Limitazione di determinati diritti degli interessati — norme interne della Commissione

SINTESI DI:

Decisione (UE) 2018/1927 della Commissione — norme interne relative al trattamento dei dati personali da parte della Commissione nel settore della concorrenza in relazione alla comunicazione di informazioni agli interessati e alla limitazione di determinati diritti

Decisione (UE) 2018/1961 — norme interne per la comunicazione di informazioni alle persone interessate e la limitazione di alcuni dei loro diritti nell’ambito del trattamento di dati personali ai fini delle attività di audit interno

Decisione (UE) 2018/1962 della Commissione — norme interne relative al trattamento dei dati personali da parte dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) in relazione alla comunicazione di informazioni alle persone interessate e alla limitazione di alcuni dei loro diritti

Decisione (UE) 2018/1996 della Commissione — norme interne relative alla comunicazione di informazioni agli interessati e alla limitazione di alcuni loro diritti nel contesto del trattamento di dati personali ai fini delle inchieste di difesa commerciale e di politica commerciale

Decisione (UE) 2019/154 della Commissione — norme interne relative alla limitazione del diritto di accesso degli interessati al loro fascicolo medico

Decisione (UE) 2019/165 della Commissione — norme interne per la comunicazione di informazioni agli interessati e la limitazione di alcuni dei loro diritti da parte della Commissione nell’ambito delle indagini amministrative, dei procedimenti predisciplinari e disciplinari e dei procedimenti di sospensione

Decisione (UE) 2019/236 — norme interne per la comunicazione di informazioni agli interessati e la limitazione di alcuni dei loro diritti nell’ambito del trattamento di dati personali da parte della Commissione europea ai fini della sicurezza interna delle istituzioni dell’Unione.

QUAL È LO SCOPO DI QUESTE DECISIONI?

Esse stabiliscono norme interne in base alle quali la Commissione europea può limitare i diritti delle persone fisiche, che esercitano ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725. Le norme interne si applicano al trattamento dei dati personali all’interno di campi specifici e per scopi specifici.

PUNTI CHIAVE

Dati personali: tutte le informazioni concernenti una persona fisica identificata o identificabile (l’«interessato»). Una persona fisica è identificabile se può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare facendo riferimento a un identificatore (ad esempio un nome, un numero di identificazione, dati di posizione o un identificatore online) o a uno o più fattori relativi all’identità fisica, fisiologica, genetica, mentale, economica, culturale o sociale di tale persona fisica.

Il nuovo quadro giuridico dell’UE sulla protezione e la libera circolazione dei dati personali comprende in particolare:

• il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che stabilisce i diritti delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali, le tutela in relazione al trattamento dei dati personali all’interno degli Stati membri e alla libera circolazione di tali dati;
• Il regolamento (UE) 2018/1725 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati.

Questi regolamenti sono considerati equivalenti e devono essere interpretati come un unico regolamento.

L’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 prevede la possibilità che, in taluni casi, le istituzioni e gli organi dell’UE possano limitare i diritti dei singoli, a condizione che tali limitazioni siano stabilite dalla legislazione dell’UE. In linea con quanto sopra, la Commissione ha adottato sette decisioni della Commissione che forniscono le basi per possibili limitazioni volte a salvaguardare importanti obiettivi di interesse pubblico generale dell’UE.

Sulla base di tali decisioni, e attenendosi a una valutazione caso per caso sulla necessità e sulla proporzionalità delle limitazioni, la Commissione europea decide se i diritti di un individuo debbano essere limitati in un caso specifico.

I seguenti diritti delle persone fisiche possono essere soggetti a limitazioni:

• il diritto all’informazione su:
  • il trattamento dei loro dati personali,
  • le violazioni dei loro dati personali che possono generare rischi elevati per i diritti e le libertà degli interessati;
• il diritto ad accedere ai propri dati personali, alla loro cancellazione o a limitare il trattamento dei propri dati personali.

Le sette decisioni della Commissione seguono tutte un formato simile, in cui sono inclusi tutti o alcuni di questi elementi:

• Oggetto e finalità
  • I requisiti per una valutazione caso per caso di ciascuna richiesta da parte di un soggetto interessato.
• Eccezioni e limitazioni applicabili
  • Prima di applicare una limitazione, la Commissione valuta se si applichi una delle eccezioni ai diritti dei soggetti interessati, come stabilito nel regolamento (UE) 2018/1725.
• Comunicazione di informazioni agli interessati
  • La Commissione pubblica sul suo sito web informative sulla protezione dei dati con le quali rende note a tutti gli interessati le proprie attività che comportano il trattamento dei loro dati nell’area interessata.
  • La Commissione provvede a informare singolarmente, nel formato più adatto, qualsiasi persona individualmente interessata da un’inchiesta o da una misura condotta in uno dei settori pertinenti.
• Diritto di accesso degli interessati, diritto alla cancellazione e diritto di limitazione del trattamento
  • Se limita l’accesso ai dati personali degli interessati, il diritto alla cancellazione e/o il diritto di limitazione del trattamento, la Commissione informa l’interessato della limitazione applicata e dei suoi principali motivi, nonché della possibilità di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea.
• Registrazione delle limitazioni
  • La Commissione registra i motivi di un’eventuale limitazione applicata, compresa una valutazione della sua necessità e proporzionalità.
• Durata delle limitazioni
  • Le limitazioni continuano ad applicarsi finché i motivi che le giustificano restano applicabili.
• Riesame da parte del responsabile della protezione dei dati della Commissione europea
  • Il responsabile della protezione dei dati è informato, senza indebito ritardo, ogniqualvolta i diritti degli interessati sono limitati.
  • Su richiesta, al responsabile della protezione dei dati viene garantito l’accesso alle registrazioni e a tutti i documenti contenenti i relativi elementi di fatto e di diritto.
  • Il responsabile della protezione dei dati può chiedere un riesame delle limitazioni. Il responsabile della protezione dei dati è informato per iscritto in merito all’esito del riesame richiesto.

Le sette decisioni della Commissione riguardano le limitazioni degli interessati nelle seguenti aree:

• Sicurezza interna delle istituzioni dell’Unione
  • Si applica al trattamento dei dati personali per garantire la sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni nella Commissione.
  • La Commissione deve informare individualmente le persone interessate e i testimoni oggetto di un’indagine di sicurezza riguardo al trattamento dei loro dati personali.
  • La Commissione deve inoltre informare individualmente le persone i cui dati sono trattati nel contesto delle misure di sicurezza adottate ai sensi dell’articolo 7, paragrafo 5 della decisione (UE, Euratom) 2015/443.
  • Inoltre, deve informare individualmente le persone i cui dati vengono trattati nel contesto di perquisizioni di locali della Commissione e di sistemi e attrezzature di informazione e comunicazione.
• Indagini amministrative, procedimenti predisciplinari e disciplinari e procedimenti di sospensione.
  • I diritti e gli obblighi previsti dal regolamento (UE) 2018/1725 possono essere limitati se pregiudicano le finalità di indagini amministrative, procedure pre-disciplinari, disciplinari e di sospensione o se ledono i diritti e le libertà di altri interessati.
• Dati medici personali
  • La Commissione può limitare, caso per caso, il diritto degli interessati di accedere direttamente ai dati medici personali a carattere psichiatrico o psicologico che li riguardano, laddove l’accesso a tali dati potrebbe rappresentare un rischio per la salute dell’interessato.
  • Tale limitazione deve essere proporzionata a quanto strettamente necessario per proteggere l’interessato.
• Inchieste di difesa commerciale e di politica commerciale
  • I diritti e gli obblighi previsti dal regolamento (UE) 2018/1725 possono essere limitati se pregiudicano lo scopo delle attività della Commissione in materia di politica commerciale e di difesa commerciale oppure se ledono i diritti e le libertà di altri interessati.
• Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)
  • Si applica al trattamento dei dati personali da parte dell’OLAF (nonché al trattamento di dati personali da parte dei servizi della Commissione e delle agenzie esecutive che devono essere trasmessi all’OLAF) al fine di svolgere i suoi compiti;
  • l’Ufficio europeo per la lotta antifrode svolge le proprie indagini in piena indipendenza dalla Commissione;
  • l’Ufficio valuta se si applichi una delle eccezioni ai diritti degli interessati;
  • le comunicazioni che informano gli interessati in merito alle proprie attività che comportano il trattamento dei loro dati personali vengono pubblicate sul sito web dell’OLAF;
  • il responsabile della protezione dei dati di OLAF riesamina le limitazioni dei diritti degli interessati.
• Attività di audit interno
  • I diritti e gli obblighi di cui al regolamento (UE) 2018/1725 possono essere limitati nell’ambito delle operazioni di trattamento effettuate dalla Commissione nello svolgimento delle proprie attività di audit interno, ogniqualvolta l’esercizio dei diritti degli interessati possa compromettere lo svolgimento delle attività di revisione interna, anche rivelando i suoi strumenti e metodi di audit o pregiudichi i diritti e le libertà di altri soggetti interessati.
  • Inoltre, potrebbe essere necessario che la Commissione limiti l’applicazione dei diritti degli interessati al fine di proteggere le operazioni di trattamento dei servizi della Commissione o di altre istituzioni, organi, uffici e agenzie dell’Unione o delle autorità e organizzazioni internazionali degli Stati membri, nonché dal comitato di controllo dell’audit.
  • La Commissione informa gli interessati delle sue attività di audit interno che comportano il trattamento dei loro dati personali e dei loro diritti mediante un avviso di protezione dei dati pubblicato sul sito web della Commissione. Se del caso, la Commissione garantisce che i soggetti interessati verranno informati individualmente, in una modalità appropriata.
• Concorrenza
  • I diritti e gli obblighi previsti dal regolamento (UE) 2018/1725 possono essere limitati se compromettono le finalità delle attività di indagine e applicazione, anche rivelando i suoi strumenti e metodi investigativi, o pregiudicando i diritti e le libertà di altre persone interessate.

A PARTIRE DA QUANDO SI APPLICANO LE DECISIONI?

• Le decisioni (UE) 2018/1927, (UE) 2018/1961, (UE) 2018/1962, (UE) 2018/1996 e (UE) 2019/154 vengono applicate dall’11 dicembre 2018.
• La decisione (UE) 2019/165 è in vigore dal 7 febbraio 2019.
• La decisione (UE) 2019/236 è in vigore dall’11 febbraio 2019.

CONTESTO

Per ulteriori informazioni, consultare:

• • Riforma 2018 delle norme UE sulla protezione dei dati (Commissione europea).

DOCUMENTI PRINCIPALI

Decisione (UE) 2018/1927 della Commissione, del 5 dicembre 2018, recante norme interne relative al trattamento dei dati personali da parte della Commissione europea nel settore della concorrenza in relazione alla comunicazione di informazioni agli interessati e alla limitazione di determinati diritti (GU L 313 del 10.12.2018, pag. 39).

Decisione (UE) 2018/1961 della Commissione, dell’11 dicembre 2018, che stabilisce le norme interne per la comunicazione di informazioni alle persone interessate e la limitazione di alcuni dei loro diritti nell’ambito del trattamento di dati personali ai fini delle attività di audit interno (GU L 315 del 12.12.2018, pag. 35).

Decisione (UE) 2018/1962 della Commissione, dell’11 dicembre 2018, che stabilisce le norme interne per il trattamento dei dati personali da parte dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) in relazione alla comunicazione di informazioni alle persone interessate e alla limitazione di alcuni dei loro diritti in conformità dell’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 315 del 12.12.2018, pag 41).

Decisione (UE) 2018/1996 della Commissione, del 14 dicembre 2018, che stabilisce le norme interne relative alla comunicazione di informazioni agli interessati e alla limitazione di alcuni loro diritti nel contesto del trattamento di dati personali ai fini delle inchieste di difesa commerciale e di politica commerciale (GU L 320 del 17.12.2018, pag. 40).

Decisione (UE) 2019/154 della Commissione, del 30 gennaio 2019, che stabilisce le norme interne relative alla limitazione del diritto di accesso degli interessati al loro fascicolo medico (GU L 27 del 31.1.2019, pag. 33).

Decisione (UE) 2019/165 della Commissione, dell’1 febbraio 2019, che stabilisce norme interne per la comunicazione di informazioni agli interessati e la limitazione di alcuni dei loro diritti da parte della Commissione nell’ambito delle indagini amministrative, dei procedimenti predisciplinari e disciplinari e dei procedimenti di sospensione (GU L 32 del 4.2.2019, pag. 9).

Decisione (UE) 2019/236 della Commissione, del 7 febbraio 2019, che stabilisce le norme interne per la comunicazione di informazioni agli interessati e la limitazione di alcuni dei loro diritti nell’ambito del trattamento di dati personali da parte della Commissione europea ai fini della sicurezza interna delle istituzioni dell’Unione (GU L 37 dell’8.2.2019, pag. 144).

DOCUMENTI CORRELATI

Applicabile per la Commissione europea:

Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39).

Decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea (GU L 6 dell’11.1.2017, pag. 40).

Le successive modifiche alla decisione (UE, Euratom) 2017/46 sono state incorporate nel documento originale. La presente versione consolidata ha esclusivamente valore documentale.

Decisione (UE, Euratom) 2015/443 della Commissione, del 13 marzo 2015, sulla sicurezza nella Commissione (GU L 72 del 17.3.2015, pag. 41).

Applicabile per gli Stati membri:

Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche in materia di trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 1).

Si veda la versione consolidata.

Direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 89).

Consultare la versione consolidata.

Ultimo aggiornamento: 03.04.2019