1.   La presente decisione stabilisce le condizioni di trattamento per le informazioni classificate UE (ICUE) di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED (3) conformemente alla decisione n. 41-2021.

2.   La presente decisione si applica a tutti i servizi e i locali della Corte dei conti. Si applica inoltre alle sue Sezioni e Comitati che, ai fini della presente decisione, sono inclusi nel termine «servizi».

1.   L’accesso alle informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED può essere autorizzato dopo che:

a)	è stata accertata la necessità che una persona abbia accesso a determinate informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED per poter svolgere una funzione o un compito professionale per la Corte dei conti;

b)	la persona è stata istruita sulle disposizioni normative e sulle norme e gli orientamenti di sicurezza pertinenti per la protezione delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED;

c)	la persona ha preso atto delle proprie responsabilità in materia di protezione delle informazioni in questione.

2.   Ai tirocinanti della Corte dei conti non sono assegnati compiti per i quali sia necessario accedere ad informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

3.   L’accesso è negato o autorizzato per altre categorie di personale, secondo la tabella riportata in allegato.

1.   Il personale che redige un documento sulla base delle informazioni di cui all’articolo 1, nelle circostanze di cui all’articolo 3, paragrafo 6, della decisione n. 41-2021 o in altre circostanze, verifica sempre se il documento debba essere classificato. La classificazione di un documento come ICUE implica una valutazione e la decisione, da parte dell’originatore, che la sua divulgazione a persone non autorizzate potrebbe essere pregiudizievole per gli interessi dell’Unione europea o di uno o più Stati membri. Se i redattori nutrono dubbi sul fatto che il documento che redigono debba essere classificato come RESTREINT UE/EU RESTRICTED, è opportuno che consultino il primo manager o il direttore responsabile.

2.   Un documento è classificato almeno RESTREINT UE/EU RESTRICTED se la sua divulgazione non autorizzata potrebbe, tra l’altro:

a)	ripercuotersi negativamente sulle relazioni diplomatiche;

b)	provocare serie difficoltà a persone fisiche;

c)	rendere più difficile mantenere l’efficacia operativa o la sicurezza del personale distaccato dagli Stati membri o da altri contributori;

d)	violare impegni di mantenimento della riservatezza di informazioni fornite da terzi;

e)	pregiudicare le indagini su un reato o agevolare la criminalità;

f)	svantaggiare l’Unione o gli Stati membri in negoziati commerciali o politici con altri soggetti;

g)	ostacolare l’efficace elaborazione o funzionamento delle politiche dell’Unione;

h)	compromettere la corretta gestione dell’Unione e le sue missioni in generale;

i)	portare alla scoperta di informazioni classificate a un livello superiore.

3.   Gli originatori possono decidere di attribuire un livello di classifica standard alle categorie di informazioni che creano periodicamente. Essi garantiscono tuttavia che alle singole informazioni sia assegnato il livello di classifica appropriato.

1.   Le informazioni sono classificate non appena prodotte. Le note personali, i progetti preliminari o i messaggi contenenti le informazioni che giustificano una classifica di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono contrassegnati come tali sin dall’inizio e sono prodotti e trattati in conformità della presente decisione.

2.   Se il documento finale non richiede più il livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED, il documento è declassificato.

1.   A norma dell’articolo 3, paragrafo 1, della decisione n. 41-2021, il livello generale di classifica di un documento è almeno quello del suo componente con livello di classifica più elevato. Quando si riprendono informazioni da varie fonti, il documento aggregato finale è riesaminato per determinarne il livello generale di classifica di sicurezza, in quanto può richiedere una classifica più elevata di quella dei suoi componenti.

2.   I documenti che contengono parti classificate e parti non classificate sono impostati e contrassegnati in modo che i componenti con livelli diversi di classifica e/o di sensibilità possano essere facilmente individuati e, se necessario, separati. Ciò consente di trattare adeguatamente ciascuna parte una volta separata dagli altri componenti.

1.   Le informazioni che devono essere classificate sono contrassegnate e trattate come tali, a prescindere dalla loro forma materiale. Il livello di classifica è comunicato chiaramente ai destinatari mediante un contrassegno di classifica, se le informazioni sono fornite per iscritto su carta, supporti di memorizzazione rimovibili o utilizzando un sistema di comunicazione e informazione (CIS) o mediante annuncio, se le informazioni sono fornite oralmente, ad esempio in una conversazione o una presentazione. Il materiale classificato è contrassegnato materialmente in modo da consentire una facile identificazione della sua classifica di sicurezza.

2.   Sui documenti, il contrassegno di classifica completo RESTREINT UE/EU RESTRICTED è scritto in stampatello, in francese e in inglese, conformemente al paragrafo 3. Il contrassegno non è tradotto in altre lingue.

3.   Il contrassegno di classifica RESTREINT UE/EU RESTRICTED è apposto come segue:

a)	centrato nell’intestazione e nel piè di pagina di ogni pagina del documento;

b)	il contrassegno di classifica è scritto su una sola riga, senza spazi da nessuno dei lati della barra;

c)	in lettere maiuscole, con carattere «Times New Roman 16», in grassetto e con un bordo su ciascun lato.

4.   Quando è creato un documento RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

a)	ciascuna pagina è contrassegnata chiaramente con il livello di classifica;

b)	ciascuna pagina è numerata;

c)	il documento reca un numero di riferimento e un oggetto che non è in sé un’informazione classificata, a meno che non sia contrassegnato come tale;

d)	tutti gli allegati e il materiale accluso sono elencati, ove possibile, sulla prima pagina;

e)	il documento riporta la data in cui è stato creato.

1.   I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono recare altri contrassegni o «indicazioni di sicurezza» che specifichino, ad esempio, il settore cui si riferisce il documento o indichino una distribuzione particolare in base al principio della necessità di conoscere. Un esempio è:

RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN

2.   I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono recare un’avvertenza di sicurezza che fornisce istruzioni specifiche su come trattarli e gestirli.

3.   Ogniqualvolta possibile, le eventuali indicazioni per la declassificazione sono apposte sulla prima pagina del documento al momento della sua creazione. Ad esempio, può essere apposto il seguente contrassegno:

RESTREINT UE/EU RESTRICTED fino a [gg.mm.aaaa]

1.   I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono creati con mezzi elettronici, se disponibili.

2.   Il personale della Corte dei conti utilizza i sistemi di comunicazione e informazione (CIS) accreditati per la creazione di informazioni di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED (cfr. articolo 6 della decisione n. 41-2021). Il personale consulta il responsabile della sicurezza delle informazioni (RSI) se vi sono dubbi su quale CIS possa essere utilizzato. In consultazione con l’RSI, possono essere applicate procedure specifiche in situazioni di emergenza o in configurazioni tecniche specifiche.

3.   I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, compresi i progetti di cui all’articolo 5, non sono inviati per posta elettronica ordinaria non criptata, non sono stampati o digitalizzati su stampanti o scanner standard né trattati su dispositivi personali dei membri del personale. Per la stampa dei documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono utilizzate solo stampanti o fotocopiatrici collegate a computer indipendenti o a un sistema accreditato.

1.   L’originatore esercita il «controllo dell’originatore» sulle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED che ha creato. L’autorizzazione preventiva per iscritto dell’originatore è necessaria prima che le informazioni possano essere:

a)	declassificate;

b)	utilizzate per fini diversi da quelli stabiliti dall’originatore;

c)	divulgate a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;

d)	comunicate a una parte esterna alla Corte dei conti ma interna all’UE;

e)	comunicate a un contraente o potenziale contraente con sede in un paese terzo.

2.   I detentori di informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED hanno ottenuto l’accesso alle informazioni classificate per poter svolgere le proprie funzioni. Sono responsabili del trattamento, archiviazione e protezione corretti delle informazioni, conformemente alla decisione n. 41-2021. A differenza degli originatori delle informazioni classificate, i detentori non sono autorizzati a decidere in merito alla declassificazione o alla successiva divulgazione delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED a paesi terzi o a organizzazioni internazionali.

3.   Se non è possibile individuare l’originatore di un documento RESTREINT UE/EU RESTRICTED, il servizio della Corte dei conti che detiene le informazioni classificate esercita il controllo dell’originatore. Qualora il detentore delle informazioni ritenga necessario comunicare informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, la Corte dei conti chiede il parere di una delle parti di un accordo sulla sicurezza delle informazioni concluso con lo stesso paese terzo o organizzazione internazionale.

1.   L’uso dei supporti di memorizzazione rimovibili è controllato e registrato. Sono utilizzati unicamente supporti di memorizzazione rimovibili forniti dalla Corte dei conti o da un’altra istituzione, agenzia od organismo dell’UE e approvati dall’RSI della Corte dei conti, e criptati con un prodotto approvato dall’RSI della Corte dei conti. Per il trasferimento di informazioni classificate non possono essere utilizzati i supporti personali rimovibili né quelli forniti gratuitamente in occasione di conferenze, seminari ecc. Ove possibile, dovrebbero essere utilizzati supporti di memorizzazione rimovibili con sicurezza Tempest, conformemente agli orientamenti dell’RSI.

2.   Quando un documento classificato è trattato o archiviato elettronicamente su supporti di memorizzazione rimovibili, quali chiavette USB, dischi rigidi USB, CD, DVD o schede di memoria (compresi SSD (4)), il contrassegno di classifica è chiaramente visibile nelle informazioni visualizzate, nonché sul nome del file e sul supporto di memorizzazione rimovibile.

3.   Il personale tiene presente che quando grandi quantità di informazioni classificate sono conservate su supporti di memorizzazione rimovibili può essere necessario assegnare un livello di classifica più elevato al dispositivo nel suo insieme.

4.   Solo i CIS opportunamente autorizzati sono utilizzati per la trasmissione di informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED verso o da supporti di memorizzazione rimovibili.

5.   Quando si scaricano informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED da supporti di memorizzazione rimovibili, prima del trasferimento dei dati è necessario prestare particolare attenzione al fatto che i supporti non contengano virus o malware.

6.   Se del caso, i supporti di memorizzazione rimovibili sono trattati nel rispetto delle procedure di sicurezza relative al sistema di cifratura utilizzato.

7.   I documenti su supporti di memorizzazione rimovibili che non sono più necessari, o che sono stati trasferiti su un CIS appropriato, sono rimossi o cancellati in modo sicuro utilizzando prodotti o metodi approvati. A meno che non siano conservati in idonei mobili da ufficio chiusi a chiave, i supporti di memorizzazione rimovibili sono distrutti quando non sono più necessari. Qualsiasi distruzione o cancellazione è effettuata con un metodo conforme alle norme di sicurezza della Corte dei conti. È tenuto un inventario dei supporti di memorizzazione rimovibili e la loro distruzione è registrata.

1.   Conformemente agli articoli 5, paragrafo 8, e 6, paragrafo 9, della decisione n. 41-2021, le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere trattate in una zona amministrativa (5), o in una zona protetta presso la Commissione (6) per il cui utilizzo la Corte dei conti ha concluso un accordo sul livello dei servizi, come segue:

—	il personale chiude la porta dell’ufficio al momento del trattamento di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED;

—	il personale ripone o occulta qualsiasi informazione RESTREINT UE/EU RESTRICTED quando riceve un visitatore;

—	il personale non lascia in vista le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED quando l’ufficio non è occupato;

—	gli schermi che visualizzano le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono permanentemente non rivolti verso finestre e porte, per evitare che possano essere osservati.

2.   Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere temporaneamente trattate all’esterno di una zona protetta o di una zona amministrativa, purché il detentore si sia impegnato ad osservare le misure compensative necessarie per proteggere tali informazioni dall’accesso di persone non autorizzate. Le misure compensative prevedono almeno le seguenti azioni:

—	le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED non sono lette in luoghi pubblici;

—	le ICUE sono tenute sempre sotto il controllo personale del detentore;

—	i documenti sono riposti in idonei mobili chiusi a chiave quando non sono letti o discussi;

—	le porte della stanza sono chiuse quando il documento è letto o discusso;

—	i dettagli del documento non sono discussi per telefono su una linea non protetta o in un messaggio di posta elettronica non criptato;

—	il documento può essere fotocopiato o digitalizzato solo su apparecchiature indipendenti o sistemi accreditati;

—	il documento è trattato e tenuto temporaneamente all’esterno di una zona amministrativa o protetta solo per il tempo strettamente necessario;

—	il detentore non butta via un documento classificato, ma lo restituisce affinché sia archiviato in una zona amministrativa o protetta, o fa in modo che il documento sia distrutto in un distruggi documenti approvato (7).

3.   Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED su supporto cartaceo sono conservate in mobili da ufficio chiusi a chiave in una zona amministrativa o in una zona protetta. Esse possono essere temporaneamente conservate all’esterno di una zona protetta o di una zona amministrativa, purché il detentore si sia impegnato ad osservare le misure compensative.

4.   Ulteriori istruzioni possono essere chieste all’RSI.

5.   Qualsiasi incidente, presunto o effettivo, in materia di sicurezza che riguardi il documento è segnalato quanto prima all’RSI.

1.   Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere riprodotte o tradotte su istruzione del detentore, purché l’originatore non abbia imposto limitazioni. Tuttavia, il numero di copie non è superiore a quanto strettamente necessario.

2.   Se viene riprodotta solo una parte di un documento classificato, si applicano le stesse condizioni previste per la copia dell’intero documento. Gli estratti sono anch’essi classificati RESTREINT UE/EU RESTRICTED, a meno che l’originatore non li abbia espressamente contrassegnati come non classificati.

3.   Le misure di sicurezza applicabili alle informazioni originali si applicano alle copie e alle traduzioni.

1.   Ove possibile, le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED che devono essere trasportate all’esterno delle zone protette o delle aree amministrative sono inviate per via elettronica mediante mezzi adeguatamente accreditati e/o protetti da prodotti crittografici approvati.

2.   A seconda dei mezzi disponibili o in funzione delle circostanze particolari, le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere trasportate fisicamente a mano sotto forma di documenti cartacei o su supporti di memorizzazione rimovibili. L’utilizzo dei supporti di memorizzazione rimovibili per la trasmissione delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED è da preferirsi all’invio di documenti cartacei.

3.   Possono essere utilizzati solo supporti di memorizzazione rimovibili criptati con un prodotto approvato dall’RSI della Corte dei conti. Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED su supporti di memorizzazione rimovibili che non sono protette da un prodotto crittografico approvato dall’RSI sono trattate allo stesso modo delle copie cartacee.

4.   Una spedizione può contenere più di una informazione RESTREINT UE/EU RESTRICTED, purché sia rispettato il principio della necessità di conoscere.

5.   Gli imballaggi utilizzati assicurano che il contenuto non sia visibile. Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono trasportate in imballaggi opachi, quali una busta, una cartella opaca o una valigetta portadocumenti. L’imballaggio esterno non deve recare indicazioni sulla natura o sul livello di classifica del suo contenuto. Se utilizzato, lo strato interno dell’imballaggio presenta il contrassegno RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Entrambi gli strati dell’imballaggio indicano il nome del destinatario, il suo titolo e indirizzo, nonché un indirizzo di ritorno nel caso in cui la consegna non possa essere effettuata.

6.   Eventuali incidenti di sicurezza che riguardano informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED, trasportate dal personale o da corrieri, sono segnalati per ulteriori indagini al direttore di Risorse umane, finanze e servizi generali, tramite l’RSI.

1.   I supporti di memorizzazione rimovibili utilizzati per il trasporto di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono accompagnati da una nota di spedizione, indicante nel dettaglio i supporti di memorizzazione rimovibili contenenti le informazioni classificate e tutti i file contenuti sui supporti, per consentire al destinatario di effettuare le necessarie verifiche.

2.   Solo i documenti da fornire sono memorizzati sui supporti. Ad esempio, tutte le informazioni classificate salvate su una singola chiave USB dovrebbero essere destinate allo stesso destinatario. Il mittente tiene presente che, quando grandi quantità di informazioni classificate sono conservate su tali dispositivi, può essere necessario assegnare un livello di classifica più elevato al dispositivo nel suo insieme.

3.   Per trasportare informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono utilizzati unicamente supporti di memorizzazione rimovibili muniti di un contrassegno di classifica appropriato.

1.   Il personale può trasportare documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED all’interno di un edificio della Corte dei conti o tra istituzioni, agenzie o altri organismi dell’UE, ma i documenti rimangono sempre in possesso del latore e non sono letti in pubblico.

2.   I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere inviati per posta interna ad altri uffici della Corte dei conti in un’unica busta semplice opaca, ma senza alcuna indicazione sull’esterno che il contenuto è classificato.

1.   Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere trasportate dal personale o da corrieri della Corte dei conti o di altra istituzione, agenzia e organismo dell’UE in tutta l’Unione, a condizione che siano rispettate le seguenti istruzioni:

a)	per trasmettere le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono utilizzati una busta o un imballaggio opachi. L’esterno non deve recare indicazioni sulla natura o sul livello di classifica del contenuto;

b)	le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED rimangono sempre in possesso del latore;

c)	la busta o l’imballaggio non sono aperti durante il trasporto e le informazioni non sono lette in luoghi pubblici.

2.   Il personale che intende inviare informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED ad altre località dell’Unione ne può organizzare il trasporto mediante una delle seguenti modalità:

—	tramite i servizi postali nazionali che tengono traccia della spedizione o determinati servizi di corriere commerciale che garantiscono la consegna personale a mano, a condizione che soddisfino i requisiti di cui all’articolo 23 della presente decisione;

—	tramite corriere militare, governativo o valigia diplomatica, in coordinamento con il personale dell’ufficio di registrazione.

1.   Le informazioni classificate di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere trasportate a mano dal personale tra il territorio dell’Unione e il territorio di un paese terzo.

2.   Il personale dell’ufficio di registrazione può predisporre uno dei seguenti tipi di trasporto:

—	trasporto tramite servizi postali che tracciano la spedizione o servizi di corriere commerciale che garantiscono la consegna personale a mano o

—	trasporto per corriere militare o valigia diplomatica.

3.   Quando trasportano a mano documenti cartacei o supporti di memorizzazione rimovibili classificati come RESTREINT UE/EU RESTRICTED, i membri del personale rispettano tutte le seguenti misure supplementari:

—	quando viaggiano utilizzando mezzi di trasporto pubblici, le informazioni classificate sono contenute in una valigia o una borsa sotto la custodia personale del latore. Ne è vietata la consegna in un deposito di bagagli o come bagaglio da stiva.

—	Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono trasmesse all’interno di un imballaggio doppio. Sullo strato interno dell’imballaggio è apposto un sigillo ufficiale indicante che si tratta di una spedizione ufficiale che non deve essere sottoposta a controllo di sicurezza.

—	Il latore è munito di un certificato di corriere emesso dall’ufficio di registrazione, attestante che il latore è autorizzato a trasportare la spedizione RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Ai fini della presente decisione, per «corrieri commerciali» si intendono i servizi postali nazionali e le società di spedizione che offrono un servizio in cui le informazioni sono fornite dietro pagamento di una commissione e sono consegnate personalmente a mano o monitorate.

2.   I corrieri commerciali possono avvalersi dei servizi di un subappaltatore. Tuttavia, la responsabilità di conformarsi alla presente decisione spetta alla società di corriere.

3.   Se il destinatario indicato è al di fuori dell’UE, si utilizza un imballaggio doppio. Nella fase di preparazione delle spedizioni classificate, il mittente tiene conto del fatto che i servizi di corriere commerciale consegnano le spedizioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED solo al legittimo destinatario, a un suo sostituto debitamente autorizzato, al funzionario responsabile del controllo delle registrazioni o al suo sostituto debitamente autorizzato o un addetto al ricevimento. Per attenuare il rischio che la spedizione non raggiunga il legittimo destinatario, l’esterno e, se del caso, lo strato di imballaggio interno della spedizione reca un indirizzo di ritorno.

4.   I servizi prestati da corrieri commerciali che trasmettono per via elettronica i documenti inviati per posta raccomandata non sono utilizzati per le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Sono rispettate tutte le condizioni di trasporto stabilite in un accordo sulla sicurezza delle informazioni o in accordi amministrativi. In caso di dubbio, il personale consulta l’RSI o l’ufficio di registrazione.

2.   Il requisito del doppio imballaggio può venir meno per le informazioni classificate che sono protette da prodotti crittografici approvati. Tuttavia, per indicare l’indirizzo e anche in considerazione del fatto che è munito di un esplicito contrassegno di sicurezza, il supporto di memorizzazione rimovibile è trasportato almeno in una normale busta, ma può richiedere misure di protezione fisica supplementari, ad esempio buste imbottite a bolle d’aria.

1.   Le riunioni nelle quali sono discusse informazioni di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED si svolgono unicamente in sale riunioni accreditate per il livello appropriato o un livello superiore. Se queste sale non sono disponibili, il personale chiede il parere dell’RSI.

2.   In linea generale, gli ordini del giorno non dovrebbero essere classificati. Un ordine del giorno di una riunione che menziona documenti classificati non è automaticamente classificato. I punti all’ordine del giorno sono formulati in modo da evitare di compromettere la protezione dell’Unione o gli interessi di uno o più Stati membri.

3.   Se all’ordine del giorno devono essere allegati file elettronici contenenti informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED, è obbligatorio proteggere tali file con prodotti crittografici approvati dall’RSI della Corte dei conti.

4.   Gli organizzatori delle riunioni ricordano ai partecipanti che è vietato inviare le osservazioni su un punto RESTREINT UE/EU RESTRICTED dell’ordine del giorno tramite messaggi di posta elettronica ordinari o altri mezzi che non siano stati adeguatamente accreditati, conformemente all’articolo 11 della presente decisione.

5.   Gli organizzatori delle riunioni si adoperano per raggruppare in ordine consecutivo i punti RESTREINT UE/EU RESTRICTED nell’ordine del giorno, al fine di agevolare il buon funzionamento della riunione. Ai dibattiti sui punti classificati possono essere presenti solo le persone con necessità di conoscere.

6.   Nella convocazione si avvertono i partecipanti che durante la riunione saranno discussi temi classificati e che saranno applicate le misure di sicurezza corrispondenti.

7.   Nella convocazione o nella nota sull’ordine del giorno si ricorda ai partecipanti che tutti i dispositivi elettronici portatili devono essere spenti durante il dibattito sui punti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

8.   Prima della riunione gli organizzatori preparano un elenco completo dei partecipanti esterni.

1.   Solo sistemi informatici accreditati in conformità all’articolo 11 della presente decisione possono essere utilizzati quando sono trasmesse informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ad esempio durante una presentazione o una videoconferenza.

2.   Il presidente si assicura che i dispositivi elettronici portatili non autorizzati siano stati spenti.

1.   All’inizio di un dibattito classificato, il presidente comunica che la riunione passerà alla «modalità classificata». Le porte e le tende sono chiuse.

2.   Se del caso, all’inizio del dibattito i partecipanti e gli interpreti ricevono solo il numero necessario di documenti.

I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED non sono lasciati incustoditi durante gli intervalli della riunione.

3.   Alla fine della riunione, occorre ricordare ai partecipanti e agli interpreti di non lasciare incustoditi nella sala alcun documento classificato o nota classificata. I documenti o le note classificati che i partecipanti non portano via alla fine della riunione sono raccolti dagli organizzatori della riunione e distrutti in appositi distruggi documenti.

4.   L’elenco dei partecipanti e una sintesi di eventuali informazioni classificate condivise con gli Stati membri e comunicate oralmente a paesi terzi o organizzazioni internazionali sono annotati durante la riunione per essere registrati nei risultati dei lavori.

1.   Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono condivise con un’altra istituzione, agenzia, organo o ufficio dell’Unione se il destinatario ha necessità di conoscere e l’entità ha un corrispondente accordo giuridico con la Corte dei conti.

2.   All’interno della Corte dei conti, l’ufficio di registrazione istituito presso il segretariato della Corte funge di norma da principale punto di ingresso e di uscita delle informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED scambiate tra la Corte dei conti e altre istituzioni, agenzie, organi e organismi dell’UE. Tuttavia, le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere condivise direttamente con i legittimi destinatari dopo averne informato l’RSI e l’ufficio di registrazione della Corte dei conti.

1.   Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere condivise con gli Stati membri se il destinatario ha necessità di conoscere.

2.   Alle informazioni classificate degli Stati membri che recano un contrassegno nazionale di classifica equivalente (8) e sono state fornite alla Corte dei conti è garantito lo stesso livello di protezione delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono comunicate a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale solo se il destinatario ha necessità di conoscere e il paese o l’organizzazione internazionale dispone di un adeguato quadro giuridico o amministrativo, quale un accordo sulla sicurezza delle informazioni o un accordo amministrativo con la Corte dei conti. Le disposizioni di tali accordi prevalgono sulle disposizioni della presente decisione.

2.   L’ufficio di registrazione presso il segretariato della Corte funge, di norma, da principale punto d’ingresso e uscita per le informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED scambiate tra la Corte dei conti e i paesi terzi o le organizzazioni internazionali.

3.   Per garantirne la tracciabilità, le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono registrate dall’ufficio di registrazione:

—	quando entrano in un’entità organizzativa o ne escono;

—	quando entrano in un CIS o ne escono.

4.   Tale registrazione può essere effettuata su carta o in registri elettronici.

5.   Le procedure di registrazione delle informazioni classificate trattate nell’ambito di un CIS accreditato possono essere eseguite mediante processi interni allo stesso CIS. In tal caso, il CIS comprende misure volte a garantire l’integrità delle registrazioni dei registri elettronici.

6.   Alle informazioni classificate ricevute da paesi terzi o da organizzazioni internazionali è attribuito un livello di protezione equivalente alle ICUE recanti un contrassegno di classifica equivalente a quello stabilito nel rispettivo accordo amministrativo sulla sicurezza delle informazioni.

1.   Se la Corte dei conti o uno dei suoi servizi stabilisce che è necessario comunicare informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED in via eccezionale a un paese terzo, un’organizzazione internazionale o un’entità dell’UE, ma non esiste un accordo sulla sicurezza delle informazioni o un accordo amministrativo, si applica la procedura di comunicazione eccezionale ad hoc.

2.   I servizi della Corte dei conti contattano l’RSI e l’originatore. La Corte dei conti chiede il parere di una delle parti di un accordo sulla sicurezza delle informazioni concluso con la stessa entità dell’UE, lo stesso paese terzo o la stessa organizzazione internazionale.

3.   Successivamente alla consultazione, il collegio della Corte dei conti può, su proposta del segretario generale, autorizzare la comunicazione delle informazioni in questione.

1.   Le informazioni restano classificate solo finché necessitano di protezione. Per declassificazione si intende che le informazioni non sono più considerate classificate. Al momento della loro creazione, l’originatore indica, laddove possibile, se le ICUE possono essere declassificate ad una certa data o in seguito ad un dato evento. In mancanza di tale indicazione, l’originatore riesamina regolarmente le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED per stabilire se la classificazione sia ancora giustificata.

2.   Le informazioni classificate di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED di cui la Corte dei conti è l’originatore saranno automaticamente declassificate dopo trent’anni, conformemente al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 (9), modificato dal regolamento (CE, Euratom) n. 1700/2003 del Consiglio (10) e dal regolamento (UE) 2015/496 del Consiglio (11).

3.   I documenti della Corte dei conti possono anche essere declassificati ad hoc, ad esempio a seguito di una richiesta di accesso da parte del pubblico.

1.   Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED non sono declassificate senza l’autorizzazione dell’originatore.

2.   Il servizio della Corte dei conti che crea un documento classificato è responsabile della decisione relativa alla sua declassificazione. All’interno della Corte dei conti, tutte le richieste di declassificazione sono soggette alla consultazione del primo manager o del direttore del servizio originatore o del capo incarico. Se ha compilato informazioni classificate a partire da varie fonti, il servizio chiede dapprima l’autorizzazione a tutte le altre parti che hanno fornito fonti, compresi gli Stati membri, altri organismi dell’UE, paesi terzi od organizzazioni internazionali.

3.   Se il servizio originatore della Corte dei conti non esiste più e le sue competenze sono state assunte da un altro servizio, quest’ultimo prende la decisione in merito alla declassificazione. Se il servizio originatore non esiste più e le sue competenze non sono state assunte da un altro servizio, la decisione in merito alla declassificazione è presa congiuntamente dai direttori della Corte dei conti.

1.   Il contrassegno originale di classifica in alto e in basso di ogni pagina è barrato in modo visibile (non rimosso) utilizzando la funzione «barrato» per i formati elettronici o manualmente per i documenti stampati.

2.   La prima pagina (di copertina) è timbrata come declassificata e compilata con i dati dell’autorità responsabile della declassificazione e la relativa data.

3.   I destinatari originari delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono informati della declassificazione. I destinatari iniziali sono responsabili di informare tutti i successivi destinatari ai quali hanno trasmesso l’originale delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED o ai quali ne hanno fornito copia.

4.   Il servizio Archivi della Corte dei conti è informato di tutte le decisioni di declassificazione adottate.

5.   Tutte le traduzioni di informazioni classificate sono soggette alle stesse procedure di declassificazione della versione linguistica originale.

1.   È possibile anche una declassificazione parziale (ad esempio allegati, solo alcuni paragrafi). La procedura è identica a quella prevista per la declassificazione di un intero documento.

2.   In caso di declassificazione parziale (sanitising) di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED, è prodotto un estratto declassificato.

3.   Le parti che rimangono classificate sono sostituite da:

PARTE DA NON DECLASSIFICARE

nel corpo del testo, se la parte che rimane classificata è parte di un paragrafo, oppure come paragrafo, se la parte che rimane classificata è un paragrafo specifico o più di un paragrafo.

4.   Una menzione specifica è aggiunta nel testo se un allegato completo non può essere declassificato ed è pertanto stato ritirato dall’estratto.

1.   La Corte dei conti non accumula grandi quantità di informazioni classificate.

2.   I servizi originatori ne riesaminano periodicamente piccole quantità per distruggerle o cancellarle. Un riesame è svolto a intervalli regolari sia per le informazioni archiviate in formato cartaceo sia per le informazioni archiviate in un CIS.

3.   Il personale distrugge o cancella in modo sicuro i documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED che non sono più necessari, su riserva di esigenze di archiviazione del documento originale.

4.   Il personale non è tenuto a informare l’originatore se distrugge o cancella copie di documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

5.   I progetti di materiale contenenti informazioni classificate sono soggetti agli stessi metodi di eliminazione dei documenti classificati finalizzati.

6.   Solo distruggi documenti approvati sono utilizzati per distruggere documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED. I distruggi documenti di livello 4 della norma DIN 32757 e livello 5 della DIN 66399 sono conformi per la distruzione di documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

7.   I frammenti di documenti provenienti dai distruggi documenti approvati possono essere eliminati come normali rifiuti di ufficio.

8.   Tutti i supporti e i dispositivi contenenti informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono sottoposti ad adeguata cancellazione sicura dei dati al termine del loro ciclo di vita. I dati elettronici sono distrutti o soppressi dalle risorse informatiche e dai relativi supporti di memorizzazione (inclusi backup), in modo da garantire ragionevolmente che le informazioni non possano essere recuperate. La cancellazione sicura dei dati elimina i dati dal dispositivo di memorizzazione e tutte le etichette, i contrassegni e le registrazioni delle attività.

9.   I supporti informatici sono consegnati all’RSI per essere distrutti ed eliminati.

1.   Il direttore di Risorse umane, finanze e servizi generali, in collaborazione con l’RSI, elabora, approva e, se necessario, avvia l’evacuazione di emergenza e i piani di distruzione per la salvaguardia delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED che presentano un rischio significativo di cadere in mano a persone non autorizzate durante una crisi. In ordine di priorità e in funzione della natura dell’emergenza, occorre:

1)	trasferire le ICUE in un altro luogo sicuro, se possibile in una zona amministrativa o nell’ufficio di registrazione all’interno della sede della Corte dei conti;

2)	evacuare le ICUE in un altro luogo sicuro, ove possibile in una zona amministrativa o protetta di un altro edificio e, ove possibile, in una zona protetta presso la Commissione per il cui utilizzo la Corte dei conti ha concluso un accordo sul livello dei servizi;

3)	distruggere le ICUE, se possibile utilizzando mezzi di distruzione approvati.

2.   Quando i piani di emergenza sono stati attivati, le informazioni di livello più elevato sono trasferite o distrutte prioritariamente.

3.   I dettagli operativi dei piani di evacuazione e di distruzione di emergenza sono classificati come RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Le decisioni in merito all’archiviazione e alle misure pratiche corrispondenti sono conformi alle politiche della Corte dei conti in materia di sicurezza delle informazioni, classificazione delle informazioni e archivi.

2.   I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED non sono inviati agli Archivi storici dell’Unione europea a Firenze.