11. Riquadro 1.

Il prezzo pagato dal Parlamento europeo per l'acquisto degli edifici IPE 0, 1, 2 e 3 è stato il risultato di un complesso negoziato cui hanno partecipato più soggetti, in particolare la città di Strasburgo e lo Stato francese in quanto paese ospite della sede dell'istituzione. Nel definire questo prezzo, sono stati presi in considerazione tutti gli elementi del fascicolo: i vincoli giuridici derivanti dal modulo di finanziamento prescelto per la costruzione degli immobili, il prezzo del terreno, la presenza di investitori privati nei negoziati in quanto proprietari degli immobili, la definizione del valore degli immobili, i vincoli di bilancio della città di Strasburgo e la partecipazione dello Stato francese. Benché i contratti firmati nel 1979 non contenessero una clausola sulla presa in considerazione dei canoni di affitto pagati dall'istituzione nel caso di eventuale acquisto degli immobili (acquisto che all'epoca non era previsto), i canoni versati sono stati uno dei parametri del negoziato per la fissazione definitiva del prezzo di acquisto degli edifici.

17.

La necessità di nuovi locali fu valutata nel 2001 dopo un'analisi dei dati disponibili ed è stata integrata nella pianificazione a lungo termine. Le stime e la pianificazione furono poi aggiornate costantemente tra il 2001 e il 2005, al fine di tener conto del mutamento del fabbisogno noto di spazi d'ufficio dovuto ad una serie di ragioni:

Inoltre, lo scenario del 2001 prevedeva la messa a disposizione degli edifici D4 e D5 nel 2004/2005. Esso è stato poi rivisto per vari motivi: l'esigenza di rispettare pienamente la legislazione europea in materia di appalti pubblici; le difficoltà inerenti al negoziato di un appalto così complesso; il tempo necessario per garantire che quest'enorme complesso fosse integrato nell'area circostante in modo da tener conto delle preoccupazioni del quartiere.

43.

L'assenza di uno studio volto a migliorare il rendimento energetico degli edifici è dovuto ai progetti analizzati dalla Corte (allegato II delle osservazioni): riguardano edifici che sono affittati dal Parlamento (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Torri A e B, Goldbell), o edifici affittati in origine dal Parlamento e acquistati solo in seguito (KAD, IPE 0, 1, 2 e 3) o infine edifici che sono stati il risultato di una consultazione pubblica e formano oggetto di contratti di acquisto o di enfiteusi (D4-D5 e Atrium). Il Parlamento non ha partecipato alla definizione preliminare dell'edificio Atrium, ma ha ottenuto l'installazione di sistemi solari e di recupero energetico negli edifici D4-D5.

Altri progetti sono stati inoltre sottoposti a dettagliati studi ambientali. Il più recente è l'estensione dell'edificio KAD a Lussemburgo ma, sin dal 1992, il Parlamento aveva chiesto di esplorare le possibilità di utilizzare impianti di climatizzazione ecologici nell'edificio LOW.

51 e 58.

La Corte raccomanda il rafforzamento della cooperazione interistituzionale soprattutto in ordine alla pianificazione a lungo termine del soddisfacimento del fabbisogno delle istituzioni, alla definizione di una politica immobiliare comune e, in generale, ad uno scambio d'informazioni per quanto riguarda la prassi di ciascuna istituzione nel settore immobiliare.

Il Parlamento europeo condivide queste preoccupazioni. A questo proposito occorre ricordare che, nella sua risoluzione del 26 settembre 2006 sul discarico sull'esecuzione del bilancio 2004, il Parlamento ha incaricato la propria amministrazione «d'intesa con le altre istituzioni dell Unione, di elaborare una relazione in cui si valuti la possibilità di istituire un'autorità europea per l'attività immobiliare cui conferire i compiti connessi con la costruzione e la manutenzione degli edifici delle istituzioni e degli organi dell'UE». La relazione dovrà essere presentata alla commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento entro il 1o ottobre 2007.

58.

Cfr. supra, risposta al punto 51.

Nota in calce 25.

I tassi di interesse per la sistemazione degli edifici Rolin e Woluwe Heights dovrebbero essere comparati ad un finanziamento a beve termine con possibilità di rimborso anticipato. Nei due casi il Consiglio si è avvalso di tale possibilità e i costi totali della sistemazione di detti edifici sono stati rimborsati nell'anno di realizzazione dei lavori o l'anno successivo. Alla luce di tali elementi, i tassi di interesse praticati non dovrebbero essere considerati elevati.

43.

Il segretariato generale del Consiglio (SGC) suggerisce che la Corte dei conti, nel riferire le valutazioni d'impatto ambientale degli edifici, prenda atto delle azioni intraprese dall'SGC in questo settore, tra cui figura in particolare quanto segue:

I–III.

La Commissione sta attualmente riformulando la sua politica immobiliare a Bruxelles e a Lussemburgo e la nuova comunicazione in merito sarà adottata prima della pausa estiva del 2007.

La Commissione ritiene che per migliorare in modo sostenibile l'efficienza e l'efficacia della propria politica immobiliare, nonché la qualità della vita del suo personale e dei residenti, sia necessario apportare in futuro alcuni cambiamenti strutturali. Nella revisione della sua politica immobiliare, incentrata sull'obiettivo di sistemare il personale in un numero minore di edifici di maggiore capienza, la Commissione terrà conto di diversi aspetti: l'economicità, l'evoluzione del prezzo medio al metro quadrato del mercato degli uffici, i tassi di disponibilità di immobili adibiti ad uffici, l'evoluzione in termini di ubicazione, di superficie occupata e di modalità di occupazione, le esigenze future.

La Commissione valuterà i risultati della sua politica di acquisizione degli immobili e le conseguenze che bisognerà trarne: è necessario che la Commissione definisca una politica di manutenzione e di rinnovo degli edifici per conservare il livello delle sue proprietà e, qualora gli edifici raggiungano la fine del loro ciclo di vita, attui una strategia che comprende la demolizione e la ricostruzione.

Inoltre, negli ultimi anni si è prestata maggior attenzione all'aspetto della sicurezza, il che ha ulteriormente rafforzato il desiderio della Commissione di promuovere un uso misto dei suoi edifici.

Infine la Commissione valuterà la sua cooperazione con le autorità locali.

IV.

La Commissione ha definito un quadro a lungo termine per la politica immobiliare, ossia il quadro politico pluriennale (MAPF), un piano continuativo discusso annualmente con una prospettiva di 5-10 anni.

In aggiunta alla sua partecipazione ai due gruppi di lavoro interistituzionali a Bruxelles e a Lussemburgo (1), la Commissione è disposta a valutare se tale quadro possa costituire la base di un quadro interistituzionale.

V.

La Commissione dà assoluta priorità all'acquisto o alla locazione con contratti a lungo termine, e ha concluso contratti a breve scadenza solo in casi eccezionali. La politica volta a stipulare contratti a lungo termine orientati all'acquisto deve iscriversi in una politica chiara sui poli urbani nei quali sviluppare la presenza della Commissione.

A Bruxelles si concludono contratti a lungo termine, nel caso si voglia acquistare un edificio nell'ambito del regime con pagamento dilazionato. I contratti a più breve termine, di circa 15 anni, sono firmati per prendere gli edifici in usufrutto, una formula che si è dimostrata economicamente sana. A Lussemburgo, i contratti a breve termine sono conclusi solo in attesa che sia completata la costruzione del JMO2. Altrimenti, si stipulano contratti a lungo termine con opzione d'acquisto.

VI.

La Commissione intende continuare ad applicare e a sviluppare ulteriormente la sua politica di diversificazione, la quale deve essere vista nel quadro di una strategia a lunghissimo termine che tenga conto di fattori quali le esigenze future, la mobilità e il contributo del paese ospitante.

VII.

I servizi della Commissione stanno attualmente preparando una comunicazione sulla politica immobiliare che prevede una nuova procedura per individuare edifici adeguati da affittare o acquistare, nell'ambito della quale sarà anche effettuata una ampia consultazione del mercato. Tuttavia, la Commissione è in grado di negoziare e concludere accordi a prezzi equivalenti o persino inferiori ai prezzi di mercato, e ottiene buoni risultati anche rispetto ad altri soggetti privati o istituzionali presenti negli stessi luoghi.

VIII.

Oltre ad aver ottenuto stabilità tramite la sua politica di acquisizione, la Commissione ha anche attuato nuove modalità di finanziamento delle acquisizioni. Gli acquisti con pagamenti dilazionati risultano sia giuridicamente che finanziariamente più semplici da attuare dei precedenti contratti enfiteutici.

IX.

La Commissione tiene molto alla cooperazione interistituzionale in tutti i settori (tra cui questioni ambientali e energetiche, pianificazione, metodologia per la stima delle esigenze, migliori prassi).

X.

Come indicato ai paragrafi da 50 a 58, la Commissione intende dare seguito alle raccomandazioni della Corte nel quadro della nuova politica immobiliare che sarà adottata dal Collegio entro quest'anno.

6.

La Commissione ha pubblicato due comunicazioni (2) sulle esigenze del personale a seguito degli allargamenti UE-10 e UE-2. Queste comunicazioni sono servite come base per le richieste annuali e, quindi, anche per le previsioni relative alle superfici ad uso uffici.

8.

primo trattino. Cfr. la risposta al paragrafo 6.

8.

secondo trattino. In stretta cooperazione con gli Uffici infrastrutture e logistica, la DG ADMIN sta attualmente elaborando una strategia a lungo termine per sopperire alle sue esigenze immobiliari (fino al 2025) sia a Bruxelles che a Lussemburgo, nell'ambito della quale si opererà una riflessione anche sui siti alternativi o su soluzioni complementari ai poli esistenti per la Commissione a Bruxelles.

9.

La Commissione continuerà ad insistere affinché le istituzioni definiscano e attuino una politica immobiliare congiunta, o perlomeno integrata. Questa cooperazione non è tuttavia sempre possibile, in quanto ogni istituzione ha le sue specifiche esigenze e priorità, ma sono stati compiuti progressi.

A Bruxelles tutte le istituzioni partecipano al gruppo di lavoro interistituzionale sulle infrastrutture, la logistica e i servizi interni (ILISWG), il cui mandato comprende anche lo scambio di informazioni sull'evoluzione del mercato immobiliare e sul fabbisogno delle istituzioni.

A Lussemburgo tutte le istituzioni cooperano tramite un collegio dei capi d'amministrazione e un gruppo di lavoro interistituzionale sugli immobili.

10.

La politica di acquistare gli edifici invece di affittarli è relativamente nuova, e il 38 % della superficie è ancora in locazione a causa di obblighi a lungo termine contratti in passato.

Allo stesso tempo, l'acquisto di un edificio non è sempre la migliore soluzione (ad esempio il caso dell'edificio che accoglie l'infrastruttura per le tecnologie di informazione e comunicazione, in quanto un edificio di questo tipo diventa rapidamente obsoleto dal punto di vista tecnologico) e la locazione potrebbe quindi dimostrarsi una soluzione più efficace. In casi eccezionali, l'acquisto potrebbe perfino non essere possibile (vedi risposta al paragrafo 27, riquadro 3).

Infine, il protocollo sui privilegi e le immunità (PPI) offre esenzioni anche in casi diversi dalla proprietà, ad esempio qualora un edificio sia preso in usufrutto.

11.

La Commissione ha acquistato un edificio che precedentemente affittava (il suo centro di conferenze CCAB).

Nel caso delle locazioni, anche se l'edificio è ammortizzato (dal punto di vista finanziario) il proprietario ha l'obbligo legale di mantenerlo in buone condizioni d'uso, a sue spese e per tutto il periodo di locazione. Pertanto, le possibilità di negoziare una riduzione del canone di affitto durante la durata del contratto sono alquanto ridotte. Inoltre, quando si stipulano contratti a lungo termine il livello dell'affitto comporta già una riduzione rispetto a locazioni a breve termine. Infine, i livelli di affitto sono dettati dalle condizioni del mercato e, pertanto, anche quando il contratto prevede una revisione, questa deve essere calcolata in base agli attuali livelli di affitto e non solo in base all'ammortamento.

Ciò nonostante, quando è possibile la Commissione rinegozia gli affitti. Nel 2005, ad esempio, il contratto per SC15 è stato rinegoziato e prorogato prima di giungere a scadenza. La rinegoziazione ha comportato una riduzione dell'affitto di circa il 40 %.

12.

riquadro 2. L'edificio Mondrian appartiene a un fondo tedesco il cui principale interesse consiste nel produrre un flusso di cassa stabile e a lungo termine. Pertanto, nonostante i tentativi della Commissione, il proprietario non era interessato a vendere l'edificio.

La Commissione ha tuttavia preso l'edificio in usufrutto in quanto, all'epoca, era l'unico edificio della zona a soddisfare le esigenze della Commissione in termini di dimensioni, qualità e ubicazione, per via della sua vicinanza all'ufficio SDME nel quale sono sistemate altre parti della stessa direzione generale.

È difficile, tuttavia, effettuare un paragone rigido tra le condizioni di un usufrutto e quelle di un'enfiteusi.

13-14.

La Commissione ha più volte ufficialmente dichiarato che preferisce una combinazione di sedi centrali e periferiche per sistemare i suoi servizi, conformemente alla sua politica di ridurre la pressione sul «quartiere europeo».

Nel quadro della politica attuale, la Commissione ha diversificato i suoi edifici. A Bruxelles, dove hanno sede l'82,5 % degli uffici della Commissione, l'82 % è situata nel «quartiere europeo» e il 18 % altrove, calcolando l'edificio Madou come esterno al «quartiere europeo» ma nella sua periferia prossima. A Lussemburgo, dove hanno sede il 17,5 % degli uffici, il 72 % si trova al Kirchberg e il 28 % altrove.

Anche se la strategia immobiliare della Commissione nel «quartiere europeo» è piuttosto prevedibile, essa gode spesso di una buona posizione negoziale quando si tratta di superfici per le quali vi sono pochi candidati.

La Commissione non si è limitata a sviluppare ulteriormente i siti di Beaulieu e di Genève a Bruxelles, ma sta anche valutando altre opzioni alla luce della definizione della sua nuova politica.

Dopo aver definito una politica relativa all'ubicazione delle agenzie, la Commissione ha affittato un edificio per l'agenzia esecutiva della DG EAC. Questo edificio è situato a Evere, al di fuori quindi del «quartiere europeo». Di recente, inoltre, la Commissione ha affittato un edificio situato vicino alla stazione ferroviaria Nord (il Covent Garden, di 14 000 m2) destinato ad ospitare l'attività di valutazione del settimo programma quadro di ricerca.

15.

La Commissione continua a credere in una cooperazione rafforzata con il paese ospitante.

In Belgio, nel 2003 il direttore dell'OIB è stato nominato quale rappresentante della Commissione per discutere dello sviluppo del «quartiere europeo» con le autorità nazionali e partecipare alle riunioni del «Fonds Quartier européen». Dal 2005 una task force interistituzionale ad hoc si riunisce ogni due mesi con i rappresentanti delle autorità locali, regionali e federali per discutere di questioni attinenti alla politica immobiliare.

A Lussemburgo, la Commissione è in questo momento (febbraio 2007) in procinto di negoziare un accordo con lo Stato del Lussemburgo per quello che sarà il suo principale edificio. L'accordo prevede la messa a disposizione gratuita di un terreno per la costruzione dell'edificio JMO2. Una volta che l'accordo sarà firmato, la Commissione definirà la sua politica immobiliare per il Lussemburgo.

17.

Uno dei principi della nuova politica immobiliare prevede che la Commissione sia sistemata in un numero minore di edifici di maggiore capienza, in modo tale da compensare gli effetti dell'aumento annuale e incostante del personale assegnato alle DG e delle riorganizzazioni interne.

I servizi della Commissione coinvolti (DG ADMIN, OIB e OIL) stanno elaborando una procedura basata sulla banca dati COMREF (una banca dati relativa al personale) per valutare il numero di persone da sistemare nei propri locali.

Il fatto che l'edificio HITEC (5 000 m2) sia rimasto vuoto per circa un anno dipende più dai ritardi registrati nel processo di selezione dei traduttori a seguito dell'allargamento che dal fatto che la Commissione abbia sovrastimato il suo fabbisogno.

18.

Il mandato dei gruppi di lavoro interistituzionali, sia a Bruxelles che a Lussemburgo, copre la definizione di indicatori e di criteri comuni e i rappresentanti della Commissione contribuiscono attivamente a questo sforzo.

19.

La norma dei 35 m2 per persona è utilizzata a fini della pianificazione globale degli edifici.

Primo trattino. La parte del manuale delle condizioni di abitabilità (Housing conditions manual), che riguarda i criteri di assegnazione dello spazio per le DG, è stata approvata dal comitato direttivo dell'OIB il 16 gennaio 2007.

Una volta che il parere del comitato per la sicurezza e l'igiene sul luogo di lavoro di Lussemburgo sarà disponibile (verso la primavera 2007), anche il comitato direttivo dell'OIL approverà il documento.

Esso sarà poi di applicazione sia nell'OIB che nell'OIL.

Secondo trattino. Un approccio simile sarà adottato a Lussemburgo.

21-23.

La Commissione ritiene che i lavori di ristrutturazione rientrino nella procedura negoziata utilizzata per reperire gli edifici, il che è del tutto conforme al Manuale delle norme applicabili all'immobile tipo (MIT).

Se i lavori fossero effettuati da un altro contraente sotto la responsabilità della Commissione, vi sarebbe il rischio che la Commissione pagasse l'affitto per un edificio non conforme durante l'intero periodo di ristrutturazione. Inoltre, se il contraente non fosse in grado di eseguire tali lavori in modo adeguato e per tempo, ciò provocherebbe danni ancora maggiori agli interessi finanziari dell'UE.

In caso di costruzione ex novo di un edificio su un terreno di sua proprietà o in caso di restauro di un edificio di sua proprietà (casi che potrebbero verificarsi a breve, a Lussemburgo per il JMO2 e a Bruxelles per Cornet-Leman), la Commissione indice una gara d'appalto di lavori.

Per alcuni progetti immobiliari con finalità prettamente tecnica (cucine centralizzate, spazio archivi, centri dati, edifici per conferenze, edifici logistici), si è svolta una consultazione aperta sul mercato.

La nuova politica immobiliare prevede un'ampia consultazione del mercato immobiliare, nel rispetto dei principi di concorrenza e trasparenza.

24.

L'affitto di un edificio è determinato da condizioni di mercato dettate dall'offerta e dalla domanda, che dipendono in particolare dall'ubicazione e dal valore corrispondente, espresso in termini di prezzo del terreno. Come afferma giustamente la Corte, la definizione di un «ragionevole profitto per i promotori» si applica solo al caso di un edificio costruito per esigenze specifiche.

Nel caso di un edificio costruito sul terreno di proprietà di una delle istituzioni, il prezzo pagato dovrebbe effettivamente corrispondere sostanzialmente ai costi sostenuti dal costruttore (compreso un ragionevole profitto). Il prezzo dovrebbe essere il risultato di diverse gare di appalto di lavori, forniture e servizi necessari per la costruzione dell'edificio.

27.

Nel 2003 la Commissione ha adottato la politica di acquistare o affittare edifici invece che di farli costruire appositamente: di conseguenza, la Commissione ha scelto di pagare prezzi a condizioni di mercato, invece di finanziare i costi di costruzione. Il prezzo effettivo dipende, in ultima istanza, da fattori oggettivi (ubicazione, dimensioni, qualità, condizioni del mercato) nonché da fattori soggettivi, quali le priorità del venditore e dell'acquirente e i vincoli finanziari ai quali entrambi sono soggetti. Talvolta la Commissione può sfruttare la sua posizione negoziale, ad esempio per grandi edifici come Madou, nel senso che la Commissione è uno dei pochi soggetti in grado di affittare o acquistare l'edificio per intero.

Riquadro 3. Per quanto riguarda SPA3, la valutazione del consulente è solo uno degli elementi indicativi del fascicolo negoziale. Il prezzo finale è appunto il risultato di una negoziazione. E anche se vi sono stati errori nella valutazione degli esperti, questi hanno influenzato la valutazione in entrambi i sensi e la disparità rispetto al prezzo pagato è stata del 4 %, una percentuale che si ridurrà entro un margine accettabile.

Come indicato nella risposta al paragrafo 12, riquadro 2, la posizione negoziale della Commissione era limitata in quanto il Mondrian era l'unico edificio accettabile in grado di soddisfare le esigenze della DG RTD, ossia di essere raggruppata in due grandi edifici (mentre in passato la DG era sparpagliata su 5 edifici). Inoltre, grazie alle dimensioni dell'edificio (circa 20 000 m2) sono state realizzate economie operative (manutenzione, sicurezza) e, in considerazione anche della qualità dell'immobile, la Commissione ritiene di aver fatto un buon affare. L'edificio ha consentito alla Commissione di conseguire gli obiettivi fissati nella comunicazione del 2003 sulla politica immobiliare [COM(2003) 755]: raggruppare i servizi in edifici più grandi e più capienti e fornire al personale un ambiente lavorativo di alta qualità.

29.

Il memorandum di intesa tra il Belgio e la Commissione ha fissato i principi generali della politica di ristrutturazione del Berlaymont. Un secondo documento più dettagliato è stato firmato dalla Commissione, dal Belgio e dalla SA Berlaymont 2000 il 17 luglio 2001 per definire con precisione i prezzi, le scadenze e gli standard di qualità.

Se il prezzo fosse stato negoziato sulla base dei costi di costruzione e di ristrutturazione, sarebbe risultato molto maggiore. Secondo SA Berlaymont 2000, il costo totale dell'edificio è di circa 670 milioni di euro, esclusi i 125 milioni di euro per la rimozione dell'amianto. Le rate per l'enfiteusi, invece, sono state fissate in base a un valore di 553 milioni di euro.

30.

Al momento di prendere in esame un edificio, la Commissione richiede certificati obbligatori e polizze di assicurazione. Dal 2004, si prevede sistematicamente una polizza fideiussoria di 10 anni prestata a garanzia per gli edifici acquistati dalla Commissione (Berlaymont, Madou e Beaulieu 25).

In presenza di difetti sostanziali, vengono bloccati sia l'accettazione preliminare dell'edificio che i corrispondenti pagamenti. Difetti minori che si possono riparare nell'intervallo tra l'accettazione provvisoria e quella finale sono coperti da una percentuale della garanzia finanziaria prestata dal contraente (di norma intorno al 5 % della garanzia di esecuzione).

Se, dopo l'accettazione definitiva, appare un difetto cospicuo, si applica la garanzia decennale o la pertinente garanzia sulle attrezzature.

Riquadro 5. Per quanto riguarda Euroforum, sono state seguite le procedure previste per il sito di Lussemburgo relative alla consegna dei lavori e allo svincolo delle garanzie.

Una prima garanzia, relativa alla consegna puntuale (in questo caso 500 000 euro) è stata svincolata tre mesi dopo l'occupazione dell'edificio e solo dopo che Euroforum SA ha pagato un'ammenda di 93 000 euro per il ritardo nella consegna dell'edificio.

Il 95 % di una seconda garanzia, la garanzia di esecuzione dei lavori e degli impianti (in questo caso 2 500 000 euro) è stato svincolato 17 mesi dopo l'accettazione (3) e l'occupazione dell'edificio, dopo che Euroforum SA ha riparato tutti i difetti sostanziali.

Infine, una garanzia per il restante 5 % (125 000 euro) è stata trattenuta per le riparazioni di alcuni difetti di minore entità. Anche se l'importo è stato considerato sufficiente, a conferma quindi dell'approccio seguito, la Commissione è disposta ad adottare le buone prassi del Parlamento.

Oltre alle garanzie di cui sopra, una polizza di assicurazione obbligatoria imposta dal contratto per l'edificio Euroforum copre la responsabilità del costruttore nei due anni e nei 10 anni successivi alla consegna.

31.

La durata di questo periodo è un compromesso tra la completezza dei controlli e il desiderio dell'istituzione di occupare l'edificio, e dipende dalla complessità dei progetti e dalle risorse disponibili.

La Commissione ritiene che un periodo di alcune settimane sia sufficiente per individuare i difetti sostanziali, mentre i difetti minori possono essere coperti dalla garanzia finanziaria e i difetti sostanziali ma nascosti possono essere coperti dalla garanzia decennale.

In ogni caso, tutti i controlli vitali relativi alla salute e alla sicurezza sono completati e verificati da aziende certificate prima dell'occupazione dell'edificio.

33.

Finora, la Commissione non ha mai appaltato direttamente la costruzione di un edificio per gli stessi motivi menzionati dalla Corte e, ovviamente, perché non è stato messo a disposizione alcun terreno.

Per due progetti in cantiere (il JMO2 a Lussemburgo e l'asilo nido Cornet-Leman a Bruxelles) la Commissione, consapevole del vantaggio fiscale, coopererà con le autorità nazionali per l'eventuale costruzione o ristrutturazione.

34.

La Commissione ritiene che, anche se la nuova struttura finanziaria è costata alcuni punti base, i margini ottenuti sono tuttavia molto competitivi se paragonati ad altre strutture.

36.

A seguito dell'introduzione della nuova procedura (regime di pagamenti dilazionati), nel 2006 il tasso di finanziamento per l'edificio Madou è stato fissato a un margine negativo del -0,01 %, in base alla curva del tasso swap.

Per l'acquisto dell'edificio Beaulieu 25, nel 2006 il margine rispetto alla curva del tasso swap fisso era pari al +0,008 %.

Riquadro 6. L'analisi di questo caso deve essere inquadrata in un contesto storico.

Dopo prolungati negoziati, nel 2001/2002 è stato raggiunto un accordo globale che è stato sottoposto all'ACPC (4) il 28 agosto 2002. L'ACPC ha dato un parere favorevole il 4 dicembre 2002.

Si tratta di condizioni favorevoli per la Commissione, dal punto di vista sia economico che funzionale (grazie a un notevole raggruppamento dei servizi). La riapertura dei negoziati dopo 6 mesi sarebbe stata difficile per la Commissione, in quanto quest'ultima aveva urgenza di abbandonare l'edificio CUBE (vedi risposta al paragrafo 41, riquadro 7), poiché si prevedeva che i lavori sarebbero durati sicuramente più di 12 mesi.

Da allora, difatti, ogni qualvolta il progetto immobiliare si presti la Commissione negozia gli aspetti tecnici e funzionali separatamente da quelli relativi al finanziamento. Per il finanziamento, la Commissione consulta i mercati finanziari per ottenere il migliore risultato possibile.

37.

Allorché gli stanziamenti si sono resi disponibili, la Commissione li ha utilizzati per effettuare pagamenti, preventivati o meno.

Nel caso dei pagamenti non preventivati, questi hanno consentito alla Commissione di rinegoziare contratti enfiteutici o di accelerare il rimborso dei lavori di contratti, e solo dopo un'attenta analisi dell'equilibrio tra i risparmi e le penali. La Commissione ha potuto inoltre acquistare un edificio, realizzando così futuri risparmi per il bilancio dell'UE.

38.

La Commissione applica le disposizioni del regolamento finanziario.

41.

Un certo grado di coordinamento, in particolare per far fronte a esigenze nel breve termine, è sempre presente. A Bruxelles la Commissione ha concluso accordi speciali con il Comitato delle regioni (VM-2), il Parlamento europeo (MO75) e il Consiglio (Infopoint e asilo nido Dailly). A Lussemburgo sono stati conclusi accordi dello stesso tipo tra la Commissione e le altre istituzioni.

La nuova politica immobiliare sarà il risultato di un'attenta riflessione e terrà conto, se necessario, delle osservazioni formulate nell'ambito dell'audit della Corte, dell'audit IAS in corso e delle indagini del personale.

Riquadro 7. La Commissione ritiene che l'edificio CUBE sia un caso nel quale gli interessi delle due istituzioni coinvolte erano divergenti. L'elemento positivo è dato, tuttavia, dal fatto che a seguito di questa esperienza le istituzioni dell'UE a Lussemburgo hanno rafforzato la loro cooperazione al fine di migliorare l'armonizzazione della loro politica immobiliare.

42.

La questione di un accordo globale sulle sedi è complessa e delicata in quanto la gamma di soggetti è molto ampia e la Commissione riconosce che non sono stati firmati accordi con le autorità belghe o lussemburghesi. In assenza di tali accordi, il protocollo sui privilegi e le immunità (PPI) ha colmato le lacune nella maggior parte dei casi e in ambiti specifici, ad esempio in materia di sicurezza, sono stati conclusi accordi di cooperazione ovviamente connessi alla politica immobiliare.

43.

L'OIB ha iniziato ad attuare la metodologia nel «costo nel ciclo di vita» (life cycle cost), al fine di valutare il costo totale sostenuto nell'arco di vita dell'edificio, che comprende gli aspetti energetici e ambientali. Questo approccio si prefigge principalmente di valutare, monitorare e gestire tutti i costi relativi all'occupazione di un edificio. La metodologia dovrebbe essere definita nel 2007 e una bozza è già stata presentata alle altre istituzioni (Parlamento europeo, Consiglio e Comitati) nel settembre 2006.

Dal 2006 la Commissione chiede al proprietario di presentare una relazione sull'efficienza energetica dell'edificio (una relazione di questo tipo è stata presentata per il Beaulieu 25 e lo SPA2).

44.

Quando la Commissione intende indire una gara d'appalto per servizi connessi all'immobiliare (ad esempio assicurazione, manutenzione, corsi di formazione in tecniche di costruzione, pulizia), consulta altre istituzioni affinché queste possano partecipare.

A Lussemburgo si è avuta una proficua collaborazione tra la Commissione, il Centro di traduzione e la Corte dei conti.

La Commissione concorda tuttavia sulla necessità di rafforzare ulteriormente tale cooperazione.

45.

Dalla seconda metà del 2006, la Commissione fa sempre ricorso al principio di «debita diligenza» e affida a uno studio legale esterno le incombenze legali relative ai contratti con gli architetti e le società di assicurazione, ai permessi ambientali e urbanistici e alle questioni fiscali concernenti gli edifici per i quali intende avviare negoziati.

Per la valutazione degli edifici, la Commissione stipula un contratto con un esperto del settore, mentre per gli aspetti tecnici si rivolge a una società tecnica.

Pertanto, la Commissione ritiene che il suo personale interno qualificato, insieme ai contratti esterni menzionati sopra, copra tutti i settori (legale, finanziario e tecnico) necessari per ottenere un controllo sufficiente dei suoi progetti immobiliari.

46.

Nell'ottobre 2006, la Commissione ha effettuato una presentazione ad altre istituzioni (Parlamento europeo, Consiglio, i due Comitati) relativa agli aspetti legali dei suoi contratti immobiliari e, in particolare, all'intenzione di redigere un manuale destinato ai soggetti del settore immobiliare. Il manuale descriverebbe le condizioni principali per l'assegnazione degli appalti della Commissione.

Se la Commissione dovesse avviare progetti di costruzione simili a quelli del Consiglio, della Corte di giustizia o della Corte dei conti, terrebbe sicuramente conto della esperienza da queste acquisita.

47.

L'integrazione della cooperazione internazionale in strutture appropriate è possibile solo in presenza di un impegno deciso da parte di tutte le istituzioni.

Oltre agli elementi presentati nelle risposte ai paragrafi da 41 a 46, la Commissione ha preso accordi speciali con il Comitato delle regioni (VM2), il Parlamento europeo (MO75) e il Consiglio (Infopoint e l'asilo nido Dailly) a Bruxelles. L'OIL è intervenuta attivamente e sono state poste le basi per ulteriori azioni e risultati.

48.

I due uffici della Commissione cooperano intensamente e condividono esperienze in molti campi: standard tecnici per i centri di dati, manuale sulle condizioni di abitabilità, procedura di bilancio, approccio «housing building» per le TIC, formazione, gare d'appalto specifiche, ecc.

Come detto altrove, essi prevedono anche di standardizzare il software di gestione dello spazio uffici.

Vi sono scambi con altre istituzioni ma sono piuttosto informali e devono essere strutturati.

50.

La Commissione ha elaborato osservazioni e assunto impegni, riportati qui di seguito, in relazione a ciascuna delle specifiche raccomandazioni ma le osservazioni introduttive generali alla risposta della Commissione (cfr. punti da I a X) hanno già indicato i vincoli fondamentali ai quali la Commissione è soggetta nei quattro settori menzionati dalla Corte.

51.

La Commissione concorda con la raccomandazione.

La definizione di un quadro pluriennale coordinato presuppone che si definisca un quadro simile in ciascuna istituzione.

La Commissione ha definito tale quadro, ossia il quadro politico pluriennale (MAPF), che è un piano continuativo, discusso annualmente all'interno dei comitati direttivi dell'OIB e dell'OIL.

La Commissione è anche pronta ad esaminare in che misura questo quadro può costituire la base di un quadro interistituzionale.

Il progetto preliminare di bilancio contiene informazioni sui nuovi edifici (in termini di superficie) previsti per l'anno successivo, e una stima dell'impatto globale di bilancio della politica immobiliare è contenuta nella relazione annuale al titolo V.

Infine, i quadri pluriennali devono continuare ad essere coerenti con la politica immobiliare generale, la quale è in fase di revisione.

52.-53.

La Commissione concorda con entrambe le raccomandazioni.

Per quanto riguarda la cooperazione interistituzionale, essa è già in atto sia a Bruxelles che a Lussemburgo (5).

La Commissione dà assoluta priorità ai contratti di locazione a lungo termine o all'acquisto, e ha concluso contratti a breve termine solo in casi eccezionali (6). Ma è chiaro che la politica di concludere contratti a lungo termine volti all'acquisto risulta più efficace se inserita nell'ambito di una politica chiara fondata su tutta una serie di elementi, tra cui la programmazione a lungo termine, l'analisi dei fabbisogni e un'indicazione relativa all'effettiva ubicazione dei pochi, grandi edifici coinvolti, vale a dire dei poli urbani nei quali sviluppare la presenza della Commissione.

54.

In linea con la risposta alla raccomandazione di cui al paragrafo 53, la Commissione formula le seguenti osservazioni:

55.

La Commissione appoggia pienamente la presente raccomandazione e continuerà ad agire di conseguenza nel quadro dei gruppi di lavoro interistituzionali ILISWG per Bruxelles e GIITL per Lussemburgo, che porranno sistematicamente all'ordine del giorno la valutazione del fabbisogno e i relativi indicatori.

Riconoscendo l'importanza di una gestione delle informazioni più affidabile, l'OIB e l'OIL hanno deciso di utilizzare lo stesso software per la gestione degli edifici, dei piani e delle superfici, una volta che sarà completato (presumibilmente entro breve) il manuale sulle condizioni di abitabilità. La questione potrebbe essere discussa sistematicamente all'interno dei gruppi di lavoro interistituzionali.

È già stato introdotto un certo grado di coordinamento, in particolare per far fronte alle esigenze a breve termine, come indicato al paragrafo 47 e nella relativa risposta.

56.

Riguardo alla procedura di consultazione del mercato, la Commissione vuole chiarire il proprio approccio.

57.

La Commissione applica le disposizioni del regolamento finanziario.

58.

La Commissione è del tutto favorevole alla cooperazione interistituzionale in tutti i settori e lo ha dimostrato in diverse occasioni (ad esempio in materia di questioni ambientali e energetiche, pianificazione, metodologia per la stima del fabbisogno e migliori prassi).

Questo impegno sarà ribadito nell'ambito della nuova politica immobiliare che sarà adottata dal Collegio prima della pausa estiva 2007.

La Commissione ha potenziato la sua cooperazione con il Belgio mediante la creazione di una task force (che si avvale, se necessario, di sottogruppi), nell'ambito della quale l'ufficio del vicepresidente Kallas si incontra con i rappresentanti della regione di Bruxelles diverse volte l'anno.

Riguardo alla cooperazione con il Granducato di Lussemburgo, i capi di amministrazione a Lussemburgo si incontrano anch'essi periodicamente con il presidente del «Fonds Urbain et d'Aménagement du Kirchberg».

15, 22 e 45.

La Corte di giustizia si rallegra per i positivi rilievi formulati dalla Corte dei conti per quanto riguarda la preoccupazione di ottenere da parte delle autorità lussemburghesi la messa a disposizione a titolo gratuito dei terreni per gli edifici, l’apertura alla concorrenza dei lavori edilizi, i criteri di perizia adottati per disporre di un controllo amministrativo, finanziario e tecnico delle opere edilizie.

26.

Come indica la Corte dei conti, il contratto quadro stipulato tra la Corte di giustizia e le autorità lussemburghesi prevede la nomina di un esperto indipendente incaricato di determinare il prezzo di vendita dell’immobile. Lo Stato lussemburghese ha bandito una procedura gara aperta per selezionare tale esperto. Detta gara d’appalto è andata deserta in quanto non è stata presentata alcuna offerta. È stata quindi bandita una nuova procedura che consentirà di nominare a breve l’esperto. In base alle ultime informazioni ottenute dalle autorità lussemburghesi, l’esperto indipendente potrà essere nominato nei prossimi giorni. Il ritardo occorso per tale nomina non impedirà all’esperto di adempiere la sua missione in conformità al disposto dell'articolo 6.2 del contratto quadro e di determinare il prezzo di vendita dell’immobile ai sensi dell'articolo 6.3 del detto contratto. Già sin d’ora, tutte le fatture emesse dalle imprese che lavorano nel cantiere sono esaminate dal consulente esterno scelto dalla Corte di giustizia per assisterla nel seguire e controllare il progetto di costruzione. A partire dalla nomina dell’esperto indipendente, le fatture saranno a lui rimesse perché possa determinare il prezzo di vendita finale dell’immobile.

La Corte dei conti segnala, peraltro, che il contratto quadro fissa soltanto i principi generali senza definire procedure precise per quel che riguarda il controllo, le scadenze, le penali ed i limiti di bilancio. Questa valutazione deve essere ampiamente modulata:

35.

La Corte di giustizia nota con piacere che la Corte dei conti ha rilevato che il meccanismo di finanziamento adottato, sicuramente complesso, risulta vantaggioso grazie al ricorso alla Banca europea per gli investimenti. Per il finanziamento dei lavori futuri di rinnovo e ristrutturazione da effettuare negli annessi A, B e C, la Corte di giustizia non mancherà di chiedere, al fine di tener conto delle osservazioni della Corte dei conti, di essere coinvolta nella gara d’appalto relativa al finanziamento di tali lavori.

Allegato I.

La Corte di giustizia rileva che diversamente dai documenti di bilancio, la tabella dell’allegato I non distingue gli stanziamenti destinati alla locazione pura e semplice da quelli destinati a coprire l’indennità di locazione-acquisto versata nell’ottica di acquistare gli edifici. Tale distinzione, che comporta due voci di bilancio distinte, risulta nel bilancio della Corte. Le rispettive dotazioni di queste due voci fanno emergere la politica immobiliare perseguita da molti anni dalla Corte, la quale mira, mediante la locazione-acquisto, a diventare proprietaria degli edifici nella prospettiva di una loro occupazione duratura.

28, riquadro 4.

1.

Quando il Parlamento europeo lasciò l'edificio Jacques Delors (Belliard 99-101) nel 1998, aveva ancora un contratto d'affitto per tale edificio che sarebbe scaduto nel 2007. Esso decise allora, anche in quanto autorità di bilancio, di chiedere ai Comitati di subentrare nel contratto. I Comitati non ebbero altra scelta che ottemperare alla richiesta, dato che il Parlamento europeo aveva posto in riserva metà del bilancio annuale dei Comitati per canoni di locazione e ne aveva subordinato il disimpegno alla firma di un nuovo contratto di locazione da parte dei Comitati che sarebbero subentrati nel contratto già esistente del PE. Inizialmente non furono i Comitati a richiedere tale operazione, in quanto le strutture di cui disponevano all'epoca rispondevano ai loro bisogni (con la sola eccezione delle sessioni plenarie del Comitato delle regioni — 5 all'anno — che si tenevano nella sede del Parlamento europeo). Dato che il contratto del Parlamento europeo sarebbe scaduto soltanto nel 2007, i proprietari negoziavano chiaramente da una posizione di forza (fino al 2007 avrebbero infatti ricevuto un importo indicizzato di circa 6,7 milioni di euro all' anno, anche se l'edificio non fosse stato utilizzato).

2.

Questa situazione inconsueta e piuttosto difficile venne sottolineata dalla Corte dei conti nella relazione annuale sul bilancio 2000, al paragrafo 7.68, relativo all'edificio Belliard 99-101:

«I Comitati […] si sono trovati in una posizione critica a causa dell'obbligo imposto loro dal Parlamento di riprendere questo edificio per il quale il Parlamento aveva firmato un contratto di affitto fino al 2007».

Nella stessa relazione la Corte affermava inoltre che:

«Essi [i Comitati] sono tuttavia riusciti ad introdurre un elemento di negoziazione decidendo di sondare il mercato nell'estate 2000. I prezzi infine determinati sono pertanto maggiormente in linea con l'offerta del mercato di Bruxelles per questo tipo di edificio».

I Comitati condividono tale analisi e sono convinti che non sarebbe stato possibile negoziare un prezzo migliore per l'edificio Belliard 99-101. Le trattative furono veramente ardue e il prezzo ottenuto era effettivamente in linea con le condizioni di mercato. Il progetto nel complesso fu un successo in termini di qualità del risultato e di rispetto delle scadenze.

3.

Il Parlamento europeo venne tenuto costantemente informato dell'evoluzione dei negoziati. I Comitati firmarono peraltro il contratto dopo l'approvazione dell'autorità di bilancio, nel pieno rispetto del regolamento finanziario.

4.

Per quanto riguarda l'analisi finanziaria contenuta nella relazione speciale della Corte dei conti, essa si basa su un valore locativo dell'edificio completamente ristrutturato pari a 8,28 milioni di euro (importo dell'enfiteusi annuale). Ciò corrisponde a circa 221 euro/m2. Tuttavia, secondo la relazione Office Market Trends (Catella, dicembre 2004, pag. 14), il canone massimo di locazione per la zona del Quartier Léopold all'epoca della firma del contratto (dicembre 2000) era intorno ai 240 euro/m2. I Comitati ritengono perciò che il «valore» dell' edificio, calcolato con il metodo indicato dalla Corte nella relazione (applicazione di un rendimento teorico del 6,5 %, in base a un canone di locazione annuale indicizzato) dovrebbe essere non di 127 milioni di euro, bensì di 138 milioni di euro. Il corrispondente rateo annuale, calcolato in base al metodo della Corte, sarebbe allora di 7,42 milioni di euro (anziché 6,83 milioni di euro). Inoltre, il calcolo di questo rateo annuale dipende fortemente dall'inflazione attesa su 27 anni. Ad esempio, una diminuzione dell'inflazione di soli 0,5 punti percentuali (che ridurrebbe i futuri ratei annuali, essendo questi indicizzati) avrebbe come conseguenza un aumento del rateo annuale corrispondente di circa 400 000 euro.

41, riquadro 7.

Cfr. le osservazioni del Comitato in merito al riquadro 4.