10.12.2014   

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

C 442/326

RELAZIONE

sui conti annuali dell’Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (eu-LISA) relativi all’esercizio 2013, corredata delle risposte dell’Agenzia

(2014/C 442/38)

INTRODUZIONE

1.

L’Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (eu-LISA), di seguito «l’Agenzia», con sede a Tallinn, Strasburgo e Sankt Johann im Pongau (cfr. paragrafo 18), è stata istituita dal regolamento (CE) n. 1077/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (1). La funzione centrale dell’Agenzia è di assicurare i compiti relativi alla gestione operativa del sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II), del sistema d’informazione visti (VIS) e di Eurodac (2).

2.

La Commissione ha concesso l’autonomia finanziaria all’Agenzia il 22 maggio 2013. Per l’esercizio finanziario 2013, il periodo sottoposto ad audit è pertanto compreso fra il 22 maggio e il 31 dicembre 2013.

INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ

3.

L’approccio di audit adottato dalla Corte include procedure analitiche di audit, verifiche dirette delle operazioni e una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell’Agenzia. A ciò si aggiungono gli elementi probatori risultanti dal lavoro di altri auditor (ove presenti) e un’analisi delle attestazioni della direzione (management representations).

DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ

4.

Conformemente alle disposizioni dell’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE), la Corte ha controllato:

a)

i conti annuali dell’Agenzia, che comprendono i rendiconti finanziari (3) e le relazioni sull’esecuzione del bilancio (4) per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2013; e

b)

la legittimità e regolarità delle operazioni alla base di tali conti.

La responsabilità della direzione

5.

La direzione è responsabile della preparazione e della fedele presentazione dei conti annuali dell’Agenzia e della legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti (5):

a)

le responsabilità della direzione per i conti annuali dell’Agenzia comprendono la definizione, l’applicazione e il mantenimento di un sistema di controllo interno adeguato ai fini della preparazione e della fedele presentazione di rendiconti finanziari privi di inesattezze rilevanti dovute a frode o errore, la selezione e l’applicazione di politiche contabili appropriate basate sulle norme contabili adottate dal contabile della Commissione (6), e l’elaborazione di stime contabili ragionevoli rispetto alle circostanze. Il direttore esecutivo approva i conti annuali dell’Agenzia dopo che il contabile li ha preparati, sulla base di tutte le informazioni disponibili, e corredati di una nota nella quale dichiara, tra l’altro, di avere la ragionevole certezza che essi forniscono un’immagine fedele, sotto tutti gli aspetti rilevanti, della situazione finanziaria dell’Agenzia;

b)

le responsabilità della direzione riguardo alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti e alla conformità al principio della sana gestione finanziaria richiedono la definizione, l’applicazione e il mantenimento di un sistema di controllo interno efficace ed efficiente, che comprende l’opportuna supervisione e misure appropriate per prevenire le irregolarità e le frodi nonché, se necessario, azioni legali per recuperare i fondi indebitamente versati o non correttamente utilizzati.

La responsabilità del revisore

6.

È responsabilità della Corte presentare al Parlamento europeo e al Consiglio (7), sulla base dell’audit espletato, una dichiarazione concernente l’affidabilità dei conti annuali e la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La Corte espleta l’audit conformemente ai princìpi internazionali di audit e ai codici deontologici dell’IFAC nonché ai princìpi internazionali delle istituzioni superiori di controllo dell’INTOSAI. In base a tali princìpi, la Corte è tenuta a pianificare e svolgere i propri audit in modo da ottenere una ragionevole certezza riguardo all’assenza di inesattezze rilevanti nei conti annuali dell’Agenzia, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

7.

L’audit comporta l’esecuzione di procedure volte ad ottenere elementi probatori relativi agli importi e alle informazioni riportate nei conti, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. Le procedure selezionate dipendono dal giudizio dell’auditor, basato su una valutazione dei rischi di inesattezze rilevanti nei conti e di significative inosservanze del quadro giuridico dell’Unione europea, dovute a frode o errore, nelle operazioni sottostanti. Nel valutare tali rischi, l’auditor esamina qualunque controllo interno applicabile alla compilazione e alla presentazione fedele dei conti, nonché i sistemi di supervisione e controllo posti in essere per garantire la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, e definisce procedure di audit adeguate alle circostanze. L’audit include altresì una valutazione dell’adeguatezza delle politiche contabili, della ragionevolezza delle stime contabili elaborate, nonché la valutazione della presentazione complessiva dei conti.

8.

La Corte ritiene che gli elementi probatori di audit ottenuti siano sufficienti e adeguati a fornire una base per la sua dichiarazione di affidabilità.

Giudizio sull’affidabilità dei conti

9.

A giudizio della Corte, i conti annuali dell’Agenzia presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la posizione finanziaria della stessa al 31 dicembre 2013, nonché i risultati delle sue operazioni e i flussi di cassa per l’esercizio chiuso in tale data, conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario dell’Agenzia e alle norme contabili adottate dal contabile della Commissione.

Giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni alla base dei conti

10.

A giudizio della Corte, le operazioni su cui sono basati i conti annuali per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2013 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittime e regolari.

Paragrafo d’enfasi relativo all’affidabilità dei conti

11.

Senza mettere in discussione il giudizio espresso al paragrafo 9, la Corte desidera attirare l’attenzione sulla valutazione del Sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II), del sistema di informazione visti (VIS) e di Eurodac nei conti dell’Agenzia. La gestione operativa di questi sistemi è stata trasferita all’Agenzia dalla Commissione nel maggio 2013 attraverso un’operazione non commerciale e costituisce l’attività essenziale dell’Agenzia. In assenza di informazioni complete ed attendibili sui costi totali del loro sviluppo, tali sistemi sono stati registrati nella contabilità dell’Agenzia al valore residuo risultante nella contabilità della Commissione, che è stato poi aggiornato alla fine dell’esercizio. Gli importi riguardano principalmente l’hardware e le componenti software commerciali e non includono i costi dello sviluppo del software (cfr. nota 6.3.1 ai conti annuali dell’Agenzia).

12.

Le osservazioni che seguono non mettono in discussione il giudizio della Corte sull’affidabilità dei conti e il giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. È opportuno notare che il 2013 è stato il primo anno di autonomia finanziaria dell’Agenzia e che la definizione di procedure proprie è in corso.

OSSERVAZIONI SUI CONTROLLI INTERNI

13.

La definizione delle norme di controllo interno dell’Agenzia era ancora in corso alla fine dell’esercizio. Il consiglio di amministrazione le ha approvate nel giugno 2014.

14.

Non esiste alcuna copertura assicurativa per le immobilizzazioni materiali, ad eccezione di un’assicurazione multirischio contro gli incendi per la sede di Tallin.

OSSERVAZIONI SULLA GESTIONE DI BILANCIO

15.

In base al regolamento istitutivo dell’Agenzia (8), la Commissione era responsabile dell’istituzione e del funzionamento iniziale dell’Agenzia fino al 22 maggio 2013, data del conferimento dell’autonomia finanziaria. La migrazione dei dati relativi agli stanziamenti di impegno e agli stanziamenti di pagamento dalla Commissione all’Agenzia è stata una procedura complessa e la riconciliazione tra i dati registrati nei sistemi contabili della Commissione e dell’Agenzia è stata infine completata nel giugno 2014. Ciò ha inciso sulla pianificazione dei pagamenti dell’Agenzia e la preparazione dei conti provvisori.

16.

In base ai conti finali dell’Agenzia, i tassi di esecuzione del bilancio sono stati del 96 % per gli stanziamenti di impegno e del 67 % per gli stanziamenti di pagamento. Poiché parte del bilancio annuale totale dell’Agenzia è stato eseguito dalla Commissione e il bilancio della Commissione e quello dell’Agenzia presentano strutture diverse, per l’esercizio 2013 non è stato possibile eseguire un’analisi più dettagliata per titolo di bilancio.

17.

In base al regolamento istitutivo dell’Agenzia (9), i paesi associati all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen e alle misure relative a Eurodac devono contribuire al bilancio dell’Agenzia. Sebbene i paesi associati a Schengen stessero usando i sistemi gestiti dall’Agenzia nel 2013, i negoziati con la Commissione erano ancora in corso.

ALTRE OSSERVAZIONI

18.

L’Agenzia ha sede a Tallinn (46 posti occupati), mentre le attività operative si svolgono a Strasburgo (79 posti occupati) (10). Probabilmente sarebbe stato possibile accrescere l’efficienza amministrativa e ridurre le spese amministrative se tutto il personale fosse stato concentrato in un’unica sede.

19.

Non è ancora stato firmato con lo stato membro ospitante, ovvero l’Estonia, un accordo sulla sede per chiarire le condizioni entro cui operano l’Agenzia e il personale. I negoziati erano ancora in corso al momento dell’audit.

La presente relazione è stata adottata dalla Sezione IV, presieduta da Pietro RUSSO, Membro della Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 16 settembre 2014.

Per la Corte dei conti

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Presidente

(1)  GU L 286 dell’1.11.2011, pag. 1.

(2)  L’allegato I illustra in maniera sintetica, a titolo informativo, le competenze e le attività dell’Agenzia.

(3)  Questi conti comprendono il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, la tabella dei flussi di cassa, il prospetto di variazioni del patrimonio netto e un riepilogo delle politiche contabili significative, nonché altre note esplicative.

(4)  Queste relazioni comprendono il conto di risultato dell’esecuzione del bilancio e relativo allegato.

(5)  Articoli 39 e 50 del regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione (GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42).

(6)  Le norme contabili adottate dal contabile della Commissione sono derivate dagli International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) emanati dalla Federazione internazionale dei revisori contabili (International Federation of Accountants — IFAC) o, se applicabili, dai princìpi contabili internazionali (International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS)) emanati dall’International Accounting Standards Board (IASB).

(7)  Articolo 107 del regolamento (UE) n. 1271/2013.

(8)  Articolo 32 del regolamento (UE) n. 1077/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 286 dell’1.11.2011, pag. 1).

(9)  Articolo 32 del regolamento (UE) n. 1077/2011.

(10)  I sistemi di back-up dell’Agenzia si trovano a Sankt Johann im Pongau, ma nessun membro del personale presta servizio in questa sede.

ALLEGATO I

Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (Tallinn)

Competenze e attività

Ambiti di competenza dell’Unione secondo il trattato

(articoli 74, 77, paragrafo 2, lettere a) e b), 78, paragrafo 2, lettera e),79, paragrafo 2, lettera c), 82, paragrafo 1), lettera d), 85, paragrafo 1, 87 paragrafo 2, lettera a) e articolo 88, paragrafo 2, del trattato sul funzionamento dell’Unione europea).

Contributo alla creazione di uno spazio dove le persone possono circolare liberamente attraverso la crescente cooperazione su questioni di natura transfrontaliera, ad esempio in materia di asilo, immigrazione e controllo delle frontiere, nonché la cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale.

Competenze dell’Agenzia

(regolamento (CE) n. 1077/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio)

Conformemente al regolamento istitutivo (UE) n. 1077/2011 e fatte salve le rispettive responsabilità della Commissione e degli Stati membri ai sensi degli strumenti legislativi che disciplinano i sistemi IT su larga scala, l’agenzia garantisce:

a)

un esercizio efficace, sicuro e continuo dei sistemi IT su larga scala, (al momento il Sistema di informazione Schengen di seconda generazione (SIS II), il sistema di informazione visti (VIS) e un database su vasta scala per il confronto delle impronte digitali per l’efficace applicazione della Convenzione di Dublino (Eurodac));

b)

la gestione efficiente e finanziariamente responsabile dei sistemi IT su larga scala;

c)

un servizio di qualità adeguatamente elevata per gli utenti dei sistemi IT su larga scala;

d)

continuità e un servizio ininterrotto;

e)

un livello elevato di protezione dei dati, conformemente alle norme applicabili, comprese le disposizioni specifiche per ciascun sistema IT su larga scala;

f)

un livello adeguato di sicurezza dei dati e del materiale, in conformità delle norme applicabili, comprese le disposizioni specifiche relative a ciascun sistema IT su larga scala e

g)

l’utilizzazione di un’adeguata struttura di gestione di progetto per lo sviluppo efficiente di sistemi IT su larga scala.

Organizzazione

1.

 Consiglio di amministrazione

Il consiglio di amministrazione di eu-LISA è composto di un rappresentante di ciascuno Stato membro, di due rappresentanti della Commissione e di un membro per ciascun paese associato all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen e alle misure relative a Eurodac. Il Consiglio di amministrazione permette all’Agenzia di svolgere i propri compiti, tra cui la nomina e, se necessario, la revoca del direttore esecutivo.

2.

 Direttore esecutivo

Il direttore esecutivo di eu-LISA è nominato dal consiglio di amministrazione sulla base di un elenco di candidati selezionati tramite un concorso generale organizzato dalla Commissione. Il direttore esecutivo gestisce e rappresenta l’Agenzia. Si assume la completa responsabilità dei compiti affidati all’Agenzia ed è soggetto alla procedura di discarico annuale del Parlamento europeo per l’esecuzione del bilancio.

3.

 Gruppi consultivi: Gruppi consultivi SIS II, VIS e Eurodac

I gruppi consultivi sono composti di un rappresentante di ciascuno Stato membro, della Commissione europea e di un membro per ciascun paese associato all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen e alle misure relative a Eurodac. I gruppi consultivi forniscono al consiglio di amministrazione le competenze tecniche relative ai sistemi IT su larga scala, in particolare nel contesto della preparazione del programma di lavoro annuale e della relazione annuale di attività.

Risorse messe a disposizione dell’Agenzia nel 2013

Bilancio definitivo (1):

61,35 milioni di euro (stanziamenti d’impegno)

34,38 milioni di euro (stanziamenti di pagamento)

Effettivi al 31 dicembre 2013

Posti autorizzati:

—

120 agenti temporanei

—

6 agenti contrattuali

—

6 esperti nazionali distaccati

Posti occupati:

—

120 agenti temporanei

—

5 agenti contrattuali

—

3 esperti nazionali distaccati

Attività svolte e servizi forniti nel 2013

Attività svolte e servizi forniti nel 2013

—

Gestione operativa ed evoluzione di SIS II, VIS e Eurodac.

—

Helpdesk: servizi di sostegno di primo livello sono stati forniti agli utenti di tutti i sistemi gestiti dall’Agenzia.

—

Monitoraggio ed evoluzione di accordi sul livello dei servizi adeguati per tali sistemi gestiti dall’Agenzia;

—

Coordinamento, sicurezza e supervisione delle relazioni tra gli Stati Membri e il fornitore di rete dell’infrastruttura di comunicazione per SIS II, Eurodac e VIS (rete sTESTA);

—

partecipazione a processi preparatori per la definizione, lo sviluppo e l’attuazione di nuovi sistemi;

—

Statistiche: elaborazione di statistiche tempestive ed accurate e rendiconti sulla performance dei sistemi, come previsto nella base giuridica pertinente.

—

Relazioni: soddisfacimento di tutti gli obblighi di comunicazione stabiliti dal regolamento istitutivo e dalle basi giuridiche per i sistemi IT gestiti dall’Agenzia.

—

Monitoraggio delle nuove tecnologie e soluzioni pertinenti per la gestione operativa e l’evoluzione di SIS II, VIS, Eurodac ed altri sistemi IT su larga scala.

—

Formazione: fornitura di piani di formazione personalizzati per le autorità nazionali in merito ai sistemi IT gestiti dall’Agenzia.

(1)  Limitatamente al periodo compreso fra il 22 maggio, data del conferimento dell’autonomia finanziaria, e il 31 dicembre 2013.

Fonte: Allegato fornito dall’Agenzia.

RISPOSTE DELL’AGENZIA

11.

L’Agenzia accetta l’osservazione della Corte, per quanto concerne i dati riportati in bilancio alla voce 6.3.1 «Immobilizzazioni», sezione «Trasferimento materiale di immobilizzazioni materiali e immateriali ricevute da altre entittà consolidate».

13.

L’Agenzia concorda con l’osservazione della Corte e continuerà a sviluppare ulteriormente i suoi robusti processi e procedure già in atto allo scopo di garantire la piena conformità ai requisiti degli standard di controllo interno.

14.

Sono in fase di progettazione le specifiche tecniche e per la seconda metà dell’anno sono previste delle aggiudicazioni di appalti pubblici allo scopo di avviare l’esecuzione contrattuale nel quarto trimestre 2014.

15.

Nel corso del trasferimento delle responsabilità concernente la gestione operativa dei sistemi dalla Commissione europea all’Agenzia vi è stato un intenso scambio di informazioni a livello di lavoro. Come la Commissione ha comunicato alll’Agenzia:

—

alla migrazione ha fatto seguito un processo standard, già utilizzato per l’interdipendenza di altre agenzie;

—

sono stati effettuate delle verifiche di coerenza da parte di un attore indipendente terzo allo scopo di garantire un trasferimento sicuro e completo.

Una serie di documenti esaustivi relativi alla documentazione tecnica o ai contratti firmati sono stati trasmessi all’eu-LISA in formato elettronico o cartaceo a sostegno dell’esercizio di migrazione; alcuni documenti originali sono stati conservati dalla Commissione per motivi di controllo e di audit.

Mentre l’Agenzia riconosce la compessità e la durata dell’esercizio di riconciliazione, è stata portata a termine una riconciliazione completa, presentando una rassegna esaustiva –ovvero che combinava le attuazioni della DG HOME e dell’Agenzia- del bilancio per l’esercizio 2013. Poiché la migrazione di stanziamenti consoni all’indipendenza finanziaria non è un esercizio ricorrente, è previsto che la futura relazione sull’esecuzione del bilancio provvederà le basi per un’analisi interamente dettagliata.

17.

La procedura di adozione da parte del Consiglio sarà avviata non appena saranno concluse le negoziazioni condotte dalla Commissione. In seguito alla decisione del Consiglio, i paesi associati dovranno ratificare l’accordo conformemente alle rispettive legislazioni nazionali. È opportuno rilevare che il testo degli accordi include attualmente una disposizione che comporta il pagamento retroattivo delle contribuzioni all’Agenzia con effetto dal dicembre 2012.

18.

L’assetto organizzativo dell’Agenzia è regolato dal suo regolamento istitutivo. L’Agenzia non è in grado di commentare tale osservazione.

19.

L’Agenzia accetta l’osservazione. La sola voce in sospeso oggetto di negoziazioni con il governo estone concerne il regime dell’IVA applicabile al personale dell’Agenzia.