ALLEGATO II
Processo di valutazione della sicurezza
1. INFORMAZIONI GENERALI
1.1. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe sviluppare un processo strutturato e verificabile per l'intera attività che prenda in considerazione gli elementi stabiliti nel presente allegato. Il processo di valutazione della sicurezza dovrebbe essere iterativo, come illustrato nel seguente diagramma (cfr. figura 1 dell'appendice), vale a dire che l'autorità nazionale preposta alla sicurezza è autorizzata ad avanzare ragionevoli richieste di ulteriori informazioni o di ripresentazione di una domanda in conformità alla presente raccomandazione.
2. RICEZIONE DELLA DOMANDA
2.1. Dopo la ricezione di una domanda di autorizzazione di sicurezza, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe formalmente e prontamente confermare la ricezione della domanda e creare il relativo fascicolo registrato al fine di garantire la gestione delle informazioni in ogni fase del processo di valutazione.
2.2. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe assegnare personale competente allo svolgimento del processo di valutazione.
3. CONTROLLO INIZIALE
3.1. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe procedere tempestivamente, non appena riceve la domanda, a un controllo iniziale per accertare che:
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a) |
il richiedente abbia fornito le informazioni di base richieste dalla legislazione o necessarie per un trattamento efficace della domanda; |
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b) |
il fascicolo di domanda contenga prove sufficienti e presenti una struttura e riferimenti interni incrociati che consentano di valutare adeguatamente la sua conformità ai requisiti del sistema di gestione della sicurezza e alle norme nazionali notificate pertinenti. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza effettua un riesame iniziale dell'effettivo contenuto degli elementi di prova forniti nella domanda, al fine di dare un primo giudizio sulla qualità, la sufficienza e l'adeguatezza del sistema di gestione della sicurezza; |
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c) |
se del caso, nel fascicolo è inclusa la situazione attuale del piano (o dei piani) di azione correttivo messo in atto dal gestore dell'infrastruttura per risolvere gravi casi di non conformità e altre questioni problematiche individuate durante le attività di supervisione dopo la valutazione precedente; |
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d) |
se del caso, nel fascicolo è inclusa la situazione attuale del piano (o dei piani) di azione messi in atto dal gestore dell'infrastruttura per risolvere le problematiche residue rilevate nella valutazione precedente. |
3.2. In seguito al controllo iniziale di cui al punto 3.1, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe decidere se vi sono settori in cui, per le rispettive parti, siano necessarie ulteriori informazioni. Se sono necessarie ulteriori informazioni, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza può richiederle al più presto, nella misura in cui lo ritenga ragionevolmente necessario per sostenerne la valutazione.
3.3. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe leggere un campione sufficiente della domanda per verificare che il suo contenuto sia comprensibile. Nel caso in cui risulti evidentemente incomprensibile, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe decidere se rimandarla al richiedente con la richiesta di una versione migliore.
3.4. Nel valutare la capacità del gestore dell'infrastruttura di assicurare l'esercizio di treni, veicoli per l'ispezione delle infrastrutture o altri veicoli speciali, compreso l'uso di appaltatori se del caso, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe fare riferimento ai requisiti pertinenti definiti nell'allegato I del regolamento delegato (UE) 2018/762, in particolare i punti 1, 5.1, 5.2 e 5.5.
4. VALUTAZIONE DETTAGLIATA
4.1. Completata la fase di controllo iniziale, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe procedere a una valutazione dettagliata del fascicolo di domanda (cfr. figura 2 dell'appendice), utilizzando i requisiti del sistema di gestione della sicurezza e le norme nazionali notificate pertinenti.
4.2. Quando effettua la valutazione dettagliata di cui al punto 4.1, in conformità all'articolo 18, paragrafo 1, della direttiva (UE) 2016/798, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza esprime un giudizio professionale, dimostra imparzialità e proporzionalità e fornisce motivazioni documentate per le conclusioni raggiunte.
4.3. La valutazione determina se sono rispettati i requisiti del sistema di gestione della sicurezza e le norme nazionali notificate pertinenti o se occorre chiedere ulteriori informazioni. Nel corso della valutazione l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe accertare inoltre, in base ai risultati del processo del sistema di gestione della sicurezza, che siano stati rispettati i requisiti del sistema di gestione della sicurezza e le norme nazionali notificate pertinenti, utilizzando metodi di campionamento, se del caso, per assicurarsi che il richiedente abbia compreso e sia in grado di soddisfare i requisiti a seconda del tipo di operazioni ferroviarie al fine di garantire il funzionamento sicuro del sistema ferroviario.
4.4. Qualsiasi criticità di tipo 4 dovrebbe essere risolta in modo soddisfacente per l'autorità nazionale preposta alla sicurezza e comportare un aggiornamento del fascicolo di domanda, se opportuno, prima che l'autorizzazione di sicurezza possa essere rilasciata.
4.5. Le problematiche residue possono essere rinviate e prese in considerazione durante la supervisione o possono essere concordate azioni con il richiedente, in base alla sua proposta di aggiornamento del fascicolo di domanda, o entrambe le cose. In tal caso la risoluzione formale della criticità avviene dopo il rilascio dell'autorizzazione di sicurezza.
4.6. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe dare prova di trasparenza quando giudica la gravità di ciascuna delle criticità rilevate.
4.7. Quando rileva una criticità di cui al punto 33, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe essere precisa e aiutare il richiedente a capire il livello di dettaglio richiesto nella risposta. A tale fine, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe procedere nel modo seguente:
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a) |
fa accuratamente riferimento ai requisiti del sistema di gestione delle sicurezza e alle norme nazionali notificate pertinenti e aiuta il richiedente a capire le criticità rilevate; |
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b) |
indica la parte pertinente dei regolamenti e delle norme applicabili; |
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c) |
indica il motivo per cui non è soddisfatto un dato requisito del sistema di gestione della sicurezza o una norma nazionale notificata, nonché la legislazione correlata; |
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d) |
concorda con il richiedente gli ulteriori impegni, i documenti e le eventuali altre informazioni giustificative da fornire, a seconda del livello di dettaglio richiesto dal requisito del sistema di gestione della sicurezza o dalla norma nazionale notificata; |
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e) |
definisce e concorda con il richiedente un termine per la messa in conformità, che sia ragionevole e proporzionato alle difficoltà incontrate per fornire le informazioni richieste. |
4.8. In applicazione dell'articolo 12, paragrafo 3, della direttiva (UE) 2016/798, se il richiedente fornisce le informazioni richieste con notevole ritardo, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe decidere di prorogare il termine di presentazione della risposta del richiedente o di respingerne la domanda, dandone preavviso.
4.9. Il termine di adozione della decisione relativa al rilascio dell'autorizzazione di sicurezza può essere prorogato, fino al momento in cui sono presentate le informazioni richieste, su decisione dell'autorità nazionale preposta alla sicurezza e con l'accordo del richiedente solo in uno dei seguenti casi:
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a) |
per criticità di tipo 1, che, considerate singolarmente o collettivamente, impediscono la continuazione della valutazione o di una sua parte; |
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b) |
per criticità di tipo 4 o molteplici criticità di tipo 3, che, considerate collettivamente, possono far sì che la categoria diventi una criticità di tipo 4, impedendo il rilascio dell'autorizzazione di sicurezza. |
4.10. Per essere soddisfacenti, le risposte scritte del richiedente dovrebbero essere sufficienti a dissipare le preoccupazioni espresse e dimostrare che le soluzioni che propone soddisfano i criteri o le norme nazionali notificate pertinenti.
4.11. Se una risposta è considerata insoddisfacente, i motivi dovrebbero essere spiegati con precisione, indicando le ulteriori informazioni o dimostrazioni che il richiedente deve presentare per renderla soddisfacente.
4.12. In caso di rischio che la domanda possa essere respinta o che il tempo necessario per adottare una decisione superi il termine previsto per la valutazione, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza può prendere in considerazione misure di emergenza.
4.13. Se si conclude che la domanda soddisfa tutti i requisiti o che è improbabile che ulteriori progressi portino a risposte soddisfacenti alle criticità in sospeso, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe completare la valutazione, procedendo nel modo seguente:
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a) |
indica se tutti i criteri sono stati soddisfatti o se vi sono ancora criticità in sospeso; |
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b) |
indica se sussistono problematiche residue; |
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c) |
indica eventuali restrizioni o condizioni di impiego da includere nell'autorizzazione di sicurezza; |
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d) |
descrive il seguito dato a gravi casi di non conformità individuati durante le attività di supervisione, a norma dell'articolo 5 del regolamento delegato (UE) 2018/761, se del caso; |
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e) |
garantisce la corretta applicazione del processo di valutazione della sicurezza; |
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f) |
compila l'esito della valutazione, compreso un sommario delle conclusioni e, se del caso, un parere sul rilascio dell'autorizzazione di sicurezza. |
4.14. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe registrare e giustificare per iscritto tutti i risultati e i giudizi al fine di agevolare sia il processo di garanzia sia quello decisionale, oltre a fornire assistenza nel caso di ricorso contro la decisione di rilasciare l'autorizzazione di sicurezza o di respingere la domanda.
5. PROCESSO DECISIONALE
5.1. Sulla base delle conclusioni della valutazione completata, si dovrebbe adottare la decisione di rilasciare un'autorizzazione di sicurezza o di respingere la domanda. Nei casi in cui è rilasciata un'autorizzazione di sicurezza, possono sussistere alcune problematiche residue. L'autorizzazione di sicurezza non è rilasciata se una criticità di tipo 4 è rilevata e non risolta nel corso della valutazione.
5.2. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza può decidere di limitare la portata dell'autorizzazione di sicurezza, determinando restrizioni o condizioni di impiego, nel caso in cui tali restrizioni o condizioni di impiego consentono di risolvere una criticità di tipo 4 che impedirebbe il rilascio dell'autorizzazione di sicurezza. L'autorizzazione di sicurezza è aggiornata su richiesta del richiedente dopo che tutte le problematiche residue del suo fascicolo di domanda sono state risolte.
5.3. Il richiedente è informato della decisione dell'autorità nazionale preposta alla sicurezza, compreso il risultato della valutazione, e se del caso viene rilasciata l'autorizzazione di sicurezza.
5.4. Se la domanda è respinta o se l'autorizzazione di sicurezza contiene restrizioni o condizioni di impiego diverse da quelle definite nella domanda, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe informare il richiedente, motivando la decisione, e notificargli la procedura da seguire per chiedere un riesame o presentare ricorso contro la decisione.
6. VALUTAZIONE CONCLUSIVA
6.1. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe effettuare la chiusura amministrativa assicurandosi che tutti i documenti e i dati registrati siano esaminati, organizzati e archiviati. Al fine di migliorare costantemente le sue procedure, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe individuare i dati storici e le esperienze maturate da utilizzare nelle valutazioni future.
7. DISPOSIZIONI SPECIFICHE PER IL RINNOVO DI UN'AUTORIZZAZIONE DI SICUREZZA
7.1. Un'autorizzazione di sicurezza può essere rinnovata, su richiesta del richiedente, prima della scadenza della sua validità, al fine di garantire la continuità dell'autorizzazione.
7.2. Nel caso di domanda di rinnovo, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe controllare i dettagli delle modifiche apportate agli elementi di prova presentati nella domanda precedente e tenere conto dei risultati delle attività di supervisione precedenti a norma dell'articolo 5 del regolamento delegato (UE) 2018/761 al fine di stabilire le priorità o determinare i requisiti del sistema di gestione della sicurezza e le norme nazionali notificate pertinenti sulla cui base valutare la domanda di rinnovo.
7.3. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe adottare un approccio proporzionato nella nuova valutazione, basato sul livello delle modifiche proposte.
8. DISPOSIZIONI SPECIFICHE PER L'AGGIORNAMENTO DI UN'AUTORIZZAZIONE DI SICUREZZA
8.1. Un'autorizzazione di sicurezza è aggiornata ogniqualvolta viene proposta una modifica sostanziale dell'infrastruttura, della segnaletica e dell'alimentatore di energia utilizzato in relazione all'infrastruttura o dei principi di esercizio e manutenzione di tale infrastruttura, della segnaletica e dell'alimentatore di energia in conformità all'articolo 12, paragrafo 2, della direttiva (UE) 2016/798.
8.2. Se intende apportare una modifica di cui al punto 8.1, il gestore dell'infrastruttura titolare dell'autorizzazione di sicurezza informa senza indugio l'autorità nazionale preposta alla sicurezza.
8.3. In seguito alla notifica da parte del gestore dell'infrastruttura, di cui al punto 8.2, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza:
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a) |
controlla che la modifica relativa a un'eventuale domanda sia descritta chiaramente e che siano valutati i potenziali rischi per la sicurezza; |
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b) |
discute con il gestore dell'infrastruttura la necessità di un aggiornamento dell'autorizzazione di sicurezza. |
8.4. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza può può effettuare ulteriori approfondimenti con il richiedente. Se l'autorità nazionale preposta alla sicurezza concorda che la modifica proposta non è sostanziale, informa il richiedente per iscritto che non è richiesto un aggiornamento, registrando la decisione nel fascicolo.
8.5. Nel caso di una domanda di aggiornamento, l'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe procedere nel modo seguente:
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a) |
controllare i dettagli delle modifiche apportate agli elementi di prova presentati nella domanda precedente in base alla quale è stata rilasciata l'autorizzazione in corso di validità; |
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b) |
tenere conto dei risultati delle attività di supervisione precedenti a norma dell'articolo 5 del regolamento delegato (UE) 2018/761 e, in particolare, le criticità relative alla capacità del richiedente di attuare e monitorare efficacemente il suo processo di gestione delle modifiche; |
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c) |
stabilire le priorità o determina i requisiti del sistema di gestione della sicurezza e le norme nazionali notificate pertinenti al fine di valutare la domanda di aggiornamento. |
8.6. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe adottare un approccio proporzionato alla nuova valutazione, basato sul livello delle modifiche proposte.
8.7. La presentazione all'autorità nazionale preposta alla sicurezza di una domanda di aggiornamento dell'autorizzazione di sicurezza, non dovrebbe comportare la proroga del periodo di validità dell'autorizzazione.
8.8. L'autorità nazionale preposta alla sicurezza dovrebbe decidere, su richiesta del richiedente, se sia necessario aggiornare l'autorizzazione di sicurezza nel caso in cui le condizioni in base a cui questa era stata rilasciata siano sottoposte a modifica senza alcun impatto sull'infrastruttura, sulla segnaletica e sull'alimentatore di energia utilizzato in relazione all'infrastruttura o sui principi di esercizio e manutenzione di tale infrastruttura, di tale segnaletica o di tale alimentatore di energia.
Appendice
PROCESSO DI VALUTAZIONE DELLA SICUREZZA
Figura 1
Processo di valutazione della sicurezza
PROCESSO DI VALUTAZIONE DETTAGLIATO
Figura 2
Processo di valutazione dettagliato
