Relazione

sul rendiconto finanziario del Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale relativo all'esercizio 2001, corredata delle risposte del Centro

(2002/C 326/06)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELL CORTE

1. La presente relazione è destinata al Consiglio ed al Parlamento europeo, in conformità dell'articolo 12 del regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio(1), modificato dal regolamento (CEE) n. 1946/93 del Consiglio(2).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario del Centro per lo sviluppo della formazione professionale per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001. In conformità delle disposizioni dell'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1416/76(3) del Consiglio, modificato dal regolamento (CEE) n. 1948/93(4) del Consiglio, il bilancio del Centro è stato eseguito sotto la responsabilità del suo consiglio di amministrazione. Tale responsabilità comprende la stesura e la presentazione del rendiconto finanziario(5), in conformità delle disposizioni finanziarie interne di cui agli articoli 65, 67 e 68 del regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio, recante modifica del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare questi conti in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha eseguito l'audit in conformità delle sue politiche e norme di audit. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme di audit internazionali generalmente riconosciute allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. L'audit ha consentito alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso qui di seguito.

4. Questo esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel loro complesso, legittime e regolari.

OSSERVAZIONI PRINCIPALI

Esecuzione del bilancio

5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2001 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è presentata alla tabella 1(6).

6. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 13,5 milioni di euro, che sono stati impegnati quasi interamente. I pagamenti a fronte degli stanziamenti dell'esercizio sono ammontati a 10,6 milioni di euro. Un importo di 2,8 milioni di euro è stato riportato all'esercizio successivo. Gli stanziamenti riportati al 2002 riguardano in sostanza gli stanziamenti operativi (titolo III), per un importo di 2,2 milioni di euro, cioè più del 40 % degli stanziamenti impegnati. Il Centro deve continuare i propri sforzi e migliorare la qualità e la sorveglianza della programmazione delle sue attività.

7. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio 2000 all'esercizio 2001 ammontavano a 2,5 milioni di euro e sono stati liquidati per un importo di 2,3 milioni.

8. Le possibilità del sistema contabile riguardo alla firma elettronica dovrebbero essere sfruttate pienamente (all'apposizione dei visti elettronici dovrebbero provvedere non solo il contabile e il personale amministrativo, ma anche gli ordinatori), per rispettare il principio della separazione delle funzioni.

Rendiconto finanziario

9. Il conto di gestione e il bilancio finanziario pubblicati dal Centro nella relazione di attività per l'esercizio 2001 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3.

10. Il Centro non provvede all'ammortamento delle immobilizzazioni. Esso dovrebbe applicare le norme di valutazione e di ammortamento adottate dalla Commissione(7), in modo che i valori iscritti nel bilancio finanziario rispecchino fedelmente i beni che fanno parte del suo patrimonio.

Applicazione delle disposizioni finanziarie

11. Il Centro dispone di una cassa di anticipi, il cui massimale, 2000000 di euro, è ancora troppo elevato. Inoltre, non è stato fissato alcun limite per l'importo dei versamenti individuali che possono essere eseguiti.

12. Il Centro dovrebbe continuare ad adoperarsi per applicare con maggior rigore le procedure di acquisizione di beni, come è già stato sottolineato diverse volte nelle relazioni precedenti(8). Ad esempio, due contratti(9), per un importo globale di 64600 euro, sono stati stipulati direttamente con prestatari di servizi senza rispettare le norme in materia.

Compiti e mezzi del Centro

13. È stata svolta un'analisi della coerenza fra i compiti assegnati al Centro e l'organizzazione dei suoi mezzi umani e finanziari, nonché delle sue attività, quale risulta dal bilancio di previsione, dal programma di attività e dall'organigramma del personale, per verificare se fosse sufficientemente adeguata e trasparente. L'articolo 2 del regolamento (CEE) n. 337/75 assegna al Centro cinque compiti: raccogliere una documentazione sui sistemi e sugli sviluppi in materia di formazione professionale, contribuire allo sviluppo e al coordinamento della ricerca in questi settori, garantire la diffusione di ogni informazione utile in materia, promuovere un'impostazione concertata dei problemi di formazione professionale, in particolare per pervenire al riconoscimento reciproco dei titoli che attestano la conclusione di una formazione professionale, e costituire un luogo di incontro per le parti interessate. La tabella 4 riassume i risultati dell'analisi in causa.

14. Per l'assolvimento dei suoi compiti il Centro riceve una sovvenzione dalla Commissione, che costituisce la parte essenziale delle sue entrate di bilancio, per coprire le spese di funzionamento e le spese operative corrispondenti al suo programma di attività. Tuttavia, la denominazione delle voci di bilancio relative alle spese operative non corrisponde a quella dei compiti assegnati al Centro. Peraltro, la relazione di attività non mostra chiaramente il nesso fra le attività operative descritte ed i compiti del Centro. La mancanza di questo nesso con i compiti appare anche nell'organigramma del personale assegnato ad attività operative.

15. Queste incoerenze fra, da un lato, i compiti stabiliti dal regolamento del Centro e, dall'altro, la ripartizione dei mezzi finanziari, l'organizzazione delle attività e l'assegnazione delle risorse umane, hanno come conseguenza che il sistema FIBUS non è in grado di stabilire un nesso tra i compiti del Centro e la realizzazione del suo programma di attività, quale risulta dall'esecuzione del bilancio di previsione.

16. Il Centro dovrebbe vigilare affinché sia posta in essere una maggiore coerenza fra i compiti assegnatigli dalla normativa di base, da un lato, e la ripartizione dei mezzi finanziari e umani che gli sono accordati, dall'altro. Anche l'organizzazione concreta delle sue attività dovrebbe riflettere meglio gli obiettivi del Centro. Per rendere la sua attività più trasparente e poter controllare l'efficacia della sua gestione, è opportuno creare un nesso immediatamente riconoscibile fra gli obiettivi del Centro e l'organizzazione e realizzazione delle sue attività.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 10 ottobre 2002.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 39 del 13.2.1975, pag. 1.

(2) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 11.

(3) GU L 164 del 24.6.1976, pag. 1.

(4) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 15.

(5) In applicazione dell'articolo 1 del regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio recante modifica del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese del Centro per l'esercizio 2001 sono stati compilati il 29 marzo 2002 e trasmessi alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 4 aprile 2002. Le tabelle allegate alla presente relazione mostrano un riepilogo del rendiconto finanziario.

(6) Tutte le tabelle della presente relazione sono state redatte sulla base dei valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Per la presentazione delle cifre, queste sono state arrotondate, il che può dare luogo a differenze minime nei totali. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento.

(7) Regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione del 29 dicembre 2000 (GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75).

(8) Cfr. il paragrafo 11 della relazione sull'esercizio 2000 (GU C 372 del 28 dicembre 2001).

(9) Contratti 2001/055 (43000 euro) e 2000/300 (21600 euro).

Tabella 1

Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2001NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati del Centro - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti dal Centro nel suo rendiconto finanziario.

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Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2001 e 2000

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NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale.

Tabella 3

Bilanci finanziari al 31 dicembre 2001 e al 31 dicembre 2000NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati del Centro - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti dal Centro nel suo rendiconto finanziario.

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Tabella 4

Obiettivi

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Risposte del Centro

4. Prendiamo atto del fatto che l'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel loro complesso, legittime e regolari.

6. Il Centro intende seguire il suggerimento della Corte di migliorare la qualità e la sorveglianza della programmazione delle sue attività.

8. La sezione IT del Cedefop sta attualmente impartendo la formazione in materia di firme elettroniche al personale interessato.

La separazione delle funzioni è attualmente rispettata in quanto, per il momento, il documento in ultima analisi valido è il documento su supporto cartaceo. Se è vero che, nel 2001, non tutti gli ordinatori firmavano in FIBUS, la situazione è ora diversa.

10. Il Centro adeguerà le proprie disposizioni in concomitanza dell'adattamento del nuovo regolamento finanziario elaborato nel quadro della nuova regolamentazione, in via di adozione, relativa agli organismi decentrati.

11. Nel corso della riunione del consiglio di amministrazione del 14-15 novembre 2002, il Centro presenterà un nuovo progetto di decisione relativo alla creazione di una cassa di anticipi, fissandone il massimale a 100000 euro, un importo corrispondente alla spesa del 2001.

12. Il contratto2001/0055 (43000 euro) ha formato in realtà oggetto di una licitazione ristretta, anche se per via elettronica (posta elettronica). Sui cinque offerenti potenziali contattati, solo uno ha presentato un'offerta, che è stata accettata.

La sezione Gestione dei contratti del Cedefop ha già informato l'unità orizzontale interessata che tali prassi (consultazione del mercato unicamente per posta elettronica) è in contrasto con le norme esistenti e non deve essere riutilizzata. Il Centro esaminerà le opportunità di utilizzare gli strumenti elettronici per le consultazione del mercato, nel pieno rispetto delle disposizioni finanziarie vigenti.

Nel caso del contratto 2001/0063 (21600 euro), non vi è stata effettivamente alcuna consultazione del mercato.

Questa procedura e le relative motivazioni erano state esplicitamente menzionate nell'apposita nota iniziale inviata al Controllo finanziario, con la quale si chiedeva l'approvazione dell'impegno e del progetto di contratto. Altri chiarimenti erano stati successivamente richiesti e forniti. Il Cedefop è giunto alla conclusione che una migliore programmazione delle attività contribuirebbe ad evitare le situazioni di urgenza e favorirebbe il rispetto delle norme.

13-16. L'analisi della Corte presenta un'ampia convergenza con quanto descritto nella relazione annuale del Cedefop.

In conformità del piano d'azione approvato dal consiglio di amministrazione in seguito alla valutazione esterna, il Cedefop si è dotato, fin dall'inizio del 2002, di una nuova struttura organizzativa basata sulle principali attività. Il Cedefop ha altresì istituito un gruppo di lavoro sulla fissazione di un bilancio basato sulle attività al fine di migliorare il bilancio a livello di attività per il 2003.

Il programma di lavoro 2003 sarà il primo nel quadro delle nuove priorità a medio termine 2003-2006. Questo programma di lavoro fornirà indicazioni chiare delle attività e dei risultati per ciascun settore di lavoro riconducibile alle funzioni principali del Centro.

Sempre nel 2003, avvalendosi di un sistema attivo di rilevazione, il Centro garantirà la massima trasparenza in merito al tempo dedicato ad attività specifiche.

Il Cedefop desidera esprimere il proprio apprezzamento per il sostegno risoluto della Corte in tale ambito.