COMMISSIONE EUROPEA
Bruxelles, 27.9.2024
COM(2024) 414 final
RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E AL COMITATO ECONOMICO E SOCIALE EUROPEO
Valutazione delle agenzie dell'UE: Eurofound, Cedefop, ETF e EU-OSHA
{SWD(2024) 222 final}
La presente relazione espone le principali conclusioni della valutazione 2024 delle agenzie dell'UE Eurofound, Cedefop, ETF e EU-OSHA relativa al periodo 2017-2022.
La Commissione ha avviato la valutazione delle quattro agenzie nel 2022 e ne ha esaminato l'efficacia, l'efficienza, la pertinenza, la coerenza/complementarità e il valore aggiunto dell'UE, in linea con gli orientamenti per legiferare meglio.
I. ANTEFATTI E CONTESTO
La valutazione ha riguardato quattro agenzie decentrate dell'UE che operano nel settore dell'occupazione e degli affari sociali, vale a dire: la Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (Eurofound), il Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop), la Fondazione europea per la formazione professionale (ETF), e l'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (EU-OSHA). L'Autorità europea del lavoro (ELA), data la sua fase iniziale di sviluppo e la sua valutazione in corso per il 2024, come stabilito nel suo regolamento istitutivo, non fa parte di tale valutazione.
L'obiettivo principale delle quattro agenzie è generare conoscenze e contribuire al processo politico nei rispettivi settori di attività. Secondo i loro regolamenti istitutivi:
1) Eurofound mira a svolgere attività di ricerca e condividere conoscenze in materia di occupazione, relazioni industriali, condizioni di vita e di lavoro, per contribuire all'obiettivo di definire e attuare politiche volte a migliorare le condizioni di vita e di lavoro;
2) Cedefop mira a sostenere la promozione, l'elaborazione e l'attuazione di politiche UE di alta qualità e basate su dati concreti in materia di istruzione e formazione professionale (IFP), competenze e qualifiche;
3) ETF mira a contribuire, nel contesto delle politiche dell'UE in materia di relazioni esterne, allo sviluppo del capitale umano dei paesi partner attraverso il miglioramento dei sistemi di IFP e di apprendimento permanente;
4) EU-OSHA mira a fornire informazioni, analisi e strumenti affidabili e pertinenti per far progredire il know-how, sensibilizzare e condividere informazioni e buone pratiche in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
L'obiettivo generale di tale valutazione era quello di esaminare le singole prestazioni delle agenzie per il periodo 2017-2022 e di individuare possibili sinergie e incrementi di efficienza.
II. PRINCIPALI CONCLUSIONI
II.1 Efficacia
Le quattro agenzie hanno funzionato efficacemente durante il periodo di valutazione 2017-2022, conseguendo molti dei loro obiettivi in misura elevata. Vi sono tuttavia margini di miglioramento in alcuni settori, come evidenziato nella sezione III sugli insegnamenti tratti.
Le quattro agenzie hanno attuato con successo i loro programmi di lavoro nonostante i limiti di bilancio e di personale. La qualità dei risultati delle agenzie e il loro utilizzo da parte dei soggetti interessati sono stati elevati. Tali risultati hanno informato i responsabili politici dell'UE (nonché quelli dei paesi partner dell'ETF), contribuendo all'elaborazione delle politiche dell'UE e alla loro attuazione negli Stati membri dell'UE.
Le agenzie hanno dimostrato la loro capacità di adattarsi a circostanze difficili. Hanno risposto con successo, nell'ambito dei loro mandati, a eventi imprevisti quali il sostegno alla risposta dell'UE alla pandemia di COVID-19 e alla guerra di aggressione della Russia nei confronti dell'Ucraina. Hanno rivisto i loro processi interni e il loro orientamento tematico e hanno prodotto risultati pertinenti e incisivi in risposta a tali eventi, al fine di aiutare i portatori di interessi ad affrontare le nuove sfide. Inoltre hanno sempre più integrato nelle loro attività considerazioni relative al clima e alla salute ambientale, garantendo che i loro risultati contribuiscano a obiettivi di sostenibilità più ampi.
Sebbene le agenzie abbiano migliorato le loro attività di comunicazione e diffusione (ad esempio, maggiore uso dei social media e maggiore presenza sugli stessi), la valutazione ha evidenziato che vi erano margini di miglioramento in tale settore.
II.2. Efficienza
Nel complesso, le quattro agenzie sono risultate efficaci sotto il profilo dei costi. Hanno conseguito la maggior parte dei loro obiettivi riducendo nel contempo i costi e mantenendo la qualità del loro lavoro.
Le agenzie hanno adottato una serie di misure di riduzione dei costi per migliorare l'efficacia in termini di costi (ad esempio, appalti e servizi contabili condivisi, individuazione dei risultati per i quali i costi possono essere condivisi e investimenti in azioni che determinano risparmi a lungo termine). Anche l'aumento della digitalizzazione durante la pandemia di COVID-19 ha contribuito a ridurre i costi.
Le quattro agenzie dispongono tuttavia del potenziale per:
a) ridurre ulteriormente gli oneri amministrativi e semplificare i processi. Ciò potrebbe essere conseguito, ad esempio, incoraggiando una maggiore cooperazione tra agenzie (ad esempio, ulteriori opportunità di appalti congiunti, individuazione delle possibilità di cooperazione nei settori della ricerca e dell'indagine);
b) migliorare ulteriormente i sistemi di monitoraggio per misurare meglio il grado di successo. A tal fine potrebbero anche essere definiti indicatori chiave di prestazione (ICP) adeguati con obiettivi, potrebbero essere elaborati indicatori comuni tra le agenzie e potenziato il monitoraggio dei risultati a livello nazionale.
La governance delle agenzie tripartite 1 offre vantaggi significativi, ma crea anche alcune inefficienze. Essa offre vantaggi significativi quali la rappresentanza, la direzione strategica e la condivisione delle conoscenze agevolate dai rappresentanti del governo e delle parti sociali di tutti gli Stati membri dell'UE. Allo stesso tempo, a causa delle loro dimensioni maggiori, i consigli di amministrazione delle agenzie hanno costi operativi relativamente elevati, le riunioni tendono a essere lunghe e complesse da gestire, il processo decisionale può essere impegnativo e la loro gestione complessiva può risultare onerosa.
II.3 Coerenza
La cooperazione tra le quattro agenzie è diventata più attiva, producendo più risultati comuni, e il numero di temi trattati è aumentato. Sebbene tutte e quattro le agenzie operino nel settore dell'occupazione e degli affari sociali, cooperando assiduamente hanno evitato la duplicazione delle loro attività, integrando reciprocamente il loro lavoro anziché duplicarlo. Dall'attuale valutazione non sono emersi esempi di duplicazione delle attività. La cooperazione ha determinato una maggiore coerenza tra le agenzie.
Le conclusioni della valutazione precedente, relative a una potenziale fusione tra le quattro agenzie, restano valide. Sebbene le agenzie abbiano alcuni settori di attività comuni, si è riusciti ad evitare la duplicazione delle attività. Le opzioni di fusione rappresentano scenari ad alto rischio che presentano difficoltà nel bilanciare gli effetti positivi e negativi, e l'efficienza può essere incrementata attraverso una migliore cooperazione.
La stretta cooperazione ha consentito di allineare rigorosamente il lavoro delle quattro agenzie con le politiche dell'UE e con le priorità della direzione generale Occupazione e affari sociali della Commissione (DG EMPL); sarebbe tuttavia possibile approfondirla ulteriormente. Le quattro agenzie hanno inoltre sviluppato ulteriormente la cooperazione con altre pertinenti agenzie decentrate dell'UE e organizzazioni internazionali.
II.4 Valore aggiunto dell'UE
Le quattro agenzie hanno generato un valore aggiunto dell'UE in base al mandato di ciascuna agenzia.
I portatori di interessi hanno particolarmente apprezzato il valore aggiunto dell'UE per quanto riguarda la qualità delle informazioni prodotte, le conoscenze tematiche specifiche non disponibili altrove e la dimensione UE di pubblicazioni, indagini e dati, nonché l'attenzione specifica alle esigenze politiche dell'UE.
Nel complesso, la maggior parte dei portatori di interessi ha segnalato che il lavoro delle agenzie sarebbe difficilmente sostituibile e che la cessazione delle loro attività inciderebbe negativamente sul loro lavoro.
II.5 Pertinenza
Le attività, gli obiettivi e i mandati delle agenzie sono stati estremamente pertinenti e hanno soddisfatto sia le esigenze delle politiche dell'UE, sia quelle dei portatori di interessi. Nei principali documenti di programmazione si è tenuto conto delle politiche e dei settori prioritari dell'UE e il lavoro delle agenzie è stato spesso utilizzato dai portatori di interessi.
Le agenzie sono state inoltre in grado di mantenere la loro pertinenza realizzando i lavori sulla pandemia di COVID-19 e sostenendo l'azione dell'UE in risposta alla guerra di aggressione della Russia nei confronti dell'Ucraina.
Le agenzie hanno inoltre risposto prontamente e apertamente alle raccomandazioni di audit.
III. INSEGNAMENTI TRATTI
La valutazione ha individuato gli insegnamenti tratti sia a livello delle quattro agenzie che a livello delle singole agenzie.
III.1 Insegnamenti complessivi tratti per tutte le agenzie
Efficacia
Sebbene l'utilizzo e la qualità del lavoro delle agenzie siano elevati, la comunicazione e la diffusione potrebbero essere ulteriormente migliorate, ad esempio con un maggiore coinvolgimento a livello nazionale e una maggiore produzione di risultati personalizzati.
Efficienza
Esiste la possibilità di aumentare l'efficienza attraverso una varietà di mezzi, tra cui la definizione delle priorità di lavoro, la semplificazione dei processi interni, l'aumento delle riunioni ibride o online, ove possibile.
Inoltre, sebbene i meccanismi di controllo siano efficaci ed efficienti in generale, una razionalizzazione potrebbe ridurre gli oneri amministrativi. I sistemi di monitoraggio, in particolare gli indicatori chiave di prestazione, potrebbero registrare miglioramenti significativi nella misurazione accurata dell'efficacia degli interventi delle agenzie. Ciò potrebbe essere conseguito definendo obiettivi SMART, fissando sistematicamente obiettivi per tutti gli ICP, colmando le lacune nei dati, armonizzando ulteriormente gli indicatori tra le agenzie e migliorando il monitoraggio dei risultati a livello nazionale.
Eurofound, Cedefop e EU-OSHA potrebbero valutare come affrontare l'equilibrio tra le esigenze in materia di ricerca e le restrizioni di bilancio, ad esempio, attraverso finanziamenti fuori bilancio, come è stato fatto con successo da ETF.
Coerenza
La cooperazione tra le agenzie e la DG EMPL potrebbe essere ulteriormente rafforzata, anche per quanto riguarda le aree tematiche pertinenti e a livello operativo.
Le agenzie potrebbero continuare a esplorare la possibilità di condividere servizi e strutture. La cooperazione tra agenzie nell'ambito dell'attività politica potrebbe essere ulteriormente ampliata e potrebbe anche trarre vantaggio dalle discussioni con la Commissione in merito agli ambiti in cui apporta il maggior valore aggiunto dell'UE.
Per quanto concerne le previsioni in materia di competenze e le carenze di manodopera potrebbe essere necessario migliorare il coordinamento tra Cedefop, Eurofound ed ELA al fine di evitare duplicazioni e garantire completezza e coerenza; si potrebbe inoltre prendere in considerazione lo sviluppo di prodotti comuni in questo settore.
Le agenzie potrebbero prendere in considerazione un approccio comune per dialogare con i portatori di interessi a livello nazionale e confrontare le loro esperienze.
Valore aggiunto dell'UE
Per aumentare ulteriormente il loro valore aggiunto, le agenzie potrebbero rafforzare la loro visibilità presso altri portatori di interessi (ad esempio le organizzazioni non governative (ONG)) e promuovere la diffusione del loro lavoro.
Pertinenza
I mandati delle agenzie sono risultati pertinenti. Tuttavia, pur lavorando già sulle "megatendenze" (ad esempio le transizioni digitale e verde e i cambiamenti demografici), potrebbero concentrarsi maggiormente sugli effetti dell'invecchiamento della popolazione.
III.2. INSEGNAMENTI TRATTI DA CIASCUNA AGENZIA
Eurofound
Eurofound potrebbe utilizzare contenuti più interattivi e visivi in formati digitali. Potrebbe fornire maggiori orientamenti metodologici ai portatori di interessi e renderli più partecipi a livello dei suoi servizi e delle sue attività.
Eurofound potrebbe inoltre riflettere ulteriormente sui compromessi in termini di costi/qualità tra i metodi di indagine online e in presenza. Insieme alla Commissione e alle parti sociali, Eurofound potrebbe rivedere l'approccio per la realizzazione di studi di rappresentatività, come indicato nella comunicazione della Commissione del 2023 "Rafforzare il dialogo sociale nell'Unione europea" .
Per migliorare ulteriormente la formazione del personale si potrebbe ricorrere anche ad orientamenti formali e a un approccio più sistematico.
Cedefop
Le modalità di lavoro del consiglio di amministrazione di Cedefop potrebbero beneficiare di una revisione per aumentare l'efficienza e l'efficacia; nel corso della revisione, tra i punti all'ordine del giorno potrebbero figurare più spesso questioni politiche anziché amministrative.
Cedefop potrebbe cooperare con altre agenzie ed allinearsi ad esse per quanto riguarda gli indicatori chiave di prestazione (IPC), e introdurre un IPC in termini quantitativi sui risultati del programma di lavoro da comunicare nelle relazioni annuali dell'agenzia.
Cedefop potrebbe prendere in considerazione la possibilità di offrire ai portatori di interessi esterni al consiglio di amministrazione maggiori opportunità di contribuire alle sue attività (ad esempio gli erogatori di istruzione e formazione professionale) ed esaminare modalità per conseguire una migliore rispondenza dei suoi servizi alle necessità dei suoi portatori di interessi.
ETF
ETF potrebbe adattare ulteriormente il suo sostegno alle esigenze dei paesi partner e dei portatori di interessi, comprese le imprese e le parti sociali. Questo obiettivo potrebbe essere raggiunto attraverso indagini sulla soddisfazione degli utenti. ETF potrebbe inoltre riflettere su come sostenere meglio i paesi partner che non partecipano alla componente volontaria del processo di Torino (monitoraggio sistematico approfondito dei progressi nell'IFP).
La cooperazione con la Commissione potrebbe essere perfezionata sviluppando un approccio comune a lungo termine per concentrare gli sforzi e le risorse sui settori di maggiore impatto e necessità. ETF potrebbe cooperare ulteriormente con l'Istituto europeo per l'uguaglianza di genere (EIGE) in materia di parità di genere e con ELA nei settori pertinenti. ETF potrebbe inoltre ampliare la cooperazione con gli attori internazionali dello sviluppo del capitale umano,
adoperarsi per migliorare l'equilibrio geografico e di genere tra il suo personale e valutare come migliorare il monitoraggio delle prestazioni.
EU-OSHA
EU-OSHA potrebbe perfezionare il suo lavoro in una serie di settori specifici e in relazione a diversi destinatari. Potrebbe inoltre aumentarne l'impatto studiando come sostenere ulteriormente i paesi meno avanzati in materia di SSL.
EU-OSHA potrebbe sviluppare ulteriormente la sua cooperazione con la Commissione, intensificare gli sforzi per condividere i risultati della ricerca nelle pubblicazioni della Commissione e aumentare la visibilità del suo lavoro attraverso la rete Enterprise Europe della DG GROW della Commissione.
EU-OSHA potrebbe inoltre rafforzare la sua cooperazione con le altre tre agenzie interessate dalla valutazione e con ELA. Potrebbe inoltre migliorare una serie di processi interni specifici per incrementare l'efficacia in termini di costi, in particolare per quanto riguarda la traduzione e gli appalti.
Cedefop, Eurofound, EU-OSHA.