Il presente codice di condotta si applica ai membri e, laddove esplicitamente specificato, agli ex membri della Commissione, alla persona proposta come candidato per la carica di presidente della Commissione europea e ai commissari designati.

(1) I membri si dedicano pienamente all’adempimento del loro mandato nell’interesse generale dell’Unione.

(2) I membri agiscono ed esercitano le loro funzioni in totale indipendenza, onestà, dignità, con lealtà e discrezione, in conformità con le norme stabilite nei trattati ed enunciate nel presente codice di condotta. Essi osservano i più elevati standard di condotta etica.

(3) I membri hanno il compito di mantenere i contatti politici tenendo conto della responsabilità della Commissione nei confronti del Parlamento europeo e dell’elettorato europeo nonché del ruolo dei partiti politici europei nella vita democratica dell’Unione.

(4) I membri agiscono collegialmente e si assumono la responsabilità collettiva di qualsiasi decisione adottata dalla Commissione.

(5) I membri rispettano la dignità della loro funzione e non agiscono né si esprimono, attraverso qualsiasi mezzo, in maniera tale da influire negativamente sulla percezione dell’opinione pubblica riguardo alla loro indipendenza, alla loro onestà e alla dignità della loro funzione.

(6) I membri evitano qualsiasi situazione che possa generare conflitti di interessi o che possa ragionevolmente essere percepita come tale. Si verifica un conflitto di interessi laddove un interesse personale possa influire sull’esercizio indipendente delle loro funzioni. Tra gli interessi personali figura, a titolo puramente esemplificativo, qualsiasi potenziale beneficio o vantaggio per i membri stessi, i rispettivi coniugi, partner (9) o familiari diretti. Non sussiste conflitto di interessi laddove un membro sia coinvolto esclusivamente in quanto appartenente al grande pubblico o a un’ampia categoria di persone.

(7) Gli ex membri rispettano gli obblighi derivanti dalle loro funzioni che continuano ad avere effetto anche dopo la fine del loro mandato, in particolare i doveri di onestà e discrezione per quanto riguarda l’accettazione di determinate funzioni o vantaggi, conformemente all’articolo 245 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea, nonché gli obblighi specificati nel presente codice di condotta.

(1) I membri dichiarano tutti gli interessi finanziari e di altro tipo o i beni patrimoniali che potrebbero generare un conflitto di interessi nell’esercizio delle loro funzioni o che hanno una relazione qualsiasi con l’esercizio delle loro funzioni. Ai fini del presente articolo, gli interessi dei membri possono includere gli interessi del coniuge, del partner (10) e dei figli minorenni. Ciascun membro adempie compilando e inviando il modulo di dichiarazione di cui all’allegato 1, contenente l’insieme delle informazioni che i membri sono tenuti a comunicare ai sensi del presente codice, e si assume la responsabilità per quanto riguarda i contenuti.

(2) Gli obblighi di cui al paragrafo 1 si applicano anche alla persona proposta come candidato per la carica di presidente della Commissione e ai commissari designati che presentano in tempo utile la dichiarazione al Parlamento europeo al fine di consentire a quest’ultimo di esaminare le dichiarazioni.

(3) Le dichiarazioni devono essere presentate ogni anno il 1o gennaio e, in caso di variazione delle informazioni da dichiarare nel corso del mandato di un membro, una nuova dichiarazione viene presentata alla prima occasione e comunque entro due mesi dalla variazione in questione.

(5) Le dichiarazioni sono rese pubbliche in formato elettronico e atto alla lettura automatica.

(1) I membri si ricusano da qualsiasi decisione o dall’istruzione di una pratica che sia in relazione con una questione di cui all’articolo 2, paragrafo 6 e si astengono dal partecipare a discussioni, dibattiti o votazioni relativi a una tale questione.

(2) Le dichiarazioni presentate ai sensi dell’articolo 3 sono oggetto di un esame svolto sotto l’autorità del presidente.

(3) I membri informano il presidente di qualsiasi situazione di cui all’articolo 2, paragrafo 6, non appena ne vengono a conoscenza.

(4) Alla luce delle informazioni di cui ai paragrafi 2 e 3 o delle altre informazioni disponibili, il presidente adotta ogni misura che ritenga utile, se necessario dopo aver consultato il comitato etico indipendente, come:

(1) I membri adempiono all’obbligo di lealtà verso la Commissione e di delicatezza nell’esercizio delle loro funzioni. Essi agiscono e si esprimono con la moderazione richiesta dalla loro carica.

(2) I membri si astengono dal divulgare il contenuto dei dibattiti della Commissione.

(3) Fatte salve le disposizioni disciplinari applicabili ai funzionari e agli altri agenti, i membri sono responsabili della corretta gestione di eventuali trasmissioni all’esterno di documenti classificati, di informazioni sensibili o di documenti riservati inviati al collegio ai fini dell’acquisizione di informazioni, da parte dei membri dei rispettivi gabinetti.

(4) I membri si astengono da qualsiasi commento che possa mettere in questione una decisione presa dalla Commissione o che possa danneggiarne la reputazione.

(1) I membri gestiscono in maniera responsabile le risorse materiali della Commissione. Essi ricorrono ai servizi dei loro gabinetti e utilizzano le infrastrutture e le risorse della Commissione nel pieno rispetto delle norme applicabili.

(2) I membri svolgono le missioni conformemente alle norme del regolamento finanziario, alle norme interne per l’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea, alla guida delle missioni e alle norme di cui all’allegato 2. Con «missione» s’intende ogni spostamento di un membro, nell’esercizio delle sue funzioni, al di fuori del luogo di lavoro della Commissione. Non devono essere accettati viaggi gratuiti offerti da terzi tranne qualora ciò sia conforme agli usi diplomatici e alle regole di cortesia o salvo preventiva autorizzazione del presidente. Per motivi di trasparenza, la Commissione pubblicherà ogni due mesi una sintesi delle spese di missione di ciascun membro relativa a tutte le missioni svolte, a meno che la pubblicazione di tali informazioni possa recare pregiudizio alla tutela dell’interesse pubblico per quanto concerne la sicurezza pubblica, la difesa e le questioni militari, le relazioni internazionali o la politica finanziaria, monetaria o economica dell’Unione o degli Stati membri.

(3) I membri si attengono alle regole in materia di ricevimenti e di rappresentanza contenute nella decisione ad hoc della Commissione (12) (13). Le spese non contemplate in tale decisione saranno sostenute dai membri tramite l’indennità forfettaria di rappresentanza prevista dall’articolo 7 del regolamento (UE) 2016/300.

(4) I membri non accettano regali di un valore superiore a 150 EUR. Quando, in virtù degli usi diplomatici e delle regole di cortesia, ricevono regali il cui valore supera tale importo, li consegnano al servizio di protocollo della Commissione. In caso di dubbi quanto al valore di un regalo si procede a una stima sotto l’autorità del direttore dell’Ufficio per le infrastrutture e la logistica cui spetta prendere una decisione definitiva sulla questione. Il servizio di protocollo della Commissione tiene un registro pubblico dei regali consegnati ai sensi del presente paragrafo in cui è identificato il donatore.

(5) I membri non accettano le offerte di ospitalità, tranne qualora ciò sia conforme agli usi diplomatici e alle regole di cortesia. La partecipazione, su invito, a manifestazioni in cui i membri rappresentino la Commissione non è considerata un’offerta di ospitalità.

(6) I membri informano il presidente di ogni conferimento di decorazione, di premio o di onorificenza. Se un premio comporta una somma di denaro od oggetti di valore, è opportuno che il commissario interessato ne faccia dono a un’organizzazione caritativa di sua scelta; gli oggetti di valore possono anche essere consegnati al servizio di protocollo.

(7) I membri scelgono il personale di gabinetto nel rispetto delle norme stabilite dal presidente (14) e in base a criteri oggettivi, tenendo conto del carattere impegnativo della funzione, dei profili professionali richiesti e della necessità di stabilire un rapporto basato sulla fiducia reciproca tra gli stessi e i membri dei rispettivi gabinetti. I coniugi, i partner e i familiari diretti dei membri non possono far parte dei loro gabinetti.

(1) I membri e i componenti dei rispettivi gabinetti incontrano solo le organizzazioni o i liberi professionisti iscritti nel Registro comune per la trasparenza istituito ai sensi dell’accordo interistituzionale in materia tra il Parlamento europeo e la Commissione (15), purché rientrino nel suo ambito di applicazione.

(2) Essi rendono pubbliche le informazioni riguardanti tali riunioni conformemente alla decisione della Commissione 2014/839/UE (16).

(1) I membri non esercitano alcuna attività professionale, retribuita o meno, o funzioni pubbliche di qualsiasi natura, a parte quelle derivanti dall’esercizio delle loro funzioni. Il presente paragrafo non preclude l’esercizio di funzioni onorifiche e/o attribuite a vita o le funzioni formalmente sospese per effetto diretto della legge durante il mandato di commissario, purché sia garantita l’indipendenza del membro.

(2) I membri possono svolgere le seguenti attività esterne, nel rispetto degli articoli 2 e 5:

(1) I membri possono partecipare alla politica nazionale, come membri di partiti politici nazionali o di organizzazioni di parti sociali (come i sindacati), o alle campagne delle elezioni nazionali, regionali o locali, purché ciò non vada a scapito della loro disponibilità al servizio della Commissione e della priorità conferita alle loro funzioni nell’ambito della Commissione rispetto all’impegno legato al loro partito politico. La partecipazione come membri di partiti politici nazionali o di organizzazioni di parti sociali prevede lo svolgimento di funzioni onorifiche o non esecutive in organismi dei partiti, con l’esclusione di responsabilità di gestione. I contatti politici in qualità di membro della Commissione rimangono impregiudicati.

(2) I membri informano il presidente dell’intenzione di partecipare a una campagna elettorale nazionale, regionale o locale e del ruolo che intendono svolgervi. Qualora intendano candidarsi alle elezioni o comunque svolgere un ruolo attivo nella campagna elettorale, devono astenersi dal partecipare ai lavori della Commissione per tutto il periodo di coinvolgimento attivo e almeno per tutta la durata della campagna. Negli altri casi è il presidente a decidere se, tenuto conto delle particolari circostanze del caso, la prevista partecipazione alla campagna elettorale è compatibile con l’esercizio delle funzioni del membro. Ai membri che si astengono dal partecipare ai lavori della Commissione il presidente accorda un «congedo elettorale non retribuito», durante il quale non possono avvalersi né del personale né delle risorse materiali della Commissione. Il presidente informa debitamente il presidente del Parlamento europeo della sua decisione di accordare tale congedo, indicando l’identità del membro che assumerà le corrispondenti responsabilità in tale periodo.

(3) I membri si astengono da qualsiasi dichiarazione o intervento pubblico a nome del partito politico o dell’organizzazione di parti sociali a cui appartengono, tranne nel caso in cui si candidino alle elezioni/partecipino a una campagna elettorale ai sensi del paragrafo 2. Ciò non pregiudica il diritto dei membri a esprimere le loro opinioni personali. I membri che partecipano a campagne elettorali si impegnano ad astenersi dall’adottare nel corso della stessa posizioni non in linea con l’obbligo di riservatezza o che violino il principio di collegialità.

(1) I membri possono partecipare alla politica europea, come membri di partiti politici nazionali o di organizzazioni di parti sociali a livello europeo, purché ciò non vada a scapito della loro disponibilità al servizio della Commissione e della priorità conferita alle loro funzioni nell’ambito della Commissione rispetto all’impegno legato al loro partito politico. La partecipazione in veste di membri di partiti politici europei o di organizzazioni di parti sociali a livello europeo prevede lo svolgimento di funzioni onorifiche o non esecutive in organismi dei partiti, con l’esclusione di responsabilità di gestione. I contatti politici in qualità di membro della Commissione rimangono impregiudicati.

(2) I membri possono partecipare alle campagne elettorali per il Parlamento europeo, anche come candidati. Inoltre, possono essere scelti dai partiti politici europei come capolista («Spitzenkandidat») per la carica di presidente della Commissione.

(3) I membri informano il presidente dell’intenzione di partecipare a una campagna elettorale ai sensi del paragrafo 2 e del ruolo che intendono svolgervi.

(4) Il presidente informa in tempo utile il Parlamento europeo dell’intenzione di uno o più membri di candidarsi alle campagne elettorali per il Parlamento europeo nonché delle misure adottate per garantire il rispetto dei principi di indipendenza, onestà e delicatezza previsti dall’articolo 245 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea e dal presente codice di condotta.

(5) I membri candidati o che partecipano a una campagna elettorale ai sensi del paragrafo 2 non possono avvalersi né del personale né delle risorse materiali della Commissione per le attività legate alla campagna elettorale.

(6) I membri si astengono da qualsiasi dichiarazione o intervento pubblico a nome del partito politico europeo a cui appartengono, tranne nel caso in cui si candidino alle elezioni/partecipino a una campagna elettorale ai sensi dei paragrafi 3 e 4. Ciò non pregiudica il diritto dei membri di esprimere le loro opinioni personali. I membri che partecipano a campagne elettorali si impegnano ad astenersi dall’adottare nel corso della stessa posizioni non in linea con l’obbligo di riservatezza o che violino il principio di collegialità.

(1) Dopo la cessazione dalle loro funzioni, gli ex membri continuano a essere vincolati dal dovere di onestà e delicatezza ai sensi dell’articolo 245 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea. Essi continuano a essere vincolati dai doveri di collegialità e delicatezza di cui all’articolo 5 in relazione alle decisioni e alle attività della Commissione durante il loro mandato.

(2) Nei due anni successivi alla cessazione dalle loro funzioni gli ex membri informano la Commissione, con un preavviso minimo di due mesi, della loro intenzione di intraprendere un’attività professionale Ai fini del presente codice, per «attività professionale» s’intende qualsiasi attività professionale, remunerata o meno, diversa da un’attività non lucrativa non connessa con le attività dell’Unione europea e che non comporta azioni di lobbying o consulenza presso la Commissione e i suoi servizi, come:

(3) La Commissione esamina le informazioni fornite per determinare se l’attività prevista sia di natura compatibile con l’articolo 245 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea e, se l’attività prevista è collegata al portafoglio dell’ex membro, deciderà solo dopo aver consultato il comitato etico indipendente.

Fatta salva la possibilità per il presidente di richiederne il parere in caso di dubbi, non è necessario consultare il comitato etico indipendente laddove l’ex membro intenda:

(4) Per i due anni successivi alla cessazione dalle loro funzioni, gli ex membri si astengono dal fare pressione (17) per conto della loro impresa, del loro datore di lavoro o del loro cliente presso gli altri membri o il loro personale su questioni appartenenti al loro portafoglio durante il loro mandato.

(5) Nel caso degli ex presidenti, i periodi di cui ai paragrafi 2 e 4 sono di tre anni.

(6) I doveri di cui ai paragrafi 2 e 4 non si applicano laddove l’ex membro svolga una funzione pubblica.

(7) Le decisioni di cui al paragrafo 3 che stabiliscono la compatibilità con l’articolo 245 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea e i relativi pareri del comitato etico indipendente sono rese pubbliche tenendo nella debita considerazione la protezione dei dati di carattere personale.

(1) La Commissione istituisce un comitato etico indipendente. Su richiesta del presidente, il comitato fornisce consulenza alla Commissione su qualsiasi argomento etico collegato al presente codice nonché raccomandazioni di carattere generale su questioni etiche rilevanti ai sensi del codice.

(2) Il presidente stabilisce il termine entro il quale deve essere fornito il parere.

(3) I membri o gli ex membri interessati cooperano attivamente con il comitato, in particolare fornendo tutte le pertinenti informazioni supplementari richieste. Essi hanno la possibilità di essere ascoltati qualora il comitato ritenga di emettere un parere negativo.

(4) Il comitato è composto da tre membri scelti per competenza, esperienza, indipendenza e qualità professionali. Essi hanno precedenti impeccabili per quanto concerne la condotta professionale nonché esperienza in funzioni di alto livello in istituzioni europee, nazionali o internazionali. La composizione del comitato dovrebbe rispecchiare esperienze in diverse istituzioni o funzioni. I membri sono nominati dalla Commissione su proposta del presidente. Essi firmano una dichiarazione di assenza di conflitti di interessi. Il loro mandato ha durata triennale ed è rinnovabile una volta. In caso di cessazione di uno dei membri prima del termine del mandato, la Commissione nomina, su proposta del presidente, un nuovo membro per la durata residua del mandato.

(5) Il comitato elegge un presidente permanente tra i propri componenti. Il presidente convoca le riunioni su richiesta del presidente della Commissione.

(7) Ove non venga adottato all’unanimità, un parere riporta ogni posizione di dissenso.

(8) La Commissione, in conformità con le pertinenti norme amministrative, rimborsa le spese di viaggio e di soggiorno sostenute per partecipare alle riunioni del comitato e fornisce sostegno di segretariato al comitato (18).

(1) Il presidente, coadiuvato dal comitato etico indipendente, garantisce la corretta applicazione del presente codice di condotta.

(2) I membri o gli ex membri informano in tempo utile il presidente di eventuali dubbi in relazione all’applicazione del presente codice prima di agire in merito alla questione che ha generato i dubbi.

(3) In caso di una violazione del presente codice di condotta che non richieda un deferimento alla Corte di giustizia ai sensi dell’articolo 245 o 247 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea, la Commissione può decidere, tenendo conto del parere del comitato etico indipendente e su proposta del presidente, di formulare un’ammonizione e, ove del caso, di renderla pubblica.

(4) La Commissione pubblica con cadenza annuale una relazione sull’applicazione del presente codice di condotta, inclusi i lavori del comitato etico indipendente. Le relazioni sono pubblicate su un sito Internet dedicato all’applicazione del presente codice di condotta.

(1) Il presente codice di condotta abroga e sostituisce il codice di condotta del 20 aprile 2011 e la decisione che istituisce il comitato etico ad hoc del 21 ottobre 2003 (19). L’attuale comitato e i suoi membri assolveranno il mandato residuo ai sensi del presente codice.

(2) Per quanto concerne gli ex membri il cui mandato si è concluso prima dell’entrata in vigore della presente decisione, l’articolo 11, paragrafi 2-6, non trova applicazione. La sezione 1.2 del codice di condotta del 20 aprile 2011 resta applicabile nel loro caso.

(4) L’articolo 10, paragrafi 2-5, si applica dalla data di entrata in vigore dell’accordo quadro sulle relazioni tra il Parlamento europeo e la Commissione europea, come modificato. Fino a tale data, la sezione 1.1, paragrafi 8, 9 e 10, del codice di condotta dei commissari del 20 aprile 2011 (20) resta applicabile alla partecipazione dei membri della Commissione alle campagne elettorali per il Parlamento europeo.

(4) Regolamento (UE) n. 2016/300 del Consiglio, del 29 febbraio 2016, che definisce il trattamento economico dei titolari di alte cariche dell’UE (GU L 58 del 4.3.2016, pag. 1).

(7) Lettera del presidente della Commissione inviata il 13 settembre 2017 al presidente del Parlamento.

(8) Lettera del presidente del Parlamento europeo inviata il 23 gennaio 2018 al presidente della Commissione.

(9) Membro stabile di un’unione di fatto, di cui all’articolo 1, paragrafo 2, lettera c), dell’allegato VII dello statuto.

(15) Accordo tra il Parlamento europeo e la Commissione europea sul registro per la trasparenza delle organizzazioni e dei liberi professionisti che svolgono attività di concorso all'elaborazione e attuazione delle politiche dell'Unione europea (GU L 277 del 19.9.2014, pag. 11).

(16) Decisione della Commissione, del 25 novembre 2014, relativa alla pubblicazione delle informazioni riguardanti le riunioni tra i membri della Commissione e le organizzazioni o i liberi professionisti (GU L 343 del 28 novembre 2014, pag. 22).

(17) Tutte le attività che rientrano nel campo di applicazione del Registro comune per la trasparenza, cfr. articolo 7.

(18) Ciò non pregiudica le altre disposizioni amministrative relative allo status dei membri e ai loro diritti.

ALLEGATO 1

DICHIARAZIONE DI INTERESSI

Cognome e nome:

I. Attività precedenti (articolo 3, paragrafo 4, lettere b) e c), del codice)

I.1.

Funzioni svolte nel corso degli ultimi 10 anni in fondazioni od organismi analoghi

(Indicare la natura della funzione, il nome dell’organismo e le sue finalità/attività)

I.2.

Funzioni svolte nel corso degli ultimi 10 anni in istituti d’insegnamento

(Indicare la natura della funzione e il nome dell’istituto)

I.3.

Funzioni svolte nel corso degli ultimi 10 anni in consigli di amministrazione e organi di vigilanza e consultivi di società e di altri organismi esercitanti attività commerciali o economiche

(Indicare la natura della funzione e il nome e l’attività della società o dell’organismo)

I.4.

Altre attività professionali svolte nel corso degli ultimi 10 anni, in particolare nel settore dei servizi, libera professione e attività di consulenza.

(Indicare la natura dell’attività)

II. Attività esterne attuali in linea con l’articolo 8 del codice (articolo 3, paragrafo 4, lettere b) e c), del codice)

(Non occorre dichiarare corsi, pubblicazioni e discorsi a titolo gratuito – articolo 8, paragrafo 2, lettere da a) a c), del codice)

II.1.

Funzioni onorifiche attualmente svolte in fondazioni, organismi analoghi o istituti d’insegnamento o di ricerca (articolo 8, paragrafo 2, lettera d), del codice)

(Indicare la natura della funzione, il nome dell’organismo e le sue finalità/attività)

II.2.

Ulteriori informazioni pertinenti su altre funzioni (ad esempio, altre funzioni di natura onorifica e/o conferite a vita)

III. Interessi finanziari (articolo 3, paragrafo 4, lettere a) e c), del codice)

Indicare tutti gli interessi finanziari, compresi i beni patrimoniali e di debiti, che potrebbero essere ritenuti in grado di generare un conflitto di interessi. I conti bancari, determinati beni o i prestiti destinati a finanziare l’acquisto di beni immobili ad uso privato non devono essere di norma dichiarati.

Gli investimenti di valore superiore a 10 000 EUR devono essere dichiarati in ogni caso.

Indicare in entrambi i casi

—	il tipo di interesse (ad esempio azioni, obbligazioni, prestiti);

—	l’entità interessata (ad esempio, società, banca, fondo) - se l’investimento è gestito in maniera indipendente da terzi, non occorre dichiarare il nome dell’entità a meno che l’investimento sia collegato a settori specifici come i fondi settoriali o tematici);

—	l’entità dell’interesse (ad esempio il numero di azioni e il loro valore corrente, la percentuale di partecipazione).

IV. Interessi finanziari di coniugi, partner (1) e figli minorenni laddove ritenuti in grado di generare un conflitto di interessi (articolo 3, paragrafo 4, lettera a), del codice)

(In tal caso, fornire, in linea di massima, le stesse informazioni di cui al punto III)

V. Appartenenza ad associazioni, partiti politici, sindacati, organizzazioni non governative o altri organismi, qualora le loro attività, nel settore pubblico o privato, mirino a influenzare l’esercizio di funzioni pubbliche (articolo 3, paragrafo 4, lettera d), del codice)

(Specificare il nome dell’organizzazione e il settore di attività); (non occorre dichiarare l’appartenenza ad associazioni in ambito culturale, artistico, sociale, sportivo o caritativo)

VI. Immobili (articolo 3, paragrafo 4, lettera e), del codice)

(Non occorre dichiarare le residenze destinate all’uso esclusivo del proprietario e della sua famiglia)

VII. Attività professionale del coniuge/partner (2) (articolo 3, paragrafo 4, lettera f), del codice)

(Indicare la natura dell’attività, il nome della funzione esercitata e il nome del datore di lavoro)

Dichiaro sull’onore che le informazioni sopra riportate corrispondono a verità.

Data:

Firma:

La presente dichiarazione verrà resa pubblica in conformità con l’articolo 3, paragrafo 5, del codice.

(1) Membro stabile di un’unione di fatto, di cui all’articolo 1, paragrafo 2, lettera c), dell’allegato VII dello statuto.

(2) Tutte le attività che rientrano nel campo di applicazione del Registro comune per la trasparenza.

ALLEGATO 2

USO DELLA DOTAZIONE GLOBALE DEL COLLEGIO E SPOSTAMENTI EFFETTUATI DAI COMMISSARI PER RAGIONI DI SERVIZIO (MISSIONI) (1)

1. Bilancio

La dotazione globale della Commissione, che copre le spese di missione, ricevimenti e di rappresentanza professionale, viene fissata ogni anno dall’autorità di bilancio. Essa viene ripartita tra tutti i membri della Commissione sotto la responsabilità del presidente, in base ai rispettivi portafogli e alle esigenze reali. Le spese effettuate a carico della dotazione globale sono autorizzate dal capo di gabinetto del membro interessato (2) (ordinatore giuridico), che certifica anche la validità delle fatture. Le spese sono pagate sulla base della fattura e di una prova di pagamento, sotto la responsabilità del direttore dell’ufficio «Gestione e liquidazione dei diritti individuali» (PMO – ordinatore per gli impegni e i pagamenti di bilancio).

Le spese di missione dei membri della Commissione sono oggetto delle dotazioni iscritte a carico della linea 25.010213. Quelle dei membri dei gabinetti sono imputate (conformemente alla guida delle missioni della Commissione) alla linea 25.010211.01.01.10.

2. Comunicazione della missione - annullamento della missione

Ogni missione deve essere oggetto di un ordine di missione firmato dal membro della Commissione interessato e compilato sul modulo appositamente predisposto (MIPS), che deve indicare:

—	l’oggetto della missione;

—	il luogo della missione;

—	i mezzi di trasporto previsti;

—	la data e l’ora della partenza e del ritorno;

—	l’inizio e la fine dei lavori.

In caso di annullamento della missione, il membro della Commissione interessato deve far procedere immediatamente:

—	all’annullamento per iscritto delle prenotazioni e dei titoli di trasporto emessi dall’agenzia di viaggi;

—	all’annullamento per iscritto delle prenotazioni delle camere d’albergo.

3. Mezzi di trasporto

Il membro della Commissione può utilizzare tutti i mezzi di trasporto considerati appropriati ai fini della missione, secondo il miglior rapporto costo/efficacia e tenuto conto delle esigenze dell’istituzione, in conformità con l’articolo 6 del codice.

4. Titoli e spese di trasporto

Conformemente alla guida delle missioni, le spese di viaggio rimborsate nell’ambito di una missione coprono in linea di principio gli spostamenti fra Bruxelles e il luogo della missione.

I titoli di trasporto sono rilasciati su richiesta dall’agenzia di viaggi autorizzata dalla Commissione. Le spese sono integralmente a carico della dotazione «Missioni» del membro della Commissione. Le prenotazioni e i titoli di trasporto non utilizzati, in tutto o in parte, devono essere resi immediatamente all’agenzia di viaggi. Ogni tragitto effettuato a titolo privato è a carico personale del membro, che lo pagherà direttamente all’agenzia di viaggi con carta di credito.

5. Aerotaxi

L’utilizzo di un aerotaxi deve essere autorizzato dal presidente e, di norma, deve essere riservato a circostanze eccezionali, quando una destinazione non può essere raggiunta per mezzo di voli commerciali o quando il programma del membro della Commissione non è compatibile con gli orari di questi voli, o anche per motivi di sicurezza. Tutte le altre possibilità devono essere accuratamente valutate, in particolare la pianificazione del programma e l’utilizzo di un aerotaxi deve essere preso in considerazione solo come soluzione estrema.

Prima di essere presentate al presidente per l’autorizzazione, le domande contenenti tutti i dettagli pratici (luogo, data, programma, partecipanti, giustificazione ecc.), insieme all’offerta del contraente, devono essere approvate dal PMO. Per i viaggiatori che non sono membri della Commissione, è prevista una partecipazione finanziaria equivalente al costo di un biglietto aereo normale (3). Il PMO applicherà la ripartizione necessaria fra le varie linee di bilancio.

6. Durata della missione

La durata di una missione corrisponde al tempo che passa fra l’ora della partenza dalla sede di servizio e l’ora del ritorno a tale sede con i mezzi di trasporto utilizzati.

7. Missioni combinate con giorni di ferie

Le missioni combinate con giorni di ferie cominciano all’apertura dei lavori ufficiali se le ferie precedono la missione, e terminano alla chiusura dei lavori ufficiali se le ferie seguono la missione. Questa disposizione vale anche in caso di giorni festivi o per il fine settimana, tranne quando il calendario dei lavori prevede altrimenti. In questi ultimi casi, tuttavia, il membro della Commissione non percepisce alcuna indennità per i giorni festivi o per il fine settimana se i lavori hanno luogo nel suo paese d’origine.

8. Indennità giornaliera

L’indennità giornaliera accordata ai membri della Commissione è quella della tabella in vigore per i funzionari, maggiorata del 5 %. È calcolata per analogia con quanto previsto dalle disposizioni della guida delle missioni.

9. Spese d’albergo

Le spese d’albergo (esclusi colazione e altri pasti) sono rimborsabili dietro presentazione della fattura. Se tali spese superano 300 EUR al giorno si dovrà allegare una giustificazione alla dichiarazione delle spese di missione.

10. Altre spese

Altre spese giustificate dalla natura della missione sono rimborsabili su richiesta e dietro presentazione dei documenti giustificativi. Le spese per i ricevimenti e le spese di rappresentanza devono essere oggetto di domande di rimborso separate, conformemente alla decisione della Commissione relativa a questo tipo di spese.

11. Nota delle spese di missione

I membri della Commissione sono rimborsati sulla base di una dichiarazione delle spese di missione che deve essere inviata quanto prima al PMO tramite il modulo appositamente predisposto (MIPS).

Le domande devono includere i seguenti elementi:

—	l’oggetto della missione;

—	il luogo della missione;

—	la data e l’ora della partenza dalla sede di servizio e del ritorno a tale sede, e i mezzi di trasporto utilizzati;

—	l’ora di apertura e di chiusura dei lavori;

—	il numero di giorni di ferie eventualmente combinati con la missione;

—	le spese di trasporto pagate direttamente dal membro della Commissione;

—	le spese d’albergo (esclusi colazione e altri pasti);

—	i pasti offerti al membro della Commissione;

—	le altre spese per cui si chiede il rimborso.

Alla domanda vanno allegati tutti i documenti giustificativi.

12. Pagamento di certe spese da parte degli uffici di rappresentanza e dalle delegazioni dell’UE

In alcuni casi gli uffici di rappresentanza e le delegazioni possono essere autorizzati a pagare sul posto le spese sostenute nel corso di una missione. Si tratta di una procedura eccezionale, consentita solo quando tali spese non possono essere pagate con la carta di credito professionale o fatturate direttamente al PMO (4). Tenuto conto dell’ingente lavoro amministrativo che comporta questa procedura, queste domande devono essere limitate al minimo necessario.

13. Disposizioni particolari riguardanti le missioni degli autisti dei membri della commissione e l’uso del parco automobili degli uffici di rappresentanza della commissione e delle delegazioni dell’UE

Conformemente all’articolo 14 della decisione della Commissione del 14 settembre 1979, ogni membro della Commissione dispone in permanenza di un’auto di servizio con autista. Non è consentito ricorrere all’autista per tragitti di natura privata se questi implicano ore supplementari o spese di missione, tranne nel caso in cui ciò sia giustificato da motivi di sicurezza.

Il tragitto quotidiano fra il domicilio del membro della Commissione in Belgio e l’ufficio (o verso la stazione o l’aeroporto) è considerato come uno spostamento di lavoro.

Gli autisti sono coperti da un ordine di missione per guidare la vettura di servizio di un membro della Commissione, anche se né quest’ultimo né un funzionario del suo gabinetto si trovano a bordo, sempreché ritornino dal luogo di uno spostamento ufficiale o che riportino il veicolo da detto luogo. La nota delle spese di missione, che deve essere compilata dall’autista sul modulo appositamente predisposto (MIPS) e deve essere firmata dal capo di gabinetto, deve includere i seguenti elementi:

—	l’oggetto della missione;

—	il luogo della missione;

—	il tragitto percorso;

—	l’ora e la data della partenza dalla sede di servizio e del ritorno a tale sede;

—	le spese d’albergo (esclusi colazione e altri pasti);

—	ogni altra informazione menzionata sul modulo della dichiarazione delle spese di missione.

Le spese di missione dell’autista sono a carico della dotazione «Missioni» del gabinetto.

Il membro della Commissione che si reca in un ufficio di rappresentanza o in una delegazione dell’UE ha il diritto di utilizzare sul posto una vettura di servizio entro i limiti delle risorse disponibili dell’ufficio di rappresentanza o della delegazione. Qualora la visita di un membro della Commissione obblighi a sottoscrivere un contratto di servizi di trasporto al di fuori del normale funzionamento dell’ufficio di rappresentanza, i relativi costi sono imputati alla dotazione «Missioni» del membro. Per le visite alle delegazioni, si applicano le vigenti norme o le disposizioni concordate tra la Commissione e il SEAE.

(1) In assenza di disposizioni specifiche, sono applicabili per analogia le regole generali della guida delle missioni.

(2) Il capo di gabinetto del presidente può subdelegare tale potere al direttore di coordinamento e amministrazione del gabinetto del presidente.

(3) Ai fini della pubblicazione ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 2, del codice, il costo del viaggio individuale del membro della Commissione si baserà sul costo medio a persona (membri e personale) del volo. Tutto ciò, fatta salva la responsabilità generale del membro della Commissione relativamente alla missione.

(4) L’articolo 66 delle disposizioni attuative per il regolamento finanziario limita l’uso della cassa di anticipi ai casi in cui, dati gli importi limitati in questione, è materialmente impossibile o inefficiente effettuare operazioni di pagamento mediante le procedure di bilancio.