RISOLUZIONE (UE) 2021/1612 DEL PARLAMENTO EUROPEO

del 29 aprile 2021

recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Agenzia dell'Unione europea per la formazione delle autorità di contrasto (CEPOL) per l'esercizio 2019

IL PARLAMENTO EUROPEO,

—	vista la sua decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Agenzia dell'Unione europea per la formazione delle autorità di contrasto (CEPOL) per l'esercizio 2019,

—	visti l'articolo 100 e l'allegato V del suo regolamento,

—	visto il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni,

—	vista la relazione della commissione per il controllo dei bilanci (A9-0071/2021),

considerando che, in base allo stato delle entrate e delle spese (1) dell'Agenzia dell'Unione europea per la formazione delle autorità di contrasto (CEPOL) (in appresso «l'Agenzia»), il bilancio definitivo di quest'ultima per l'esercizio 2019 ammontava a 18 267 682 EUR, vale a dire un incremento di circa il 75,37 % rispetto al 2018 dovuto principalmente a una modifica delle relazioni sui paragrafi finanziari relativi agli accordi di delega e di contributo a carattere pluriennale; che circa la metà del bilancio dell'Agenzia è finanziata mediante un contributo dell'Unione e l'altra metà mediante entrate con destinazione specifica provenienti da progetti;

considerando che la Corte dei conti («la Corte»), nella sua relazione sui conti annuali dell'Agenzia relativi all'esercizio 2019 (la «relazione della Corte»), ha dichiarato di aver ottenuto garanzie ragionevoli in merito all'affidabilità dei conti annuali dell'Agenzia nonché alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti;

Gestione finanziaria e di bilancio

osserva con soddisfazione che gli sforzi in materia di controllo di bilancio intrapresi nel corso dell'esercizio 2019 si sono tradotti in un tasso di esecuzione del bilancio del 99,90 %, il che rappresenta un incremento dello 1,93 % rispetto all'esercizio 2018; rileva che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento è stato dell'89,32 %, il che rappresenta un aumento del 12,81 % rispetto all'esercizio precedente;

Prestazioni

accoglie con favore il fatto che l'Agenzia utilizzi indicatori chiave di prestazione per migliorare la sua gestione di bilancio e per misurare le sue attività di formazione e il loro impatto, in particolare il grado di soddisfazione dei partecipanti, al fine di valutare il valore aggiunto apportato da tali attività;

ricorda all'Agenzia di riesaminare e aggiornare regolarmente il suo sistema di misurazione delle prestazioni e gli indicatori chiave di prestazione per garantire il suo contributo efficiente e le sue competenze a livello dell'UE; incoraggia l'Agenzia ad analizzare attentamente i risultati e a utilizzarli per migliorare la sua strategia e la pianificazione delle attività;

osserva con soddisfazione che l'Agenzia ha portato a termine con successo il proprio mandato e in alcuni casi ha superato gli obiettivi fissati nel suo programma annuale di lavoro per il 2019;

sottolinea il ruolo che l'Agenzia svolge nel fornire alle autorità di contrasto nazionali informazioni sugli ultimi sviluppi nei settori della sicurezza, dell'applicazione della legge e dello scambio di informazioni e nell'agevolare la condivisione delle migliori pratiche;

esprime soddisfazione per il fatto che le attività di formazione dell'Agenzia siano strettamente allineate ai requisiti espressi dai gruppi EMPACT del ciclo politico dell'UE, mentre le competenze sono state acquisite dagli Stati membri, dall'Agenzia dell'Unione europea per la cooperazione nell'attività di contrasto (Europol), dall'Agenzia dell'Unione europea per la cooperazione giudiziaria penale (Eurojust), dall'Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera, dalla rete europea di formazione giudiziaria, dall'Agenzia dell'Unione europea per i diritti fondamentali, dall'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo e da altre parti interessate;

si compiace che nel 2019 l'Agenzia abbia svolto 327 attività di formazione alle quali hanno partecipato 34 723 agenti di polizia; esprime inoltre soddisfazione per il fatto che altri 28 studenti hanno potuto laurearsi nell'ambito del programma di master congiunto europeo (EJMP);

osserva che l'Agenzia ha incaricato un fornitore esterno di valutare il processo e l'impatto dell'esercizio pilota di valutazione delle esigenze di formazione strategica dell'UE (EU-STNA) per preparare la prossima fase del piano strategico nel 2019 e avviare così la nuova EU-STNA nel 2021;

osserva che l'Agenzia ha fatto della criminalità informatica la sua priorità fondamentale per i prossimi anni e che nel 2019 è stata istituita l'Accademia CEPOL per la criminalità informatica (CCA), ospitata presso la sede del Centro ungherese di formazione internazionale, che fornisce una piattaforma pienamente configurata per formare simultaneamente fino a 100 partecipanti;

10.

accoglie con favore il fatto che l'Agenzia continui a cooperare strettamente con la rete delle agenzie per la giustizia e gli affari interni e le agenzie che la compongono, incluse in particolare Europol e l'Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera; osserva che esse condividono le attività di formazione e organizzano corsi insieme; constata che l'Agenzia coopera attivamente con l'Istituto europeo di innovazione e tecnologia (EIT), condividendo strutture e supporto per le procedure di assunzione e appalto; riconosce che l'Agenzia ha esternalizzato i servizi contabili alla Commissione a partire dal 2014; incoraggia l'Agenzia ad adoperarsi attivamente per approfondire e ampliare la cooperazione con altri organismi, uffici e agenzie dell'Unione;

11.

invita l'Agenzia a continuare a intensificare la cooperazione e lo scambio di buone prassi con altri organismi, uffici e agenzie dell'Unione al fine di migliorare l'efficienza per quanto riguarda le risorse umane, la gestione degli edifici, i servizi informatici e la sicurezza;

12.

osserva che, a seguito della valutazione periodica esterna quinquennale conclusa nel gennaio 2016, per la quale l'Agenzia ha dovuto attuare azioni correttive, 32 azioni in risposta a 17 raccomandazioni dovevano essere completate entro la fine del 2018; rileva che, dall'adozione del piano d'azione a questa parte, 31 azioni sono state completate entro il 2020 e che l'azione in sospeso riguarda l'ulteriore sviluppo della piattaforma di e-learning dell'Agenzia (LEEd);

Politica del personale

13.

constata che, al 31 dicembre 2019, l'organico era completo al 93,75 %, con la nomina di 30 agenti temporanei sui 32 autorizzati a titolo del bilancio dell'Unione (rispetto ai 32 posti autorizzati nel 2018); osserva inoltre che nel 2019 hanno lavorato per l'Agenzia 17 agenti contrattuali e 5 esperti nazionali distaccati;

14.

sottolinea che nel 2019 l'Agenzia ha ricevuto un numero elevato di candidature per i programmi da essa offerti; sottolinea che l'Agenzia ha potuto soddisfare soltanto il 47 % delle richieste per il programma di scambio e ha dovuto rifiutare il 55 % delle candidature a un corso sulle attività della criminalità informatica a causa di una mancanza di risorse umane; invita la Commissione e i colegislatori a collaborare ulteriormente con l'Agenzia nel processo di allocazione delle risorse di bilancio al fine di far fronte alle mancanze di personale e consentire all'Agenzia di attuare pienamente il suo mandato;

15.

osserva che nel 2019 è stato quasi raggiunto l'equilibrio di genere tra i dirigenti di alto livello (due uomini e una donna), esprime, tuttavia, preoccupazione per il fatto che non vi sia equilibrio di genere tra i membri del consiglio di amministrazione (20 uomini e 8 donne); invita la Commissione e gli Stati membri a tener conto dell'importanza di assicurare l'equilibrio di genere al momento della nomina dei loro membri al consiglio di amministrazione dell'Agenzia;

16.

osserva che, a seguito del trasferimento dal Regno Unito all'Ungheria e del conseguente coefficiente correttore più basso applicato alle retribuzioni del personale, si è registrato un elevato avvicendamento del personale e l'equilibrio geografico non è sempre mantenuto poiché sono diminuite le domande provenienti da altri Stati membri diversi dal paese ospitante; constata che nel 2019 l'Agenzia ha continuato a ricevere un numero significativo di candidature da parte di cittadini ungheresi e che i cittadini dello Stato membro ospitante hanno continuato ad essere sovrarappresentati nel numero totale di membri del personale; osserva con soddisfazione che nel 2019, al fine di ridurre l'elevato tasso di avvicendamento del personale, l'Agenzia ha continuato ad attuare misure di mantenimento dell'organico e di continuità operativa, ad esempio assumendo un certo numero di personale interinale ed esperti nazionali distaccati, in attesa del completamento delle procedure di assunzione di personale statutario, proseguendo la riclassificazione del personale e delle funzioni e mantenendo disposizioni sociali (ad esempio scuole per i figli dei membri del personale), il telelavoro e il sistema di orario flessibile;

17.

sottolinea le difficoltà cui deve far fronte l'Agenzia nell'assumere personale qualificato e nel mantenerlo in servizio; evidenzia che i coefficienti correttori variano notevolmente da uno Stato membro all'altro, con gravi ripercussioni sulla capacità delle agenzie situate negli Stati membri con coefficienti correttori inferiori di assumere e mantenere personale con competenze specializzate; invita la Commissione a prendere in considerazione la possibilità di istituire coefficienti correttori diversi sulla base di una valutazione regionale anziché nazionale; sottolinea che di norma la sede centrale delle agenzie situate negli Stati membri con coefficienti correttori inferiori si trova nella capitale, dove le spese di sostentamento e il costo della vita sono notevolmente più elevati rispetto ad altre zone del paese;

18.

incoraggia l'Agenzia a proseguire lo sviluppo di un quadro a lungo termine per le politiche in materia di risorse umane che affronti le questioni dell'equilibrio tra vita professionale e vita privata, dell'orientamento e lo sviluppo della carriera lungo l'intero arco della vita, dell'equilibrio di genere, del telelavoro, dell'equilibrio geografico e dell'assunzione e dell'integrazione delle persone con disabilità;

19.

rammenta il suggerimento del 2018 della Corte di pubblicare avvisi di posti vacanti sul sito web dell'Ufficio europeo di selezione del personale per incrementare la pubblicità ed evitare costi di traduzione elevati; osserva che l'Agenzia pubblica tutti i suoi posti vacanti sul suo sito web, sui social media e nella bacheca interagenzie messa a punto dalla rete delle agenzie dell'UE; invita l'Agenzia ad adottare misure adeguate e a riferire all'autorità di discarico in merito ai provvedimenti presi per pubblicare gli avvisi di posto vacante sul sito web dell'Ufficio europeo di selezione del personale;

20.

accoglie con favore gli sforzi compiuti dall'Agenzia per costruire un ambiente di lavoro e una cultura più diversificati e inclusivi mediante azioni a favore delle persone con disabilità; chiede all'Agenzia di valutare se non sia possibile rafforzare e integrare ulteriormente i principi delle pari opportunità nelle assunzioni, nella formazione, nell'evoluzione delle carriere e nelle condizioni di lavoro, nonché sensibilizzare il personale riguardo a tali aspetti; invita l'Agenzia a prendere in considerazione possibili miglioramenti e modifiche ragionevoli dei suoi edifici, anche per quanto riguarda l'accesso e le adeguate attrezzature per ufficio, per le persone a mobilità ridotta o con altre disabilità;

Appalti

21.

rammenta che, stando alla relazione della Corte del 2018, l'Agenzia non aveva ancora introdotto tutti gli strumenti lanciati dalla Commissione per introdurre una soluzione unica per lo scambio elettronico delle informazioni con i terzi che partecipano alle procedure di appalto pubblico (e-procurement); osserva con soddisfazione che l'Agenzia ha introdotto la fatturazione elettronica e la procedura di gara elettronica nel 2018 e la presentazione elettronica delle offerte nel 2019, dando così piena attuazione agli appalti elettronici;

22.

rileva che nel 2018 l'Agenzia ha aggiudicato un contratto quadro per l'organizzazione di trasferte del personale e dei partecipanti alle attività di formazione, senza che venisse richiesta all'aggiudicatario alcuna spiegazione per l'offerta in apparenza anormalmente bassa; riconosce che l'Agenzia ha modificato la sua politica volta a garantire un'adeguata documentazione sui (potenziali) prezzi anormalmente bassi di un'offerta vincente, aggiungendo un paragrafo specifico per richiedere e analizzare i motivi per offerte in apparenza anormalmente basse;

Prevenzione e gestione dei conflitti di interessi, etica e trasparenza

23.

osserva le misure esistenti in seno all'Agenzia e gli sforzi in corso per garantire la trasparenza, la prevenzione e la gestione dei conflitti di interessi nonché per assicurare la protezione degli informatori; esprime soddisfazione per il fatto che nel 2019 l'Agenzia ha istituito e attuato un codice di condotta amministrativa e orientamenti sulla segnalazione di illeciti e apprezza il fatto che le dichiarazioni di interessi e i CV dei membri del consiglio di amministrazione e degli alti dirigenti sono pubblicati sul sito web dell'Agenzia; prende atto con soddisfazione che nel 2019 il consiglio di amministrazione ha approvato le decisioni di esecuzione sulla segnalazione di illeciti come pure sull'istituzione di un comitato del personale;

24.

sottolinea che il quadro etico applicabile attualmente alle istituzioni, agli organismi, agli uffici e alle agenzie dell'Unione presenta notevoli inconvenienti a causa della sua frammentazione e della mancanza di coerenza tra le disposizioni esistenti; evidenzia che tali problemi dovrebbero essere affrontati istituendo un quadro etico comune che garantisca l'applicazione di elevati standard etici per tutte le istituzioni, gli organismi, gli uffici e le agenzie dell'Unione;

25.

sottolinea che alcuni funzionari compilano dichiarazioni di assenza di conflitti di interessi e forniscono autovalutazioni per quanto riguarda il rispetto delle norme etiche; evidenzia, tuttavia, che tali autodichiarazioni e autovalutazioni non sono sufficienti e che è pertanto necessario un ulteriore controllo;

Controlli interni

26.

osserva che nel 2019 l'Agenzia ha intrapreso un esercizio interno di valutazione dei propri sistemi di controllo interni, concludendo che essi sono stati attuati efficacemente e che sono necessari solo miglioramenti di lieve entità;

27.

rileva che, secondo la relazione della Corte, in un'occasione è stato approvato nel sistema di contabilità per competenza (ABAC) un impegno di bilancio di 180 000 EUR da parte di un membro del personale indebitamente autorizzato e che, pertanto, l'Agenzia dovrebbe garantire la coerenza tra i diritti di autorizzazione di ABAC e la decisione scritta firmata dal direttore esecutivo; apprende dalla risposta dell'Agenzia che la non conformità rilevata è stata documentata nel registro delle eccezioni e degli eventi di non conformità, unitamente ad azioni di miglioramento, al fine di rafforzare i controlli sui diritti di ABAC; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in merito alle azioni di miglioramento attuate, ad evitare qualsiasi situazione futura in cui gli impegni di bilancio siano approvati da membri del personale autorizzati in modo improprio e ad assicurare la piena conformità a tutti i principi della sana esecuzione di bilancio;

28.

si rammarica per il fatto che, stando alla relazione della Corte, in un'occasione un contratto quadro del valore di 100 000 EUR è stato firmato da un ordinatore il cui limite di autorizzazione per gli impegni giuridici era di 60 000 EUR, e il direttore esecutivo non ha fornito sottodeleghe specifiche durante la sua assenza onde garantire la continuità operativa dell'Agenzia; apprende dalla risposta dell'Agenzia che, a seguito delle risultanze dell'audit, è stata adottata una decisione modificata sulle sottodeleghe che ha aumentato i massimali previsti per gli ordinatori onde consentire una migliore continuità delle operazioni; invita il direttore esecutivo ad assicurare la continuità delle attività e delle operazioni in ogni momento, anche durante le assenze temporanee;

29.

osserva che nel 2019 l'Agenzia ha condotto un'indagine sull'impegno del personale con l'obiettivo di misurare i controlli trasversali (integrità, leadership, competenze, apertura e motivazione); riconosce che l'Agenzia ha elaborato un piano d'azione per accrescere la consapevolezza in merito ai controlli trasversali in essere;

30.

constata che, secondo le risultanze dell'audit interno, l'Agenzia non dispone di superfici ad uso ufficio e spazi sufficienti per le attività operative, e che opera in tre diverse sedi fisiche, il che comporta ulteriori sfide soprattutto dal punto di vista del flusso di lavoro informatico e documentale; prende atto delle discussioni in corso tra l'Agenzia e il governo ungherese per trovare spazi per uffici adeguati;

31.

osserva che nel 2019 il servizio di audit interno della Commissione ha pubblicato una relazione di audit sull'attuazione della formazione, la condivisione delle conoscenze e il monitoraggio dei risultati, cui ha fatto seguito un piano d'azione correttivo attualmente in fase di attuazione; rileva che il servizio di audit interno ha formulato una constatazione critica per quanto riguarda la concezione e l'istituzione dell'EJMP; riconosce che il consiglio di amministrazione ha deciso di rinviare di un anno il proseguimento dell'EJMP, al fine di consentire una procedura di appalto aperta per il prossimo ciclo, e che, pertanto, la prassi non conforme è stata interrotta;

Altre osservazioni

32.

osserva che nel febbraio 2017 l'Agenzia ha completato con successo la certificazione ISO 9001:2015 del proprio sistema di gestione al fine di migliorare e dimostrare meglio il suo impegno a favore della qualità; osserva che, sulla base dell'esito positivo degli audit di sorveglianza attuati nel 2019 e all'inizio del 2020, l'Agenzia ha mantenuto la sua certificazione;

33.

osserva con soddisfazione che la certificazione ISO 29993 è stata ottenuta con successo per quattro attività residenziali chiave e che nel 2019 per le attività residenziali accordate è stato introdotto un controllo di qualità precedente al corso;

34.

osserva che dall'inizio di novembre 2019 l'Agenzia dispone di un contratto di locazione prorogabile, della durata di un anno, presso Avenue de la Joyeuse Entrée, 17-21 Bruxelles, per un progetto pilota relativo a un ufficio di collegamento di Bruxelles, al fine di agevolare il dialogo e lo scambio di informazioni con le istituzioni dell'Unione e le agenzie presenti in tale città che operano nel settore della giustizia e degli affari interni;

35.

deplora il fatto che l'Agenzia non disponga di una politica in materia di sicurezza informatica e protezione degli archivi digitali in suo possesso, aspetto molto importante di questi tempi; riconosce che nel 2020 l'Agenzia ha avviato il processo di attuazione del sistema avanzato di gestione documentale (ARES) quale sistema di gestione dei documenti congiuntamente all'EIT; invita l'Agenzia a cooperare con gli organismi, gli uffici e le agenzie dell'Unione nello sviluppare e attuare una politica solida e affidabile in materia di sicurezza informatica; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in merito ai progressi registrati in fase di attuazione;

36.

sottolinea l'importanza di potenziare la digitalizzazione dell'Agenzia in termini di operazioni interne e di procedure di gestione; sottolinea la necessità che l'Agenzia continui a essere proattiva a tale riguardo al fine di evitare a tutti i costi un divario digitale tra le agenzie; richiama tuttavia l'attenzione sulla necessità di adottare tutte le misure di sicurezza necessarie per evitare qualsiasi rischio per la sicurezza online delle informazioni trattate;

37.

accoglie con favore il fatto che l'Agenzia abbia adottato una strategia esaustiva ai fini della sua digitalizzazione, affrontando le necessità di digitalizzazione con l'obiettivo di fornire una visione olistica a lungo termine sullo sviluppo di un modello operativo con un sostegno tecnologico; incoraggia l'Agenzia a sviluppare ulteriormente la sua strategia di digitalizzazione;

38.

sottolinea che è necessario un approccio articolato per rendere i siti web delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione accessibili alle persone con qualsiasi tipo di disabilità, come previsto dalla direttiva (UE) 2016/2102 (2), introducendo anche la disponibilità delle lingue dei segni nazionali; raccomanda che le organizzazioni che rappresentano le persone con disabilità siano coinvolte in questo processo;

39.

constata che l'Agenzia non ha svolto un'analisi esauriente dell'impatto del recesso del Regno Unito dall'Unione sulla sua organizzazione, sulle sue operazioni e sui suoi conti; riconosce che il Regno Unito non ha partecipato all'adozione del regolamento (UE) 2015/2219 (3), trattando in tal modo le attività operative dell'Agenzia con il Regno Unito così come con qualsiasi paese terzo; osserva che, a norma del regolamento (UE) 2015/2219, le attività operative dell'Agenzia con i paesi terzi sono disciplinate da accordi di lavoro e che non esiste ancora un simile accordo con il Regno Unito;

40.

osserva che l'Agenzia nel 2019 è riuscita a entrare in contatto con un pubblico più ampio tramite un rafforzamento della sua presenza sui social media;

41.

incoraggia l'Agenzia a continuare a promuovere il lavoro, le ricerche e le attività che possono aumentare la sua visibilità pubblica;

42.

prende atto degli sforzi compiuti dall'Agenzia per garantire l'efficienza in termini di costi e la compatibilità ambientale del luogo di lavoro; si rammarica del fatto che l'Agenzia non disponga di un sistema di compensazione delle emissioni di carbonio, ma riconosce, sulla base della risposta dell'Agenzia al questionario standard, che le sue limitate risorse finanziarie non riescono a coprire i costi di partecipazione a tale sistema, e che l'Agenzia incoraggia il proprio personale a utilizzare i trasporti pubblici per ridurre le emissioni e sta prendendo in considerazione la possibilità di rimborsare ai dipendenti i costi del trasporto pubblico;

43.

rinvia, per altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione di discarico, alla sua risoluzione del 29 aprile 2021 (4) sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.

(1) GU C 107 del 31.3.2020, pag. 96.

(2) Direttiva (UE) 2016/2102 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 ottobre 2016, relativa all'accessibilità dei siti web e delle applicazioni mobili degli enti pubblici (GU L 327 del 2.12.2016, pag. 1).

(3) Regolamento (UE) 2015/2219 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 novembre 2015, sull'Agenzia dell'Unione europea per la formazione delle autorità di contrasto (CEPOL) e che sostituisce e abroga la decisione 2005/681/GAI del Consiglio (GU L 319 del 4.12.2015, pag. 1).

(4) Testi approvati, P9_TA(2021)0215.