Relazione

sul rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze relativo all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Osservatorio

(2001/C 372/08)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze, conformemente all'articolo 11, paragrafo 11, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio(1).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze relativo all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 8, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore esecutivo. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 11, paragrafo 12, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, modificato dall'articolo 1 del regolamento (CE) n. 3294/94 del Consiglio(3). La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha svolto il controllo secondo le proprie politiche e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e applicato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'OSSERVATORIO EUROPEO DELLE DROGHE E DELLE TOSSICODIPENDENZE (LISBONA) RELATIVO ALL'ESERCIZIO FINANZIARIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 2000

Esecuzione del bilancio e relativi conti

5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2000 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata alla tabella 1(4).

6. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 8,3 milioni di euro e sono stati impegnati per un importo di 8 milioni di euro (97 %).

7. Gli stanziamenti di pagamento del Titolo III sono stati ampiamente sottoutilizzati (meno del 50 %) per quanto riguarda l'esecuzione dei contratti conclusi con i centri nazionali che collaborano con l'Osservatorio, i punti focali, la cui durata d'esecuzione supera l'anno della stipulazione del contratto. Dall'analisi dei pagamenti del Titolo III risulta che il 44 % dei pagamenti è stato effettuato nel corso dell'ultimo trimestre. La firma dei contratti all'inizio dell'esercizio consentirebbe una gestione più razionale delle risorse.

8. Gli stanziamenti riportati al 2001 ammontano a 2,2 milioni di euro (il 27 % degli impegni) e riguardano principalmente gli stanziamenti operativi, dei quali sono stati riportati 1,6 milioni di euro (il 54 % degli impegni). Sul totale degli stanziamenti riportati dal 1999, 0,2 milioni di euro (il 9 % circa) sono stati annullati alla fine del 2000.

9. Il sistema SI2 per la contabilità di bilancio, che non dispone ancora del modulo che permette di registrare gli importi da riscuotere, dovrebbe essere completato.

Rendiconto finanziario e tenuta dei conti

Tenuta dei conti

10. Le tabelle 2 e 3 presentano rispettivamente il conto di gestione per l'esercizio 2000 e il bilancio finanziario al 31 dicembre 2000.

Sistema contabile

11. L'Osservatorio non dispone di uno strumento che permetta di conoscere il costo reale globale delle azioni intraprese. Tale strumento appare tuttavia indispensabile per migliorare la gestione.

Gestione contabile delle immobilizzazioni e inventario

12. I beni sono inscritti nel bilancio con il loro valore d'acquisto, senza tener conto del loro deprezzamento. Dal dicembre 2000, un regolamento della Commissione(5) stabilisce le disposizioni contabili relative alle immobilizzazioni materiali e immateriali. L'Osservatorio dovrebbe recepire tali disposizioni nel proprio regolamento onde evitare, tra l'altro, i problemi legati alla stima dei beni inventariabili.

13. A norma del proprio regolamento finanziario (articolo 52), l'Osservatorio deve tenere un inventario permanente di tutti i beni mobili e immobili che ne costituiscono il patrimonio. Nel corso del 2000, in seguito a una ristrutturazione interna, non sono state attribuite le responsabilità relative alla tenuta dell'inventario, che non è stato aggiornato.

Seguito dato alle precedenti osservazioni della Corte

14. Nella relazione sull'esercizio finanziario 1999(6), si era constatato che il cofinanziamento, da parte degli Stati membri, dei compiti permanenti svolti dai punti focali era attestato da dichiarazioni rilasciate da questi ultimi la cui fondatezza non può essere verificata dall'Osservatorio. Non è stato registrato alcun progresso al riguardo.

15. In materia di IVA, l'Osservatorio, a differenza di altri organismi decentrati, non ha ancora uniformato il proprio regolamento finanziario alle disposizioni del regolamento finanziario generale.

Gestione delle risorse umane

Politica del personale

16. Il personale dell'Osservatorio è soggetto alle norme applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee. A norma dell'articolo 15, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 302/93 dell'8 febbraio 1993, il consiglio d'amministrazione adotta, di concerto con la Commissione, le modalità di applicazione. Fino al 2000, la gestione del personale si era basata sulle disposizioni generali di esecuzione della Commissione, o, per certi settori, su decisioni specifiche. In seguito a una valutazione globale, l'Osservatorio ha elaborato un piano di riforma interna. In questo contesto è stato elaborato nel 2000 un documento a carattere generale sulla politica del personale.

Procedure di assunzione e di inquadramento

17. Un documento che descrive a grandi linee le procedure di assunzione è stato approvato dal consiglio d'amministrazione nel 1995. Per quanto riguarda gli agenti temporanei, l'Osservatorio procede, in genere, ad assunzioni esterne attraverso un'ampia diffusione di "bandi di concorso" presso gli altri organismi e le istituzioni, nella Gazzetta ufficiale e sul proprio sito Internet.

Valutazione delle prestazioni del personale

18. Una procedura generale di compilazione del rapporto informativo è stata esperita dall'Osservatorio, per la prima volta, nel 2000, benché, ai sensi dell'articolo 43 dello statuto, la competenza, il rendimento e il comportamento in servizio di ciascun funzionario debbano essere oggetto di una relazione periodica redatta almeno ogni due anni.

Descrizione delle mansioni

19. Come previsto all'articolo 44 del regolamento finanziario dell'Osservatorio(7), è stato creato uno schedario per l'individuazione dei posti in organico, con una descrizione delle mansioni. Tale schedario sarà aggiornato nel 2001, nell'ambito della riforma interna dell'Osservatorio.

20. Questa descrizione dovrebbe essere facilmente accessibile da parte degli agenti e figurare nei fascicoli personali. Su 12 fascicoli esaminati, nessuno conteneva la descrizioni delle mansioni.

Tenuta dei fascicoli del personale

21. L'esame di 12 fascicoli ha permesso di constatare che in taluni casi i fascicoli non erano completi e che la scheda relativa alla carriera non era aggiornata con regolarità. Sarebbe opportuno esaminare tutti i fascicoli, per accertare che vi siano stati inseriti tutti gli elementi essenziali.

Evoluzione dell'organico e dell'attività dell'Osservatorio

22. Il personale dell'Osservatorio comprende agenti statutari, permanenti (AP) o temporanei (AT). Ogni anno, il numero dei posti che questi agenti sono chiamati a occupare è autorizzato dall'autorità di bilancio contemporaneamente al bilancio. Inoltre, il bilancio può accordare stanziamenti per l'assunzione di agenti ausiliari (AA), il cui contratto non può avere una durata superiore a un anno, di agenti locali (AL) e di esperti nazionali distaccati (END).

23. La tabella 4 ripercorre l'evoluzione e la ripartizione dell'organico dell'Osservatorio. Negli ultimi anni, l'aumento dell'organico ha iniziato a stabilizzarsi. L'organico totale (AP, AT e altri agenti) è costantemente superiore a quello indicato nella tabella dei posti previsti in bilancio.

24. La tabella 5, che analizza l'evoluzione delle assunzioni in base alle relative modalità, mostra che il 57 % di esse si sono svolte tramite una procedura di concorso esterno ai sensi dello statuto. In media, le spese di assunzione sono ammontate a circa 2780 euro per ogni agente assunto.

25. Il tasso di rotazione del personale (AP, AT, AA e AL), dovuto agli agenti che lasciano l'Osservatorio, corrisponde a una media annua del 7 %. Questa percentuale è dovuta principalmente alla scadenza dei contratti.

26. Ai fini del controllo, gli agenti sono stati ripartiti in due categorie:

- agenti incaricati di attività di supporto (agenti di supporto), vale a dire delle attività che garantiscono la continuità del funzionamento dell'Osservatorio (ad esempio, amministrazione, contabilità, segretariato ecc.),

- altri agenti, detti operativi, che contribuiscono direttamente al conseguimento degli obiettivi dell'Osservatorio.

27. In media, l'83 % degli agenti del quadro A, ovvero il 35 % dell'organico totale, è da considerarsi operativo. Tutti gli altri agenti sono considerati agenti di supporto.

28. La tabella 6 descrive l'evoluzione delle spese relative al personale e delle spese di funzionamento. L'evoluzione delle spese salariali è stata decisamente più rapida di quella dell'organico; la differenza è imputabile alla trasformazione di contratti di agente ausiliario in contratti di agente temporaneo.

29. Tra le altre spese relative al personale, l'analisi ha riguardato in specie le spese per la formazione professionale (FP) e quelle di funzionamento, in particolare per l'informatica. Le spese per la FP hanno registrato una crescita più rapida di quella del personale. Le spese di funzionamento, tra cui quelle per l'informatica, hanno registrato un lieve aumento, nettamente inferiore a quello dell'organico, una volta realizzati gli investimenti iniziali.

30. Per comprendere il rapporto tra l'attività dell'Osservatorio e l'evoluzione del suo organico e dei relativi costi, quest'ultima è stata paragonata a quella dell'importo degli stanziamenti operativi (Titolo III) che sono stati effettivamente spesi (stanziamenti dell'esercizio e stanziamenti riportati) nel corso di un anno. Dal confronto si evince che il personale dell'Osservatorio e i relativi costi crescono più velocemente del volume di attività. Questo fenomeno è confermato dal fatto che le spese di supporto (Titoli I e II) crescono in media più rapidamente di quelle operative (Titolo III). Tale situazione dovrebbe spingere l'Osservatorio a interrogarsi sulle misure da adottare per migliorare la produttività delle proprie risorse umane e materiali.

31. Queste constatazioni vanno considerate tenendo conto che l'Osservatorio non ha ancora raggiunto la piena produttività e che non può, date la sue dimensioni, beneficiare di sostanziali economie di scala per le proprie infrastrutture materiali ed amministrative. Al riguardo, la recente tendenza del rapporto tra tasso di crescita del personale e del volume delle spese è soddisfacente.

Conclusione

32. Anche se dalla sua creazione l'Osservatorio non ha potuto assumere il personale previsto dal bilancio nella tabella dell'organico, ha potuto colmare abbondantemente tale lacuna ricorrendo a personale AA, e soprattutto AL.

33. Nell'assumere i propri agenti, l'Osservatorio tende ad utilizzare sempre più un modello d'assunzione esterna simile a quello adottato dalle istituzioni. Considerato il previsto sviluppo delle attività e, di conseguenza, dell'organico, sarebbe forse auspicabile che, per i posti a carattere amministrativo, l'Osservatorio collaborasse con gli altri organismi decentrati per effettuare le assunzioni sulla più ampia base possibile.

34. L'Osservatorio dovrebbe seguire con grande attenzione l'evoluzione del personale e delle relative spese e proseguire nello sforzo di migliorare la produttività delle proprie risorse umane e materiali. Come regola generale, l'Osservatorio dovrebbe migliorare il sistema di gestione ed informazione in materia di personale.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 10 ottobre 2001.

Per la Corte dei conti

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) GU L 36 del 12.2.1993, pag. 6.

(2) Come disposto dall'articolo 11, paragrafo 10, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e delle spese dell'Osservatorio per l'esercizio 2000 sono stati compilati il 30 marzo 2001 e successivamente trasmessi al consiglio d'amministrazione dell'Osservatorio, alla Commissione e alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 9 aprile 2001. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) GU L 341 del 30.12.1994, pag. 7.

(4) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate sui valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dare l'impressione di errori di calcolo. Un trattino indica un valore inesistente o pari a 0 e 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento.

(5) Regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione del 29 dicembre 2000 (GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75).

(6) GU C 373 del 27.12.2000 (paragrafo 18).

(7) Regolamento adottato dal consiglio d'amministrazione dell'Osservatorio il 29 giugno 1995.

TABELLE 1-6

Tabella 1

Esecuzione del bilancio

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Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2000 e 1999

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Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dall'Osservatorio.

Tabella 3

Bilancio finanziario al 31 dicembre 2000 e al 31 dicembre 1999

Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dall'Osservatorio.

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Tabella 4

Evoluzione dell'organico

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AA: Agenti ausiliari.

AL: Agenti locali.

AP: Agenti permanenti.

AT: Agenti temporanei.

END: Esperti nazionali distaccati.

Tabella 5

Analisi della variazione dell'organico

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Tabella 6

Evoluzione dell'organico e dei relativi costi

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Risposte dell'osservatorio

1-4. L'OEDT si rallegra per la constatazione della Corte dei conti, laddove essa afferma che i conti annuali relativi all'esercizio finanziario chiuso il 31 dicembre 2000 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

7. L'OEDT cerca nella misura del possibile di fare coincidere la durata dei contratti REITOX con l'anno civile allo scopo di rispettare al massimo il principio dell'annualità di bilancio, tenendo conto al contempo delle esigenze imperative di calendario per l'approvazione annuale del bilancio e del programma di lavoro nonché delle procedure nazionali volte a garantire il cofinanziamento dei punti focali.

9. Il modulo specifico che permette di registrare le entrate è in fase di sviluppo in seno alla Commissione e dovrebbe essere installato entro breve in tutte le agenzie decentrate.

L'emissione degli ordini di riscossione è registrata elettronicamente in SI2 e gli importi da riscuotere sono imputati nei conti d'ordine della contabilità generale (CUBIC) per la verifica delle entrate riscosse e da riscuotere.

11. L'OEDT è perfettamente conscio del carattere indispensabile di tale strumento per il miglioramento della gestione analitica dell'agenzia. In tale ottica, l'Osservatorio ha provveduto per l'esercizio 2001 ad una codifica dei progetti nel sistema SI2 che consente di determinare il costo reale di ciascuna azione nell'ambito del nuovo orientamento di bilancio basato sull'attività.

12. L'OEDT prende atto dell'osservazione della Corte e propone di recepire e adottare nella propria normativa le disposizioni contabili del nuovo regolamento d'inventario della Commissione.

13. L'OEDT ha deciso di installare nel 2000 il software di gestione inventariale ELS in sostituzione del vecchio sistema RAI. Per motivi di rinvio della consegna e dell'installazione da parte del fornitore, il sistema ELS non è stato operativo durante l'esercizio 2000. Alla fine di tale esercizio, l'OEDT ha imputato e convertito tutti i beni acquisiti nel corso del 2000 nel vecchio sistema RAI.

14. La dichiarazione di cofinanziamento rilasciata dallo Stato membro (allegato 2 del contratto Reitox) è firmata da un suo rappresentante abilitato. Nella maggior parte dei casi, si tratta del rappresentante dello Stato membro presso il consiglio di amministrazione dell'OEDT

15. In generale l'OEDT condivide la preoccupazione della Corte per quanto concerne la trasposizione nel proprio regolamento finanziario delle disposizioni del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell'Unione europea, includendovi le modifiche recenti in materia di contabilità dell'IVA.

Tuttavia, considerati i vincoli imposti dalle procedure di rimborso dell'IVA da parte dell'amministrazione fiscale del paese sede, l'OEDT esamina i vantaggi e gli inconvenienti di siffatta trasposizione prima di adottare una posizione definitiva.

16 e 17. L'OEDT conferma quanto constatato dalla Corte.

18. Tutti gli agenti assunti dall'OEDT sono sistematicamente soggetti ad una valutazione alla fine del loro periodo di prova. L'Osservatorio ha avviato una procedura per la compilazione di un rapporto informativo periodico in vista di effettuare la valutazione permanente di ciascun agente dell'agenzia. Nel corso del 2000, tale sistema di rapporto informativo periodico è stato applicato a tutto il personale.

19 e 20. L'OEDT prende atto dei commenti della Corte e si propone di includere d'ora in poi la descrizione delle mansioni di ciascun posto nel fascicolo personale dell'agente che occupa tale posto.

21. L'OEDT prende atto delle osservazioni della Corte relative a taluni fascicoli incompleti e ha adottato le misure necessarie per completarli.

22-31. L'OEDT ha preso atto dell'analisi dell'organico effettuata dalla Corte dei conti, ma intende tuttavia sottolineare che la situazione descritta non è più d'attualità in seguito alla riforma interna dell'agenzia decisa nel marzo 2001. Tale riforma ha consentito di ridefinire la gestione delle risorse umane e di avviare verso compiti operativi le risorse umane precedentemente dedite a funzioni amministrative. Essa ha comportato altresì, in coerenza con l'opzione di internalizzare ulteriormente le proprie attività, una ridistribuzione verso i titoli I e II (personale e funzionamento) delle risorse finanziarie in precedenza destinate, sotto il titolo III, al finanziamento delle attività esterne (studi).

32-35. L'OEDT prende atto delle osservazioni della Corte.