Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni

che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica

IL CONSIGLIO DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità economica europea, in particolare l'articolo 235,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 203,

vista la proposta della Commissione ( 1 ),

visto il parere del Parlamento europeo ( 2 ),

considerando che, nell'ambito dell'espletamento della loro missione, le istituzioni della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica hanno costituito nel loro ambito una vasta collezione di archivi; che tali archivi costituiscono un bene delle Comunità che godono entrambe della personalità giuridica;

considerando che è pratica costante negli Stati membri e nelle organizzazioni internazionali rendere accessibili al pubblico gli archivi dopo il decorso di un certo numero d'anni; che conviene fissare le norme comuni relative all'apertura degli archivi storici delle Comunità europee al pubblico;

considerando che una parte dei documenti e atti delle istituzioni della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica si trova materialmente negli archivi degli Stati membri; che questi ultimi applicano norme diverse quanto ai termini e alle condizioni di accesso del pubblico ai loro archivi; che occorre evitare che documenti ed atti classificati emanati dalle istituzioni comunitarie diventino accessibili al pubblico per il tramite degli archivi nazionali a condizioni meno severe di quelle previste dal presente regolamento;

considerando che l'utilizzazione e l'analisi critica degli archivi delle Comunità europee non servono solo ai fini della ricerca storica in generale, ma possono agevolare nel contempo le azioni degli ambienti interessati a livello comunitario e contribuire in tal modo ad una migliore realizzazione dell'insieme degli obiettivi delle Comunità;

considerando che i trattati non hanno previsto poteri d'azione specifici per stabilire norme comuni in materia di archivi comunitari;

considerando che è opportuno limitarsi a stabilire taluni principi essenziali, lasciando ad ogni istituzione comunitaria il compito di adottare le modalità di applicazione necessarie per l'applicazione di detti principi sul piano interno,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

1. Il presente regolamento mira a garantire che i documenti aventi un valore storico o amministrativo siano conservati e resi accessibili al pubblico, nella misura del possibile.

A tale scopo ogni istituzione della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica nonché il Comitato economico e sociale europeo, il Comitato delle regioni, le agenzie ed organismi simili creati dal legislatore (denominati in appresso «istituzioni»), istituisce archivi storici e li rende accessibili al pubblico, alle condizioni fissate dal presente regolamento e dopo la scadenza del termine di trenta anni a decorrere dalla data in cui i documenti sono stati creati.

3. Tutti i documenti resi accessibili prima della scadenza del termine previsto al paragrafo 1 restano accessibili al pubblico senza restrizioni.

4. Alla scadenza del termine di trenta anni di cui al paragrafo 1, l'accesso agli archivi storici viene consentito a tutti coloro che ne fanno richiesta e che accettano di ottemperare alle norme interne stabilite a tal fine in seno a ciascuna istituzione.

5. Gli archivi storici sono accessibili in forma di copie. Le istituzioni possono tuttavia rendere accessibili gli originali dei documenti e degli atti se l'utilizzatore fa stato di un interesse particolare debitamente motivato.

1. Nel caso di documenti coperti dall'eccezione relativa alla vita privata e all'integrità dell'individuo, di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione ( 3 ), nonché da quella relativa agli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, compresa la proprietà intellettuale, di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, queste eccezioni possono continuare ad essere applicate alla totalità o ad una parte del documento anche dopo il periodo di trent'anni, se ricorrono le relative condizioni d'applicazione.

2. I documenti coperti dall'eccezione relativa alla vita privata o all'integrità dell'individuo di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001, compresi i fascicoli del personale delle Comunità europee, possono essere accessibili conformemente alle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari nonché la libera circolazione di tali dati ( 4 ), in particolare gli articoli 4 e 5.

3. Prima di decidere di rendere accessibili al pubblico documenti la cui divulgazione potrebbe arrecare pregiudizio agli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica determinata, compresa la proprietà intellettuale di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, l'istituzione informa la persona interessata, secondo modalità d'applicazione da definirsi per ciascuna istituzione, dell'intenzione di rendere accessibili al pubblico i documenti in questione. Tali documenti non sono resi pubblici se, tenuto conto delle osservazioni presentate dalla persona interessata, l'istituzione ritiene che la loro divulgazione arrechi pregiudizio a tali interessi commerciali, a meno che essa non sia giustificata da un interesse pubblico prevalente.

4. I documenti sensibili di cui all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001 sono accessibili nei limiti fissati da tale disposizione.

Non vengono resi accessibili al pubblico i documenti che sono stati classificati in una delle categorie di segretezza di cui all'articolo 10 del regolamento n. 3 del Consiglio, del 31 luglio 1958, relativo all'applicazione dell'articolo 24 del trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica ( 5 ), e che non sono stati declassificati.

Per garantire il rispetto del termine di trenta anni di cui all'articolo 1, paragrafo 1, ogni istituzione procede in tempo utile, ed al più tardi nel corso del venticinquesimo anno dalla data di creazione di ciascun documento, all'esame dei documenti classificati conformemente alle norme dell'istituzione interessata, per decidere in merito alla loro eventuale declassificazione. I documenti che non siano stati declassificati nel corso del primo esame vengono riesaminati periodicamente, almeno ogni cinque anni.

Qualora, dopo la scadenza del termine di 30 anni di cui all'articolo 1, paragrafo 1, uno Stato membro intenda rendere accessibili al pubblico documenti prodotti dalle istituzioni e contemplati dall'articolo 2 o dall'articolo 3, esso consulta l'istituzione in questione onde adottare una decisione che non metta in pericolo gli obiettivi del presente regolamento.

Ogni istituzione trasmette agli archivi storici i documenti contenuti nei suoi archivi correnti, al più tardi alla scadenza del termine di quindici anni a decorrere dal momento in cui sono stati prodotti. Sulla base di criteri che verranno stabiliti da ciascuna istituzione conformemente all'articolo 9, tali documenti sono sottoposti ad una cernita per separare quelli da conservare da quelli privi di interesse amministrativo o storico.

1. Ogni istituzione, ad eccezione della Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) e della Banca centrale europea (BCE), deposita presso l'Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze i documenti che fanno parte dei suoi archivi storici e che ha reso accessibili al pubblico conformemente al presente regolamento. Le modalità di deposito sono stabilite nell'allegato.

Nonostante il primo comma, le istituzioni depositanti possono escludere, per motivi giuridici o amministrativi, il deposito di alcuni documenti originali presso l'IUE. In tal caso, provvedono a depositare una copia di tali documenti su microscheda o digitale.

2. Su richiesta, ogni istituzione mette a disposizione degli altri Stati membri e delle altre istituzioni una serie completa di copie di microforme dei propri archivi storici, nella misura in cui questi ultimi siano accessibili conformemente al presente regolamento, purché non si tratti dello Stato membro in cui essa si trova o di istituzioni che si trovano nello stesso Stato membro.

3. La CGUE e la BCE possono depositare i propri archivi storici presso l'IUE su base volontaria.

4. Le istituzioni depositanti restano proprietarie dei loro archivi e detengono la responsabilità esclusiva per la composizione dei documenti e dei fascicoli depositati, o resi disponibili in altra forma, presso l'IUE.

5. Il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l'IUE non pregiudica la protezione di tali archivi ai sensi dell'articolo 2 del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea, allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato sul funzionamento dell'Unione europea.

6. L'IUE garantisce la conservazione e la protezione degli archivi depositati. Tale conservazione e tale protezione soddisfano le norme riconosciute a livello internazionale per la protezione materiale degli archivi e rispettano almeno le norme tecniche e di sicurezza corrispondenti a quelle utilizzate per la conservazione e la gestione degli archivi pubblici in Italia. A tal fine, i documenti depositati sono conservati in un deposito per archivi appositamente costruito.

7. L'IUE è responsabile solo del personale incaricato della gestione degli archivi storici dell'Unione depositati presso l'IUE. L'IUE deve garantire che il personale assegnato alla gestione degli archivi storici abbia le qualifiche professionali richieste per svolgere l'attività in questo settore.

8. Ogni istituzione depositante ha il diritto di ricevere informazioni per quanto riguarda la gestione dei propri archivi da parte dell'IUE e svolgere un'ispezione negli archivi depositati.

9. L'IUE rende accessibili al pubblico gli archivi storici che accoglie in virtù dei paragrafi 1 e 3. Anche le istituzioni possono rendere accessibile al pubblico una copia degli stessi archivi storici.

10. I costi della gestione degli archivi storici dell'Unione sono finanziati dai contributi di tutte le istituzioni depositanti alla pertinente linea di bilancio, entro i limiti degli stanziamenti annuali resi disponibili dall'autorità di bilancio nel rispetto del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione ( 6 ). Tali contributi finanziari non coprono i costi connessi alla fornitura ed all'adattamento degli edifici e dei depositi che ospitano gli archivi e il relativo personale.

L'entità dei contributi di cui al primo comma è proporzionata alla dimensione delle rispettive tabelle dell'organico delle istituzioni depositanti. Ciascun contributo sarà ricalcolato ogniqualvolta una nuova istituzione inizia a depositare i propri archivi storici presso l'IUE o almeno ogni cinque anni.

11. L'IUE agisce in qualità di incaricato del trattamento ai sensi dell'articolo 2 del regolamento (CE) n. 45/2001, seguendo le istruzioni delle istituzioni depositanti. L'IUE tratta i dati personali contenuti negli archivi storici delle istituzioni conformemente alle garanzie previste da detto regolamento.

12. Il garante europeo della protezione dei dati continua ad esercitare poteri di controllo sulle istituzioni per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti negli archivi storici depositati presso l'IUE.

1. Ogni istituzione adotta norme interne per l'applicazione del presente regolamento. Esse includono norme relative alla conservazione e all'apertura al pubblico degli archivi storici e alla protezione dei dati personali ivi contenuti. Nella misura del possibile, le istituzioni rendono i loro archivi accessibili al pubblico con mezzi elettronici, inclusi gli archivi digitali e quelli originariamente prodotti in formato digitale e ne agevolano la consultazione su Internet. Inoltre conservano i documenti esistenti in forme adeguate ad esigenze particolari (quale scrittura «braille», caratteri grandi o registrazioni).

2. Ogni istituzione pubblica annualmente un'informazione riguardante le sue attività in materia di archivi storici.

3. La Commissione conclude, a nome delle istituzioni depositanti, un accordo quadro di partenariato con l'IUE. Tale accordo quadro di partenariato include disposizioni dettagliate relative dell'UE ai ruoli e alle responsabilità reciproci delle istituzioni e dell'IUE per la gestione degli archivi storici dell'Unione, anche in ordine a deposito, conservazione, accesso e consultazione pubblica.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

DISPOSIZIONI RELATIVE AL DEPOSITO DEGLI ARCHIVI STORICI DELLE ISTITUZIONI PRESSO L'ISTITUTO UNIVERSITARIO EUROPEO DI FIRENZE

1. Nel caso di archivi non digitali, i documenti originali sono depositati presso l'IUE ai fini della loro conservazione permanente insieme ad una copia su microscheda e/o una copia digitale.

Nel caso di archivi digitali, l'IUE ha un accesso permanente ai documenti per poter assolvere all'obbligo di rendere accessibili al pubblico gli archivi storici in un unico luogo e promuovere la loro consultazione. Le istituzioni da cui i documenti hanno avuto origine restano responsabili per la conservazione permanente dei loro archivi digitali.

		Gazzetta ufficiale
		No	page	date
►M1	REGOLAMENTO (CE, EURATOM) N. 1700/2003 DEL CONSIGLIO del 22 settembre 2003	L 243	1	27.9.2003
►M2	REGOLAMENTO (UE) 2015/496 DEL CONSIGLIO del 17 marzo 2015	L 79	1	25.3.2015