29.11.2005   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 312/55


RACCOMANDAZIONE DEL CONSIGLIO

del 14 novembre 2005

sugli interventi prioritari da attuare ai fini di una più intensa cooperazione in materia di archivi in Europa

(2005/835/CE)

IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l’articolo 151, paragrafo 5, secondo trattino,

vista la proposta della Commissione,

considerando quanto segue:

(1)

La risoluzione del Consiglio e dei ministri della cultura riuniti in sede di Consiglio, del 14 novembre 1991, sull’organizzazione degli archivi (1) e le conclusioni del Consiglio, del 17 giugno 1994, per una maggiore cooperazione nel settore degli archivi (2) hanno portato a primi progressi nel settore della cooperazione tra Stati membri in materia di archivi.

(2)

La risoluzione sugli archivi negli Stati membri del 6 maggio 2003 (3) ha sottolineato l’importanza degli archivi per la comprensione della storia e della cultura d’Europa e per il funzionamento democratico della società, soprattutto in considerazione dell’allargamento dell’Unione del 1o maggio 2004.

(3)

Sono stati organizzati forum multidisciplinari su scala comunitaria sui problemi connessi alla gestione, alla conservazione, alla tutela e al recupero dei dati a lettura automatica cui hanno partecipato rappresentanti delle amministrazioni pubbliche, dei servizi nazionali di archivio e del mondo dell’industria e della ricerca.

(4)

La risoluzione del Consiglio del 6 maggio 2003 ha sottolineato la necessità di un ulteriore sviluppo delle applicazioni e soluzioni in materia di tecnologia dell’informazione e della comunicazione nel settore degli archivi.

(5)

La Commissione sottolinea il lavoro svolto dalle istituzioni dell’Unione nel settore specifico degli archivi cinematografici e segnatamente la risoluzione del Consiglio, del 24 novembre 2003, relativa al deposito di opere cinematografiche nell’Unione europea (4), e la raccomandazione del Parlamento europeo e del Consiglio relativa al patrimonio cinematografico e alla competitività delle attività industriali correlate che sarà adottata entro il 2005.

(6)

Nella risoluzione del 6 maggio 2003, il Consiglio ha inoltre invitato la Commissione a presentare una relazione sulla situazione attuale e gli sviluppi futuri degli archivi nell’Unione allargata. La «Relazione sugli archivi nell’Unione europea allargata», stilata da un gruppo di esperti degli Stati membri e adottata nel febbraio 2005 (5), è una solida base per lo sviluppo futuro degli archivi in Europa. Su richiesta del Consiglio, essa contiene proposte di azioni concrete e orientamenti per migliorare la cooperazione in materia di archivi a livello europeo,

RACCOMANDA:

A.

Un gruppo «Archivi europei», composto da esperti designati dagli Stati membri e dalle istituzioni dell’Unione, dovrebbe assicurare la cooperazione e il coordinamento su questioni generali relative agli archivi e al seguito dei lavori cui si fa riferimento nella «Relazione sugli archivi nell’Unione europea allargata» del febbraio 2005 e in particolare le misure prioritarie di cui al punto B della presente raccomandazione. Laddove e allorquando opportuno, il gruppo «Archivi europei» dovrebbe altresì cooperare con altre pertinenti reti europee quali il gruppo dei rappresentanti nazionali in materia di digitalizzazione e l’Ufficio europeo per le biblioteche, l’informazione e la documentazione (EBLIDA).

B.

Le seguenti misure nel campo degli archivi:

1)

Conservazione degli archivi in Europa e prevenzione dei danni:

elaborazione di un piano d’azione tipo da parte del gruppo «Archivi europei» per promuovere misure di prevenzione dei danni ai documenti e agli archivi causati da catastrofi naturali o da altri eventi devastanti,

promozione da parte del gruppo «Archivi europei» di interventi su scala comunitaria per la conservazione e la riparazione dei documenti e degli archivi danneggiati,

elaborazione e promozione, da parte dei servizi responsabili degli archivi nazionali degli Stati membri e dei servizi responsabili degli archivi delle istituzioni dell’Unione, di norme e di specifiche per la costruzione di nuove strutture destinate agli archivi.

2)

Consolidamento della cooperazione interdisciplinare a livello europeo nel settore dei documenti ed archivi elettronici, da sviluppare ulteriormente anche nel quadro del piano di lavoro del Consiglio per la cultura, in particolare per quanto riguarda il coordinamento della digitalizzazione (6):

miglioramento della cooperazione al fine di assicurare l’autenticità, la conservazione a lungo termine e l’accessibilità dei documenti e degli archivi elettronici, soprattutto aggiornando ed estendendo gli attuali requisiti per la creazione di sistemi di gestione di documenti ed archivi elettronici come MoReq (requisiti modello per sistemi di gestione di documenti ed archivi elettronici) per una migliore gestione dell’amministrazione pubblica e continuando ad organizzare Forum DLM (7) sui documenti e gli archivi elettronici.

3)

Costituzione e gestione di un portale Internet per l’accesso ai documenti e agli archivi europei quale priorità:

elaborazione, ad opera dei servizi responsabili degli archivi nazionali degli Stati membri e dei servizi responsabili degli archivi delle istituzioni dell’Unione, di un portale Internet che agevoli l’accesso, anche transfrontaliero, ai documenti e agli archivi degli Stati membri e delle istituzioni dell’Unione. Tale portale potrebbe essere ospitato da uno dei server informatici dell’Unione europea o dai servizi nazionali di archivio di uno Stato membro.

4)

Promozione delle migliori pratiche per quanto riguarda la legislazione nazionale ed europea in materia di gestione dei documenti e degli archivi e di accesso ad essi; i servizi degli archivi nazionali degli Stati membri e i servizi degli archivi delle istituzioni dell’Unione dovrebbero:

esaminare i nuovi progetti legislativi in questo settore da attuare nei diversi Stati membri al fine di individuare le migliori pratiche, soprattutto per quanto riguarda le esigenze in materia di gestione e di accesso ai documenti e agli archivi,

collegare tra loro i dati sulla legislazione in materia di archivi e sulle altre leggi correlate a livello nazionale e comunitario e agevolarne la consultazione mediante la creazione di una banca dati che incoraggi la divulgazione di tali legislazioni. Tale banca dati potrebbe essere ospitata da uno dei server informatici dell’Unione europea o dai servizi nazionali di archivio di uno Stato membro. È opportuno tenere conto dei lavori avviati nel quadro del progetto europeo per i dati giuridici promosso dalla «Sezione europea del Consiglio internazionale degli archivi» (EURBICA), come riportato nella «Relazione sugli archivi nell’Unione europea allargata (azione prioritaria 4.2)».

5)

Adozione di misure per prevenire il furto dei documenti d’archivio:

elaborazione di un piano d’azione e di orientamenti comuni da parte dei servizi degli archivi nazionali degli Stati membri che permettano di scambiare informazioni e migliori pratiche al fine di combattere il furto di documenti d’archivio e di promuovere il recupero dei documenti rubati.

C.

Gli Stati membri e le istituzioni dell’Unione dovrebbero incoraggiare congiuntamente l’attuazione delle misure prioritarie individuate nella «Relazione sugli archivi nell’Unione europea allargata» del febbraio 2005 e di cui al punto B della presente raccomandazione. L’attuazione delle misure prioritarie terrà conto dei lavori dei gruppi costituiti nel quadro dell’EBNA (Ufficio europeo degli archivisti nazionali), in particolare per quanto riguarda la cooperazione nei settori della sicurezza e della conservazione degli archivi e creando un portale europeo di accesso alle informazioni. L’adozione della presente raccomandazione e l’attuazione di queste misure non implicano in sé l’impegno di nuove risorse finanziarie da parte dell’Unione europea o degli Stati membri. Laddove possibile e in conformità delle pertinenti procedure, l’Unione europea si impegnerà, nel quadro dei programmi esistenti, ad appoggiare progetti volti all’attuazione di queste misure.

D.

Entro tre anni dalla data di pubblicazione della presente raccomandazione, il gruppo «Archivi europei» dovrebbe presentare una relazione sui progressi compiuti nell’attuazione delle misure prioritarie di cui al punto B.

Fatto a Bruxelles, addì 14 novembre 2005.

Per il Consiglio

La presidente

T. JOWELL


(1)  GU C 314 del 5.12.1991, pag. 2.

(2)  GU C 235 del 23.8.1994, pag. 3.

(3)  GU C 113 del 13.5.2003, pag. 2.

(4)  GU C 295 del 5.12.2003, pag. 5.

(5)  COM(2005) 52 def.

(6)  Conclusioni del Consiglio sul piano di lavoro per la cultura 2005-2006 (doc. 13839/04).

(7)  DLM = Document Lifecycle Management (gestione del ciclo di vita dei documenti).