Regolamento (CE, Euratom) n. 1700/2003 del Consiglio

del 22 settembre 2003

che modifica il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 308,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 203,

vista la proposta della Commissione,

visto il parere del Parlamento europeo,

considerando quanto segue:

(1) L'articolo 255 del trattato che istituisce la Comunità europea conferisce a qualsiasi cittadino dell'Unione ed a qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro il diritto di accedere ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione.

(2) I principi generali e le limitazioni che disciplinano il diritto d'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione sono stati fissati dal regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio(1).

(3) In virtù del regolamento (CE) n. 1049/2001, le eccezioni al diritto d'accesso previste si applicano solo per un periodo massimo di 30 anni, indipendentemente dal luogo dove i documenti sono conservati. Tuttavia, le eccezioni al diritto d'accesso relative alla tutela della vita privata o di interessi commerciali, nonché le disposizioni specifiche relative ai documenti sensibili possono essere applicate anche dopo tale periodo, se necessario.

(4) Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83(2) dispone che talune categorie di documenti non saranno rese accessibili al pubblico allo scadere del termine di 30 anni a decorrere dal momento in cui tali documenti sono stati creati. A norma dell'articolo 18, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, è opportuno rendere tali disposizioni d'esclusione conformi con le eccezioni al diritto d'accesso previste da tale regolamento.

(5) Ai fini dell'applicazione del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83, il Comitato economico e sociale europeo, il Comitato delle regioni e le agenzie ed organismi simili creati dal legislatore comunitario dovrebbero essere d'ora in poi assimilati alle istituzioni di cui all'articolo 7, paragrafo 1, del trattato che istituisce la Comunità europea.

(6) Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 dovrebbe essere modificato di conseguenza,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1

Il regolamento del Consiglio (CEE, Euratom) n. 354/83 è modificato come segue:

1) All'articolo 1, i paragrafi 1, 2 e 3 sono sostituiti dai seguenti:

"Articolo 1

1. Il presente regolamento mira a garantire che i documenti aventi un valore storico o amministrativo siano conservati e resi accessibili al pubblico, nella misura del possibile.

A tale scopo ogni istituzione della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica nonché il Comitato economico e sociale europeo, il Comitato delle regioni, le agenzie ed organismi simili creati dal legislatore (denominati in appresso 'istituzioni'), istituisce archivi storici e li rende accessibili al pubblico, alle condizioni fissate dal presente regolamento e dopo la scadenza del termine di trenta anni a decorrere dalla data in cui i documenti sono stati creati.

2. Ai fini dell'applicazione del presente regolamento:

a) i termini 'archivi delle istituzioni delle Comunità europee' designano il complesso dei documenti di ogni genere, indipendentemente dalla loro forma e dal loro supporto materiale, prodotti o ricevuti da un'istituzione, da un suo rappresentante o da un suo agente nell'esercizio delle sue funzioni e riguardanti le attività della Comunità economica europea e/o della Comunità europea dell'energia atomica (denominate di seguito 'Comunità europee');

b) i termini 'archivi storici delle istituzioni delle Comunità europee' designano quella parte degli archivi delle istituzioni delle Comunità europee che è stata prescelta, alle condizioni di cui all'articolo 7, per essere conservati in permanenza.

3. Tutti i documenti resi accessibili prima della scadenza del termine previsto al paragrafo 1 restano accessibili al pubblico senza restrizioni."

2) L'articolo 2 è sostituito dal testo seguente:

"Articolo 2

1. Nel caso di documenti coperti dall'eccezione relativa alla vita privata e all'integrità dell'individuo, di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(3), nonché da quella relativa agli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, compresa la proprietà intellettuale, di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, queste eccezioni possono continuare ad essere applicate alla totalità o ad una parte del documento anche dopo il periodo di trent'anni, se ricorrono le relative condizioni d'applicazione.

2. I documenti coperti dall'eccezione relativa alla vita privata o all'integrità dell'individuo di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001, compresi i fascicoli del personale delle Comunità europee, possono essere accessibili conformemente alle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari nonché la libera circolazione di tali dati(4), in particolare gli articoli 4 e 5.

3. Prima di decidere di rendere accessibili al pubblico documenti la cui divulgazione potrebbe arrecare pregiudizio agli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica determinata, compresa la proprietà intellettuale di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, l'istituzione informa la persona interessata, secondo modalità d'applicazione da definirsi per ciascuna istituzione, dell'intenzione di rendere accessibili al pubblico i documenti in questione. Tali documenti non sono resi pubblici se, tenuto conto delle osservazioni presentate dalla persona interessata, l'istituzione ritiene che la loro divulgazione arrechi pregiudizio a tali interessi commerciali, a meno che essa non sia giustificata da un interesse pubblico prevalente.

4. I documenti sensibili di cui all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001 sono accessibili nei limiti fissati da tale disposizione."

3) L'articolo 3 è sostituito dal seguente:

"Articolo 3

Non vengono resi accessibili al pubblico i documenti che sono stati classificati in una delle categorie di segretezza di cui all'articolo 10 del regolamento n. 3 del Consiglio, del 31 luglio 1958, relativo all'applicazione dell'articolo 24 del trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica(5), e che non sono stati declassificati."

4) L'articolo 4 è soppresso.

5) L'articolo 5 è sostituito dal seguente:

"Articolo 5

Per garantire il rispetto del termine di trenta anni di cui all'articolo 1, paragrafo 1, ogni istituzione procede in tempo utile, ed al più tardi nel corso del venticinquesimo anno dalla data di creazione di ciascun documento, all'esame dei documenti classificati conformemente alle norme dell'istituzione interessata, per decidere in merito alla loro eventuale declassificazione. I documenti che non siano stati declassificati nel corso del primo esame vengono riesaminati periodicamente, almeno ogni cinque anni."

6) L'articolo 6 è sostituito dal seguente:

"Articolo 6

Qualora, dopo la scadenza del termine di 30 anni di cui all'articolo 1, paragrafo 1, uno Stato membro intenda rendere accessibili al pubblico documenti prodotti dalle istituzioni e contemplati dall'articolo 2 o dall'articolo 3, esso consulta l'istituzione in questione onde adottare una decisione che non metta in pericolo gli obiettivi del presente regolamento."

7) L'articolo 7 è sostituito dal seguente:

"Articolo 7

Ogni istituzione trasmette agli archivi storici i documenti contenuti nei suoi archivi correnti, al più tardi alla scadenza del termine di quindici anni a decorrere dal momento in cui sono stati prodotti. Sulla base di criteri che verranno stabiliti da ciascuna istituzione conformemente all'articolo 9, tali documenti sono sottoposti ad una cernita per separare quelli da conservare da quelli privi di interesse amministrativo o storico."

8) L'articolo 9 è sostituito dal seguente:

"Articolo 9

1. Ogni istituzione può adottare sul piano interno le modalità d'applicazione del presente regolamento. Per quanto possibile, le istituzioni renderanno i loro archivi accessibili con mezzi elettronici. Conserveranno anche i documenti esistenti sotto forme adeguate ad esigenze particolari (scrittura 'braille', grandi caratteri o registrazione).

2. Ogni istituzione pubblica annualmente un'informazione riguardante le sue attività in materia di archivi storici."

Articolo 2

Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Bruxelles, addì 22 settembre 2003.

Per il Consiglio

Il Presidente

F. Frattini

(1) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(2) GU L 43 del 15.2.1983, pag. 1.

(3) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(4) GU L 8 del 12.1.2002, pag. 1.

(5) GU 17 del 6.10.1958, pag. 406/58.

ALLEGATO

DICHIARAZIONE DEL CONSIGLIO

Il Consiglio rammenta che il presente regolamento non pregiudica il contratto tra le Comunità europee e l'Istituto universitario europeo del 17 dicembre 1984.