REGOLAMENTO DELEGATO (UE) 2018/1638 DELLA COMMISSIONE

del 13 luglio 2018

che integra il regolamento (UE) 2016/1011 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda le norme tecniche di regolamentazione volte a specificare ulteriormente le modalità per assicurare che i dati siano idonei e verificabili nonché le procedure interne di sorveglianza e di verifica che l'amministratore di indici di riferimento critici o significativi deve accertare che vengano applicate dai contributori di dati quando i dati sono forniti da una funzione di front office

(Testo rilevante ai fini del SEE)

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto il regolamento (UE) 2016/1011 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'8 giugno 2016, sugli indici usati come indici di riferimento negli strumenti finanziari e nei contratti finanziari o per misurare la performance di fondi di investimento e recante modifica delle direttive 2008/48/CE e 2014/17/UE e del regolamento (UE) n. 596/2014 (1), in particolare l'articolo 11, paragrafo 5, quarto comma,

considerando quanto segue:

(1)

L'articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2016/1011 dispone che i dati utilizzati per un indice di riferimento devono essere idonei a rappresentare accuratamente e in maniera affidabile il mercato o la realtà economica che l'indice di riferimento intende misurare, e stabilisce altresì che devono essere verificabili. Inoltre, nei casi in cui i dati sono forniti da una funzione di front office, l'articolo 11, paragrafo 3, lettera b), di tale regolamento prevede che l'amministratore garantisca che il contributore di dati disponga di adeguate procedure interne di sorveglianza e di verifica.

(2)	Perché un indice di riferimento sia calcolato correttamente occorre non soltanto che i valori dei dati forniti siano accurati ma anche che siano nell'unità di misura e rispecchino le caratteristiche rilevanti delle attività sottostanti.

(3)

La verificabilità dei dati dipende dal livello di accuratezza, che a sua volta dipende notevolmente dal tipo di dati usati. Anche i dati che non sono dati sulle operazioni, né provengono da una fonte di dati regolamentata di cui all'articolo 3, paragrafo 1, punto 24), del regolamento (UE) 2016/1011, possono soddisfare il requisito di essere verificabili se l'amministratore dispone di informazioni sufficienti per svolgere adeguate verifiche su di essi. L'amministratore dovrebbe pertanto essere tenuto ad assicurarsi di disporre delle informazioni necessarie per effettuare le opportune verifiche.

(4)

Al fine di garantire che i dati siano idonei e verificabili, l'amministratore dovrebbe essere tenuto a monitorarli su base regolare, in misura commisurata alla vulnerabilità del tipo di dati. Nel caso di dati regolamentati, la regolamentazione e la vigilanza cui è soggetto il fornitore di dati già ne garantiscono l'integrità. Tale tipo di dati dovrebbe pertanto essere oggetto di requisiti di monitoraggio meno ampi. Altri tipi di dati richiedono un maggiore controllo e dovrebbero essere soggetti a verifiche più approfondite, in particolare se non sono dati sulle operazioni e sono forniti da una funzione di front office.

(5)

In caso di contribuzione dei dati, è importante accertare che i dati siano forniti entro un termine fissato dall'amministratore per garantire la coerenza tra le contribuzioni dei diversi contributori di dati. Se i dati non derivano da contribuzione, occorre verificare il momento in cui i dati sono considerati al fine di garantire la coerenza tra i diversi dati. L'amministratore dovrebbe pertanto essere tenuto a verificare che i dati siano forniti, o selezionati da una determinata fonte, entro il termine da lui stabilito.

(6)	È di particolare importanza che siano adeguatamente verificate le caratteristiche fondamentali dell'attività sottostante, quali la valuta, i termini e la durata residua, o i tipi di controparti, quali specificati dalla metodologia dell'indice di riferimento.

(7)

Il presupposto per esercitare un'efficace sorveglianza interna sui dati forniti da una funzione di front office è l'istituzione e il mantenimento di strutture adeguate in seno all'organizzazione del contributore di dati. Tali strutture dovrebbero di norma comprendere tre livelli di controllo, a meno che questa articolazione sia irragionevole data l'entità dell'organizzazione del contributore di dati. Il primo livello di controllo dovrebbe comprendere i processi per garantire un'efficace verifica dei dati forniti.

(8)

Le contribuzioni della funzione di front office presentano un particolare rischio a causa del conflitto di interessi esistente tra il ruolo commerciale del front office e il suo ruolo nella contribuzione dei dati a un indice di riferimento. È quindi importante per il contributore di dati stabilire, mantenere e applicare una politica in materia di conflitti di interessi nell'ambito del secondo livello di controllo, ed effettuare verifiche periodiche sui dati utilizzati. Inoltre, un importante strumento che potrebbe essere utile per portare alla luce e denunciare eventuali irregolarità o per individuare le attività che potrebbero pregiudicare l'integrità dell'indice di riferimento è l'introduzione di una procedura di segnalazione che consenta a qualsiasi membro del personale di denunciare qualsiasi irregolarità alla funzione di controllo della conformità competente o ad altre funzioni interne appropriate. L'amministratore dovrebbe pertanto accertarsi che le procedure interne di sorveglianza e di verifica del contributore di dati comprendano la creazione, il mantenimento e l'applicazione di una politica in materia di conflitti di interessi e l'introduzione e il mantenimento di una procedura di segnalazione delle irregolarità.

(9)

Il presente regolamento si applica agli amministratori degli indici di riferimento critici e significativi. In conformità del principio di proporzionalità, esso evita di addossare un onere eccessivo agli amministratori di indici di riferimento significativi consentendo loro di applicare gli obblighi in materia di conflitti di interessi esclusivamente per i conflitti di interessi rilevanti, siano essi effettivi o potenziali. Inoltre, gli amministratori dovrebbero avere la discrezionalità aggiuntiva di decidere in che modo garantire che i contributori di dati siano dotati di procedure interne di sorveglianza e di verifica. In particolare, essi dovrebbero avere la facoltà di allentare taluni obblighi relativi a tali procedure, tenuto conto della natura, delle dimensioni e della complessità dell'organizzazione del contributore di dati.

(10)	Gli amministratori dovrebbero disporre di tempo sufficiente per garantire l'osservanza degli obblighi previsti dal presente regolamento. È pertanto opportuno che il presente regolamento si applichi due mesi dopo la sua entrata in vigore.

(11)	Il presente regolamento si basa sui progetti di norme tecniche di regolamentazione che l'Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati (ESMA) ha presentato alla Commissione.

(12)

L'ESMA ha condotto una consultazione pubblica aperta sul progetto di norme tecniche di regolamentazione sul quale è basato il presente regolamento, ha analizzato i potenziali costi e benefici collegati e ha chiesto il parere del gruppo delle parti interessate nel settore degli strumenti finanziari e dei mercati istituito dall'articolo 37 del regolamento (UE) n. 1095/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio (2),

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1

Ambito di applicazione

Il presente regolamento non contempla gli amministratori di indici di riferimento non significativi né si applica loro.

Articolo 2

Dati idonei e verificabili

1. L'amministratore di un indice di riferimento garantisce di avere a sua disposizione tutte le informazioni necessarie per verificare i seguenti aspetti in relazione ai dati utilizzati per l'indice di riferimento, nella misura in cui tali aspetti siano applicabili ai dati in questione:

(a)	se il notificatore sia autorizzato a fornire i dati per conto del contributore conformemente ai requisiti di autorizzazione di cui all'articolo 15, paragrafo 2, lettera b), del regolamento (UE) 2016/1011;

(b)	se i dati vengano forniti dal contributore di dati, o selezionati da una fonte indicata dall'amministratore, entro il termine prescritto dall'amministratore;

(c)	se i dati vengano forniti dal contributore di dati nel formato specificato dall'amministratore;

(d)	se la fonte dei dati sia una delle fonti elencate all'articolo 3, paragrafo 1, punto 24), del regolamento (UE) 2016/1011;

(e)	se la fonte dei dati sia affidabile;

(f)	se i dati soddisfino i requisiti di cui alla metodologia dell'indice di riferimento, in particolare i requisiti relativi alla moneta o all'unità di misura, ai termini e ai tipi di controparti;

(g)	se le soglie per la quantità dei dati ed eventuali norme pertinenti per la qualità dei dati siano soddisfatte conformemente alla metodologia;

(h)	se la priorità di utilizzo delle diverse tipologie di dati sia applicata conformemente alla metodologia;

(i)	se l'eventuale discrezionalità o giudizio esercitati nella contribuzione dei dati siano conformi alle regole chiare previste nella metodologia e alle politiche che devono essere stabilite nel codice di condotta per l'indice di riferimento.

2. Gli amministratori effettuano le verifiche di cui al paragrafo 1 su base regolare. Gli amministratori di indici di riferimento critici effettuano le verifiche di cui al paragrafo 1, lettere a), b), c) e d), prima della pubblicazione dell'indice di riferimento o della sua messa a disposizione del pubblico.

Articolo 3

Procedure interne di sorveglianza e di verifica del contributore di dati

1. In conformità dell'articolo 11, paragrafo 3, lettera b), del regolamento (UE) 2016/1011 l'amministratore garantisce che il contributore di dati sia dotato di procedure interne di sorveglianza e di verifica comprendenti almeno:

(a)

l'istituzione e il mantenimento di una funzione interna che costituisca il primo livello di controllo per la contribuzione di dati e sia responsabile di svolgere i seguenti compiti:

svolgere un controllo efficace dei dati prima della loro contribuzione, ivi compresa la conformità a eventuali requisiti per la convalida dei dati cui il contributore di dati è soggetto a norma dell'articolo 15, paragrafo 2, lettera d), punto iii), del regolamento (UE) 2016/1011, e riesaminare i dati prima della loro contribuzione per quanto riguarda l'integrità e l'accuratezza;

ii)	verificare se il notificatore sia autorizzato a fornire i dati per conto del contributore nel rispetto dei requisiti di cui all'articolo 15, paragrafo 2, lettera b), del regolamento (UE) 2016/1011;

iii)	assicurare che l'accesso alle contribuzioni di dati sia limitato alle persone che intervengono nel processo di contribuzione, tranne nel caso in cui l'accesso sia necessario per fini di audit, indagine o altre finalità previste dalla legge;

(b)

l'istituzione e il mantenimento di una funzione interna che costituisca il secondo livello di controllo per la contribuzione di dati e sia responsabile di svolgere i seguenti compiti:

i)	effettuare un riesame dei dati dopo la loro contribuzione, indipendente dal riesame effettuato dalla funzione di controllo di primo livello, al fine di confermare l'integrità e l'accuratezza della contribuzione;

ii)	istituire e mantenere una procedura di segnalazione delle irregolarità che preveda adeguate garanzie per gli informatori;

iii)	istituire e mantenere procedure per la segnalazione interna di manipolazioni o tentativi di manipolazione dei dati, per l'eventuale inosservanza delle politiche relative agli indici di riferimento del contributore di dati e per l'investigazione di tali eventi non appena si manifestano;

iv)	istituire e mantenere procedure per la segnalazione interna di eventuali problemi operativi nel processo di contribuzione non appena si presentano;

v)	garantire la regolare presenza fisica di un membro del personale della funzione di controllo di secondo livello nell'area in cui si trovano gli uffici della funzione di front office;

vi)	mantenere la sorveglianza delle comunicazioni rilevanti tra i membri del personale della funzione di front office direttamente coinvolti nella contribuzione dei dati e anche delle comunicazioni pertinenti tra tale personale e altre funzioni interne o organismi esterni;

vii)

stabilire, mantenere e applicare una politica in materia di conflitti di interessi che garantisca:

—	l'identificazione e la divulgazione all'amministratore dei conflitti di interessi effettivi o potenziali riguardanti il personale della funzione di front office del contributore di dati che partecipa al processo di contribuzione;

—

l'assenza di qualsiasi legame, diretto o indiretto, tra la retribuzione del notificatore e il valore dell'indice di riferimento, il valore di notifiche di dati specifiche o lo svolgimento di qualsiasi attività da parte del contributore di dati che potrebbe dar luogo a un conflitto di interessi connesso alla contribuzione di dati all'indice di riferimento;

—	la netta separazione dei compiti tra il personale della funzione di front office coinvolto nella contribuzione di dati e il resto del personale della funzione di front office;

—	la separazione fisica tra il personale della funzione di front office coinvolto nella contribuzione di dati e il resto del personale della funzione di front office;

—

controlli efficaci sullo scambio di informazioni tra il personale della funzione di front office e il resto del personale del contributore di dati coinvolto in attività che possono creare un rischio di conflitti di interesse, nella misura in cui le informazioni scambiate possano incidere sui dati forniti;

—	l'esistenza di disposizioni di emergenza in caso di interruzione temporanea dei controlli per quanto riguarda lo scambio di informazioni di cui al quinto trattino;

—	l'adozione di misure per impedire l'esercizio, da parte di qualsiasi persona, di un'influenza indebita sul modo in cui il personale della funzione di front office coinvolto nella contribuzione dei dati svolga le sue attività;

(c)

l'istituzione e il mantenimento di una funzione interna, indipendente dalle funzioni di controllo di primo e secondo livello, che funga da terzo livello di controllo per la contribuzione di dati e sia responsabile dello svolgimento di verifiche, su base regolare, sui controlli esercitati dalle altre due funzioni di controllo;

(d)

procedure che disciplinano:

i)	i mezzi di cooperazione e il flusso di informazioni fra le tre funzioni di controllo di cui alle lettere a), b) e c), del presente paragrafo;

ii)	la periodica trasmissione di informazioni all'alta dirigenza del contributore di dati in merito ai compiti svolti dalle tre funzioni di controllo;

iii)	la comunicazione all'amministratore, su sua richiesta, di informazioni in merito alle procedure interne di sorveglianza e di verifica del contributore di dati.

2. L'amministratore può scegliere di non applicare i requisiti di cui al paragrafo 1, lettera b), punto v), o lettera b), punto vii), terzo, quarto o sesto trattino, tenuto conto dei seguenti elementi:

(a)	la natura, la portata e la complessità delle attività del contributore di dati;

(b)	la probabilità che insorga un conflitto di interesse tra la contribuzione di dati a un indice di riferimento e l'attività di negoziazione o altre attività svolte dal contributore;

(c)	il livello di discrezionalità associato al processo di contribuzione.

3. Alla luce principalmente delle piccole dimensioni dell'organizzazione del contributore di dati e anche degli elementi di cui al paragrafo 2, lettere a), b) e c), l'amministratore può autorizzare il contributore di dati a dotarsi di una struttura organizzativa di controllo più semplice rispetto a quella di cui al paragrafo 1. La struttura di controllo più semplice garantisce tuttavia che i compiti di cui al paragrafo 1, lettere a), b) e c), siano assolti, ad eccezione di quelli oggetto di una deroga a norma del paragrafo 2. Il paragrafo 1, lettera d), punti i) e ii), si applica in maniera congrua alla struttura di controllo più semplice.

4. L'amministratore di un indice di riferimento significativo può scegliere di applicare i requisiti di cui al paragrafo 1, lettera b), punto vii), unicamente riguardo a conflitti di interessi rilevanti, siano essi effettivi o potenziali.

Articolo 4

Entrata in vigore e applicazione

Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Esso si applica a decorrere dal 25 gennaio 2019.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Bruxelles, il 13 luglio 2018

Per la Commissione

Il presidente

Jean-Claude JUNCKER

(1) GU L 171 del 29.6.2016, pag. 1.

(2) Regolamento (UE) n. 1095/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 novembre 2010, che istituisce l'Autorità europea di vigilanza (Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati), modifica la decisione n. 716/2009/CE e abroga la decisione 2009/77/CE della Commissione (GU L 331 del 15.12.2010, pag. 84).