Un sistema di informazione Schengen rafforzato

PUNTI CHIAVE

Architettura del sistema

Il SIS è costituito da quanto segue:

• un sistema centrale (SIS centrale) con:
  • un’unità di supporto tecnico (CS-SIS), contenente una banca dati (banca dati del SIS) che esegue la supervisione tecnica e le attività amministrative, e un CS-SIS di backup;
  • un’interfaccia nazionale uniforme (NI-SIS);
• un sistema nazionale (N.SIS) in ciascun paese per comunicare con il SIS, che includa almeno un N.SIS di riserva (backup site) nazionale o condiviso; L’interfaccia N.SIS può contenere un file di dati (una «copia nazionale») contenente una copia completa o parziale della banca dati del SIS. Non è possibile ricercare file di dati in un altro N.SIS, a meno che il paese interessato non abbia accettato di condividere il file.
• Un’infrastruttura di comunicazione fra il CS-SIS, il CS-SIS di riserva e l’NI-SIS fornisce una rete virtuale cifrata per i dati SIS e il loro scambio tra gli Uffici informazioni supplementari richieste all’ingresso nazionale (SIRENE).

L’agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (eu-LISA):

• è responsabile della gestione operativa del SIS centrale;
• esegue le operazioni di manutenzione e gli adeguamenti tecnici necessari per il buon funzionamento del SIS centrale;
• attua soluzioni tecniche per rafforzare la disponibilità ininterrotta del SIS centrale;
• in circostanze eccezionali, può sviluppare una copia aggiuntiva della banca dati del SIS;
• pubblica un elenco degli uffici N.SIS e degli uffici SIRENE.

Le norme procedurali del SIS stabiliscono quanto segue.

• Le segnalazioni¹ dovrebbero essere conservate soltanto per il periodo necessario al raggiungimento dello scopo per cui sono state inserite.
• Le segnalazioni devono essere riesaminate entro periodi definiti; lo Stato membro può decidere di prolungarle, altrimenti verranno cancellate automaticamente. I periodi di riesame sono:
  • cinque anni per segnalazioni di persone ricercate per l’arresto, la consegna o l’estradizione e di persone scomparse che possono o meno essere poste sotto protezione;
  • tre anni per segnalazioni di persone ricercate per presenziare a un procedimento giudiziario, persone ricercate ignote, segnalazioni su rimpatri o segnalazioni su rifiuto di ingresso o di soggiorno. Tuttavia, se la decisione nazionale sulla segnalazione sul rimpatrio o sul rifiuto di ingresso e soggiorno prevede un periodo di validità più lungo di tre anni, la segnalazione sarà riesaminata entro cinque anni;
  • un anno per segnalazioni di minori a rischio, persone vulnerabili che devono essere tutelate negli spostamenti e di persone sottoposte a controlli discreti, di indagine o specifici;
  • dieci anni per segnalazioni di oggetti per controlli specifici o per il sequestro o l’uso come prove in un procedimento penale; la Commissione europea ha adottato atti di esecuzione per stabilire periodi di riesame più brevi per talune categorie di segnalazioni di oggetti;
• Le categorie di dati da inserire nel sistema devono essere progettate per aiutare gli utenti finali a identificare una persona e prendere decisioni rapidamente. Comprendono i requisiti minimi (cognome, data di nascita, motivo della segnalazione e azione da intraprendere) insieme ad altri dati, quali il tipo di reato, informazioni fotografiche e dattiloscopiche², se disponibili.
• L’utilizzo dei dati biometrici e dattiloscopici deve rispettare il diritto dell’Unione e i diritti fondamentali, nonché rispettare le norme di qualità minime e le specifiche tecniche;
• Per giustificare una segnalazione nel SIS, un caso deve essere adeguato, pertinente e sufficientemente importante, ad esempio una segnalazione collegata a un reato di terrorismo soddisfa questi criteri.
• Solo lo Stato membro emittente può modificare, integrare, correggere, aggiornare o eliminare i dati nel SIS.
• Un paese che ritiene che agire in base a una segnalazione sarebbe incompatibile con le proprie leggi nazionali, con gli obblighi internazionali o con gli interessi essenziali può apporre un indicatore di validità³ alla segnalazione. Ciò indica che esso non intraprenderà alcuna azione sul proprio territorio.

Costi

• I costi relativi all’esercizio, alla manutenzione e allo sviluppo del SIS centrale e dell’infrastruttura di comunicazione sono a carico del bilancio dell’Unione.
• Gli Stati membri sostengono i costi per l’esercizio, la manutenzione e l’ulteriore sviluppo dei propri N.SIS.

Principali dettagli di ciascun regolamento

Il regolamento (UE) 2018/1860 rafforza l’applicazione e l’efficacia della politica di rimpatrio dell’Unione.

• Stabilisce condizioni e procedure comuni per l’inserimento e il trattamento di segnalazioni e lo scambio di informazioni supplementari su cittadini di paesi terzi soggetti a decisioni di rimpatrio⁴.
• Impone alle autorità nazionali di inserire segnalazioni non appena viene presa una decisione di rimpatrio.
• Stabilisce categorie di dati da includere nella segnalazione.
• Stabilisce procedure armonizzate per quanto riguarda:
  • la conferma di rimpatrio: verifica se è stata rispettata una decisione di rimpatrio e, in caso contrario, invia una notifica alle autorità competenti;
  • la cancellazione delle segnalazioni al fine di assicurare che non vi siano ritardi tra la partenza di un cittadino di un paese terzo e l’attivazione di un divieto d’ingresso, se pertinente;
  • consultazioni obbligatorie tra le autorità nazionali:
    • prima di rilasciare o prorogare un permesso di soggiorno o un visto per soggiorno di lunga durata a un cittadino di paese terzo oggetto di una segnalazione di rimpatrio in un altro Stato membro, accompagnato da un divieto di ingresso;
    • prima di inserire una segnalazione su una decisione di rimpatrio riguardante un cittadino di un paese terzo titolare di un permesso di soggiorno valido o di un visto per soggiorni di lunga durata rilasciato da un altro Stato membro o quando questo risulta in una fase successiva.

Il regolamento (UE) 2018/1861 tratta l’utilizzo del SIS per i divieti di ingresso.

• Stabilisce le condizioni e le procedure per l’inserimento e il trattamento delle segnalazioni e lo scambio di informazioni supplementari⁵ sui cittadini di paesi terzi a cui è stato rifiutato l’ingresso o il diritto di soggiornare nell’Unione.
• Introduce categorie di dati da includere nella segnalazione.
• Introduce procedure armonizzate per quanto riguarda:
  • l’inserimento obbligatorio di una segnalazione quando a un cittadino di un paese terzo viene rifiutato l’ingresso o il diritto di soggiorno poiché rappresenta una minaccia per la sicurezza o è soggetto a un provvedimento restrittivo che ne impedisce l’ingresso o il transito in uno Stato membro;
  • l’inserimento di segnalazioni su cittadini di paesi terzi beneficiari del diritto di libera circolazione all’interno dell’Unione;
  • la consultazione obbligatoria tra le autorità nazionali prima del rilascio o della proroga di un permesso di soggiorno o di un visto per soggiorno di lunga durata a un cittadino di un paese terzo a cui è stato negato il diritto di ingresso o di soggiorno in un altro Stato membro; prima o dopo l’inserimento di una segnalazione sul rifiuto di ingresso e di soggiorno per un cittadino di un paese terzo titolare di un permesso di soggiorno valido o di un visto per soggiorno di lunga durata concesso da un altro Stato membro.
• Garantisce ai cittadini di paesi terzi il diritto di ricevere per iscritto le informazioni nel caso in cui siano oggetto di una segnalazione.

Il regolamento (UE) 2018/1862 migliora e amplia l’utilizzo del SIS per la cooperazione tra la polizia e le autorità giudiziarie:

• stabilisce le condizioni e le procedure per l’inserimento e il trattamento delle segnalazioni nel SIS su persone ricercate e scomparse e oggetti, e per lo scambio di informazioni e dati supplementari nella cooperazione di polizia e giudiziaria in materia penale.
• Esso tratta le procedure per le segnalazioni su:
  • persone ricercate per l’arresto, la consegna o l’estradizione;
  • persone scomparse;
  • persone vulnerabili a cui deve essere impedito di viaggiare al fine di tutelarle o di prevenire minacce alla pubblica sicurezza o all’ordine pubblico;
  • minori a rischio di sottrazione, di diventare vittime della tratta di esseri umani o di essere coinvolti in atti di terrorismo;.
  • persone citate a comparire dinanzi all’autorità giudiziaria nell’ambito di un procedimento penale come testimoni o per rispondere di fatti che sono loro ascritti;
  • ricercati ignoti dei quali si ricerca l’identità;
  • controlli discreti, controlli di indagine o controlli specifici ai fini della prevenzione, dell’accertamento, dell’indagine o del perseguimento di reati, dell’esecuzione di condanne penali e per prevenire minacce alla sicurezza pubblica:
  • oggetti a fini di sequestro o di prova in un procedimento penale, in particolare oggetti agevolmente identificabili quali veicoli a motore, natanti, armi da fuoco, documenti di identità e banconote.

Segnalazioni informative su cittadini di paesi terzi

• Il regolamento (UE) 2018/1862 stabilisce inoltre norme relative alle segnalazioni informative su cittadini di paesi terzi sospettati di essere coinvolti in atti di terrorismo e altri reati gravi elencati nell’allegato I del regolamento relativo all’Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione nell’attività di contrasto (Europol) [regolamento (UE) 2016/794 — si veda la sintesi]. Ciò garantisce che il loro movimento possa essere monitorato e che tutte le informazioni pertinenti su di loro siano facilmente e immediatamente recuperabili dalle autorità di contrasto degli Stati membri.
• Gli Stati membri possono immettere nel SIS segnalazioni informative su cittadini di paesi terzi, nell’interesse dell’Unione, su proposta di Europol, per inserire una segnalazione informativa sulla base delle informazioni ricevute dalle autorità di paesi terzi o da organizzazioni internazionali. Europol deve informare il proprio responsabile della protezione dei dati qualora presenti una proposta in tal senso.
• Europol può proporre l’inserimento di segnalazioni informative nel SIS quando valuta che:
  • esiste un’indicazione fattuale che una persona intenda commettere o stia commettendo reati di terrorismo o altri reati gravi; o
  • una valutazione globale di una persona, in particolare sulla base di reati commessi in passato, dà motivo di ritenere che la persona possa commettere tale reato.
• Prima che le informazioni siano inserite nel SIS, Europol deve garantire che la segnalazione sia necessaria e giustificata e che le informazioni siano affidabili e precise e che nessun’altra segnalazione sulla persona interessata sia già presente nel sistema. Successivamente, trasmette informazioni sul caso specifico e sui risultati della sua valutazione agli Stati membri e propone a uno o più Stati membri di inserire una segnalazione nel SIS. Gli Stati membri devono attuare le procedure necessarie per l’inserimento, l’aggiornamento e la cancellazione delle segnalazioni informative nel SIS.

I diritti delle persone interessate

Le persone hanno il diritto di:

• accedere ai dati relativi a tali dati trattati nel SIS;
• correggere i dati inesatti;
• proporre un ricorso dinanzi ai tribunali o alle autorità di controllo competenti per accedere, rettificare, cancellare, ottenere informazioni o un indennizzo in relazione a una segnalazione che le riguarda.

Gli Stati membri:

• si impegnano a eseguire le decisioni definitive emesse sui diritti di tutela dei dati personali;
• presentano relazioni annuali al comitato europeo per la protezione dei dati sul numero di richieste di accesso e di rettifica di dati inesatti che ricevono e sul numero di procedimenti giudiziari avviati e sui relativi esiti.

Le autorità nazionali di controllo indipendenti controllano la liceità del trattamento dei dati personali nel SIS; il Garante europeo della protezione dei dati istituito dal regolamento (UE) 2018/1725 svolge lo stesso ruolo per eu-LISA. Entrambi collaborano per garantire un controllo coordinato del SIS.

• I dati trattati nel SIS e le relative informazioni supplementari non possono essere trasferiti o resi disponibili a paesi terzi o a organizzazioni internazionali.
• Il regolamento (UE) 2018/1725 si applica al trattamento dei dati personali da parte dell’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera, dell’Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione giudiziaria penale (Eurojust) e dell’eu-LISA.
• Il regolamento (UE) 2016/679 (si veda la sintesi) e la direttiva (UE) 2016/680 (si veda la sintesi) si applicano ai dati personali trattati dalle autorità e dai servizi nazionali competenti.

Le seguenti autorità hanno accesso ai dati nel SIS:

• le autorità nazionali, che sono responsabili di:
  • controllo delle frontiere, controlli di polizia e doganali;
  • prevenzione, accertamento, indagine o azione penale di atti terroristici o altri reati gravi;
  • esaminare le condizioni e adottare decisioni, anche in materia di permessi di soggiorno e visti per soggiorni di lunga durata, in merito all’ingresso, al soggiorno e al rimpatrio di cittadini di paesi terzi;
  • controlli di sicurezza sui cittadini di paesi terzi che chiedono protezione internazionale
  • esaminare le domande di visto (solo per determinate categorie di segnalazioni);
  • decisioni di naturalizzazione;
  • le autorità giudiziarie nazionali, compresi i responsabili dell’azione pubblica nei procedimenti penali e nelle indagini giudiziarie;
  • rilasciare certificati di immatricolazione per veicoli, natanti, aeromobili e armi da fuoco.
• Le seguenti agenzie dell’Unione hanno il diritto di accedere e ricercare i dati del SIS nell’ambito dei rispettivi mandati.
  • Le squadre dell’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera sono coinvolte in compiti relativi ai rimpatri e nelle squadre di supporto alla gestione della migrazione.
  • L’Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione giudiziaria penale gestisce la cooperazione giudiziaria in materia penale.
  • Europol può accedere a tutti i dati, non solo ad alcuni, come in precedenza. I paesi membri del SIS devono informare le autorità di contrasto di eventuali riscontri positivi o segnalazioni relative a reati di terrorismo.

Le agenzie dell’Unione sopramenzionate informano lo Stato membro emittente quando una ricerca rivela l’esistenza di una segnalazione. Non possono collegare parti del SIS o trasferire alcuno dei dati che contiene sul proprio sistema.

La Commissione valuta l’uso che queste agenzie fanno del SIS ogni cinque anni.

Responsabilità

Ogni Stato membro del SIS:

• garantisce che i dati siano accurati, aggiornati, inseriti e archiviati nel SIS in modo lecito e nel rispetto delle norme generali sul trattamento dei dati;
• istituisce, gestisce, mantiene e sviluppa il proprio N.SIS, secondo standard, protocolli e procedure tecniche comuni e lo collega al NI-SIS;
• garantisce la disponibilità ininterrotta dei dati del SIS agli utenti finali;
• trasmette le segnalazioni attraverso il proprio N.SIS;
• designa un ufficio N.SIS con la responsabilità centrale di garantire il buon funzionamento e la sicurezza del proprio N.SIS, l’accesso delle autorità nazionali al SIS, la conformità generale al regolamento e la disponibilità adeguata del SIS per tutti gli utenti finali;
• nomina un’autorità nazionale (l’ufficio SIRENE) come unico punto di contatto, operativo in ogni momento, per lo scambio e la disponibilità di tutte le informazioni supplementari sulle segnalazioni e per facilitare le azioni necessarie a dare seguito;
• adotta piani di sicurezza, continuità operativa e di ripristino in caso di disastro al fine di proteggere i dati e impedire accessi non autorizzati;
• applica norme in materia di segreto professionale o altri obblighi di riservatezza, compreso l’attento monitoraggio dei contraenti esterni. La gestione operativa dell’N.SIS non può essere affidata a imprese o organizzazioni private;
• mantiene registri elettronici, normalmente cancellati dopo tre anni, su segnalazioni e sull’accesso e scambio di dati personali per verificare la liceità della ricerca e garantire l’integrità e la sicurezza dei dati;
• attua un programma nazionale di formazione SIS per il personale con accesso al SIS in materia di sicurezza dei dati, diritti fondamentali, compresa la protezione dei dati e norme e regolamenti sul trattamento dei dati.

La Commissione:

• adotta atti di esecuzione e atti delegati sugli aspetti tecnici del SIS e li aggiorna ove necessario;
• ai sensi del regolamento (UE) 2022/922 (si veda la sintesi), ha un ruolo di coordinamento generale per il meccanismo di valutazione e di controllo che attua con i governi dell’Unione per garantire la piena applicazione delle norme Schengen a livello nazionale;
• effettua una valutazione globale del SIS centrale, dello scambio di informazioni supplementari tra le autorità nazionali, compresa una valutazione del sistema automatico per il riconoscimento delle impronte digitali e delle campagne di informazione del SIS che avranno luogo tre anni dopo l’entrata in vigore del regolamento e successivamente ogni quattro anni.

eu-LISA è responsabile:

• del SIS centrale e della sua gestione operativa, compresi i controlli di qualità sui dati in esso contenuti e tutti i compiti necessari per garantirne il funzionamento ogni ora di ogni giorno dell’anno;
• dell’infrastruttura di comunicazione e dei suoi aspetti chiave, in particolare vigilanza, sicurezza, coordinamento tra paesi membri e fornitori e questioni di bilancio e contrattuali;
• in relazione all’ufficio SIRENE, del coordinamento, della gestione e del sostegno delle attività di collaudo, gestione e aggiornamento delle specifiche tecniche per lo scambio di informazioni supplementari tra gli uffici e l’infrastruttura di comunicazione e gestione dei cambiamenti tecnici;
• dell’adozione delle misure necessarie per proteggere i dati e impedirne l’accesso e l’utilizzo non autorizzati, compresi un piano di sicurezza, un piano di continuità operativa e un piano di ripristino in caso di disastro per il SIS centrale e l’infrastruttura di comunicazione;
• dell’applicazione di norme adeguate in materia di segreto professionale e obblighi di riservatezza e del mantenimento di registri elettronici alle stesse condizioni delle autorità nazionali;
• di provvedere affinché l’elenco delle autorità competenti autorizzate a consultare direttamente i dati nel SIS sia pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea;
• della produzione e della successiva pubblicazione di statistiche giornaliere, mensili e annuali relative al numero di registrazioni, omettendo i dati personali.

Campagne di informazione

• La Commissione, in collaborazione con le autorità di controllo e con il Garante europeo della protezione dei dati, effettua una campagna. Questa viene avviata all’inizio dell’applicazione della legislazione e viene ripetuta a intervalli regolari per informare il pubblico su:
  • obiettivi del SIS;
  • dati che contiene;
  • autorità con diritto di accesso;
  • diritti delle persone interessate.
• La Commissione mantiene un sito web a disposizione del pubblico attraverso cui fornire tutte le informazioni pertinenti sul SIS.
• Gli Stati membri, in collaborazione con le rispettive autorità di controllo, devono informare il pubblico sul SIS.