21.11.2006

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

C 284/1

RELAZIONE SPECIALE N. 9/2006

sulle spese per la traduzione sostenute dalla Commissione, dal Parlamento e dal Consiglio, corredata delle risposte delle istituzioni

(presentata in virtù dell'articolo 248, paragrafo 4, secondo comma, CE)

(2006/C 284/01)

INDICE

ABBREVIAZIONI E ACRONIMI

I–IX

SINTESI

1-11	INTRODUZIONE

2-3	Quadro giuridico

4-8	Organizzazione dei servizi di traduzione delle istituzioni UE

9-11	Ambito e metodo dell’audit

12-95

OSSERVAZIONI

12-36

Le procedure adottate per rispondere alle domande di traduzione ed evitare le traduzioni non necessarie

13-18

Orientamenti interni sulle domande di traduzione

19-23

La capacità di rispondere alla domanda di traduzioni

24-26

Evoluzione del numero di pagine tradotte

27-36

Misure pratiche adottate dalle istituzioni per limitare il volume di traduzione

37-46

Il controllo della qualità

37-43

I controlli per garantire la qualità adeguata delle traduzioni

44-46

Rispetto delle scadenze e altri elementi della soddisfazione del cliente

47-95

Il costo e l’efficienza della traduzione

47-52

Il costo della traduzione

53-95

L'efficienza del processo di traduzione

96-109

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

96-98

Le procedure adottate per rispondere alle domande di traduzione ed evitare le traduzioni non necessarie

99-101

Le procedure applicate per garantire il rispetto delle scadenze delle traduzioni e una qualità adeguata alla loro destinazione

102-109

Il costo e l'efficienza della traduzione

1-12	ALLEGATO I: Disposizioni applicabili alla Commissione, al Parlamento e al Consiglio

1-6	Commissione

7-10	Parlamento

11-12

Consiglio

1-9	ALLEGATO II: Metodo sviluppato dalla Corte per stimare i costi della traduzione

Risposte delle istituzioni

ABBREVIAZIONI E ACRONIMICIS Consultazione interservizi (consultazione tra le direzioni generali della Commissione)CITI Comitato interistituzionale per la traduzione e l'interpretazioneCOM CommissioneCRE Compte rendu in extenso (Resoconto dettagliato delle discussioni durante le sedute plenarie del Parlamento)CIEQ Comité Interinstitutionnel d'Evaluation de la Qualité des Traductions Externes (Comitato interistituzionale per la valutazione della qualità delle traduzioni esterne)DG Direzione generaleDG A III Direzione A III (Traduzione e produzione di documenti) del segretariato generale del ConsiglioDGT Direzione generale della traduzione della CommissioneEPSO European Personnel Selection Office (Ufficio europeo di selezione del personale)ETP Equivalente a tempo pieno (unità di misura del lavoro pari al lavoro di un dipendente a tempo pieno in un anno)GU Gazzetta ufficiale dell'Unione europeaLingue UE-15 Lingue ufficiali dei 15 Stati membri dell’UE prima dell’allargamentoLingue UE-10 Lingue ufficiali dei 10 paesi che hanno aderito all’UE dopo l’allargamento del 2004PE Parlamento europeoSGC Segretariato generale del Consiglio

SINTESI

Ventuno lingue hanno lo status di lingue ufficiali e di lavoro delle istituzioni europee. Ogni istituzione dell'UE dispone del proprio servizio di traduzione. Le istituzioni che, in considerazione delle loro attività, devono fornire il maggior volume di traduzioni sono la Commissione, il Parlamento e il Consiglio. A causa dell'irregolare distribuzione della domanda nel corso dell'anno o della temporanea insufficienza della capacità interna per le lingue UE-10, le istituzioni europee devono avvalersi, oltre che dei loro traduttori interni, di traduttori free lance.

II.

L’audit mirava a valutare se la Commissione, il Parlamento ed il Consiglio gestiscano le risorse e le spese per la traduzione in modo efficace ed efficiente. La Corte ha esaminato tre questioni:

—	la domanda di traduzioni viene soddisfatta ed esistono procedure adeguate per evitare le traduzioni non necessarie?

—	Le traduzioni vengono fornite entro i termini richiesti e la qualità è adeguata per l’uso a cui sono destinate?

—	Le istituzioni sono riuscite a tenere sotto controllo il costo delle traduzioni?

III.

Dall'audit è emerso che le istituzioni hanno adottato metodi diversi per rispondere alla crescente domanda di traduzioni. Sia la Commissione che il Consiglio hanno introdotto misure adeguate per ridurre il numero di documenti tradotti in tutte le lingue. Una quota significativa della totalità delle domande di traduzione, tuttavia, non è disciplinata dagli orientamenti adottati da ciascuna istituzione in materia di traduzione e nessuna istituzione dispone di una procedura chiara e coerente per richiedere traduzioni.

IV.	I tre servizi di traduzione oggetto dell'audit riescono a fornire traduzioni nelle lingue UE-15 nei termini e con la qualità richiesti. Per contro, nel 2004 vi sono stati problemi significativi per le lingue UE-10.

Nessun servizio di traduzione possiede un dispositivo per misurare la soddisfazione del cliente o procedure per gestire i reclami in materia di qualità. Soltanto la Commissione dispone di criteri guida per il controllo della qualità. Il Parlamento ha definito indicatori di qualità, come il numero di errori rilevato per pagina, a differenza della Commissione e del Consiglio dove tali indicatori non esistono.

VI.

Nessuna istituzione, ad eccezione della Commissione nel 2002, aveva calcolato il costo totale delle traduzioni né il costo medio per pagina tradotta. Un calcolo effettuato dalla Corte mostra che, nel 2003, il costo pieno delle traduzioni ammontava a circa 100 milioni di euro sia per il Parlamento che per il Consiglio e a circa 215 milioni di euro per la Commissione. Per effetto dell’aumento del numero delle lingue dopo l’allargamento dell’UE del maggio 2004, il costo della traduzione è salito nel 2005 a circa 128 milioni di euro per il Parlamento, a 126 milioni di euro per il Consiglio e a 257 milioni di euro per la Commissione. Il costo medio per pagina nel 2003 era di 150 euro al Parlamento e alla Commissione e di 254 euro al Consiglio. Nel 2005, il costo medio per pagina è salito a 194 euro alla Commissione e a 276 euro al Consiglio, mentre è sceso a 119 euro al Parlamento. Le traduzioni interne sono più costose delle traduzioni free lance, ma un confronto è difficile in quanto i testi tradotti all'esterno sono di natura diversa e la qualità delle traduzioni interne è giudicata migliore.

VII.

La Commissione ed il Consiglio sono riuscite a ridurre la domanda di traduzioni nelle lingue UE-15, anche se ciò ha determinato tra l'altro un eccesso di capacità di traduzione e una produttività inferiore alla media. La Corte ha però rilevato differenze significative tra le diverse unità linguistiche delle varie istituzioni per quanto riguarda la produttività e le percentuali di traduzione esterna.

VIII.

Dal 1995, i servizi di traduzione dell'UE hanno accresciuto la cooperazione in materia di assunzioni, creazione di basi dati terminologiche, acquisti di materiale informatico ecc. La Corte ritiene che sarebbe possibile risparmiare incrementando ulteriormente la cooperazione interistituzionale, soprattutto facendo sì che la capacità inutilizzata di un'istituzione sia messa a disposizione delle altre istituzioni per ridurre il ricorso ai traduttori free lance. Tuttavia, la mancanza di previsioni e una comunicazione insufficiente sulla capacità di traduzione disponibile rendono difficile che una istituzione possa sfruttare appieno la capacità temporaneamente disponibile presso le altre istituzioni.

IX.

Anche se i servizi di traduzione oggetto dell'audit dispongono di strumenti informatici avanzati, il loro impiego non è uniforme. Al Parlamento, l'effettivo utilizzo degli strumenti informatici varia notevolmente da una unità di traduzione all'altra. Per le lingue UE-15 nel 2004, l'utilizzo di tali strumenti è stato solo marginale al Consiglio, mentre per lo stesso periodo non sono disponibili informazioni sul grado di utilizzo alla Commissione. L’efficienza e l’armonizzazione delle traduzioni potrebbe essere migliorata grazie ad un maggiore utilizzo degli strumenti informatici, una migliore pianificazione, un più rigoroso rispetto dei termini per la presentazione delle domande di traduzione e una supervisione più attenta sulle decisioni sul ricorso alla traduzione esterna, per evitare l'utilizzo di traduttori free lance quando vi siano traduttori funzionari disponibili. Inoltre, occorrerebbe introdurre un monitoraggio uniforme, basato sull’impiego di indicatori di performance e procedure atte a garantire la disponibilità di informazioni gestionali adeguate.

INTRODUZIONE

L’Unione europea opera in un ambiente multilingue dove vige una parità di trattamento per le lingue degli Stati membri. Presso le istituzioni della Comunità europea lavorano cittadini di tutti gli Stati membri con un diverso grado di conoscenza delle lingue. Per ragioni pratiche, le lingue più frequentemente utilizzate all'interno delle istituzioni sono in numero ridotto (1), ma i testi ricevuti dagli Stati membri e a questi diretti sono redatti nelle rispettive lingue ufficiali. La traduzione di documenti provenienti dagli Stati membri e a questi diretti è quindi fondamentale per il buon funzionamento delle istituzioni e per comunicare con gli Stati membri e i loro cittadini.

Quadro giuridico

In virtù dell'articolo 290 del trattato che istituisce la Comunità europea e del regolamento n. 1/1958 del Consiglio (2), aggiornato dopo ogni allargamento, 21 lingue possiedono lo status di lingue ufficiali e di lingue di lavoro delle istituzioni (3). Questo regolamento stabilisce inoltre il regime linguistico per alcune categorie generali di documenti comunitari (4), ma autorizza altresì le istituzioni a determinare nei propri regolamenti interni quali lingue utilizzare in casi specifici. Questa disposizione consente di adeguare il regime linguistico alle esigenze specifiche di ciascuna istituzione (cfr. allegato I).

3.	Oltre al proprio regolamento interno, ogni istituzione adotta orientamenti di carattere pratico sui tipi di documenti da tradurre, sul numero di lingue, sulla lunghezza degli originali e sulle scadenze (cfr. anche l'allegato I).

Organizzazione dei servizi di traduzione delle istituzioni europee

Ogni istituzione dispone di un proprio servizio di traduzione: la direzione generale Traduzione ed edizione al Parlamento, la direzione generale della Traduzione alla Commissione (di seguito «DGT») e la direzione A III (Traduzione e produzione dei documenti) al Consiglio (di seguito «DG A III»). Anche la Corte di giustizia, la Corte dei conti, il Comitato economico e sociale e il Comitato delle regioni dispongono, ciascuno, di un loro servizio di traduzione. Le Agenzie si rivolgono al Centro di traduzione di Lussemburgo (5) per le loro necessità in materia di traduzioni.

Nel 2005, la Commissione disponeva di circa 1 450 traduttori funzionari (e di circa 600 agenti di supporto), il Parlamento di circa 550 traduttori (e di circa 380 agenti di supporto) e il Consiglio di 660 traduttori (e di circa 330 agenti di supporto). La domanda di traduzioni è irregolare nel corso dell’anno e alcune istituzioni europee limitano le spese o rispondono a picchi della domanda ricorrendo a traduttori free lance selezionati attraverso gare d’appalto.

I servizi di traduzione dell'UE sono organizzati in unità di traduzione, comprendenti traduttori e segretari (un'unità per lingua al Parlamento e al Consiglio, un dipartimento per lingua alla Commissione (6)), un'unità di pianificazione/gestione della domanda (planning), un'unità free lance ed altre unità di supporto (informatica, gestione delle risorse ecc.).

7.	Nel 2005, le istituzioni UE che hanno prodotto il maggior volume di traduzioni sono state la Commissione (1 324 000 pagine (7)), il Parlamento (1 080 000 pagine (8)) e il Consiglio (457 000 pagine (9)). Complessivamente queste istituzioni producono il 70 % del volume totale di traduzioni dell’UE.

Le istituzioni rispondono al fabbisogno di traduzioni in diversi modi:

a)	rivolgendosi al servizio di traduzione che traduce il documento internamente o

b)	commissiona il lavoro all'esterno a traduttori free lance;

c)	ricorrendo direttamente a traduttori free lance, senza coinvolgere necessariamente il servizio di traduzione;

d)	affidando la traduzione al personale amministrativo della direzione generale interessata («traduzioni grigie»).

Ambito e metodo dell’audit

9.	L’audit mirava a valutare se la Commissione, il Parlamento ed il Consiglio gestiscano le risorse e le spese per la traduzione in modo efficace ed efficiente.

10.

A tal fine, sono state poste tre domande:

—	la domanda di traduzione viene soddisfatta ed esistono procedure adeguate per evitare le traduzioni non necessarie?

—	Le traduzioni vengono fornite entro i termini richiesti e la qualità è adeguata per l’uso a cui sono destinate?

—	Le istituzioni sono riuscite a tenere sotto controllo il costo delle traduzioni?

11.

L’audit ha esaminato principalmente il biennio 2003-2004, ma ha tenuto conto anche dei cambiamenti intervenuti nel 2005 a seguito dell'allargamento. L’audit si è basato su un esame delle norme e delle procedure esistenti, verificando l’affidabilità delle statistiche sulla produzione, del calcolo dei costi e della produttività e svolgendo un'indagine sulla soddisfazione del cliente presso i principali servizi utenti.

OSSERVAZIONI

Le procedure adottate per rispondere alle domande di traduzione ed evitare le traduzioni non necessarie

12.

Ai fini di un uso efficiente delle risorse, dovrebbero essere eseguite soltanto le traduzioni necessarie e sufficientemente prioritarie per il buon funzionamento delle istituzioni. Occorrono orientamenti chiari che stabiliscano i requisiti dei testi per i quali può essere richiesta la traduzione. La Corte ha esaminato se questi orientamenti esistano, la loro qualità e le modalità con cui vengono applicati.

Orientamenti interni sulle domande di traduzione

13.

Nessuna istituzione ha stabilito procedure coerenti e chiare che definiscano chi può richiedere una traduzione, quali tipi di documenti debbano essere tradotti (quando e in quali lingue), i criteri per autorizzare traduzioni non obbligatorie e le procedure per monitorare l'attuazione della «politica in materia di traduzione».

14.

Gli orientamenti stabiliti dalle tre istituzioni indicano soltanto i tipi di documenti per i quali la traduzione è obbligatoria (in tutte le lingue o soltanto in alcune lingue). Ad eccezione dei documenti «non-essenziali» del Consiglio (10), che, in base a una decisione del 2003, non vanno tradotti nelle lingue UE-10, non è chiaro per quali documenti debba essere rifiutata la traduzione.

15.

Diverse migliaia di persone alla Commissione, 800 agenti al Parlamento e la maggior parte del personale amministrativo del Consiglio possono accedere al sistema per inviare domande di traduzione. In tali condizioni, considerando anche gli orientamenti insufficienti in materia, aumenta il rischio che possano essere richieste traduzioni non necessarie o a bassa priorità.

16.

In alcune direzioni generali della Commissione, le domande di traduzione sono autorizzate dal capo di un'unità di coordinamento. In altre direzioni generali della Commissione e in alcune direzioni generali del Parlamento e del Consiglio, le domande di traduzione sono autorizzate a livello delle unità o trasmesse direttamente all'unità di pianificazione del servizio di traduzione senza alcuna autorizzazione o supervisione preventiva. In tali casi, l'unità di pianificazione del servizio di traduzione costituisce l'unico filtro effettivo in grado di individuare e respingere le domande di traduzione a bassa priorità per l’istituzione (11). Tale unità però non dispone di molti elementi su cui basare tale decisione.

17.

Il «Codice di condotta sul multilinguismo» del Parlamento (cfr. allegato I) si limita a fissare «le modalità di attuazione con particolare riferimento alle priorità cui attenersi nei casi in cui le risorse linguistiche non consentono di fornire tutti i servizi richiesti.» Dispone che «compete all'utente definire le proprie esigenze linguistiche» (articolo 1, paragrafi 1 e 5). Di conseguenza, se la domanda non viola il codice di condotta, l'unità di pianificazione non discute la necessità di tradurre o il numero delle lingue d'arrivo richieste, anche di fronte all'evidente impossibilità di rispettare le scadenze imposte dal calendario dei lavori (il che rende improbabile l'utilizzo della traduzione).

18.

Le unità di pianificazione della Commissione e del Consiglio possono, previa consultazione del richiedente, respingere domande di traduzione non conformi alle norme interne o ritenute premature o non necessarie. Nel 2003 e 2004, sono state respinte tra il 5 % e il 10 % delle domande di traduzione. Salvo in caso di reclamo da parte del richiedente, i responsabili della gestione non svolgono alcuna verifica sulle autorizzazioni concesse dal personale delle unità di pianificazione della Commissione e del Consiglio, neppure su base campionaria. Le domande di traduzione vengono accettate più in base alla disponibilità di capacità di traduzione che alle reali necessità.

La capacità di rispondere alla domanda di traduzioni

19.

Dopo l’allargamento, le istituzioni sono riuscite in genere a soddisfare le domande di traduzione per le lingue UE-15. La situazione è stata diversa per le lingue UE-10, a causa dell'insufficiente numero di traduttori provenienti dai nuovi Stati membri. La prima serie di concorsi interistituzionali indetti dall'EPSO per traduttori aggiunti per le lingue UE-10 non è stata ultimata prima dell'allargamento e non ha permesso di selezionare un numero sufficiente di vincitori.

20.

Anche se il Parlamento si è preparato meglio delle altre istituzioni per la traduzione verso le lingue UE-10 dopo l'allargamento, nessuna istituzione è stata in grado di raggiungere gli obiettivi stabiliti per l'assunzione di traduttori funzionari e di personale di supporto per le nuove unità linguistiche. Nel dicembre 2004, la DGT della Commissione aveva assunto soltanto tra 25 e 38 traduttori funzionari e agenti di supporto per unità UE-10, a fronte di un obiettivo di 90. Poiché i nuovi concorsi EPSO sono stati indetti soltanto nel maggio 2005, prevedibilmente la scarsità di traduttori funzionari per le lingue UE-10 si protrarrà fino alla fine del 2006 (cfr. paragrafo 74).

21.

A differenza dei servizi di traduzione dell'UE, alcune grandi agenzie private di traduzione, a cui si rivolgono le istituzioni europee, sono riuscite a tradurre da e verso tutte le lingue UE-10 sin dal 2004 aprendo degli uffici nei nuovi Stati membri. La Commissione si è avvalsa in misura limitata, presso le proprie rappresentanze nei nuovi Stati membri, di traduttori assunti come agenti contrattuali, anche se è stato deciso che questa forma di collaborazione verrà per lo più abolita gradualmente nel 2006 per motivi di gestione pratica.

22.

Dal maggio 2004 all'aprile 2005, a causa di queste limitazioni della capacità di traduzione, al Consiglio sono stati tradotti nelle lingue UE-10 soltanto i documenti legislativi essenziali (12). Nello stesso periodo, il Parlamento ha tradotto da o verso le lingue UE-10 solo le norme di interesse generale, gli ordini del giorno e i verbali delle sedute plenarie e i documenti da sottoporre a voto.

23.

Nel 2004 pochissimi traduttori delle unità linguistiche UE-15 possedevano una conoscenza operativa sufficiente di una o più lingue UE-10. Di conseguenza, le traduzioni verso le cosiddette lingue procedurali, inglese, francese e tedesco, sono state eseguite per lo più da traduttori non di madrelingua, il che ha ulteriormente limitato la capacità disponibile per traduzioni verso le lingue UE-10.

Evoluzione del numero di pagine tradotte

24.

L'allargamento dell'Unione europea ha determinato un aumento delle lingue ufficiali da 11 a 20. Dato che ciò poteva potenzialmente accrescere in modo significativo i costi e la complessità della traduzione, le istituzioni UE hanno adottato provvedimenti per limitare al massimo tale aumento introducendo criteri più rigidi in materia di traduzione. La Corte ha esaminato in che misura questi provvedimenti sono riusciti a limitare la domanda di traduzioni.

25.

Il grafico 1 mostra come negli ultimi anni le istituzioni siano riuscite a limitare l’aumento del volume di traduzione (13). I criteri più rigidi per l'accettazione delle domande di traduzione introdotti dal Consiglio nel 2003 e dalla Commissione nel 2004 hanno arrestato la tendenza all'aumento registrata negli anni precedenti. Tuttavia, il calo del volume di traduzione osservato in tutte le istituzioni nel 2004 è stato dovuto anche al rallentamento dell'attività legislativa in concomitanza con le elezioni del Parlamento e il rinnovo della Commissione, nonché all’arretrato di testi da tradurre nelle lingue UE-10.

26.

La tabella 1 mostra che al Parlamento e al Consiglio, che attuano una politica di multilinguismo integrale, il volume di traduzione è praticamente lo stesso per tutte le lingue. Il volume inferiore per le lingue UE-10 è imputabile alla limitata capacità di traduzione. Soltanto per le unità inglesi la domanda è inferiore alle altre unità, dato che circa tre quarti degli originali al Consiglio e quasi la metà al Parlamento sono attualmente redatti in inglese. Alla Commissione, invece, vi è una netta distinzione tra lingue procedurali (inglese, francese e tedesco) e lingue non procedurali, per le quali la domanda è notevolmente minore. Contrariamente a quanto avviene al Parlamento e al Consiglio, le unità inglesi della Commissione non registrano una domanda inferiore a quella delle altre unità, dato che molti documenti provenienti dall'esterno dell'istituzione devono essere tradotti nelle lingue procedurali.

Tabella 1

Volume di traduzione per lingua d'arrivo (in migliaia di pagine)

	COMMISSIONE			PARLAMENTO			CONSIGLIO
	2003	2004	2005	2003	2004	2005	2003	2004	2005
Traduzione verso
Inglese	146	131	128	51	40	53	30	17	20
Francese	174	151	142	63	51	70	34	33	29
Tedesco	175	146	126	65	53	73	40	32	28
Altre lingue UE-15 (media)	108	75	56	60	47	66	37	30	26
Lingue UE-10 (media)	2	23	51	1	12	39	< 1	5	19
Fonte: Corte dei conti.

Misure pratiche adottate dalle istituzioni per limitare il volume di traduzione

Commissione

27.	Nel preparare l'allargamento del maggio 2004, la Commissione ha adottato misure specifiche per evitare un aumento del volume di traduzione proporzionale all'aumento delle lingue ufficiali.

28.

Nel maggio 2004, la Commissione ha emanato una comunicazione relativa ad un piano d’azione per ridurre il volume ed il costo delle traduzioni, limitando il numero di lingue in cui tradurre determinati documenti e fissando la lunghezza massima dei testi. Varie direzioni generali hanno adottato ulteriori misure per ridurre il volume di traduzione in settori non contemplati dalla suddetta comunicazione. Per questo, alcune pubblicazioni non sono più diffuse in tutte le lingue ufficiali e, di alcuni documenti, viene tradotta in tutte le lingue soltanto una sintesi.

29.

La Commissione ha adottato un approccio pragmatico alla traduzione, con l‘obiettivo di soddisfare le esigenze delle direzioni generali richiedenti compatibilmente con la capacità disponibile. La traduzione nelle lingue non procedurali (14) di documenti riguardanti gare d'appalto, ad esempio, resta in sospeso fino a quando un potenziale offerente non la richieda. Il regime linguistico dei vari comitati «comitologia» (15) varia in funzione delle necessità dei componenti: alcuni utilizzano un'unica lingua di lavoro, altri richiedono la traduzione dei documenti solo in un numero ridotto di lingue precedentemente concordato.

30.

Al fine di dissuadere gli utenti dal richiedere una traduzione integrale quando hanno bisogno soltanto di ottenere una comprensione di base di un testo, la DGT offre anche servizi alternativi, quali la redazione di sintesi orali o scritte, un servizio di traduzione espresso per testi brevissimi via e-mail (translation hotline) e, per alcune combinazioni linguistiche, le traduzioni automatiche con post editing. Dall’audit è però emerso che i clienti non erano sufficientemente informati dell'esistenza di tali alternative, che rappresentano solo una piccola quota della produzione totale della DGT. Per tale ragione, nel 2005, la DGT ha adottato provvedimenti volti ad accrescere la visibilità dei vari servizi offerti.

31.	La Commissione ha compiuto notevoli sforzi per ridurre il numero di traduzioni successive delle diverse versioni di uno stesso testo. Di norma, i documenti della Commissione sono tradotti per la prima volta al termine della procedura di consultazione interservizi (CIS).

Parlamento

32.	Una nuova versione del «Codice di condotta sul multilinguismo», approvata dall'ufficio di presidenza del Parlamento nel 2004, limita le dimensioni dei documenti, ma non il numero delle lingue o i tipi di documenti da tradurre.

33.	Anche se i documenti discussi dalle commissioni parlamentari sono in linea di massima tradotti in tutte le lingue dei rispettivi membri e sostituti, alcune commissioni accettano un numero di lingue inferiore.

Consiglio

34.

Anche il Consiglio ha adottato misure specifiche per evitare un aumento non necessario del volume di traduzione nel preparare l'allagamento del 2004. Nel 2003 ha stabilito un elenco di documenti essenziali (cfr. allegato I) e ha fortemente limitato l’accettazione delle domande di traduzione per documenti non essenziali.

35.

Ha cercato inoltre di ridurre il numero di traduzioni successive. Dal 2003, il segretariato generale del Consiglio (di seguito SGC) fornisce traduzioni in tutte le lingue soltanto per i testi legislativi e in un numero limitato di «fasi fondamentali» invece che, come in passato, dopo la riunione di ciascun organo preparatorio. La DG A III non attua però alcun monitoraggio circa il rispetto di queste norme, né esamina le possibilità per ridurre ulteriormente il numero di versioni successive tradotte.

36.

Le soluzioni adottate dalle varie istituzioni per limitare le domande di traduzione non sono coordinate e, di conseguenza, risultano incoerenti. Ad esempio, attualmente il Parlamento traduce tutte le interrogazioni scritte nelle lingue UE-15 e le risposte della Commissione sono rese disponibili soltanto in due lingue procedurali più la lingua del deputato che ha presentato l'interrogazione.

Il controllo della qualità

I controlli per garantire la qualità adeguata delle traduzioni

37.

Le traduzioni dovrebbero essere accurate, chiare e «adatte allo scopo» (cioè la «qualità» richiesta della traduzione dipende dalla destinazione (16)). La Corte ha esaminato se esistano misure idonee a garantire che la qualità delle traduzioni sia conforme agli obiettivi. A livello del servizio di traduzione, il controllo della qualità compete principalmente ai capi unità. Alla Commissione, la DGT divide tutte le traduzioni in cinque categorie di «tipi di qualità di traduzione» (TQT) che corrispondono ad un diverso grado di revisione o/e di valutazione della qualità in base al tipo di documento. Oltre a ciò, alcune direzioni generali della Commissione, come la direzione generale della Concorrenza, rivedono sistematicamente le traduzioni ricevute dalla DGT.

38.

Il Parlamento ed il Consiglio, invece, non suddividono le traduzioni in base a categorie di qualità e possiedono procedure di controllo della qualità meno strutturate. Di conseguenza, le pratiche in materia di revisione variano notevolmente, anche se gli atti legislativi sono sempre rivisti da giuristi linguisti prima della pubblicazione.

39.

Oltre alle verifiche svolte dalle unità di traduzione, la direzione generale per la Traduzione del Parlamento valuta la qualità delle traduzioni sia interne che esterne attraverso controlli casuali ogni due mesi (che riguardano principalmente errori linguistici di ortografia o grammatica, ma non la correttezza terminologica ecc.). A seguito di questo processo vengono prodotti degli indicatori di qualità, come il numero di errori rilevati per pagina, informazioni che non sono disponibili né alla Commissione né al Consiglio.

40.	Nessun servizio di traduzione possiede strumenti specifici per misurare la soddisfazione del cliente o procedure per gestire i reclami in materia di qualità.

41.

Da un'indagine sulla soddisfazione del cliente condotta dalla Corte alla fine del 2004 è emerso che la qualità delle traduzioni nelle lingue UE-15 e le procedure amministrative relative alle domande di traduzione sono ritenute generalmente soddisfacenti. Tuttavia, alcune direzioni generali della Commissione hanno riferito alcuni problemi di qualità nelle traduzioni effettuate dalla DGT verso le lingue UE-15, in particolare la scarsa precisione dei termini tecnici e la qualità irregolare delle traduzioni free lance. La DG A III del Consiglio ha anche indicato alcuni problemi di qualità nelle proposte legislative presentate dalla Commissione.

42.

Per contro, la maggior parte dei clienti interpellati nel 2004, soprattutto alla Commissione, ha riferito problemi di qualità per le traduzioni nelle lingue UE-10. Ciò è stato dovuto alla necessità di ricorrere principalmente a traduttori esterni, molti dei quali con scarsa esperienza di traduzioni comunitarie, nonché alla mancanza di una sufficiente capacità interna per rivedere le traduzioni free lance.

43.

La qualità delle traduzioni eseguite da traduttori free lance è valutata da traduttori funzionari con un punteggio fino a 10. Quando il controllo qualità giudica insufficiente la qualità di una traduzione free lance, il documento viene rinviato al traduttore free lance o sottoposto ad una revisione approfondita da parte di un traduttore funzionario. Le traduzioni free lance che hanno ricevuto un punteggio pari o inferiore a 6/10 sono sottoposte al CIEQ (17), un comitato interistituzionale di arbitrato indipendente. Nel 40 % dei casi sottoposti dalla Commissione nel 2004, il CIEQ ha raccomandato la risoluzione parziale o integrale del contratto.

Rispetto delle scadenze e altri elementi della soddisfazione del cliente

44.

Nel 2004 la DGT della Commissione ha terminato circa il 90 % di tutte le traduzioni entro i termini convenuti (rispetto a circa l'80 % nel 2003 e al 94 % nel 2005). Questo miglioramento è in parte riconducibile alla diminuzione del carico di lavoro. Per il Parlamento, il dato corrispondente per il periodo maggio 2005 — luglio 2005 era dell'86 %. L'SGC non dispone di statistiche indicanti il grado di rispetto delle scadenze delle traduzioni al Consiglio.

45.

Tuttavia, alcune direzioni generali della Commissione interpellate durante l'audit della Corte hanno riferito che le scadenze fissate dalla DGT non sono sempre compatibili con gli obblighi giuridici e le esigenze operative delle direzioni generali. Per tale ragione spesso gli amministratori (non linguisti) traducono alcuni documenti urgenti brevi («traduzioni grigie») e in altri casi commissionano direttamente alcune traduzioni a traduttori free lance (cfr. paragrafi 54 e 75). Anche se questa è una soluzione pragmatica, essa illustra anche l’incapacità di soddisfare la domanda e rende notevolmente più difficile la gestione dell'intera funzione di traduzione alla Commissione.

46.	Gli utenti delle traduzioni del Consiglio e della Commissione hanno anche riferito che, a causa dell'insufficiente capacità di traduzione per le lingue UE-10, le scadenze stabilite dalle unità di pianificazione, soprattutto nel 2004, erano troppo lunghe per rispondere alle loro esigenze.

Il costo e l’efficienza della traduzione

Il costo della traduzione

Calcolo dei costi

47.

La formazione del bilancio per attività («Activity Based Budgeting» ABB) è un mezzo per aumentare «la trasparenza della gestione del bilancio a fronte degli obiettivi della sana gestione finanziaria e, in particolare, dell'efficienza e dell'efficacia» (18). Conoscere il costo di un'attività è essenziale ai fini del controllo dell'attuazione. L’articolo 12, paragrafo 1, del codice di condotta del Parlamento prevede che «i servizi (..) di traduzione inform(i)no gli utenti ogni tre mesi (…) su basi comparabili, in merito ai costi generati dalle loro domande di servizi linguistici». Tale disposizione non è stata però applicata. L’SGC non ha mai stimato il costo della traduzione.

48.

Durante il periodo oggetto dell’audit, la Commissione ha abbandonato un progetto relativo al calcolo dei costi. Attraverso il processo di ABB, tuttavia, il costo della traduzione viene imputato a ciascun settore in base ad una tariffa forfettaria che dipende dalle dimensioni della direzione generale interessata, ma non è basata sul costo effettivo né sull’effettivo utilizzo.

49.

Nonostante l’importanza di tali informazioni, le istituzioni non hanno calcolato né il costo totale della traduzione né il costo per pagina tradotta. La Corte ha quindi calcolato il costo pieno delle traduzioni interne e delle traduzioni esterne gestite dai servizi di traduzione delle istituzioni (escludendo cioè le traduzioni commissionate direttamente all'esterno dalle direzioni generali e le «traduzioni grigie», per le quali tale calcolo era impossibile, data la mancanza di informazioni sul tempo impiegato dal personale amministrativo per compiti di traduzione). La finalità del calcolo era consentire un confronto tra i costi presso le istituzioni oggetto dell'audit e i costi delle traduzioni free lance. Una descrizione dettagliata del metodo per il calcolo dei costi utilizzato dalla Corte viene fornita nell'allegato II.

50.	I risultati dei calcoli della Corte per il 2003 (19) sono illustrati nelle tabelle 2, 3 e 4.

Tabella 2

Costo pieno delle traduzioni interne

	COSTO TOTALE DELLE TRADUZIONI INTERNE (milioni di euro)				COSTO MEDIO PER PAGINA (euro)
	Commissione	Parlamento	Consiglio	3 istituzioni	Commissione	Parlamento	Consiglio	3 istituzioni
Traduttori funzionari	94,76	40,03	54,58	189,37	85,27	89,87	136,92	96,85
Segretari	5,46	7,80	11,25	24,51	4,92	17,51	28,22	12,54
Costo diretto	100,22	47,83	65,83	213,88	90,19	107,38	165,14	109,39
Gestione	0,50	0,27	0,52	1,30	0,45	0,62	1,31	0,66
Personale serv. traduzione	34,06	10,35	11,42	55,84	30,66	23,25	28,64	28,56
Pianificazione	2,35	0,41	1,25	4,00	2,11	0,92	3,12	2,05
Immobili	22,80	9,14	12,50	44,44	20,52	20,52	31,35	22,73
Informatica	8,31	6,01	5,39	19,70	7,48	13,49	13,51	10,08
Altro (20)	9,72	3,09	3,48	16,28	8,74	6,93	8,72	8,33
Costo indiretto	77,74	29,28	34,54	141,56	69,96	65,72	86,65	72,40
Costo totale	177,95	77,11	100,38	355,44	160,15	173,11	251,80	181,78
Fonte: Corte dei conti.

Tabella 3

Costo pieno delle traduzioni esterne

	COSTO TOTALE DELLE TRADUZIONI ESTERNE (milioni di euro)				COSTO MEDIO PER PAGINA (euro)
	Commissione	Parlamento	Consiglio	3 istituzioni	Commissione	Parlamento	Consiglio	3 istituzioni
Traduttori funzionari (revisione)	5,85	0,00	N.D.	5,85	18,36	0,00	N.D.	10,95
Segretari	1,51	2,74	N.D.	4,25	4,74	12,70	N.D.	7,95
Traduttori free lance	11,22	8,90	N.D.	20,12	35,24	41,22	N.D.	37,65
Costo diretto	18,58	11,64	N.D.	30,22	58,34	53,92	N.D.	56,55
Gestione	0,14	0,12	N.D.	0,26	0,44	0,56	N.D.	0,49
Personale serv. traduzione	9,32	4,54	N.D.	13,86	29,26	21,04	N.D.	25,94
Painificazione	0,65	0,18	N.D.	0,83	2,03	0,83	N.D.	1,55
Unità free lance	2,01	1,39	N.D.	3,40	6,32	6,44	N.D.	6,37
Immobili	2,29	1,75	N.D.	4,04	7,18	8,10	N.D.	7,55
Informatica	2,29	1,71	N.D.	4,01	7,20	7,94	N.D.	7,50
Altro (21)	1,56	0,58	N.D.	2,15	4,91	2,69	N.D.	4,02
Costo indiretto	18,27	10,27	N.D.	28,54	57,34	47,60	N.D.	53,41
Costo totale	36,85	21,92	N.D.	58,76	115,68	101,54	N.D.	109,97
Fonte: Corte dei conti.

Tabella 4

Costo pieno stimato delle traduzioni interne e esterne

	COSTO TOTALE DELLE TRADUZIONI (milioni di euro)				COSTO MEDIO PER PAGINA (euro)
	Commissione	Parlamento	Consiglio	3 istituzioni	Commissione	Parlamento	Consiglio	3 istituzioni
Traduttori funzionari	100,61	40,03	54,58	195,22	70,37	60,54	136,92	78,41
Segretari	6,97	10,54	11,25	28,76	4,88	15,94	28,22	11,55
Traduttori free lance	11,22	8,90	0,00	20,12	7,85	13,45	0,00	8,08
Costo diretto	118,80	59,47	65,83	244,10	83,09	89,93	165,14	98,05
Gestione	0,64	0,40	0,52	1,56	0,45	0,60	1,31	0,63
Personale serv. traduzione	43,38	14,90	11,42	69,70	30,34	22,53	28,64	27,99
Pianificazione	2,99	0,59	1,25	4,83	2,09	0,89	3,12	1,94
Unità free lance	2,01	1,39	0,00	3,40	1,41	2,10	0,00	1,37
Immobili	25,09	10,89	12,50	48,47	17,55	16,47	31,35	19,47
Informatica	10,60	7,72	5,39	23,71	7,41	11,68	13,51	9,52
Altro (22)	11,28	3,67	3,48	18,42	7,89	5,55	8,72	7,40
Costo indiretto	96,00	39,55	34,54	170,09	67,14	59,81	86,65	68,32
Costo totale	214,80	99,02	100,38	414,19	150,24	149,74	251,80	166,37
Fonte: Corte dei conti.

Analisi dei costi

51.

I costi per pagina sono stati calcolati ex post e sono validi soltanto per il volume della domanda e della produzione del 2003. Dal momento che la maggior parte dei costi di traduzione sono costi fissi (87 % al PE, 91 % alla DGT e 97 % all'SGC), negli anni con scarsa domanda il costo per pagina risulta ovviamente superiore. Nel 2004, il volume di traduzione della Commissione per le lingue UE-15 è diminuito di circa il 25 %, comportando una riduzione della produttività del 20 %, dato che il minor ricorso alla traduzione free lance non è bastato a occupare a tempo pieno i traduttori funzionari. Nel 2003, il costo per pagina tradotta internamente alla Commissione e al Parlamento era confrontabile, mentre il costo per pagina al Consiglio era significativamente superiore, soprattutto a causa della minore produttività e dei maggiori costi per il personale di supporto di segreteria e per gli immobili. Dal momento che il Consiglio dispone di personale permanente sufficiente per evitare il ricorso alla traduzione free lance per le lingue UE-15, lo scarto in termini di costo totale per pagina è ancora maggiore.

52.

Nel 2003, il costo pieno stimato per pagina di traduzione esterna era inferiore del 35 % al costo della traduzione interna al Parlamento (100 euro contro 154 euro) e del 25 % alla Commissione (120 euro contro 160 euro). Questi dati non tengono però conto della diversa natura delle traduzioni interne ed esterne, dato che le prime riguardano testi più impegnativi, prioritari e che richiedono maggior tempo, quali i testi legislativi e i documenti destinati alla pubblicazione. I traduttori funzionari svolgono inoltri altri compiti di carattere linguistico, per cui il loro tempo non è interamente dedicato alla traduzione (cfr. paragrafo 76). Sia per le lingue UE-15 che per quelle UE-10, i prezzi pagati dal Parlamento ai free lance sono in media il 12 % superiori ai prezzi pagati dalla DGT (23).

L'efficienza del processo di traduzione

53.

La gestione delle risorse umane e finanziarie in base al metodo della «gestione per attività» richiede la definizione di obiettivi, la pianificazione di attività e il monitoraggio dei risultati e delle prestazioni a fronte di obiettivi misurati attraverso indicatori. Le istituzioni non producono però indicatori e informazioni gestionali sufficienti che consentano di monitorare:

a)	le domande respinte e il numero totale delle domande (Parlamento europeo);

b)	il rispetto dei termini di presentazione delle domande (SGC);

c)	le violazioni del codice di condotta (Parlamento europeo);

d)	le pagine tradotte per entità committente/combinazione linguistica (Parlamento europeo);

e)	documenti «essenziali» la cui traduzione è obbligatoria (Parlamento europeo e SGC);

f)	le traduzioni di interi documenti o di parti di essi che sono state eseguite, ma che non erano necessarie a causa delle modifiche successive apportate all'originale (Parlamento europeo, Commissione e SGC).

54.	La Commissione inoltre non attua alcun monitoraggio né dispone di informazioni sul volume delle «traduzioni grigie» o delle traduzioni commissionate direttamente all'esterno dalle direzioni generali clienti (cfr. paragrafi 45 e 75).

55.

Le procedure, l'organizzazione e i metodi di lavoro dei servizi di traduzione sono soggetti a specifici vincoli, come le domande urgenti soprattutto al Consiglio, i testi giuridici e il programma di lavoro delle istituzioni. La tabella 5 mostra il volume di traduzioni richieste con scadenze brevissime (meno di 24 o tra le 24 e le 72 ore).

Tabella 5

Le scadenze di traduzione richieste

	Commissione		Parlamento		Consiglio
Scadenze (in ore)	< 24	24-72	< 24	24-72	< 24	24-72
Scadenze (in ore)	3 %	7 %	19 %	30 %	40 %	22 %
Fonte: CITI (Comitato interistituzionale per la traduzione e l'interpretazione).

Previsioni della domanda

56.

Per garantire il massimo utilizzo delle risorse interne è particolarmente importante disporre di previsioni accurate della domanda. Nel breve termine, benché il costo delle traduzioni esterne appaia inferiore, la traduzione esterna non comporta sempre un risparmio. Dal momento che i costi della traduzione interna sono principalmente costi fissi (cfr. paragrafi 51-52), il costo marginale (o extra) di una pagina supplementare di traduzione interna è molto basso, mentre il costo marginale di una pagina di traduzione esterna è rilevante. Per questo, il ricorso alla traduzione esterna dovrebbe essere idealmente limitato ai casi in cui non sia disponibile capacità interna. Ciò richiede un buon sistema di previsione della domanda.

57.

Sebbene il codice di condotta del Parlamento disponga che «Le segreterie delle commissioni, delle delegazioni e dei gruppi politici, sulla base del rispettivo programma di lavoro, stabiliscono ogni mese previsioni di traduzione con indicazione della probabile lingua originale, la data prevedibile di presentazione e il numero di pagine presumibile» nessuna previsione di questo tipo viene inviata all'unità di pianificazione.

58.

Nel 2003 e 2004, la maggior parte delle direzioni generali della Commissione non ha trasmesso sistematicamente alla DGT previsioni delle domande di traduzione per un dato periodo e, al Consiglio, soltanto alcune direzioni generali hanno comunicato regolarmente alla DG A III le previsioni riguardo al fabbisogno di traduzioni.

59.

In pratica, le principali fonti di informazione sul carico di lavoro futuro sono i programmi di lavoro delle istituzioni e gli ordini del giorno provvisori delle riunioni delle istituzioni, che forniscono solo un'indicazione sommaria del fabbisogno di traduzione e sono quindi inadeguati ai fini di una accurata pianificazione.

Rispetto dei termini di presentazione delle domande

60.

Il codice di condotta del Parlamento del 2004 prevede un termine di presentazione generale di 10 giorni (24). Nel primo anno di applicazione del codice, questo termine è stato però osservato dagli utenti della traduzione soltanto nel 50 % dei casi. Di conseguenza, la maggior parte delle traduzioni possono essere rese disponibili soltanto poco tempo prima delle riunioni.

61.

Nel 1998, la DG A III del Consiglio ha stabilito dei termini di presentazione (10 giorni lavorativi per i documenti dei gruppi di lavoro e 5 giorni lavorativi per i documenti del Coreper). A causa di vincoli di tempo intrinseci nelle funzioni del Consiglio, raramente questi termini sono rispettati. La maggior parte delle traduzioni al Parlamento e al Consiglio vengono consegnate soltanto poco tempo prima delle riunioni.

62.	La Commissione non ha imposto termini di presentazione, ma l'unità di pianificazione della DGT rinegozia regolarmente le scadenze con gli utenti se il termine richiesto non è fattibile.

Pianificazione

63.

Secondo il calcolo del costo pieno della traduzione nel 2003 eseguito dalla Corte, il costo della pianificazione presso le tre istituzioni è stimato a circa 4,8 milioni di euro, pari all’1 % circa del costo totale della traduzione (cfr. tabella 2). La pianificazione è un altro strumento per pervenire ad un uso più efficiente delle risorse interne (cfr. paragrafo 56).

64.	Tra l'altro, date le scadenze a brevissimo termine per le traduzioni (cfr. tabella 5), i capi unità al Consiglio e al Parlamento hanno limitate possibilità di pianificare a lungo o medio termine il carico di lavoro o di renderlo più uniforme.

65.	Il sistema di pianificazione del Consiglio è basato sul numero di pagine stampate del documento presentato. Non si tratta di uno strumento affidabile per prevedere il tempo di traduzione, in quanto spesso non riflette il lavoro di traduzione effettivamente richiesto (25).

66.

Il sistema informatico al Parlamento consente all'unità di pianificazione di verificare il numero di pagine tradotte che devono essere finite ogni giorno. Ciò rappresenta un’indicazione sommaria della capacità disponibile per unità linguistica, ma non fornisce informazioni aggiornate sulla capacità interna disponibile di ciascuna unità in un dato periodo, tenendo conto della disponibilità di traduttori (congedi, formazioni ecc.).

Uso efficiente delle risorse interne ed esterne

Pretrattamento

67.

Per evitare che testi già tradotti siano tradotti una seconda volta, gli utenti sono tenuti a comunicare ai servizi di traduzione i riferimenti a documenti tradotti simili esistenti e/o ad indicare le modifiche apportate ad una versione precedente di un documento già tradotto. Tuttavia, siccome queste indicazioni sono spesso mancanti o incomplete, sono le unità di pianificazione a dover consultare le basi dati. La codifica delle domande e dei testi tradotti non è abbastanza precisa da consentire un’ottimizzazione di tali ricerche. La situazione è particolarmente difficile al Parlamento, dove i documenti sono registrati su basi dati e reti diverse e i servizi di traduzione non dispongono di una raccolta completa dei testi tradotti.

I metodi di lavoro delle unità di traduzione

68.

I capi unità hanno il compito di assegnare i lavori di traduzione ai traduttori delle rispettive unità. Le unità linguistiche sono organizzate in modo diverso, alcune dispongono di gruppi di traduttori specializzati, altre assegnano le traduzioni in base alla disponibilità o alle preferenze dei traduttori. La DGT della Commissione e la DG A III del Consiglio hanno sviluppato a livello centrale dei sistemi che mostrano la disponibilità dei singoli traduttori, anche se non tutte le unità linguistiche li utilizzano sistematicamente. Il Parlamento non dispone di questi strumenti: alcuni capi divisione utilizzano fogli di lavoro, altri assegnano il lavoro manualmente.

69.

Tutte le unità di traduzione sono composte sia da traduttori che da personale di supporto, che ha il compito di ricercare documenti di riferimento, dattilografare, formattare e archiviare i testi ecc. Al Consiglio (26) ed al Parlamento vi è un segretario ogni due traduttori, mentre alla Commissione un segretario ogni quattro o cinque traduttori.

70.

Benché le tre istituzioni incoraggino apertamente l'uso delle moderne tecnologie e abbiano speso 23,7 milioni di euro per strumenti informatici nel 2003 (costo pieno comprensivo delle licenze, cfr. tabella 4), in pratica, ciascun traduttore, con il tacito consenso del proprio capo unità, può decidere se utilizzare o meno la traduzione assistita da computer (Translator's Workbench), gli strumenti di ricerca (quali Euramis, IATE ecc.) e il programma di riconoscimento vocale (rispetto alla battitura). Al Parlamento, la percentuale dei traduttori e del personale di supporto che utilizza questi strumenti varia fortemente da un'unità all'altra (dal 10 % al 90 %). Al Consiglio, l'uso degli strumenti informatici è solo marginale. La Commissione dispone degli strumenti informatici più avanzati tra le istituzioni esaminate, ma non esistono informazioni sul relativo grado di utilizzo.

71.

Dal 2003, circa 100 dei 1 100 traduttori della Commissione hanno adottato il telelavoro. Secondo una relazione di valutazione della DGT (27), la formula attuale consente un risparmio netto annuale di circa 10 000 euro per traduttore, dovuto principalmente alla maggiore produttività. Al Parlamento, 26 traduttori su 430 utilizzano il telelavoro e anche il Consiglio ha avviato due progetti pilota in questo settore.

Traduzione esterna

72.

Sia la Commissione che il Parlamento ricorrono sistematicamente ai traduttori interni per i testi legislativi (per ragioni di qualità), nonché per documenti urgenti, confidenziali o brevi (per ragioni pratiche). Dal momento che quasi tutto il lavoro di traduzione del Consiglio rientra in queste categorie, le traduzioni del Consiglio sono per la maggior parte eseguite dai servizi interni.

73.

La decisione di affidare il lavoro a traduttori esterni viene presa, in linea di massima, dai capi delle unità di traduzione (eccetto per i casi in cui è il richiedente a rivolgersi direttamente all'esterno, come indicato più avanti), tenendo conto del tipo di traduzione e della capacità interna disponibile. Alla Commissione e al Parlamento, nel 2004 è stata rilevata una correlazione positiva tra il carico di lavoro e la quota dei lavori affidati all'esterno per la maggior parte delle unità linguistiche. Dall'audit è però emerso che, nel 2004, le due unità della DGT della Commissione che avevano avuto un carico di lavoro inferiore alla media (avendo reagito con ritardo alla drastica riduzione del carico di lavoro rispetto al 2003), avevano nonostante ciò registrato percentuali elevate di traduzioni esterna, il che indica un sottoutilizzo della capacità interna. La divisione della traduzione francese del Parlamento nel 2005 ha registrato il penultimo carico di lavoro, ma la seconda percentuale più elevata di traduzione esterna. Nonostante ciò, i responsabili non hanno adottato alcuna azione correttiva.

74.

Sia il Parlamento che la Commissione commissionano automaticamente all’esterno alcuni lavori di traduzione, senza verificare la disponibilità della capacità interna per alcune o tutte le lingue. Nel 2003-2004 entrambe le istituzioni hanno fissato l'obiettivo di aumentare, rispettivamente al 30 % ed al 40 %, la quota di traduzioni assegnate a free lance per far fronte all'aumento previsto della domanda totale e tenendo conto del costo inferiore della traduzione free lance (rispetto a quello dell'assunzione di altri traduttori a tempo pieno). A causa del calo strutturale della domanda nel 2004, la DGT della Commissione ha deciso di abbandonare questo obiettivo e il Parlamento ha dato istruzioni di affidare a traduttori free lance, durante il periodo delle elezioni, soltanto i resoconti integrali delle sedute del Parlamento (CRE) (28). Mentre il carico di lavoro per le unità delle lingue UE-15 era diminuito di circa il 20 % tra il 2003 e il 2004, la quota delle traduzioni esterne del Parlamento ha subito una modestissima variazione (32,5 % nel 2003 e 32 % nel 2004) (cfr. tabella 6). La differenza tra le percentuali di traduzione esterna per le lingue UE-10 tra il 2004 e il 2005 al Parlamento, alla Commissione e al Consiglio è dovuta principalmente al fatto che il Parlamento nel 2004 è riuscito ad assumere più traduttori funzionari per le lingue UE-10 rispetto alle altre due istituzioni. A causa del rallentamento dell'attività legislativa nel 2004 e del minore volume di traduzioni, il Parlamento è stato in grado di tradurre internamente una quota maggiore di documenti nelle lingue UE-10 (cfr. anche i paragrafi 20 e 25).

Tabella 6

Percentuali di traduzione esterna nel 2003, 2004 e 2005

	Commissione			Parlamento			Consiglio
Percentuale di traduzione esterna	2003	2004	2005	2003	2004	2005	2003	2004	2005
Tutte le lingue	22 %	23 %	20 %	33 %	30 %	36 %	0 %	1 %	2 %
Lingue UE-15	21 %	16 %	10 %	32,5 %	32 %	33 %	0 %	0 %	0 %
Lingue UE-10	N.D.	60 %	37 %	41 %	20 %	43 %	N.D.	8 %	5 %
Fonte: Corte dei conti.

75.

Dall'audit è emerso che, mentre le traduzioni commissionate direttamente all’esterno dalle direzioni generali clienti rappresentano una quota marginale al Consiglio e al Parlamento (29), alla Commissione, nel periodo 2003-2004, le direzioni generali si sono rivolte direttamente all’esterno per diverse migliaia di pagine di traduzione e ciò senza alcuna supervisione da parte della DGT (cfr. anche paragrafi 45 e 54).

Produttività

76.

È stata esaminata la produttività delle tre istituzioni oggetto dell’audit tra il 2000 e il 2005, al fine di confrontare le prestazioni delle istituzioni nel tempo. Per il calcolo della produttività è stato utilizzato il concetto di «equivalente a tempo pieno» (ETP), in base al quale il tempo impiegato per la traduzione è quello in cui i traduttori sono effettivamente disponibili per il lavoro in ufficio. Giacché in molti casi questo tempo include attività diverse dalla traduzione (formazione, gestione, controllo qualità, rilettura di bozze di documenti prodotti da altri servizi, ecc.), la produttività basata sull'ETP costituisce soltanto un indicatore generale. I confronti tra le istituzioni e tra le unità linguistiche all'interno di una stessa istituzione vanno valutati con prudenza. Cautela occorre anche nello stabilire le cause delle differenze rilevate ed analizzare i possibili vincoli, al fine di valutare se i responsabili della gestione possano intervenire direttamente.

77.

La produttività, definita come numero di pagine standard tradotte internamente per traduttore interno ETP, varia notevolmente da una divisione linguistica all'altra e da un'istituzione all'altra. La produttività delle unità delle lingue UE-10 in tutte le istituzioni è generalmente inferiore a causa del maggiore fabbisogno di formazione, della mancanza di esperienza, delle ridotte dimensioni delle memorie di traduzione (che limitano l'uso della traduzione assistita da computer) e del maggiore tempo dedicato alla revisione delle traduzioni esterne.

78.

La produttività dei servizi di traduzione dell'UE è molto inferiore rispetto a quella del settore privato (30). La maggiore produttività nel settore privato è dovuta principalmente alla natura dei testi (pochi testi legislativi) ed anche all'uso diffuso di strumenti informatici. Benché riguardino testi con un minor grado di complessità, le traduzioni free lance sono ritenute di qualità inferiore e richiedono un maggior intervento di revisione rispetto ai documenti tradotti internamente. Diversi contratti con agenzie esterne hanno dovuto perciò essere rescissi a causa della qualità inadeguata delle traduzioni (cfr. paragrafo 43). Comunque, in assenza di una capacità interna disponibile, la maggiore produttività, unita alle basse retribuzioni, rende la traduzione free lance notevolmente meno onerosa rispetto all’assunzione di altri traduttori interni, anche considerando i costi indiretti (pianificazione, gare d'appalto, pagamenti, controllo qualità, ecc.) (cfr. tabella 7).

Tabella 7

Numero medio di pagine tradotte per traduttore (ETP)

	2000	2001	2002	2003	2004	2005
Commissione (all’anno)	915	902	909	1 054	917	797
Commissione (al giorno)	5,2	5,2	5,1	5,7	5,0	4,5
Parlamento (all’anno)	1 092	1 195	1 062	1 031	858	1 226
Consiglio (31) (all’anno)	602	653	772	707	648	669
Fonte: Corte dei conti.

Commissione

79.

La produttività della DGT, che per la maggior parte degli anni è leggermente inferiore a quella del Parlamento, può essere in qualche misura spiegata dal ruolo che la Commissione svolge quale iniziatore del processo legislativo. Ciò comporta, infatti, una percentuale di revisione più elevata e un ruolo guida nella definizione della terminologia e nella costituzione di basi dati, attività di cui beneficiano poi anche le altre istituzioni. Inoltre, il personale della traduzione della Commissione svolge altre funzioni correlate all'utilizzo delle lingue, non misurabili in termini di numero di pagine tradotte al giorno e che non figurano quindi nei dati sopra indicati.

80.

Tra il 2003 e il 2005, la produttività media per le lingue UE-15 è diminuita di oltre il 20 %. Pe la maggior parte delle lingue UE-15 non procedurali, la produttività è scesa al di sotto delle quattro pagine al giorno. Questo calo è dovuto alla riduzione del carico di lavoro per le lingue non procedurali, che ha determinato un eccesso di capacità produttiva. La sovraccapacità dovrebbe essere valutata tenendo conto anche delle traduzioni commissionate direttamente all’esterno dalle direzioni generali, senza alcuna supervisione da parte della DGT (cfr. paragrafo 75).

81.

Anche dopo l'introduzione alla DGT del cosiddetto «meccanismo della flessibilità», che consente di trasferire lavori di traduzione all'interno dello stesso dipartimento linguistico da unità che registrano temporaneamente un carico di lavoro superiore alla media alle altre, permangono significative differenze di produttività tra le varie unità (32). Queste differenze possono essere spiegate principalmente con la variazione della domanda di traduzione di testi relativi ai diversi settori in base alle quali sono state determinate le competenze delle diverse unità linguistiche. Le differenze di produttività tra le unità della DGT si sono ulteriormente ampliate dopo l'allargamento. La produttività della unità più produttiva nel 2005 è doppia rispetto a quella dell'unità meno produttiva.

Parlamento

82.	Negli ultimi cinque anni il Parlamento ha ridotto il numero di traduttori in media di oltre cinque ETP (o del 15 %) per lingua.

83.

La produttività delle unità di traduzione inglese e francese al PE è sistematicamente inferiore alla media (dal 5 al 20 % a seconda degli anni), mentre le differenze di produttività tra le altre lingue UE-15 sono limitate al 10 %. Ciò è dovuto al fatto che l'unità francese dispone di un numero medio di traduttori superiore alla media e che ricorre più della media alla traduzione esterna. Per l'unità inglese, vi è una minore necessità di traduzioni verso l'inglese in quanto la maggior parte dei documenti interni è redatta in tale lingua. I livelli della traduzione esterna e della capacità di traduzione eccedentaria sono fattori su cui i responsabili della gestione possono intervenire.

Consiglio

84.

La produttività del Consiglio era sistematicamente inferiore a quella della Commissione e del Parlamento, a causa di una combinazione di fattori: l'elevata percentuale di documenti legislativi, che richiedono particolare attenzione, la notevole fluttuazione della domanda (un carico di lavoro oscillante tra meno di 1 000 e oltre 7 000 pagine nel 2003).

85.

Per ovviare a questo problema di sovraccapacità, la DG A III ha adottato un piano d'azione a lungo termine per ridurre il numero di traduttori e di segretari nelle unità delle lingue UE-15 da 50 ETP nel 2002 a 25 ETP nel 2015 (33). Tuttavia, il piano produrrà tutti i suoi effetti a lungo termine giacché, come sostiene il Consiglio, vi sono scarse possibilità di trasferimento all’interno della stessa istituzione e una ridotta mobilità interistituzionale.

86.

Le differenze di produttività tra le unità linguistiche sono più modeste al Consiglio (e al Parlamento) rispetto alla Commissione (ad eccezione della scarsa produttività dell'unità inglese alla DG A III che, nel 2003-2005, era circa il 20-40 % inferiore a quella delle altre unità. La rilettura/correzione degli originali e il ruolo dell'inglese come principale «lingua pivot» per la traduzione dei testi dalle lingue UE-10, per le quali si pongono notevoli difficoltà terminologiche, potrebbe in qualche misura spiegare questa situazione di bassa produttività.

Monitoraggio del processo di traduzione con l'uso di indicatori di performance

87.

Le principali statistiche sulle traduzioni delle istituzioni sono prodotte a livello centrale e riguardano principalmente il volume di traduzione per unità. Queste statistiche sono utilizzate regolarmente dalle unità responsabili della gestione e delle risorse umane, ma il loro impiego da parte dei capi delle unità di traduzione per un controllo quotidiano è estremamente variabile e alcuni di capi unità hanno sviluppato propri strumenti.

88.

Alcune istituzioni non dispongono di indicatori di performance e di statistiche riguardanti:

a)	il tempo effettivo impiegato, a fronte di un tempo standard o stimato, per la traduzione di un documento specifico (Parlamento europeo, Commissione e SGC);

b)	il numero di pagine riviste (Commissione e SGC) ed il tempo impiegato per la revisione (Parlamento europeo, Commissione e SGC);

c)	la produzione e la produttività dei singoli traduttori (SGC);

d)	il volume delle traduzioni automaticamente commissionate all’esterno dalle unità di pianificazione e il volume delle traduzioni esterne richieste dalle unità di traduzione (Parlamento europeo e Commissione);

e)	il mancato rispetto dei termini di consegna (SGC);

f)	l’impatto degli strumenti informatici per la traduzione sulla produttività (Parlamento europeo, Commissione e SGC);

g)	dati incrociati, come la correlazione tra il carico di lavoro e la traduzione esterna (Parlamento europeo, Commissione e SGC) (cfr. paragrafi 73 e 83).

89.

Le statistiche sulla produzione e sulla produttività per i vari servizi di traduzione delle istituzioni europee includono i segmenti di testo tradotti automaticamente, in particolare dal sistema Translators' Workbench (TWB). Le agenzie di traduzione private utilizzano sistemi più sofisticati per il calcolo del carico di lavoro reale e della produttività dei singoli traduttori.

90.

A differenza delle altre istituzioni, che considerano soltanto le parti modificate del testo, il Consiglio calcola la produzione sulla base delle pagine stampate (cfr. anche paragrafo 65). Di conseguenza, le statistiche del Consiglio sulla produzione sovrastimano di oltre il 50 % l'effettivo numero delle pagine tradotte. A seguito dell’audit della Corte, la DG A III ha adottato un metodo simile a quello utilizzato dalle altre istituzioni.

Cooperazione interistituzionale

91.	La creazione del CITI nel 1995 ha consentito di avviare gradualmente una cooperazione tra i servizi di traduzione delle istituzioni dell'UE in alcuni settori.

92.

I principali risultati fino ad ora raggiunti riguardano:

a)	la creazione di una base dati terminologica e di una memoria di traduzione comuni;

b)	l’indizione di gare di appalto interistituzionali per la traduzione free lance da e verso le lingue UE-10 (34);

c)	una procedura di gara congiunta per l’acquisizione di software per il riconoscimento vocale e altri strumenti multilingue;

d)	un comitato interistituzionale per la valutazione della qualità delle traduzioni esterne (CIEQ);

e)	un limitato scambio di traduttori e del carico di lavoro.

93.

L’analisi della Corte sulla natura e sull'evoluzione dell'offerta e della domanda nel tempo mostra che, mentre tutte le istituzioni hanno difficoltà strutturali a fornire un volume sufficiente di traduzioni di qualità accettabile nelle lingue UE-10, la situazione per le lingue UE-15 varia palesemente da un’istituzione all’altra. I traduttori inglesi, ad esempio, hanno il maggior carico di lavoro rispetto a tutte le altre lingue alla DGT della Commissione, (cfr. paragrafo 86), mentre al Consiglio e al Parlamento hanno quello più modesto. Poiché il lavoro del Consiglio e del Parlamento è caratterizzato da scadenze molto ravvicinate e notevoli fluttuazioni della domanda, anche qui in alcuni periodi si registra temporaneamente una capacità eccedentaria (cfr. paragrafo 84).

94.

In linea con le conclusioni della task force sul bilanciamento del carico di lavoro, il 1° gennaio 2005 è stato avviato un progetto pilota. Nel 2005, 3 763 pagine (pari al 63 % del volume richiesto) sono state tradotte da una delle istituzioni partecipanti su richiesta di un’altra istituzione. Ciò corrisponde ad appena lo 0,2 % del volume totale del carico di lavoro di tutte le istituzioni interessate, mentre oltre il 20 % di questo stesso carico di lavoro è assegnato a traduttori free lance. Il risparmio può essere stimato a 150 000 euro (35). Dal momento che la capacità totale eccedentaria è molto superiore a quella messa a disposizione delle altre istituzioni nel quadro del progetto pilota, il risparmio potenziale è maggiore.

95.

Una carenza dell’attuale sistema per il bilanciamento del carico di lavoro è l'esclusione dal sistema dei documenti generalmente affidati a traduttori esterni o delle traduzioni verso le lingue UE-10. Inoltre, non vi è un sufficiente scambio di informazioni tra le istituzioni sulla capacità eccedentaria disponibile e non vi è alcun incentivo reale od obbligo ad accettare una domanda di traduzione proveniente da un'altra istituzione. Se i traduttori interni della DGT della Commissione delle unità delle lingue UE-15 non procedurali avessero raggiunto nel 2005 lo stesso livello di produttività del 2003, avrebbero tradotto almeno 10 000 pagine in più per ciascuna delle lingue UE-15. Nel 2005, il Parlamento e diverse direzioni generali della Commissione hanno commissionato all’esterno un numero analogo di pagine di traduzione di documenti non urgenti in lingue che avrebbero potuto essere tradotte da un'altra istituzione. Sarebbe stato così possibile evitare pagamenti per complessivi 11 milioni di euro circa per le traduzioni free lance (36).

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

Le procedure adottate per rispondere alle domande di traduzione ed evitare le traduzioni non necessarie

96.

Nessuna istituzione dispone di procedure coerenti e chiare per richiedere ed autorizzare le traduzioni. Le modalità di attuazione stabilite dalle tre istituzioni prescrivono la traduzione obbligatoria per alcuni tipi di documenti. Esiste tuttavia una vasta serie di documenti per i quali non sono stati definiti criteri comunemente accettati e che sono trattati caso per caso in funzione, soprattutto, della disponibilità di risorse (cfr. paragrafi 13-18).

Raccomandazione: Alla luce della necessità di stabilire priorità e limitazioni per far fronte alla crescita costante della domanda di traduzioni, le istituzioni dovrebbero semplificare le procedure, prevedendo tra l'altro un controllo della lunghezza dei documenti, un’ulteriore differenziazione dei testi in base alla natura e alla destinazione nonché l'adozione di un metodo adeguato per autorizzare la traduzione dei testi.

97.

Dall’audit è emerso che le istituzioni riescono generalmente a rispondere al fabbisogno di traduzioni nelle lingue UE-15. L’adesione di piccoli paesi ha determinato però un notevole incremento della domanda nei piccoli mercati della traduzione, dove l'offerta è relativamente limitata. Le difficoltà incontrate nell’indire i concorsi EPSO per traduttori funzionari delle lingue UE-10 ha determinato una carenza di traduttori dei nuovi Stati membri. Di conseguenza, durante il primo anno successivo all’allargamento, le istituzioni non sono state in grado di soddisfare il fabbisogno di traduzioni per le nuove lingue (cfr. paragrafi 19-23).

Raccomandazione: È necessario aumentare ulteriormente e in misura consistente la capacità interna delle istituzioni per le lingue UE-10. La Commissione dovrebbe procedere ad un'analisi critica delle ragioni per cui l'EPSO non ha potuto reperire in tempo il numero di funzionari necessari. Tale analisi dovrebbe permettere di elaborare un piano d’azione per far meglio conoscere e accrescere l’interesse per l’attività di traduzione della Comunità negli Stati membri UE-10 e nei paesi candidati.

98.

In genere le istituzioni sono riuscite a contenere la spesa per la traduzione nonostante l'aumento del numero di lingue ufficiali da 11 a 21 (compreso l'irlandese) dal maggio 2004 (cfr. paragrafi 25-36). Mentre la Commissione ed il Consiglio hanno adottato misure significative per ridurre il numero di documenti da tradurre in tutte le lingue, il Parlamento è stato meno ambizioso nel ridurre il volume di traduzione, limitando soltanto le dimensioni dei documenti da tradurre, ma non il numero ed i tipi di documenti (cfr. paragrafo 32).

Raccomandazione: I servizi di traduzione dovrebbero concludere, con i propri utenti, «Accordi sul livello dei servizi» che stabiliscano orientamenti più precisi sui tipi di documenti da tradurre, sulle versioni linguistiche richieste, sulla fase in cui iniziare una traduzione, sul numero totale di pagine all'anno, sull'utilizzo della traduzione automatica ecc. Un certo coordinamento tra le istituzioni potrebbe anche evitare incongruenze tra le modalità adottate.

Le procedure applicate per garantire il rispetto delle scadenze delle traduzioni e una qualità adeguata alla loro destinazione

99.

Le tre istituzioni sono in genere riuscite a consegnare le traduzioni nelle lingue UE-15 entro le scadenze stabilite e con la qualità richiesta (cfr. paragrafi 41 e 44). La situazione è stata però diversa per le lingue UE-10, a causa dell'insufficiente numero di traduttori. Alla Commissione e al Consiglio, la capacità interna per le lingue UE-10 nel 2004 non era nemmeno sufficiente per la revisione delle traduzioni free lance e la maggior parte dei clienti ha giudicato insufficiente la qualità delle traduzioni (cfr. paragrafo 42). Nessun servizio di traduzione misura la soddisfazione degli utenti.

Raccomandazione: Le istituzioni dovrebbero svolgere regolarmente indagini sulla soddisfazione dei vari utenti dei servizi di traduzione, anche riguardo al rispetto delle scadenze. Sulla base di tali indagini, occorre elaborare piani d’azione per migliorare la qualità del servizio e la produttività.

100.

Il Parlamento e il Consiglio non hanno definito criteri guida precisi sul controllo di qualità e le pratiche in materia di revisione variano notevolmente. Per contro, le istituzioni attuano in genere controlli adeguati per individuare le traduzioni di scarsa qualità (cfr. paragrafi 37-43). Mentre la direzione per la Traduzione del Parlamento valuta ogni due mesi la qualità delle traduzioni sia interne che esterne attraverso controlli casuali ed utilizza indicatori di qualità, le altre istituzioni non attuano tali controlli né hanno definito indicatori di performance.

Raccomandazione: Oltre al controllo sistematico della qualità eseguito sulle traduzioni esterne e la supervisione svolta dai capi unità, sarebbe consigliabile che ciascuna sezione linguistica procedesse regolarmente a controlli casuali sulla qualità. Tali controlli, unitamente alle indagini sulla soddisfazione degli utenti, costituirebbero una base per definire indicatori qualitativi di performance.

101.

Alcune direzioni generali della Commissione hanno dichiarato di aver dovuto ricorrere alle «traduzioni grigie» o commissionare direttamente all'esterno alcune traduzioni perché la DGT non era in grado di fornirle entro i termini richiesti. Il volume di queste traduzioni non è noto con precisione ed i relativi costi non sono inclusi nei calcoli della Corte per l’indisponibilità di dati sul tempo impiegato dal personale amministrativo per le «traduzioni grigie» (cfr. paragrafi 45, 54, e 75).

Raccomandazione: I servizi di traduzione dovrebbero monitorare il livello delle traduzioni commissionate direttamente all'esterno dalle direzioni generali e delle «traduzioni grigie» per tener conto di questo volume di traduzioni in fase di pianificazione.

Il costo e l'efficienza della traduzione

102.

Ad eccezione della Commissione nel 2002, nessuna istituzione aveva calcolato il costo totale della traduzione né il costo medio per pagina tradotta. Secondo la Corte, il costo pieno annuale delle traduzioni per le tre istituzioni è stato di 414 milioni di euro prima dell’allargamento (cfr. tabella 4) e di 511 milioni dopo l’allargamento. Nel 2003, il costo medio per pagina è stato di 150 euro alla Commissione e al Parlamento e di 254 euro al Consiglio. Nel 2005, il costo medio per pagina è salito a 194 euro alla Commissione e a 276 euro al Consiglio, mentre è sceso a 119 euro al Parlamento.

103.

Le traduzioni interne costano più delle traduzioni free lance, ma il confronto è difficile per la diversa natura dei testi tradotti, la migliore qualità riscontrata nelle traduzioni interne, le brevi scadenze richieste per la traduzione interna di determinati documenti a causa dei metodi di lavoro, adottati in particolare dal Parlamento e dal Consiglio, e la revisione richiesta per le traduzioni esterne (cfr. paragrafo 52).

Raccomandazione: Conoscere il costo di un'attività è essenziale per limitarne la spesa. Occorre quindi introdurre procedure adeguate per ottenere informazioni gestionali adeguate sui costi.

104.

A causa del consistente calo del carico di lavoro, la produttività della maggior parte delle unità delle lingue UE-15 si è significativamente ridotta nel 2004 e, di conseguenza, il costo medio per pagina è aumentato (cfr. paragrafi 51 e 76-86). Per effetto delle misure adottate per ridurre la domanda di traduzioni, la Commissione ed il Consiglio dispongono dal 2004 di una capacità eccedentaria per le lingue UE-15 non procedurali.

105.

Dall’audit è emerso che le unità di pianificazione dei tre servizi di traduzione sono attualmente impegnati più nell'assegnazione dei lavori piuttosto che nell'elaborazione di previsioni di traduzione, volte a pianificare il carico di lavoro e limitare i picchi di attività (cfr. paragrafi 56-59, 63-66 e 91-95).

106.

L’aggiustamento del carico di lavoro costituisce una questione fondamentale. Una riduzione del volume delle traduzioni determina, per un periodo transitorio, un'eccedenza della capacità di traduzione, una minore produttività e costi medi di traduzione più elevati. La Corte ha rilevato tuttavia che alcune unità avevano registrato una bassa produttività e percentuali di traduzione esterna superiori alla media (cfr. paragrafi 73-74). A causa della mancanza di previsioni sul carico di lavoro (pianificazione) le istituzioni hanno difficoltà a sfruttare appieno la capacità temporaneamente disponibile presso le altre istituzioni (cfr. paragrafi 91-95 e 56-66).

107.

Nel 2005, le direzioni generali del Parlamento e della Commissione (diverse dalla DGT) hanno commissionato all’esterno un gran numero di pagine che avrebbero potuto essere tradotte internamente da un'altra istituzione. La Corte ha stimato che ciò avrebbe consentito di risparmiare circa 11 milioni di euro di pagamenti a traduttori free lance (cfr. paragrafo 95).

Raccomandazione: Va posta maggiore attenzione ai processi di gestione e pianificazione per limitare le fluttuazioni del carico di lavoro di traduzione e per incoraggiare una più efficace cooperazione interistituzionale. Le unità di pianificazione dovrebbero ricevere regolarmente previsioni affidabili sui lavori di traduzione futuri e le istituzioni dovrebbero tenersi costantemente informate sulla rispettiva capacità interna disponibile.Le direzioni generali della Commissione (diverse dalla DGT) e le altre istituzioni dovrebbero utilizzare la capacità interna eccedentaria per ridurre il livello di traduzione esterna, prorogando la fase sperimentale di cooperazione interistituzionale avviata nel gennaio 2005. Un sistema di fatturazione interistituzionale per la traduzione potrebbe incentivare le istituzioni che dispongano strutturalmente o temporaneamente di una capacità eccedentaria di traduzione a cooperare con le altre istituzioni.Al Consiglio, occorre attuare ulteriori sforzi per limitare la sovraccapacità strutturale. Occorrerebbe prendere in considerazione la possibilità di trasferimenti al di fuori dei servizi di traduzione o l'attuazione di altre disposizioni dello statuto del personale, dal momento che il piano d’azione esistente prevede di risolvere l’attuale sovraccapacità soltanto per il 2015.

108.

Anche se le istituzioni hanno investito in tecnologie moderne e avanzate, queste non sono utilizzate sistematicamente (cfr. paragrafi 68-70).

Raccomandazione: L'efficienza del processo di traduzione potrebbe essere migliorata attraverso:

—	una riduzione del personale di segreteria di supporto al Consiglio e al Parlamento,

—	un’armonizzazione dei metodi di lavoro basata sulle pratiche migliori,

—	un’ulteriore integrazione ed un uso più intensivo degli strumenti informatici, e

—	un maggior ricorso al telelavoro.

109.

I servizi di traduzione non producono informazioni gestionali sufficienti per monitorare i costi della traduzione, come il tempo effettivo impiegato nella traduzione e nella revisione, cifre dettagliate sulla produttività, livello della traduzione esterna, ecc. (cfr. paragrafo 88).

Raccomandazione: Per utilizzare la produttività come indicatore gestionale, le istituzioni dovrebbero sviluppare sistemi che tengano meglio conto di tutte le attività dei traduttori (compreso il tempo impiegato per lo studio di nuove lingue). Per consentire un miglior uso delle risorse, occorre cercare di sviluppare in tutte le istituzioni indicatori di performance qualitativi e quantitativi pertinenti.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 6 luglio 2006.

Per la Corte dei conti

Hubert WEBER

Presidente

(1) Generalmente inglese, francese e tedesco.

(2) Regolamento n. 1 del Consiglio, del 15 aprile 1958, che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (GU 17 del 6.10.1958, pag. 385/58) e successive modifiche.

(3) Ceco, danese, estone, finlandese, francese, greco, inglese, irlandese, italiano, lettone, lituano, maltese, olandese, polacco, portoghese, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, tedesco, ungherese. Dal 18 giugno 2005, l’irlandese è la 21a lingua ufficiale dell’UE, anche se alcuni effetti del regolamento (CE) n. 920/2005 del Consiglio (GU L 156 del 18.6.2005, pag. 3) sono stati rinviati al 1° gennaio 2007.

(4) In particolare, i testi pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (19, 20 o 21 lingue ufficiali, a causa delle deroghe relative all'uso del maltese e dell'irlandese) e i testi diretti ad uno Stato membro o ad una persona appartenente alla giurisdizione di tale Stato membro (lingua dello Stato interessato).

(5) Il Centro di traduzione di Lussemburgo si avvale principalmente di traduttori free lance. Il Centro dispone di circa 80 (nel 2004) traduttori interni che si occupano prevalentemente della revisione delle traduzioni free lance per le Agenzie e, in misura ridotta, di attività di traduzione per altre istituzioni.

(6) Ogni dipartimento comprende da tre a sei unità, specializzate per politica (o settore): complessivamente 77 unità.

(7) Questo dato comprende le pagine di traduzione commissionate all'esterno dalla DGT, ma non quelle delle altre direzioni generali per le quali non sono disponibili cifre attendibili e complete.

(8) Definizione armonizzata: 1 500 caratteri di testo originale stampato (lingua di partenza), senza spazi. Per le versioni modificate di testi esistenti, la DGT conta il numero di caratteri modificati e lo moltiplica per una percentuale stabilita (50 % per le traduzioni interne e il 30 % per le traduzioni free lance) per tener conto del lavoro aggiuntivo necessario per integrare le parti modificate nel testo originale. Il Parlamento usa un metodo leggermente diverso e conta il numero di caratteri di tutto il paragrafo modificato, senza maggiorazione del 50 %. Il numero di pagine ottenuto per ciascun documento è arrotondato all'unità.

(9) Le cifre ufficiali sulla produzione del Consiglio sono state adattate dalla Corte al fine di renderle confrontabili con quelle delle altre istituzioni.

(10) Cfr. allegato I, nota 9.

(11) Nel progetto preliminare di bilancio per il 2006, la Commissione afferma che la traduzione di documenti non essenziali può essere oggetto di una valutazione a fronte delle reali esigenze, conformemente alla decisione del 26 maggio 2004 sull’offerta e la domanda di traduzioni [SEC(2004) 638].

(12) Cfr. allegato I, nota 9.

(13) Il numero delle pagine tradotte fornisce un dato confrontabile per tutte le istituzioni, ma differisce leggermente dalla domanda a causa delle domande di traduzione respinte dalle unità di pianificazione e dello sfasamento tra la domanda e la consegna della traduzione. Le cifre indicate non includono le traduzioni grigie o le traduzioni commissionate direttamente all'esterno (direct outsourcing) che, alla Commissione, sono particolarmente consistenti, ma per le quali non esistono dati completi.

(14) Le lingue procedurali della Commissione sono inglese, francese e tedesco.

(15) I comitati consultivi, i comitati di gestione e i comitati di regolamentazione sono disciplinati dalla decisione 1999/468/CE del Consiglio, del 28 giugno 1999, recante modalità per l'esercizio delle competenze di esecuzione conferite alla Commissione (GU L 184 del 17.7.1999, pag. 23) che sostituisce la decisione 87/373/CEE del 13 luglio 1987 (GU L 197 del 18.7.1987, pag. 33).

(16) Ad esempio, i documenti destinati alla pubblicazione o i testi giuridici richiedono una traduzione di migliore qualità (e quindi maggiori risorse) rispetto a documenti ad uso interno.

(17) CIEQ: Comité Interinstitutionnel d'Evaluation de la Qualité des Traductions Externes (Comitato interistituzionale di valutazione della qualità delle traduzioni esterne).

(18) Cfr. considerando 14 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002 (GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1).

(19) Nel 2004 e 2005, i costi sono stati significativamente superiori, come spiegato al paragrafo 53, ma questi anni sono stati caratterizzati da una minore efficienza dovuta alla transizione da un sistema a 11 lingue ad uno con 21 lingue.

(20) Gestione risorse umane, Formazione, Finanze, ecc.

Fonte: Corte dei conti.

(21) Gestione risorse umane, Formazione, Finanze, ecc.

Fonte: Corte dei conti.

(22) Gestione risorse umane, Formazione, Finanze, ecc.

Fonte: Corte dei conti.

(23) Per le nuove lingue, le differenze di prezzo vanno dal 15 % per il lituano al 38 % per il lettone. La differenza media di prezzo è circa del 12 % (cfr. tabella 4), in parte riconducibile alle diverse condizioni contrattuali. In particolare, il contraente del Parlamento è obbligato ad accettare le traduzioni e deve lavorare con scadenze molto brevi nel caso della traduzione di interrogazioni scritte.

(24) Il termine di presentazione è il tempo minimo incomprimibile assegnato ad un servizio di traduzione per fornire una traduzione richiesta.

(25) Il volume di lavoro necessario per tradurre un documento dipende da diversi fattori, tra cui il numero di parole da tradurre (le pagine possono contenere testi di lunghezza diversa; oppure è richiesta la traduzione delle sole modifiche a testi già tradotti ecc..), la difficoltà tecnica del documento e la disponibilità di fonti o documenti di riferimento tradotti.

(26) È stato dedotto il tempo impiegato dai segretari per attività non correlate al processo di traduzione.

(27) Commissione europea, DGT, Direzione della traduzione, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Bruxelles, 6 ottobre 2003.

(28) CRE: compte rendu in extenso: registrazione dettagliata delle discussioni, che nel periodo 2003-2005 ha rappresentato circa il 18 % del volume di traduzione del Parlamento.

(29) I gruppi politici del PE commissionano direttamente a traduttori free lance lavori di traduzione se l'unità di pianificazione respinge le loro domande (per superamento della quota settimanale di 15 pagine).

(30) Cfr. anche PriceWaterhouseCoopers, Comitato economico e sociale (CES) & Comitato delle regioni (CdR), «Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes», Bruxelles, 4 agosto 2000, pag. 24, in cui si rileva che la produttività di un traduttore di un organismo privato si aggira intorno alle 8-10 pagine al giorno, senza tenere conto della produzione attraverso la «memoria di traduzione»(dove una pagina corrisponde a 350 parole (350 parole = 2 100 caratteri = 1,4 pagine standard).

(31) Consiglio: fino al 2004 (compreso) soltanto le lingue UE-15.

Fonte: Corte dei conti.

(32) All'interno del servizio inglese, ad esempio, la produttività nella prima metà del 2004 dell'unità più impegnata era superiore del 65 % a quella dell'unità con il minor carico di lavoro.

(33) DGMA, Plan d'action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30 maggio 2002, sezione 11: Réforme de la DG A III.

(34) In pratica, però, la Commissione non ha utilizzato gli elenchi ed ha organizzato autonomamente le sue gare d'appalto.

(35) Ad un costo variabile di 40 euro per pagina.

(36) Considerando soltanto i costi variabili della traduzione free lance, stimati a 40 euro a pagina.

ALLEGATO I

DISPOSIZIONI APPLICABILI ALLA COMMISSIONE, AL PARLAMENTO E AL CONSIGLIO

Commissione

Il regolamento interno della Commissione (1) specifica che tutti gli atti adottati dalla Commissione sono annessi ad una «nota riepilogata» (nel procedimento orale) o ad una «nota giornaliera» (nei procedimenti scritti, di delegazione orizzontale o di delegazione verticale) (2) nella lingua o nelle lingue in cui fanno fede, cioè in tutte le lingue ufficiali delle Comunità, quando si tratta di atti aventi efficacia generale, e in quelle dei destinatari negli altri casi (articolo 18 del regolamento interno).

Anche se i comitati cosiddetti di «comitologia» fanno parte della Commissione medesima (3) e al loro lavoro si applica il regolamento n. 1/1958 del Consiglio, del 15 aprile 1958 (4), nel regolamento interno tipo (5) non è stato deliberatamente introdotto alcun riferimento esplicito al regime linguistico in modo da consentire a ciascun comitato di trovare soluzioni pragmatiche in funzione delle reali necessità. I documenti che saranno in ogni caso tradotti in una fase successiva (in particolare, i progetti di misure le cui versioni finali devono essere pubblicate nella GU) sono in genere già tradotte per le riunioni dei comitati.

Una nota del segretario generale (6) diffusa nel giugno 2004 specifica che per le misure di attuazione destinate soltanto ad un ridotto numero di Stati membri sarà sufficiente una traduzione nelle lingue corrispondenti, insieme ad una comunicazione pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea che annuncia l'adozione della decisione e la pubblicazione su un sito internet di cui si fornisce indirizzo. La traduzione in tutte le lingue è richiesta soltanto se la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea costituisce un requisito giuridico essenziale per l'entrata in vigore dell'atto (ad esempio, per i regolamenti, le direttive e le decisioni del PE e del Consiglio adottate in codecisione e i regolamenti e le direttive della Commissione destinate a tutti gli Stati membri, ma non per le decisioni della Commissione).

La comunicazione del maggio 2004 distingue tra i documenti che risultano da obblighi giuridici (suddivisi in 9 categorie) e i documenti di importanza politica (suddivisi in 11 categorie). La traduzione di alcune categorie di documenti, come quelli destinati ad essere pubblicati, ma non nella GU, non è contemplata dalla comunicazione in questione e deve essere negoziata caso per caso tra la direzione generale richiedente e la DGT (7).

Le principali categorie di documenti tradotti in tutte le lingue sono: proposte legislative, relazioni introduttive, relazioni richieste da testi normativi, annunci di aiuti di Stato e di procedure antitrust pubblicate nella Gazzetta ufficiale, nonché le successive decisioni finali pubblicate nella Gazzetta ufficiale, le decisioni antidumping, le comunicazioni della Commissione (compresi i libri bianchi e verdi), i bandi di gara o di manifestazione di interesse ed i comunicati stampa.

Altri documenti sono tradotti soltanto nelle lingue procedurali (inglese, francese e tedesco) (in particolare le comunicazioni alla Commissione, le relazioni sul seguito dato a decisioni del Consiglio e le proposte della Commissione) o nella lingua del destinatario (lettere alle rappresentanze permanenti, le risposte a singole richieste e proposte di finanziamento). Gli allegati tecnici sono tradotti in non più di tre lingue, o non sono tradotti affatto, a seconda delle «reali esigenze». Le risposte alle interrogazioni parlamentari scritte sono tradotte nella lingua del deputato al Parlamento europeo che l’ha presentata ed in una lingua procedurale.

Parlamento

In base all'articolo 138 del regolamento del Parlamento «Tutti i documenti del Parlamento debbono essere redatti nelle lingue ufficiali.» L'articolo 150 stabilisce che «Se il Parlamento non decide altrimenti, gli emendamenti possono essere posti in votazione solo quando siano stampati e distribuiti in tutte le lingue ufficiali. Tale decisione non può essere presa quando vi sia opposizione da parte di almeno trentasette deputati.»

Il 19 aprile 2004 l'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo ha adottato un codice di condotta, entrato in vigore il 1o maggio 2004, che ha sostituito un analogo codice di condotta dell'8 febbraio 1999. L'articolo 1, paragrafo 2, del codice di condotta stabilisce che: «I servizi linguistici in seno al Parlamento europeo sono gestiti sulla base dei principi del “multilinguismo integrale controllato”. Sarà così rispettato integralmente il diritto dei deputati di utilizzare al Parlamento la lingua ufficiale di loro scelta conformemente a quanto stabilito dal regolamento del Parlamento europeo. Le risorse da destinare al multilinguismo saranno contenute attraverso una loro gestione basata sulle esigenze reali degli utenti, sulla loro responsabilizzazione e su una migliore pianificazione delle richieste di servizi linguistici.»

I documenti con il più alto numero di lingue d'arrivo sono gli emendamenti, i progetti di parere ed i progetti di relazioni. Per tutti gli altri tipi di documenti le lingue di arrivo vanno da una (soprattutto l'inglese) a quattro. La tabella 8, redatta per le finalità dell'audit, illustra sinteticamente i tipi di documenti tradotti al Parlamento.

Tabella 8

Tipi di documenti tradotti dal Parlamento europeo

Cifre dal 1o gennaio 2003 fino al 31 maggio 2004	Tipo di documento	% di traduzione	Obbligatoria in tutte le lingue	Non obbligatoria in tutte le lingue
Resoconto	CR	19,3 %	×
Emendamento	AM	17,6 %	×
Varie («Divers»)	DV	15,1 %		×
Progetti di relazione	PR	9,8 %	×
Relazioni riviste	RR	7,3 %	×
Interrogazioni scritte	QE	5,9 %		×
Processi verbali	PV	5,2 %		×
Comunicazioni ai deputati	CM	4,2 %		×
Documenti di lavoro preparatori	DT	3,2 %		×
Note	NT	2,3 %		×
Progetti di parere	PA	2,2 %	×
Risoluzioni	RE	1,7 %	×
Lettere	LT	1,2 %		×
Ordini del giorno	GU	1,1 %	×
Altre 12 categorie specifiche che rappresentano ciascuna al massimo l'1 % del volume totale delle traduzioni		3,9 %	×	×
Fonte: Corte dei conti.

10.	Un documento pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea o votato in seduta plenaria sarà sempre tradotto in tutte le lingue ufficiali, mentre la traduzione dei documenti di lavoro preparatori può essere limitata tenendo conto delle esigenze linguistiche dei lettori.

Consiglio

11.

Ai sensi del regolamento n. 1 del regolamento n. 1 del Consiglio, del 15 aprile 1958, e dell'articolo 14 del regolamento interno del Consiglio (8), salvo decisione contraria adottata dal Consiglio all'unanimità e motivata dall'urgenza, i documenti discussi nelle riunioni ministeriali devono essere tradotti in tutte le lingue ufficiali. Ciascun membro del Consiglio può opporsi alla delibera se le traduzioni non sono disponibili.

12.

L'allegato alla Guida per la produzione di documenti per il Consiglio e per i suoi organi preparatori elenca i «documenti essenziali» che devono essere tradotti in tutte le lingue (9). Come indicato nella guida, i documenti non inclusi nella lista potrebbero non essere tradotti nelle lingue UE-10. Questi documenti potrebbero essere tradotti nelle lingue UE-15, su base selettiva, se il volume di lavoro della DG A III lo consente e se sono stati rispettati i termini stabiliti nel regolamento interno. La DG A III ha la facoltà di rifiutare la traduzione di documenti non previsti nell'elenco.

(1) Regolamento interno della Commissione C(2000) 3614 (GU L 308 dell'8.12.2000, pag. 26).

(2) Queste note registrano tutte le decisioni adottate dalla Commissione durante una riunione («nota riepilogata» nel procedimento orale) o una giornata («nota giornaliera» per gli altri procedimenti).

(3) Sentenza del Tribunale di primo grado del 19 luglio 1999, Causa T-188/97, Rothmans International BV contro Commissione.

(4) Commissione europea, Nota del segretario generale all'attenzione dei direttori generali e dei capi servizio, SEC(2003) 795 del 10 luglio 2003.

(5) Regolamento interno tipo — Decisione 1999/468/CE del Consiglio — Regolamento interno del comitato (GU C 38 del 6.2.2001, pag. 3).

(6) Commissione europea, segretariato generale, Task force sul futuro dell'Unione e sulle questioni istituzionali, Direttore, Nota all'attenzione del direttore generale della DG SANCO, Madelin, 23 giugno 2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242).

(7) Le venti categorie individuate dalla comunicazione del maggio 2004 riguardavano il 64 % delle traduzioni nel 2004, il 72 % nel 2005, rispetto al 34 % nel 2003. Le principali categorie nel 2005 erano: le proposte legislative e gli atti autonomi (36 %) gli aiuti di Stato e le procedure in materia di concorrenza (10 %), le comunicazioni dalla Commissione (7 %), le procedure di gara (6 %) e le pagine web (4 %).

(8) Decisione 2004/338/CE, Euratom del Consiglio, del 22 marzo 2004, relativa all'adozione del suo regolamento interno (GU L 106 del 15.4.2004, pag. 22).

(9) I documenti essenziali del Consiglio sono: progetti di atti legislativi in determinate fasi fondamentali, ordini del giorno per il Consiglio, note punti «A» presentate e loro addenda, documenti destinati all'adozione o alla discussione nell'ordine del giorno del Consiglio, pareri del servizio giuridico, processi verbali del Consiglio, risposte del Consiglio a interrogazioni scritte o orali con dibattito del Parlamento, dichiarazioni della presidenza a nome dell'Unione, comunicati stampa per le sessioni del Consiglio, telex per procedura scritta, manuali destinati a uffici nazionali degli Stati membri, conclusioni della presidenza del Consiglio europeo.

ALLEGATO II

METODO SVILUPPATO DALLA CORTE PER STIMARE I COSTI DELLA TRADUZIONE

1.	Il costo pieno (costo al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici), stimato dagli auditor, comprende tutti i costi diretti e indiretti correlati all'attività di traduzione.

Deducendo l'imposta comunitaria pagata dai traduttori funzionari dal «costo al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici» e sommando i contributi pensionistici fittizi versati dal datore di lavoro per i traduttori funzionari (pari a due volte i contributi versati dal funzionario) si ottiene il costo per il bilancio comunitario («costo al netto delle tasse e dei contributi pensionistici»).

3.	I costi diretti sono le spese per personale che svolge attività correlate alla traduzione, come i traduttori e i segretari (compresa la pre-traduzione da parte delle unità di traduzione, la revisione e la formattazione ed escluso il tempo impiegato per compiti diversi dalla traduzione).

I costi indiretti comprendono gli stipendi e le indennità di agenti che non svolgono direttamente un'attività specifica di traduzione (terminologi, esperti di metodi di lavoro, capi unità, consulenti linguistici e dirigenti di alto livello, unità free lance e di pianificazione) nonché una quota del tempo destinato dai traduttori ad attività diverse dalla traduzione o revisione, più le spese generali come quelle per l'informatica, gli edifici e le forniture per ufficio, la gestione delle risorse umane, ecc. che non sono direttamente gestite dai servizi di traduzione. La ripartizione tra costi diretti e indiretti è stata convenuta con le istituzioni.

Per ottenere il costo del personale sono stati utilizzati i seguenti elementi:

—

il costo medio del personale stabilito dalla direzione generale Personale e amministrazione della Commissione per ciascun grado. Questo costo includeva tutte le voci relative allo stipendio e alle indennità. Il gruppo di audit ha preso in considerazione due costi medi diversi per il personale: il costo al lordo e al netto delle tasse più i contributi pensionistici (1),

—	la ripartizione per gradi specifica dei servizi di traduzione di ciascuna istituzione,

—	i costi per gli immobili (5 854 euro per funzionario), definita da un consulente esterno in collaborazione con le istituzioni,

—	il costo medio per la gestione delle buste paga e delle risorse umane, secondo ad una quota definita dalla direzione generale Traduzione (per la Commissione) o da un consulente esterno (per le altre istituzioni).

6.	L'ammontare del costo dell'informatica è stato stabilito alla luce dell'esecuzione di bilancio del 2003 per le specifiche linee di bilancio ed il costo medio di acquisto e manutenzione delle attrezzature informatiche stabilito dai servizi informatici e finanziari.

7.	Dal momento che i traduttori interni svolgono un controllo di qualità e la revisione delle traduzioni eseguite dai traduttori free lance, parte del loro tempo di lavoro e dei relativi costi sono stati imputati alla traduzione esterna.

I costi totali della traduzione delle tre istituzioni sono stati divisi per il numero di pagine tradotte all’anno per ottenere il costo per pagina (cfr. tabelle 2, 3 e 4). Per la Commissione e il Parlamento, è stato utilizzato il numero ufficiale di pagine tradotte, prodotto rispettivamente dalla DGT e dalla DG VII, dal momento che i metodi di conteggio delle pagine utilizzati da queste due istituzioni (cfr. note 8 e 9 della relazione) conducono a risultati confrontabili. Poiché le cifre ufficiali del Consiglio per il 2003 sono basate unicamente sul numero delle pagine stampate dei documenti invece che sul numero di caratteri da tradurre, la Corte ha calcolato il fattore di correzione medio per un campione di 100 documenti (2). Moltiplicando il fattore medio di correzione per il numero ufficiale di pagine stampate prodotte dalla DG A III, è stata ottenuta una cifra sulla produzione confrontabile.

Il costo per pagina calcolato dalla Corte non è il costo pieno del multilinguismo, in quanto non include il costo della revisione da parte dei giuristi linguisti né i costi supplementari per la pubblicazione dei documenti in 20 lingue. Dal momento che durante la procedura legislativa vengono tradotte più versioni successive dello stesso progetto di normativa, il costo effettivo della normativa adottata è un multiplo del costo per pagina indicato nella tabella 2 della presente relazione. Ad esempio, sono state tradotte 15 versioni della Costituzione per l'Europa.

(1) I contributi pensionistici sostenuti dalla Commissione sono stimati al 16,5 % della retribuzione lorda o sono il doppio dei contributi pagati dai funzionari.

(2) Il fattore di correzione da applicare al conteggio delle pagine di ciascun documento incluso nel campione per rendere confrontabili i documenti con quelli di altre istituzioni è pari al rapporto tra il numero dei caratteri (o, nel caso il documento sia una nuova versione di un documento già tradotto, il numero di caratteri modificati maggiorato del 50 %, come fa la DGT per le traduzioni interne) senza spazi diviso per 1 500 e arrotondato all’unità e il numero di pagine fisiche.

RISPOSTE DEL PARLAMENTO

1.	Al Parlamento europeo invece il numero delle lingue di lavoro non è stato ridotto, ed occorre quindi tradurre tutti i documenti di seduta e di riunione degli organi ufficiali in tutte le lingue di lavoro dell'Unione.

13-14.

In materia di traduzione il Parlamento applica il suo regolamento nonché il codice di condotta del multilinguismo adottato dall'Ufficio di presidenza ed entrato in vigore il 1o maggio 2004.

Anche se il codice di condotta in sé non rappresenta un sistema di autorizzazione, esso tuttavia fissa una gerarchia degli organi abilitati a chiedere traduzioni, fissa una serie di priorità riguardanti le categorie di documenti da tradurre, all'interno e all'esterno, nel quadro delle varie procedure legislative, l'ordine nel quale le lingue richieste sono prioritarie, precisa le scadenze di deposito delle richieste di traduzione e la lunghezza dei testi da tradurre. Il codice fissa anche le condizioni per l'autorizzazione espressa delle richieste provenienti da entità che non figurino nella lista degli utenti autorizzati. Queste richieste sono quindi presentate all'Ufficio di presidenza il quale dà l'autorizzazione solo se il documento in questione è essenziale per lo svolgimento dell'attività parlamentare.

15-16.

L'accesso al sistema è accordato solo su richiesta del responsabile del servizio richiedente. Tuttavia nel contesto della riorganizzazione del sistema informatico GEPRO (progetto ITMS) tutti gli accessi attuali dovranno essere nuovamente autorizzati e per quanto possibile il loro numero verrà ridotto. Per quanto riguarda il rischio ricordato dalla Corte, il Parlamento ritiene che sia minimo per i limiti imposti dalle suddette disposizioni.

Cfr. anche la risposta ai punti 13-14 di cui sopra.

17.

Anche se non di frequente, accade che il planning riduca il numero delle lingue richieste sia per applicare le norme sui profili linguistici sia in base ad altre deroghe specifiche di cui i servizi richiedenti possono non aver tenuto conto.

In circa il 90 % dei casi le traduzioni vengono consegnate prima della data della riunione. Nel caso in cui risulti impossibile rispettare le scadenze, le traduzioni sono effettuate soltanto se il testo deve servire da base per la fase successiva della procedura.

20.	Nell'aprile 2006 la situazione era la seguente: 238 traduttori ETP (ETP = equivalente tempo pieno), di cui 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, nonché 5 capi unità (CS, LV, PL, SK, SL) e 1 capo unità f.f. (MT) erano assegnati alla traduzione verso le lingue UE-10.

23.

Al Parlamento europeo la traduzione a partire dalle nuove lingue ha sempre potuto essere effettuata da traduttori che avevano come madrelingua la lingua obiettivo, cioè quella verso la quale dovevano tradurre.

Il Parlamento non limita il numero delle lingue di lavoro e non riconosce «lingue di procedura» (cfr. anche la risposta al punto 1).

26.	Il Parlamento non utilizza il concetto di «lingue di procedura» (cfr. punto 23).

32-33.

Il Codice di condotta ha introdotto il concetto di «profili linguistici». Come sottolineato dalla Corte, i documenti esaminati dalle commissioni parlamentari sono tradotti solo nelle lingue dei loro membri titolari e supplenti.

36.	Secondo il PE, le impostazioni non sono incoerenti in quanto rispondono alle specifiche esigenze di ogni istituzione, esigenze che differiscono per ogni istituzione.

37.

Il Parlamento desidera attirare l'attenzione della Corte sul piano d'azione per la qualità elaborato dal CITI su richiesta dei segretari generali delle istituzioni e che sarà ben presto applicato. Tale piano d'azione prevede 14 misure concrete, talune delle quali sono comuni alla traduzione e all'interpretazione nei settori quali le risorse umane, la qualità tecnica e linguistica degli originali e delle traduzioni, la documentazione, la terminologia e gli strumenti. Si prevede di nominare un funzionario responsabile della qualità in ogni servizio interessato.

39.	È importante segnalare che al Parlamento europeo i controlli riguardano sistematicamente tutte le tipologie di errori, compresa l'utilizzazione della terminologia esatta.

40.

È vero che non è stato creato uno strumento specifico per misurare il grado di soddisfazione degli utenti, tuttavia esiste una procedura per segnalare le lamentele, corredate da un formulario. Occorre aggiungere che nelle istituzioni dell'UE, i «clienti» e in particolare i parlamentari sono sufficientemente vicini al segretariato generale per poter manifestare il loro eventuale malcontento in qualsiasi momento e senza ricorrere a procedure specifiche.

47.	In effetti il sistema attuale di gestione non consente di assicurare l'applicazione di questa disposizione del codice di condotta. Tuttavia il progetto ITMS attualmente in via di sviluppo conterrà un modulo di fatturazione a tal fine.

52.	Come sottolineato dalla Corte, occorre non dissociare i fattori qualità, scadenza e natura dei documenti dall'indicatore prezzo, che da solo non riflette la realtà della traduzione.

53.

I servizi della traduzione e il Planning del PE hanno cominciato a effettuare statistiche che riguardano tre dei punti ricordati, e cioè:

a)	il numero totale di richieste;

c)	la mancanza di rispetto delle scadenze di deposito (= infrazioni al codice di condotta);

d)	il numero di pagine tradotte dal servizio richiedente/combinazione linguistica.

Queste statistiche hanno il fine di fornire indicatori sulle prestazioni per consentire all'amministrazione di prendere le misure opportune.

56.	Si tratta di una pianificazione necessaria, ma per loro natura taluni aspetti dei lavori di un'istituzione politica resteranno sempre imprevedibili.

66.	Il PE ha lanciato uno studio preparatorio su un nuovo sistema di gestione (T-Flow). Questo sistema, che consentirà di rispondere alle preoccupazioni della Corte, è attualmente in fase di sviluppo e sarà operativo nell'autunno 2006.

67.	La questione della dispersione dei documenti ricordata dalla Corte è attualmente allo studio dei servizi informatici competenti. Tuttavia le unità di traduzione dispongono di una raccolta delle traduzioni già effettuate che consente loro di effettuare ricerche dei testi già tradotti.

69.	Il rapporto è di 1 a 2 per le lingue UE-15. Per le lingue UE-10 il rapporto segretari/traduttori attualmente è di circa 0,7 su 2 e non si prevede che sorpassi lo 0,8 su 2.

70.

È vero che l'uso dell'informatica non è ancora uniformemente diffuso e che i metodi di lavoro a volte differiscono. Ciò è legato soprattutto alla diversità di età del personale. Tuttavia grazie alla grande esperienza dei traduttori con una più lunga anzianità di servizio la produttività pro capite è praticamente uguale. L'Ufficio di presidenza del PE, nel desiderio di utilizzare al meglio le nuove tecnologie, ha incaricato il segretario generale di sottomettere una relazione sull'argomento alla cui stesura i servizi del PE attualmente stanno lavorando.

73.

È importante chiarire l'osservazione che riguarda l'utilizzazione delle capacità interne dell'unità francese. Esse non sono state sottoutilizzate ma utilizzate per altri compiti, supplementari. L'unità FR è stata particolarmente sollecitata dall'installazione e dalla gestione delle nuove unità polacche e lituane e da corsi di lingue specifici per la traduzione a partire dalle lingue UE-10. Fra i suoi compiti supplementari inoltre essa ha dovuto assicurare il relais verso le altre lingue nonché realizzare la trascrizione e la revisione del resoconto verbatim (CRE) delle sedute plenarie e del «dialogo economico e monetario».

74.

Occorre precisare tale osservazione in quanto come osservato dalla Corte l'esternalizzazione delle traduzioni ad eccezione del CRE è stata interrotta durante il periodo considerato.

Quanto alla stabilità del tasso di esternalizzazione la contraddizione con la diminuzione del carico di lavoro globale è solo apparente. Il motivo per il quale il tasso medio di esternalizzazione non è quasi cambiato nonostante la diminuzione del carico di lavoro è la forte concentrazione di quest'ultimo nella prima parte dell'anno, il che ha provocato una maggiore esternalizzazione durante questo periodo.

83.

Il Parlamento non può confermare la conclusione della Corte in merito ad una minore produttività delle due unità citate a causa della differenza di contenuto e di natura di taluni dei loro compiti in rapporto a quelli delle altre unità, differenza che consuma risorse umane. Il fatto che le unità inglese e francese producano meno pagine tradotte internamente della media è spiegato dal loro ruolo quali relais per la traduzione a partire da lingue meno utilizzate negli originali, dai volumi più elevati di originali da rivedere e da mettere in forma, dal volume maggiore di resoconti integrali delle discussioni da trascrivere e rivedere nonché dalla gestione di talune nuove unità e dalla formazione nelle lingue UE-10. Inoltre dall'autunno 2005 l'unità inglese condivide con il Tabling office la verifica sistematica degli originali.

Cfr. anche la risposta data al paragrafo 73.

95.

In caso di carico di lavoro eccessivo nelle unità linguistiche, il planning esplora innanzitutto se sia possibile ripartire il carico di lavoro, evidentemente in funzione delle combinazioni linguistiche e della disponibilità nelle altre istituzioni.

L'esclusione delle lingue UE-10 è solo temporanea. A termine, quando le unità UE-10 disporranno di effettivi completi, vi parteciperanno allo stesso titolo delle lingue UE-15.

In genere va sottolineato che la ripartizione del carico di lavoro è entrata nella fase di cooperazione attiva tra i planning delle istituzioni solo nel gennaio 2006. Le statistiche relative al primo semestre 2006 rivelano un significativo aumento delle quantità scambiate.

96-109.

Il Parlamento europeo prende atto dell'insieme delle raccomandazioni della Corte, cui non mancherà di dare il seguito opportuno. In particolare è stato avviata da un gruppo di lavoro ad hoc una revisione del codice di condotta. Sono anche in corso sviluppi informatici relativi a taluni degli aspetti sollevati dalla Corte.

RISPOSTE DEL CONSIGLIO

OSSERVAZIONI DI CARATTERE GENERALE

Il segretariato generale del Consiglio (SGC) accoglie positivamente il primo audit sulle spese per la traduzione sostenute da alcune istituzioni dell'UE e ne riconosce l'utilità. Desidera sottolineare che, per quanto riguarda gli aspetti che erano stati criticati nel corso dell'audit, dei cambiamenti sono già stati operati o formano attualmente oggetto di un esame attivo dal parte del Servizio linguistico.

L'SGC desidera nondimeno sottolineare che, di fronte all'importante sfida rappresentata dall'allargamento, esso ha adottato per l'intera organizzazione un approccio controllato, che è stato approvato al massimo livello politico nel 2002, e che ha consentito di limitare l'impatto finanziario dell'allargamento sui suoi costi amministrativi.

In particolare, nel settore della traduzione, laddove un'estrapolazione degli approcci adottati per i precedenti allargamenti avrebbe causato un aumento dell'organico del Servizio linguistico di circa 765 nuovi funzionari, il summenzionato approccio controllato assicurerà, una volta che queste misure saranno pienamente operative, una drastica riduzione delle cifre complessive. Al termine dell'attuale periodo di adattamento e aggiustamento, l'SGC avrà un numero minore di traduttori per un'Unione composta da 25 Stati membri (551) di quanti ne avesse per un'Unione a 15 (578).

Questo risultato è stato ottenuto tra l'altro limitando la traduzione ai documenti ritenuti essenziali al processo politico e legislativo (i cosiddetti «core documents»), procedendo ad una razionalizzazione approfondita dei servizi di traduzione e adottando orientamenti sulla redazione, il contenuto, la registrazione e la lunghezza dei documenti del Consiglio. Così facendo, l'SGC ha tracciato una via che altre istituzioni potranno seguire.

L'SGC riconosce che, a seguito di questo approccio, ora si trova ad affrontare un problema di sovraccapacità nelle unità linguistiche UE-15, ma sottolinea la natura transitoria e non strutturale della situazione che, a suo avviso, deve essere valutata da una prospettiva dinamica, tenendo in debito conto gli innegabili vantaggi a medio e lungo termine che risulteranno in termini di controllo delle spese amministrative.

L'SGC rileva inoltre che, in quanto ultimo anello della catena legislativa prima dell'approvazione e pubblicazione della legislazione in venti lingue, il Consiglio, insieme al Parlamento europeo per le decisioni adottate in codecisione, deve assicurare che la normativa adottata dal Consiglio sia della massima qualità, come hanno chiesto ripetutamente gli Stati membri. Ciò vale anche per i testi politici del Consiglio.

La procedura di controllo della qualità necessaria per assicurare una siffatta qualità e uniformità implica ovviamente costi supplementari. A differenza di altre istituzioni che, per ridurre i costi, possono avvalersi ampiamente dei servizi di agenzie free lance per taluni documenti, l'SGC non può ricorrere a questa soluzione in quanto la traduzione interna rappresenta il modo migliore e più efficace dal punto di vista dei costi per garantire la qualità. Ovviamente, la necessità di testi di qualità elevata ai fini della pubblicazione incide fortemente sul costo della traduzione presso il Consiglio.

L'SGC sta comunque affrontando questo problema di sovraccapacità in modo proattivo e mediante una combinazione di politiche che tratta simultaneamente tutti gli aspetti della questione. Oltre al fatto che i traduttori o i segretari che hanno lasciato le nove unità linguistiche UE-15 (eccetto quelle inglese e francese) dopo il 2002 non sono stati sostituiti, il personale del Servizio di traduzione viene incoraggiato attivamente a candidarsi a posti vacanti in altre DG e direzioni. È in corso l'istituzione di uno speciale programma di ricollocamento del personale, che prevede l'individuazione di posti adeguati, la formazione finalizzata a nuove funzioni e la motivazione al cambiamento.

Inoltre, l'SGC partecipa attivamente al progetto interistituzionale sul bilanciamento del carico di lavoro in qualità di contributore netto e sta anche valutando le possibilità di mobilità interistituzionale e altre eventuali misure previste dallo Statuto del personale.

L'SGC confida pertanto che sarà in grado di ovviare alle carenze evidenziate nella relazione, in particolare quelle di natura transitoria, e che assolverà efficientemente i suoi compiti, entro i limiti del suo mandato.

COMMENTI SULLE OSSERVAZIONI DELLA CORTE

SINTESI

III.	Sebbene l'SGC non disponga di orientamenti scritti in materia di traduzione, l'unità «Coordinamento e produzione» (Coordinamento centrale) assicura un produzione controllata di traduzioni.

IV.

I problemi registrati nel 2004 per le lingue UE-10 erano dovuti alle difficoltà incontrate nell'assunzione di personale (si vedano i commenti relativi al punto 19). La qualità della traduzione e il rispetto delle scadenze sono migliorati significativamente nel 2005. Nel 2006, tale miglioramento è testimoniato dalla riduzione delle richieste di traduzioni trasmesse ad agenzie free lance.

Dal secondo semestre del 2005, il capo del Coordinamento centrale ha ristabilito stretti contatti con le rappresentanze permanenti, in particolare dei paesi UE-10, al fine di:

ottenere feedback in materia di:

—	qualità delle traduzioni,

—	quantità di documenti tradotti,

—	disponibilità dei documenti nelle riunioni,

—	rapporti tra l'unità «Coordinamento e produzione» e le équipe di traduzione, da una parte, e le rappresentanze permanenti e le autorità nazionali, dall'altra;

procedere a uno scambio di informazioni in materia di:

—	funzionamento del Consiglio, in particolare iter dei documenti,

—	situazione delle équipe di traduzione, in particolare in termini di organico,

—	questioni generali inerenti alla terminologia, alle scadenze, ecc.

Nel prossimo futuro verrà attivata una casella di posta elettronica che concentrerà tutte le osservazioni pervenute dalle delegazioni, fornirà una visione globale delle opinioni espresse sulla qualità delle traduzioni prodotte dal Consiglio e migliorerà la sinergia tra le équipe di traduzione e le delegazioni. Le delegazioni sono state informate di questa iniziativa il 5 maggio 2006.

VI.

Il segretariato generale del Consiglio intende istituire un sistema che consentirà una revisione permanente dei costi di traduzione. Vi sono tuttavia dei motivi per cui le traduzioni dell'SGC sono costose, che vengono discussi in maggior dettaglio in altre parti del presente documento: le specificità del lavoro del Consiglio e delle sue scadenze, la necessità di assicurare una qualità adeguata nei documenti legislativi nella parte finale della catena di produzione e ragioni strutturali temporanee collegate alla ristrutturazione della Direzione.

VII.	L'SGC intende ridurre la sovraccapacità, ad esempio mediante un ricollocamento interno (verso altre DG) e la mobilità interistituzionale (verso servizi di traduzione di altre istituzioni). Inoltre, l'SGC sta esaminando tutte le possibilità offerte dallo statuto del personale.

VIII.

L'SGC contribuisce in maniera significativa al sistema di bilanciamento del carico di lavoro ed è responsabile della traduzione del 55 % del numero totale di pagine trattate nell'ambito di tale sistema nel 2005.

IX.

Nel 2004 e 2005, l'SGC ha formulato una politica coerente sull'uso delle moderne tecnologie. Tutte le nuove unità linguistiche hanno utilizzato gli strumenti informatici disponibili sin dalla loro creazione, mentre per le «vecchie» unità linguistiche si sta applicando gradualmente questa politica in funzione dello sviluppo degli appropriati strumenti informatici.

INTRODUZIONE

6.	L'SGC non dispone di un'unità freelance o di un'unità informatica collegata al servizio di traduzione. La struttura esistente presso l'SGC è pertanto più leggera rispetto alle altre istituzioni.

OSSERVAZIONI

13.

L'SGC dispone di procedure chiare, che possono tuttavia essere migliorate.

Va osservato che le persone che possono richiedere una traduzione sono definite presso il segretariato generale del Consiglio e sono note al Coordinamento. Analogamente, i tipi di documenti da tradurre sono chiaramente definiti nell'elenco dei documenti «essenziali» (core documents).

14.	L'SGC è restio ad adottare un approccio differenziato per le lingue UE-10 e UE-15, che potrebbe esporlo ad accuse di discriminazione.

15.	La conclusione della Corte sulle domande di traduzione è corretta. Tuttavia, l'accettazione delle domande dipende dalla struttura di controllo in atto.

16.

Al Consiglio, il Coordinamento centrale, che si trova a monte del Servizio di traduzione, verifica sempre se sia opportuno procedere alla traduzione prima di trasmettere il testo a una o a tutte e venti le unità. In caso di problemi, interviene il capo del Coordinamento centrale e possono seguire anche contatti con la presidenza. Il Coordinamento centrale, in particolare il Coordinamento DG e il Coordinamento linguistico, è in costante contatto con le DG e, in misura minore, anche con la presidenza, e ciò gli consente di decidere con cognizione di causa in merito all'opportunità di procedere alla traduzione e di stabilire delle priorità per le traduzioni qualora le risorse di traduzione siano insufficienti.

18.

È compito del Coordinamento (in particolare la «Torre di controllo») autorizzare e rifiutare le traduzioni. Secondo il Consiglio, la situazione è soddisfacente ma può essere migliorata. Ad esclusione del «controllo da parte del management», si possono elaborare delle statistiche sui rifiuti ai fini di un'ulteriore analisi. Non sono richieste misure per quanto riguarda le autorizzazioni.

Il fatto che «le domande di traduzione (1) vengano accettate più in base alla disponibilità di capacità di traduzione che alle reali necessità» è inevitabile a causa:

—	della «sovraccapacità» o carenza di personale in alcune unità di traduzione,

—	della politica intesa a ridurre al minimo il lavoro straordinario,

—	delle due diverse velocità di traduzione (UE-10 rispetto a UE-15).

Le traduzioni realmente necessarie non vengono mai rifiutate.

19.	Le assunzioni effettuate tramite l'EPSO si sono rivelate più difficili del previsto a causa della scarsità di candidati idonei, malgrado tutti gli sforzi prodigati dalle istituzioni per sensibilizzare gli Stati membri e altre parti al problema.

20.

Non si può concludere implicitamente che la responsabilità per il mancato raggiungimento degli obiettivi di assunzione ricade sulle singole istituzioni. Purtroppo questa situazione (carenza di personale) si protrarrà oltre la data menzionata (fine 2006), non solo per quanto riguarda i traduttori ma anche per i capi unità, i responsabili del controllo della qualità e i segretari.

23.

È corretto affermare che pochissimi traduttori nelle unità UE-15 eccetto quelle inglese e francese conoscono le lingue UE-10. Questo è il risultato di una decisione politica deliberata attentamente studiata per portare il numero di lingue ufficiali da 11 a 20 senza rendere necessario un corrispondente aumento dell'organico. Nel preparare l'allargamento del 2004 l'SGC ha organizzato formazioni per i traduttori delle unità inglese e francese in una o più lingue UE-10 e ciò ha portato alla situazione esposta nella tabella che segue (situazione al 22 maggio 2006).

Conoscenza da parte dei traduttori EN e FR delle lingue UE-10 (situazione al 22 maggio 2006)

	CS	ET	HU	LT	LV	MT	PL	SK	SL
FR	2	0	1	0	0	0	3	0	0
EN	4	3	4	2	3	0	2	4	4
Totale	6	3	5	2	3	0	5	4	4

Inoltre, l'SGC sta anche esaminando altre possibilità atte a coprire tutte le lingue ufficiali, incluso il «retour» (traduttori che lavorano dalla propria lingua madre verso l'inglese e il francese).

26.

L'unità inglese partecipa ampiamente al sistema di bilanciamento del carico di lavoro. Va tuttavia osservato che anche se in tale unità esiste una certa sovraccapacità, intesa ad assicurare un multilinguismo integrale al suo interno, ciò va rapportato al costo del sistema precedente dove ogni unità linguistica aveva la capacità (almeno 6 traduttori circa con conoscenza di ogni lingua dell'UE) di tradurre da ogni lingua ufficiale, sebbene il numero di pagine da tradurre dalla maggior parte di queste lingue rappresentasse meno dell'1 % del numero di pagine dei documenti di origine.

Cionondimeno, l'SGC ha sempre manifestato l'intenzione di riesaminare la sua politica alla luce dell'esperienza (almeno due anni). Tale riesame avrà luogo nel secondo semestre del 2006/all'inizio del 2007.

35.

Il Coordinamento centrale controlla l'osservanza della politica delle «fasi fondamentali», in particolare valutando quanto sia necessaria una traduzione in una determinata fase e rifiutando di tradurre taluni documenti. In base alle risorse disponibili e ai vincoli di tempo, il Coordinamento linguistico assicura che sia tradotto il numero appropriato di versioni fondamentali. Quando decide in merito alla traduzione di una versione fondamentale, il Coordinamento linguistico tiene conto di tutta una serie di fattori «immateriali» quali l'importanza politica di un testo, la sua priorità per un programma della presidenza o i vincoli di tempo.

38.

In taluni casi, quando occorre trovare un equilibrio tra tempestività e qualità, il Coordinamento linguistico può raccomandare di evitare la revisione di un testo. Ciò può avvenire solo nelle fasi intermedie.

Tuttavia, poiché il Consiglio traduce esclusivamente i documenti «essenziali», di norma è richiesto un livello qualitativo elevato.

39.	L'SGC sta approntando una procedura di controllo della qualità a livello di unità linguistiche e di recente ha messo in atto una procedura formale per la gestione dei reclami sulla qualità e per consentire ai nostri clienti di fornire un feedback sulle traduzioni.

40.	Si vedano i commenti relativi al punto 39.

41.	L'SGC nota con piacere che la Corte dei conti riconosce che i suoi clienti sono soddisfatti della qualità del servizio fornito. È tuttavia pronto a mettere in atto procedure armonizzate di garanzia della qualità.

42.

In generale, anche il feedback delle delegazioni UE-10 ora è nel complesso soddisfacente. La revisione delle traduzioni esterne rappresenta un problema. Le traduzioni vengono commissionate all'esterno per problemi di mancanza di personale e la loro revisione ridurrebbe i vantaggi dell'esternalizzazione (uso di preziose risorse per la revisione).

44.

Il Consiglio esaminerà, nel quadro degli sviluppi statistici presso il Coordinamento centrale, in che modo valutare quanto vengono rispettate le scadenze per la traduzione. Tuttavia, i documenti «essenziali» conformi alle norme procedurali sono sempre pronti in tempo per la riunione per la quale sono richiesti.

46.	Questa situazione era dovuta alla grave mancanza di capacità in tali lingue. Tuttavia, non vi sono prove tangibili che l'adozione della legislazione sia stata ritardata a causa dell'indisponibilità dei documenti.

47.

L'SGC intende mettere a frutto l'esperienza acquisita durante questo audit per istituire un sistema che consenta di tenere sotto controllo il costo della traduzione. L'SGC sta anche valutando la possibilità di trasmettere sistematicamente alle DG e alla presidenza il «costo» di talune traduzioni, in particolare quelle che causano straordinari eccessivi.

51.

Dato che il Consiglio si colloca alla fine della procedura legislativa, ha una particolare responsabilità per quanto riguarda la qualità dei testi adottati (e pubblicati). La qualità costa e incide sulla produttività dei traduttori. Inoltre, come si è spiegato in precedenza, non è opportuno inviare documenti legislativi e documenti politicamente sensibili alle agenzie free lance. Questa è la ragione per cui la politica generale dell'SGC consiste nell'evitare il ricorso alla traduzione esterna.

53.

b)	Il Consiglio metterà in atto una procedura per monitorare la percentuale delle domande di traduzione che non rispettano i termini per la presentazione e la causa di tale situazione, senza trascurare gli aspetti evidenziati nel commento relativo al paragrafo 44.

e)	Il Consiglio istituirà una procedura per monitorare la percentuale di documenti «essenziali» la cui traduzione è obbligatoria, rispetto al totale dei documenti tradotti.

f)	Il Consiglio istituirà una procedura per ottenere informazioni supplementari sulle traduzioni che non erano necessarie a causa delle modifiche successive apportate all'originale.

56.

L'argomentazione della Corte dei corti circa l'importanza di previsioni accurate è valida, ma spesso i servizi di traduzione non sono in grado di effettuarle in quanto, ad esempio, il progresso dei testi legislativi al Consiglio dipende dai progressi compiuti nei vari gruppi di lavoro, nei comitati e nelle riunioni del Consiglio, e talvolta persino nelle riunioni bilaterali.

61.

L'organico di 25 traduttori si basa sul normale carico di lavoro previsto, che a sua volta si basa sulla politica dei documenti «essenziali». L'aumento improvviso del carico di lavoro o i periodi di punta alla fine di ogni presidenza vengono affrontati con una gestione molto più rigorosa del lavoro presso le unità, la rinegoziazione delle scadenze ma soprattutto mediante il ricorso al lavoro straordinario alla fine della giornata di lavoro ed, eccezionalmente, nei fine settimana o nei giorni festivi.

Il fatto che le traduzioni del Consiglio vengano consegnate soltanto poco tempo prima delle riunioni è dovuto al fatto che il 62 % dei documenti del Consiglio ha scadenze inferiori alle 72 ore. È pertanto inevitabile che le traduzioni siano disponibili solo poco prima della riunione.

64.

Questa osservazione è pertinente, ma essi hanno comunque sufficiente esperienza per sapere quali sono i periodi di punta e nella maggior parte delle unità di traduzione sono «aiutati» dai traduttori che fungono da coordinatori a tempo pieno. Sia il capo unità che il coordinatore sono costantemente informati dal Coordinamento centrale. Al Consiglio, che lavora esclusivamente con scadenze a breve termine, l'iniziativa in materia di scadenze è lasciata al Coordinamento centrale, che è l'unità con una visione globale del volume di lavoro.

65.	Il Consiglio ha modificato il suo sistema di conteggio della pagine per la stima del carico di lavoro e ora utilizza un sistema di pagine standard ponderate, dette pagine «reali».

67.	Questo compito viene svolto dal Coordinamento centrale mediante l'uso di strumenti tecnici.

69.	Il Consiglio ha compiuto notevoli progressi su questo fronte rispetto al periodo contemplato dall'audit e il rapporto segretari/traduttori sta migliorando.

70.

Il Consiglio ha investito molto tempo nell'ottimizzare l'uso degli strumenti informatici. Attualmente si sta mettendo in atto un piano di attuazione che prevede lo sviluppo di strumenti (Euramis e strumenti interni), un programma di formazione e l'istituzione di una speciale cellula Trados presso il Coordinamento centrale. Il Consiglio intende tuttavia introdurre un sistema di indicatori statistici per monitorare l'uso di Trados presso il Servizio di traduzione.

78.

Il settore privato si preoccupa meno della qualità e dell'uniformità delle traduzioni rispetto alle istituzioni. In generale, l'esperienza delle istituzioni — come è stato confermato dal lavoro del CIEQ — insegna che non è opportuno affidare i testi legislativi ad agenzie esterne. Dall'esperienza del Consiglio emerge che, anche quando i testi sono inviati ad agenzie esterne durante le fasi iniziali dei negoziati nell'ambito del Consiglio (a livello di gruppo di lavoro), ciò non è di grande utilità per la traduzione delle successive versioni del testo.

85.

In effetti le possibilità di trasferimento interno sono scarse. Al Consiglio i traduttori costituiscono circa il 66 % del personale AD (790 LA ad esclusione dei JL; 450 A).

Va inoltre osservato che nelle otto unità linguistiche con personale in esubero un'elevata proporzione dell'organico rientra nella fascia d'età 55-65 anni.

Proporzione dell'organico delle divisioni linguistiche nella fascia d'età 55-65 anni

	DA	DE	EL	ES	NL	FI	PT	IT
In esubero	12	25	15	16	12	19	18	18
55-65 anni	15	8	11	10	10	8	15	12

È difficile formare e ricollocare un numero elevato di traduttori a causa della loro specifica formazione linguistica. Il Consiglio intende tuttavia esaminare ogni possibilità di ricollocamento, sia internamente che a livello interistituzionale. Sono attualmente in corso iniziative in tal senso.

86.	Oltre ai compiti menzionati nella relazione della Corte dei conti, l'unità linguistica inglese fornisce anche assistenza diretta alla presidenza (un traduttore lavora presso i locali della presidenza) e ad altre DG.

88.	Gli indicatori di performance e le statistiche menzionate saranno introdotti gradualmente non appena le risorse disponibili per lo sviluppo del programma Workflow consentiranno di operare i miglioramenti necessari.

90.	Le statistiche utilizzate dal Consiglio sono state modificate nel 2005 per rispecchiare la prassi seguita da altre istituzioni. Le statistiche relative al 2003 e al 2004 sono state aggiustate retroattivamente per allinearle ai nuovi metodi di calcolo.

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

105.	Il Coordinamento centrale presso il Consiglio cerca di fare una previsione del carico di lavoro di traduzione e di pianificare il lavoro di conseguenza. In tal modo tenta, entro i vincoli politici cui è soggetto, di trovare un equilibrio tra il carico di lavoro e la capacità di traduzione.

(1) Documenti “non essenziali”.

RISPOSTE DELLA COMMISSIONE

SINTESI

La Commissione si è impegnata a sostenere la comunicazione scritta multilingue attraverso la parità di trattamento linguistico di tutte le lingue ufficiali. Essa sostiene anche il multilinguismo nell’Unione, diventato una questione politica delicata. Per fornire le sue traduzioni, la Commissione si attiene ai principi guida della risposta ai bisogni reali, dell’elevata qualità e dell’efficacia rispetto ai costi.

La Commissione è l’istituzione che prende l’iniziativa di elaborare le proposte legislative e si trova quindi spesso a dovere tradurre testi completamente nuovi, che successivamente vengono modificati dal Consiglio e dal Parlamento. Ciò comporta maggiori difficoltà e ricerche più approfondite, soprattutto nel campo della terminologia.

II.	Da quando è stato completato l’audit, la Commissione ha apportato ulteriori modifiche alle sue pratiche e procedure in materia di traduzione, che a suo avviso rispondono alle osservazioni formulate dalla Corte e che sono evidenziate nella risposta della Commissione ai punti in questione.

III. -IV.

La Commissione aggiornerà la sua strategia di traduzione, in particolare introducendo linee guida per quanto riguarda la traduzione dei documenti non essenziali. Le direzioni generali saranno incoraggiate a razionalizzare le proprie procedure interne per quanto concerne le domande di traduzione.

La Commissione sta esaminando i metodi più adeguati per valutare la qualità. La DGT ha intensificato i contatti con le direzioni generali e con i servizi della Commissione, il che le permette di avere un riscontro regolare sulla qualità dei servizi loro prestati. Essa ritiene che effettuare indagini periodiche sulla soddisfazione presso le DG e i servizi non porterebbe un valore aggiunto significativo.

Le procedure di controllo della qualità messe in atto dalla Commissione si basano sulla valutazione dei rischi e sul rapporto costo/efficacia e sono finalizzate a fornire traduzioni costantemente adeguate allo scopo. Questo sistema rende inopportuno il ricorso ad un unico «indicatore di qualità» basato sul numero di errori per pagina (cfr. paragrafo 100).

VI. –VII.

La Commissione ha calcolato il costo della traduzione e il costo per pagina per il 2002, ma ha sospeso i successivi aggiornamenti di questi calcoli in attesa dell’esito dell’audit che forma oggetto della presente relazione.

L’aumento del costo per pagina nel 2005 per la Commissione (rispetto al 2003) è dovuto alla messa in atto di una gestione rigorosa della domanda, tesa a ridurre quest’ultima in maniera omogenea in tutte le lingue ad un livello inferiore alle capacità disponibili nei dipartimenti delle «vecchie» lingue. Grazie a questa politica, la Commissione ha ridotto il suo fabbisogno di risorse per i nuovi dipartimenti linguistici e ha determinato un risparmio immediato significativo per il bilancio amministrativo della Commissione, quantificabile in circa 380 posti.

Le eccedenze di capacità così ottenute nelle «vecchie» lingue sono già state in parte eliminate nel 2004 e 2005 attraverso misure compensative come la riassegnazione interna, nuovi metodi che introducono una maggiore flessibilità, una forte riduzione delle traduzioni freelance per le «vecchie» lingue, ecc. Queste misure sono state intensificate alla fine del 2005 con l’introduzione di una strategia di assegnazione delle risorse all’interno della DGT, confermata nella decisione SPA della Commissione per il 2007, volta a conseguire un migliore equilibrio tra la domanda e l’offerta e a migliorare il rapporto costo/efficacia, con ulteriori risparmi per il bilancio amministrativo della Commissione a medio e a lungo termine. Questa strategia dovrebbe permettere, nel medio periodo, di riequilibrare le differenze nel ritmo di lavoro interno e nelle percentuali di esternalizzazione.

VIII.

La Commissione sostiene la cooperazione interistituzionale e in particolare il meccanismo di ripartizione del carico di lavoro come strumento per distribuire tra le istituzioni le capacità di traduzione inutilizzate; a tale riguardo la Commissione è stata l’istituzione che più ha contribuito al progetto pilota.

La Commissione continuerà ad affinare e perfezionare questa procedura. Tuttavia, il potenziale di questa procedura è destinato a diminuire in futuro a seguito delle misure in corso per adeguare l’assegnazione delle risorse ai bisogni reali. Inoltre questo meccanismo ha dei limiti, dovuti alle differenze che vi sono tra la natura delle attività e i programmi e i calendari delle diverse istituzioni e perché la ripartizione del carico di lavoro non può sostituire il ricorso ai freelance, così come non permette di assorbire completamente le capacità inutilizzate delle istituzioni.

IX.

Nel 2004 e 2005 non erano disponibili informazioni circa l’utilizzazione media degli strumenti informatici da parte dei traduttori della Commissione, mentre un’indagine completata alla fine del 2005 ha concluso che l’utilizzazione di questi strumenti è pari ad almeno il 76 % e che per le «nuove» lingue UE-10 questa percentuale sale al 100 %.

Attualmente la Commissione sta elaborando statistiche relative all’utilizzazione degli strumenti informatici. Inoltre si sta mettendo a punto una procedura per la registrazione automatica dell’utilizzazione effettiva degli strumenti e definendo una serie di altri indicatori.

L’unità centralizzata della Commissione incaricata della gestione delle domande di traduzione ha notevolmente migliorato le proprie capacità in materia di pianificazione, negoziazione di scadenze realistiche e coerenza nelle procedure di esternalizzazione; questi sforzi tuttavia non riguardano ancora la totalità dell’attività di traduzione nella Commissione. Il previsto riesame della strategia di traduzione della Commissione rafforzerà il ruolo di coordinamento della DGT per l’insieme delle attività di traduzione della Commissione.

INTRODUZIONE

11.	Da quando è stato completato l’audit, la Commissione ha introdotto ulteriori modifiche nelle sue pratiche e procedure in materia di traduzione, che a suo avviso rispondono alle osservazioni della Corte e che sono evidenziate nella risposta della Commissione ai punti in questione.

OSSERVAZIONI

13.-18.

La Commissione ha istituito le proprie procedure per le domande di traduzione alla DGT, basate su un’applicazione informatica («Poetry») che indirizza tutte le domande di traduzione dalle sue DG e dai suoi servizi alla DGT, e che quest’ultima utilizza per trattare le domande nel quadro della sua strategia di traduzione. Nell’ambito di questo meccanismo, ciascun servizio richiedente organizza il proprio flusso di lavoro in modo da inviare le proprie domande via «Poetry».

Data la scarsa omogeneità delle procedure di autorizzazione in materia di traduzione all’interno della Commissione, il vaglio effettuato dalla DGT è fondamentale per armonizzare le pratiche di traduzione tra le varie DG. Dal 2005, le autorizzazioni concesse nell’ambito dell’unità di pianificazione della Commissione vengono controllate in maniera più sistematica, particolarmente per quanto riguarda le categorie di documenti per le quali la strategia di traduzione non ha previsto specifici orientamenti.

La Commissione affronterà la questione delle procedure di autorizzazione e di vaglio delle domande di traduzione nelle DG e nei servizi e formulerà linee guida anche per la traduzione dei documenti non essenziali nel quadro della nuova strategia per il periodo 2007 e oltre (prevista per la fine del 2006). Queste misure rafforzeranno la sua capacità di effettuare una selezione coerente delle domande.

19.-20.

È opportuno valutare i livelli delle assunzioni effettive al 31 dicembre 2004 in considerazione delle decisioni dell’autorità di bilancio di introdurre progressivamente le risorse per l’allargamento nel periodo 2004-2006.

Nonostante la carenza di personale e la fragilità delle strutture per l’elevato numero di agenti temporanei, la Commissione è riuscita a rispettare i propri obblighi giuridici e ha quindi soddisfatto tutti i bisogni essenziali di traduzione per queste lingue. Questo risultato è stato possibile grazie ad una gestione coerente della domanda nei dipartimenti, al numero considerevole di ore di straordinario prestato dal personale dei dipartimenti UE-10 e al ricorso massiccio alla traduzione esterna.

L’obiettivo iniziale di 90 equivalenti tempo pieno, stabilito prima dell’adozione della strategia temporanea di traduzione, è stato rivisto alla luce degli effetti previsti di questa strategia sulla domanda di traduzione ed è stato ridotto a 75 equivalenti tempo pieno (cifra confermata dalla decisione SPA della Commissione per il 2007).

21.-23.

La Commissione organizza la propria attività di traduzione nelle sue sedi centrali di Bruxelles e Lussemburgo per agevolare la cooperazione tra i dipartimenti linguistici, il coordinamento multilingue, nonché la gestione, la formazione e il supporto informatico.

Tuttavia, per ovviare temporaneamente alla mancanza di capacità disponibili durante il periodo di introduzione progressiva delle risorse per le nuove lingue, la Commissione ha dovuto predisporre strutture di traduzione nella maggior parte dei suoi uffici di rappresentanza. Il ruolo di queste strutture è attualmente all’esame della Commissione.

La Commissione si è preparata attivamente ad assicurare la traduzione a partire dalle lingue UE-10 e, nel 2004, oltre il 25 % dei traduttori delle «vecchie» lingue aveva imparato o stava imparando le nuove lingue (216 in formazione, 87 operativi e 68 parzialmente operativi).

La Commissione ricorre (per lo 0,9 % della produzione totale) a traduzioni o revisioni effettuate da persone la cui madrelingua è la lingua di partenza anziché la lingua richiesta, per ovviare alle carenze di capacità per determinate combinazioni linguistiche e per migliorare il rapporto costo/efficacia.

25.

La tendenza verso un volume sempre più grande di testi da tradurre per la Commissione si è fermata nel 2004, con l’introduzione della strategia di gestione della domanda. Il rallentamento dell’attività legislativa evidenziato dalla Corte dei conti ha avuto a tale riguardo effetti limitati, dato che gran parte dei testi legislativi adottati nel settore dell’agricoltura, delle misure antidumping, della concorrenza, degli aiuti di Stato, ecc., non sono interessati da questi sviluppi.

Inoltre, il previsto accumulo di arretrati di traduzioni nelle lingue EU-10 non si è verificato.

Per quanto riguarda il ricorso all’esternalizzazione diretta e alle traduzioni grigie (cfr. nota 13), la Commissione concorda sul fatto che non vi sia una stima attendibile al riguardo, motivo per cui sta avviando un’indagine nelle DG e nei servizi per valutare la portata di queste pratiche. La Commissione utilizzerà il risultato di questa indagine per aggiornare la propria strategia di traduzione per il 2007 e oltre.

37.-43.

La politica di controllo della qualità della traduzione ha avuto come obiettivo principale di fornire traduzioni «adeguate allo scopo» e sinora non ha portato a stabilire un indicatore di qualità unico. Nel valutare la qualità delle traduzioni freelance, le DG e i servizi non sempre accordano la dovuta importanza ai requisiti di qualità stabiliti conformemente al principio dell’adeguatezza delle traduzioni allo scopo. La Commissione sta esaminando i metodi più adeguati per valutare la qualità.

Tutte le traduzioni freelance vengono valutate in base ad un controllo a campione e vengono respinte se in base a questa procedura la qualità viene giudicata insufficiente.

I problemi di qualità che hanno riguardato le proposte legislative esternalizzate, che la Commissione ha presentato per le nuove lingue durante il periodo di avvio nel 2004, sono dovuti alle scarse capacità di revisione interna di cui l’istituzione disponeva in quel periodo. Se da un lato gli atti autonomi sono stati riveduti quasi sistematicamente, dall’altro gli atti di codecisione spesso non lo sono stati, visto che avrebbero formato oggetto almeno di una lettura (da parte del Parlamento o del Consiglio) prima della loro pubblicazione. Questo problema temporaneo è stato risolto nel 2005; attualmente oltre il 90 % di tutte le traduzioni interne ed esterne viene riveduto o controllato.

Nei casi di scarsa qualità delle traduzioni freelance, particolarmente quelle fornite dai nuovi contraenti delle lingue EU-10, la Commissione ha preso i seguenti provvedimenti: i) organizzazione di seminari per i traduttori freelance all’inizio del 2005 nelle capitali dei nuovi Stati membri; ii) messa a disposizione sempre più ampia degli strumenti di ausilio alla traduzione e della documentazione di riferimento e iii) invio di un feedback regolare ai traduttori freelance che non avevano ricevuto la valutazione «molto buono» per le traduzioni di oltre 5 pagine. Grazie a queste misure, la frequenza dei problemi di qualità delle traduzioni freelance si è ridotta nella seconda metà del 2005.

44.-46.

I miglioramenti nel rispetto delle scadenze di traduzione da parte della Commissione è il frutto di una migliore gestione della domanda e di una programmazione anticipativa.

La DGT ritiene che le difficoltà nel rispettare le scadenze siano dovute più alla necessità di migliorare la qualità della programmazione da parte dei servizi e delle istituzioni che alla carenza di capacità di traduzione. La Commissione ritiene che la traduzione sia un elemento del processo di adozione, in cui le scadenze devono fare parte integrante della programmazione e ritiene che la DGT debba partecipare alle reti di pianificazione e di coordinamento. La Commissione ha istituito un sistema di monitoraggio sulla puntualità delle traduzioni in funzione del calendario delle riunioni della Commissione e del Consiglio; sinora i risultati dimostrano che i servizi di traduzione offerti in questo contesto sono compatibili con gli obblighi giuridici e con i bisogni operativi.

Le scadenze fissate per la metà e per la fine del 2004 per le traduzioni nelle lingue UE-10 sono state più lunghe per via della carenza di risorse, come indicato ai punti 19 e 20. Dal 2005 le scadenze sono ravvicinate e la programmazione più efficiente.

La Commissione sta avviando un’indagine intesa a quantificare la mole di traduzioni grigie e di traduzioni esternalizzate direttamente e prevede di esaminare questi aspetti nel quadro del prossimo aggiornamento della sua strategia di traduzione per il 2007 e oltre.

47.-49.

Il progetto di calcolo dei costi della Commissione menzionato dalle Corte dei conti è stato elaborato nel 2001 e applicato fino alla metà del 2003. Esso ha raggiunto il suo obiettivo di sensibilizzazione sui costi della traduzione. Tuttavia, non si è ritenuto prioritario mantenere questo sistema fornendo informazioni aggiornate sul costo totale delle traduzioni richieste, dato che questo apporterebbe uno scarso valore aggiunto alle DG richiedenti, in un contesto in cui le domande di traduzione venivano analizzate in base al regime transitorio.

In seguito alla comunicazione del maggio 2004, la Commissione ha spostato la sua attenzione dalla sensibilizzazione sui costi della traduzione alla gestione anticipativa della domanda, il che ha portato ad una considerevole riduzione del costo totale della traduzione.

Nel suo progetto preliminare di bilancio 2007 (PPB 2007) la Commissione proporrà di creare un nuovo settore politico «31- Servizi linguistici», che raggrupperà le incidenze di bilancio di tutti i servizi linguistici (senza però ripartire gli stanziamenti tra i settori politici in questione).

Al momento la Commissione sta aggiornando il suo sistema permanente di calcolo dei costi, conformemente al metodo attuato dalla Corte dei conti, per aiutare l’amministrazione a controllare l’efficienza del processo di traduzione attraverso l’evoluzione dei costi sostenuti per fornire le traduzioni (e altri prodotti).

51.-52.

Nonostante il numero di lingue ufficiali sia pressoché raddoppiato, il costo totale della traduzione per la Commissione nel 2005 è aumentato di appena il 20 % rispetto al 2003. Questo è stato possibile grazie ad un’attuazione rigorosa della strategia di gestione della domanda. Tuttavia, questa strategia ha dato luogo anche ad un calo del ritmo di lavoro e conseguentemente ad un aumento del costo per pagina per la Commissione, che è di natura temporanea e che può essere spiegato dai seguenti fattori:

—	l’imperativo politico di accordare pari trattamento a tutte le lingue, in un momento in cui le capacità di traduzione per le 9 nuove lingue ufficiali introdotte con l’allargamento del 2004 erano in via di costituzione nel corso del periodo 2004-2006,

—	la mancanza di traduttori esperti, di memorie di traduzione, di supporto terminologico, di supporto alla traduzione automatica, ecc. per le 9 nuove lingue ufficiali, che comporta una capacità di produzione più ridotta per queste lingue rispetto a quelle «vecchie»,

—

la richiesta di traduzioni nel 2003 e il conseguente ritmo di lavoro, che è stato eccezionalmente elevato e ha richiesto uno sforzo considerevole in termini di ore di straordinario, cambiamenti nella programmazione delle ferie, ecc. Di per sé questo livello non costituisce quindi un indicatore adeguato per fissare un obiettivo a lungo termine per quanto riguarda il ritmo di lavoro.

La Commissione ha già effettuato alcune riassegnazioni interne nel 2004 e 2005 e si è prefissa obiettivi più ambiziosi per quanto riguarda le riassegnazioni interne della DGT nella decisione SPA 2007 della Commissione, al fine di adeguare i costi fissi all’andamento variabile della domanda in funzione dei gruppi di lingue. Tra le altre misure correttive adottate vi è la riduzione del ricorso alle traduzioni freelance (sebbene l’esternalizzazione possa rivelarsi necessaria allorquando non sono disponibili determinate competenze tematiche o linguistiche nell’istituzione), la traduzione bipolare, il distaccamento temporaneo di traduttori presso altre DG e l’ampliamento del servizio di editing della Commissione.

53. f)

La Commissione ritiene che dal 2005 il numero di traduzioni effettuate interamente o in parte e che si rivelano inutili a causa delle modifiche apportate successivamente al testo originale sia esiguo, visto che applica il criterio che consiste nell’iniziare la traduzione solamente quando dispone di un testo stabile.

Le uniche eccezioni a questa regola sono i documenti che, per motivi politici confermati al più alto livello, sono soggetti a scadenze molto ravvicinate che non potrebbero essere rispettate se la traduzione non venisse incominciata prima di disporre di un documento stabile.

54.	La Commissione sta avviando un’indagine volta a quantificare la mole delle traduzioni grigie e delle traduzioni esternalizzate e utilizzerà i risultati di questa indagine ai fini dell’aggiornamento della sua strategia di traduzione per il 2007 e oltre.

56.-59.

A partire dal 2005, la Commissione ha sensibilmente migliorato la sua capacità di programmazione prospettiva in materia di traduzione: una parte consistente del carico di lavoro della Commissione nel settore della traduzione passa attraverso la programmazione (agenda planning) e il controllo sistematico con le DG nel quadro delle riunioni di coordinamento. L’unità della DGT incaricata della gestione della domanda si mantiene in contatto regolare con i corrispondenti della traduzione delle DG; grazie a questo, la maggior parte delle DG trasmette le sue previsioni di traduzione, particolarmente quando si tratta di questioni di rilievo.

Il segretariato generale ha preso atto della necessità di disporre di uno strumento di programmazione più affidabile e sono in atto sforzi per integrare meglio la traduzione negli strumenti di programmazione della Commissione.

Tuttavia, tali sistemi di previsione della domanda daranno sempre risultati incerti, legati alla natura politica del nostro lavoro, ad eventi imprevisti che necessitano di nuove iniziative, ecc. Inoltre, anche quando sono disponibili le capacità interne, può rivelarsi necessario ricorrere alla traduzione esterna dei documenti (ad esempio i documenti altamente tecnici) per i quali non vi sono competenze interne.

60.-62.

La DGT fissa le scadenze insieme alle DG richiedenti sulla base delle loro esigenze e della destinazione o finalità del documento (ad esempio in vista di una discussione nelle riunioni del Consiglio o della Commissione). Questo metodo viene preferito a quello dei termini di presentazione, perché consente un’utilizzazione più flessibile ed efficace delle risorse disponibili e limita la necessità di disporre di capacità supplementari in occasione di periodi di punta.

67.

Alla Commissione il pretrattamento è ampiamente automatizzato e non richiede alcuna ricerca specifica da parte dell’unità di programmazione centrale della traduzione: tutti i documenti da tradurre (tranne quelli riservati) vengono automaticamente analizzati in Euramis, una vastissima base dati linguistica contenente migliaia di documenti divisi in segmenti abbinati alla relativa traduzione, nonché nella base dati Eur-Lex.

68.-71.

L’organizzazione del flusso di lavoro nelle unità di traduzione della Commissione poggia su alcuni strumenti che indicano la disponibilità dei singoli traduttori. Tuttavia, questi strumenti non rispecchiano tutti gli aspetti della disponibilità del traduttore, come la sua specializzazione o le sue conoscenze linguistiche. Pertanto il giudizio del capo unità rimane un elemento fondamentale.

Per quanto riguarda gli strumenti informatici, la Commissione ne promuove attivamente l’utilizzazione al fine di aumentare il rapporto costo/efficacia. Le azioni svolte in questo campo sono state destinate a sensibilizzare il personale e a fornire una formazione specifica (per consentire agli utilizzatori finali di utilizzarli efficacemente) e ad assicurare che gli strumenti che permettono di aumentare la produttività funzionino correttamente in abbinamento con le altre applicazioni informatiche (come TWB e LegisWrite). L’utilizzazione di questi strumenti è stata costantemente promossa dagli alti dirigenti e la Commissione ha recentemente pubblicato una guida delle migliori pratiche ad uso dei suoi traduttori; inoltre sono stati fatti sforzi particolari per formare i traduttori e i segretari appena assunti ad utilizzare gli strumenti informatici. Tuttavia, in parte spetta al traduttore decidere quali strumenti e quali risorse si attagliano meglio al suo lavoro, sulla base dei rapporti di pretrattamento, nonché delle proprie competenze ed esperienze.

73.-74.

La decisione della Commissione di esternalizzare o meno una traduzione dipende in larga misura dal tipo di documento di cui trattasi. Quando era stato fissato l’obiettivo del 30 % di esternalizzazione e il carico di lavoro di traduzione all’interno della Commissione era molto elevato, si è deciso in alcuni casi di esternalizzare automaticamente alcuni documenti.

Dopo l’introduzione della nuova politica di gestione della domanda nel 2004, la Commissione ha abbandonato i suoi precedenti obiettivi di esternalizzazione. Tuttavia, prima che le pratiche di esternalizzazione cambiassero effettivamente è passato un certo periodo di tempo. Nel frattempo l’esternalizzazione è in perlopiù limitata ai casi di reale necessità (ossia per integrare le capacità interne). Nondimeno, in casi eccezionali in cui mancano le competenze necessarie su temi particolari in un determinato dipartimento linguistico, le traduzioni continueranno ad essere esternalizzate, a prescindere dalle capacità interne disponibili.

75.	La strategia di traduzione della Commissione sarà estesa in modo da comprendere alcuni orientamenti sui documenti non essenziali e rafforzerà il ruolo di coordinamento della DGT, facendo transitare dalla DGT tutte le informazioni relative alle domande di traduzione.

76.	Per «produttività» la Commissione intende il «ritmo di lavoro», ossia la produzione giornaliera per traduttore, prendendo in considerazione la domanda, poiché la produttività non può essere misurata contabilizzando unicamente il numero di pagine per ETP.

78.

Per comparare la traduzione praticata nelle istituzioni dell’UE e quella nel settore privato bisogna tener conto dei seguenti fattori supplementari:

a)	la disponibilità sul mercato di traduttori esperti varia considerevolmente a seconda della lingua in questione;

b)	un problema importante è dato dal fatto che la qualità della traduzione esterna è variabile e risulta quindi difficile programmare efficacemente le attività di controllo della qualità;

le agenzie di traduzione spesso si basano su strutture più leggere, potendo subappaltare direttamente le domande di traduzione ad una rete di persone disponibili che non sono assunte in maniera permanente e che quindi possono adeguarsi più facilmente alle oscillazioni della domanda. Le istituzioni dell’UE devono conservare una massa critica di personale per motivi di qualità e d’indipendenza oltre che per far fronte alle fluttuazioni della domanda e alle domande impreviste.

La Commissione ritiene quindi che i vantaggi legati al costo della traduzione esterna non sempre compensino i rischi inerenti alla qualità nelle organizzazioni politiche come le istituzioni europee.

79.-80.

La Commissione sottolinea che l’andamento del ritmo di lavoro medio per traduttore nel 2004 e 2005 è stato atipico e non riflette obiettivamente le prestazioni dei traduttori. Esso è dovuto piuttosto al calo della domanda, che ha creato squilibri strutturali tra la domanda e l’offerta nei dipartimenti linguistici, alla mancanza di traduttori esperti, di basi terminologiche e di memorie di traduzione per le lingue UE-10 e alla quantità di tempo che i traduttori di queste lingue hanno dedicato alla revisione di un gran numero di traduzioni esterne (le statistiche sul ritmo di lavoro presentate dalla Corte non tengono conto di questo aspetto).

La domanda e il corrispondente ritmo di lavoro possono variare a seconda del livello dell’attività politica e legislativa della Commissione. Uno dei motivi per mantenere un servizio di traduzione interno, che ha un costo relativamente elevato, è di poter fare fronte a bisogni politici urgenti, il che comporta in una certa misura che alcune capacità rimangano inutilizzate nei momenti di scarsa attività.

La Commissione ha preso una serie di iniziative per rispondere al calo strutturale della domanda per le lingue non procedurali dell’UE-15:

—	riassegnazioni interne per rafforzare i nuovi dipartimenti linguistici, i servizi orizzontali della DGT o altri servizi della Commissione (32 posti in organico nel 2004; 41 nel 2005;. 43 previsti per il 2006 e 205 per il 2007);

—	riduzione della traduzione esterna per le lingue UE-15, dal 20 % nel 2003 a praticamente zero;

—	introduzione della traduzione bipolare (traduzione nella seconda lingua del traduttore);

—	assegnazione temporanea dei traduttori presso altre DG.

Queste misure saranno proseguite; inoltre la Commissione intende adeguare il livello del personale ai bisogni reali per l’insieme dei suoi dipartimenti linguistici entro la fine del 2006. Essa affronterà anche il problema dell’esternalizzazione diretta e delle traduzioni grigie realizzate dalle DG senza supervisione da parte della DGT, nel quadro dell’aggiornamento della sua strategia di traduzione per il 2007 e oltre.

81.

La Commissione intensificherà gli sforzi per conseguire un maggiore equilibrio nel carico di lavoro delle diverse unità: a) aumentando la flessibilità tra i dipartimenti e b) razionalizzando la ripartizione dei portafogli tra le unità all’interno dei dipartimenti linguistici e strutturando in maniera analoga i settori dell’unità incaricata della gestione della domanda.

La Commissione sottolinea tuttavia che per comparare i rispettivi ritmi di lavoro bisogna tenere conto delle caratteristiche e delle limitazioni inerenti ai diversi dipartimenti linguistici.

87.

La Commissione ha fatto considerevoli sforzi nel 2004 per integrare in questi sistemi statistici gli indicatori necessari per misurare l’attuazione della strategia di traduzione decisa nel maggio 2004. Attualmente è impegnata alla costituzione di un archivio dei dati, destinato a raccogliere i dati più specifici relativi al processo di traduzione. Nel 2006 saranno riesaminati alcuni concetti chiave come quello di «pressione giornaliera».

88.

La Commissione preferisce adottare il criterio del ritmo di lavoro al livello aggregato (per unità/dipartimento, medie per traduttore, ecc.), che ritiene adeguato a garantire il monitoraggio del processo di traduzione. Le statistiche più dettagliate devono essere utilizzate con cautela, dato che diversi elementi incidono su queste statistiche: la disponibilità delle memorie di traduzione e della terminologia, la competenza tematica del traduttore, le competenze linguistiche del traduttore rispetto alla lingua di partenza (terza, quarta, quinta lingua), gli sforzi compiuti per garantire la qualità conformemente al principio dell’adeguatezza delle traduzioni allo scopo. Queste statistiche sono complesse e costose, tenuto conto della complessità del processo di traduzione.

L’archivio dei dati sulla traduzione, che la Commissione sta costruendo attualmente, incorporerà dati più specifici sul controllo della qualità in base a una definizione concordata di revisione, rilettura, controlli a campione e altre operazioni di controllo della qualità nonché alcune linee guida sul posto e sul ruolo di ciascuno nel processo inteso a garantire che il prodotto sia adeguato allo scopo.

Per quanto riguarda le correlazioni tra carico di lavoro ed esternalizzazione, va considerato che in alcuni casi le traduzioni devono essere esternalizzate, a prescindere dalle capacità interne disponibili (cfr. anche le osservazioni relative ai paragrafi 73 e 74).

La Commissione non dispone di indicatori di efficienza relativi all’incidenza degli strumenti di ausilio alla traduzione, ma produce statistiche che occorre interpretare. Vi sono dati sulla produzione e sul ritmo di lavoro annuali che possono essere correlati alle spese sostenute per gli strumenti di ausilio alla traduzione. Tuttavia questa correlazione non è evidente, perché l’incidenza è sempre maggiore nelle prime fasi.

89.

La Commissione ritiene che per calcolare l’incidenza degli investimenti negli strumenti informatici sulla produttività si debba tenere conto dei segmenti di testo tradotti automaticamente.

L’adeguamento delle statistiche della Commissione sul carico di lavoro per tenere conto dell’incidenza delle memorie di traduzione e di altri strumenti di ausilio alla traduzione costituirebbe un investimento significativo. Altri elementi che influenzano la produttività (come l’inconveniente di tradurre dalla quarta o quinta lingua o il vantaggio di tradurre un testo su una materia conosciuta) sono più difficili da calcolare in questo contesto.

91.-95.

Il sistema di ripartizione del carico di lavoro è nato come un progetto pilota destinato a rafforzare la fiducia reciproca. I risultati sono stati estremamente positivi: la Commissione ha messo a disposizione delle altre istituzioni le proprie capacità di traduzione inutilizzate nelle lingue UE-8 e ha convenuto con tutte le istituzioni circa il fatto che i dipartimenti di traduzione UE-10 non fossero ancora in grado di partecipare pienamente a questo sistema a causa delle loro esigue risorse; essi cominceranno a parteciparvi nel corso del 2006.

Le cifre della ripartizione del carico di lavoro nel 2006 indicano un aumento costante e significativo del volume totale. La Commissione è determinata a utilizzare e proseguire il sistema di ripartizione del carico di lavoro, ma fa osservare che un certo margine di capacità interna deve rimanere sempre disponibile per poter fare fronte a domande impreviste.

Il potenziale di questo sistema diminuirà per effetto delle azioni in corso destinate ad adeguare le risorse assegnate ai dipartimenti linguistici in funzione dei bisogni reali. Queste azioni correttive rimangono la principale priorità della Commissione.

Se in media il 20 % del carico di lavoro globale viene esternalizzato dalle istituzioni anziché essere scambiato tra di loro, ciò è dovuto principalmente alla mancata coincidenza tra le capacità inutilizzate disponibili da un lato e la domanda di scambio dall’altro, nel periodo necessario a soddisfare la domanda.

I risparmi supplementari relativi alle attività freelance, che la Corte dei conti quantifica in 11 milioni di euro, non possono applicarsi alla Commissione, che dal maggio 2004 concentra il ricorso alla traduzione freelance principalmente sulle lingue UE-10, il che riduce praticamente a zero la possibilità di realizzare ulteriori risparmi da questo punto di vista.

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

96.	Le procedure e gli strumenti per indirizzare le domande di traduzione dalle DG della Commissione alla DGT e per il successivo trattamento di queste domande esistono già.

Raccomandazione

La Commissione concorda con la raccomandazione della Corte di razionalizzare le procedure relative alle domande di traduzione nelle DG e nei servizi e stabilirà regole o linee guida relative alla traduzione dei documenti non essenziali nel quadro dell’aggiornamento della sua strategia di traduzione.

97.

La Commissione ha rispettato i propri obblighi politici nonché gli obblighi che le incombono in virtù del trattato in materia di traduzione. Essa sottolinea peraltro che i paesi candidati all’adesione hanno la responsabilità principale di sviluppare i propri mercati della traduzione e che la Commissione ha ribadito più volte questo concetto ai rispettivi governi.

Raccomandazione

La Commissione prende nota della raccomandazione della Corte dei conti di stabilire un piano di azione per sensibilizzare e valorizzare l’attività di traduzione della Comunità negli Stati membri dell’UE-10 e negli altri paesi candidati, ma sottolinea anche che ha preso provvedimenti per preparare i mercati della traduzione nei paesi candidati mettendo in atto tali azioni: ha istituito servizi negli uffici di rappresentanza degli Stati membri dell’UE-10 prima della loro adesione e di recente anche nei paesi candidati dell’UE-2. Questi ultimi mantengono contatti attivi con le organizzazioni professionali di traduttori, con le università e i mezzi d’informazione e comunicazione nei rispettivi paesi. Il «visiting translator scheme» della Commissione è stato esteso alle università di tutti questi paesi, comprese la Bulgaria e la Romania. Sono state organizzate visite professionali da questi paesi alla Commissione ed è stato fatto uno sforzo particolare per aumentare l’attenzione dei media e l’interesse professionale nei confronti dell’attività di traduzione grazie alle visite effettuate dal Direttore generale della DGT in Bulgaria e in Romania all’inizio del 2005.

98. Raccomandazione

La Commissione accoglie la raccomandazione della Corte dei conti di istituire accordi di servizio con gli utilizzatori dei servizi di traduzione. Tali accordi sono già stati istituiti per la traduzione di guide per la DG SANCO e la DG EMPL: queste DG hanno effettuato una valutazione completa dei loro bisogni per l’intero anno, la DG ha offerto consulenza linguistica sulla redazione dei testi originali; dopodiché è stato concordato un calendario per la traduzione dei testi.

99.	La mancanza di capacità interne per rivedere le traduzioni freelance nelle lingue UE-10 ha riguardato unicamente i primi mesi successivi all’allargamento e i documenti che hanno beneficiato della rete di sicurezza offerta dalle successive letture nel Parlamento e nel Consiglio.

Raccomandazione

La Commissione dubita del valore aggiunto dell’utilizzazione sistematica di inchieste di soddisfazione. Tuttavia, sta esaminando i metodi più idonei per valutare la qualità dei servizi offerti. Inoltre riceve regolarmente osservazioni che formano oggetto di un seguito.

100.

I controlli di qualità dei prodotti (revisioni e altri controlli) sulle traduzioni interne vengono effettuati allo scopo di fornire testi adeguati allo scopo, ma non offrono un indicatore di qualità in sé, né possono applicarsi a tutte le traduzioni (valutazione del rischio). Le traduzioni freelance vengono valutate in base a un controllo a campione; le traduzioni giudicate di scarsa qualità vengono successivamente rivedute.

Raccomandazione

La Commissione concorda sulla raccomandazione della Corte dei conti di effettuare periodicamente controlli di qualità aleatori. Essa prevede, nel quadro dei suoi sforzi per la gestione della qualità, di introdurre un sistema per definire, monitorare e documentare in maniera più sistematica le operazioni di controllo della qualità che effettua. Nel contesto di un’analisi più approfondita sulla qualità e sulla valutazione della qualità attualmente in corso, verrà esaminata la possibilità di adottare un sistema più globale, tra cui i controlli a campione.

101. Raccomandazione

La Commissione accetta la raccomandazione della Corte dei conti di monitorare il livello dell’esternalizzazione diretta e delle cosiddette traduzioni grigie e sta avviando un’indagine volta a quantificare la quantità di queste traduzioni grigie e delle traduzioni freelance. Le conclusioni di questa indagine serviranno a preparare l’aggiornamento della sua strategia di traduzione per il 2007 ed oltre.

102.-103.

La Commissione ha calcolato il costo della traduzione e il costo per pagina per il 2002 e ha sospeso i successivi aggiornamenti di questi calcoli in attesa dell’esito dell’audit oggetto della presente relazione.

Raccomandazione

La Commissione accetta la raccomandazione della Corte dei conti di garantire un’informazione adeguata sul costo delle attività di traduzione e sta aggiornando il proprio sistema di monitoraggio e di calcolo dei costi, conformemente al metodo applicato dalla Corte dei conti nell’ambito della sua relazione periodica sulla gestione.

104.

La diminuzione del ritmo di lavoro e lo squilibrio strutturale tra la domanda e l’offerta di traduzione nelle varie lingue ufficiali sono dovuti agli effetti della strategia di traduzione introdotta nel maggio 2004. Questi squilibri sono tuttavia di natura transitoria e sono in fase di risoluzione.

Questa strategia ha creato le basi per realizzare consistenti risparmi per il bilancio comunitario: un risparmio immediato è stato possibile definendo obiettivi di assunzione per le nuove lingue a livelli significativamente inferiori alle medie storiche. Un ulteriore risparmio sarà realizzato grazie alle riassegnazioni dalle vecchie lingue e alle altre azioni di gestione delle risorse umane nonché ai continui riadeguamenti della strategia di traduzione.

105.

La Commissione ha significativamente migliorato la sua capacità di programmazione futura in materia di traduzione: la rete di corrispondenti di traduzione nelle DG è stata migliorata allo scopo di fornire specifici punti di contatto per l’unità di gestione della domanda in seno alla DGT e promuovere sia il coordinamento dei problemi legati alla traduzione nelle DG che la programmazione a valle.

Viene accordata un’attenzione maggiore agli aspetti della traduzione sia nella Commissione che a livello interistituzionale: è stato organizzato un seguito attento delle traduzioni delle proposte legislative, in collaborazione con gli uffici della Commissione, del Consiglio e del Parlamento europeo. Proseguono gli sforzi con il segretariato generale per migliorare ancora gli strumenti di programmazione della traduzione nel quadro di eGreffe. Gli incontri con la presidenza del consiglio sulla programmazione della traduzione e la definizione delle priorità si svolgono oramai regolarmente e contribuiscono a migliorare la programmazione anticipativa. Inoltre vengono organizzate riunioni inter-servizi periodiche con le DG della Commissione.

La Commissione è determinata a proseguire questo cammino per migliorare ancora la sua programmazione anticipativa della traduzione.

106.

Nonostante alcuni problemi transitori che si sono verificati nel 2004, la Commissione ha adeguato la sua politica di esternalizzazione e la sta riducendo praticamente a zero per i dipartimenti linguistici con capacità residue. Tuttavia l’esternalizzazione verrà mantenuta, per rispondere a specifiche carenze in termini di competenze linguistiche (ad esempio, particolari combinazioni linguistiche) o tematiche (norme contabili internazionali, direttive bancarie, ecc.).

107.

La Commissione intende continuare a promuovere e contribuire attivamente al sistema di ripartizione interistituzionale del carico di lavoro. Tuttavia, ritiene che la stima fatta dalla Corte dei conti di 11 milioni di euro di potenziali risparmi non possa valere per la Commissione (cfr. paragrafo 95).

La ripartizione del carico di lavoro rimane soggetta a limitazioni dovute alle differenze che vi sono tra la natura delle attività e i programmi e i calendari delle diverse istituzioni e alla necessità di mantenere una certa capacità per poter rispondere a necessità impreviste e urgenti.

Raccomandazione

La Commissione accetta la raccomandazione della Corte dei conti circa il fatto che i suoi servizi debbano rafforzare la programmazione futura della traduzione e sottolinea gli sforzi compiuti a tale riguardo (cfr. paragrafo 105).

La Commissione sostiene la cooperazione interistituzionale e accetta la raccomandazione di affrontare la questione dell’esternalizzazione diretta e di prorogare il progetto pilota relativo alla ripartizione interistituzionale del carico di lavoro. Tuttavia ritiene che un sistema di fatturazione interistituzionale comporterebbe un onere amministrativo sproporzionato rispetto agli eventuali vantaggi.

108. Raccomandazione

La Commissione accetta le raccomandazioni della Corte dei conti circa il miglioramento del processo di traduzione, la maggior parte delle quali sono peraltro già state messe in atto: periodicamente vengono divulgate buone pratiche per quanto riguarda l’utilizzazione delle tecnologie moderne; i nuovi traduttori adottano immediatamente queste buone pratiche e utilizzano massicciamente gli strumenti informatici (100 %). Per quanto riguarda l’integrazione degli strumenti informatici, si tratta di un progetto in via di attuazione sia per gli strumenti amministrativi che per gli strumenti di traduzione. Un passo importante in questa direzione è stata l’automazione del pretrattamento.

La Commissione sta aumentando il numero di telelavoratori nella DGT, da 100 a 200.

109.

La Commissione ritiene che le informazioni di gestione per monitorare i costi di traduzione siano adeguate. Tuttavia, le basi dati statistiche vengono continuamente aggiornate e migliorate per adeguarle all’evoluzione delle necessità di informazione di gestione specifica.

Inoltre la Commissione è favorevole all’uso di statistiche aggregate, che ritiene adeguate ai fini del monitoraggio.

		ISSN 1725-2466
Gazzetta ufficiale dell’Unione europea		C 284

Edizione in lingua italiana	Comunicazioni e informazioni	49o anno 21 novembre 2006

Numero d'informazione	Sommario	pagina
	I Comunicazioni
	Corte dei conti
2006/C 284/1	Relazione speciale n. 9/2006 sulle spese per la traduzione sostenute dalla Commissione, dal Parlamento e dal Consiglio, corredata delle risposte delle istituzioni	1