7.2.2007   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

C 27/21

I.

Il concetto di cattiva amministrazione comprende il mancato rispetto del diritto comunitario in materia di protezione dei dati.

II.

Il GEPD è titolare di una competenza specifica nel settore della protezione dei dati ed è l'autorità preposta a vigilare sul rispetto del diritto comunitario in materia di protezione dei dati da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari.

III.

Laddove i reclami possano essere presentati sia al ME, sia al GEPD, i soggetti interessati potranno scegliere l'autorità a cui rivolgersi, dopo aver ricevuto informazioni idonee sulle quali basare la loro decisione.

IV.

Sarebbe opportuno evitare, per quanto possibile, doppioni inutili delle procedure.

V.

Si dovrebbero evitare, per quanto possibile, approcci divergenti in merito agli aspetti giuridici e amministrativi della protezione dei dati.

VI.

Lo scambio di informazioni tra il ME e il GEPD è subordinato al rispetto dei requisiti di riservatezza applicabili alle loro attività.

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Il ME manifesta l'intenzione di informare i cittadini che presentano un reclamo, ove opportuno, della specifica competenza del GEPD, come menzionato al punto II precedente, nonché delle condizioni che disciplinano la presentazione al GEPD dei reclami relativi al trattamento dei dati personali nell'azione delle istituzioni e degli organismi comunitari.

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In particolare, le informazioni summenzionate saranno fornite nel caso in cui un reclamo, in merito al quale il ME potrebbe indagare, riguardi esclusivamente o prevalentemente la protezione dei dati, al fine di consentire al cittadino che presenta il reclamo di decidere se rivolgersi al GEPD, prima che il ME avvii un'indagine.

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In tali casi, il ME manifesta l'intenzione di informare il cittadino della possibilità di presentare il reclamo al GEPD. Il ME si impegna inoltre ad agevolare il trasferimento di tale reclamo presso il GEPD, qualora il cittadino che lo presenta avanzi una richiesta in tal senso prima dell'apertura di un'indagine.

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Il GEPD manifesta l'intenzione di informare i cittadini che presentano reclamo, ove opportuno, del fatto che i reclami relativi alla cattiva amministrazione nell'azione delle istituzioni e degli organismi comunitari possono essere presentati al ME.

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Laddove lo ritenga opportuno, il GEPD cercherà inoltre di agevolare il trasferimento del reclamo al ME, qualora il denunciante lo richieda.

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Entrambe le autorità prevedono di informare i cittadini che presentano reclamo, ove opportuno, del fatto che le informazioni contenute nelle loro pratiche potrebbero essere trasmesse all'altra autorità.

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Nessuna delle due autorità avvierà un'indagine qualora l'altra autorità stia indagando, o abbia indagato, su un reclamo sostanzialmente identico, salvo il caso in cui il cittadino che ha presentato il reclamo presenti nuove prove su un caso in merito al quale l'altra autorità abbia già concluso la propria indagine. Ciascuna autorità manifesta l'intenzione di informare l'altra qualora rifiuti di avviare un'indagine per tale motivo e dichiara la propria disponibilità a fornire informazioni per agevolare il processo decisionale dell'altra autorità.

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Il ME manifesta l'intenzione di informare il GEPD ogni volta che avvii un'indagine in materia di protezione dei dati. Nel caso in cui il GEPD stia già indagando sulla questione, entrambe le autorità dichiarano la loro intenzione di discutere su come evitare inutili doppioni delle procedure e interpretazioni divergenti.

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Qualora il ME e il GEPD si rendano conto di occuparsi entrambi di reclami che riguardano le medesime circostanze di fatto, si adopereranno per scambiarsi informazioni in merito.

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Nei casi in cui il testo del regolamento (CE) n. 45/2001 (1) e la giurisprudenza della Corte di giustizia lascino spazio a pareri discordanti sulla corretta interpretazione e applicazione delle norme relative alla protezione dei dati, il ME manifesta la disponibilità a consultare il GEPD, salvo il caso in cui le opinioni di quest'ultimo in materia siano già note. Il GEPD esprime l'intenzione di rispondere entro i termini richiesti. All'atto della decisione in merito a un caso, il ME prevede di prendere in considerazione la risposta del GEPD.

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Il ME dichiara la sua intenzione di informare il GEPD delle conclusioni delle sue indagini, nella misura in cui coinvolgano questioni significative in materia di protezione dei dati.

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Il GEPD dichiara la sua intenzione di informare il ME delle conclusioni delle sue indagini, nella misura in cui ritenga che possano avere attinenza con l'attività del Mediatore.

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Il ME e il GEPD prendono atto di quanto segue, relativamente a possibili aspetti della protezione dei dati in materia di accesso a documenti e informazioni:

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il regolamento (CE) n. 45/2001 prevede diritti di accesso in merito ai dati che riguardano l'interessato (2). Il GEPD è competente ad accogliere i reclami degli interessati per il mancato rispetto di tale obbligo.

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I casi di diniego di accesso alle informazioni riguardanti un'altra persona, o i casi relativi all'accesso dell'interessato alle informazioni o ai documenti che lo riguardano non disciplinati dal regolamento (CE) n. 45/2001 (ad esempio i casi relativi al diniego di una richiesta ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 (3)) rientrano tra le competenze del ME. In questi ultimi casi, il ME manifesta l'intenzione di informare il cittadino che presenta il reclamo dei diritti previsti dal regolamento (CE) n. 45/2001, nella misura in cui ciò possa essere utile.

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Il ME e il GEDP dichiarano che le parti A, B e C di cui sopra si applicano ai reclami in materia di accesso a documenti e informazioni.

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Entrambe le autorità dichiarano la loro intenzione di organizzare incontri regolari, almeno una volta all'anno, per scambiare opinioni in merito all'attuazione dei metodi di lavoro definiti nel presente Protocollo di intesa e per discutere possibili miglioramenti.