(1)

A norma dell’articolo 35, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/848, il certificato fornito dalle autorità competenti oppure, ove del caso, dalle autorità di controllo o dagli organismi di controllo a qualsiasi operatore o gruppo di operatori è rilasciato ove possibile in formato elettronico. Con lo sviluppo e la piena realizzazione del sistema esperto per il controllo degli scambi (Traces) di cui all’articolo 2, punto 36, del regolamento di esecuzione (UE) 2019/1715 della Commissione (2), tutte le autorità competenti, le autorità di controllo e gli organismi di controllo dell’Unione potranno rilasciare certificati in formato elettronico a decorrere dal 1° gennaio 2023. Per questo motivo è necessario prevedere che il certificato di cui all’articolo 35 del regolamento (UE) 2018/848 sia rilasciato in formato elettronico utilizzando il sistema Traces a decorrere dal 1o gennaio 2023.

(2)

Il regolamento (UE) 2018/848 impone agli operatori e ai gruppi di operatori di tenere registrazioni per dimostrare la loro conformità a tale regolamento. Alcuni requisiti minimi e dettagli riguardanti i sistemi di tenuta delle registrazioni sono stabiliti all’articolo 9, paragrafo 10, lettera c), e all’articolo 34, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2018/848 e agli allegati II e III di tale regolamento.

(3)

Conformemente alle norme generali di produzione di cui al regolamento (UE) 2018/848, sono adottate, se del caso, misure preventive e precauzionali in ciascuna fase di produzione, preparazione e distribuzione. Per questo motivo, i controlli ufficiali pertinenti comprendono, in particolare, la verifica dell’applicazione di tali misure da parte degli operatori e dei gruppi di operatori. Sebbene l’applicazione di alcune di queste misure possa essere verificata mediante ispezioni fisiche in loco, per dimostrare l’applicazione di altre misure sono necessarie registrazioni. Pertanto, gli operatori e i gruppi di operatori dovrebbero tenere tali registrazioni per poter fornire prove ove necessario. Ad esempio, la prova delle misure adottate per evitare la contaminazione con prodotti e sostanze non autorizzati e la commistione con prodotti non biologici può essere fornita conservando la prova della pulizia delle strutture, delle attrezzature e dei veicoli di trasporto e il giustificativo della formazione.

(4)

La documentazione contabile è rilevante anche ai fini della tracciabilità e del bilancio della massa e, di conseguenza, ai fini della valutazione della conformità al regolamento (UE) 2018/848. I controlli sulla tracciabilità e sul bilancio della massa a norma del regolamento delegato della Commissione (UE) 2021/771 (3) riguardano informazioni specifiche che devono essere giustificate da documenti adeguati. Gli operatori e i gruppi di operatori dovrebbero conservare tali documenti al fine di dimostrare la conformità delle proprie attività.

(5)

A norma dell’articolo 38, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/848, i controlli ufficiali sono effettuati in particolare sulla base della probabilità di non conformità. A tal fine, le autorità competenti o, se del caso, le autorità di controllo o gli organismi di controllo necessitano di informazioni pertinenti. Pertanto, l’articolo 39, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) 2018/848 impone agli operatori e ai gruppi di operatori di effettuare tutte le dichiarazioni e le altre comunicazioni previste dai controlli ufficiali. Inoltre, l’articolo 39, paragrafo 1, lettera d), punto i), di tale regolamento richiede, tra l’altro, una descrizione completa delle unità di produzione biologica o in conversione e delle loro attività.

(6)

Al fine di garantire che i controlli ufficiali possano essere pianificati in modo adeguato, è necessario specificare le informazioni che devono figurare in tali dichiarazioni e altre comunicazioni, in particolare le informazioni relative alle attività appaltate e determinati dettagli delle unità di produzione e di altri locali, impianti e unità utilizzati per le attività degli operatori e dei gruppi di operatori, nonché le previsioni di produzione pianificate.

(7)

Conformemente all’articolo 1, primo e secondo comma, lettera a), del regolamento di esecuzione (UE) 2021/1378 della Commissione (4),applicabile a decorrere dal 1° gennaio 2022, le autorità di controllo e gli organismi di controllo riconosciuti a norma dell’articolo 46, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/848, rilasciano agli operatori, ai gruppi di operatori e agli esportatori di paesi terzi che sono stati sottoposti ai controlli di cui all’articolo 45, paragrafo 1, lettera b), punto i), di tale regolamento un certificato rilasciato in formato elettronico utilizzando il sistema Traces. Poiché non sarà possibile utilizzare il sistema Traces prima del 1° gennaio 2023, è necessario differire l’obbligo di utilizzare tale sistema anche nel regolamento di esecuzione (UE) 2021/1378.

(8)

Il regolamento di esecuzione (UE) 2021/1378 deve quindi essere modificato di conseguenza.

(9)

A fini di chiarezza e certezza del diritto, è opportuno che il presente regolamento si applichi a decorrere dalla data di applicazione del regolamento (UE) 2018/848. Tuttavia è opportuno che la disposizione relativa all’utilizzazione del sistema Traces si applichi a decorrere dal 1o gennaio 2023.

(10)

Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato per la produzione biologica,