visto il trattato sull’Unione europea, in particolare l’articolo 28 e l’articolo 31, paragrafo 1,

vista la proposta dell’alto rappresentante dell’Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza,

1. L’Istituto dell’Unione europea per gli studi sulla sicurezza, istituito dall’azione comune 2001/554/PESC («l’Istituto»), continua a svolgere le proprie attività conformemente alla presente decisione.

2. Tutti i diritti e gli obblighi esistenti e tutte le norme adottate nell’ambito dell’azione comune 2001/554/PESC rimangono inalterati. In particolare, rimangono validi tutti i contratti di lavoro esistenti e tutti i diritti che ne discendono.

3. L’istituto ha sede a Parigi. Al fine di agevolare l’organizzazione di attività a Bruxelles, l’Istituto un ufficio di collegamento in loco. L’Istituto ha un’organizzazione flessibile e rivolge particolare attenzione alla qualità e all’efficienza, anche riguardo ai livelli di organico.

1. L’Istituto, in stretta collaborazione con gli Stati membri, contribuisce allo sviluppo della riflessione strategica dell’UE in materia di politica estera e di sicurezza comune (PESC) e di politica di sicurezza e di difesa comune (PSDC), compresi la prevenzione dei conflitti e il consolidamento della pace, nonché in materia di altra azione esterna dell’Unione, con l’obiettivo di rafforzare la capacità di analisi, di previsione e di collegamento in rete dell’UE nell’azione esterna.

2. Le attività dell’Istituto vertono sullo svolgimento di analisi orientate alle politiche, sull’informazione, sulla divulgazione e sul dibattito, sull’organizzazione di eventi e seminari di collegamento in rete e sulla raccolta di pertinente documentazione per i funzionari e gli esperti dell’Unione e degli Stati membri.

3. L’Istituto promuove altresì contatti con il mondo accademico, con i gruppi di riflessione e con pertinenti attori della società civile in tutto il continente europeo, nella comunità atlantica e nella comunità internazionale in genere, fungendo da interfaccia tra le istituzioni dell’Unione e l’ambito degli esperti esterni, compresi gli attori nel settore della sicurezza.

1. Il comitato politico e di sicurezza (CPS), sotto la responsabilità del Consiglio, assicura la supervisione politica delle attività dell’Istituto. L’alto rappresentante dell’Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza (AR), conformemente alle responsabilità dell’AR per la PESC e, in particolare, per la PSDC, assicura la direzione operativa all’Istituto.

2. Questa supervisione politica e direzione operativa sono esercitate senza interferire con l’indipendenza intellettuale e l’autonomia operativa di cui gode l’Istituto stesso nello svolgimento della propria missione e dei propri compiti.

L’Istituto ha la personalità giuridica necessaria a svolgere le sue funzioni e a raggiungere i suoi obiettivi. Esso può in particolare stipulare contratti, acquistare o alienare beni mobili e immobili e stare in giudizio. L’Istituto è un organismo senza scopo di lucro. Gli Stati membri adottano, ove necessario, misure per attribuire all’Istituto la capacità giuridica riconosciuta alle persone giuridiche dalle rispettive legislazioni nazionali.

1. L’Istituto ha un consiglio di amministrazione che approva il suo programma di lavoro annuale e a lungo termine, nonché il bilancio appropriato. Il consiglio di amministrazione costituisce un centro di discussione per i punti connessi alle funzioni, ai compiti, al funzionamento e al personale dell’Istituto.

2. Il consiglio di amministrazione è presieduto dall’AR o da un suo rappresentante. Il Servizio europeo per l’azione esterna (SEAE) svolge le funzioni di segretariato del comitato.

3. Il consiglio di amministrazione è composto da un rappresentante designato da ciascuno Stato membro. Ogni membro del consiglio di amministrazione può essere rappresentato o accompagnato da un supplente. La Commissione, che partecipa ai lavori del consiglio di amministrazione, designa altresì un rappresentante.

4. Il direttore dell’Istituto o il rappresentante del direttore assiste di norma alle riunioni del consiglio di amministrazione. Possono inoltre assistervi il direttore generale dello Stato maggiore e il presidente del Comitato militare o i loro rappresentanti.

5. Le decisioni del consiglio di amministrazione sono adottate mediante votazione dai rappresentanti degli Stati membri a maggioranza qualificata e ai voti è attribuita la ponderazione ai sensi dell’articolo 16, paragrafi 4 e 5, del trattato sull’Unione europea (TUE), fatto salvo l’articolo 11, paragrafi 2 e 3, della presente decisione. Il consiglio di amministrazione adotta il suo regolamento interno.

6. Il consiglio di amministrazione può decidere di creare gruppi di lavoro ad hoc o comitati permanenti per trattare temi o problemi specifici nell’ambito della sua responsabilità generale e sotto la sua supervisione. La decisione di creare tali gruppi di lavoro o comitati ne precisa il mandato, la composizione e la durata.

7. Il consiglio di amministrazione è convocato dal presidente almeno due volte l’anno. Esso è convocato su richiesta di almeno un terzo dei suoi membri.

1. Il consiglio di amministrazione nomina il direttore dell’Istituto tra i cittadini degli Stati membri, dietro raccomandazione dell’AR. Il direttore è nominato per un periodo di tre anni, periodo che può essere prorogato di due anni.

2. I candidati per il posto di direttore dovrebbero essere soggetti dotati di riconosciuta competenza ed esperienza consolidata in materia di relazioni esterne, politica di sicurezza e diplomazia, e nella ricerca in tali materie. Gli Stati membri sottopongono candidature all’AR, che ne informa il consiglio di amministrazione. La procedura di preselezione è organizzata sotto la responsabilità dell’AR. La commissione di preselezione è composta da tre rappresentanti del SEAE e da tre rappresentanti degli Stati membri tra il trio di presidenza ed è presieduta dall’AR o dal rappresentante dell’AR. Sulla base dei risultati della preselezione, l’AR deve fornire al consiglio di amministrazione una raccomandazione con un elenco ristretto di almeno tre candidati, redatto in ordine di preferenza dalla commissione di preselezione.

4. Il direttore è responsabile dell’assunzione del resto del personale dell’Istituto. I membri del consiglio di amministrazione sono informati in anticipo della nomina di analisti.

5. Previa approvazione del consiglio di amministrazione e tenendo conto delle implicazioni finanziarie in seguito all’adozione del bilancio annuale dell’Istituto, il direttore può nominare un vicedirettore. Il vicedirettore è nominato per un periodo massimo di tre anni, che può essere prorogato un’unica volta per due anni.

6. Il direttore assicura l’esecuzione delle funzioni e dei compiti dell’Istituto conformemente all’articolo 2. Il direttore garantisce l’elevato grado di competenza e professionalità dell’Istituto, nonché assicura l’efficacia e l’efficienza nello svolgimento delle attività dell’Istituto.

Il direttore, previa consultazione del consiglio di amministrazione, dovrebbe inoltre esplorare le possibilità di contributi aggiuntivi al bilancio dell’Istituto.

7. Nell’ambito del programma di lavoro e del bilancio concordati dell’Istituto, il direttore è abilitato a concludere contratti, assumere il personale approvato nel bilancio e effettuare ogni spesa necessaria al funzionamento dell’Istituto.

8. Il direttore predispone una relazione annuale sulle attività dell’Istituto entro il 31 marzo dell’anno successivo. La relazione annuale è trasmessa al consiglio di amministrazione e, tramite l’AR, al Consiglio, il quale la trasmette al Parlamento europeo, alla Commissione e agli Stati membri.

1. Il personale dell’Istituto, composto di analisti e di personale amministrativo, ha lo status di agente contrattuale ed è reclutato tra i cittadini degli Stati membri.

Gli analisti dell’Istituto sono assunti in base a meriti intellettuali, esperienza e competenza pertinenti alla missione e ai compiti dell’Istituto di cui all’articolo 2, e mediante una procedura di concorso equa e trasparente.

Le norme relative al personale dell’Istituto sono adottate dal Consiglio su raccomandazione del direttore.

2. I ricercatori e i tirocinanti possono essere assunti su una base ad hoc e di breve durata.

Con l’accordo del direttore e dopo aver informato il consiglio di amministrazione, i ricercatori possono essere distaccati presso l’Istituto per un periodo determinato, in posti all’interno della struttura organizzativa dell’Istituto o per compiti e progetti specifici pertinenti alla missione dell’Istituto e ai compiti di cui all’articolo 2.

I membri del personale possono essere distaccati per un posto all’esterno dell’Istituto, per un periodo determinato, nell’interesse del servizio, conformemente allo statuto del personale dell’Istituto.

Le disposizioni relative al distacco sono adottate dal consiglio di amministrazione su proposta del direttore.

Nello svolgimento delle attività dell’Istituto, il direttore e gli analisti dispongono dell’indipendenza intellettuale e dell’autonomia operativa necessarie.

1. Entro il 31 ottobre di ogni anno, il direttore elabora un progetto di programma di lavoro annuale per l’anno successivo, corredato di prospettive indicative a lungo termine per gli anni successivi e lo presenta al consiglio di amministrazione per l’approvazione.

2. Entro il 30 novembre di ogni anno, il consiglio di amministrazione approva il programma di lavoro annuale.

1. Tutte le voci di entrata e di spesa dell’Istituto sono indicate in stime da elaborare per ciascun esercizio finanziario, che corrisponde all’anno civile, e sono illustrate nel bilancio dell’Istituto, che include un elenco del personale.

2. Le entrate e le spese contenute nel bilancio dell’Istituto sono in pareggio.

3. Le entrate dell’Istituto consistono in contributi degli Stati membri in base al criterio del prodotto nazionale lordo (PNL). Su proposta del direttore e previa approvazione del consiglio di amministrazione, contributi aggiuntivi per progetti specifici pertinenti alla missione dell’Istituto e ai compiti di cui all’articolo 2 possono essere accettati da altre fonti, in particolare dai singoli Stati membri o dalle istituzioni dell’Unione.

1. Entro il 31 ottobre di ogni anno, il direttore presenta al consiglio di amministrazione un progetto di bilancio annuale per l’Istituto comprendente le spese amministrative, le spese operative e una previsione di entrate, tra cui i contributi aggiuntivi per i progetti specifici di cui all’articolo 10, paragrafo 3.

2. Entro il 30 novembre di ogni anno, il consiglio di amministrazione approva il bilancio annuale dell’Istituto all’unanimità dei rappresentanti degli Stati membri.

3. In caso di circostanze inevitabili, eccezionali o impreviste il direttore può proporre al consiglio di amministrazione un progetto di bilancio rettificativo. Il consiglio di amministrazione, tenendo debitamente conto dell’urgenza, approva il bilancio rettificativo all’unanimità dei rappresentanti degli Stati membri.

4. Entro il 31 marzo di ogni anno, il direttore sottopone al Consiglio e al consiglio di amministrazione i conti dettagliati di tutte le entrate e le spese dell’esercizio finanziario precedente, nonché una relazione sulle attività dell’Istituto.

5. Il consiglio di amministrazione dà scarico al direttore per l’esecuzione del bilancio dell’Istituto.

Previo assenso del Consiglio, il consiglio di amministrazione elabora, su proposta del direttore, norme finanziarie dettagliate che precisano in particolare la procedura da seguire per l’elaborazione, l’esecuzione e il controllo del bilancio dell’Istituto.

1. I privilegi e le immunità del direttore e dei membri del personale dell’Istituto sono previsti nella decisione dei rappresentanti dei Governi degli Stati membri, riuniti in sede di Consiglio, del 15 ottobre 2001, sui privilegi e sulle immunità accordati all’Istituto per gli studi sulla sicurezza e al centro satellitare dell’Unione europea nonché ai loro organi e al loro personale. In attesa dell’entrata in vigore di tale decisione, lo Stato ospitante può concedere al direttore e al personale dell’Istituto i privilegi e le immunità previsti nella stessa.

2. I privilegi e le immunità dell’Istituto sono previsti nel protocollo (n. 7) sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea allegato al TUE e al trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE).

1. La responsabilità contrattuale dell’Istituto è disciplinata dalla legge applicabile al contratto in questione.

2. La Corte di giustizia dell’Unione europea è competente a giudicare in virtù di eventuali clausole compromissorie contenute nei contratti stipulati dall’Istituto.

3. La responsabilità personale degli agenti nei confronti dell’Istituto è disciplinata dalle pertinenti disposizioni applicabili al personale dell’Istituto.

Su proposta del direttore, il consiglio di amministrazione adotta le norme relative all’accesso del pubblico ai documenti dell’Istituto, tenendo conto dei principi e dei limiti stabiliti nel regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (2).

Cooperazione con gli Stati membri, le istituzioni, gli organi e le agenzie dell’Unione

Per svolgere le funzioni e i compiti di cui all’articolo 2, l’Istituto coopera strettamente con gli Stati membri e con il SEAE. Se necessario, l’Istituto stabilisce altresì relazioni di lavoro con le istituzioni dell’Unione, nonché con i pertinenti organi e agenzie dell’Unione, compresa l’Accademia europea per la sicurezza e la difesa (AESD), al fine di scambiare conoscenze specialistiche e consulenza nei settori di reciproco interesse. L’Istituto può anche intraprendere progetti comuni con le istituzioni, gli organi e le agenzie dell’Unione.

Su proposta del direttore, il consiglio di amministrazione adotta norme di esecuzione concernenti il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4).

Entro il 31 luglio 2016, l’AR presenta al Consiglio una relazione sull’attuazione della presente decisione corredata, se necessario, di raccomandazioni adeguate.

Fatto a Bruxelles, il 10 febbraio 2014

Per il Consiglio

Il presidente

C. ASHTON

(1) Azione comune 2001/554/PESC del Consiglio, del 20 luglio 2001, relativa alla creazione di un Istituto dell’Unione europea per gli studi sulla sicurezza (GU L 200 del 25.7.2001, pag. 1).

(2) Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43).

(3) Decisione 2013/488/UE del Consiglio, del 23 settembre 2013, sulle norme di sicurezza per la protezione delle informazioni classificate UE (GU L 274 del 15.10.2013, pag. 1).

(4) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).