relativa al deposito degli archivi storici della Corte di giustizia dell’Unione europea presso gli archivi storici dell’Unione europea (Istituto Universitario europeo)

visto il protocollo sullo statuto della Corte di giustizia dell’Unione europea (in prosieguo: il «protocollo») e in particolare i suoi articoli 35 e 53, nonché l’articolo 7, paragrafo 1, del suo allegato I,

visto l’articolo 20, paragrafo 3, del regolamento di procedura della Corte di giustizia, l’articolo 26 del regolamento di procedura del Tribunale e l’articolo 19, paragrafo 2, del regolamento di procedura del Tribunale della funzione pubblica,

visto il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio del 1o febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica (1), modificato dal regolamento (CE, Euratom) n. 1700/2003 del Consiglio, del 22 settembre 2003 (2),

visto l’accordo concluso tra le Comunità europee e l’Istituto universitario europeo (IUE) in data 17 dicembre 1984, relativo al contratto sul deposito presso l’IUE degli archivi storici delle Comunità e sulla loro accessibilità al pubblico a cura dell’IUE, in particolare l’articolo 3,

visto il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (3),

vista la decisione del comitato amministrativo del 29 aprile 2013 sulla composizione del catalogo degli archivi storici,

1. La presente decisione fissa le regole interne riguardanti il deposito degli archivi storici della Corte di giustizia dell’Unione europea presso gli archivi storici dell’Unione europea (Istituto universitario europeo).

2. La presente decisione è completata dalle norme della Corte di giustizia, del Tribunale e del Tribunale della funzione pubblica riguardanti le modalità di conservazione dei documenti detenuti da detti organi giurisdizionali nell’ambito delle loro funzioni giurisdizionali e di accesso del pubblico a tali documenti, nonché dalla decisione del cancelliere della Corte di giustizia dell’Unione europea relativa alle modalità di conservazione dei documenti detenuti dalla Corte di giustizia nell’esercizio delle sue funzioni amministrative e di accesso del pubblico a tali documenti.

1. La presente decisione si applica agli archivi storici della Corte di giustizia dell’Unione europea risultanti dalle attività degli organi giurisdizionali e dei servizi amministrativi che compongono l’istituzione.

2. Per archivi storici della Corte di giustizia dell’Unione europea si intende il complesso degli originali, o dei documenti sostitutivi degli originali, aventi più di trenta anni e repertoriati nel catalogo conformemente al piano di classificazione adottato dal comitato amministrativo. Relativamente ai documenti rientranti nell’ambito di un procedimento giurisdizionale il periodo di trenta anni è calcolato a decorrere dalla data di conclusione del procedimento di cui trattasi.

3. Il piano di classificazione del catalogo degli archivi storici della Corte di giustizia dell’Unione europea è modificato in base alle decisioni adottate dal comitato amministrativo.

1. La Corte di giustizia dell’Unione europea trasferisce per deposito i propri archivi storici presso l’IUE alle condizioni fissate dalla presente decisione nonché da un accordo concluso con l’IUE a tale effetto.

2. La responsabilità e le condizioni finanziarie che regolano il deposito, la digitalizzazione, le spese di trasporto e le spese di versamento degli archivi storici della Corte di giustizia dell’Unione europea presso l’IUE sono definite nell’accordo stipulato tra la Corte di giustizia dell’Unione europea e l’IUE.

3. Il paragrafo 1 non osta a che la Corte di giustizia dell’Unione europea, per ragioni giuridiche o per esigenze di buon funzionamento, escluda dal deposito taluni originali o documenti sostitutivi degli originali.

1. Prima di accordare l’accesso ad un documento depositato, l’IUE chiede l’autorizzazione della Corte di giustizia dell’Unione europea. Tale domanda è esaminata dalla Corte di giustizia dell’Unione europea, in particolare alla luce delle eccezioni risultanti dagli articoli 35 e 53 dello statuto della Corte di giustizia dell’Unione europea, nonché dall’articolo 7, paragrafo 1, del suo allegato I e dall’articolo 2 del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 come modificato. I documenti possono essere resi accessibili per categoria nei limiti in cui la Corte di giustizia dell’Unione europea abbia constatato che non è applicabile nessuna delle suddette eccezioni.

2. Le domande riguardanti documenti rientranti nell’ambito dei procedimenti giurisdizionali sono esaminate dal rispettivo organo giurisdizionale, il quale verifica, secondo le modalità da esso adottate, che nessuna delle eccezioni risultanti dall’articolo 2 del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 osti a che sia accordato l’accesso. In nessun caso saranno resi accessibili documenti coperti dal segreto delle deliberazioni.

3. L’IUE rende accessibili al pubblico, sotto forma di copia — a meno che il richiedente non adduca un interesse particolare debitamente motivato ad accedere all’originale conformemente all’articolo 1, paragrafo 5, del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 —, gli archivi storici della Corte di giustizia dell’Unione europea che sono in deposito presso il suddetto Istituto, ferma restando l’applicazione dei paragrafi 1 e 2 del presente articolo.

4. Le modalità di apertura degli archivi storici versati presso l’IUE dalla Corte di giustizia dell’Unione europea sono indicate nel sito Web di ciascuna delle due istituzioni mediante la presentazione del catalogo e delle condizioni di accesso.

Fatto a Lussemburgo, il 10 giugno 2014

Il cancelliere

A. CALOT ESCOBAR

Il presidente

V. SKOURIS