1.   La presente decisione stabilisce le norme relative alle condizioni alle quali Fusion for Energy, nel quadro delle sue procedure stabilite al paragrafo 2, può limitare l’applicazione dei diritti sanciti negli articoli da 14 a 21, 35 e 36, nonché nell’articolo 4, in base all’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725.

2.   Nel quadro del funzionamento amministrativo di Fusion for Energy, la presente decisione si applica ai trattamenti dei dati personali svolti da Fusion for Energy ai fini di: condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, svolgere attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità (whistleblowing), procedure (formali e informali) in casi di molestia, reclami interni ed esterni e dati medici, effettuare audit interni, svolgere indagini tramite l’RPD, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE).

La presente decisione deve applicarsi anche alle attività di assistenza e cooperazione di Fusion for Energy fornite dalla stessa al di fuori delle sue indagini amministrative alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali.

Si applica altresì alle attività connesse alla cooperazione con istituzioni e organi dell’UE e alla trasmissione agli stessi di informazioni riguardanti un’indagine amministrativa o un procedimento disciplinare, nei casi in cui tali informazioni siano necessarie al destinatario per valutare i motivi dell’avvio di un’indagine o di un procedimento formale.

3.   Le categorie di dati interessate sono i dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).

4.   Laddove eserciti le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, Fusion for Energy esamina se le deroghe stabilite in tale regolamento trovano applicazione.

5.   Fatte salve le condizioni stabilite nella presente decisione, le limitazioni si possono applicare ai seguenti diritti: comunicazione di informazioni agli interessati, diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato o riservatezza delle comunicazioni.

1.   Le garanzie predisposte per prevenire violazioni, sottrazioni di dati o divulgazioni non autorizzate sono le seguenti:

2.   Il titolare del trattamento è Fusion for Energy, rappresentata dal suo direttore, il quale può delegare tale funzione di titolare del trattamento. Gli interessati sono informati riguardo al titolare del trattamento delegato attraverso comunicazioni sulla protezione dei dati o registri pubblicati nel sito Internet e/o sull’intranet di Fusion for Energy.

3.   Il periodo di conservazione dei dati personali di cui all’articolo 1, paragrafo 3, non deve essere più lungo di quanto necessario e opportuno per le finalità del trattamento. In ogni caso, non deve superare il periodo di conservazione specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri di cui all’articolo 5, paragrafo 1.

4.   Qualora Fusion for Energy consideri di applicare una limitazione, si valuta il rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, in particolare rispetto al rischio per i diritti e le libertà di altri interessati e al rischio di annullare gli effetti delle indagini o delle procedure di Fusion for Energy, ad esempio distruggendo gli elementi di prova. I rischi per i diritti e le libertà di altri interessati riguardano principalmente, ma non esclusivamente, quelli legati alla reputazione e i rischi per il diritto di difesa e il diritto di essere ascoltato.

1.   Eventuali limitazioni sono applicate da Fusion for Energy esclusivamente per salvaguardare:

2.   Come applicazione specifica delle finalità descritte nel precedente paragrafo 1, Fusion for Energy può applicare limitazioni riguardanti i dati personali scambiati con i servizi della Commissione o altre istituzioni, organi e organismi dell’Unione, autorità competenti degli Stati membri o paesi terzi o organizzazioni internazionali nei seguenti casi:

Prima di applicare limitazioni nei casi di cui al primo comma, lettere a) e b), Fusion for Energy consulta i servizi della Commissione, le istituzioni, gli organi e gli organismi pertinenti dell’Unione o le autorità competenti degli Stati membri, a meno che a Fusion for Energy non risulti evidente che l’applicazione di una limitazione è prevista in virtù di uno dei motivi di cui alle summenzionate lettere.

3.   Le eventuali limitazioni sono necessarie e proporzionate tenuto conto dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati e rispettano l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali in una società democratica.

4.   Nel considerare l’applicazione di limitazioni, si effettua una verifica della necessità e della proporzionalità sulla base delle presenti regole. Tale procedura è documentata mediante una nota di valutazione interna ed è effettuata caso per caso.

5.   Le limitazioni sono revocate non appena le condizioni che le giustificano cessino di sussistere. In particolare, laddove si ritenga che l’esercizio del diritto ristretto non annullerebbe più l’effetto della limitazione imposta o lederebbe i diritti e le libertà degli altri interessati.

1.   Fusion for Energy (il titolare del trattamento) informa senza indebito ritardo il proprio responsabile della protezione dei dati («l’RPD») ogniqualvolta limiti l’applicazione dei diritti degli interessati o estenda luna limitazione a norma della presente decisione. Il titolare del trattamento fornisce all’RPD l’accesso al registro che contiene la valutazione della necessità e della proporzionalità della limitazione e documenta nel registro la data in cui ha informato l’RPD.

2.   L’RPD può chiedere al titolare del trattamento di riesaminare l’applicazione della limitazione. Il titolare del trattamento informa per iscritto il proprio RPD circa l’esito del riesame richiesto.

3.   Il titolare del trattamento informa l’RPD quando la limitazione cessa di sussistere.

1.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto all’informazione può essere limitato dal titolare del trattamento nell’ambito dei seguenti trattamenti:

Nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy e nei registri ai sensi dell’articolo 31 del regolamento (UE) 2018/1725, pubblicati sul proprio sito Internet e/o sull’Intranet, che informano gli interessati sui loro diritti nel quadro di una determinata procedura, Fusion for Energy include informazioni riguardanti le potenziali limitazioni di questi diritti. Tali informazioni specificano quali diritti possono essere limitati.

2.   Fatte salve le disposizioni di cui al paragrafo 3, se proporzionato, Fusion for Energy informa anche singolarmente tutti gli interessati, considerati persone interessate nella specifica operazione di trattamento, dei loro diritti riguardanti le limitazioni attuali o future senza indebito ritardo e in forma scritta.

3.   Qualora limiti, in tutto o in parte, la comunicazione di informazioni agli interessati di cui al paragrafo 2, Fusion for Energy registra le ragioni della limitazione e il motivo giuridico conformemente all’articolo 3 della presente decisione, inclusa la valutazione della necessità e della proporzionalità della limitazione.

La registrazione e, ove applicabile, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Su richiesta, essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.

4.   La limitazione di cui al paragrafo 3 continua ad applicarsi finché permangono i motivi che la giustificano.

Fusion for Energy fornisce all’interessato le informazioni sulle ragioni principali alla base dell’applicazione di una limitazione. Nel contempo, Fusion for Energy informa l’interessato in merito alla possibilità di presentare in qualsiasi momento reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o un ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea.

Fusion for Energy riesamina l’applicazione della limitazione ogni sei mesi dalla sua adozione e all’atto della chiusura dell’inchiesta, della procedura o dell’indagine pertinente. Successivamente il titolare del trattamento valuta la necessità di mantenere eventuali limitazioni ogni sei mesi.

1.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto di accesso può essere limitato dal titolare del trattamento, laddove necessario e proporzionato, nel contesto dei seguenti trattamenti:

Qualora, a norma dell’articolo 17 del regolamento (UE) 2018/1725, gli interessati chiedano l’accesso ai propri dati personali trattati nell’ambito di uno o più casi specifici o di un particolare trattamento, Fusion for Energy limita la propria valutazione della richiesta esclusivamente a tali dati personali.

2.   Allorché limita, integralmente o in parte, il diritto di accesso di cui all’articolo 17 del regolamento (UE) 2018/1725, Fusion for Energy procede nel modo seguente:

La comunicazione di informazioni di cui alla lettera a) può essere rinviata, omessa o negata se annullasse l’effetto della limitazione in conformità dell’articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725.

Fusion for Energy riesamina l’applicazione della limitazione ogni sei mesi dalla sua adozione e all’atto della chiusura dell’inchiesta, della procedura o dell’indagine pertinente. Successivamente il titolare del trattamento valuta la necessità di mantenere eventuali limitazioni ogni sei mesi.

3.   La registrazione e, ove applicabile, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Su richiesta, essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.

1.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto di rettifica, cancellazione e limitazione può essere limitato dal titolare del trattamento, laddove necessario e opportuno, nel contesto dei seguenti trattamenti:

2.   Qualora Fusion for Energy limiti, integralmente o in parte, l’applicazione del diritto di rettifica, cancellazione o limitazione di trattamento di cui all’articolo 18, all’articolo 19, paragrafo 1, e all’articolo 20, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, si applicano le disposizioni di cui all’articolo 6, paragrafi 2 e 3, della presente decisione.

1.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto alla comunicazione di una violazione dei dati personali può essere limitato dal titolare del trattamento, laddove necessario e appropriato, nel contesto dei seguenti trattamenti:

2.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche può essere limitato dal titolare del trattamento, laddove necessario e appropriato, nel contesto dei seguenti trattamenti:

3.   Laddove Fusion for Energy limiti la comunicazione delle violazioni dei dati personali all’interessato o la riservatezza delle comunicazioni elettroniche di cui agli articoli 35 e 36 del regolamento (UE) 2018/1725, si applicano le disposizioni di cui all’articolo 5, paragrafi 3 e 4, della presente decisione.