[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE |

Bruxelles, 21.6.2007

COM(2007) 343 definitivo

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE

RELAZIONE SULLO STATO DI AVANZAMENTO AL 31 MARZO 2007 DELLA MODERNIZZAZIONE DEL SISTEMA CONTABILE DELLA COMMISSIONE EUROPEA

INDICE

RELAZIONE SULLO STATO DI AVANZAMENTO AL 31 MARZO 2007 DELLA MODERNIZZAZIONE DEL SISTEMA CONTABILE DELLA COMMISSIONE EUROPEA 1

1. Introduzione 3

2. Sintesi delle attività nei dodici mesi precedenti il 31 marzo 2007 3

3. Introduzione alla Commissione di una contabilità moderna 4

3.1. Conti annuali 4

3.2. Formazione 5

4. Contesto dei controlli contabili e convalida dei sistemi locali 5

4.1. Qualità contabile 5

4.2. Convalida dei sistemi locali 6

5. Sviluppi informatici per il bilancio generale 6

6. "ABAC Delegations" 9

7. Fondo europeo di sviluppo (FES) 9

8. Implementazione del sistema ABAC da parte di altre istituzioni e agenzie 10

9. Sviluppi futuri 10

10. Conclusioni 10

ALLEGATO I – PIANIFICAZIONE AD ALTO LIVELLO 12

ALLEGATO II - SINCRONIZZAZIONE E SICUREZZA DEL SISTEMA 13

1. Contabilità ABAC 13

2. "ABAC Workflow" 13

1. INTRODUZIONE

Il 17 dicembre 2002 la Commissione ha adottato la comunicazione relativa alla modernizzazione del sistema contabile delle Comunità europee[1]. Nel gennaio 2005 è stato introdotto un sistema contabile basato sul principio della competenza e i conti del 2005 sono stati compilati conformemente ai principi contabili internazionalmente accettati, nel rispetto delle scadenze fissate nel regolamento finanziario.

La transizione verso un nuovo sistema contabile offre alla Commissione europea un maggiore controllo quotidiano sulle sue finanze e le consente di disporre di migliori informazioni finanziarie.

La Corte dei conti ha espresso parere positivo sui conti del 2005, ad eccezione di due riserve, e l'autorità competente per il discarico ha espresso apprezzamento in particolare per gli sforzi compiuti dalla Commissione per adottare i conti per l'esercizio entro i termini abbreviati fissati dal regolamento finanziario per la compilazione degli stati finanziari.

L'opera di modernizzazione del sistema contabile tuttavia non è ancora terminata. La piena ottemperanza a tutte le norme contabili e la disponibilità di un sistema IT totalmente integrato richiedono tempo. Il sistema contabile basato sul principio della competenza ha continuato a essere sviluppato nel corso del 2006 e il suo perfezionamento proseguirà nel 2007 e nel 2008.

La Commissione ha regolarmente presentato relazioni[2] sui progressi realizzati con riguardo al progetto di modernizzazione dal 2002 in poi. La presente comunicazione sintetizza i progressi realizzati nel periodo compreso tra l'aprile 2006 e il 31 marzo 2007. Come le precedenti relazioni sarà trasmessa ai pertinenti comitati delle autorità preposte al discarico e alla Corte dei conti.

2. SINTESI DELLE ATTIVITÀ NEI DODICI MESI PRECEDENTI IL 31 MARZO 2007

Nel corso del 2006 e del primo trimestre del 2007 il progetto è stato portato avanti in gran parte conformemente al piano d'azione per il 2006/2007 contenuto nell'allegato I della comunicazione sullo stato di avanzamento della modernizzazione al 31 marzo 2006. Il programma di sviluppo e di miglioramento dei sistemi IT, allegato alla presente relazione, è stato aggiornato ed esteso al 2008. Include l'estensione al Fondo europeo di sviluppo e alle agenzie dell'applicazione della contabilità per competenza, la creazione di un Data Warehouse unico, la migliore integrazione dei sistemi IT e il miglioramento del contesto del controllo contabile e delle strutture di rendicontazione.

Per quanto concerne la qualità dei dati contabili sono stati compiuti progressi nel miglioramento del contesto in cui sono operati i controlli. I controlli contabili sono stati rafforzati e tutte le DG e tutti i servizi hanno profuso notevoli sforzi per contribuire alla preparazione dei conti del 2006, per verificare i dati e apportare le necessarie correzioni, nonché per stimare con la dovuta coerenza le spese maturate alla fine dell'esercizio. Nella sua relazione sulla convalida dei sistemi locali nel 2006, il contabile ha osservato che in generale i servizi avevano adottato misure appropriate a far fronte ai rilievi significativi ma non fondamentali mossi nella sua relazione dell'anno precedente e ha messo in luce i rilevanti progressi compiuti dalle due DG la cui convalida era stata sospesa nel 2005. Inoltre, i servizi della Commissione hanno attribuito la massima priorità alla correzione delle carenze evidenziate dalla Corte nella sua relazione annuale del 2005. I conti annuali provvisori per il 2006 sono stati trasmessi alla Corte dei conti europea e all'autorità di bilancio rispettando il termine fissato per legge del 31 marzo 2007.

Progressi considerevoli sono stati conseguiti nello sviluppo del sistema ABAC. Come stabilito, le casse di anticipi delle delegazioni sono state pienamente integrate nel sistema nel gennaio 2007. Nel corso dell'anno anche due istituzioni e sei agenzie hanno proceduto alla transizione al sistema ABAC. Un programma aggiornato per la migrazione dei conti del FES è stato predisposto e i servizi della Commissione si stanno preparando per la sua messa in opera nel gennaio 2008. I lavori riguardo al Data Warehouse unico hanno compiuto progressi sufficienti a far sì che esso funga da base alla relazione annuale di bilancio della Commissione per il 2006 e a talune relazioni finanziarie necessarie per il calcolo delle stime di fine anno. I servizi della Commissione continuano ad attendere alla piena integrazione dei sistemi IT attraverso il progetto "Budget Control System" (BCS) e il progetto "Assets II".

3. INTRODUZIONE ALLA COMMISSIONE DI UNA CONTABILITÀ MODERNA

3.1. Conti annuali

Conti annuali della CE per il 2005

I primi conti annuali provvisori della CE basati sulle nuove norme contabili fondate sul principio della competenza sono stati presentati alla Corte dei conti il 31 marzo 2006 come richiesto dal regolamento finanziario. Successivamente la Corte ha provveduto alla verifica e all'analisi di tali conti. I conti definitivi sono stati quindi adottati dalla Commissione in data 20 luglio 2006. La Corte ha espresso parere positivo in merito all'attendibilità di tali conti, riconoscendo che essi rispecchiano in modo sostanzialmente corretto la posizione finanziaria e i risultati della CE per il 2005, pur con qualche riserva. Tali riserve riguardano una sovrastima delle attività nette di 314 milioni di euro (pari allo 0,5 % delle attività nette) e l'incertezza in merito ai dati della DG EAC (come specificato nella relazione annuale di attività del competente direttore generale).

Nella raccomandazione di discarico del Consiglio è stato espresso apprezzamento per la riuscita finalizzazione di tali conti entro gli stretti termini di tempo fissati e per il successo della migrazione alla contabilità per competenza, giudizio condiviso anche dal Parlamento nella sua relazione di discarico.

Conti annuali della CE per il 2006

I conti annuali provvisori della CE per il 2006 sono stati trasmessi alla Corte dei conti in data 30 marzo 2007. Tali conti sono oggetto di controllo prima della loro approvazione da parte della Commissione nel luglio 2007. Gli insegnamenti tratti alla luce dei ritardi e dei problemi incontrati nel corso di questi primi due anni di applicazione della contabilità basata sul principio della competenza dovrebbero consentire alla Commissione di garantire una qualità ragionevole dell'informazione finanziaria. Nessun direttore generale o capo servizio ha incluso una riserva contabile nella propria relazione annuale di attività per il 2006.

La CE è costantemente impegnata a migliorare la qualità dei dati alla base dei conti, nonché la presentazione e la leggibilità di tali conti. Nei conti del 2006, essa ha fornito maggiori informazioni sul recupero delle spese e sulle rettifiche finanziarie, in modo da accrescerne l'utilità per gli interessati e per i lettori in generale.

3.2. Formazione

Riguardo alla formazione del personale, nel 2006 si è continuato a profondere notevoli sforzi i cui risultati principali sono indicati qui di seguito:

- formazioni ABAC dispensate al personale della Commissione di Bruxelles e di Lussemburgo per un totale di quasi 4.000 giorni/partecipante (un giorno/partecipante corrisponde a una persona che partecipa alla formazione di un giorno);

- la soddisfazione circa la qualità della formazione è salita dal 91% nel 2005 al 94% nel 2006, mentre la percentuale dei partecipanti che ha espresso un giudizio "ottimo" sui corsi è passata dal 32% nel 2005 al 38%;

- formazioni ABAC dispensate al personale della Commissione nelle delegazioni in vista dell'implementazione di "ABAC Delegations", per un totale di più di 2.300 giorni/partecipante;

- formazioni ABAC dispensate al personale di altre istituzioni e agenzie per un totale di altri 1.000 giorni/partecipante, a sostegno della diffusione di ABAC.

Il principale obiettivo per il 2007 consiste nel continuare a dispensare al personale corsi di formazione di elevata qualità in tutto il mondo, nonché al personale delle istituzioni e delle agenzie. Uno sforzo specifico in merito alla formazione in campo contabile sarà intrapreso negli anni 2007 e 2008.

4. CONTESTO DEI CONTROLLI CONTABILI E CONVALIDA DEI SISTEMI LOCALI

4.1. Qualità contabile

In seguito all'adozione del nuovo quadro contabile, ciascuna direzione generale e ciascun servizio sono stati invitati a organizzare le proprie procedure contabili in modo da garantire un elevato livello di qualità dei dati contabili.

Per i conti del 2006 il servizio del contabile ha provveduto a verificare la qualità dei dati contabili e ha organizzato riunioni con i corrispondenti contabili di tutte le DG al fine di analizzare i controlli da eseguire e le procedure di chiusura e di cut-off. A tutte le DG sono state trasmesse e illustrate checklist elencanti i controlli da effettuare.

Allo scopo di migliorare il contesto contabile in ciascuna DG sul medio periodo, nel corso del 2006 è stato sviluppato un progetto di promozione della "qualità contabile", con l'obiettivo di illustrare ai servizi ordinatori gli strumenti di cui dispongono e i controlli che consentono loro di garantire la qualità dei conti per le operazioni da essi gestite. Sono stati definiti i ruoli e le responsabilità dei principali soggetti finanziari, in particolare quelli del corrispondente contabile. Il progetto è stato presentato ai responsabili di tutte le DG, e la posizione del corrispondente contabile è ora formalmente integrata nell'organizzazione interna di ciascuna DG. Numerose linee guida e diversi sussidi pratici sono stati sviluppati dalla DG BUDG e presentati alle altre DG. Le checklist e i controlli utilizzati per la chiusura dei conti del 2006 sono stati integrati in tali sussidi pratici.

Dopo essere stata testata in alcune DG, l'applicazione del progetto sulla qualità contabile è stata estesa a tutte le DG nel marzo 2007, con l'obiettivo di predisporre le necessarie iniziative nel corso del 2007. Un considerevole ostacolo al suo successo è costituito dalla carenza di personale qualificato in campo contabile. La Commissione è impegnata ad affrontare tale problema tramite l'organizzazione di concorsi specifici.

4.2. Convalida dei sistemi locali

La qualità dei dati inseriti nel sistema contabile, direttamente o tramite i sistemi IT locali, varia in funzione del contesto in cui sono operati i controlli contabili istituito da ciascun ordinatore delegato. Il gruppo della DG Bilancio preposto alla convalida verifica tali controlli in tutte le DG e in tutti i servizi al fine di garantire il rispetto dei criteri fissati in materia di qualità.

Nel corso del 2006 il gruppo ha proceduto al controllo approfondito di nove sistemi stabiliti dagli ordinatori e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili come richiesto dall'articolo 61, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario. Il numero di servizi assoggettati a tali controlli nel periodo 2005/2006 è così salito a ventidue e la maggioranza delle spese sostenute dalla Commissione risulta ora coperta.

Si è inoltre proceduto a controlli sulla qualità dei dati di cut-off (fondamentali per la preparazione dei conti basati sul principio della competenza) generati da taluni servizi chiave allo scopo di garantire l'attendibilità e l'accuratezza di tali informazioni. Infine il 1° giugno 2006 è entrata in vigore una procedura di notifica preventiva delle modifiche proposte ai sistemi locali (IT e amministrativi), ciò che consente al contabile di valutare attentamente il modo in cui tali proposte ottemperano ai criteri di convalida prima della loro introduzione.

Il gruppo di convalida ha completato tutte le operazioni programmate nelle direzioni generali per il 2006. La relazione sullo stato di avanzamento a fine giugno del 2006 ha evidenziato che in generale i servizi hanno adottato disposizioni appropriate per far fronte ai rilievi significativi ma non fondamentali mossi l'anno precedente. Ciò è stato confermato dalla relazione finale per il 2006, adottata il 20 marzo 2007, la quale ha messo in evidenza i considerevoli progressi compiuti nelle due DG (AIDCO e EAC) per le quali la convalida era stata sospesa nel 2005. A causa del tempo necessariamente lungo occorrente per apportare gli opportuni cambiamenti ai rispettivi sistemi IT locali, il contabile non è stato in grado di convalidare tali sistemi per l'esercizio 2006, mentre è molto probabile che ciò avverrà per entrambi nel corso del 2007. Per quanto riguarda la DG RELEX, nel 2007 è stato avviato il progetto "ABAC Delegations" che dovrebbe permettere di correggere i problemi individuati nel 2005.

5. SVILUPPI INFORMATICI PER IL BILANCIO GENERALE

Il piano di sviluppo informatico è inteso a provvedere le funzionalità necessarie a migliorare i controlli e la contabilità finanziaria e a conseguire una migliore integrazione dei diversi moduli.

Potenziamenti ABAC

I moduli ABAC sono stati progressivamente migliorati con le successive versioni rilasciate nel giugno e nel novembre 2006 e quindi nel gennaio e nel marzo 2007. Il rilascio di giugno era dedicato all'introduzione di due moduli nella versione Java di ABAC WF: gli impegni e la funzionalità "inbox". Nella versione rilasciata in novembre è stato messo a disposizione un nuovo servizio per seguire le verifiche sulle persone giuridiche.

Una versione specifica rilasciata all'inizio del 2007 era dedicata al varo del progetto relativo alle delegazioni, in sostituzione dei sistemi locali Relex. Lo sviluppo di tale modulo ha consumato gran parte delle risorse nel corso del periodo oggetto della relazione. Il rilascio del marzo 2007 era incentrato sulla messa in servizio dei nuovi moduli "Assets" per le delegazioni, unitamente all'integrazione di questi con il modulo "Invoice".

Verso la metà del 2006 si è proceduto a un upgrade del sistema SAP (versione 5.0). Tale operazione è risultata complessa e ha occasionato una grande mole di lavoro per la procedura di fine anno dato che numerosi programmi in quel settore stavano funzionando per la prima volta nel contesto della CE. L'upgrade è stato importante per le attività ECFIN, perché i conti sono pienamente conformi alle norme internazionali, e per la prevista migrazione a SAP-BCS.

BCS (Budget Control System)

La nuova versione BCS del modulo SAP FM verrà utilizzata in sostituzione della versione FBS attualmente impiegata per la gestione centrale del bilancio, in quanto permette di incorporare le linee di bilancio locali necessarie per fornire ai dipartimenti un sistema più dettagliato di gestione dei loro bilanci.

Nel corso del 2006 il sistema BCS è stato suddiviso in due progetti: la fase I finalizzata a sostituire il modulo SAP attualmente utilizzato per la gestione centralizzata dei fondi con la nuova versione BCS e la fase II che si occupa della migrazione verso BCS delle "linee locali", le funzionalità di gestione locale del bilancio attualmente eseguite in "ABAC Workflow" e non registrate in SAP.

Nella fase I il sistema BCS è stato configurato per fornire supporto alle funzionalità centrali dell'UE ed è stato implementato con successo per i conti dell'agenzia PHEA. Data la necessità di assicurare un'adeguata integrazione tra il sistema BCS e "ABAC Workflow", l'applicazione al bilancio generale è stata posticipata dall'aprile 2007 all'ottobre 2007. Ostacoli tecnici si frappongono a una migrazione al momento del passaggio da un anno all'altro (ossia all'inizio del 2008). Verranno sviluppati strumenti appropriati per facilitare la migrazione verso BCS e gli utilizzatori di sistemi locali saranno informati per tempo di qualsiasi modifica delle informazioni da comunicare attraverso "ABAC Workflow".

I conti del Fondo europeo di sviluppo (si veda in appresso la sezione 7) saranno trasferiti sul sistema SAP-BCS dal 2008.

È in corso la pianificazione, avviata nel 2006, della seconda fase del progetto BCS. Dato l'elevato impatto potenziale delle funzionalità di gestione locale del bilancio sull'architettura ABAC, è necessaria un'attenta analisi di tutti i pertinenti aspetti prima di poter elaborare un piano d'azione realistico e proporre una scadenza per la sua attuazione.

"ABAC Assets II" (denominato SAM)

La DG BUDG sta attualmente valutando la possibilità di una piena integrazione nel sistema globale ABAC di un modulo "SAM" ("Supply and Asset Management"), in sostituzione del modulo "ABAC Assets" che gira sul sistema distinto Syslog. Le attività sono in corso e un servizio – l'OIB – funge da ambiente di prova per verificare la desiderabilità e la fattibilità di tale soluzione, nonché se essa presenti un favorevole rapporto costo-beneficio. Una dimostrazione iniziale del modulo "Supply and Asset Management" è stata presentata alla DG BUDG e all'OIB il 13 marzo 2007 e ha portato alla decisione di passare alla fase successiva, quella di un'approfondita analisi "Proof of Concept". Se il via libera ad una sua applicazione dovesse essere deciso nel corso dell'anno, occorrerà integrare nel nuovo sistema i bisogni di tutti i potenziali utilizzatori. Un lancio iniziale limitato all'OIB è previsto nel corso del 2008.

"ABAC Assets I" e "ABAC Contracts"

La Commissione provvede alla manutenzione del modulo "ABAC Assets I", apportandovi piccoli miglioramenti finché non saranno disponibili le conclusioni circa il progetto "ABAC Assets II", e del modulo "ABAC Contracts" fino a quando l'esperienza della DG JLS in merito al modulo SAP "Grantor" non fornirà le basi per una strategia di sviluppo più a lungo termine.

Data Warehouse unico

Lo sviluppo di tale progetto è iniziato nel giugno del 2006 utilizzando un approccio basato su fasi per ciascun settore di attività. I primi due settori analizzati sono stati quelli dell'esecuzione del bilancio (stanziamenti - impegni - pagamenti - SAP/FM) e dei corrispondenti aspetti di contabilità generale (fatture - SAP/FI).

Grazie ai progressi realizzati entro la fine del 2006 il Data Warehouse unico ha permesso di fornire alle DG e ai servizi una prima versione di relazioni suscettibili di facilitare la preparazione dei rispettivi dati di cut-off a fine anno. Il Data Warehouse unico è stato utilizzato anche per predisporre la documentazione di bilancio annuale inclusa nei conti per il 2006 e per preparare la documentazione di bilancio individuale allegata alla relazione annuale di attività di ciascuna DG e di ciascun servizio della Commissione.

Si prevede che il Data Warehouse unico sarà aperto a tutte le DG nel giugno 2007. Gradualmente saranno aggiunte funzionalità supplementari e ulteriori miglioramenti al fine di raggiungere una piena operatività entro la fine del 2008. Nel frattempo l'attuale infrastruttura del Data Warehouse dovrà essere mantenuta.

Processi di sviluppo informatico

I processi di sviluppo informatico sono in via di miglioramento attraverso l'adozione di tecniche di modellizzazione dei dati e la costituzione di un dizionario di dati. Il progetto è diretto a garantire che gli attuali e i futuri sviluppi siano pienamente documentati, che il software raggiunga il massimo dell'efficienza e che le implicazioni per l'archiviazione dei dati siano correttamente comprese. Il settore dei ricavi è stato selezionato per la prima fase di tale lavoro che, alla data del 31 marzo 2007, ha fatto registrare buoni progressi. L'allegato II della presente relazione illustra i progressi compiuti con riguardo alla sicurezza dell'accesso al sistema e all'assicurazione della coerenza dei dati detenuti nel sistema ABAC.

6. "ABAC DELEGATIONS"

L a DG BUDG, la DG RELEX e la DG DIGIT hanno avviato nel corso del 2006 una collaborazione in vista dell'incorporazione nel sistema ABAC, a partire dal 2007, delle operazioni connesse alle casse di anticipi delle delegazioni. Il sistema locale attualmente utilizzato per le delegazioni della DG RELEX non ha potuto essere convalidato in quanto non rispettava il principio della competenza.

I moduli ABAC sono stati adeguati in modo da essere web-based e da consentire la gestione dei pagamenti locali e delle spese di piccola entità attraverso le casse di anticipi nelle delegazioni.

Anche il modulo "ABAC Assets" è stato adeguato e web-based al fine di consentire alle delegazioni RELEX e agli uffici di rappresentanza della DG COMM di gestire e contabilizzare le rispettive attività fisse nel sistema centrale. Il modulo "ABAC Workflow" è stato aperto a tutte le delegazioni l'8 gennaio 2007 e il modulo "ABAC Assets" il 26 marzo 2007. Al personale cui incombono responsabilità finanziarie nell'ambito di ciascuna delegazione è stata fornita un'idonea formazione in merito a tali moduli.

È stata così affrontata una delle questioni ancora sul tappeto, ossia l'integrazione nel sistema centrale del grande numero di piccoli servizi lontani dalla sede centrale della Commissione (delegazioni e uffici di rappresentanza), ai quali sono state demandate responsabilità finanziarie e i quali possono pertanto conformarsi alle norme e ai metodi contabili adottati.

7. FONDO EUROPEO DI SVILUPPO (FES)

È stata avviata anche la modernizzazione della piattaforma IT per i conti del Fondo europeo di sviluppo, diversi da quelli del bilancio generale.

Le norme contabili per il FES sono state aggiornate nel 2005 ed è prevista la sostituzione, dell'OLAS, l'attuale sistema IT per il FES, con una combinazione tra i sistemi ABAC e CRIS, il sistema IT locale della DG AIDCO per il bilancio generale. È in corso l'adeguamento dei due sistemi alle specificità del FES.

Gli sviluppi della componente ABAC centrale per il FES sono stati sostanzialmente completati e testati entro la metà del 2006. L'implementazione del nuovo sistema "ABAC FED" è attualmente in programma per il gennaio 2008. Il completamento dei lavori necessari a conformare il sistema CRIS alle norme contabili per il bilancio generale ha richiesto alla DG AIDCO un anno in più di lavoro. Vi è il fermo impegno a dare a tale progetto la massima priorità nel 2007. Il programma del progetto è stato aggiornato e un'attenzione particolare viene attribuita alla qualità del processo di migrazione e dei dati. La formazione dei futuri utilizzatori nelle 46 delegazioni ACP resta una sfida da raccogliere.

È importante sottolineare che sebbene lo sviluppo dei nuovi sistemi IT sia ancora in corso, i conti annuali del FES per gli anni 2005 e 2006 sono stati comunque compilati conformemente ai principi contabili della competenza. Le informazioni contabili fornite dall'attuale sistema OLAS sono state adeguate laddove necessario onde poter presentare dati basati sul principio della competenza. Il contabile responsabile per il FES ha anche apportato le necessarie correzioni ai dati contabili basati sul principio di cassa attingendo a informazioni aggiuntive fornite dall'ordinatore.

8. IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA ABAC DA PARTE DI ALTRE ISTITUZIONI E AGENZIE

Tre agenzie esecutive (IEEA, EACEA, PHEA) e tre agenzie di regolazione (EMSA, Galileo e Frontex), nonché due comitati (Comitato economico e sociale europeo, Comitato delle regioni)[3] sono stati collegati al sistema ABAC nel corso del 2006. Altre nove agenzie inizieranno a utilizzare il sistema ABAC nel 2007 e sei agenzie di regolazione nel 2008.

Un ambiente finanziario e contabile specifico viene implementato nel sistema ABAC per ciascuna agenzia o comitato il cui contabile resta responsabile per i propri conti e per l'esecuzione dei pagamenti.

Dato che numerose agenzie di regolazione utilizzano tuttora una versione del sistema Si2 della Commissione per la loro contabilità di bilancio, la Commissione ha convenuto di continuare a supportare tale sistema finché tutti gli utilizzatori non saranno integrati nel sistema ABAC.

9. SVILUPPI FUTURI

Il piano d'azione del progetto di modernizzazione è stato aggiornato per il 2007 ed esteso al 2008. I principali sviluppi nel campo delle TI nei prossimi mesi riguarderanno l'integrazione dei conti del FES, l'implementazione del modulo BCS, il completamento del Data Warehouse unico, lo sviluppo del modulo "Income" migliorato, l'aumento della sicurezza e la possibile implementazione del modulo SAM (Supply and Asset Management) del sistema SAP per l'OIB.

Ulteriori sviluppi nel campo delle TI riguarderanno principalmente il miglioramento della convivialità e le funzioni di rendicontazione finanziaria, nonché il conseguimento dell'obiettivo a più lungo termine di una maggiore interoperabilità e di una più stretta integrazione dei sistemi locali, nonché la fornitura di ulteriori strumenti di gestione finanziaria e di supporto degli utenti. Per quanto concerne il quadro contabile, i lavori saranno incentrati sulla definizione dei ruoli e delle responsabilità dei soggetti che intervengono nelle procedure finanziarie, sul miglioramento della qualità dei dati contabili e delle relazioni di gestione e sulla verifica del rispetto dei criteri di convalida per i sistemi locali da parte di tutti gli ordinatori delegati.

10. CONCLUSIONI

La transizione verso un nuovo sistema contabile nella Commissione europea è continuata nel rispetto dei termini stabiliti per la compilazione dei conti annuali basati sul principio della competenza, ottemperanti sotto tutti gli aspetti alle norme contabili internazionalmente accettate. I progressi realizzati sono stati molto apprezzati dai verificatori dei conti esterni alla Commissione e dalle autorità di discarico.

Il progetto non può riposare sugli allori. È necessario continuare a migliorare e a sviluppare ulteriormente i processi contabili. Le principali sfide che restano da raccogliere sono le seguenti:

piena inglobazione in ciascuna DG e in ciascun servizio delle procedure e dei controlli necessari a garantire sempre una qualità elevata dei dati contabili; a questo scopo ciascuna DG e ciascun servizio dovrebbero in particolare assicurarsi che il corrispondente contabile abbia una posizione nella gerarchia suscettibile di consentirgli di influire sull'efficacia dei circuiti finanziari e di ottenere le informazioni necessarie per la contabilità annuale;

miglioramento della registrazione degli importi recuperati dalla Commissione e dagli Stati membri e della rendicontazione in proposito;

completamento della convalida dei sistemi esistenti nelle DG AIDCO e EAC e convalida dei nuovi sistemi IT utilizzati da RELEX e previsti da EAC e da altre DG;

incorporazione dei conti del FES nel sistema ABAC e formazione del personale delle 46 delegazioni in questione;

integrazione nel sistema ABAC di un gran numero di organismi esterni – agenzie e comitati – soddisfacendo le loro esigenze in termini di formazione e di supporto;

ottimizzazione dell'integrazione dei sistemi IT e fornitura degli strumenti necessari agli utenti per la gestione delle risorse finanziarie di cui sono responsabili e la rendicontazione in proposito.

Il piano d'azione del progetto per i prossimi due anni raccoglie tali sfide e la Commissione resta impegnata a soddisfare i più elevati standard contabili nel settore pubblico.

ALLEGATO I – PIANIFICAZIONE AD ALTO LIVELLO

[pic]

ALLEGATO II - SINCRONIZZAZIONE E SICUREZZA DEL SISTEMA

1. Contabilità ABAC

Nel corso del 2006, tre agenzie esecutive, tre agenzie di regolazione e due comitati hanno adottato il sistema ABAC. Gli sviluppi necessari e la configurazione di sicurezza sono stati completati in tempo utile per assicurare la separazione per contabile (esecuzione di pagamento, riconciliazione bancaria, convalida delle operazioni e gestione dei periodi di registrazione).

Nel luglio 2006 si è provveduto ad un upgrade del sistema SAP dalla versione 4.7 alla versione 5.0. A seguito di tale upgrade si è dovuto procedere a una completa revisione dei diritti di accesso esistenti, garantendo in tal modo l'applicazione come minimo dello stesso livello di sicurezza nella versione 5.0. Tale revisione prioritaria è stata completata con successo e la migrazione verso la versione 5.0 non ha incontrato problemi.

Nella seconda metà del 2006 sono stati realizzati sviluppi specifici e sono state create norme di sicurezza idonee a garantire agli esperti in campo contabile delle DG di gestire la chiusura a fine anno dei loro conti. Tutte le direzioni hanno registrato i propri dati di cut-off per la prima volta agli inizi del 2007 per l'esercizio 2006.

La revisione degli accessi al sistema contabile ABAC (SAP) per la DG BUDG è iniziata nel 2005 ed è continuata nel 2006, ma deve ancora essere completata nel 2007. Il principale obiettivo prioritario, ossia la revisione dei diritti di accesso degli esperti IT, è stato conseguito con successo nel febbraio del 2006.

2. "ABAC Workflow"

È iniziato il rifacimento del motore di sicurezza del modulo "ABAC Workflow" e progressi sono stati realizzati in numerosi campi quali la revisione degli utilizzatori tecnici, il meccanismo di delegazione e la tracciabilità delle verifiche.

La priorità è stata attribuita alla configurazione di sicurezza per le delegazioni nel contesto della loro integrazione in "ABAC Workflow". È stato elaborato un nuovo modulo per i responsabili delle casse di anticipi e sono stati realizzati ulteriori sviluppi in direzione della piena separazione delle operazioni tra le oltre 100 delegazioni. Notevoli sono stati gli sforzi profusi per tale progetto nel corso del 2006. Le delegazioni hanno adottato il modulo "ABAC Workflow" dal gennaio 2007.

[1] COM(2002) 755.

[2] Alla data del 30 giugno 2003 (SEC(2003) 790), del 31 dicembre 2003 (SEC(2004) 118), del 30 giugno 2004 (COM(2004) 565), del 31 gennaio 2005 (COM(2005) 90) e del 31 marzo 2006 (COM(2006) 358).

[3] Classificati come istituzioni conformemente all'articolo 1 del regolamento finanziario.