COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE - COMPLETARE IL MANDATO DI RIFORMA: RELAZIONE SULLO STATO D'AVANZAMENTO E MISURE DA ATTUARE NEL 2004

1. INTRODUZIONE

Nel gennaio 2003 la Commissione ha adottato un "Bilancio intermedio della riforma" [1], che risponde al mandato del Libro bianco del marzo 2000 di pubblicare un esame completo dei progressi compiuti. Da questa relazione risultava che in meno di tre anni la Commissione aveva rispettato la maggioranza degli impegni assunti nel Libro bianco e che la prima fase della riforma, concernente l'introduzione di modifiche strutturali e procedurali e proposte di atti legislativi, era quasi completata, ed era già in corso la seconda fase, consistente essenzialmente nell'attuazione.

[1] COM(2003) 40 def.

Vi era sottolineato anche il fatto che il 2003 sarebbe stato un anno impegnativo per la riforma. L'entrata in vigore del nuovo regolamento finanziario il 1° gennaio ha richiesto il passaggio a controlli decentralizzati. L'attuazione del nuovo sistema di valutazione del personale e la conduzione di intensi negoziati sulla revisione dello statuto hanno comportato un notevole carico di lavoro e un inevitabile senso di insicurezza per il personale. Inoltre, si è avuta la conferma che la riforma è un processo di cambiamento e di scoperta nel corso del quale le esperienze effettuate mettono in luce questioni nuove.

La presente relazione espone i progressi principali compiuti nell'attuazione della riforma nel 2003 e le prospettive per il 2004. Essa mette in evidenza anche che la riforma può riuscire soltanto se la sua attuazione continua con la stessa determinazione. La relazione non contiene, fuorché negli allegati, le informazioni specifiche fornite nelle precedenti relazioni di avanzamento, perché sono state attuate praticamente tutte le 98 azioni del Libro bianco. Essa esamina invece più dettagliatamente alcune delle questioni evidenziate nel gennaio 2003 e gli insegnamenti tratti dall'attuazione della riforma nel corso dell'anno passato. In particolare, vista l'importanza del dossier e il suo rapporto con il progetto di riforma, questa relazione descrive le misure che devono essere adottate a seguito degli eventi di Eurostat. La relazione descrive anche i preparativi amministrativi per il prossimo allargamento.

Nel capitolo 2 sono descritti i progressi compiuti nell'attuazione dei quattro elementi costitutivi della riforma indicati nel Libro bianco. Il capitolo 3 presenta le prospettive di riforma per il 2004. Il capitolo 4 descrive dettagliatamente le misure che la Commissione deve adottare a seguito della crisi di Eurostat.

2. PROGRESSI COMPIUTI NELL'ATTUAZIONE DEL LIBRO BIANCO

Il Libro bianco del marzo 2000 ha organizzato l'azione di riforma attorno a quattro pilastri principali: una cultura basata sul servizio, la programmazione e pianificazione strategica, la politica del personale, il controllo e l'audit interni. Il presente capitolo presenta dapprima un'analisi dell'attuazione globale delle azioni del Libro bianco e in seguito un sommario dei progressi compiuti nel 2003 per ciascuno dei quattro pilastri.

2.1. Le 98 azioni del Libro bianco

Una valutazione globale dell'attuazione delle 98 azioni (v. allegato 1) annunciate nel Libro bianco del marzo 2000 mostra che la Commissione ha rispettato il suo impegno di condurre a termine l'attuazione del Libro bianco. Nel gennaio 2003 la Commissione ha annunciato che 87 delle 98 azioni del Libro bianco erano state completate.

Delle 11 azioni non ultimate all'inizio del 2003, ne restano da completare solo due e mezzo (v. allegato 2). Un registro centrale delle fatture previsto nell'azione 11 del Libro bianco è stato messo a disposizione dei servizi e l'azione sarà completata nel primo semestre del 2004 nel quadro della modernizzazione del sistema di contabilità [2]. È collegata all'introduzione di un sistema di contabilità modernizzato anche la banca dati dei contratti prevista nell'azione 74 del Libro bianco, che sarà pienamente operativa nel corso di quest'anno. Infine, per quanto riguarda l'azione 9, è stata completata la prima componente (proporre modifiche del quadro normativo dell'UE che permettano l'aggiudicazione di appalti pubblici e l'effettuazione di transazioni per via elettronica) mentre non è ancora completamente ultimata la seconda componente (rivedere le pratiche interne della Commissione e incoraggiare l'utilizzo delle firme elettroniche).

[2] Sono in corso i lavori riguardanti le misure e il calendario necessari per integrare pienamente le attività delle delegazioni della Comunità nei paesi terzi.

2.2. Creazione di una cultura basata sul servizio

Come sottolineato nell'ultima relazione d'avanzamento, uno degli obiettivi del piano di azione presentato nel Libro bianco era quello di migliorare le relazioni della Commissione con il pubblico e allo stesso tempo di sviluppare all'interno della Commissione una cultura maggiormente orientata al servizio. Sia sul piano esterno che su quello interno i progressi sono stati apprezzabili.

Relazioni con il pubblico

Sono già stati segnalati un evidente miglioramento delle relazioni della Commissione con il pubblico e l'adozione di misure concrete per aumentare la trasparenza; nel 2003 i progressi realizzati dalla Commissione sono stati costanti. Ad esempio, nel 2003 la capacità della Commissione di rispettare i termini di pagamento è ulteriormente migliorata e il numero medio di giorni necessari per un pagamento è diminuito da 54 nel 1999 a 43,7 nel 2002 e a 42,9 nel 2003. L'applicazione del codice di buona condotta amministrativa ha permesso alla Commissione di migliorare la sua capacità di rispondere al pubblico entro i termini stabiliti: nel 2003 l'80-90% della corrispondenza ricevuta dal pubblico ha avuto una risposta entro i termini normali, rispetto al 70% del 2002. Per la prima volta è ora a disposizione del pubblico una guida dettagliata online dei servizi della Commissione.

È stato rilevato un forte aumento del numero di domande di accesso a documenti della Commissione da parte del pubblico. Nonostante quest'aumento, il tasso delle risposte positive resta stabile, intorno a due terzi. Il regolamento concernente l'apertura al pubblico degli archivi storici della CE e della CECA è stato modificato per allinearlo al regolamento relativo all'accesso del pubblico ai documenti. Il campo d'applicazione del regolamento relativo all'accesso è stato inoltre esteso alle agenzie. Il registro pubblico istituito nel 2002 ora comprende anche gli ordini del giorno e i verbali delle riunioni della Commissione. Alla fine del 2003 è stato aperto al pubblico un nuovo registro, contenente i lavori dei comitati che assistono la Commissione nell'adozione delle decisioni.

Migliorare la governance europea

La riforma amministrativa contribuisce all'obiettivo di migliorare la governance europea. In particolare sono state definite e inserite progressivamente nei metodi di lavoro della Commissione le modifiche previste nel piano di azione della Commissione del giugno 2002 per "Semplificare e migliorare la regolamentazione", p. es. la fissazione di principi e norme minime sulla consultazione del pubblico e di orientamenti per la raccolta e l'utilizzo di consulenze di esperti [3]. Inoltre, l'impegno di effettuare valutazioni d'impatto per tutte le principali iniziative legislative e politiche è stato pienamente integrato nel ciclo di pianificazione strategica e programmazione (SPP) e l'attuazione progressiva è iniziata con il programma legislativo e di lavoro della Commissione per il 2003. La Commissione ha introdotto inoltre nuove misure per migliorare la gestione dei procedimenti per infrazione del diritto comunitario. Queste misure contribuiranno anch'esse al rispetto degli impegni assunti dalla Commissione nel quadro dell'accordo interistituzionale "Legiferare meglio" del dicembre 2003.

[3] COM(2002) 275 e COM(2002) 278

Semplificazione delle procedure e dei metodi di lavoro

La semplificazione delle procedure e dei metodi di lavoro è un elemento costitutivo della riforma, che si è sviluppato al di là delle aspettative del Libro bianco. Un piano di azione intermedio di 12 misure è stato condotto a buon fine. Nel 2003 è stata completata anche un'ampia revisione del manuale delle procedure operative della Commissione. Inoltre, nel 2003 tre "circoli per la qualità" hanno terminato i loro lavori, riguardanti le procedure per semplificare le norme sulla firma dei documenti; l'applicazione più ampia degli accordi a livello di servizio tra i servizi centrali e quelli operativi e le procedure di accoglienza e d'integrazione dei nuovi funzionari. Nel settore delle relazioni esterne sono in corso lavori sulle norme di autorizzazione, che dovrebbero concludersi prossimamente. Tutta la documentazione concernente la semplificazione è messa a disposizione del personale della Commissione su un sito Internet interno che funge anche da strumento per le risposte e i suggerimenti del personale.

Fatti salienti del 2003

* I tempi necessari per l'effettuazione dei pagamenti continuano a diminuire: da 54 giorni nel 1999 a 43,7 nel 2002 e 42,9 nel 2003.

* La quota di risposte positive alle domande di accesso a documenti da parte del pubblico resta stabile a circa due terzi, nonostante l'aumento del numero di richieste.

* La valutazione dell'impatto per le proposte politiche è stata introdotta come nuova procedura della Commissione.

* Il manuale delle procedure operative della Commissione è aggiornato completamente e pubblicato on line nel dicembre 2003

2.3. Pianificazione strategica e programmazione coordinamento delle politiche

Funzionamento del ciclo di pianificazione strategica e programmazione (SPP)

Nel 2003 il ciclo di pianificazione strategica e programmazione (SPP) è entrato, per la prima volta pienamente in funzione e ha raggiunto la sua "velocità di crociera" grazie all'utilizzazione di strumenti consolidati di gestione e preparazione del bilancio per attività, elaborati dal 2002, anno dell'introduzione della SPP nella Commissione.

I principali risultati nel 2003 sono stati i seguenti:

- La strategia politica annuale (SPA) è stata adottata per la terza volta. La sfida principale della decisione SPA 2004 era di prevedere il fabbisogno di risorse umane nel contesto dell'allargamento e di procedere alla ridistribuzione di una parte considerevole del personale in base alle priorità fissate.

- Gli aspetti interistituzionali del processo SPA della Commissione sono stati maggiormente sviluppati. Un dialogo interistituzionale costruttivo si è svolto con il Parlamento europeo. La decisione SPA 2004 ha anche accentuato la dimensione di politica pluriennale, che è servita da base per il contributo dettagliato della Commissione all'elaborazione del programma strategico pluriennale del Consiglio per il periodo 2004-2006.

- Il ciclo SPP ha posto le priorità politiche, compresa l'assegnazione delle risorse, al centro del processo decisionale. Al personale con responsabilità di gestione è chiesto di concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi prioritari e di riferire sui risultati ottenuti. Nonostante quest'evoluzione positiva, nel 2003 è emerso che sono ancora necessari sforzi per ancorare maggiormente la SPP nella cultura amministrativa. Resta importante trovare il giusto equilibrio fra le attività nuove e quelle in corso. L'attuazione del programma legislativo e di lavoro della Commissione non ha soddisfatto le aspettative e va migliorata.

- Il bilancio 2004 è stato esaminato e preparato per la prima volta in base alla nomenclatura del bilancio per attività, seguendo la struttura per settore politico e attività utilizzata da tutti i servizi della Commissione come struttura di riferimento per i loro piani di gestione annuali.

La struttura e il contenuto dei piani di gestione annuali (per il 2004) sono stati consolidati e semplificati nel 2003 per concentrarsi sugli elementi e sulle funzioni essenziali. È importante garantire un monitoraggio adeguato degli obiettivi e delle attività, e in particolare il seguito dei piani di azione indicati nelle relazioni annuali sull'attività e nella sintesi corrispondente.

Meccanismi di coordinamento delle politiche

La Commissione si è adoperata per migliorare il coordinamento fra i servizi nella prospettiva di una maggiore centralizzazione delle politiche legate alla riforma e della loro attuazione.

Il gruppo direttivo ABM, che è presieduto dal segretario generale e riunisce i direttori generali e i gabinetti dei servizi centrali, coordina le questioni politiche e strategiche legate alla riforma. Il gruppo dei Direttori generali è incaricato di garantire la coerenza dell'attuazione della riforma e delle altre politiche. A questi gruppi si aggiungono due nuove strutture di coordinamento istituite con una decisione della Commissione nell'ottobre 2002 [4], il gruppo dei direttori delle risorse [5] e il gruppo per il coordinamento interservizi [6]. Ciò significa che attualmente quattro gruppi permanenti interservizi di alto livello operano per migliorare la coerenza e il coordinamento fra i servizi, facilitare la programmazione, permettere uno scambio permanente d'informazioni e contribuire a ridurre il carico di lavoro dei servizi. Ulteriori informazioni sulle loro attività nel corso del 2003 sono contenute nell'allegato 3.

[4] Comunicazione relativa all'attuazione della riforma e al miglioramento dei coordinamento interservizi, SEC(2002)1040.

[5] "Per l'attuazione della riforma amministrativa, i direttori della ricerca devono riunirsi in modo più strutturato per discutere le questioni dettagliate che richiedono particolare attenzione e garantire che siano prese in considerazione le esigenze dei servizi operativi." (SEC(2002) 1040/2, pag. 1).

[6] "La cooperazione interservizi sull'attuazione delle politiche deve essere migliorata tramite una struttura intermedia per esaminare la programmazione dell'ordine del giorno, individuare questioni che richiedono particolare attenzione e controllare in modo coordinato i lavori dei gruppi ad hoc riguardanti questioni specifiche." (SEC(2002) 1040/2, pag. 1).

Fatti salienti del 2003

* Il processo di graduale introduzione del bilancio per attività giunge a conclusione e permette di stabilire un bilancio più trasparente e facilmente comprensibile.

* Strumenti consolidati di gestione basata sulle attività sono utilizzati ora da tutti i servizi della Commissione per la pianificazione, il monitoraggio e la comunicazione.

* I meccanismi di coordinamento della Commissione sono stati semplificati e riuniti in quattro gruppi di coordinamento interservizi.

2.4. Politica del personale

Come annunciato nel bilancio intermedio della riforma del 2003, entro la fine del 2002 la Commissione ha presentato proposte globali di modifica dello statuto ed ha dato inizio ad azioni che hanno potuto essere realizzate nel quadro dell'attuale regime. Il 2003 è stato quindi un anno decisivo per l'attuazione delle riforme nel settore del personale previste dal Libro bianco e un anno di intensi negoziati sulla revisione dello statuto. Un fattore chiave per l'attuazione è stato il primo esercizio del nuovo sistema di valutazione e di promozione del personale. I negoziati hanno permesso l'entrata in vigore, prevista per il 1° maggio 2004, del nuovo statuto, che si trova ora nella fase finale della procedura legislativa al Consiglio e al Parlamento europeo. La sua adozione completerà il quadro della riforma del personale e permetterà l'attuazione completa della politica coerente delle risorse umane elaborata durante il processo di riforma. Poiché la riforma dello statuto coincide con l'imminente allargamento storico, la Commissione potrà assumere nuovi colleghi in un quadro stabile di norme modernizzate, comprendente una nuova struttura delle carriere più lineare.

Statuto

I negoziati sulla revisione dello statuto sono giunti nel 2003 a un importante risultato: il 19 maggio il Consiglio ha raggiunto un accordo politico su un pacchetto comprendente salari, pensioni e carriere ed ha fissato la data del 1° maggio 2004 per l'entrata in vigore del nuovo statuto. Successivamente sono stati compiuti altri passi importanti. È stato possibile, nel quadro del comitato di consultazione (CoCo), avviare un dialogo tra i rappresentanti del personale, gli Stati membri e le amministrazioni di tutte le istituzioni. Le conclusioni del comitato sono state approvate il 29 settembre dal Consiglio, che ha modificato e completato l'accordo politico. Questo passo decisivo ha permesso di fare avanzare il dossier secondo il calendario concordato e nel quadro del dialogo sociale e di buoni rapporti di lavoro. La Commissione ha adottato la sua proposta riveduta di modifica dello statuto il 18 novembre, in base ai risultati dei negoziati ottenuti, e la ha trasmessa al Consiglio. Nel gennaio 2004 è stato raggiunto un accordo con il Parlamento europeo sulle questioni prioritarie, che dovrebbe permettere al Parlamento di emettere il suo parere sul pacchetto finale entro i termini concordati. Quest'accordo segna la fine dei negoziati sulle questioni di contenuto e l'inizio del processo di verifica da parte del Consiglio e di altre istituzioni, che dovrà essere completato all'inizio del 2004.

La proposta riveduta differisce poco dalla proposta originaria dell'aprile 2002. La struttura delle carriere più lineare è stata mantenuta nella sua forma iniziale e con essa anche l'obiettivo di rafforzare il principio del merito nelle istituzioni. È stato deciso di mantenere le retribuzioni a un livello appropriato, mentre il regime pensionistico attuale sarà modernizzato per far fronte al problema dell'invecchiamento demografico in Europa. Le condizioni di lavoro saranno modernizzate come proposto dalla Commissione, per garantire una maggiore flessibilità e pari opportunità; sono state decise nuove misure in fatto di disciplina e di denuncia delle disfunzioni al fine di stabilire norme etiche rigorose e regole chiare in tutte le istituzioni.

Per poter applicare immediatamente il nuovo statuto, occorre esaminare tutte le modalità di esecuzione esistenti, aggiornarle se necessario e stabilire un certo numero di nuove disposizioni su questioni emergenti, come il diritto al lavoro part-time in determinate circostanze, il concetto di famiglia allargata e il congedo per gravi motivi familiari. Questi lavori sono iniziati nell'aprile 2003 e saranno continuati in modo intensivo all'inizio del 2004 per consentire l'applicazione delle necessarie disposizioni a partire dalla data di entrata in vigore dello statuto modificato.

Gestire l'allargamento

Nel 2003 la Commissione ha iniziato ad assumere personale ausiliario dei nuovi Stati membri, dando così il via al processo d'integrazione dei nuovi colleghi. L'autorità di bilancio ha accettato di concedere i posti richiesti dalla Commissione per il 2004 nel contesto dell'allargamento. Come previsto, il prossimo anno avranno perciò luogo le prime assunzioni dei nuovi funzionari. Grazie ai numerosi concorsi indetti nel 2003, organizzati su base interistituzionale dall'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO), la Commissione potrà procedere a tempo debito all'assunzione del personale permanente dei nuovi Stati membri. Questi concorsi sono iniziati regolarmente nel 2003. La prima fase si è già conclusa e i risultati sono stati resi noti. Quest'esercizio senza precedenti ha dimostrato i vantaggi di un'unione degli sforzi delle istituzioni nel contesto della riforma per affrontare l'allargamento. Prima che i candidati che hanno superato i concorsi possano entrare effettivamente in funzione, il Consiglio dovrà però adottare il regolamento relativo al regime di deroga dalla ripartizione geografica, attualmente oggetto di negoziati a livello politico.

Il nuovo sistema di valutazione del personale

Per quanto riguarda gli elementi della riforma della politica del personale che possono essere attuati nell'ambito dell'attuale statuto, la Commissione ha continuato nel 2003 con l'attuazione delle decisioni adottate nel 2001 e 2002. Il primo esercizio di valutazione del personale basato sul nuovo sistema di esame dell'evoluzione della carriera è stato condotto nella Commissione nel 2003 entro i termini prescritti (fuorché nelle delegazioni, a causa di problemi dovuti alla distanza, ora risolti) e l'esercizio di promozione 2003 si è svolto, come previsto, in base al nuovo sistema di valutazione. È stato così confermato il rafforzamento del legame tra il merito e l'avanzamento nella carriera all'interno della Commissione ed è aumentata la trasparenza delle decisioni in materia di promozioni. Va notato tuttavia che per i servizi della Commissione quest'esercizio ha comportato un pesante onere amministrativo e che sono sorte difficoltà con il sistema di attribuzione del punteggio, che sono in via di soluzione. Le critiche giustificate sono state prese in considerazione nella revisione delle modalità di attuazione e si prevede che l'esercizio di valutazione del 2004 risolverà di fatto queste difficoltà.

Mobilità

Per quanto riguarda la mobilità obbligatoria per i posti sensibili, conformemente alla norma di controllo interna n. 5, la Commissione si è fissata l'obiettivo di individuare i posti sensibili e di trasferire entro il 2003 tutti i funzionari che occupano da più di 7 anni un posto sensibile nel settore finanziario o del personale. Quest'esercizio senza precedenti è stato condotto con determinazione e le DG devono individuare i posti sensibili tramite lo strumento di monitoraggio esistente (il sistema d'informazione sui posti). Entro fine marzo 2004 sarà presentata una relazione sull'attuazione di quest'operazione, che ha incontrato una serie di difficoltà pratiche, in particolare nella sostituzione dei funzionari con un profilo specializzato. Per quanto riguarda la mobilità non obbligatoria, si è continuato a mettere in atto gli orientamenti sulla mobilità adottati nel febbraio 2002 e sono stati risolti i relativi problemi pratici.

Formazione

Anche nel 2003 il rafforzamento della formazione orientata all'evoluzione della carriera è stato considerato una delle principali priorità. Il numero medio di giorni di formazione per funzionario è aumentato a 8,32 nel 2003 rispetto ai 6,9 del gennaio scorso. Sono stati impegnati il 99% del bilancio per la formazione generale e il 100% del bilancio per la formazione linguistica. Il bilancio per la formazione generale, che dopo l'aumento del 63,6% nel 2001 ha conosciuto un'ulteriore crescita nel 2002 e nel 2003, registrerà un altro incremento sostanziale del 37% nel 2004.

Per attuare la decisione della Commissione del maggio 2002 relativa alla formazione del personale è stato adottato per il 2003 il primo quadro strategico annuale per la formazione, che è basato sui fabbisogni della Commissione e fissa le priorità. Il catalogo delle formazioni proposte a livello centrale è stato ampliato considerevolmente, in particolare nel settore della gestione e dell'amministrazione finanziaria, e alcuni corsi sono stati resi obbligatori per tutto il personale o sono diventati una condizione preliminare per avanzamenti di carriera. Per tutto il personale della Commissione, un nuovo strumento per stabilire le esigenze di formazione individuali, la carta di formazione, ha costituito un elemento importante del nuovo sistema di valutazione ed è stato utilizzato nell'esercizio 2003. La partecipazione ai corsi di formazione finanziaria è aumentata da circa 3800 partecipanti nel 2001 a circa 7100 nel 2003 e una serie di nuovi corsi finanziari sarà aggiunta nel 2004 ai 29 già offerti. I corsi di management sono stati resi obbligatori per il personale con funzioni direttive e per i futuri capi Unità; nel 2003 circa 500 funzionari hanno partecipato ai due corsi di management interni obbligatori o condizionali, mentre molti altri hanno seguito corsi di management al di fuori delle istituzioni.

Personale direttivo medio e superiore

Per quanto riguarda il personale direttivo di livello medio, è stato approvato dal collegio un progetto di decisione della Commissione che sarà oggetto di una consultazione con i rappresentanti del personale prima dell'adozione finale prevista per l'inizio del 2004; la decisione precisa il ruolo e la posizione dei capi Unità nell'ambito dell'istituzione, rende obbligatori i corsi di management prima della prima nomina a un posto di capo Unità, richiede un periodo di prova e prevede una mobilità più regolare e la possibilità di riassegnazione a funzioni non direttive.

Il progetto pilota per la valutazione delle prestazioni degli alti funzionari (direttori generali e direttori) è stato completato nel 2003. Esso ha dimostrato la necessità di rivedere alcuni elementi centrali, in modo che l'approccio finale che sarà presentato al collegio nel 2004 possa avvicinare il sistema al modello applicato al resto del personale. Nel frattempo è stata conclusa la fase di prova dei centri di valutazione, che saranno utilizzati nel 2004 per l'assunzione di candidati esterni, provenienti anche dai nuovi Stati membri. Per quanto riguarda la mobilità degli alti funzionari, conformemente agli impegni assunti dalla Commissione, nessun direttore generale occupa il suo posto attuale da più di 5 anni. Ciò rappresenta un netto progresso rispetto alla situazione del settembre 1999, quando 12 funzionari A1 occupavano lo stesso posto da più di 5 anni e 8 di loro da più di 7 anni. Da quando l'attuale Commissione è entrata in funzione, hanno avuto luogo 40 trasferimenti fra servizi a livello A1 e 76 trasferimenti a livello A2.

Pari opportunità

Per quanto riguarda la parità di opportunità, nel dicembre 2003 39 dei 270 posti A1 e A2 erano occupati da donne, rispetto ai 35 su un totale di 259 del dicembre 2002 (il 14,4% rispetto al 13,5%). Altri progressi nel campo delle pari opportunità saranno resi possibili dall'entrata in vigore del nuovo statuto, che permette in particolare condizioni di lavoro più flessibili per consentire al personale di conciliare meglio la vita professionale e quella familiare.

Fatti salienti del 2003

* I negoziati sullo statuto si sono conclusi; il testo giuridico deve ancora essere esaminato in Consiglio. Non esistono altri ostacoli alla sua adozione entro i termini previsti.

* L'EPSO ha indetto 32 concorsi in vista dell'allargamento e ha completato la prima fase, che dovrebbe permettere di costituire una riserva sufficiente di personale per la fine del 2004.

* I funzionari hanno dedicato alla formazione una media di 8,32 giorni.

* Il bilancio per la formazione generale è aumentato del 37% e sono stati impegnati il 99% del bilancio per la formazione generale e il 100% del bilancio per la formazione linguistica.

* Sono state attuate tutte le 9 decisioni della Commissione adottate nel quadro dell'attuale statuto per tradurre in pratica il capitolo del Libro bianco relativo alla politica del personale.

* Il primo esercizio di valutazione e promozione del personale basato sul nuovo sistema si è svolto entro i termini previsti.

* Nessun direttore generale è stato in carica nel suo posto attuale per più di 5 anni.

2.5. Controllo interno e gestione finanziaria

Nuovo regolamento finanziario

Con l'entrata in vigore, il 1° gennaio 2003, del nuovo regolamento finanziario e delle sue modalità di attuazione, il sistema di controllo interno della Commissione è cambiato sostanzialmente. Le nuove norme prevedono in particolare l'abolizione del controllo centrale ex ante e la ridefinizione del ruolo degli attori finanziari per accrescerne la responsabilità, l'istituzione di un quadro giuridico per le sovvenzioni, il recepimento delle direttive sugli appalti pubblici e un quadro chiaro per l'esecuzione del bilancio.

Molti articoli del nuovo regolamento finanziario fanno specifico riferimento agli strumenti ed agli organi istituiti dalla riforma. Quattro questioni importanti per l'attuazione del nuovo regolamento finanziario restano da definire: il nuovo sistema di contabilità, la responsabilità finanziaria dei funzionari, la creazione di un "panel" per le irregolarità finanziarie e l'elaborazione di contratti tipo.

Il progetto di riforma del sistema di contabilità è avanzato come previsto nel 2003. Il gruppo incaricato della sua realizzazione è stato rafforzato con 9 posti permanenti e 5,5 posti ausiliari. Sono stati stanziati fondi per le consulenze esterne ed è stato firmato un contratto quadro con i consulenti esterni. Sono inoltre state formalizzate le procedure dei progetti riguardanti il monitoraggio, la gestione del rischio, la gestione del cambiamento, la partecipazione degli interessati e la gestione della qualità.

La responsabilità finanziaria di tutti i funzionari è prevista dall'articolo 22 dello statuto, a cui l'articolo 66 del regolamento finanziario fa riferimento. Il 23 luglio 2003 la Commissione ha adottato un documento di lavoro sull'applicazione dell'articolo 22 che stabilisce le condizioni d'attuazione e le procedure da seguire. Il procedimento di concertazione con le organizzazioni sindacali e professionali (OSP) è iniziato nel novembre 2003 ed è ancora in corso.

Con la decisione C/2003/2247 del 9 luglio 2003 la Commissione ha istituito l'istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie prevista all'articolo 66, paragrafo 4 del regolamento finanziario, indipendente sul piano funzionale e incaricata di accertare l'esistenza di un'irregolarità finanziaria e le eventuali conseguenze. La selezione dei membri dell'istanza si è conclusa nel 2003. Nel febbraio 2004 Jan O. Karlsson, ex presidente della Corte dei conti europea, è stato nominato presidente dell'istanza.

È stato predisposto per i servizi un nuovo vademecum sugli appalti pubblici, che nella versione finale comprenderà modelli di contratti individuali e di contratti quadro di servizi e forniture. Modelli di contratti quadro di servizi e forniture sono stati inseriti nel vademecum del 2003. Gli altri contratti tipo (contratto quadro di servizi standard, contratto di fornitura e contratto di fornitura/servizi di basso valore) sono in corso di preparazione e saranno adottati all'inizio del 2004. La Commissione ha adottato anche modelli di convenzioni di finanziamento per aiutare i servizi ad applicare le disposizioni pertinenti ed armonizzare la stesura delle convenzioni tra la Commissione e i beneficiari.

Decisioni relative al controllo interno

Accanto alle raccomandazioni e alle richieste dell'autorità di discarico e della Corte dei conti, le relazioni d'attività annuali e le dichiarazioni sono state la fonte più importante per lo sviluppo del sistema di controllo interno. La relazione di sintesi sulle relazioni annuali sulle attività del 2001 rilevava per l'azione 13 un'incertezza riguardo ai ruoli e alle responsabilità dei principali attori del controllo interno e dell'audit interno.

Di conseguenza, nel gennaio 2003 la Commissione ha adottato una decisione con cui incarica il servizio finanziario centrale della DG Bilancio di presentare una sintesi dei controlli interni effettuati in tutta la Commissione. La decisione chiede anche ai direttori generali di designare "funzionari di contatto" per il controllo (il direttore delle risorse o un funzionario equivalente) che saranno in diretto collegamento con il servizio finanziario centrale e gli forniranno le informazioni necessarie per la sintesi dei controlli interni. Il SAI dovrà esprimere un parere sul progetto di relazione di sintesi e sostenere maggiormente i lavori delle strutture di audit interno.

In seguito alla crisi di Eurostat, il servizio finanziario centrale è stato incaricato nella relazione di sintesi successiva riguardante le relazioni annuali sulle attività del 2002 di aggiornare dopo sei mesi la sua presentazione annuale del controllo interno e di realizzarla DG per DG. In seguito a una decisione precedente che stabilisce che i commissari e i direttori generali devono condurre un dialogo permanente sul controllo interno [7], la relazione di sintesi del 2002 precisa che i direttori generali devono riferire al loro commissario almeno due volte all'anno i risultati dell'audit interno e i casi comunicati all'OLAF. Inoltre, la Commissione ha chiesto ai direttori generali di valutare nell'autunno 2003 se i loro servizi saranno in grado di conformarsi alle prescrizioni di base delle 24 norme per il controllo interno entro la fine del dicembre 2003.

[7] Le relazioni annuali e dichiarazioni dei direttori generali previsti nell'ambito della riforma della Commissione (azione 82 del Libro bianco) - SEC(2001) 857: "Le questioni che figureranno nella relazione devono essere presentate e discusse durante il dialogo permanente tra il direttore generale e il commissario responsabile nel corso dell'anno..."

Comitato di controllo degli audit

Il seguito da dare alle raccomandazioni del servizio di audit interno è essenzialmente una responsabilità di gestione. A livello centrale, tuttavia, il comitato di controllo degli audit sorveglia l'andamento dell'attuazione delle raccomandazioni emerse dagli audit. Il comitato è presieduto dal commissario per il bilancio ed è costituito dal commissario per il personale e l'amministrazione e il SAI, da altri due commissari (la sig.ra Reding e il sig. Vitorino) e da un esperto esterno di audit interno.

In seguito ai commenti della Corte dei conti, il comitato ha introdotto misure procedurali e strutturali per gestire eventuali conflitti d'interesse. Esso ha deciso che i membri del comitato non presiederanno le discussioni sui punti dell'ordine del giorno concernenti gli audit dei servizi che rientrano nella loro responsabilità. Inoltre, il segretariato del comitato è stato trasferito dalla DG Bilancio al Segretariato generale.

Fatti salienti del 2003

* Entrata in vigore del nuovo regolamento finanziario.

* Il progetto di riforma contabile avanza come previsto.

* Le misure di riforma relative alla responsabilità finanziaria dei funzionari e all'istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie sono nella fase conclusiva.

* La Commissione adotta la decisione relativa all'azione 13 e la relazione di sintesi del 2002 e migliora così la comunicazione in materia di controllo interno.

3. ATTUAZIONE DELLA RIFORMA NEL 2004

Il programma di riforma del 2004 si concentrerà soprattutto sull'attuazione dei cambiamenti, in particolare quelli contenuti nel nuovo statuto che entrerà in vigore il 1° maggio 2004, quando il Parlamento europeo avrà espresso un parere e il Consiglio avrà adottato la proposta della Commissione. Il nuovo statuto dovrà inoltre permettere una buona integrazione del personale dei paesi aderenti nella Commissione e nelle altre istituzioni.

3.1. Pianificazione strategica e programmazione

In un'Unione allargata e in una nuova Commissione allargata le capacità di pianificazione strategica e di programmazione della Commissione avranno un'importanza crescente per stabilire le priorità ed attuare le politiche in modo coerente.

Con 25 membri la Commissione dovrà chiaramente adattare il suo funzionamento interno. Ad esempio, dovranno essere prese decisioni sulla ripartizione dei portafogli fra i commissari e sarà necessaria un'attenta pianificazione per garantire un passaggio senza difficoltà dalla Commissione attuale a quella futura. Il fatto che 10 nuovi commissari diventeranno membri del collegio il 1° maggio 2004 faciliterà questo processo.

Nell'ambito della preparazione delle nuove prospettive finanziarie (post-2006), la Commissione intende proporre una semplificazione e una razionalizzazione degli strumenti finanziari che utilizza. L'obiettivo fondamentale è razionalizzare il numero di strumenti finanziari affinché l'attuazione delle politiche sia più trasparente, efficace ed efficiente. La Commissione presenterà le proposte a tal fine a tempo debito.

Programma per il 2004

* Il 1° maggio 2004 il collegio accoglierà 10 commissari provenienti dai paesi aderenti.

* Come indicato nel trattato di adesione e nelle proposte della Commissione alla conferenza intergovernativa, la nuova Commissione adotterà meccanismi di decisione interna per un collegio di 25 membri.

* La Commissione presenterà una proposta per le prossime prospettive finanziarie, che razionalizzerà il numero di strumenti finanziari.

* Alla nuova Commissione saranno trasferiti strumenti consolidati di pianificazione strategica e programmazione.

* Sarà generalizzato il sistema di valutazione d'impatto approfondita per tutte le nuove proposte rilevanti.

3.2. Politica del personale

La prossima Commissione dovrà essere dotata non solo di un solido quadro di programmazione e di pianificazione, ma soprattutto di un sistema coerente e stabile per la politica del personale. Le sfide principali per il 2004 in questo settore consistono nel garantire stabilità nella fase di allargamento e assicurare un passaggio senza difficoltà al nuovo statuto. Nel 2004 l'attuazione si concentrerà sulla revisione e sul perfezionamento dei dettagli in base alle esperienze pratiche, mantenendo gli orientamenti già definiti dalla riforma del personale.

Con l'entrata in vigore del nuovo statuto prevista per il 1° maggio 2004, si concluderà la "fase di riorganizzazione" della politica di riforma. La Commissione potrà allora concentrarsi pienamente sull'approfondimento della sua nuova politica del personale e assicurare il sostegno dei servizi e del personale alla riforma. Occorre perciò che all'inizio del 2004 siano completate le disposizioni particolari necessarie per poter applicare il nuovo statuto sin dal primo giorno. Il cambiamento più importante del 2004, che riguarderà tutti i funzionari attuali e futuri, sarà l'attuazione della nuova struttura delle carriere. Un altro cambiamento importante che avverrà dopo il 1° maggio 2004 sarà l'assunzione di agenti contrattuali nella Commissione, nei suoi uffici amministrativi e nelle agenzie.

Per quanto riguarda l'allargamento, anche se la Commissione ha fatto in modo che siano state prese le misure preparatorie più importanti, vale a dire la garanzia dei nuovi posti necessari e l'effettuazione di concorsi adeguati, la prova decisiva che dimostrerà che la Commissione è pronta per l'allargamento deve ancora arrivare. A tal fine sarà essenziale riuscire ad assumere 740 [8] funzionari dopo il 1° maggio 2004. Entro il marzo 2004 occorrerà anche adottare norme chiare sul modo in cui i servizi devono assumere un numero sufficiente di persone provenienti dai nuovi Stati membri e stabilire cifre e procedure per assumere il personale direttivo dei nuovi Stati.

[8] 740 dovranno essere assunti nell'ambito del "bilancio di funzionamento", mentre 51 sono previsti per gli uffici amministrativi e l'OPOCE e 70 per la ricerca.

Finora l'esperienza ha dimostrato che occorre tempo perché un'organizzazione si familiarizzi con nuovi sistemi e li adegui in modo che funzionino bene e perché il personale riconosca i vantaggi della riforma. Nel 2004 l'istituzione dovrà dimostrare che la valutazione delle prestazioni va a vantaggio dei meritevoli e che è possibile ottenere la ricompensa di una promozione. L'amministrazione centrale e le unità incaricate del personale dei servizi dovranno comunicare con il personale in modo aperto e sicuro sulla riforma e sull'allargamento. In particolare, sarà essenziale che il personale e l'amministrazione forniscano indicazioni chiare e sostegno ai nuovi colleghi fin dal giorno della loro entrata in servizio.

* Programma per il 2004

* L'assunzione e la buona integrazione di 740 funzionari dopo l'adesione dimostreranno se la Commissione è ben preparata per l'allargamento.

* È necessario che siano ultimate le disposizioni d'attuazione più importanti per garantire un passaggio senza difficoltà al nuovo statuto.

* Per garantire che il personale abbia fiducia nelle riforme del personale della Commissione e le sostenga, occorreranno iniziativa, comunicazione aperta e continuità fra questa Commissione e la prossima sul piano degli orientamenti della politica del personale.

3.3. Controllo interno e gestione finanziaria

Sebbene il Libro bianco non affronti direttamente la questione, sono necessari altri sforzi per raggiungere gli obiettivi della riforma, in particolare nel settore della contabilità, in cui il nuovo regolamento finanziario esige per il 2005 la presentazione di stati finanziari basati sui principi della contabilità per competenza. Per raggiungere quest'obiettivo la Commissione dovrà modificare sostanzialmente i suoi sistemi d'informazione. È necessario lo sviluppo di un sistema computerizzato integrato che fornisca la funzionalità supplementare richiesta. L'obiettivo di conformarsi alle prescrizioni del regolamento finanziario sulla contabilità entro il 1° gennaio 2005 è sicuramente ambizioso, ma il piano di attuazione è già in corso.

Su raccomandazione del Parlamento europeo, dell'OLAF e del Servizio di audit interno, la Commissione ha rafforzato il suo sistema d'allarme rapido. Dato lo stato soddisfacente di avanzamento dei lavori per la riorganizzazione, il 3 febbraio 2004 è stata adottata una decisione della Commissione.

* Programma per il 2004

* La riforma contabile dovrà essere completata e attuata all'inizio del 2005.

* Dopo l'attuazione delle misure adottate a seguito della crisi di Eurostat, sarà stabilizzato il sistema di controllo interno (v. sotto).

4. MISURE DA ADOTTARE A SEGUITO DELLA CRISI DI EUROSTAT

In questa sezione sono presentate le misure da adottare a seguito della crisi di Eurostat. Per quanto riguarda Eurostat stesso, la Commissione ha adottato alcune decisioni miranti a una riorganizzazione di questa DG, con un nuovo piano organizzativo basato su due cambiamenti principali: la riconcentrazione delle direzioni sulle principali attitività e politiche dell'UE e il rafforzamento della gestione finanziaria e del controllo di Eurostat, in particolare a livello del direttore generale.

Gli avvenimenti di Eurostat hanno messo in evidenza la necessità di rivedere e di consolidare il flusso d'informazioni fra i servizi e il livello politico da un lato e tra i servizi centrali e operativi dall'altro. Il sistema attuale si basa su norme stabilite all'inizio della Commissione Prodi e poi rivedute regolarmente.

Certe misure strutturali sono già state messe in atto alla luce delle difficoltà incontrate. In particolare, il 23 luglio 2003 la Commissione e l'OLAF hanno adottato un memorandum d'intesa provvisorio per chiarire il flusso d'informazioni sulle indagini interne effettuate dall'OLAF.

Come già detto, la Commissione può procedere ai miglioramenti richiesti sulla base di disposizioni già rafforzate sul flusso d'informazioni tra i servizi e il livello politico. È necessario inoltre che i commissari e i direttori generali conducano un dialogo permanente sugli obiettivi politici e sul controllo interno dei servizi. Inoltre, la Commissione ha deciso, nel contesto dell'adozione della relazione di sintesi del 2002, che le informazioni specifiche sui risultati degli audit interni e sul loro seguito devono essere comunicate al livello politico almeno due volte all'anno. Le informazioni trasmesse devono riguardare anche le questioni sollevate dai lavori del Servizio di audit interno, della Corte dei conti europea, dei direttori generali nell'ambito dei controlli a posteriori e dell'OLAF. In questo contesto, la Commissione ha deciso di pubblicare una sintesi annuale e intermedia dello stato dei sistemi di controllo interni di tutti i suoi servizi.

Queste misure con comprendono tuttavia tutti gli aspetti dell'analisi e dei controlli della crisi di Eurostat effettuati dalla Commissione. In conformità agli impegni assunti dal presidente Prodi nel suo discorso del 25 settembre 2003 e ribaditi nella sua presentazione al Parlamento del 18 novembre 2003, la Commissione ha perciò deciso una serie di misure complementari per poter disporre in qualsiasi momento delle informazioni necessarie all'esercizio della sua responsabilità politica.

4.1. Revisione del codice di condotta relativo alle relazioni tra i commissari e i servizi [9]

[9] SEC(1999) 1481

Le relazioni tra i commissari, i loro gabinetti e i servizi sono disciplinate da un codice di condotta che la Commissione ha adottato all'inizio del suo mandato, il 18 settembre 1999. Questo codice descrive i principi generali su cui si devono basare le relazioni tra il commissario e i servizi. Esso definisce i rispettivi ruoli del gabinetto e dei servizi nella gestione delle questioni che sono di competenza dei commissari e le norme applicate alle loro relazioni. Dall'entrata in vigore di tale codice la Commissione ha adottato alcune comunicazioni nel contesto della riforma, che completano queste norme e precisano alcuni aspetti [10]

[10] In questo contesto sono particolarmente importanti i seguenti documenti: Carta degli ordinatori delegati (SEC(2000)2203 del 13.12.2000 nella versione aggiornata); Comunicazione sulla metodologia di realizzazione delle relazioni annuali (Comunicazione del 27.06.2001 "Le relazioni annuali e le dichiarazioni richieste dal direttore generale nell'ambito della riforma della Commissione (azione 82 del Libro bianco)" - SEC(2001) 875/6; Comunicazione del 21.01.2003 "Precisazioni sulle responsabilità dei principali operatori nel settore dell'audit interno e del controllo interno della Commissione" - SEC(2003)59: Comunicazione del 21.01.2003 "Bilancio 2002 dell'attuazione della gestione per attività in seno alla Commissione, con precisazioni relative alla metodologia di realizzazione delle relazioni annuali d'attività" - COM(2003) 28 def/2

Gli sviluppi avvenuti dal 1999 e la necessità di informare meglio i membri del collegio giustificano oggi una revisione del codice per evidenziare la responsabilità politica dei commissari e la responsabilità del direttore generale come capo servizio di fronte al commissario ed alla Commissione. Per quanto riguarda le norme fondamentali, le modifiche specificano meglio il tipo di informazioni che il commissario deve ricevere dai suoi servizi. Queste informazioni devono essere possibilmente complete e riguardare in particolare la qualità dell'attuazione delle norme di controllo interno nei servizi, il contenuto dei lavori di audit e il seguito dato agli audit precedenti.

Il codice di condotta contiene anche una procedura specifica per l'informazione del commissario su tutti i fatti, situazioni o domande relative alla gestione, in particolare alla gestione finanziaria, la cui serietà potrebbe mettere in questione la responsabilità del commissario o del collegio. Alla presente comunicazione è allegata una nuova versione di questo codice di condotta, comprendente le modifiche suddette.

4.2. Trattamento e seguito delle accuse relative a frodi, irregolarità e altri atti illegittimi

Il trattamento delle accuse di frode, di irregolarità e di altri atti illegittimi in seno alla Commissione è stato considerevolmente rafforzato negli ultimi anni attraverso la creazione dell'OLAF, che nell'ambito delle sue indagini usufruisce di un'indipendenza operativa totale, e di un Servizio centrale di controllo interno oltre che, più recentemente, attraverso l'istituzione di un Ufficio disciplinare e investigativo (IDOC), e l'inserimento di disposizioni supplementari nel progetto del nuovo statuto. Tuttavia l'affare Eurostat ha evidenziato che il sistema attuale non consente alla Commissione una panoramica sufficientemente completa di tutte le informazioni disponibili riguardo a un argomento particolare. Infatti, da tempo, le conoscenze della Commissione riguardo all'insieme delle informazioni esistenti erano troppo parziali e frammentarie, impedendole di adottare misure precauzionali in maniera rapida e sufficientemente precoce.

Per questa ragione la Commissione ritiene necessario assicurare che le informazioni pertinenti siano raccolte a partire da tutte le fonti, analizzate rapidamente e comunicate al Collegio. Per questa ragione essa incaricherà un gruppo di Commissari di assicurare che tutte le informazioni e/o accuse di frode, di irregolarità e di altri atti illegittimi vengano elaborate conformemente alle procedure esistenti e siano oggetto di un rigoroso seguito da parte dei servizi interessati. Inoltre, questo gruppo di Commissari porterà all'attenzione della Commissione i casi più importanti, ovvero quelli che richiedono misure precauzionali al fine di tutelare gli interessi dell'Unione, segnatamente quelli finanziari.

Tale gruppo di comporrà del Presidente, del Commissario incaricato del personale e dell'amministrazione, nonché del Commissario responsabile del bilancio e della lotta contro le frodi. Il gruppo di Commissari sarà assistito da un gruppo interservizi ad alto livello, composto dal Segretario generale, che presiederà le riunioni, e dai Direttori generali della DG Personale e amministrazione, del DG Bilancio, del Servizio di controllo interno e del Servizio giuridico.

Questo nuovo approccio richiederà la cooperazione attiva e costante di tutti i servizi [11] e soggetti che rappresentano i destinatari naturali delle informazioni relative alle accuse di frode, di irregolarità e di altri atti illegittimi, e le cui competenze in materia di analisi e di seguito nei propri rispettivi ambiti di responsabilità rimangono intatte. Sarà quindi necessario ottenere il contributo dei quadri intermedi e superiori e, soprattutto dei direttori generali o Capi unità, che rappresentano anche i primi interlocutori di coloro che segnalano delle irregolarità.

[11] Sono particolarmente interessati l'Ufficio europeo di lotta antifrode (OLAF), l'Ufficio d'indagine e di disciplina (IDOC), la Direzione generale del personale e dell'amministrazione nonché il Servizio di audit interno.

4.3. Un quadro di comunicazione rafforzato nei settori del controllo interno e dell'audit interno

Nell'ultimo capitolo della sua relazione relativa all'esame dei contratti e delle sovvenzioni in seno all'Eurostat il revisore interno della Commissione ha sollevato un certo numero di questioni. Inoltre nella relazione egli ha illustrato le lezioni da trarre dall'affare Eurostat per quanto riguarda la governance. Tali lezioni, presentate sotto forma di iniziative concrete, consistono essenzialmente in una revisione della governance a livello delle strutture di controllo e di audit interno della Commissione. Il revisore interno raccomanda in particolare un controllo rafforzato da parte dei servizi centrali su tali strutture nei differenti servizi e propone la creazione di canali aperti di comunicazione diretta, nonché la presentazione sistematica di relazioni al contabile da una parte e dal revisore interno dall'altra parte.

In questo contesto la Commissione ha adottato le misure seguenti:

- Conformemente alle precisazioni ottenute nella comunicazione del 21 gennaio 2003 [12], il ruolo dei direttori delle risorse nell'elaborazione della relazione di attività annuale verrà precisato. Il direttore delle risorse, o la persona designata dal Direttore generale, certificherà in una dichiarazione a parte di avere riferito al Direttore generale i propri consigli e le proprie raccomandazioni riguardo allo stato globale del controllo interno nella DG, e di avere confermato allo stesso che gli allegati della RAA relativi al controllo interno sono precisi e completi. Tale dichiarazione verrà allegata alla relazione a partire dalla relazione di attività di quest'anno, ovvero alla relazione generale relativa all'esercizio finanziario 2003. Il Commissario, nonché il Segretario generale e il Direttore generale della DG Bilancio verranno informati di qualsiasi eventuale disaccordo.

[12] "Clarification of the responsibilities of the key actors in the domain of internal audit and internal control in the Commission" (Chiarificazione delle responsabilità dei soggetti chiave in materia di audit interno e di controllo interno in seno alla Commissione) - SEC(2003)59

- Al fine di migliorare la circolazione orizzontale delle informazioni tra i revisori della Commissione, le strutture di audit interno trasmetteranno sistematicamente al servizio di audit interno tutte le relazioni relative agli audit finalizzate (ovvero dopo la conclusione della procedura contraddittoria). Le relazioni conterranno un riassunto analitico evidenziante tutte le principali constatazioni della relazione. Il servizio di audit interno presenterà nella sua relazione semestrale un riassunto delle proprie constatazioni e raccomandazioni più importanti, nonché delle misure prese da parte dei dirigenti della DG.

- Il servizio di audit rafforzerà le proprie strutture di audit interno e ne assicurerà un migliore coordinamento. Di conseguenza il revisore interno presiederà le riunioni di Auditnet, che raggruppano tutte le strutture di audit interno. Un vicepresidente verrà scelto tra i responsabili delle strutture di audit interno.

- Un rappresentante del servizio di audit interno parteciperà alle procedure di nomina dei responsabili delle strutture di audit interno. Contemporaneamente un rappresentante della DG Bilancio parteciperà alle procedure di nomina dei direttori delle risorse.

- Gli strumenti di gestione a disposizione di tutti i servizi, compresi i servizi di controllo interno e di audit interno, saranno migliorati. La priorità verrà data alla creazione di una base dati dei soggetti giuridici nonché alla messa a disposizione di tutti i servizi della base dati ABAC relativa ai contratti (già conosciuta sotto la denominazione di base dati ICON-DB). Una volta che i servizi ordinatori avranno fornito i dati richiesti e i documenti giustificativi del caso, la base dati dei soggetti giuridici consentirà ai funzionari ordinatori - prima di firmare un contratto - di disporre di informazioni corrette relative a tutti i soggetti con i quali la Commissione ha intrattenuto relazioni contrattuali a partire dal 1999. Tali nuovi strumenti dovrebbero entrare in funzione a partire dalla metà del 2004.

Sul retro troverete un riassunto dei principali flussi di informazioni relativi a controlli interni che hanno potuto essere attuati grazie all'adozione delle prime decisioni di riforma nel marzo 2000 e delle misure prese sulla scorta di tali decisioni.

4.4. Segnalazione di irregolarità

La decisione della Commissione del 2 giugno 1999 ha sancito che tutti i funzionari che vengano a conoscenza di elementi di fatto che lascino presupporre l'esistenza di irregolarità gravi è tenuto ad informarne il proprio superiore gerarchico o il Direttore generale da cui dipende o, qualora lo ritenga utile, il Segretario generale o direttamente l'OLAF. Inoltre, con la sua decisione del 4 aprile 2002, la Commissione ha offerto ai funzionari la possibilità di trasmettere simili informazioni al Presidente della Corte dei conti, al Parlamento europeo o del Consiglio, ovvero al Mediatore, nel caso in cui il funzionario in questione abbia preventivamente informato l'OLAF e/o la Commissione e accordato loro un termine ragionevole per adottare le misure del caso.

Malgrado il fatto che la Commissione sia stata la principale fonte di informazione per quanto riguarda i fascicoli dell'OLAF nel 2002/2003 [13], l'esperienza evidenzia che malgrado queste regole, i funzionari sovente decidono di non seguire la procedura di denuncia dei malfunzionamenti descritta poc'anzi. Nella maggioranza dei casi, i funzionari interessati hanno sollevato le loro preoccupazioni riguardo a irregolarità gravi in altri contesti (ad esempio, in occasione della procedura di valutazione) oppure hanno avanzato denunce che non riguardavano "irregolarità gravi" ai sensi delle disposizioni relative alla denuncia dei malfunzionamenti.

[13] In base alla relazione d'attività 2002/2003 dell'OLAF, la Commissione ha fornito 173 fascicoli, ovvero il 26% del numero totale di nuovi fascicoli. Tuttavia, giacché questi dati non sono disaggregati, essi non indicano quante volte l'OLAF sia stato contattato ai fini della segnalazione di irregolarità. Cfr. la quarta relazione di attività dell'OLAF per l'esercizio che termina nel giugno 2003, pag.13

Per questo motivo la Commissione ha intenzione di agire per sensibilizzare maggiormente il personale riguardo a queste nuove regole. Tali regole saranno maggiormente pubblicizzate attraverso altri mezzi, come la pubblicazione sul bollettino interno e l'inserimento di tali regole nelle informazioni fornite ai nuovi funzionari.

Analogamente, la Commissione insisterà sulla tutela offerta a coloro che segnalano irregolarità in buonafede. Ovviamente, per far sì che la Commissione possa applicare le misure di tutela qui descritte, il funzionario in questione dovrà identificarsi in qualità di segnalatore presso l'istituzione e osservare le procedure previste dalla regole sulla denuncia dei malfunzionamenti.

- In termini pratici la tutela del funzionario implica che la Commissione prenda tutte le misure necessarie per garantire allo stesso che il rispettare dell'obbligo di denuncia dei malfunzionamenti non incida negativamente sulla carriera. Ciò significa inoltre che la Commissione andrà incontro all'eventuale desiderio del funzionario interessato di essere trasferito presso un altro servizio della Commissione al fine di essere tutelato contro eventuali reazioni ostili nel proprio ambiente di lavoro diretto.

- Precauzioni particolari saranno prese nel quadro delle procedure di valutazione e di promozione del personale per far sì che gli informatori non vengano penalizzati in questo contesto. Il Servizio di orientamento professionale, creato nel quadro della riforma amministrativa, svolgerà un ruolo di controllo in materia. Nel caso in cui il rapporto di evoluzione della carriera di un funzionario che ha denunciato dei malfunzionamenti subisca dei significativi peggioramenti, egli potrà richiedere un riesame di tale rapporto attraverso una procedura speciale.

>RIFERIMENTO A UN GRAFICO>

5. Seguito della Riforma

5.1. Indicatori

Fino ad oggi la Commissione ha assicurato il seguito della riforma facendo riferimento alle azioni previste nel Libro bianco del 1998. Tuttavia, alla luce del fatto che l'applicazione di tali azioni si conclude durante l'anno in corso, la Commissione non potrà più utilizzare questo strumento per valutare efficacemente l'avanzamento della riforma. Inoltre, numerose misure che modificano o ampliano precedenti proposte di riforma sono scaturite direttamente da questa riforma. Si tratta in particolare di misure derivanti dalle relazioni di attività annuali. All'allegato 1 e all'allegato 5 troverete una sintesi delle misure di riforma iniziali e modificate in materia di controllo interno.

L'istituzione ha a disposizione indicatori che le permettono di valutare globalmente l'evoluzione in settori specifici come ad esempio la rapidità di pagamenti, la quantità di attività di formazione o la ripartizione tra uomini e donne nel personale direttivo (cfr. allegato 6). Sebbene sia estremamente difficile valutare i cambiamenti culturali nell'ambito di un'organizzazione, il programma di riforma partiva dall'ipotesi che una modifica dei sistemi e delle strutture combinato con delle azioni di formazione fosse una condizione irrinunciabile per modificare la mentalità. Gli indicatori sembrano confermarlo: laddove sono stati modificati i sistemi e le strutture, si è registrato un miglioramento delle prestazioni. Ad esempio i ritardi nei pagamenti hanno continuato a diminuire (fino a meno si 43 giorni in media), il tasso di posti di lavoro vacanti è stato ancora ridotto fino a raggiungere il livello assai basso dell'1,9%, mentre il tasso annuale di assunzione di donne è nuovamente aumentato fino a superare il 33% nel 2003. L'offerta formativa all'origine di questi cambiamenti è stata assai largamente sfruttata: il numero totale di giorni di formazione generale centralizzata è passata da 8445 nel 1999, prima dell'applicazione della riforma, a 23.883 nel 2002 e 28.507 nel 2003. Rispetto al 2002, il numero totale di giorni di formazione ha visto nel 2003 una crescita del 22%, passando da 165.000 a 202.000. Per contro, nei settori in cui l'attuazione del nuovo statuto rappresenta ancora una necessità, gli indicatori rivelano dei cambiamenti assai meno netti. Così la percentuale di membri del personale che lavorano ad orario ridotto dovrebbe aumentare con l'attuazione delle nuove disposizioni dello statuto.

Vi sono altre indicazioni atte ad evidenziare aumenti nell'efficienza; esse sono legate in particolare al rafforzamento della cooperazione interistituzionale: si ritiene che l'istituzione di una scuola europea per l'amministrazione possa generare economie di scala pari a quasi il 20% delle risorse umane che sarebbero necessarie senza tale cooperazione. Il bilancio annuale di funzionamento del nuovo ufficio europeo per la selezione del personale supererà appena i 21 milioni di EUR, e sarà dunque inferiore dell'11% alle precedenti spese totali dell'insieme delle istituzioni, malgrado il carico di lavoro aumentato derivante dall'allargamento. La creazione degli uffici amministrativi è stata intrapresa allo scopo di ottenere economie globali nell'ordine del 10% entro il 2010.

L'attuazione delle norme e dei sistemi di controllo interno rimane tuttavia il principale strumento di misurazione dei progressi compiuti, non solo nel settore del controllo finanziario, ma anche negli altri settori della politica di riforma.

5.2. Sistemi di controllo interno

Le modalità di monitoraggio del controllo interno erano già previste in determinate azioni svolte nel quadro della riforma, e hanno continuato ad evolversi. Il quadro generale del controllo prevede che i direttori generali procedano annualmente ad una valutazione delle modalità di controllo interno come sostegno alla dichiarazione relativa ai controlli che sono tenuti a fare nella relazione d'attività annuale. I direttori generali hanno proceduto, a gradi diversi, a un'autovalutazione di tali modalità sin dalla fine dell'anno 2000. Più di recente una valutazione è stata svolta nell'autunno 2003 per determinare la capacità di conformarsi entro la fine di dicembre alle esigenze di base di tutte le norme di controllo interno. Mentre ci si attendeva un grado di conformità globalmente elevato, tale valutazione ha invece evidenziato che sussiste un determinato numero di settori chiave del controllo interno - segnatamente la documentazione delle procedure, la valutazione dei rischi e la supervisione - nei quali sono necessari termini e sforzi supplementari. A metà febbraio 2004 i direttori generali dovranno confermare le valutazioni compiute in precedenza.

Fino ad oggi le valutazioni realizzate dalle Direzioni generali hanno riguardato principalmente la conformità con le esigenze di base delle norme di controllo, ma recentemente i direttori generali sono passati ad una valutazione dell'efficacia dei loro sistemi di controllo. Si tratta di un'evoluzione significativa ma naturale nel processo di responsabilizzazione; essa rispecchia la necessità da parte dei direttori generali di dimostrare in maniera più esplicita che essi sono in grado di fornire le prove dell'efficacia dei loro sistemi di controllo interno, sostenuta nella loro dichiarazione annuale.

La sintesi annuale relativa ai controlli interni, che sarà lanciata nell'aprile 2004, rappresenterà un elemento importante delle modalità di seguito dell'attuazione. Essa riunirà in un documento globale di sintesi da presentarsi al Col leggio le informazioni disponibili riguardo ai problemi connessi al controllo interno, suddivisi per Direzione generale.

La rafforzata responsabilizzazione del personale direttivo si rispecchia nella dichiarazione annuale di assicurazione presentata dai direttori generali e nella relazione di sintesi della Commissione, attraverso la quale il Collegio assume la propria responsabilità politica per i controlli. In virtù della sua relazione di controllo il Servizio di controllo interno fornisce al Collegio garanzie supplementari.

Il Servizio di audit interno valuta l'efficacia dei sistemi di controllo interno della Commissione in maniera distinta ed indipendente rispetto al personale direttivo. Grazie al suo lavoro di audit il Servizio di audit interno presenterà una valutazione intermedia sulla qualità dei controlli interni nei servizi della Commissione verso la fine dell'anno 2004, e una valutazione completa nel 2006.

Allo scopo di aumentare la competenza tecnica a disposizione del Comitato di sorveglianza dei controlli, la Commissione ha deciso di reclutare un secondo membro esterno.

6. Sintesi e conclusioni

La Riforma e gli effetti positivi che ne derivano non rappresentano un evento singolo, ma rientrano nel quadro di un processo. Qualsiasi cambiamento sistematico sensato non può sortire risultati immediati, e il periodo che trascorre tra il varo della riforma e il compimento manifesto dei suoi obiettivi può risultare destabilizzante. Ciononostante, importanti cambiamenti sono già visibili in seno alla Commissione. La pianificazione strategica e la programmazione consentono all'organizzazione, a ciascun membro del personale ed ai partner esterni di comprendere assai meglio la direzione seguita e gli obiettivi inseguiti da tale organizzazione e dai suoi vari servizi. Le nuove regole applicate accrescono considerevolmente le responsabilità di ciascuno dei soggetti finanziari, ed il personale accetta ed esegue adeguatamente tali compiti. La qualità della gestione è in miglioramento e prestazioni di livello assai alto sono costantemente richieste ed incoraggiate presso il personale dirigente.

Non è dunque l'attuale Commissione il solo soggetto in causa. Essa ha concepito, intrapreso, attuato e iniziato ad affinare la riforma amministrativa più ambiziosa di tutta la storia dell'organizzazione. La prossima Commissione non deve distrarsi dalla missione intrapresa; essa deve confermare gli orientamenti fissati nel Libro bianco del marzo 2000 ed approfittare della ricca esperienza acquisita durante la loro attuazione. Prima e dopo il novembre 2004 la Commissione deve inoltre continuare a tenersi pronta a procedere costantemente a delle "messe a punto" al fine di migliorare la situazione.

Se nel 2003 la sfida principale è stata l'ancoraggio delle più importanti riforme strutturali e procedurali, nel 2004 sarà necessario rendere tale riforma totalmente operativa. In effetti, a partire dal 2004 l'obiettivo del progetto di riforma deve essere quello di portare i servizi della Commissione a superare il semplice rispetto delle norme per andare oltre nell'attuazione. I dirigenti ed il personale di tutti i livelli dovranno confidare più fortemente nel nuovo sistema e nelle nuove procedure, ed essere coinvolti maggiormente in modo da sentirsi responsabilizzati e non più travolti dai cambiamenti attuati. Per andare più avanti nell'attuazione è necessario anche procedere a costanti miglioramenti, giacché vari aspetti delle nostre politiche necessitano di essere messi a punto sulla base dell'esperienza e dei risultati delle valutazioni.

Spetterà in particolare alla Commissione dimostrare al suo personale ed al mondo esterno che un sistema che delega le responsabilità finanziarie è sinonimo di autonomia accresciuta e di obblighi supplementari, e consente l'attuazione di sistemi di controllo solidi ed affidabili. Il sistema di controllo interno deve finalmente consentire al Collegio di assumere le proprie responsabilità politiche. L'interesse che hanno suscitato la relazione d'attività e le dichiarazioni annuali, e l'attuazione delle regole in materia di controllo interno sono di buon augurio per la Commissione nel quadro della procedura di scarico. L'applicazione delle misure di riforma ha permesso l'instaurazione di un dialogo assai utile con la Corte dei conti e con il Parlamento europeo. Infine le informazioni fornite nelle relazioni annuali rappresenteranno una solida base per illustrare la posizione della Commissione nell'ambito della procedura di scarico. A lungo termine esse dovrebbero inoltre consentire una valutazione più positiva nel quadro della relazione annuale della Corte dei conti.

L'impatto dell'allargamento rappresenta una sfida notevole e assai interessante a partire dal 2004. Nel 2005 la Commissione dovrà procedere alla maggior parte delle assunzioni richieste dall'allargamento. E' indispensabile che i servizi della Commissione possano funzionare in piena confidenza in un quadro stabile durante tale periodo di impegnativa transizione.

L'efficacia e la legittimità della Commissione continuano a dipendere dalla sua indipendenza, dalla sua responsabilizzazione e dai risultati che essa raggiunge come organizzazione di servizio pubblico multiculturale multinazionale. Grazie alle riforme annunciate nel Libro bianco del marzo 2000, ormai ben accorate nella struttura dell'organizzazione e nel comportamento del proprio personale, la Commissione ha difeso e rafforzato tali valori ed ha tracciato la strada che dovrà seguire la prossima Commissione.

ANNEX 1

reform actions state of play as at 31 DECEMBER 2003

>SPAZIO PER TABELLA>

ANNEX 2

State of play in 01.01.04 of outstanding actions as at 01.01.03

>SPAZIO PER TABELLA>

ANNEX 3

The work of interservice policy-coordination groups in 2003

Four permanent high-level interservice groups operate presently, each with different composition and mission, to ensure consistency in the implementation of the Commission's administrative Reform.

The ABM Steering Group, a major co-ordinating mechanism created by the Reform, is chaired by the Secretary-General and includes the Director-General of DG Budget, the Director-General of DG Personnel and Administration and the Heads of cabinet of the President, of the Vice-President responsible for the Reform and of the Commissioner for Budget. The initial mandate of the ABM Steering Group was limited to the issues related to Activity-based management. By decision of 2 October 2002 [14], the Commission extended the group's mandate to the co-ordination of all questions related to the Reform that have a political or strategic character.

[14] Communication on Delivering Reform and Improving Interservice Co-ordination SEC(2002)1040

In 2003, the ABM Steering Group met 10 times. The main results achieved over this period include: the central co-ordination and the definition of orientations on the strategic issues related to the 2004 Annual Policy Strategy and the Synthesis of the 2002 annual activity report; the Preliminary draft budget 2004; the decision to launch a study on the IT-tool supporting activity-based management in order to improve interoperability with other corporate systems and increase the user friendliness of the tool for the managers; the adoption of the necessary improvements concerning the monitoring of the management plans by the Commission's services; and the decision on allocation of the human resources for 2004.

The Directors General Group is chaired by the Secretary General and meets once or twice a week. It is responsible for ensuring the consistency of the implementation of administrative reform in the Commission and overseeing the co-ordination of policy implementation. It also provides a forum for the discussion of issues of horizontal interest. All Directors General and Heads of Service are members of the Group. The Group met 50 times in 2003, and dealt in particular with: the peer review of the draft reservations in the 2002 Annual Activity Reports (2 meetings); the readiness assessment of Internal Control baseline requirements (2 meetings); the preparation of the Annual Policy Strategy 2005; and the follow-up to the Annual Activity Reports' and Synthesis' action plans.

The Commission decision of 2 October 2002 [15] fostered the creation of two new co-ordinating structures, the Interservice Co-ordination Group [16] and the Group of Resource Directors [17].The Interservice Co-ordination Group met for the first time in January 2003 and held 11 meetings in 2003 (i.e. one meeting per month), whereas the Group of Resource Directors, which meets at least every two weeks, started its work in October 2002 and met 31 times up to end December 2003. Both are chaired by the Deputy Secretary-General in charge of co-ordination.

[15] Communication on Delivering Reform and Improving Interservice Co-ordination SEC(2002)1040

[16] « Interservice cooperation on policy implementation should be improved through an intermediate structure to review agenda planning, identify issues requiring particular attention and oversee in a co-ordinated way the work of ad-hoc groups dealing with specific issues » (SEC(2002)1040/2, page 1)

[17] « For the delivery of administrative reform, resource directors should be brought together in a more structured way to discuss the detailed issues that require attention and ensure that the needs of operational services are being taken into account » (SEC(2002)1040/2, page 1)

The Interservice Co-ordination Group (ICG) examines the Legislative and Work Programme of the Commission, monitors it quarterly, oversees every month the three-monthly rolling agenda of the Commission and identifies sensitive files, in particular to solve difference of views amongst Commission services. The first year of functioning of the ICG succeeded in improving the communication between services, in particular trough the regular discussion on sensitive files. Also, this Group is being used to discuss and highlight concerns related to the implementation of the Commission's work programme, based on monthly updates of progress reports benchmarking the overall Commission performance and that of individual services. Furthermore, the Group constituted a useful discussion forum for crosscutting issues, such as better lawmaking and simplification of the Community acquis, as well as impact assessment. A more appropriate representation of the DGs inside the Group (e.g. at the level of Deputy Director-General or Directors responsible for policy programming or general affairs, as initially foreseen), could bring in the future further effectiveness to the Group's task of smoothing away controversial points in the initiatives to be submitted to the College. In parallel with the creation of the Interservice Co-ordination Group, a number of lower-level inter-service groups were dismantled or fused as part of on an ongoing rationalisation in this area.

The Group of Resource Directors ensures the co-ordinated implementation of administrative Reform, provides feedback on the needs of the operational services, and is a forum for discussion and exchange of best practice between horizontal and operational services. Major reform-related discussions in 2003 concerned: the regular follow-up of the implementation of the new Financial Regulation; the assessment of the first Career Development Review (staff appraisal system) exercise; the definition of common rules for mobility of staff occupying sensitive posts, and the definition of recommendations for the improvement of internal communication in the Commission, including dissemination of best practice across services. Thorough discussions took place within this Group on enlargement-related administrative issues, such as integration of new staff from acceding countries, impact of the new official languages on the management of Community programmes. These important issues concerning administrative preparations for enlargement are also dealt with in an ad-hoc Group of Directors General.

Allegato 4

I Commissari ed i servizi

5. PRINCIPI

Il Trattato che istituisce la Comunità europea e la legislazione varata in applicazione di tale trattato ("diritto derivato") conferiscono alla Commissione varie funzioni, tra cui quelle di:

- guardiano del Trattato, nonché delle disposizioni varate dalle istituzioni in virtù dello stesso;

- iniziativa riguardo agli atti di legislatore comunitario ed agli atti non legislativi del Consiglio ;

- formulazione di raccomandazioni o pareri sulle materie oggetto del trattato;

- decisione in proprio;

- esercizio di competenze che il Consiglio o il legislatore le conferiscono per l'esecuzione delle norme del diritto derivato;

- esecuzione del bilancio, e segnatamente la funzione di ordinatore, delegabile a dei funzionari, generalmente ai direttori generali o responsabili di servizio, conformemente allo statuto o al regime applicabile agli altri agenti, al regolamento finanziario, al regolamento interno e alle regole fissate nel quadro della riforma amministrativa e finanziaria della Commissione.

A tal fine la Commissione agisce come collegio nel rispetto degli orientamenti politici definiti dal suo Presidente. La catena di responsabilità parte dal livello del Collegio, prosegue a livello del Commissario, responsabile di fronte al Collegio della propria attività, nonché di quella dei propri servizi. Il Commissario definisce, nel rispetto degli orientamenti e del programma di lavoro del Collegio, nonché del principio di collegialità, gli orientamenti e le priorità della politica concernente il proprio portafoglio. Egli veglia sull'attuazione da parte dei propri servizi, supervisionando la gestione condotta dal proprio Direttore generale o Capo servizio (qui di seguito Direttore generale) e fornendogli se del caso, orientamenti o istruzioni di carattere generale che traducono in pratica tali politiche e priorità.

Tale catena di responsabilità prosegue a livello di servizi, attraverso il Direttore generale, responsabile di fronte al proprio Commissario ed al Collegio dell'applicazione corretta degli orientamenti fissati dal Collegio e dal Commissario, e segnatamente della gestione generale o del servizio nel rispetto delle competenze definite dallo statuto, dal regolamento finanziario, dal regolamento interno e delle regole fissate nel quadro della riforma amministrativa e finanziaria della Commissione [18].

[18] Così come sono precisate segnatamente nei documenti/comunicazioni seguenti:

Per potere esercitare la propria responsabilità politica e il proprio ruolo di supervisione il Commissario deve disporre di informazioni adeguate provenienti dai propri servizi e dai servizi centrali, comprese quelle relative alla qualità dei controlli interni applicati nei propri servizi; tali informazioni regolari non dispensano minimamente il direttore generale dal suo obbligo di informare specificatamente il Commissario su qualsiasi fatto, situazione o questione relativa alla gestione, in particolare finanziaria, che potrebbe sortire seri impatti sulla sua responsabilità o quella del Collegio.

Le modalità di lavoro messe a punto tra ciascun Commissario ed i propri servizi e le disposizioni relative alla circolazione delle informazioni tra di essi, vengono trasmesse, per informazione, al Capo di gabinetto del Presidente ed al Segretario generale. Questi ultimi possono richiedere informazioni e/o chiarificazioni supplementari.

Le relazioni tra i Commissari (loro gabinetti) ed i servizi sono basate innanzitutto sulla lealtà e la fiducia.

Al di là di tali principi generali, l'attività dei gabinetti e dei servizi è ripartita in maniera complementare in base alle linee seguenti.

6. GABINETTO, EMANAZIONE DEL COMMISSARIO

Il gabinetto è un'emanazione del Commissario. Tutte le informazioni trasmesse debitamente al gabinetto seguendo le modalità di lavoro di cui sopra, rappresentano informazioni per il Commissario.

(1) Il gabinetto partecipa in primo luogo al funzionamento regolare della collegialità informando il Commissario sugli argomenti che esulano dalla sua competenza. A questo titolo partecipa attivamente alla preparazione delle riunioni del Collegio e vi esprime le interrogazioni ed i punti di vista del Commissario riguardo ai diversi argomenti sottoposti alla decisione della Commissione. Infine informa i servizi sui lavori del Collegio, segnatamente qualora abbiano un impatto diretto sulla loro attività.

(2) Il gabinetto, evitando qualsiasi sovrapposizione con il lavoro dei servizi, assiste il Commissario riguardo al contenuto ed alla fissazione delle priorità politiche del suo portafoglio, ed informa il Commissario sulle questioni di gestione di bilancio e finanziaria trasmesse dai servizi. Esso partecipa così alle fasi principali dell'elaborazione di tale politica, consultando i servizi riguardo alla formulazione delle priorità. Il gabinetto vigila sul rispetto delle priorità e della programmazione, compresa la programmazione di bilancio pubblico. Tale funzione di seguito è garantita in maniera trasversale dal/i membro/i interessato/i senza ripercussioni dirette sulla struttura e l'organigramma della Direzione generale interessata. Il gabinetto informa i servizi delle decisioni prese dal Commissario. Nella fase finale del processo decisionale esso prepara il terreno per l'accordo politico del Collegio.

(3) Nell'interesse dell'efficacia d'azione, il Capo di gabinetto ed il Direttore generale si tengono reciprocamente strettamente informati dei contatti con l'esterno relativi agli argomenti rientranti nel portafoglio.

(4) I membri del gabinetto rappresentano il Commissario a livello politico al di fuori delle istituzioni, in base alle istruzioni dettate da quest'ultimo. Le questioni di carattere tecnico rientranti nell'ambito politico di competenza del Commissario dovrebbero essere trattate di preferenza dai servizi, allo scopo di prevenire qualsiasi sovrapposizione di compiti.

(5) Il gabinetto svolge i propri diversi compiti nell'unico intento di garantire gli interessi dell'istituzione.

(6) Il gabinetto è tenuto a rispettare strettamente le disposizioni della Commissione in materia di sicurezza figuranti nell'allegato al suo regolamento interno (cfr. decisione C(2001)3031 del 29/12/2001 - GU L 317 del 3/12/2001).

7. I SERVIZI

In base alle modalità descritte qui di seguito al punto 4, i servizi:

(7) garantiscono l'attuazione delle priorità adottate e degli orientamenti fissati a livello politico. A tal fine forniscono un contributo o elaborano gli strumenti previsti nel quadro del ciclo di pianificazione e programmazione strategica [19]: a livello della Commissione, la decisione relativa alla strategia politica annuale, il progetto preliminare di bilancio nonché il programma legislativo e di lavoro; a livello proprio, il piano di gestione annuale che fungerà da quadro di riferimento per la redazione della relazione d'attività alla fine del ciclo;

[19] SEC(2000)1294/4.

(8) partecipano alla redazione degli orientamenti politici che dovranno essere fissati da parte del Commissario proponendo opzioni strategiche, consigliando il Commissario riguardo alle sue decisioni politiche individuali e fornendogli tutti gli elementi di valutazione di cui ha bisogno. I servizi forniscono al Commissario ed al suo gabinetto, in base alle modalità in vigore, qualsiasi informazione necessaria all'esercizio delle sue funzioni, come ad esempio progetti di discorsi o note di briefing;

(9) forniscono al Commissario informazioni regolari ed adeguate sulle questioni di bilancio e finanziarie attinenti ai settori d'attività rientranti nella sua competenza. Inoltre gli segnalano in qualsiasi momento, qualsiasi avvenimento rilevante all'interno dei servizi, degli Stati membri o delle istituzioni internazionali che potrebbe influire sulla sua posizione in seno al Collegio o sulla buona gestione dei crediti o ostacolare il conseguimento degli obiettivi fissati;

(10) coordinano con il Commissario ed il suo gabinetto i propri contatti con il mondo esterno.

8. LE NORME DI BASE

Allo scopo di assicurare il miglior funzionamento possibile dell'istituzione, questi principi sono attuati in base alle norme precedenti.

8.1. Organizzazione dello svolgimento dei lavori

Per garantire una collaborazione efficace ed una gestione ottimale del flusso delle informazioni tra i gabinetti ed i servizi occorre fissare sin dall'entrata in carica del Commissario le modalità di lavoro.

Il Direttore generale organizza e coordina l'attività dei servizi concordemente con gli orientamenti fissati dal Commissario.

8.1.1. La definizione del mandato

Il Commissario definisce la linea politica generale del suo settore di competenza, comprese le "priorità negative", nel quadro dell'indirizzo politico generale della Commissione. Tali orientamenti vengono in seguito formalizzati, in stretta consultazione con il Direttore generale, in un documento programmatico denominato "definizione del mandato". La definizione del mandato viene redatta entro il 1° mese dall'entrata in carica e trasmessa per informazione al Presidente; essa viene regolarmente adeguata in funzione delle evoluzioni intervenute.

E' in questo quadro che il Direttore generale assume pienamente le proprie responsabilità di gestione. Il Direttore generale dispone della facoltà di chiedere al Commissario una conferma scritta.

8.1.2. Modalità di lavoro e canali di diffusione delle informazioni

Le modalità di lavoro e i canali di diffusione delle informazioni vengono fissati, entro il PRIMO° mese del mandato, dal Direttore generale e dal Capo di gabinetto che si assicurano del sostegno da parte del Commissario [20].

[20] Per quanto riguarda gli uffici interistituzionali, tali modalità dovranno essere fissate senza recare pregiudizio alle disposizioni contenute nel proprio atto di base.

Una copia delle modalità in tal modo definite viene trasmessa per informazione al Capo di gabinetto del Presidente.

Tali regole devono ispirarsi ai principi di lealtà, responsabilità, decentralizzazione, efficacia, informazione e non interferenza e riferirsi ai settori seguenti:

- Organizzazione di riunioni frequenti e regolari tra la Direzione generale ed il Commissario. In ogni caso una riunione strategica deve svolgersi almeno una volta al mese, e una riunione relativa al seguito dei lavori di audit e di controllo interno due volte all'anno.

- I canali di diffusione delle richieste del Commissario e delle risposte dei servizi:

- è necessario precisare i punti di contatto per le questioni politiche e per le questioni di gestione corrente, comprese le questioni attinenti al controllo interno. Anche le modalità di fissazione dei termini e di trasmissione delle risposte dovranno essere decise all'inizio del mandato. In virtù dei principi di semplificazione e responsabilizzazione si suggerisce che le risposte di routine, ovvero quelle basate su una posizione conosciuta e solidificata nella Direzione generale vengano inviate direttamente da parte del Capo unità (o dal Direttore) al membro del gabinetto che tratta l'argomento, trasmettendone copia per informazione al punto di contatto centrale. Le risposte che implicano la fissazione di una nuova posizione o una modifica della posizione precedente, nonché quelle attinenti a temi giudicati delicati sono trasmesse dal Direzione generale al Commissario (o, se del caso, al suo Capo gabinetto).

- Infine, la ripartizione dei compiti tra i gabinetti ed i servizi verrà fissata anche per quanto riguarda:

- il trattamento della posta indirizzata dal Commissario;

- la produzione di fascicoli o briefings o discorsi;

- le richieste di fascicoli o discorsi provenienti da altri Commissari;

- la rappresentazione del Commissario ed i suoi spostamenti;

- il seguito alle decisioni prese nel contesto delle riunioni regolari di cui sopra, segnatamente alle decisioni relative ai lavori di audit.

Per salvaguardare la struttura organizzativa ed i circuiti d'informazione e di coordinamento qui definiti, le richieste indirizzate da un gabinetto a un servizio per il quale non è responsabile dovrebbero in via di principio transitare per il gabinetto competente; analogamente, i servizi di norma evitano contatti diretti con gli altri gabinetti; in caso contrario ne informano il proprio gabinetto.

8.1.3. Casi specifici di lancio di nuove iniziative e di trattamento di informazioni delicate passibili di coinvolgere la responsabilità del Commissario e/o del Collegio

Preventivamente al lancio di qualsiasi nuova iniziativa che esuli dalla gestione di routine, il Direttore generale si assicura dell'accordo del proprio Commissario, a maggior ragione se si prevedono consultazioni interservizi. Le questioni di particolare importanza possono/devono essere oggetto di riunioni congiunte dei Direttori generali e dei Capi gabinetto.

Come menzionato qui sopra al punto 3, i servizi sono tenuti a segnalare al Commissario qualsiasi informazione delicata passibile di coinvolgere la sua responsabilità o quella del Collegio. Tale informazione avviene attraverso una procedura formale di rinvio caratterizzata in modo seguente:

- informazione scritta che dà luogo ad una reazione formale e rapida del Commissario in base alle modalità che egli giudica più adeguate (colloquio personale, richiesta di ulteriori informazioni, ecc.);

- sulla base di discussioni o informazioni complementari, elaborazione di un piano d'azione documentato, la cui attuazione è oggetto di disposizioni specifiche di seguito convenute tra i servizi ed il Commissario.

Tale informazione è obbligatoria in occasione dell'entrata in carica del Commissario qualora si tratti di situazioni gravi sorte in precedenza e non ancora completamente risolte. Le informazioni relative a qualsiasi nuova situazione di tale tipo che dovesse sorgere durante il suo mandato devono essere fornite immediatamente.

8.2. Gestione delle risorse

8.2.1. Gestione delle risorse finanziarie

All'entrata in carica, il Commissario è informato da parte dei servizi riguardo alla portata, alle rispettive responsabilità, ai problemi ed ai rischi legati alla gestione finanziaria in seno alla Direzione generale o al Servizio. Tali informazioni comprendono anche una descrizione dettagliata dei circuiti finanziari applicati in seno alla Direzione generale o al Servizio, compresi i meccanismi di controllo interno. Il Commissario viene inoltre informato sulle ultime relazioni della Corte dei conti, sui dibattiti parlamentari legati allo scarico, sulle relazioni d'attività annuali precedenti, su eventuali note del Servizio di audit interno (SAI) o del Servizio finanziario centrale (SFC), sulle inchieste dell'OLAF chiuse o in corso [21], sulle relazioni di audit interno e sullo stato di attuazione delle misure o dei piani di azione adottati riguardo a tali diversi elementi. Se del caso, il Commissario può chiedere alla Commissione di incaricare il SAI dello svolgimento di un audit urgente relativo a un aspetto della gestione finanziaria della Direzione generale.

[21] Salvo indicazioni opposte da parte dell'OLAF.

In corso di mandato, i servizi trasmettono per approvazione al Commissario i principali documenti relativi al ciclo di programmazione strategica [22].

[22] Cfr. punto 3.1 qui sopra. Si tratta, in particolare, dei contributi alla decisione APS, del progetto preliminare di bilancio e del programma di lavoro e legislativo, dei documenti legati a tali contributi quali la programmazione di bilancio (impegni/pagamenti) e le proposte (pre)legislative sottoposte per approvazione alla Commissione.

Inoltre, il Commissario è informato regolarmente e in maniera appropriata:

- Su qualsiasi proposta di modifica concernente i circuiti finanziari ed i meccanismi di controllo; in caso di disaccordo, tali modifiche sono oggetto di una proposta sottoposta alla Commissione per una decisione;

- sull'insieme dei lavori di audit (accompagnati da una valutazione dei rischi), intrapresi dalle varie istanze di controllo (segnatamente dalla struttura di audit interno (IAC), dal SAI, dalla Corte dei conti europea, dalla DG o dal servizio nel quadro dei controlli a posteriori, nonché dell'OLAF). Queste informazioni saranno oggetto come minimo di una riunione semestrale tra il Commissario ed il Direttore generale. Quest'ultimo relazionerà su tali riunioni nella propria relazione d'attività.

Senza recare pregiudizio alla procedura prevista al punto 4.1.3 qui sopra, i servizi informano inoltre il Commissario sui commenti relativi al suo settore d'attività formulati da parlamentari, segnatamente nel quadro delle interrogazioni scritte o orali, e su qualsiasi denuncia d'irregolarità o di frode trasmessa al Direttore generale.

Questo dialogo si prefigge di informare il Commissario, preventivamente all'elaborazione della relazione d'attività, delle riserve (osservazioni e/o puntualizzazioni) che potrebbero essere aggiunte alle dichiarazioni. Il piano d'azione proposto dal Direzione generale è oggetto di un documento scritto e di una specifica procedura di seguito.

Per quanto riguarda i crediti amministrativi, si procede ad una rigorosa demarcazione tra la Direzione generale ed il gabinetto nella gestione dei crediti, segnatamente per quanto riguarda le spese di missione, le spese di rappresentanza, ecc.

8.2.2. Gestione delle risorse umane

Il principio guida è quello di applicare pienamente le regole generali adottate dalla Commissione nel quadro della sua riforma amministrativa.

Per il personale non inquadrato, le nomine sono di responsabilità del Direzione generale congiuntamente alla Direzione generale del personale e dell'amministrazione con riferimento agli strumenti ufficiali.

Per le nomine dei Capi unità e dei consiglieri il Direttore generale procede alla selezione ed alla scelta del candidato più appropriato in base alle procedure specifiche adottate dalla Commissione [23]. Egli informa il Commissario della propria scelta prima di adottare formalmente la decisione in virtù delle regole AIPN.

[23] SEC(2000)2305/5

Per quanto riguarda le nomine ai posti A1 e A2, esse sono effettuate in base alle procedure specifiche adottate dalla Commissione [24].

[24] SEC(1999)1485 e SEC(2000)2305/5

I posti di amministratori e dirigenti (A1, A2, Capi unità) devono essere pubblicati entro un massimo di tre mesi dall'inizio della vacanza del posto.

8.3. Rinvio al Presidente

In caso di disaccordo o di divergenza di interpretazione tra il Commissario ed il Direzione generale riguardo all'attuazione del presente codice, essi hanno facoltà di consultare il Presidente.

Annex 5

Summary of internal control provisions as developed since March 2000, including measures taken in the wake of the Eurostat crisis

The March 2000 White Paper set out an internal control architecture that provides a continuous assessment of internal control in the Commission in order to take remedial action when necessary. The prime vehicle for this process is the Annual Synthesis Report, which summarises the contents of Annual Activity Reports of Directors General and Heads of Service. In addition, changes to the internal control framework are made based on recommendations by the Court of Auditors and the European Parliament. As a result, while the general internal control framework set out in March 2000 has remained stable, the roles of its principal actors and, above all, the information flow between them has evolved over time. It is therefore necessary and useful to consolidate the main decisions that constitute amendments to the White Paper in one place, including the measures proposed in the wake of the Eurostat crisis in the present Progress Report.

This annex serves this specific purpose.It is based on a recommendation made by the Court of Auditors in its Annual Report for Financial Year 2002, which is also reflected in requests made by Members of Parliament in the course of the discharge procedure. [25] Significant changes to the original functions, mandates and procedures set out in the March 2000 White Paper are indicated in italics. The first two sections provide an overview of actors and procedures related to financial management and internal audit, respectively. Section 3 summarises changes to the framework of budgetary execution and initiatives to protect the Community's financial interest. The relevant actions of the March 2000 White Paper Action Plan are referred to in the margin.

[25] THE COURT OF AUDITORS SPECIFICALLY MENTIONS THAT "NEW ACTIONS WERE INTRODUCED WHEN THE REFORM OF THE INTERNAL CONTROL SYSTEM WAS PUT INTO EFFECT...UNDER THESE CIRCUMSTANCES IT WOULD BE MUCH EASIER TO STUDY THE PROGRESS OF THE REFORM IF ALL THE ACTION PLANS AND UPDATES OF THE WHITE PAPER ACTIONS COULD BE CONSOLIDATED WITHIN A SINGLE DOCUMENT..."ANNUAL REPORT CONCERNING THE FINANCIAL YEAR 2002. SECTION 1.108. THIS REASONING IS CONFIRMED IN THE ANALYSIS OF THE COURT'S COMMENTS IN THE WORKING DOCUMENT ABOUT THE REFORM OF THE COMMISSION BY G.DELL'ALBA, MEMBER OF THE EUROPEAN PARLIAMENT (PE 338.173).

9. FINANCIAL MANAGEMENT

9.1. Authorising Officer and Authorising Officers by Delegation and Subdelegation

9.1.1. Definition and codification of the function

The new Financial Regulation reflects the principles set out in the White Paper. While the Institution (i.e. the College) has the function of Authorising Officer, it delegates financial management and control to Authorising Officers by Delegation (i.e., Directors General and Heads of Service). Delegated Authorising Officers are responsible for financial management in their services, including functions that had previously been fulfilled at central level, such as, for instance, the centralised ex-ante visa performed by the Financial Controller, which was abolished in the context of Reform. Delegated Authorising Officers can subdelegate certain functions to Authorising Officers by Subdelegation. The rights and obligations of Delegated and Subdelegated Authorising Officers were laid down in accordance with the White Paper in two different charters. [26]

[26] Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203/5 and SEC(2001)454

While the role of Delegated Authorising Officers has not changed - they remain at the centre of the internal control system and take full responsibility for internal control systems under their responsibility - the Commission has decided to make their reporting requirements more specific than originally foreseen in the Charter of Authorising Officer by Delegations. It decided in July 2003 that Authorising Officers by Delegation should report at least twice a year to their Commissioner on work undertaken by their internal audit capabilities and appropriate issues arising from the work of the Internal Audit Service, the Court of Auditors, the Directorate General itself and OLAF. [27] The revised Code of Conduct for Relations between Commissioners and their Services, which is attached to the present Progress Report, emphasises the political responsibility exercised by the Commissioner by specifying the minimum frequency and precise nature of information a Commissioner must receive from his/her services. [28]

[27] 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final

[28] Reform Progress Report on the year 2003

9.1.2. Annual Activity Reports and Declarations

Delegated Authorising Officers are required to issue an Annual Activity Report and Declaration, in which they report about the achievement of objectives specified in their Annual Management Plan. In particular, they provide an assurance to their Commissioner and the College about financial management in their services and highlight material deficiencies, if any, of the internal control system under their responsibility. Subdelegated Authorising Officers issue regular reports, which are also used in the preparation of the annual activity reports.

Starting with Action 10 of the Synthesis Report 2002 [29], the Commission has reviewed and refined the methodology for establishing Annual Activity Reports and Declarations. As recommended by the Court of Auditors, the refinements are undertaken with a view to making reservations clearer and better understood and to ensuring full comparability across Commission services. In addition, Resource Directors will be asked to comment on those parts of the Annual Activity Reports and Declarations which concern internal control. [30]

[29] 2001 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2002)426 final

[30] Reform Progress Report on the year 2003

In order to ensure adequate controls, Delegated Authorising Officers must make sure to earmark human and administrative resources needed for proper monitoring and control of programmes in the framework of activity-based management.

In reaction to the Annual Activity Reports for financial years 2001 and 2002, the Commission asked its services to provide priority in resource allocation for units that are specifically dealing with internal control and audit matters. In addition, services were asked to identify training and recruitment needs in order to allow the design of training and recruitment programmes. [31]

[31] 2001 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2002)426 final. 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final

As concerns Subdelegated Authorising Officers, the Commission recognised the specific role of financial units and control functions, when it decided that each Directorate General and Service should have a coordinator (contact officer) - who is the Resource Director or equivalent - for the coordination of internal control, who would provide all relevant information to the Central Financial Service [32]

[32] The basic functions of finance units are set out in: Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203. For the role of Resource Directors in liaising with the Central Financial Service see: Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003)59 of 21.1.2003.

9.1.3. Regular self assessments

In the autumn of 2000, Directorates General began the process of self assessing their internal control systems, using the draft Internal Control Standards as a basis, with a view to establishing the systems which would need to be in place on removal of the centralised ex-ante visa.

The self assessment methodology has now become a regular part of the services' own evaluation and reporting process.In the framework of the 2002 Synthesis report, services have also used this approach in order to assess the implementation of the internal control baseline requirements by the end of 2003.

9.2. The Central Financial Service

The creation of the Central Financial Service (CFS) followed the Commission decision to create a specific service in support of financial management in Directorates- General and services. The CFS defines the regulatory framework for using Community finances and the Standards for Internal Control. It supports Commission services by laying down standard model contracts and by providing advice on internal control and financial management, including contract management and procurement procedures. For this purpose, the CFS uses specific user networks, such as the RUF ("Réseau des Unités Financières") and the Internal Control Coordination Network. The CFS also develops and manages common financial management information systems, provides operational manuals of financial management and organises training courses on financial and internal control matters.

While the role of the CFS today does not substantially differ from that set out in the White Paper, the Commission has asked the CFS to provide a yearly overview of the Internal Control System to the College as well as a mid-term review.For this purpose, the Commission has also specified that Resource Directors in Directorates General should supply the CFS with the basic information on which its overviews are based. [33].The aim is to produce a summary of the state of play on internal control and to identify best practices and potential weaknesses at Commission level.

[33] Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003) 59 of 21.1.2003.Reform Progress Report on the year 2003.

For this purpose, DG Budget has made specific working arrangements between the Central Financial Service and Directorates General. A 'position statement' for each DG will be produced under the responsibility of the CFS, but with the cooperation of and in conjunction with the Directorates General and based on agreed sources of information, including audit reports, work done by Directorates General to support their Annual Activity Reports and the information sent at least twice yearly to Commissioners on audit and control issues.

9.2.1. Setting Internal Control Standards

In December 2000, the Commission adopted a proposal for 24 internal control standards, which had been developed by DG Budget's Central Financial Service. [34]This was a key step forward in that it constituted for the first time a framework of internal control based on internationally accepted norms and standards and provided a wide ranging definition of internal control which embraced both financial and non-financial aspects. The standards are based on the following control components: Control Environment, Performance and Risk Management, Information and Communication, Control Activities and Audit and Evaluation. They cover the broad spectrum of the activities undertaken by the Commission at all levels.

[34] Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203

By December 2001, services had some experience of trying to implement the Control Standards. Attention was primarily focused on financial matters, but a number of horizontal initiatives, for example on human resource and Activity Based Management issues were being made more concrete. Also, it was soon realised that some of the initial expectations on timing were unrealistic. The aim therefore was to define common baseline requirements through all services and which would reflect the complementary initiatives already underway and whose meaning would be clearer to services.

As a result, this question was addressed in the 2001 and 2002 Synthesis Reports. Services self-assessed the expected level of implementation of internal control baseline requirements by the end of 2003. [35] The results indicate that, with a few exceptions, most Directorates General expected to have reached a high degree of compliance by the year end. In mid-February 2004, Directorates General will be expected to confirm that their expectations have been realised in practice. This update is likely to form the basis of an annex to the 2003 Annual Activity Reports.

[35] 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final

9.3. The Accounting Officer

While Accounting Reform was not included in the March 2000 White Paper, it was proposed as part of the recasting of the Financial Regulation in 2001. It is clear that the fundamental overhaul of the accounting system is essential for the implementation of a number of actions mentioned in the White Paper. In particular, financial management information system, such as the Central Invoice Register and the Contractors Database, will be integrated in the new accounting system.

Deadlines for the presentation of an Accounting Reform Project were therefore set in Action 16 of the 2001 Synthesis report. As a result, the Commission adopted its Communication of the modernisation of the accounting system in December 2002. [36]At the same time, it upgraded the function of the Accounting Officer to A1 level. The objective of the project is to have an accrual-based accounting system in place by the beginning of 2005, which is compliant with the formal requirements of the new Financial Regulation.

[36] COM(2002)755

10. INTERNAL AUDIT

10.1. The Internal Audit Service (IAS)

The IAS became operational in September 2000.It is not itself responsible for the implementation and management of controls, which is why it was established as a separate structure independent from Financial Control as soon as an amendment to the Financial Regulation made this possible. Under Article 86 of the revised Financial Regulation the IAS is responsible for assessing the suitability and effectiveness of internal management systems and of the internal control and audit systems. Its mission is to assist management in controlling risks, monitoring compliance, to provide an opinion on the quality of management and control systems and to improve efficiency and effectiveness of operations. The service reports to the Vice-President form Reform and works on the basis of a risk based Annual Plan and a three year rolling Forward Audit Plan. Its rights and obligations are laid down in a specific charter. [37] Its first task, which should conclude this year, is a series of in-depth audits of all Commission services.

[37] Charter of the Internal Audit Service of the European Commission. SEC(2000) 1801//2.

Since its creation, the Commission has not changed the function of the Internal Audit Service, but has enlarged its mandate, specified its reporting requirements and strengthened its relations with Internal Audit Capabilities. The scope of IAS work has been enlarged by the new Financial Regulation's provision that the Internal Auditor of the Commission is also the Internal Auditor of Community Agencies. The IAS will issue and annual report and an interim report summarising the result of completed audits, recommendations issued and follow-up work that was undertaken. The IAS will also receive IAC reports. In addition, the IAS will chair meetings of Auditnet, which brings together all Internal Audit Capabilities of the Commission. The IAS will therefore pursue the objectives of coordination and professional guidance with existing resources (i.e. through correspondents work and resources available for coordination work) while its major task remains that set out in the Financial Regulation and to provide an audit opinion for internal controls in the Commission as a whole. Besides increasing the number of staff in the IAS to cope with its mandate to audit Community Agencies, the Commission has also recently adopted a strengthening of the service through a change in its organigramme, which provides for an additional Director-level post. [38]

[38] Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003) 59 of 21.1.2003. Reform Progress Report on the year 2003.

10.2. Internal Audit Capabilities

Internal Audit Capabilities (IACs) were created in services to provide assurance to Directors General on the functioning of internal control. Their specific function and reporting requirements as well as the establishment of Auditnet, which brings together the IAS and all IACs, were specified in October 2000. [39]

[39] Conditions for the Creation of an Internal Audit Capability in each Commission Service. SEC (2000) 1803.

The function of IACs has not changed since then but was reconfirmed in Action 13 of the Synthesis Report on the 2001 AARs. This report confirmed that the IACs are not responsible for installing or managing control systems and do not form part of the management control function. They report to the Director General and should express an opinion on the state of internal control as a contribution to the preparation of the Annual Activity Report. They are expected to co-operate constructively with the IAS in coordinating their respective work plans. [40] As laid down in the present Progress Report, IACs will in future send all their completed audit reports to the IAS, highlighting critical findings.

[40] Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003) 59 of 21.1.2003. Reform Progress Report on the year 2003.

10.3. Audit Progress Committee

The Audit Progress Committee (APC) was established to ensure the independence of the IAS and to monitor the control processes of the Commission through the results of audits undertaken by the IAS and Court of Auditors, the implementation of audit recommendations and the quality of audit work undertaken. Its main task so far has been to ensure that services follow up audit recommendations made by the IAS. Its rights and obligations are laid down in a specific charter. [41]

[41] The Audit Progress Committee of the European Commission. SEC(2000)1808/3

While the function of the Committee has not changed, it took measures to address comments made by the Court of Auditors in its Annual Report for the year 2001. In order to manage any appearance of potential conflicts of interest, the Committee decided that its Members would not chair agenda points that related to services under their political responsibility. In addition, the Commission decided that the Committee's Secretariat would move from DG Budget to the Secretariat General. The Commission also accepted the recommendation of the Committee to recruit a second external member, who must be a specialist in internal audit.

11. THE FRAMEWORK FOR BUDGETARY EXECUTION AND THE PROTECTION OF THE COMMUNITY'S FINANCIAL INTERESTS

11.1. Legislative basis for expenditure

The new Financial Regulation provides the general obligation for the Commission to adopt a basic act before the appropriations entered in the budget for any Community action may be used as already convened in the Interinstitutional Agreement.

The exceptions from this principle are very limited: pilot schemes, preparatory actions, institutional prerogatives, administrative autonomy. This has led Commission to propose basic acts to cover for a transition period of two years grants to specific beneficiaries so far only earmarked by the Budgetary Authority, notably on the basis of the former A-30 chapter.

According to Article 75 of the Financial Regulation, the financing decision must be adopted by the Institution or authorities to which powers have been delegated by the Institution. Article 90 of the Implementing Rules of the Financial Regulation provides that the financing decision shall determine the essential elements of an action involving expenditure from the budget. It is on the basis of this financing decision that the delegated authorising officer takes the acts of budgetary implementation.

11.2. Setting a legal framework of the attribution and the management of grants and procurement procedures

The new Financial Regulation and its implementing rules provide a clear legal framework for procurement and introduce rules for Community grants. The fundamental principles, such as transparency and equal treatment during the award procedure concerning grants and respect of the principle of sound financial management in the field of the execution of grants (principles of co-financing, interdiction of cumulative and retrospective awards).

The Commission has adopted a standard grant agreement for financing an action carried out by a beneficiary third party (single-beneficiary agreement) and a standard grant agreement to finance the operation of a beneficiary third-party body in order to help services to apply the relevant provisions and to harmonize the terms of agreements to be established between Commission and beneficiaries. A practical guide for grants and a standard framework partnership grant agreement are being prepared.

In November 2003 the Central Financial Service has provided a new Vade-mecum on Public Procurement to the services, which is in line with the new legal requirements. Commission services are provided with standard service and standard framework supply contract. A standard service framework contract, a supply contract and a low-value supply/service contract are under preparation.

11.3. Better protection of the Financial Interests of the Communities

The above mentioned actions related to grants and procurement made it possible to reinforce the provisions related notably to the requirement of financial guarantees, to suspension of contracts and agreements in the event of errors or irregularities and their termination in order to protect the financial interests of the Communities.

The new Financial Regulation reinforces the protection of the financial interests of the Communities before a contractual relation exists between the Communities and a third party, as it provides the obligation (and not a possibility as provided for by the public procurement directives) for the contracting authority:

* To exclude all tenderers, candidates or applicants from participation in a procurement or award procedure if one of they are in a situation referred to by article 93 of the FR. These situations have been taken from the Public Procurement directives, although the FR has added the cases of convictions for fraud, corruption, involvement in a criminal organisations or any other illegal activity detrimental to the Communities' financial interests and serious breach of contract for failure to comply with their contractual obligations. This provision has already been applied in the framework of the EUROSTAT file, in which Commission had decided to cancel contractual relations with entities which, at the same time, have been candidates in procurement or award procedures.

* To exclude all third parties that are subject to a conflict of interest or are guilty of misrepresentation in supplying required information for participation in a given award procedure (Article 94 of the Financial Regulation) from the award of the contract or grant concerned.

The Financial Regulation offers the possibility for the contracting authority to impose administrative (exclusion from all contracts and grants financed by the Community budget for a period defined in article 133 of the Implementing Rules of the FR) and financial penalties.

Concerning other measures set out in the White Paper, the Administrative Guide adopted in October 2003 incorporates guidelines for sound project management prepared by OLAF. A Communication concerning fraud proofing of legislation and contract management was adopted on 7 November 2001. [42] As regards the follow-up of the communication, a fraud proofing procedure on bilateral basis with OLAF and the DG in charge of the concerned legislative project has been set up providing for an examination by OLAF even before the Interservice Consultation. In addition to that, a specific working-group, chaired by OLAF has been created.

[42] SEC(2001) 2029 final.

For better coordination of interaction between OLAF and other services, the Commission adopted on 23 July 2003 a provisional Memorandum of Understanding. [43] However, the Commission is now proposing specific amendments to the OLAF Regulation, which will supersede this MoU.

[43] SEC(2003) 871final.

The Commission has taken into account new exclusion cases in its Early Warning System and has invited the other institutions, via their Accounting Officers, to name their points of contact which will be empowered to receive information on exclusions cases in accordance with Article 95 of the Financial Regulation. This information flow will be subject to specific security provisions.

In its internal decision-making mechanisms, the Commission has ensured that the principle of segregation of duties is fully implemented via a number of financial circuit models, from which Delegated Authorising Officers could choose. [44] In Action 10 of the 2001 Synthesis Report the Commission asked its services to assess at the end of 2002 their readiness for complying with the new Financial Regulation by beginning of 2003, including the revision of their financial circuits and control environment. [45]

[44] Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203.

[45] 2001 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2002)426 final.

11.4. Amplification of the recovery procedure for funds wrongly paid

The new Financial Regulation and its implementing rules define the role of the authorising officer when establishing and recovering the receivable amounts, and empower the accounting officer to recover amounts by offsetting against claims. The Commission has updated its internal procedure provisions for the recovery of entitlements arising from direct management and the recovery of fines, lump sums and penalty payments under the Treaties of 17 December 2002 (C-2002-5048/4). The Commission has also updated the Guidelines on the application of the principle of proportionality and the waiving of recovery of an established amount receivable in accordance with the obligation of the institutions in accordance with Article 87 (2) of the implementing rules of the Financial Regulation.

Internally, the Commission asked Delegated Authorising Officers to address the recovery of amounts due on direct expenditure in their annual management plans and charged the Directorate General for Budget with the leadership of a monitoring process on clearance of the backlog of recoveries. [46]

[46] 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final.

11.5. Deontology and reinforcement of the liability of financial actors

Beside the provisions mentioned above, the new Financial Regulation defines the notion of conflict of interests (Article 52), which covers a wide range of situations and provides a clear procedure to be followed. This framework is better adapted to assure the impartiality of officials and agents and as a result of the institutions themselves.

Financial liability of all officials is set out in Article 22 of the Staff Regulations, to which Article 66 FR refers. The Commission has adopted on 23 July 2003 a working document on the application of Article 22 which sets out the conditions for its application as well as the procedure to be followed. The concertation process with the Trade Unions and Staff Associations (OSP) has started in November 2003 and is still ongoing.

By decision of 9 July 2003, the Commission has set up the Financial Irregularities Panel foreseen in Article 66 (4) of the Financial Regulation, which functions independently and is charged to determine whether a financial irregularity has occurred and what the consequences should be. Having secured an external President for the FIP, the Panel will commence its work early in 2004.

ANNEX 6

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>