a)

La direzione della Sicurezza della Commissione stabilisce e mantiene contatti con i servizi di polizia federali e locali degli Stati membri, in particolare in Belgio e Lussemburgo. La direzione della Sicurezza della Commissione individua e stabilisce punti di contatto per lo scambio regolare di informazioni di reciproco interesse, soprattutto in materia di misure di sicurezza. Se del caso, sono organizzate riunioni di coordinamento.

b)

La direzione della Sicurezza della Commissione stabilisce e mantiene i contatti con i servizi di sicurezza degli Stati membri. Essa organizza uno scambio regolare di informazioni di interesse reciproco tra i punti di contatto designati. Se necessario, essa organizza riunioni di coordinamento.

c)

La direzione della Sicurezza della Commissione stabilisce e mantiene contatti con i servizi di sicurezza delle altre istituzioni comunitarie. Essa organizza uno scambio regolare di informazioni di interesse reciproco tra i punti di contatto designati. Se necessario, essa organizza riunioni di coordinamento.

a)

L'ingresso nei locali della Commissione è autorizzato esclusivamente nei casi strettamente necessari. La direzione della Sicurezza della Commissione stabilisce i principi operativi che disciplinano il controllo dell'accesso agli edifici della Commissione europea o a parti di questi.

b)

Chiunque entri in un edificio della Commissione deve essere in possesso di un titolo di accesso valido riconosciuto dalla direzione della Sicurezza della Commissione. Chiunque entri in un edificio della Commissione ha l'obbligo di osservare le istruzioni in materia di sicurezza impartite dalla direzione della Sicurezza della Commissione o dal personale del servizio di sorveglianza.

c)

Il titolo di accesso valido deve essere sempre esibito in modo visibile da chiunque si trovi all'interno degli edifici e dei locali della Commissione.

d)

In collaborazione con la direzione della Sicurezza della Commissione, viene stabilito un orario in cui le differenti categorie di personale possono accedere agli edifici della Commissione.

e)

Fuori dall'orario di cui al paragrafo precedente, nei fine settimana e nei giorni festivi, il personale titolare di una carta di servizio della Commissione deve segnalare la propria presenza inserendo le informazioni richieste nell'apposito registro presente alla reception dell'edificio. Il personale appartenente ad altre categorie, oltre ad inserire nel registro le informazioni richieste, è tenuto a presentare un permesso valido che autorizzi l'accesso all'edificio della Commissione. Tale permesso è rilasciato dalla direzione della Sicurezza della Commissione su richiesta del servizio responsabile e trasmesso, conformemente alle procedure in vigore, alla reception interessata.

a)

Le carte di servizio sono rilasciate ai commissari e al personale della Commissione, ovverosia alle persone soggette allo statuto dei funzionari o al regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee e agli esperti nazionali distaccati e, se del caso, al personale delle altre istituzioni, delle agenzie e degli altri organismi ospitati nei locali della Commissione. Le carte di servizio delle altre istituzioni sono accettate in base ad un accordo con le singole istituzioni.

b)

A tutti gli altri membri del personale che devono accedere agli edifici della Commissione per ottemperare ad obblighi contrattuali assunti con i servizi della Commissione sono rilasciati titoli di accesso. I titoli d'accesso rilasciati al personale con un contratto a tempo determinato non devono superare il periodo di durata del contratto, salvo autorizzazione della direzione della Sicurezza della Commissione. Il periodo di validità dei titoli d'accesso destinati a tali categorie di personale non può superare l'anno in corso. Se un membro del Parlamento europeo intende entrare in un edificio della Commissione, può farlo presentando al membro del servizio di sorveglianza in servizio il titolo di accesso rilasciatogli dal Parlamento europeo, senza dovere subire i controlli supplementari a cui devono sottostare i visitatori esterni.

c)

La direzione della Sicurezza della Commissione ha facoltà di rilasciare dei lasciapassare sulla base di motivi legittimi che giustificano l'accesso agli edifici della Commissione.

d)

Tessera stampa: la richiesta per l'accreditamento da parte dei giornalisti è di competenza della DG Comunicazione, in collaborazione con il Consiglio e con i servizi nazionali. Se la richiesta viene accolta, la DG Comunicazione chiede alla direzione della Sicurezza della Commissione il rilascio di una tessera stampa.

e)

I titoli d'accesso per visitatori e i titoli d'accesso per visitatori fornitori sono rilasciati a titolo temporaneo alla reception degli edifici della Commissione dopo la verifica di un adeguato documento di identità valido.

f)

Solo i titolari di una carta di servizio possono invitare un visitatore in un edificio della Commissione. Se il dipartimento della Commissione responsabile dei titolari di altri titoli di accesso validi intende invitare un visitatore, esso può farne richiesta motivata alla direzione della Sicurezza della Commissione.

g)

I familiari dei funzionari della Commissione che chiedono l'accesso alle zone amministrative sono considerati visitatori.

h)

Le carte di servizio e i titoli di accesso sono di proprietà della Commissione e, su richiesta della direzione della Sicurezza della Commissione, devono essere riconsegnati. I servizi della Commissione che hanno richiesto alla direzione della Sicurezza della Commissione il rilascio di titoli di accesso validi vigilano affinché essi siano riconsegnati alla direzione della Sicurezza della Commissione allo scadere del contratto ovvero quando il possesso di tale titolo non è più giustificato.

a)

I singoli visitatori che chiedono l'accesso alle zone amministrative della Commissione devono essere accompagnati da un titolare di carta di servizio della Commissione. Le zone amministrative sono i locali della Commissione che non rivestono un interesse generale e in cui si svolgono attività legate al funzionamento della Commissione. I visitatori sono ricevuti nella zona reception e, alla fine della visita, sono riaccompagnati fino a tale zona. I singoli visitatori non possono circolare nei locali della Commissione se non sono accompagnati.

b)

Visitatori che partecipano a riunioni o manifestazioni. La direzione generale, il gabinetto o il servizio che ha organizzato le riunioni o le manifestazioni allestisce presso la reception dell'edificio in cui si svolge la riunione o la manifestazione quanto è necessario al rilascio del badge ai partecipanti. I partecipanti devono esibire il badge in modo visibile durante la permanenza nell'edificio della Commissione in cui si svolge la riunione o la manifestazione.

c)

I fornitori hanno accesso ai locali della Commissione solamente sulla base di un motivo specifico; a tal scopo viene rilasciato loro un titolo d'accesso temporaneo, dopo avere verificato un adeguato documento d'identità valido. Le formalità relative all'accesso e alla registrazione dei visitatori sono espletate prima dell'accesso agli edifici della Commissione.

d)

L'accesso è sottoposto a un controllo permanente, anche nei casi di evacuazione di un edificio e in situazioni d'emergenza.

e)

Il servizio della Commissione responsabile della salute e della Sicurezza sul posto di lavoro informa in anticipo la direzione della Sicurezza della Commissione in merito agli esercizi di evacuazione, per garantire i controlli sull'accesso durante e dopo l'esercizio.

f)

I fornitori che devono effettuare una consegna in un edificio della Commissione devono presentare un manifesto delle merci che riporta il motivo della consegna. Eventuali infrazioni a tale procedura devono essere immediatamente segnalate alla direzione della Sicurezza della Commissione.

g)

Se una persona non è autorizzata ad entrare in uno o più edifici della Commissione, tale informazione deve essere inoltrata alla direzione della Sicurezza della Commissione, che adotta le misure del caso.

h)

I visitatori che entrano negli edifici della Commissione e i loro effetti personali possono essere soggetti a controlli tecnici, quali perquisizioni e ispezione dei bagagli.

a)

I servizi di polizia del paese ospitante non hanno il diritto di accesso agli edifici della Commissione in virtù del protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee, in particolare l'articolo 1 e l'articolo 9, a meno che non ne abbiano fatto richiesta e non abbiano ricevuto la relativa autorizzazione dalle autorità competenti della Commissione. Se l'accesso è autorizzato, il personale della Commissione assiste i servizi di polizia a seconda della necessità.

b)

Le modalità dettagliate di accesso per il paese ospitante possono essere definite nel quadro di accordi specifici.

c)

Le persone armate non possono entrare negli edifici della Commissione o circolare al loro interno, se non sono in possesso di una autorizzazione scritta rilasciata dalla direzione della Sicurezza della Commissione.

d)

Gli animali non sono ammessi negli edifici della Commissione ad eccezione dei cani utilizzati per effettuare controlli nei locali della Commissione su richiesta della direzione della Sicurezza della Commissione, dei cani usati per garantire la sicurezza dei locali della Commissione e dei cani guida per ipovedenti e audiolesi.

e)

Se non per ragioni di servizio, è vietato fare fotografie o effettuare registrazioni video o audio all'interno degli edifici della Commissione senza l'autorizzazione preliminare del servizio della Commissione responsabile della comunicazione e della direzione della Sicurezza della Commissione.

a)

Solo i conducenti in possesso di un contrassegno di accesso per veicoli valido e di una carta di servizio, di un titolo di accesso o di un lasciapassare valido possono introdurre un veicolo in un garage o un parcheggio della Commissione. Tutti i passeggeri del veicolo devono essere in possesso di un titolo di accesso valido agli edifici della Commissione. Le carte di servizio e i titoli di accesso devono essere esibiti su richiesta della guardia di servizio o del personale della direzione della Sicurezza della Commissione.

b)

Tutti i veicoli che accedono ai garage o ai parcheggi della Commissione, ad eccezione dei veicoli di servizio della Commissione, che devono essere facilmente riconoscibili, devono disporre di un contrassegno di accesso per veicoli valido, che va esposto per tutto il periodo della sosta nel garage o nel parcheggio.

c)

Al funzionario della Commissione che ne fa richiesta è concesso solamente un contrassegno di accesso per veicoli. In occasione del rilascio di un nuovo contrassegno di accesso, il vecchio contrassegno di accesso deve essere restituito. In caso contrario, il nuovo contrassegno di accesso non può essere consegnato. In caso di perdita o furto del contrassegno di accesso per veicoli, è necessario inviare una dichiarazione ufficiale alla direzione della Sicurezza della Commissione.

d)

Al di fuori dell'orario di lavoro, i funzionari possono lasciare il veicolo nel garage o nel parcheggio della Commissione solo se sono in missione, previo accordo preliminare con la direzione della Sicurezza della Commissione.

e)

In caso di circostanze eccezionali, la direzione della Sicurezza della Commissione può negare l'accesso ai garage o ai parcheggi della Commissione per ragioni di sicurezza.

f)

Per ragioni di sicurezza possono essere adottate misure urgenti e specifiche nei confronti di tutti i veicoli parcheggiati nei garage, nei parcheggi o nelle vicinanze immeditate dei locali della Commissione.

a)

Tutta la posta esterna in arrivo, ivi compresi i pacchi, passa attraverso il competente centro di raccolta e smistamento della posta della Commissione. In caso di spedizione di oggetti insoliti o sospetti, si procede a controlli di sicurezza supplementari.

b)

Ad eccezione dei casi segnalati alla direzione della Sicurezza della Commissione e da questa autorizzati, la posta non può essere consegnata direttamente in un edificio della Commissione.

a)

Chi lavora negli edifici della Commissione ha l'obbligo di riferire alla direzione della Sicurezza della Commissione la presenza di persone che cercano di entrare clandestinamente in tali edifici e di comunicare immediatamente la presenza di veicoli od oggetti sospetti che si trovano in prossimità degli edifici della Commissione.

b)

Prima di lasciare i locali della Commissione alla sera e prima dei fine settimana e dei periodi di vacanza, chi lavora nei locali della Commissione controlla attentamente che le finestre siano chiuse e, se del caso, che le porte siano chiuse e le luci spente.

c)

Se la direzione della Sicurezza della Commissione riceve informazioni relative ad eventi che possono avere conseguenze a livello di sicurezza o ad incidenti che hanno luogo in prossimità di un edificio della Commissione, essa adotta immediatamente le misure di sicurezza necessarie per evitare l'accesso non autorizzato da parte di persone e veicoli. Se necessario, la direzione della Sicurezza della Commissione contatta i servizi di emergenza o di sicurezza del paese ospitante.

a)

La direzione della Sicurezza della Commissione ingloba il servizio della Commissione responsabile della salute e della sicurezza sul luogo di lavoro per quanto riguarda le questioni relative alla sicurezza e all'igiene sul luogo di lavoro.

b)

La linea telefonica d'urgenza interna è gestita dalla direzione della Sicurezza della Commissione. Se necessario, sono allertati i servizi antincendio e/o i servizi medici d'emergenza del paese ospitante, conformemente alle istruzioni applicabili in caso di emergenza.

c)

Se la direzione della Sicurezza della Commissione viene a conoscenza di un incidente legato alla sicurezza, per esempio un'urgenza medica grave, un incendio, una fuga di gas, un black-out, un'inondazione o un grave problema strutturale in un edificio della Commissione, la direzione della Sicurezza della Commissione allerta il personale dei servizi che occupano l'edificio e il servizio tecnico.

d)

Se necessario, la direzione della Sicurezza della Commissione adotta le misure necessarie all'evacuazione delle persone presenti nell'edificio della Commissione.

e)

In caso di incidenti che comportano lesioni personali gravi, qualsiasi membro del personale è tenuto a chiamare i servizi medici di emergenza del paese ospitante e a informare immediatamente la direzione della Sicurezza della Commissione. La direzione della Sicurezza della Commissione adotta immediatamente misure volte a garantire che l'edificio della Commissione non sia lasciato privo di sorveglianza.

a)

In caso di manifestazione nelle immediate vicinanze dei locali della Commissione, il personale della reception e della zona garage informa la direzione della Sicurezza della Commissione, la quale adotta misure protettive e impartisce istruzioni relative alla sicurezza dell'edificio.

b)

In presenza di indizi relativi ad un probabile attacco ai locali della Commissione, la direzione della Sicurezza della Commissione impartisce istruzioni specifiche a tutti i servizi interessati e al personale della Commissione. In funzione della natura della minaccia, la direzione della Sicurezza della Commissione adotta tutte le misure necessarie a risolvere il problema e applica le misure previste dalla decisione della Commissione recante modalità di attuazione di un sistema di livelli d'allerta in materia di sicurezza.

a)

Ogni persona la cui presenza nei locali della Commissione sia autorizzata è tenuta ad esibire la carta di servizio o il titolo d'accesso valido in modo visibile. Le persone sprovviste della carta di servizio o di un titolo d'accesso valido possono essere obbligate a lasciare immediatamente i locali della Commissione su richiesta del personale incaricato del controllo dell'accesso e di un funzionario, debitamente identificatosi, della direzione della Sicurezza della Commissione.

b)

Se una persona cerca di introdursi illegalmente nei locali della Commissione, i funzionari della Commissione provvedono innanzitutto a chiudere uffici, casseforti e chiavistelli, senza mettere a repentaglio la propria incolumità, per poi riferire immediatamente l'incidente alla direzione della Sicurezza della Commissione. Se la direzione della Sicurezza della Commissione riceve informazioni relative ad eventi di questo tipo, essa impartisce istruzioni sulle azioni da adottare e sui servizi da allertare.

c)

La direzione della Sicurezza della Commissione adotta tutte le misure necessarie per affrontare il problema e applica le misure previste dalla decisione della Commissione recante modalità di attuazione di un sistema di livelli d'allerta in materia di sicurezza.

a)

Al fine di garantire un livello accettabile di protezione della sicurezza delle persone che lavorano nei locali della Commissione e dei beni della Commissione, tutti i membri del personale della Commissione sono tenuti a segnalare le persone che manifestano un comportamento insolito o sospetto. Il personale della Commissione ha l'obbligo di segnalare la presenza di tali persone alla direzione della Sicurezza della Commissione.

b)

La direzione della Sicurezza della Commissione deve essere immediatamente informata della presenza, nei locali della Commissione, di persone sospette o prive di autorizzazione. La direzione della Sicurezza della Commissione impartisce, in qualsiasi momento e senza indugio, istruzioni sulle misure da adottare e sui servizi da allertare.

a)

Se una persona che lavora nei locali della Commissione riceve un allarme bomba, essa ne informa immediatamente la direzione della Sicurezza, la quale cerca di evincere il maggior numero di informazioni dalla persona che chiama o dal messaggio ricevuto.

b)

La direzione della Sicurezza della Commissione impartisce istruzioni sulle misure da adottare e sui servizi da allertare in qualsiasi momento del giorno e della notte, compresa, se del caso, l'evacuazione dell'edificio.

a)

In caso di rinvenimento di un pacco o di un altro oggetto sospetto, un funzionario o altro membro del personale della Commissione in servizio informa immediatamente la direzione della Sicurezza della Commissione. In tal caso, è necessario che la direzione della Sicurezza della Commissione o il servizio della Commissione responsabile a livello locale della salute e della sicurezza sul posto di lavoro predisponga attorno a tale oggetto un'adeguata area di sicurezza. Nessuno deve toccare o manipolare il pacco o l'oggetto sospetto. È vietato l'utilizzo di mezzi di comunicazione senza fili in prossimità dell'area di sicurezza. Negli interventi di questo tipo, la direzione della Sicurezza della Commissione agisce in stretta collaborazione con il servizio della Commissione responsabile a livello locale della salute e della sicurezza sul posto di lavoro.

b)

Dopo avere proceduto alla valutazione del pericolo e delle circostanze, la direzione della Sicurezza della Commissione contatta il servizio della Commissione responsabile a livello locale della salute e della sicurezza sul posto di lavoro e le autorità nazionali competenti. La direzione della Sicurezza della Commissione è responsabile del coordinamento delle azioni con gli altri servizi della Commissione o del paese ospitante.

a)

Nei limiti del possibile, il capo della delegazione instaura e mantiene contatti regolari in materia di sicurezza con le autorità del paese ospitante. Se del caso, sono organizzate riunioni di coordinamento.

b)

Il capo della delegazione individua e stabilisce punti di contatto con le ambasciate degli altri Stati membri per lo scambio regolare di informazioni di interesse reciproco in materia di misure di sicurezza. Se del caso, sono organizzate riunioni di coordinamento.

c)

Se necessario, contatti di questo tipo possono essere stabiliti anche con le organizzazioni internazionali presenti sul posto.

a)

L'ingresso nei locali della delegazione è autorizzato esclusivamente nei casi strettamente necessari. Il capo della delegazione stabilisce, in stretta collaborazione con la direzione dei Servizi esterni, i principi operativi che disciplinano il controllo dell'accesso agli edifici della delegazione.

b)

Chi entra nell'edificio della delegazione deve essere in possesso di un titolo di accesso della Commissione valido rilasciato dalla direzione della Sicurezza della Commissione o di un titolo di accesso valido rilasciato dal capo della delegazione conformemente a norme e standard stabiliti dalla direzione della Sicurezza. Chi entra negli edifici della Commissione è tenuto a conformarsi alle istruzioni in materia di sicurezza impartite dal capo della delegazione.

c)

Il titolo di accesso valido deve essere sempre esibito in maniera visibile da chiunque si trovi all'interno degli edifici e dei locali delle delegazioni.

a)

Le carte di servizio sono rilasciate ai funzionari della Commissione, ovverosia alle persone soggette allo statuto dei funzionari o al regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee e agli esperti nazionali distaccati e, se del caso, al personale delle altre istituzioni, delle agenzie e degli altri organismi ospitati nei locali delle delegazioni.

b)

Titoli di accesso sono rilasciati a tutti gli altri membri del personale che devono accedere agli edifici delle delegazioni per ottemperare ad obblighi contrattuali assunti con i servizi della Commissione. I titoli di accesso rilasciati al personale con un contratto a tempo determinato non devono superare il periodo di durata del contratto. Il periodo di validità di un titolo di accesso non può superare l'anno in corso.

c)

I lasciapassare sono rilasciati dal capo della delegazione sulla base di motivi legittimi che giustificano l'accesso agli edifici delle delegazioni.

d)

I titoli di accesso per visitatori e i titoli di accesso per visitatori fornitori sono rilasciati in via temporanea presso la reception degli edifici delle delegazioni, dopo avere verificato un adeguato documento di identità valido.

e)

I familiari dei funzionari della delegazione che chiedono l'accesso alle zone amministrative sono considerati visitatori.

f)

Solo i titolari di una carta di servizio possono invitare visitatori in un edificio della delegazione.

g)

Le carte di servizio e i titoli di accesso sono di proprietà della Commissione e devono essere riconsegnati alla direzione della Sicurezza della Commissione, su richiesta di quest'ultima. I servizi che hanno rilasciato titoli di accesso validi vegliano affinché essi siano restituiti allo scadere del contratto o quando il possesso di tali titoli non è più giustificato.

a)

I singoli visitatori che chiedono accesso alle zone amministrative della Commissione devono essere accompagnati da un titolare di carta di servizio della Commissione. Le zone amministrative sono i locali della delegazioni che non rivestono un interesse generale e dove si svolgono attività legate al funzionamento della delegazione. I visitatori sono ricevuti nella zona reception e, alla fine della visita, sono riaccompagnati fino a tale zona. I singoli visitatori non possono circolare nei locali della delegazione se non sono accompagnati.

b)

Per i visitatori che partecipano a riunioni o manifestazioni, il capo della delegazione allestisce presso la reception dell'edificio in cui si svolge la riunione o la manifestazione quanto è necessario al rilascio, ai partecipanti, dei badge specifici per la riunione o la manifestazione in questione. I partecipanti devono esibire il badge in modo visibile durante la permanenza nell'edificio della delegazione in cui si svolge la riunione o la manifestazione.

c)

I fornitori possono accedere solamente sulla base di un motivo specifico; a tal scopo viene rilasciato loro un titolo di accesso temporaneo, dopo avere verificato un adeguato documento d'identità valido. Le formalità relative all'accesso e alla registrazione dei visitatori sono espletate prima dell'accesso agli edifici della delegazione.

d)

L'accesso è sottoposto a un controllo permanente, anche, nella misura del possibile, in caso di evacuazione di un edificio e in situazioni di emergenza.

e)

L'orario di apertura della delegazione è fissato dal capo della delegazione. Fuori dall'orario apertura di cui al paragrafo precedente, nei fine settimana e nei giorni festivi, i membri del personale titolari di una carta di servizio della Commissione che entrano nella delegazione inseriscono le informazioni richieste nell'apposito registro presente presso la reception dell'edificio.

f)

I visitatori inseriscono le informazioni richieste nel registro che si trova presso la reception della delegazione. Oltre ad inserire nel registro le informazioni richieste, essi sono tenuti a presentare un permesso valido che autorizzi l'accesso alla delegazione.

g)

I fornitori che devono effettuare una consegna in un edificio della delegazione devono presentare un manifesto delle merci che riporta il motivo della consegna. Eventuali infrazioni a tale procedura devono essere immediatamente segnalate alla direzione dei Servizi esterni.

h)

I visitatori che entrano negli edifici della Commissione e i loro effetti personali possono essere soggetti a controlli tecnici, quali perquisizioni e ispezioni dei bagagli.

a)

L'accesso ai locali delle delegazioni è disciplinato da:

b)

Le modalità dettagliate di accesso relative ai paesi ospitanti possono essere definite nel quadro di accordi specifici che stabilscono che, se il capo della delegazione non ne nega l'accesso, i servizi di emergenza del paese ospitante possono entrare negli edifici delle delegazioni in caso di minaccia imminente alla sicurezza o alla salute del personale, che richiede un intervento immediato. Il direttore generale delle Relazioni esterne è immediatamente informato in merito ad interventi di questo tipo.

I servizi di polizia dei paesi ospitanti non hanno il diritto di accesso ai locali delle delegazioni, a meno che non sia stata presentata al capo della delegazione una richiesta in questo senso. Se l'accesso è autorizzato, il personale della delegazione assiste i servizi di polizia secondo i bisogni.

c)

Le persone armate non possono entrare negli edifici delle delegazioni o circolare al loro interno se non sono in possesso di una autorizzazione scritta rilasciata dal capo della delegazione.

d)

Gli animali non sono ammessi negli edifici delle delegazioni ad eccezione dei cani utilizzati per effettuare controlli nei locali della delegazione, dei cani usati per garantire la sicurezza e dei cani guida per ipovedenti e audiolesi.

e)

Se non per ragioni di servizio, è vietato fare fotografie o effettuare registrazioni video o audio all'interno degli edifici delle delegazioni senza l'autorizzazione preliminare del capo della delegazione.

a)

Solo i conducenti in possesso di un contrassegno di accesso per veicoli valido e di una carta di servizio, di un titolo di accesso o di un lasciapassare valido possono introdurre un veicolo in un garage o in un parcheggio di una delegazione. Tutti i passeggeri del veicolo devono essere in possesso di un titolo di accesso valido agli edifici delle delegazioni. Le carte di servizio e i titoli di accesso devono essere esibiti su richiesta.

b)

Tutti i veicoli che accedono ai garage o ai parcheggi delle delegazioni, ad eccezione dei veicoli di servizio della Commissione, che devono essere facilmente riconoscibili, devono disporre di un contrassegno di accesso per veicoli valido, che va esibito al momento dell'ingresso ed esposto per tutto il periodo della sosta nel garage o nel parcheggio.

c)

Al funzionario della Commissione che ne fa richiesta è concesso solamente un contrassegno di accesso per veicoli. In occasione del rilascio di un nuovo contrassegno di accesso, il vecchio contrassegno di accesso deve essere restituito. In caso contrario, il nuovo contrassegno di accesso non può essere consegnato. In caso di perdita o furto del contrassegno di accesso per veicoli, è necessario inviare una dichiarazione ufficiale alla direzione della Sicurezza della Commissione.

d)

Il capo della delegazione può negare l'accesso ai garage o ai parcheggi delle delegazioni per ragioni di sicurezza.

e)

Per ragioni di sicurezza, possono essere adottate misure urgenti e specifiche nei confronti di tutti i veicoli parcheggiati nei garage, nei parcheggi o nelle vicinanze immeditate dei locali delle delegazioni.

a)

Ad eccezione delle valige diplomatiche, tutta la posta esterna in arrivo, compresi i pacchi, se considerata insolita o sospetta, viene sottoposta ad ulteriori controlli di sicurezza.

b)

Ad eccezione di casi segnalati al capo della delegazione e da questi autorizzati, la posta non può essere consegnata direttamente al destinatario nella delegazione.

a)

Chi lavora negli edifici delle delegazioni ha l'obbligo di segnalare la presenza di persone che controllano gli edifici delle delegazioni o cercano di introdurvisi clandestinamente e di comunicare immediatamente al capo della delegazione la presenza di veicoli, oggetti o persone sospetti che si trovano in prossimità degli edifici delle delegazioni.

b)

Prima di lasciare i locali delle delegazioni alla sera e prima dei fine settimana e dei periodi di vacanza, chi lavora nei locali delle delegazioni controlla attentamente che le finestre siano chiuse e, se del caso, che le porte siano chiuse e le luci spente.

c)

Se il direttore generale delle Relazioni esterne riceve informazioni relative ad eventi che possono avere conseguenze a livello di sicurezza o a incidenti che hanno luogo all'esterno o in prossimità di un edificio della delegazione, egli adotta immediatamente le misure di sicurezza necessarie ad evitare l'accesso non autorizzato da parte di persone e veicoli. Se necessario, egli contatta le autorità competenti del paese ospitante.

a)

In caso di incidenti che comportano lesioni personali gravi, qualsiasi membro del personale è tenuto a contattare i servizi medici di emergenza locali.

b)

Vengono immediatamente adottate le misure volte a garantire che gli edifici delle delegazioni non siano lasciati privi di sorveglianza.

a)

In caso di manifestazione nelle immediate vicinanze dei locali delle delegazioni, il personale della reception e della zona garage informa il capo della delegazione, che adotta misure protettive e impartisce istruzioni relative alla sicurezza dell'edificio.

b)

In presenza di indizi relativi ad un probabile attacco ai locali delle delegazioni, il capo della delegazione impartisce istruzioni specifiche a tutti i servizi interessati e a tutti i membri del personale della delegazione e informa immediatamente la direzione generale delle Relazioni esterne, che, a sua volta, informa la direzione della Sicurezza della Commissione. In funzione della natura della minaccia, sono adottate le misure adeguate.

a)

Ogni persona la cui presenza nei locali delle delegazioni sia autorizzata è tenuta a esibire in maniera visibile una carta di servizio valida o un titolo d'accesso valido. Le persone sprovviste di una carta di servizio valida o di un titolo d'accesso valido possono essere obbligate a lasciare immediatamente i locali delle delegazioni, su richiesta del personale incaricato del controllo dell'accesso o di un funzionario, debitamente abilitato in tal senso dal capo della delegazione.

b)

Se una persona cerca di introdursi illegalmente nei locali di una delegazione, i funzionari della delegazione provvedono innanzitutto a chiudere uffici, casseforti e chiavistelli, senza mettere a repentaglio la propria incolumità. Essi informano immediatamente il direttore generale delle Relazioni esterne e chiedono istruzioni sulle azioni da adottare e sui servizi da allertare.

c)

In collaborazione con il direttore della direzione della Sicurezza della Commissione, il direttore generale delle Relazioni esterne adotta le misure adeguate per risolvere il problema. Egli può contattare le autorità competenti del paese ospitante, comprese le forze di polizia, e sollecitare il loro intervento.

a)

Al fine di garantire un livello accettabile di protezione della sicurezza delle persone che lavorano nei locali delle delegazioni e dei beni della Commissione, tutti i membri del personale delle delegazioni sono tenuti a segnalare le persone che manifestano un comportamento insolito o sospetto. Il personale delle delegazioni ha l'obbligo di segnalare tali persone al capo della delegazione.

b)

Il capo della delegazione è immediatamente informato della presenza, negli edifici delle delegazioni, di persone sospette o prive di autorizzazione. Il direttore generale delle Relazioni esterne impartisce, in qualsiasi momento e senza indugio, istruzioni sulle azioni da adottare e sui servizi da allertare.

a)

Se una persona che lavora in una delegazione riceve un allarme bomba, essa ne informa immediatamente il direttore generale delle Relazioni esterne. Essa cerca di evincere il maggior numero di informazioni dalla persona che chiama o dal messaggio ricevuto.

b)

Il direttore generale delle Relazioni esterne impartisce istruzioni sulle misure da adottare e informa senza indugio il membro della Commissione responsabile delle Relazioni esterne, il quale, a sua volta, informa il membro della Commissione responsabile della Sicurezza.

c)

Su richiesta delle autorità competenti (ovverosia dei servizi d'emergenza) del paese ospitante, il capo della delegazione può decidere di evacuare l'edificio della delegazione. Il direttore generale delle Relazioni esterne è costantemente tenuto informato in merito.

a)

In caso di rinvenimento di un pacco o di un altro oggetto sospetto, un funzionario o un altro membro del personale di una delegazione in servizio informa immediatamente il capo della delegazione. In tal caso, si predispone attorno a tale oggetto un'adeguata area di sicurezza. Nessuno deve toccare o manipolare il pacco o l'altro oggetto sospetto. È vietato l'utilizzo di mezzi di comunicazione senza fili in prossimità dell'area di sicurezza.

b)

Dopo avere proceduto alla valutazione del pericolo e delle circostanze, il capo della delegazione contatta le autorità competenti del paese ospitante.