concernente il regolamento interno del comitato ministeriale misto ACP-CE sul commercio

visto l’accordo di partenariato tra i membri del gruppo degli Stati dell’Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra, firmato a Cotonou, il 23 giugno 2000, di seguito denominato «accordo», in particolare l’articolo 38, paragrafo 3,

1. Il comitato ministeriale misto sul commercio, di seguito il «comitato sul commercio», è composto, da una parte, da un ministro per ciascuno degli Stati membri della Comunità europea e da un membro della Commissione delle Comunità europee e, dall’altra, su base paritetica dei ministri degli Stati ACP.

2. Ciascuna delle parti comunica i nomi dei propri rappresentanti al segretariato del comitato sul commercio.

3. Il comitato sul commercio può decidere di istituire gruppi ristretti, composti di un numero uguale di membri ACP e CE del comitato, compreso un membro della Commissione, per preparare le raccomandazioni sulle materie specifiche di cui all’articolo 12, paragrafo 1.

Il comitato sul commercio è presieduto alternativamente, per periodi di sei mesi, dal membro della Commissione delle Comunità europee, a nome della Comunità europea, e da un rappresentante degli Stati ACP. La prima presidenza è tenuta da un rappresentante degli Stati ACP.

1. Il comitato sul commercio si riunisce almeno una volta all’anno o con maggiore frequenza su richiesta di una delle parti.

2. Il comitato sul commercio si riunisce nelle sedi abituali delle sessioni del Consiglio dell’Unione europea, presso la sede del segretariato del gruppo degli Stati ACP, ovvero in una città di uno Stato ACP, secondo la decisione adottata dal comitato sul commercio.

4. Il comitato sul commercio può deliberare validamente soltanto se è presente almeno la maggioranza dei rappresentanti degli Stati membri della Comunità europea, compreso un membro della Commissione delle Comunità europee, e la maggioranza dei rappresentanti degli Stati ACP membri del comitato.

1. Qualora siano impossibilitati a partecipare ad una riunione, i membri del comitato sul commercio possono farsi rappresentare.

2. Un membro del comitato sul commercio che voglia farsi rappresentare deve notificare al presidente del comitato stesso il nome del proprio rappresentante prima della riunione.

3. Il rappresentante designato di un membro del comitato sul commercio esercita tutti i diritti del membro rappresentato.

1. I membri del comitato sul commercio possono farsi accompagnare da funzionari competenti in materia di commercio.

2. Prima di ogni riunione, il presidente è informato della composizione prevista delle delegazioni delle due parti.

3. Con l’assenso delle parti, il comitato sul commercio può invitare non membri alle proprie riunioni.

4. I rappresentanti di organizzazioni regionali o subregionali degli ACP impegnati in un processo di integrazione economica possono partecipare alle riunioni in qualità di osservatori, previa approvazione del comitato sul commercio.

Il segretariato del Consiglio dei ministri ACP-CE svolgerà il ruolo di segretariato del comitato sul commercio.

Il segretariato del Consiglio dei ministri ACP-CE ha il compito di preparare tutta la documentazione necessaria per le riunioni del comitato sul commercio.

Quando le delibere del comitato sul commercio si basano su documenti scritti, questi ultimi sono numerati e diffusi dal segretariato come documenti del comitato sul commercio.

1. La corrispondenza indirizzata al comitato sul commercio o al suo presidente è inoltrata al segretariato del comitato sul commercio.

2. Il segretariato assicura che la corrispondenza sia recapitata ai destinatari e, nel caso di documentazione di cui all’articolo 7, ad altri membri del comitato sul commercio. La corrispondenza così trasmessa è inviata al segretariato generale della Commissione europea, alle rappresentanze permanenti degli Stati membri della Comunità europea e alle missioni diplomatiche dei rappresentanti degli Stati ACP.

Salvo decisione contraria, le riunioni del comitato sul commercio non sono pubbliche.

1. Per ogni riunione, il presidente elabora un ordine del giorno provvisorio, che viene trasmesso dal segretariato del comitato sul commercio ai destinatari almeno 15 giorni prima dell’inizio della riunione.

2. L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali una domanda di iscrizione nell’ordine del giorno è pervenuta al presidente almeno 21 giorni prima dell’inizio della riunione. Richieste di iscrizione di punti all’ordine del giorno possono anche essere presentate dal sottocomitato ACP-CE di cooperazione commerciale. In tal caso, i copresidenti di tale sottocomitato sono invitati a partecipare alla riunione.

3. Per tener conto delle esigenze di un caso specifico, con l’accordo di entrambe le parti, i termini stabiliti possono essere ridotti.

4. L’ordine del giorno è adottato dal comitato sul commercio all’inizio di ciascuna riunione.

1. Un progetto di verbale di ciascuna riunione è redatto congiuntamente dal segretariato quanto prima.

3. Il verbale comprende anche un elenco dei membri del comitato sul commercio o dei loro rappresentanti che hanno partecipato alla riunione.

4. Il progetto di verbale è sottoposto per approvazione al comitato sul commercio nella riunione successiva. Il progetto di verbale può anche essere approvato per iscritto dalle due parti. Dopo essere stato approvato, il verbale viene firmato in due copie facenti fede dal segretariato e archiviato dalle parti. Una copia del verbale è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all’articolo 8.

1. Il comitato sul commercio formula raccomandazioni, concordate tra le parti, in merito a tutte le questioni relative al commercio, comprese quelle relative ai negoziati commerciali multilaterali, agli accordi di partenariato economico, alla cooperazione nelle sedi internazionali e alle questioni relative ai prodotti di base.

2. Tra una sessione e l’altra, il comitato sul commercio può formulare raccomandazioni tramite procedura scritta, previo accordo delle parti. Una procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i cosegretari del segretariato, di concerto con le parti.

3. Le raccomandazioni del comitato sul commercio recano la denominazione «raccomandazione», seguita da un numero progressivo, dalla data di adozione e da un’indicazione dell’oggetto.

4. Le raccomandazioni del comitato sul commercio sono autenticate dal segretariato e dal presidente.

5. Le raccomandazioni sono inviate a ciascuno dei destinatari di cui all’articolo 8 quali documenti del comitato sul commercio.

6. Il comitato sul commercio presenta appropriate relazioni periodiche al Consiglio dei ministri ACP-CE.

Salvo decisione contraria, il comitato sul commercio delibera sulla base della documentazione approntata nelle lingue ufficiali delle parti.

Il paragrafo 1 del protocollo 1 dell’accordo, relativo alle spese di funzionamento delle istituzioni congiunte, è altresì applicabile per quanto riguarda le spese sostenute dal comitato sul commercio.

La presente decisione annulla e sostituisce la decisione n. 4/2001 del 24 aprile 2001 del comitato degli ambasciatori ACP-CE concernente l’adozione del regolamento interno del comitato ministeriale misto ACP-CE sul commercio.

Fatto a Bruxelles, addì 8 marzo 2005.

Per il Consiglio dei ministri ACP-CE

Il presidente

J. ASSELBORN