamento.

(14)

Gli Stati membri dovrebbero mantenere la possibilità per tutti i richiedenti di presentare domanda di visto direttamente ai locali delle loro rappresentanze diplomatiche o consolari.

(15)

Per agevolare la procedura relativa alle domande successive, dovrebbe essere possibile copiare le impronte digitali da quelle inserite per la prima volta nel VIS entro un periodo di 59 mesi. Trascorso tale periodo di tempo, le impronte digitali dovrebbero essere nuovamente rilevate.

(16)

Dato l'obbligo di rilevare gli identificatori biometrici, è opportuno che non si faccia più ricorso ad intermediari commerciali quali le agenzie di viaggio per la prima domanda, ma soltanto per quelle successive.

(17)

L'Istruzione consolare comune dovrebbe pertanto essere modificata di conseguenza.

(18)

È opportuno che tre anni dopo l'entrata in funzione del VIS, e in seguito ogni quattro anni, la Commissione presenti una relazione sull'attuazione del presente regolamento.

(19)

Poiché gli obiettivi del presente regolamento, vale a dire il ricevimento e il trattamento delle domande per quanto concerne l'inserimento dei dati biometrici nel VIS e l'introduzione di norme comuni e identificatori biometrici interoperabili e di norme comuni per tutti gli Stati membri che partecipano alla politica comune della Comunità in materia di visti, non possono essere realizzati in misura sufficiente dagli Stati membri e possono dunque essere realizzati meglio a livello comunitario, la Comunità può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del trattato. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tali obiettivi in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.

(20)

A norma degli articoli 1 e 2 del protocollo sulla posizione della Danimarca allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea, la Danimarca non partecipa all'adozione del presente regolamento e non è vincolata da esso o tenuta ad applicarlo. Poiché il presente regolamento si basa sull'acquis di Schengen in forza delle disposizioni della parte terza, titolo IV del trattato che istituisce la Comunità europea, la Danimarca decide, a norma dell'articolo 5 di detto protocollo, entro un periodo di sei mesi dalla data di adozione del presente regolamento da parte del Consiglio, se intende recepirlo nel suo diritto interno.

(21)

Per quanto riguarda l'Islanda e la Norvegia, il presente regolamento costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell'acquis di Schengen ai sensi dell'accordo concluso dal Consiglio dell'Unione europea con la Repubblica d'Islanda e il Regno di Norvegia sull'associazione di questi due Stati all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen (7), che rientrano nel settore di cui all'articolo 1, punto B della decisione 1999/437/CE del Consiglio (8), del 17 maggio 1999, relativa a talune modalità di applicazione dell'accordo.

(22)

Il presente regolamento costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell'acquis di Schengen a cui il Regno Unito non partecipa, ai sensi della decisione 2000/365/CE del Consiglio, del 29 maggio 2000, riguardante la richiesta del Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord di partecipare ad alcune disposizioni dell'acquis di Schengen (9). Il Regno Unito non partecipa pertanto alla sua adozione non è vincolato da esso o tenuto ad applicarlo.

(23)

Il presente regolamento costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell'acquis di Schengen a cui l'Irlanda non partecipa, ai sensi della decisione 2002/192/CE del Consiglio, del 28 febbraio 2002, riguardante la richiesta dell'Irlanda di partecipare ad alcune disposizioni dell'acquis di Schengen (10). L'Irlanda non partecipa pertanto alla sua adozione e non è vincolata da esso o tenuta ad applicarlo.

(24)

Per quanto riguarda la Svizzera, il presente regolamento costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell'acquis di Schengen ai sensi dell'accordo concluso tra l'Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera, riguardante l'associazione della Confederazione svizzera all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen (11), che rientrano nel settore di cui all'articolo 1, punto B, della decisione 1999/437/CE, in combinato disposto con l'articolo 3 della decisione 2008/146/CE del Consiglio (12).

(25)

Per quanto riguarda il Liechtenstein, il presente regolamento costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell'acquis di Schengen ai sensi del protocollo tra l'Unione europea, la Comunità europea, la Confederazione svizzera e il Principato del Liechtenstein sull'adesione del Principato del Liechtenstein all'accordo concluso tra l'Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l'associazione della Confederazione svizzera all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen, che rientrano nel settore di cui all'articolo 1, punto B della decisione 1999/437/CE, in combinato disposto con l'articolo 3 della decisione 2008/261/CE del Consiglio (13).

(26)

Per quanto riguarda Cipro, il presente regolamento costituisce un atto basato sull'acquis di Schengen o ad esso altrimenti connesso ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 2 dell'atto di adesione del 2003.

(27)

Il presente regolamento costituisce un atto basato sull'acquis di Schengen o ad esso altrimenti connesso ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2 dell'atto di adesione del 2005,

1)

la parte II è modificata come segue:

2)

la parte III è modificata come segue:

3)

alla parte VII, il punto 1 è sostituito dal seguente:

«1.   Organizzazione delle sezioni di visto

1.1.   Organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto

Ciascuno Stato membro è responsabile dell'organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande. In linea di principio, le domande sono presentate presso una rappresentanza diplomatica o consolare di uno Stato membro.

Gli Stati membri:

In particolari circostanze o per motivi attinenti alla situazione locale, come nel caso in cui:

e nei casi in cui le succitate forme di cooperazione non risultino appropriate per lo Stato membro in questione, uno Stato membro, in ultima istanza, può cooperare con un fornitore esterno di servizi, conformemente al 1.4.

Fatto salvo il diritto di convocare il richiedente per un colloquio, come previsto alla parte III, punto 4, la scelta di un tipo di organizzazione non comporta l'obbligo, per il richiedente, di presentarsi di persona in più di una sede per presentare una domanda.

1.2.   Forme di cooperazione tra gli Stati membri

1.3.   Ricorso ai consoli onorari

I consoli onorari possono anche essere autorizzati a svolgere alcuni o tutti i compiti di cui al punto 1.5. Sono prese disposizioni adeguate per garantire la sicurezza e la protezione dei dati.

Qualora il console onorario non sia funzionario di uno Stato membro, lo svolgimento di tali compiti è conforme ai requisiti riportati nell'allegato 19, fatta eccezione per le disposizioni di cui alla parte C, lettera (c) di detto allegato.

Qualora il console onorario sia funzionario di uno Stato membro, lo Stato membro interessato provvede affinché siano applicati requisiti comparabili a quelli che verrebbero applicati se i compiti fossero svolti dalla sua rappresentanza diplomatica o consolare.

1.4.   Cooperazione con fornitori esterni di servizi

Gli Stati membri si adoperano per cooperare con un fornitore esterno di servizi assieme ad uno o più Stati membri fatte salve le norme in materia di appalti pubblici e concorrenza.

La cooperazione con un fornitore esterno di servizi si basa su uno strumento giuridico conforme ai requisiti riportati nell'allegato 19.

Gli Stati membri scambiano informazioni, nel quadro della cooperazione consolare locale, sulla selezione dei fornitori esterni di servizi e sulla definizione delle modalità e delle condizioni dei rispettivi strumenti giuridici.

1.5.   Tipi di cooperazione con i fornitori esterni di servizi

Un fornitore esterno di servizi può essere autorizzato a svolgere uno o più dei seguenti compiti:

1.6.   Obblighi degli Stati membri

Nel selezionare un fornitore esterno di servizi, lo Stato membro o gli Stati membri interessati verificano la solvibilità e l'affidabilità dell'impresa (comprese le licenze necessarie, l'iscrizione al registro delle imprese, lo statuto e i contratti bancari) e si assicurano che non intervengano conflitti di interesse.

Lo Stato membro o gli Stati membri interessati provvedono affinché le modalità e condizioni che lo riguardano nello strumento giuridico di cui al punto 1.4 siano rispettate dal fornitore esterno di servizi selezionato.

Lo Stato membro o gli Stati membri interessati mantengono la responsabilità per l'ottemperanza alle norme sulla protezione dei dati nel trattamento dei dati e sono controllati conformemente all'articolo 28 della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (15).

La cooperazione con un fornitore esterno di servizi non limita o esclude responsabilità derivanti dalla legislazione nazionale dello Stato membro o degli Stati membri interessati per le violazioni degli obblighi in materia di dati personali dei richiedenti e di trattamento dei visti. Questa disposizione non pregiudica eventuali azioni che possono essere intraprese contro il fornitore esterno di servizi in base alla legislazione nazionale del paese terzo interessato.

Lo Stato membro o gli Stati membri interessati provvedono alla cifratura totale dei dati trasferiti per via elettronica o fisicamente su un supporto di memorizzazione elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri in questione.

Nei paesi terzi che vietano la cifratura di dati da trasmettere per via elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri interessati, lo Stato membro o gli Stati membri interessati non permettono al fornitore esterno di servizi di trasferire dati per via elettronica.

In un caso siffatto, lo Stato membro o gli Stati membri interessati provvedono al trasferimento fisico dei dati elettronici in forma totalmente cifrata su un supporto di memorizzazione elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri interessati da parte di un agente consolare di uno Stato membro o, qualora questo tipo di trasferimento richieda il ricorso a misure sproporzionate o irragionevoli, in un altro modo sicuro e protetto, ad esempio ricorrendo a operatori con esperienza nel trasporto di documenti e dati sensibili stabiliti nel paese terzo in questione.

In tutti i casi il livello di sicurezza del trasferimento è adeguato alla natura sensibile dei dati.

Gli Stati membri o la Comunità si adoperano per raggiungere un accordo con i paesi terzi interessati al fine di revocare il divieto della cifratura dei dati da trasferire per via elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri interessati.

Lo Stato membro o gli Stati membri interessati assicurano la formazione del fornitore esterno di servizi nei settori necessari per fornire servizi adeguati e informazioni sufficienti ai richiedenti.

Lo Stato membro o gli Stati membri interessati, in caso di dubbi, prevedono la possibilità di verificare nella rappresentanza diplomatica o consolare le impronte digitali che sono state rilevate dal fornitore esterno di servizi.

L'esame delle domande, gli eventuali colloqui, la procedura di autorizzazione nonché la stampa e l'apposizione dei visti adesivi competono esclusivamente alla rappresentanza diplomatica o consolare.

I fornitori esterni di servizi non hanno in alcun caso accesso al VIS, che è riservato esclusivamente al personale debitamente autorizzato delle rappresentanze diplomatiche o consolari.

Lo Stato membro o gli Stati membri interessati sorvegliano strettamente l'esecuzione dello strumento giuridico di cui al punto 1.4 e verificano in particolare:

A tal fine la rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro o degli Stati membri interessati effettuano periodicamente controlli nei locali del fornitore esterno di servizi.

1.7.   Diritti per servizi prestati

I fornitori esterni di servizi possono addebitare un importo per i servizi prestati oltre ai diritti da riscuotere di cui all'allegato 12. I diritti per servizi prestati sono proporzionali alle spese sostenute dal fornitore esterno di servizi nello svolgere uno o più dei compiti di cui al punto 1.5.

L'importo dei diritti per servizi prestati è precisato nello strumento giuridico di cui al punto 1.4.

Nell'ambito della cooperazione consolare locale, gli Stati membri garantiscono che l'importo richiesto al richiedente rifletta debitamente i servizi proposti dal fornitore esterno di servizi e sia adattato in funzione delle circostanze locali. Inoltre, essi si propongono di armonizzare l'importo applicato per i servizi prestati.

Tale importo non supera la metà dell'importo relativo al visto di cui all'allegato 12, indipendentemente dalle eventuali deroghe ai diritti per la concessione dei visti di cui al medesimo allegato.

Lo Stato membro o gli Stati membri interessati mantengono la possibilità per tutti i richiedenti di presentare domanda di visto direttamente ai locali delle loro rappresentanze diplomatiche o consolari.

1.8.   Informazioni

Le rappresentanze diplomatiche e consolari degli Stati membri espongono per il pubblico informazioni precise sulle modalità per ottenere un appuntamento e presentare domanda.

1.9.   Continuità di servizio

Nell'eventualità che cessi la cooperazione con altri Stati membri o con un qualsiasi fornitore esterno di servizi, gli Stati membri assicurano la continuità del servizio completo.

1.10.   Decisione e pubblicazione

Gli Stati membri comunicano alla Commissione le modalità con cui intendono organizzare il ricevimento e il trattamento delle domande in ciascuna rappresentanza consolare. La Commissione ne dà adeguata pubblicità.

Gli Stati membri trasmettono alla Commissione una copia dello strumento giuridico di cui al punto 1.4.

4)

alla parte VIII il punto 5.2 è modificato come segue:

5)

è aggiunto il seguente allegato: