Relazione

sul rendiconto finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali (UCVV - Angers) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 corredata delle risposte dell'Ufficio

(2000/C 373/10)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali, conformemente all'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94(1) del Consiglio.

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali relativo all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1999. Conformemente all'articolo 110 del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente dell'Ufficio. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 112 del regolamento (CE) n. 2100/94(3) del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di controllo generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e adottato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'UFFICIO COMUNITARIO DELLE VARIETÀ VEGETALI (UCVV-ANGERS) PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1999

Analisi dell'esecuzione del bilancio

5. Degli stanziamenti definitivi dell'Ufficio per l'esercizio 1999, pari a 8,2 milioni di euro, 3,7 milioni di euro (il 45 %) sono stati utilizzati nel corso dell'esercizio, 3,1 milioni di euro (il 38 %) sono stati riportati di diritto all'esercizio 2000 e 1,4 milioni di euro (il 17 %) sono stati annullati al 31 dicembre 1999.

6. La maggior parte delle spese dell'esercizio è costituita da spese per il personale (2,5 milioni di euro) e di funzionamento (0,5 milioni di euro), mentre i riporti riguardano principalmente la sistemazione della futura sede dell'Ufficio (1,4 milioni di euro) ed i costi degli esami tecnici ancora da effettuare su varietà per le quali è in corso una domanda di privativa (1,3 milioni di euro).

7. Gli stanziamenti riportati di diritto dall'esercizio 1998 all'esercizio 1999, pari a 1,6 milioni di euro, sono stati quasi completamente utilizzati per quanto riguarda i titoli 1 e 2 del bilancio (spese per il personale e di funzionamento), mentre, a causa di una normativa finanziaria inadeguata (cfr. i successivi paragrafi 11 e 12), è stato necessario annullare al 31 dicembre 1999 gran parte degli stanziamenti operativi riportati (0,6 milioni di euro su 1,3 milioni di euro).

Sistemi contabili

8. Poiché l'applicazione informatica Sincom 2 (SI 2), comune a diversi organismi decentrati, è stata utilizzata soltanto a partire dal 1o gennaio 2000, sino al 31 dicembre 1999 si è continuato a tenere la contabilità di bilancio e generale dell'Ufficio tramite, rispettivamente, un foglio elettronico ed un software contabile disponibile in commercio. Tenuto conto del rischio di errori e di discordanze legate all'utilizzo di tali differenti strumenti, la Corte mantiene le osservazioni formulate in precedenza a tale riguardo(4), tanto più che, contrariamente alle disposizioni di cui all'articolo 123, paragrafo 4, delle modalità di esecuzione del suo regolamento finanziario, l'Ufficio non effettua ancora il raffronto mensile delle proprie scritture contabili.

Normativa finanziaria

Normativa in materia di tasse

9. La normativa in materia di tasse(5) prevede che il pagamento della tassa di esame per il primo ciclo vegetativo sia esigibile solo un mese dopo l'inizio degli esami; l'Ufficio, pertanto, non ha alcuna garanzia riguardo all'effettivo incasso della tassa corrispondente ai lavori commissionati ai centri d'esame. Per razionalizzare la procedura di trattamento delle domande, il regolamento dell'Ufficio dovrebbe essere modificato, allo scopo di permettere la riscossione anticipata della tassa di esame.

Imputazione dell'IVA

10. Fino al dicembre 1998, il regolamento finanziario generale prevedeva l'imputazione delle spese comprensive di IVA; i rimborsi IVA potevano successivamente essere riutilizzati. Dopo tale data(6), il regolamento finanziario generale impone l'imputazione delle spese al netto dell'IVA. La Corte invita l'Ufficio a recepire nella propria normativa tali nuove modalità.

Impegni finanziari concernenti più esercizi

11. Tenuto conto della durata del ciclo di alcuni esami tecnici (che possono estendersi su un periodo di quattro anni), esami o relazioni richiesti dall'Ufficio nel corso di un dato esercizio, ed oggetto di un impegno di spesa a titolo del medesimo esercizio, non sono completati né fatturati al 31 dicembre dell'esercizio n+ 1, data in cui gli stanziamenti riportati a questo scopo vengono obbligatoriamente annullati. Per coprire gli impegni giuridici precedentemente assunti dall'Ufficio, deve conseguentemente essere effettuato un nuovo impegno finanziario, imputato sulla dotazione di bilancio dell'esercizio n+ 2.

12. Tale situazione, peraltro descritta nella relazione di gestione dell'Ufficio, si amplifica di anno in anno. Essa comporta, tra l'altro, la conseguenza che, nel rendiconto finanziario, gli impegni contabili dell'Ufficio al 31 dicembre 1999 sono sottovalutati di 0,5 milioni di euro (contro gli 0,2 milioni di euro al 31 dicembre 1998). Per meglio tener conto delle limitazioni che incombono sulle sue attività e migliorare la trasparenza dei suoi conti, l'Ufficio dovrebbe adeguare il proprio regolamento finanziario.

Sistemazione della nuova sede dell'Ufficio

13. Sebbene, secondo le previsioni iniziali, l'Ufficio avesse dovuto prendere possesso della nuova sede alla fine del primo semestre del 1999, ciò è avvenuto effettivamente solo nell'ottobre 2000. Il rinvio della data del trasloco comporta il pagamento di canoni di locazione supplementari per un importo di oltre 100000 euro.

Assegni familiari francesi

14. In Francia, la normativa prevede che siano versati assegni familiari a chiunque risieda sul territorio nazionale ed abbia almeno due figli a carico. Le autorità nazionali hanno confermato all'Ufficio di essere tenute a versare in via prioritaria l'insieme degli assegni familiari francesi ai funzionari europei. L'Ufficio dovrebbe proseguire i propri sforzi affinché tale disposizione venga applicata, con conseguente riduzione delle spese della medesima natura sopportate dal bilancio dell'UCVV.

Ritardo nella determinazione dei costi di esame

15. L'articolo 93, paragrafo 1, delle norme d'esecuzione relative al procedimento dinanzi all'Ufficio(7), prevede che "(...) Anteriormente al 27 aprile 1997, il consiglio di amministrazione adotta metodi uniformi per calcolare le spese e voci uniformi di spesa, applicabili a tutti gli uffici d'esame incaricati". L'Ufficio ha dato inizio a tali lavori solo nel corso dell'ultimo trimestre del 1999 e, secondo la decisione del consiglio di amministrazione del 28 e 29 settembre 1999, questi ultimi dovrebbero essere completati entro il 31 dicembre 2000, cioè oltre tre anni dopo la scadenza fissata dal regolamento(8).

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 27 settembre 2000.

Per la Corte dei conti

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) GU L 227 dell'1.9.1994, pag. 27.

(2) Conformemente all'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e le spese dell'Ufficio relativi all'esercizio finanziario 1999 sono stati compilati il 14 aprile 2000 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Ufficio, alla Commissione nonché alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 25 aprile 2000. Le tabelle 1 e 2 allegate alla presente relazione contengono un riepilogo del bilancio al 31 dicembre 1998 ed al 31 dicembre 1999 e del conto di gestione per gli esercizi finanziari 1998 e 1999.

(3) GU L 227 dell'1.9.1994, pag. 28.

(4) Relazioni sui rendiconti finanziari dell'UCVV relativi agli esercizi finanziari 1995, 1996 e 1997 (GU C 393 del 29.12.1997, paragrafi 1.5 - 1.6, pag. 52 e GU C 406 del 28.12.1998, paragrafo 1.6, pag. 49).

(5) Cfr. l'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1238/95 del Consiglio, del 31 maggio 1995 (GU L 121 dell'1.6.1995, pag. 31).

(6) Cfr. l'articolo 27, paragrafo 2 bis, del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, come modificato dal regolamento (CE, CECA, Euratom) n. 2548/98 del Consiglio, del 23 novembre 1998 (GU L 320 del 28.11.1998, pag. 1).

(7) Regolamento (CE) n. 1239/95 della Commissione (GU L 121 dell'1.6.1995, pag. 37).

(8) Cfr. il paragrafo 11 della relazione sul rendiconto finanziario dell'Ufficio per l'esercizio 1998 (GU C 372 del 22.12.1999, pag. 57).

Tabella 1

Bilancio finanziario al 31 dicembre 1999 ed al 31 dicembre 1998

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>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 2

Conto di gestione per gli esercizi finanziari 1999 e 1998

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Risposte dell'Ufficio

8. Sistemi contabili

Nel dicembre 1998, l'ufficio ha installato il sistema SI2, modellato sul sistema SINCOM utilizzato dalla Commissione. Per l'esercizio 1999, la contabilità è stata tenuta su un foglio elettronico (Excel) e in SI2 in materia di contabilità di bilancio, nonché su Expert M per quanto concerne la contabilità generale.

Per le spunte mensili, l'Ufficio ha sviluppato e attuato una procedura in tale senso. Attualmente, suddette spunte sono state effettuate.

9. Normativa in materia di tasse

La modifica proposta è stata effettuata con l'entrata in vigore del regolamento (CE) n. 329/2000 della Commissione dell'11 febbraio 2000.

10. Imputazione dell'IVA

L'Ufficio ha adottato le misure necessarie per recepire la nuova normativa comunitaria in materia di imputazione delle spese e di rimborso dell'IVA nel proprio regolamento finanziario. Il consiglio di amministrazione potrà adottare tale progetto di emendamento dopo aver ricevuto le osservazioni della Corte dei conti.

11 e 12. Regolamento finanziario e tasse d'esame

L'Ufficio ha preso le misure necessarie per stabilire un progetto di modifica del proprio regolamento finanziario in vista del miglioramento della gestione dei costi degli esami tecnici. Tale progetto mira a consentire all'Ufficio di ripartire su più anni degli stanziamenti destinati a coprire impegni giuridici per far fronte alle spese relative alle indennità da versare agli uffici d'esame per la realizzazione di esami tecnici.

13. Sistemazione della nuova sede dell'ufficio

La sistemazione della nuova sede definitiva dell'Ufficio ha sofferto un importante ritardo per i motivi seguenti:

- lentezza delle procedure relative agli appalti pubblici imposte dalle normative comunitarie;

- gravosità delle procedure francesi per l'ottenimento della licenza di costruzione;

- risultato infruttuoso per talune gare d'appalto;

- difficoltà incontrate sul terreno per quanto concerne la qualità dei prestatari.

14. Assegni familiari francesi

L'Ufficio prende atto delle osservazioni della Corte. Esso si propone, nel più stretto rispetto delle disposizioni del Protocollo sui privilegi e le immunità delle comunità europee e dello Statuto nonché della giurisprudenza della Corte di giustizia in materia (sentenza n. 186/85), di proseguire le azioni necessarie all'attuazione dell'approccio suggerito dalle autorità francesi.

15. Ritardo nella determinazione dei metodi dei costi di esame tecnico

Nel 1996, in base al mandato specifico conferitogli dal consiglio di amministrazione, il presidente dell'UCVV ha costituito un gruppo di esperti con il compito di elaborare un progetto di metodo uniforme di calcolo delle spese. La prima riunione di tale gruppo si è svolta il 26 novembre 1996. Dopo ulteriori riunioni, il gruppo ha concluso che per la realizzazione del progetto era necessario ricorrere ad una perizia esterna. Tale conclusione è stata approvata anche dal consiglio di amministrazione.

Poiché la gara d'appalto indetta per la selezione di un esperto contabile non ha dato gli esiti sperati, il presidente ha assunto un contabile, quale agente temporaneo dell'Ufficio, con il compito principale di coordinare e di sostenere le attività di suddetto gruppo di lavoro. Nella sessione dell'ottobre 2000, dovrebbe essere presentata al consiglio di amministrazione una proposta di metodo uniforme di calcolo delle spese nonché una proposta elaborata su iniziativa dell'Ufficio volta alla modifica dei costi di esame DUS.

Recenti calcoli hanno rivelato che il livello di retribuzione fissato in base al principio " in-out " sinora applicato dall'Ufficio, è nella maggior parte dei casi al di sotto del livello dei costi reali generati. Per tale motivo, il ritardo accusato nell'adozione dei metodi di calcolo dei costi non ha avuto alcun effetto negativo sulle finanze dell'Ufficio.