ALLEGATO I

PROGETTO

DECISIONE N. 2020/
DEL COMITATO DIRETTIVO REGIONALE DELLA COMUNITÀ DEI TRASPORTI

del ...

relativa all'adozione del regolamento in materia di viaggi concernente il personale della Comunità dei trasporti

IL COMITATO DIRETTIVO REGIONALE DELLA COMUNITÀ DEI TRASPORTI,

visto il trattato che istituisce la Comunità dei trasporti, in particolare l'articolo 24, paragrafo 1, e l'articolo 30,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

È adottato il regolamento in materia di viaggi della Comunità dei trasporti.

Per il comitato direttivo regionale

Il presidente

Regolamento in materia di viaggi della Comunità dei trasporti

1.Ambito di applicazione

1.1.Il regolamento in materia di viaggi si applica a tutte le missioni svolte a partire dalla sede di servizio nell'interesse della Comunità dei trasporti.

1.2.Il presente regolamento si applica a tutti i membri del personale della Comunità dei trasporti soggetti allo statuto del personale della Comunità dei trasporti.

2.Autorizzazioni ai viaggi

2.1.Prima di partire per una missione, occorre ottenere l'autorizzazione a tal fine rilasciata sotto forma di richiesta di viaggio approvata. Le richieste di viaggio sono approvate per iscritto dal direttore o da un funzionario autorizzato da quest'ultimo. La richiesta di autorizzazione deve fornire al direttore tutti i dettagli necessari affinché questi possa prendere una decisione informata, ad esempio:

–la finalità del viaggio, l'ubicazione dell'evento, nonché gli orari di inizio e fine della riunione o delle riunioni;

–la durata del viaggio in base al mezzo di trasporto utilizzato, nonché gli orari e l'itinerario del viaggio di andata e ritorno, compreso il trasporto locale, se del caso;

–le modalità di alloggio;

–i costi stimati in questione sulla base di un'efficienza ottimale in termini di costi.

2.2.Spetta all'agente/al funzionario ottenere l'autorizzazione necessaria prima di compiere una missione. La richiesta di viaggio approvata va conservata dall'agente e allegata alla richiesta di rimborso relativa al viaggio al momento del ritorno dalla missione, unitamente a una relazione in merito al viaggio.

2.3.Per i viaggi del direttore, viene preparata in anticipo una nota di riepilogo, in base al modello di cui all'allegato I, che viene firmata dal medesimo. Tale nota di riepilogo indicherà il motivo del viaggio e la durata prevista dello stesso. Il direttore segue le procedure comuni previste dal presente regolamento.

3.Trasporto tra la sede di servizio e il luogo della missione

3.1.Come norma generale viene autorizzata la modalità di trasporto più efficace in termini di costi, in considerazione della finalità e della durata del viaggio.

3.2.Gli spostamenti in aereo avvengono utilizzando l'itinerario più diretto al prezzo più basso disponibile. Nel caso in cui le date di viaggio suggeriscano l'inclusione di un fine settimana al fine di ottenere una tariffa APEX 1 , l'agente avrà diritto all'indennità giornaliera supplementare, a condizione che la tariffa APEX costituisca la tariffa aerea minima disponibile e che si possa realizzare un risparmio complessivo.

3.3.La norma abituale per i viaggi in treno prevede la scelta della seconda classe per una distanza fino a 200 km e della prima classe per distanze superiori.

3.4.Quando il trasporto aereo o ferroviario non è disponibile o non è efficace in termini di costi, vengono autorizzati viaggi in corriera o in automobile.

3.5.In caso di autorizzazione a compiere un viaggio in automobile, l'agente è invitato a ricorrere agli accordi di noleggio auto stipulati dalla Comunità dei trasporti. La Comunità dei trasporti assicura la massima copertura assicurativa possibile. Qualora l'assicurazione contempli comunque una franchigia, la Comunità dei trasporti copre quest'ultima. La Comunità dei trasporti non è responsabile nei casi in cui l'assicurazione non copra i danni, la perdita o il furto.

3.6.In via eccezionale, può essere autorizzato l'uso di un veicolo privato. In tal caso i costi sono rimborsati all'agente secondo l'importo equivalente al costo del biglietto ferroviario corrispondente della classe prevista, conformemente al punto 3.3. Quando più agenti viaggiano in automobile, il rimborso è effettuato esclusivamente a favore del proprietario del veicolo. In caso di utilizzo di un veicolo privato, la Comunità dei trasporti non può assumersi responsabilità per eventuali richieste di risarcimento da parte di terzi, danni al veicolo, perdita o furto di oggetti personali lasciati nello stesso.

3.7.Gli agenti possono includere destinazioni private nell'itinerario di una missione soltanto se ciò è stato debitamente autorizzato dal direttore. Se l'inclusione di una destinazione privata comporta costi più elevati, l'agente deve pagare la differenza tra la tariffa dell'itinerario della missione e quella modificata.

4.Acquisto di biglietti

4.1.La prenotazione dei viaggi è centralizzata in seno alla divisione Amministrazione del segretariato permanente della Comunità dei trasporti.

4.2.Gli agenti sono tenuti a comunicare quanto prima le loro esigenze di viaggio in maniera da consentire l'ottenimento del prezzo più conveniente.

4.3.La divisione Amministrazione invia la richiesta di viaggio approvata all'agenzia viaggi autorizzata e la restituisce al viaggiatore. L'agenzia di viaggio riceve ordine dalla Comunità dei trasporti di non emettere e consegnare i biglietti prima di aver ricevuto, via fax, la richiesta di viaggio autorizzata. La medesima procedura si applica ai biglietti ferroviari. Qualora non sia possibile ottenere i biglietti ferroviari tramite l'agenzia di viaggio, gli agenti possono acquistare i propri biglietti ferroviari che saranno rimborsati dietro presentazione della corrispondente richiesta di rimborso delle spese di viaggio.

5.Spese di viaggio

Le spese di viaggio pagate o rimborsate dalla Comunità dei trasporti sulla base di documenti giustificativi comprendono:

–costo del trasporto, compreso il trasporto verso/da un aeroporto o qualsiasi altro luogo di arrivo o di partenza (ossia albergo, altro luogo di permanenza, sede della riunione, sede del segretariato permanente della Comunità dei trasporti);

–indennità giornaliera;

–altri costi direttamente connessi al viaggio e autorizzati con la richiesta di viaggio (ad esempio bagaglio in eccesso, costi per visti, spese di iscrizione a conferenze, seminari, ecc.).

6.Trasporto verso/da aeroporti, porti e stazioni e la sede di servizio

Come norma generale il personale deve utilizzare i trasporti pubblici. Tuttavia, il direttore può autorizzare trasferimenti in taxi qualora siano giustificati, in particolare quando due o più agenti in missione condividono il taxi, quando non sono disponibili altre opzioni di trasporto pubblico, o quando il trasferimento avviene prima delle ore 8 della mattina o dopo le ore 9 della sera. I costi corrispondenti sono rimborsati su presentazione di documenti giustificativi. L'uso di un veicolo privato può essere autorizzato a condizione che ciò sia giustificato. In tal caso, il rimborso è limitato alle spese di parcheggio (presso l'aeroporto, la stazione o il porto) su presentazione di documenti giustificativi.

7.Trasporto nel luogo della missione

Come norma generale vanno utilizzati i trasporti pubblici. L'utilizzo di un taxi è tuttavia consentito se il trasporto pubblico non costituisce un'alternativa adeguata (ad esempio per motivi di sicurezza). Firmando la richiesta di rimborso dell'agente interessato, il direttore prende atto di tale circostanza. I costi vengono rimborsati su presentazione di documenti giustificativi.

8.Cancellazione e modifica prima della partenza

Se la missione viene annullata o modificata, l'agente:

–informa immediatamente il direttore e la divisione Amministrazione, specificando le motivazioni;

–annulla o riprenota immediatamente, per iscritto, i biglietti e le prenotazioni emessi dall'agenzia di viaggio autorizzata, anche se non sono rimborsabili;

–adotta le misure necessarie per annullare o riprenotare i biglietti acquistati direttamente con altri mezzi;

–annulla o modifica immediatamente, per iscritto, le prenotazioni di alberghi e noleggi auto;

–redige una dichiarazione delle spese sostenute a seguito della cancellazione/modifica.

La Comunità dei trasporti copre i costi della cancellazione e della nuova prenotazione a prescindere dal mezzo di prenotazione utilizzato.

9.Prolungamento

In ragione di circostanze impreviste è possibile che una missione debba essere protratta. Se la durata del viaggio inizialmente indicata nell'ordine di missione viene prolungata, tale circostanza deve essere menzionata nella richiesta di rimborso delle spese di viaggio (cfr. punto 15).

10.Interruzione

Una missione può essere interrotta per esigenze di servizio, per motivi di forza maggiore o per motivi personali di grave entità riconosciuti tali dal direttore. Tale interruzione deve essere autorizzata preventivamente dal direttore, fatto salvo in caso di estrema urgenza o qualora non sia possibile mettersi in contatto con il direttore. Tutte le spese derivanti da un'interruzione autorizzata dal direttore per i motivi di cui sopra sono coperte dalla Comunità dei trasporti e rimborsate nel contesto della missione.

11.Modifiche apportate per motivi personali

Durante lo svolgimento di una missione il personale può essere autorizzato ad adeguare il calendario, la sistemazione o le modalità di trasporto per motivi personali. In tal caso detto personale deve accludere alla richiesta di autorizzazione un raffronto tra i costi proposti e quelli che sarebbero stati sostenuti in assenza di tali modifiche. Tale raffronto deve essere effettuato contemporaneamente, utilizzando uno dei metodi scelti per l'organizzazione del viaggio e sulla base di condizioni analoghe. La persona che viaggia deve sopportare direttamente e personalmente (con i mezzi notificatile dalla divisione Amministrazione):

–eventuali costi supplementari 2 derivanti dalle modifiche apportate per motivi personali, tra cui la partenza da un luogo diverso e/o il ritorno in un luogo diverso, se dal raffronto emerge un aumento del costo della missione;

–eventuali spese addebitate per l'esecuzione del raffronto, qualora quest'ultimo sia stato svolto da un'agenzia di viaggi.

12.Indennità giornaliera

12.1.L'indennità giornaliera comprende le spese sostenute di vitto e alloggio, le mance e altri oneri accessori.

12.2.Si applicano gli importi di indennità giornaliera previsti per i contratti di aiuto esterno finanziati dall'UE nella misura più recente 3 .

L'importo applicabile è quello previsto per il luogo in cui l'agente pernotta. Viene corrisposta un'indennità giornaliera completa per il giorno di inizio del viaggio. Non viene corrisposta alcuna indennità giornaliera per il giorno in cui il viaggio termina, ossia tale indennità viene riconosciuta sulla base del numero di notti trascorse in viaggio.

12.3.In via eccezionale, il direttore può autorizzare un importo superiore, caso per caso, se il viaggiatore è invitato a rimanere presso un albergo predeterminato per il quale il prezzo per la camera assorbirebbe il 60 % o più dell'importo dell'indennità giornaliera. In tali casi, le spese di alloggio sono rimborsate su presentazione della relativa fattura. In ogni caso, le circostanze che comportano una richiesta di rimborso più elevata vanno descritte nella richiesta di viaggio e approvate prima della partenza.

12.4.Si applicano importi ridotti di indennità giornaliera quando:

12.4.1.il viaggio non comporta un pernottamento:

–per un viaggio di almeno 8 ore, viene corrisposto il 50 % dell'indennità giornaliera per la destinazione corrispondente;

–per un viaggio inferiore a 8 ore e superiore a 5 ore, viene corrisposto il 35 % dell'indennità giornaliera;

–per un viaggio fino a 5 ore massimo, viene corrisposto il 20 % dell'indennità giornaliera;

12.4.2.al viaggiatore viene fornito un alloggio a titolo gratuito:

–viene corrisposto il 50 % dell'indennità giornaliera per la destinazione corrispondente;

12.4.3.il viaggio comprende voli intercontinentali o spostamenti in treno durante la notte:

–viene corrisposto il 50 % dell'indennità giornaliera per la destinazione corrispondente;

12.4.4.al viaggiatore viene fornito vitto gratuito (colazione, pranzo e/o cena):

–per ciascun pasto gratuito viene detratto il 10 % dell'importo dell'indennità giornaliera;

12.4.5.al viaggiatore vengono forniti vitto e alloggio gratuiti:

–viene corrisposto il 20 % dell'importo dell'indennità giornaliera.

12.5.Quando le spese di viaggio riguardano spostamenti all'interno del paese ospitante (Serbia), si applica l'indennità giornaliera del paese ospitante. Per la pertinente deduzione dell'indennità giornaliera all'interno della Serbia, si applicano le medesime disposizioni previste per i viaggi all'estero.

12.6.Quando tutte le spese sono sostenute dall'organizzatore dell'evento, si applicano le disposizioni di cui sopra relative al calcolo dell'indennità giornaliera.

12.7.Non viene corrisposta alcuna indennità giornaliera per la parte del viaggio soggetta alle modifiche di cui all'articolo 11 (modifiche apportate per motivi personali).

13.Anticipazione delle spese di viaggio

13.1.Su richiesta del viaggiatore, la Comunità dei trasporti anticipa le spese di viaggio di missione per un importo fino all'80 % dell'indennità giornaliera della trasferta. Le richieste di anticipazione di spese di viaggio devono essere presentate almeno quattro giorni lavorativi prima della data della partenza.

13.2.Eventuali importi versati a titolo di anticipo vengono successivamente detratti dagli importi rimborsati per coprire le spese di missione. Qualora sia stato versato un anticipo che risulta essere superiore al costo effettivo della missione, l'eccedenza viene recuperata tramite un pagamento unico da un successivo stipendio della persona che ha effettuato la missione. Se viene versato un anticipo a un agente per una missione successivamente annullata, l'importo di tale anticipo viene detratto automaticamente da un successivo stipendio di tale agente.

14.Relazioni sui viaggi

Gli agenti che viaggiano per svolgere una missione sono tenuti a presentare una breve relazione sul viaggio entro una settimana dal ritorno alla propria sede. Tale relazione è firmata dal supervisore, acclusa alla richiesta di rimborso delle spese di viaggio e inviata al direttore e, a seconda del caso, al personale interessato.

15.Rimborso delle spese di viaggio

15.1.Una richiesta di rimborso delle spese di viaggio accompagnata dalla relazione sul viaggio, dall'autorizzazione a compiere il viaggio e dai documenti giustificativi va presentata alla divisione Amministrazione e al direttore entro una settimana dal rientro presso la propria sede, indipendentemente dal fatto che sia stato versato o meno un anticipo relativo al viaggio. Non occorre allegare fatture di alberghi e pasti e altri oneri accessori, dato che l'indennità giornaliera stabilita costituisce un rimborso forfettario per tali spese.

15.2.Nel caso in cui un agente abbia ricevuto un anticipo relativo al viaggio e non presenti la relativa richiesta di rimborso delle spese entro il termine specificato, tale anticipo viene detratto dal successivo stipendio dell'agente. L'anticipo relativo al viaggio detratto viene rimborsato soltanto su presentazione della richiesta di rimborso delle spese di viaggio.

16.Competenze e responsabilità del personale

Gli agenti sono responsabili dell'accuratezza e della completezza delle dichiarazioni e delle affermazioni rese dagli stessi al momento della pianificazione, dello svolgimento e della rendicontazione in merito al viaggio da loro compiuto. Fatte salve le disposizioni dello statuto del personale della Comunità dei trasporti, essi rispondono per eventuali importi indebitamente percepiti o per un'eventuale condotta illecita.

Gli agenti attuano le missioni in linea con le prescrizioni generali di prestazione stabilite nello statuto del personale della Comunità dei trasporti. Gli agenti sono tenuti a rispettare i più elevati standard di deontologia professionale e a rimanere sempre indipendenti.

17.Misure di controllo

La Comunità dei trasporti conserva registrazioni, documenti e prove relativi all'autorizzazione, nonché alla pianificazione e all'organizzazione dei viaggi ed al versamento degli importi dovuti per un periodo di cinque anni.

Si applicano le regole finanziarie e le procedure di audit della Comunità dei trasporti.

18.Osservazioni conclusive

Il presente regolamento in materia di viaggi diventa applicabile a decorrere dal giorno successivo a quello della sua adozione da parte del comitato direttivo regionale.

ALLEGATO I - B

NOTA DI RIEPILOGO

per la missione del direttore del

segretariato permanente della Comunità dei trasporti

Da compilare e firmare prima della partenza:

FINALITÀ DEL VIAGGIO
DESTINAZIONE
DATA DI PARTENZA
DATA DI RITORNO
ITINERARIO
MODALITÀ DI ALLOGGIO
ASSOCIATA A UN VIAGGIO PRIVATO	□ no □ sì: □ costo del viaggio associato al viaggio privato: ………. □ costo del viaggio senza l'associazione al viaggio privato: ........
STIMA DEI COSTI
OSSERVAZIONI

Firma:

Data:

Da compilare e firmare dopo il ritorno:

COSTI FINALI

Spese di viaggio:

Indennità giornaliera:

Altro:

COSTO TOTALE:

OBIETTIVO DEL VIAGGIO CONSEGUITO?

SÌ/NO

OSSERVAZIONI

Firma:

Data:

ALLEGATO II

PROGETTO

DECISIONE N. 2020/
DEL COMITATO DIRETTIVO REGIONALE DELLA COMUNITÀ DEI TRASPORTI

del ...

sull'adozione del regolamento relativo al rimborso di spese sostenute da persone esterne al segretariato permanente della Comunità dei trasporti invitate a partecipare a riunioni in qualità di esperti

IL COMITATO DIRETTIVO REGIONALE DELLA COMUNITÀ DEI TRASPORTI,

visto il trattato che istituisce la Comunità dei trasporti, in particolare l'articolo 24, paragrafo 1, e l'articolo 35,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

È adottato il regolamento relativo al rimborso di spese sostenute da persone esterne al segretariato permanente della Comunità dei trasporti invitate a partecipare a riunioni di quest'ultima in qualità di esperti.

Per il comitato direttivo regionale

Il presidente

Regolamento relativo al rimborso di spese sostenute da persone esterne al segretariato permanente della Comunità dei trasporti invitate a partecipare a riunioni in qualità

di esperti

ARTICOLO 1

1.Il presente regolamento si applica a:

a)qualsiasi persona esterna alla Comunità dei trasporti che sia invitata a fornire un parere professionale specifico nel contesto di un comitato o di un gruppo di lavoro, indipendentemente dal luogo in cui si tiene la riunione;

b)chiunque abbia la responsabilità di accompagnare una persona disabile invitata dalla Comunità dei trasporti a partecipare a una riunione in qualità di esperto.

2.Gli esperti possono appartenere al settore privato o essere esperti della pubblica amministrazione:

a)gli esperti appartenenti al settore privato sono persone fisiche, che rappresentano la società civile o lavorano per un'organizzazione privata, invitate a condividere con la Comunità dei trasporti la loro esperienza personale o a rappresentare le loro organizzazioni in un determinato settore, ma non a difendere gli interessi di un determinato paese;

b)gli esperti della pubblica amministrazione sono persone fisiche invitate in qualità di rappresentanti di un'autorità pubblica nazionale, regionale o locale di uno Stato membro dell'UE o di una parte dell'Europa sudorientale o che sono state nominate da tale autorità.

ARTICOLO 2

Il segretariato permanente della Comunità dei trasporti non risponde per danni materiali, morali o fisici subiti dagli esperti invitati o da coloro che sono responsabili dell'accompagnamento di un esperto disabile nel corso del viaggio o della permanenza presso il luogo nel quale si svolge la riunione, fatto salvo il caso in cui tali danni siano direttamente imputabili a detto segretariato.

In particolare, la Comunità dei trasporti non risponde per eventuali incidenti nei quali sono coinvolti esperti invitati, che utilizzino i propri mezzi di trasporto per recarsi alla riunione.

ARTICOLO 3

1.Tutti gli esperti hanno diritto al rimborso delle loro spese di viaggio dal luogo specificato nell'invito (indirizzo professionale o privato) al luogo della riunione, utilizzando i mezzi di trasporto ritenuti più idonei tenuto conto della distanza: in generale, per i tragitti inferiori a 400 km (di sola andata, sulla base della distanza ufficiale per ferrovia) si tratta di un biglietto ferroviario in prima classe, mentre per distanze superiori a 400 km si tratta di un biglietto aereo in classe economica. Se il viaggio in aereo comporta un volo di durata pari o superiore a quattro ore, è rimborsato un biglietto di classe business.

2.Il direttore del segretariato permanente della Comunità dei trasporti si adopera specificamente per garantire che le riunioni siano organizzate in modo tale da consentire agli esperti di beneficiare delle tariffe di viaggio più economiche. Il direttore del segretariato permanente della Comunità dei trasporti esamina con particolare attenzione eventuali richieste di rimborso riguardanti voli costosi in maniera anomala ed ha il diritto di effettuare i controlli eventualmente necessari e di richiedere all'esperto eventuali prove necessarie ai fini di tale verifica. Il direttore si riserva inoltre, se le circostanze lo motivano, di limitare il rimborso alle tariffe normalmente applicate per il tragitto abituale dal luogo di lavoro o di residenza dell'esperto alla sede della riunione.

3.Le spese di viaggio sono rimborsate su presentazione dei documenti giustificativi originali: biglietti e fatture oppure, in caso di prenotazioni online, la stampa della prenotazione elettronica e delle carte d'imbarco per il viaggio di andata. I documenti forniti devono indicare la classe di viaggio, l'ora e l'importo versato.

4.L'importo rimborsabile delle spese di viaggio in veicolo privato è pari al costo di un biglietto ferroviario di prima classe.

5.Se il tragitto non è servito dal treno, il costo del viaggio in veicolo privato è rimborsato applicando un importo di 0,22 EUR per km.

6.Le spese di taxi non sono rimborsate.

ARTICOLO 4

1.L'indennità giornaliera versata per ogni giornata di riunione è un rimborso forfettario delle spese sostenute nel luogo in cui si tiene la riunione, ivi compresi i pasti e i trasporti locali (autobus, tram, taxi, parcheggi, pedaggi autostradali ecc.), come pure le assicurazioni viaggio e infortuni.

2.L'indennità giornaliera è di 92,00 EUR.

3.Se il luogo di partenza indicato nell'invito si trova a 100 km o meno dal luogo in cui si tiene la riunione, l'indennità giornaliera è ridotta del 50 %.

4.Gli esperti che sono obbligati a passare una o più notti nel luogo in cui si tiene la riunione a causa dell'incompatibilità tra gli orari delle riunioni e gli orari dei voli o dei treni 4 hanno diritto anche ad un'indennità di alloggio. Tale indennità è fissata a 100,00 EUR per notte. Il numero di notti non deve superare il numero di giorni della riunione +1.

5.Un'indennità di alloggio e/o un'indennità giornaliera supplementari possono eccezionalmente essere versate se il prolungamento del soggiorno permette all'esperto convocato di ottenere una riduzione delle spese di viaggio superiore all'importo di tali indennità.

6.L'indennità giornaliera e/o l'indennità di alloggio possono essere aumentate del 50 % con decisione motivata del direttore del segretariato permanente della Comunità dei trasporti per esperti di altissimo livello.

ARTICOLO 5

Quando, tenuto conto delle spese che gli esperti disabili convocati sostengono a causa del loro handicap o dell'eventuale accompagnatore, le indennità di cui all'articolo 4 sono chiaramente insufficienti, le spese sono rimborsate, su richiesta del direttore del segretariato permanente della Comunità dei trasporti, su presentazione di documenti giustificativi.

ARTICOLO 6

1.Salvo diversa indicazione nella lettera d'invito e nella richiesta di organizzazione della riunione, gli esperti del settore privato hanno diritto a un'indennità giornaliera per ogni giorno di riunione e, se del caso, a un'indennità di alloggio, a condizione che dichiarino sull'onore di non ricevere un'indennità analoga o rimborsi analoghi da un'altra istituzione per la medesima visita. Il direttore del segretariato permanente della Comunità dei trasporti assicura la coerenza tra il contenuto delle lettere d'invito e la richiesta di organizzazione della riunione.

2.Gli esperti della pubblica amministrazione percepiscono un'indennità giornaliera per ogni giorno di riunione e, se del caso, un'indennità di alloggio, a condizione che ciò sia previsto nel regolamento interno del comitato o del gruppo di lavoro e a condizione che dichiarino sull'onore di non ricevere un'indennità analoga o rimborsi analoghi dalla propria amministrazione per la medesima visita.

3.Con decisione motivata e su presentazione dei documenti giustificativi, il direttore del segretariato permanente della Comunità dei trasporti può autorizzare il rimborso delle spese che gli esperti invitati hanno dovuto sostenere in ragione di istruzioni speciali da essi ricevute per iscritto.

4.Tutti i rimborsi delle spese di viaggio e il versamento delle indennità giornaliere e/o di alloggio sono effettuati sullo stesso unico conto bancario.

5.I rimborsi delle spese degli esperti della pubblica amministrazione sono versati su un conto intestato al governo, a uno dei suoi ministeri o a un ente pubblico, salvo deroghe previste dal governo, da uno dei suoi ministeri o da un ente pubblico.

ARTICOLO 7

1.Il numero massimo di esperti per riunione, indipendentemente dal fatto che abbiano diritto o meno al rimborso delle loro spese, è pari a uno per ogni parte dell'Europa sudorientale e per ogni Stato membro dell'UE invitato come esperto della pubblica amministrazione; il numero di esperti del settore privato corrisponde a quello degli esperti della pubblica amministrazione.

2.Il direttore del segretariato permanente della Comunità dei trasporti può derogare a tale norma, con decisione motivata, in caso di riunioni congiunte di più comitati o gruppi di lavoro.

ARTICOLO 8

1.L'ordine di pagamento è predisposto sulla base della richiesta di rimborso, debitamente compilata e firmata dall'esperto e dal segretario della riunione incaricato di certificare la presenza dell'esperto.

2.Gli esperti devono fornire al segretario della riunione i documenti necessari per provvedere al loro rimborso, mediante lettera, fax o posta elettronica (farà fede il timbro postale) o datati non oltre 30 giorni di calendario dopo l'ultima giornata della riunione.

3.Il segretariato permanente della Comunità dei trasporti provvede al rimborso delle spese degli esperti entro 30 giorni di calendario.

4.Fatto salvo il caso in cui l'esperto fornisca una giustificazione adeguata, accettata con decisione motivata dal direttore del segretariato permanente della Comunità dei trasporti, il mancato rispetto del paragrafo 2 solleva quest'ultima da qualsiasi obbligo di rimborsare le spese di viaggio o di corrispondere eventuali indennità.

ARTICOLO 9

1.Le spese di viaggio sono rimborsate in euro, se opportuno al tasso di cambio applicabile il giorno della riunione.

2.L'indennità giornaliera e, se del caso, l'indennità di alloggio sono rimborsate in euro al tasso forfettario applicabile il giorno della riunione.

ALLEGATO III

PROGETTO

DECISIONE N. 2020/

DEL COMITATO DIRETTIVO REGIONALE DELLA COMUNITÀ DEI TRASPORTI

del ...

sulla procedura per l'esecuzione del bilancio e la presentazione e l'audit dei conti, applicabile alla Comunità dei trasporti

IL COMITATO DIRETTIVO REGIONALE DELLA COMUNITÀ DEI TRASPORTI,

visto il trattato che istituisce la Comunità dei trasporti, in particolare l'articolo 24, paragrafo 1, e l'articolo 35,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Sono adottate le regole finanziarie e le procedure di audit applicabili alla Comunità dei trasporti.

Per il comitato direttivo regionale

Il presidente

ALLEGATO III

INDICE

TITLE I: SUBJECT MATTER

TITLE II: OBLIGATIONS OF THE PARTIES

TITLE III: BUDGETARY PRINCIPLES

CHAPTER 1 PRINCIPLE OF UNITY AND BUDGETARY ACCURACY

CHAPTER 2 PRINCIPLE OF ANNUALITY

CHAPTER 3 PRINCIPLE OF EQUILIBRIUM

CHAPTER 4 PRINCIPLE OF UNIT OF ACCOUNT

CHAPTER 5 PRINCIPLE OF UNIVERSALITY

CHAPTER 6 PRINCIPLE OF SPECIFICATION

CHAPTER 7 PRINCIPLE OF SOUND FINANCIAL MANAGEMENT

CHAPTER 8 PRINCIPLE OF TRANSPARENCY

CHAPTER 9 INTERNAL CONTROL OF BUDGET IMPLEMENTATION

TITLE IV: BUDGET COMMITTEE

TITLE V: IMPLEMENTATION OF THE BUDGET

CHAPTER 1 GENERAL PROVISIONS

CHAPTER 2 FINANCIAL ACTORS

CHAPTER 3 LIABILITY OF THE FINANCIAL ACTORS

CHAPTER 4 REVENUE OPERATIONS

CHAPTER 5 EXPENDITURE OPERATIONS

TITLE VI: PROCUREMENT

TITLE VII: PRESENTATION OF THE ACCOUNTS AND ACCOUNTING

CHAPTER 1 PRESENTATION OF THE ACCOUNTS

CHAPTER 2 ACCOUNTING

CHAPTER 3 PROPERTY INVENTORIES

TITLE VIII: EXTERNAL AUDIT AND DISCHARGE

CHAPTER 1 EXTERNAL AUDIT

TITOLO I

OGGETTO

Articolo 1

Il presente regolamento stabilisce le procedure per l'esecuzione del bilancio della Comunità dei trasporti conformemente all'articolo 35 del trattato che istituisce la Comunità dei trasporti (in appresso "il trattato") 5 .

TITOLO II

OBBLIGHI DELLE PARTI

Articolo 2

1.Le parti trasferiscono alla Comunità dei trasporti il 75 % dei loro contributi finanziari entro il 31 marzo di ogni anno. Le parti trasferiscono il restante 25 % dei loro contributi entro il 30 giugno di ogni anno.

2.I contributi finanziari delle parti alla Comunità dei trasporti devono essere effettuati in euro.

3.La Comunità dei trasporti sostiene il costo dell'operazione applicato dal proprio prestatore di servizi di pagamento, mentre le parti contraenti sostengono il costo dell'operazione applicato dal loro rispettivo prestatore di servizi di pagamento.

TITOLO III

PRINCIPI DI BILANCIO

Articolo 3

L'esecuzione del bilancio della Comunità dei trasporti (in appresso "il bilancio") rispetta i principi della verità del bilancio, dell'annualità, del pareggio, dell'unità di conto, dell'universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza come stabilito nel presente regolamento.

CAPO 1

PRINCIPIO DELLA VERITÀ DEL BILANCIO

Articolo 4

Nessuna spesa può essere impegnata né può essere oggetto di un ordine di pagamento in eccedenza agli stanziamenti autorizzati.

CAPO 2

PRINCIPIO DELL'ANNUALITÀ

Articolo 5

Le spese amministrative risultanti da contratti conclusi per periodi superiori alla durata dell'esercizio, in conformità delle pratiche locali o perché relativi alla fornitura di materiale di dotazione, sono imputate al bilancio dell'esercizio nel corso del quale sono effettuate.

Articolo 6

1.Gli stanziamenti assegnati al bilancio a titolo di un esercizio possono essere utilizzati solo per coprire le spese impegnate e pagate nel corso di tale esercizio, e per coprire gli importi dovuti a titolo di impegni relativi all'esercizio precedente.

2.Gli stanziamenti d'impegno sono contabilizzati a titolo di un esercizio sulla base degli impegni giuridici contratti fino al 31 dicembre di tale esercizio.

3.Gli stanziamenti di pagamento sono contabilizzati a titolo di un esercizio sulla base dei pagamenti effettuati dal contabile entro il 31 dicembre dell'esercizio stesso.

4.Gli stanziamenti riportati dagli esercizi precedenti sono contabilizzati in maniera corrispondente.

CAPO 3

PRINCIPIO DEL PAREGGIO

Articolo 7

La Comunità dei trasporti non sottoscrive prestiti.

CAPO 4

PRINCIPIO DELL'UNITÀ DI CONTO

Articolo 8

Il bilancio è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Per esigenze di tesoreria, tuttavia, il segretariato permanente della Comunità dei trasporti è autorizzato a effettuare operazioni in altre valute.

CAPO 5

PRINCIPIO DELL'UNIVERSALITÀ

Articolo 9

1.Possono essere detratti dall'importo delle note di spese, delle fatture o degli estratti conto, che sono quindi oggetto di un ordine di pagamento al netto:

a)le penali inflitte ai titolari di contratti o di appalti;

b)i recuperi delle somme indebitamente pagate, i quali possono essere operati mediante deduzione in occasione di una nuova liquidazione della stessa natura a favore del medesimo beneficiario, effettuata sullo stesso capitolo, articolo ed esercizio ai quali l'indebito pagamento è stato imputato, e che dà luogo a pagamenti intermedi o a saldo.

2.Non sono iscritti nelle entrate della Comunità dei trasporti gli sconti, i ristorni e i ribassi detratti da fatture e note di spesa.

3.Un eventuale saldo negativo viene iscritto come spesa nel bilancio.

CAPO 6

PRINCIPIO DELLA SPECIALIZZAZIONE

Articolo 10

1.Il direttore può utilizzare gli stanziamenti assegnati a una determinata linea di bilancio per finalità che il bilancio assegna a un'altra linea di bilancio, a condizione che la decisione del comitato direttivo regionale che adotta il bilancio pertinente lo consenta, nel rispetto dei limiti consentiti.

2.Il direttore informa il comitato direttivo regionale entro 7 giorni dal momento in cui prende una decisione conformemente al paragrafo 1.

CAPO 7

PRINCIPIO DELLA SANA GESTIONE FINANZIARIA

Articolo 11

1.Gli stanziamenti del bilancio sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, che include i principi di economia, efficienza ed efficacia.

2.Secondo il principio dell'economia, i mezzi impiegati dalla Comunità dei trasporti per la realizzazione delle proprie attività sono resi disponibili in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.

3.Secondo il principio dell'efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.

4.Secondo il principio dell'efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi. I risultati devono essere oggetto di una valutazione.

CAPO 8

PRINCIPIO DELLA TRASPARENZA

Articolo 12

1.Il bilancio è eseguito ed è oggetto di rendiconto nel rispetto del principio di trasparenza.

2.Il bilancio e i bilanci rettificativi, così come definitivamente adottati, sono pubblicati sul sito web del segretariato permanente della Comunità dei trasporti.

CAPO 9

CONTROLLO INTERNO DELL'ESECUZIONE DEL BILANCIO

Articolo 13

1.Il bilancio della Comunità dei trasporti viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.

2.Ai fini dell'esecuzione del bilancio della Comunità dei trasporti, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:

a)efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;

b)affidabilità delle relazioni;

c)salvaguardia degli attivi e informazione;

d)prevenzione, individuazione e rettifica di frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità;

e)adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi, nonché della natura dei pagamenti in questione.

3.Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare gli elementi stabiliti all'articolo 36, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, tenendo conto della struttura e delle dimensioni della Comunità dei trasporti, della natura dei compiti affidatele, degli importi in causa e dei rischi finanziari e operativi esistenti.

TITOLO IV

COMITATO DEL BILANCIO

Articolo 14

1.È istituito un comitato del bilancio.

2.Il comitato del bilancio consiglia il direttore nella gestione finanziaria delle operazioni della Comunità dei trasporti.

3.Il comitato del bilancio può riferire al comitato direttivo regionale e formulare raccomandazioni su questioni di bilancio e su qualsiasi questione che possa avere un'incidenza sul bilancio.

4.Per svolgere i compiti di cui al paragrafo 2, il comitato del bilancio riceve tutte le informazioni o le spiegazioni necessarie in merito a questioni di bilancio e a possibili incidenze sul bilancio.

Articolo 15

1.Il comitato del bilancio è composto da un membro di ciascuna delle parti dell'Europa sudorientale e da due membri dell'Unione europea, rappresentata dalla Commissione europea.

2.Le riunioni del comitato del bilancio sono presiedute dalla Commissione europea. Il presidente può nominare un copresidente.

3.Il consiglio del bilancio tiene almeno due riunioni ordinarie l'anno. Si riunisce inoltre su iniziativa del presidente o su richiesta di almeno un terzo dei suoi membri.

4.Il comitato del bilancio adotta il proprio regolamento interno. Le sue raccomandazioni possono essere adottate mediante procedura scritta. Il comitato del bilancio opera a maggioranza semplice dei voti, che comprendono il voto favorevole dell'Unione europea. In caso di parità di voti, il voto decisivo spetta all'Unione europea.

5.Il segretariato permanente della Comunità dei trasporti fornisce sostegno amministrativo al comitato del bilancio.

6.Il segretariato permanente è rappresentato alle riunioni del comitato del bilancio senza diritto di voto.

TITOLO V

ESECUZIONE DEL BILANCIO

CAPO 1

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 16

Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore.

Articolo 17

Il direttore può delegare i poteri di esecuzione del bilancio ad agenti del segretariato permanente. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti e sono vincolati dalla presente decisione. Il direttore trasmette al comitato direttivo regionale copia di qualsiasi decisione di delega adottata a norma del presente articolo.

Articolo 18

1.Qualsiasi agente finanziario quale definito al capo 2 del presente titolo non può adottare alcun atto d'esecuzione del bilancio in cui i propri interessi e quelli della Comunità dei trasporti potrebbero essere in conflitto. Qualora ciò si verificasse, l'agente è tenuto ad astenersi e ad informarne l'autorità competente.

2.Esiste un conflitto d'interessi quando l'esercizio imparziale e oggettivo delle funzioni di una persona incaricata dell'esecuzione del bilancio o di un revisore è compromesso da motivi familiari, dalla vita privata, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d'interesse con il beneficiario o il contraente.

3.L'autorità competente di cui al paragrafo 1 è il superiore gerarchico diretto dell'agente in oggetto. Se quest'ultimo è il direttore, l'autorità competente è il comitato direttivo regionale.

Articolo 19

Nella misura in cui ciò si rivela indispensabile, possono essere affidati mediante contratto, a soggetti o organismi esterni, compiti di perizia tecnica e compiti amministrativi, preparatori o accessori che non implicano né attribuzioni proprie dell'autorità pubblica né l'esercizio di un potere discrezionale di valutazione.

CAPO 2

AGENTI FINANZIARI

Sezione 1

Principio della separazione delle funzioni

Articolo 20

Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e incompatibili fra loro.

Sezione 2

L'ordinatore

Articolo 21

1.L'ordinatore è competente per l'esecuzione delle entrate e delle spese.

2.Per eseguire le spese, l'ordinatore procede agli impegni di bilancio e agli impegni giuridici, alla convalida delle spese e all'emissione degli ordini di pagamento conformemente alle disposizioni corrispondenti della presente decisione e intraprende l'esecuzione degli stanziamenti.

3.L'esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l'accertamento dei diritti da recuperare e l'emissione degli ordini di riscossione. Comporta anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.

4.L'ordinatore assicura che tutti i documenti giustificativi relativi alle operazioni effettuate per un periodo di cinque anni siano adeguatamente conservati.

Articolo 22

1.Tenuto conto dei rischi inerenti al contesto di gestione e alla natura delle azioni finanziate, l'ordinatore pone in atto la struttura organizzativa, la gestione interna, i sistemi e le procedure di controllo (in appresso "norme interne per la gestione del finanziamento della Comunità dei trasporti") adeguati all'esecuzione dei suoi compiti, comprese, se del caso, verifiche ex post.

2.Prima che un'operazione sia autorizzata, i suoi aspetti operativi e finanziari sono verificati da agenti diversi dall'agente che ha avviato l'operazione. L'avvio e la verifica ex ante ed ex post di un'operazione sono funzioni separate.

3.Il personale competente per le verifiche è diverso dall'agente che ha avviato l'operazione e non può trattarsi di subordinati di quest'ultimo.

Articolo 23

Il direttore, in qualità di ordinatore, presenta al comitato direttivo regionale una relazione annuale sulle attività (in appresso "relazione dell'ordinatore") contenente informazioni finanziarie e sulla gestione.

Articolo 24

Qualsiasi agente che interviene nella gestione finanziaria e nel controllo delle operazioni, che ritenga irregolare o contraria al presente regolamento o alle regole deontologiche che vincolano gli agenti una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore, ne informa per iscritto il direttore. Il direttore interviene entro un termine ragionevole. In caso contrario, l'agente informa il comitato direttivo regionale.

Articolo 25

Qualora i poteri di esecuzione del bilancio siano delegati, l'articolo 21 del presente regolamento si applica mutatis mutandis ai funzionari autorizzati.

Sezione 3

Il contabile

Articolo 26

1.Su proposta della Commissione europea, il direttore nomina un contabile conformemente al regolamento interno in vigore per l'assunzione, le condizioni di lavoro e l'equilibrio geografico del personale del segretariato permanente, il quale è competente in seno al segretariato permanente per le seguenti attività:

a)provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all'incasso delle entrate ed al recupero dei crediti accertati;

b)preparare e presentare i conti conformemente al titolo V;

c)provvedere alla tenuta della contabilità a norma del titolo V;

d)attuare, conformemente al titolo V, le norme e i metodi contabili nonché il piano contabile;

e)definire e convalidare i sistemi contabili e, se del caso, convalidare i sistemi prescritti dall'ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili;

f)gestire la tesoreria.

2.A norma del paragrafo 3, il contabile è il solo autorizzato a gestire somme di denaro e altri elementi dell'attivo ed è responsabile della loro custodia.

3.Se necessario, il contabile può delegare alcuni compiti, fatto salvo il principio della separazione delle funzioni.

CAPO 3

RESPONSABILITÀ DEGLI AGENTI FINANZIARI

Sezione 1
Norme generali

Articolo 27

1.A norma del presente regolamento la responsabilità è personale.

2.In caso di attività illecite, frodi, corruzione o irregolarità che possano ledere gli interessi della Comunità dei trasporti, l'agente finanziario ne informa senza indugio il direttore o, se lo ritiene utile, il comitato direttivo regionale o l'Ufficio europeo per la lotta antifrode. Con "interessi finanziari della Comunità dei trasporti" si intendono tutte le entrate, le spese e i beni oggetto del bilancio della Comunità dei trasporti, acquisiti tramite tale bilancio o a esso dovuti.

3.Qualora un'attività risulti inficiata da irregolarità o frodi, l'ordinatore competente la sospende e può adottare ogni misura necessaria, incluso l'annullamento di qualsiasi decisione presa nel quadro di tale attività. L'ordinatore competente informa immediatamente, in caso di sospetti di frode o irregolarità, tutte le autorità competenti, compreso, se del caso, l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e la Procura europea (EPPO).

Articolo 28

1.L'ordinatore può revocare qualsiasi delega in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente. Il comitato direttivo regionale e il presidente del comitato del bilancio sono immediatamente informati di tale azione che deve essere debitamente motivata.

2.Previo accordo preliminare della Commissione europea, il direttore può sospendere in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile dalle sue funzioni. Su proposta della Commissione europea, il direttore nomina un contabile provvisorio e, di conseguenza, un contabile permanente conformemente alle norme in materia di assunzione della Comunità dei trasporti.

Articolo 29

1.Le disposizioni del presente capo fanno salva l'eventuale responsabilità penale dell'ordinatore, e delle persone di cui al presente capo, secondo il diritto nazionale applicabile del paese di domicilio e le disposizioni vigenti sulla tutela degli interessi finanziari della Comunità dei trasporti e sulla lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari di tale Comunità o quelli delle parti.

2.In caso di prove di attività illecita, di frode o di corruzione che possono ledere gli interessi della Comunità dei trasporti, saranno adite le autorità e gli organismi competenti.

Sezione 2

Norme relative agli ordinatori

Articolo 30

1.L'ordinatore può essere tenuto a risarcire integralmente o in parte il danno subito dalla Comunità dei trasporti per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni, in particolare quando accerta i diritti da recuperare o emette ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento, senza conformarsi alla presente decisione. Lo stesso si applica nei casi in cui, per colpa grave, l'ordinatore:

a) omette di redigere un documento che dia luogo a un credito;

b)omette o ritarda, senza motivo, l'emissione di un ordine di riscossione;

c)omette o ritarda l'emissione di un ordine di pagamento, rendendo in tal modo la Comunità dei trasporti passibile di azioni civili da parte di terzi.

2.L'ordinatore delegato che ritenga che una decisione di sua competenza sia inficiata d'irregolarità o contravvenga ai principi di una sana gestione finanziaria ne informa per iscritto l'autorità delegante. Se l'autorità delegante dà istruzione motivata per iscritto all'ordinatore delegato di eseguire tale decisione, quest'ultimo, che deve eseguirla, è esente da responsabilità.

3.In caso di delega, l'ordinatore resta responsabile dell'efficacia delle norme di gestione interna istituite e della scelta dell'ordinatore delegato.

4.L'ordinatore non è responsabile di decisioni prese dal comitato direttivo regionale, qualora esse siano seguite rigorosamente. In caso di disaccordo con una qualsiasi di tali decisioni, l'ordinatore ha il diritto di informarne per iscritto l'autorità competente. Resta tuttavia tenuto a seguire le decisioni pertinenti.

CAPO 4

OPERAZIONI DI ENTRATA

Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 31

Gli interessi maturati sui conti della Comunità dei trasporti costituiscono parte delle sue entrate, in aggiunta ai contributi delle parti contraenti.

Sezione 2

Previsione di crediti

Articolo 32

Ogni misura o situazione costitutiva di un credito della Comunità dei trasporti o di una sua modifica è preventivamente oggetto di una previsione di credito da parte dell'ordinatore competente.

Sezione 3

Accertamento dei crediti verso terzi

Articolo 33

1.L'accertamento di un credito è l'atto dell'ordinatore o dell'ordinatore delegato avente il seguente oggetto:

a)verifica dell'esistenza del debito;

b)determinazione o verifica dell'esistenza e dell'importo del debito;

c)verifica delle condizioni dell'esigibilità del debito.

2.Ogni credito appurato come certo, liquido ed esigibile deve essere oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione trasmesso al contabile, accompagnato da una nota di addebito indirizzata al debitore. Questi due atti sono redatti e inviati dall'ordinatore competente.

3.In casi debitamente giustificati, alcune entrate correnti possono essere oggetto di accertamenti provvisori.

Un accertamento provvisorio copre più recuperi singoli che non devono pertanto essere oggetto di un accertamento individuale.

Prima della chiusura dell'esercizio, l'ordinatore è tenuto a effettuare le modifiche degli accertamenti provvisori affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.

Articolo 34

L'emissione dell'ordine di riscossione è l'atto con il quale l'ordinatore competente impartisce al contabile l'istruzione di recuperare un credito accertato.

Articolo 35

4.Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.

5.Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente accertati dall'ordinatore o dall'ordinatore competente. È tenuto ad assicurare con la dovuta diligenza l'afflusso delle entrate della Comunità dei trasporti e a vigilare sulla tutela dei diritti della stessa.

6.Quando l'ordinatore competente intende rinunciare a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi di una sana gestione finanziaria. Tale rinuncia deve esprimersi in una decisione dell'ordinatore, che deve essere motivata. L'ordinatore non può delegare questa decisione. La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali essa è fondata.

7.L'ordinatore competente annulla un credito accertato quando si constata che il credito non era stato correttamente accertato a causa di un errore di diritto o di fatto. L'annullamento si manifesta mediante una decisione dell'ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.

8.L'ordinatore competente rettifica in aumento o in diminuzione l'importo di un credito accertato quando l'importo del credito debba essere modificato a seguito della scoperta di un errore materiale, sempre che questa correzione non comporti la rinuncia al diritto accertato a favore della Comunità dei trasporti. La rettifica viene effettuata mediante una decisione dell'ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.

9.Quando un debitore vanta nei confronti della Comunità dei trasporti un credito liquido ed esigibile, corrispondente a un importo indicato in un ordine di pagamento, il contabile procede, dopo la scadenza del termine fissato nella nota di addebito, al recupero di tale credito mediante compensazione.

In circostanze eccezionali, se è necessario per tutelare gli interessi finanziari della Comunità dei trasporti e se ha giustificati motivi di ritenere che altrimenti l'importo dovuto alla Comunità dei trasporti andrebbe perduto, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza del termine fissato nella nota di addebito.

Il contabile può procedere inoltre al recupero mediante compensazione prima della scadenza del termine fissato nella nota di addebito, se il debitore acconsente.

10.Prima di procedere a un recupero ai sensi del paragrafo 9 del presente articolo, il contabile consulta l'ordinatore e informa il o i debitori interessati.

11.La compensazione di cui al paragrafo 9 ha il medesimo effetto del pagamento ed estingue il debito ed i relativi interessi eventualmente dovuti dalla Comunità dei trasporti.

Articolo 36

1.Il recupero è effettivo quando il contabile effettua la registrazione nei conti e ne informa l'ordinatore competente.

2.Ogni versamento in contanti alla cassa del contabile comporta il rilascio di una ricevuta.

Articolo 37

1.Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l'ordinatore competente e avvia immediatamente la procedura di recupero mediante ogni mezzo offerto dalla legge.

2.Il contabile procede al recupero mediante compensazione e a debita concorrenza dei crediti della Comunità dei trasporti se il debitore è titolare di un credito certo, liquido ed esigibile nei confronti di quest'ultima, a condizione che la compensazione sia giuridicamente possibile.

Articolo 38

Il contabile, di concerto con l'ordinatore competente, può accordare una dilazione per il pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alle due condizioni che seguono:

a)il debitore si impegna a versare gli interessi per l'intero periodo della dilazione accordatagli a decorrere dalla data originaria di scadenza del pagamento, secondo il tasso applicato dalla Banca centrale europea alle sue principali operazioni di rifinanziamento in euro ("il tasso di riferimento"), maggiorato di otto punti; il tasso di riferimento è quello in vigore, quale pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, serie C, il primo giorno del mese di scadenza del termine di pagamento;

b) il debitore, per tutelare i diritti della Comunità dei trasporti, costituisce una garanzia finanziaria che copra il debito sia in capitale che in interessi.

CAPO 5

OPERAZIONI DI SPESA

Articolo 39

1.Tutte le spese sono oggetto di un impegno e di un pagamento.

Sezione 1

Impegno delle spese

Articolo 40

1.L'impegno di bilancio consiste nell'operazione di imputazione degli stanziamenti necessari all'esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di un impegno giuridico.

2.L'impegno giuridico è l'atto con il quale l'ordinatore competente crea o accerta un'obbligazione dalla quale risulta un onere per il bilancio.

Articolo 41

1.Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio, l'ordinatore competente deve procedere previamente ad un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.

2.Gli impegni giuridici specifici relativi a impegni di bilancio specifici vengono conclusi al più tardi il 31 dicembre dell'esercizio finanziario in corso.

Articolo 42

1.Il saldo non eseguito degli impegni di bilancio relativi all'anno N sono oggetto di disimpegno da parte dell'ordinatore competente entro il 31 marzo dell'anno N+1.

2.Gli impegni giuridici contratti per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi e i corrispondenti impegni di bilancio comportano, tranne quando si tratta di spese per il personale, un termine finale d'esecuzione fissato secondo il principio di una sana gestione finanziaria. Le frazioni di questi impegni non eseguite nei sei mesi successivi a tale data limite per l'esecuzione sono oggetto di disimpegno.

3.Se, successivamente, un impegno giuridico non ha dato luogo ad alcun pagamento per un periodo di tre anni, l'ordinatore competente procede al suo disimpegno.

Articolo 43

Quando procede all'adozione di un impegno di bilancio, l'ordinatore competente verifica quanto segue:

a)l'esattezza dell'imputazione in bilancio;

b)la disponibilità degli stanziamenti;

c)la conformità delle spese alle disposizioni applicabili, in particolare quelle del trattato, le norme interne di gestione della Comunità dei trasporti;

d)il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.

Sezione 2

Convalida delle spese

Articolo 44

La convalida di una spesa è l'atto con cui l'ordinatore competente:

a)verifica l'esistenza dei diritti del creditore;

b)verifica le condizioni di esigibilità del credito;

c)determina o verifica l'esistenza e l'importo del credito.

Articolo 45

1.Qualsiasi convalida di una spesa si basa su documenti giustificativi che attestino i diritti del creditore sulla base dell'accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti o ancora sulla base di altri titoli che giustifichino il pagamento.

2.La decisione di convalida avviene con la firma di un "visto per pagamento" da parte dell'ordinatore competente.

Sezione 3

Ordinazione delle spese

Articolo 46

1.L'ordinazione delle spese è l'atto con il quale l'ordinatore competente dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento, l'istruzione di pagare una spesa di cui ha effettuato la convalida.

2.L'ordine di pagamento è datato e firmato dall'ordinatore competente, quindi trasmesso al contabile. I documenti giustificativi sono conservati dall'ordinatore competente a norma dell'articolo 35, paragrafo 4.

3.Se necessario, l'ordine di pagamento trasmesso al contabile è accompagnato da un attestato che certifica l'iscrizione dei beni negli inventari di cui all'articolo 60.

Sezione 4

Pagamento delle spese

Articolo 47

1.Il pagamento deve basarsi sulla prova dell'effettiva realizzazione dell'azione corrispondente, secondo le disposizioni dell'atto di base, e consiste in uno dei seguenti atti:

a)il pagamento della totalità degli importi dovuti;

b)il pagamento degli importi dovuti secondo una delle modalità seguenti:

–un prefinanziamento, eventualmente frazionato in più versamenti;

–uno o più pagamenti intermedi;

–un pagamento a saldo degli importi dovuti. I prefinanziamenti sono imputati in toto o in parte sui pagamenti intermedi.

Il totale del prefinanziamento e dei pagamenti intermedi è imputato sul pagamento dei saldi.

2.Nella contabilità i diversi tipi di pagamento di cui al paragrafo 1 sono distinti al momento dell'esecuzione.

Articolo 48

Il pagamento delle spese è eseguito dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.

TITOLO VI

APPALTI

Articolo 49

Si applica la direttiva 2014/24/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 febbraio 2014, sugli appalti pubblici e che abroga la direttiva 2004/18/CE.

TITOLO VII

PRESENTAZIONE DEI CONTI E CONTABILITÀ

CAPO 1

PRESENTAZIONE DEI CONTI

Articolo 50

I conti annuali della Comunità dei trasporti comprendono:

a)gli stati finanziari della Comunità dei trasporti e i relativi allegati;

b)la relazione sull'esecuzione del bilancio della Comunità dei trasporti.

Articolo 51

I conti devono essere conformi alle norme contabili di cui al regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, essere accurati e completi e fornire un'immagine fedele di quanto segue:

a)per gli stati finanziari, degli elementi di attivo, di passivo, degli oneri e proventi, dei diritti e obblighi non ripresi nell'attivo e nel passivo e dei flussi di cassa;

b)per la relazione sull'esecuzione del bilancio, degli elementi dell'esecuzione del bilancio in entrate e in spese.

Articolo 52

Gli stati finanziari presentano le informazioni, comprese le informazioni sui metodi contabili, in maniera che garantiscano che sono pertinenti, affidabili, confrontabili e comprensibili. Gli stati finanziari sono redatti in conformità dei principi contabili generalmente accettati enunciati nelle norme contabili conformemente all'articolo 80 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 o dei principi contabili internazionali per il settore pubblico ("norme IPSAS") basate sulla contabilità per competenza.

Articolo 53

1.Conformemente al principio della contabilità per competenza, le entrate e le spese sono registrate nel periodo in cui sono realizzate o sostenute indipendentemente dalla data di pagamento o di riscossione.

2.Il valore degli elementi di attivo e di passivo è determinato in funzione delle norme di valutazione fissate dai metodi contabili di cui ai principi contabili internazionali e, se necessario, ai principi nazionali del paese di domicilio.

Articolo 54

1.Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:

a)lo stato patrimoniale e il conto economico, che rappresentano l'intera situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell'esercizio finanziario precedente; tali documenti devono essere presentati conformemente alle norme contabili di cui all'articolo 80 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 o alle norme IPSAS basate sulla contabilità per competenza;

b)la situazione dei flussi di cassa che indica gli incassi e gli esborsi dell'esercizio e la situazione finale di tesoreria;

c)un prospetto delle variazioni di patrimonio netto durante l'esercizio finanziario.

2.L'allegato degli stati finanziari completa e commenta le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e fornisce tutte le informazioni complementari previste dalla pratica contabile riconosciuta a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività della Comunità dei trasporti.

CAPO 2
CONTABILITÀ

Sezione 1

Disposizioni comuni

Articolo 55

1.Il sistema contabile della Comunità dei trasporti è costituito da un insieme di procedure e controlli manuali e informatizzati che consentono di: individuare le operazioni o gli eventi pertinenti; preparare documenti sorgente accurati; inserire in maniera precisa i dati nei documenti contabili; trattare le operazioni con precisione; aggiornare le anagrafiche in maniera adeguata e generare documenti e relazioni accurati.

2.La contabilità si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Tali due contabilità sono tenute per anno civile in euro.

3.I dati della contabilità generale e di bilancio sono stabiliti alla chiusura dell'esercizio finanziario in vista della formazione dei conti di cui al capo 1.

4.Il contabile applica norme e metodi contabili che tengano conto dei principi contabili accettati a livello internazionale per il settore pubblico e, se necessario, delle norme applicate dalle autorità pubbliche del paese ospitante.

Sezione 2
Contabilità generale

Articolo 56

La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale della Comunità dei trasporti.

Articolo 57

1.I movimenti di ciascun conto e i relativi saldi sono iscritti nei libri contabili.

2.Ogni scrittura contabile, comprese le rettifiche contabili, è basata su documenti giustificativi ai quali fa riferimento.

3.Il sistema contabile deve permettere di risalire a tutte le scritture contabili.

Articolo 58

Dopo la chiusura dell'esercizio finanziario e fino alla data di trasmissione dei conti definitivi, il contabile della Comunità dei trasporti procede alle correzioni che, senza comportare esborsi o incassi a carico dell'esercizio, sono necessarie per una presentazione regolare, fedele e veritiera dei conti.

Sezione 3
Contabilità di bilancio

Articolo 59

1.La contabilità di bilancio permette di seguire in modo dettagliato l'esecuzione del bilancio.

2.Ai fini del paragrafo 1, la contabilità di bilancio registra tutte le entrate e le spese di bilancio.

3.Il segretariato permanente redige una relazione annuale entro il 30 marzo di ogni anno. Tale relazione deve includere:

–una relazione operativa che spieghi il lavoro svolto dal segretariato permanente e i risultati conseguiti; tale relazione fornisce una panoramica dei progressi compiuti nel conseguimento degli obiettivi fissati nel programma di lavoro annuale del segretariato permanente;

–una relazione finanziaria sull'esecuzione del bilancio.

CAPO 3

INVENTARIO DELLE IMMOBILIZZAZIONI

Articolo 60

La Comunità dei trasporti tiene inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il suo patrimonio.

TITOLO VIII

AUDIT ESTERNO E TUTELA DEGLI INTERESSI FINANZIARI

Articolo 61

Ogni anno, il contabile stabilisce i conti dell'anno precedente entro il 31 marzo. Tali conti sono convalidati dal direttore.

Articolo 62

I revisori esterni indipendenti, designati dal comitato direttivo regionale, effettuano l'audit annuale della Comunità dei trasporti. Il mandato dei revisori esterni è rinnovabile ogni anno, salvo diversa disposizione del comitato direttivo regionale.

Articolo 63

1.Al più tardi otto mesi dopo la fine dell'esercizio finanziario cui si riferiscono, i revisori esterni presentano al comitato direttivo regionale una relazione corredata dello stato patrimoniale e dei conti certificati. Il comitato direttivo regionale può fornire al comitato del bilancio le informazioni che ritiene opportune.

2.Il direttore formula le osservazioni che ritiene opportune in merito alla relazione dei revisori esterni.

3.I revisori esterni eseguono gli audit secondo le necessità, conformemente al loro mandato approvato. Ai fini della verifica dell'esattezza e della completezza delle registrazioni, i revisori esterni verificano in particolare i documenti contabili e le procedure della Comunità dei trasporti. La revisione contabile esterna stabilisce la validità generale degli stati finanziari.

4.Entro otto mesi dalla fine dell'esercizio finanziario cui i conti fanno riferimento, i revisori esterni presentano al comitato direttivo regionale una relazione di revisione e i conti certificati, unitamente a una dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti e la legittimità e la regolarità delle relative operazioni. Su richiesta del comitato direttivo regionale, il comitato del bilancio trasmette al comitato direttivo regionale le osservazioni ritenute più adeguate sui documenti presentati dai revisori contabili.

Articolo 64

1.L'ordinatore e il comitato direttivo regionale trasmettono senza indugio all'OLAF e alla Commissione europea le informazioni ottenute conformemente all'articolo 27.

2.Il comitato direttivo regionale e il personale della Comunità dei trasporti cooperano pienamente in merito alla tutela degli interessi finanziari dell'Unione, in particolare con la Procura europea e l'OLAF, e forniscono loro le informazioni pertinenti e, su richiesta, l'assistenza necessaria per esercitare le loro funzioni, tra le quali lo svolgimento di indagini conformemente al regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio e al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio. L'ordinatore si assicura inoltre che qualsiasi terzo coinvolto nell'esecuzione del bilancio della Comunità dei trasporti cooperi pienamente e conceda alla Procura europea e all'OLAF diritti equivalenti.

3.L'OLAF ha il potere di svolgere indagini amministrative presso i locali della Comunità dei trasporti, compreso il diritto di accesso per lo svolgimento di ispezioni conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

TITOLO IX

DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

Articolo 65

Il comitato direttivo regionale ha la facoltà di ottenere tutte le informazioni o spiegazioni necessarie concernenti l'esecuzione del bilancio.

Articolo 66

Previa approvazione della Commissione europea, il direttore può adottare, se necessario, orientamenti per l'attuazione del presente regolamento.

Articolo 67