ALLEGATO

Impresa comune Clean Sky (Bruxelles)

Competenze e attività

Ambiti di competenza dell’Unione secondo il trattato (Articoli 187 e 188 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea)	La decisione n. 1982/2006/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2006, concernente il settimo programma quadro, prevede un contributo dell’Unione per l’istituzione di partenariati pubblico-privato a lungo termine che assumano la forma di iniziative tecnologiche congiunte che potrebbero essere attuate mediante imprese comuni ai sensi dell’articolo 187 del TFUE. Regolamento (CE) n. 71/2008 del Consiglio, del 20 dicembre 2007, che istituisce l’impresa comune Clean Sky (GU L 30 del 4.2.2008, pag. 1).
Competenze dell’impresa comune [Regolamento (CE) n. 71/2008 del Consiglio]	Obiettivi — L’impresa comune Clean Sky contribuisce all’attuazione del settimo programma quadro e in particolare del tema 7 «Trasporti (inclusa l’aeronautica)» del programma specifico «Cooperazione». Gli obiettivi dell’impresa comune Clean Sky sono i seguenti: — accelerare lo sviluppo, la convalida e la dimostrazione di tecnologie ecologiche per il trasporto aereo nell’UE da diffondere il più rapidamente possibile, — garantire un’attuazione coerente degli sforzi di ricerca europei volti a realizzare miglioramenti ambientali nel settore del trasporto aereo, — creare un sistema di trasporto aereo radicalmente innovativo basato sull’integrazione di tecnologie avanzate e dimostratori in scala reale (DTI), allo scopo di ridurre significativamente l’impatto ambientale del trasporto aereo tramite la significativa riduzione del rumore e delle emissioni di gas, nonché il miglioramento dei consumi di carburante degli aeromobili, — accelerare la creazione di nuove conoscenze, l’innovazione e la valorizzazione dei risultati della ricerca a dimostrazione delle tecnologie in questione e di un sistema pienamente integrato di sistemi, nel contesto operativo appropriato, al fine di rafforzare la competitività industriale.
Organizzazione	— Il consiglio di direzione rappresenta l’organo di governo dell’impresa comune. Il direttore esecutivo è a capo dell’equipe di direzione. I partner industriali sono rappresentati in vario modo, come ad esempio nei comitati direttivi dei DTI e nel gruppo dei rappresentanti degli Stati nazionali.
Risorse a disposizione dell'impresa comune nel 2011	Bilancio 192 350 991 euro Effettivi al 31 dicembre 2011 24 posti previsti nella tabella dell’organico (18 per il personale temporaneo e 6 agenti contrattuali), di cui 23 occupati Attività operative: 9; funzioni amministrative: 14; funzioni miste: 5
Attività e servizi forniti nel 2011	Cfr. relazione annuale di attività 2011 dell’impresa comune Clean Sky sul sito www.cleansky.eu.
Fonte: Informazioni fornite dall’impresa comune Clean Sky.

RISPOSTE DELL’IMPRESA COMUNE CLEAN SKY

Elementi alla base del giudizio con riserva sulla legittimità e sulla regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti

Paragrafo 15

L’impresa comune Clean Sky accoglie con favore la conclusione positiva della Corte sulla legittimità e sulla regolarità di tutte le operazioni su cui sono basati i conti annuali 2011, con la sola eccezione delle operazioni relative alla convalida delle dichiarazioni di spesa.

La convalida delle spese dichiarate dai beneficiari dell’impresa comune (IC) conduce ai pagamenti intermedi/finali e alla liquidazione del prefinanziamento. Gli audit ex post effettuati dall’IC Clean Sky nel 2011 hanno riguardato i costi convalidati dalla direzione dell’IC per l’esecuzione dei progetti 2008, 2009 e 2010. Nei pagamenti operativi cumulati sostenuti dall’IC dall’inizio del programma Clean Sky fino a dicembre 2011, solo il 49,5 % (1) era collegato all’esecuzione dei progetti 2008, 2009 e 2010.

L’errore rilevato dagli audit ex post dell’IC effettuati nel 2011 è pari al 6,16 %. Tuttavia, tenuto conto delle azioni correttive messe in atto dall’IC, come descritto più avanti nel presente documento, oltre al tasso di errore rilevato, ai fini della valutazione della legittimità e della regolarità delle dichiarazioni di spesa convalidate occorre tenere in considerazione un altro indicatore: il tasso di errore residuo. Secondo la metodologia descritta nella strategia approvata di audit ex post dell’IC Clean Sky, il tasso di errore residuo indica l’errore residuo nelle dichiarazioni di spesa convalidate, dopo l’attuazione del meccanismo di recupero. Per gli audit ex post effettuati nel 2011 per le dichiarazioni di spesa degli anni precedenti, il tasso di errore residuo ammonta al 4,09 %, da cui risulta un importo a rischio relativamente limitato rispetto al totale dei pagamenti operativi cumulati sostenuti per il programma Clean Sky fino alla fine del 2011 [2,02 % (2)].

L’IC riconosce la rilevanza dei tassi di errore residuo rilevati connessi alle dichiarazioni di spesa controllate e mira a migliorare ulteriormente la qualità del suo processo di convalida ex ante.

L’IC ha attuato il suo processo di audit ex post nel 2011, circa un anno dopo aver iniziato a operare autonomamente, nel novembre 2009. I primi audit hanno riguardato il processo di convalida del 2010, che è stato il primo svolto dall’IC. Nel 2010 l’IC era ancora in una fase di avviamento e i controlli ex ante relativi alla gestione delle sovvenzioni non avevano ancora raggiunto un livello di maturità tale da gestire l’elevato volume di sovvenzioni.

In vista dei risultati del primo esercizio di audit ex post svolto, l’IC desidera sottolineare l’efficacia di questo elemento del suo sistema di controllo interno, attraverso il quale la direzione ha individuato e corretto gli errori commessi durante la convalida ex ante delle dichiarazioni di spesa da parte dell’IC. Le azioni correttive finali sono ancora in corso.

Dal 2010 l’IC ha notevolmente sviluppato i propri processi che disciplinano la convalida delle dichiarazioni di spesa istituendo procedure dedicate tra cui una banca dati per la gestione delle sovvenzioni che prevede un meccanismo di approvazione standard delle dichiarazioni di spesa da parte dei responsabili finanziari e di progetto.

Dopo il primo esercizio di audit ex post, l’IC ha stabilito le necessarie misure di recupero per correggere i pagamenti in eccesso avvenuti in passato, tra cui l’estrapolazione di errori sistematici individuati negli audit sulle dichiarazioni di spesa non sottoposte a controllo. Va notato che il 75 % dei fondi dell’IC è concesso a beneficiari designati (membri dell’IC Clean Sky), che partecipano ai progetti Clean Sky fino alla fine del programma. Questa situazione facilita le misure correttive che l’IC deve adottare, attraverso recuperi in occasione dei successivi pagamenti ai beneficiari.

Quale misura preventiva, le procedure applicate oggi per la convalida ex ante delle dichiarazioni di spesa tengono conto dei risultati degli audit ex post degli anni precedenti, in particolare nei casi di errori sistematici. Per il periodo dal 2008 al 2010, oltre l’80 % degli errori riscontrati era di natura sistematica. Ciò consente all’IC anche di fornire indicazioni ai beneficiari designati, in modo da evitare errori nelle future dichiarazioni di costi.

Una parte significativa dell’errore rilevato negli audit ex post del 2011 (circa il 50 %) è dovuta all’uso dei dati contabili degli anni precedenti, poiché i dati effettivi non erano disponibili all’epoca, quando erano dovuti gli stati finanziari. L’IC sta monitorando il processo dei successivi adeguamenti all’interno dei suoi controlli ex ante e farà in modo che nei prossimi periodi di riferimento le rettifiche delle dichiarazioni di spesa degli anni precedenti siano presentate senza ritardi.

La direzione dell’IC ritiene importante garantire un’architettura di controllo pluriennale per la gestione delle sovvenzioni dell’IC Clean Sky, che tenga in considerazione le possibilità di procedure di recupero standard così come di misure di prevenzione. È per questo che la direzione dell’IC ha stabilito meccanismi e obiettivi di controllo per la durata pluriennale del progetto, che sono misurati da indicatori che coprono l’intera durata del programma.

Commenti sulla gestione finanziaria e di bilancio

Paragrafo 18

L’IC conta sull’esito efficace e positivo dei negoziati relativi agli inviti a presentare proposte e ha adottato misure interne per migliorare e accelerare il processo attorno a questo importante aspetto dei pagamenti ai nuovi partner. L’IC sta constatando un miglioramento complessivo nella tempistica delle sovvenzioni e sta monitorando attentamente la situazione a livello di gestione (3).

Paragrafo 19

L’IC riconosce il ritardo della decisione del consiglio di direzione che approva il riporto degli stanziamenti di pagamento per il piano di bilancio del 2012 (4). Il calendario per la pianificazione di bilancio dell’IC e il ciclo di relazioni è stato rivisto al fine di garantire l’adeguata tempestiva approvazione del consiglio di direzione per i riporti al 2013.

Paragrafo 20

L’IC si è trovata ad affrontare una situazione eccezionale nel primo semestre del 2012 per quanto riguarda la ricezione delle dichiarazioni di spesa dei suoi membri per l’esecuzione dei progetti nel 2011. Gli stati finanziari per le convenzioni di sovvenzione 2011, attesi per il 1o marzo 2012, sono stati presentati dai beneficiari con un insolito ritardo fino a 3-4 mesi. L’IC ha analizzato la ragione di fondo di questo ritardo insieme ai coordinatori dei DTI (leader dei consorzi) e si adopera per evitare analoghi sviluppi nel 2013. Sono state decise le seguenti azioni:

—	con l’accordo del consiglio di direzione (giugno 2012), sarà definito un calendario preciso per il processo relativo al 2013 (gennaio-giugno 2013) che indicherà le scadenze e i tempi di risposta attesi dal settore e dall’IC,

—	attraverso l’orientamento e la formazione, l’IC contribuirà a migliorare la completezza e la qualità delle dichiarazioni di spesa e dei relativi certificati degli stati finanziari (CFS),

—	l’IC rafforzerà ulteriormente lo stretto monitoraggio, fornendo assistenza proattiva ai membri per singole domande sull’ammissibilità delle spese. Questo non è stato possibile nel primo semestre del 2012 a causa della mancanza di risorse,

—	un nuovo strumento informatico per la gestione delle sovvenzioni faciliterà il processo di presentazione e convalida delle dichiarazioni di spesa.

Infine, dopo la convalida delle dichiarazioni di spesa ricevute dalla direzione e l’approvazione da parte del consiglio di direzione nel prosieguo del 2012, i relativi contributi in natura saranno trasferiti all’attivo netto dell’IC nei conti definitivi del 2012. Pertanto, l’attivo netto presentato nei conti definitivi del 2011 deve essere considerato un dato transitorio.

Commenti sui controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell’impresa comune

Paragrafo 21

Durante il primo trimestre del 2012 e in base alle raccomandazioni della Corte dei conti dell’anno precedente, l’IC ha messo a punto una procedura dedicata per i processi relativi alla convalida delle dichiarazioni di spesa, che integra i responsabili di progetto nel processo di convalida degli stati finanziari (5). Oltre alla convalida delle relazioni tecniche, i responsabili di progetto controllano le informazioni disponibili sull’uso delle risorse e comunicano il risultato della loro convalida ai responsabili finanziari. Sono state elaborate regole chiare che garantiscono la prova della verifica rispettivamente finanziaria e operativa, e l’autorizzazione per la convalida delle dichiarazioni di spesa. Il formato della lista di controllo utilizzata precedentemente è stato migliorato, per fornire prova dei passaggi della convalida effettivamente svolti e per mostrare l’interazione tra le unità finanziarie e operative.

Paragrafo 22

Nell’ultimo trimestre del 2011, a seguito delle proprie esperienze e delle precedenti osservazioni della Corte in materia di trattamento dei dati relativi ai beneficiari, l’IC ha elaborato uno strumento dedicato per la gestione dei dati dei beneficiari per le convenzioni di sovvenzione a favore dei membri (GMT). Tale strumento è stato utilizzato per il trattamento delle dichiarazioni di spesa del 2011 nel secondo trimestre del 2012 e (dopo aver testato l’affidabilità dei dati codificati e delle conseguenti relazioni redatte dal contabile dell’IC insieme a una società di revisione esterna) i risultati sono stati applicati per i conti definitivi 2011.

Paragrafo 23

L’impresa comune prende atto delle osservazioni della Corte e ha adottato misure volte a migliorare i processi interni di approvazione per gli attori sia finanziari che operativi; ora esiste, attraverso il suddetto strumento di gestione delle sovvenzioni, un approccio più integrato alla convalida delle dichiarazioni di spesa e delle relazioni tecniche annuali da parte dei rispettivi soggetti finanziari e operativi, e ciò risulta più visibile nell’ambito del processo.

Per quanto riguarda la separazione dei compiti, l’IC sta attualmente lavorando a una modifica dei circuiti finanziari per garantire la separazione tra il controllo finanziario e l’autorizzazione nei casi di assenze degli attori finanziari generalmente previsti.

Paragrafo 24

L’IC ha preso atto delle raccomandazioni del contabile e, come già dichiarato, ha compiuto passi significativi per l’attuazione di convenzioni di sovvenzione a favore dei membri che consentano di migliorare la convalida delle dichiarazioni di spesa e per essere in grado di riferire in modo esaustivo e regolare alla direzione dell’IC.

Altre questioni

Paragrafo 25

Nel mese di agosto 2011 il consiglio di direzione e la direzione dell’IC erano stati informati dal responsabile di audit interno del coinvolgimento di quest’ultimo in alcuni processi di base nella gestione finanziaria dell’IC e delle potenziali conseguenze sull’indipendenza dello stesso responsabile di audit interno. Il rischio di una possibile mancanza di garanzia per quanto riguarda i processi in questione sarà mitigato attraverso il coinvolgimento del servizio di audit interno, se necessario.

Paragrafo 27

L’IC modificherà il proprio regolamento finanziario dopo il prossimo aggiornamento del regolamento finanziario quadro, che è attualmente in corso (v. anche punto 30).

Paragrafo 28

La richiesta di pagamento dei contributi per il 2011 alla Commissione (in quanto uno dei membri dell’IC) è stata debitamente accompagnata da un’adeguata previsione del flusso di cassa. Seppure non sia stato allegato un flusso di cassa, la richiesta ai membri diversi dalla CE è stata accompagnata da una spiegazione dell’importo richiesto e dalla chiave di ripartizione, che indica la quota di ciascun membro o associato. Inoltre, attraverso le informazioni sui conti annuali dell’esercizio precedente e del bilancio annuale approvato del 2011, di cui al verbale del consiglio di direzione, sono stati forniti a tutti i membri i pertinenti dettagli finanziari. L’IC farà in modo che in futuro le previsioni dei flussi di cassa siano allegate anche alle richieste di pagamento ai membri diversi dalla Commissione.

Paragrafo 29

È ancora in corso il lavoro per la corretta attuazione delle disposizioni dettagliate, contenute nell’allegato II, Condizioni generali, delle convenzioni di sovvenzione dell’IC Clean Sky a favore dei membri, riguardanti la protezione, l’utilizzo e la diffusione dei risultati della ricerca.

Una procedura dedicata, che riassume gli elementi del ruolo di supervisione dell’IC e i controlli in atto, sarà istituita a tempo debito.

Paragrafo 30

L’IC modificherà il proprio regolamento finanziario successivamente al prossimo aggiornamento del regolamento finanziario quadro, che è attualmente in corso. Ciò consentirà all’IC di allinearsi con le regole comunemente accettate e di chiarire, ove possibile, le questioni sollevate dalla Corte.

Paragrafo 31

Insieme alle altre imprese comuni presenti nell’edificio comune, l’IC Clean Sky ha lavorato alla messa a punto del piano di ripristino in caso di disastro. Si prevede che questo sarà completato entro la fine del 2012.

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(1)  I pagamenti operativi cumulati dal 2008 al 2011 ammontano a 261 358 871 euro, i pagamenti finali più la liquidazione del prefinanziamento per gli esercizi dal 2008 al 2010 sono pari a 129 295 956 euro.

(2)  = 4,09 % di (129 295 956 euro/261 385 871 euro)*100

(3)  Rispetto all’avviamento dell’IC, la tempistica delle sovvenzioni è migliorata passando da 418 giorni a 268 giorni rilevati nell’ultimo invito a presentare proposte (il decimo). Questo fatto indica un ulteriore miglioramento rispetto a quanto valutato dalla Corte.

(4)  Il consiglio di direzione ha adottato nel dicembre 2010 il piano di bilancio annuale 2011, in cui era inclusa una stima dell’importo riportato.

(5)  Procedura Clean Sky n. 2.9.1, Procedura provvisoria per la convalida degli stati finanziari ricevuti dai membri per l’esecuzione di convenzioni di sovvenzione 2011 e per le modifiche ricevute per le convenzioni di sovvenzione degli anni precedenti.