1.   Il presente capo stabilisce le modalità che il titolare del trattamento dei dati competente, ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 1, della Decisione, è tenuto a seguire per informare gli interessati in merito al trattamento dei loro dati a norma degli articoli 14, 15 e 16 del Regolamento (UE) 2018/1725.

Esso stabilisce altresì le condizioni alle quali il titolare del trattamento dei dati può limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 22, 35 e 36, nonché dell'articolo 4 del Regolamento, in conformità dell'articolo 25 di tale Regolamento.

2.   Il presente capo si applica al trattamento di dati personali da parte di IG/IN ai fini delle attività o in relazione alle attività svolte dalla Divisione per assolvere alle proprie funzioni ai sensi della Politica antifrode della BEI e del Mandato della Divisione Indagini sulle frodi della BEI.

3.   Nell'ambito del suo mandato, IG/IN tratta diverse categorie di dati personali, in particolare quelli riguardanti l'identità, il recapito, l'attività professionale e il ruolo svolto nella vicenda oggetto dell'indagine.

1.   Il responsabile del trattamento dei dati è il capodivisione di IG/IN.

2.   I dati personali sono conservati in un ambiente elettronico e fisico sicuro, volto ad impedire la consultazione o il trasferimento illeciti di dati a persone che non hanno necessità di sapere.

3.   I dati personali possono essere conservati nei fascicoli per almeno cinque anni e fino a un massimo di dieci anni dalla chiusura delle indagini. I dati riguardanti i casi privi di fondamento sono conservati fino a un massimo di cinque anni.

4.   In casi eccezionali e debitamente giustificati, previo accordo del Responsabile della protezione dei dati, si applicano termini più lunghi di quelli sopra indicati.

1.   Qualora la Divisione IG/IN eserciti le proprie funzioni in relazione ai diritti degli interessati a norma del Regolamento, essa valuta se si applichi una delle eccezioni stabilite in detto Regolamento.

2.   Fatti salvi gli articoli da 4 a 7 della presente Decisione, IG/IN può limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 22, 35 e 36, nonché dell'articolo 4 del Regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22 del Regolamento, qualora l'esercizio di tali diritti e obblighi possa compromettere la finalità delle indagini e delle altre attività di IG/IN, rivelando ad esempio i suoi strumenti e metodi di indagine, o ledere i diritti e le libertà altrui.

3.   Fatti salvi gli articoli da 4 a 7 della presente Decisione, IG/IN può limitare i diritti e gli obblighi di cui al paragrafo 2 del presente articolo, in relazione ai dati personali ottenuti da altri servizi della BEI, dall'OLAF o da altre istituzioni ed altri organi e organismi dell'Unione, dalle autorità competenti degli Stati membri o di paesi terzi o da organizzazioni internazionali, nelle seguenti circostanze:

Prima di applicare limitazioni nelle circostanze di cui al primo comma, lettere a) e b), IG/IN consulta i servizi competenti della BEI, l'OLAF, le istituzioni, gli organi e gli organismi competenti dell'Unione o le autorità competenti degli Stati membri, a meno che non sia chiaro a IG/IN che l'applicazione di una limitazione è prevista da uno degli atti di cui alle lettere in questione.

La lettera c) del primo comma non si applica qualora sull'interesse dell'Unione a cooperare con paesi terzi od organizzazioni internazionali prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali degli interessati.

1.   IG/IN pubblica sul sito web della BEI informative sulla privacy con le quali rende note a tutti gli interessati le proprie attività che comportano il trattamento dei loro dati personali.

2.   IG/IN informa singolarmente tutti gli interessati che considera persone interessate, testimoni o informatori ai sensi della Politica antifrode della BEI e delle Procedure applicabili allo svolgimento delle indagini.

3.   Allorché la Divisione IG/IN limita, integralmente o in parte, la comunicazione di informazioni agli interessati di cui al paragrafo 2, essa registra i motivi della limitazione, compresa una valutazione della relativa necessità e proporzionalità.

A tal fine, la registrazione indica in quale modo la comunicazione delle informazioni comprometterebbe la finalità delle indagini e delle altre attività di IG/IN, o delle limitazioni applicate a norma dell'articolo 3, paragrafo 3, oppure lederebbe i diritti e le libertà altrui.

Detta registrazione e, se del caso, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Su richiesta, essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.

4.   La limitazione di cui al paragrafo 3 continua ad applicarsi finché permangono i motivi che la giustificano.

Qualora detti motivi della limitazione non siano più applicabili, IG/IN fornisce all'interessato le informazioni in questione e i motivi della limitazione. Nel contempo IG/IN informa l'interessato in merito alla possibilità di proporre in qualsiasi momento reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o un ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea.

IG/IN riesamina l'applicazione della limitazione ogni sei mesi dalla sua adozione e all'atto della chiusura dell'indagine pertinente. Successivamente il titolare del trattamento valuterà su base annuale la necessità di mantenere eventuali limitazioni.

1.   Qualora, a norma dell'articolo 17 del Regolamento, gli interessati chiedano l'accesso ai propri dati personali trattati nell'ambito di uno o più casi specifici o di particolari trattamenti, IG/IN limita la propria valutazione della richiesta esclusivamente a tali dati personali.

2.   Allorché la Divisione IG/IN limita, integralmente o in parte, il diritto di accesso di cui all'articolo 17 del Regolamento, essa procede nel modo seguente:

La comunicazione di informazioni di cui alla lettera a) può essere rinviata, omessa o negata in conformità dell'articolo 25, paragrafo 8, del Regolamento.

3.   La registrazione di cui al paragrafo 2, primo comma, lettera b), e, se del caso, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Su richiesta, essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati. Si applica l'articolo 25, paragrafo 7, del Regolamento (UE) 2018/1725.

1.   Il presente capo stabilisce le modalità che OCCO è tenuto a seguire per informare gli interessati in merito al trattamento dei loro dati a norma degli articoli 14, 15 e 16 del Regolamento (UE) 2018/1725.

Esso stabilisce altresì le condizioni alle quali OCCO può limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 22, 35 e 36, nonché dell'articolo 4 del Regolamento (UE) 2018/1725, in conformità dell'articolo 25 di tale Regolamento.

2.   Il presente capo si applica al trattamento di dati personali da parte di OCCO ai fini delle attività o in relazione alle attività da esso svolte per assolvere alle proprie funzioni ai sensi del Mandato di OCCO, della Carta sull'integrità e la conformità e di altre politiche e norme interne.

3.   Nell'ambito delle sue attività, OCCO tratta diverse categorie di dati personali, in particolare quelli riguardanti l'identità, il recapito, l'attività professionale e il ruolo svolto nella vicenda oggetto dell'indagine.

1.   L'Ufficio di Compliance del gruppo BEI agisce in qualità di titolare del trattamento.

2.   I dati personali sono conservati in un ambiente elettronico e fisico sicuro, volto ad impedire la consultazione o il trasferimento illeciti di dati a persone che non hanno necessità di sapere.

3.   I dati personali trattati da OCCO sono conservati per almeno sei mesi dopo l'archiviazione del caso e fino a cinque anni dopo la chiusura dell'indagine amministrativa.

4.   In casi eccezionali e debitamente giustificati, previo accordo del Responsabile della protezione dei dati, si applicano termini più lunghi di quelli sopra indicati.

1.   Qualora OCCO eserciti le proprie funzioni in relazione ai diritti degli interessati a norma del Regolamento (UE) 2018/1725, esso valuta se si applichi una delle eccezioni stabilite in detto Regolamento.

2.   Fatti salvi gli articoli da 12 a 15 della presente Decisione, OCCO può limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 22, e degli articoli 35 e 36 del Regolamento (UE) 2018/1725, nonché dell'articolo 4 nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22 del Regolamento (UE) 2018/1725, qualora l'esercizio di tali diritti e obblighi possa compromettere la finalità delle indagini amministrative e delle altre attività di OCCO, rivelando ad esempio i suoi strumenti e metodi di indagine, o ledere i diritti e le libertà altrui.

3.   Fatti salvi gli articoli da 12 a 15 della presente Decisione, OCCO può limitare i diritti e gli obblighi di cui al paragrafo 2 in relazione ai dati personali ottenuti da altri servizi della BEI o da altre istituzioni ed altri organi e organismi dell'Unione, dalle autorità competenti degli Stati membri o di paesi terzi o da organizzazioni internazionali, nelle seguenti circostanze:

Prima di applicare limitazioni nelle circostanze di cui al primo comma, lettere a) e b), OCCO consulta i servizi competenti della BEI, le istituzioni, gli organi e gli organismi competenti dell'Unione o le autorità competenti degli Stati membri, a meno che non sia chiaro a OCCO che l'applicazione di una limitazione è prevista da uno degli atti di cui alle lettere in questione.

La lettera c) del primo comma non si applica qualora sull'interesse dell'Unione a cooperare con paesi terzi od organizzazioni internazionali prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali degli interessati.

1.   OCCO pubblica sul sito Intranet della BEI informative sulla privacy con le quali rende note a tutti gli interessati le proprie attività che comportano il trattamento dei loro dati personali.

2.   OCCO informa singolarmente tutti gli interessati che considera persone interessate, testimoni o informatori.

3.   Allorché OCCO limita, integralmente o in parte, la comunicazione di informazioni agli interessati di cui al paragrafo 2, esso registra i motivi della limitazione, compresa una valutazione della relativa necessità e proporzionalità.

A tal fine, la registrazione indica in quale modo la comunicazione delle informazioni comprometterebbe la finalità delle indagini amministrative e delle altre attività di OCCO, o delle limitazioni applicate a norma dell'articolo 11, paragrafo 3, oppure lederebbe i diritti e le libertà altrui.

Detta registrazione e, se del caso, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Su richiesta, essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.

4.   La limitazione di cui al paragrafo 3 continua ad applicarsi finché permangono i motivi che la giustificano.

Qualora detti motivi non siano più applicabili, OCCO fornisce all'interessato le informazioni in questione e i motivi della limitazione. Nel contempo OCCO informa l'interessato in merito alla possibilità di proporre in qualsiasi momento reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o un ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea.

OCCO riesamina l'applicazione della limitazione ogni sei mesi dalla sua adozione e all'atto della chiusura dell'indagine pertinente. Successivamente il titolare del trattamento valuterà su base annuale la necessità di mantenere eventuali limitazioni.

1.   Qualora, a norma dell'articolo 17 del Regolamento (UE) 2018/1725, gli interessati chiedano l'accesso ai propri dati personali trattati nell'ambito di uno o più casi specifici o di particolari trattamenti, OCCO limita la propria valutazione della richiesta esclusivamente a tali dati personali.

2.   Allorché OCCO limita, integralmente o in parte, il diritto di accesso di cui all'articolo 17 del Regolamento (UE) 2018/1725, esso procede nel modo seguente:

La comunicazione di informazioni di cui alla lettera a) può essere rinviata, omessa o negata in conformità dell'articolo 25, paragrafo 8, del Regolamento (UE) 2018/1725.

3.   La registrazione di cui al paragrafo 2, primo comma, lettera b), e, se del caso, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Su richiesta, essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati. Si applica l'articolo 25, paragrafo 7, del Regolamento (UE) 2018/1725.