COMITATO EUROPEO DELLE REGIONI - DECISIONE n. 18/2020

relativa all’accesso del pubblico ai documenti del Comitato delle regioni

L’UFFICIO DI PRESIDENZA DEL COMITATO DELLE REGIONI,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, e in particolare l’articolo 15, paragrafo 3,

visto il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (1),

visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (2),

visto il Regolamento interno del Comitato delle regioni, e in particolare l’articolo 78,

vista la propria decisione n. 64/2003, dell’11 febbraio 2003, relativa all’accesso del pubblico ai documenti del Comitato delle regioni (3),

vista la propria decisione n. 128/2003, del 17 giugno 2003, relativa ai documenti del Comitato delle regioni accessibili al pubblico tramite il registro elettronico dei documenti,

considerando che nella dichiarazione comune relativa al regolamento (CE) n. 1049/2001, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione invitano le altre istituzioni ad adottare norme interne riguardanti l’accesso del pubblico ai documenti, tenendo conto delle limitazioni e dei principi previsti nel suddetto regolamento (4),

considerando che la stesura di un elenco di documenti direttamente accessibili, a norma dell’articolo 78, paragrafo 2, del Regolamento interno del Comitato delle regioni, e le modalità stabilite dal Comitato per l’esercizio del diritto dei cittadini all’accesso ai documenti devono essere riunite in un’unica decisione al fine di facilitare la trasparenza per i cittadini,

DECIDE:

CAPO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Beneficiari, campo di applicazione e tipi di accesso

1. Tutti i cittadini dell’Unione e tutte le persone fisiche o giuridiche che risiedano o abbiano la sede sociale in uno Stato membro hanno diritto di accedere ai documenti del Comitato delle regioni («il Comitato»), secondo i principi, le condizioni e le limitazioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 e secondo le disposizioni particolari previste nella presente decisione.

2. Ai fini della presente decisione, per «documenti del Comitato »si intende qualsiasi contenuto, ai sensi dell’articolo 3, lettera a), del regolamento (CE) n. 1049/2001, che sia stato elaborato o ricevuto da uno degli organi del Comitato o dal segretariato generale del Comitato.

3. Il Comitato rende accessibili al pubblico i suoi documenti tramite il registro di cui al capo II e, su richiesta, conformemente al capo III.

CAPO II

REGISTRO DI DOCUMENTI DEL COMITATO

Articolo 2

1. In applicazione degli articoli 11 e 12 del regolamento (CE) n. 1049/2001, un registro di documenti è istituito in seno al Comitato.

2. I documenti del Comitato di cui all’elenco allegato alla presente decisione e i documenti per i quali è stato autorizzato l’accesso a norma del capo III della presente decisione sono direttamente accessibili ai cittadini in formato elettronico nel registro.

3. Il Comitato può decidere di includere nel registro documenti diversi da quelli menzionati al paragrafo 2. In tal caso, il Comitato decide, a seconda della natura di ciascun documento, di rendere il documento direttamente accessibile ai cittadini in formato elettronico nel registro o di inserire nel registro soltanto un numero di riferimento per il documento, l’oggetto e/o una breve descrizione del contenuto, nonché la data in cui il documento è pervenuto o è stato redatto e iscritto nel registro.

CAPO III

PROCEDURA DI ACCESSO SU RICHIESTA

Articolo 3

Documenti accessibili su richiesta

I documenti del Comitato che non figurano nell’elenco allegato alla presente decisione sono, per quanto possibile, accessibili ai cittadini su richiesta, fatte salve le limitazioni previste agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 4

Domanda iniziale

1. Presentazione:

1.1.

Le domande di accesso a un documento sono trasmesse al segretariato generale del Comitato in qualsiasi forma scritta, compreso il formato elettronico, in una delle lingue enumerate all’articolo 1 del regolamento (CE) n. 1/1958, che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (5).

1.2.	La domanda deve essere formulata in modo sufficientemente preciso e contenere in particolare gli elementi che consentono di individuare il documento o i documenti richiesti, nonché il nome e le coordinate di contatto del richiedente.

1.3.	Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, il Comitato invita il richiedente a chiarirla e lo assiste a tale fine. In questo caso, il termine per la risposta è sospeso finché il Comitato non dispone delle informazioni complementari.

1.4.	In caso di richieste reiterate o consecutive relative a documenti molto lunghi o a un numero elevato di documenti, il Comitato può cercare di accordarsi in modo informale con il richiedente.

1.5.	Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

2. Trattamento:

2.1.

Le domande di accesso a documenti in possesso del Comitato vengono trasmesse, il giorno stesso della loro registrazione, all’équipe responsabile del trattamento della domanda di accesso a documenti, la quale ne accusa ricevuta, prepara la risposta e fornisce i documenti richiesti entro il termine stabilito.

2.2.

Se la domanda riguarda un documento elaborato dal Comitato cui può applicarsi una delle eccezioni di cui all’articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, l’équipe responsabile del registro contatta l’autore del documento, il quale propone entro cinque giorni lavorativi il seguito da dare alla domanda.

2.3.	Se i dubbi sulla divulgazione riguardano documenti provenienti da terzi, il Comitato consulta tali terzi concedendo loro almeno cinque giorni lavorativi per esprimersi, onde stabilire se a tali documenti si applica una delle eccezioni di cui all’articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2.4.	Se la domanda presentata al Comitato riguarda un documento proveniente da un’altra istituzione che non lo ha ancora pubblicato, il Comitato concede all’istituzione responsabile del documento almeno cinque giorni lavorativi per esprimere eventuali riserve sulla divulgazione del documento.

2.5.	Se entro il termine prescritto non perviene alcuna risposta da parte dei terzi interessati o dell’istituzione che ha prodotto il documento, il Comitato passa alla fase successiva della procedura.

3. Decisione:

3.1.	Qualora l’accesso al documento richiesto sia autorizzato, il Comitato fornisce tale documento al richiedente entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda. Il direttore della direzione A è responsabile delle risposte che danno accesso ai documenti richiesti.

3.2.

Qualora l’accesso al documento richiesto sia negato, il Comitato comunica per iscritto al richiedente, entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, i motivi del respingimento, totale o parziale, della domanda, e lo informa del suo diritto di presentare una domanda di conferma. In assenza di risposta da parte dell’istituzione entro i termini previsti, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma. Il segretario generale è responsabile delle risposte di rifiuto, totale o parziale, dell’accesso ai documenti richiesti.

3.3.

In via eccezionale, per esempio in caso di domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero elevato di documenti, il termine di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2 può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

3.4.	Il direttore della direzione A e il segretario generale possono delegare i loro rispettivi poteri di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2.

Articolo 5

Domanda di conferma

1. Presentazione:

1.1.

Le domande di conferma sono inviate al Comitato entro quindici giorni lavorativi a partire dalla ricezione della risposta con cui si nega totalmente o parzialmente l’accesso al documento richiesto oppure, in assenza di risposta alla domanda iniziale, a partire dalla scadenza del termine stabilito per la risposta.

1.2.	Le domande di conferma sono formulate nel rispetto dei medesimi requisiti formali previsti per le domande iniziali.

2. Trattamento:

Le disposizioni di cui all’articolo 4, paragrafo 2, della presente decisione si applicano per analogia al trattamento delle domande di conferma; tuttavia, il Comitato non è tenuto ad accusare ricevuta della domanda di conferma.

3. Decisione:

3.1.	Qualora l’accesso al documento richiesto sia autorizzato, il Comitato fornisce tale documento al richiedente entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda di conferma. Il presidente è responsabile delle risposte che danno accesso ai documenti richiesti.

3.2.

Qualora l’accesso al documento richiesto sia rifiutato, il Comitato comunica per iscritto al richiedente, entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda di conferma, i motivi del respingimento, totale o parziale, della domanda, e lo informa dei mezzi di ricorso a sua disposizione. Il presidente è responsabile delle risposte di rifiuto, totale o parziale, dell’accesso ai documenti richiesti.

3.3.

In via eccezionale, per esempio in caso di domanda di conferma relativa a un documento molto lungo o a un numero elevato di documenti, il termine di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2 può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

3.4.	Il presidente può delegare i poteri di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2.

Articolo 6

Mezzi di ricorso

Qualora il Comitato opponga un rifiuto, totale o parziale, a una domanda di accesso a seguito di una domanda di conferma o non risponda entro il termine prescritto, il richiedente ha la possibilità di avviare un ricorso giurisdizionale contro il Comitato e/o di presentare una denuncia presso il Mediatore europeo, rispettivamente a norma degli articoli 263 e 228 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea.

Articolo 7

Rilascio dei documenti e costo della risposta

1. Rilascio dei documenti

1.1.	I documenti sono forniti tramite il rilascio di una copia cartacea o in formato elettronico, tenendo pienamente conto della preferenza espressa dal richiedente.

1.2.	Se un documento è già stato divulgato dal Comitato o da un’altra istituzione ed è facilmente accessibile, il Comitato può agevolare l’accesso al documento informando il richiedente delle modalità per ottenerlo.

2. Costo della risposta

Il costo della produzione e dell’invio di copie di 20 o più pagine in formato A4 può essere posto a carico del richiedente. L’onere non supera comunque il costo effettivo dell’operazione. La fornitura di documenti in formato elettronico è gratuita.

CAPO IV

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 8

Misure di esecuzione

Il segretario generale è incaricato di prendere le misure necessarie per garantire l’esecuzione della presente decisione.

Articolo 9

Abrogazione della decisione n. 64/2003 e della decisione n. 128/2003

La presente decisione abroga la decisione n. 64/2003 del Comitato delle regioni, dell’11 febbraio 2003, relativa all’accesso del pubblico ai documenti del Comitato delle regioni e la decisione n. 128/2003 del Comitato delle regioni, del 17 giugno 2003, relativa ai documenti del Comitato delle regioni accessibili al pubblico tramite il registro elettronico dei documenti.

Articolo 10

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Fatto a Bruxelles, il 9 ottobre 2020

Per l’Ufficio di presidenza del Comitato delle regioni

Apostolos TZITZIKOSTAS

Presidente

(1) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(2) GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39.

(3) GU L 160 del 28.6.2003, pag. 96.

(4) GU L 173 del 27.6.2001, pag. 5.

(5) GU P 017 del 6.10.1958, pag. 385.

Allegato

Elenco dei documenti del Comitato delle regioni direttamente accessibili al pubblico

1. Documenti relativi all’attività politica

Richieste e motivazioni per l’elaborazione di un parere d’iniziativa

Attribuzioni

Progetti di parere in commissione tematica

Progetti di parere di prospettiva in commissione tematica

Progetti di relazione in commissione tematica

Progetti di relazione di prospettiva in commissione tematica

Progetti di risoluzione in commissione

Note d’informazione fornite ai membri nelle riunioni di commissione

Emendamenti a progetti di parere in commissione

Emendamenti a progetti di parere di prospettiva in commissione

Emendamenti a progetti di relazione in commissione

Emendamenti ai progetti di relazione di prospettiva in commissione

Emendamenti a progetti di risoluzione in commissione

Progetti di parere in sessione plenaria

Progetti di parere di prospettiva in sessione plenaria

Progetti di relazione in sessione plenaria

Progetti di relazione di prospettiva in sessione plenaria

Progetti di risoluzione in sessione plenaria

Note d’informazione/note informative in sessione plenaria

Emendamenti a progetti di parere in sessione plenaria

Emendamenti a progetti di parere di prospettiva in sessione plenaria

Emendamenti a progetti di relazione in sessione plenaria

Emendamenti a progetti di relazione di prospettiva in sessione plenaria

Emendamenti a progetti di risoluzione in sessione plenaria

Resoconti delle deliberazioni in sessione plenaria

Pareri del Comitato (europeo) delle regioni

Pareri di prospettiva del Comitato (europeo) delle regioni

Relazioni di commissione indicanti i motivi dell’avvio di un ricorso per violazione del principio di sussidiarietà o per mancato rispetto dell’obbligo di consultazione del Comitato

Relazioni del Comitato (europeo) delle regioni

Relazioni di prospettiva del Comitato (europeo) delle regioni

Risoluzioni del Comitato (europeo) delle regioni

Decisioni di non elaborare un parere

2. Documenti relativi all’organizzazione e al funzionamento degli organi decisionali del Comitato

Progetto di Regolamento interno

Emendamenti al progetto di Regolamento interno

Regolamento interno

Rapporti sulla revisione del Regolamento interno

Decisioni in sessione plenaria in merito all’elezione dei membri dell’Ufficio di presidenza

Decisioni in sessione plenaria in merito alla costituzione delle commissioni

Decisioni dell’Ufficio di presidenza in merito alla costituzione di gruppi di lavoro, comitati consultivi misti, gruppi interregionali, task force e altri organi politici

Decisioni in sessione plenaria in merito alla nomina del presidente

Decisioni in sessione plenaria in merito alla nomina del primo vicepresidente

3. Documenti relativi alla strategia politica del Comitato

Progetti di dichiarazione

Dichiarazioni

Relazioni di valutazione annuale

Relazioni di valutazione di fine mandato

Sintesi e relazioni sull’impatto dei pareri del Comitato

Sintesi e relazioni annuali di attività

Priorità politiche

Programmi politici di inizio mandato

Programmi di lavoro delle commissioni tematiche del Comitato

4. Documenti relativi ai lavori degli organi del Comitato

Documenti dell’Ufficio di presidenza

Composizioni

Convocazioni

Progetti di ordine del giorno

Elenchi delle presenze

Note dell’Ufficio di presidenza

Calendari delle riunioni

Verbali

Conferenza dei Presidenti

Ordini del giorno

Documenti della sessione plenaria

Convocazioni

Progetti di ordine del giorno

Verbali

Elenchi delle presenze

Discorsi di personalità esterne

Documenti delle commissioni tematiche del Comitato (oltre a quelli menzionati al punto 1), dei comitati consultivi misti, dei gruppi di lavoro, dei gruppi interregionali, delle task force e di altri organi politici del Comitato

Priorità politiche (incluse nei piani d’azione e nei programmi di lavoro)

Programmi politici di inizio mandato

Relazioni di attività e relazioni tematiche

Raccomandazioni

Composizioni

Convocazioni

Progetti di ordine del giorno

Verbali

Elenchi delle presenze

Proposte di attività fuori sede

Presentazioni relative a dibattiti tematici o pareri

Presidenza

Dichiarazioni e discorsi del presidente

Dichiarazioni e discorsi dei vicepresidenti

Membri

Nomine dei membri

Lettere di dimissioni dei membri

Fine del mandato dei membri

Dichiarazioni degli interessi finanziari dei membri

Spese e indennità

Norme concernenti il rimborso delle spese di trasporto e il pagamento delle indennità forfettarie di viaggio e di riunione dei membri

Documenti dei gruppi politici

Costituzione dei gruppi

Riunioni tra i presidenti di commissione e il presidente del Comitato

Convocazioni

Ordini del giorno

Seminari e convegni

Convocazioni di riunioni, seminari e convegni

Documenti di seguito

5. Documenti delle reti e delle piattaforme del Comitato

Gruppo europeo di cooperazione territoriale (GECT)

Registro

Decisioni nazionali

Rete di controllo della sussidiarietà

Programmi di lavoro in materia di sussidiarietà

Relazioni annuali in materia di sussidiarietà

Studi

Ordini del giorno delle Assise della sussidiarietà

Opuscoli

Relazioni sulla consultazione

Contributi dei partner della rete di controllo della sussidiarietà

Piattaforma Europa 2020

Relazioni di monitoraggio

Elenco dei membri

Piattaforma Divisione delle competenze

Studi sulla divisione delle competenze

6. Documenti relativi all’attività di comunicazione e ricerca

Documenti strategici

Strategie di comunicazione del Comitato

Piani d’azione annuali in materia di comunicazione

Relazioni annuali in materia di comunicazione (sulle attività svolte nel corso dell’anno precedente)

Altri documenti

Comunicati stampa

Newsletter elettroniche (diffuse tramite il servizio di abbonamento disponibile sul sito web)

Organizzazione di manifestazioni (conferenze, tavole rotonde, audizioni pubbliche, workshop …)

Convocazioni di manifestazioni (conferenze, tavole rotonde, audizioni pubbliche, workshop …) aperte al pubblico

Informazioni ai membri sulle manifestazioni organizzate dal Comitato

Programmi/ordini del giorno delle manifestazioni organizzate dal Comitato

Sintesi/analisi/valutazioni delle manifestazioni organizzate dal Comitato

Studi realizzati dal Comitato

Studi

Programmi di ricerca dell’Ufficio di presidenza

Guide destinate ai membri

Guida per i relatori

Guida per i membri

7. Documenti relativi ai rapporti con l’esterno

Accordi di cooperazione

Comunicazioni con istituzioni e organi europei e internazionali

Comunicazioni con gli Stati membri

Comunicazioni con enti locali e regionali

Comunicazioni con organizzazioni internazionali

Comunicazioni con associazioni

Gruppi europei di cooperazione territoriale

8. Documenti relativi all’amministrazione, alla pianificazione e alla rendicontazione del Comitato

Assunzioni e tirocini

Avvisi di posti vacanti

Informative sulla protezione dei dati personali in relazione all’assunzione di funzionari, al distacco di esperti nazionali e ai tirocini

Norme applicabili agli esperti nazionali distaccati presso il Comitato

Norme che disciplinano il programma di tirocini del Comitato

Norme relative alla partecipazione finanziaria alle spese di viaggio effettivamente sostenute all’inizio e alla fine di tirocini presso i servizi del Comitato

Procedure di gara d’appalto

Condizioni generali relative agli ordini di acquisto (appalti di valore modesto)

Informativa sulla protezione dei dati personali in relazione alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici

Bandi di gara pubblicati nella Gazzetta ufficiale

Avvisi di aggiudicazione pubblicati nella Gazzetta ufficiale

Pubblicazione ex ante di prossimi appalti di valore medio o modesto

Elenco degli appalti di valore medio o modesto firmati dal Comitato nell’anno precedente

Elenco dei contratti specifici e dei buoni d’ordine sulla base di un contratto quadro firmati dal Comitato nell’anno precedente

Norme in materia di denuncia di irregolarità e dichiarazioni delle attività esterne di alti funzionari

Informativa sulla protezione dei dati personali nel corso di procedure di denuncia di irregolarità

Norme in materia di denuncia di irregolarità

Accordi amministrativi tra il Comitato e l’OLAF

Informazioni annuali relative alle attività professionali degli ex alti funzionari