1.   La Commissione, le autorità designate dagli Stati membri in conformità dell'articolo 59, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (4) e dell'articolo 31 del regolamento (UE) n. 223/2014, nonché gli enti cui sono stati delegati i compiti che spettano a tali autorità, inseriscono le informazioni della cui trasmissione sono responsabili ed eventuali aggiornamenti nel sistema SFC2014.

2.   Qualsiasi trasmissione di informazioni alla Commissione è verificata e presentata da una persona diversa dalla persona che ha inserito i dati finalizzati a tale trasmissione. Tale separazione di funzioni è supportata da SFC2014 o dai sistemi d'informazione per il controllo e la gestione dello Stato membro direttamente collegati a SFC2014.

3.   Gli Stati membri nominano a livello nazionale una o più persone responsabili della gestione dei diritti di accesso a SFC2014, incaricate di:

a)	identificare gli utenti che chiedono l'accesso, verificando che tali utenti siano impiegati dall'organizzazione;

b)	informare gli utenti in merito ai loro obblighi atti a tutelare la sicurezza del sistema;

c)	verificare il diritto degli utenti al livello di privilegio richiesto in relazione ai compiti e alla posizione gerarchica;

d)	chiedere la cessazione dei diritti di accesso laddove essi non siano più necessari o giustificati;

e)	segnalare tempestivamente casi sospetti di eventi che potrebbero compromettere la sicurezza del sistema;

f)	garantire la costante accuratezza dei dati per l'identificazione dell'utente segnalando eventuali modifiche;

g)	prendere le necessarie precauzioni in materia di protezione dei dati e riservatezza commerciale, in conformità delle norme dell'Unione e nazionali;

h)	informare la Commissione di qualsiasi cambiamento avente un impatto sulla capacità delle autorità degli Stati membri o degli utenti di SFC2014 di assolvere alle responsabilità di cui al paragrafo 1 o sulla loro capacità personale di assolvere alle responsabilità di cui alle lettere da a) a g).

4.   Gli scambi di dati e le transazioni recano un firma elettronica obbligatoria in conformità della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (5). Gli Stati membri e la Commissione riconoscono l'efficacia giuridica delle firme elettroniche utilizzate in SFC2014 per lo scambio dei dati e la loro ammissibilità come prova nei procedimenti giudiziari.

Le informazioni trattate mediante SFC2014 rispettano la tutela della vita privata e dei dati personali per le persone fisiche e di quelli commerciali per le persone giuridiche, a norma della direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (6), della direttiva 2009/136/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (7), della direttiva 1995/46/CE e del regolamento (CE) n. 45/2001.

1.   SFC2014 è accessibile agli Stati membri e alla Commissione in modo diretto mediante un'interfaccia utente interattiva (un'applicazione web) o tramite un'interfaccia tecnica utilizzando protocolli predefiniti (servizi web), che consente la sincronizzazione e la trasmissione automatiche di dati tra gli Stati membri, i sistemi di informazione e SFC2014.

2.   La data della trasmissione elettronica delle informazioni dallo Stato membro alla Commissione e viceversa è considerata la data di presentazione del documento in questione.

3.   In caso di forza maggiore, di malfunzionamento di SFC2014 o della mancanza di collegamento con SFC2014 per oltre un giorno lavorativo nell'ultima settimana prima di un termine regolamentare per la presentazione di informazioni o nel periodo compreso tra il 23 e il 31 dicembre, oppure per oltre cinque giorni lavorativi in altri momenti, lo scambio di informazioni tra lo Stato membro e la Commissione può avere luogo in forma cartacea utilizzando i modelli e i formati di cui all'articolo 2, paragrafo 1, del presente regolamento.

Quando il sistema di scambio elettronico cessa di malfunzionare, il collegamento a tale sistema è ristabilito o viene meno la causa di forza maggiore, la parte interessata inserisce senza indugio le informazioni già trasmesse in forma cartacea anche in SFC2014.

4.   Nei casi di cui al paragrafo 3, la data del timbro postale è considerata la data di presentazione del documento in questione.

1.   La Commissione stabilisce una politica in materia di sicurezza delle tecnologie dell'informazione (di seguito «politica in materia di sicurezza informatica SFC») per SFC2014 applicabile al personale che utilizza SFC2014 in conformità delle norme pertinenti dell'Unione, in particolare la decisione C(2006) 3602 (8) della Commissione e le relative norme di attuazione. La Commissione designa una o più persone responsabili di definire, mantenere e garantire la corretta applicazione della politica in materia di sicurezza per SFC2014.

2.   Gli Stati membri e le istituzioni europee (ad eccezione della Commissione) che hanno ricevuto i diritti di accesso a SFC2014 rispettano i termini e le condizioni in materia di sicurezza informatica pubblicati nel portale SFC2014 e le misure attuate in SFC2014 dalla Commissione per la trasmissione sicura dei dati, in particolare in relazione all'uso dell'interfaccia tecnica di cui all'articolo 5, paragrafo 1, del presente regolamento.

3.   Gli Stati membri e la Commissione attuano e garantiscono l'efficacia delle misure di sicurezza adottate per proteggere i dati conservati e trasmessi tramite SFC2014.

4.   Gli Stati membri adottano politiche in materia di sicurezza informatica, a livello nazionale, regionale o locale, che regolamentano l'accesso a SFC2014 e l'introduzione automatica dei dati nel sistema, garantendo una serie minima di requisiti in materia di sicurezza. Tali politiche in materia di sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale possono fare riferimento ad altri documenti relativi alla sicurezza. Ciascuno Stato membro garantisce che tali politiche in materia di sicurezza informatica si applichino a tutte le autorità che utilizzano SFC2014.

5.   Tali politiche in materia di sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale contemplano:

a)	gli aspetti relativi alla sicurezza informatica del lavoro svolto dalla persona o dalle persone responsabili della gestione dei diritti di accesso di cui all'articolo 3, paragrafo 3, del presente regolamento, in caso di applicazione di uso diretto;

b)

in presenza di sistemi informatici nazionali, regionali o locali collegati a SFC2014, attraverso un'interfaccia tecnica di cui all'articolo 5, paragrafo 1, del presente regolamento, le misure di sicurezza per tali sistemi che consentano loro di allinearsi ai requisiti in materia di sicurezza per SFC2014.

Ai fini del primo comma, lettera b), sono contemplati i seguenti aspetti, a seconda dei casi:

a)	sicurezza fisica;

b)	supporti di dati e controllo degli accessi;

c)	controllo della conservazione;

d)	accesso e controllo delle password;

e)	monitoraggio;

f)	interconnessione con SFC2014;

g)	infrastrutture di comunicazione;

h)	gestione delle risorse umane prima dell'assunzione, durante l'impiego e dopo la cessazione del rapporto di lavoro;

i)	gestione degli incidenti.

6.   Tali politiche relative alla sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale si basano su una valutazione dei rischi e le misure descritte sono proporzionali ai rischi individuati.

7.   I documenti che definiscono le politiche in materia di sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale sono messi a disposizione della Commissione su richiesta.

8.   Gli Stati membri designano a livello nazionale una o più persone responsabili del mantenimento e garanti dell'applicazione delle politiche in materia di sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale. Tale o tali persone fungono da punto di contatto con la persona o le persone designate dalla Commissione di cui all'articolo 6, paragrafo 1, del presente regolamento.

9.   Sia la politica in materia di sicurezza informatica SFC che le politiche pertinenti in materia di sicurezza informatica a livello nazionale, regionale e locale sono aggiornate in caso di innovazioni tecnologiche, di individuazione di nuove minacce o di altri sviluppi pertinenti. In ogni caso, esse sono riesaminate su base annuale per garantire che continuino a fornire una risposta adeguata.