30.12.2006   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

C 332/45

1.

La Banca europea per gli investimenti (BEI) è attivamente impegnata nel perseguimento di una politica di apertura e di trasparenza, come descritto nel documento sulla politica di trasparenza pubblicato nel giugno 2004 (http://www.eib.org/publications/publication.asp?publ=152).

2.

A seguito di una procedura di consultazione pubblica, il consiglio di amministrazione della BEI ha approvato il 28 marzo 2006 il presente testo di politica di divulgazione al pubblico della BEI, pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea  (1). Esso sostituisce il precedente documento della Banca riguardante lo stesso tema, pubblicato nel 2002 e intitolato «Accesso del pubblico all'informazione» con le allegate «Regole per l'accesso del pubblico ai documenti». Il testo della politica di divulgazione al pubblico è disponibile in tutte le lingue ufficiali dell'Unione europea, sia sul sito Internet della BEI che in forma cartacea.

3.

La Banca considera la propria politica di divulgazione al pubblico uno strumento evolutivo e flessibile, sottoposto ad un processo continuo di valutazione interna e di controllo della qualità, che integra le osservazioni presentate da parte del pubblico. Sono previste revisioni formali della politica di divulgazione su base triennale. La BEI ha istituito inoltre un apposito indirizzo di posta elettronica sul proprio sito Internet (infopol@eib.org) per ricevere commenti da parte del pubblico durante tutto l'anno.

4.

La BEI riesamina, inoltre, regolarmente gli obblighi imposti dalle normative in materia di disclosure applicabili ai mercati internazionali dei capitali, e le loro eventuali ripercussioni sulla propria politica di divulgazione al pubblico.

5.

La politica di divulgazione al pubblico costituisce una delle politiche e dei codici elaborati per regolare tutti gli aspetti dell'attività della BEI. Sono particolarmente rilevanti, nel caso della politica di disclosure, le politiche riguardanti la trasparenza, gli aspetti ambientali e sociali, la responsabilità d'impresa, la governance, comprese quelle sulle misure per combattere la corruzione e la frode. Codici di comportamento e documenti concernenti tali politiche sono reperibili sul sito Internet della BEI.

6.

La BEI è un organo dell'Unione europea ed il suo statuto, che figura come protocollo allegato al trattato di Roma che istituisce la Comunità europea, ne definisce il ruolo, l'ambito d'attività e le strutture riguardanti l'assetto di governo (governance). Lo statuto stabilisce che gli Stati membri dell'UE sono gli azionisti della BEI. Gli Stati membri nominano i membri dei principali organi di governo della Banca: il consiglio dei governatori, il consiglio di amministrazione ed il comitato direttivo. La Banca rende conto del proprio operato nei confronti dei cittadini dell'Unione attraverso i governi degli Stati membri dell'Unione europea.

7.

La Banca dispone di un'ampia struttura contabile e di controllo, con un comitato di verifica indipendente nominato dal consiglio dei governatori e facente capo direttamente ad esso. La BEI, inoltre, fa ricorso ad organismi di revisione contabile esterni a carattere internazionale, dispone di un sistema di revisione contabile interno, e svolge funzioni di valutazione ex post sotto la responsabilità dell'ispettore generale. Il Chief Compliance Officer del gruppo BEI assicura il rispetto, all'interno della Banca, degli obblighi statutari, delle regole applicabili, dei codici di comportamento e degli standard professionali, al fine di prevenire le conseguenze pregiudizievoli che potrebbero discendere dall'inadempimento della Banca, dei suoi organi decisionali e dei membri del personale (2).

8.

La Banca è policy-driven, persegue cioè l'attuazione delle politiche dell'Unione europea. Il Consiglio europeo dei capi di stato e di governo e il Consiglio dei ministri dell'UE fanno frequentemente appello alla Banca affinché sostenga nuove politiche e iniziative dell'UE. Il consiglio dei governatori della Banca modifica le politiche di finanziamento della BEI mediante nuove direttive sull'attività creditizia, dando origine a nuovi ambiti di attività per consentire alla Banca il sostegno alle politiche dell'UE.

9.

I legami istituzionali ed operativi della BEI con la Commissione europea sono stretti. Lo statuto della Banca prevede che la Commissione nomini un membro del consiglio di amministrazione della Banca. Tutte le richieste di finanziamento sono presentate alla Commissione per un parere sulla conformità dell'investimento alle politiche dell'UE, prima di essere sottoposte per l'approvazione al consiglio di amministrazione della BEI.

10.

La Banca coltiva, inoltre, stretti rapporti operativi con altre istituzioni dell'UE e mantiene un dialogo costante con il Parlamento europeo sulle proprie attività a sostegno degli obiettivi dell'UE. Detto dialogo spazia dagli interventi alle sedute plenarie ai contatti informativi con le commissioni o con i singoli membri del Parlamento europeo.

11.

La Banca, inoltre, approfondisce i propri rapporti con il Comitato economico e sociale dell'UE, che opera da interfaccia tra le istituzioni dell'UE e la società civile. Facendo parte del quadro istituzionale dell'UE, la Banca è soggetta alla giurisdizione della Corte di giustizia delle Comunità europee, mentre la Corte dei conti esamina l'uso dei fondi comunitari gestiti dalla Banca. La BEI ha stabilito un accordo con l'OLAF (L'Ufficio europeo per la lotta anti-frode), ed è soggetta all'attività di controllo del Mediatore europeo.

12.

Il trattato che istituisce la Comunità europea e lo statuto della BEI conferiscono alla Banca l'autonomia finanziaria e operativa necessarie per operare in modo efficiente come istituzione finanziaria. La BEI è un partner rilevante nel settore finanziario, soprattutto per la sua attività di raccolta sui mercati dei capitali e di finanziamento dei progetti. La Banca collabora strettamente anche con le istituzioni finanziarie internazionali (IFI) e le banche multilaterali di sviluppo (BMS), specialmente nel contesto degli aiuti allo sviluppo e delle politiche di cooperazione esterna dell'UE.

13.

La Banca assicura che il suo operato sia conforme alle politiche e alle normative dell'UE e, nei paesi in cui esse non sono applicabili, le considera come base di riferimento ottimale per l'espletamento delle sue attività. La gestione quotidiana delle proprie attività tiene inoltre conto degli standard e delle prassi consolidate del settore bancario e finanziario, soprattutto nelle aree non regolate direttamente dal diritto comunitario.

14.

Potenziare la trasparenza delle proprie istituzioni e dei propri organi costituisce una politica fondamentale dell'Unione europea. Essa si prefigge di avvicinare maggiormente tali organismi al pubblico che sono chiamati a servire, mettendo in risalto al tempo stesso l'importanza del loro contributo alla coesione economica e sociale dell'Europa e allo sviluppo sostenibile.

15.

Come organo dell'UE, la BEI s'impegna al raggiungimento del massimo livello di trasparenza in tutte le proprie attività. In tale senso la politica di disclosure costituisce un riferimento essenziale per l'attuazione di questa politica. Il regolamento (CE) n. 1049/2001 (3) sull'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione europea è il testo di riferimento principale della politica di divulgazione della Banca (4).

16.

La BEI considera che, come istituzione pubblica, l'apertura e la trasparenza della propria attività decisionale, operativa e d'attuazione delle politiche dell'Unione, rafforzino la propria credibilità e la propria responsabilità, intesa come obbligo di rendere conto (accountability), nei confronti dei cittadini dell'Europa.

17.

L'apertura e la trasparenza contribuiscono inoltre ad incrementare l'efficienza e la sostenibilità delle operazioni della Banca, riducendo i rischi di corruzione, e migliorando i rapporti del personale con le parti esterne interessate.

18.

La politica di disclosure rispecchia l'impegno della Banca nell'osservanza delle iniziative di politica dell'UE sulla trasparenza e sulla divulgazione al pubblico delle informazioni.

19.

La politica di divulgazione s'inserisce inoltre in un più ampio contesto comunitario concernente i diritti umani, la democrazia, e lo stato di diritto nei paesi e nelle regioni in cui la Banca opera. Per quanto riguarda gli aspetti ambientali, essa s'ispira alla normativa dell'UE, compresa quella relativa alla valutazione dell'impatto dei progetti che sostiene, al fine di contribuire ad affrontare le sfide relative al raggiungimento di forme di sviluppo sostenibile. Nella sua attività di finanziamento, la Banca riconosce i diritti, gli interessi e le responsabilità delle parti interessate (stakeholders) nel raggiungimento di risultati sostenibili.

20.

La BEI rispetterà inoltre la portata, gli obiettivi e le clausole del «regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio riguardante l'applicazione alle istituzioni e agli organi comunitari delle disposizioni della Convenzione di Aarhus sull'accesso alle informazioni, la partecipazione del pubblico ai processi decisionali e l'accesso alla giustizia in materia ambientale» (il «regolamento di Aarhus»).

21.

La BEI è pienamente impegnata ad osservare un comportamento trasparente nei confronti dei mercati dei capitali. I requisiti e i limiti della disclosure variano a seconda dei regimi normativi dei mercati dove la Banca effettua le emissioni. La Banca evita la divulgazione selettiva per assicurare che tutte le controparti abbiano un accesso equo alle proprie informazioni.

22.

La politica di divulgazione della BEI si fonda sulla presunzione di accessibilità delle informazioni, conformemente alla legislazione dell'UE, degli Stati membri dell'UE e ai principi accettati a livello internazionale. Tutte le informazioni tenute in possesso dalla Banca sono soggette ad una divulgazione su richiesta, almeno che non esista una condizione preminente per escludere la divulgazione. Siccome la BEI opera come una banca, esistono determinati limiti che si impongono alla divulgazione delle informazioni (cfr. «Limiti» al titolo seguente).

23.

Ciascun membro del pubblico ha il diritto di richiedere e di ricevere informazioni dalla BEI. Nel valutare una richiesta d'informazione, la Banca non deve operare discriminazioni o accordare privilegi speciali nell'accesso alla stessa. Essa applica il principio della parità di trattamento alle domande del pubblico, siano esse di singoli cittadini o di persone giuridiche oppure di speciali gruppi d'interesse.

24.

Nel promuovere l'accessibilità alle informazioni, la Banca s'impegna al rispetto di un regime linguistico che risponde alle esigenze del pubblico. I documenti statutari della BEI sono disponibili in tutte le lingue ufficiali dell'UE; altri documenti fondamentali di rilevante importanza per il pubblico, quali i «Codici di comportamento» sono anch'essi pubblicati in tutte le lingue ufficiali dell'UE, mentre altri sono disponibili almeno in inglese, francese e tedesco. È prevista la possibilità di traduzione verso altre lingue nel caso in cui emerga un ampio interesse verso un determinato documento. La BEI richiede al proprio personale di assicurare, laddove possibile, che ai cittadini che s'indirizzano alla Banca per iscritto in una delle lingue dell'UE sia fornita una risposta scritta nella stessa lingua.

25.

Sebbene la politica che la Banca si è impegnata a seguire contempli l'obbligo di trasparenza e la presunzione di accessibilità dei suoi atti, essa deve anche rispettare l'obbligo di segreto professionale, in osservanza della normativa europea, in particolare dell'articolo 287 del trattato che istituisce la Comunità europea (5), nonché di quella riguardante la tutela dei dati personali. La BEI può, inoltre, essere soggetta ai regolamenti nazionali e agli standard che si applicano al settore bancario relativamente ai contratti commerciali e all'attività di mercato. Esistono pertanto determinati vincoli alla divulgazione delle informazioni.

26.

L'accesso alle informazioni è rifiutato qualora la divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

27.

A meno che vi sia un prevalente interesse pubblico, l'accesso alle informazioni è negato inoltre qualora la divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

28.

Le informazioni che tipicamente rientrano nel rapporto riservato tra la Banca e i suoi partner commerciali comprendono la richiesta di finanziamento da parte del promotore del progetto, l'informazione sul prezzo del prestito, ed il contratto di finanziamento. La Banca non si oppone a che i promotori del progetto, i mutuatari o altre parti coinvolte rendano disponibili le informazioni concernenti il loro rapporto e gli accordi conclusi con la BEI.

29.

Viene resa nota ai partner commerciali della Banca l'esistenza della politica di disclosure della BEI già in fase iniziale di negoziazione.

30.

La «Proposta del comitato direttivo al consiglio di amministrazione» relativa al finanziamento del progetto non viene divulgata prima dell'approvazione da parte del consiglio di amministrazione.

31.

L'elenco dei progetti in fase di approvazione («Project list») sul sito Internet della Banca contiene tutti i progetti del settore pubblico in fase d'istruttoria, prima dell'approvazione da parte del consiglio di amministrazione, insieme a tutti i progetti del settore privato per i quali è stata indetta una gara d'appalto internazionale pubblicata sulla Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, e/o che sono stati sottoposti alla valutazione d'impatto ambientale (VIA).

Taluni progetti del settore privato, tuttavia, non sono pubblicati prima dell'approvazione da parte del consiglio di amministrazione ed in alcuni casi, non prima della stipula del contratto di prestito per tutelare giustificati interessi commerciali.

32.

I limiti alla divulgazione riguardano inoltre le informazioni sulle assegnazioni effettuate dalle banche locali a sostegno di investimenti da parte dei loro clienti nel contesto di accordi di prestiti globali stipulati con la BEI. Tale informativa è di competenza della banca intermediaria perché fa parte dei consueti rapporti commerciali tra una banca e i suoi clienti (6). La BEI non contesta, tuttavia, la facoltà della banca partner di rendere disponibili le informazioni concernenti i suoi rapporti con la BEI.

33.

Per quanto attiene alle operazioni di raccolta, la divulgazione delle informazioni sulle emissioni private è limitata per ragioni di riservatezza. La Banca divulga alcune informazioni aggregate sulle attività del mercato secondario e sugli investitori. Le informazioni riservate riguardanti singole banche o singoli investitori, non saranno divulgate. Tuttavia, la Banca cercherà d'incoraggiare, laddove possibile, la trasparenza riguardo alla propria attività di emissione.

34.

Per quanto attiene ai documenti di terzi, la Banca si consulterà con il terzo interessato per valutare se le informazioni contenute nel documento siano riservate, a meno che non risulti chiaramente dall'esame del documento che esso possa o non possa essere divulgato.

35.

I limiti alla divulgazione, intesi a tutelare l'integrità del processo decisionale interno della Banca, devono consentire uno scambio di pareri e di valutazioni interno franco e schietto. I documenti contenenti riflessioni per uso interno, facenti parte di discussioni e consultazioni preliminari in seno alla Banca come la nota d'informazione preliminare (7), la proposta di autorizzazione dell'istruttoria del progetto, la richiesta di parere della Commissione europea o degli Stati membri dell'UE, e la proposta di negoziazione dell'operazione, non saranno divulgati. Lo stesso regime si applica ai verbali del comitato direttivo, del consiglio di amministrazione e del consiglio dei governatori.

36.

Se uno dei limiti sopra descritti si applica soltanto a determinate parti del documento richiesto, l'informazione contenuta nelle rimanenti parti sarà divulgata.

37.

Le restrizioni in oggetto si applicano soltanto per il periodo in cui, in base al contenuto del documento, l'esigenza di tutela è giustificata. Le eccezioni restano valide per un periodo massimo di 30 anni. Nel caso di documenti interessati da eccezioni legate alla riservatezza, agli interessi commerciali o all'integrità del processo decisionale interno della Banca, tuttavia, le eccezioni anzidette potranno, ove necessario, essere applicate anche oltre il predetto limite.

38.

I principi generali della politica di divulgazione al pubblico si applicano all'intero gruppo BEI, che è composto dalla BEI e dal «Fondo europeo per gli investimenti» (FEI) (www.eif.org). Il FEI è l'istituzione del gruppo specializzata nel capitale di rischio e nella concessione di garanzie alle piccole e medie imprese. Sono elaborate e pubblicate separatamente regole specifiche di accesso del pubblico ai documenti del FEI.

39.

La politica di divulgazione è soggetta ad un continuo riesame interno e ad un controllo di qualità, sotto la responsabilità del comitato direttivo.

40.

Siccome l'aderenza e l'impegno del personale alla politica sono indispensabili per il buon esito nell'attuazione della politica di disclosure, la Banca organizza incontri informativi per i membri del personale su temi legati alla trasparenza e alla divulgazione, al dialogo con le parti interessate, alla responsabilità sociale d'impresa e ad altri temi correlati.

41.

La politica di divulgazione è riesaminata formalmente su base triennale. La Banca alimenta un apposito indirizzo di posta elettronica sul proprio sito Internet (infopol@eib.org) ove può ricevere commenti nel corso dell'anno.

42.

Il pubblico può monitorare in che misura la BEI realizzi gli obiettivi che si è prefissata nei settori della trasparenza e della divulgazione consultando il documento strategico «Piano di attività della Banca» (PAB) (http://www.eib.org/about/objective/) e altri documenti di riferimento quali la relazione annuale della BEI e, in particolare, la relazione annuale sulla responsabilità d'impresa (Corporate Responsibility Report).

43.

La Banca ha predisposto un meccanismo d'impugnazione, descritto nel capitolo intitolato «Disposizioni per il ricorso» (cfr. § 106-108).

44.

La Banca intrattiene stretti contatti con altre istituzioni ed organi dell'UE e istituzioni internazionali per monitorare e scambiare pareri sulle nuove iniziative che emergono nell'ambito delle politiche e prassi di divulgazione. Nell'ambito del dialogo aperto e costante con la società civile, inoltre, la Banca affronta temi legati alla trasparenza e alla disclosure.

45.

Il presente capitolo esamina le informazioni gestite in tre aree specifiche di attività della Banca, che sono le seguenti:

46.

Nei paragrafi dedicati ai finanziamenti e alla raccolta, si distingue tra la regolare diffusione d'informazioni e la divulgazione su specifica richiesta. Il paragrafo dedicato alle politiche, alle strategie e al processo decisionale, elenca i documenti principali, tutti regolarmente divulgati, e fa riferimento alla politica della Banca di consultazione con il pubblico su determinate politiche.

47.

Lo statuto della BEI — definisce il contesto istituzionale, giuridico e di governance delle attività della Banca.

48.

Il regolamento interno — si applica agli organi decisionali, al comitato di verifica e al personale della Banca.

49.

La relazione annuale del gruppo BEI — è composta da tre volumi separati:

50.

Il piano di attività della Banca (PAB) [Corporate Operational Plan (COP)] definisce le priorità operative e la politica a medio termine alla luce degli obiettivi assegnati alla Banca dai suoi governatori. Riferito ad un periodo di tre anni, il piano è elaborato annualmente e adattato per integrare i nuovi mandati, gli orientamenti di politica dell'UE e i mutamenti nel contesto economico. Il PAB costituisce un testo di riferimento sulla base del quale valutare i risultati pubblicati nelle relazioni annuali della BEI.

51.

Verso una nuova strategia per il gruppo BEI (Towards a New Strategy for the EIB Group), è un documento approvato dal consiglio dei governatori nel giugno 2005, e descrive gli orientamenti generali sulla futura strategia del gruppo BEI. Le decisioni di implementazione degli elementi che fanno parte della strategia della Banca sono inserite nel piano di attività.

52.

BEI Informazioni è una pubblicazione che illustra, 3-4 volte l'anno, i nuovi sviluppi delle attività della BEI.

53.

Politica di trasparenza — la trasparenza è uno dei principali obiettivi strategici della BEI poiché riflette il suo ruolo di Banca policy-driven dell'Unione europea. Tale politica è descritta nel documento «Trasparenza — relazione e proposte» (giugno 2004) che tratta di governance dell'istituzione, etica e remunerazione; rendiconti finanziari e l'assetto dei controlli e della valutazione; attività bancaria.

54.

Dichiarazione sulla governance (Statement on Governance) illustra i principi guida sull'assetto di governo della Banca, trattando gli aspetti seguenti: organi decisionali e di vigilanza; competenze tecniche, etica e conflitti d'interesse; remunerazione e altri benefit; strutture di controllo esterne; rendiconti finanziari e informazioni sul controllo dei rischi; controllo di gestione; conformità (compliance); revisione interna e quadro di controllo; realizzazione della strategia e controllo; e trasparenza.

55.

Dichiarazione sulla responsabilità sociale d'impresa (Statement on Corporate Social Responsibility, CSR) presenta una dichiarazione sui principi generali di CSR, formulando impegni precisi verso la loro realizzazione. Si tratta di un testo basilare e ispiratore per successive elaborazioni degli orientamenti specifici e relazioni. La dichiarazione descrive, inoltre, i principi di base alla BEI per quanto riguarda l'integrazione degli aspetti sociali e ambientali nelle proprie attività commerciali (cfr. anche paragrafo sulla relazione sulla responsabilità dell'impresa qui di seguito).

56.

Relazione sulla responsabilità d'impresa (Corporate Responsibility Report) — la prima edizione (2006) tratta di temi legati all'etica e all'assetto di governo, alla trasparenza e alla responsabilità, ai finanziamenti responsabili, e al «corporate footprint» della Banca. La relazione integra le informazioni sulle attività della BEI in campo ambientale, presentate precedentemente nella relazione sull'ambiente della Banca.

57.

Politica di divulgazione al pubblico — l'attuale politica (2006) stabilisce i principi e le regole d'accesso alle informazioni, basandosi sul concetto di presunzione di accessibilità delle informazioni, a meno che non sussista una condizione preminente per escludere la divulgazione. Comprende inoltre le procedure di gestione delle richieste d'informazione, e le procedure di ricorso riservate ai richiedenti.

58.

Linee guida per combattere la corruzione e la frode (Guidelines on Anti-Corruption and Fraud) — il documento riunisce le componenti principali dell'attuale impostazione della Banca, ispirandosi ai codici di comportamento, alla guida alle procedure di appalto (Guide to Procurement), alle direttrici e ai manuali interni esistenti presso la Banca, comprese le disposizioni introdotte nei contratti di prestito.

59.

Politiche ambientali e sociali, strategie e procedure — la «Dichiarazione sull'ambiente» e le «Procedure ambientali» trattano della politica e delle linee guida interne, degli standard, delle procedure e dell'organizzazione interna in campo ambientale, descrivendo come la BEI valuta gli aspetti ambientali e sociali inerenti a tutti i progetti presi in considerazione per un finanziamento, il quadro giuridico applicabile, a seconda del paese in cui essi sono localizzati, e le responsabilità dei promotori dei progetti riguardo agli aspetti ambientali, compresi gli obblighi relativi alla conservazione della natura.

60.

La valutazione dell'impatto sociale dei progetti nei paesi in via di sviluppo: l'approccio della Banca europea per gli investimenti (The Social Assessment of Projects in Developing Countries: The Approach of the EIB) — il documento descrive le prassi esistenti alla BEI per valutare l'impatto sociale dei progetti nei paesi in via di sviluppo, al fine di promuovere lo sviluppo sostenibile. Il testo riflette il peso crescente delle tematiche sociali, illustrando l'obiettivo della Banca di sviluppare gradualmente un approccio più propositivo in merito alle considerazioni legate al benessere sociale, concentrandosi all'inizio sui paesi in via di sviluppo.

61.

Quadro di valutazione dell'impatto allo sviluppo dei progetti del Fondo investimenti (Development Impact Assessment Framework of Investment Facility Projects) — il documento illustra le modalità per effettuare una migliore valutazione del contributo delle operazioni del Fondo investimenti (9) nei confronti degli obiettivi dell'accordo di partenariato ACP-UE di Cotonou. Il testo si concentra sui contributi finanziari, economici, sociali, ambientali, di governance verso la strategia del FI e degli Obiettivi di sviluppo del millennio, al fine di valutare l'impatto sullo sviluppo dei singoli progetti.

62.

Sono pubblicati sul sito Internet della Banca tutti i codici di comportamento applicabili al consiglio di amministrazione, al comitato direttivo, al comitato di verifica, ai membri del personale della BEI:

63.

La Banca mette inoltre a disposizione del pubblico precise informazioni sulle remunerazioni ed indennità relative ai membri degli organi decisionali, di vigilanza e del personale.

64.

Sono inoltre pubblicati i documenti seguenti:

65.

La BEI renderà noti i successivi processi di consultazione del pubblico su determinate politiche, soprattutto attraverso il proprio sito Internet (politica sulla trasparenza, giugno 2004).

66.

Linee guida sulla eleggibilità (Eligibility Guidelines) — il documento illustra la base giuridica che sottende all'erogazione dei finanziamenti a favore di progetti negli Stati membri dell'Unione europea, mentre quelli a favore degli Stati al di fuori dell'UE sono regolati da distinti mandati dell'UE rientranti nelle politiche di aiuto allo sviluppo e di cooperazione esterna dell'Unione.

67.

Il ciclo del progetto alla BEI (Project Cycle at the EIB) — il documento descrive i meccanismi decisionali riguardanti i progetti che la Banca finanzia, fornendo inoltre una panoramica sulle procedure di istruttoria e di controllo applicate normalmente, e che vengono conformate alle caratteristiche specifiche di ciascun progetto per il quale è richiesto il finanziamento.

68.

Guida alle procedure d'appalto (Guide to Procurement) — il testo raccoglie le informazioni sulla politica della BEI in materia, a favore dei promotori e dei loro fornitori, insieme al quadro giuridico, agli accordi necessari per l'appalto dei lavori, beni, servizi relativi ai progetti finanziati dalla BEI. Sono descritti inoltre dettagliatamente i rispettivi ruoli della BEI e dei promotori dei progetti.

69.

La relazione statistica — costituisce il terzo volume della relazione annuale della BEI e offre un esauriente supporto informativo di dati relativi ai progetti finanziati dalla Banca, compresi gli elenchi dei contratti firmati con ripartizione geografica, con informazioni dettagliate a livello di paese, regione, obiettivo dell'UE e settore.

70.

La Banca pubblica sul proprio sito Internet informazioni preliminari relative ai progetti in fase di istruttoria in un elenco dei progetti corredato di sintesi sugli stessi. I progetti sono introdotti nell'elenco prima di essere presi in esame dal consiglio di amministrazione della BEI, a meno che non esista un interesse preminente che giustifichi una divulgazione successiva (cfr. inoltre il paragrafo dedicato ai «Limiti» § 25-37).

71.

Il momento in cui un determinato progetto rientra nell'elenco della sintesi dei progetti è quando la Banca richiede i pareri degli Stati membri interessati e della Commissione europea, ai sensi dell'articolo 21 dello statuto della BEI. È questo il momento considerato più opportuno per rilasciare la prima dichiarazione pubblica riguardo al fatto che la Banca ha raggiunto uno stadio sufficientemente avanzato, nelle discussioni con il promotore del progetto, da essere ragionevolmente sicura che una proposta di finanziamento verrà presentata al consiglio di amministrazione.

72.

Le sintesi sui progetti comprendono il nome del progetto; il promotore o l'intermediario finanziario (nel caso dei prestiti globali), il luogo in cui si svolge il progetto, il relativo settore, la descrizione del progetto, i suoi obiettivi, gli aspetti ambientali e, se del caso, quelli sociali, i dati relativi agli appalti, i finanziamenti proposti da parte della BEI, il costo totale del progetto, e la fase in cui il progetto si trova, precisando se è «in fase d'istruttoria» oppure «approvato» o «firmato». Sono eventualmente forniti i links alla valutazione d'impatto ambientale (VIA), e al bando di gara d'appalto.

73.

La sintesi sul progetto comprende eventualmente anche la versione elettronica o il link alla sintesi di natura non tecnica della VIA e, per i progetti al di fuori dell'UE, l'equivalente della sintesi non tecnica con la dichiarazione sull'impatto ambientale. Il personale della BEI cerca di soddisfare qualsiasi specifica richiesta d'informazione su particolari aspetti legati alla VIA o alla sintesi non tecnica, e ad altri documenti. La BEI incoraggia i promotori a rendere disponibile l'informazione sui loro siti Internet.

74.

Dopo la firma del contratto di prestito, i progetti restano sull'elenco fino al momento in cui vengono inseriti nella relazione annuale della Banca.

75.

Le operazioni relative ai prestiti globali sono pubblicate nell'elenco dei progetti in fase di approvazione sul sito Internet della Banca (Project List Pipeline). Sono inoltre resi noti, su richiesta, i dati aggregati sui finanziamenti in merito, con prospetti riguardanti le ripartizioni geografiche e settoriali.

76.

Le attività di valutazione ex post sono svolte nell'ambito dell'ispettorato generale, da uno specifico dipartimento indipendente dalle direzioni operative. Esso conduce le valutazioni ex post delle operazioni di finanziamento della Banca, che seguono un profilo tematico, settoriale, e regionale/nazionale. Le relazioni sono pubblicate sul sito Internet della Banca dopo essere state discusse al consiglio di amministrazione. È pubblicata inoltre una relazione annuale sull'attività generale della valutazione delle operazioni (Operations Evaluation Overview Report).

77.

Se i progetti suscitano un interesse particolare da parte del pubblico, la BEI pubblica delle sintesi su argomenti specifici ad essi attinenti sul suo sito Internet.

78.

La BEI pubblica comunicati su progetti che meritano l'attenzione degli organi di stampa, generalmente al momento della firma del contratto di prestito.

79.

Oltre alle sintesi sui progetti pubblicate regolarmente, la Banca rende pubbliche inoltre altre informazioni relative ai progetti.

—

la nota d'informazione preliminare,

—

la proposta di autorizzazione dell'istruttoria,

—

la richiesta di parere da parte della Commissione europea e dello/degli Stato/i membro/i dell'UE,

—

il parere della Commissione europea,

—

il parere dello/degli Stato/i membro/i dell'UE,

—

la proposta di negoziazione dell'operazione, compresi i pareri dei vari servizi della BEI,

—

la proposta del comitato direttivo al consiglio di amministrazione relativa al finanziamento del progetto,

—

la richiesta formale di finanziamento da parte del promotore del progetto,

—

il contratto di prestito.

80.

Le informazioni sull'approccio seguito dalla BEI nelle attività di raccolta sono illustrate nel piano di attività della Banca (Corporate Operational Plan), dov'è inoltre indicato il volume previsto di raccolta.

81.

Alla BEI spetta l'obbligo di applicare le normative vigenti sui mercati sui quali sono collocate le emissioni. Un requisito comune nelle giurisdizioni ove la BEI opera è l'obbligo di non effettuare discriminazioni nella divulgazione delle informazioni su operazioni finanziarie suscettibili di offrire ad un operatore un vantaggio competitivo indebito nelle contrattazioni. In genere, la BEI si adopera affinché le informazioni su tali aspetti siano diffuse simultaneamente attraverso canali regolamentari appropriati, nonché sul proprio sito Internet. Le informazioni di routine sulle attività di raccolta della BEI sono inoltre divulgate dagli intermediari finanziari.

82.

Tra i principali mezzi di comunicazione delle operazioni di raccolta si possono enumerare:

83.

La BEI intrattiene inoltre contatti diretti con parti della comunità finanziaria nel contesto di riunioni (compresi i roadshows, le conferenze e le teleconferenze).

84.

I quesiti/le richieste riguardanti le attività della Banca sui mercati dei capitali devono essere indirizzate alla divisione Rapporti con gli investitori (investor.relations@eib.org).

85.

La documentazione riguardante le emissioni pubbliche (circolari di offerta, prospetti e/o programmi) è disponibile su richiesta.

86.

Le procedure predisposte dalla Banca per gestire le richieste d'informazione da parte del pubblico sono le seguenti.

87.

Le richieste sono formulate per iscritto o verbalmente, e devono essere dirette al dipartimento Comunicazione e informazione della BEI o all'indirizzo di posta elettronica info@eib.org. Le domande possono inoltre essere inviate agli uffici esterni della BEI, i quali provvederanno poi a inoltrarle al dipartimento sopramenzionato presso la sede della Banca a Lussemburgo.

88.

Il richiedente non ha l'obbligo di specificare i motivi della richiesta.

89.

Le richieste d'informazione sono solitamente gestite dall'InfoDesk della BEI, che provvede a fornire una risposta immediata, o in ogni caso entro 20 giorni lavorativi dalla data di ricezione della richiesta.

90.

Se la formulazione della richiesta non risulta sufficientemente precisa, o se non permette d'individuare immediatamente il documento o l'informazione richiesta, il personale della BEI contatterà il richiedente per ottenere delucidazioni in merito.

91.

Nel caso in cui la richiesta sia inoltrata al personale BEI non competente ad accoglierla, il membro del personale BEI dovrà rinviarla senza indugio al dipartimento competente.

92.

Nell'eventualità di una richiesta d'informazione espressa verbalmente, che appaia troppo complicata e complessa da trattare, il membro del personale che l'ha accolta pregherà il richiedente di formulare la richiesta in forma scritta.

93.

Nel caso in cui l'informazione richiesta sia già stata divulgata, dalla Banca oppure da un terzo, il personale della BEI indicherà al richiedente come procurarsi tale informazione.

94.

Nel caso in cui non sarà possibile provvedere ad una risposta entro il tempo prescritto, a causa della complessità della trattazione degli aspetti sollevati, il membro del personale informerà il richiedente senza indugio entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta, menzionando in tale lettera di conferma il nome del dipartimento ed il nominativo del funzionario incaricato di rispondere alla richiesta d'informazione.

95.

La risposta ad una richiesta d'informazione di natura complessa dovrà essere effettuata entro 40 giorni lavorativi dalla ricezione di tale richiesta.

96.

Se per motivi di riservatezza i membri del personale non possono consentire l'accesso all'informazione richiesta, in modo integrale o parziale, essi devono motivarne le ragioni, ed informare il richiedente del suo diritto a presentare una domanda di conferma (cfr. paragrafo successivo).

97.

L'informazione dev'essere fornita nella versione o formato esistenti, oppure, qualora possibile, nel formato corrispondente alle esigenze specifiche del richiedente.

98.

I membri del personale dovranno assicurare che, per quanto possibile, i membri del pubblico che indirizzano alla Banca una richiesta per iscritto in una delle lingue ufficiali dell'UE, ottengano una risposta nella stessa lingua della richiesta.

99.

Può essere richiesto il rimborso spese al richiedente per coprire i costi derivanti dalla divulgazione dei documenti richiesti.

100.

I membri del personale non devono inviare la risposta ad altri terzi fintanto che la persona interessata non ne sia stata informata.

101.

La Banca ha facoltà di non dar corso alle richieste d'informazioni manifestamente irragionevoli.

102.

Nel caso di un rifiuto totale o parziale da parte della Banca o di una sua mancata risposta ad una richiesta d'informazione entro i tempi prestabiliti, il richiedente ha facoltà di presentare alla Banca una richiesta di conferma entro 20 giorni lavorativi dalla data di ricezione della risposta da parte della Banca.

103.

La Banca dovrà evadere una richiesta di conferma quanto prima o, in ogni caso, entro i successivi 15 giorni dalla ricezione di tale richiesta. Il termine prestabilito può essere eccezionalmente prorogato di ulteriori 15 giorni lavorativi nell'eventualità di una richiesta concernente un documento o una risposta molto complessa, sempre che al richiedente vengano fornite in anticipo le necessarie motivazioni.

104.

Nel caso di un rifiuto totale o parziale da parte della Banca a seguito di una domanda di conferma, essa dovrà informare il richiedente delle eventuali possibili azioni che gli/le rimangono aperte, nella fattispecie la facoltà di sporgere denuncia, secondo quanto descritto nel paragrafo seguente intitolato «Disposizioni per il ricorso».

105.

Le disposizioni per il ricorso sono in vigore anche nel caso in cui la Banca non risponda ad una domanda entro i termini prestabiliti, o nel caso in cui un richiedente consideri che la risposta fornita dalla Banca sia inadeguata.

106.

Qualora i richiedenti ritengano che la loro richiesta d'informazioni non sia stata trattata da parte del personale della BEI in conformità agli standard, e alle procedure formalmente adottate dalla Banca, essi possono presentare ricorso al segretario generale della BEI. I ricorsi devono essere presentati in forma scritta, entro 20 giorni lavorativi dalla data della corrispondenza che costituisce l'oggetto della denuncia. La Banca notificherà l'avvenuta ricezione del ricorso senza indugio, e la risposta del segretario generale sarà fornita entro 20 giorni lavorativi dalla data di ricezione dello stesso.

107.

Ai sensi dell'articolo 195 del trattato dell'UE, i cittadini dell'UE o qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o che abbia la sede sociale in uno Stato membro dell'UE, possono anche sporgere denuncia presso il Mediatore europeo (10). Il Mediatore è stato istituito per esaminare le denunce contro casi di cattiva amministrazione nelle attività delle istituzioni e degli organi dell'UE, e fa capo direttamente al Parlamento europeo.

108.

Nei casi di cittadini o di residenti di paesi terzi che desiderano presentare un ricorso contro la mancata divulgazione di informazione da parte della BEI, ed i cui casi non sono trattati dal Mediatore europeo, i ricorsi possono essere indirizzati all'ispettore generale della Banca (11). Nell'espletare le proprie attività, l'ispettore generale opera in via indipendente dal management della Banca. Le sue relazioni sono inviate al comitato di verifica indipendente allo stesso momento in cui sono inviate al management della Banca.

109.

I documenti della BEI resi pubblicamente noti possono essere liberamente riprodotti nei casi in cui:

110.

Alcuni documenti statutari e decisioni della Banca sono pubblicati nella Gazzetta Ufficiale dell'Unione europea.

111.

Il sito Internet della BEI è la principale piattaforma di diffusione dell'informazione al pubblico in merito al ruolo e alle attività della Banca, e costituisce pertanto una fonte autorevole d'informazione sulla Banca.

112.

L'intera documentazione che la BEI pubblica è sia messa a disposizione o elencata sul sito Internet, il quale contiene un'ampia gamma d'informazioni sulla governance della Banca, sulla trasparenza, la struttura decisionale e le informazioni riguardanti i finanziamenti dei progetti e le attività di raccolta.

113.

La Banca s'impegna a perseguire una politica di miglioramento costante del contenuto e delle strutture del sito Internet, al fine di potenziare la rapida ed agevole consultazione dell'informazione da parte del pubblico. Il sito Internet è attualmente disponibile in inglese, francese e tedesco.

114.

Il sito Internet presenta diversi sotto-siti che si concentrano sugli obiettivi di finanziamento e di raccolta, o su altri settori di attività della BEI. In genere le informazioni contenute nei sotto-siti riguardano l'attività della BEI nei seguenti settori:

115.

Si accede inoltre al sito Internet della BEI attraverso il portale Internet sul server dell'Unione europea (http://www.europa.eu). Il sito BEI è altresì incluso in svariati siti Internet pubblici che trattano di affari dell'UE, e nei principali motori di ricerca su Internet.

116.

L'InfoDesk (info@eib.org) raccoglie tutte le richieste d'informazione e di documentazione, o qualsiasi altra richiesta riguardante il ruolo e le attività della BEI. Il team responsabile può essere anche contattato per via telefonica (cfr. le coordinate qui di seguito).

117.

In linea generale, la divisione «Rapporti con i media» del dipartimento Comunicazione e informazione gestisce le relazioni con gli organi di stampa e d'informazione. La divisione «Rapporti con gli investitori» del dipartimento Mercati dei capitali, gestisce le relazioni con la stampa specializzata dei mercati dei capitali.

118.

Le attività di stampa si concentrano essenzialmente su:

119.

Il ruolo dell'«Unità rapporti con la società civile» presso il dipartimento Comunicazione e informazione è quello di gestire i rapporti con il pubblico in generale, compresi i contatti con le organizzazioni non governative (ONG) ed altre organizzazioni della società civile (OSC), agendo da interfaccia tra la BEI e la società civile, attraverso in particolare il coordinamento delle risposte alle richieste d'informazione o domande, ed organizzando riunioni e seminari con le organizzazioni interessate. Tra le attività si annoverano:

120.

Seminari periodici (Workshops). La BEI organizza seminari per le OSC su temi di comune interesse, generalmente a cadenza semestrale, e soprattutto su base regionale, all'interno e al di fuori dell'Unione europea. I seminari sono portati all'attenzione delle OSC tramite l'annuncio dell'evento sul sito Internet della BEI, e attraverso un'apposita informativa inviata per corrispondenza. L'ordine del giorno dei seminari è stabilito in cooperazione con le OSC interessate.

121.

Contatti locali e regionali. Il personale della Banca mantiene contatti e partecipa a riunioni organizzate con i rappresentanti delle OSC locali, soprattutto laddove esiste un interesse particolare da parte della popolazione locale verso un progetto finanziato dalla Banca. I membri del personale delle direzioni operative possono eventualmente, se necessario, essere coinvolti in tali riunioni, nel cui contesto l'unità Rapporti con la società civile svolge un ruolo di coordinamento e di mediazione.

122.

Altri eventi. Il personale BEI partecipa inoltre a eventi organizzati dalle OCS.

123.

Tra le attività fondamentali si possono enumerare:

124.

La Banca mette a disposizione il materiale e le strutture seguenti:

125.

La BEI sta attualmente procedendo all'elaborazione di una politica di analisi dei documenti riservati. I documenti considerati di valore storico e appartenenti agli archivi della Banca saranno gradualmente messi a disposizione del pubblico interessato. Gli archivi storici della BEI sono conservati, insieme a quelli delle altre istituzioni e organi dell'UE, presso l'Istituto europeo di Firenze.

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