COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE

Comunicazione a norma dell'articolo 3, paragrafo 2, dell'articolo 13, paragrafo 3, e degli articoli 20 e 22 del regolamento di esecuzione (UE) n. 2023/914 della Commissione, recante esecuzione del regolamento (CE) n. 139/2004 del Consiglio relativo al controllo delle concentrazioni tra imprese e che abroga il regolamento (CE) n. 802/2004 della Commissione

(2023/C 160/02)

L'articolo 3, paragrafo 2, l'articolo 13, paragrafo 3, e gli articoli 20 e 22 del regolamento di esecuzione (UE) 2023/914 della Commissione, del 20 aprile 2023, recante esecuzione del regolamento (CE) n. 139/2004 del Consiglio relativo al controllo delle concentrazioni tra imprese («regolamento di esecuzione») (1) prevedono che le notifiche, le richieste motivate, le osservazioni relative alle obiezioni della Commissione, gli impegni proposti dalle imprese interessate e il formulario MC siano trasmessi alla Commissione nel formato specificato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Nel presente documento, a norma dell'articolo 3, paragrafo 2, dell'articolo 13, paragrafo 3, e degli articoli 20 e 22 del regolamento di esecuzione, la Commissione specifica il formato con cui dovrebbero essere presentate le notifiche, le richieste motivate, le osservazioni relative alle obiezioni della Commissione, gli impegni proposti dalle imprese interessate e il formulario MC («i documenti»).

1. Modalità di trasmissione dei documenti alla Commissione

I documenti di dimensioni inferiori a 10 gigabyte dovrebbero essere inviati per via elettronica utilizzando EU Send Web («EU Send»), la piattaforma di scambio online della Commissione per la trasmissione sicura di documenti (2). EU Send richiede una registrazione preventiva e prevede limiti di dimensioni per i documenti trasmessi attraverso il sistema soggetti a modifica. Se hanno dimensioni inferiori a 10 gigabyte ma superano i limiti previsti da EU Send, i documenti dovrebbero essere inviati in più parti.

I documenti inviati tramite EU Send devono essere accompagnati dal formulario di trasmissione presente su questa piattaforma, il quale deve essere compilato correttamente.

I documenti di dimensioni superiori a 10 gigabyte possono essere consegnati a mano o inviati per posta raccomandata alla DG Concorrenza della Commissione utilizzando dischi rigidi formattati in modo compatibile con Microsoft Windows e senza compressione dei dati, con collegamento esterno USB 2.0 o 3.0.

I documenti inviati per posta raccomandata o consegnati a mano devono essere indirizzati alla DG Concorrenza, utilizzando l’indirizzo pubblicato sul sito web della stessa (3). Inviare i documenti ad altri dipartimenti della Commissione può comportare ritardi.

2. Firma elettronica dei documenti

Questa sezione stabilisce le specifiche tecniche per la firma dei documenti presentati per via elettronica (se è richiesta una firma). Essa riguarda i documenti inviati tramite EU Send e quelli inviati alla Commissione in dispositivi di memorizzazione esterni.

Per essere considerati validi, i documenti presentati per via elettronica devono essere firmati utilizzando almeno una firma elettronica qualificata conforme ai requisiti di cui al regolamento (UE) n. 910/2014 (il «regolamento eIDAS») (4). Solo le firme elettroniche qualificate sono esplicitamente riconosciute come aventi effetti giuridici equivalenti a quelli delle firme autografe in tutti gli Stati membri; non sono pertanto accettati altri tipi di firme elettroniche, come le firme scansionate o le firme elettroniche avanzate, così come definite nel regolamento eIDAS, che non soddisfano i requisiti relativi alle firme elettroniche qualificate.

Il formato della firma elettronica qualificata deve essere conforme a uno dei formati di cui alla decisione di esecuzione (UE) 2015/1506 della Commissione (5) o alle loro specifiche più recenti così come pubblicate dall’Istituto europeo per le norme di telecomunicazione.

I servizi fiduciari qualificati possono essere ottenuti presso i prestatori di servizi fiduciari qualificati di cui al regolamento eIDAS. I prestatori di servizi fiduciari qualificati sono prestatori di servizi commerciali e membri qualificati del regime fiduciario dell’UE. I prestatori di servizi fiduciari qualificati sono elencati nello strumento di consultazione dell’elenco di tali prestatori (Trusted List Browser) (6).

Il mittente deve acquistare e conservare sotto la propria responsabilità le apparecchiature digitali o hardware utilizzate per l’attuazione di una firma elettronica qualificata, quali i certificati elettronici qualificati e i dispositivi per la creazione di una firma elettronica qualificata.

10.

La Commissione convaliderà i documenti firmati utilizzando una firma elettronica qualificata. Per aumentare la probabilità che una firma elettronica qualificata sia effettivamente convalidata dalla DG Concorrenza, è possibile verificarne la validità coinvolgendo un prestatore di servizi fiduciari qualificati che fornisce un servizio di convalida qualificato a pagamento (7). A fini dimostrativi può essere utilizzata anche l’applicazione web della Commissione per i servizi di firma digitale (8). Per dissipare eventuali dubbi, tale piattaforma non deve essere utilizzata per presentare documenti relativi a casi specifici o informazioni riservate o relative a casi specifici.

11.

I documenti firmati non devono essere cifrati o contenere certificati diversi dai certificati relativi alla firma elettronica qualificata.

12.

I metadati relativi alla firma elettronica qualificata devono corrispondere ai dati di contatto del firmatario. Quando si utilizzano una o più firme elettroniche qualificate per firmare un documento, è opportuno fornire, a titolo informativo, i dati di contatto del firmatario e inserire l’indicazione «[firma elettronica]» in calce al documento. Una rappresentazione visiva della firma elettronica è facoltativa e non apporta alcun valore giuridico aggiuntivo.

13.

La modifica di un documento firmato renderà nulle le eventuali firme elettroniche esistenti. I documenti non dovrebbero pertanto essere modificati dopo l’inserimento di una o più firme elettroniche qualificate.

14.

I documenti firmati elettronicamente utilizzando una firma elettronica qualificata non devono essere bloccati o protetti da password. In tal modo, il software dedicato della Commissione potrà accedere al documento e verificare la validità della firma elettronica qualificata.

3. Specifiche tecniche relative ai documenti presentati per via elettronica

15.

Questa sezione stabilisce le specifiche tecniche per i documenti presentati per via elettronica, compresi i documenti inviati tramite EU Send e quelli consegnati in dispositivi di memorizzazione esterni.

16.

Prima di essere trasmessi, tutti i documenti inviati in formato elettronico devono essere analizzati per rilevare l’eventuale presenza di virus e risultare privi di virus. La Commissione cancellerà i file infetti ed eliminerà i supporti di memorizzazione esterni infetti. I file infetti o cancellati possono rendere la trasmissione dei documenti non valida o incompleta.

17.

I documenti presentati utilizzando EU Sign non devono essere cifrati. Per i documenti consegnati in dispositivi di memorizzazione esterni, la cifratura è fortemente incoraggiata. La cifratura dovrebbe essere attuata solo sul dispositivo di memorizzazione. I singoli documenti conservati nel dispositivo non dovrebbero essere protetti da password. Le password di decifratura devono essere inviate separatamente.

18.

Tutti i documenti devono essere in formato PDF (Portable Document Format) o foglio elettronico (XLSX) (fatto salvo per quanto stabilito al punto 21). Sui documenti in PDF deve essere possibile effettuare ricerche: devono quindi essere digitalmente creati come PDF o attraverso scansione per il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). I documenti in formato XLSX devono essere presentati senza alcuna espunzione dei dati sottostanti o alcuna alterazione delle formule e degli algoritmi sottostanti.

19.

Il nome del file dei documenti deve essere definito in modo da consentire una facile identificazione della relativa sezione del formulario CO, del formulario CO semplificato, del formulario RM o del formulario MC. Il nome di ciascun file deve inoltre contenere il numero della procedura per la quale viene inviato. I nomi dei file non devono contenere caratteri speciali o non latini e il percorso completo non deve superare 250 caratteri.

20.

Ogni pagina PDF deve essere contrassegnata con i numeri di identificazione aziendale e con i numeri consecutivi di controllo dei documenti (ad esempio ABC-00000001).

4. Specifiche supplementari relative ai documenti interni presentati nel contesto della sezione 5.4 del formulario CO

21.

I documenti devono essere presentati in formato nativo (ovverosia non convertiti in PDF per l’invio alla Commissione nel quadro del formulario CO).

22.

Le email e gli altri file devono essere inviati come file separati (non devono essere in formato «.pst», «.zip» o «.nsf»). I file. nsf devono essere convertiti in un formato di E-mail: «singolo» (ad esempio, in formato «.msg» o «.eml»).

23.

I documenti devono essere trasmessi integralmente e senza espunzioni. Tutti i metadati sottostanti devono essere integri. Non è consentito l’uso di software di deduplicazione o di threading delle email.

5. Metodi alternativi per la firma e la presentazione di documenti alla DG Concorrenza

24.

Qualora EU Send non sia disponibile per motivi di manutenzione o tecnici che esulano dal controllo della Commissione, contattare immediatamente il gruppo di supporto informatico di EU Send all’indirizzo: (COMP-EU-SEND@ec.europa.eu). Non utilizzare tale indirizzo email per inviare documenti o per discutere di informazioni riservate o che riguardano casi specifici.

25.

Qualora la trasmissione tramite EU Send non sia possibile per motivi tecnici e la Commissione consenta in via eccezionale l’uso di altri mezzi di trasmissione, i documenti di dimensioni inferiori a 10 gigabyte possono essere consegnati a mano o inviati per posta raccomandata alla DG Concorrenza. Utilizzare dispositivi di memorizzazione esterni, quali chiavette USB, CD o DVD, o dischi rigidi formattati in modo compatibile con Microsoft Windows e senza compressione dei dati con collegamento esterno USB 2.0 o 3.0. Tali documenti devono essere firmati digitalmente con una firma elettronica qualificata.

26.

Qualora non sia possibile firmare documenti con una firma elettronica qualificata e la Commissione consenta in via eccezionale l’uso di altri mezzi di firma, una copia cartacea dell’integralità dei documenti trasmessi firmata a mano può essere consegnata a mano o inviata per posta raccomandata alla DG Concorrenza. In tal caso, i documenti trasmessi devono essere accompagnati da due copie digitali dell’integralità dei documenti inserite in dispositivi di memorizzazione esterni (quali chiavette USB, CD o DVD, o dischi rigidi esterni formattati in modo compatibile con Microsoft Windows e senza compressione dei dati con collegamento esterno USB 2.0 o 3.0.) per fini di informazione. I documenti trasmessi devono inoltre essere accompagnati da una dichiarazione, firmata a mano, attestante che la copia cartacea firmata e le copie digitali sono identiche.

6. Data di applicazione

27.

Le istruzioni della presente comunicazione si applicano a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di esecuzione.

(1) GU L 119 del 5.5.2023, pag. 22.

(2) Per istruzioni sulle modalità di utilizzo di EU Send (denominata anche «eTrustEx»), consultare il link: https://ec.europa.eu/competition-policy/mergers/practical-information_it.

(3) https://ec.europa.eu/competition-policy/mergers/practical-information_it.

(4) Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32014R0910.

(5) Decisione di esecuzione (UE) 2015/1506 della Commissione, dell'8 settembre 2015, che stabilisce le specifiche relative ai formati delle firme elettroniche avanzate e dei sigilli avanzati che gli organismi del settore pubblico devono riconoscere, di cui all'articolo 27, paragrafo 5, e all'articolo 37, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (GU L 235 del 9.9.2015, pag. 37).

(6) I prestatori di servizi fiduciari qualificati per Stato membro sono elencati al seguente indirizzo: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home. Solo i prestatori di servizi fiduciari qualificati con l'indicazione «QCert for ESIG» possono fornire il certificato qualificato per la firma elettronica richiesto per la firma elettronica qualificata.

(7) I prestatori di servizi fiduciari qualificati per Stato membro sono elencati al seguente indirizzo: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home. I prestatori di servizi fiduciari qualificati indicati come «QVal for QESig» possono fornire un servizio di convalida qualificato per la firma elettronica qualificata.

(8) L'applicazione web della Commissione per i servizi di firma digitale: https://ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation.