1.4.2005 |
IT |
Gazzetta ufficiale dell'Unione europea |
C 79/17 |
Invito a presentare proposte relativo all'azione di trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei costituito nell'esercizio del loro mandato e depositato sotto forma di doni o legati (2005-002)
(2005/C 79/11)
Nel quadro della politica d'informazione sulla storia dell'integrazione europea, il Parlamento europeo individua ogni anno progetti che contribuiscono a realizzare il trattamento del patrimonio archivistico dei deputati e ex deputati costituito nell'esercizio del loro mandato al Parlamento europeo e depositato sotto forma di doni o legati a un istituto, un'associazione o una fondazione.
Base giuridica
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Regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. |
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Regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità di esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. |
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Regolamento sul trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei depositato sotto forma di doni o legati a un istituto, un'associazione o una fondazione, approvato dall'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo il 2 giugno 2003. |
Programma e fonte di finanziamento: trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei
Linea di bilancio: 2271 della sezione I - Parlamento – del bilancio generale dell'Unione europea.
I. NATURA DELLE AZIONI, AREA GEOGRAFICA E DURATA DEL PROGETTO
1. Obiettivo dell'azione: agevolare il trattamento e l'accesso gratuito al patrimonio archivistico che i deputati europei hanno costituito durante l'esercizio del loro mandato di parlamentari europei. L'azione si inscrive nel quadro della politica d'informazione sulla storia dell'integrazione europea condotta dal Parlamento europeo a beneficio dei ricercatori e dei cittadini europei.
2. Obiettivo delle attività: trattamento archivistico dei documenti acquisiti dai deputati o dagli ex membri del Parlamento europeo (nonché dell'Assemblea comune della CECA e dell'Assemblea parlamentare europea) nell'esercizio del loro mandato di parlamentari europei. I documenti saranno stati depositati sotto forma di doni o legati a un istituto, un'associazione o una fondazione iscritto/a all'SPP-ICA e non dovranno essere stati oggetto di trattamento archivistico. Non saranno concesse sovvenzioni per spese sostenute prima della firma della convenzione specifica di finanziamento (articolo 112 del regolamento finanziario). Dette attività si articoleranno secondo il seguente schema:
elaborazione di un piano di archiviazione;
trattamento archivistico secondo le norme ISAD(G) e ISAAR (CPF);
digitalizzazione e trasferimento dei documenti su microfilm.
3. Area geografica: Unione europea.
4. Durata massima: 30 giugno 2006 (termine ultimo per la presentazione della richiesta di saldo della sovvenzione successivamente al completamento del progetto).
5. Pubblicità: il presente invito a presentare proposte e il modulo di domanda di sovvenzione sono inviati per la pubblicazione:
alla Gazzetta ufficiale dell'Unione europea;
al sito Internet del PE (http://www.europarl.eu.int/tenders);
al sito Internet del Consiglio internazionale degli archivi - Sezione degli archivi e degli archivisti dei parlamenti e dei partiti politici.
II. FINANZIAMENTO
1. |
Stanziamento massimo assegnato al presente invito a presentare proposte (tale importo può essere ridotto o aumentato a seconda delle esigenze di bilancio e/o funzionali):250 000 EUR |
2. Importo massimo e minimo delle sovvenzioni
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Percentuale massima del costo del progetto finanziabile con risorse comunitarie: 50 % dei costi determinati pari a 9 900 EUR per metro lineare ( + 5 000 fogli) per i documenti sotto forma di testo e a 7 EUR ad unità per gli altri tipi di documenti (la percentuale si applica solamente ai fondi ammessi al finanziamento, cfr. il punto 1.6 del formulario di domanda di sovvenzione |
— |
Importo minimo delle sovvenzioni: 4 950 EUR |
L'importo massimo delle sovvenzioni sarà determinato in funzione degli stanziamenti disponibili alla linea di bilancio 2271.
3. Modalità di finanziamento
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50 % dopo l'elaborazione dell'elenco dei beneficiari e sempre che siano soddisfatte le due seguenti condizioni:
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— |
50 % al completamento del progetto e alla consegna dei documenti che lo attestano. |
4. Numero di sovvenzioni
Solo un fondo documentario può formare oggetto di domanda di sovvenzione per richiedente e per anno.
III. CONDIZIONI DI AMMISSIBILITA' E DI FINANZIAMENTO
1. Condizioni di ammissibilità
a) |
essere una persona giuridica, membro del Consiglio internazionale degli archivi – sezione degli archivi e archivisti dei parlamenti e dei partiti politici (SPP/ICA); |
b) |
possedere conoscenze sostanziali in materia di archiviazione; |
c) |
avere padronanza del codice deontologico e delle norme internazionali ISAD (G) e ISAAR (CPF); |
d) |
possedere una comprovata esperienza nella gestione di documenti relativi alle attività parlamentari; |
e) |
non trovarsi in una delle condizioni di esclusione di cui agli articoli 93 e 94 del regolamento finanziario (cfr. modulo di domanda di sovvenzione e formulario «Dichiarazioni sull'onore»); |
f) |
essere in grado di produrre ogni pezza giustificativa necessaria per comprovare l'esistenza dei criteri di ammissibilità, di selezione e di attribuzione stabiliti dal presente invito a presentare proposte e dalla base giuridica, con particolare riguardo alle prove di consistenza, composizione e valore storico (per la storia dell'integrazione europea) del fondo. |
2. Condizioni minime di finanziamento
Il finanziamento può essere concesso a un istituto, un'associazione o una fondazione solamente qualora:
a) |
i documenti siano stati depositati sotto forma di doni o legati a titolo gratuito e con rinuncia, da parte degli autori, alla remunerazione dei loro diritti patrimoniali sotto forma di diritto d'autore e soprattutto di diritto di riproduzione, come pure qualora il richiedente disponga, e possa pertanto certificarne il sussistere, di un diritto reale all'uso del fondo documentario a titolo gratuito; |
b) |
il trattamento archivistico dei documenti sotto forma di testo sia soggetto al codice deontologico e segnatamente alle norme ISAD (G) e ISAAR (CPF), conformemente alle indicazioni di cui all'allegato I del regolamento sul trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei depositato sotto forma di doni o di legati a un istituto, un'associazione o una fondazione, approvato dall'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo il 2 giugno 2003; |
c) |
il richiedente non riceva un'altra sovvenzione, per la stessa azione, a carico del bilancio generale dell'Unione europea; |
d) |
i documenti non siano utilizzati, dopo il trattamento archivistico, a scopo di lucro; |
e) |
il richiedente si impegni a mettere a disposizione del Parlamento europeo e degli utenti (su supporto cartaceo ed elettronico, nonché, se del caso, sul suo sito Internet) l'inventario completo dei documenti trattati e a dar loro accesso gratuitamente ai documenti originali; |
f) |
il richiedente disponga di altre fonti di finanziamento per il trattamento archivistico; |
g) |
il richiedente si impegni a gestire direttamente la preparazione e la conduzione del progetto e a non limitarsi al ruolo di intermediario; |
h) |
i documenti destinati al trattamento archivistico:
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IV. PROCEDURA DI SELEZIONE E DI ATTRIBUZIONE
1. Criteri di selezione
Il richiedente deve dimostrare di disporre di fonti di finanziamento stabili e sufficienti a mantenere la sua attività nel periodo di realizzazione dell'azione e a concorrere al suo finanziamento (per almeno il 50 %) e al suo prefinanziamento, prima del versamento del saldo (per almeno il 25 %).
Egli deve disporre di competenze comprovate in materia di archivistica, tali da consentire di condurre a buon fine l'azione di trattamento archivistico prevista. A tal fine, si dovranno allegare i curriculum vitae del personale incaricato del trattamento archivistico. Inoltre si dovranno precisare e documentare le risorse umane e materiali esterne che il richiedente prevede di utilizzare mediante procedura di gara d'appalto. N.B.: visto il punto III.2, lettera g), il ricorso a risorse esterne può avvenire solamente per compiti di esecuzione materiale.
Il richiedente deve dimostrare, infine, la sua reale capacità di mettere a disposizione degli utenti l'inventario dei documenti e di dare accesso, gratuitamente, agli originali.
2. Criteri di attribuzione
L'azione proposta dovrà tendere a massimizzare l'efficacia della politica condotta dal Parlamento europeo per garantire ai ricercatori e ai cittadini europei informazioni il più possibili complete sulla storia dell'integrazione europea. A tal fine saranno applicati i seguenti criteri di attribuzione con la relativa ponderazione qui menzionata:
a) |
attitudine del fondo documentario (che si tratti di documenti sotto forma di testo o di altra natura) a costituire un complemento significativo per la storia dell'integrazione europea (sono pertanto esclusi i documenti ufficiali del Parlamento europeo o dell'Unione europea). Ponderazione relativa del criterio: . . . . . . . . . ./60 punti; |
b) |
importanza delle funzioni che il deputato o ex deputato esercita/ha esercitato nel contesto del suo mandato di parlamentare europeo. Ponderazione relativa del criterio: . . . . . . . . . ./15 punti; |
c) |
novità delle fonti di informazione. La conformità a tale criterio sarà valutata in funzione della percentuale di documenti non pubblicati che fanno parte di un fondo e dovrà essere giustificata nella domanda di finanziamento. Ponderazione relativa del criterio: . . . . . . . . . ./15 punti; |
d) |
capacità del richiedente di permettere l'accesso al fondo documentario a un vasto pubblico. La conformità a tale criterio sarà valutata in funzione dei seguenti parametri:
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In sede di valutazione dei criteri di attribuzione si terrà conto, nella misura del possibile, dell'esigenza di assicurare un giusto equilibrio tra le varie proposte secondo il duplice criterio della provenienza geografica e dell'affiliazione politica (considerando 5 del regolamento sul trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei depositato sotto forma di doni o legati a un istituto, un'associazione o una fondazione).
3. Procedura
Il comitato di valutazione stabilità una classifica delle proposte sulla base dei punteggi attributi nel rispetto della ponderazione relativa dei criteri di cui sopra.
Gli elementi che giustificano la conformità ai criteri devono essere chiaramente indicati nell'atto di candidatura e comprovati con ogni utile pezza giustificativa. Il comitato di valutazione potrà invitare il richiedente a completare o esplicitare i documenti giustificativi necessari nel termine da esso fissato. Tutti gli elementi che formano oggetto della domanda di finanziamento devono essere comprovati, all'occorrenza, da pezze giustificative. Gli elementi che non avranno potuto essere comprovati non saranno presi in considerazione all'atto della valutazione dei criteri.
Il Parlamento europeo si riserva il diritto di verificare in loco, se del caso, i dati presentati dai richiedenti nell'ambito del presente invito a presentare proposte.
4. Periodo previsto per la notifica dei risultati della procedura di attribuzione
Luglio/settembre 2005.
V. MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA (INFORMAZIONI DI CARATTERE GENERALE)
1. Presentazione della domanda
Le domande devono essere presentate per mezzo di un modulo di domanda di finanziamento, del quale occorre compilare tutte le parti, pena l'irricevibilità.
Ciascuna domanda, con i relativi documenti di accompagnamento, deve essere presentata in forma cartacea (un originale firmato e cinque copie) ed elettronica (due dischetti o due CD).
2. Termine ultimo per il ricevimento delle domande
Le domande dovranno pervenire entro e non oltre il 25 maggio 2005. Le domande pervenute all'ente aggiudicatore dopo tale termine non saranno prese in considerazione.
3. Trasmissione delle proposte
Le proposte devono:
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essere redatte su un modulo di domanda di finanziamento; |
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essere debitamente firmate dal richiedente o dal suo mandatario abilitato; |
— |
essere perfettamente leggibili per eliminare il minimo dubbio circa i termini e le cifre; |
— |
essere inviate in doppia busta. Entrambe le buste dovranno essere chiuse. La busta interna dovrà recare, oltre all'indicazione del servizio destinatario che figura nell'invito a presentare proposte, la seguente indicazione: INVITO A PRESENTARE PROPOSTE 2005-002 PER IL «Trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei» A NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE DU COURRIER NI PAR AUCUNE PERSONNE NON HABILITÉE Se si utilizzano buste autoadesive, esse dovranno essere chiuse con nastro adesivo, sul quale dovrà essere apposta la firma del mittente. È considerata firma del mittente non solo quella apposta di suo pugno, ma anche il timbro dell'ente; |
— |
essere spedite entro e non oltre il termine ultimo fissato nell'invito a presentare proposte, per posta con plico raccomandato (fa fede il timbro postale) o tramite agenzia di recapito contro rilascio di una ricevuta datata dal Servizio Corriere della sede di servizio del Parlamento europeo indicata nell'invito a presentare proposte. La presentazione mediante agenzia di recapito deve essere effettuata entro e non oltre le ore 12.00 del giorno del termine ultimo. |
Una proposta inviata per corrispondenza privata è considerata essere stata recapitata da un'agenzia. Spetta al richiedente assicurarsi che la sua proposta sia stata recapitata entro e non oltre le ore 12.00 del giorno del termine ultimo presso il Servizio Corriere del Parlamento europeo all'indirizzo qui riportato e che gli verrà rilasciata una ricevuta.
L'indirizzo della busta esterna dovrà essere:
PARLEMENT EUROPEEN |
Service du Courrier Officiel |
ASP 0 F 158 |
Attn.: Direction générale de la Présidence |
Unité Budget et Finances (ASP 1H353) |
rue Wiertz 60 |
B-1047 Bruxelles (Belgique) |
Tale busta recherà altresì l'indirizzo del mittente.
L'indirizzo della busta interna dovrà essere:
Direction générale de la Présidence |
Unité Budget et Finances (ASP 1H353) |
rue Wiertz 60 |
B-1047 Bruxelles (Belgique) |
Le proposte che non rispetteranno le suesposte modalità saranno considerate irricevibili.
4. Informazioni dettagliate
I testi seguenti sono disponibili alla pagina Internet:
http://www.europarl.eu.int/tenders/
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regolamento sul trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei depositato sotto forma di doni o legati a un istituto, un'associazione o una fondazione |
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modulo della domanda di finanziamento |
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modello di garanzia di buona esecuzione dell'azione |
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modello di convenzione. |
Qualsiasi quesito relativo al presente invito a presentare proposte in vista della concessione di sovvenzioni deve essere inviato per posta elettronica, riportando il riferimento della pubblicazione, al seguente indirizzo:
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Ibalthazart@europarl.eu.int o |
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Rphilippot@europarl.eu.int |
MODULO DI DOMANDA DI SOVVENZIONE
Linea di bilancio 2271
(Trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei depositato sotto forma di doni o legati a un istituto, un'associazione o una fondazione)
Nome del richiedente: |
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Fascicolo n.: |
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Casella riservata all'ente aggiudicatore |
I. AZIONE DI TRATTAMENTO ARCHIVISTICO
1. Descrizione
1.1. |
Nome del deputato al Parlamento europeo che ha depositato i documenti |
1.2. |
Data di deposito |
1.3. |
Modalità di deposito:
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1.4. |
I documenti sono stati depositati come legati a titolo gratuito e con rinuncia, da parte degli autori, alla retribuzione dei loro diritti patrimoniali sotto forma di diritto d'autore e soprattutto di diritto di riproduzione? Detti documenti possono essere quindi utilizzati a titolo gratuito?
Se sì, allegare la certificazione probatoria. |
1.5. |
Composizione del fondo
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1.6. |
Giustificazione del valore del fondo (massimo una pagina) secondo i seguenti criteri:
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1.7. |
Descrizione degli interventi eventualmente già effettuati sullo stesso fondo (precisare il numero di pagine già trattate): (massimo mezza pagina) |
1.8. |
Descrizione dettagliata degli interventi previsti (cfr. paragrafo 4 dell'invito a presentare proposte) (massimo una pagina) |
1.9. |
Metodologia
(massimo una pagina):
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1.10. |
Durata e piano d'azione |
2. Risultati attesi (massimo una pagina)
II. IL RICHIEDENTE
1. Identità
Denominazione giuridica completa: |
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Acronimo (se del caso): |
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Status giuridico che giustifica la qualifica di persona giuridica: |
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Giustificazione dei poteri di rappresentanza della persona giuridica (allegare i documenti pertinenti) |
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Elementi giustificativi dell'iscrizione all'SPP/ICA |
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Partita IVA (se esistente): |
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Indirizzo ufficiale: |
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Indirizzo postale: |
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Contatto: |
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N. di telefono: |
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N. di fax: |
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Indirizzo e-mail: |
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Sito Internet: |
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2. Riferimenti bancari
La banca deve avere sede nel paese in cui è registrato il richiedente.
Nome della banca: |
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Indirizzo della banca: |
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Denominazione del conto: |
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Nome del/dei firmatario/i: |
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Qualifica/qualifiche del/dei firmatario/i: |
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Codice bancario: |
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N. di conto IBAN del richiedente NB: tale conto deve permettere l'individuazione dei fondi eventualmente versati dal PE |
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Codice SWIFT: |
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3. Descrizione del richiedente (massimo una pagina).
3.1. Quando è stata fondata la Sua organizzazione e quando ha avviato l'attività?
3.2. Quali sono attualmente le principali attività della Sua organizzazione?
3.3. Indicazione degli organi direttivi e dei loro componenti con indicazione delle rispettive funzioni statutarie
ORGANO |
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Nome |
Professione |
Sesso |
Qualifica |
Numero di anni in seno all'organo |
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3.4. Conoscenze in materia di archiviazione
3.4.1. |
Sintesi delle attività effettuate in materia di archiviazione (massimo una pagina). |
3.4.2. |
Curriculum vitae degli archivisti (massimo una pagina ad archivista). |
3.4.3. |
Capacità di applicare i metodi ISAD (G) e ISAAR (CPF), conformemente alle indicazioni di cui all'allegato I del regolamento sul trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei depositato sotto forma di doni o di legati a un istituto, un'associazione o una fondazione, approvato il 2 giugno 2003 dall'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo.
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3.4.4. |
Effettuare una stima delle risorse umane e materiali esterne che il richiedente prevede di utilizzare, per attività di esecuzione materiale, attraverso procedure di gara d'appalto (precisare quali). |
3.5. Indicare le relazioni con la platea degli utenti del fondo (quanti ricercatori, studenti e cittadini?)
3.6. Messa a disposizione dei documenti trattati
3.6.1. |
La Sua organizzazione è in grado di mettere gratuitamente a disposizione del Parlamento europeo e degli utenti l'inventario dei documenti trattati e di permetter loro di accedere ai documenti originali? In che modo? |
3.6.2. |
La Sua organizzazione prevede di creare una base di dati con i documenti digitalizzati? |
3.6.3. |
La Sua organizzazione prevede di pubblicarli in un sito Internet (nel rispetto dei limiti eventualmente imposti dalle leggi in materia di tutela dei dati personali)? |
4. Bilancio
4.1. |
Allegare il bilancio di funzionamento del richiedente per l'esercizio 2005. Il richiedente deve indicare le fonti di finanziamento che permettono di coprire il finanziamento dell'azione per almeno il 50 % del costo della stessa non coperto dalla sovvenzione richiesta e per almeno il 25 % del costo dell'azione da finanziare attraverso il versamento del saldo (50 % della sovvenzione) al completamento dell'azione. |
4.2. |
Allegare il conto di gestione e il bilancio d'esercizio 2004. |
4.3. |
Il richiedente beneficia o ha richiesto di beneficiare di altre fonti di finanziamento nel corso dell'esercizio 2005 per la stessa azione di cui al paragrafo 1 o per altre azioni o a titolo delle sue attività correnti, a carico del bilancio generale dell'Unione europea?
In caso affermativo:
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DICHIARAZIONI SULL'ONORE
Il richiedente dichiara di non trovarsi in una delle seguenti situazioni (che costituiscono condizione di esclusione dal finanziamento ai sensi degli articoli 93 e 94 del regolamento finanziario):
a) |
essere in stato di fallimento, di liquidazione, di ordinamento giudiziario o di concordato preventivo, di cessazione d'attività, oggetto di procedura in questi settori o in una situazione analoga risultante da un procedimento della medesima natura, stabilito nella legislazione nazionale o nei regolamenti; |
b) |
essere stato condannato per un reato relativo alla sua moralità professionale di prestatore di servizi, con sentenza passata in giudicato; |
c) |
essersi reso responsabile di gravi violazioni dei doveri professionali, provate con qualsiasi elemento documentabile dall'ente aggiudicatore; |
d) |
non aver adempiuto agli obblighi di versamento dei contributi della sicurezza sociale o al pagamento di tasse in conformità con le disposizioni di legge del paese in cui ha sede; |
e) |
aver formato oggetto di una sentenza passata in giudicato per frode, corruzione, coinvolgimento in organizzazione criminale o altre attività illecite lesive degli interessi finanziari delle Comunità; |
f) |
a seguito di un'altra procedura di gara d'appalto o procedura di sovvenzione finanziata dal bilancio comunitario, essere stato dichiarato in stato di grave inadempienza contrattuale per incapacità di rispettare gli obblighi contrattuali; |
g) |
trovarsi in situazione di conflitto di interessi; |
h) |
non fornire le informazioni richieste nel presente formulario o dichiarare il falso. |
Non mi trovo in una delle situazioni summenzionate
Se sì, specificare quale:
Il richiedente s'impegna, in caso di concessione di una sovvenzione, a non utilizzare il patrimonio archivistico trattato a scopo di lucro
Il richiedente si impegna, in caso di concessione della sovvenzione, a mettere a disposizione degli utenti (su supporto cartaceo ed elettronico, nonché, se del caso, sul proprio sito Internet) l'inventario completo dei documenti personali trattati e a dar loro accesso ai documenti originali
Il richiedente si impegna a gestire direttamente la preparazione e la conduzione del progetto e a non limitarsi al ruolo di intermediario
Il richiedente si impegna, in caso di concessione di una sovvenzione, ad allegare alla richiesta di saldo, al completamento dell'azione, i documenti di cui all'articolo 6, par. 2. lettere a), b), c) e d), del regolamento sul trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei depositato sotto forma di doni o legati a un istituto, un'associazione o una fondazione, approvato il 2 giugno 2003 dall'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo.
Il richiedente si impegna, in caso di concessione di una sovvenzione, a non sostenere spese prima della firma di una convenzione specifica di finanziamento.
Il richiedente si impegna, in caso di concessione di una sovvenzione, a rispettare integralmente i seguenti regolamenti che costituiscono la base giuridica dell'azione oggetto del finanziamento (paragrafo «Base giuridica» dell'invito a presentare proposte):
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regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee; |
— |
regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità di esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee; |
— |
regolamento sul trattamento del patrimonio archivistico dei deputati europei depositato sotto forma di doni o legati a un istituto, un'associazione o una fondazione, approvato dall'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo il 2 giugno 2003. |
Firma del rappresentante legale che attesta sull'onore l'esattezza delle informazioni fornite.
Luogo . . . . . . . . . . Data . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Firma