Decisione del Consiglio

del 12 luglio 2002

che adotta il regolamento interno del comitato del Fondo europeo di sviluppo

(2002/647/CE)

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto l'accordo di partenariato tra i membri del Gruppo degli Stati dell'Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da un lato, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall'altro, firmato a Cotonou (Benin) il 23 giugno 2000(1),

visto l'accordo interno tra i rappresentanti dei governi degli Stati membri, riuniti in sede di Consiglio, relativo al finanziamento e alla gestione degli aiuti della Comunità, nel quadro del protocollo finanziario del'accordo di partenariato tra gli Stati dell'Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da un lato, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall'altro, firmato a Cotonou (Benin) il 23 giugno 2000, nonché alla concessione di un'assistenza finanziaria ai paesi e territori d'oltremare cui si applicano le disposizioni della parte quarta del trattato CE(2), firmato a Bruxelles il 18 settembre 2000, in prosieguo denominato "accordo interno", in particolare l'articolo 21, paragrafo 2,

vista la decisione 2001/822/CE del Consiglio, del 27 novembre 2001, relativa all'associazione dei paesi e territori d'oltremare alla Comunità europea(3), in prosieguo denominata "decisione sull'associazione d'oltremare",

vista la proposta della Commissione,

DECIDE:

Articolo 1

È adottato il regolamento interno del comitato del Fondo europeo di sviluppo che figura in allegato.

Articolo 2

Fino all'entrata in vigore dell'accordo interno, il regolamento interno del comitato del Fondo europeo di sviluppo si applica solo ai fini della programmazione di cui all'articolo 1, punti 1 e 2, della decisione 2000/770/CE dei rappresentanti dei governi degli Stati membri, riuniti in sede di Consiglio, del 3 ottobre 2000(4) e, per quanto riguarda i PTOM, all'articolo 20 della decisione 2001/822/CE.

Articolo 3

La presente decisione entra in vigore il giorno della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Fatto a Bruxelles, addì 12 luglio 2002.

Per il Consiglio

Il Presidente

T. Pedersen

(1) GU L 317 del 15.12.2000, pag. 3.

(2) GU L 317 del 15.12.2000, pag. 355.

(3) GU L 314 del 30.11.2001, pag. 1.

(4) GU L 317 del 15.12.2000, pag. 354.

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DEL FONDO EUROPEO DI SVILUPPO

Articolo 1

Composizione

Il comitato del Fondo europeo di sviluppo, in prosieguo denominato "comitato", presieduto da un rappresentante della Commissione, è composto dalle delegazioni degli Stati membri, in prosieguo denominate "delegazioni".

Ai lavori del comitato partecipa un rappresentante della Banca europea per gli investimenti.

Un rappresentante del segretariato generale del Consiglio assiste alle riunioni, in qualità di osservatore.

Articolo 2

Adizione del comitato

1. Il comitato viene adito nei casi e secondo le procedure di cui all'accordo interno tra i rappresentanti dei governi degli Stati membri, riuniti in sede di Consiglio, relativo al finanziamento e alla gestione degli aiuti della Comunità, nel quadro del protocollo finanziario del'accordo di partenariato tra gli Stati dell'Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da un lato, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall'altro, firmato a Cotonou (Benin) il 23 giugno 2000, nonché alla concessione di un'assistenza finanziaria ai paesi e territori d'oltremare cui si applicano le disposizioni della parte quarta del trattato CE(1), firmato a Bruxelles il 18 settembre 2000, in prosieguo denominato "accordo interno" e, se del caso, alla decisione del Consiglio del 27 novembre 2001 relativa all'associazione dei paesi e territori d'oltremare ("decisione sull'associazione d'oltremare")(2). Per le competenze che gli sono state attribuite ai sensi della decisione 2001/822/CE il comitato è denominato "comitato del FES-PTOM".

2. Oltre ai casi di adizione previsti al paragrafo 1:

a) la Commissione presenta al comitato, in ciascuna riunione e per il periodo precedente, l'elenco delle decisioni adottate in base ai seguenti articoli dell'accordo interno: 24, paragrafo 2, lettera b); 24, paragrafo 3; 24, paragrafo 4 e 25, paragrafo 3, primo trattino;

b) il comitato è informato quanto prima dei ritardi o delle difficoltà nell'esecuzione dei progetti o dei programmi di azione che rischiano di comportare impegni supplementari significativi o modifiche sostanziali tali da richiedere l'adizione obbligatoria del comitato, conformemente alle disposizioni dell'accordo interno.

Articolo 3

Convocazione

1. Il comitato è convocato dal presidente, di sua iniziativa o su richiesta di uno Stato membro.

2. Il comitato può indire riunioni congiunte con altri comitati in merito a questioni di interesse comune che rientrino nelle rispettive competenze.

Articolo 4

Ordine del giorno

1. Il presidente stabilisce il progetto di ordine del giorno e lo sottopone al comitato.

2. L'ordine del giorno fa una distinzione tra:

- i progetti di misure da prendere per i quali viene chiesto un parere al comitato a norma dell'accordo interno,

- le altre questioni sottoposte al comitato a norma dell'accordo interno.

3. Ciascuna delegazione può chiedere l'iscrizione di un punto all'ordine del giorno delle riunioni del comitato. Le informazioni fornite in tale contesto possono essere comunicate oralmente.

4. L'ordine del giorno comprende l'approvazione del verbale della riunione precedente.

Articolo 5

Trasmissione ai membri del comitato

1. La convocazione, il progetto di ordine del giorno e i progetti di misure per i quali si chiede il parere del comitato e tutti gli altri documenti attinenti sono trasmessi dal presidente ai membri del comitato tramite la segreteria, nelle lingue ufficiali della Comunità, di norma almeno quindici giorni lavorativi prima della data della riunione.

2. Nei casi urgenti e qualora sia necessario applicare immediatamente le misure da adottare, il presidente, su richiesta di un membro del comitato o di propria iniziativa, può ridurre i tempi di trasmissione di cui al paragrafo 1 fino a sei giorni lavorativi prima della data della riunione.

3. In via eccezionale, in caso di estrema urgenza debitamente giustificata (ad esempio circostanze economiche, sociali e politiche gravi, catastrofi naturali verificatesi nel paese beneficiario o altre circostanze che richiedono una reazione molto rapida), il presidente può modificare i termini di cui ai paragrafi 1 e 2.

4. Per quanto riguarda i progetti di misure da sottoporre al comitato con procedura orale, a norma dell'accordo interno, le delegazioni indicano per iscritto alla segreteria del comitato, almeno tre giorni lavorativi prima della data della riunione:

- le questioni sulle quali possono già esprimere il loro accordo di massima e che propongono di iscrivere come punto A (con o senza osservazioni o richieste di informazioni complementari) all'ordine del giorno di cui all'articolo 4, paragrafo 1, nonché

- le questioni per le quali ritengono necessaria una discussione e che propongono di iscrivere come punto B.

Le delegazioni trasmettono inoltre, per iscritto, entro lo stesso termine, osservazioni e richieste di informazioni complementari.

Nella misura del possibile, la Commissione fornisce per iscritto, prima della riunione del comitato le informazioni complementari e le riposte alle osservazioni formulate.

Articolo 6

Pareri del comitato

1. Il comitato viene consultato nei casi e secondo le procedure di cui all'accordo interno. Quando gli si chiede un parere, il comitato delibera nelle condizioni e secondo le procedure di cui agli articoli 21 e 27 dell'accordo interno.

2. Quando si utilizza la procedura orale e in riunione vengono apportate al progetto di misure modifiche sostanziali o inseriti nuovi elementi fattuali, il presidente, di sua iniziativa o su richiesta di uno Stato membro, può rinviare la votazione su uno dei punti iscritto all'ordine del giorno alla fine della riunione o a una riunione successiva.

3. Qualora il presidente, nella situazione di cui al paragrafo 2, non decidesse il rinvio della votazione chiesto da una delegazione, quest'ultima potrà formulare una riserva, che dovrà essere sciolta entro un termine massimo di tre giorni lavorativi a decorrere dalla data del giorno successivo alla riunione. Allo scadere di tale termine il parere del comitato è considerato definitivo. La Commissione informa gli Stati membri in merito alla posizione definitiva adottata dallo Stato membro la cui delegazione ha formulato una riserva in sede di comitato.

Articolo 7

Rappresentanza e quorum

1. Ciascuna delegazione di uno Stato membro è considerata un membro del comitato. Ciascuno Stato membro decide in merito alla composizione della propria delegazione e ne informa il presidente.

Previa autorizzazione del presidente, le delegazioni possono farsi accompagnare da esperti non governativi, a spese dello Stato membro interessato.

2. La delegazione di uno Stato membro può rappresentare, all'occorrenza, un solo altro Stato membro. Il presidente del comitato ne è informato per iscritto, dalla delegazione che si fa rappresentare.

3. Il quorum richiesto per la validità delle deliberazioni del comitato è quello che consente di formulare un parere alla maggioranza prevista a tal fine dall'accordo interno.

Articolo 8

Ammissione di terzi

1. Il presidente può decidere di consultare esperti in merito a punti particolari, su richiesta di un membro o di propria iniziativa.

2. Questi esperti nonché quelli di cui all'articolo 7, paragrafo 1, non presenziano né partecipano alle votazioni del comitato.

Articolo 9

Procedura scritta

1. Le delegazioni dispongono di quindici giorni lavorativi a decorrere dall'invio del progetto di misure per pronunciarsi sui progetti di misure cui si applica la procedura scritta. Si presuppone che i membri del comitato che non abbiano reso nota la loro opposizione o la loro volontà di non pronunciarsi in merito al progetto di misure entro il termine fissato nella comunicazione abbiano espresso il loro accordo sul progetto.

In caso di urgenza o di estrema urgenza, si applicano i termini di cui all'articolo 5, paragrafi 2 e 3. In quest'ultimo caso l'estrema urgenza deve essere debitamente giustificata e l'accordo delle delegazioni si considererà valido solo se espressamente comunicato.

2. Se tuttavia un membro del comitato chiede che il progetto di misure sia esaminato durante una riunione del comitato, la procedura scritta viene chiusa senza esito, e il progetto di misure viene rinviato alla prossima riunione del comitato.

Articolo 10

Segreteria

Alla segreteria del comitato provvedono i servizi della Commissione.

Articolo 11

Verbale e resoconto delle riunioni

Sotto la responsabilità del presidente, viene redatto un verbale di ciascuna riunione contenente i pareri espressi sui progetti di misure e le posizioni assunte in riunione. I verbali vengono trasmessi ai membri del comitato entro un termine di quindici giorni lavorativi.

I membri del comitato comunicano al presidente, per iscritto, le loro eventuali osservazioni. Il comitato ne è informato; in caso di disaccordo, la modifica proposta viene discussa nell'ambito del comitato. Qualora il disaccordo sussista, la modifica viene allegata al verbale.

Articolo 12

Elenco delle presenze

1. Nel corso di ciascuna riunione del comitato, il presidente redige un elenco delle presenze che specifica le autorità o gli organi a cui appartengono i partecipanti.

2. I membri delle delegazioni che non appartengono ad un'autorità o a un organo di uno Stato membro firmano una dichiarazione attestante che la loro partecipazione non dà luogo a conflitti d'interessi.

In caso di conflitto d'interessi, il membro evita, su richiesta del presidente, di partecipare alla discussione sui punti dell'ordine del giorno in questione.

Articolo 13

Corrispondenza

1. La corrispondenza relativa al comitato viene inviata alla Commissione, all'attenzione della segreteria del comitato.

2. La corrispondenza indirizzata ai membri del comitato della segreteria viene inviata anche alla rappresentanza permanente dello Stato membro corrispondente.

3. Tranne casi eccezionali, la corrispondenza tra la Commissione e i membri del comitato viene inoltrata, in entrambi i sensi, mediante lo strumento informatico predisposto a tal fine.

Articolo 14

Trasparenza

1. Per quanto riguarda l'accesso del pubblico ai documenti si applicano al comitato del FES-PTOM i principi e le condizioni applicabili alla Commissione. Qualora la domanda di accesso venga rivolta ad uno Stato membro, quest'ultimo è tenuto a conformarsi all'articolo 5 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(3).

2. Le deliberazioni del comitato hanno carattere di riservatezza per tutti i partecipanti.

Articolo 15

Spese di funzionamento

1. La Commissione copre le spese di funzionamento del comitato, comprese le spese di viaggio di un partecipante per Stato membro.

Se la dotazione finanziaria attribuita lo consente ed entro i limiti della medesima, la Commissione assume a proprio carico le spese di viaggio per due membri delle delegazioni che ne fanno richiesta.

2. La Commissione è autorizzata a rimborsare le spese di viaggio e di soggiorno degli esperti invitati a norma dell'articolo 8, paragrafo 1.

3. La Commissione mette a disposizione del comitato i locali e il materiale necessari al suo funzionamento.

(1) GU L 317 del 15.12.2000, pag. 355.

(2) GU L 314 del 30.11.2001, pag. 1.

(3) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.