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6.12.2017 |
IT |
Gazzetta ufficiale dell’Unione europea |
C 417/104 |
RELAZIONE
sui conti annuali dell’Agenzia europea dell’ambiente relativi all’esercizio finanziario 2016 corredata della risposta dell’Agenzia
(2017/C 417/16)
INTRODUZIONE
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1. |
L’Agenzia europea dell’ambiente (di seguito «l’Agenzia» o «EEA»), con sede a Copenaghen, è stata istituita dal regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio (1). È responsabile del funzionamento di una rete di osservazione che fornisca alla Commissione, al Parlamento, agli Stati membri e, più in generale, al pubblico informazioni attendibili sullo stato dell’ambiente. Tali informazioni dovrebbero, in particolare, permettere all’Unione europea e agli Stati membri di agire al fine di salvaguardare l’ambiente e di valutare l’efficacia di tale azione. |
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2. |
La tabella mostra i dati essenziali relativi all’Agenzia (2). Tabella Dati essenziali relativi all’Agenzia
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INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ
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3. |
L’approccio di audit adottato dalla Corte include procedure analitiche di audit, verifiche dirette delle operazioni e una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell’Agenzia. A ciò si aggiungono gli elementi probatori risultanti dal lavoro di altri auditor e un’analisi delle attestazioni della direzione (management representations). |
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GIUDIZIO
Affidabilità dei conti Giudizio sull’affidabilità dei conti
Legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti Entrate Giudizio sulla legittimità e regolarità delle entrate che sono alla base dei conti
Pagamenti Giudizio sulla legittimità e regolarità dei pagamenti che sono alla base dei conti
Responsabilità della direzione e competenze dei responsabili delle attività di governance
Le responsabilità dell’auditor in relazione alla revisione dei conti e delle operazioni sottostanti
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16. |
Le osservazioni che seguono non mettono in discussione il giudizio della Corte. |
OSSERVAZIONI SUI CONTROLLI INTERNI
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17. |
L’Agenzia ha aggiornato la propria politica di sicurezza nel 2016, ma numerose procedure interne sono superate. Gli alti dirigenti hanno approvato un piano di azione che prevede l’esame e l’aggiornamento del piano di continuità operativa. È intenzione anche dell’Agenzia riesaminare la propria politica per la gestione dei documenti, adottata nel 2009, per renderla conforme alla nuova politica di sicurezza. Analogamente, l’Agenzia prevede di esaminare e aggiornare le proprie norme di controllo interno, ove necessario. |
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18. |
Il servizio di audit interno (IAS) della Commissione ha condotto un controllo di gestione sul processo di preparazione della relazione sullo stato dell’ambiente (SOER) del 2015. Nella relazione di audit del luglio 2016, lo IAS ha concluso che tali processi erano adatti allo scopo. L’Agenzia e lo IAS hanno però approvato un piano apportare ulteriori miglioramenti. |
OSSERVAZIONI SULLA SANA GESTIONE FINANZIARIA E SULLA PERFORMANCE
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19. |
Nel 2014 la Commissione, agendo per conto di più di 50 Istituzioni e organi dell’UE, (compresa l’Agenzia), ha stipulato un contratto-quadro con un contraente per l’acquisto di software, di licenze e della relativa fornitura di servizi di manutenzione e consulenza per le tecnologie informatiche. Il contraente titolare del contratto-quadro funge da intermediario tra l’Agenzia e i fornitori che possono rispondere alle necessità della stessa. Per questi servizi di intermediazione, il contraente titolare del contratto-quadro ha il diritto ad applicare una maggiorazione dal 2 al 9 % sui prezzi dei fornitori. Il contratto-quadro stabilisce esplicitamente che esso non conferisce al contraente alcun diritto esclusivo. Nel 2016 l’Agenzia ha acquistato licenze software in virtù del suddetto contratto-quadro, per un importo totale pari a 442 754 EUR. La maggior parte dei suddetti acquisti riguardava prodotti appartenenti a una categoria particolare da usarsi solo a titolo eccezionale, per la quale i prezzi non erano stati quotati nel corso della procedura di gara né stabiliti nel contratto-quadro. Tale procedura non garantisce un livello sufficiente di concorrenza né l’applicazione della soluzione più economica. Inoltre, le maggiorazioni applicate da parte del titolare del contratto-quadro non sono state adeguatamente verificate. L’ordine più consistente riguardava il rinnovamento delle licenze software fornite da un rivenditore scandinavo esclusivo (112 248 EUR). In questo caso non vi era alcuna giustificazione per l’uso di un contratto-quadro che ha portato a una maggiorazione non necessaria. |
SEGUITO DATO ALLE OSSERVAZIONI FORMULATE PER GLI ESERCIZI PRECEDENTI
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20. |
Nell’allegato viene fornito un quadro generale delle azioni correttive intraprese a seguito delle osservazioni formulate dalla Corte per gli esercizi precedenti. |
La presente relazione è stata adottata dalla Sezione IV, presieduta da Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Membro della Corte dei conti europea, a Lussemburgo, nella riunione del 19 settembre 2017.
Per la Corte dei conti europea
Klaus-Heiner LEHNE
Presidente
(1) GU L 120 dell’11.5.1990, pag. 1.
(2) Per ulteriori informazioni sulle competenze e le attività dell’Agenzia, consultare il sito Internet: www.eea.europa.eu.
(3) Il personale comprende funzionari, agenti temporanei e contrattuali ed esperti nazionali distaccati.
Fonte: dati forniti dall’Agenzia, comprensivi del bilancio di base e del bilancio accessorio.
(4) I rendiconti finanziari comprendono lo stato patrimoniale, il conto del risultato economico, il prospetto dei flussi di cassa, il prospetto delle variazioni delle attività nette, un riepilogo delle politiche contabili significative e altre note esplicative.
(5) Le relazioni sull’esecuzione del bilancio comprendono le relazioni che aggregano tutte le operazioni di bilancio e le note esplicative.
(6) Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1).
ALLEGATO
Seguito dato alle osservazioni formulate per gli esercizi precedenti
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Esercizio |
Osservazioni della Corte |
Stato di avanzamento dell’azione correttiva (Completata/In corso/ Pendente/N.a.) |
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2012 e 2013 |
Le verifiche (ex ante) in loco dei costi dichiarati nell’ambito dei programmi di sovvenzione a livello del beneficiario sono rare (1). I controlli esistenti forniscono dunque solo una limitata certezza circa l’ammissibilità e l’esattezza delle spese dichiarate dai beneficiari. |
Completata (2) |
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2014 |
Inoltre, nonostante l’incompatibilità degli incarichi, l’auditor interno ha effettuato sia la verifica ex ante che la verifica ex post. È opportuno osservare che il sistema di controlli ex ante è oggetto di discussione tra la Corte e l’Agenzia dal 2012. |
Completata |
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2014 |
L’Agenzia ha concluso contratti per servizi di backup, tra cui servizi di posta elettronica, con un fornitore di servizi cloud tramite un appalto interistituzionale bandito dalla DG Informatica della Commissione europea. I termini del contratto non definiscono in modo adeguato l’ubicazione dei dati dell’Agenzia. Il contraente si è riservato il diritto di trasferire i dati dell’Agenzia al di fuori dell’area geografica dell’Unione europea senza preavviso: ad esempio, per risolvere problemi di latenza, potrebbe essere meglio copiare i dati di routing in vari centri dati in diverse regioni. Di conseguenza, l’Agenzia non ha garantito né il rispetto dei privilegi e delle immunità delle Comunità europee, a cui è soggetta, né il totale rispetto, da parte del fornitore, delle garanzie sulla privacy accordate dall’articolo 7 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea. |
Completata (3) |
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2015 |
Dall’audit delle procedure di appalto emerge che l’Agenzia ha firmato con un unico contraente contratti-quadro che sono utilizzati per vari servizi nell’ambito di contratti specifici a prezzo fisso. L’aver richiesto un’offerta a prezzo fisso ad un unico contraente nell’ambito di tali contratti implica che la concorrenza sul prezzo viene neutralizzata e che viene accresciuta la dipendenza dal contraente. L’Agenzia dovrebbe concludere accordi con molteplici fornitori tramite la riapertura alla concorrenza o tramite contratti diretti per servizi, ogniqualvolta possibile. |
Completata |
(1) Nel 2012 e nel 2011 è stata effettuata una verifica ex ante per controllare i sistemi di controllo di un beneficiario. Nel 2010 era stata effettuata una verifica ex ante per verificare l’ammissibilità delle spese dichiarate da un beneficiario.
(2) Nel 2016 l’Agenzia ha effettuato due verifiche in loco ex post dei centri tematici europei (ETC) beneficiari delle sovvenzioni.
(3) L’Agenzia monitora i nuovi sviluppi su base regolare.
LA RISPOSTA DELL’AGENZIA
OSSERVAZIONI SUI CONTROLLI INTERNI
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18. |
L'Agenzia ha un numero significativo di procedure periodicamente aggiornate, che sono rese disponibili a tutto il personale attraverso l'intranet. Nell'ultima metà del 2016 la sezione dedicata alla gestione della qualità è stata rivista, incluso il registro delle procedure. Nel corso del 2017 tutte le procedure contenute nel registro saranno riesaminate e aggiornate se necessario. |
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19. |
L'AEA prende atto della risposta della Corte. |
OSSERVAZIONI SULLA SANA GESTIONE FINANZIARIA E SULLA PERFORMANCE
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20. |
Il contratto quadro di servizi in questione è di fatto il risultato di un procedura di aggiudicazione interistituzionale, effettuata dalla Commissione europea precisamente al fine di incrementare l'efficienza, come prescritto dall'articolo 104 bis, paragrafo 1, del regolamento finanziario, e persegue in quanto tale, in via prioritaria e diretta, il principio della sana gestione finanziaria. In conformità delle norme applicabili in relazione all'organizzazione e alla gestione delle procedure di aggiudicazione interistituzionali, l'Agenzia si impegna, quando partecipa a tali gare d'appalto interisituzionali, a rinunciare a reperire gli stessi servizi attraverso un altro contratto. Tale impegno è teso ad assicurare non solo la trasparenza nei confronti degli offerenti che partecipano alla gara ma anche soprattutto il rispetto del principio della sana gestione finanziaria, in particolare per quanto riguarda i principi dell'economia e dell'efficienza in termini di risorse utilizzate, e fornisce già di per sé una giustificazione adeguata del ricorso al contratto quadro. Inoltre, va notato che la maggiorazione applicata ai prodotti indiretti viene pattuita contrattualmente tra le parti, laddove il contraente è responsabile per contratto di fornire i prodotti e i servizi a un prezzo il cui rapporto rispetto alla quotazione corrente di equivalenti sul mercato resti costante. L'Agenzia chiederà alla Commissione se, sulla base del volume aggregato delle licenze acquistate, queste possano essere promosse alla categoria locale o aziendale del contratto quadro di servizi. |