Codice di buona condotta amministrativa nell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali

(2000/C 371/08)

IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELL'UFFICIO COMUNITARIO DELLE VARIETÀ VEGETALI

Nell'esercizio dei poteri conferitigli dall'articolo 36, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (CE) n. 2100/94 concernente la privativa comunitaria per ritrovati vegetali,

Vista l'inchiesta avviata su iniziativa del mediatore europeo circa l'esistenza e l'accessibilità al pubblico, nelle varie istituzioni e organismi comunitari, di un codice di buona condotta amministrativa destinato ai funzionari nei loro rapporti con il pubblico,

Considerando che il trattato di Amsterdam ha introdotto esplicitamente il concetto di trasparenza nel trattato sull'Unione europea, affermando che esso segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano prese nel modo più trasparente possibile e il più vicino possibile ai cittadini;

Considerando che tale codice è utile sia per i funzionari, in quanto li informa in modo dettagliato delle norme da rispettare nei loro rapporti con il pubblico, che per i cittadini in quanto fornisce loro informazioni sul tipo di comportamento che hanno diritto di pretendere nei loro contatti con l'Ufficio;

Considerando che è pertanto auspicabile elaborare un codice che delinei i principi di buona condotta amministrativa che i funzionari debbono rispettare nei loro rapporti con il pubblico e che tale codice sia accessibile a quest'ultimo,

SANCISCE CON IL PRESENTE DOCUMENTO LE SEGUENTI NORME RELATIVE AI METODI DI LAVORO DELL' UFFICIO:

Articolo 1

Disposizione generale

Nei suoi rapporti con il pubblico, il personale dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali ("l'Ufficio") rispetta i principi sanciti dalle presenti norme, principi che costiituiscono il codice di buona condotta amministrativa, in appresso denominato "il codice".

Articolo 2

Campo di applicazione personale

1. Il codice si applica a tutti i funzionari e agli altri agenti, per i quali vigono lo statuto del personale e le regolamentazioni applicabili agli altri agenti, nei loro rapporti con il pubblico. Di seguito con il termine "funzionari" si intendono sia i funzionari che altri agenti.

2. L'Ufficio adotta le misure necessarie per far sì che le disposizioni previste dal presente codice si applichino anche ad altri dipendenti, quali persone impiegate con contratto di diritto privato, esperti distaccati da amministrazioni nazionali e tirocinanti.

3. Con il termine "pubblico" si intendono le persone fisiche e giuridiche, aventi o non aventi residenza o sede sociale nell'UE.

Articolo 3

Campo di applicazione materiale

1. Il presente codice contiene i principi generali di buona condotta amministrativa che si applicano a tutti i rapporti dei funzionari dell'Ufficio con il pubblico, salve disposizioni specifiche.

2. I principi esposti nel presente codice non si applicano ai rapporti tra l'Ufficio e i suoi funzionari, in quanto tali rapporti sono disciplinati dallo statuto del personale.

Articolo 4

Legalità

Il funzionario agisce secondo la legge ed applica le norme e le procedure previste dalla legislazione comunitaria. Il funzionario vigila, in particolare, affinché le decisioni che incidono sui diritti o sugli interessi dei singoli abbiano un fondamento di legge e che il contenuto sia conforme ad essa.

Articolo 5

Assenza di discriminazione

1. Nel trattare le richieste del pubblico e nell'adottare decisioni, il funzionario garantisce che sia rispettato il principio della parità di trattamento. Membri del pubblico nella medesima situazione ricevono pari trattamento.

2. Qualsiasi differenza nel trattamento deve essere giustificata dalle caratteristiche obiettive del singolo caso.

3. In particolare, il funzionario evita qualsiasi discriminazione ingiustificata tra membri del pubblico basata su nazionalità, sesso, razza, origine etnica, religione o credo, handicap, età od orientamento sessuale.

Articolo 6

Proporzionalità

1. Nell'adottare decisioni, il funzionario si assicura che le misure adottate siano proporzionali all'obiettivo voluto. In particolare il funzionario evita di limitare i diritti dei cittadini o di imporre loro oneri, qualora non esista una ragionevole relazione tra tali restrizioni od oneri e la finalità dell'azione.

2. Nell'adottare decisioni, il funzionario cerca di trovare un giusto equilibrio tra gli interessi dei singoli e l'interesse pubblico in generale.

Articolo 7

Assenza di abuso di potere

Le competenze sono esercitate unicamente per le finalità per le quali sono state conferite dalle disposizioni applicabili. In particolare, il funzionario evita di utilizzare tali poteri per finalità prive di fondamento giuridico o che non siano giustificate dall'interesse generale.

Articolo 8

Imparzialità e indipendenza

1. Il funzionario è imparziale e indipendente. Il funzionario si astiene da qualsiasi azione arbitraria che abbia effetti negativi su membri del pubblico, nonché da qualsiasi trattamento preferenziale quali che ne siano i motivi.

2. Il funzionario non è condizionato da alcun fattore esterno, comprese le autorità politiche, né da interessi personali.

3. Il funzionario si astiene dal partecipare all'adozionoe di una decisione su questioni riguardanti i propri interessi o quelli di familiari, parenti, amici e conoscenti.

Articolo 9

Obiettività

Nell'adottare una decisione, il funzionario tiene conto di tutti i fattori pertinenti, soppesandoli, e ignorando qualsiasi elemento irrilevante.

Articolo 10

Legittime aspettative e coerenza

1. Il funzionario rispetta le legittime e ragionevoli aspettative del pubblico basate sui precedenti comportamenti dell'Ufficio.

2. Il funzionario è coerente con il proprio comportamento amministrativo, nonché con l'azione amministrativa dell'Ufficio. Il funzionario segue la normale prassi dell'Ufficio, a meno che, in un caso specifico, non vi siano motivi legittimi per discostarsene.

Articolo 11

Equità

Il funzionario opera in modo equo e ragionevole.

Articolo 12

Cortesia

1. Nei suoi rapporti con il pubblico, il funzionario dà prova di spirito di servizio, correttezza, e disponibilità.

2. Qualora il funzionario non sia responsabile di una determinata questione, indirizza la persona interessata al funzionario competente.

3. Nel caso di un errore che leda i diritti o gli interessi di un membro del pubblico, il funzionario è tenuto a presentare le proprie scuse all'interessato.

Articolo 13

Risposta a lettere nella lingua del mittente

Il funzionario si adopera affinché qualsiasi membro del pubblico che scrive all'Ufficio in une delle lingue ufficiali della Comunità riceva una risposta nella stessa lingua.

Articolo 14

Avviso di ricevimento e indicazione del funzionario competente

1. Per ogni lettera o denuncia indirizzata all'Ufficio viene inviato un avviso di ricevimento entro un termine di due settimane, tranne i casi in cui può essere trasmessa una risposta nel merito entro due mesi dal ricevimento di tale lettera o denuncia.

2. L'avviso di ricevimento o la risposta deve riportare il nome e il numero di telefono del funzionario incaricato della questione, nonché il servizio a cui questi appartiene.

3. Non è previsto un avviso di ricevimento o una risposta a lettere o denunce inopportune in ragione del loro numero eccessivo o perché ripetitive o prive di significato.

Articolo 15

Obbligo di trasmissione al servizio competente

Qualora una lettera o una denuncia destinata all'Ufficio è indirizzata o trasmessa a un funzionario o a una sezione che non è competente a trattare il caso, il fascicolo è trasmesso al servizio competente dell'Ufficio, che procede in conformità con l'articolo 14.

Articolo 16

Diritto di essere ascoltato e di rilasciare dichiarazioni

1. Nei casi in cui siano coinvolti i diritti o gli interessi di membri del pubblico, il funzionario si assicura che siano rispettati i diritti di difesa in ogni fase del processo decisionale.

2. Ogni membro del pubblico ha il diritto, nei casi in cui deve essere presa una decisione che incide sui suoi diritti, di presentare commenti scritti e, se del caso, di presentare osservazioni orali prima che la decisione sia adottata.

Articolo 17

Termine ragionevole per l'adozione di decisioni

1. Il funzionario assicura che sia presa una decisione su ogni richiesta o denuncia indirizzata all'Ufficio entro un termine ragionevole, senza indugio e in ogni caso non oltre i due mesi dalla data di ricevimento.

2. Qualora, a causa della complessità delle questioni sollevate, una richiesta o una denuncia indirizzata all'Ufficio non possa essere oggetto di una decisione entro il termine summenzionato, il funzionario ne informa quanto prima l'autore. In tal caso, una decisone deve essere notificata all'autore nel più breve tempo possibile.

Articolo 18

Obbligo di indicare i motivi delle decisioni

1. Qualsiasi decisione dell'Ufficio suscettibile di ledere i diritti o gli interessi di una persona fisica indica i motivi sui quali essa si basa, specificando chiaramente i fatti pertinenti e la base giuridica della decisione.

2. Il funzionrio evita di adottare decisioni basate su motivi sommari o vaghi o prive di un'argomentazione specifica.

3. Qualora, a causa del gran numero di persone interessate da decisioni analoghe, non sia possibile comunicare in modo dettagliato i motivi della decisione e siano pertanto elaborate risposte standard, il funzionario si impegna a trasmettere in un secondo tempo una spiegazione specifica a chiunque ne faccia espressamente richiesta.

Articolo 19

Indicazione delle possibilità di ricorso

1. Una decisione dell'Ufficio suscettibile di ledere i diritti o gli interessi di una persona fisica contiene un'indicazione delle possibilità di ricorso contro tale decisione. Essa indica, in particolare, la natura dei mezzi di ricorso, gli organismi presso i quali possono essere epseriti, nonché i relativi termini.

2. Una decisione può ugualmente fare riferimento al riesame e alle denunce di cattiva amministrazione dinazi al mediatore europeo, in virtù degli articoli 230 e 195 rispettivamente del trattato che istituisce la Comunità europea.

Articolo 20

Notifica della decisione

1. Il funzionario garantisce che le decisioni che ledono i diritti o gli interessi di un individuo gli siano notificate per iscritto non appena la decisione è adottata.

2. Il funzionario si astiene dal comunicare la decisione ad altri prima che la persona interessata ne sia informata.

Articolo 21

Tutela dei dati

1. Il funzionario che tratta dati personali riguardanti un cittadino rispetta i principi sanciti dalla direttiva 95/46/CE relativa alla tutela delle persone fisiche riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

2. Il funzionario evita, in particolare, di utilizzare dati personali per finalità illecite o di trasmettere tali dati a persone non autorizzate.

Articolo 22

Richieste di informazioni

1. Qualora sia competente per la materia in questione, il funzionario fornisce al pubblico le informazioni richieste.

2. Qualora una richiesta di informazioni orale sia troppo complessa o troppo estesa, il funzionario invita l'interessato a formulare la propria domanda per iscritto.

3. Conformemente all'articolo 18 del presente codice, qualora un funzionario, per motivi di riservatezza, non possa fornire le informazioni richieste, è tenuto ad indicarne i motivi all'interessato.

4. Nel caso di richieste di informazioni su questioni per le quali non è competente, il funzionario fornisce al richiedente il nome e il numero di telefono della persona incaricata. Nel caso di richieste di informazioni riguardanti un'altra istituzione od organismo comunitario, il funzionario indirizza il richiedente a tale istituzione od organismo.

Articolo 23

Richieste di accesso del pubblico a documenti

1. A seguito di richieste di accesso a documenti dell'Ufficio, il funzionario dà accesso a tali documenti conformemente alla legislazione che regola l'Ufficio e alla decisione del consiglio di amministrazione di quest'ultimo concernente l'accesso del pubblico ai documenti.

2. Qualora non possa ottemperare a una richiesta orale di accesso a documenti, il funzionario invita l'interessato a formularla per iscritto.

Articolo 24

Tenuta di registri idonei

Il funzionario tiene appositi registri della corrispondenza in entrata e in uscita, dei documenti ricevuti e delle misure adottate.

Articolo 25

Accesso del pubblico al codice

1. L'Ufficio adotta le misure necessarie affinché il pubblico sia a conoscenza del presente codice. In particolare, l'Ufficio garantisce la disponibilità dell'opuscolo "Buona condotta amministrativa presso l'Ufficio comunitario delle varietà vegetali" contenente tale codice.

2. L'Ufficio fornisce una copia di detto codice a chiunque ne faccia richiesta.

Articolo 26

Diritto di presentare denuncia dinanzi al mediatore europeo

Qualsiasi inadempienza da parte di un funzionario nell'ottemperare ai principi enunciati nel presente codice può essere oggetto di una denuncia dinanzi al mediatore europeo conformemente all'articolo 195 del trattato che istituisce le Comunità europee nonché allo statuto del mediatore europeo(1).

Articolo 27

Revisione

Le presenti norme saranno riviste dopo due anni dall'entrata in vigore. In preparazione a tale revisione, verso la fine del 2001, il presidente dell'Ufficio presenterà al consiglio di amministrazione una relazione sull'applicazione delle presenti norme fino a quel momento.

Articolo 28

Entrata in vigore

Le presenti norme entreranno in vigore il 13 aprile 2000 e saranno pubblicate sulla Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Data: 12 aprile 2000.

Il Presidente del consiglio di amministrazione

Louis Van Eylen

(1) Decisione del Parlamento europeo sullo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore (GU L 113 del 4.5.1994, pag. 15).