DECISIONE DEL COMITATO PERMANENTE DEGLI STATI EFTA

N. 3/2005/SC

del 9 giugno 2005

relativa all’accesso del pubblico ai documenti EFTA e che abroga la decisione n. 2/2002/SC del comitato permanente degli Stati EFTA del 30 maggio 2002

IL COMITATO PERMANENTE DEGLI STATI EFTA,

vista la decisione del comitato permanente degli Stati EFTA n. 2/2002/SC, del 30 maggio 2002, relativa all’accesso pubblico ai documenti EFTA, che è abrogata,

riconoscendo l’interesse del pubblico ad avere libero accesso ai documenti nell’ambito di un quadro giuridico chiaramente definito che tenga conto delle normative nazionali in vigore,

considerando che, nel trattare le domande di accesso ai documenti, il principio della trasparenza va applicato nella misura più ampia possibile,

HA DECISO:

Articolo 1

Il segretariato dell’EFTA mette a disposizione del pubblico i documenti elencati nell’allegato alla presente decisione inserendoli nel proprio sito Internet.

Articolo 2

1.   Chiunque può chiedere l’accesso a documenti relativi al SEE (in appresso «documenti») redatti dal segretariato dell’EFTA, o da esso ricevuti, che sono detenuti da detto segretariato.

2.   L’accesso a un documento è concesso fatte salve le restrizioni di cui agli articoli seguenti.

Articolo 3

1.   È rifiutato l’accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

2.   È rifiutato l’accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

3.   L’accesso a un documento redatto per uso interno, relativo ad una questione su cui non sia ancora stata adottata una decisione, viene rifiutato qualora la divulgazione del documento pregiudichi il processo decisionale.

4.   L’accesso a un documento contenente riflessioni per uso interno, nel quadro di discussioni e consultazioni preliminari, viene rifiutato anche dopo l’adozione della decisione, qualora la divulgazione del documento pregiudichi il processo decisionale.

5.   Per quanto concerne i documenti di terzi comunicati al segretariato dell’EFTA, quest’ultimo consulta il terzo in questione al fine di valutare se sia applicabile una delle deroghe di cui ai paragrafi 1 o 2, a meno che non sia chiaro che il documento può o non può essere divulgato.

6.   Nei casi di cui ai paragrafi da 2 a 4 l’accesso viene nondimeno accordato, totalmente o in parte, nel caso in cui gli Stati EFTA concordino che vi è un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

Articolo 4

Uno Stato EFTA può chiedere al segretariato EFTA di non comunicare a terzi, senza il suo previo accordo, un documento che provenga da detto Stato.

Articolo 5

Se solo alcune parti del documento richiesto sono interessate da una delle deroghe, le parti restanti del documento sono divulgate.

Articolo 6

1.   La domanda di accesso a un documento è presentata in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in lingua inglese e formulata in modo sufficientemente preciso per consentire al segretariato EFTA di identificare il documento in oggetto.

2.   Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, il segretariato EFTA può invitare il richiedente a chiarirla e può assisterlo in tale compito, per esempio fornendo informazioni ai sensi dell’articolo 11.

3.   Nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, il segretariato EFTA può contattare informalmente il richiedente al fine di trovare una soluzione adeguata.

Articolo 7

1.   Le domande di accesso ai documenti sono trattate prontamente. Al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento.

2.   Il segretariato EFTA trasmette la domanda per approvazione agli Stati EFTA, a meno che non sia certo che gli Stati EFTA rifiuteranno ovvero che non rifiuteranno l’accesso ai documenti. Gli Stati EFTA decidono senza indebito ritardo.

3.   Una volta ricevuta la risposta dagli Stati EFTA, il segretariato EFTA informa il richiedente che è stato concesso l’accesso al documento richiesto e gli fornisce l’accesso ai sensi dell’articolo 10, oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di deferire la domanda al comitato permanente degli Stati EFTA.

4.   Qualora non sia possibile al segretariato EFTA fornire una risposta al richiedente entro 12 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, il richiedente è informato per scritto del ritardo e della data per la quale si prevede la decisione. Qualora non abbia ricevuto una risposta entro un termine ragionevole il richiedente è informato del suo diritto di deferire la domanda al comitato permanente degli Stati EFTA.

5.   Nel caso di un rifiuto totale o parziale, il richiedente può, entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione della risposta del segretariato EFTA, deferire la domanda al comitato permanente degli Stati EFTA.

6.   La mancata risposta del segretariato EFTA entro un termine ragionevole dalla registrazione della domanda conferisce al richiedente il diritto di deferire la domanda al comitato permanente degli Stati EFTA.

Articolo 8

La domanda deferita al comitato permanente degli Stati EFTA è trattata prontamente. Qualora l’accesso sia totalmente o parzialmente rifiutato, il rifiuto è comunicato con risposta scritta e motivata.

Articolo 9

La classificazione di un determinato documento (riservatissimo, riservato, diffusione limitata) non esclude di per sé che il pubblico possa aver accesso a tale documento in una fase successiva.

Articolo 10

1.   L’accesso del richiedente ai documenti avviene mediante consultazione in loco, oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica. Il costo della produzione e dell’invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. Tale onere non supera il costo effettivo della produzione e dell’invio delle copie. Sono gratuiti, in loco, la consultazione, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l’accesso diretto sotto forma elettronica.

2.   Se un documento è già stato divulgato dal segretariato EFTA ed è facilmente accessibile al richiedente, il segretariato EFTA può soddisfare l’obbligo di concedere l’accesso ai documenti informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.

Articolo 11

1.   Il segretariato EFTA tiene un registro dei documenti. L’accesso all’elenco dei documenti contenuti nel registro è fornito su richiesta. I riferimenti ai documenti sono iscritti senza indugio nel registro.

2.   Per ciascun documento il registro contiene un numero di riferimento, l’oggetto e/o una breve descrizione del contenuto del documento, nonché la data alla quale il documento è stato ricevuto o redatto e inserito nel registro. I riferimenti sono indicati secondo modalità che non pregiudicano la tutela degli interessi di cui all’articolo 3.

Articolo 12

Il segretariato EFTA fornisce informazioni e assistenza ai cittadini sulle modalità e sul luogo di presentazione delle domande di accesso ai documenti.

Articolo 13

La presente decisione non pregiudica le disposizioni esistenti in materia di diritto d’autore, che possono limitare il diritto di terzi di riprodurre o sfruttare i documenti divulgati.

Articolo 14

La decisione del comitato permanente degli Stati EFTA del 30 maggio 2002 è abrogata.

Articolo 15

La presente decisione entra in vigore il 1o ottobre 2005.

Articolo 16

La presente decisione è pubblicata nella sezione SEE e nel supplemento SEE della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Articolo 17

La presente decisione è riesaminata entro un anno dalla sua entrata in vigore.