29.9.2017   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 252/194

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vista la sua decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2015,

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visti l'articolo 94 e l'allegato IV del suo regolamento,

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visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0093/2017),

A.

considerando che, secondo i rendiconti finanziari dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo («Ufficio»), il bilancio definitivo di quest'ultimo per l'esercizio 2015 ammontava a 15 944 846 EUR, con un aumento dell'1,76 % rispetto al 2014; che il 94 % del bilancio dell'Ufficio proviene dal bilancio dell'Unione;

B.

considerando che la Corte dei conti («Corte»), nella sua relazione sui conti annuali dell'Ufficio relativi all'esercizio 2015 («relazione della Corte»), ha dichiarato di aver ottenuto una ragionevole certezza in merito all'affidabilità dei conti annuali dell'Ufficio, nonché alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti;

C.

considerando che, nel contesto della procedura di discarico, l'autorità di discarico sottolinea la particolare importanza di rafforzare ulteriormente la legittimità democratica delle istituzioni dell'Unione mediante il miglioramento della trasparenza e della responsabilità, attuando il concetto del bilancio basato sui risultati e la corretta gestione delle risorse umane;

1.

prende atto con preoccupazione dell'elevato numero di questioni in sospeso e delle misure correttive in atto in risposta alle osservazioni della Corte nel 2012, 2013 e 2014 concernenti le procedure di assunzione, i ritardi nei pagamenti, l'elevato avvicendamento del personale e il rimborso delle spese; invita l'Ufficio a completare quante più azioni correttive possibile durante il 2017;

2.

osserva che gli sforzi in materia di controllo di bilancio intrapresi durante l'esercizio 2015 hanno avuto come risultato un tasso di esecuzione del bilancio del 93,74 %, con un aumento del 9,05 % rispetto al 2014; rileva inoltre che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento è stato del 77,32 %, con un aumento del 5,99 % rispetto al 2014;

3.

ricorda che, in base a una decisione del direttore esecutivo, i partecipanti alle riunioni organizzate dall'Ufficio sono classificati in tre diverse categorie (A, B o C) ai fini del rimborso delle spese; rileva che i partecipanti della categoria «A», che sono chiamati a svolgere un ruolo specifico nelle riunioni, ricevono un rimborso forfettario per le spese di viaggio e di soggiorno, quelli della categoria «B» ricevono un rimborso forfettario per le sole spese di trasporto e quelli della categoria «C» non hanno diritto ad alcun rimborso; osserva che il numero di partecipanti classificati come aventi diritto ai rimborsi della categoria «A» è diminuito, passando dal 69 % del 2014 al 52 % nel 2015; rimarca che l'azione volta a chiarire la categoria di rimborso applicabile nelle lettere di invito è stata completata;

4.

osserva con preoccupazione che, secondo la relazione della Corte, nel 2015 l'Ufficio ha effettuato 1 024 pagamenti (il 29,2 %) al di fuori dei termini stabiliti nel regolamento finanziario, il che rappresenta un aumento dello 0,6 % rispetto all'esercizio precedente e un ritardo medio di 29 giorni per i pagamenti tardivi; riconosce che, nella seconda metà del 2015, l'Ufficio ha introdotto una strategia che prevede diverse misure per ridurre i pagamenti tardivi; accoglie positivamente il fatto che, a seguito dell'attuazione di tali misure, i pagamenti tardivi sono diminuiti considerevolmente, dal 38,3 % del periodo da gennaio ad agosto, al 12,6 % del periodo da settembre a dicembre 2015; osserva che, nonostante questo trend positivo, che è continuato sino a maggio 2016, la quota di pagamenti tardivi è cresciuta a giugno 2016 a seguito di un aumento delle attività operative dell'Ufficio e dunque dell'aumento del numero di transazioni processate dallo stesso numero di membri del personale; apprende dall'Ufficio che in novembre 2016 la funzione di iniziazione finanziaria è stata decentrata verso dipartimenti operativi e unità amministrative, mentre la funzione di verifica rimane centralizzata nel dipartimento amministrativo; prende nota di tale risultato positivo;

5.

osserva che il livello degli stanziamenti impegnati riportati per il Titolo II (Spese amministrative) era pari a 1 076 583 EUR (36,9 %), rispetto a 635 492 EUR nel 2014 (28,7 %); riconosce che detti riporti si riferiscono principalmente a servizi di consulenza per lo sviluppo di tecnologie di informazione e comunicazione (TIC) appaltati nell'ultimo trimestre del 2015 (400 000 EUR) e ad investimenti in infrastrutture informatiche (300 000 EUR) in vista dell'assunzione prevista di personale aggiuntivo a seguito della decisione, assunta dall'autorità di bilancio alla fine del 2015, di potenziare la tabella dell'organico; rileva che i riporti in questione sono stati programmati in anticipo e ben giustificati per via del ruolo assunto dall'Ufficio nella crisi migratoria, in considerazione del quale l'autorità di bilancio ha provveduto a un aumento significativo della dotazione finanziaria e dell'organico dell'Ufficio per il 2016; osserva che i riporti possono spesso essere motivati, in tutto o in parte, dal carattere pluriennale dei programmi operativi delle agenzie e non mettono necessariamente in luce carenze nella pianificazione e nell'esecuzione di bilancio, né contrastano sempre con il principio dell'annualità del bilancio, soprattutto se sono pianificati in anticipo dall'Ufficio e comunicati alla Corte;

6.

osserva con soddisfazione che, secondo la relazione della Corte, il direttore esecutivo ha approvato una nuova politica per l'assunzione di agenti temporanei e contrattuali, che affronta la maggior parte dei problemi identificati dalla Corte nei suoi audit passati;

7.

riconosce che l'Ufficio ha adottato le norme aggiornate sull'assunzione degli agenti temporanei e contrattuali in gennaio 2016; osserva inoltre che la politica di assunzione aggiornata è stata approvata dal direttore esecutivo in agosto 2016;

8.

osserva che, al 31 dicembre 2015, l'ufficio contava 93 membri del personale, in servizio o nominati, tra cui 61 agenti temporanei, 21 agenti contrattuali e 11 esperti nazionali distaccati; sottolinea che il 63 % dei membri del personale erano donne e il 37 % uomini;

9.

osserva che l'Ufficio ha sviluppato ulteriormente i propri controlli interni in linea con le raccomandazioni formulate dal servizio di audit interno della Commissione (SAI) e dalla Corte, nonché con le norme interne di controllo dell'Ufficio, approvate nel novembre 2012; rileva che, oltre all'audit della contabilità annuale, il SAI ha fornito una relazione di audit sulla gestione della formazione nel quadro delle attività permanenti e di emergenza/di sostegno speciale dell'Ufficio; rileva che l'Ufficio ha elaborato un piano d'azione volto a dare seguito alle raccomandazioni formulate dal SAI;

10.

rileva che l'Ufficio ha messo in atto una decisione del consiglio di amministrazione in materia di prevenzione delle frodi, nonché una strategia anti-frode; rileva che una procedura in materia di informatori è stata firmata il 23 febbraio 2017 e che risulta conforme alle linee guida della Commissione in materia di informatori;

11.

rileva con preoccupazione che l'Ufficio non ha pubblicato i CV dei membri del suo consiglio di amministrazione o dei gruppi dirigenti nel 2015; prende atto che l'Ufficio ha pubblicato i curriculum vitae dei gruppi dirigenti da marzo 2017; prende atto inoltre che l'Ufficio ha interpellato il proprio consiglio di amministrazione e intende pubblicare i curriculum vitae dei suoi membri, una volta raccolti; invita l'Ufficio a pubblicare tali documenti non appena possibile, per garantire la sorveglianza e il controllo pubblici necessari della sua gestione;

12.

ribadisce che la prevenzione e la gestione dei conflitti di interesse è di vitale importanza per la salute dell'organizzazione; ricorda che la trasparenza è un elemento chiave per mantenere la fiducia dei cittadini dell'UE nelle istituzioni dell'Unione;

13.

osserva che, secondo la relazione annuale dell'Ufficio, nel 2015 275 partecipanti di 26 Stati «UE+» e altre parti interessate hanno partecipato a 23 sessioni di «Formazione dei formatori» organizzate dall'Ufficio; osserva inoltre che l'Ufficio ha fornito 271 sessioni di formazione nazionali «Curriculum di formazione EASO» sulla sua piattaforma di apprendimento elettronico a 3 611 funzionari responsabili dell'asilo;

14.

osserva che, per migliorare la propria efficacia in termini di costi di traduzione e interpretazione, l'Ufficio ha firmato un accordo sul livello dei servizi con la direzione generale dell'interpretazione della Commissione; osserva inoltre che l'Ufficio ha pubblicato un invito aperto per contratti quadro in cinque lotti a cascata, nei quali il criterio di aggiudicazione era il prezzo più basso; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di bilancio sui risparmi conseguiti;

15.

osserva che l'Ufficio ha elaborato ulteriori misure per assistere gli Stati membri bisognosi di sostegno speciale nei loro sistemi di asilo e accoglienza e che ha fornito tale sostegno speciale a Cipro, Bulgaria, Grecia e Italia; osserva inoltre che nel 2015 l'Ufficio ha ulteriormente sviluppato le proprie attività al fine di sostenere gli Stati membri i cui sistemi di asilo e di accoglienza sono sottoposti a una particolare pressione e, in particolare, ha fornito sostegno alla Grecia e all'Italia e rafforzato la propria capacità di rispondere in modo tempestivo ed efficace a situazioni di emergenza;

16.

ricorda che nel 2015 è stato raggiunto un numero record di quasi 1 400 000 domande di protezione internazionale; riconosce che l'Ufficio ha investito sforzi significativi nell'attuare le attività a esso assegnate dall'agenda europea sulla migrazione, in particolare nel quadro dell'approccio basato sui punti di crisi («hotspot»); prende atto degli sforzi profusi dall'Ufficio nella gestione della crisi dei migranti;

17.

incoraggia in particolare il sostegno e la cooperazione pratica offerti sulle questioni relative ai minori richiedenti asilo, compresi i minori non accompagnati; accoglie con favore la creazione della rete dell'EASO sulle attività relative ai bambini;

18.

riconosce che la crescita del bilancio dell'Ufficio nel 2016 è stata significativa, per affrontare i compiti supplementari connessi all'agenda europea sulle migrazioni, all'approccio basato sui punti di crisi («hotspot»), alle decisioni del vertice dei leader dell'UE sui Balcani occidentali e alla dichiarazione UE-Turchia; osserva con soddisfazione che l'Ufficio ha preso una serie di misure per fare fronte a tale aumento di responsabilità senza precedenti, tra cui il decentramento dell'avvio finanziario accompagnato da formazioni e tutoraggio adeguati; osserva inoltre che ciò ha portato alla necessità di più personale e locali per uffici;

19.

osserva con preoccupazione che solo 7 membri del personale hanno partecipato a un «away day» nel 2015, dal costo relativamente alto di 4 000 EUR (571 EUR a persona);

20.

osserva che l'Ufficio ha modificato il proprio contratto di affitto e, nella seconda metà del 2016, ha esteso i propri locali occupando un'ulteriore sezione dell'edificio nel quale è insediato; rileva che, a seguito dell'approvazione del Parlamento e del Consiglio, l'Ufficio è ora in grado di affittare e occupare l'intero edificio entro il 1o luglio 2017; invita l'Ufficio a tenere informata l'autorità di discarico in merito ad ulteriori sviluppi riguardo ai propri locali;

21.

osserva che l'Ufficio intende esplorare la possibilità di scambio di informazioni e di migliori pratiche al fine di integrare nelle sue attività gli elementi pertinenti connessi al ritorno di richiedenti asilo respinti, in stretta collaborazione con il gruppo di esperti sui rimpatri della rete europea sulle migrazioni;

22.

osserva che nel 2015 il piano di comunicazione dell'Ufficio era incentrato sulla promozione del suo ruolo, dei suoi valori e delle sue attività attraverso una serie di strumenti e di attività di comunicazione esterne, che hanno interessato le sue pubblicazioni, i social media, il suo sito e l'organizzazione della sua giornata d'informazione;

23.

plaude ai solidi risultati dell'Ufficio, che ha organizzato oltre 117 incontri e seminari, formato 3 764 addetti nazionali, ricollocato 272 persone e consultato oltre 100 organizzazioni della società civile; riconosce i risultati dell'audit indipendente condotto da Ernst & Young e l'impegno dell'Ufficio a elaborare un piano d'azione corrispondente; concorda sulla necessità che l'Ufficio comunichi in modo più efficace gli effetti e l'impatto delle sue attività; accoglie con favore lo sviluppo di un'interfaccia web migliorata per i documenti relativi ai paesi d'origine; rileva che alla fine del 2015 vi erano 17 000 documenti relativi ai paesi d'origine disponibili attraverso il portale;

24.

riconosce che, secondo la relazione annuale dell'Ufficio, esso ha iniziato a sviluppare nel 2014 un sistema combinato di gestione dei contenuti e banca dati, il servizio di informazione e documentazione (IDS), sotto forma di strumento informatico volto a fornire un quadro dettagliato e aggiornato del funzionamento nella pratica del sistema comune europeo di asilo;

25.

rinvia, per altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione di discarico, alla sua risoluzione del 27 aprile 2017 (1) sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.