Decisione n. 12/2005 (1) della Corte dei conti delle Comunità europee del 10 marzo 2005 relativa all'accesso del pubblico ai documenti della Corte dei conti

visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (3), e in particolare gli articoli 143, paragrafo 2, e 144, paragrafo 1,

considerando che l'articolo 1, secondo comma, del trattato sull'Unione europea sancisce il concetto di trasparenza, affermando che il trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano adottate nel modo più trasparente possibile e il più vicino possibile ai cittadini;

considerando che nella dichiarazione comune (4) riguardante il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (5), il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione esortano le altre istituzioni ad adottare un regolamento interno sull'accesso del pubblico ai documenti che tenga conto dei principi e delle limitazioni di detto regolamento;

considerando che la decisione n. 18/97 della Corte dei conti recante la regolamentazione interna sul trattamento delle domande di accesso ai documenti di cui dispone la Corte (6) è anteriore al regolamento (CE) n. 1049/2001 e che debba pertanto essere rivista alla luce di quanto disposto da detto regolamento e della giurisprudenza della Corte di giustizia delle Comunità europee e del Tribunale di primo grado;

considerando che la trasparenza accresce la legittimità, l'efficacia e la responsabilità dell'amministrazione, rafforzando di conseguenza i principi della democrazia; e che, a tale fine, vadano promosse le buone prassi amministrative sull'accesso ai documenti;

considerando tuttavia che taluni interessi pubblici e privati dovrebbero essere tutelati mediante eccezioni al principio dell'accesso del pubblico ai documenti e che, in particolare, vadano pienamente rispettate le norme internazionali di audit sulla riservatezza delle informazioni relative agli audit,

La presente decisione ha l'obiettivo di definire le condizioni, le limitazioni e le procedure in base alle quali la Corte dei conti (di seguito denominata «la Corte») concede al pubblico di accedere ai documenti da essa detenuti.

1. Nel quadro e nei limiti delle disposizioni previste dalla presente decisione e della normativa internazionale che disciplina la riservatezza delle informazioni relative agli audit, ogni cittadino dell'Unione e ogni altra persona fisica o giuridica che risieda o che abbia sede legale in uno Stato membro, ha diritto di accesso ai documenti della Corte, in base ai principi, alle condizioni e alle limitazioni definiti nella presente decisione.

2. In base agli stessi principi, condizioni e limitazioni, la Corte può concedere l'accesso ai documenti a qualsiasi persona fisica o giuridica che non risieda o che non abbia sede legale in uno Stato membro.

3. La presente decisione riguarda tutti i documenti detenuti dalla Corte, e cioè i documenti da essa redatti o ricevuti e in suo possesso.

4. La presente decisione non pregiudica i diritti di accesso del pubblico ai documenti detenuti dalla Corte che possano derivare da strumenti di diritto internazionale o da atti comunitari che li recepiscano.

1. La Corte rifiuta l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

2. In conformità delle norme sulla riservatezza di cui agli articoli 143, paragrafo 2, e 144, paragrafo 1, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee e in corrispondenti disposizioni di altri strumenti giuridici comunitari, la Corte rifiuta l'accesso alle osservazioni formulate nel quadro dei suoi audit. Essa può anche rifiutare l'accesso ai documenti utilizzati per la preparazione di tali osservazioni.

3. La Corte rifiuta l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

4. L'accesso a un documento redatto per uso interno dalla Corte o da essa ricevuto, relativo a una questione su cui la stessa non abbia ancora adottato una decisione, viene rifiutato nel caso in cui la divulgazione del documento pregiudichi il processo decisionale della Corte.

L'accesso a un documento contenente riflessioni per uso interno, facenti parte di discussioni e consultazioni preliminari in seno alla Corte, viene rifiutato anche una volta adottata la decisione, qualora la divulgazione del documento pregiudichi il processo decisionale della Corte.

5. Qualora la domanda riguardi un documento detenuto dalla Corte, ma di cui essa non sia l'autore, la Corte ne accusa ricevuta e indica la persona, l'istituzione o l'organismo cui detta domanda deve essere indirizzata.

6. Se solo alcune parti del documento richiesto sono interessate da una delle eccezioni sopraindicate, le parti restanti del documento sono divulgate.

7. Le eccezioni di cui ai precedenti paragrafi si applicano, fatto salvo quanto disposto in materia di accesso del pubblico agli archivi storici delle Comunità dal regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 (7) del Consiglio.

8. Nonostante le eccezioni indicate nel presente articolo, la Corte può decidere di permettere l'accesso a un documento, in tutto o in parte, qualora vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

Le domande di accesso a un documento sono presentate in qualsiasi forma scritta (8), anche elettronica, in una delle lingue di cui all'articolo 314 del trattato CE (9) e sono formulate in modo sufficientemente preciso per consentire alla Corte di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

1. Le domande di accesso ai documenti sono trattate dal direttore del servizio «Sostegno all’audit e comunicazione», il quale invia al richiedente un avviso di ricevimento, esamina la domanda e decide in merito al seguito da dare alla stessa.

2. A seconda dell'oggetto della domanda, il direttore del servizio «Sostegno all’audit e comunicazione» informa e, se necessario, consulta il membro interessato, il segretario generale, il servizio giuridico o il responsabile della protezione dei dati prima di decidere se il documento richiesto debba essere divulgato.

3. Le domande di accesso ai documenti sono trattate prontamente. Entro 15 giorni lavorativi dalla loro registrazione, la Corte concede l'accesso al documento e lo fornisce ai sensi dell'articolo 9 oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale e informa il richiedente sul suo diritto di chiedere alla Corte, ai sensi dell'articolo 7, di riesaminare la sua decisione.

4. In caso di domande relative a documenti voluminosi o a un numero elevato di documenti, la Corte può contattare il richiedente in maniera informale per cercare di trovare una soluzione adeguata. In tali casi, il termine di cui al paragrafo 3 può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia preventivamente informato mediante comunicazione motivata.

1. In caso di rifiuto totale o parziale, il richiedente può, entro 15 giorni lavorativi dal ricevimento della risposta della Corte, chiedere a quest'ultima di riesaminare la propria posizione.

2. Anche in assenza di risposta nei termini da parte della Corte, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di riesame.

1. Le domande di riesame sono indirizzate al presidente della Corte dei conti. A seconda dell'oggetto di cui si tratta, il presidente della Corte consulta il membro interessato o il segretario generale e, se necessario, il servizio giuridico o il responsabile della protezione dei dati prima di decidere se il documento richiesto possa essere divulgato.

2. Le domande di riesame sono trattate prontamente. Entro 15 giorni lavorativi dalla loro registrazione, la Corte concede l'accesso al documento richiesto e lo fornisce ai sensi dell'articolo 9 oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale. In caso di rifiuto totale o parziale, la Corte è tenuta a informare il richiedente dei mezzi di cui questi dispone, vale a dire l'avvio di un ricorso giurisdizionale contro la Corte e/o la presentazione di una denuncia presso il Mediatore, a norma degli articoli 230 e 195 del trattato CE.

3. In via eccezionale, ad esempio nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo 2 può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata.

4. In assenza di risposta nei termini da parte della Corte, la domanda s'intende respinta e il richiedente ha il diritto di ricorrere ai mezzi di cui al paragrafo 2.

1. Il richiedente può consultare i documenti cui la Corte ha concesso l'accesso presso la sede della Corte dei conti a Lussemburgo oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica. Nel primo caso, la data e l'ora della consultazione vengono concordate tra il richiedente ed il direttore del servizio «Sostegno all’audit e comunicazione».

2. Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. L'onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio delle copie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica sono gratuiti.

3. Se un documento è già stato divulgato, la Corte può soddisfare l'obbligo di concedere l'accesso ai documenti informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenerlo.

4. I documenti vengono forniti in una versione e in un formato già esistenti (compreso quello elettronico o un formato alternativo) tenendo conto della preferenza espressa dal richiedente. La Corte non è tenuta a creare un nuovo documento o a raccogliere informazioni su richiesta del richiedente.

1. I documenti divulgati ai sensi della presente decisione non possono essere riprodotti o sfruttati a fini commerciali senza previa autorizzazione scritta della Corte.

2. La presente decisione non pregiudica le disposizioni esistenti in materia di diritto d'autore, che possono limitare il diritto di terzi di riprodurre o sfruttare i documenti divulgati.

1. La decisione n. 18/97 della Corte dei conti del 20 febbraio 1997 è annullata.

2. La presente decisione viene pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dell'Unione europea.

3. Essa entra in vigore il primo giorno del mese successivo a quello della sua adozione.

Fatto a Lussemburgo, addì 10 marzo 2005.

Per la Corte dei conti

Hubert WEBER

Presidente

(1) Modificata dalla decisione n. 14/2009 adottata dalla Corte nella riunione del 5 febbraio 2009.

(7) Regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, modificato dal regolamento (CE, Euratom) n. 1700/2003 (GU L 243 del 27.9.2003, pag. 1).

(8) Indirizzate alla Corte dei conti europea, direttore del servizio «Sostegno all’audit e comunicazione», 12 rue Alcide De Gasperi, L-1615 Lussemburgo. Fax: (+352) 43 93 42, e-mail: euraud@eca.europa.eu

(9) Attualmente: bulgaro, ceco, danese, estone, finlandese, francese, greco, inglese, irlandese, italiano, lettone, lituano, maltese, olandese, polacco, portoghese, rumeno, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, tedesco, ungherese.