RELAZIONE ESPLICATIVA concernente la convenzione stabilita in base all'articolo K.3 del trattato sull'Unione europea relativa alla notificazione negli Stati membri dell'Unione europea di atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile e commerciale (Testo approvato dal Consiglio il 26 giugno 1997) (97/C 261/03)

INTRODUZIONE

1. Scopo delle convenzioni relative alla cooperazione giudiziaria in materia civile nell'Unione europea è creare uno spazio giudiziario comune nel quale le parti in giudizio possano far valere i loro diritti godendo di garanzie uguali a quelle di cui dispongono dinanzi ai tribunali del proprio paese.

Al riguardo, la rapidità dei procedimenti e la certezza del diritto costituiscono requisiti essenziali, in un momento in cui l'evoluzione degli scambi, siano essi inerenti alla sfera privata o alle relazioni economiche o culturali, conduce inevitabilmente ad una proliferazione delle controversie.

In particolare, la trasmissione degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile e commerciale da uno Stato membro all'altro a fini di notificazione, anello indispensabile nel corretto svolgimento di un procedimento, deve poter avvenire in condizioni soddisfacenti.

2. Il Consiglio dei ministri della Giustizia del 29 e 30 ottobre 1993 ha incaricato un gruppo di lavoro, denominato gruppo «Semplificazione della trasmissione degli atti», di elaborare uno strumento inteso a semplificare ed accelerare le procedure di trasmissione degli atti tra gli Stati membri. Dall'esame delle risposte al questionario elaborato nell'aprile 1992 dalla presidenza portoghese, in collaborazione con i Paesi Bassi e il Regno Unito, era infatti emersa l'esistenza di un sistema caratterizzato da complessità, eterogeneità e insufficiente efficienza.

Infatti, poiché la maggior parte degli Stati membri è parte della convenzione dell'Aia del 15 novembre 1965 relativa alla notificazione e alla comunicazione all'estero di atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale ma anche di strumenti bilaterali o regionali, è venuta gradatamente a crearsi una certa confusione circa le procedure da seguire o da privilegiare, che ha a sua volta costituito una fonte di lungaggini, di errori o di scelte opinabili.

Nel 1993 la delegazione olandese ha presentato un progetto inteso ad adeguare l'articolo IV dl protocollo allegato alla convenzione di Bruxelles del 1968 concernente la competenza giurisdizionale e l'esecuzione delle decisioni in materia civile e commerciale, articolo IV concernente la notificazione degli atti fra gli Stati membri dell'Unione europea.

Tale progetto ha formato oggetto delle prime discussioni in sede di gruppo di lavoro, quindi di un questionario relativo alla procedura applicabile in ciascuno Stato membro, elaborato dalla presidenza tedesca.

All'inizio del 1995, infine, la presidenza francese ha presentato un nuovo progetto, basato in particolare sull'istituzione di un meccanismo unico e obbligatorio per gli Stati membri.

In base alle proposte degli Stati membri e ai risultati di una consultazione dei servizi competenti effettuata su iniziativa dei servizi della Commissione, il progetto si è orientato verso una soluzione di equilibrio tra i diversi orientamenti prospettati.

Al termine dei lavori del gruppo la presidenza olandese, conformemente all'articolo K.6 del trattato sull'Unione europea, ha sottoposto il testo del progetto di convenzione all'esame del Parlamento europeo (1).

Il 26 maggio 1997 il Consiglio ha adottato la convenzione (2), che è stata firmata il giorno stesso dai rappresentanti di tutti gli Stati membri.

3. La nuova convenzione è la sola applicabile tra gli Stati membri dell'Unione, salvo accordi, vigenti o futuri, tra due o più Stati membri che consentano tra questi una cooperazione più stretta ai sensi dell'articolo K.7 del trattato sull'Unione europea.

La convenzione si iscrive nella linea della convenzione dell'Aia del 1965, di cui riprende numerose disposizioni, ma rispetto alla quale apporta anche alcune innovazioni, articolate in quattro linee principali.

Per evitare i ritardi dovuti alla trasmissione degli atti tra intermediari successivi, essa instaura anzitutto relazioni più dirette tra le persone o le autorità responsabili delle trasmissioni e quelle materialmente incaricate di procedere o far procedere alla notificazione.

Prevede poi il ricorso ad una serie di mezzi pratici volti a facilitare il compito dei servizi operativi, come i mezzi moderni di trasmissione, un formulario completo e di più facile uso, nonché repertori degli organi riceventi designati dagli Stati.

Inoltre, per tutelare i diritti delle parti, essa introduce in particolare norme nuove in materia di traduzione degli atti.

Istituisce altresì un comitato esecutivo incaricato di vigilare sul corretto funzionamento della convenzione, di elaborare e tenere aggiornato un manuale sugli organi riceventi ed un lessico dei termini giuridici utili, nonché di formulare proposte per migliorare l'attuazione delle disposizioni della convenzione o per modificarne il contenuto.

A completare l'opera si aggiunge un protocollo relativo all'interpretazione della convenzione da parte della Corte di giustizia delle Comunità europee, elaborato sulla falsariga del protocollo del 3 giugno 1971, relativo all'interpretazione da parte della Corte di giustizia della convenzione di Bruxelles del 27 settembre 1968.

Poiché la questione della notificazione degli atti è contemplata all'articolo 20 della convenzione di Bruxelles e all'articolo IV del protocollo ad essa allegato, occorrerà prevederne la modifica.

La presente convenzione, prima realizzazione della cooperazione giudiziaria in materia civile istituita dal titolo VI del trattato sull'Unione europea, ha lo scopo di rafforzare i legami esistenti tra gli Stati membri.

Spetterà ai giuristi, nella dottrina e nella pratica, assicurarne il successo.

TITOLO I

Articolo 1 Campo di applicazione

1. L'articolo 1, paragrafo 1 definisce il campo di applicazione della convenzione, indicando che questa disciplina i rapporti tra gli Stati membri dell'Unione europea per quanto concerne la trasmissione degli atti in materia civile o commerciale.

I rapporti fra questa convenzione e gli altri accordi o intese vigenti tra due o più Stati membri sono disciplinati all'articolo 20. Occorre pertanto far riferimento al commento relativo a tale articolo.

Inoltre la convenzione riguarda la trasmissione ai fini della notificazione degli atti giudiziari ed extragiudiziali, ma non definisce questi concetti.

Per «atti giudiziari» vanno ovviamente intesi gli atti connessi ad un procedimento giudiziario. Non sembra invece possibile dare una definizione precisa di «atti extragiudiziali». Si può ritenere che si tratti di atti redatti da un ufficiale ministeriale, quali gli atti notarili o gli atti trasmessi dall'ufficiale giudiziario o di atti di un'autorità ufficiale dello Stato membro ovvero di atti la cui natura o importanza ne giustifica la trasmissione e la comunicazione ai destinatari secondo una procedura ufficiale.

Per quanto riguarda infine l'espressione «in materia civile e commerciale», la convenzione, come numerosi altri accordi che l'utilizzano, non ne fornisce alcuna definizione né rimanda alla definizione fornita dalla legislazione dello Stato di origine o dello Stato richiesto.

Ai fini della coerenza tra le varie convenzioni concluse nell'ambito dell'Unione europea, sarebbe utile al riguardo richiamarsi all'interpretazione del concetto di «materia civile e commerciale» data dalla Corte di giustizia, che afferma il principio di una definizione autonoma che tenga conto degli obiettivi e dell'economia della convenzione nonché dei principi generali risultanti dai sistemi giuridici nazionali nel loro insieme. Tuttavia, la materia civile o commerciale non si riduce al campo di applicazione materiale della convenzione di Bruxelles del 1968.

Sono escluse a priori dalla materia civile e commerciale le cause penali o le cause fiscali, ma non le azioni civili su cui ci si pronunci nell'ambito di tali cause. Pare tuttavia necessaria un'interpretazione flessibile dei termini, per tutelare i diritti delle parti in causa, soprattutto i diritti della difesa.

2. Il paragrafo 2 è stato inserito per sgravare lo Stato membro richiesto da qualsiasi responsabilità circa la notificazione di un atto quando il recapito del destinatario non è noto.

Esso non significa tuttavia che l'organo dello Stato membro richiesto, che riceva una domanda di notificazione di un atto da consegnare ad un destinatario il cui recapito sia incompleto o inesatto, possa essere dispensato dall'effettuare ricerche con i mezzi a sua disposizione.

Se il recapito del destinatario non può essere determinato nonostante il ricorso a tali mezzi, sarebbe auspicabile che l'atto fosse restituito, con la massima celerità, all'organo mittente.

Articolo 2 Organi mittenti e riceventi

L'articolo 2 afferma il principio di una trasmissione diretta degli atti a fini di notificazione tra organi decentrati. Questo sistema, che rappresenta un nuovo passo avanti nel settore della cooperazione giudiziaria tra Stati membri, costituisce una delle innovazioni essenziali della convenzione.

Infatti, mentre alcuni accordi vigenti, per ovviare alla lentezza delle trasmissioni per via diplomatica, sola possibilità aperta tra gli Stati non vincolati da convenzioni in materia, istituiscono autorità centrali incaricate di trasmettere gli atti, per lo più tramite passaggi successivi, al destinatario, la convenzione mira ad eliminare le tappe intermedie tra la spedizione di un atto nello Stato membro d'origine e la notificazione nelle Stato membro richiesto.

Spetta di conseguenza agli Stati membri designare gli ufficiali ministeriali, le autorità giudiziarie o amministrative o altre persone dotate delle competenze e dei mezzi che consentano loro di svolgere i compiti attribuiti agli organi mittenti e riceventi. La convenzione non impone tuttavia agli Stati membri di fornire tali mezzi agli organismi privati eventualmente designati.

Gli Stati membri hanno altresì la facoltà di designare un medesimo organo incaricato di esercitare, per un medesimo comprensorio territoriale, le funzioni di organo mittente e di organo ricevente oppure designare due organi distinti.

Gli Stati federali, nonché gli Stati nei quali vigono più sistemi giuridici o sussistono unità territoriali autonome, hanno la facoltà di designare più organi.

In deroga al principio del decentramento, essi possono tuttavia anche dichiarare di designare per tutto il territorio un solo organo che svolga le funzioni di organo mittente ed un solo organo che funga da organo ricevente ovvero un solo ed unico organo incaricato delle due funzioni. La designazione di un unico organo da parte di tali Stati non dovrebbe comunque ritardare l'attuazione delle procedure di notificazione.

Questi organi unici sono designati per cinque anni. Il comitato esecutivo istituito dall'articolo 18 è infatti incaricato di esaminare il funzionamento degli organi decentrati e di accertarne l'efficienza. Dopo aver valutato le informazioni raccolte al riguardo, gli Stati membri che hanno designato un organo unico potrebbero poi scegliere di istituire degli organi decentrati in considerazione dei risultati ottenuti negli Stati membri che fin dall'inizio hanno optato per il decentramento. La dichiarazione può tuttavia essere rinnovata ogni cinque anni.

A norma dell'articolo 2, paragrafo 4, gli Stati devono inoltre fornire, prima che la convenzione entri in vigore nei loro confronti, le informazioni relative agli organi riceventi designati, necessarie agli organi mittenti degli altri Stati membri ai fini della trasmissione degli atti.

Agli organi designati dagli Stati membri sarà fornito un manuale contenente tutte le indicazioni utili, redatto e aggiornato annualmente dal comitato esecutivo in applicazione dell'articolo 18 della convenzione.

Articolo 3 Autorità centrale

Affinché gli organi mittenti e gli organi riceventi possano superare le eventuali difficoltà inerenti all'attuazione della convenzione non risolvibili tramite contatti al loro livello, la convenzione ha previsto l'istituzione di autorità centrali, incaricate di ovviare a tale difficoltà tramite il contatto diretto tra l'organo mittente e l'autorità centrale dello Stato richiesto.

La lettera a) contempla pertanto la possibilità che un organo mittente chieda informazioni all'autorità centrale di un altro Stato. La richiesta potrebbe riguardare, ad esempio, la determinazione dell'organo ricevente cui deve essere inoltrato un atto ai fini della notificazione, qualora le informazioni di cui dispone l'organo mittente siano insufficienti.

La lettera b) può riguardare un caso particolare o difficoltà più generiche. Potrà perciò rivolgersi all'autorità centrale di uno Stato membro l'organo mittente che abbia da tempo trasmesso un atto a un organo ricevente del primo Stato membro ma che non è riuscito, nonostante ripetute richieste, a ottenere informazioni sul seguito riservato alla trasmissione effettuata. Potrà inoltre segnalare all'autorità centrale le difficoltà ricorrenti incontrate nei rapporti con un dato organo ricevente.

La lettera c), che prevede la possibilità di chiedere all'autorità centrale dello Stato membro richiesto di trasmettere un atto al competente organo ricevente ai fini della notificazione, può essere applicata, secondo i suoi stessi termini, soltanto «in casi eccezionali». Non rientra infatti nelle competenze dell'autorità centrale, in linea di massima, trattare direttamente le domande di trasmissione, attività che spetta all'organo ricevente.

La convenzione contiene inoltre una serie di disposizioni, da applicare prima di prendere in considerazione il ricorso all'autorità centrale, che consentono agli organi mittenti e riceventi di risolvere le difficoltà che si pongono in occasione di una domanda di notificazione.

Pertanto, la semplice impossibilità di determinare l'organo ricevente territorialmente competente non deve dar luogo alla trasmissione dell'atto all'autorità centrale, bensì a una richiesta di informazioni in applicazione dell'articolo 3, lettera a).

Inoltre, se è risultato impossibile determinare il recapito del destinatario di un atto o se il recapito fornito è errato e non permette all'organo ricevente di dar seguito ad una domanda di notificazione, l'atto non deve in alcun caso essere trasmesso all'autorità centrale. Si verifica in questo caso l'ipotesi prevista dall'articolo 1, paragrafo 2 della convenzione, in base alla quale quest'ultima non si applica quando il recapito del destinatario non è noto.

Potrebbe invece giustificare la trasmissione di un atto all'autorità centrale l'assenza di risposta, nonostante ripetute richieste e nonostante sia trascorso un termine congruo, in merito all'identità dell'organo ricevente territorialmente competente a notificare l'atto.

Più in generale, la trasmissione di un atto all'autorità centrale dello Stato membro richiesto potrebbe essere ammessa, per esempio, in caso di distruzione, a causa di incendio, del tribunale un cui servizio è stato designato organo ricevente, o dello studio di un ufficiale giudiziario, oppure in caso di paralisi totale dei servizi dello Stato membro richiesto nella regione in cui l'atto deve essere notificato, a causa di uno sciopero generale o di una calamità naturale.

In ogni caso, spetta all'organo mittente determinare, in base a tali indicazioni, se sussistono le circostanze eccezionali che giustificano la trasmissione di un atto all'autorità centrale dello Stato richiesto.

Il comitato esecutivo vigilerà sull'applicazione dell'articolo 3, lettera c), conformemente alle disposizioni dell'articolo 18, paragrafo 2.

Infine pare auspicabile che gli Stati parte della convenzione dell'Aia del 15 novembre 1995 designino come autorità centrale la stessa autorità centrale designata in applicazione dell'articolo 2 di detta convenzione.

TITOLO II ATTI GIUDIZIARI

Sezione 1 Trasmissione e notificazione degli atti giudiziari

Questa sezione stabilisce le norme applicabili alla principale forma di trasmissione degli atti prevista dalla convenzione.

Articolo 4 Trasmissione degli atti

1. Ai fini di un'attuazione rapida di tutto il processo di trasmissione e di notificazione, l'organo mittente deve adoperarsi affinché l'atto sia spedito direttamente all'organo competente a riceverlo, nel più breve tempo possibile. Per individuare quale sia l'organo competente a ricevere l'atto in base al recapito del destinatario, l'organo mittente consulta il manuale elaborato dal comitato esecutivo.

2. La convenzione non elenca i mezzi di trasmissione possibili. Permettendo invece l'impiego di qualsiasi mezzo appropriato, essa consente di scegliere in funzione delle procedure ammesse dal diritto interno di ciascuno Stato, delle circostanze del caso e dei tipi di collegamento instaurati con il competente organo ricevente.

Questa flessibilità circa i mezzi da utilizzare non deve tuttavia recare pregiudizio al destinatario dell'atto. Per questo motivo la convenzione prevede che il testo ricevuto sia conforme a quello trasmesso e che tutte le sue indicazioni siano facilmente comprensibili. In caso contrario, gli atti devono essere senza indugio restituiti all'organo mittente, corredati del formulario debitamente compilato nella rubrica «avviso di restituzione di una domanda o di un atto».

Il manuale elaborato dal comitato esecutivo permetterà all'organo mittente di informarsi sui mezzi che è possibile utilizzare nelle relazioni con gli organi riceventi dello stesso. All'atto dell'aggiornamento annuale si potrà tener conto delle innovazioni tecniche e dei nuovi mezzi ammessi dagli organi riceventi.

3. Gli atti trasmessi dall'organo mittente devono essere corredati di un formulario conforme al modello di domanda di notificazione allegato alla convenzione, esistente pertanto in tutte le versioni linguistiche.

La convenzione non prevede norme relative alla lingua in cui deve essere redatto il modello prestampato del formulario. Gli organi mittenti restano quindi liberi di utilizzare, per esempio, un modello redatto nella loro lingua ufficiale o nella lingua ufficiale dell'organo ricevente ovvero nella lingua dell'Unione europea che lo Stato richiesto ha dichiarato di accettare in applicazione del paragrafo 3.

L'organo mittente dovrà peraltro completare il formulario utilizzando la lingua ufficiale o una delle lingue ufficiali dello Stato richiesto ovvero la lingua che questo ha accettato in applicazione del paragrafo 3. L'organo mittente potrà determinare la lingua da utilizzare a tal fine consultando il manuale, che indicherà:

a) da un lato:

- l'unica lingua ufficiale dello Stato richiesto da utilizzare, oppure

- le diverse lingue ufficiali dello Stato richiesto che possono essere utilizzate, oppure

- la lingua ufficiale dello Stato richiesto da utilizzare in considerazione del recapito del destinatario;

b) dall'altro lato:

- la lingua di uno degli Stati dell'Unione europea che lo Stato richiesto ha dichiarato di accettare.

L'organo mittente potrà scegliere di utilizzare la lingua appropriata tra quelle menzionate alla precedente lettera a) oppure la lingua di cui alla precedente lettera b) del presente paragrafo.

Si rilevi che, comunque, la maggior parte delle indicazioni da inserire nel formulario allegato alla convenzione non richiedono traduzione e che il comitato esecutivo verrà incaricato di elaborare un glossario che riporti, in tutte le lingue dell'Unione, i principali termini giuridici che potrebbero essere utilizzati per compilare il formulario.

4. L'esonero dalla legalizzazione è previsto da numerose convenzioni. Ovviamente, non si potrebbe pretendere, tanto meno in seno all'Unione, la legalizzazione dei documenti trasmessi ai soli fini di notificazione.

L'articolo 49 della convenzione di Bruxelles del 27 settembre 1968 prevede peraltro che nessuna legalizzazione dei documenti né formalità analoga possa essere richiesta da una giurisdizione di uno Stato membro cui è stata presentata una domanda di exequatur di una decisione resa in un altro Stato membro.

5. Questo paragrafo, che contempla la possibilità di trasmettere l'atto in due copie all'organo ricevente sollecitando la restituzione di una di esse, pare potersi applicare soltanto in caso di trasmissione dell'atto con i mezzi tradizionali, ad esempio per via postale. La prassi dovrà tuttavia essere adattata in funzione degli altri mezzi che potranno essere in futuro utilizzati, seguendone il ritmo di introduzione.

Il formulario di domanda trasmesso con l'atto permette all'organo mittente di fornire all'organo ricevente le indicazioni opportune.

Articolo 5 Traduzione dell'atto

1. Quando un atto deve essere trasmesso ad un altro Stato membro ai fini della notificazione, l'organo mittente informa il richiedente che il destinatario può rifiutare la ricezione dell'atto a motivo della lingua utilizzata, conformemente alle disposizioni dell'articolo 8 della convenzione.

La convenzione non contiene disposizioni relative alle possibili conseguenze giuridiche del rifiuto di ricezione di un atto a motivo della lingua utilizzata e spetterà alle giurisdizioni competenti decidere in merito a tale questione.

L'organo mittente deve pertanto segnalare al richiedente i rischi in cui potrebbe incorrere, in termini di scadenze, di efficacia o di regolarità della procedura, non facendo procedere alla traduzione eventualmente necessaria.

2. Se sceglie di far tradurre l'atto, il richiedente dovrà anticipare le spese di traduzione, ma questa disposizione non osta, se previsto dal diritto dello Stato membro in cui si volge la procedura, a che una decisione di addebito delle spese sia pronunciata successivamente ed autorizzi eventualmente il rimborso al richiedente, totale o parziale, della spesa sostenuta.

Va rilevato che il termine «richiedente» indica sempre la parte interessata alla trasmissione dell'atto. Non può quindi trattarsi del tribunale.

Articolo 6 Ricezione dell'atto da parte di un organo ricevente

1. Scopo di questo paragrafo è assicurare che l'organo ricevente informi l'organo mittente della ricezione degli atti da esso trasmessi. Esso sottolinea la necessità di una risposta rapida da parte dell'organo ricevente, poiché pone il principio dell'invio di una ricevuta entro i termini più brevi e con i mezzi più rapidi. L'organo ricevente dovrebbe di conseguenza sforzarsi di trasmettere la ricevuta all'organo mittente non appena ricevuto l'atto.

Sarà sufficiente che l'organo ricevente restituisca all'organo mittente una copia del formulario di domanda di notificazione trasmesso con gli atti, dopo aver compilato la parte «dichiarazione di ricezione» (punto 8 del formulario).

Con la ricevuta l'organo mittente può infatti accertarsi che il documento da esso trasmesso è giunto all'organo ricevente competente.

Non ricevere la ricevuta entro un termine congruo dopo il periodo di sette giorni potrebbe invece indurre l'organo mittente a ritenere che gli atti siano stati smarriti e che occorra ritrasmetterli, con il rischio di causare confusione tra le varie trasmissioni.

2. Scopo del paragrafo è evitare che l'atto o la domanda di notificazione vengano restituiti all'organo mittente quando una semplice raccolta di informazioni o di documenti complementari permetterebbe di risolvere le difficoltà che, allo stato delle cose, impediscono all'organo ricevente di procedere o di far procedere alla notificazione.

3. Il paragrafo si applica ai casi in cui l'organo ricevente non può dar seguito alla domanda di notificazione, anche dopo aver ricevuto informazioni o documenti complementari.

Sono previsti due casi: domanda che esula manifestamente dal campo di applicazione della convenzione e impossibilità a procedere alla notificazione a causa del mancato rispetto delle condizioni formali previste dalla convenzione.

Il primo caso riguarda, ad esempio, una domanda di notificazione di un procedimento di carattere fiscale.

Nel secondo caso potrebbero rientrare, ad esempio, le domande relative ad atti illeggibili ovvero a documenti non corredati di una domanda o ad una domanda concernente un destinatario di cui non si è potuto determinare il recapito.

Potrebbe inoltre riferirsi all'assenza totale di risposta, perlomeno entro termini congrui, alla richiesta di informazioni o di documenti complementari formulata dall'organo ricevente in applicazione del paragrafo 2.

Vanno altresì restituite all'organo mittente le domande inviate per errore ad un organo ricevente di uno Stato membro diverso da quello nel cui territorio il destinatario si trova, nonché quelle che esigono una forma particolare di notificazione incompatibile con il diritto locale.

4. Le disposizioni contenute nel paragrafo mirano ad evitare che gli atti siano restituiti all'organo mittente per la sola ragione che l'organo che li ha ricevuti non è, nello Stato membro richiesto, l'organo territorialmente competente. Esso prevede quindi che l'organo ricevente non competente ritrasmetta l'atto all'organo competente del medesimo Stato membro.

Questa ritrasmissione deve avvenire alle condizioni previste dall'articolo 4, ossia direttamente e nel più breve tempo possibile, con ogni mezzo appropriato. Dato il ritardo che la necessità di una ritrasmissione comporta, questa dovrà essere effettuata con particolare diligenza.

Inoltre, per evitare che l'organo mittente ignori l'avvenuta ritrasmissione, la convenzione prevede che l'organo ricevente non competente che ha ritrasmesso l'atto nonché l'organo ricevente competente inviino entrambi un avviso all'organo mittente.

L'organo territorialmente competente deve avvertire l'organo mittente non appena ha ricevuto l'atto o al massimo entro sette giorni, con i mezzi più rapidi, alle condizioni previste dal paragrafo 1.

Articolo 7 Notificazione dell'atto

1. All'organo ricevente viene specificata la forma di notificazione richiesta mediante indicazioni contenute nel formulario di domanda dall'organo mittente.

Se la forma di notificazione richiesta è incompatibile con la legislazione dello Stato richiesto, l'atto dovrà essere notificato conformemente alle norme previste da tale legislazione nel caso in cui l'organo mittente ne abbia fatto richiesta. La stessa soluzione deve essere adottata se l'organo mittente non ha chiesto alcuna forma specifica.

Tale richiesta potrà essere formulata al punto 5.2.1 del formulario.

2. Questo paragrafo impone all'organo ricevente l'obbligo della rapidità nell'attuazione della procedura di notificazione. Esso deve espletare o far espletare immediatamente tutte le procedure necessarie. Tuttavia, tenuto conto delle difficoltà ce possono insorgere, è stato previsto un periodo di un mese, considerato sufficiente per consentire che la procedura di notificazione sia condotta a termine.

In effetti la seconda frase non deve essere interpretata come se l'organo ricevente potesse trascurare l'obbligo di espletare o far espletare le procedure necessarie e, in seguito, comunicare all'organo mittente che non è stato fatto il necessario per procedere alla notificazione dell'atto nei termini previsti.

La frase riguarda l'obbligo incombente all'organo ricevente di informare l'organo mittente che le procedure espletate per procedere alla notificazione non hanno avuto esito positivo.

Può infatti verificarsi che la notificazione non possa aver luogo entro il termine di un mese, ma possa averlo entro un periodo congruo. In tali casi l'organo ricevente resta tenuto a inviare all'organo mittente il certificato contenuto nel formulario allo scadere del termine di un mese.

Articolo 8 Rifiuto di ricezione dell'atto

1. Le norme previste dall'articolo 8 circa l'uso delle lingue si applicano esclusivamente agli atti stessi.

Al fine di salvaguardare gli interessi del destinatario dell'atto, la convenzione stabilisce che esso debba essere tradotto nella lingua ufficiale dello Stato di destinazione, o, se tale Stato ha più lingue ufficiali, nella lingua o in una delle lingue del luogo in cui la notificazione deve aver luogo.

In taluni casi, tuttavia, la traduzione può rivelarsi inutilmente costosa o contraria agli interessi del destinatario. Ciò si verifica, ad esempio, quando questi è cittadino dello Stato di origine o ne comprende comunque la lingua.

Va osservato che, quando l'atto è stato redatto o tradotto nella lingua ufficiale dello Stato richiesto o nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui deve essere notificato, il destinatario non può rifiutarlo per un motivo connesso all'uso di tale lingua.

Se l'atto non è stato tradotto, egli gode invece di tale facoltà nel caso in cui non comprenda la lingua nella quale l'atto è redatto.

La convenzione non obbliga tuttavia il richiedente a trasmettere l'atto redatto o tradotto in una delle lingue sopra citate, ma permette al destinatario di rifiutare di ricevere l'atto se le norme previste non sono state rispettate.

Se sorge una controversia circa la comprensione di una lingua da parte del destinatario dell'atto, essa sarà decisa secondo le norme applicabili, ad esempio sollevando la questione della regolarità della notificazione dinanzi al tribunale adito per la procedura nel quadro della quale l'atto è stato trasmesso.

L'organo ricevente deve informare il destinatario che può rifiutare di accettare l'atto se questo non è redatto in una delle lingue del luogo di notificazione o in una delle lingue dello Stato membro mittente da lui compresa.

L'organo ricevente può assolvere quest'obbligo d'informazione impostogli dal paragrafo ricorrendo a vari mezzi. I mezzi appropriati saranno stabiliti da ciascuno Stato membro in funzione delle norme applicabili in materia di notificazione degli atti.

Nei casi in cui gli atti sono notificati al destinatario mediante diretta consegna da parte di un apposito agente, quest'ultimo potrebbe procedere ad un'informazione verbale.

Se invece la notificazione avviene per posta, l'informazione potrebbe essere fornita mediante un documento unito all'atto inviato al destinatario.

In ogni caso, le condizioni in cui il destinatario è stato messo a conoscenza di tale informazione devono essere indicate al punto 12, lettera c) del certificato di notificazione.

In caso di rifiuto dell'atto a motivo della lingua utilizzata, il destinatario deve comunicarlo entro un congruo periodo per evitare ritardi nella procedura.

Va segnalato che alcuni Stati membri possono aver concluso accordi secondo i quali ogni loro lingua ufficiale è considerata dagli altri Stati come una delle proprie lingue ufficiali. Tale è il caso, ad esempio, degli Stati nordici, che hanno comunicato che avrebbero utilizzato senza distinzione le lingue danese, norvegese e svedese, conformemente alle condizioni di cui alla convenzione nordica del 1974.

2. Per consentire all'organo mittente e al richiedente di prendere le disposizioni che ritengono opportune, l'organo ricevente deve informare l'organo mittente, non appena ne è a conoscenza, dell'eventuale rifiuto dell'atto da parte del destinatario.

Articolo 9 Data della notificazione

Scopo delle disposizioni del presente articolo è definire criteri quanto alla data da prendere in considerazione per la notificazione di un atto.

La notificazione di un atto produce infatti, nella maggior parte dei casi, effetti giuridici in merito ai quali può essere importante sapere quando si sono prodotti.

Tenuto conto delle differenze esistenti tra i vari Stati membri dell'Unione, sia per quanto riguarda le norme procedurali concernenti la notificazione degli atti che per le norme sostanziali, l'avvenimento di cui si considera la data varia da uno Stato membro all'altro.

Nell'elaborazione della convenzione si è ricercata una norma che potesse sostituirsi, nelle relazioni tra gli Stati membri dell'Unione, alle norme di diritto interne e ciò ha condotto all'adozione delle disposizioni dell'articolo 9.

Nel paragrafo 1 si stabilisce il principio che la data di notificazione è quella in cui quest'ultima è stata effettuata conformemente alla legislazione dello Stato richiesto. Esso è volto a tutelare i diritti del destinatario.

Il paragrafo 2 è invece inteso a tutelare i diritti del richiedente che può avere interesse ad agire entro un termine o una data determinati. È parso opportuno, in questo caso, permettere al richiedente di far valere i suoi diritti a una data che egli stesso può determinare invece di basarsi su un evento - la notificazione di un atto in un altro Stato membro - sul quale non può incidere direttamente e che potrebbe verificarsi dopo la scadenza fissata.

I paragrafi 1 e 2 sono applicabili cumulativamente, cosicché gli effetti della notificazione potrebbero verificarsi in momenti diversi rispettivamente per il destinatario dell'atto e per il richiedente. Tenuto conto di talune legislazioni, una siffatta situazione potrebbe, per esempio, registrarsi nel caso in cui una citazione interrompa una prescrizione e contenga un invito a comparire.

Per quanto concerne il momento dell'interruzione della prescrizione nei confronti del richiedente, occorre fare riferimento alla legislazione dello Stato membro di origine, in applicazione del paragrafo 2.

Tuttavia, per quanto riguarda il destinatario dell'atto, la data da prendere in considerazione per il calcolo del termine di comparizione è quella stabilita nella legislazione dello Stato richiesto.

Il paragrafo 3 prevede la possibilità, per ciascuno Stato membro, di dichiarare che non applicherà le disposizioni del presente articolo.

Articolo 10 Certificato di notificazione e copia dell'atto notificato

Quando la procedura di notificazione dell'atto è stata ultimata, ciò deve essere attestato mediante il formulario.

Quest'ultimo sarà inoltrato all'organo mittente, corredato se necessario di copia dell'atto notificato.

Regole analoghe a quelle previste per la domanda di notificazione sono state peraltro stabilite per la lingua che deve essere utilizzata per compilare il formulario suddetto, poiché l'organo ricevente deve ricorrere alla lingua ufficiale o a una delle lingue ufficiali dello Stato membro verso il quale questo documento deve essere spedito o a una lingua che questo Stato ha dichiarato di accettare a tal fine.

Articolo 11 Spese

1. Il paragrafo 1 sancisce il principio secondo cui i servizi offerti dall'amministrazione dello Stato membro richiesto sono gratuiti.

2. Il paragrafo 2 permette invece agli Stati membri di prevedere che alcune spese siano a carico del richiedente nel caso in cui le formalità di notificazione non siano espletate dall'amministrazione degli Stati.

Potrà essere richiesto un anticipo su tali spese prima dell'avvio della procedura di notificazione. Il manuale approntato dal comitato esecutivo conterrà le indicazioni utili al riguardo e preciserà in particolare se debba essere effettuato un versamento al momento della trasmissione dell'atto da parte dell'organo mittente.

Sezione 2 Altri mezzi di trasmissione e notificazione di atti giudiziari

La presente sezione prevede alcune modalità sussidiarie di trasmissione degli atti.

Articolo 12 Trasmissione per via consolare o diplomatica

Il presente articolo, che prevede la possibilità di ricorrere alla via consolare o diplomatica per la trasmissione di atti giudiziari, limita tale modalità a casi eccezionali.

Occorrerà pertanto avvalersene soltanto in casi di estrema difficoltà, come quelli menzionati a proposito dell'articolo 3, lettera c), per esempio situazioni sociali o climatiche che rendono impossibile qualsiasi inoltro degli atti da uno Stato membro all'altro con mezzi diversi.

Articolo 13 Notificazione di atti da parte di agenti diplomatici o consolari

La convenzione riprende nel presente articolo una modalità di notificazione tradizionalmente ammessa nelle relazioni internazionali.

Offre in linea di massima questa facoltà a qualsiasi persona residente nel territorio di uno Stato membro, indipendentemente dalla sua cittadinanza. Agli Stati membri è lasciata però la possibilità di esprimere una riserva.

Articolo 14 Notificazione per posta

Il presente articolo sancisce il principio in base al quale è ammessa la notificazione per posta.

Gli Stati membri possono tuttavia precisare le condizioni, volte a fornire garanzie ai destinatari residenti nel loro territorio, alle quali può essere effettuata la notificazione per posta. Potrebbero ad esempio richiedere un invio per raccomandata, ovvero l'applicazione di norme della convenzione relative alla traduzione degli atti.

Si deve ricordare che la convenzione postale universale, di cui sono parti tutti gli Stati membri, prevede in particolare la possiblità dell'invio di plichi raccomandati.

Le condizioni fissate dagli Stati membri in applicazione del paragrafo 2 saranno, se del caso, specificate nel manuale elaborato dal comitato esecutivo.

Articolo 15 Domanda diretta di notificazione

Il presente articolo autorizza le persone interessate alla trasmissione di un atto che rientri nel campo di applicazione della convenzione a mettersi direttamente in contatto con le persone competenti dello Stato membro richiesto affinché procedano alla notificazione.

Esso non deve essere interpretato nel senso che costituisca una base giuridica intesa ad ammettere la trasmissione diretta dell'atto dalla parte interessata all'ufficiale ministeriale. Una siffatta trasmissione diretta è infatti regolare soltanto se conforme alle norme giuridiche dello Stato membro nel quale si svolge il procedimento.

Tuttavia, poiché il paragrafo 2 prevede che gli Stati membri possono formulare una riserva al riguardo, sarebbe utile consultare il manuale elaborato dal comitato esecutivo per verificare che un dato Stato membro non si oppone a tale modo di procedere.

TITOLO III ATTI EXTRAGIUDIZIALI

Articolo 16

Per quanto riguarda il concetto di atto extragiudiziale si rinvia al commento dell'articolo 1.

TITOLO IV INTERPRETAZIONE DA PARTE DELLA CORTE DI GIUSTIZIA

Articolo 17

Il presente articolo sancisce il principio della competenza della Corte di giustizia delle Comunità europee per l'interpretazione della convenzione. Tuttavia, dato che non è stato possibile raggiungere l'unanimità su questo principio, le disposizioni relative segnatamente alle modalità secondo le quali la Corte può essere adita figurano nel protocollo sull'interpretazione della presente convenzione da parte della Corte di giustizia.

La Corte potrà essere adita soltanto dagli organi giurisdizionali e dalle autorità competenti degli Stati membri che avranno ratificato, oltre alla convenzione, anche il protocollo.

TITOLO V DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 18 Comitato esecutivo

Nella misura in cui la convenzione stabilisce sostanzialmente regole di assistenza giudiziaria, è stato istituito un comitato esecutivo che dovrebbe seguire il funzionamento della convenzione ed esaminare le questioni di ordine generale connesse alla sua applicazione.

Esso si inserisce nelle strutture di lavoro del titolo VI del trattato sull'Unione europea, come precisato nella dichiarazione a verbale della sessione del Consiglio che ha adottato la presente convenzione.

Esso è pertanto composto da rappresentanti di tutti gli Stati membri, compresi quelli che non sono ancora parti della convenzione, e la Commissione è pienamente associata ai suoi lavori. Le norme che ne disciplinano il funzionamento, se non esplicitamente previste nella convenzione, sono quelle applicabili agli altri gruppi di lavoro del Consiglio.

Il comitato si riunirà per la prima volta non appena almeno tre Stati membri avranno dichiarato che applicheranno la convenzione nelle loro relazioni con gli altri Stati membri che avranno fatto la stessa dichiarazione. In applicazione delle norme di cui all'articolo 18, paragrafo 2, all'articolo 24, paragrafo 4 e all'articolo 27, paragrafo 2, lettera c) questa prima riunione dovrà aver luogo 90 giorni dopo la data di deposito della terza dichiarazione, che sarà pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

I compiti del comitato si articolano su tre assi.

In primo luogo, esso è incaricato di sorvegliare il funzionamento della convenzione, vale a dire raccogliere tutte le informazioni utili sulla sua applicazione da parte egli Stati membri. L'esame del comitato verterà principalmente sull'efficacia dell'azione degli organi mittenti e riceventi, sulle condizioni in cui le domande dirette di notificazione degli atti sono presentate alle autorità centrali e sull'attuazione delle disposizioni riguardanti la data di notificazione.

Questa attenzione particolare a talune disposizioni della convenzione dovrebbe consentire al comitato di appurare se norme che sembrano aver incontrato difficoltà di applicazione in taluni paesi sono state applicate da altri senza ostacoli e se il loro campo di applicazione potrebbe essere ampliato. Gi elementi così raccolti dal comitato esecutivo dovrebbero quindi rivestire un interesse particolare per la reciproca informazione degli Stati membri. Essi saranno inoltre oggetto di relazioni periodiche al Consiglio, la prima delle quali sarà presentata dopo un periodo di tre anni a decorrere dalla prima riunione del Comitato e le seguenti ogni cinque anni.

Il Consiglio esaminerà caso per caso se ritenga opportuno trasmettere tali relazioni al Parlamento europeo.

In secondo luogo, il comitato esecutivo è incaricato di curare i profili pratici indispensabili al funzionamento della convenzione, quali l'elaborazione e l'aggiornamento di un manuale di cui gli organi mittenti dovranno servirsi per conoscere gli organi riceventi degli altri Stati membri ai quali inviare gli atti, nonché la redazione di un lessico dei termini giuridici. Se possibile, il manuale indicherà anche le spese relative alla notificazione degli atti in applicazione dell'articolo 11 della convenzione.

Il comitato potrà infine utilizzare le informazioni raccolte proponendo miglioramenti della convenzione o, semplicemente, del formulario.

Articolo 19 Applicazione degli articoli 15 e 16 della convenzione dell'Aia del 1965

Il presente articolo riprende il sistema istituito dalla convenzione dell'Aia del 15 novembre 1965, apportandovi una semplice modifica formale concernente le modalità di notificazione, da parte degli Stati membri, della dichiarazione di cui al punto 1, lettera b). Esso contiene una serie di norme intese a tutelare di diritti dei destinatari degli atti giudiziari trasmessi in applicazione della convenzione.

Il punto 1 riguarda gli atti introduttivi o atti equivalenti e impone al giudice di soprassedere alla decisione fino a quando non abbia la certezza che la notificazione è stata effettuata e che, una volta avvenuta, il convenuto abbia potuto disporre di un lasso di tempo utile per preparare la sua difesa. È tuttavia prevista una possibilità di derogare a tale norma per gli Stati che desiderano permettere ai loro giudici di decidere al termine d'un dato periodo, qualora determinate condizioni siano adempiute.

Il punto 2 riguarda i casi in cui una decisione è stata emessa in assenza del convenuto e offre a quest'ultimo, a determinate condizioni, la possibilità di rimuovere la preclusione derivantegli dallo scadere del termine di impugnazione. Al fine di evitare un'incertezza giuridica lesiva degli interessi dell'attore nell'istanza iniziale, la convenzione prevede che gli Stati membri possano limitare, mediante una dichiarazione, il periodo entro il quale la richiesta di rimuovere la preclusione è ricevibile.

Infine, le disposizioni del punto 2 non sono applicabili alle decisioni che riguardano lo stato delle persone. Non è parso infatti possibile consentire l'annullamento di una decisione emessa, in contumacia, in materia di divorzio che fosse stata seguita da un nuovo matrimonio, in quanto prevalgono le esigenze in materia di certezza giuridica.

Articolo 20 Rapporti con altri accordi o intese

Secondo questo articolo, continuano ad applicarsi - tra gli Stati membri che ne sono parti - soltanto la presente convenzione e gli accordi o le intese che soddisfano le condizioni di cui all'articolo K.7 del trattato sull'Unione europea, che prevedono cioè modalità di trasmissione degli atti a fini di notificazione tali da permettere una più stretta cooperazione in materia e da non ostacolare quella istituita dalla presente convenzione.

Si deduce peraltro dal combinato disposto di questo articolo e dell'articolo 1 che nessun altro accordo, convenzione o intesa possono essere applicati fra gli Stati membri dell'Unione europea che hanno ratificato la presente convenzione.

In particolare, la presente convenzione sostituirà le convenzioni dell'Aia del 1954 e del 1965 nelle relazioni fra gli Stati membri che sono parti contraenti nonché in materia di trasmissione di atti a fini di notificazione.

Pertanto, quando nell'ambito di una medesima causa siano necessarie varie trasmissioni di atti, verso Stati membri e verso paesi terzi, agli atti destinati ad uno Stato membro sono applicabili soltanto le norme previste dalla convenzione europea o dagli accordi o intese di cui all'articolo 20.

Gli atti che, nell'ambito della medesima causa, devono essere notificati in un paese terzo saranno invece ovviamente trasmessi conformemente agli accordi esistenti con tale paese.

L'esistenza di accordi o intese particolari tra Stati membri sarà menzionata nel manuale elaborato dal comitato esecutivo.

Articolo 21 Assistenza giudiziaria

Questo articolo stabilisce che le norme relative all'assistenza giudiziaria contenute in altre convenzioni eventualmente applicabili tra taluni Stati membri restano impregiudicate.

Articolo 22 Protezione delle informazioni trasmesse

Questo articolo mette a carico dell'organo ricevente l'obbligo di rispettare la riservatezza delle informazioni di cui viene a conoscenza nell'esercizio delle sue funzioni.

Gli organi riceventi hanno la responsabilità di mettere in atto le norme di diritto interno volte a garantire tale riservatezza.

Le persone interessate dalle informazioni trasmesse potranno sempre avvalersi delle disposizioni giuridiche applicabili per ottenere informazioni relativamente all'uso fatto di tali dati.

Articolo 23 Riserve

Questo articolo contiene un elenco limitativo delle riserve ammissibili nell'ambito della convenzione. Esso precisa inoltre che le riserve devono essere formulate all'atto della notificazione di cui all'articolo 24, paragrafo 2, ma possono essere ritirate in qualsiasi momento.

Va rilevato che per la dichiarazione di cui all'articolo 14, paragrafo 2 non è ammessa riserva.

Articolo 24 Adozione ed entrata in vigore

Questo articolo disciplina l'entrata in vigore della convenzione conformemente alle norme stabilite in materia dal Consiglio dell'Unione europea.

La convezione entra in vigore novanta giorni dopo il deposito del relativo strumento di adozione da parte dello Stato che, tra i quindici Stati che sono membri dell'Unione europea al 26 maggio 1997, data di adozione da parte del Consiglio dell'atto che stabilisce la convenzione, procede per ultimo a questa formalità.

Tuttavia, così come per gli accordi di cooperazione giudiziaria conclusi anteriormente tra gli Stati membri, il paragrafo 4 offre a ciascuno Stato membro la possibilità di dichiarare, all'atto dell'adozione o successivamente, che la convenzione è applicabile anticipatamente nelle sue relazioni con gli altri Stati membri che hanno fatto la stessa dichiarazione. La dichiarazione produce effetto novanta giorni dopo la data del suo deposito.

Tuttavia gli Stati membri non possono dichiarare che la Corte di giustizia è competente per interpretare la convenzione durante il periodo di applicazione anticipata: a tal fine è necessaria l'adozione delle disposizioni corrispondenti della convenzione da parte dei quindici Stati membri.

Articolo 25 Adesione

Questo articolo stabilisce che la convenzione è aperta all'adesione di qualsiasi Stato che diventi membro dell'Unione europea e fissa le modalità di tale adesione. Uno Stato terzo, invece, non può aderire alla convenzione.

Se la convenzione è già entrata in vigore al momento in cui un nuovo Stato membro vi aderisce, essa entra in vigore nei confronti di detto Stato novanta giorni dopo il deposito del suo strumento di adesione. Per contro, se allo scadere di tale termine la convenzione non è ancora entrata in vigore, la sua entrata in vigore avverrà, per questo Stato come per gli altri, alle condizioni previste dall'articolo 24, paragrafo 4. In questo caso, lo Stato che aderisce alla convenzione potrà fare una dichiarazione di applicazione anticipata.

Tuttavia, l'adesione di un nuovo Stato membro non è condizione per l'entrata in vigore della convenzione nei confronti degli Stati che erano membri dell'Unione europea alla data dell'adozione da parte del Consiglio.

Articolo 26 Modifiche

Questo articolo riguarda la procedura di modifica della convenzione.

Le modifiche possono essere proposte dagli Stati membri parti della convenzione e dalla Commissione, secondo le norme stabilite nel titolo VI del trattato sull'Unione europea, ma anche, in applicazione del disposto dell'articolo 8, paragrafo 4, lettera c), dal comitato esecutivo.

Secondo la natura delle modifiche proposte, sono previsti due sistemi distinti.

Secondo il primo, descritto nei paragrafi 1, 2 e 3, le modifiche sono apportate dal Consiglio che ne raccomanda l'adozione da parte degli Stati membri, secondo le rispettive norme costituzionali.

Il secondo regime, descritto al paragrafo 4, istituisce una procedura semplificata che consente al Consiglio di apportare esso stesso modifiche al formulario allegato alla convenzione.

Articolo 27 Depositario e pubblicazione

Questo articolo affida al segretario generale del Consiglio il ruolo di depositario della convenzione.

Il segretario generale informa gli Stati membri di tutte le notificazioni relative alla convenzione e provvede alla loro pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, parte «C».

(1) Parere espresso l'11 aprile 1997 (non ancora pubblicato nella Gazzetta ufficiale).

(2) Cfr. pag. 1 della presente Gazzetta ufficiale.